Công tác kế toán công nợ tại công ty TNHH thương mại cơ điện lạnh tân phát

Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan chuyên đề: “Công tác kế toán công nợ Công ty TNHH thương mại điện lạnh Tân Phát ” công trình nghiên cứu riêng Số liệu nêu chuyên đề hoàn toàn trung thực Kết nghiên cứu thực hướng dẫn giảng viên Th.s Nguyễn Thị Thanh Mai giúp đỡ anh chị phòng tài – kế toán tại Công ty TNHH thương mại điện lạnh Tân Phát Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2016 Sinh viên thực Phạm Thị Linh SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai LỜI CẢM ƠN Để chuyên đề đạt kết tốt đẹp, trước hết xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên Nguyễn Thị Thanh Mai nhiệt tình giúp đỡ nhiều để hoàn thành tốt chuyên đề này, bên cạnh xin gửi lời đến toàn thể thầy cô khoa Kế toán – kiểm toán trường Học viện Ngân Hàng lời chúc sức khỏe lời cảm ơn sâu sắc Với quan tâm, dạy dỗ bảo tận tình chu đáo thầy cô, đến hoàn thành chuyên đề thực tập với đề tài: “Công tác kế toán công nợ công ty TNHH thương mại điện lạnh Tân Phát” Là sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế, ba tháng thực tập công ty cho nhiều điều bổ ích Tuy thời gian thực tập không dài có giúp đỡ tận tình anh chị phòng kế toán phòng ban khác tạo điều kiện môi trường giúp nhiều việc nắm vững, liên hệ thực tế, hệ thống lại kiến thức học trường, có thêm nhiều kinh nghiệm thực tiễn trình để thực tốt chuyên đề tốt nghiệp Với điều kiện thời gian có hạn kinh nghiệm hạn chế sinh viên thực tập nên chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót Tôi mong nhận bảo, đóng góp ý kiến thầy cô toàn thể bạn để có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức mình, phục vụ tốt công tác thực tế sau Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2016 Sinh viên thực Phạm Thị Linh SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .2 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP PHẦN 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT 38 I Những thành công hạn chế công tác kế toán công nợ Công Ty 38 Những thành công 38 Những hạn chế .39 2.2.1 Các khoản phải thu 40 2.Một số biện pháp hoàn thiện công tác hạch toán tình hình toán công nợ Công Ty 40 2.1.Đối với công tác hạch toán công nợ 40 2.2.1 Đối với khoản phải thu .43 Điều kiện tín dụng 46 2.3 Quản trị tiền .47 2.3.1 Tăng tốc độ thu hồi tiền mặt .47 SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Nền kinh tế ngày phát triển, xuất ngày nhiều doanh nghiệp Điều thúc đẩy công ty tìm kiếm thu hút thêm nhiều khách hàng Nhưng để tồn đứng vững, phát triển điều kiện cạnh tranh kinh doanh có hiệu công ty phải không ngừng cải tiến máy nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Chính mà công ty phải xây dựng cho kế hoạch hoạt động tốt có hiệu quả, có đóng góp không nhỏ phận kế toán, đặc biệt kế toán công nợ phần thiếu công ty Bất kỳ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thương mại bao gồm nhiều mối quan hệ kinh tế liên quan tới vấn đề toán như: toán với nhà nước, với cán công nhân viên, toán nội bộ, toán với người mua, người cung cấp, Tuy nhiên mật độ cao thường xuyên quan hệ toán với người mua nhà cung cấp Vì vậy, việc tổ chức thực quan hệ toán để đảm bảo hạn chế đến mức thấp khoản nợ tồn đọng, thúc đẩy nhanh trình toán tốc độ chu chuyển vốn vấn đề quan trọng Do đó, hoàn thiện công tác phải thu khách hàng giúp ban lãnh đạo công ty có biện pháp hữu hiệu việc thu hồi toán nợ hạn đưa vốn vào lưu thông sinh lời Việc toán liên quan trực tiếp tới số khoản mục thuộc vốn tiền, khoản phải thu, nợ phải trả, nên có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài doanh nghiệp thời kỳ định Trước thay đổi nói liên tục phát triển mở rộng quan hệ toán với người mua người bán, ảnh hưởng tới tình hình tài doanh nghiệp, yêu cầu nghiệp vụ kế toán toán mà cao hơn, kế toán nhiệm vụ ghi chép mà phải chịu trách nhiệm thu hồi nhanh khoản nợ, tìm nguồn huy động vốn để trả nợ, biết lường trước hạn chế rủi ro toán, Trong trình hoàn thiện để thích nghi với thay đổi đó, kế toán chịu trách nhiệm gặp không khó khăn, điều khánh khỏi Quá trình tìm hiều mặt lý luận trường thực tế trình thực tập Công ty TNHH thương mại điện lạnh Tân Phát, nhìn nhận tầm quan trọng ý nghĩa nên chọn đề tài: “Kế toán công nợ công ty TNHH thương mại điện lạnh Tân Phát” làm đề tài báo cáo thực tập Mục đích nghiên cứu Tìm hiều tình hình công tác kế toán công nợ phải thu, phải trả công ty TNHH SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai thương mại điện lạnh Tân Phát Đưa đánh giá, nhận xét thực tế công tác công tác kế toán công nợ phải thu, phải trả công ty đề xuất số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán công nợ Công ty nhằm nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài “Công tác kế toán công nợ công ty TNHH thương mại điện lạnh Tân Phát”, chứng từ, tài liệu liên quan đến phải thu phải trả tháng 04 năm 2016, thông tin bảng cân đối kế toán , báo cáo kết kinh doanh năm 2015 thông tin khác liên quan đến Công ty TNHH thương mại điện lạnh Tân Phát Phạm vi nghiên cứu Tại công ty, hàng ngày nghiệp vụ kinh tế nói chung nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu phải trả nói riêng phát sinh nhiều phức tạp Tuy nhiên giới hạn trình độ thân quy mô đề tài tập trung nghiên cứu nghiệp vụ kế toán công nợ sở số liệu thu thập tháng 4/2016 Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp sử dụng phương pháp: - Phương pháp vấn trực tiếp: phương pháp hỏi trực tiếp người cung cấp thông tin, liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp sử dụng giai đoạn thu thập thông tin cần thiết số liệu thông tin có liên quan đến đề tài - Phương pháp thống kê: phương pháp liệt kê, thống kê thông tin liệu thu thập phục vụ cho việc lập bảng phân tích - Phương pháp phân tích kinh doanh: phương pháp dựa số liệu có sẵn để phân tích ưu, nhược điểm công tác kinh doanh nhằm hiểu rõ vấn đề nghiên cứu từ tìm nguyên nhân giải pháp khắc phục - Phương pháp so sánh: phương pháp dựa vào số liệu có sẵn để tiến hành so sánh, đối chiếu số tương đối số tuyệt đối, thường so sánh hai năm liền kề để tìm tăng giảm giá trị đó, giúp cho trình phân tích kinh doanh trình khác - Phương pháp hạch toán kế toán: phương pháp sử dụng chứng từ, tài khoản sổ sách để hệ thống hóa kiểm soát thông tin nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh Đây phương pháp trọng tâm sử dụng chủ yếu hạch toán kế toán - Ngoài sử dụng số phương pháp kinh tế khác SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP I Một số vấn đề chung kế toán công nợ Khái niệm công nợ 1.1 Kế toán công nợ Trong trình kinh doanh thường xuyên phát sinh mối quan hệ toán doanh nghiệp với người mua, người bán cán công nhân viên, Trên sở quan hệ toán làm phát sinh khoản phải thu khoản phải trả Kế toán khoản phải thu phải trả gọi chung kế toán công nợ Như vậy, kế toán công nợ phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán khoản phải thu, phải trả diễn liên tục suốt trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 1.2Các khoản nợ phải thu Khoản phải thu xác định quyền lợi doanh nghiệp khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ, mà doanh nghiệp thu tương lại Khoản nợ phải thu tài sản doanh nghiệp bị đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi 1.3Các khoản nợ phải trả Khoản phải trả phần nguồn vốn doanh nghiệp xác định nghĩa vụ doanh nghiệp phải toán cho nhà cung cấp đối tượng khác doanh nghiệp vật tư, hàng hóa, sản phẩm cung cấp khoảng thời gian xác định Khoản phải trả khoản doanh nghiệp chiếm dụng cá nhân, tổ chức khác doanh nghiệp 1.4 Quan hệ toán Nghiệp vụ toán quan hệ doanh nghiệp với khách nợ, chủ nợ, tổ chức tài đối tác khác khoản phải thu, phải trả, khoản vay trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Quan hệ toán có nhiều loại có hai hình thức toán là: toán trực tiếp toán qua trung gian - Thanh toán trực tiếp: người mua người bán toán trực tiếp với tiền mặt chuyển khoản khoản nợ phát sinh - Thanh toán qua trung gian: việc toán người mua người bán không diễn trực tiếp với mà có bên thứ ba (ngân hàng hay tổ chức tài khác) đứng làm trung gian toán khoản nợ phát sinh qua ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc hay thư tín dụng, SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai Vai trò nhiệm vụ kế toán công nợ 2.1 Vai trò kế toán công nợ Kế toán công nợ phần hành kế toán quan trọng toàn công tác kế toán doanh nghiệp Việc quản lý công nợ tốt không yêu cầu mà vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến tồn phát triển doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần lớn việc lành mạnh hóa tình hình tài doanh nghiệp Các khoản phải thu nợ phải trả phận quan trọng tổng nguồn vốn tài sản doanh nghiệp Chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, việc theo dõi khoản mục có ý nghĩa quan trọng, cần có biện pháp quản lý chặt chẽ sách hợp lý nhằm giúp hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp hiệu 2.2 Nhiệm vụ kế toán công nợ Nhiệm vụ kế toán công nợ theo dõi, phân tích, đánh giá tham mưu để cấp quản lý có định đắn hoạt động doanh nghiệp Đó là: - Phản ánh ghi chép đầy đủ, kịp thời xác nghiệp vụ toán phát sinh theo đối tượng, khoản toán có kết hợp với thời hạn toán, đôn đốc việc toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn - Đối với khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên có dư nợ lớn định kỳ cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra đối chiếu khoản nợ phát sinh, số toán số nợ Nếu cần yêu cầu khách hàng xác nhận công nợ văn - Giám sát việc thực chế độ toán công nợ tình hình chấp hành kỷ luật toán - Tổng hợp cung cấp thông tin kịp thời tình hình công nợ loại cho quản lý để có biện pháp xử lý (nợ hạn, nợ hạn, đối tượng có vấn đề, ) Một số nguyên tắc mà kế toán công nợ cần thực - Phải theo dõi chi tiết khoản mục nợ phải thu theo đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc toán kịp thời - Phải kiểm tra đối chiếu theo định kỳ cuối tháng khoản nợ phát sinh, số phải thu số phải thu - Phải theo dõi nguyên tệ quy đổi theo “Đồng ngân hàng nhà nước Việt Nam” khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá quy đổi thực tế - Phải chi tiết theo tiêu giá trị vật khoản nợ phải thu vàng, bạc, đá quý Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế - Phải phân loại khoản nợ phải thu theo thời gian toán theo đối tượng SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai - Phải vào số dư chi tiết bên nợ số tài khoản toán 131, 331, để lấy số liệu ghi vào tiêu bảng cân đối kế toán II Hạch toán công nợ doanh nghiệp Hạch toán khoản phải thu 1.1 Khái niệm Các khoản phải thu doanh nghiệp bao gồm phải thu khách hàng, thuế GTGT khấu trừ, phải thu nội bộ, phải thu khác…Các khoản phải thu không bao gồm khoản phải thu liên quan đến hoạt động đầu tư hoạt động tài như: Thu lãi tiền vay, lãi cổ tức, thu lợi nhuận chia, thu lý, nhượng bán tài sản cố định… Cụ thể: 1.1.1 Phải thu khách hàng Là khoản tiền mà doanh nghiệp phải thu từ khách hàng doanh nghiệp cung ứng hàng hóa, dịch vụ theo phương thức bán chịu bán hàng theo phương thức trả trước 1.1.2 Thuế giá trị gia tăng khấu trừ Là số tiền thuế giá trị gia tăng đầu vào dịch vụ, tài sản cố định doanh nghiệp mua vào dành cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế khấu trừ vào thuế giá trị gia tăng đầu phải nộp sản phẩm hàng hóa dịch vụ cung cấp cho khách hàng 1.1.3 Phải thu nội Là khoản phải thu đơn vị cấp (là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh độc lập quan quản lý) đơn vị trực thuộc, thành viên với khoản chi hộ, thu hộ mà đơn vị trực thuộc phải nộp lên đơn vị cấp cấp xuống 1.1.4 Phải thu khác Là khoản phải thu thiếu hụt vật tư tiền vốn, tiền tổn thất bồi thường chưa thu được, phải thu khoản cho vay, cho mượn vật tư tiền vốn, vật tư có tính chất tạm thời, phải thu khoản chi cho nghiệp, dự án đầu tư xây dựng khoản gửi vào tài khoản chuyên chi nhờ đơn vị ủy thác xuất nhập hay đơn vị bán hàng nộp hộ loại thuế, phải thu lệ phí, phí nộp phạt 1.1.5 Tạm ứng Là khoản tiền, vật tư doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh giải số công việc phê duyệt 1.1.6 Phải thu khó đòi Là khoản phải thu khó đòi có khả không đòi vào cuối niên độ kế toán Do thời gian báo cáo thực tập có giới hạn dẫn giảng viên hướng dẫn, trình bày khoản mục “Phải thu khách hàng – TK 131” SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai 1.2Nội dung kết cấu 1.2.1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán khoản phải thu khách hàng, kế toán sử dụng TK 131 – “Phải thu khách hàng” 1.2.2 Các chứng từ sử dụng - Hóa đơn bán hàng - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Giấy báo có - Biên bù trừ công nợ - Biên xóa nợ SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai 1.2.3 Kết cấu tài khoản Sơ đồ 1: kết cấu tài khoản 131 Bên Nợ Bên Có SD đầu kỳ: số tiền phải thu SD đầu kỳ: Số tiền khách hàng ứng trước khách hàng vào đầu kỳ đầu kỳ SPS kỳ:- Số tiền phải thu SPS kỳ:- Số tiền khách hàng trả nợ khách hàng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cung cấp xác định tiêu thụ - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng - Số tiền nhận trước, trả trước khách - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau giao hàng khách hàng có khiếu nại - Doanh thu số hàng bán bij người mua trả lại - Số tiền chiết khấu toán cho người mua SD cuối kỳ: Số tiền phải thu khách hàng SD cuối kỳ:- Số tiền nhận trước khách hàng - Số tiền thu nhiều số tiền phải thu khách hàng SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 10 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai 2.3.2.2 Hạch toán tổng hợp SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 36 Chuyên đề thực tập SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai 37 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai PHẦN 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT I Những thành công hạn chế công tác kế toán công nợ Công Ty Những thành công Tại Công Ty, Bộ máy kế toán Công Ty tổ chức theo mô hình tập trung đảm bảo tính hợp lý, khoa học phù hợp với đặc điểm, tình hình Công ty, đảm bảo việc điều hành quản lý tổ chức công tác kế toán, góp phần không nhỏ vào thành công chung hoạt động kinh doanh Công Ty Bên cạnh đó, hầu hết kế toán viên có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, có trình độ cao đẳng trở lên, có kinh nghiệm công tác, tuân thủ nguyên tắc hạch toán cập nhật thông tư, chế độ kế toán Bộ tài công tác kế toán Ban lãnh đạo Công Ty tạo điều kiện cho kế toán viên học tập để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn Ngoài ra, phận kế toán đáp ứng kịp thời xác số liệu, thông tin mà Ban giám đốc yêu cầu Chính điều giúp cho Ban giám đốc có điều kiện, hội để kiểm soát, tăng cường quản lý hoạt động kinh doanh Công ty, đồng thời đề phương án kinh doanh Bộ máy kế toán tiếp thu, lắng nghe ý kiến đạo Ban giám đốc cấp quản lý để xứng đáng phận tham mưu công cụ quản lý kinh tế Công ty Hiện Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung phù hợp với máy kế toán việc ứng dụng phần mềm kế toán công tác kế toán Công Ty Trong trình hoạt động, Công Ty linh hoạt chỉnh sửa số mẫu sổ sách đảm bảo quy định chung, phù hợp với yêu cầu quản lý tình hình thực tế Công Ty Việc sử dụng phần mềm kế toán vào tập hợp xử lý chứng từ giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán đảm bảo tính khách quan, xác thời gian cung cấp số liệu thông tin liên quan Trong trình theo dõi quản lý, hệ thống chứng từ tập hợp tương đối đầy đủ hợp lệ, xí nghiệp, chi nhánh chuyển chứng từ quy định, đảm bảo thời gian SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 38 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai yêu cầu với công việc toán cuối quý, cuối năm Chứng từ bảo quản lưu trữ an toàn kho, hệ thống chứng từ bảo quản phân loại theo quý, theo năm rẩt thuận tiện kiểm tra, đối chiếu có yêu cầu Trong công tác kế toán công nợ, kế toán Công Ty có sáng tạo, linh hoạt quản lý chứng từ, quản lý tình hình công nợ đề xuất phương thức toán phù hợp với khách hàng nhà cung cấp Chính điều góp phần tạo nên thành công chung công tác kế toán Công Ty năm vừa qua Vấn đề công nợ phải thu Công Ty tổ chức theo dõi quản lý chặt chẽ theo quy trình thống nhất, từ việc xét duyệt bán hàng công tác thu hồi nợ Theo quy trình phận, cá nhân có chức nhiệm vụ riêng tất phối hợp với để theo dõi, quản lý tốt khoản nợ Bên cạnh đó, để thuận lợi dễ dàng việc theo dõi quản lý công nợ, phận kế toán tách riêng việc theo dõi khoản phải thu theo dõi khoản phải trả thành: kế toán tiêu thụ công nợ phải thu; kế toán mua hàng công nợ phải trả Những hạn chế Tuy đạt thành công trên, song Công Ty tồn hạn chế định công tác hạch toán tình hình công nợ sau: 2.1 Công tác hạch toán Hiện tại, Công ty theo dõi khoản phải thu khách hàng Sổ chi tiết tài khoản 131 theo đối tượng khách hàng chưa phản ánh thời hạn nợ thời gian thu hồi khoản nợ này, ảnh hưởng đến công tác thu hồi nợ phải thu khách hàng Đồng thời, Công ty chưa phân loại nợ phải thu khách hàng bảng kê thời hạn khoản nợ tương ứng với khách hàng để thuận tiện việc quản lý Đối với khoản phải trả vậy, Công ty theo dõi khoản phải trả Sổ chi tiết tài khoản 331 theo đối tượng nhà cung cấp mà chưa phản ánh thời hạn nợ thời gian toán ảnh hưởng đến công tác toán khoản nợ đến hạn làm giảm uy tín Công ty Công ty chưa phân loại nợ phải trả người bán bảng kê thời hạn khoản nợ tương ứng với nhà cung cấp SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 39 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai 2.2 Tình hình toán 2.2.1 Các khoản phải thu Hiện tại, Công ty áp dụng sách bán hàng thu tiền ngay, nhiên điều kiện kinh tế thị trường ngày nay, Công ty áp dụng sách tín dụng tương lai gần Công ty khó giữ chân khách hàng cũ thu hút khách hàng mới, ảnh hưởng lớn đến doanh thu Chính sách thu hồi nợ Công ty vấn đề đặt ra, để giảm khoản phải thu, khoản phải thu thu thời gian qui định 2.2.2 Các khoản nợ phải trả Các khoản nợ phải trả cao hạn chế Công Ty Chính điều hạn chế khả toán Công Ty.Đây dấu hiệu cho thấy khó khăn việc toán nhanh khoản nợ hạn chế quản trị tiền Bên cạnh đó, khoản phải trả Công Ty lớn làm cho khoản chi phí toán nợ kéo dài tăng làm giảm khả toán uy tín Công Ty 2.2.3 Quản trị tiền Việc quản trị tiền công tác quan trọng liên quan đến công nợ, việc quản trị tiền tốt dẫn đến tình hình công nợ tốt, nhà quản trị quản trị lượng tiền thừa, thiếu Công Ty để từ có biện pháp thu hồi trả nợ để cân khả toán Công Ty Cho nên Công Ty cần quan tâm đến biện pháp quản trị tiền khả toán tốt tốt 2.Một số biện pháp hoàn thiện công tác hạch toán tình hình toán công nợ Công Ty 2.1.Đối với công tác hạch toán công nợ Để thuận lợi việc theo dõi khoản nợ khách hàng, đặc biệt báo cáo số liệu cuối kỳ cho Ban Giám Đốc, Công ty thiết kế mẫu sổ sau: SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 40 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 131 Mã khách Tên khách Số dư cuối kỳ Nợ KH002 Công ty TNHH thương mại dịch vụ kỹ thuật Lê Huy KH004 Có Công ty CP điện lạnh An Tín Tổng phát sinh 184,300,000 372,050,000 184,300,000 372,050,000 Tương tự, để thuận lợi việc theo dõi khoản nợ nhà cung cấp, đặc biệt báo cáo số liệu cuối kỳ cho Ban Giám Đốc, Công ty thiết kế mẫu sổ sau: SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331 Chứng từ Thời hạn Ngày tín dụng đến (ngày ) hạn Nội dung Ngày Số HĐ Số phát sinh Nợ TK đối ứng Có Số dư đầu kỳ 5111 3331 … ……… ……… …………… ……… …… …… Tổng phát sinh Số dư cuối kỳ BẢNG KÊ PHÂN LOẠI NỢ CỦA KHÁCH HÀNG SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 41 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai QUÝ I/2016 Trong STT Tên khách hàng Nợ qúa hạn Số tiền phải Công ty TNHH thương Trên Trên Từ Khó năm đòi năm Dưới thu năm năm trở lên … 6.696.172.704 mại dịch vụ kỹ thuật Lê Huy Công ty CP điện lạnh 151.950.000 An Tín Công ty thiết bị điện 256.725.000 Bình Phương Công ty CP điện lạnh 253.351.000 Hoàng Cường … ………… ………… Tổng cộng … … … ………… Như vậy, với việc thiết kế mẫu sổ trên, cuối kỳ nhà quản lý nắm bắt khoản phải thu, khoản phải trả tương ứng với khách hàng, nhà cung cấp để từ nhà quản lý có sách phải thu, phải trả hợp lý Tuy nhiên, để biết chi tiết khoản nợ chưa đến hạn, đến hạn Công ty thiết kế mẫu sổ chi tiết sau, để từ có biện pháp đốc thúc thu hồi, đốc thúc trả nợ hợp lý Bởi lẽ sách tín dụng quy định hợp đồng, chứng từ, quay trở lại hoá đơn, chứng từ thời gian hiệu công tác quản lý công nợ không cao 2.2 Đối với tình hình toán Công Ty đơn vị kinh doanh mặt hàng điều hòa nên số lượng hàng nhà cung cấp Công Ty đông Mà kinh doanh, doanh nghiệp mua chịu bán chịu công việc diễn hàng ngày Tuy nhiên, vấn đề làm SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 42 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai giảm quản lý khoản phải thu để thu hồi khoản nợ cách nhanh bảo đảm toán khoản nợ đến hạn cho nhà cung cấp nhằm giữ uy tín kinh doanh Đây vấn đề chung cho doanh nghiệp Một số biện pháp đề sau: 2.2.1 Đối với khoản phải thu Nhà quản trị tài Công Ty phải thiết lập sách tín dụng hợp lý tổ chức thực Đồng thời giám sát tài khoản nhờ thu thay đối sách tài cho phù hợp để gia tăng doanh số bán Cụ thể: Phân tích vị tín dụng khách hàng: xác minh phẩm chất tín dụng khách hàng so sánh với tiêu chuẩn tín dụng tối thiểu mà doanh nghiệp chấp nhận được, xác minh cách xác đánh giá điều dựa liệu lần mua chịu trước qua nhà cung cấp trước ký kết hợp đồng để thấy khách hàng có khả toán khoản nợ nhằm thu hồi, giảm rủi ro xảy Công Ty chủ động toán khoản nợ Việc thu thập thông tin tư cách tín dụng khách hàng qua điều tra trực tiếp thông qua báo cáo tài khách hàng, vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ nhà cung cấp trước… Đồng thời thông qua trung tâm xử lý số liệu tư cách tín dụng doanh nghiệp để thu thập thông tin Trong hợp đồng cần quy định rõ thời hạn toán theo dõi thực hợp đồng khách hàng Với khách hàng có quan hệ lâu năm với Công Ty có uy tín toán nợ, Công Ty nên kéo dài thời hạn toán số nợ lớn so với khách hàng khác Nên tăng thời hạn toán, cụ thể: Công Ty cho toán chậm vòng 30 ngày, Công Ty tăng thêm thời hạn toán để khách hàng xa toán hạn nhằm bảo đảm Công Ty thu hồi nợ, khoản tiền thu đảm bảo hệ số toán tiền cải thiện nhiều Đồng thời quan hệ bạn hàng giữ vững thu hút nhiều khách hàng doanh thu bán hàng tăng thêm Yêu cầu khách hàng ứng trước tiền mua hàng theo % giá trị hàng hoá mua nhằm hạn chế tăng khoản phải thu tăng lượng tiền mặt Công Ty Khi rút ngắn kỳ thu tiền bình quân, tăng vòng quay khoản phải thu SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 43 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai Hiện Công Ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu cho khách hàng mua với số lượng lớn trả tiền trước thời hạn Nhưng cần tính toán, đối chiếu với lãi suất khoản vay ngân hàng để có thoả thuận đưa tỷ lệ chiết khấu phù hợp, thông thường tỷ lệ chiết khấu nhỏ lãi suất tiền vay Khuyến khích khách hàng toán nợ hạn, giảm kỳ thu tiền bình quân tăng vòng quay khoản phải thu Khi khả toán Công Ty cao Không nên để khoản nợ kéo dài Công Ty phải chịu chi phí hội chưa thu nợ đưa vốn vào chi phí kinh doanh Đối với khách hàng vừa nhà cung cấp nên bù trù công nợ để hạn chế khoản phải thu Do đó, khoản nợ kéo dài tính thêm tiền phạt tuỳ thời gian hạn để Công Ty bù đắp vào chi phí hội bị Tuy nhiên, quy định phải nói rõ cam kết mua bán hai bên để tránh gây khó khăn, áp lực cho khách hàng giảm lượng khách hàng Công Ty Bên cạnh đó, sách thu tiền vấn đề đặt Công Ty Việc đòi nợ phải vừa mềm dẻo, vừa khôn khéo phải cương Công Ty nên thông báo cho khách hàng khoảng 10 ngày trước hết thời hạn toán để khách hàng chủ động tránh việc trì hoãn Công Ty gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp, uỷ quyền cho người đại diện, tiến hành thủ tục pháp lý,…Rõ ràng doanh nghiệp cố gắng đòi nợ cách áp dụng biện pháp cứng rắn hội thu hồi nợ lớn hơn, biện pháp cứng rắn chi phí thu tiền cao Thêm vào đó, số khách hàng khó chịu bị đòi tiền gắt gao cứng rắn, doanh thu tương lai bị giảm xuống SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 44 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai Công Ty áp dụng biện pháp sau: Thời hạn Những hành động cần thiết Gửi hoá đơn cho khách hàng thông báo giá trị, 15 ngày sau ngày hết hạn thời hạn hoá đơn Yêu cầu khách hàng toán tiền theo thời hạn cam kết hoá đơn Gửi hoá đơn yêu cầu khách hàng toán tiền 45 ngày sau ngày hết hạn Đồng thời khuyến cáo giảm tín nhiệm yêu cầu tín dụng Gửi hoá đơn yêu cầu khách hàng toán tiền 75 ngày sau ngày hết hạn Đồng thời thông báo sau 30 ngày không toán xoá tín dụng thành lập 80 ngày sau ngày hết hạn Gọi điện thoại khẳng định thông báo lần cuối Quyết định xoá bỏ giá trị tín dụng khách hàng 105 ngày sau ngày hết hạn dù nộp tiền Nếu lớn nhờ can thiệp 135 ngày sau hết hạn luật pháp Lập dự phòng khoản thu khó đòi Nếu lớn nhờ can thiệp luật pháp 2.2.2 Đối với khoản phải trả Bên cạnh việc quản lý khoản thu, việc quản lý khoản phải trả có tầm quan trọng lớn Bởi quản lý khoản phải trả giải pháp nhằm chiếm dụng tối đa, hợp lý vốn tổ chức để trình kinh doanh không thiếu vốn Đồng thời toán khoản nợ với nhà cung cấp để đảm bảo uy tín kinh doanh Công Ty thường xuyên kiểm tra, đối chiếu khoản nợ khoản toán, theo dõi thời hạn toán để biết xem khoản nợ đến hạn phải toán gấp, khoản nợ kéo dài thời hạn để chủ động toán vận dụng số tiền bổ sung vào toán khoản nợ đến hạn Vì Công Ty chưa theo dõi khoản nợ phải trả theo thời hạn toán mà theo dõi số tiền nợ Công Ty nên tìm hiểu tỷ lệ chiết khấu nhà cung cấp để có định trả nợ thời hạn chiết khấu Để làm điều này, Công Ty cần so sánh số tiền mà SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 45 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai Công Ty hưởng so với chi phí hội trả sớm Quyết định toán hạn hay toán chậm khoản nợ Đối với số nhà cung cấp, kéo dài thời hạn toán ta chịu khoản tiền phạt Khi chi phí nợ Công Ty lớn chi phí hội hưởng Khi nên toán hạn ngược lại nên chọn cách trả chậm Nhà quản trị tài “tận dụng” tín dụng thương mại cách trì hoãn việc toán khoản tiền mua trả chậm vượt thời hạn phải trả Khi điều áp dụng thực tế chi phí tín dụng thương mại giảm, thực tế minh hoạ bảng sau Nguyên nhân làm giảm chi phí doanh nghiệp từ bỏ khoản tiền chiết khấu để trả cho việc sử dụng nguồn ngân quỹ khoảng thời gian dài điều kiện tín dụng quy định thoả thuận mua bán Không có nhà cung cấp lại áp dụng biện pháp xiết chặt hay phạt vạ trường hợp người mua chậm toán vài ngày so với thời hạn quy định hợp đồng Mức độ rộng lượng tuỳ thuộc vào nhà cung cấp điều kiện kinh tế, cạnh tranh thời điểm diễn giao dịch Tuy nhiên áp dụng sách lược trì hoãn toán này, doanh nghiệp phải chịu số hậu làm tổn hại đến vị tín dụng danh tiếng Công Ty, hệ doanh nghiệp phải chịu chi phí tín dụng cao giao dịch sau, nhà cung cấp quy định thêm số loại phí tài khác hợp đồng Số ngày từ có Số ngày trì hoãn hoá đơn Điều kiện tín dụng toán 1/10 trả tiền net 2/10 net 3/10 30 30 18.2% 30 36.7% 45 15 10.4% 21.0% 31.8% 60 30 7.3% 14.7% 22.3% 90 60 4.5% 9.2% net 30 55.7% 13.9% (Ảnh hưởng việc trì hoãn toán chi phí danh nghĩa tín dụng thương mại) Tận dụng tối đa nguồn vốn có, hạn chế vay ngân hàng, khoản vay ngắn hạn thời hạn toán nhanh, làm giảm khả toán Công Ty gây nên khó khăn tài uy tín Công Ty SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 46 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai Khi mua hàng nên trả trước số tiền để tạo lòng tin với nhà cung cấp việc cung cấp hàng cho Công Ty Nên tìm hiểu nhiều nhà cung cấp để có so sánh, đánh giá để có sở lựa chọn nhà cung cấp nhà cung cấp lâu dài nhằm hưởng sách ưu đãi họ Nên thoả thuận rõ ràng chất lượng hàng hoá, thời hạn toán toán chậm so với thời hạn hợp đồng 5-10 ngày để có cố xảy dễ dàng ứng phó Đối với nhà cung cấp vừa khách hàng Công Ty, nên thực trao đổi trường hợp cần thiết, nhằm giảm giá trị khoản phải trả khoản phải thu họ Những khoản thuế, phải trả khác, nên thường xuyên theo dõi điều chỉnh kịp thời, tránh nợ lâu Những khoản phải trả công nhân viên chủ yếu lương nên toán hạn, nhằm tạo điều kiện cho cán công nhân viên yên tâm công tác làm việc hăng say, tích cực tạo hiệu công việc cho Công Ty 2.3 Quản trị tiền Một nguyên tắc đơn giản quản trị tiền tăng tốc độ thu hồi séc nhận chậm viết séc chi trả Nguyên tắc cho phép Công Ty trì mức chi tiêu tiền mặt nhiều kinh doanh mức thấp hơn, có nhiều tiền cho trả nợ cho đầu tư Tăng tốc độ thu hồi giảm tốc độ chi tiêu hai khuynh hướng có liên quan chặt chẽ với quản trị tiền mặt 2.3.1 Tăng tốc độ thu hồi tiền mặt Có nhiều cách để tăng tốc độ thu hồi tiền mặt Sử dụng kế toán thu hồi nợ chuyên nghiệp: Nếu có điều kiện công ty nên tổ chức phận chuyên đánh giá khách hàng theo dõi thu hồi nợ hoạt động mang tính chuyên nghiệp trải qua kinh nghiệm nên hiệu suất thu hồi nợ nâng cao chi phí thu hòi nợ giảm, nhiên cách thích hợp trường hợp khách hàng bán chịu không lớn địa bàn thu hòi nợ không rộng, trường hợp địa bàn thu hồi nợ qúa lớn số lượng khách hàng lớn khiến cho chi phí thu hồi nợ riêng lẻ cao công ty nên sử dụng nghiệp vụ bao toán SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 47 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai Nghiệp vụ bao toán: nghiệp vụ theo công ty thường xuyên bán chịu hàng hoá bán lại khoản nợ cho công ty chuyên môn làm nghiệp vụ thu hồi nợ Nhờ có chuyên môn hoá thu hồi nợ nên sau mua lại khoản nợ, công ty mua nợ nâng cao hiệu suất thu hồi nợ giảm chi phí thu hồi nợ nhờ lợi qui mô.Về phía công ty bán nợ sau bán khoản nợ phải thu khỏi bận tâm đến việc thu hồi nợ mà tập trung vào sản xuất kinh doanh Hiện tài thành lập công ty mua bán nợ, công ty nên phân loại khoản nợ để xác định nợ khó đòi bán lại khoản nợ thương lượng chiết khấu với khách nợ nhằm giảm thiểu nợ khó đòi SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 48 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai KẾT LUẬN PHẦN Công tác kế toán gắn liền với hoạt động kinh doanh, có tác dụng trực tiếp đến kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Mặt khác, công cụ giúp cho doanh nghiệp mà chủ yếu nhà quản trị có định sáng suốt hoạt động sản xuất kinh doanh Để cho định nhà quản trị có hiệu cao đòi hỏi thông tin kế toán phải xác, thường xuyên kịp thời Mà đáng ý thông tin kết kinh doanh, niềm mong đợi tất nhà đầu tư định đầu tư thành lập công ty định kinh doanh ngành nghề Công tác hạch toán công nợ phải thu phải trả Tân Phát kịp thời đầy đủ Bên cạnh đó, doanh nghiệp tìm cách để thu hồi nhanh khoản nợ khách hàng nhằm bổ sung vốn hoạt động kinh doanh hoạt động liên tục Tóm lại, thời gian vừa qua công ty TNHH điện lạnh Tân Phát vượt qua không khó khăn đối thủ cạnh tranh ngày nhiều doanh nghiệp đứng vững ngày phát triển SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 49 Chuyên đề thực tập GVHD: Nguyễn Thị Thanh Mai DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu công ty - Số liệu công ty TNHH thương mại điện lạnh Tân Phát - Các chứng từ sổ sách - Điều lệ, quy chế công ty, mô tả công việc công ty Giáo trình kế toán tài trường Đại học kinh tê tài Hồ Chí Minh xuất năm 2012 Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa nhỏ Ban hành theo định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính Một số trang web www.webketoan.com www.molisa.gov.vn www.danketoan.com www.ketoantruong.com www.tapchiketoan.com www.google.com.vn www.thegioiketoan.com SV: Phạm Thị Linh – K15KTDND 50