quản lý thư viện tại thư viện tổng hợp tỉnh hà giang

Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Lời mở đầu Hiện giới nh nớc ta, tin học ngành mũi nhọn, thâm nhập vào lĩnh vực đời sống kinh tế, xã hội Xã hội ngày phát triển nhu cầu ứng dụng tin học ngày lớn ngợc lại thành tựu tin học tác động trở lại tạo điều kiện phát triển nhanh chóng cho sản xuất cho xã hội Xuất phát từ nhu cầu thực tế khách quan, với tiến khoa học, máy tính có nhiều ứng dụng tin học vào ngành nghề khác nhau, trợ giúp cho ngời hoạt động sản xuất, tiết kiệm đợc nhiều công sức thời gian, đồng thời mang lại kết tin cậy xác Máy tính gần công cụ gần gũi, thân thiết thiếu đ ợc quan, xí ngiệp Song song với việc trang bị máy tính cung cấp phần mềm sử dụng phần mềm việc cấp bách Trong thực tế có nhiều công tác đòi hỏi phải máy tính hoá đặc biệt công tác quản lý Vì báo cáo thực tập tốt nghiệp em xin đề cập đến ứng dụng tin học vào việc quản lý Th viện Th viện tổng hợp Tỉnh Ha Giang Quản lý sách báo, quản lý độc giả nhiệm vụ hàng đầu tất Th viện Vì việc đa tin học vào ngành Th viện vấn đề cấp bách Trong trình học tập thời gian thực tập, với vốn kiến thức kinh nghiệm ỏi, đợc giúp đỡ tận tình thầy giáo Hoàng Minh Thức việc khảo sát thu thập tài liệu đợc giúp đỡ tận tình Th viện tổng hợp Tỉnh Hà giang , toàn thể bạn lớp đến báo cáo thực tập tốt nghiệp em dã hoàn thành Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hoàng Minh Thức , Th viện tổng hợp Tỉnh Hà Giang , khoa Công nghệ thông tin _ Bộ môn hệ thống thông tin ứng dụng trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội giúp đỡ em nhiều để em hoàn thành báo cáo thực tập chuyên nghành Vì thời gian có hạn, khả kinh nghiệm nhiều hạn chế nên báo cáo không khỏi có nhiều sai sót, em mong đợc dẫn, góp ý thầy cô bạn Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Đặt vấn đề Sách báo ấn phẩm in khác gần gũi với đời sống ngời, đời sống tinh thần thiếu đợc Nhờ có sách báo mà có tri thức, có phát minh, sáng chế khoa học, kinh nghiệm thực tế sản xuất, chiến đấu, chinh phục thiên nhiên đợc ghi chép kế thừa từ hệ sang hệ khác Không có sách báo tri thức, tri thức văn minh nhân loại Từ nhu cầu thiết yếu ngời phải có sách báo mà Th viện đời Khối lợng sách báo Th viện khối lợng khổng lồ, đa dạng thể loại, lại phục vụ cho nhiều đối tợng Vì để quản lý Th viện cán Th viện phải xử lý lợng lớn đống sổ sách giấy tờ công việc Th viện làm phơng pháp thủ công đơn Do chiếm lớn thời gian công sức đội ngũ Không bỏ công sức lớn mà hiệu lại không cao dễ dẫn đến sai sót Để khắc phục thiếu sót báo cáo thực tập tốt nghiệp em nêu hớng tạo phần mềm quản lý Th viện để quản lý sách báo, quản lý độc giả Th viện giúp việc truy cứu sách báo cách nhanh chóng, góp phần nhỏ bé vào việc ứng dụng tin học vào thực tế để phục vụ công tác quản lý Th viện Đợc giúp đỡ tận tình thầy Hoàng Minh Thức xuất phát từ nhu cầu thực tế Th viện tổng hợp Tỉnh Hà Giang , em chọn đề tài quản lý Th viện làm nội dung cho báo cáo thực tập chuyên nghành Chơng i khảo sát hệ thống quản lý th viện Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện 1.1.Giới thiệu chung th viện tổng hợp tỉnh hà Giang Ngày với phát triển nh vũ bão khoa học công nghệ thông tin mà máy tính đợc trở nên phổ biến hầu hết ngành nhu cầu thông tin cần thiết Và Th viện ngoại lệ nhu cầu làm đơn giản hoá rút ngắn thời gian nh công sức quản lý cho cán ngành nh việc tra cứu sách độc giả Chính việc trang bị máy tính cho Th viện đợc nhà chức trách quan tâm Đến Th viện tổng hợp Tỉnh Hà Giang có máy tính với phần mềm quản lý Th viện riêng Tuy nhiên việc khai thác sử dụng máy tính cha đợc mở rộng số cán độc giả cha hiểu biết sâu rộng máy tính phần mềm quản lý nên gặp nhiều khó khăn việc sử dụng.Thực tế công tác quản lý Th viện Th viện tổng hợp Tỉnh Hà Giang phơng pháp thủ công, sách báo nhập vào thông qua sổ sách, giấy tờ, việc quản lý sách báo, quản lý độc giả thông qua hình thức thủ công phổ biến Với lợng sách tơng đối lớn, tổng số sách báo xấp xỉ 110 nghìn cuốn, lại đợc phân chia nhiều phòng - Phòng mợn sách - Phòng đọc tổng hợp - Phòng đọc thiếu nhi - Phòng địa chí - Phòng báo & tạp chí : : : : : 14.141 64.937 9.852 4.327 9.805 Chính điều làm khó khăn cho công tác quản lý, sai sót, nhầm lẫn nhiều xảy Xuất phát từ yêu cầu, hạn chế mà em thấy việc xây dựng phần mềm quản lý sách báo, quản lý độc giả có tính phổ thông, dễ hiểu, dễ sử dụng điều cần thiết Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện 1.2.Cơ cấu tổ chức th viện Giám đốc Phó giám đốc Phòng hành Phòng bổ sung biên mục Phó giám đốc Phòng phục vụ P.địa chí thư mục phong trào - Phòng đọc - P mợn - P địa chí - P thiếu nhi - P ngoại văn - P báo, tạp chí 1.3.Tìm hiểu toán 1.3.1.chức quản lý sách Bộ phận máy tính thông tin Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện a.Bổ sung sách -Sau nhận tài liệu từ nhà xuất gửi đến, nhân viên phòng nghiệp kiểm tra tài liệu, đủ ký vào hoá đơn biên lai, thấy tài liệu gửi thiếu, gửi nhầm hay in hỏng lập biên gửi đến quan phát hành - Tất sách báo tạp chí nhập vào Th viện đợc đóng dấu trang tên sách - Tiếp theo cán phòng nghiệp vụ mô tả tài liệu, mô tả nội dung tài liệu để phân loại liệu + Sách đợc phân loại theo bảng phân loại thập tiến dùng Th viện công cộng nhà nớc + Báo chí đợc phân loại theo số theo kỳ Sau tháng, báo chí loại báo chí loại đợc đóng thành gọi tệp đóng + Với nhiều sách loại có ký hiệu, nhng số đăng ký sổ đăng ký cá biệt khác - Sách báo chí nhập vào Th viện sau phân loại đợc đăng ký tổng quát vào sổ đăng ký tổng quát kho Th viện phần sách báo chí nhập kho Sách báo chí nhập kho Tổng số Ngày Số Tổng Tổng vào thứ số số báo sổ tự sách chí Phân loại sách báo chí Giá tiền Theo nội dung Theo ngôn ngữ Phụ Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện H1: Mẫu sổ nhập sách báo chí - Cuối sách báo phân loại đợc chuyển lên cho phòng thông tin th mục + Phòng thông tin th mục dựa vào ký hiệu mà phòng nghiệp vụ phân loại để tạo tờ in phích phục vụ tra cú + Chuyển sách báo tạp chí tờ in phích theo yêu cầu nội dung phòng Tại kho tài liệu chuyển đến thủ th đăng ký đầu sách vào sổ đăng ký kho sách Th viện Khác với đăng ký tổng quát lô sách có mã đầu sách khác Số thứ tự sổ đăng dầu sách số đăng ký Ngày Số đăng đăng ký ký Đăng ký đầu sách cho sách báo chí Ngày tác giả tên Xuất Giá sách tiền Số vào sổ tổng quát Môn loại số biên Kiểm kê Phụ xuất H3 : Mẫu sổ đăng ký đầu sách Sách báo chí đợc xếp lên kho theo thứ tự số đăng ký sổ đăng ký cá biệt kho Th viện theo môn loại ( theo ký hiệu) tuỳ kho b,Huỷ sách Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Khi thủ th xem xét nhận thấy tài liệu cũ, rách nát, hay bạn đọc làm lập biên đa khỏi kho xoá thông tin tài liệu sổ đăng ký cá biệt, rút tờ phích hộp tra cứu khỏi hộp phích đồng thời xoá thông tin tài liệu khỏi tính Phòng thủ th nhận biên đăng ký tổng quát vào sổ đăng ký tổng quát kho Th viện phần sách báo chí xuất kho Sách báo chí xuất kho Tổng số Ngày Số Tổng Tổng vào biên số số báo sổ sách chí Phân loại sách báo chí Giá tiền Theo nội dung Lý xuất kho Theo ngôn ngữ H4: Sổ đăng ký tổng quát-sách báo chí xuất kho d,Chức tra cứu sách Độc giả tra cứu tài liệu theo hai phơng pháp: - Tra cứu tài liệu từ hộp tra cứu Tra cứu máy tính Tuy nhiên phơng pháp cha đợc phổ biến Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện 1.3.2Chức quản lý bạn đọc a) Tiếp nhận đơn Khi bạn đọc muốn đọc mợn tài liệu Th viện phải làm đơn xin cấp thẻ Th viện Tuỳ theo nhu cầu bạn đọc muốn đọc sách đâu mà làm đơn nộp cho thủ th phòng phục vụ khác Ví dụ nh bạn đọc muốn đọc sách thiếu nhi gửi đơn cho thủ th phòng đọc sách thiếu nhi, bạn đọc có nhu cầu mợn sách nhà gửi đơn xin làm thẻ mợn sách cho thủ th phòng mợn, thủ th xét duyệt đơn lu thông tin vào sổ đăng ký độc giả Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc 000 Hà Giang, ngày tháng năm Đơn xin cấp thẻ th viện Tại phòng Mợn th viện Tỉnh Kính gửi: Th viện Tỉnh Ha Giang Họ tên Năm sinh Nam, nữ Trình độ Nghề nghiệp Nơi làm việc Địa Chỗ tại: Số chứng minh nhân nhân dân Nơi cấp Tôi làm đơn đề nghị ban lãnh đạo Th viện tỉnh xem xét để cấp thẻ Th viện cho Tôi xin cam đoan thực nghiêm chỉnh nội quy Th viện Ngời làm đơn ký (Ghi rõ họ tên) Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện H5 : Mẫu đơn xin cấp thẻ Mặt anh 3x4 Số thẻ mặt th viện tỉnh Hà Giang thẻ đọc Họ tên: Năm sinh: Nhóm: Lớp Hạn thẻ: Ngày tháng năm Ngời cấp thẻ Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện trích nội dung th viện I Không mang sách Th viện II Không làm rách sách III Thẻ không rách rời không chắp vá IV Không mang chất cháy, nổ vào Th viện V Không ăn quà vặt Th viện VI Không nới chuyện riêng Th viện VII Không cho ngời khác mợn thẻ VIII Làm hỏng tài sản th viện phải bồi thờng H6 : Mẫu thẻ phòng thiếu nhi b,Cấp thẻ Thủ th xét thấy bạn đọc có đủ điều kiện làm độc giả Th viện cấp cho bạn đọc thẻ Th viện để sinh hoạt Đồng thời cho làm sổ mợn sách để mợn sách độc giả lu thông tin vào 1.3.3 Chức quản lý mợn trả sách a) Cho mợn sách - Tất sách đa cho ngời đọc dùng chỗ phải đợc ghi vào phiếu yêu cầu Sau gửi cho thủ th thẻ đọc Thủ th kiểm tra thẻ gửi Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Truy vấn tìm tên sách theo nhà xuất Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Truy vấn tìm thông tin bạn đọc Truy vấn tìm tt sách mợn hết hạn Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Truy vấn tìm tt sách Truy vấn cập nhật tt bạn đọc Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Truy vấn cập nhật đầu sách Truy vấn cập nhật nhân viên th viện Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Truy vấn cập nhật phiếu thu Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Form báo cáo thu chi Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Form cập nhật đầu sách Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Form cập nhật thông tin Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Form cập nhật sách Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Form cập nhật sách Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Form cập nhật sách mợn Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Form cập nhật sách hạn Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Form bạn đọc Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Form chinh chơng trình [...]... tài quản lý th viện Phiếu yêu cầu cấp thẻ Quản lý bạn đọc Số thẻ B ạ n đ ọ c Bạn đọc Phiếu yêu cầu trả thẻ Phiếu thu Đơn được tiếp nhận Sách mượn Lý do từ chối Phiếu chi Phiếu yêu cầu mượn sách Sách Lý do từ chối Thông tin sách dược mượn Yêu cầu trả sách Phiếu thu Quản lý sách Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện. .. Minh Thức Dề tài quản lý th viện Việc thiết kế hệ thống nhằm giúp chúng ta hiểu rõ hơn về hệ thống nhất là hệ thống lớn phức tạp Để có thể tác động hoặc điều khiển chúng một cách hiệu quả, đồng thời để hoàn thiện và phát triển những hệ thống mới tốt hơn nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý th viện Hoạt động phục vụ bạn đọc Quản lý sách Quản lý bạn đọc Cấp thẻ... tài quản lý th viện c) Xử lý phạt - Khi bạn đọc mợn sách quá hạn, Th viện phải gửi giấy báo đòi sách Sau 10 ngày kể từ ngày Th viện gửi giấy báo, bạn đọc vẫn cha trả sách thì Th viện dùng biện pháp hành chính để giáo dục buộc ngời mợn phải trả sách - Sau khi bạn đọc trả sách Nếu sách không đúng nh những thông tin lu trong sổ mợn sách thì thủ th sẽ lập biên bản phạt theo quy định của Th viện Th viện Tổng. .. Minh Thức Dề tài quản lý th viện Số thẻ B ạ n Phiếu yêu Lý do từcầu trối cấp thẻ Phiếu yêu cầu trả thẻ Cấp thẻ 1.1 Phiếu thu đ ọ c Phiếu thu Phiếu yêu cầu mượn sách Yều cầu trả sách Nhắc trả sách Thông tin sách được mượn Quản lý thông tin mượn trả của bạn đọc 1.2 Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Phiếu yêu cầu... :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện 4) Thiết kế bảng cơ sơ dữ liệu Thiết kế bảng bạn đọc Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Thiết kế bảng đầu sách Thiết kế bảng nhân viên Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện Thiết kế bảng... Thức Dề tài quản lý th viện Mức khung cảnh tơng ứng với mức 0 của đồ phân cấp chức năng, ta coi cả hệ thống là một chức năng duy nhất Biểu đồ này sẽ xây dựng tất cả các tác nhân của hệ thống Mọi thông tin từ hệ thống đa ra bên ngoài là thông tin đầu ra Nhiệm vụ của hệ thống là phải lu trữ, xử lý và biến đổi các thông tin từ đầu vào thành kết quả đầu ra Các tác nhân giao tiếp với quản lý Th viện gồm:... chỉ, trình độ, giới tính, năm sinh, chỗ ở hiện tại, số CMT, nơi cấp, ngày cấp, ngày làm thẻ, hạn thẻ Huỷ độc giả: Cho phép huỷ bỏ toàn bộ thông tin về độc giả có trong Th viện nếu nh độc giả đó không còn đủ điều kiện làm độc giả của Th viện Sửa độc giả: Cho phép sửa toan bộ thông tin về độc giả có trong Th viện -Cập nhật kho sách: Cho phép ban quản lý Th viện và thủ th cập nhật để biết mã sách hay vị... bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện ngày trả Đồng thời cho biết thông tin của thủ th trực tiếp cho độc giả mợn - trả sách +Chức năng thống kê: -Thống kê tổng số sách có trong Th viện: Chức năng này có nhiệm vụ thống kê xem th viện có tổng số sách là bao nhiêu, thuộc những loại nào, số sách hiện có trong kho, số sách độc giả giữ,...Trờng đại học bách khoa hà nội_Khoa CNTT Bộ môn:Hệ thống thông tin Giáo viên hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện sách báo cho bạn đọc Nếu không cósách cho bạn đọc thủ th phải nêu rõ lý do th viện tỉnh Hà Giang Số thẻ: Ký hiệu Ngày tháng năm Phiếu yêu cầu Tácgiả: Tênsách: H7 : Mẫu phiếu yêu cầu Sổ mượn sách ảnh Số thẻ Năm... hớng dẫn :Hoàng Minh Thức Dề tài quản lý th viện 2) Tổng quan về mô hình thợc thể liên kết - Thực thể bạn dọc: Cho biết thông tin của bạn dọc + Thuộc tính: Số thẻ Họ tên bạn đọc Ngày sinh Ngày sinh Trình độ Địa chỉ bạn đọc Ngày cấp thẻ Mã nhân viên Hạn sử dụng Tổng giá trị sách đang mơn Tiền ký gửi - Thực thể sách: chứa các thông tin về sách có trong th viện + Thuộc tính: Mã cuốn sách