Luận văn Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty tư vấn đầu tư và thương mại intraco

Tên đơn vị Tên giao dịch Tên viết tắt Địa Điện thoại Fax Email Website : Công ty t vấn đầu t thơng mại : TRADE & INVESTMENT CONSULTANT COMPANY : INTRACO : 120B Hàng Trống Hoàn Kiếm Hà Nội : (84.4)8.285168/8.285617 : (84.4)9.285795/8.287444 : intraco.vinashin@fpt.vn/mtc@fpt.vn : www.intmcvinashin.com.vn Phân tích hệ thống kiểm soát nội công ty t vấn đầu t thơng mại Intraco 1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội tầm quan trọng kiểm soát nộibộ công ty 1.1 Bản chất hệ thống kiểm soát nội (HTKSNB) Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục đợc thiết lập nhằm đạt đợc bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo vệ độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động Theo đó, kiểm soát nội chức thờng xuyên đơn vị, tổ chức cở sở xác định rủi ro xảy khâu công việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đặt đơn vị: a Bảo vệ tài sản đơn vị Tài sản đơn vị bao gồm tài sản hữu hình tài sản vô hình, chúng mát, h hại không đợc sử dụng hợp lý Vì thế, kiểm soát nội giúp cho nhà quản lý sử dụng hiệu tài sản đơn vị b Bảo đảm độ tin cậy thông tin: Thông tin kinh tế tài quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý, từ ảnh hởng to lớn tới hoạt động công ty Do đó, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xác tin cậy hoạt động kinh doanh phản ánh đầy đủ khách quan nội dung hoạt động kinh tế tài c Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý: Bất kỳ đơn vị điều lệ công ty, phải tuân thủ nguyên tắc, sách Nhà nớc đề Các chế độ pháp lý thờng xuyên đợc sửa đổi, bổ sung có ảnh hởng vĩ mô đến hoạt động doanh nghiệp d Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý: Hiệu hoạt động lực quản lý định tồn doanh nghiệp 1.2 Các yếu tố hệ thống KSNB : Để đáp ứng yêu cầu quản lý nh đảm bảo hiệu hoạt động đơn vị tổ chức cần xây dựng không ngừng củng cố hệ thống KSNB với bốn yếu tố chính: môi trờng kiểm soát, hệ thống thông tin, thủ tục kiểm soát hệ thống kiểm toán nội a Môi trờng kiểm soát: Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn nhân tố bên đơn vị bên đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình KSNB Các nhân tố môi trờng kiểm soát: Đặc thù quản lý Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân Công tác kế hoạch Uỷ ban kiểm soát Môi trờng bên Nh môi trờng kiểm soát bao gồm toàn nhân tố ảnh hởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, nhân tố chủ yếu quan trọng nhận thức hoạt động kiểm tra kiểm soát điều hành hoạt động nhà quản lý doanh nghiệp b Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin chủ yếu hệ thống kế toán đơn vị Và hệ thống kế toán trình lập luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng hệ thống KSNB doanh nghiệp Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo mục tiêu kiểm soát chi tiết: Tính có thực Sự phê chuẩn Tính đầy đủ Sự phân loại Sự đánh giá Tính kỳ Quá trình chuyển sổ tổng hợp xác c Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát nhà quản lý xây dựng dựa ba nguyên tắc bản: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc phân công phân nhiệm Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn d Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội phận độc lập đợc thiết lập đơn vị tiến hành công việc kiểm tra đánh giá hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội đơn vị Là nhân tố hệ thống KSNB doanh nghiệp, phận kiểm toán nội cung cấp quan sát đánh giá thờng xuyên toàn hoạt động doanh nghiệp, bao gồm tính hiệu việc thiết kế vận hành sách thủ tục KSNB 1.3 Tầm quan trọng hệ thống kiểm soát nội bộ: Bản chất hệ thống kiểm soát nội giúp doanh nghiệp thực hiệu mục tiêu đề Vì vậy, hệ thống KSNB có vị trí vô quan trọng doanh nghiệp Với mục tiêu bảo vệ tài sản đơn vị, hệ thống KSNB phát đợc thiệt hại, sai sót, vi phạm việc sử dụng tài sản đơn vị Từ đó, hệ thống KSNB đề đợc biện pháp để bảo vệ tài sản hữu hiệu sử dụng hợp lý nguồn tài sản doanh nghiệp Thông tin tài phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin đơn vị Nếu hệ thống thông tin sai lệch so với thực tế ảnh hởng nghiêm trọng tới hoạt động đơn vị Các nhà quản lý ko nắm bắt đợc hoạt động công ty mình, từ đề phơng hớng hoạt động sai lầm, đẩy công ty vào tình trạng phá sản lúc Hệ thống KSNB doanh nghiệp trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, ngăn chặn phát kịp thời gian lận sai sót hoạt động doanh nghiệp Hệ thống KSNB phát thông tin không xác, thông tin không đáng tin cậy, quản lý doanh nghiệp vào xác định đợc tình hình doanh nghiệp, từ xây dựng chiến lợc phát triển công ty hợp lý Hệ thống KSNB giúp cho nhà quản lý xem xét đợc hiệu hoạt động lực quản lý doanh nghiệp, tìm đợc điểm yếu lực quản lý, làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu Từ đa biện pháp cải thiện tình hình Hệ thống KSNB đóng vai trò quan trọng doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu hơn, giúp doanh nghiệp phát triển hớng kinh doanh, giảm thiểu sai sót rủi ro quản lý nh hoạt động doanh nghiệp Quá trình hình thành phát triển công ty 2.1 Quá trình hình thành công ty Công ty T vấn đầu t & Thơng mại đơn vị thành viên Tập đoàn kinh tế VINASHIN, đơn vị có t cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán độc lập theo định số: 40QĐ/TCCB-LĐ Bộ giao thông vận tải ngày 11/5/1991, với tên gọi ban đầu Công ty Đầu t Phát triển đóng tàu Năm 1994, theo văn số 161/TB ngày 29/11/1994 thông báo Thủ tớng phủ cho phép thành lập lại doanh nghiệp nhà nớc định số 2557/QĐ/TCCB-LĐ Bộ giao thông vận tải định cho phép đổi tên thành Công ty T vấn phát triển đóng tàu Tháng 12/1995, Bộ xây dựng cấp chứng hành nghề t vấn xây dựng, chức nhiệm vụ công ty đợc mở rộng Theo định số: 78QĐ/TCCB-LĐ ngày 28/4/2000 Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam đổi tên thành công ty T vấn đầu t Thơng mại 2.2 Lĩnh vực hoạt động - T vấn xây dựng từ nhóm C đến nhóm A: Khảo sát địa chất, địa hình, khí tợng thuỷ văn Lập dự án đầu t, thiết kế xây dựng, lập tổng dự toán công trình xây dựng mới; mở rộng: cải tạo hạng mục sở hạ tầng ngành đóng tàu ngành khác - Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dựng, lập hồ sơ mời thầu phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu xây lắp, thiết bị - Xây dựng công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp, dân dụng xử lý móng công trình - Về dịch vụ khác, xuất nhập vật t thiết bị, khai thác nguồn hàng nớc, tiến đến sản xuất thiết bị cho nhu cầu ngành Đại lý giới thiệu sản phẩm trang thiết bị tàu thuỷ cho 15 hãng sản xuất tiếng nớc ngoài.Công ty hợp tác thiết kế xây dựng với hãng IMG- Đức; Viên t vấn thiết kế số 9- Thợng Hải- Trung Quốc; HandongE&C- Hàn Quốc 2.3 Một số nét khái quát công ty Công ty T vấn Đầu t thơng mại (INTRACO) trực thuộc tập đoàn kinh tế vinashin đợc thành lập ngày 11/5/1991, có chức nhiệm vụ là: T vấn xây dung, khảo sát địa chất-địa hình khí tợng thuỷ văn, lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật thi công, lập tổng dự toán công trình xây dung, mở rộng cải tạo công trình, ngành công nghiệp tàu thuỷ ngành công nghiệp khác Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dung, lập hồ sơ mời thầu xây dung công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp dân dụng, xử lý móng công trình Ngoài thực xuất nhập thiết bị vật t tàu thuỷ tiến tới sản xuất thiết bị phục vụ ngành đóng tàu Vạn khởi đầu nan, năm đầu thành lập INTRACO gặp không khó khăn thực tế công nghiệp đất nớc lúc cha phát triển, sở hạ tần nhà máy đóng tàu thấp kém, công nghiệp đóng tàu lạc hậu, đội ngũ cán kỹ s cha có nhiều kinh nghiệm Trong đó, công tác t vấn xây dung muốn trởng thành đòi hỏi phải có thời gian dài phải đợc thực nhiều dự án Những năm gần ngành CNTT Việt Nam đựoc quan tâm lớn nhà nớc, nhng so với nhu cầu phát triển khoảng cách xa Phần lớn nhà máy đóng tàu đợc xây dung từ thập kỷ 60,70 kỷ trớc, hạ tầng sở nghèo nàn, trang thiết bị lạc hậu công tác xây dung mà ngổn ngang Với vai trò đơn vị chuyên t vấn, thiết kế xây dung, INTRACO có đóng góp quan trọng Để đáp ứng đợc chiến lợc phát triển Vinashin nh INTRACO, đòi hỏi dự án phải đảm bảo đợc yêu cầu kỹ thuật, chất lợng cao.INTRACO chuyên môn hoá phòng ban nghiệp vụ, hợp tác với chuyên gia giỏi nớc để trau dồi, học hỏi kinh nghiệm đào tạo (IMG Đức,HANDONG E&C Hàn Quốc).Tổ chức đào tạo chỗ cho đội ngũ cán kỹ s công ty theo chủ đề cụ thể: Thiết kế đà tàu, triền tàu,ụ tàu, quy hoạch mặt nhà máy đóng tàu,thiết kế cầu tàu trang trí, kè bờ, hệ thống kỹ thuật hạ tầng nhà máy đóng tàu Hợp tác với chuyên gia nớc trực tiếp tham gia vào cụ thể dự án, đào tạo cho đội ngũ kỹ s công ty Qua trình tham gia dự án với chuyên gia giỏi, đội ngũ kỹ s tự đảm nhận đợc công tác thiết kế dự án khác.Với cách làm nh vậy,INTRACO bớc giành đợc chủ động công tác t vấn Đồng thời có điều kiện mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Trong lĩnh vực t vấn xây dung INTRACO tham gia vài chục dự án ngành đóng tàu với tổng mức lên tới hàng nghìn tỷ đồng, dự án INTRACO đảm nhận đa vào sử dụng phát huy tác dụng, tạo điều kiện giúp nhà máy tăng suất hiệu kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh INTRACO luôn tuyển mộ kỹ s chuyên ngành giỏi có nhiều kinh nghiệm Hiện đội ngũ cán kỹ s Công ty 100 ngời Năng lực INTRACO tự đảm nhận đợc công tác thiết kế tất dự án VINASHIN Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty có uy tín cao khách hàng nớc, quan hệ hợp tác tốt với nhiều khách hàng giới, đại lý 15 hãng sản xuất thiết bị tàu thuỷ MộT số công trình công ty hoàn thành: Hệ thống kiểm soát nội công ty INTRACO: Cũng nh doanh nghiệp nào, công ty INTRACO có hệ thống kiểm soát nội riêng công ty Hệ thống KSNB công ty INTRACO đợc cấu thành yếu tố sau: - Môi trờng kiểm soát - Hệ thống kế toán - Thủ tục kiểm soát 3.1 Môi trờng kiểm soát: Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn nhân tố bên đơn vị bên đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu hệ thống KSNB 3.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý công ty: Cấp quản lý cao công ty INTRACO giám đốc Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp với tổng công ty, ngời định cuối cho hoạt động công ty Có thể mô tả cấu tổ chức công ty theo sơ đồ dới đây: Giám đốc (Director) Phó giám đốc (Vice Director) Phòng khảo sát (Servey Dept.) Phòng Thiết kế (Design) Phũng d toỏn Phòng Qlý (Estimation Dept.) (Quality Control Dept.) G Trung tõm TM&XNK thit b thu ( Head of Marine Trading Center) Phũng ban (3 Dept.) Phó giám đốc (Vice Director) chất lợng Phòng tài kế toán (Acc.& FinDept.) G Xớ nghip cụng nghip & Xõy dng cụng trỡnh ( Head of Technology & Construction enterprise) Phòng dự án (Project Dept.) Phòng tổ chức (Person nel Dept.) Phòng Kiến trúc (Architecture Dept.) G Chi nhỏnh Hi Phũng (Head of Branch in HaiPhong) Phũng ban (3 Dept.) Phũng ban (2 Dept.) Phòng quản lý thông tin (info Management Dept.) Phòng Kế hoạch (Planning Dept.) Vn phũng din ti Tp H Chớ Minh ( Representative office in Hochiminh City) Phòng kinh doanh & Đối ngoại Phòng hành Tổng hợp (Foregn & Business Dept.) (Geneal Admin Dept Cỏc liờn danh (Associntes) Giám đốc ngời có quyền hành cao công ty, ngời định cuối cho hoạt động kinh doanh công ty Dới giám đốc có phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý phòng ban công ty Hiện công ty có 12 phòng ban, phòng ban chuyên lĩnh vực khác Trong phòng có trởng phòng phó phòng điều hành kiểm tra hoạt động phòng trớc trình lên phó giám đốc xét duyệt Tuy nhiên, có phòng ban giám đốc trực tiếp quản lý, phòng Tài kế toán phòng Tổ chức nhân Các phòng ban công ty có mối liên hệ chặt chẽ, phòng ban có chức khác nhng hợp đồng muốn hoàn thành cần có kết hợp chặt chẽ phòng ban, phòng ban thực giai đoạn trình thực hợp đồng lớn Nhng bàn giao công việc rõ ràng, chứng từ giao nhận phòng ban đợc ghi nhận vào sổ giao nhận công văn, chứng từ phòng ban Ngoài ra, nh hợp đồng nào, công ty với công ty bên cần biên giao nhận Bên cạnh đó, công ty có chi nhánh văn phòng đại diện số tỉnh thành nớc Mỗi chi nhánh có giám đốc chi nhánh,Văn phòng đại diện có trởng phòng giám sát điều hành chi nhánh Các giám đốc chi nhánh chịu quản lý trực tiếp Giám đốc công ty Vì thế, ban lãnh đạo INTRACO gồm có Giám đốc ( cấp cao công ty), phó giám đốc giám đốc chi nhánh trởng phòng đại diện Đó mô hình tổ chức phổ biến doanh nghiệp Việt Nam thời 3.1.2 Chính sách nhân công ty: Yếu tố thứ hai cấu thành nên môi trờng kiểm soát công ty sách nhân ban lãnh đạo công ty đặt Sự phát triển doanh nghiệp gắn liền với đội ngũ nhân viên họ nhân tố quan trọng môi trờng kiểm soát nh chủ thể trực tiếp thực thủ tục kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Hàng năm, công ty có kỳ tổ chức tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn vào làm cho công ty Công ty có tổng cộng có 118 cán công nhân viên, có chuyên gia Công ty tự hào có đội ngũ kỹ s có kỹ thuật tốt, tinh thông nghiệp vụ, kỹ lao động lành nghề, đảm bảo sỡ hữu trí tuệ, có tổ chức kỷ luật cao công việc Ngoài công việc thờng nhật hàng ngày, đội ngũ nhân viên INTRACO đợc hởng quyền lợi tham gia hoạt động văn hoá thể thao công ty giao thông vận tải tổ chức Công ty tạo điều kiện cho cán nhân viên có đợc thời nghỉ ngơi vui chơi hợp lý, phơng châm công ty Sức khoẻ dồi dào, tinh thần thoải mái làm việc hiệu 10 Giám đốc (Director) Phó giám đốc (Vice Director) Phòng khảo sát (Servey Dept.) Phòng Thiết kế (Design) Phũng d toỏn Phòng Qlý (Estimation Dept.) (Quality Control Dept.) G Trung tõm TM&XNK thit b thu ( Head of Marine Trading Center) Phũng ban (3 Dept.) Phó giám đốc (Vice Director) chất lợng Phòng tài kế toán (Acc.& FinDept.) G Xớ nghip cụng nghip & Xõy dng cụng trỡnh ( Head of Technology & Construction enterprise) Phòng dự án (Project Dept.) Phòng tổ chức (Person nel Dept.) Phòng Kiến trúc (Architecture Dept.) G Chi nhỏnh Hi Phũng (Head of Branch in HaiPhong) Phũng ban (3 Dept.) Phũng ban (2 Dept.) 35 Phòng quản lý thông tin (info Management Dept.) Phòng Kế hoạch (Planning Dept.) Vn phũng din ti Tp H Chớ Minh ( Representative office in Hochiminh City) Phòng kinh doanh & Đối ngoại Phòng hành Tổng hợp (Foregn & Business Dept.) (Geneal Admin Dept Cỏc liờn danh (Associntes) Giám đốc ngời có quyền hành cao công ty, ngời định cuối cho hoạt động kinh doanh công ty Dới giám đốc có phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý phòng ban công ty Hiện công ty có 12 phòng ban, phòng ban chuyên lĩnh vực khác Trong phòng có trởng phòng phó phòng điều hành kiểm tra hoạt động phòng trớc trình lên phó giám đốc xét duyệt Tuy nhiên, có phòng ban giám đốc trực tiếp quản lý, phòng Tài kế toán phòng Tổ chức nhân Các phòng ban công ty có mối liên hệ chặt chẽ, phòng ban có chức nhiệm vụ khác nhng hợp đồng muốn hoàn thành cần có kết hợp chặt chẽ phòng ban, phòng ban thực giai đoạn trình thực hợp đồng lớn Nhng bàn giao công việc rõ ràng, chứng từ giao nhận phòng ban đợc ghi nhận vào sổ giao nhận công văn, chứng từ phòng ban Ngoài ra, nh hợp đồng nào, công ty với công ty bên cần biên giao nhận Bên cạnh đó, công ty có chi nhánh văn phòng đại diện số tỉnh thành nớc chi nhánh có giám đốc chi nhánh, văn phòng đại diện có trởng phòng đại diện giám sát điều hành chi nhánh Các giám đốc chi nhánh chịu quản lý trực tiếp Giám đốc công ty Vì thế, ban lãnh đạo INTRACO gồm có Giám đốc ( cấp cao công ty), phó giám đốc giám đốc chi nhánh trởng phòng đại diện Đó mô hình tổ chức phổ biến doanh nghiệp Việt Nam thời b Chính sách nhân công ty: Yếu tố thứ hai cấu thành nên môI trờng kiểm soát công ty sách nhân ban lãnh đạo công ty đặt Sự phát triển doanh nghiệp gắn liền với đội ngũ nhân viên họ nhân tố quan trọng môI trờng kiểm soát nh chủ thể trực tiếp thực thủ tục kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Hàng năm, công ty có kỳ tổ chức tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn vào làm cho công ty Công ty có tổng cộng có 118 cán công nhân viên, có chuyên gia Công ty tự hào có đội ngũ kỹ s có kỹ thuật tốt, tinh thông nghiệp vụ, kỹ lao động lành nghề, đảm bảo sỡ hữu trí tuệ, có tổ chức kỷ luật cao công việc Ngoài công việc thờng nhật hàng ngày, đội ngũ nhân viên INTRACO đợc hởng quyền lợi tham gia hoạt động văn hoá thể thao công ty giao thông vận tảI tổ chức Công ty tạo điều kiện cho cán nhân viên có đợc thời nghỉ ngơI vui chơI hợp lý, phơng châm công ty Sức khoẻ dồi dào, tinh thần thoảI máI làm việc hiệu 36 c Công tác kế hoạch công ty: Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ nhân tố quan trọng môI trờng kiểm soát Bất kỳ công ty nào, việc lập kế hoạch quan trọng, INTRACO không ngoại lệ Công ty có phòng chuyên thực công tác này, phòng kế hoạch Phòng kế hoạch có trách nhiệm tìm hiểu, nghiên cứu xây dựng kế hoạch chung cho công ty, kế hoạch thờng kế hoạch năm lâu Bản kế hoạch đợc trởng phòng kiểm tra sau chuyển lên cấp cao phó giám đốc Ngoài ra, thân phòng ban có kế hoạch riêng phòng ban Kế hoạch đợc trởng phòng xem xét trình lên ban lãnh đạo Mỗi phòng ban giữ nhiệm vụ phải hoàn thành số lợng công việc thời gian định Việc phân công công việc phòng ban đợc phân công rõ ràng Nếu chi phí bỏ nhỏ chi phí quy định, phòng ban đợc hởng phẩn chênh lệch Nếu chi phí bỏ lớn chi phí quy định phòng ban chịu trách nhiệm bồi thờng thiệt hại Công tác lập kế hoạch tiến độ thực kế hoạch công cụ hữu hiệu để nhà quản lý kiểm soát đợc hoạt động kinh doanh doanh nghiệp d MôI trờng bên : MôI trờng kiểm soát chung doanh nghiệp phụ thuộc vào nhân tố bên MôI trờng kiểm soát bên gồm có kiểm soát quan chức Nhà nớc, môI trờng pháp lý, đờng lối phát triển đất nớc INTRACO trực thuộc tập đoàn kinh tế Vinashin, tập đoàn có vốn Nhà nớc, chịu điều hành quản lý Nhà nớc MôI trờng pháp lý dần hoàn thiện, tạo nhiều hội cho doanh nghiệp phát triển có INTRACO Mặt khác, Việt Nam gia nhập WTO, hội công ty tổng công ty Vinashin mở rộng danh tiếng trờng quốc tế Tuy nhiên đặt nhiều khó khăn với công ty, tính cạnh tranh ngày tăng, buộc công ty phảI có biện pháp để thực dự án có chất lợng hơn, đội ngũ cán phảI thành thạo chuyên nghiệp Nh vậy, môI trờng kiểm soát INTRACO bao gồm nhiều nhân tố, nắm rõ nhân tố quản lý kiểm soát tốt hoạt động công ty, từ phát triển mở rộng công ty Và nhân tố quan trọng nhận thức hoạt động kiểm tra kiểm soát điều hành hoạt động nhà quản lý doanh nghiệp 37 Hệ thống kế toán: Yếu tố thứ hai cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội công ty nói chung INTRACO nói riêng hệ thống kế toán Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong trình lập luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng công tác kiểm soát nội doanh nghiệp Từ đó, nhận thấy hệ thống kế toán có vị trí vô trọng yếu toàn hệ thống KSNB doanh nghiệp Nhiều năm trớc đây, kế toán công cụ để ban lãnh đạo theo dõi tình hình kinh doanh doanh nghiệp Xã hội ngày phát triển đòi hỏi kiểm toán viên cần phảI nâng cao trình độ chuyên môn mở rộng tầm hiểu biết nhiều lĩnh vực khác Chính nắm đợc đặc điểm này, nên INTRACO, kế toán không công cụ phục vụ nhà quản lý, mà thân phòng kế toán tài phận tham gia hoạt động kiểm soát công ty Trong cấu tổ chức công ty, phòng tài kế toán trực tiếp giám đốc kiểm tra giám sát mà không thông qua phó giám đốc Kế toán trởng không quản lý bó buộc phòng, mà kế toán trởng tham gia vào cấp quản lý doanh nghiệp Trong họp, kế toán trởng đợc tham dự nh thành viên ban lãnh đạo doanh nghiệp Phần nào, INTRACO đánh giá đợc tầm quan trọng cần thiết công tác kiểm soát nội Quá trình lập luân chuyển chứng từ xơng sống hoạt động kế toán doanh nghiệp Hiện xuất số phần mềm phục vụ cho trình quản lý luân chuyển chứng từ nghiệp vụ, nhiên phần mềm thờng đợc sử dụng ngành ngân hàng, thân INTRACO, trình lập luân chuyển chứng từ, bảo quản quản lý quy trình luân chuyển chứng từ kế toán viên thực Trong phòng ban có kế toán riêng, với số lợng ít, để thực công tác ghi sổ lập chứng từ Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ đợc lập, sau qua xét duyệt ngời quản lý phòng, cụ thể trởng phòng, sau trình lên giám đốc, ký duyệt chuyển lại cho phòng thực nghiệp vụ Ví dụ : Mẫu phiếu chi nh sau : 38 Văn phòng Công ty t vấn đầu t thơng mại 120 Hàng trống, Hoàn Kiếm, Hà Nội 11111 Số phiếu: 164 Tài khoản: Tài khoản d: 141 Ngày: 05/04/2007 Ngời nhận tiền: Địa chỉ: Về khoản: Chi Số tiền: Kèm theo: Thủ trởng đơn vị toán Phiếu chi Đinh Thu Nhung P.Hành Chính Chi phần lại PTƯ số ngày 26/03/2007, phần lại PTƯ số ngày 870 922.00 chứng gốc Kế toán trởng Kế toán Đã nhận đủ số tiền( viết chữ ): Ngày tháng năm Thủ quỹ Ngời nhận tiền Khi công ty phảI chi khoản tiền cho việc mua hàng, trớc tiên kế toán định khoản nghiệp vụ chi tiền, kế toán ngời chịu trách nhiệm kiểm tra tính xác lập chứng từ ( cụ thể phiếu chi), kế toán theo dõi số thứ tự phiếu chi Lập xong chứng từ, kế toán ký vào phần ngời lập chứng từ, sau chuyển cho kế toán trởng Kế toán trởng duyệt nội dung định khoản,theo dõi ngày phiếu chi kiểm tra tính xác số ký tiếp vào phiếu chi Kế toán trởng chuyển cho giám đốc công ty Giám đốc sau xem xét tính hợp lý phiếu chi, ký nháy vào phần thủ trởng đơn vị, sau chuyển cho thủ quỹ xuất tiền Khi xuất tiền, thủ quỹ ký phần thủ quỹ Khi thực xong, chứng từ có hiệu lực, tiền chuyển cho ngời bán hàng, ngời bán hàng nhận tiền ký vào phần ngời nhận tiền Phiếu chi đợc lập làm hai bản, ngời bán giữ bản, công ty lu phòng kế toán Thông thờng phòng kế toán công ty lu giữ chứng từ năm, trung bình 10 năm huỷ Kết thúc trình luân chuyển chứng từ từ đợc lập bị huỷ Đó quy trình luân chuyển chứng từ đơn giản công ty INTRACO Hệ thống bảng cân đối kế toán công ty kế toán viên lập, kế toán 39 trởng kiểm tra trình lên giám đốc không nhận thấy sai sót Dới BCĐKT INTRACO năm tài năm 2006 Bảng cân đối kế toán Từ ngày : 01/01/2006 đến ngày: 31/12/2006 Mã số Thuyết minh A Tài sản ngắn hạn (100+110+120+130+140+150) 100 I Tiền khoản tơng đơng tiền 110 111 112 Tài sản Tiền Các khoản tơng đơng tiền II Các khoản đầu t tài dài hạn 120 121 129 Đầu t ngắn hạn Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t ngắn hạn III Các khoản phải thu Phải thu khách hàng Trả trớc cho ngời bán Phải thu nội Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Các khoản phải thu khác Dự phòng khoản phải thu khó đòi IV Hàng tồn kho 130 131 132 133 134 138 139 140 141 149 Hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho V Tài sản ngắn hạn khác Chi phí trả trớc ngắn hạn Thuế GTGT đợc khấu trừ Tài sản ngắn hạn khác 150 151 152 158 B Tài sản dài hạn (200=210+220+240+250+260) 200 I Các khoản phải thu dài hạn 210 211 212 213 219 Phải thu dài hạn khách hàng Phải thu nội dài hạn Phải thu dài hạn khác Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi II Tài sản cố định TSCĐ hữu hình Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế TSCĐ thuê tài Nguyên giá 220 221 222 223 224 225 Giá trị hao mòn luỹ kế 226 40 Số cuối năm Số đầu năm 16.002.027.638 14.375.933.669 734.866.315 734.866.315 7.915.574.602 7.915.574.602 5.339.958.579 4.195.583.729 282.198.086 30.888.054 3.427.366.329 1.911.013.493 893.140.674 140.422.132 831.288.710 581.140.805 98.350.775 9.076.853.152 9.076.853.152 1.912.025.543 1.912.025.543 1.120.967.195 1.120.967.195 850.349.592 195.271.481 655.078.111 1.749.770.651 2.069.080.362 1.587.740.332 1.578.390.332 2.626.840.029 1.048.449.697 1.910.371.931 1.910.371.931 2.587.997.757 677.625.826 1 11 2 2 TSCĐ vô hình Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế Chi phí xây dựng dở dang 227 228 229 230 III Bất động sản đầu t 240 241 242 10 250 251 252 258 259 11 Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế IV Các khoản đầu t tài dài hạn Đầu t vào công ty Đầu t vào công ty liên kết, liên doanh Đầu t dài hạn khác Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn V Tài sản dài hạn khác Chi phí trả trớc dài hạn Tài sản thuế thu nhập hoãn lại Tài sản dài hạn khác 260 261 262 268 Tổng cộng tài sản (270=100+200) 270 9.350.000 10.200.000 850.000 12 13 Thuyết minh 162.030.319 162.030.319 158.708.431 158.708.431 17.751.798.289 16.445.014.031 Số cuối năm Số đầu năm Nguồn vốn Mã số A Nợ phải trả (300=310+320) 300 16.212.262.888 15.099.558.041 I Nợ ngắn hạn 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 17 16.186.528.698 3.145.000.000 3.911.600.240 7.799.964.735 170.586.774 983.831.823 10.384.898 15.099.558.041 33.000.000 1.472.557.501 12.148.238.273 352.627.163 880.911.868 10.384.898 18 165.160.228 201.838.338 Vay nợ ngắn hạn Phải trả ngời bán Ngời mua trả tiền trớc Thuế khoản nộp Nhà nớc Phải trả công nhân viên Chi phí phải trả Phải trả nội Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây Các khoản phải trả, phải nộp khác II Nợ dài hạn Phải trả dài hạn ngời bán Phải trả dài hạn nội Phải trả dài hạn khác Vay nợ dài hạn Thuế thu nhập hoàn lại phải trả 320 321 322 323 324 325 Dự phòng trợ cấp việc làm 326 41 14 15 15 16 25.734.190 19 20 13 25.734.190 B Vốn chủ sở hữu (400=410+420_ 400 1.539.535.401 1.345.455.990 I Vốn chủ sở hữu 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 1.311.265.344 972.596.790 1.234.015.393 966.953.790 134.205.654 43.010.579 82.893.029 23.378.903 161.452.321 160.789.671 228.270.057 228.270.057 111.440.597 111.440.597 17.751.798.289 16.445.014.03 1 Vốn đầu t chủ sở hữu Thặng d vốn cổ phần Cổ phiếu ngân quỹ Chênh lệch đánh giá lại tài sản Chênh lệch tỷ giá hối đoái Quỹ đầu t phát triển Quỹ dự phòng tài Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu Lợi nhuận cha phân phối II Nguồn kinh phí quỹ khác Quỹ khen thởng phúc lợi Nguồn kinh phí Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ 420 421 422 423 Tổng cộng nguồn vốn (430=300+400) 430 21 21 21 21 22 Hà Nội ngày 23 tháng 01 năm 2007 Trong BCĐKT có chữ ký, Giám đốc, Kế toán trởng nhân viên lập biểu Hiện phơng pháp kế toán máy đợc áp dụng phổ biến công ty, công cụ hữu dụng giúp kế toán viên thực công việc cách hiệu INTRACO doanh nghiệp sử dụng công cụ kế toán máy công ty Hệ thống kế toán máy phân quyền gồm có mã nhân viên, mã điều hành Khi sử dụng công cụ kế toán máy, kế toán viên vào máy tính số, cài chơng trình, phần mềm kế toán tự hoạt động cho kết tính toán Nếu kế toán viên sau vào máy, phát sai sót trình nhập kiện vào máy, chỉnh sửa sau tham khảo ý kiến trởng phòng Đặc biệt trờng hợp sai sót báo cáo nộp thuế, nhân viên điều chỉnh mã số thuế sau xin ý kiến cán quản lý Trên số thông tin hệ thống kế toán công ty INTRACO hệ thống kế toán phần thiếu hệ thống KSNB công ty Các thủ tục kiểm soát: 42 Nh công ty khác, ban điều hành công ty INTRACO có nguyên tắc riêng công ty để kiểm soát tình hình hoạt động công ty a Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Đối với nguyên tắc này, nhà quản lý INTRACO có lập trờng rõ ràng trách nhiệm công việc phảI đợc phân công cụ thể cho phận nhân viên công ty Trong công ty có phòng ban, có chuyên môn hoá với phòng ban Mỗi phòng ban có công việc nhiệm vụ cụ thể, nhân viên phòng phụ trách công việc riêng có trách nhiệm hoàn thành phần việc b Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Trong tổ chức nhân sự, nhiệm vụ phê chuẩn thực hiện, thực kiểm soát, ghi sổ bảo quản tài sản đ ợc thực riêng rẽ cá nhân khác đảm nhiệm Các nhân viên phòng ban có nghĩa vụ thực công việc đợc giao quyền kiểm tra công việc lãnh đạo phòng đảm nhiệm Nh có tách biệt rõ ràng việc thực kiểm soát phòng ban Sau lãnh đạo phòng kiểm tra việc thực hiện, trình lên cấp (lãnh đạo công ty) phê chuẩn Công việc phê chuẩn lãnh đạo cấp cao công ty thực c Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Theo uỷ quyền nhà quản lý, cấp dới đợc giao cho định giảI số công việc phạm vi định Những công việc liên quan ảnh hởng tơng đối lớn đến hoạt động công ty, cần phảI có phê chuẩn cấp lãnh đạo cao đợc tiến hành thực Việc thu chi tiền cần phảI có chữ ký giám đốc công ty, thủ quỹ đợc xuất tiền thu tiền, ghi sổ Đó ba nguyên tắc mà doanh nghiệp kinh doanh cần thực hiên, INTRACO tuân thủ tơng đối nghiêm túc ba nguyên tắc IV Đánh giá hệ thống KSNB công ty INTRACO: 43 Chúng ta tìm hiểu hệ thống KSNB công ty INTRACO Công ty INTRACO phần hiểu đợc chất tầm quan trọng hệ thống KSNB Đánh giá báo cáo tài công ty (BCTC) Các báo cáo tài (BCTC) công ty đợc trình bày rõ ràng đầy đủ Có thể thấy BCTC đợc kiểm toán, ví dụ nh báo cáo kết hoạt động kinh doanh báo cáo lu chuyển tiền tệ, BCĐKT công ty Khi tiến hành vấn ông Ngô Quang Thịnh, phó phòng tài kế toán công ty, đợc biết rằng: số bảng lu chuyển tiền tệ khó để khớp đợc với nhau, ngời lập cố gắng đảm bảo số chênh lệch mức thấp mức chấp nhận đợc Tuy nhiên, báo cáo lu chuyển tiền tệ số lại khớp Báo cáo lu chuyển tiền tệ Từ ngày: 01/01/2006 đến ngày: 31/12/2006 Mã Thuyết số minh Chỉ tiêu 44 Kỳ Kỳ trớc I Lu chuyển tiền tệ từ hoạt động sản xuất kinh doanh Lợi nhuận trớc thuế Điều chỉnh cho khoản Khấu hao Các khoản dự phòng Lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái cha thực Lãi, lỗ từ hoạt động đầu t Chi phí lãi vay Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh trớc thay đổi vốn Tăng, giảm khoản phải thu Tăng, giảm hàng tồn kho Tăng, giảm khoản phải trả ( không kể lãi vay phải trả, thu) Tăng , giảm chi phí trả trớc Tiền lãi vay trả Thuế thu nhập doanh nghiệp nộp Tiền thu khác từ hoạt động sản xuất kinh doanh Tiền chi khác từ hoạt động sản xuất kinh doanh Lu chuyển tiền từ hoạt động sản xuất kinh doanh II Lu chuyển tiền từ hoạt động đầu t Tiền chi mua sắm, xây dựng TSCĐ tài sản dài hạn Tiền thu từ lý, nhợng bán TSCĐ tài sản dài hạn khác 3.Tiền chi cho vay, mua công cụ nợ đơn vị khác Tiền thu hồi cho vay, bán lại công cụ nợ đơn vị khác Tiền chi góp vốn vào đơn vị khác Tiền thu hồi đầu t góp vốn vào đơn vị khác Tiền thu lãi cho vay, cổ tức lợi nhuận đợc chia Lu chuyển tiền từ hoạt động đầu t III.Lu chuyển tiền từ hoạt động tài 273.582.517 163.686.165 371.673.871 216.242.587 399.794.920 28.935.250 10 1.045.051.308 -2.262.782.406 -7.214.827.486 468.496.824 8.825.493.601 -863.895.769 11 12 13 14 -365.270.229 -922.373.826 -399.790.520 -124.188.195 -1.374.809.563 -1.095.561.145 -28.935.250 -92.663.640 15 517.526 - 16 -2.187 12.449.999 20 -10.243.666.015 8.600.194.183 49.042.272 108.546.655 49.042.272 108.546.655 21 6,7,8,9 22 23 24 25 26 27 30 Tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp chủ sở hữu 31 45 21 21 Tiền chi trả vốn góp cho CSH, mua lại c/phiếu p/hành Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận đợc Tiền chi trả nợ gốc vay Tiền chi trả nợ thuê tài Cổ tức, lợi nhuận trả cho chủ sở hữu Lu chuyển tiền từ hoạt động tài Lu chuyển tiền kỳ (20+30+40) Tiền khoản tơng đơng tiền đầu kỳ ảnh hởng thay đổi tỷ giá hối đoái quy đổi ngoại tệ Tiền khoản tơng đơng tiền cuối kỳ (50+60+61) Ngời lập biểu 32 33 34 35 36 21.700.228.000 18.588.288.000 1.442.964.000 2.550.000.000 3.112.000.000 7.180.708.287 7.915.574.602 1.107.036.000 734.866.315 7.915.574.602 21 40 50 60 7.384.611.528 530.963.074 61 70 29 Hà nội, ngày 23 tháng 01 năm 2007 kế toán trởng Giám đốc Đỗ Xuân Vì Đánh giá HTKSNB công ty INTRACO: Hệ thống kiểm soát nội INTRACO tơng đối thông thờng đơn giản Trong có mặt mạnh mặt yếu riêng a Ưu điểm: - Cơ cấu tổ chức hợp lí, phòng ban có trởng phòng 46 phó phòng chịu trách nhiệm kiểm soát phòng ban Và có phân công nhiệm vụ rõ ràng cụ thể cho phòng ban - Hàng tuần công ty tổ chức họp gồm giám đốc, phó giám đốc, trởng phòng phó phòng nhằm xác định mức độ hoàn thành kế hoạch nói chung nh hợp đồng nói riêng, kịp thời đa đợc phơng hớng đắn, rút đợc kinh nghiệm, khắc phục đợc điểm yếu giúp công ty không chệch hớng dự kiến hoạt động hiệu - Đội ngũ cán nhân viên đợc tuyển chọn đầu vào cách kỹ lỡng đợc đào tạo liên tục để nâng cao hiệu làm việc góp phân nâng cao chất lợng công việc - Ngoài quy trình hoạt động quy trình kiểm soát nội đợc xác định rõ ràng văn truyền đạt rộng rãi công ty Mọi nhân viên phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội Trách nhiệm kiểm tra giám sát đợc phân tách rõ ràng - Chính sách khen thởng, phê bình công ty nhân viên động lực giúp nhân viên nỗ lực phân đấu hoàn thiện để xây dựng INTRACO thành công vững mạnh - Kỹ quản lý ban giám đốc yếu tố định phát triển công ty bên cạnh yếu tổ mối quan hệ nhà quản lý công ty với công ty khác không phần quan trọng - Tạo đợc mối quan hệ tốt với công ty có tiếng nớc công nghiệp đóng tàu, ngày tạo đợc uy tín trờng quốc tế, ngày nhận đợc nhiều hợp đồng b Nhợc điểm - Về hệ thống kế toán + Dữ liệu kế toán bị sửa đổi, chụp, sử dụng theo cách bất lợi bị thẩm quyền phá huỷ + Các tệp tin liệu, tài liệu công ty bị h hỏng cháy, hỏng phần cứng, hành động phá hoại, ăn cắp - Thiếu phòng ban kiểm soát nội - Tổng công ty không thờng xuyên tổ chức tra chi nhánh V Phơng hớng biện pháp nâng cao hiệu hệ thống kiểm soát nội Công ty t vân đầu t thơng mại cha có hệ thống kiểm soát nội nhng việc phân định nhiệm vụ rõ ràng phòng ban chứng tỏ việc kiểm soát nội diễn chặt chẽ có hiệu 47 quả, có nh công ty phát triển vững mạnh giành đợc hiệu đáng phải nể phục nh ngày hôm Tuy vậy, việc có phòng kiểm soát nội ý kiến nên đợc đề cập đến Chúng vấn ông Ngô Quang Thịnh phó phòng tài chính- kế toán vấn đề nâng cao hiệu công tác kiểm soát nội thu đợc ý kiến: Để kiểm soát việc làm giờ,trong tơng lai, tất cán nhân viên chuyển sang dùng Thẻ từ, đợc sử dụng việc làm công nhân viên Khi cần có tờng trình lý do, nội dung công việc, thời gian, địa điểm Và phải báo cáo mức độ hoàn thành công việc quay trở lại Về vấn đề cấu tổ chức, để giảm bớt chi phí phòng ban đảm nhiệm chức phòng ban khác(nếu có đủ chuyên môn), cần thờng xuyên tổ chức tra, kiểm tra trình độ chuyên môn cán chuyên môn công ty để tìm cán giỏi, có trình độ chuyên môn Còn cán tay nghề dần hay không phù hợp với nhu cầu công việc đợc đa đào tạo lại bị cho nghỉ việc they hoàn toàn không đủ khả Về vấn đề hệ thống kế toán, để đảm bảo chế độ lu giữ thông tin kế toán thực số biện pháp sau: -Mỗi ngời sử dụng máy tính cần có tài khoản ngời sử dụng mật Các phần mềm sử dụng nên đợc thiết kế theo cách mà ngời sử dụng cụ thể đợc trao quyền sử dụng phần tất phần mềm, tiếp cận phần toàn hồ sơ liệu Công ty nên có sách rõ ràng văn đIều sách nên đợc Cán quản lý có thẩm quyền lu giữ thực -Công ty nên có sổ ghi ngời sử dụng máy tính Những ngời sủ dụng thờng xuyên không đợc phép có khả xoá sửa đổi Định kì công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập sổ ghi để xác định ngời không đợc phép Các tệp tin ghi cần đợc thờng xuyên lập dự phòng, tốt hàng ngày -Nên có tập tin dự phòng nhiều nữa, tập tin cất giữ an toàn văn phòng công ty môt tập tin cất giữ an toàn văn phòng -Qui trình lập dự phòng phải đợc kiểm tra định kì nên có kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trờng hợp tệp tin giữ liệu bị hỏng tệp tin dự phòng bị hỏng Các liệu quan trọng nên đợc cất giữ máy chủ trung tâm, không nên lu giữ máy tính riêng lẻ, hạn chế số ngời tiếp cận Cần có kiểm tra thờng xuyên tổng công ty chi nhánh tổng công ty để kịp thời tìm khắc phục yếu tồn trình hoạt động 48 Thờng xuyên đào tạo đội ngũ cán chuyên môn nhằm nâng cao tay nghề tiếp cận khoa học kỹ thuật để theo kịp nhịp thời đại, nhằm khẳng định vai trò INTRACO kinh tế Việt Nam Việt Nam gia nhập WTO, điều mang lại nhiều thời nhng đầy khó khăn thử thách kinh tế Việt Nam nói chung nh phát triển INTRACO nói riêng, nhng với thành mà INTRACO có đợc nh ngày hôm nỗ lực,không ngừng hoàn thiện mình, khẳng định INTRACO ngày phát triển vững mạnh tơng lai 49