Luận văn hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty in công đoàn VN

Phần ICơ sở lý luận của hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động trong các doanh nghiệp sản xuất 1- Vật liệu và công cụ, dụng cụ VL,CCDC và s

mục lục

Mở Đầu 3

Phần I 4

Cơ sở lý luận của hạch toán vật liệu và công cụ, 4

dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng 4

vốn lu động trong các doanh nghiệp sản xuất 4

1- Vật liệu và công cụ, dụng cụ (VL,CCDC) và sự cần thiết phải tổ chức hạch toán VL, CCDC trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh 4

1.1- Khái niệm và đặc điểm 4

1.2- Yêu cầu quản lý VL,CCCD 4

1.3- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán VL,CCDC trong quá trình sản xuất kinh doanh 5

1.4- Nhiệm vụ của công tác hạch toán VL, CCDC 5

2- Phân loại và tính giá VL, CCDC 5

2.1- Phân loại vật liệu 5

2.2- Tính giá VL, CCDC 8

3- Hạch toán VL, CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất 13

3.1- Chứng từ kế toán 13

3.2- Hạch toán chi tiết VL, CCDC 14

3.3- Hạch toán tổng hợp VL, CCDC 20

3.4 - Hạch toán kiểm kê VL, CCDC 35

3.5 - Hạch toán dự phòng giảm giá VL, CCDC tồn kho 36

4- Tổ chức ghi sổ tổng hợp theo các hình thức sổ 37

4.1- Hình thức sổ Nhật ký - Sổ Cái 38

4.2- Hình thức sổ Nhật ký chung 38

4.3- Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ 39

4.4- Hình thức sổ Nhật ký chứng từ 39

5- Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng VL, CCDC với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động 40

5.1- Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu 40

5.2- Vốn lu động và sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động42 5.3- Các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lu động 42

5.4- Mối quan hệ giữa tăng cờng quản lý trong công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng vật t với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động 43

Phần thứ hai 45

Thực trạng hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ 45

với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động 45

tại Công ty in Công đoàn Việt Nam 45

1 - Khái quát chung về Công ty In Công đoàn Việt Nam 45

1.1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty In Công đoàn Việt Nam 45

1.2 - Đặc điểm quy trình công nghệ 46

3 - Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh 50

1.4 - Đặc điểm tổ chức quản lý 51

1.5- Đặc điểm kế toán của công ty 55

2 - Thực trạng hạch toán VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn Việt Nam 61

2.1- Đặc điểm và phân loại VL, CCDC tại công ty 61

2.2- Tính giá VL, CCDC tại công ty 61

2.3- Trình tự hạch toán VL, CCDC 62

2.4- Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty In Công đoàn Việt Nam 85

Phần III 92

một số đánh giá và kiến nghị nhằm hoàn thiện 92

công tác hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ 92

với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động 92

tại Công ty in Công đoàn việt Nam 92

1- Đánh giá thực trạng công tác hạch toán VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn Việt Nam 92

2- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn Việt Nam 93

2.1- Phơng pháp hạch toán chi tiết 93

2.2- Tài khoản sử dụng và công tác hạch toán VL, CCDC 97

2.3- Hình thức sổ kế toán áp dụng 101

2.4- Tổ chức công tác kế toán tại công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán 101

2.5- Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động 102

Kết luận 103

Tài liệu tham khảo 103

Mở Đầu

Lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của mỗi doanh nghiệp Để đạt đợc mục tiêu nàydoanh nghiệp phải đảm bảo sao cho chi phí sản xuất ra sản phẩm là thấp nhất, mà cụthể ở đây doanh nghiệp phải quan tâm đến hai yếu tố không thể thiếu trong quá trìnhsản xuất ra sản phẩm: vật liệu và công cụ, dụng cụ (VL, CCDC) Vật liệu là cơ sở vậtchất chủ yếu tạo nên sản phẩm, còn công cụ, dụng cụ là t liệu lao động cần thiết phục

vụ cho quá trình sản xuất ra sản phẩm đó Do vậy công tác hạch toán VL, CCDC có ýnghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp Kết hợp với công tác hạch toán, doanhnghiệp cũng cần phải quan tâm đến tình hình sử dụng vốn lu động tại doanh nghiệp cóhợp lý không Điều này sẽ góp phần tích cực cho quá trình sản xuất và giảm bớt đợccác chi phí không đáng có của doanh nghiệp

Công ty In Công đoàn Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà nớc chuyên về in các

ấn phẩm nh sách, báo, tạp chí, Mặc dù quy mô của doanh nghiệp còn nhỏ nhng uy tíncủa công ty đang ngày càng đợc nâng cao, khách hàng đến với công ty ngày càngnhiều, chủng loại in ấn cũng ngày càng đa dạng hơn Để đáp ứng đợc nhu cầu cho sảnxuất đòi hỏi có rất nhiều loại vật t Bởi vậy, công tác quản lý và hạch toán VL, CCDCtại công ty khá phức tạp

Sau một thời gian thực tập tại Công ty In Công đoàn Việt Nam, nhận thức đợctính quan trọng của công tác hạch toán VL, CCDC và những vấn đề liên quan nên em

đã mạnh dạn chọn đề tài “Hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng caohiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty In Công đoàn Việt Nam” để nghiên cứu

Phần I

Cơ sở lý luận của hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động trong các doanh nghiệp sản xuất

1- Vật liệu và công cụ, dụng cụ (VL,CCDC) và sự cần thiết phải tổ chức hạch toán VL, CCDC trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh

1.1- Khái niệm và đặc điểm

1.1.1- Vật liệu

Một trong ba điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao động Vậtliệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh sắt, thép trongdoanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đónggiày, vải trong doanh nghiệp may mặc

Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khitham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộhoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.Xét về mặt giá trị, vật liệu khi xuất ra để sử dụng chuyển hết một lần vào chi phí

1.1.2 - Công cụ, dụng cụ

Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thờigian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định (giá trị < 5.000.000 đồng; thời gian sửdụng < 1 năm) Bởi vậy, công cụ, dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm nh tài sản cố định hữuhình (tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần trong quá trình

sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc h hỏng)

Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm của t liệu lao

động, những t liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn

đ-ợc coi là công cụ, dụng cụ:

Các loại bao bì dùng để chứa đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua,bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá; Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành

sứ, quần áo, giầy dép chuyên dùng để làm việc ; Các loại bao bì bán kèm theo hànghoá có tính giá riêng nhng vẫn tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị bao bì trongquá trình dự trữ, bảo quản hay vận chuyển hàng hoá; Các dụng cụ gá lắp chuyên dùngcho sản xuất; Các lán trại tạm thời, dàn giáo, công cụ trong ngành xây dựng cơ bản

1.2- Yêu cầu quản lý VL,CCCD

Để quản lý VL, CCDC đợc tốt phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu sau:

Trớc tiên, các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản VL, CCDC.Kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bốtrí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững vàthực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho Việc bố trí, sắp xếp

VL, CCDC trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việcnhập, xuất và theo dõi kiểm tra

Yêu cầu thứ hai là đối với mỗi loại VL, CCDC phải xây dựng định mức dự trữ,xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trờng hợp thiếu

VL, CCDC phục vụ sản xuất hoặc dự trữ VL, CCDC quá nhiều gây ứ đọng vốn Cùngvới việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao VL, CCDC là điềukiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán VL, CCDC Hệ thống các định mứctiêu hao VL, CCDC không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm

mà còn phải không ngừng đợc cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến

Cuối cùng cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật t, thủtục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết VL, CCDCtheo đúng chế độ quy định Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu VL, CCDC,xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng VL, CCDC trongtoàn doanh nghiệp và từng tổ, đội, phân xởng sản xuất

1.3- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán VL,CCDC trong quá trình sản xuất kinh doanh

Do VL, CCDC thuộc loại tài sản lu động, giá trị VL, CCDC thuộc vốn lu động

dự trữ của doanh nghiệp, VL, CCDC thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sảnxuất và tính giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thumua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng VL, CCDC trực tiếp tác động đến nhữngchỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, chỉtiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận, doanh lợi

Hạch toán nói chung là công cụ đắc lực của công tác quản lý kinh tế tài chính vàhạch toán VL, CCDC nói riêng là công cụ đắc lực của công tác quản lý vật liệu

Bởi vậy, tổ chức công tác hạch toán là điều kiện quan trọng không thể thiếu đợc

để quản lý VL, CCDC, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệucần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiệntợng h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuấtkinh doanh

1.4- Nhiệm vụ của công tác hạch toán VL, CCDC

Xuất phát từ vị trí, đặc điểm và yêu cầu quản lý VL, CCDC, công tác hạch toán

VL, CCDC có các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất lợng

và giá thành thực tế của VL, CCDC nhập kho

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị VL, CCDC xuất kho,kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao VL, CCDC

- Phân bổ hợp lý giá trị VL, CCDC sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sảnxuất kinh doanh

- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị VL, CCDC tồn kho, pháthiện kịp thời VL, CCDC thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biệnpháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra

2- Phân loại và tính giá VL, CCDC

2.1- Phân loại vật liệu

Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặctrng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán

Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, những vật liệu sử dụng cho quá trình sảnxuất kinh doanh thờng bao gồm nhiều loại khác nhau với những vai trò, công dụngriêng Do vậy phân loại vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức tốt công tác quản lý vàhạch toán vật liệu.

Có nhiều cách phân loại NVL khác nhau:

• Căn cứ vào vai trò và công dụng:

Đây là cách phân loại vật liệu thông dụng nhất trong các doanh nghiệp Cáchphân loại này dựa vào vai trò và công dụng thực tế của vật liệu trong quá trình sản xuấtkinh doanh để phân ra thành các loại vật liệu sau:

- Nguyên liệu và vật liệu chính là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến

sẽ cấu thành nên hình thái vật chất cụ thể của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm muavào):

+ Nguyên liệu là những thứ cha qua chế biến công nghiệp nh mủ cao su, mía,

cà phê, quặng, than đá, dầu mỏ dùng để tạo sản phẩm trong ngành công nghiệp chếbiến

+ Vật liệu chính là những thứ đã qua một hoặc công đoạn chế biến công

nghiệp nh sắt, đờng, vải

- Vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng

kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩmhoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng

để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

- Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, than bùn, củi

(nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiện liệu lỏng) Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thựcchất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sảnxuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trongnền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khácvới các vật liệu phụ thông thờng Bao gồm dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy,thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau

- Phụ tùng thay thế là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng sửa chữa tài

sản cố định của doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dỡng sửa chữakhôi phục năng lực hoạt động của tài sản cố định đòi hỏi các doanh nghiệp phải muasắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế

- Thiết bị và vật liệu thiết bị đầu t xây dựng cơ bản là các loại vât liệu và thiết bị

(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) phục vụ cho hoạt động đầu txây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: bao gồm

+ Phế liệu là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh hay

thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt )

+ Các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói,các loại vật t đặc chủng

Cách phân loại vật liệu nh trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sảnxuất kinh doanh, tuy nhiên cũng có trờng hợp cùng một loại vật liệu ở một doanhnghiệp có lúc đợc sử dụng nh vật liệu chính, do đó khi phân loại vật liệu cần phải căn

cứ vào vai trò, tác dụng chính của chúng Đồng thời, việc phân loại vật liệu theo tiêuthức này sẽ giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp I, cấp II theo từng loại vật liệu

và theo dõi chi tiết từng loại nguyên, vật liệu về tình hình hiện có và sự biến động củacác loại vật liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Từ

đó có biện pháp cụ thể thích hợp trong tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loạivật liệu

• Căn cứ vào nguồn hình thành:

- Vật liệu mua ngoài là những loại vật liệu do doanh nghiệp mua trên thị trờng

đợc sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp

- Vật liệu tự sản xuất là các vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và đợc sử dụng

ngay trong quá trình sử dụng của doanh nghiệp

- Vật liệu từ nguồn khác nh nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, tặng thởng

Với cách phân loại này kế toán sẽ theo dõi đợc dễ dàng hơn tình hình nhập khonguyên vật liệu và tình hình thanh toán tiền mua nguyên vật liệu với ngời bán, từ đógiúp cho việc tính giá vật liệu và định khoản chính xác, đáp ứng đợc yêu cầu đặt ra với

kế toán nguyên vật liệu

• Căn cứ vào quyền sở hữu:

- Vật liệu tự có: gồm các loại vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.

- Vật liệu của bên ngoài: đó là các vật liệu nhận gia công chế biến hay giữ hộ.

Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu giúp cho việc quản lý các loại vật liệu hiện

có của doanh nghiệp thuận tiện hơn và xác định rõ ràng trách nhiệm của doanh nghiệp

đối với các loại vật liệu

Tóm lại, các cách phân loại vật liệu nh đã nêu ở trên đều phục vụ cho công tácquản lý và hạch toán vật liệu Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cách phân loại phù hợpvới điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình Tuy nhiên đểquản lý tốt nguyên vật liệu thì ngoài việc phân loại, doanh nghiệp phải lập “Sổdanh điểm vật liệu” (Bảng số 1) Sổ này dùng để thống nhất tên gọi, quy cách phẩmchất, đơn vị tính, mã số, đơn giá hạch toán của các loại vật liệu

“Sổ danh điểm vật liệu” đợc sử dụng thống nhất trong phạm vị doanhnghiệp, nhằm đảm bảo cho các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp phối hợp chặtchẽ trong công tác quản lý vật liệu; mặt khác, nó giúp cho công tác hạch toán vậtliệu dễ dàng, thuận tiện và là điều kiện cần thiết để tiến hành hiện đại hoá côngtác hạch toán vật liệu

2.2- Tính giá VL, CCDC

Tính giá VL, CCDC là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán VL,CCDC Tính giá VL, CCDC là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theonhững nguyên tắc nhất định Trong đó nguyên tắc cơ bản nhất trong công tác hạch toán

VL, CCDC ở các doanh nghiệp công nghiệp là tính giá VL, CCDC theo giá thực tế Giáthực tế của VL, CCDC là các loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệchứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra chúng Tuỳ theo doanhnghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơng pháp trực tiếp mà giá thực tế cóbao gồm cả thuế GTGT hay doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

mà giá thực tế không bao gồm thuế GTGT

Trờng hợp VL, CCDC có nhiều loại, nhiều thứ và thờng xuyên biến động trongquá trình sản xuất kinh doanh mà công tác kế toán đòi hỏi phải phản ánh kịp thời tìnhhình biến động và số liệu hiện có của VL, CCDC thì có thể sử dụng giá hạch toán

Việc tính giá VL, CCDC đợc thực hiện chính xác giúp cho kế toán tính đúng,tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm và xác định chính xác giá trị tơng ứng với số l-ợng VL, CCDC tồn kho

2.2.1- Tính giá nhập VL, CCDC

Theo nguyên tắc chung, giá trị của VL, CCDC nhập kho đợc xác định theo giáthực tế và tuỳ thuộc vào nguồn nhập VL, CCDC mà phơng pháp xác định cụ thể sẽkhác nhau:

• Đối với VL, CCDC mua ngoài

Giá thực tế Giá mua thuế Các chi phí Các khoản giảm giá

VL, CCDC = ghi trên + nhập khẩu + thu mua - hàng mua

nhập kho hóa đơn (nếu có) thực tế đợc hởng

Các chi phí thu mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viênthu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt l ukho, lu hàng, lu bãi

Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ giá thực tếkhông bao gồm thuế GTGT; còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháptrực tiếp giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT

• Đối với VL, CCDC tự sản xuất

Giá thực tế VL, CCDC nhập kho tính theo giá thành sản xuất thực tế

Giá thực tế VL, CCDC nhập kho = Giá VL, CCDC xuất chế biến + Chi phí chế biến

• Đối với VL, CCDC thuê ngoài chế biến

Giá thực tế Giá Chi phí Chi phí

VL, CCDC = VL, CCDC + thuê + vận chuyển

nhập kho xuất chế biến chế biến bốc dỡ

• Đối với VL, CCDC nhận của nhà nớc cấp

Giá thực tế VL,CCDC nhập kho chính là giá VL,CCDC ghi trên biên bản bàn giao vốn

• Đối với VL, CCDC nhận của các bên góp vốn liên doanh, các cổ đông góp vốn

Giá thực tế VL, CCDC nhập kho chính là giá do hội đồng định giá xác định

• Đối với VL, CCDC đợc tặng thởng, biếu tặng

Giá thực tế VL, CCDC nhập kho đợc tính theo giá tham khảo trên thị trờng

• Đối với VL, CCDC là phế liệu thu hồi

Giá thực tế VL, CCDC nhập kho có thể là giá kế hoạch hay ớc tính hay gia thamkhảo trên thị trờng

Việc quy định rõ ràng trong tính giá VL, CCDC nhập kho nh trên giúp cho kếtoán xác định đúng giá trị VL, CCDC nhập kho hay xuất sử dụng ngay cho sản xuất

2.2.2- Tính giá xuất VL, CCDC

Việc tính giá VL, CCDC xuất kho cũng tuân theo nguyên tắc tính theo giá thực

tế nh trong tính giá VL, CCDC nhập kho Tuy nhiên, khác với VL, CCDC nhập kho tínhgiá theo nguồn nhập, cách tính giá VL, CCDC xuất kho phải còn tuỳ thuộc vào đặc

điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, từng ngành nghề, vào yêu cầu quản lý và trình

độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán trong các doanh nghiệp Các doanh nghiệp có thể sửdụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu cóthay đổi phải giải thích rõ ràng

• Phơng pháp giá thực tế bình quân

Theo phơng pháp này, giá thực tế VL, CCDC xuất dùng trong kỳ đợc tính theogiá trị bình quân (bình quân đầu tháng, bình quân gia quyền và bình quân sau mỗi lầnnhập)

* Phơng pháp giá thực tế bình quân đầu kỳ

Thực chất là lấy giá thực tế bình quân của mỗi loại VL, CCDC tồn kho ở đầu kỳnày hay cuối kỳ trớc làm đơn giá tính giá trị xuất kho của VL, CCDC đó trong kỳ này Giá đơn vị Giá TT VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)

thực tế bình quân =

-đầu kỳ Số lợng TT VL, CCDC tồn kho -đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)Phơng pháp trên mặc dầu khá đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình hìnhbiến động VL, CCDC trong kỳ nhng lại không chính xác vì không tính đến sự biến

động giá cả vật liệu kỳ này

* Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền (còn đợc gọi là phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ)

Trong kỳ, khi xuất VL, CCDC ra sử dụng cha thể tính đợc ngay giá trị VL,CCDC xuất kho mà phải đợi đến cuối tháng mới tính giá bình quân VL, CCDC

Giá đơn vị TT Giá TT VL,CCDC tồn đầu kỳ + Giá TT VL,CCDC nhập trong kỳ bình quân = - gia quyền Số lợng VL,CCDC tồn đầu kỳ + Số lợng VL,CCDC nhập trong kỳ

Phơng pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tuy không phức tạp lắm, giá VL,CCDC xuất kho trong tháng khá chính xác (nên thờng đợc sử dụng) nhng công việctính toán phải dồn đến cuối kỳ, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung Phơngpháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm VL, CCDC, số lần nhậpxuất nhiều

* Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn)

Nội dung của phơng pháp này là cứ sau mỗi lần nhập kho VL, CCDC kế toántính lại giá thực tế VL, CCDC bình quân sau lần nhập kho đó Căn cứ giá đơn vị bìnhquân và lợng VL, CCDC xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tếcủa VL, CCDC xuất kho

Giá đơn vị TT Giá TT VL,CCDC tồn trớc khi nhập + Giá TT VL,CCDC mới nhập bình quân = -sau mỗi lần nhập Số lợng TT VL,CCDC tồn trớc khi nhập + Số lợng VL,CCDC mới nhập

Đây là phơng pháp tính giá đơn vị thực tế bình quân chính xác nhất trong ba

ph-ơng pháp tính giá thực tế bình quân đã nêu Phph-ơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểmcủa cả hai phơng pháp trên là xác định đợc ngay giá trị VL, CCDC xuất dùng với độchính xác cao, tuy nhiên việc tính toán rất phức tạp và mất nhiều công sức khiến chophơng pháp này không thể đợc áp dụng một cách rộng rãi Phơng pháp giá thực tế đơn

vị bình quân sau mỗi lần nhập thờng chỉ áp dụng trong các doanh nghiệp có ít chủngloại VL, CCDC và có sử dụng kế toán máy

• Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO)

Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc tính giá VL, CCDC xuất kho trên cơ sở giả định

VL, CCDC nào nhập kho trớc thì sẽ đợc xuất dùng trớc, lợng VL, CCDC xuất khothuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó Phơng pháp này áp dụng ởcác doanh nghiệp có ít danh điểm VL, CCDC với số lần xuất kho của mỗi danh điểmkhông nhiều.

• Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này tính giá VL, CCDC xuất kho trên cơ sở giả định lô VL, CCDCnào nhập kho sau thì đợc xuất trớc, vì vậy việc tính giá VL, CCDC xuất ngợc lại với ph-

ơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên

• Phơng pháp giá thực tế đích danh

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêngtừng lô VL, CCDC nhập kho, vì vậy khi xuất lô nào đó thì sẽ tính theo giá đích danhcủa lô đó Phơng pháp giá thực tế đích danh thờng đợc áp dụng cho các doanh nghiệpnhập VL, CCDC thờng xuyên và xuất ngay sau khi nhập hoặc khoảng cách giữa lầnnhập và lần xuất của cùng một lô hàng là rất gần nhau Việc áp dụng phơng pháp tínhgiá này đem lại độ chính xác cao nhng đòi hỏi doanh nghiệp phải có điều kiện quản lýtốt VL, CCDC

• Phơng pháp tính giá trị VL, CCDC tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối cùng

Phơng pháp này không đòi hỏi phải xác định đợc lợng VL, CCDC xuất kho nhcác phơng pháp trên Do trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại VL,CCDC với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất dùng thờng xuyên, cácdoanh nghiệp không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho nên việc tính giá

đợc tiến hành cho số lợng VL, CCDC tồn kho thực tế cuối kỳ và sau đó mới xác định

đ-ợc giá thực tế của VL, CCDC xuất trong kỳ

Giá thực tế Số lợng Đơn giá

VL, CCDC = VL, CCDC x VL, CCDC

tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối

Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế

về VL, CCDC, khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ về nhập, xuất, tồnkho VL, CCDC theo giá hạch toán

Giá hạch toán Số lợng Đơn giá

VL, CCDC = VL, CCDC x hạch

nhập (xuất) nhập (xuất) toán

Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực

tế theo các bớc sau:

Xác định hệ số giá của từng loại VL, CCDC:

Hệ Giá TT VL, CCDC tồn đầu kỳ + Giá TT VL, CCDC nhập trong kỳ

số = giá Giá HT VL, CCDC tồn đầu kỳ + Giá HT VL, CCDC nhập trong kỳ

-Xác định giá thực tế VL, CCDC xuất trong kỳ:

Giá thực tế Giá hạch toán Hệ

VL, CCDC = VL, CCDC x số

xuất trong kỳ xuất trong kỳ giá

Việc tính giá theo phơng pháp giá hạch toán đợc thể hiện thông qua Bảng kê số 3

- Tính giá thành vật liệu và công cụ, dụng cụ (Bảng số 2):

-liệu chính cụ

I Tồn kho đầu tháng

II Nhập kho trong tháng

III Tồn kho đầu tháng và

nhập kho trong tháng (I+II)

IV Hệ số giá

V Xuất dùng trong tháng

VI Tồn kho cuối tháng

Ưu điểm của phơng pháp này là đảm bảo mối quan hệ giữa hiện vật và giá trị,hạch toán chặt chẽ, kịp thời vì phải theo dõi chi tiết từng lần nhập kho, dễ làm, dễ tínhtoán, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp với mọi trình độ kế toán Đây là ph ơngpháp mềm dẻo vì dễ vận dụng để điều chỉnh kết quả kinh doanh Nhợc điểm của phơngpháp này là không theo dõi kịp thời giá thực tế của VL, CCDC xuất kho và tồn kho,thêm vào đó công việc kế toán thờng tập trung vào cuối tháng

3- Hạch toán VL, CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất

3.1- Chứng từ kế toán

Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật t để xác định cácchứng từ kế toán cần sử dụng doanh nghiệp Thông thờng các doanh nghiệp sử dụngcác chứng từ bắt buộc sau:

Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT

Phiếu xuất kho - Mẫu số 02-VT

Thẻ kho - Mẫu số 06-VT

Biên bản kiểm kê vật t - Mẫu số 08-vật t

Ngoài ra, tuỳ theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng nh

điều chuyển vật t nội bộ thì sử dụng thêm “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” Mẫu số 03-VT Nếu vật t đợc sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có thể sửdụng “Phiếu xuất vật t theo hạn mức” - Mẫu số 04-VT Doanh nghiệp có thể sử dụngcác chứng từ nh: “Biên bản kiểm nghiệm vật t” - Mẫu số 05-VT, “Phiếu báo vật t cònlại cuối kỳ” - Mẫu số 07-VT hay những chứng từ riêng của doanh nghiệp để có thể cóthêm những thông tin và chỉ tiêu cần thiết Khi xuất bán vật t doanh nghiệp sử dụng

-“Hoá đơn bán hàng ” - Mẫu số 02/GTGT nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếphoặc “Hoá đơn (GTGT)” - Mẫu số 01/GTGT nếu tính thuế GTGT theo phơng phápkhấu trừ

Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụthể cho từng ngời lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ Sự thống nhất giữa các bộphận liên quan nh vật t, kế hoạch, tài vụ, là rất quan trọng Từ đó quy định từng chứng

từ vật t cụ thể đợc luân chuyển từ bộ phận phụ trách vật t đến thủ kho, kế toán và bộ

phận lu trữ chứng từ nh thế nào Chuẩn bị tốt khâu hạch toán ban đầu về vật t sẽ tạothuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết vật t.

3.2- Hạch toán chi tiết VL, CCDC

Hạch toán chi tiết VL, CCDC là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ sự biến

động của VL, CCDC về cả hiện vật và giá trị, từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho nhàquản lý và đợc thực hiện ở cả hai nơi: kho vật t và phòng kế toán VL, CCDC trong mộtdoanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó cóthể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán VL, CCDC phải đảm bảo theo dõi đ -

ợc tình hình biến động của từng loại VL, CCDC luôn luôn là một đòi hỏi cấp bách đốivới những ngời làm công tác kế toán

3.2.1- Phơng pháp thẻ song song

Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho VL,CCDC, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ở phòng kế toán phải mởthẻ kế toán chi tiết VL, CCDC để ghi chép cả về số lợng và giá trị

Tại kho:

Thẻ kho - Mẫu số 06-vật t (Bảng số 3) do kế toán lập theo mẫu quy định thốngnhất cho từng danh điểm VL, CCDC và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ

đăng ký thẻ kho Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi

số lợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuấthoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho mộtdòng Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thựcxuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần Thủ khophải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho

để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau, hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngàymột lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho vềphòng kế toán

Tại phòng kế toán:

Kế toán phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết (Bảng số 4) cho từng danh điểm VL, CCDC tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Sổ, thẻ kế toán chi tiết VL, CCDC có nội dung

nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của VL, CCDC Hàng ngày hay định kỳ 3,

5 ngày một lần, nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến nhân viên

kế toán VL, CCDC phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan (nh Hoá đơn mua hàng, Phiếu mua hàng, Hợp đồng vận chuyển ) ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết VL, CCDC liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho

Bảng số 4:

Đơn vị:

Sổ chi tiết vật t (sản phẩm, hàng hoá) Năm

Tài khoản:

Tên kho:

Tên, quy cách vật liệu (sản phẩm, hàng hoá):

Đơn vị tính:

Số d đầu năm

Cộng tháng

Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm VL, CCDC Số lợng VL, CCDC tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải đợc đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tơng ứng Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực

Để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi

đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết VL, CCDC lập Bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho VL, CCDC (Bảng số 5) Số liệu của

bảng này đợc đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá

VL, CCDC

Bảng số 5:

Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn VL, CCDC

Danh điểm Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng

Phơng pháp thẻ song song là một phơng pháp đơn giản, dễ làm tuy nhiên trong

điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phơng pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùnglặp

Quá trình hạch toán chi tiết VL, CCDC theo phơng pháp thẻ song song có thểkhái quát theo sơ đồ sau:

Đối chiếu, kiểm tra

3.2.2- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớcphơng pháp thẻ song song

Tại kho:

Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở Thẻ kho(Bảng số 3) để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng phápthẻ song song trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu

Thay bằng việc mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu chỉ mở một quyển “Sổ đối chiếuluân chuyển” (Bảng số 6) để hạch toán từng danh điểm vật liệu trong từng kho Sổ đốichiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vàocuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh

điểm vật liệu Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi trên một dòng trên sổ đối chiếu luânchuyển

Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” để đốichiếu với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sôt này để đốichiếu với kế toán tổng hợp

áp dụng đối chiếu tổng mức luân chuyển công việc ghi chép kế toán chi tiết theotừng danh điểm vật liệu đợc giảm nhẹ nhng toàn bộ công việc ghi chép tính toán, kiểmtra đều phải dồn vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàngtháng thờng bị chậm chễ

Bảng số 6:

Sổ đối chiếu luân chuyển

Sơ đồ khái quát trình tự hạch toán theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:Sơ đồ 2:

ợc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra th ờngxuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác,kịp thời Theo phơng pháp này công việc hạch toán đợc tiến hành cụ thể nh sau:

Tại kho:

Chứng từ nhập

Chứng từ xuất

Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh các phơngpháp trên.

Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày (theo quy định thống nhất của doanh nghiệp).Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phátsinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định Căn cứ vào kết quảphân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ, trong đó kê rõ số lợng, số hiệu cácchứng từ của từng loại vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ (Bảng số 7) phải lập riêng chophiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản Phiếu này sau khi lập xong đợc đínhkèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán

Bảng số 7:

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Số danh Tên, quy cách, Phiếu nhập Số Đơn Thành tiền

điểm VL chủng loại vật t Số NT lợng giá

Ghi chú: Phiếu giao nhận chứng từ xuất đợc lập tơng tự

Ngoài công việc hàng ngày nh trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào cácthẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra, ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh

điểm vật liệu vào Sổ số d (Bảng số 8) Sổ số d do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cảnăm và giao cho thủ kho trớc ngày cuối tháng Trong sổ số d các danh điểm vật liệu đợc

in sẵn, sắp xếp theo thứ tự nh thứ tự trong từng nhóm và loại vật liệu Ghi Sổ số d xongthủ kho chuyển giao Sổ số d cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thờng xuyên (hàngngày hoặc định kỳ) xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủkho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ

Bảng số 8:

Sổ số d

Năm NKho:

Danh Tên, chủng loại Đơn vị Định mức

dự trữ Số d đầu năm Số d cuối tháng1

điểm quy cách vật t tính Thấp

nhất nhấtcao SL Tiền SL Tiền

CộngXác nhận của kế toán

Tại phòng kế toán:

Nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toántiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan Sau đó kế toán tínhgiá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất khotheo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Căn cứvào phiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giá kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất vàtồn kho vật liệu (Bảng số 9) Bảng này đợc mở cho từng kho, số cột trong các phầnnhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhậnchứng từ Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế đợc sử dụng để

đối chiếu với số d bằng tiền trên Sổ số d và với bảng kê tính giá vật liệu của kế toántổng hợp

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra

đo, đong đếm, ớc lợng VL, CCDC tồn kho cuối kỳ Tơng ứng với hai phơng thức kiểm

kê trên, trong kế toán tổng hợp về VL, CCDC nói riêng và hàng tồn kho nói chung cóhai phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK)

3.3.1- Hạch toán tổng hợp VL, CCDC theo phơng pháp KKTX

Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi và phản ánh thờng xuyên, liên tục, có

hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn của vật t, hàng hoá trên sổ kế toán

Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp KKTX các tài khoản kế toán hàng tồn khonói chung và tài khoản VL, CCDC nói riêng đợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hìnhbiến động tăng giảm của vật t, hàng hoá Vì vậy, vật t, hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán

có thể đợc xác định vào bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật t, hàng hoá tồn kho, sosánh đối chiếu với số liệu vật t, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệchphải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời

Phơng pháp KKTX áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thơngnghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn

3.3.1.1- Hạch toán tổng hợp nhập VL, CCDC theo phơng pháp KKTX

* Tài khoản sử dụng

Để hạch toán quá trình thu mua, nhập, xuất kho VL, CCDC theo phơng phápKKTX, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

• TK 151-Hàng mua đang đi đờng

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại nguyên vật liệu, công cụ,dụng cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sởhữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngờibán) hay đã về đến kho nhng đang chờ kiểm nhận nhập kho

- Giá trị hàng hoá, vật t còn đang đi đờng, cha về nhập kho đơn vị.

• TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của cácnguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳtheo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán

Bên Nợ:

- Trị giá thực tế của nguyên liệu,vật liệu nhập kho

- Trị giá của nguyên liệu, vật liệu thừa khi kiểm kê

Bên Có:

- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu mua về trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá

- Trị giá của nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê

D Nợ:

- Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho

• TK 153 - Công cụ, dụng cụ

Tài khoản 153 đợc dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động củacác loại công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp

Bên Nợ:

- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho

- Giá trị công cụ, dụng cụ cho thuê thu hồi về nhập kho

- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê

Bên Có:

- Trị giá thực tế của từng công cụ, dụng cụ xuất kho

- Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê

D Nợ:

- Giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho

TK 153 - Công cụ, dụng cụ đợc chia làm ba tiểu khoản:

- TK 1531 - Công cụ, dụng cụ

- TK 1532 - Bao bì luân chuyển

- TK 1533 - Đồ dùng cho thuê

• Một số tài khoản có liên quan khác nh: TK 331,TK 111, TK112, TK311,TK133,

* Trình tự hạch toán

a, Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph ơng pháp khấu trừ

Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phơngpháp khấu trừ (thực hiện việc mua bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán

đầy đủ), thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của VL, CCDC.

Nh vậy khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phần giá muacha thuế đợc ghi tăng giá VL, CCDC, còn phần thuế GTGT đầu vào đợc ghi vào số đợckhấu trừ

1 Tr ờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về

a, Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, ghi:

Nợ TK 152, 153 Giá thực tế VL, CCDC (chi tiết từng loại)

Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK liên quan: 331, 111, 112, 141 Tổng giá thanh toán

b, Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại(nếu có), ghi:

Nợ TK 331, 111, 112, 1388

Có TK 152, 153 (chi tiết từng loại) Số giảm giá hàng mua hoặchàng mua trả lại đợc hởng theo giá không có thuế

Có TK 133(1331) Thuế GTGT đợc khấu trừ (đối với hàng bán trả lại)

c, Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu mua hàng, ghi:

Nợ TK 331, 111, 112

Có TK 711

2 Tr ờng hợp hàng thừa so với hoá đơn

Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quanbiết để cùng xử lý Về mặt kế toán, ghi nh sau:

- Nếu nhập toàn bộ

Nợ TK 152 , 153 (chi tiết VL, CCDC) Trị giá toàn bộ số hàng (giá không

có thuế GTGT)

Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT tính theo số hoá đơn

Có TK 331 Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 3381 Trị giá số hàng thừa cha có thuế GTGT

Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:

+ Nếu trả lại cho ngời bán

Nợ TK 3381

Có TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) + Nếu đồng mua tiếp số thừa

Nợ TK 3381 Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT của hàng thừa

Có TK 331 Tổng giá thanh toán của số hàng thừa+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 3381

Có TK 721

- Nếu nhập theo số hoá đơn

Ghi nhận số nhập nh trờng hợp (1) ở trên Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi:

Nợ TK 002

Khi xử lý số thừa, ghi: Có TK 002

Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:

+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa

Nợ TK 152, 153 Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331 Tổng giá thanh toán số hàng thừa+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152, 153

Có TK 721

3 Tr ờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểmnhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ nh sau:

- Khi nhập

Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC)

Nợ TK 1381 Trị giá số thiếu

Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331 Trị giá thanh toán theo hoá đơn

- Khi xử lý:

+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu

Nợ TK 152, 153

Có TK 1381+ Nếu ngời bán không còn hàng

Nợ TK 331 Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán

Có TK 1381 Xử lý số thiếu

Có TK 133(1331) Số thuế GTGT của số hàng thiếu+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng

Nợ TK 1388, 334 Cá nhân phải bồi thờng

Có TK 133(1331) Thuế GTGT của số hàng thiếu

Có TK 1381 Xử lý số thiếu+ Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân

Nợ TK 821

Có TK 1381

4 Tr ờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp đồng

Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán, nghiệp vụ này đợchạch toán nh trờng hợp (1b)

5 Tr ờng hợp hàng về ch a có hoá đơn

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng cha có hoá đơn” Nếu trongtháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn cha về thìghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:

Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC)

Có TK 331Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằngmột trong ba cách:

- Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng.

- Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ

(nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thờng (nếu giá thực tế > giá tạm tính)

- Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi

lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng

Sang tháng sau, khi hàng về, ghi:

Nợ TK 152, 153 Nếu nhập kho (chi tiết VL, CCDC)

Nợ TK 621, 627 Xuất cho sản xuất ở phân xởng

- Thuê ngoài gia công chế biến

+ Chi phí gia công phải trả

Nợ TK 154

Có TK 111, 112, 331 + VL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến nhập kho

Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC)

Có TK 411

10

Nhập kho phế liệu thu hồi

Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) Giá trị thực tế của phế liệu thu hồi

Có TK 721 Phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định

Có TK 154 Phế liệu thu hồi từ VL, CCDC do doanh nghiệp tự sản xuất

Có TK 241 Thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ

11 Các tr ờng hợp tăng VL, CCDC khác

Ngoài nguồn VL, CCDC tăng do các nguyên nhân trên, VL, CCDC của doanhnghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh không sử dụng hết số xuất, đánh giátăng, thừa Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá VL, CCDC đều đợc ghi Nợ TK 152,

153 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng

Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) Giá thực tế VL, CCDC

Có TK 241 Nhập kho thiết bị xây dựng cơ bản

Ngoài các trờng hợp hạch toán nh đã nêu ở trên, hạch toán tổng hợp xuất công

cụ, dụng cụ còn có những khác biệt nh khi Nhà nớc thay đổi tiêu chuẩn về tài sản cố

định (TSCĐ) hay khi hạch toán TSCĐ có điều chỉnh về nguyên giá và thời hạn sử dụngkhiến TSCĐ trớc đó không còn đủ tiêu chuẩn nữa

- TSCĐ còn mới, cha sử dụng:

Nợ TK 153(1531)

Có TK 211

- TSCĐ đã qua sử dụng chuyển thành công cụ, dụng cụ

+ Nếu giá trị còn lại của TSCĐ ít có thể phân bổ một lần vào chi phí

Nợ TK 627, 641, 642 Giá trị còn lại của TSCĐ

Có TK 211 Nguyên giá của TSCĐ

Sau đó, dựa vào cách phân bổ công cụ, dụng cụ để phân bổ

b, Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph ơng pháp trực tiếp

- Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp (do cha

thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanhnghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế GTGT đợc tính vào giá thực tế VL, CCDCnên khi mua ngoài, kế toán ghi vào tài khoản 152, 153 theo tổng giá thanh toán:

Nợ TK 152, 153 (chi tiết từng loại)

Có TK 331, 111, 112, 311

- Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại:

Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388 )

Có TK 152, 153

3.3.1.2- Hạch toán tổng hợp xuất VL, CCDC theo phơng pháp KKTX

a, Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu theo phơng pháp KKTX

Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinhdoanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi trờng hợp giảm vậtliệu đều ghi theo giá thực tế ở Bên Có của tài khoản 152

• Tài khoản sử dụng

TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Các TK có liên quan nh TK 621, TK 627(6272), TK 641(6412), TK 642(6422),

TK 241

• Trình tự hạch toán

1 Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh

Nợ TK 621 (chi tiết đối tợng) Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thựchiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 627(6272-chi tiết phân xởng) Xuất dùng chung cho phân xởng

Nợ TK 641(6412) Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241 Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ

Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Giá thực tế vật liệu xuất dùng

2 Xuất vật liệu để chế biến

Nợ TK 154

Có TK 152 (chi tiết vật liệu)

3 Xuất góp vốn liên doanh

Khi góp vốn liên doanh, phải tính giá lại vật liệu, so sánh giá trị vật liệu góp vốnliên doanh với giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch, số chênh lệchphải chuyển vào TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản:

- Số vốn góp liên doanh bằng giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán

Có TK 152 Giá thực tế vật liệu xuất để góp vốn liên doanh

- Số vốn góp liên doanh nhỏ hơn giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán

5 Giảm do cho vay tạm thời

Nợ TK 138(1388) Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời

Nợ TK 136(1368) Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Giá thực tế vật liệu cho vay

6 Giảm do các nguyên nhân khác

Nợ TK 111,112,131 Mua vật liệu đợc hởng chiết khấu,giảm giá,bớt giá

Nợ TK 412 Đánh giá giảm vật liệu

Nợ TK 632 Xuất trả lơng, trả thởng

Có TK 152 Giá thực tế vật liệu

b, Hạch toán tổng hợp xuất công cụ, dụng cụ theo phơng pháp KKTX

Hạch toán tổng hợp xuất công cụ, dụng cụ tơng tự nh đố với hạch toán tổng hợpxuất vật liệu, tuy nhiên, vì là t liệu lao động nên việc hạch toán xuất dùng công cụ,dụng cụ cần phân biệt các trờng hợp:

Hạch toán công cụ, dụng cụ xuất dùng

Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển

Hạch toán đồ dùng cho thuê

• Tài khoản sử dụng

TK 153 - Công cụ, dụng cụ

Tài khoản cấp 2:

- TK 1531 - Công cụ, dụng cụ

- TK 1532 - Bao bì luân chuyển

- TK 1533 - Đồ dùng cho thuêCác tài khoản có liên quan khác nh TK 627(6273), TK 641(6413), TK642(6423) và đặc biệt là TK 142 - Chi phí trả trớc

• Trình tự hạch toán

1 Hạch toán công cụ, dụng cụ xuất dùng

Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ cần căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng

để xác định số lần phân bổ công cụ, dụng cụ

* Phân bổ một lần (hay 100% giá trị)

Trờng hợp xuất dùng công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, số lợng không nhiều vớimục đích thay thế, bổ sung một phần công cụ, dụng cụ cho sản xuất thì toàn bộ giá trịxuất dùng tính hết vào chi phí trong kỳ đợc gọi là phân bổ một lần hay 100% giá trị

Nợ TK 627(6273 - chi tiết phân xởng) Xuất dùng ở phân xởng

Nợ TK 641(6413) Xuất dùng cho tiêu thụ

Nợ TK 642(6423) Xuất phục vụ cho quản lý doanh nghiệp

Có TK 153(1531) Toàn bộ giá trị xuất dùng

* Phơng pháp phân bổ 2 lần hay 50% giá trị

Trờng hợp xuất dùng công cụ, dụng cụ có giá trị tơng đối cao, quy mô tơng đốilớn, thời gian sử dụng tơng đối dài mà nếu áp dụng phơng pháp phân bổ một lần nóitrên sẽ làm cho chi phí kinh doanh đột biến tăng lên thì kế toán áp dụng phơng phápphân bổ 2 lần (còn gọi là phân bổ 50% giá trị)

Nội dung: Khi xuất công cụ, dụng cụ ra sử dụng, phân bổ ngay 50% giá trị công

cụ, dụng cụ vào chi phí, phần còn lại khi công cụ, dụng cụ bị hỏng, mất mới phân bổnốt vào chi phí sau khi trừ số phế liệu thu hồi hoặc số phải bồi thờng

Giá trị công cụ, dụng cụ

Giá trị phân bổ lần đầu =

2

Giá trị Giá trị công cụ, dụng cụ Số Số

phân bổ = - - phế liệu - phải bồi thờng

lần 2 2 thu hồi (nếu có)

Theo phơng pháp này, khi xuất dùng kế toán phản ánh các bút toán sau:

+ Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng

Nợ TK 142(1421)

Có TK 153(1531)

+ Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tợng sử dụng công cụ, dụng cụ

Nợ TK 6273, 6413, 6423

Có TK 142(1421) 50% giá trị xuất dùng+ Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng

Nợ TK 152(1528) Phế liệu thu hồi

* Chú ý:

Trờng hợp xuất công cụ, dụng cụ để góp vốn liên doanh cũng tơng tự nh tronghạch toán xuất vật liệu để góp vốn liên doanh:

Khi góp vốn liên doanh, phải tính giá lại công cụ, dụng cụ, so sánh giá trị công

cụ, dụng cụ góp vốn liên doanh với giá trị công cụ, dụng cụ ghi trên sổ kế toán Nếu cóchênh lệch, số chênh lệch phải chuyển vào TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản

+ Số vốn góp liên doanh bằng giá trị công cụ, dụng cụ ghi trên sổ kế toán

Nợ TK 222, 128, 228

Có TK 153+ Số vốn góp liên doanh lớn hơn giá trị công cụ, dụng cụ ghi trên sổ kế toán

Có TK 153 Giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất để góp vốn liên doanh

2 Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển

Bao bì luân chuyển là công cụ, dụng cụ đợc sử dụng nhiều lần Nó khác công cụ,dụng cụ ở chỗ là sau khi xuất kho sử dụng và khi thu hồi phải nhập lại kho bao bì luânchuyển với:

Giá trị bao bì luân chuyển nhập lại kho = Giá trị bao bì luân chuyển xuất kho

-Số đã phân bổ vào chi phí

Khi xuất dùng bao bì luân chuyển:

+ Ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng

Nợ TK 142(1421)

Có TK 153(1532) + Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng

Nợ TK 152 Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài

Nợ TK 6413 Tính vào chi phí bán hàng

Có TK 142(1421) Giá trị hao mòn+ Khi thu hồi bao bì luân chuyển, nhập kho

Nợ TK 153(1532)

Có TK 142(1421)

3 Hạch toán đồ dùng cho thuê

- Khi doanh nghiệp mua công cụ, dụng cụ với mục đích cho thuê, căn cứ vào cácchứng từ mua hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 153(1533) Giá thực tế đồ dùng cho thuê

mà hoạt động này có thể coi là hoạt động kinh doanh thờng xuyên hay bất thờng

+ Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê hay chi phí phát sinh từ hoạt

động cho thuê

Nợ TK 821 Nếu hoạt động cho thuê không thờng xuyên

Nợ TK 627(6273) Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thờngxuyên (chính hoặc phụ)

Có TK 721 Nếu là hoạt động không thờng xuyên

Có TK 511 Nếu là hoạt động thờng xuyên

- Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, kế toán tính ra giá trị còn lại của công cụ, dụng

cụ bằng giá trị của công cụ, dụng cụ khi xuất kho cho thuê trừ đi phần hao mòn đã tínhvào chi phí, ghi:

Nợ TK 153(1533)

Có TK 142(1421) Khi xuất VL, CCDC ra sử dụng, ta tính giá xuất theo giá thực tế Trong trờng hợpcha biết giá thực tế ta ghi theo giá tạm tính, rồi cuối tháng điều chỉnh về giá thực tế vàcăn cứ vào mục đích sử dụng để phân bổ chi phí VL, CCDC vào các tài khoản phù hợp

Kế toán lập Bảng phân bổ VL, CCDC hay còn gọi là Bảng phân bổ số 2 (Bảng số 10):

liệu, vật liệu chính TK 1522 - Vậtliệu phụ TK 153 - Côngcụ, dụng cụ

3.3.2- Hạch toán tổng hợp VL, CCDC theo phơng pháp KKĐK

Phơng pháp KKĐK là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế

để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trịvật t, hàng hoá xuất trong kỳ theo công thức:

Giá trị Giá trị Giá trị Giá trị

VL, CCDC = VL, CCDC + VL, CCDC - VL, CCDC

xuất trong kỳ nhập trong kỳ tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ

Theo phơng pháp KKĐK, mọi biến động vật t hàng hoá không theo dõi, phản

ánh trên các tài khoản tồn kho Giá trị vật t hàng hó mua và nhập kho trong kỳ đợc theodõi trên một tài khoản riêng (Tài khoản mua hàng)

Công tác kiểm kê hàng hoá, vật t đợc tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác địnhgiá trị vật t, hàng hoá tồn kho thực tế để ghi sổ kế toán của các tài khoản hàng tồn kho

Đồng thời căn cứ vào trị giá vật t, hàng hoá tồn kho để xác định trị giá vật t, hàng hoáxuất kho trong kỳ làm căn cứ để ghi sổ kế toán của TK 611- Mua hàng

Nh vậy, khi áp dụng phơng pháp KKĐK các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng

đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số d đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để kết chuyển số dcuối kỳ)

Phơng pháp KKĐK thờng áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t,hàng hóa với quy cách mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất thờng xuyên

Phơng pháp KKĐK hàng tồn kho có u điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lợngcông việc hạch toán, nhng độ chính xác về mặt vật t, hàng hoá xuất dùng cho các mục

đích khác nhau bị ảnh hởng của chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi

* Tài khoản sử dụng

• TK 611 - Mua hàng

TK 611 đợc dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm về mặt giá trị củanguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá theo giá thực tế (giá mua và chi phíthu mua)

- Trị giá thực tế của hàng hoá đã gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ

- Trị giá vật t, hàng hoá trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá

TK 611 không có số d cuối kỳ

TK 611 có hai tài khoản cấp 2:

- TK 6111- Mua nguyên liệu, vật liệu: phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu,công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ

- TK 6112- Mua hàng hoá: phản ánh trị giá hàng hoá mua vào trong kỳ

• TK 151-Hàng mua đang đi đờng

Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh giá trị thực tế của vật liệu, công cụ, dụng

cụ, hàng hoá mà đơn vị đã chấ nhận mua hoặc đã mua nhng cha về nhập kho

- Giá trị hàng hoá, vật t còn đang đi đờng

• TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

Tài khoản này đợc sử dụngphản ánh giá trị thực tế của vật liệu tồn kho

- Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho

• TK 153 - Công cụ, dụng cụ

Tài khoản 153 đợc dùng để phản ánh giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ tồn khocủa doanh nghiệp

3.3.2.1- Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKĐK

a, Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

- Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại

Nợ TK 611(6111)

Có TK 151, 152

- Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng

Nợ TK 611(6111) Giá thực tế vật liệu thu mua

Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK liên quan 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán

- Nếu khi mua hàng đợc hởng chiết khấu, hạch toán nh sau:

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 711

- Số giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ

Nợ TK 331, 111, 112 Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại

Có TK 133(1331) Thuế GTGT đợc khấu trừ (đối với hàng mua trảlại

Có TK 128 Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn

Có TK 222 Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn

- Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mấtmát, thiếu hụt

Nợ TK 152 Nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nợ TK 151 Hàng đi đờng cuối kỳ (vật liệu đang đi đờng)

Nợ TK 138, 334 Số thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thờng

Nợ TK 1381 Số thiếu hụt cha rõ nguyên nhân chờ xử lý

Nợ TK 642 Số thiếu hụt trong định mức

Có TK 611(6111) Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt

- Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách lấytổng số phát sinh Bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh có (bao gồm số tồn cuối kỳ, sốmất mát, số trả lại, giảm giá hàng mua ) rồi phân bổ cho các đối tợng sử dụng dựa vàomục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức )

Nợ TK liên quan 621, 627, 641, 642

Có TK 611(6111)

b, Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, đối với vật liệumua ngoài giá thực tế gồm cả thuế GTGT đầu vào, do vậy kế toán ghi:

ơng tự nh doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế GTGT

3.3.2.2- Hạch toán tổng hợp công cụ, dụng cụ theo phơng pháp KKĐK

Hạch toán công cụ, dụng cụ cũng đợc tiến hành tơng tự nh đối với vật liệu Trờnghợp công cụ, dụng cụ xuất dùng trong kỳ nếu xét thấy giá trị lớn, cần trừ đần vào chiphí nhiều kỳ (Qua kiểm kê lợng đã xuất dùng, đang sử dụng), ghi:

Nợ TK 142(1421)

Có TK 611(6111)Căn cứ vào số lần phân bổ, xác định mức chi phí công cụ, dụng cụ trừ dần vàotừng kỳ:

a,VL, CCDC thiếu khi kiểm kê

Có TK 152, 153+ Số thiếu hụt đợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

Nợ TK 642

Có TK 152, 153+ Xử lý ngời có trách nhiệm phải bồi thờng

Nợ TK 111

Nợ TK 334

Có TK 152, 153

b, VL, CCDC thừa khi kiểm kê

- VL, CCDC là tài sản của doanh nghiệp

Nợ TK 152, 153

Có TK 338(3381) Nếu cha xác định rõ nguyên nhân

Có TK 642 Thừa trong định mức

- Không phải là tài sản của doanh nghiệp

Nợ TK 002 - Vật t, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công

3.5 - Hạch toán dự phòng giảm giá VL, CCDC tồn kho

Dự phòng là việc ghi nhận trớc một khoản chi phí thực tế cha thực chi vào chiphí kinh doanh, chi phí đầu t tài chính của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cầnthiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ liền sau

Dự phòng giảm giá VL, CCDC tồn kho hay chính là dự phòng các loại hàng tồnkho là một trong ba đối tợng lập dự phòng: dự phòng giảm giá đầu t tài chính, dự phònggiảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi

Việc lập dự phòng giảm giá VL, CCDC tồn kho nhằm đề phòng VL, CCDC giảmgiá so với giá gốc trên sổ đặc biệt khi chuyển nhợng, cho vay, xử lý, thanh lý - Xác địnhgiá trị thực tế của hàng tồn kho trên hệ thống báo cáo kế toán

Phơng pháp xác định dự phòng và hoàn nhập dự phòng VL, CCDC tồn kho giảm giá:

Số dự phòng cần phải lập cũng dựa trên số lợng của mỗi loại VL, CCDC tồn khotheo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong niên độ tiếp theo

Mức dự phòng VL, CCDC Số lợng Mức chênh lệch

cần phải lập cho = VL, CCDC x giảm giá

niên độ (N+1) mỗi loại của mỗi loại

Chênh lệch giá = Giá trị vật t, hàng hoá - Giá trị vật t, hàng hoá

trên sổ kế toán thực tế ngày 31/12/N

• Tài khoản sử dụng:

TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

TK 159 đợc dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phònggiảm giá hàng tồn kho

Bởi vậy, mỗi doanh nghiệp tuỳ theo điều kiện cụ thể của mình (quy mô, loạihình kinh doanh, trình độ quản lý của kế toán và nhu cầu phân công lao động kế toán)

mà lựa chọn hình thức sổ kế toán tổng hợp phù hợp nhất

4.1- Hình thức sổ Nhật ký - Sổ Cái

Đây là hình thức sổ đơn giản nhất cả về đặc trng kết cấu sổ cũng nh tổ chức đốichiếu ghi chép Sổ Nhật ký - Sổ Cái đợc dùng trong các doanh nghiệp có loại hình kinhdoanh đơn giản; quy mô nhỏ: ít nghiệp vụ phát sinh, ít tài khoản; trình độ quản lý của

kế toán thấp và thờng không có nhu cầu phân công lao động kế toán

Còn nếu làm kế toán máy thì hình thức sổ Nhật ký chung cũng phù hợp với cảloại hình kinh doanh quy mô lớn

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết

Nhật ký - Sổ Cái Báo cáo kế toán

Sơ đồ 5:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu

4.3- Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ

Tơng tự nh hình thức sổ Nhật ký chung về cách ghi chép, công tác đối chiếu và

điều kiện vận dụng

Sổ Cái TK

152, 152,

153, 611

Báo cáo kế toán

Sổ chi tiết số 2 (TK 331)

Nhật ký chứng

từ số 6, 7

Các Nhật ký chứng từ liên quan

Bảng cân đối phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Chứng từ

gốc

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ chi tiết

Nhật ký chung

Nhật ký mua hàng

Sổ Cái

TK 151,

152, 153, 611

Báo cáo

kế toán

Bảng cân

đối số phát sinh

Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng

5- Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng VL, CCDC với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động

5.1- Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu

5.1.1- Phân tích tình hình cung cấp vật liệu

Cung ứng vật t là một giai đoạn quan trọng, ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động sảnxuất kinh doanh Cung ứng vật t nhiều, d thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn không có hiệu quả,nhng ngợc lại cung ứng không đầy đủ vật t sẽ ảnh hởng đến tính liên tục của quá trìnhsản xuất kinh doanh Do đó, việc xác định lợng vật liệu cần cung cấp là điều rất cầnthiết Để phân tích tình hình cung cấp vật liệu có thể sử dụng tỉ lệ phần trăm (%) hoànthành kế hoạch cung cấp vật liệu từng loại:

Tỷ lệ % hoàn thành KH Số lợng VL thực tế nhập kho trong kỳ

cung ứng về khối lợng = - x 100

VL loại i (i=1ữn) Số lợng VL loại i cần mua (theo kế hoạch trong kỳ)

Kế hoạch sản xuất không chỉ phụ thuộc vào việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịpthời hay không mà còn chịu ảnh hởng mạnh mẽ của chất lợng vật liệu Vật liệu có chấtlợng tốt tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lợng sản phẩm cao Đểphân tích chất lợng vật liệu ta sử dụng chỉ tiêu chỉ số chất lợng:

Sik: đơn giá vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lợng loại i kỳ kế hoạch

I chất lợng > 1 chứng tỏ chất lợng vật liệu thực tế nhập kho càng cao

Trong cung ứng vật t thì ngoài yêu cầu về số lợng, chất lợng, yêu cầu về tính

đồng bộ, kịp thời, về tiến độ và nhịp điệu về cung ứng cũng rất cần thiết Nó ảnh h ởngtrực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh Khi phân tích các yêu cầu này cần so sánhgiữa kế hoạch và thực hiện, đặc biệt khi phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng có thể