Luận văn thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của lolphin media

Tổ chức sự kiện đặc biệt là công cụ phổ biến nhấttrong hoạt động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụcủa doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, t

Chương I THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM

VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

CỦA CÔNG TY DOLPHIN MEDIA

1.1 Thị trường Tổ chức sự kiện

1.1.1 Quy mô nhu cầu

Tổ chức sự kiện thường có chi phí thấp hơn so với quảng cáo trên cácphương tiện truyền thông, trong khi hiệu quả thông tin lại không thấp hơn Chiphí dành cho tổ chức sự kiện không cần thường xuyên và nhiều khi không cầnquá lớn như quảng cáo Trong chi phí tổng thể dành cho quảng cáo thì tổ chức sựkiện chỉ cần chiếm khoảng 10% là đã có thể mang lại hiệu quả cao

Các doanh nghiệp ngày nay bắt đầu nhận thức sâu hơn một cách tích cực vềvai trò của việc làm thế nào có thể thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm hàng hóa vàtạo dựng uy tín thương hiệu Tổ chức sự kiện đặc biệt là công cụ phổ biến nhấttrong hoạt động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụcủa doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh

số bán.Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã sẵn sàng bỏ ra 15-20% doanh thucho công tác xúc tiến, khuyến mãi, quảng cáo, tổ chức sự kiện…Theo kết quảkhảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA chothấy tổ chức sự kiện là một công cụ được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sauquảng cáo và nghiên cứu thị trường Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏ vào ngành

tổ chức sự kiện trong một năm trên thế giới con số lên tới 500 tỷ USD

Việt Nam với gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện vớihàng chục ngàn thôn xã Nền kinh tế nhiều thành phần với hàng trăm ngàn doanhnghiệp thuộc nhiều nhóm ngành với nhu cầu đa dạng về tổ chức sự kiện.Phần lớncác sự kiện được tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanhnghiệp, cơ quan thuộc khối công quyền Số còn lại rất ít rơi vào khu vực tư nhân

có thu nhập cao hoặc rơi vào những loại sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu

hỷ, v.v… Tuy nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhập của người dân cao hơn thì

khả năng thanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều.

Để tổ chức một sự kiện, chủ sự kiện phải đầu tư một khoảng không hề nhỏtùy thuộc vào yếu tố địa điểm, số lượng khách mời,mục tiêu và ý nghĩa chươngtrình Thường thì chi phí các sự kiện lớn có thể dao động từ 10.000 đến100.000USD/ sự kiện, thậm chí có thể lên tới 200.000USD với các sự kiện mangtầm cỡ quốc gia như Cuộc thi hoa hậu báo tiền phong, giải thưởng Sao Khuê,Festival Tây Sơn- Bình Định Vấn đề chi phí sự kiện thường được giữ bí mật đểđánh bóng tên tuổi cho chủ thế tổ chức sự kiện Nhưng con số trên có thể chothấy quy mô nhu cầu tổ chức sự kiện ở Việt Nam là rất lớn và đang hứa hẹn đầytiềm năng phát triển

Thị trường tổ chức sự kiện có quy mô lớn hơn rất nhiều so với quảng cáobao gồm nhu cầu của các tổ chức xã hội, tổ chức phi chính phủ, các doanhnghiệp, các gia đình, cá nhân Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu vựcĐông Nam Á với văn hoá đa sắc tộc thì quy mô tổ chức sự kiện sẽ tăng với tốc

độ tăng trưởng rất cao Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh

Tổ chức sự kiện bao gồm các hình thức sau:

- Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công

- Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng

- Hội chợ

- Hội nghị, hội thảo; họp báo

- Diễn trình; phát biểu của CEO trước công chúng

- Biểu diễn nghệ thuật; Trình diễn thời trang

- Chương trình Team building

- Các kỳ nghỉ, các ngày lễ

- Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu

- Tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering)

- Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao)

1.1.2 Đặc điểm nhu cầu

Nhu cầu phân chia thành các nhóm khác nhau dựa vào khả năng thanh toán

 Khả năng thanh toán lớn

Khả năng thanh toán lớn thường rơi vào các sự kiện có chi phí từ vài chụcngàn USD tới vài chục triệu USD Trước hết là các sự kiện có tính chất quốc giahay quốc tế như : hội nghị Apec, hội nghị Asem, Sea Games 22, Hội khỏe phùđổng,kỷ niệm 1000 năm Thăng Long, cuộc thi Hoa hậu báo tiền phong ViệtNam…thuộc mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội, văn hóa, chính trị… Các sự kiện nàykéo dài từ vài ngày cho tới 1 tháng, có số lượng khách mời tham dự rất đông.Riêng với các sự kiện chính trị- văn hóa lớn như hội nghị Apec hay Sea Games

22 được chuẩn bị trước đó vài năm và với hàng ngàn người phục vụ sự kiện nhưđội ngũ tình nguyện viên, đội ngũ an ninh…cùng với đó là sự tham gia của độingũ hùng hậu các phương tiện truyền thông .Do đó yêu cầu của các sự kiện trên

là rất cao từ vấn đề an ninh, vệ sinh, phiên dịch…tới các vấn đề như ăn uống, đilại,ngủ nghỉ của rất nhiều khách mời đến từ nhiều nền văn hóa khác nhau Các

sự kiện này thường có sự tham gia và hợp tác của rất nhiều các công ty tổ chức

sự kiện trong nước và ngoài nước

Bên cạnh đó các sự kiện với khả năng thanh toán lớn còn rơi vào các doanhnghiệp lớn, các tập đoàn, các tổ chức phi chính phủ mà ở Việt Nam có thể kể tên

đó là: VNPT, Viettel, tập đoàn than khoáng sản Việt Nam, Tập doàn dầu khí, Tậpđoàn điện lực, P& G, Honda Việt Nam, Unielever Việt Nam….Các sự kiện nàycũng có chi phí rất lớn với số lượng người tham gia rất đông và tốn không ít giấymực của giới truyền thông Các chương trình như “ Tôi yêu Việt Nam “ củaHonda Việt Nam, “Cười lên Việt Nam ơi” do PS- Unilever Việt nam, Phóngthành công vệ tinh Vinasad …bao gồm rất nhiều sự kiện lớn diễn ra trong mộtkhoảng thời gian dài nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu của các tập đoàn haycác doanh nghiệp Việt Nam là một nước nhỏ, do đó các sự kiện có tầm vóc lớn

và có khả năng thanh toán lớn không nhiều, các công ty tổ chức sự kiện của ViệtNam cũng chưa có khả năng thực hiện các sự kiện trên mà cần sự giúp đỡ củacác công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của nước ngoài Tuy nhiên với khảnăng hội nhập nhanh với thế giới, Việt Nam đang có cơ hội thực hiện nhiều hơncác sự kiện lớn của quốc tế, các doanh nghiệp Việt Nam cũng có nhiều hơn các

sự kiện tầm cỡ nhằm tạo lập vị thế cạnh tranh Đây là cơ hội tốt cho các nhà tổ

chức sự kiện có cơ hội làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp và cộng tácvới nhau.

 Khả năng thanh toán vừa

Các sự kiện có khả năng thanh toán vừa nằm trong khoảng chục ngàn USDtới vài trăm ngàn USD Các sự kiện này rơi vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ,các tổ chức xã hội, các địa phương….số ít là các cá nhân có tiềm lực kinh tế lớntrong xã hội Các sự kiện nằm trong khoảng này chiếm số đông cả về số lượnglẫn chủng loại, với số lượng người tham gia khá lớn( trên 100 người), thời giankhông kéo dài, thời gian chuẩn bị Năm 2007-2008, Việt Nam diễn ra hơn 10 hộinghị phòng chống AIDS, đồng thời tại các địa phương diễn ra rất nhiều các hoạtđộng kỷ niệm như: festival Huế, lễ hội Hoa Đà Lạt, Lễ hội du lịch Sapa….đây làcác sự kiện mang tính chất xã hội nhằm phục vụ đời sống tinh thần của ngườidân

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có nhu cầu tổ chức sự kiện trong giớihạn tài chính của mình như là lễ động thổ, hội nghị khách hàng, hội nghị nhânviên…Đây là một thị trường tổ chức sự kiện lớn và rất phong phú, một sự kiện

có thể do một công ty thực hiện nếu công ty đó có đủ năng lực Hoặc cũng có thể

do nhiều công ty Tổ chức sự kiện phối hộp hực hiện Năm 2008, Dolphin Media

đã thực hiện rất nhiều sự kiện có khả năng thanh toán vừa như: Lễ khai trươngtrụ sở Vietcombank tại Hoàn Kiếm, ngày hội gia đình TCS, giới thiệu sản phẩmcủa công ty Sumitomo….Dolphin media có thể thực hiện độc lập các sự kiện này

mà không cần liên kết với các công ty sự kiện khác, đây cũng là thị trường sựkiện mà Dolphin Media hướng tới Không chỉ Dolphin Media mà rất nhiều cáccông ty tổ chức sự kiện khác của Việt Nam có thể độc lập tổ chức các sự kiện cókhả năng thanh toán vừa, điều này thể hiện từng bước phát triển của thị trường tổchức sự kiện của Việt Nam khi năng lực của các doanh nghiệp kinh doanh sựkiện ngày càng được nâng cao

 Khả năng thanh toán nhỏ

Các sự kiện có khả năng thanh toán nhỏ thường rơi vào trong khoảng từ vàingàn USD tới vài chục ngàn USD Các sự kiện này thường là các sự kiện thườngxuyên và “ bất khả kháng” của các cá nhân và hộ gia đình như: sinh nhật, mừng

thọ, đám cưới, ma chay…Hoặc các sự kiện của các doanh nghiệp tư nhân, cácdoanh nghiệp nhỏ, các doanh nghiệp mới thành lập như: kỷ niệm thành lập công

ty, khai trương cửa hàng, hội nghị khách hàng, hội nghị nhân viên…Mặc dù sốlượng rất nhiều và thời gian tổ chức gần như quanh năm nhưng chi phí cho các

sự kiện trên không lớn do bị phụ thuộc rất nhiều vào khả năng tài chính của chủ

sự kiện Các sự kiện trên được tổ chức nhằm phục vụ trực tiếp cho mục đích củachủ sự kiện, số lượng khách mời không nhiều, thời gian tổ chức ngắn ( có thể chỉkéo dài vài giờ), có hoặc không có sự có mặt của các phương tiện truyền thôngbáo chí

Địa điểm tổ chức các sự kiện trên có thể là nhà hàng, khách sạn có quy mônhỏ hoặc tổ chức ngay tại nhà nhằm tiết kiệm chi phí Các sự kiện có khả năngthanh toán nhỏ có thể do một công ty tổ chức sự kiện nhỏ thực hiện, hoặc do chủ

sự kiện thực hiện với sự tham gia giúp đỡ của các công ty tổ chức sự kiện Đây làthì trường béo bở giành cho các công ty Tổ chức sự kiện có quy mô nhỏ, tiềm lựchạn chế hoặc mới gia nhập thị trường tổ chức sự kiện

Nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng đòi hỏi sự hoàn chỉnh

Như đã phân tích ở trên vai trò của tổ chức sự kiện ngày càng quan trọng,

do đó yêu cầu về sự hoàn chỉnh hay hoàn hảo trong sự kiện ngày càng cao Điềunày không chỉ nhằm tránh gây thiệt hại hoặc lãng phí trong quá trình tổ chức sựkiện, mà còn đảm bảo hiệu quả truyền thông sự kiện

Truớc hết là sự hoàn chỉnh trong toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện Để cóđược điều này các doanh nghiệp có nhu cầu thường thuê luôn một dịch vụ lớntổng thể thừ phía một công ty tổ chức sự kiện mà trong đó có bao gồm các kếhoạch sự kiện, kế hoạch quảng cáo, lập kế hoạch phối hợp hiệu quả của cácphương tiện truyền thông, các dịch vụ PR Điều này vừa đem lại một chi phíhợp lý và đặt sự kiện trong một guồng máy chung để khuyếch trương thươnghiệu cho chủ sở hữư sự kiện

Tiếp theo là sự hoàn chỉnh trong từng khâu của quá trình tổ chức sự kiện

Để đáp ứng đựơc nhu cầu này thì công ty tổ chức sự kiện thường không thựchiện nổi mà phải liên kết với các doanh nghiệp phục vụ khác như : nhà hàng,khách sạn, các công ty cho thuê phuơng tiện đi lại, phương tiện nghe nhìn Điều

này có thể do chính chủ sở hữu sự kiện quyết định hoặc do công ty tổ chức sựkiện quyết định.Để đạt được sự hoàn chỉnh này, các công ty tổ chức sự kiện phảithể hiện được tính chuyên nghiệp, vận hành linh họat trong nguồn nhân lực.

Để chuẩn bị thành công cho Hội nghị APEC, Việt Nam đã phải huy động tất

cả các lực lượng tham gia chuẩn bị nhằm đảm bảo sự hoàn chỉnh nhất và khôngxảy ra bất kỳ sai sót nào, tất cả nằm dưới sự chỉ đạo của thủ tướng chính phủnhằm đảm bảo sự hoàn chỉnh cho sự kiện đó là : Đảm bảo an ninh tuyệtđối,ngành y tế tập trung lực lượng chuẩn bị hàng hóa, các điểm mua sắm,chỉnhtrang xong 24 tuyến phố Có thể khẳng định rằng, sự hoàn chỉnh trong tổ chức sựkiện là yêu cầu đòi hỏi càng cao trong thời đại kinh tế thị trường cạnh tranh ngàycàng gay gắt bất kể một sự kiện nhỏ hay lớn Sự hoàn chỉnh cũng chính là thuộctính cạnh tranh nhằm phân loại các doanh nghiệp kinh doanh sự kiện

Nhu cầu tăng nhanh cả về tốc độ lẫn quy mô

Tốc độ tăng trưởng của nhu cầu tổ chức sự kiện 3 năm vừa qua ước tínhtrung bình 30%, giai đoạn tiếp theo ước tính là từ 30-40% Đây là con số tăngtrưởng khá cao so với các ngành dịch vụ khách Điều này chứng tỏ bởi việc rấtnhiều doanh nghiệp tham gia thị trường tổ chức sự kiện, cũng rất nhiều doanhnghiệp mở thêm dịch vụ tổ chức sự kiện Với tình hình xã hội phát triển như hiệnnay, nhu cầu tổ chức sự kiện hứa hẹn tăng trưởng cao hơn nữa và trở thành mộtngành mới Ngày nay công chúng được sống trong một thế giới đầy ắp các sựkiện với đầy đủ các lọai hình có bàn tay của PR.Số lượng sự kiện tăng lên Sốlượng các công ty chuyên nghiệp về tổ chức sự kiện và “bán chuyên nghiệp”bùng nổ mạnh mẽ trong thời gian vừa qua

Không chỉ tăng nhanh về tốc độ, nhu cầu tổ chức sự kiện còn tăng mạnh vềquy mô Các sự kiện được tổ chức thường niên như: Festival biển Hạ Long,Festival hoa Đà Lạt, ngày hội du lịch Việt Nam số lượng khách tham dự nămsau luôn luôn cao hơn năm trước Việt Nam đã tổ chức thành công Sea Games 22với con kỷ lục về số vận động viên tham dự và nhân viên phục vụ (Có khoảng4.000 diễn viên chuyên nghiệp và không chuyên của thành phố Hà Nội đã thamgia biểu diễn trong lễ khai mạc Hầu hết báo chí đều nhận xét về lễ khai mạcbằng một câu "Hoành tráng, ấn tượng, rực rỡ sắc màu")

Nội dung các sự kiện tổ chức ngày càng được chuyên sâu hơn Điều này thểhiện trong sự phát triển của các hoạt động trong sự kiện Do thị trường tổ chức sựkiện của Việt Nam còn non trẻ nên mức phát triển rất nhanh, đây cũng là sự kếthừa kinh nghiệm của các nước phát triển về tổ chức sự kiện Nhu cầu tổ chức sựkiện tăng nhanh hứa hẹn một thị trường sôi động trong tương lai.

Yêu cầu về chất lượng sự kiện ngày càng cao

Tổ chức sự kiện ngày nay không chỉ đòi hỏi sự hoàn chỉnh không có sai sót,

mà còn yêu cầu sự sáng tạo đột phá nhằm tạo ấn tượng sâu đậm nhất trong tâmtrí khách hàng Đây là một yếu tố ngày càng quan trọng vì trong một năm cóhàng ngàn sự kiện được tổ chức,các khách mời có thể tham dự rất nhiều sự kiệnlàm cho khả năng nhận tin và lưu giữ thông tin của họ từ sự kiện ngày càng giảm

đi Như vậy, gánh nặng cho các công ty tổ chức sự kiện là phải tổ chức cho đượcmột “sự kiện” đột phá trong sáng tạo để thuyết phục khách hàng chịu bỏ tiền vàhấp dẫn để lấy trọn cảm xúc của người xem

Điều đó lý giải tại sao tổ chức sự kiện không chỉ mang màu sắc kinh tế màngày nay nó còn mang màu sắc nghệ thuật Hãy để sản phẩm trở thành một tácphẩm nghệ thuật được tạo ra từ những cảm hứng sáng tạo có màu sắc, sức hấpdẫn, và sự huyền bí Dù biết, mục tiêu chính của tổ chức sự kiện là tạo sự chú ý,

bổ trợ quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả, tiết kiệm, nhất quán theo chiếnlược, nhưng nếu nghệ thuật hóa được nó, có nghĩa hiệu quả sẽ cao hơn, khôngnhững cho khách hàng mà cả người thực hiện Hãy tưởng tượng buổi họp báo ramắt một phiên bản mới của game online, vượt ra khỏi những mô típ thôngthường của khách sạn, backdrop, băng rôn, hoa cảnh, tiếp khách, phát biểu Màtrở thành đại hội võ lâm trong tửu lầu, với không khí hân hoan, anh hùng thập đạimôn phái bay lượn, xuất chiêu, để giải cứu đệ tử khỏi quái vật trong sương khóimịt mù, ánh sáng chói lòa và âm thanh gây cấn, hoành tráng Kịch bản trên đãđem lại những hiệu quả khá ấn tượng cho buổi họp báo “không giống ai” này.Mặt khác do thị hiếu của người dân ngày càng được nâng cao, họ yêu cầucao hơn về mặt thẩm mỹ, nghệ thuật trong sự kiện Những bộ bàn ghế, khăn ănkhông chỉ đơn giản là có cho “đủ số lượng”, mà còn phải được kết hợp kéo léo

nghệ thuật tạo cái nhìn hài hòa và thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời Trongtầm nhìn ấy, sự sáng tạo được “nâng cao” và “ứng dụng” hiệu quả hơn.

Yêu cầu về âm nhạc, múa, thơ ca trong một sự kiện cũng ngày càng đượcnâng cao tạo cảm giác dễ chịu hơn là một buổi diễn thuyết Kiến trúc, hội họađặc sắc hóa cho không gian sự kiện Điện ảnh tổng hợp hóa những nghệ thuậttrên nhằm mang lại một cái nhìn gần gũi, thuyết phục cho khách mời.Ý tưởnghay chưa đủ làm nên một sự kiện thu hút và thuyết phục, nó cần được thăng hoanhờ vào nghệ thuật và những hiệu ứng của sân khấu, vũ điệu, âm thanh, nghệthuật sắp đặt, bố trí Và cuối cùng điện ảnh kết hợp tất cả những thế mạnh trênvào với nhau trong một kịch bản hấp dẫn, để sự kiện đạt hiệu quả cao nhất trongcách diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động nhất và đi vào lòng khán giả thuyết phụcnhất

Bên cạnh đó là yêu cầu về ăn ở đi lại trong sự kiện cũng ngày càng nângcao, đó là do đời sống nâng cao con người không chỉ yêu cầu “ ăn no, mặc ấm”

mà là “ăn ngon, mặc đẹp” Với các sự kiện lớn, khách mời là người có “ tầm cỡ”,yêu cầu về phương tiện đi lại cũng phải xứng tầm bằng cách sử dụng những dòng

xe hạng sang như: Mercedes, Porsche, Ferrari, Cadillac…cùng với đó là việc ănnghỉ tại các khách sạn sang trọng và tiện nghi hơn Đặc biệt ăn uống trong các sựkiện, ngày nay không chỉ đơn giản là việc “ ăn cho no” mà ăn uống còn là mộtkhông gian trao đổi và giao tiếp giữa các khách hàng Điều đó lý giải tại sao tiệcđứng ngày càng được ưa chuộng hơn trong các sự kiện chiêu đãi Nếu như trướcđây, trong các sự kiện các món ăn có thể là các món kho, xào, luộc thôngthường…ngày nay đòi hỏi sự tinh vi hơn trong cách chế biến và bài trí Tiệc ănuống thường phải có món khai vị, món tráng miệng các loại rượu vang nhẹsang trọng hay các loại bia có tiếng như bia Hà Nội, Heniken, Tiger…được ưu ái

sử dụng hơn các loại bia cỏ hay rượu vokka thông thường

1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới thị trường tổ chức sự kiện

Nhân tố kinh tế

Cũng như bức tranh kinh tế chung trên toàn thế giới, nền kinh tế Việt Namnhững năm gần đây có rất nhiều sự thay đổi GDP tăng mạnh (7-8%), phát triển hầuhết mọi lĩnh vực của nền kinh tế, cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo huớng tiến bộ, tỉ

trọng ngành dịch vụ ngày càng cao chiếm 38.3% vào năm 2007 và uớc tính là 42%vào năm 2010 Điều đó chứng tỏ vai trò quan trọng của toàn ngành dịch vụ nóichung trong đó truyền thông sự kiện đóng một vai trò không nhỏ.

Những năm gần đây cũng đánh dấu một bước phát triển mới trong nền kinh

tế Việt Nam, ra nhập APEC, APTA, WTO…nền kinh tế hội nhập với toàn thếgiới mang lại nhiều cơ hội phát triển hơn Tổng số vốn đầu tư tăng mạnh, năm

2006 là 12 tỷ USD, năm 2007 là 20,3 tỷ USD, đặc biệt năm 2008 là hơn 64 tỷUSD- mức mức cáo kỷ lục từ trước tới nay Điều đó chứng tỏ Việt Nam đang làmiền đất hứa cho các nhà đầu tư, cùng với đó nhu cầu tổ chức sự kiện cũng tăngnhanh kịp với tiến độ phát triển chung của nền kinh tế

Tổ chức sự kiện cũng bị ảnh hưởng bởi tình hình kinh tế trong nước và thếgiới Do tổ chức sự kiện có chi phí nhỏ hơn quảng cáo, khoảng thời gian thựchiện cũng ngắn hơn nên nhu cầu tổ chức sự kiện chịu ảnh hưởng bởi kinh tế íthơn so với quảng cáo Do yêu cầu của nền kinh tế hội nhập và mở rộng, ngàycàng có nhiều công ty nước ngoài có mặt tại Việt Nam, các công ty mới thànhlập cũng tăng lên rất nhanh…do đó đều cần tổ chức sự kiện để khai trương giớithiệu sự thành lập Mặt khác, do du cầu tiêu dùng của người dân ngày càng đadạng và phong phú nên các mặt hàng mới ra đời nhiều hơn, các hội nghị kháchhàng, hội nghị giới thiệu sẩn phẩm được tổ chức thường xuyên hơn để tạo lợi thếcạnh tranh trên thị trường

Tuy nhiên, suy thoái kinh tế toàn cầu đang là mối đe dọa không nhỏ tới thịtruờng quảng cáo Tăng truởng năm 2008 chỉ đạt 6.23%, cùng với đó là lạm pháttăng cao, chỉ só giá tiêu dung CPI ở mức cao(chỉ số giá cả năm 2008 so vớitháng 12/2007 là 19,89% Chỉ số giá bình quân năm 2008 so với năm 2007 ởmức 22,97%).Theo đánh giá của tổ chức Tiền tệ Quốc tế (IMF) sau một vài nămphát triển mạnh mẽ nền kinh tế Việt Nam hiện nay đang đối mặt với một số thửthách đó là sự phát triển quá nóng và sau đó là suy thoái kinh tế Năm 2009, nềnkinh tế thế giới vẫn chưa thoát khỏi suy thoái, kinh tế Việt Nam tăng trưởngchậm lại nhưng nhu cầu tổ chức sự kiện dự đoán vẫn rất cao và đòi hỏi phức tạphơng

Tổ chức sự kiện ngày càng có vai trò quan trọng hơn đối với các doanh

nghiệp kinh doanh thu lợi nhuận Họ ngày càng nhận thức được vai trò quantrọng của Tổ chức sự kiện từ khi thành lập doanh nghiệp, trong các hoạt độngkinh doanh nói chung và trong truyền thông Marketing nói riêng Trong nhữngnăm gần đây, Việt Nam bùng nổ về số lượng các doanh nghiệp thành lập.

Hình 1.1 Số lượng các doanh nghiệp kinh doanh trên thị trường Việt Nam

Nguồn: Tổng cục thống kê Việt Nam

Các doanh nghiệp thành lập dù ở nhà nước, tư nhân hay cổ phần kinhdoanh nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng đều cần sự kiện để giới thiệu quảng bá vàtìm kiếm khách hàng.Khi một doanh nghiệp thành lập kéo theo đó là rất nhiềucác sự kiện: Sự kiện thành lập, hội nghị cổ đông, hội nghị cán bộ nhân viên, hộinghị khách hàng, hội nghị giới thiệu sản phẩm Do tính chất khác nhau nên mỗimột sự kiện đòi hỏi quy mô và tính chất khách nhau Các sự kiện ban đầu được tổchức có vai trò rất quan trọng tạo để quảng bá và tạo dựng hình ảnh của công tytrong con mắt của khác hàng và công chúng nhận tin.Nhất là trong tình hình cạnhtranh khốc liệt như ngày nay, mọi sự chú ý đựoc tạo lập ngay từ đầu nếu tạo đượcdấu ấn.Mọi sự chuẩn bị nếu không hoàn hảo ở bất kỳ khâu nào từ việc thông cáobáo chí, đón tiếp khách mời, các bài phát biểu, tiệc chiêu đãi sẽ mang lại ấntượng xấu và ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh lâu dài của công ty

Nhân tố văn hóa xã hội

Thu nhập người dân tăng lên đòi hỏi nhu cầu của người tiêu dùng cũngngày càng tăng cao và phức tạp hơn, đòi hỏi phải thỏa mãn cả bằng một quátrình từ trước khi mua, trong khi mua và cả sau khi mua Hoạt động truyền thôngngày càng trở nên quan trọng trong việc hướng dẫn người tiêu dùng, giúp họ tiếtkiệm thời gian, công sức và tiền bạc trong mua sắm Tổ chức sự kiện hỗ trợ đắclực cho quảng cáo nhằm khuyếch truơng những điểm nổi bật của sản phẩm dịch

dụ, đánh trúng vào nhu cầu đang tìm kiếm của người tiêu dùng, khuyến khích họ

sử dụng sảm phẩm Do đó các sự kiện giới thiệu sảm phẩm, hội nghị khách hàng

Hình1 2 Sự tăng trưởng thu nhập bình quân đầu người cả nước

Nguồn: cục thống kê năm 200)

Cùng với hội nhập và phát triển, các sự kiện văn hóa lớn ngày càng được tổchức nhiều hơn tại Việt Nam Các sự kiện quốc tế như Apec(tháng 11-12 năm2006), Olympic Bắc Kinh(năm 2008), Việt Nam đạt chức vô địch AFF cup (cuốinăm 2008),chương trình vận động bầu chọn cho Vịnh Hạ Long, cuộc thi HoaHậu Hoàn vũ thế giới tổ chức tại Nha Trang….với sự tham gia của rất nhiều cáccông ty quảng cáo trong nước và nước ngoài Các sự kiện trong nước như: lễ hộiHoa Đà Lạt, Tuần lễ du lịch Hạ Long, Lễ hội tây sơn Bình Định, Giao lưu vănhóa Việt Hàn…làm nhu cầu tổ chức sự kiện tăng lên đột biến, đây là cơ hội đểcác công ty tổ chức sự kiện Việt Nam thể hiện khả năng của mình, liên kết vớicác công ty tổ chức sự kiện nước ngoài để tích lũy thêm kinh nghiệm Như vậycác yếu tố văn hóa xã hội có ảnh huởng không nhỏ tới nhu cầu tổ chức sự kiệncủa Việt Nam, đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập kinh tế và văn hóa như hiệnnay

Một xã hội phát triển là xã hội ở đó người dân không chỉ đảm bảo cuộc sốngvật chất mà còn cả tinh thần Để đảm bảo cuộc sống tinh thần, các sự kiện vănhóa ngày càng được tổ chức nhiều hơn Năm 2010, kỷ niệm 1000 năm ThăngLong hứa hẹn sẽ có rất nhiều sự kiện văn hóa lớn tại Hà Nội, gần đây là sự kiện

“Lễ hội hoa” tổ chức tại Hồ Gươm thu hút sự quan tâm của rất nhiều người

kèm với đó là các sự kiện khai trương, khánh thành….Có thể nói, tại thị trường

Hà Nội, năm 2009-2010 là những năm tưng bừng với rất nhiều sự kiện được diễnra.Bên cạnh đó, nền kinh tế ngày càng phát triển, đời sống văn hóa cao hơn đòihỏi có nhiều sự kiện văn hóa, giải trí nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân Tuynhiên tổ chức sự kiện cũng là một bức tranh hai mặt là tác nhân dây ra ô nhiễmmôi trường, ùn tắc,tai nạn giao thông, sự đánh mất dần của những chuẩn mực vănhóa truyền thống

Mỗi khu vực, vùng miền, địa lý khác nhau sẽ có những chuẩn mực văn hóa,

xã hội khác nhau Do đó đòi hỏi tổ chức sự kiện phải được xây dựng sao cho phùhợp, từ việc nhỏ mời khách, trang phục trong sự kiện, cách bố trí khán phòng sựkiện tới việc ăn, nghỉ, giải trí trong sự kiện Mặt khác yếu tố văn hóa cũng ảnhhưởng tới nhu cầu tổ chức sự kiện, thị trường tổ chức sự kiện phát triển mạnh ởnhững thành phố lớn, những khu kinh tế phát triển như: Hà Nội, TP Hồ ChíMinh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ Còn những khu vực kémphát triển thị trường tổ chức sự kiện ít sôi động hơn

Nhân tố chính trị luật pháp

Việt Nam hiện chưa có văn bản pháp lý riêng quy định về Tổ chức sự kiện.Nhưng có rất nhiều Văn bản, Thông tư, Quyết định xung quanh các vấn đề một

sự kiện được tổ chức

Trước hết đó là những quy định về thời gian, không gian tổ chức Điều này

rõ ràng chặt chẽ hơn đối với các sự kiện tổ chức ngoài trời nhằm đảm bảo về vệsinh môi trường và đảm bảo cuộc sống của người dân xung quanh Những vấn đềnhư hành lang tổ chức sự kiện, thời gian giới hạn được sử dụng các thiết bị âmthanh, mức độ an toàn của các thiết bị chiếu sáng, xử lý rác thải sau sựkiện được quy định rõ trong luật bảo vệ môi trường

Tiếp theo là luật pháp quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm được quy địnhtrong luật của bộ y tế nhất là trong tình hình dịch bệnh nhiều như hiện nay Đó làquy định các thực phẩm được phép dùng, không được phép dùng, vệ sinh dụng

cụ làm bếp, khoảng cách an toàn của khu vực chế biến thực phẩm những điềunày đặc biệt quan trọng với các sự kiện có tiệc chiêu đãi ăn uống

Bên cạnh đó là những quy định về việc quảng bá sự kiện liên quan tới cácluật quảng cáo như : vị trí đặt băng dôn, thời hạn treo băng dôn Để tổ chức một

sự kiện còn phải có giấy phép đồng ý của cơ quan chính quyền, việc đảm bảo anninh, chống khủng bố, chống trộm cắp liên quan rất nhiều tới các đạo luật dân

sự và hình sự trong Luật pháp Việt Nam

Như vậy, ngày nay Tổ chức sự kiện còn ràng buộc bởi rất nhiều quy định,

do đó các công ty tổ chức sự kiện phải có trách nhiệm tìm hiểu luật pháp và thựchiện đúng luật nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hợp pháp

Nhân tố môi trường tự nhiên

Môi trường tự nhiên cũng là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp tới nhu cầu tổ chức

sự kiện Môi trường tự nhiên và sản xuất xã hội quan hệ khăng khít, chặt chẽ, tácđộng lẫn nhau trong thế cân đối thống nhất Môi trường tự nhiên (bao gồm cả tàinguyên thiên nhiên) cung cấp nguyên liệu và không gian cho sản xuất xã hộitrong đó bao gồm cả tổ chức sự kiện

Môi truờng tự nhiên ảnh hưởng tới nhu cầu tổ chức sự kiện trong một thờiđiểm nhất định Với các sự kiện xã hội tổ chức sau bão lụt, động đất….nhằmquyên góp tiền, hiện vật ủng hộ địa phương bị thiên tai Những sự kiện này được

tổ chức nhằm xoa dịu nỗi đau về vật chất và tinh thần sau những biến cố củathiên nhiên và thể hiện tinh thần yêu thương con người Việt Nam là một đấtnước chịu hậu quả khá nặng nề từ thiên tai, do đó các sự kiện này diễn ra hàngnăm: ủng hộ đồng bào bão lụt sau cơn bão số 2 năm 2007, Siêu bão Xangsane(năm 2006) gây thiệt hại nặng nề cho miền trung, trận lụt lịch sử tại HàNội( tháng 10 năm 2008)…Các sự kiện trên không chỉ có phạm vi tại Việt Nam

mà trên toàn thế giới Bên cạnh đó là tình trạng môi trường ngày càng xấu đi,tình hình nóng lên của trái đất, tình trạng ô nhiễm môi trường Từ đó có rất nhiềuhội nghị, hội thảo, chương trình sự kiện về vấn đề bảo vệ môi truờng Tại ViệtNam cũng diễn ra rất nhiều hội thảo về môi trường: Dự án phòng ngừa biến đổi

khí hậu và giảm rủi ro thiên tai tại Việt Nam (ACCCRN, Hội nghị Bộ trưởng

Môi trường Đông Á lần thứ nhất được tổ chức tại Hà Nội (Ngày 9/10/2008),chương trình Hà Nội Road show…Các sự kiện này mang tính chất xã hội và từ

thiện, do đó yêu cầu về tổ chức và truyền thông sự kiện cũng rất khác biệt so vớicác sự kiện thương mại

Môi trường tự nhiên còn ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của sự kiện,

đó là vấn đề thời tiết Thời tiết ảnh phân các sự kiện thành các mùa khác nhau, đó

là các sự kiện giới thiệu sản phẩm chăm sóc sức khoẻ theo mùa Vào mùa hè: các

sự kiện giới thiệu sản phẩm nước giải khát, kem chống nắng, kem, thời trangbiển…diễn ra sôi động Bên cạnh đó thời tiết cũng ảnh hưởng tới chất lượng sựkiện Với các sự kiện tổ chức ngoài trời, nếu thời tiết xấu sự kiện bị ảnh hưởngnghiêm trọng hoặc có thể bị hoãn lại Với các sự kiện tổ chức trong nhà, tìnhhình thời tiết bất thường như mưa, bão, lốc tố…có thể ảnh hưởng tới số lượngkhách mời tham dự, tới vấn đề tiếp đón khách tại đại sảnh, vấn đề phương tiện đilại của khách Do đó, khi tổ chức một sự kiện, Ban tổ chức cần kiểm tra khảo sátthật kỹ tình hình thời tiết vào thời điểm sự kiện diễn ra

Một ảnh hưởng không nhỏ nữa tới nhu cầu tổ chức sự kiện đó là vấn đề bảo

vệ môi trường Mỗi sự kiện diễn ra phải đảm bảo vấn đề vệ sinh môi trường tựnhiên, điều này được quy định rõ ràng trong những cam kết với cơ quan chứcnăng trước khi tổ chức sự kiện Hoạt động sau sự kiện giải quyết các vấn đề vềmôi trường, nó là một trong những yếu tố mà Ban Tổ chức cần lưu ý ngay từ giaiđoạn đầu lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Các nhân tố khác

Thứ nhất đó là thị trường nguồn nhân lực về tổ chức sự kiện Cách đây 3 năm để kiếm được một người được đào tạo đầy đủ về quảng cáo, mộtchuyên viên tổ chức sự kiện (event specialist) ở Việt Nam không dễ, bởi vì ngànhquảng cáo lúc lúc đó còn quá non trẻ Đối với một sự kiện thì thành công sẽ nằm

ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng trong

sự kiện thương mại đó Do đó kỹ năng đòi hỏi của những người làm nghề tổ chức

sự là kỹ năng phân tích công việc,khả năng thực hiện công việc, tính nhạy béntrong khi chạy sự kiện, sự chuyên nghiệp

Bên cạnh yếu tố con người thì khả năng về cơ sở vật chất cũng ảnh hưởngtrực tiếp tới nhu cầu tổ chức sự kiện Đối với các doanh nghiệp muốn tổ chức sựkiện ngay chính tại công ty mình, cơ sở hạ tầng và các thiết bị âm thanh ánh sáng

phải được đảm bảo Ở Việt Nam, điều kiện cơ sở vật chất vẫn còn hạn chế Hiệnnay, có thể thấy thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội là hai nơi có số lượng sự kiệndiễn ra nhiều nhất Tuy nhiên, địa điểm tổ chức tại 2 thành phố này vẫn “vừathừa, vừa thiếu” Thừa vì nhà hàng, khách sạn, nhà thi đấu, câu lạc bộ, sân vậnđộng có rất nhiều, nhưng lại thiếu vì chưa phù hợp với yêu cầu chung của một

sự kiện cần có

Thông thường các sự kiện họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ ra mắt, lễ kỉniệm địa điểm được nhắc đến đầu tiên là các khách sạn cao cấp từ 4 đến 5 sao.Tuy nhiên, nếu số lượng khách mời tham dự tiệc lên đến 500 người thì chỉ có rất

ít nơi có thể đáp ứng được như Equatorial, Sheraton và gần đây là Park Hyatt (HồChí Minh), tại Hà Nội lại càng hiếm hoi hơn với Melia và Deawoo Các kháchsạn 5 sao nổi tiếng khác như New World, Legend, Caravelle, Sofitel, Omni sứcchứa chỉ từ 300 - 400 người Với các địa điểm như sân vận động, câu lạc bộ, nhà

thi đấu phục vụ cho các events đại trà, chất lượng phục vụ thường không cao,

đơn vị tổ chức sự kiện hầu như ít nhận được hợp tác từ các đơn vị cho thuê mặtbằng Những trường hợp chất lượng kém như hệ thống máy lạnh, ánh sáng chậpchờn, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo, và tệ hơn là không cho thời giandàn dựng và chạy thử chương trình (nếu muốn phải trả thêm tiền thuê địa điểm từ

½ đến bằng giá chính thức) Nếu điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho thị trường

tổ chức sự kiện của Việt Nam sẽ còn phát triển hơn, không chỉ ở nhu cầu tổ chứccác sự kiện trong nước mà còn là các sự kiện mang tầm quốc tế

1.1.4 Dự đoán sự phát triển của thị trường tổ chức sự kiện tới năm 2010

Nhìn lại khoảng 5 đến 10 năm trước đây, tổ chức sự kiện chưa được coitrọng Các sự kiện mới chỉ đơn giản là thực hiện hoạt động của doanh nghiệp, làmột chương trình nhỏ chứ chưa thực sự phải là sự kiện, chưa gắn với quảng báthương hiệu Tổ chức sự kiện lúc đó chỉ chiếm khoảng 1% doanh , chi phí cho sựkiện chỉ là 50 đến 100 triệu cho mỗi sự kiện ở múc trung bình Số lượng cácdoanh nghiệp rất ít, thậm chí số lượng các doanh nghiệp chuyên nghiệp chỉ đếmtrên đầu ngón tay Trong vòng 5 năm trở lại đây, vai trò quan trọng của tổ chức

sự kiện được công nhận, 53% chuyên gia markteing hàng đầu được phỏng vấn

cho rằng event maketing là phương thức tạo nên mối quan hệ nhanh chóng và sâusắc nhất đối với khán giả trong nhóm khách hàng mục tiêu Dự đoán trong nhữngnăm tới, vai trò quan trọng của tổ chức sư kiện còn được nhìn nhận nhiều hơn khicác phương pháp quảng cáo truyền thống đang dần mất khi tác dụng.

Tại Việt Nam, 15 năm gần đây là minh chứng cho sự tăng trưởng vựợt bậc

về tốc độ tăng trưởng lĩnh vực tổ chức sự kiện, với tốc độ tăng trưởng là trên30%/ năm Ngày nay công chúng được sống trong một thế giới đầy ắp các sựkiện với đầy đủ các lọai hình có bàn tay của PR.Số lượng sự kiện tăng lên Sốlượng các công ty chuyên nghiệp về tổ chức sự kiện và “bán chuyên nghiệp”bùng nổ mạnh mẽ trong thời gian vừa qua

Sự tăng trưởng không chỉ ở tốc độ mà còn tăng trưởng cả về quy mô Các

sự kiện được tổ chức thường niên, quy mô năm sau thường lớn hơn năm trước, sốlượng khách mời nhiều hơn, tổ chức hoành tráng và tốn kém hơn, phạm vi tổchức sự kiện được mở rộng hơn.Lễ hội Hoa Anh đào được tổ chức vào ngày6/4/2007 có khoảng 1000 người tới tham dự, năm 2008 con số này là 3000người

Ước tính tổng số tiền bỏ vào ngành tổ chức sự kiện trong một năm trên toànthế giới thì con số có thể lên tới 500 tỷ USD Dự đoán trong những năm tới thịtrường tổ chức sự kiện vẫn tiếp tục tăng trưởng cao với tốc độ tăng trưởng là từ

30 - 40%/ năm Nhất là trong giai năm 2010, một năm có rất nhiều ngày lễ lớn và

sự kiện 100 năm Thăng Long Hà Nội Sự bùng nổ của các sự kiện trong và ngoàinước là cơ hội lớn cho các doanh nghiệp tổ chức sự kiện, hứa hẹn thị trường tổchức sự kiện sẽ trở thành một công việc góp nhiều vào GDP của nước ta trongnhững năm tới

1.1.5 Cạnh tranh trên thị trường tổ chức sự kiện

Thị truờng PR - Tổ chức sự kiện theo ước tính tăng trưởng trung bình 30%với hơn 20 công ty chuyên nghiệp và hơn 200 công ty quảng cáo khác mở rộngthêm dịch vụ này ( Theo báo ViêtNam net) Thị trường tổ chức sự kiện đang rấtsôi động, vì đây là một ngành mới sôi động nhưng không cần nguồn vốn lớn vàlợi nhuận cao nên số lượng các công ty tham gia vào thị trường này ngày càngnhiều, tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn

Cũng như Quảng Cáo, cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước ngàycàng trở nên khốc liệt hơn, nguyên nhân là do các doanh nghiệp trong nước ngàycàng nhiều về số lượng nhưng chỉ chiếm thị phần nhỏ bé Tại Việt Nam, có thể

kể tên một số công ty tổ chức sự kiện rất chuyên nghiệp như: Vinexad chuyên về

tổ chức hội chợ, công ty Quang Minh chuyên tổ chức các chương trình ca nhạc,công ty Đất Việt chuyên tham gia vào các sự kiện chính trị, Viêt event tổ chứccác sự kiện khách hàng….Tuy chưa thể sánh được với các công ty nước ngoài,nhưng các công ty tổ chức sự kiện trong nước ngày càng chuyên nghiệp hơn vàđáp ứng được phần lớn các nhu cầu sự kiện trong nước Đề tạo ra sự cạnh tranhcác công ty có xu hướng tổ chức sự kiện theo chủ đề, mục đích của xu hướng này

là nhằm đảm bảo giá trị giải trí lẫn thuơng mại cho sự kiện và mở ra một lối điriêng cho doanh nghiệp của mình trong việc nâng cáo độ nhận biết thương hiệu,

độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năngtrong tương lai

Năng lực cạnh tranh trên thì trường của doanh nghiệp tổ chức sự kiện chotới nay dựa vào 5 tiêu chí đó là: sự sáng tạo, dịch vụ khách hàng chuyện nghiệp,khả năng giải quyết vấn đề, khả năng giao tiếp, sự hiểu biết về hoạt động kinhdoanh của chủ sở hữu sự kiện Phải khẳng định rằng khả năng cạnh tranh của cácdoanh nghiệp tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang dần dần được nâng cao thể hiện

ở năng lực cạnh tranh với công ty nước ngoài ngày càng lớn Ông MichealCoson, Giám đốc điều hành tập đoàn Maison& Partners, nhà cũng cấp và phânphối các sản phẩm thời trang cao cấp tại Việt Nam nhận xét : Tôi từng tham dựrất nhiều sự kiện của các công ty, và có thể nói rằng chất lưọng tổ chức sự kiệncủa các công ty ở Việt Nam hiện nay đã thay đổi một cách rõ rệt Trước đây,

trước khi tham gia các sự kiện hay các buổi diễu hành, những gì tôi nhìn thấy là

sự đơn điệu, nhưng giờ đây tôi đã thực sự thưởng thức và cảm thấy rất thú vị nhưthể tôi là một phần của sự kiện đó”

Nói tóm lại, khi thị trường tổ chức sự kiện phát triển, tình hình cạnh tranhtrên thị trường tổ chức sự kiện ngày càng gay gắt Tuy nhiên năng lực cạnh canhcủa các doanh nghiệp được nâng cao, nhất là các doanh nghiệp Việt Nam, đây làmột tín hiệu đáng mừng cho sự phát triển của thị trường tổ chức sự kiện

1.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh của Dolphin Media giai đoạn 2006-2008

1.2.1 Khái quát chung về công ty

Dolphin Media được thành lập năm 1998 Tiền thân là Dự án Heritage, một

dự án hợp tác giữa Thời báo kinh tế Việt Nam và Hàng không quốc gia ViệtNam Dự án Heritage thiết kế sản xuất, biên tập và bán quảng cáo cho Tạp chíHeritage, Tạp chí của Hàng không quốc gia Việt Nam.Khi kết thúc thời hạn, Dự

án được chuyển thành Công ty Dolphin Media Hiện nay, Dolphin Media là mộtCông ty tư nhân, có trụ sở chính ở Hà Nội và Chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh.Công ty đem lại sự sáng tạo mang tính hiệu quả kinh tế và được hỗ trợ bởi hàngloạt các dự án/ các kế hoạch chiến lược và sản xuất chất lượng Với kinh nghiệm,hiểu biết rộng rãi về ngành truyền thông tại Việt Nam, Dolphin Media đã đưa racác giải pháp hoản hảo cho tất cả các nhu cầu truyền thông của các doanh nghiệp.Sáng tạo – Thương hiệu – Truyền thông – Quan hệ đối ngoại

Địa chỉ công ty.

Địa chỉ: Tầng 3 tòa tháp Hà Nội, số 49- Hai Bà Trưng

Điện thoại : 84-4-3936 2330 Fax: 84-4-3936 2328

Email: info@dolphinmedia.com.vn

Chi nhánh phía Nam: Số 131 Nguyễn Huệ

Điện thoại: 84-8-3821 2704, Fax: 84-8-3821 4709

Email: info-saigon@dolphinmedia.com.vn

1.2.2 Cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động của công ty

Hình1.3 Bộ máy tổ chức của Dolphin Media

Tổng Giám đốc: Đàm Minh Thụy

Sinh năm 1958, là một người giàu kinh nghiệm thực hiện các dự án quảng

cáo từ những năm 1990 Ông là người sáng lập ra Dolphin Media và là chủ sở

hữu của các công ty thành viên Ông đã tham dự rất nhiều các dự án quảng cáo

và truyền thông trong và ngoài nước Hiện ông đang là Phó chủ tịch hiệp hội

Quảng Cáo Việt Nam(VAA, ông tham gia trong việc cho ra đời cuốn Pháp luật

Quảng cáo của VAA

Dolphin Media là một nhóm các đơn vị thành viên là Dolphin Media, Viet

Event, Viet Outdoor và Vietnam Pathfinder Magazine

Hình 1.4 Sơ đồ các công ty con của Dolphin Media

 Viet event: Viet Event là đơn vị hoạt động chuyên nghiệp trên 2 lĩnh

vực: Tổ chức Sự kiện và Sản xuất các chương trình truyền hình.Hiện tại, Viet

Event có thời lượng phát hình trên song truyền hình trung bình 225 phút mỗi

Phòng Tạp chí

và in ấn

Phòng kế toán hành chính

INCLUDEPICTURE

"http://www.dolphinmedia.com.vn/images/dolphin%20logo-add.png

" \* MERGEFORMATINET

INCLUDEPICTURE

"http://www.dolphinmedia.com.vn/images/event%20logo-add.png" \

* MERGEFORMATINET

 Viet outdoor: Đuợc thành lập năm 2007 Viet Outdoor là đơn vị hoạtđộng chuyên nghiệp trên lĩnh vực quảng cáo ngoài trời, cung cấp các sản phẩmbillboard, neonsign, lighbox và các sẩn phẩm khác liên quan đến ngoài trời.

 Vietnam Pathfinder: Vietnam Pathfinder Magazine là tạp chí tiếng Anhdành cho khách du lịch và những người nước ngoài đến sinh sống và làm việc tạiViệt Nam Bên cạnh tờ tạp chí xuất bản hàng tháng, Vietnam PathfinderMagazine còn sản xuất và xuất bản hàng loạt các ấn phẩm hấp dẫn khác vớinhiều ngôn ngữ khác nhau Trong đó, có Vietnam Explore the Legend được xem

là ấn phẩm tiếng Anh bán chạy nhất ở Việt Nam với hơn 200 ngàn bản đã đượcbán hết trong gần 10 năm qua

 Công ty mẹ Dolphin Media hoạt động trong các lĩnh vực sau:

- Sáng tạo: Dolphin Media thế hiện sự sáng tạo không ngừng Thứ nhất đó

là trong quảng cáo thông qua thiết kế kế các mẫu quảng cáo in ấn, tờ rơi,cataloge Thứ hai đó là lên kịch bản và sản xuất các clip quảng cáo trên truyềnhình, các spot quảng cáo trên truyền hình, làm hợp đồng với các đài truyền hìnhnhằm mua thời lượng phát sóng Bên cạnh đó là sản xuất các chương trình truyềnhình như game show giới thiệu sản phẩm Thứ ba đó là chụp hình, thiết kế cácmẫu quảng cão trên báo tạp chí

- Thương hiệu: Dolphin Media cung cấp các dịch vụ toàn diện về tư vấn

thương hiệu và thiết kế sáng tạo Từ marketing đến bộ nhận diện thương hiệu,Dolphin Media có cách tiếp cận toàn diện để xây dựng đặc điểm nhận biết cho sựthành công của lĩnh vực kinh doanh của khách hàng

- Quan hệ công chúng(PR): Với các mối liên hệ tốt nhất trong giới truyền

thông Việt Nam, Phòng PR của Dolphin Media đảm bảo rằng các khách hàngđược tiếp cận và được quản bá một cách tối đa Đội ngũ biên tập viên và ý tưởngsáng tạo đưa ra các giải pháp PR hoàn hảo Thông cáo báo chí và chiến thuậttruyền thông và các tin tức trong toàn ngành truyền thông Việt Nam.Ngoài ra tổchức các sự kiện còn là thế mạnh của Dolphin Media.Tổ chức các sự kiện công

ty, triển lãm, hội thảo, giới thiệu sản phẩm mới, khai trương, các chuyến du lịchcho giới báo chí…Sản xuất các Video giới thiệu cho doanh nghiệp,lên các ýtưởng, kịch bản thực hiện

1.2.3 Phân tích kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2006-2008

Số lượng sản phẩm dịch vụ đã thực hiện qua các năm

Hình1. 5 Số lượng dự án qua các năm (đơn vị: dự án)

Quảng cáo in ấn, thiết kế

thương hiệu

Tổ chức sự kiện kém khởi sắc vào năm 2008, đây là hệ lụy của tình hìnhkinh tế thế giới suy giảm Mặt khác, năm 2008 Dolphin Media tập trung hơn vàocác dự án sản xuất các chương trình truyền hình như : Bản tin đầu tư, game showHộp đen Nhìn chung Dolphin là công ty khá toàn diện trong thị trường quảngcáo, giống như rất nhiều các công ty quảng cáo khác trong nước thì quảng cáo in

ấn vẫn có nhiều dự án nhất Đây cũng là một điểm khác biệt thể hiện sự yếu kémtrong công nghệ quảng cáo Việt Nam so với các công nghệ quảng cáo của cáccông ty nước ngoài

Doanh thu lợi nhuận qua các năm

Hình1. 6 Doanh thu và lợi nhuận 2006-2008 (đơn vị triệu đồng)

Hình 1.7 Phân bổ lợi nhuận vào các hoạt động của công ty(triệu đồng)

Quảng cáo in ấn, thiết kế

thương hiệu

So với các công ty Quảng Cáo trong nước thì doanh thu và lợi nhuận vàDolphin Media khá cao, chỉ xếp sau một số công ty có quy mô lớn như: Goldsun,Đất Việt, Vinaxad, Quảng cáo thương mại hội chợ… Các công ty con dù mớithành lập nhưng cũng có lợi nhuận hàng năm thuộc loại khá

Doanh thu và lợi nhuận của Dolphin đều tăng trưởng qua các năm, điều đó

là do Dolphin đã tạo được uy tín Cùng với đó là sự ra đời và hoạt động thànhcông của các công ty con là Viêt event năm 2005, Viêt outdoor năm 2007 Mặc

dù hoạch toán độc lập với Dolphin nhưng sự thành công của các công ty con tạogóp phần nâng cao hình ảnh của Dolphin Media trong con mắt của khách hàng.Năm 2008, doanh thu của Dolphin tăng chậm, đó là do tổ chức sự kiện- lĩnh vựcmang lại doanh thu cao nhất chỉ tăng thêm được 1 dự án Tuy nhiên tổng lợinhuận của Dolphin vẫn tăng cao, được biết là do Dolphin tiết kiệm được cáckhoản chi phí nhất là trong chi phí in ấn

Sự biến động của doanh thu và lợi nhuận

Hình1.8 Tình hình tăng truởng của Doang thu và lợi nhuận 2006-2008(%)

Cả hai bảng đều cho thấy rõ năm 2007 là một năm khởi sắc đối với Dolphin

Media, doanh thu và lợi nhuận đều tăng mạnh nhất trong 3 năm Doanh thu tăng3762.621 triệu đồng tương ứng với tốc độ tăn là 62.57% Lợi nhuận tăng 411.992triệu đồng tương ứng với tốc độ tăng là 77.76 % Năm 2007 cũng là năm khởi sắcđối với nền kinh tế Việt Nam nói chung (tăng trưởng GDP là 8.48%) và thịtrường Quảng Cáo Việt Nam nói chung (tăng 25%) Doanh thu và lợi nhuận củacông ty đều tăng mạnh hơn doanh thu và lợi nhuận của thị trường quảng cáo.Năm 2007, Dolphin Media đã giành được nhiều hợp đồng quảng cáo lớnnhư: xuất bản them nhiều tạp chí Pathfinder,Chương trình truyền hình Bản tinđầu tư và Phong cách tiêu dùng bắt đầu phát sóng trên đài truyền hình Hà Nội,tham gia tổ chức sự kiện cho VP Bank với giá trị hợp đồng là 85.000USDv.v…Năm 2008, cùng với thực trạng chung suy thoái của nền kinh tế thế giới,nền kinh tế Việt Nam sau nhiều năm tăng trưởng nóng đã tăng trưởng chậmlại(6.23%) Doanh thu và lợi nhuận của Dolphin Media vẫn tăng nhưng tốc độgia tăng giảm đi rất nhiều Doanh thu tăng 707.696 triệu đồng tương ứng với tốc

độ tăng là 7.24% Lợi nhuận tăng 186.498 triệu đồng tương ứng với tốc độ tăng

là 19.72% Tốc độ tăng trưởng của cả doanh thu và lợi nhuận đều thấp hơn mứctrung bình của thị trường quảng cáo(20%) Có thể nói đây là thực trạng chungcủa các công ty quảng cáo trong thời kỳ khó khăn hiện nay Nhưng bù lại tốc độtăng lợi nhuận luôn lớn hơn tốc độ tăng doanh thu, điều này là do Dolphin Media

đã thực hiện chủ chương tiết kiệm chi phí trong thời kỳ khó khăn Mặt khác,cómối quan hệ lâu dài và hợp tác làm ăn với các công ty in ấn, nhà xuất bản, cácnhà hàng khách sạn và một số báo lớn giúp Dolphin Media tiết kiệm được mộtkhoản gia tăng của giá thành do lạm phát tăng cao Một số dự án của năm 2008vẫn còn tiếp tục thực hiện tới năm 2009 như tổ chức sự kiện cho Vietcombank, tổchức festival ý tưởng quảng cáo Việt Nam

Bước sang năm 2009, Dolphin Media đang tiến hành một số dự án mới, vớiniềm hi vọng của tập thể Dolphin Media sẽ mang lại nhiều doanh thu và lợinhuận hơn so với năm 2008

CHƯƠNG II

Trong vòng 3 năm từ năm 2006 đến 2008, Dolphin Media đã thực hiện tổng

số 39 sự kiện Năm 2008 gấp đôi năm 2006, điều này chứng tỏ Dolphin Media đãtheo kịp xu thế phát triển chung của thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam Lợinhuận từ hoạt động tổ chức sự kiện năm 2008 tăng 316.974 triệu đồng so vớinăm 2006, gấp gần 3 lần.Hoạt động tổ chức sự kiện chiếm trong tổng lợi nhuậncủa Dolphin Media Điều này chứng tỏ hoạt động tổ chức sự kiện là một thếmạnh của Dolphin Media Sau hơn 10 năm hoạt động, 7 năm mở rộng sang thịtrường tổ chức sự kiện, Dolphin Media đã giành được uy tín và niềm tin củakhách hàng, từ đó có cơ hội tổ chức nhiều sự kiện lớn trong và ngoài nước Các

sự kiện nổi bật của Dolphin Media trong 3 năm vừa qua là:

Hình 2.1 Các sự kiện nổi bật Dolphin Media đã tổ chức giai đoạn 2006- 2008

1 Giới thiệu sản phầm

Belcholat tại Hà Nội

Giới thiệu gói dịch vụmới của ANZ Bank

Tổ chức ngày hội gia đìnhcông ty TCS

2 Tổ chức giới thiệu sản

phẩm Diebold Việt Nam

Festival ý tưởng quảngcáo Việt Nam

Giới thiệu máy xúcSumitomo của công ty

Khai trương trụ sở mớicủa Vietcombank HoànKiếm

Nam Á

Hội nghị VP Bank Press Các sự kiện chuẩn bị 1000

năm Thăng Long

Hoạt động tổ chức sự kiện cua Dolphin Media rất phong phú, hiện nay công

ty đã và đang thực hiện các loại hình tổ chức sự kiện sau:

- Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng.

- Hội chợ

- Hội nghị, hội thảo; họp báo

- Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu

- Các kỳ nghỉ, ngày lễ

- Tiệc chiêu đãi, tiệc trại

Hình 2.2 Phân loại hình sự kiện theo thời gian từ 2006- 2008

Giới thiệu sản phầm, hội nghị khách

hàng

Nhìn vào sơ đồ hình trên ta có thể thấy, loại hình sự kiện khai trương, khánhthành khởi công vẫn là thế mạnh của Dolphin Media qua các năm Trong 15 sựkiện khai trương khánh thành được thực hiện, có tới 8 sự kiện làm cho các ngânhàng, đó chính là do mối quan hệ tốt của Dolphin Media với hệ thống các ngânhàng Việt Nam Những năm gần đây Dolphin Media cũng giành được nhiều hợpđồng tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm và hội nghị khách hàng hơn Đó là dotình hình kinh tế phát triển, nhu cầu tiêu dùng của người dân tăng Bên cạnh đó,Dolphin Media không chỉ tham gia tổ chức các sự kiện có tính chất thương mại,Dolphin Media còn tham gia tổ chức hội nghị,hội thảo, sự kiện kỷ niệm ngày lễmang tính chất xã hội sâu sắc , đó là: Hà Nội roadshow, Kỷ niệm 1000 nămThăng Long, Festival ý tưởng Quảng Cáo sáng tạo Việt Nam Điều này thể hiện

rõ được uy tín của Dolphin Media, không chỉ các doanh nghiệp mà các cơ quannhà nước, tổ chức phi chính phủ cũng tìm đến Dolphin Media để tổ chức sự kiện.Tuy nhiên, tổ chức hội chợ không phải là thế mạnh của Dolphin Media Năm

2006, Dolphin Media tổ chức Hội chợ thương mại Đông Nam Á Sang năm 2007

và 2008, Dolphin Media không tổ chức hội chợ và đã rút lui loại hình sự kiện

này, nguyên nhân là do Dolphin Media thấy công thể cạnh tranh được với cáccông ty chuyên tổ chức hội chợ như Vinexad, VCCI- EXPO

Hình 2.3.Phân loại hình sự kiện theo địa điểm từ 2006- 2008)

Chí Minh

Các tỉnhthành khác

Toànquốc

Địa bàn hoạt động tổ chức sự kiện của Dolphin Media chủ yếu là Hà Nội và

TP Hồ Chí Minh, trong đó Hà Nội chiếm 70% số sự kiện được tổ chức.Do có chinhánh trong TP Hồ Chí Minh, Dolphin Media cũng đã tổ chức được 11 sự kiệntrong vòng 3 năm Tuy nhiên, tại TP Hồ Chí Minh, danh tiếng của DolphinMedia chưa được biết tới nhiều Các sự kiện tổ chức trong Nam luôn có sự hỗ trợcủa công ty Mẹ ngoài Bắc Hai năm gần đây, Dolphin Media mở rộng địa bànhoạt động ra hai tỉnh lân cận đó là Cần Thơ và Phú Thọ Với mong muốn vươntầm xa hơn Dolphin Media đang kiếm tìm các chương trình sự kiện mang tínhchất toàn quốc Trong những năm tới, mục tiêu của Dolphin Media là phát triển

tổ chức sự kiện là chủ lực của công ty, năm 2009 tổ chức được 20 sự kiện, năm

2010 tổ chức được khoảng 30 sự kiện Dolphin Media đang tích cực đặt mốiquan hệ trên thị trường phía Nam để nhận được nhiều hơn các hợp đồng tổ chức,tạo danh tiếng trên toàn quốc

2.2 Các công việc trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là lĩnh vực đem lại doanh thu lớn nhất cho Dolphin, lợinhuận thu từ tổ chức sự kiện 2 năm trở lại đây là trên 450 triệu đồng/năm Các

sự kiện được tổ chức khá đa dạng về nội dung như: các sự kiện văn hóa, hội chợ,quảng bá giới thiệu sản phẩm, hội nghị công ty,lễ khai trương trụ sở mới Bêncạnh đó Dolphin Media cũng phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh hơn ởtrong và ngoài nước Đặc biệt là những doanh nghiệp nước ngoài, vốn rất mạnh

về vốn, năng lực, các mối quan hệ rộng rãi, tính chuyên môn hoá và trình độ caohơn các doanh nghiệp Việt Nam.

Vietcombank là một trong những ngân hàng ngoại thương lớn nhất ViệtNam với rất nhiều chi nhánh ở trong và ngoài nước Việc thành lập thêm một chinhánh mới tại Hoàn Kiếm, Hà Nội nhằm nâng cao khả năng phục vụ khách hàngtại quận Hoàn Kiếm- khu vực có rất đông các công ty và tổ chức lớn Sau đây làbảng dự toán ngân sách của Dolphin Media cho lễ khai mạc Vietcombank tạiHoàn Kiếm Lễ khai trương Sở giao dịch Vietcombank chi nhánh Hoàn Kiếmvào ngày 2/10 năm 2008

Hình 2.4 Dự toán ngân sách Lễ khai trương sở Giao dịch

Đơn giá (VND) Tổng (VND) Ghi chú

Ruybăng đeo chéo

b Bên trong Sở giao dịch

Sàn Sân khấu (cốt

7.2 x2.0 x

H 0.4 4,500,000 4,500,000

VCB giữ lại toàn bộ

Backdrop Gỗ ép

7.2 x0.2 x

H 3.0 6,480,000 6,480,000

VCB giữ lại toàn bộ

VCB giữ lại toàn bộ

I Standee chân

dựng - decal PP

VCB giữ lại toàn bộ

Hệ thống âm thanh

(sử dụng để phát

Hoàn trả cho nhà cung cấp

Hệ thống 01 màn

sân khấu (máy

Thảm trải sảnh vào

VCB giữ lại toàn bộ

Ghế (bọc vải trắng,

Hoàn trả cho nhà cung cấp

Hoàn trả cho nhà cung cấp

Hoa trên bàn đại

biểu/bục phát biểu,

hoa tại bàn lễ tân,

VCB giữ lại toàn bộ

Trang trí tại quầy

giao dịch (nơ, băng

VCB giữ lại toàn bộ

Thiết kế video art

chạy logo và minh

họa dịch vụ (phát

VCB giữ lại toàn bộ

Banner treo 2 bên

Hoàn trả cho nhà cung cấp

6 cột inox quấn lụa,

Bóng bay thả với

cờ đuôi nheo

VCB giữ lại toàn bộ

d Nhân lực/Giải trí

1 Press kit, clipping Report

Thông cáo báo chí,

tài liệu, ảnh/Quản lí

Tin, bài trên 30

báo, kênh truyền

Dolphin Media có một form lên danh sách các khoản liệt kê vào chi phí khá

cụ thể Trong đó khoản nào phải thuê? thuê tại đâu? Chi phí bao nhiêu? Khoảnnào đơn vị tổ chức sự kiện phải tự chuẩn bị? Chuẩn bị như thế nào? Tất cả tạothành một hệ thống, giúp Dolphin Media nhanh chóng đưa ra được một bản dựtoán chi phí cho các sự kiện tiếp theo Dolphin Media đã liệt kê rất chi tiết nhữngthứ cần chuẩn bị, số lượng, đặc điểm thông qua báo giá của nhà cung cấp đểđưa ra được chi phí dự kiến Tuy nhiên, Dolphin Media quá chú trọng tới việcđưa ra ngân sách dự kiến một cách nhanh nhất để gửi lại cho khách hàng, điềunày dẫn tới sai sót vì bảng Ngân sách dự kiến trên được lập ngày 12/9/2008nhưng tới ngày 2/10/2008 mới thực hiện, tức là bắt đầu từ ngày 28/9 mới tiếnhành chuẩn bị những thứ cần thiết Những thiết bị và dụng cụ được thuê từ nhàcung cấp, Dolphin Media đã thông qua báo giá và không có gì thay đổi Tuynhiên những thiết bị cần được mua và Vietcombank sẽ giữ lại toàn bộ giá đã tăngtheo giá cả thị trường do khoảng cách giữa ngày báo giá tới ngày mua là 16 ngày:

- Standee chân dựng - decal PP khung giá nhôm đơn giá thực tế là730.000VNĐ tăng 300.000/10 chiếc

- Backdrop Gỗ ép decal PP cán mờ đơn giá thực tế là 6.720.000 VNĐ tăng240.000 VNĐ

- Sàn Sân khấu (cốt gỗ trải thảm xanh) đơn giá là 4.590.000 VNĐ tăng90.000 VNĐ

- Vietcombank phút cuối yêu cầu thực hiện thêm Tháp rượu, đá khói đểthêm phần sang trọng, tuy nhiên điều này không có trong dự trù ngân sách củaDolphin Media

Do thời điểm đó giá cả và nguyên vật liệu tăng lên theo tình hình lạm pháttăng chung Việc tăng đơn giá gây khó khăn cho việc thực hiện, dẫn tới sự lúngtúng cả đôi bên Vietcombank và Dolphin Media, mất thời gian phải kiểm tra lại.Một sai sót nữa đó là Dolphin Media chưa dự toán chi tiết được phí quản lýchương trình của trung gian ( Agency) trong đó bao gồm: Lập kế hoạch, ý tưởngkịch bản,tập hợp chương trình; Quản lý chương trình; Điều phối các nhà cungcấp ;Quản lý danh sách, RSVP báo chí và khách mời; Giám sát thiết kế, sản xuất,

lắp đặt; Chuyển ảnh/tài liệu cập nhật Trong đó quản lý danh sách, RSVP báo chí

và khách mời là do bên Vietcombank thực hiện, điều này gây khó khăn trongviệc phân chia lợi nhuận sau sự kiện

Ngân sách dự toán của chương trình Khai chương nhà máy Belcholat tạikhu công nghiệp Nam Thăng Long

Hình 2.5 Dự toán ngân sách Lế khai trương nhà máy Belcholatstt

Sản Phẩm

Sốlượng

Kích thước Giá thành

12 Media kit:ảnh Thông cáo báo chí, CD 20

13 Chương trình báo chí: truyền hình,

báo và tạp chí chuyên ngành

Do đây là chương trình được tổ chức tại chính nhà máy của Belcholat nên

đã tiết kiệm được khá nhiều chi phí như: chi phí thuê mặt bằng, chi phí thuê bànghế, phí vệ sinh Một lợi thế của Dolphin Media là đưa ra tổng chi phí dự kiếnrất nhanh khi nhận được gói thầu tổ chức sự kiện, điều này giúp cho chủ sở hữu

sự kiện có thể cân đối ngân sách và quyết định những yếu tố cần có, những yếu

tố lược bỏ được trong tiến trình sự kiện Tuy nhiên Dolphin Media đã gộp MCdẫn chương trình vào các khoản mục 6,7,8 đó là Bục phát biểu, Sân khấu trảithảm, Cắt băng khánh thành Việc này cần được làm tách riêng, vì thực tế MCdẫn chương trình hôm đó là Linh Hương, tuy nhiên MC đã yêu cầu cao hơn docác chi phí phát sinh như đưa đón MC tới khu Nam Thăng Long, trang điểm và

ăn uống giải lao Việc gộp lại sẽ khó giải thích hơn khi chi phí MC phát sinhkhiến tổng chi phí tăng lên.

2.2.2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều công việc quan trọng ảnhhưởng quyết định tới các bước tiếp theo Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiệnđược Dolphin Media thực hiện như sau:

- Thành lập ban tổ chức sự kiện , ban tố tổ chức có thể là sự kết hợp củachủ sự kiện và Dolphin Media hoặc hoàn toàn do Dolphin Media chịu tráchnhiệm.Ban tổ chức sự kiện thực hiện các bước tiếp theo của quá trình lập kếhoạch sự kiện

- Xách định loại hình sự kiện, việc này quyết định tới việc khách mời, cáchthức tổ chức và ngân sách của sự kiện

- Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, hình dung sự kiện và phân công côngviệc Việc phân công công việc có thể thực hiện theo ba phương pháp đó là :phương pháp cuốn chiếu, phương pháp song song, phương pháp kết hợp

- Phân bổ ngân sách cho từng hoạt động của sự kiện

Công ty sôcôla Bỉ với thương hiệu Belcholat là doanh nghiệp duy nhất ởViệt Nam được Tập đoàn đa quốc gia Barry Callebaut – một trong ba tập đoànđứng đầu thế giới về công nghiệp Sôcôla cho gắn thương hiệu của tập đoàn lêncác sản phẩm của mình Ngày 18 tháng 9 năm 2007 đánh dấu một mốc quantrọng trong quá trình phát triển của Công ty sôcôla Bỉ Nhà máy sản xuất sôcôlavới dây chuyền sản xuất hiện đại và công nghệ tiên tiến của Bỉ đã được khánhthành và đi vào sản xuất Nhà máy được đặt tại Khu Công nghiệp Nam ThăngLong, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội Nhà máy sẽ cung cấp các sản phẩmsôcôla chất lượng cao và phù hợp khẩu vị cho thị trường chính là Hà Nội, cáctỉnh thành phố lớn ở miền Bắc và một phần thị trường miền Trung và miền Nam.Trưởng ban tổ chức sự kiện là bà Nguyễn Thị Dự- Giám đốc điều hànhBelcholat, đồng trưởng ban là Bà Nguyễn Kim Dung- Trưởng phòng PR DolphinMedia Mục tiêu sự kiện là khuếch trương quảng bá do đó danh sách báo chíđược chọn quảng bá là:

Hình 2.6 Danh sách báo chí chọn quảng bá Lễ khai chương Belcholat

STT Danh sách báo chí

1. Thời báo kinh tế Việt Nam 2. VietVietnam Business Forum

Chương trình dự kiến

Địa điểm:Nhà máy Belcholat khu công nghiệp Nam Thăng Long

Thời gian: từ 15h00’ đến 16h15’ ngày 18 tháng 9 năm 2007

Số lượng khách mời: 150 khách

Chương trình:

- 15h00: Sân khấu, phát thẻ media kit cho nhà báo kết hợp ca nhạc

- 15h20: Đại diện Belcholat phát biểu chúc mừng

- 15h30: Đại diện thiệu khàng hàng và vào tham quan nhà máy

- 15h45: tiệc Buffet kết hợp Ca nhạc

- 16h15: Tiễn khách và tặng quà

Chuẩn bị sự kiện được thực hiện theo phương pháp kết hợp, là cách kết hợpgiữa phương pháp song song và phương pháp cuốn chiếu Sự kiện khai trương đãdiễn ra thành công và để lại ấn tượng tốt đẹp Tuy nhiên việc chuẩn bị kéo dàihơn so với dự kiến ( dài hơn 2 ngày) nguyên nhân là do chưa chuẩn bị được mặtbằng tại khu công nghiệp Nam Thăng Long Việc phân công công việc được chiatới tận tay từng người nhưng do địa điểm tổ chức xa, nhân viên Dolphin Mediakhông thể thường xuyên làm việc trực tiếp với cán bộ của Belcholat khiến choquy trình chuẩn bị còn sai lệch so với kế hoạch: Số lượng ghế ngồi còn thiếu, hộitrường thiếu máy chiếu cỡ lớn, ổ cắm điện chưa đảm bảo Mặt khác, tuy danh