QUẢN lý THIẾT bị vật tư TRƯỜNG học

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỀ LÝ VẬT HỌC TÀI:QUẢN THIẾT BỊ TƯ TRƯỜNG GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN THẦY : TRẦN VIỆT KHÁNH NHÓM 13: Nguyễn Lương Minh Toàn Nhữ Huỳnh Phi Anh LỚP: 12CĐ-TP1 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Với xu phát triển vũ bão nay, công nghệ thông tin đem lại nhữnglợi ích phủ nhận với mặt đời sống xã hội Sự ưu việt máy tính giúp người khác phục hạn chế, tăng suất hiệu công việc Nó trở thành cánh tay đắt lực thiếu người Tính vượt trội giúp máy tính dần thay cách làm thủ công mà hướng tới cách làm theo hướng chuyên môn công nghệ Mọi hoạt động kinh tế xã hội điều cần đến giúp đỡ công nghệ thông tin Nhờ phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin có nhiều ngành phát triển theo, nhờ giải nhiều khó khăn, công việc trở nên dễ dàng thuận lợi Quản lý tài sản nhu cầu thiếu xã hội ngày phát triển nay, công việc quản lý tài sản đòi hỏi cần có xác, nhanh chóng tiệc lợi nhằm đáp ứng nhu cầu người quản lý Vì vậy, việc xây hệ thống thông tin cho việc quản lý thiết bị vật tư giúp ích nhiều , giải vần đề khó khăn phát sinh việc quản lý Chương trình quản lý thiết bị vật tư sử dụng để quản lý thiết bị giảng dạy học tập có trường Chương trình cho phép nhập hiển thị thông tin thiết bị trường, nhằm quản lý thiết bị cách dễ dáng khoa học Tuy nhiên thời gian, kinh nghiệm, kiến thức thân có hạn nên chương trình nhiều hạn chế, thiếu xót mong thấy cô bạn đóng góp ý kiến để chương trình ngày hoàn thiện LỜI CẢM ƠN Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy cô Khoa Công Nghệ Thông Tin thầy cô giảng dạy trường CĐKT Lý Tự Trọng truyền đạt kiến thức quý báo cho chúng em năm học qua Đặt biệt chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy Trần Việt Khánh tận tình hướng dẫn, động viên giúp đỡ chúng em suốt thời gian thực đề tài Xin chân thành cảm ơn bạn lớp 12CD-TP1 ủng hộ, giúp đỡ , chia sẻ kiến thức , kinh nghiệm tài liệu có cho nhóm trình nghiên cứu thực đề tài Một lần xin chân thành cảm ơn ! I CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI TRƯỜNG Nguyên tắc công tác quản lý sở vật chất Quản lý sở vật chất trang thiết bị giảng dạy học tập nhiệm vụ trực tiếp nhân viên phòng Hành Tất nhân viên trường thông qua phòng quản lý thiết bị để nhận thiết bị giảng dạy Nhân viên quản lý góp phần ổn định an ninh, trật tự, sử dụng bảo vệ tài sản Tạo điều kiện thuận lợi cho giảng viên sinh viên nghiên cứu học tập Quy định chung quản lý thiết bị Thiết bị nhập vào chuyển đến kho quản lý trường Tại thiết bị xem xét kỹ lưỡng chủng loại, tình trạng, số lượng, đơn giá, nhà sản xuất Mỗi thiết bị gắng liền với mã thiết bị để tiện cho việc tìm kiếm Qua mã thiết bị này, nhân viên quản lý biết thiết bị nằm vị trí kho, số lượng để dễ bảo quản thiết bị Sau thiết bị cung cấp mã số, sẻ cấp theo mục cụ thể tên thiết bị, người nhận, ngày nhận, số lượng, chủng loại nhiều thông tin khác Khi giảng viên sinh viên có nhu cầu sử dụng thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy nghiên cứu thông qua người quản lý biết thêm thông tin thiết bị mà cần Chức nhiệm vụ quản lý thiết bị học tập giảng dạy Hệ thống quản lý thiết bị học tập giảng dạy có nhiệm vụ quản lý thiết bị có trường cách thông minh khoa học Hệ thống quản lý thiết bị phải nắm giữ cụ thể số lượng thiết bị có trường, phân loại theo chủng loại thiết bị để tiện cho việc tìm kiếm thiết bị Ngoài hệ thống phải biết tình trạng thiết bị, phải cập nhập thông tin bổ sung liệu lý thiết bị không giá trị Cùng với việc phục vụ tra cứu, hệ thống phân loại thiết bị có trường để đảm bảo cho giảng viên sinh viên có thông tin cần thiết Tầm quan trọng hệ thống Khái niệm thông tin giải thích nhiều từ điểm, đem lại cho hiểu biết vần đề Lý thiết thông tin giúp cho chúng tao có thêm nhận thức thông tin, hướng nghiên cứu chủ yếu lý thiết thông tin trọng độ tin cậy thông báo Vì thông tin cần cho nhiều công việc, đặc biệt công việc quản lý Trong chế thị trường nay, việc nắm bắt xử lý thông tin yếu tố tác động lớn đên hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Thật vậy, “Thông tin đối tượng chuyển dạng, tạo người làm đại diện cho kiểu liệu mà người nhận thức xác định thực tế” Thông tin có vai trò quan trọng người lãnh đạo tổ chức hoạt động để hoàn thành mục tiêu ngắn hạng, trung hạn dài hạn Thông tin yếu tố quan trọng đứng sau yếu tố người công việc lãnh đạo quản lý Tin học công việc quản lý Khi xã hội ngày đại, người lun phải tiếp cận với lượng lớn nguồn thông tin Có nguồn thông tin nhận người quản lý định ngay, có nguồn thông tin định Đối mặt với nhiều nguồn thông tin vậy, xử lý nhanh kịp thời dẫn đến tồn đọng thông tin chưa xỷ lý, điều đưa vào tình trạng thông tin chở nên tải, kiểm soát Vấn đề đặt cần phải có công cụ giúp người xử lý nhanh nguồn tin Ngày hấu hết tổ chức, đoàn thể tin học trở thành lựa chọn số giúp họ xử lý nhanh nguồn thông tin Thật vậy, từ thông tin đời phát triển cho đền nay, giúp người khám phát nhiều thành tựu khoa học trở thành trợ thủ đắt lực thiếu người đại 6 a Các giai đoạn phân tích thiết kế Phân tích Bước đầu giai đoạn phân tích phần hệ thống hữu nhằm làm rõ điểm yếu hay mạnh xếp theo mức độ quan trọng điểm cần giải xác định mục tiêu, dự kiến phát sinh thời gian tới phận Kiến trúc liệu xử lý kiểu liệu tương ứng , dẫn tên, liệu, sơ đồ, biểu đồ hay đồ thị Giao diện giữ hệ thồng tin thông người sử dụng Các công việc cài đặt cần thực Diễn biến tiến trình từ mức ý niệm đến lúc thể : triển khai kế hoạch, phân nhóm làm việc … Kiến trúc chi tiết hệ thống thông tin liên quan tới giao diện với người sử dụng đơn thể tin học cần áp dụng : quy tắc quản lý, cấu trúc liệu Giai đoạn thể vật lý hệ thống thông tin việc lựa chọn công cụ phần mềm đề xây dựng tệp liệu, viết đơn thể chương trình, chạy thử, kiểm tra, kết nối, lập hồ sơ hướng dẫn, thích chương trình Giai đoạn bao gồm việc định nghĩa thử nghiệm đơn thể chương trình, thể nghiệm hệ thống, sử dụng chương trình nguồn, hoàn thiện văn hướng dẫn sử dụng b Khai thác Đây giai đoạn định kết tương lai hệ thống thông tin Tùy theo kết khai thác, người sử dụng định có sử dụng hệ thống thông tin vừa xây dựng để thay hệ thống thủ công hay không Giai đoạn bao gốm công việc : bảo trì, cải tiển thích nghi hóa hệ thống thông tin với thay đổi nội với môi trường xung quanh II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hiện trạng hệ thống Từ thực tế cho thấy việc quản lý trước chủ yếu thủ công , thông tin đưa vào sổ sách, từ người quản lý lập báo cáo Việc quản lý thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo, rơi rạc, nhiều công sức Do sai sót xảy dư thừa hay thiếu xót thông tin gây hậu nghiêm trọng Trong trình quản lý khối lượng công việc lớn nên nhà quản lý thường trọng đến thông tin, hay vần đề quan trọng Do nên thông tin không cập nhập thường xuyên đầy đủ, điều dẫn đến tình trạng nhiều thông tin thực tế cần thiết cho việc quản lý lại bị bỏ qua tập hợp Cũng mà hiệu công việc không cao Do để có phần mềm máy quản lý cần thiết • Với hệ thống quản lý văn cũ : - Quản lý sử dụng văn giấy tờ - Dùng sổ để theo dõi tình trạng thiết bị môn - Nhập thiết bị thủ công, có tính toán máy tính - Tìm kiếm, tra cứu thủ công sổ sách • Ưu điểm hệ thống cũ - Hệ thống quen thuộc - Giá thành thấp Nhược điểm hệ thống cũ - Do quản lý sổ sách giấy tờ nên tốn thời gian nhân lực - Dễ xảy sai sót - Khó quản lý cách xác thiết bị - Dữ liệu bị mát - Tìm kiếm, tra cứu nhiều thời gian • Do vậy, yêu cầu đặt phải có hệ thống mới, ứng dụng tin học vào trình quản lý nhằm loại bỏ tất nhược điểm hệ thống cũ, đồng thời có tính vượt trội so với hệ thống cũ • Hệ thống phải có tính sau - Quản lý giao nhận, nhập xuất thiết bị - a Quản lý trang thiết bị phòng ban môn : có trang thiết bị gì, tình trạng, thêm , sữa chữa Quản lý chuyển, quản lý thiết bị giữ môn, phòng đặt Tìm kiếm báo cáo theo nhiều mục khác Khảo sát Mô tả môi trường hoạt động Hệ thống cần có chức : - - b Quản trị hệ thống : phân chia cấp độ người dùng khác nhau, người sử dụng chức vụ khác có tác vụ khác nhau, quản lý thiết bị có môn, thiết bị kho( tình trạng, số lượng …) Nhập xuất thiết bị phòng quản lý thiết bị môn Theo dõi hồ sơ thiết bị, kiểm tranh đánh giá tình trạng thiết bị Có khả chuyển giao thiết bị môn Khảo sát nghiệp vụ Trường nơi chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị phục vụ cho công tác, nghiên cứu, thực hành, thực tập sinh viên trường Công nghệ thông tin ngành phát triển nhanh với phát triển khoa học công nghệ, lẽ mà để bắt kịp phát triển công nghệ hàng năm thiết bị luôn mua để trang bị cung cấp thêm, để đáp ứng nhu cầu giảng dạy học tập, tìm tòi sinh viên Các thiết bị có thời gian sử dụng lâu dài, mua cung cấp, tài trợ … Thiết bị nhập lưu trữ kho trường, sau phòng quản lý thiết bị chuyển giao môn Phòng môn có người chịu trách nhiệm coi thiết bị Các thiết bị trình sử dụng thiết bị hỏng hóc hay cần lý báo cáo cụ thể phòng quản lý thiết bị Mô tả hệ thống QUẢN LÝ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ BỘ PHẬN SỮA CHỮA Bộ phận vật tư - - Lập kế hoạch xin cung cấp thiết bị từ phòng kế hoạch vật tư trường Thực xếp, phân bố vật tư, thiết bị trường cung ứng vật tư Quản lý theo dõi tình hình nhập, xuất thiết bị, quản lý thiết bị tồn kho Từ in báo cáo nhập xuất chi tiết tổng hợp, in báo cáo chi tiết thiết bị Khi có báo cáo từ phận sửa chữa tình trang thiết bị cần thay bổ sung hay lý phận gửi thông tin sang phận kho kho hết thiết bị số lượng thiết bị cần lý đủ lô kho sẻ gửi báo cáo số lượng thiết bị cần bổ sung lý lại cho phận vật tư để phận xuất báo cáo đề xuất lên phòng quản lý vật tư trường để xin phép lý thêm thiết bị 10 Giao diện chức sau : - Danh sách thiết bị có : chọn tên thiết bị cần nhập - Mã phiếu nhập kho : nhập mã phiếu nhập kho 38 - Tên phiếu nhập : nhập tên phiếu nhập kho - Mã thiết bị : mã thiết bị lấy từ sở liệu - Tên thiết bị : tên thiết bị lấy từ sở liệu - Ngày nhập : nhập ngày nhập kho - Số lượng : nhập số lượng ( nhập số ) - Đơn giá : nhập giá thiết bị( nhập số ) - Thành tiền : tự tính theo công thức Số lượng * Đơn giá - Phòng QLTB : chọn phòng quản lý thiết bị có sẵn sở liệu thêm vào từ Admin - Kho : chọn kho có sẵn sở liệu thêm vào từ Admin - Nút Nhập kho : chuyển liệu nhập vào sở liệu - Nút Nhập lại : xóa liệu nhập form để nhập 39 : Chức lập report Giao diện chức : Lập report để báo cáo hàng kho 40 Bộ phận Sửa chữa gồn chức : Chức thêm thiết bị sữa chữa Giao diện chức sau : - Danh sách thiết bị : chọn tên thiết bị cần nhập - Mã phòng sữa chữa : nhập mã phòng sữa chữa - Tên phòng sữa chữa : nhập tên phòng sữa chữa - Ngày kiểm tra : ngày lập phiếu sữa chữa - Tình trạng : nhập tình trạng thiết bị - Đề xuát : nhập đề xuất sữa chữa 41 - Mã thiết bị : mã thiết bị lấy từ sở liệu - Tên thiết bị : tên thiết bị lấy từ sở liệu - Phòng QLTB : chọn phòng quản lý thiết bị có sẵn sở liệu thêm vào từ Admin - Người QLTB : chọn người quản lý thiết bị có sẵn sở liệu thêm vào từ Admin - Nút Thêm thiết bị sữa chữa : chuyển liệu nhập vào sở liệu - Nút Nhập lại : xóa liệu nhập form để nhập : Chức xem danh sách thiết bị sữa chữa Giao diện chức sau : 42 Dùng để quản lý thiết bị có sữa chữa 43 : Chức thay đổi thông thiết bị Giao diện chức sau : - Mã thiết bị : không thay đổi - Tên thiết bị : nhập tên thiết bị - Ghi : ghi thiết bị - Nhà sản xuất : tên nhà sản xuất - Chủng loại : loại thiết bị - Tên kho : chọn kho có sẵn sở liệu thêm vào từ Admin - Năm nhập : Năm nhập thiết bị - Nút Cập nhật : lưu liệu vừa nhập vào sở liệu 44 : Chức lập report Giao diện chức sau : Báo cáo tình trạng thiết bị Phần có admin sử dụng Thêm gồm chức : 45 : Chức thêm người quản lý thiết bị Giao diện chức sau : - Mã người QLTB : nhập mã người quản lý thiết bị - Tên người QLTB : nhập tên người quản lý thiết bị - Địa : nhập địa - Bộ môn : chọn môn cho trước nhập từ Admin - SDT : nhập số điện thoại người quản lý thiết bị( nhập số ) - Nút Thêm : nhập liệu nhập vào sỡ liệu - Nút Nhập lại : xóa liệu form để nhập 46 : Chức thêm phòng quản lý thiết bị Giao diện chức sau : - Mã phòng QLTB : nhập mã phòng quản lý thiết bị - Tên phòng QLB : nhập tên phòng quản lý thiết bị - SDT : nhập số điện thoại phòng quản lý thiết bị ( nhập số ) - Nút Thêm phòng QLTB : nhập liệu nhập vào sỡ liệu - Nút Nhập lại : xóa liệu form để nhập 47 : Chức thêm kho Giao diện chức sau : - Mã kho : nhập mã kho - Tên kho : nhập tên kho - Tên phòng QLTB : chọn phòng quản lý thiết bịcó sẵn sở liệu thêm vào từ Admin - Nút Thêm Kho: nhập liệu nhập vào sỡ liệu - Nút Nhập lại : xóa liệu form để nhập 48 : Chức thêm môn Giao diện chức sau : - Mã môn : nhập mã môn - Tên môn : nhập tên môn - Nút Thêm môn : nhập liệu nhập vào sỡ liệu - Nút Nhập lại : xóa liệu form để nhập 49 Tài khoản gồm chức : Chức dùng để đăng xuất tài khoản Sau đăng xuất ta chọn đăng nhập Thoát Giao diện chức sau : Trong hình hướng dẫn rõ Chọn Tài khoản -> Đăng nhập để Đăng nhập Chọn Thoát muốn thoát chương trình : Chức đăng nhập tài khoản khác sau Đăng xuất VI KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN Nội dung đạt được: 50 - Hạn chế - Do thời gian thực đồ án ngắn, nên số chức chưa thể hết Chưa có kinh nghiệm nhiều việc xây dựng chương trình quản lý quy mô lớn Chương trình chưa có tính thẩm mỹ cao Kinh nghiệm thu - Chương trình thân thiện với người dùng, tiện dụng Các chức chương trình hoàn thành Ràng buộc liệu cách chặt chẽ Có khả nằng tự động tính tổng tiển… Củng cố kiến thức học môn: ngôn ngữ lập trình, cở sở liệu, phân thích thiết kế hệ thống thông tin…Và kỹ khác Có hội để vận dụng kiến thức lý thuyết nhà trường áp dụng vào thực tiễn Hướng phát triển - Hệ thống cần chuyển sang dạng web để tạo thuận lợi cho người dùng sử dụng 51 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC NHÓM BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC NHÓM Nguyễn Lương Minh Toàn - Làm báo cáo - Thiết kế sơ đồ BDF , ERD , DFD - Xử lý code form hoàn thiện phần mềm - Thiết kế giao diện Nhữ Huỳnh Phi Anh - Thiết kế DaTaBase - Làm báo cáo - Xử lý code form - Thiết kế sơ đồ BDF , ERD , DFD 52 [...]... Bộ phận vật tư đóng vai trò quản lý các thiết bị chính của phòng Bên cạnh đó có bộ phận kho cũng tham gia đồng quản lý Việc quản lý vật tư được thực hiện như sau: - Khi được Phòng kế hoạch – Vật tư của trường cung cấp thiết bị/ vật tư Bộ phận vật tư của phòng thông báo cho bộ phận kho để nhận thiết bị/ vật tư Tại kho, thủ kho sẽ kiểm tra về số lượng, thông số cấu hình của thiết bị, bộ phận vật tư sẽ... báo cho kho để nhập lại thiết bị này vào kho Xuất thiết bị/ vật tư 11 - - Khi có nhu cầu sử dụng các thiết bị (thay mới, bổ sung thiết bị phòng học) thì bộ phận Bảo hành- Sửa chữa báo về bộ phận vật tư Bộ phận vật tư báo về kho Tại đây, thủ kho làm phiếu xuất thiết bị/ vật tư theo số lượng và loại thiết bị mà bên vật tư yêu cầu và viết phiếu xuất kho sau đó tổng hợp các thiết bị còn lại và chuyển phiếu... các thiết bị hiện có trong kho Có cột tổng tài sản để tính tổng giá trị các vật tư hiện có trong kho : Chức năng thanh lý thiết bị Giao diện chức năng như sau : 33 - Danh sách thiết bị : chọn tên thiết bị để thanh lý - Mã phiếu thanh lý : nhập mã phiếu thanh lý - Tên phiếu thanh lý : nhập tên phiếu thanh lý - Mã thiết bị : mã thiết bị lấy ra từ cơ sở dữ liệu - Tên thiết bị : tên thiết bị lấy ra từ... Phòng kế hoạch – Vật tư - Cuối mỗi kỳ bộ phận bảo trì – sửa chữa kiểm tra lại về tình trạng của thiết bị và nộp báo cáo này về bộ phận vật tư, bộ phận vật tư báo về kho Từ đây bộ phận vật tư căn cứ vào tình trạng thiết bị và số lượng tồn kho thiết bị để làm báo cáo đề xuất cấp thêm hoặc thanh lý thiết bị/ vật tư 5 a • STT Các yêu cầu nghiệp vụ Yêu cầu chức năng nghiệp vụ Bộ phận : Vật tư Công việc Loại... - Quản lý số lượng thiết bị Thêm , xóa, sửa thông tin thiết bị Báo cáo tồn kho vật tư Bộ phận sửa chữa: - 4 Quản lý và theo dõi tình trạng của các thiết bị/ máy hàng ngày Cập nhật thông tin về tình trạng của thiết bị/ máy Từ đó in các báo cáo về tình trạng thiết bị/ máy ở từng phòng, từng khu vực Đề xuất báo cáo về việc thay mới hoặc thanh lý các thiết bị Các hoạt động nghiệp vụ hệ thống: Nhập thiết bị. .. Nvarchar(50) ST T 1 Thuộc tính MaPhieuNhap Mã phòng sữa chữa Tên phòng sữa chữa Tình trạng Ngày kiểm tra Đề xuất Người quản lý thiết bị Thuộc tính f Ghi chú Ghi chú Mã người quản lý thiết bị Tên người quản lý thiết bị Số điện thoại của người quản lý thiết bị Địa chỉ của người quản lý thiết bị Phiếu nhập kho Kiểu Nchar(10) Ghi chú Mã phiếu nhập 26 2 3 4 5 6 TenPhieuNhap NgayLap SoLuong DonGia ThanhTien g... tổng hợp này lên bộ phận vật tư Kho kiểm tra tình trạng của các thiết bị, nếu thiết bị hư nhiều hoặc quá lỗi thời thì kho xuất báo cáo đề xuất thanh lý kèm theo chi tiết các thiết bị vật tư cần thanh lý tới bộ phận vật tư, bộ phận này báo cáo lên cấp trên nếu được sự đồng ý thì kho sẽ xóa các thiết bị này ra khỏi hệ thống Báo cáo, tổng kết - Vào đầu mỗi năm học thì bộ phận vật tư xuất báo cáo “Kiểm kê... những thiết bị đang thiếu 1 Lập bản đề nghị thêm mới 2 Lập bản kiểm kê thiết bị Kết xuất Ghi nhận đầy đủ các vật tư thiết bị hiện có, và tính tổng giá trị tài sản 3 Lập danh mục vật Kết xuất tư thanh lý Chỉ thanh lý nếu vật tư thỏa mãn yêu cầu: Ghi chú 12 Đủ lô, tình trạng vật tư không thể sửa được nửa • STT Bộ phận : Kho Công việc Loại công việc Tra cứu Quy đinh/công thức liên quan Tìm kiếm thông tin vật. .. dữ liệu để nhập mới 34 : Chức năng xem danh sách thiết bị thanh lý Giao diện chức năng như sau : Dùng để quản lý các thiết bị hiện có trong danh mục thanh lý Bộ phận Kho gồm 3 chức năng : 35 : Chức năng tra cứu thiết bị Giao diện chức năng như sau : - Tìm thiết bị : nhập từ khóa cần tìm - Danh mục cần tìm : • Tên thiết bị : tìm kiếm theo tên thiết bị 36 ... về thiết bị - Nhà sản xuất : tên nhà sản xuất - Chủng loại : loại thiết bị - Tên kho : có thể chọn các kho có sẵn trong cơ sở dữ liệu được thêm vào từ Admin - Năm nhập : Năm nhập thiết bị - Nút Thêm thiếtbị : lưu các dữ liệu vừa nhập vào cơ sở dữ liệu - Nút Nhập lại : xóa các thông tin vừa nhập để nhập thiết bị mới : Chức năng kiểm kê thiết bị Giao diện chức năng như sau : 32 Dùng để quản lý các thiết