KPI – Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. Vậy xây dựng KPI như thế nào? Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta. Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các KPIs. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.
Trang 2NỘI DUNG TRÌNH BÀY
1 GIỚI THIỆU VỀ KPI & BSC
2 QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI
3 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI
Trang 31 GIỚI THIỆU VỀ KPI & BSC
Trang 4QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
Trang 7BSC LÀ GÌ?
BSC - Balanced Score Card: Thẻ điểm cân bằng, là tập hợp những mục tiêu của doanh nghiệp trên các khía cạnh Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ
và Học hỏi phát triển, đƣợc xây dựng nhằm đạt
đƣợc các mục tiêu chiến lƣợc.
Trang 8KPI xây dựng theo BSC
Trang 9LỢI ÍCH CỦA KPI
Trang 10 Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác;
Có điều kiện thảo luận với nhân viên về hiệu quả làm việc của họ, có chính sách khen thưởng, động viên hay kỷ luật kịp thời;
Có cái nhìn bao quát về hiệu quả làm việc của nhân viên và trên cơ
sở đó xác định nhu cầu đào tạo của họ;
Thảo luận thống nhất về mục tiêu của nhân viên, nhờ đó giúp họ có định hướng mục tiêu tốt hơn;
Có cơ hội tự đánh giá và cải tiến hiệu quả quản lý của chính mình, thông qua sự phản hồi của nhân viên;
Hiểu rõ năng lực và kỹ năng của nhân viên, nhờ đó phân công và ủy thác công việc hiệu quả hơn;
Có thể hỗ trợ nhân viên kịp thời khi họ gặp khó khăn.
Trang 11 Có động lực tốt vì được người quản lý cổ vũ, khích lệ;
Biết rõ mục tiêu công việc và kế hoạch đạt mục tiêu;
Biết rõ hiệu quả làm việc của chính mình, xác định những điểm cần cải thiện;
Nhận được sự hỗ trợ kịp thời của người quản lý khi gặp khó khăn;
Có định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng nhờ những phản hồi của người quản lý.
Trang 12MỤC ĐÍCH XD QUY TRÌNH
Trang 13 Phân bổ mục tiêu, chiến lược của công ty thành mục tiêu của đơn vị và cá nhân trong công ty;
Giúp các đơn vị, cá nhân có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng trong thực hiện công việc hàng năm;
Đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các nhiệm
vụ, trách nhiệm và quyền hạn trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, tăng hiệu quả làm việc thông qua việc đạt được các mục tiêu KPIs.
Trang 14 Nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá khứ, hiện tại và nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai;
Xác định nhu cầu đào tạo phát triển của nhân viên;
Đánh giá năng lực tiềm năng và khả năng thăng tiến trong tương lai của nhân viên;
Đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động, nhằm giúp nhân viên định hướng nghề nghiệp;
Đánh giá kết quả thực hiện KPIs để làm cơ sở xác định mức lương, phụ cấp, thưởng.
Tăng động lực làm việc cho nhân viên.
Trang 15CÁC THUẬT NGỮ
KPI: Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc chính (Key
Performance Indicators): Là chỉ số đánh giá hiệu quả
công việc chính của một cơ quan, tổ chức, cá nhân Những hoạt động này là nhiệm vụ trọng tâm cốt lõi ở thời điểm hiện tại, đồng thời ảnh hưởng tới sự thành công và phát triển trong tương Những chỉ số này thông thường được đo lường hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc: Là chỉ số được công
ty xây dựng và sử dụng để xác định kết quả và hiệu quả làm việc của các đơn vị và tất cả cán bộ công nhân viên so với mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thuộc Chiến lược phát triển, Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty
để đánh giá mức độ tiến bộ trong từng giai đoạn phát triển nhất định.
Trang 162 QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI
Trang 17B1-Ban hành mục tiêu công ty
Ban Tổng giám đốc dựa vào mục tiêu chiến lƣợc xây dựng và ban hành mục tiêu công ty hàng năm.
( theo biểu mẫu BM -01)
1 TÀI CHÍNH
2 SẢN XUẤT
3 KHÁCH HÀNG
… … ……
Trang 18B2-Trình duyệt và thông báo triển khai
Các đơn vị dựa theo mục tiêu do Ban Tổng giám đốc ban hành để xây dựng mục tiêu riêng cho đơn
vị và trình Tổng giám đốc phê duyệt.
Phòng Nhân sự ban hành các thông báo và tài liệu hướng dẫn triển khai xây dựng KPI Các đơn vị căn cứ theo thông báo và hướng dẫn xây dựng KPI tại đơn vị mình.
Trang 19QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI
Trang 20B3- Xác định mục tiêu của các bộ phận
Các đơn vị phân bổ mục tiêu cho các bộ phận trực thuộc Các bộ phận trực thuộc xây dựng mục tiêu của bộ phận mình ( theo biểu mẫu BM-02)
Mục tiêu Đơn vị
Chỉ tiêu của
Bộ phận
Bộ phận thực hiện
Kế hoạch hành động
Trang 21B4- Xác định KPI của bộ phận và cá nhân
Các đơn vị xây dựng KPI và triển khai đến từng bộ phận, cá nhân của đơn vị mình;
Phần trọng số đánh giá của từng KPI do Trưởng đơn vị thống nhất xây dựng.
Trang 22QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI
Trang 23B5-Xây dựng KPI cá nhân
Trang 24B5.1- Viết nhật ký công việc
Tất cả cán bộ công nhân viên viết nhật ký công việc của mình
( theo biểu mẫu BM-03);
Thời gian
(1)
Nội dung công việc (2)
Phương pháp, công nghệ thực hiện (3)
Kết quả thực hiện (4)
Tổng kết các công việc chính
Trang 25B5.2- Xây dựng Bản mô tả công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp thống nhất với nhân viên viết bản mô tả công việc dựa trên nhật ký công việc ( theo biếu mẫu BM- 04);
Tần suất (ngày/ tuần/
Trang 26B5.3- Xác định KPI mục tiêu & KPI cơ bản
– Phần này còn cần để kiểm soát các yếu tố chính để dẫn đến thành công của đơn vị ví dụ nhƣ sản lƣợng, định mức, chi phí,…
KPI cơ bản:
– Mục đích chính của phần này là kiểm soát và cái thiện các công việc hàng ngày, những công việc cơ bản, từ đó gia tăng hiệu quả làm việc của cá nhân;
– Những mục tiêu nhằm khuyến khích đƣợc sự sáng tạo, cải tiến, nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc;
– Kiểm soát việc thực hiện các quy trình và quy định trong công việc.
Trang 27B5.3- Xác định KPI mục tiêu & KPI cơ bản
Lưu ý để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc cần áp dụng cả 3 loại chỉ số:
– Chỉ số kết quả chính: đo lường và kiểm soát những kết
quả đạt được của mục tiêu đề ra Ví dụ sản lượng, định mức,
– Chỉ số hiệu suất: đo lường và kiểm soát những việc cần
làm để đạt được mục tiêu Ví dụ: Số lần kiểm tra thiết bị,
số lần bơm dầu mỡ hàng ngày, số lần gọi điện thoại cho khách hàng,…
– Chỉ số hiệu suất chính yếu: đo lường và kiểm soát những
việc cần làm để tăng hiệu suất làm việc một cách cao nhất.
Ví dụ: các công việc để kiểm soát tránh dừng sản xuất,…
Trang 28QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI
Trang 29B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNV
Từ bảng KPI mục tiêu và bảng KPI cơ bản hình thành triển khai xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân ( Theo biểu mẫu BM-05);
STT Nội dung số (%) Trọng (ngày/tuần Tần suất
/tháng…)
Chỉ số đo lường
Ghi chú
Thước đo KPI
Hiện tại Chỉ tiêu
A Đánh giá theo KPI, X% 70
I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc), x1
Trang 30B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNV
KPI tổng hợp cá nhân hàng tháng có thể thay đổi tùy thuộc theo công việc hoặc mục tiêu;
Lưu ý, tất cả mục tiêu cần xây dựng theo nguyên tắc SMART (cụ thể, dễ hiểu; đo lường được; vừa sức; thực tế; có thời hạn);
Trang 31B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNV
Xác định nội dung chi tiết của KPI:
– Xác định thành tố bao gồm: các thành phần, dữ liệu cấu tạo nên thành phần của
KPI và công thức tính toán; Việc xác định các dữ liệu cấu tạo nên thành phần của KPI phải căn cứ vào các quy định của pháp luật, của công ty liên quan đến KPI.
– Hình thức thể hiện KPI: Căn cứ vào thành phần cấu tạo nên KPI để xác định
hình thức thể hiện cho phù hợp, thuộc một trong các dạng dưới đây:
Thể hiện hình thức con số: chỉ số = giá trị
Thể hiện hình thức số phần trăm (%): Chỉ số
Thể hiện hình thức phân số: a/b
– Tần suất đánh giá KPI:Xác định tần suất đánh giá tùy theo yêu cầu tính chất
công việc của đơn vị (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…).
– Xác định chỉ tiêu gốc và chỉ tiêu phấn đấu
Trang 32Tỉ lệ giữa KPI và năng lực đóng góp
Áp dụng là 70% trọng số thuộc về KPI và 30% là năng lực đóng góp Trong đó 3 yếu tố của năng lực đóng góp
là kiến thức, kỹ năng và thái độ, mỗi yếu tố chiếm 10% ( Tham khảo thêm bộ Từ điển năng lực của công ty)
Căn cứ vào năng lực của người lao động, người quản lý trực tiếp đánh giá theo trọng số quy định mỗi yếu tố tối
đa là 10%;
Phần tự nhận xét của nhân viên chỉ mang tính chất tham khảo, kết quả đánh giá của người quản lý là kết quả cuối cùng.
Trang 33B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNV
Từ bảng KPI mục tiêu và bảng KPI cơ bản hình thành triển khai xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân ( Theo biểu mẫu BM-05);
STT Nội dung số (%) Trọng (ngày/tuần Tần suất
/tháng…)
Chỉ số đo lường
Ghi chú
Thước đo KPI
Hiện tại Chỉ tiêu
A Đánh giá theo KPI, X% 70
I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc), x1
Trang 34QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI
Trang 35B6- Tập hợp lưu hồ sơ và đánh giá thực hiện
Phòng Nhân sự là đơn vị tập hợp KPI của các đơn vị trong toàn công ty ( theo biểu mẫu BM-05)
Các đơn vị theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện KPI của đơn vị, cá nhân và báo cáo về phòng Nhân sự.
Trang 36TÓM TẮT QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI
B1-Ban hành mục tiêu công ty
B2-Trình duyệt và thông báo triển khai
B3- Xác định mục tiêu của các bộ phận
B4- Xác định KPI của bộ phận và cá nhân
B5-Xây dựng KPI cá nhân
B6- Tập hợp lưu hồ sơ và đánh giá thực hiện
Trang 373 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÁC CHỈ TIÊU KPI ĐÃ ĐĂNG KÝ
TỔNG HỢP HÀNG THÁNG
TỔNG HỢP CẢ NĂM DUYỆT
Trang 38Hàng ngày/ hàng tuần/ hàng tháng CB-CNV và cấp quản lý trực tiếp đánh giá kết quả thực hiện KPI của từng cá nhân đơn vị mình theo bản KPI đã đăng ký ( theo biểu mẫu BM- 06).
STT Nội dung số (%) Trọng (ngày/tuần Tần suất
/tháng…)
Chỉ số đo lường
Ghi chú
Thước đo KPI
Hiện tại Chỉ tiêu
A Đánh giá theo KPI, X% 70
I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc), x1
Trang 39ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÁC CHỈ TIÊU KPI ĐÃ ĐĂNG KÝ
TỔNG HỢP HÀNG THÁNG
TỔNG HỢP CẢ NĂM DUYỆT
B2- Duyệt kết quả KPI
Trang 40Trước ngày 27 hàng tháng Phòng Nhân sự tổng hợp đánh giá kết quả thực hiện KPI của các đơn
vị ( theo biểu mẫu BM-07);
Trước ngày 30 hàng tháng Phòng Nhân sự rà soát kết quả đánh giá tổng hợp của các đơn vị trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt.;
Tháng 12 hàng năm, Phòng Nhân sự tổng hợp KPI cả năm để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
B3- Tổng hợp kết quả KPI
Trang 41TỔNG HỢP KẾT QUẢ KPI
KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ KPI (%)
I BỘ PHẬN 1:………
1 Nguyễn Văn A Trưởng phòng
2 Nguyễn Văn B Chuyên viên
… ………
II BỘ PHẬN 2:………
1 Nguyễn Văn C Trưởng phòng
2 Nguyễn Văn D Chuyên viên
… ………
Trang 42B4- Sử dụng kết quả KPI
Phòng Nhân sự sử dụng kết quả đánh giá thực hiện KPI để sử dụng vào việc xác định lương, thưởng ( có thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên) cho người lao động;
Phòng Nhân sự thông báo kết quả đánh giá KPI tổng hợp cả năm đến người lao động;
Phòng Nhân sự thông báo kết quả xác định/ điều chỉnh lương, thưởng ( có thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên) đến người lao động;
Dựa trên kết quả đánh giá, cán bộ quản lý xác định những mảng cần cải thiện, đặt mục tiêu rõ ràng, cụ thể để lên kế hoạch phát triển cho người được đánh giá thông qua kèm cặp, đào tạo, phát triển.
Trang 43ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÁC CHỈ TIÊU KPI ĐÃ ĐĂNG KÝ
TỔNG HỢP HÀNG THÁNG
TỔNG HỢP CẢ NĂM DUYỆT
B5- Lưu hồ sơ tại P.NS
Trang 44TÓM TẮT QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI
Trang 45DANH SÁCH BIỂU MẪU
1) Biểu mẫu BM- 01: Phân bổ mục tiêu của công ty;
2) Biểu mẫu BM- 02: Phân bổ mục tiêu của đơn vị;
3) Biểu mẫu BM- 03: Mẫu nhật ký công việc;
4) Biểu mẫu BM- 04: Bảng mô tả công việc;
5) Biểu mẫu BM- 05: Mục tiêu KPI cá nhân năm;
6) Biểu mẫu BM- 06: Đánh giá công việc cá nhân;
7) Biểu mẫu BM-07: Bảng tổng hợp kết quả đánh giá
KPI.
Trang 46TRAO ĐỔI & THẢO LUẬN