Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ HTKSNB Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế IFAC, hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục đợc thiết lập nhằm đạt đợc bốn mụctiêu sau
Trang 1Tên đơn vị : Công ty t vấn đầu t và thơng mại
Tên giao dịch : TRADE & INVESTMENT CONSULTANT COMPANYTên viết tắt : INTRACO
Địa chỉ : 120B Hàng Trống – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Điện thoại : (84.4)8.285168/8.285617
Fax : (84.4)9.285795/8.287444
Website : www.intmcvinashin.com.vn
Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty t vấn đầu t và thơng mại Intraco
1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nộibộ trong
một công ty.
1.1 Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB)
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ
là một hệ thống chính sách và thủ tục đợc thiết lập nhằm đạt đợc bốn mụctiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo vệ độ tin cậy của các thông tin, bảo
đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động
Trang 2Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thờng xuyên của các đơn
vị, tổ chức và trên cở sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu côngviệc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả cácmục tiêu đặt ra của đơn vị:
a Bảo vệ tài sản của đơn vị.
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình,chúng có thể mất mát, có thể h hại và không đợc sử dụng hợp lý Vìthế, kiểm soát nội bộ giúp cho các nhà quản lý sử dụng hiệu quả tàisản của đơn vị mình
b Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:
Thông tin kinh tế tài chính là căn cứ quan trọng cho việc hìnhthành các quyết định của nhà quản lý, từ đó ảnh hởng to lớn tới hoạt
động của công ty Do đó, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịpthời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về hoạt động kinh doanh vàphản ánh đầy đủ khách quan về nội dung hoạt động kinh tế và tàichính
c Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Bất kỳ một đơn vị nào ngoài điều lệ của công ty, cũng phải tuânthủ những nguyên tắc, chính sách của Nhà nớc đề ra Các chế độ pháp
lý thờng xuyên đợc sửa đổi, bổ sung và có ảnh hởng vĩ mô đến hoạt
động của doanh nghiệp
d Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:
Hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý quyết định sự tồn tại của mộtdoanh nghiệp
1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB :
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng nh đảm bảo hiệu quả trong hoạt
động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thốngKSNB với bốn yếu tố chính: môi trờng kiểm soát, hệ thống thông tin, cácthủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ
a Môi trờng kiểm soát:
Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bênngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử
lý dữ liệu của các loại hình KSNB
Các nhân tố trong môi trờng kiểm soát:
Đặc thù về quản lý
Cơ cấu tổ chức
Chính sách nhân sự
Công tác kế hoạch
Uỷ ban kiểm soát
Môi trờng bên ngoài
Nh vậy môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hởng
đến hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng nhất
là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động củacác nhà quản lý doanh nghiệp
b Hệ thống kế toán.
Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị Và trong hệthống kế toán thì quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quantrọng hơn cả trong hệ thống KSNB của doanh nghiệp
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soátchi tiết:
Tính có thực
Sự phê chuẩn
Trang 3c Các thủ tục kiểm soát:
Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyêntắc cơ bản:
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
d Kiểm toán nội bộ:
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập đợc thiết lập trong đơn vị tiếnhành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trịnội bộ đơn vị
Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của doanhnghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giá thờngxuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quảcủa việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB
1.3 Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ là giúp doanh nghiệp thựchiện hiệu quả những mục tiêu đề ra Vì vậy, hệ thống KSNB có một vị trí vôcùng quan trọng trong một doanh nghiệp
Với mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị, hệ thống KSNB phát hiện đợcnhững thiệt hại, những sai sót, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản của
đơn vị Từ đó, hệ thống KSNB đề ra đợc những biện pháp để bảo vệ tài sảnhữu hiệu hơn và sử dụng hợp lý nguồn tài sản của doanh nghiệp
Thông tin tài chính là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệthống thông tin trong đơn vị Nếu hệ thống thông tin sai lệch so với thực tế
sẽ ảnh hởng nghiêm trọng tới hoạt động của đơn vị Các nhà quản lý konắm bắt đợc hoạt động của công ty mình, từ đó đề ra những phơng hớnghoạt động sai lầm, đẩy công ty vào tình trạng có thể “phá sản lúc nào khôngbiết” Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp duy trì và kiểm tra việc tuân thủcác chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn
và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong mọi hoạt động củadoanh nghiệp Hệ thống KSNB sẽ phát hiện ra những thông tin không chínhxác, những thông tin không đáng tin cậy, quản lý doanh nghiệp sẽ căn cứvào đó xác định đợc tình hình của doanh nghiệp, từ đó sẽ xây dựng chiến l-
ợc phát triển công ty hợp lý hơn
Hệ thống KSNB cũng giúp cho nhà quản lý xem xét đợc hiệu quảhoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp, tìm ra đợc điểm yếu trongnăng lực quản lý, làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả Từ đó
đa ra những biện pháp cải thiện tình hình đó
Hệ thống KSNB đóng vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp Nó
sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp pháttriển và đi đúng hớng kinh doanh, giảm thiểu những sai sót và rủi ro trongquản lý cũng nh trong hoạt động của một doanh nghiệp
Trang 4Tháng 12/1995, Bộ xây dựng cấp chứng chỉ hành nghề t vấn xâydựng, chức năng và nhiệm vụ của công ty đợc mở rộng.
Theo quyết định số: 78QĐ/TCCB-LĐ ngày 28/4/2000 của Tổngcông ty công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam đổi tên thành công ty T vấn đầu t vàThơng mại
2.2 Lĩnh vực hoạt động
- T vấn xây dựng từ nhóm C đến nhóm A: Khảo sát địa chất, địa hình,khí tợng thuỷ văn Lập dự án đầu t, thiết kế xây dựng, lập tổng dự toán cáccông trình xây dựng mới; mở rộng: cải tạo các hạng mục cơ sở hạ tầngtrong ngành đóng tàu và các ngành khác
- Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dựng, lập hồ sơ mời thầu
và phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu xây lắp, thiết bị
- Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp, dândụng và xử lý nền móng công trình
- Về dịch vụ khác, xuất nhập khẩu vật t thiết bị, khai thác các nguồnhàng trong và ngoài nớc, tiến đến sản xuất thiết bị cho nhu cầu trong vàngoài ngành Đại lý giới thiệu sản phẩm trang thiết bị tàu thuỷ cho hơn 15hãng sản xuất nổi tiếng nớc ngoài.Công ty đã hợp tác thiết kế xây dựng vớicác hãng IMG- Đức; Viên t vấn thiết kế số 9- Thợng Hải- Trung Quốc;HandongE&C- Hàn Quốc
2.3 Một số nét khái quát về công ty.
Công ty T vấn Đầu t và thơng mại (INTRACO) trực thuộc tập đoànkinh tế vinashin đợc thành lập ngày 11/5/1991, có chức năng nhiệm vụchính là: T vấn xây dung, khảo sát địa chất-địa hình khí tợng thuỷ văn, lậpbáo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật thi công, lập tổng dự toán cáccông trình xây dung, mở rộng cải tạo các công trình, ngành công nghiệp tàuthuỷ và ngành công nghiệp khác Thẩm định dự án, giám sát thi công xâydung, lập hồ sơ mời thầu và xây dung các công trình giao thông, thuỷ lợi,
Trang 5công nghiệp dân dụng, xử lý nền móng công trình Ngoài ra còn thực hiệnxuất nhập khẩu các thiết bị vật t tàu thuỷ và tiến tới sản xuất thiết bị phục
vụ ngành đóng tàu
Vạn sự khởi đầu nan, những năm đầu thành lập INTRACO gặpkhông ít khó khăn do thực tế nền công nghiệp đất nớc lúc bấy giờ cha pháttriển, cơ sở hạ tần các nhà máy đóng tàu còn thấp kém, công nghiệp đóngtàu còn lạc hậu, đội ngũ cán bộ kỹ s cha có nhiều kinh nghiệm Trong khi
đó, công tác t vấn xây dung muốn trởng thành đòi hỏi phải có thời gian dài
và phải đợc thực hiện nhiều dự án Những năm gần đây ngành CNTT ViệtNam đựoc sự quan tâm rất lớn của nhà nớc, nhng so với nhu cầu phát triểnthì còn khoảng cách khá xa Phần lớn các nhà máy đóng tàu đợc xây dung
từ những thập kỷ 60,70 của thế kỷ trớc, hạ tầng cơ sở nghèo nàn, trang thiết
bị lạc hậu… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Vớivai trò là đơn vị chuyên t vấn, thiết kế xây dung, INTRACO đã có những
đóng góp quan trọng
Để đáp ứng đợc chiến lợc phát triển của Vinashin cũng nh củaINTRACO, đòi hỏi các dự án phải đảm bảo đợc yêu cầu kỹ thuật, chất lợngcao.INTRACO đã chuyên môn hoá các phòng ban nghiệp vụ, hợp tác vớicác chuyên gia giỏi trong và ngoài nớc để trau dồi, học hỏi kinh nghiệm
đào tạo (IMG của Đức,HANDONG E&C của Hàn Quốc).Tổ chức đào tạotại chỗ cho đội ngũ cán bộ kỹ s của công ty theo từng chủ đề cụ thể: Thiết
kế đà tàu, triền tàu,ụ tàu, quy hoạch mặt bằng nhà máy đóng tàu,thiết kếcầu tàu trang trí, kè bờ, hệ thống kỹ thuật hạ tầng nhà máy đóng tàu Hợptác với các chuyên gia nớc ngoài trực tiếp tham gia vào cụ thể từng dự án,
đào tạo cho đội ngũ kỹ s của công ty Qua quá trình tham gia các dự áncùng với các chuyên gia giỏi, đội ngũ kỹ s đã có thể tự đảm nhận đợc côngtác thiết kế đối với các dự án khác.Với cách làm nh vậy,INTRACO đã từngbớc giành đợc thế chủ động trong công tác t vấn Đồng thời có điều kiện
mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Trong lĩnh vực t vấn xây dungINTRACO đã tham gia vài chục dự án trong ngành đóng tàu với tổng mứclên tới hàng nghìn tỷ đồng, các dự án do INTRACO đảm nhận khi đa vào
sử dụng đều phát huy tác dụng, tạo điều kiện giúp nhà máy tăng năng suất
và hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh INTRACO luônluôn tuyển mộ các kỹ s chuyên ngành giỏi có nhiều kinh nghiệm Hiện nay
đội ngũ cán bộ kỹ s của Công ty 100 ngời Năng lực INTRACO đã tự đảmnhận đợc công tác thiết kế tất cả các dự án của VINASHIN
Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty đã có uy tín cao đối vớikhách hàng trong và ngoài nớc, quan hệ và hợp tác tốt với nhiều khách hàngtrên thế giới, đại lý trên 15 hãng sản xuất thiết bị tàu thuỷ
MộT số công trình công ty đ hoàn thành:ã hoàn thành:
Trang 63 HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña c«ng ty
INTRACO:
Trang 7Cũng nh bất kỳ một doanh nghiệp nào, công ty INTRACO cũng có
hệ thống kiểm soát nội bộ riêng trong công ty Hệ thống KSNB của công tyINTRACO đợc cấu thành bởi các yếu tố sau:
3.1 Môi trờng kiểm soát:
Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị vàbên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và
xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB
3.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty:
Cấp quản lý cao nhất của công ty INTRACO là giám đốc Giám đốcchịu trách nhiệm trực tiếp với tổng công ty, là ngời quyết định cuối cùngcho hoạt động của công ty
Có thể mô tả cơ cấu tổ chức của công ty theo sơ đồ dới đây:
Trang 8Giám đốc(Director)
Phòng tài
chính kế toán (Acc.&
FinDept.)
Phòng
tổ chức
(Person nel Dept.)
Phòng
dự án (Project Dept.)
Phòng Kiến trúc
(Architecture Dept.)
Phòng quản lý thông tin
(info
Management Dept.)
Phòng Kế hoạch
(Planning Dept.)
Phòng kinh doanh &
Đối ngoại
(Foregn &
Business Dept.)
Phòng hành chính Tổng hợp
(Geneal Admin Dept.
GĐ Trung tõm TM&XNK thiết bị
thuỷ
( Head of Marine Trading Center)
GĐ Xớ nghiệp cụng nghiệp & Xõy dựng cụng trỡnh
( Head of Technology & Construction enterprise)
GĐ Chi nhỏnh Hải Phũng (Head of Branch in HaiPhong) Văn phũng đai diện tại Tp Hồ Chớ Minh
( Representative office in Hochiminh City)
Cỏc liờn danh (Associntes)
2 Phũng ban (2 Dept.)
Phũng dự toỏn
(Estimation Dept.)
3 Phũng ban (3 Dept.)
3 Phũng ban
(3 Dept.)
Trang 9Giám đốc là ngời có quyền hành cao nhất trong công ty, là ngời raquyết định cuối cùng cho mọi hoạt động kinh doanh của công ty
Dới giám đốc có 2 phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý các phòngban trong công ty Hiện nay trong công ty có 12 phòng ban, mỗi phòng banchuyên về các lĩnh vực khác nhau Trong mỗi phòng có trởng phòng và phóphòng điều hành kiểm tra các hoạt động của phòng trớc khi trình lên phógiám đốc xét duyệt Tuy nhiên, có 2 phòng ban do giám đốc trực tiếp quản
lý, đó là phòng Tài chính kế toán và phòng Tổ chức nhân sự
Các phòng ban trong công ty có mối liên hệ chặt chẽ, tuy mỗi phòngban có chức năng khác nhau nhng một hợp đồng muốn hoàn thành cần có
sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, mỗi phòng ban thực hiện một giai
đoạn trong quá trình thực hiện hợp đồng lớn Nhng sự bàn giao công việccũng hết sức rõ ràng, chứng từ giao nhận giữa các phòng ban luôn đợc ghinhận vào sổ giao nhận công văn, chứng từ giữa các phòng ban
công ty bên ngoài cũng cần biên bản giao nhận
Bên cạnh đó, công ty có các chi nhánh và văn phòng đại diện ở một
số tỉnh thành trong cả nớc Mỗi chi nhánh có giám đốc chi nhánh,Vănphòng đại diện có trởng phòng giám sát và điều hành chi nhánh Các giám
đốc chi nhánh này chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc công ty
Vì thế, ban lãnh đạo của INTRACO gồm có Giám đốc ( cấp cao nhấttrong công ty), phó giám đốc và các giám đốc chi nhánh và trởng phòng đạidiện Đó là mô hình tổ chức khá phổ biến ở các doanh nghiệp Việt Namhiện thời
Hàng năm, công ty có các kỳ tổ chức tuyển dụng các nhân viên cótrình độ chuyên môn vào làm cho công ty Công ty hiện nay có tổng cộng
có 118 cán bộ công nhân viên, trong đó có 5 chuyên gia Công ty tự hào cómột đội ngũ kỹ s có kỹ thuật tốt, tinh thông nghiệp vụ, kỹ năng lao độnglành nghề, đảm bảo sỡ hữu trí tuệ, có tổ chức và kỷ luật cao trong côngviệc
Ngoài công việc thờng nhật hàng ngày, đội ngũ nhân viên củaINTRACO còn đợc hởng quyền lợi tham gia các hoạt động văn hoá thể thao
do công ty hoặc do bộ giao thông vận tải tổ chức Công ty luôn tạo điềukiện cho cán bộ nhân viên của mình có đợc thời giờ nghỉ ngơi và vui chơihợp lý, vì phơng châm của công ty là “ Sức khoẻ dồi dào, tinh thần thoảimái và làm việc hiệu quả”
3.1.3 Công tác kế hoạch trong công ty:
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêuthụ, thu chi quỹ … công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với là những nhân tố quan trọng trong môi trờng kiểm soát.Bất kỳ một công ty nào, việc lập kế hoạch cũng hết sức quan trọng,INTRACO cũng không ngoại lệ Công ty có một phòng chuyên thực hiệncông tác này, đó là phòng kế hoạch Phòng kế hoạch có trách nhiệm tìmhiểu, nghiên cứu và xây dựng kế hoạch chung cho công ty, kế hoạch thờng
là kế hoạch trong một năm hoặc có thể lâu hơn Bản kế hoạch đợc trởngphòng kiểm tra và sau đó chuyển lên cấp cao hơn là phó giám đốc
Trang 10Kế hoạch thờng xuyên đợc kiểm tra trong các cuộc họp hàng tuần,hàng tháng và hàng quý nhằm xem xét lại quá trình thực hiện kế hoạch đểgiúp cho việc tiến hành kế hoạch luôn đi đúng hớng,kịp thời phát hiện saisót và sửa chữa sai sót trong quá trình hoạt động.
Ngoài ra, bản thân mỗi một phòng ban cũng có kế hoạch riêng củaphòng ban đó Kế hoạch đó đợc mỗi trởng phòng xem xét và trình lên trênban lãnh đạo
việc trong thời gian nhất định Việc phân công công việc giữa các phòngban đã đợc phân công rõ ràng Nếu chi phí bỏ ra nhỏ hơn chi phí quy định,thì phòng ban sẽ đợc hởng phẩn chênh lệch Nếu chi phí bỏ ra lớn hơn chiphí quy định thì phòng ban sẽ chịu trách nhiệm bồi thờng thiệt hại
Công tác lập kế hoạch và tiến độ thực hiện kế hoạch cũng là mộtcông cụ hữu hiệu để các nhà quản lý kiểm soát đợc hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp mình
3.1.4 Môi trờng bên ngoài :
Môi trờng kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vàocác nhân tố bên ngoài Môi trờng kiểm soát bên ngoài gồm có sự kiểm soátcủa các cơ quan chức năng của Nhà nớc, môi trờng pháp lý, đờng lối pháttriển của đất nớc
INTRACO trực thuộc tập đoàn kinh tế Vinashin, là một tập đoàn cóvốn của Nhà nớc, chịu sự điều hành và quản lý của Nhà nớc Môi trờngpháp lý đang dần hoàn thiện, và tạo nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp pháttriển trong đó có INTRACO Mặt khác, Việt Nam đã gia nhập WTO, đâychính là cơ hội để cho công ty và tổng công ty Vinashin mở rộng danh tiếngcủa mình ra trờng quốc tế Tuy nhiên cũng đặt ra nhiều khó khăn với công
ty, tính cạnh tranh ngày càng tăng, buộc công ty phải có những biện phápnào đó để thực hiện dự án của mình có chất lợng hơn, đội ngũ cán bộ phảithành thạo và chuyên nghiệp hơn nữa
Nh vậy, môi trờng kiểm soát của INTRACO bao gồm nhiều nhân tố,
và nắm rõ từng nhân tố mới có thể quản lý và kiểm soát tốt hoạt động củacông ty, từ đó phát triển và mở rộng công ty Và nhân tố quan trọng trong
đó là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động củacác nhà quản lý doanh nghiệp
3.2 Hệ thống kế toán:
Yếu tố thứ hai cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ của một công
ty nói chung và của INTRACO nói riêng chính là hệ thống kế toán Hệthống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kếtoán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó quá trình lập vàluân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội
bộ của doanh nghiệp Từ đó, chúng ta có thể nhận thấy hệ thống kế toán cómột vị trí vô cùng trọng yếu trong toàn bộ hệ thống KSNB của doanhnghiệp
Nhiều năm trớc đây, kế toán chỉ là một công cụ để ban lãnh đạo theodõi tình hình kinh doanh của doanh nghiệp Xã hội ngày càng phát triển đòihỏi kiểm toán viên cần phải nâng cao trình độ chuyên môn và mở rộng tầmhiểu biết của mình ra nhiều lĩnh vực khác nữa Chính vì nắm đợc đặc điểmnày, nên trong INTRACO, kế toán không chỉ là công cụ phục vụ các nhàquản lý, mà bản thân phòng kế toán tài chính cũng là một bộ phận tham giahoạt động kiểm soát trong công ty
Trang 11Trong cơ cấu tổ chức của công ty, phòng tài chính kế toán do trựctiếp giám đốc kiểm tra và giám sát mà không thông qua phó giám đốc Kếtoán trởng không chỉ quản lý bó buộc trong phòng, mà kế toán trởng thamgia vào cấp quản lý của doanh nghiệp Trong các cuộc họp, kế toán trởng đ-
ợc tham dự nh một thành viên trong ban lãnh đạo của doanh nghiệp Phầnnào, INTRACO đã đánh giá đợc tầm quan trọng và cần thiết của công táckiểm soát nội bộ
Quá trình lập và luân chuyển chứng từ là xơng sống trong hoạt động
kế toán của một doanh nghiệp
Hiện nay đã xuất hiện một số phần mềm phục vụ cho quá trình quản
lý luân chuyển chứng từ nghiệp vụ, tuy nhiên phần mềm này thờng đợc sửdụng trong ngành ngân hàng, còn bản thân INTRACO, quá trình lập và luânchuyển chứng từ, bảo quản và quản lý quy trình luân chuyển chứng từ vẫn
do những kế toán viên thực hiện
Trong mỗi phòng ban đều có kế toán riêng, với số lợng ít, để thựchiện công tác ghi sổ và lập chứng từ Khi có một nghiệp vụ kinh tế phátsinh, chứng từ đợc lập, sau đó qua sự xét duyệt của ngời quản lý phòng, cụthể là trởng phòng, sau đó trình lên giám đốc, ký duyệt rồi chuyển lại chophòng thực hiện nghiệp vụ đó
Mẫu phiếu chi nh sau :
Văn phòng – Công ty t vấn đầu t và thơng mại Số phiếu: 164
120 Hàng trống, Hoàn Kiếm, Hà Nội Tài khoản: 11111
Tài khoản d: 141
Phiếu chi
Ngày: 05/04/2007 Ngời nhận tiền: Đinh Thu Nhung
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán thanh toán
Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ ):… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với
.
… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với
Ngày … công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với tháng … công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với năm … công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
Quá trình luân chuyển chứng từ
- Sau khi có chứng từ đòi tiền
- Lập giấy đề nghị thanh toán
Tại giấy đề nghị thanh toán phải có đủ 5 chữ ký
+Ngời xin thanh toán: lập đơn xin thanh toán
+ Kế toán thanh toán :xem xét và ký nháy
+ Phụ trách kế toán : xem xét chứng từ về tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp và duyệt chi
+ Phụ trách bộ phận : xem xét tính chất chi
Trang 12+ Lãnh đạo ( giám đốc) duyệt chi.
+ Kế toán thanh toán : chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, theo
dõi số thứ tự phiếu chi, định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Kế toán trởng : duyệt nội dung định khoản
+ Thủ trởng đơn vị duyệt chi
+ Ngời nhận tiền ký nhận
+ Thủ quỹ ký chi
Lu giữ ít nhất 5 năm, trung bình 10 năm thì huỷ
Hệ thống bảng cân đối kế toán trong công ty do kế toán viên lập, rồi
kế toán trởng kiểm tra và trình lên giám đốc nếu không nhận thấy sai sót
Dới đây là BCĐKT của INTRACO trong năm tài chính là năm 2006
III Các khoản phải thu 130 5.339.958.579 3.427.366.329
1 Phải thu của khách hàng 131 2 4.195.583.729 1.911.013.493
2 Trả trớc cho ngời bán 132 282.198.086 893.140.674
3 Phải thu nội bộ 133 2 30.888.054 140.422.132
4 Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây
5 Các khoản phải thu khác 138 2 831.288.710 581.140.805
6 Dự phòng các khoản phải thu khó đòi 139 2 98.350.775
I Các khoản phải thu dài hạn 210
1 Phải thu dài hạn của khách hàng 211 5
2 Phải thu nội bộ dài hạn 212
3 Phải thu dài hạn khác 213
Trang 134 Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi 219
1 TSCĐ hữu hình 221 6 1.578.390.332 1.910.371.931 Nguyên giá 222 2.626.840.029 2.587.997.757 Giá trị hao mòn luỹ kế 223 1.048.449.697 677.625.826
Giá trị hao mòn luỹ kế 229 850.000
4 Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 9
Giá trị hao mòn luỹ kế 242
IV Các khoản đầu t tài chính dài hạn 250 11
1 Đầu t vào công ty con 251
2 Đầu t vào công ty liên kết, liên doanh 252
8 Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây 318
9 Các khoản phải trả, phải nộp khác 319 18 165.160.228 201.838.338
1 Phải trả dài hạn ngời bán 321
2 Phải trả dài hạn nội bộ 322 19
3 Phải trả dài hạn khác 323
4 Vay và nợ dài hạn 324 20
Trang 145 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 325 13
6 Dự phòng trợ cấp mất việc làm 326 25.734.190
4 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 414
5 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 415
6 Quỹ đầu t phát triển 416 21 134.205.654 82.893.029
7 Quỹ dự phòng tài chính 417 21 43.010.579 23.378.903
8 Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 418 21
9 Lợi nhuận cha phân phối 419 161.452.321 160.789.671
II Nguồn kinh phí và quỹ khác 420 228.270.057 111.440.597
1 Quỹ khen thởng phúc lợi 421 228.270.057 111.440.597
Trong BCĐKT có 3 chữ ký, đó là của Giám đốc, của Kế toán trởng
và của nhân viên lập biểu
Hiện nay phơng pháp kế toán máy đợc áp dụng phổ biến ở trong các
công ty, đây là một công cụ hữu dụng giúp các kế toán viên thực hiện công
việc của mình một cách hiệu quả hơn INTRACO cũng là một trong những
doanh nghiệp sử dụng công cụ kế toán máy trong công ty mình Hệ thống
kế toán máy phân quyền gồm có mã nhân viên, mã điều hành Khi sử dụng
công cụ kế toán máy, kế toán viên vào máy tính các chỉ số, cài chơng trình,
phần mềm kế toán sẽ tự hoạt động và cho ra kết quả tính toán Nếu kế toán
viên sau khi vào máy, phát hiện ra sai sót trong quá trình nhập dữ kiện vào
máy, có thể chỉnh sửa sau khi tham khảo ý kiến của trởng phòng Đặc biệt
trong trờng hợp sai sót trong báo cáo nộp thuế, nhân viên có thể điều chỉnh
mã số thuế sau khi xin ý kiến của cán bộ quản lý
Trang 15Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 6.828.092.554 5.778.725.486
10 Lọi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
14 Tổng lợi nhuận kế toán trớc thuế(50=30+40) 50 273.582.517 163.686.165
15 Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 28 76.603.106 62.529.317
16 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Trang 16I Lu chuyển tiền tệ từ hoạt động sản xuất
kinh doanh
2 Điều chỉnh cho các khoản
Khấu hao 2 371.673.871 216.242.587 Các khoản dự phòng 3
Lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái cha thực hiện 4
Lãi, lỗ từ hoạt động đầu t 5
Chi phí lãi vay 6 399.794.920 28.935.250
3 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh trớc
Tăng, giảm các khoản phải thu 9 -2.262.782.406 8.825.493.601 Tăng, giảm hàng tồn kho 10 -7.214.827.486 -863.895.769 Tăng, giảm các khoản phải trả ( không kể lãi
vay phải trả, thu) 11 -365.270.229 -1.374.809.563 Tăng , giảm chi phí trả trớc 12 -922.373.826 -1.095.561.145 Tiền lãi vay đã trả 13 -399.790.520 -28.935.250 Thuế thu nhập doanh nghiệp đã nộp 14 -124.188.195 -92.663.640 Tiền thu khác từ hoạt động sản xuất kinh
Tiền chi khác từ hoạt động sản xuất kinh doanh 16 -2.187 12.449.999
Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động sản xuất
II Lu chuyển tiền từ hoạt động đầu t
1 Tiền chi mua sắm, xây dựng TSCĐ và các
5 Tiền chi góp vốn vào đơn vị khác 25
6 Tiền thu hồi đầu t góp vốn vào đơn vị khác 26
7 Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận đợc
3 Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận đợc 33 21.700.228.000 1.442.964.000
5 Tiền chi trả nợ thuê tài chính 35
6 Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu 36 21
Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài
Lu chuyển tiền thuần trong kỳ 50 - 7.384.611.528
Trang 17(20+30+40) 7.180.708.287
Tiền và các khoản tơng đơng tiền đầu kỳ 60 7.915.574.602 530.963.074
ảnh hởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy
Trên đây là một số thông tin về hệ thống kế toán của công ty
INTRACO và hệ thống kế toán là một phần không thể thiếu trong hệ thống
KSNB của một công ty
3.3 Các thủ tục kiểm soát:
Nh các công ty khác, ban điều hành của công ty INTRACO cũng có
những nguyên tắc của riêng công ty để kiểm soát tình hình hoạt động trong
công ty
3.3.1 Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
Đối với nguyên tắc này, các nhà quản lý của INTRACO có lập trờng
rõ ràng rằng trách nhiệm và công việc phải đợc phân công cụ thể cho từng
bộ phận và từng nhân viên trong công ty
Trong công ty có các phòng ban, và có sự chuyên môn hoá với từng
phòng ban Mỗi phòng ban có công việc và nhiệm vụ cụ thể, mỗi nhân viên
trong phòng phụ trách công việc riêng của mình và có trách nhiệm hoàn
thành phần việc đó
3.3.2 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Trong tổ chức nhân sự, các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực
hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với ợc thực hiện riêng rẽ và do đ
những cá nhân khác nhau đảm nhiệm
Các nhân viên trong từng phòng ban có nghĩa vụ thực hiện công việc
đợc giao và quyền kiểm tra những công việc đó do lãnh đạo phòng đảm
nhiệm Nh vậy có sự tách biệt rõ ràng giữa việc thực hiện và kiểm soát
trong từng phòng ban Sau khi lãnh đạo phòng kiểm tra việc thực hiện, trình
lên cấp trên (lãnh đạo công ty) phê chuẩn Công việc phê chuẩn do lãnh đạo
cấp cao nhất của công ty thực hiện
3.3.3 Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:
Trang 18Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dới đợc giao choquyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Nhữngcông việc nào liên quan và ảnh hởng tơng đối lớn đến hoạt động của công
ty, cần phải có sự phê chuẩn của cấp lãnh đạo cao nhất mới đợc tiến hànhthực hiện Việc thu và chi tiền cũng cần phải có chữ ký của giám đốc công
ty, thủ quỹ mới đợc xuất tiền hoặc thu tiền, và ghi sổ
Đó là ba nguyên tắc cơ bản mà bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanhnào cũng cần thực hiên, và INTRACO đã tuân thủ tơng đối nghiêm túc banguyên tắc trên
4 Đánh giá hệ thống KSNB của công ty INTRACO:
Hệ thống kiểm soát nội bộ của INTRACO tơng đối thông thờng và
đơn giản Trong đó có những mặt mạnh và mặt yếu riêng
4.1 Ưu điểm:
- Cơ cấu tổ chức hợp lí, trong mỗi phòng ban đã có một trởng phòng
và 2 phó phòng chịu trách nhiệm kiểm soát trong phòng ban đó Và đã có
sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể cho từng phòng ban
trởng phòng và phó phòng nhằm xác định mức độ hoàn thành của kế hoạchnói chung cũng nh mỗi hợp đồng nói riêng, do đó kịp thời đa ra đợc phơnghớng đúng đắn, rút ra đợc kinh nghiệm, khắc phục đợc những điểm còn yếukém giúp công ty không đi chệch hớng dự kiến và hoạt động hiệu quả hơn
- Đội ngũ cán bộ nhân viên đợc tuyển chọn đầu vào một cách kỹ ỡng và đợc đào tạo liên tục để nâng cao hiệu quả làm việc góp phân nângcao chất lợng công việc
- Ngoài ra quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ đợcxác định rõ ràng bằng văn bản và truyền đạt rộng rãi trong công ty Mọinhân viên phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ Trách nhiệm kiểm tra vàgiám sát đợc phân tách rõ ràng
- Chính sách khen thởng, phê bình của công ty đối với nhân viên là
động lực giúp nhân viên nỗ lực phân đấu và hoàn thiện mình để xây dựngmột INTRACO thành công và vững mạnh
- Kỹ năng quản lý của ban giám đốc cũng là một trong những yếu tốquyết định đối với sự phát triển của công ty bên cạnh đó yếu tổ mối quan hệgiữa nhà quản lý công ty với các công ty khác cũng không kém phần quantrọng
- Tạo đợc mối quan hệ tốt với các công ty có tiếng nớc ngoài về côngnghiệp đóng tàu, ngày càng tạo đợc uy tín trên trờng quốc tế, ngày càngnhận đợc nhiều hợp đồng
- Các báo cáo tài chính đợc công ty trình bày rõ ràng và đầy đủ
- Chế độ kế toán nói riêng cũng nh các nghị quyết, nghị định, chínhsách đợc cập nhật, phổ biến và áp dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả
Trang 194.2 Nhợc điểm
- Về hệ thống kế toán
+ Dữ liệu kế toán có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách
bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá huỷ
+ Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty có thể bị h hỏng do cháy,hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại, ăn cắp
+Số lợng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, quy mô lớn do đó dễ xảy
ra sai sót trong quá trình tính toán và ghi chép sổ sách
- Thiếu phòng ban kiểm soát nội bộ
- Tổng công ty không thờng xuyên tổ chức thanh tra đối với các chinhánh
5 Phơng hớng và biện pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ.
Công ty t vân đầu t và thơng mại tuy cha có hệ thống kiểm soát nội
bộ nhng chính ngay trong việc phân định nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban đã chứng tỏ rằng việc kiểm soát nội bộ diễn ra rất chặt chẽ và có hiệu quả, có nh vậy công ty mới có thể phát triển vững mạnh và giành đợc nhữnghiệu quả đáng phải nể phục nh ngày hôm nay
Tuy vậy, việc có một phòng kiểm soát nội bộ cũng là một ý kiến nên
đợc đề cập đến
Trang 20Chúng tôi đã phỏng vấn ông Ngô Quang Thịnh – phó phòng tài chính- kế toán về vấn đề nâng cao hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ
và thu đợc ý kiến:
Để kiểm soát việc đi làm đúng giờ,trong tơng lai, tất cả cán bộ trong nhân viên sẽ chuyển sang dùng Thẻ từ, và sẽ đợc sử dụng việc đi làm đúng giờ của công nhân viên Khi ra ngoài cần có bản tờng trình lý do, nội dung công việc, thời gian, địa điểm Và sẽ phải báo cáo mức độ hoàn thành công việc khi quay trở lại
Về vấn đề cơ cấu tổ chức, để giảm bớt chi phí một phòng ban có thể
đảm nhiệm chức năng của phòng ban khác(nếu có đủ chuyên môn), do đó cần thờng xuyên tổ chức các cuộc thanh tra, kiểm tra về trình độ chuyên môn của cán bộ chuyên môn trong công ty để tìm ra những cán bộ giỏi, có trình độ chuyên môn Còn những cán bộ nào tay nghề kém dần hay không phù hợp với nhu cầu công việc sẽ đợc đa đi đào tạo lại hoặc bị cho nghỉ việcnếu they hoàn toàn không đủ khả năng
Về vấn đề hệ thống kế toán, để đảm bảo chế độ lu giữ thông tin kế toán có thể thực hiện một số biện pháp sau:
- Mỗi ngời sử dụng máy tính cần có một tài khoản ngời sử dụng vàmật khẩu duy nhất Các phần mềm sử dụng nên đợc thiết kế theo cách mànhững ngời sử dụng cụ thể đợc trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cảphần mềm, hoặc tiếp cận một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu Công ty nên
có chính sách rõ ràng bằng văn bản về đIều này và chính sách nên đợc Cán
bộ quản lý có thẩm quyền lu giữ và thực hiện
- Công ty cũng nên có sổ ghi những ngời sử dụng máy tính Nhữngngời sủ dụng thờng xuyên không đợc phép có khả năng xoá hoặc sửa đổi
Định kì công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về các sổ ghi để xác địnhnhững ngời không đợc phép
Các tệp tin và bản ghi cần đợc thờng xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất
là hàng ngày
- Nên có 2 tập tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tập tin cất giữ
an toàn trong văn phòng công ty và môt tập tin cất giữ an toàn ngoài vănphòng
- Qui trình lập bản sao dự phòng phải đợc kiểm tra định kì và nên cómột kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trờng hợp tệp tin giữ liệuchính bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng bị hỏng Các dữ liệuquan trọng nên đợc cất giữ ở máy chủ trung tâm, không nên lu giữ ở cácmáy tính riêng lẻ, và chỉ hạn chế một số ngời có thể tiếp cận
Cần có sự kiểm tra thờng xuyên của tổng công ty đối với các chinhánh của tổng công ty để kịp thời tìm ra và khắc phục những yếu kém còntồn tại trong quá trình hoạt động
Thờng xuyên đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên môn nhằm nâng cao taynghề và tiếp cận khoa học kỹ thuật để theo kịp nhịp thời đại, nhằm khẳng
định hơn nữa vai trò của INTRACO trong nền kinh tế Việt Nam
Việt Nam đã gia nhập WTO, điều đó mang lại nhiều thời cơ nhngcũng đầy những khó khăn và thử thách đối với nền kinh tế Việt Nam nóichung cũng nh sự phát triển của INTRACO nói riêng, nhng với nhữngthành quả mà INTRACO có đợc nh ngày hôm nay và những nỗ lực,khôngngừng hoàn thiện mình, chúng ta khẳng định rằng INTRACO sẽ ngày càngphát triển và vững mạnh trong tơng lai