1. MÔ TẢ DỰ ÁN 1.1. Ý tưởng dự án Cho thuê xe đạp đôi là một dịch vụ khá hấp dẫn giới trẻ và đã xuất hiện nhiều ở Việt Nam. Tuy nhiên dịch vụ này mới chỉ thấy ở các khu du lịch, bãi biển như Cát Bà, Nha Trang, …trong khi thủ đô Hà Nội là một thị trường rất tiềm năng. Từ ý tưởng đó nhóm đã xây dựng nên dự án “Cung cấp dịch vụ cho thuê xe đạp đôi khu vực Hồ Tây”. 1.2. Mục đích và mục tiêu của dự án 1.2.1. Mục đích dự án Mang đến cho khách du lịch trong và ngoài nước dịch vụ thuê xe đạp đôi tốt nhất, thỏa mãn nhu cầu du lịch quanh Hồ Tây của khách hàng. Đem lại những phút giây thư giãn sau hàng giờ lao động mệt mỏi, đồng thời cũng là hoạt động rèn luyện sức khỏe. Đây là một hình thức du lịch xanh, rất phù hợp và cần thiết với cuộc sống hiện đại. 1.2.2. Mục tiêu dự án Xây dựng thành công một loại hình du lịch mới tại Hà Nội là xe đạp đôi. Thu hút khách du lịch trong và ngoài nước, mang lại doanh thu cho chủ dự án và người đầu tư.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
Trang 2ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN
Trang 3MỤC LỤC
PHẦN 1: BẢN TUYÊN BỐ DỰ ÁN 2
1 MÔ TẢ DỰ ÁN 3
Ý tưởng dự án 3 Mục đích và mục tiêu của dự án 3
2 MÔ TẢ PHẠM VI DỰ ÁN 3
Các mục thuộc phạm vi dự án 3
Các mục không thuộc phạm vi dự án 3
3 MÔ TẢ KẾT QUẢ/ SẢN PHẨM DỰ ÁN 3
4 CÁC GIẢ ĐỊNH VÀ RÀNG BUỘC 3
Các giả định 3 Các ràng buộc 4 PHẦN 2: KẾ HOẠCH DỰ ÁN 5
1 KẾ HOẠCH PHẠM VI 5
2 KẾ HOẠCH THỜI GIAN 5
Bảng chi tiết công việc và ước lượng thời gian 5 .Xây dựng sơ đồ PERT, xác định đường găng, dự tính tổng thời gian thực hiện dự án 6
Lịch biểu dự án (Biểu đồ GANTT) 6
3 KẾ HOẠCH CHI PHÍ 6
4 KẾ HOẠCH CHẤT LƯỢNG 7
Các mục tiêu chất lượng 7
Kế hoạch chất lượng 10
5 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ NHÂN LỰC 10
Sơ đồ cơ cấu tổ chức dự án 10
Mô tả công việc, vai trò, trách nhiệm, yêu cầu của từng vị trí 11
Ma trận trách nhiệm 14
6 KẾ HOẠCH THÔNG TIN 15
Yêu cầu trao đổi thông tin 15
Kế hoạch trao đổi thông tin 16
Trang 47 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ RỦI RO 17
Bảng nhận diện rủi ro 17
Ma trận phân tích và đánh giá rủi ro 17
Bảng phân tích và đánh giá rủi ro 19
Kế hoạch quản lý rủi ro 20
Trang 61 MÔ TẢ DỰ ÁN
Ý tưởng dự án
Cho thuê xe đạp đôi là một dịch vụ khá hấp dẫn giới trẻ và đã xuất hiện nhiều ởViệt Nam Tuy nhiên dịch vụ này mới chỉ thấy ở các khu du lịch, bãi biển như Cát Bà,Nha Trang, …trong khi thủ đô Hà Nội là một thị trường rất tiềm năng Từ ý tưởng đónhóm đã xây dựng nên dự án “Cung cấp dịch vụ cho thuê xe đạp đôi khu vực Hồ Tây”
Mục đích và mục tiêu của dự án
Mục đích dự án
- Mang đến cho khách du lịch trong và ngoài nước dịch vụ thuê xe đạp đôi tốt nhất, thỏa mãn nhu cầu du lịch quanh Hồ Tây của khách hàng
- Đem lại những phút giây thư giãn sau hàng giờ lao động mệt mỏi, đồng thời cũng
là hoạt động rèn luyện sức khỏe Đây là một hình thức du lịch xanh, rất phù hợp vàcần thiết với cuộc sống hiện đại
Mục tiêu dự án
- Xây dựng thành công một loại hình du lịch mới tại Hà Nội là xe đạp đôi
- Thu hút khách du lịch trong và ngoài nước, mang lại doanh thu cho chủ dự án và người đầu tư
2 MÔ TẢ PHẠM VI DỰ ÁN
Các mục thuộc phạm vi dự án
Dự án bao gồm các công việc từ giai đoạn lên kế hoạch, khảo sát thị trường, thuêmặt bằng, làm thủ tục pháp lý, mua sắm thiết bị, quảng cáo, PR… cho đến trước ngàykhai trương cửa hàng
4 CÁC GIẢ ĐỊNH VÀ RÀNG BUỘC
Các giả định
Dự án được tiến hành thông suốt, không bị gián đoạn bởi ngày nghỉ, ngày lễ tết
Trang 7Các ràng buộc
- Thời gian: 50 ngày, từ ngày 12/12/2012 đến ngày 30/1/2013;
- Ngân sách: 255.000.000 VNĐ;
- Nhân lực: 6 người;
Trang 8PHẦN 2: KẾ HOẠCH DỰ ÁN
1 KẾ HOẠCH PHẠM VI
Dự án du lịch xe đạp đôi Hồ Tây
1 Khả
o sát thị trường
2 Chuẩn
bị mặt bằng
3 Làmthủ tụcpháplý
4 Muasắm đồ
5 Quảngcáo, PR
Thuê mặt bằng Tân trang
mặt bằng 4.1 Mua xe 4.2 Mua sắmtrang thiết bị
2 KẾ HOẠCH THỜI GIAN
Bảng chi tiết công việc và ước lượng thời gian
Mã
WBS Công việc
Mã sơ đồ mạng
Công việc trước
Dự tính thời gian
Thời gian bắt đầu
Thời gian kết thúc
6. Thuê nhân công F E 14 17/01/2013 30/01/2013
7. Mua sắm trang thiết bị G E 3 17/01/2013 19/01/2013
8. Quảng cáo, PR H G 10 20/01/2013 29/01/2013
Trang 9Xây dựng sơ đồ PERT, xác định đường găng, dự tính tổng thời gian thực hiện dự án
Đường găng của dự án: ABCEF = 50 ngày
Lịch biểu dự án (Biểu đồ GANTT)
5.000.000
Trang 10STT Danh mục chi phí Tổng chi phí
4.
Quảng cáo, PR
- Làm biển quảng cáo
- Áo đồng phục nhân viên
4 KẾ HOẠCH CHẤT LƯỢNG
Các mục tiêu chất lượng
Mục tiêu chất lượng bản thân dự án
- Thời gian: 50 ngày từ 12/12/2012 đến ngày 30/1/2013;
+ Xây dựng thành công một loại hình du lịch mới tại Hà Nội là xe đạp đôi
+ Thu hút khách du lịch trong và ngoài nước, mang lại doanh thu cho chủ dự án
và nhà đầu tư
- Hiệu quả của bản dự án đúng với mục tiêu đề ra
b Báo cáo phạm vi chất lượng dự án:
Quản trị chất lượng nằm trong phạm vi dự án, không vượt quá mức phạm vi của
dự án nhằm mang lại hiệu quả tối ưu
- Quản trị chất lượng khảo sát thị trường và thuê mặt bằng:
+ Khảo sát hiện trạng từng khu vực, địa hình, giao thông phù hợp với hình thức của dịch vụ xe đạp đôi
+ Chọn lọc và hướng dẫn cho khách một vài điểm tham quan để nghỉ chân
Trang 11+ Khảo sát thị trường tốt sẽ mang lại hiệu quả cao cho việc thiết kế những tourhợp lí hướng dẫn khách du lịch nhằm tiết kiệm sức lực mà vẫn cảm thấy thoảimái khi đi xe đạp đôi.
+ Sản phẩm của dự án là dịch vụ xe đạp đôi du lịch vòng quanh Hồ Tây như điquanh khu vực Hồ Tây , Hồ Trúc Bạch hay một số điểm tham quan như ChùaTrấn Quốc, phủ Tây Hồ,… và thưởng thức một vài món ăn đặc sản như bánhtôm, phở cuốn,… Những gì thuộc về sản phẩm của dự án phải tập trung kĩlưỡng để nâng cao chất lượng dự án
+ Mục tiêu về chi phí, thời gian và thành quả được đảm bảo sao cho chi phí phùhợp với dự toán, thời gian đảm bảo đúng tiến độ
- Quản trị chất lượng kí kết hợp đồng thuê mặt bằng và làm thủ tục pháp lí:
+ Đảm bảo việc ký kết hợp đồng thuê mặt bằng được diễn ra tốt đẹp Có sự đồngthuận, nhất trí của các bên liên quan
+ Đảm bảo mọi điều khoản của hợp đồng được thực hiện một cách chính xác,đúng thủ tục và nhanh chóng
+ Đảm bảo việc làm thủ tục pháp lí đăng kí kinh doanh được thuận lợi, không bịgián đoạn, chi phí tối thiểu nhằm kịp thời gian, tiến độ để dự án được đi vàothực hiện
- Quản trị chất lượng mua xe và mua sắm trang thiết bị:
+ Đảm bảo việc lựa chọn mua xe đúng yêu cầu đề ra của dự án, chất lượng xeđược đảm bảo tuyệt đối và có bảo hành
+ Đảm bảo việc lắp đặt xe nhanh chóng, đúng yêu cầu kĩ thuật và giao hàng đúngthời gian quy định
+ Tuân thủ theo giá đã hợp đồng mua xe, tránh phát sinh chi phí trong quá trìnhlắp đặt
+ Đảm bảo việc mua sắm trang thiết bị chất lượng tốt, phù hợp với mặt bằng đãthuê và thiết kế của dự án
- Quản trị thuê nhân công và quản lí đội ngũ nhân viên:
+ Vấn đề chất lượng là vấn đề chung của người quản lý, từng nhân viên nên chủđộng hoàn thành nhiệm vụ của mình cũng như thường xuyên trao đổi, chia sẻkinh nghiệm hay những khó khăn của mình để đảm bảo chất lượng dự án
+ Cử ra một nhân viên có kinh nghiệm quản lí thường trực tại dự án Giám đốc dự
án trực tiếp quản lý tất cả toàn bộ nhân viên
Trang 12+ Xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, sử dụng người lao động một cách hiệu quả, hoạch định nguồn nhân lực đảm bảo đúng người đúng việc.
+ Đề ra các yêu cầu công việc phù hợp cho nhân viên dự án thực hiện
- Quản trị chất lượng quảng cáo , PR:
+ Đảm bảo việc quảng cáo cho loại hình dịch vụ mới này được đông đảo mọingười, mọi tầng lớp biết đến và nhanh chóng trở thành một loại hình dịch vụphổ biến, có quy mô
+ Đảm bảo chất lượng của nội dung quảng cáo rõ ràng, thu hút người xem
+ Đảm bảo chi phí vừa đủ, không lãng phí trong việc làm biển quảng cáo, in tờ rơi,
…tất cả đều phải có tính toán hợp lí, công khai và được mọi người thông qua
c Quy định chất lượng
- Không bớt xén thời gian, kinh phí làm ảnh hưởng chất lượng đã đề ra của dự án
- Đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm dự án
- Quy định về việc tiếp tục phát triển và nâng cao hiệu quả, đảm bảo và nâng caochất lượng dịch vụ theo như dự án đã đề ra ban đầu
- Việc thẩm định dự án là việc kiểm tra sai sót đối với yêu cầu đặt như thuê mặtbằng, mua xe,… nhằm bảo đảm hiệu quả hoạt động, tính bền vững và độ an toàncao của dự án
- Điều kiện tiên quyết trong quá trình thẩm định dự án là cần biết chính xác nhữngthông tin liên quan như địa điểm thuê mặt bằng , việc đặt mua xe và làm thủ tụcđăng kí kinh doanh có diễn ra đúng thời hạn và sau đó phải kiểm tra lại nhữngthông tin liên quan đó để từ đó có được những nhận định ban đầu về các điều kiệnthuận lợi hay khó khăn của dự án
d Tiêu chuẩn chất lượng:
- Tuân thủ những điều khoản đã kí kết hợp đồng thuê mặt bằng;
- Chấp hành đúng những quy định của luật kinh doanh;
- Chất lượng phải tốt, đáp ứng mong đợi của khách trong nước và khách du lịch
Trang 13Trong suốt quátrình thực hiện
Kế hoạch kiểm soát chất lượng
Giám sát
Giám sát các công việc của dự án như khảosát, thuê mặt bằng, mua xe, mua thiết bị, tântrang, quảng cáo,… xem đã tuân thủ các yêucầu chất lượng hay chưa và tìm biện pháp đểloại bỏ, khắc phục các khâu yếu kém
Trong suốt quátrình thực hiện
dự án
5 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ NHÂN LỰC
Sơ đồ cơ cấu tổ chức dự án
Người quản lý chung
Người quản lý
Trang 14Mô tả công việc, vai trò, trách nhiệm, yêu cầu của từng vị trí
01 người quản lý chung và làm thủ tục pháp lý:
- Yêu cầu cơ bản:
+ Có khả năng lãnh đạo, quản lý
+ Có hiểu biết về các trình tự pháp lý cần thiết trong lĩnh vực kinh doanh du lịch.+ Có tinh thần trách nghiệm và kiến thức cơ bản về du lịch
- Ngoài những yêu cầu chuyên môn, người quản lý dự án cần phải có những đứctính như sau:
+ Lắng nghe ý kiến của nhân viên
+ Tạo động lực để nhân viên làm việc tốt nhất
+ Đặt ra mục tiêu công việc và tiêu chuẩn đánh giá thành tích rõ ràng
- Mô tả công việc:
Người quản lý chung là người chỉ huy toàn bộ, quyết định các vấn đề chính của
dự án, phân công chức năng cụ thể cho các bộ phận khác, đồng thời có nhiệm vụ giữvai trò liên kết chính giữa các thành viên nhóm với nhau Các điều chỉnh trong quátrình thực hiện cũng sẽ do người quản lý quyết định sau khi tổng hợp các ý kiến, thôngtin của các thành viên Cụ thể là:
+ Thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết đảm bảo cho dự án được tiến hành liên tục.+ Xây dựng kế hoạch tổng thể
+ Phân tách công việc cho từng thành viên và ấn định thời gian cụ thể cho từng người.+ Thu thập, xử lý thông tin do các thành viên cung cấp
Trang 15+ Tổ chức cuộc họp giữa các thành viên.
+ Thực hiện các điều chỉnh cần thiết về công việc và nhân sự
+ Kiểm tra điều hành tiến độ công việc của các thành viên
+ Đưa ra các quyết định cuối cùng về tổng quan dự án
+ Quyết định WBS, sơ đồ mạng và biểu đồ Gantt
+ Kiểm tra, giám sát tiến độ và chất lượng làm việc của các thành viên
+ Bàn giao dự án cho phía đối tác
01 người khảo sát thị trường và đi thuê mặt bằng:
- Yêu cầu cơ bản:
+ Có hiểu biết cơ bản về đàm phán hợp đồng
+ Khả năng tập trung cao, chú ý đến chi tiết và kiên trì, tỉ mỉ
+ Có kĩ năng giao tiếp tốt, năng động
+ Tình thần học hỏi cao và kiến thức rộng trong một số lĩnh vực liên quan như: kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, thống kê học…
+ Trung thực, có trách nhiệm, làm việc hiệu quả
- Mô tả công việc:
+ Xây dựng các phương pháp và thủ tục thu thập thông tin, tổ chức khảo sát thịtrường bằng điện thoại, thư, internet để ước đoán sở thích của khách hàng Bằngphỏng vấn cá nhân tại các địa điểm du lịch trong thành phố, đưa ra các kết luậncác đề xuất về địa điểm phù hợp cho dự án và chiến lược kinh doanh cho ngườiquản lý chung dựa trên các kết quả nghiên cứu thị trường
+ Sau khi xác định được địa điểm thích hợp, đại diện cho nhóm dự án kết kí kết hợp đồng với chủ nhà và chịu mọi trách nhiệm với chủ nhà
01 người quản lý tài chính:
- Yêu cầu cơ bản:
+ Ngay thẳng, trung thực trong công việc
+ Có kinh nghiệm trong quản lý tài chính
+ Xử lí linh hoạt các tình huống xảy ra
+ Có chuyên môn giỏi về kế toán cũng như lập, phân tích báo cáo tài chính
- Mô tả công việc:
+ Dự tính các chi phi phát sinh trong quá trình quản lý và thực hiện dự án bao gồm cả chi phí dự phòng
Trang 16+ Nghiên cứu giá cả thị trường để tính toán chi phí hợp lý.
+ Huy động số vốn cần thiết từ các thành viên trong nhóm dự án
+ Sau khi tiếp nhận vốn, có trách nhiệm phân bổ chi phí cho các thành viên làm việc theo phương án dự tính chi phí đã lập
+ Quản lý nguồn tài chính của dự án và đưa ra các quyết định giải ngân phù hợp với lịch trình của dự án
+ Báo cáo những thay đổi trong quyết định tài chính với người quản lý chung.+ Thực hiện quyết toán toàn bộ chi phí của dự án vào ngày cuối cùng
+ Lập báo cáo tài chính cho nhóm dự án vào ngày kết thúc dự án
02 người chịu trách nhiệm về việc thuê nhân công tân trang mặt bằng và mua sắm đồ:
- Yêu cầu cơ bản:
+ Hiểu rõ thị trường
+ Hiểu rõ về các nghiệp vụ liên quan
+ Làm việc có trách nghiệm, trung thực, hiệu quả
- Mô tả công việc:
+ Tiến hành khảo giá thị trường để tìm kiếm được đội ngũ phù hợp, chuyênnghiệp cho việc tân trang mặt bằng và nhà cung cấp tốt nhất các trang thiết bịcần thiết cho dự án
+ Kiểm tra chất lượng làm việc của đội ngũ đã thuê
+ Theo dõi tiến độ công việc đảm bảo tuân thủ đúng lịch trình và trong phần kinh phí được phân bổ
+ Báo cáo kết quả kịp thời cho người quản lý chung
01 người quảng cáo, PR:
- Yêu cầu cơ bản:
+ Có ý tưởng tốt, khả năng sáng tạo tốt
+ Nắm bắt được xu hướng thiết kế
+ Trung thực và luôn có tinh thần trách nhiệm trong công việc
- Mô tả công việc:
+ Lập kế hoạch marketing ngắn hạn, lên ý tưởng cho các chương trình khuyến mại, quảng cáo phù hợp
Trang 17+ Thiết kế, xuất bản biển quảng cáo, đồng phục nhân viên, các poster, tờ rơi, danh thiếp,…
+ Triển khai thi công, duy trì hình ảnh quảng cáo trong phần kinh phí được phân bổ.+ Báo cáo tiến trình, kết quả cho người quản lý chung
Ma trận trách nhiệm
Mã
CV Công việc Trách nhiệm trực tiếp Phê duyệt
1 Khảo sát thị trường Nguyễn Thành A Trần H
Trang 186 KẾ HOẠCH THÔNG TIN
Yêu cầu trao đổi thông tin
Bên hữu
quan
Vai trò đối với dự
án Thông tin cần cung cấp
Mức độ thường xuyên cần thông
tin
Chủ đầu
tư
- Cung cấp nguồnvốn để tiến hành dựán
- Đưa ra các ý tưởngban đầu cho dự án
- Cầu nối giữa chủđầu tư với các thànhviên dự án và cácthành viên dự án vớinhau
- Phân tách công việc vànguồn lực cho từng thànhviên
- Tiến trình thực hiện củatừng công việc và toàn dựán
- Giải pháp cho nhữngthay đổi bất ngờ
- Yêu cầu của chủ đầu tư
Thường xuyên trong suốt vòng đời dự án
Thànhviên nhóm
dự án
Hạt nhân của dự án,trực tiếp thực hiện
dự án
- Tình hình hoàn thànhmức độ công việc đượcgiao
- Những sự cố bất ngờ vànhững sai sót trong quátrình thực thi công việcđược giao
Thường xuyên trong suốt vòng đời dự án
Chínhquyền địa
phương
Cấp giấy phép kinhdoanh và các giấy tờcần thiết khác để dự
án được tiến hành
Trình tự và các thủ tục cóliên quan đến việc cấpgiấy phép kinh doanh cho
dự án
Không thườngxuyên (cần thông tintrước và trong khilàm thủ tục pháp lý)Các nhà
- Nhà cung cấp dịchvụ
- Hợp đồng cho thuê vàcác giấy tờ chứng minhviệc cho thuê là hợp pháp
- Bảng kê giá nhà đất vàcác trang thiết bị, dịch vụ
có liên quan đến dự án
Khá thường xuyêntrong giai đoạn pháttriển của dự án
Trang 19Kế hoạch trao đổi thông tin
STT Loại thông tin Chịu trách nhiệm
thực hiện
Bên nhận thông
tin
Thời gian Phương thức
1 Thông tin nội bộ:
nhà đầu tư, banquản lý và thànhviên nhóm dự án
Những người thamgia dự án, cụ thể:
nhà đầu tư, banquản lý và thànhviên nhóm dự án
Từ 12/12/2012đến 29/01/2013
- Thông qua các cuộc họp, gặp gỡ trực tiếp
- Truyền tin qua email, điện thoại trực tiếp, mạng nội bộ,…
2 Thông tin thông thường:
- Các nhà cung cấp
Thành viên nhóm
dự án
Từ 26/12/2012đến 29/01/2013
- Thông qua gặp gỡ trực tiếp
- Qua sách báo, các phương tiệntruyền thông đại chúng khác,…
- Tiến hành khảo sát định kì, thamkhảo, cập nhật thông tin từ nhiềunguồn
16
Trang 207 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ RỦI RO
Bảng nhận diện rủi ro
Rủi ro vượt mức độ đầu tư
Phát sinh tăng giá nhân công, mức độsai lệch của các yếu tố so với dự kiếnban đầu của dự án
A
Rủi ro về tài chính Thiếu vốn B
Rủi ro bất khả kháng Thời tiết xấu, thiết bị không về kịp C
Rủi ro do lựa chọn Lựa chọn mặt bằng, địa điểm chưa
Rủi ro do sức mua Chưa nghiên cứu rõ nhu cầu cung
cầu trên thị trường E
Rủi ro do cạnh tranh Cạnh tranh với cùng dịch vụ hoặc
Rất cao 100 Khả năng xảy ra rất cao, với mọi tình trong dự
án rủi ro vẫn có thể xảy ra