Những tài liệu này được xếp vào nhóm tài liệu quý, hiếm cần được sưu tầm, lưu giữ, bảo quản để phục vụ cho các mục đích khác nhau như nghiên cứu lịch sử, chính trị, văn hoá, xã hội, văn
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
DƯƠNG THÀNH TRUNG
SƯU TẦM, THU THẬP
VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUÝ, HIẾM
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC NINH
LUẬN VĂN THẠC SỸ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
Hà Nội - 2015
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
DƯƠNG THÀNH TRUNG
SƯU TẦM, THU THẬP
VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUÝ, HIẾM
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC NINH
Trang 3MỤC LỤC
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUÝ, HIẾM VÀ
TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC SƯU TẦM, THU THẬPTÀI LIỆU
LƯU TRỮ QUÝ, HIẾM
12
1.2 Giá trị của tài liệu quý, hiếm và tầm quan trọng của việc sưu tầm, thu
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SƯU TẦM, THU THẬPVÀ QUẢN
LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUÝ, HIẾM TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC NINH 34
2.1 Chủ trương của Đảng và Nhà nước về sưu tầm, thu thập tài liệu
2.2 Truyền thống lịch sử, văn hoá và cơ quan chịu trách nhiệm sưu
tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn tỉnh
Bắc Ninh
37
2.3 Thực trạng công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
SƯU TẦM, THU THẬP VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUÝ, HIẾM
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC NINH
Trang 4Bên cạnh những loại tài liệu giấy truyền thống đang được bảo quản tập trung tại kho lưu trữ của tỉnh, còn rất nhiều nguồn tài liệu khác đang tồn tại ở các làng, xã, huyện của toàn tỉnh Bắc Ninh Những tài liệu này được xếp vào nhóm tài liệu quý, hiếm cần được sưu tầm, lưu giữ, bảo quản để phục vụ cho các mục đích khác nhau như nghiên cứu lịch sử, chính trị, văn hoá, xã hội, văn học hoặc nghiên cứu thân thế, sự nghiệp các danh nhân văn hoá của đất nước nói chung và của địa phương nói riêng
Tài liệu quý, hiếm của tỉnh Bắc Ninh nếu được sưu tầm, thu thập và quản lý tốt không những góp phần làm phong phú thêm nguồn tài liệu, tư liệu phục vụ nghiên cứu về lịch sử hình thành và phát triển của môi trường tự nhiên, môi trường xã hội của vùng đất, con người Bắc Ninh - Kinh Bắc mà còn góp phần gìn giữ, chống lại sự huỷ hoại, mất mát tài liệu do yếu tố khách quan, chủ quan Đây cũng chính là yêu cầu thực tiễn cấp thiết đòi hỏi các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tỉnh Bắc Ninh trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao phải nghiên cứu, tổ chức thực hiện
Vì nhiều nguyên nhân khác nhau, tài liệu quý, hiếm của tỉnh Bắc Ninh cho đến nay vẫn chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cũng như chưa có giải pháp hữu hiệu phù hợp nhằm đưa công tác sưu tầm, thu thập tài liệu quý hiếm về lưu trữ lịch sử để bảo quản, khai thác, sử dụng
Trang 52
Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi chọn đề tài “Sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh”
làm luận văn tốt nghiệp cao học ngành Lưu trữ
Mục đích lớn nhất của Luận văn này nhằm tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn của địa phương về sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm Tìm hiểu các quy định của Đảng, Nhà nước về công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm để từ đó đưa ra các nhóm giải pháp nhằm từng bước nâng cao hiệu quả của công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu quý, hiếm, góp phần vào nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tỉnh Bắc Ninh
2 Mục tiêu nghiên cứu
Qua việc nghiên cứu tổng quan công tác sưu tầm, thu thập quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm, kết hợp với việc phân tích, làm rõ vấn đề lý luận và thực tiễn về loại tài liệu này, luận văn đã đánh giá thực trạng và trên cơ sở đó, đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh
3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn tập trung chủ yếu vào tài liệu lưu trữ quý, hiếm bao gồm những tài liệu có giá trị đặc biệt quý hiếm về nội dung, độc đáo về hình thức vật mang tin và thời gian được hình thành qua các giai đoạn lịch sử và bảo quản tại các cơ sở thờ tự, các di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh; tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu có nhiều đóng góp lớn đối với lịch sử hình thành và phát triển của Bắc Ninh nói riêng cũng như Việt Nam nói chung
Trong khuôn khổ của luận văn, chúng tôi tập trung nghiên cứu chủ yếu
là tài liệu được viết, vẽ trên các chất liệu giấy (Gia phả, Hương ước, thần tích, sắc phong, lệnh chỉ, chiếu chỉ, văn bản Hán Nôm ), gỗ (Hoành phi, câu đối, biển gỗ, cuốn thư, bản khắc gỗ, ván khắc ), vải (câu đối, trướng )
Trang 63
* Phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên chất liệu giấy, gỗ, vải thuộc phạm vi quản lý của tỉnh Bắc Ninh
4 Lịch sử nghiên cứu
Đầu thế kỷ XX đã có một số bài báo nghiên cứu về loại hình tài liệu được xếp vào tài liệu quý, hiếm như tài liệu Hán - Nôm, thần tích, sắc phong, bản khắc gỗ ở những góc độ khác nhau Năm 1930 trên Tạp chí trường Viễn Đông Bác cổ đã đăng bài viết “Ngôi đình làng và việc thờ cúng thần hoàng ở các làng Bắc Kỳ” của tác giả Nguyễn Văn Khoan; Bài viết của tác giả Nguyễn Văn Huyên năm 1941 nhan đề “Về một tấm bản đồ phân phối các vị thành hoàng trong tỉnh Bắc Ninh”; tác giả Nguyễn Đăng Na viết bài “Phương pháp biên soạn và quan điểm biên soạn Việt điện U linh của Lý Tế Xuyên” đăng trên Tạp chí Văn học số 1/1986; tác giả Phan Văn Thắm viết bài “Về tấm bia ghi trên chất liệu đồng tại Đình làng Quan Nhân, huyện Từ Liêm, Hà Nội” đăng trên Tạp chí Hán - Nôm số 1/1987
Những năm gần đây, nhiều nhà nghiên cứu, học giả đã nghiên cứu và công bố nhiều bài viết, bài nghiên cứu về các thư tịch, thần tích, sắc phong, mộc bản như bài viết của tác giả Nguyễn Hữu Mùi “Những khía cạnh văn bản liên quan đến mảng thư tịch thần tích” đăng trên Tạp chí nghiên cứu Hán - Nôm số 1/1995; bài viết “Lưu trữ, khai thác và phát huy giá trị di sản Hán Nôm trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” của tác giả Nguyễn Xuân Diệu và Chu Tuyết Lan; bài viết “Tài liệu mộc bản triều Nguyễn - Di sản tư liệu thế giới” của tác giả Phạm Thị Huệ; bài viết “Địa bạ triều Nguyễn - Nguồn tư liệu vô giá đối với việc nghiên cứu của nhiều ngành khoa học” của tác giả Nguyễn Thu Hoài Ngoài ra, còn nhiều bài viết có giá trị về lý luận và thực tiễn đăng trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức năm 2010
Trang 74 Một số Luận án Tiến sỹ, Thạc sỹ, Khoá luận tốt nghiệp cũng đã nghiên cứu và bảo vệ thành công như đề tài Tiến sỹ của tác giả Vũ Thị Phụng “Văn bản quản lý nhà nước thời Nguyễn” (sau này in thành sách chuyên khảo, xuất bản năm 2005); Luận án Thạc sỹ của tác giả Mai Ngọc Hồng “Nghiên cứu và đánh giá văn bản thần tích ở địa phương Thái Bình”; Luận án Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Hữu Mùi (Viện nghiên cứu Hán Nôm) “Tác giả Nguyễn Bính, Nguyễn Hiền và quá trình tàng trữ, sao lục Thần tích thời Nguyễn”; Khoá luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Hải Hậu “Bảo tồn, lưu giữ, quản lý và khai thác, sử dụng thần tích, thần sắc ở Việt Nam - Quá khứ và hiện tại”
Ngoài ra, chúng tôi cũng tham khảo một số bài viết trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới, hải đảo của Việt Nam; Kỷ yếu hội nghị sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước và những vấn đề đặt ra; Tài liệu tập huấn sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2015
Một số sách chuyên khảo cũng nghiên cứu về các thần tích, ngọc phả, thần phả, sắc phong như sách “Thần tích, sắc phong, các vị thần, thành hoàng làng tỉnh Bắc Ninh” của tác giả Lê Viết Nga năm 2008; sách “Di sản văn hoá về truyền thống hiếu học tỉnh Bắc Ninh” của tác giả Lê Viết Nga năm năm 2012
Tuy nhiên, những nghiên cứu trên chủ yếu dừng lại ở góc độ văn bản học, lịch sử hoặc chỉ đơn thuần bàn về sưu tầm tài liệu quý hiếm chung chung
mà chưa có nghiên cứu nào đi sâu tìm hiểu về công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tà liệu lưu trữ quý, hiếm
Bắc Ninh là Trung tâm xứ Kinh Bắc xưa, mảnh đất địa linh nhân kiệt, nơi có truyền thống khoa bảng và nền văn hoá lâu đời, đậm đà bản sắc Theo thống kê của ngành văn hoá thì toàn tỉnh có 1558 di tích, trong đó có 194 di tích lịch sử được công nhận là di tích lịch sử cấp Quốc gia, 321 di tích lịch sử cấp tỉnh Ngoài ra, Bắc Ninh cũng là địa phương có nhiều danh lam thắng
Trang 85 cảnh và nhiều công trình kiến trúc có giá trị lịch sử, mỹ thuật, khoa học như Văn miếu Bắc Ninh, Chùa Dạm, Đền - Chùa Phả Lại, Chùa Phật Tích, Đền
Đô, Chùa Bút Tháp, Chùa Dâu…Bắc Ninh cũng là nơi sinh ra các anh hùng hào kiệt, làm rạng rỡ quê hương, đất nước như: Lý Công Uẩn - vị Vua có công khai sinh kinh thành Đông Đô - Thăng Long - Hà Nội; Nguyễn Văn Cừ, Hoàng Quốc Việt, Ngô Gia Tự, những chiến sỹ Cộng sản - Lãnh tụ của Đảng
Cộng sản Việt Nam Bắc Ninh cũng nổi tiếng về truyền thống hiếu học và
khoa bảng tiêu biểu hàng đầu trên toàn quốc, với 674 vị đỗ đại khoa, hàng nghìn cử nhân, tú tài Nhiều dòng họ nổi tiếng về truyền thống hiếu học như dòng họ Nguyễn ở Làng Kim Đôi, dòng họ Ngô ở xã Tam Sơn, dòng họ Đàm
ở xã Hương Mạc…Đây là nguồn tài nguyên lớn mà lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh cần tập trung đầu tư, sưu tầm để bảo quản, quản lý tập trung phục vụ công tác nghiên cứu, phát triển kinh tế xã hội
Tài liệu quý hiếm tại Bắc Ninh đa dạng về loại hình, độc đáo về chất liệu chế tác có thời gian từ trước, sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay Qua việc khảo sát tài liệu quý hiếm cùng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cho thấy phần lớn các loại tài liệu quý hiếm chưa được bảo quản đúng phương pháp, dẫn đến hư hỏng và thất thoát Một số di tích lịch sử đang bị xâm hại nghiêm trọng do yếu tố chủ quan của con người hoặc khách quan của thiên nhiên, đến nay chưa có biện pháp bảo vệ hữu hiệu Đây là nguồn tài nguyên vô cùng quý giá, nếu được quan tâm, sưu tầm, lưu giữ, bảo quản, khai thác đầy đủ, đúng cách sẽ đem lại nhiều hiệu quả to lớn trong công tác lưu trữ của tỉnh và đóng góp không nhỏ trong việc triển khai thực hiện Quyết định số 644/QĐ-TTg ngày 31/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nội dung Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” và Quyết định số 922/QĐ-BNV ngày 13/8/2013 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Kế hoạch tổng thể thực hiện Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam từ năm 2012 đến năm 2020
Trang 96
Từ những cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn trên, tác giả đi sâu nghiên cứu những quy định của Đảng và Nhà nước về tài liệu lưu trữ quý, hiếm nói chung, công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh nói riêng; qua đó đưa ra một số nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm của địa phương trong thời gian tới
5 Nguồn tài liệu tham khảo
Để nghiên cứu và hoàn thành luận văn này, chúng tôi tham khảo và dựa vào các nguồn tài liệu sau:
- Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của tập thể các tác giả
Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990;
- Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn giấy tờ thời phong
kiến Việt Nam ( PGS Vương Đình Quyền);
- Kỷ yếu Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Nhà xuất
bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 2013;
- Sách chuyên khảo Văn bản quản lý triều Nguyễn (PGS, TS Vũ
+ Sách Di tích lịch sử - văn hoá tỉnh Bắc Ninh (Lại Viết Nga);
- Kỷ yếu Hội thảo khoa học Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn Nhà xuất bản Đại học
Quốc Gia Hà Nội, 2010;
- Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan:
+ Nghị định số 102/NĐ-CP ngày 04/9/1962 của Hội đồng Chính phủ về thành lập Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
Trang 107 + Chỉ thị số 117-TTg ngày 01/01/1963 của Thủ tướng Chính phủ về bảo
vệ và quản lý những sách và tài liệu văn hóa bằng chữ Hán, chữ Nôm;
+ Quyết định số 331- CP ngày 08/9/1979 của Hội đồng Chính phủ về công tác sưu tầm, thu thập, bảo quản và khai thác các tư liệu chữ Hán, chữ Nôm;
+ Luật Di sản văn hoá năm 2001;
+ Nghị định số 98/2010/NĐ-CP ngày 21/9/2010 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Di sản văn hoá và Luật sửa đổi bổ sung một
số điều của Luật Di sản Văn hoá
+ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982;
+ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;
+ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
+ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
+ Công văn số 3923/BNV-VTLTNN ngày 02/12/2009 của Bộ Nội vụ
về việc điều tra, thống kê lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm về Việt Nam
và của Việt Nam ở trong nước;
+ Quy chế số 278/QC-VTLTNN ngày 16/4/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc sưu tầm tài liệu lưu trữ;
+ Luật Lưu trữ năm 2011;
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
+ Quyết định số 644/QĐ-TTg ngày 31/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nội dung Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”;
+ Quyết định số 922/QĐ-BNV ngày 13/8/2013 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ phê duyệt Kế hoạch tổng thể thực hiện Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam từ năm 2012 đến năm 2020
Trang 118 + Các Luận án Tiến sỹ, Luận văn Thạc sỹ có liên quan
+ Các sách nghiên cứu về nghiệp vụ lưu trữ:
+ Tiến trình lịch sử Việt Nam của tác giả Nguyễn Quang Ngọc
+ Sách, báo, tạp chí, bài viết và các tập bài giảng của các học giả trong nước và tài liệu của các học giả trong tỉnh Bắc Ninh viết về thần tích, sắc phong, bia đá của tỉnh Bắc Ninh
Ngoài ra, chúng tôi cũng đã tìm hiểu tài liệu lưu trữ quý hiếm phông lưu trữ Hà Bắc tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, Bắc Ninh, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, các đề tài nghiên cứu hiện trạng lưu trữ, Phòng tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
IV, Bảo tàng tỉnh Bắc Ninh, Thư viện tỉnh Bắc Ninh…
6 Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu về công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh, tác giả đã áp dụng nhiều phương pháp:
- Phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin: chúng tôi sử dụng
phương pháp này để có phương pháp luận khách quan, biện chứng về việc sưu tầm, thu thập, tài liệu lưu trữ quý, hiếm
- Phương pháp sử liệu học: Tài liệu lưu trữ quý hiếm là nguồn sử liệu
quan trọng trong việc nghiên cứu lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hoá và nhiều ngành khoa học khác Do đó chúng tôi sử dụng phương pháp sử liệu học để tiến hành nghiên cứu về đặc điểm tài liệu, loại hình tài liệu và giá trị tài liệu lưu trữ quý hiếm đối với hoạt động thực tiễn của xã hội
- Phương pháp khảo sát : Chúng tôi sử dụng phương pháp này để khảo
sát tình hình thực tế tài liệu lưu trữ quý hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Nghiên cứu về công tác sưu tầm,
thu thập, quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm là một vấn đề khó cần phải phân tích tình hình thực tiễn cũng như các vấn đề lý luận liên quan để luận giải làm
Trang 129 sáng tỏ lý do tại sao phải sưu tầm, thu thập và cách thức để quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm như thế nào
- Phương pháp phỏng vấn: Chúng tôi đã phỏng vấn sâu đối với các
nhà quản lý văn hoá, lưu trữ, nghệ nhân, bảo tàng, thư viện, một số cán
bộ lão thành cách mạng và một số cá nhân đang sở hữu tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh và các thầy, cô giáo giảng dạy về lưu trữ học, cán bộ có kinh nghiệm sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ
- Phương pháp hệ thống: trên cơ sở những quy định của pháp luật về sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm của Việt Nam và về Việt Nam, chúng tôi đã hệ thống nội dung, hình thức, phương pháp nhằm thực hiện tốt công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm
- Ngoài ra, tác giả còn sử dụng một số phương pháp khác như mô tả, so sánh những quy định về sưu tầm, thu thập, quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm của ngành Lưu trữ với một số ngành khác để làm nổi bật những vấn đề cần giải quyết mà đối tượng, mục tiêu, phạm vi nghiên cứu của luận văn đặt ra
7 Đóng góp của luận văn
Nếu được thực hiện tốt, luận văn sẽ góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận
về tài liệu lưu trữ quý hiếm; sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh;
Phản ánh một cách khách quan, toàn diện thực trạng công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh;
Trên cơ sở đó, luận văn đề xuất một số nhóm giải pháp chủ yếu nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh
8 Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn có bố cục như sau:
Trang 13Chương 2: Thực trạng công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh
Trong chương này tác giả đi sâu tìm hiểu các chủ trương của Đảng
và Nhà nước về công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm; tìm hiểu truyền thống văn hoá đã sản sinh ra tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh Bắc Ninh; Các chủ trương, biện pháp của Uỷ ban nhân dân tỉnh và Sở Nội vụ về sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quý, hiếm; Nguồn
và các loại tài liệu quý, hiếm được sưu tầm, thu thập, quản lý và trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, từ đó đưa ra một số nhận xét, đánh giá chung về công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh
Trong chương này luận văn đề cập tới các nhóm giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở tỉnh Bắc Ninh gồm các nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức, hoàn thiện thể chế chính sách, các giải pháp về nghiệp vụ, các giải pháp có liên quan và tổ chức thực hiện việc sưu tầm, thu thập, quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh
Trang 14đã chỉ bảo tận tình trong quá trình viết luận văn Cảm ơn sự ủng hộ, giúp đỡ của Tiến sỹ Đào Đức Thuận, Thạc sỹ Nguyễn Quốc Dũng và sự quan tâm, tạo điều kiện về thời gian, cơ hội của Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Ninh, Lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh, gia đình và bạn đồng nghiệp để tác giả hoàn thành luận văn này
Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2015
Học viên
Dương Thành Trung
Trang 1512
Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUÝ, HIẾM
VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC SƯU TẦM, THU THẬP
TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUÝ, HIẾM
1.1 Tổng quan về tài liệu lưu trữ quý, hiếm
1.1.1 Một số khái niệm
* Khái niệm tài liệu
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của
PGS-TS Dương Văn Khảm thì tài liệu là “Vật mang thông tin làm phương tiện cho
các hoạt động xã hội Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật , văn bản hành chính hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên các vật mang tin khác nhau, như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ dùng làm căn cứ để xử
lý, giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội và lưu trữ các thông tin của những hoạt động đó” [10; 343]
Theo Tiến sỹ Nguyễn Cảnh Đương thì “Tài liệu là đơn vị thông tin
được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang tin” [4; 1]
Điều 2, Lưu trữ năm 2011 giải thích “Tài liệu là vật mang tin được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác” [15]
Phân tích sự phát triển của khái niệm tài liệu có thể khẳng định tính không tách rời của vật mang tin và của thông tin ghi trên nó Có những khái niệm sớm hơn nhấn mạnh sự chú ý vào đối tượng vật mang thông tin, còn những định nghĩa muộn hơn lại dành sự chú ý tới thành tố thông tin của tài liệu
Trang 1613
Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST
16487-70 khái niệm tài liệu đã được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các
tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người” Trong tiêu chuẩn GOST 16487-83, văn thư và
công tác lưu trữ, thuật ngữ “tài liệu” đã được coi là đối tượng vật chất cùng
với thông tin được ghi nhận bởi con người, bởi phương pháp để truyền nó trong thời gian và không gian, tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó
* Khái niệm tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa vô cùng to lớn đối với không chỉ đất nước, cơ quan, đơn vị mà còn có giá trị to lớn với mỗi cá nhân Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên các mặt như chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục Tài liệu lưu trữ góp phần tích cực trong cuộc sống của chúng ta, giúp chúng ta
có thể nhìn thấy quá khứ để hiểu rõ hơn hiện tại và hướng tới tương lai Tài liệu lưu trữ đã giúp chúng ta biết trân trọng, giữ gìn những giá trị văn hóa tốt đẹp mà ông cha ta để lại
Theo định nghĩa của Hội đồng lưu trữ quốc tế định nghĩa tài liệu lưu trữ
theo trường phái giá trị tiềm năng của tài liệu “Tài liệu lưu trữ là những tài
liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hơặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng” [4]
Trường phái Châu Âu đại diện căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ của tài
liệu và coi tài liệu lưu trữ là “toàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thời
gian, hình thức và vật mang tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó”[4]
Trang 1714 Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS-
TS Dương Văn Khảm thì tài liệu lưu trữ là “Tài liệu có giá trị được lựa chọn
từ toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ là tài liệu bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các thời kỳ lịch sử, không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin; được lựa chọn, giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn” [10; 346]
Tại khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 “Tài liệu lưu trữ là tài liệu
có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [15]
* Khái niệm quý, hiếm
Hiểu thế nào là “quý” và thế nào là “hiếm” Hai từ “quý” và “hiếm”
luôn được nhắc đến trong giao tiếp của con người Khi diễn tả, đề cập tới những thứ, những vật có giá trị, hoặc những cái cần được coi trọng, cần được bảo vệ Trong cuộc sống, sinh hoạt và làm việc, con người thường dùng từ
“quý” để diễn tả Ví dụ như: “sức khoẻ là vốn quý”, “cuốn sách quý”, “kim
loại quý”, “đồ trang sức quý”, “quý hoá quá”… [14]
Từ “quý” được sử dụng trong rất nhiều hoàn cảnh, tình huống Thậm
chí khi đề cập đến những người thuộc tầng lớp trên, có nhiều quyền lực, có
nhiều bổng lộc trong xã hội, người ta có thể gọi “quý bà, quý ông, quý ngài,
quý cô, quý cậu”… để bày tỏ sự cung kính Trong thế giới động thực vật, con
người ta cũng dùng từ “quý” để chỉ những loài động vật, thực vật có giá trị về mặt nghiên cứu khoa học cũng như trong đời sống của con người như: “Động
vật quý, thực vật quý, loài cây quý, loài thú quý…”[14]
Trang 1815
Từ “hiếm” được dùng khi nói tới cái gì đó có ít về số lượng, ít gặp, ít
thấy Mặc dù hai từ này thường đi ghép với nhau, thực tế chúng ta cũng thấy
có những thứ thực sự vừa quý vừa hiếm, nhưng có những thứ quý mà không hiếm, có cái hiếm mà không quý
Tài liệu được coi là quý có nghĩa là tài liệu đó phải có giá trị thông tin cao Tuy nhiên việc xem xét tài liệu quý, có giá trị thông tin hay không còn phụ thuộc vào từng lĩnh vực mà thông tin có trong tài liệu đề cập đến và giá trị của tài liệu đáp ứng nhu cầu của người sử dụng ở mức độ nào
Ở mỗi ngành khoa học có cách quan niệm tài liệu quý và hiếm khác nhau Ngành văn học quan niệm những tài liệu quý là những tác phẩm văn học có giá trị nhân văn, mang tính giáo dục cao, phản ánh được mặt trái của
xã hội và giúp cho bạn đọc nhân thức đúng đắn hơn về cuộc sống xã hội xung quanh, luôn giúp con người ta hướng tới những cái thiện Y học thì coi những công trình nghiên cứu trong điều trị, chẩn đoán bệnh, giúp con người tránh khỏi những bệnh hiểm nghèo, các phương thuốc giúp điều trị các bệnh vô phương cứu chữa; Kinh tế học thì coi các tài liệu quý là những tài liệu luôn vạch ra được những phương hướng, hoạch định những chính sách khả thi giúp đẩy mạnh phát triển nền kinh kế nước nhà và đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin của các nhà kinh tế Khoa học thư viện coi sách báo, tạp chí, bản đồ, từ điển
cổ là những tài liệu quý hiếm, ví dụ các sách chuyên khảo: Đại Nam quốc âm
tự vị của Huỳnh Tịnh Của, xuất bản 1875; Bản đồ xưa: An nam đại quốc hoạ đồ; Tài liệu về Đông Dương, sách Hán Nôm, sách báo từ thời Pháp thuộc cho đến năm 1954, những cuốn sách in từ những năm 1900 như Minh Tâm bửu giám quyển 1, 2 (xuất bản năm 1891, 1893), Đại Nam quốc sử diễn ca (năm 1875), Kiếp phong trần (năm 1882); Tiểu gia ngôn diễn nghĩa của Trương Minh Ký (năm 1899), Thơ Nam kỳ (năm 1876), Tuồng Kim Thạch kỳ duyên của Bùi Quang Nhơn (năm 1895), Tục ca lệ (năm 1930) hay các tác phẩm của
Trang 1916 các nhà văn, nhà thơ nhóm Tự lực Văn đoàn, phong trào thơ mới như Thạch Lam, Thế Lữ, Nhất Linh, Khái Hưng, Tô Hoài…
Thư viện Viện Sử học Việt Nam cũng coi các tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu khoa học về lịch sử được xuất bản từ thời Pháp thuộc đến năm
1954 là những tài liệu quý hiếm, Thư viện Quốc gia Pháp coi Kinh thánh cổ, sách kim loại Jikji ( năm 1377) là tài liệu quý, hiếm…
Theo cơ quan Lưu trữ Liên bang Nga thì tài liệu quý hiếm là những tài liệu có những phẩm chất hay giá trị đặc sắc về tinh thần, thẩm mỹ hoặc về phương pháp tài liệu hoá; đem lại giá trị lịch sử và ý nghĩa văn hoá đặc biệt;
là những sản phẩm duy nhất, độc đáo xét về phương diện nội dung và vị trí của chúng trong lịch sử của Nhà nước và xã hội Nga; là những thứ không thể
bù đắp và thay thế được trong trường hợp bị tổn thất nếu xét từ góc độ ý nghĩa pháp lý, bút tích và các đặc trưng bên ngoài của chúng
Từ điển thuật ngữ về Công tác thư viện của Nga, xuất bản năm 1986 định nghĩa về Sách quý hiếm là cuốn sách được bảo quản hoặc xuất bản với
số lượng tương đối nhỏ và giữ được giá trị nghệ thuật, khoa học, thư mục và các giá trị khác; là một bản của xuất bản phẩm có những dấu hiệu khác thường giúp phân biệt nó với những số bản còn lại của xuất bản phẩm, trang trí đặc biệt bằng tay, có thủ bút của tác giả và đóng bìa cứng đặc biệt
Từ điển giải nghĩa Thư viện học và Tin học Anh - Việt lại cho rằng một quyển sách được ao ước nhưng khó tìm, ít khi hay đôi khi xuất hiện trên thị trường sách cổ, theo truyền thống được liệt kê vào loại sách hiếm là các loại sách như là các sách in cổ ở thế kỷ thứ 15, các sách xuất bản ở Hoa Kỳ trước năm 1800
Ngành báo chí cũng có quan điểm riêng về tính quý hiếm của một số bảo như: Gia Định báo; Báo Người cùng khổ…
Ngành lưu trữ thì coi tài liệu lưu trữ Quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong
Trang 2017 quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức
xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn Các loại hình tài liệu được đưa vào lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử, nhưng thực sự những tài liệu này cũng mang những giá trị đặc biệt, có tầm cỡ quốc gia và cần được lưu trữ lâu dài
Nếu xét về thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam thì tài liệu lưu trữ quý hiếm xuất hiện không những trong Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam hay hiểu theo nghĩa có nguồn gốc từ các cơ quan hành chính Nhà nước mà còn có những tài liệu có nguồn gốc từ trong nhân dân đòi hỏi những yêu cầu khác nhau
Như vậy, có thể hiểu tài liệu quý là những tài liệu chứa là thông tin về các sự kiện, biến cố và hiện tượng đặc biệt của tự nhiên, đời sống xã hội và tư duy, có ý nghĩa nền tảng đối với là quản lý nhà nước, kinh tế quốc dân, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, trong quan hệ đối ngoại, nghiên cứu khoa học lịch sử và không thể thay thế được nếu như bị mất hoặc hư hỏng, xét
về ý nghĩa pháp lý và bút tích của chúng Còn tài liệu hiếm là những tài liệu
có giá trị đặc biệt song chỉ có duy nhất một bản, không có bản thứ hai giống
nó về nội dung thông tin, phương thức ghi tin là và các đặc điểm bề ngoài Tài liệu có thể chỉ quý với nhóm người này mà có thể không được coi là quý với những nhóm người khác
Tài liệu hiếm là những tài liệu có số lượng bản rất ít hoặc là những tài liệu có thời gian lâu đời, hiện nay số lượng còn lại có hạn nên trở thành hiếm
Tóm lại, tài liệu quý, hiếm là những tài liệu vừa quý lại vừa hiếm Khi xem xét tài liệu quý, hiếm chúng ta phải xem xét, đánh giá ở nhiều góc độ, khía cạnh khác nhau, không chỉ xem xét một góc độ quý vì nhiều tài liệu rất quý, rất có giá trị nhưng chúng không hiếm và ngược lại chỉ xem xét ở khía cạnh hiếm mà không đánh giá xem nội dung của nó có thực sự quý, có giá trị hay không thì vẫn chưa đủ
Trang 2118
Rõ ràng, để đánh giá một tài liệu là quý, hiếm, chúng ta phải nhìn thấy mối quan hệ biện chứng giữa quý và hiếm Một tài liệu được cho là quý mà được nhân bản với số lượng lớn thì không thể gọi là tài liệu quý, mặc dù tài liệu đó có giá trị nội dung cao, là kết tinh văn hoá, tri thức của toàn Đảng, toàn dân, là nền tảng định hướng sự phát triển của xã hội (Ví dụ Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc…), hoặc ngược lại, tài liệu số lượng hiếm nhưng không chứa đựng những thông tin hữu ích, không đáp ứng được nhu cầu thông tin của người sử dụng thì đó chỉ là một tài liệu hiếm, chứ không thể gọi là tài liệu quý được
Tài liệu chỉ được xem là quý, hiếm khi nội tại bản thân nó phải có mối quan hệ biện chứng giữa cái quý và cái hiếm Mối quan hệ này không thể tách rời vì đánh giá một tài liệu là quý hiếm phải bao hàm cả hai yếu tố: quý về giá trị nội dung và hiếm vì số lượng bản ít, hình thức đặc biệt của tài liệu
* Tài liệu đặc biệt quý, hiếm
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam năm 1992 thì “Tài liệu đặc biệt quý
hiếm là tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có thể có giá trị lớn về chính trị, kinh tế, văn hóa và không thể tìm thấy ở bất cứ tài liệu nào khác hoặc những tài liệu còn giữ lại được quá ít của các thời đại trước đây”[32].
* Tài liệu lưu trữ quý, hiếm
Tài liệu lưu trữ quý hiếm là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, hiếm có
về nội dung thông tin hoặc hình thức vật mang tin Mức độ quý, hiếm của tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào nhiều tiêu chí như nội dung, hình thức tài liệu, thời gian, địa điểm hình thành tài liệu
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 cũng đã nêu tài liệu lưu trữ Quốc gia
là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Tài liệu lưu trữ Quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, là kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học
và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
Trang 2219 chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia cũng đã thừa nhận loại hình tài liệu thuộc sở hữu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ là một trong những loại tài liệu cần được đăng ký, bảo hộ, bảo quản, khai thác sử dụng Nhà nước đầu tư kinh phí để sưu tầm tài liệu quý, hiếm trong và ngoài nước
Có thể hiểu khái niệm tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử, hiếm có về nội dung thông tin hoặc hình thức vật mang tin; Được hình thành trong hoàn cảnh lịch
sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả; nội dung, hình thức thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử nếu mất đi sẽ không thể thay thế;
Điều 26, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm
là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn”[15]
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội; được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả; được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm không phân biệt hình thức sở hữu được đăng
ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và thế giới Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và
sử dụng theo chế độ đặc biệt
* Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm
Theo Từ điển giải thích Nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam thì tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm là tài liệu lưu trữ có giá trị cao và tài liệu còn rất ít, có
Trang 2320 giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học, lịch sử
và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia và xã hội; được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian và địa điểm; được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm cần được bảo quản theo một chế độ đặc biệt [10]
Theo quy định của pháp luật thì tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm phải được lập bản sao bảo hiểm để bảo vệ an toàn tài liệu và được quản lý theo chế
độ không phân biệt hình thức sở hữu, được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ các cấp; được lựa chọn để đăng ký vào các chương trình, danh hiệu của khu vực và thế giới; được thống kê, kiểm kê, lập bản sao bảo hiểm, bảo quản và sử dụng theo chế độ đặc biệt
1.1.2 Nguồn gốc, đặc điểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm
1.1.2.1 Nguồn gốc
Như chúng ta đã biết, tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các kho, viện lưu trữ phục vụ cho các mục đích khác nhau của con người và xã hội Tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể Phần lớn tài liệu lưu trữ có nguồn gốc là tài liệu văn thư, nhưng không phải tất cả tài liệu văn thư đều trở thành tài liệu lưu trữ, mà chỉ gồm những tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử Hay nói một cách khác, tài liệu lưu trữ là những tài liệu được bảo quản trong các kho, viện lưu trữ theo các yêu cầu, mục đích, đặc điểm, đặc thù và các nguyên tắc tổ chức
bảo quản và khai thác sử dụng nhất định Căn cứ vào nội dung và đặc điểm kỹ
thuật, có thể chia tài liệu lưu trữ làm 4 loại: tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và tài liệu điện tử, tài liệu kỹ
thuật số
Nhưng đến nay, khi nghiên cứu về nguồn gốc của tài liệu lưu trữ quý, hiếm, các nhà khoa học lại xem xét ở nguồn gốc nhân dân, có thể vẫn là sản
Trang 2421 phẩm của nhà nước thời kỳ phong kiến nhưng cũng có thể là sản phẩm của nhân dân sáng tạo ra Trải qua nhiều biến cố thăng trầm của lịch sử, bom đạn chiến tranh, thiên tai hoả hoạn… các loại tài liệu này đã và đang được lưu giữ
ở tất cả các miền quê trên đất nước nói chung và tỉnh Bắc Ninh nói riêng
Theo các nhà nghiên cứu, về cơ bản các loại tài liệu quý, hiếm được sản sinh ra để phục vụ nhu cầu hoặc phản ánh một hiện tượng xã hội, thể hiện ý chí của giai cấp này đối với giai cấp, tầng lớp khác trong xã hội Đồng thời nó cũng phản ánh đời sống văn hoá, sức lao động, sáng tạo của nhân dân trong suốt chiều dài lịch sử của dân tộc Tài liệu lưu trữ quý, hiếm hiện nay chủ yếu có nguồn gốc từ các cá nhân, gia đình, dòng họ như các nhà hoạt động chính trị, hoạt động chính trị xã hội tiêu biểu có nhiều đóng góp cho đất nước, các cá nhân đat giải thưởng cấp nhà nước
và quốc tế, anh hùng lao động, anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, các nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ nổi tiếng; các gia đình, dòng họ có nhiều dấu ấn trong lịch sử; tài liệu của các gia đình, dòng họ còn lưu giữ lại có giá trị như sắc phong Ngoài ra còn có nguồn gốc từ các Bảo tàng, thư viện, Ban Quản lý di tích của các tỉnh, thành phố; Kho lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Đình, đền, chùa, Viện nghiên cứu, Trung tâm Lưu trữ quốc gia, phòng truyền thống, nhà văn hoá
Đây là nguồn tài nguyên đầu vào vô cùng to lớn, phong phú và quý giá để
bổ sung cho Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
1.1.2.2 Đặc điểm
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm vừa có điểm giống nhưng lại có nhiều điểm khác biệt so với tài liệu lưu trữ truyền thống Đặc điểm giống nhau giữa tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu lưu trữ truyền thống là cùng chứa đựng những thông tin về quá khứ, phản ánh các sự kiện, hiện tượng, những biến cố lịch sử, thành quả lao động và sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những hoạt động của các bộ máy nhà nước phong kiến, các cá nhân hoặc những cống
Trang 2522
hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học, văn hoá nổi tiếng Tuy
nhiên, cũng có nhiều điểm khác nhau như hình thức vật mang tin Tài liệu lưu trữ truyền thống được ghi tin trên giấy là chủ yếu còn tài liệu lưu trữ quý, hiếm được ghi trên nhiều loại chất liệu khác nhau của từng thời kỳ lịch sử
Tài liệu lưu trữ quý hiếm có tính chính xác cao vì là bản chính, bản gốc hoặc bản sao của những tài liệu có giá trị, chứa đựng những thông tin có độ tin cậy, chính xác cao và phản ánh một cách trung thực về sự vật hiện tượng tại một thời điểm nhất định trong lịch sử Bởi nó được sản sinh ra cùng với thời điểm của sự vật, hiện tượng mà nó phản ánh Với đặc điểm đó, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin cấp một và được đảm bảo tính chính xác, trung thực bằng các yếu tố như chất liệu vật mang tin, hình thức ngôn ngữ Những tài liệu này có thể rất khó hiểu hoặc rất đơn sơ nhưng lại là nguồn sử liệu, nguyên liệu quan trọng giúp cho các ngành khoa học khác phát triển và giúp cho nhưng nhà nghiên cứu làm sáng tỏ nhiều vấn đề mà những tài liệu truyền thống trước đây chưa giải thích được
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm cũng có đặc điểm rất hạn chế về số lượng Thông thường chỉ có một bản duy nhất và được bảo ở nhiều nơi khác nhau, có thể bảo quản đúng phương pháp hoặc bảo quản không đúng và người lưu giữ
có hoặc chưa biết hết giá trị bên trong mỗi tài liệu
Các tài liệu lưu trữ truyền thống do Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản và tổ chức sử dụng theo những quy định chặt chẽ và tuân theo các nguyên tắc khoa học, nghiệp vụ nhất định Tài liệu lưu trữ không phải là hàng hoá để trao đổi, mua bán hoặc sử dụng một cách tuỳ tiện Nhưng bản thân tài liệu lưu trữ và các thông tin tài liệu lưu trữ trên thực tế chỉ có giá trị khi chúng được đưa vào khai thác, sử dụng
Như một quy luật, việc khai thác sử dụng tài liệu càng nhiều, quay vòng càng nhanh thì giá trị của tài liệu càng tăng, càng trở nên hữu ích đối với con người và xã hội Còn đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm lại có đặc điểm khác
Trang 2623 biệt, nguồn gốc khác biệt, phần lớn không phụ thuộc vào sự quản lý trực tiếp của nhà nước nên công tác sưu tầm, thu thập cần có những biện pháp phù hợp như tuyên truyền, vận động hiến tặng, nhận ký gửi, mua tài liệu từ các cá nhân, gia đình, dòng họ, lập bản sao
Điều 26 Luật Lưu trữ quy định “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội; Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả’; Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử”[15].
“Tài liệu lưu trữ quý, hiếm không phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn
để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và thế giới
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt”[15].
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm có giá trị của thông tin trong tài liệu Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu có giá trị đặc biệt về lịch sử, văn hóa, khoa học,
xã hội; phản ánh các khía cạnh của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá - xã hội và khoa học - kỹ thuật của đất nước trong những giai đoạn lịch sử nhất định; Số lượng bản ít hoặc có giá trị đặc sắc về các vấn đề lịch sử văn hoá, xã hội, khoa học, nội dung thông tin bao quát được các sự kiện, biến cố và hiện tượng đặc biệt quan trọng trong cuộc sống
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm rất đa dạng về loại hình vật mang tin, phân bố phân tán rải rác và không đều giữa các vùng trong nước và nước ngoài, có sự khác biệt về số lượng và chất lượng
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm thể hiện giá trị truyền thống và thời gian lâu đời qua các thời kỳ lịch sử
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm có giá trị đặc biệt quý về nội dung và hiếm về hình thức vật mang tin, có thời gian lâu đời, mang đậm bản sắc riêng, thể hiện
Trang 2724 đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân vùng Kinh Bắc Hình thức vật mang tin của mỗi loại tài liệu lưu trữ quý hiếm đóng vai trò quan trọng quyết định giá trị của tài liệu Ví dụ sắc phong được viết trên giấy dó
Về mặt lịch sử, nguồn tài liệu quý, hiếm có giá trị đặc biệt quan trọng giúp các nhà nghiên cứu có thêm những tư liệu quý giá để xem xét, đánh giá đúng đắn những sự kiện, hiện tượng đã xảy ra trong lịch sử hoặc nhìn nhận rõ nhân vật lịch sử, góp phần làm sáng tỏ những truyền thống tốt đẹp của các thế
hệ cha ông đi trước [24]
Về mặt văn hoá, tài liệu lưu trữ quý, hiếm có ý nghĩa to lớn giúp chúng
ta hiểu về cội nguồn quê hương, các vị thành hoàng, lịch sử văn hoá, thuần phong mỹ tục của các làng, xã
Do có những đặc điểm riêng, tài liệu lưu trữ quý, hiếm đòi hỏi những chính sách đặc thù để công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu có hiệu quả Cần xem xét mối quan hệ của tài liệu lưu trữ quý, hiếm với các loại tài liệu lưu trữ truyền thống để từ đó đưa ra những chính sách riêng nhằm quản lý loại hình tài liệu này
Nghiên cứu, bảo tồn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ quý hiếm bằng cách xây dựng các Đề án, quy hoạch, kế hoạch cụ thể nhằm góp phần lưu giữ giá trị văn hoá, truyền thống của quê hương Bắc Ninh, Kinh Bắc Đồng thời tranh thủ sự đồng thuận của nhân dân trong tỉnh và các cơ quan quản lý nhà nước nhằm sưu tầm, thu thập và quản lý ngày càng tốt hơn nguồn tài liệu quý hiếm của tỉnh Tăng cường mối quan hệ của các cơ quan nhà nước trong công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm
1.1.3 Tiêu chí xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm
Tiêu chí (criterion) có thể hiểu là các tiêu chuẩn dùng để kiểm định hay đánh giá một đối tượng bao gồm các yêu cầu về chất lượng, mức độ, hiệu quả, khả năng, tuân thủ các qui tắc và qui định, kết quả cuối cùng và tính bền vững
của các kết quả đó
Trang 2825 Theo Quy chế số 278/QC-VTLTNN ngày 16/4/2010 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước về sưu tầm tài liệu lưu trữ, thì tiêu chí tài liệu thuộc diện sưu tầm gồm 3 tiêu chí như sau:
- Tiêu chí về nội dung tài liệu
+ Phản ánh sự kiện lịch sử của dân tộc;
+ Phản ánh những bước phát triển về tư tưởng, chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, kinh tế, khoa học, công nghệ, giáo dục, văn hoá, nghệ thuật
và thể thao;
+ Phản ánh lịch sử bộ máy Nhà nước Việt Nam qua các thời kỳ;
+ Phản ánh đời sống vật chất và tinh thần của người Việt Nam qua các thời kỳ lịch sử;
+ Phản ánh thân thế và sự nghiệp của các nhân vật lịch sử tiêu biểu
- Tiêu chí về hình thức tài liệu
+ Độc đáo về vật mang tin ( lá, gỗ, vải, da, giấy gió )
+ Độc đáo về ngôn ngữ thể hiện, hình thức trình bày, kỹ thuật chế tác (hình vẽ, hoa văn, ký hiệu, chữ viết, hình ảnh, âm thanh )
+ Là bản chính, bản gốc, bản thảo viết tay hoặc có bút ích của các cá nhân tiêu biểu
- Tiêu chí về thời gian, địa điểm của tài liệu
+ Tài liệu được hình thành sớm trong lịch sử Việt Nam;
+ Tài liệu được tạo ra trong khoảng thời gian hoặc tại nơi diễn ra các sự kiện quan trọng, đánh dấu bước ngoặt lịch sử dân tộc Việt Nam
Cũng có ý kiến cho rằng, tiêu chuẩn của tài liệu lưu trữ quý, hiếm được phân theo ba nhóm tiêu chí: Nhóm tiêu chí về thời gian của tài liệu; Nhóm tiêu chí về nội dung của tài liệu; Nhóm tiêu chí về hình thức của tài liệu
Tuy nhiên theo tác giả, để tìm hiểu và xây dựng tiêu chí xác định tiêu chuẩn của tài liệu, đồng thời lấy đó làm thước đo chuẩn để xác định một tài liệu có phải là tài liệu lưu trữ quý, hiếm cần đáp ứng một trong các tiêu chí cụ thể như sau:
Trang 2926
* Thứ nhất
- Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội
- Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải phản ánh quá trình bảo vệ, xây dựng tổ quốc trong các thời kỳ lịch sử, công cuộc xây dựng đất nước, các cuộc đấu tranh giữ nước, cuộc cách mạng giải phóng dân tộc; sự hình thành và phát triển của các nhà nước trong lịch sử Việt Nam; nguồn gốc, sự ra đời, phát triển giành độc lập dân tộc và lãnh đạo đất nước xây dựng công cuộc Chủ nghĩa xã hội của Đảng cộng sản Việt Nam; công cuộc bảo vệ chủ quyền biển đảo, lãnh thổ và lãnh đạo đổi mới đất nước của Đảng và Nhà nước ta;
- Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải là những tài liệu phản ánh những thành tựu, dấu ấn, bước ngoặt lịch sử của dân tộc trên các mặt chính trị, kinh tế, ngoại giao, an ninh, quốc phòng, văn hoá, xã hội, y tế, giáo dục
- Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phản ánh thân thế, sự nghiệp của các cá nhân tiêu biểu trong lịch sử dân tộc qua các thời kỳ lịch sử, các nhà hoạt động chính trị, quân sự, danh nhân văn hoá có nhiều đóng góp cho đất nước;
- Các cá nhân tiêu biểu đạt các giải thưởng cấp Nhà nước và quốc tế, anh hùng lao động, anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, các dòng họ, gia đình tiêu biểu
- Tài liệu thể hiện thời gian, địa điểm mà tài liệu được hình thành hoặc
có mối liên hệ chặt chẽ với các mốc sự kiện lịch sử quan trọng, các sự kiện văn hoá, xã hội tiêu biểu;
Trang 3027
- Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức có vai trò đặc biệt quan trọng, tồn tại trong một giai đoạn lịch sử nhất định hoặc các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu
* Thứ ba
- Tài liệu lưu trữ quý hiếm phải được thể hiện trên các vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của các thời kỳ lịch sử Ví dụ các văn bản, bản đồ, bản vẽ, kinh, sách được viết, khắc, vẽ, thêu trên giấy, lá, da, gỗ, đá, gốm, vải và các gia phả, tộc phả, sắc phong của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu có ảnh hưởng lớn trong lịch sử Việt Nam;
- Tài liệu lưu trữ quý hiếm phải được thể hiện bằng các ngôn ngữ cổ của dân tộc Việt Nam hoặc các nét vẽ, khắc, ký hiệu, hình vẽ độc đáo, thể hiện tính đặc trưng, điển hình về nghệ thuật in, vẽ của từng thời kỳ lịch sử; là các bản thảo viết tay, sổ sách viết tay hoặc bút tích của các cá nhân tiêu biểu trong lịch sử Việt Nam Ví dụ chữ Hán Nôm, hoạ tiết, hoa văn trên các bản khắc gỗ (mộc bản)
1.1.4 Thẩm quyền sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm
1.1.4.1 Tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia
Các cơ quan lưu trữ ở trung ương có trách nhiệm tuyên truyền, vận động và tổ chức thực hiện công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm của Việt Nam
và về Việt Nam; bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm được; Sắp xếp khoa học và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu quý, hiếm sưu tầm được theo thoả thuận với tổ chức, cá nhân có tài liệu ký gửi, hiến tặng, cho, tặng, bán theo quy định của pháp luật; Giải quyết quyền lợi cho tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu đưa vào bảo quản tại lưu trữ lịch sử;
Nhà nước bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam; Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ; Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài
Trang 3128 liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ
Những tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam như: Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử; Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; Công trình, bài viết về cá nhân; Ấn phẩm, tài liệu do
cá nhân sưu tầm được
Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của
cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo quy định
Có thể thấy, công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm dù được quan tâm muộn hơn so với việc sưu tầm, thu thập, bổ sung của các tài liệu lưu trữ truyền thống, nhưng Đảng, Nhà nước và các cơ quan lưu trữ ở Trung ương đã nhận thức rõ ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ quý, hiếm đối với việc bảo tồn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nói chung và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ tổ quốc nói riêng và đã ban hành nhiều văn bản phù hợp với thực tiễn sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm nhằm phát huy giá trị của các loại hình tài liệu khác tài liệu lưu trữ truyền thống; tạo cơ sở pháp lý vững chắc và khắc phục được những quy định chưa rõ ràng về thẩm quyền sưu tầm tài liệu quý, hiếm giữa các cấp, các ngành ở trung ương và địa phương
1.1.4.2 Tại các cơ quan Lưu trữ cấp tỉnh
Đối với cơ quan lưu trữ ở địa phương, các văn bản của Nhà nước cũng
đã quy định cụ thể về thầm quyền thu thập tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử ở địa phương:
Tại mục b, khoản 2, Điều 6 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định: Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc
Trang 3229 Trung ương (sau đây gọi chung là lưu trữ tỉnh), lưu trữ huyện, quận, thị
xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là lưu trữ huyện) có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau:
Các cơ quan, tổ chức nhà nước cùng cấp ở địa phương; Các cơ quan, tổ chức cùng cấp của Việt Nam Cộng hòa và của các tổ chức khác ở địa phương trước ngày 30 tháng 4 năm 1975; Các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật
Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ lịch sử ở địa phương
Tại Điều 20, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt”
Riêng đối với tài liệu lưu trữ cá nhân “Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận”
Có thể thấy, tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở cấp tỉnh từ trước tới nay chưa được quan tâm dù đã được xác định là nguồn sưu tầm để bổ sung vào lưu trữ lịch sử tại cấp tỉnh Tài liệu đang bảo quản tại các lưu trữ tỉnh chủ yếu là tài liệu giấy truyền thống được sản sinh ra do hoat động của các cơ quan hành chính nhà nước thuộc nguồn nộp lưu số 1 hoặc số 2 đã thu về lưu trữ lịch sử Đây là nguồn tài liệu có giới hạn, không đa dạng về loại hình và có thời gian nhất định Một số tài liệu không nhỏ, có thời gian xuất xứ lâu dài, chứa đựng nhiều thông tin quan trọng đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh và bảo vệ nghiêm ngặt theo chế độ bảo quản tài liệu hạn chế khai thức, sử dụng Ngoài ra, còn có nguồn bổ sung tài liệu quý hiếm sưu tầm trong nhân dân, phần nhiều trong số
đó rất có giá trị cả về hình thức vật mang tin và thông tin chứa trong tài liệu Chính vì thế, việc sưu tầm tài liệu quý hiếm để bổ sung vào Phông lưu trữ quốc gia nói chung và lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng là một đòi hỏi cấp bách
Trang 3330 Tuy nhiên, do tính đặc thù của loại hình tài liệu quý, hiếm và chủ thể sở hữu khác nhau, không thuộc đối tượng nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch
sử, đòi hỏi nhà nước cần có những biện pháp, cách thức để tiến hành khảo sát, sưu tầm, thống kê, thu thập và hướng dẫn bảo quản tại chỗ một cách phù hợp
Do nhiều nguyên nhân khác nhau, nhiều tài liệu lưu trữ quý hiếm đã bị mất mát hoặc bị phân tán ở nhiều nơi trên khắp các địa phương trên cả nước Tại các cơ quan lưu trữ ở địa phương, tài liệu lưu trữ quý hiếm cũng mới được một số tỉnh quan tâm, sưu tầm về để bảo quản, phục vụ khai thác, sử dụng và đã đạt được một số thành quả nhất định Vì vậy, việc triển khai sưu tầm tài liệu quý hiếm của các cơ quan lưu trữ ở địa phương và hết sức cần thiết nhằm bổ sung số lượng tài liệu đang thiếu hụt, mất cân đối, làm gia tăng giá trị tài liệu bảo quản trong các kho lưu trữ lịch sử và góp phần hoàn thiện Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức, cá nhân trong nghiên cứu khoa học
1.2 Giá trị của tài liệu quý, hiếm và tầm quan trọng của việc sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quý, hiếm
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm có giá trị vô giá trong việc nghiên cứu lịch sử, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng và các địa phương, gia đình, dòng họ Qua nghiên cứu nội dung của các tài liệu lưu trữ quý, hiếm những nhà nghiên cứu có thể phục dựng lại các lễ hội truyền thống, biết được phong tục, tập quán, cách thức quản lý nhà nước của các triều đại trong lịch sử, qua đó cũng nhìn thấy đời sống văn hoá, xã hội, tinh thần của các thế hệ cha ông trong lịch sử dựng nước và giữ nước của dân tộc Thông qua tài liệu lưu trữ quý, hiếm, các nhà nghiên cứu xem xét mọi vấn
đề của xã hội được bao quát, tổng thể Ví dụ nghiên cứu về các bản khắc mộc bản tại các ngôi chùa cổ, nhà nghiên cứu có thể hiểu được các giáo lý của phật giáo, các sách thuốc, văn thơ, những đóng góp của nhà chùa với
sự phát triển của phật giáo
Trang 3431 Tài liệu lưu trữ quý, hiếm có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các ý nghĩa khác Ý nghĩa chính trị của tài liệu lưu trữ quý, hiếm thể hiện ở chỗ, nó được sử dụng như một vũ khí, một công cụ quan trọng để bảo
vệ quyền và lợi ích của giai cấp, của đảng cầm quyền Ý nghĩa chính trị của tài liệu lưu trữ ở chỗ nó có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia,
nó là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo
vệ đất nước trong thời kỳ mới
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là bằng chứng, là phương tiện cực kỳ quan trọng trong đấu tranh chính trị - ngoại giao, đấu tranh bảo vệ chủ quyền quốc gia trên lãnh thổ, vùng biển, vùng trời của tổ quốc, nhất là trong điều kiện bối cảnh tranh chấp chủ quyền trên đất liền và trên biển của Việt Nam ngày càng trở lên gay gắt Nhiều tài liệu lưu trữ quý, hiếm, đặc biệt quan trọng của Nhà nước đã được trưng bày, triển lãm công khai để tố cáo âm mưu của bọn đế quốc và phản động Không ít tài liệu lưu trữ quý, hiếm đã được sử dụng để biên soạn cuốn sách trắng của Bộ Ngoại giao nước ta về chủ quyền của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Ngoài ý nghĩa về chính trị, tài liệu lưu trữ quý, hiếm có ý nghĩa kinh tế
to lớn Nó phản ánh tình hình phát triển kinh tế của đất nước, của từng ngành, từng lĩnh vực Đó là đồ án thiết kế của các kỹ sư qua các thời kỳ lịch sử Nhiều tài liệu vẫn còn nguyên giá trị về quy hoạch, các giải pháp phân chia địa giới hành chính, kinh nghiệm sản xuất, mùa vụ Sử dụng các tài liệu lưu trữ này sẽ giúp cho việc xây dựng các quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế của đất nước hoàn chỉnh, sát thực tế, có cơ sở khoa học, giúp các nhà thiết kế
và chế tạo lựa chọn được phương án tối ưu Ý nghĩa kinh tế của tài liệu lưu trữ còn thể hiện cụ thể ở giá trị các thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ Khi thông tin trong đó có thông tin quá khứ chứa trong tài liệu được quan niệm như sản phẩm trí tuệ có giá trị được sử dụng phục vụ cho các mục đích khác nhau của con người và xã hội thì ý nghĩa kinh tế của tài liệu lưu trữ càng được khẳng định trong thực tiễn
Trang 3532 Tài liệu lưu trữ quý, hiếm có ý nghĩa văn hoá sâu sắc, nó phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật chất, tinh thần, những nhận thức về
xã hội và tự nhiên của dân tộc ta qua các giai đoạn lịch sử Đó là chứng tích
về văn hoá vật chất và văn hoá tinh thần, là tấm gương phản ánh về trình độ văn hoá của dân tộc ta Những tài liệu này có vai trò to lớn trong phát triển chính trị, xã hội, kinh tế, khoa học, công nghệ, văn hoá nghệ thuật, lịch sử, khoa học xã hội và nhân văn, và sự nghiệp xây dựng nền văn hoá Việt Nam đậm đà bản sắc dân tộc Đã có nhiều tài liệu không chỉ là di sản văn hoá của dân tộc Việt Nam mà còn là di sản văn hoá thế giới Chẳng hạn như tài liệu Mộc bản triều Nguyễn, 82 bia Tiến sĩ ở Quốc Tử Giám [18]
Tổ chức UNESCO quy định “Ký ức thế giới là những hồi ức của các dân tộc trên thế giới được chọn lọc và ghi lại bằng tư liệu Những di sản, tư liệu này đại diện cho một bộ phận lớn di sản văn hoá thế giới Ký ức thế giới ghi lại sự phát triển về tư tưởng, những khám phá về thành tựu của xã hội loài người Đó là
di sản của quá khứ để lại cho thế giới trong hiện tại và tương lai”
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm còn có ý nghĩa khoa học Tài liệu lưu trữ quý, hiếm thể hiện thông tin quá khứ, là một trong các nguồn sử liệu quan trọng để các nhà nghiên cứu, tham khảo trong việc viết nên các công trình lịch sử và đề xuất các biện pháp cải tiến xã hội và nhận thức tương lai Phải nghiên cứu quá khứ của lịch sử để rút ra những nguyên nhân và động lực thúc đẩy lịch sử phát triển, những bài học kinh nghiệm, những quy luật phổ biến và đặc thù của lịch sử nước ta cùng với những truyền thống tốt đẹp về các mặt của dân tộc được phản ánh trong tài liệu lưu trữ
Có thể nói, tài liệu lưu trữ quý, hiếm chứa những thông tin chân thực về
xã hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng Do đó, tài liệu lưu trữ quý, hiếm là cơ sở sử liệu đặc biệt quan trọng cho việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử kinh tế, văn hoá tư tưởng, lịch sử quân sự, ngoại giao và
Trang 3633 lịch sử của từng địa phương, từng ngành, từng cơ quan, từng nhân vật lịch sử nói riêng
Thông tin có trong tài liệu lưu trữ quý, hiếm ngày càng có giá trị và có
ý nghĩa quan trọng trong khi nhân loại bước sang giai đoạn xây dựng xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức Tài liệu lưu trữ quý, hiếm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng để nghiên cứu và giải quyết các nhiệm vụ thực tiễn đặt ra trong cuộc sống, phục vụ lợi ích, nhu cầu, lợi ích của các cá nhân, tổ chức
Chính vì những ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ quý, hiếm kể trên, công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm cho dù đã được quan tâm sớm nhưng do nhiều nguyên nhân khách quan
và chủ quan khác nhau nên không được sưu tầm thường xuyên, đến nay càng trở nên cấp thiết, đòi hỏi cần có những quy định cụ thể của pháp luật để các địa phương tổ chức thực hiện nhằm sớm sưu tầm và phát huy ngày càng tốt hơn giá trị của tài liệu lưu trữ quý, hiếm
Tóm lại, trong những năm qua, vì nhiều nguyên nhân khác nhau, việc sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên cả nước nói chung và tỉnh Bắc Ninh nói riêng vẫn chưa được các cơ quan từ Trung ương tới địa phương coi trọng Công tác lưu trữ mới chỉ chú trọng sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ trong các
cơ quan nhà nước (các đơn vị thuộc Danh mục 1 và Danh mục 2, các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử) Nhà nước đã bước đầu tổ chức các đoàn đi khảo sát tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong và ngoài nước và
đã đạt được một số thành tựu nhất định và đã có một số hướng dẫn mang tính định hướng nhằm từng bước sưu tầm nguồn tài liệu lưu trữ quý hiếm đang được bảo quản phân tán, khắc phục dần hiện tượng mất mát, hư hại, phục vụ cho công tác quản lý nhà nước và sự nghiệp lưu trữ ngày càng chặt chẽ, hiệu quả
Trang 3734
Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SƯU TẦM, THU THẬP
VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUÝ, HIẾM
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC NINH
2.1 Chủ trương của Đảng và Nhà nước về sưu tầm, thu thập và quản
lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm
Nhận thức được giá trị của tài liệu lưu trữ đối với lịch sử dân tộc, Đảng
và Nhà nước ta đã có chủ trương về sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quý, hiếm Tại Nghị định 102/CP ngày 04/9/1962 của Hội đồng Chính phủ về thành lập Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, Chính phủ đã quy định “Cục Lưu trữ trực tiếp quản lý Kho lưu trữ Trung ương, sưu tầm, thu thập và sắp xếp có hệ thống theo phương pháp khoa học qua các thời đại” Tiếp đó, ngày 23/3/1963 Phủ Thủ tướng đã ban hành Quyết định số 22/BT quy định về tổ chức và nhiệm vụ của Cục Lưu trữ, theo đó Kho lưu trữ Trung ương có các nhiệm vụ
“sưu tầm, thu thập, đánh giá nhằm phục vụ việc khai thác.”
Ngày 13/12/1963 Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 117-TTg
về bảo vệ và quản lý những sách và tài liệu văn hóa bằng chữ Hán, chữ Nôm; Ngày 08/9/1979, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 311-
CP về công tác sưu tầm, thu thập, bảo quản và khai thác các tư liệu chữ Hán, chữ Nôm
Riêng đối với tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ, Điều 12 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định “Tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị được nhà nước đăng ký và bảo hộ, cơ quan lưu trữ
có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản Nhà nước khuyến khích việc tặng, cho, ký gửi tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ cho
cơ quan lưu trữ; Trong trường hợp bán tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ thì phải báo cho cơ quan lưu trữ và ưu tiên bán cho cơ quan lưu trữ”
Trang 3835 Tại Khoản 2, Điều 12, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định
“Cơ quan lưu trữ Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam”
Điều 4, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định “Sưu tầm tài liệu quý, hiếm trong và ngoài nước; mua tài liệu riêng của
cá nhân, gia đình, dòng họ và của các tổ chức khác ” là một trong những nội dung của hoạt động lưu trữ được Nhà nước đầu tư kinh phí
Đặc biệt, Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X đã khẳng định:
“Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” Đây là tiền đề quan trọng cho công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm thực hiện đi đến thắng lợi
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia đã yêu cầu Bộ Nội vụ trong phạm vi trách nhiệm “ thực hiện nghiêm túc việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia, nhất là tài liệu lưu trữ quý, hiếm”
Tại Điều 1, Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định “Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật thực hiện việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ”
Điều 20, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở Trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Hướng dẫn các cơ quan, tổ
Trang 3936 chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”
Về công tác thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, tại điểm a, khoản 2, Điều 20, Luật Lưu trữ quy định “Lưu trữ lịch sử ở trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức Trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước;
Ngày 31/5/2012, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 644/QĐ-TTg phê duyệt nội dung Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” với mục tiêu sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm để bổ sung vào các phông lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị của các tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm được; Trợ giúp các cá nhân, gia đình, dòng họ… trong việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quý, hiếm - một bộ phận di sản quý giá của dân tộc trước nguy cơ ngày càng bị xuống cấp do không được bảo quản đúng chế độ
Ngày 18/8/2013 Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 922/QĐ-BNV, phê duyệt kế hoạch tổng thể thực hiện đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” từ năm 2012 đến năm 2020
Tuy nhiên, qua 7 năm cụ thể hoá các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm, bên cạnh những thành tựu hết sức tự hào khi các đoàn đã khảo sát, sưu tầm được một lượng
Trang 4037 không nhỏ tài liệu được đánh giá là quý và hiếm vẫn còn một số mặt chưa tích cực, xét tổng thể công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm vẫn chưa được tiến hành một cách có hệ thống và toàn diện Số lượng tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm được ở trong nước và nước ngoài chỉ chiếm một lượng rất nhỏ
bé, giá trị bên trong các tài liệu sưu tầm được chưa được khai thác hiệu quả, tình trạng vật lý của các tài liệu quý hiếm không được tốt
2.2 Các chủ trương, biện pháp của Uỷ ban nhân dân tỉnh và Sở Nội
vụ về sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quý, hiếm
2.2.1 Giới thiệu về truyền thống lịch sử tỉnh Bắc Ninh
Bắc Ninh là tỉnh cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô Hà Nội, trung tâm xứ Kinh Bắc xưa, mảnh đất địa linh nhân kiệt, nơi có truyền thống khoa bảng và
nền văn hoá lâu đời, đậm đà bản sắc dân tộc Dưới các triều đại phong kiến,
Bắc Ninh được gọi là Kinh Bắc mang trong mình những di sản văn hoá truyền thống phong phú về mặt vật thể và phi vật thể với hệ thống thành quách ở thị
xã Bắc Ninh, phòng tuyến sông Cầu (sông Như Nguyệt) nổi tiếng thời Lý chống lại các thế lực ngoại bang phương Bắc, hệ thống các đền, đình, chùa, miếu ở các vùng Đền Đô - Từ Sơn, Bắc Ninh - Thị Cầu, Dâu Keo - Thuận Thành, Phật Tích, Lim - Tiên Du, và đặc biệt là di sản phi vật thể dân ca quan họ nổi tiếng
Qua các kết quả nghiên cứu khảo cổ học cho thấy, Bắc Ninh là địa bàn
cư trú của người Việt cổ, đồng thời là bộ phận cốt lõi của quốc gia Văn Lang,
Âu Lạc Từ mấy nghìn năm trước, người Việt cổ đã cư trú và lập làng ở ven sông Cầu, sông Dâu, sông Đuống, sông Ngũ Huyện Khê, sông Tiêu Vương, sống chủ yếu bằng canh tác nông nghiệp kết hợp làm nghệ thủ công Hàng loạt di vật như trống đồng, dao găm, rìu, giáo, tấm che ngực, mảnh giáp, bằng đồng với những hoa văn độc đáo được tìm thấy ở các di tích Lãng Ngâm, Đại Trạch, Quả Cảm, Đại Lai, mảnh khuôn đúc trống đồng trong thành cổ Luy Lâu đã chứng tỏ người xứ Bắc rất tinh xảo trong nghề đúc đồng, chế tác các đồ trang sức, làm gốm,