Quản lý thiết bị vật tư

Quản lý thiết bị vật tư

Mục lục 1 LỜI NÓI ĐẦU Quản lý hàng hóa vật tư là một trong những việc quan trọng có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của công ty. Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có thông tin chính xác nắm bắt thông tin kịp thời về vật tư tại đơn vị của mình…, từ đó đưa ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý, để nhằm giảm chi phí, giảm thất thoát, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, và có nhiều cơ hội phát triển. Để làm được điều này, việc ứng dụng Tin học hóa vào vấn đề quản lý là rất cần thiết. Trước đây khi chưa có phần mềm công việc quản lý đều gặp rất nhiều khó khăn đòi hỏi phải có một lượng nhân lực lớn mà hiệu quả không cao, khi ta muốn tìm kiếm tra cứu thông tin thì rất mất nhiều thời gian, vì tất cả đều thông qua giấy tờ. Giờ đây nhờ có các phần mềm quản lý, tin học hóa được thao tác thủ công mà việc làm việc ở các công ty trở nên thuận lợi hơn vì chúng ta sẽ không phải thấy một phòng tủ đầy hồ sơ chứng từ hóa đơn, các cặp tài liệu có nhãn . chúng ta có thể làm trong chốc lát có khi chỉ mất vài giây truy cập thông tin. Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Bình Mình là công ty chuyên cung cấp các vật liệu xây dựng, đồ gia dụng, đồ trang trí, đồ điện… mà phần lớn công việc quản lý vật tư trong công ty đều thao tác thủ công. Chính vì các lý do trên nên em đã chọn đề tài “Quản lý thiết bị vật tư” làm đồ án tốt nghiệp của mình, nhằm hy vọng phần mềm đem lại hiệu quả tốt trong công việc quản lý vật tư Đồ án tốt nghiệp là cơ hội cho em được tiếp xúc thực tế, áp dụng, tổng hợp lại những kiến thức mà mình đã học được, đồng thời rút ra được những kinh nghiệm thực tế quý giá trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp của mình Trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của Th.S Nguyễn Thế Cường, KS. Nguyễn Xuân Hưng cùng các cô chú trong phòng ban của công ty đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đồ án này một cách 2 thuận lợi và gặt hái được một số kết quả khả quan, em xin chân thành cảm ơn công lao dạy dỗ của các Thầy Cô trong khoa Công nghệ thông tin - Trường đại học Hàng hải, đã tận tình dạy dỗ chỉ bảo em trong suốt hơn 4 năm học và nghiên cứu vừa qua; xin cảm ơn gia đình đã tạo điều kiện cho con được học tập để có ngày hôm nay; cảm ơn tất cả các bạn trong lớp đã giúp đỡ trong suốt quá trình học tập. Bên cạnh những kết quả đã đạt được cũng không thể tránh được những thiếu sót và hạn chế của đồ án, rất mong nhận được góp ý của Thầy Cô và bạn bè. 3 Chương 1. KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ TẠI CÔNG TY. 1.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH BÌNH MINH.  Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Bình Mình là đại lý cấp 1 chính thức của công ty sơn 4 ORANGES CO.LTD ( công ty vốn 100% của nước ngoài, trụ sở chính: Lô co2_ khu Công nghiệp Đức Hòa 1, Ấp 5, xã Đức Hòa Đông, huyện Đức Hòa, tỉnh Long An ) thuộc tập đoàn Asia leader international investment, chuyên cung cấp các loại sơn lót, sơn bột, sơn nội thất, sơn ngoại thất., và các vật tư, nguyên vật liệu trong lĩnh vực xây dựng, điện nước, và các đồ dùng thông dụng  Công ty được thành lập vào 5/3/2003  Giám đốc: Bùi Văn Minh  Trụ sở chính: Đường 10_ Đông Sơn_ Thủy Nguyên_ Hải Phòng  Liên hệ: ĐT: (031) 3 573224 * DĐ: 0904 482851  Công ty có tổng số trên 20 nhân viên. Trong đó có 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 1 kế toán, 1 thủ kho, 2 nhân viên bảo vệ, 2 nhân viên bán hàng và còn lại là công nhân, đặc biệt công ty Bình Minh có một đội tư vấn, đội ngũ thi công có tay nghề cao trong lĩnh vực pha chế sơn màu.  Lĩnh vực kinh doanh của công ty bao gồm: Vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí, đồ dùng gia dụng, đồ điện, đồ nhựa .  Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty đặt ra: Luôn là đối tác đáng tin cậy của khách hàng, trở thành nhà cung cấp chính trên địa bàn Thành phố Hải phòng và các vùng tỉnh lân cận trong lĩnh vực kinh doanh của mình, phân phối sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng với giá rẻ nhất với chất lượng tốt nhất. Phát triển thành công ty lớn có uy tín và thương hiệu trên thi trường. 4 1.2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY. PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC KINH DOANH SẢN PHẨM KẾ TOÁN NV BÁN HÀNGTHỦ KHO KHAI THÁC THỊ TRƯỜNG THỰC HIỆN GIAO DỊCH TỔNG HỢP SỔ SÁCH THANH TOÁN LƯƠNG BÁO CÁO THUẾ NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU BÁO CÁO KHO TIẾP THỊ KHÁCH HÀNG BÁN HÀNG 5 1.3. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU BÀI TOÁN. 1.3.1. Mục đích.  Đối với hoạt động quản lý vật tư, người quản lý phải nắm bắt được chính xác, nhanh chóng, thông tin kịp thời về vật tư…, để từ đó ra kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý giúp giảm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh tế cho công ty. Do đó đồ án này sẽ xây dựng một chương trình quản lý vật tư đáp ứng được công việc quản lý việc nhập, xuất vật tư, thanh lý, thu hồi vật tư, quản lý thống kê được lượng hàng tồn kho giúp cho người quản lý cân đối được việc nhập xuất vật tư, đưa ra báo cáo chi tiết về mua hàng, chi tiết bán hàng, công nợ phải thu, công nợ phải trả khách hàng, lượng hàng tồn kho, đơn giá vật tư hiện tại để báo giá cho khách hang khi khách hàng có nhu cầu.  Mục tiêu chính của phần mềm.  Quản lý vật tư hàng hóa theo một qui trình xuyên suốt từ khâu nhập hàng, xuất hàng cho đến khâu thống kê báo cáo và đánh giá tình hình tồn kho, công nợ khách hàng và luôn đưa ra được bảng báo giá được cập nhập mới nhất để thuận tiện cho viêc kinh doanh.  Cân đối được lượng vật tư hàng hóa tồn kho với kế hoạch sản xuất nhằm đưa ra quyết định kịp thời chính xác phục vụ cho hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa.  Báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ liệu. 1.3.2. Yêu cầu.  Cung cấp thông tin chi tiết về vật tư, khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.  Tìm kiếm thống kê và lập báo cáo nhanh chóng theo yêu cầu của ban lãnh đạo. 6  Kiểm soát được lượng hàng tồn kho, công nợ để có giải pháp chiến lược kịp thời đưa công ty phát triển.  Giao diện phải thân thiện, hỗ trợ các phím tắt cho các chức năng, đẩy nhanh thao tác nhập dữ liệu.  Giảm thiểu được thời gian và công sức quản lý, các phát sinh nhập xuất tồn kho, tăng độ chính xác trong thống kê, đáp ứng nhanh chóng yêu cầu số liệu cho các bộ phận khác: kế toán, kế hoạch vật tư, phục vụ yêu cầu phát triển của công ty.  Phân quyền cấp hạn sử dụng của người truy cập và chức năng chi tiết. 1.4. NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN.  Khảo sát nghiệp vụ thực tế tại công ty, kết hợp nghiên cứu lý thuyết, xây dựng cơ sở dữ liệu, phân tích thiết kế bài toán.  Lựa chọn công cụ cài đặt, xây dựng các modul của chương trình.  Ngôn ngữ sử dụng: C#.  Cơ sở dữ liệu: SQL Server 2005 Express  Lập trình trên Windown.  Cài đặt và chạy thử chương trình 1.5. NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VẬT TƯ HIỆN TẠI.  Các bộ phận nhân sự trong công ty có các nhiệm vụ sau:  Giám đốc công ty có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng, giao dịch thương mại, điều hành công ty, tìm ra hướng đi, cơ hội phát triển mới của công ty.  Phó giám đốc: có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, mở mang giao dịch, thực hiện chu trình, kinh doanh sản phẩm  Kế toán: có nhiệm vụ tổng hợp sổ sách, thanh toán lương, báo cáo thuế hàng tháng định kỳ  Nhân viên trực thuộc bộ phận quản lý thiết bị vật tư gồm có  Nhân viên nhập vật tư 7 Nhận yêu cầu nhập thêm vật tư đã được phê duyệt của lãnh đạo để tiến hành nhập. Họ viết phiếu nhập kho cho số vật tư được yêu cầu, sau đó cập nhập vào sổ chi tiết nhập vật tư, liệt kê chi tiết chứng từ nhập vật tư. Số vật tư vừa mới được nhập vào kho phải được qua kiểm tra chất lượng, công việc này do nhân viên kỹ thuật đảm nhiệm. Sau đó, nhân viên báo cáo về tình hình thiết bị vật tư nhập về.  Nhân viên xuất vật tư Nhân viên xuất vật tư theo yêu cầu xin được cấp phát vật tư của các đơn vị, tiến hành xuất vật tư. Tất cả các vật tư xuất ra đều có phiếu xuất, sau đó họ cập nhập vào sổ chi tiết xuất vật tư, báo cáo về các chứng từ liên quan đến vật tư đã xuất.  Nhân viên kỹ thuật Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, kiểm tra chất lượng các thiết bị. Đối với vật tư không còn khả năng sử dụng, hay bị hư hỏng thì sẽ được lên kế hoạch thanh lý hoặc bảo trì, bảo dưỡng.  Nhân viên quản lý kho có nhiệm vụ ghi chép tất cả các thông tin liên quan đến vật tư. Họ tiến hành kiểm kê tổng số vật tư có trong kho. Nhân viên kho ghi thông tin vật tư vào sổ vật tư, quản lý số lượng hàng tồn kho, đưa ra báo cáo thống kê tổng hợp về thiết bị vật tư còn tồn trong kho (báo cáo định kỳ theo tháng, quý, năm, hoặc báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo). Đồng thời nhân viên quản lý kho phải cân đối vật tư trong kho với vật tư nhập, xuất.  Nhân viên quản lý vật tư phải giữ các phiếu nhập, xuất, phiếu thu, phiếu chi và các giấy tờ liên quan đến vấn đồ án chính cho công việc bảo trì, sửa chữa hay thay mới, thanh lý vật tư… Đồng thời nhân viên quản lý vật tư phải có báo cáo chi tiết tất cả các công việc lên ban lãnh đạo, thống kê báo cáo thiết bị vật tư tồn, cân đối giữa vật tư tồn và xuất kho với tổng số vật tư có trong kho trước đó 8  Thiết bị vật tư mới về được nhập vào kho vật tư của Công ty bằng phiếu nhập kho. Bộ phận quản lý kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết nhập. Nhân viên kho sẽ tiến hành cập nhập thông tin về vật tư vào sổ chi tiết cho từng loại thiết bị vật tư và tiến hành phân loại.  Thiết bị sau khi nhập vào kho, tùy theo yêu cầu sản xuất mà thủ kho sẽ làm thủ tục xuất kho cho các đơn vị theo Phiếu xuất kho. Mỗi loại thiết bị nhập, xuất kho đều được thủ kho quản lý bằng thẻ kho và ghi chép vào sổ chi tiết (sổ kho). Sau đó căn cứ vào số thiết bị vật tư ban đầu và số thiết bị vật tư đã xuất để có thể xác định được lượng hàng còn tồn trong kho.  Vật tư được đưa ra sử dụng và vật tư còn tồn trong kho công ty luôn luôn phải có kế hoạch quản lý tình trạng vật tư để kịp thời xử lý. Quá trình quản lý này được chia ra các phần sau: Quản lý tình trạng vật tư có tại kho; tiến hành kiểm tra tình trạng vật tư hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Sau khi kiểm tra phải có báo cáo tình trạng vật tư để lên kế hoạch thu hồi, bảo trì, sửa chữa hoặc thanh lý hay nhập mới vật tư. 9 1.6. MỘT SỐ MẪU BIỂU CỦA CÔNG TY. PHIẾU NHẬP Mã phiếu: Họ tên Nhà phân phối: . Địa chỉ: Stt Mã thiết bị Tên thiết bị Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thuế Thành tiền 1 2 Ngày . tháng . năm Thủ kho Kí tên PHIẾU XUẤT Mã phiếu: . Họ tên khách hàng Địa chỉ STT Mã thiết bị Tên thiết bị Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày .tháng .năm ……… Thủ kho Kí tên 10 [...]... trưởng Người lập biểu Thủ quỹ Người nhận tiền Kí tên Kí tên Kí tên Kí tên Kí tên 11 1.7 DANH SÁCH THIẾT BỊ VẬT TƯ CỦA CÔNG TY Nhóm các thiết bị của công ty kinh doanh STT 1 2 3 4 5 Nhóm Vật tư Vật liệu xây dựng Trang trí Đồ điện tử Đồ gia dụng Đồ nhựa Danh sách chi tiết các thiết bị vật tư STT 1 1.1 Tên Vật tư Sơn lót BOSS Exterior Alkall Resiter Đơnvị tính Lít - Nhóm VT Trang trí - 1.2 Sơn lót chống... những tồn tại và khó khăn trên, đòi hỏi việc tin học hóa vấn đề quản lý là hết sức cần thiết và quan trọng, cụ thể là xây dựng một phần mềm quản lý trên hệ thống máy tính, cụ thể ở đây là chương trình “ Quản lý vật tư ”  Phần mềm xây dựng cần đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ quản lý, và khắc phục được những tồn tại của hệ thống quản lý hiện tại mắc phải  Chương trình phần mềm phải dễ sử dụng,... tìm kiếm thông tin có liên quan đến thiết bị vật tư nào đó hiện có trong kho thì lại phải tra cứu rất nhiều cuốn sổ lưu trữ khác nhau trong tủ sổ sách kia mới tìm ra thông tin Muốn tìm thông tin về vật tư xuất, nhập và tồn kho thì lại mất rất nhiều thời gian tra cứu thông tin trên các phiếu nhập, xuất vật tư theo thời gian  Thao tác cân đối giữa nhập mới và xuất vật tư lại phải được nhân viên kho thực... trạng  Hiện tại các công việc của công ty đều quản lý bằng phương pháp thủ công thô sơ Tất cả các thao tác nhập xuất thiết bị vật tư, liên quan đến dữ liệu đều được nhân viên kho thu thập và thống kê trên giấy tờ, chính vì thế các loại giấy tờ, hồ sơ liên quan ngày càng gia tăng rất nhiều, đồng thời do sự phát triển của công ty nên số lượng thiết bị vật tư nhập và xuất ngày càng gia tăng, khối lượng... do đó tạo nên sự khó khăn cho công tác quản lý rất nhiều  Công việc quản lý bằng thủ công tạo rất nhiều khó khăn và áp lực, đòi hỏi phải giải quyết khối lượng công việc lớn mà cũng không thể tránh khỏi những nhầm lẫn, đồng thời với số lượng công việc như vậy phương pháp thủ công đòi hỏi mất rất nhiều thời gián để giải quyết Việc lưu trữ thông tin thiết bị vật tư bằng giấy tờ ngày càng nhiều làm cho... kho, từ đó xem lượng hàng tồn kho là bao nhiêu, hạn sử dụng của vật tư đã hết chưa  Việc thống kê báo cáo cũng trở nên khó khăn vì mất nhiều thời gian lấy các thông tin từ các sổ ghi Nhân viên làm báo cáo phải tự tay sao chép thông tin từ sổ ghi chép vật tư, sổ ghi nhập, xuất, thanh lý, thu hồi… 15  Các hồ sơ giấy tờ lưu trữ thường hay bị hư hỏng, mất mát do điều kiện môi trường và do điều kiện ngoại... là vì hệ quản trị cơ sở dữ liệu này sử dụng công cụ quản lý cơ sở dữ liệu theo phong cách Express (nhanh) SQL Server 2005 cải tiến khả năng quản lý và bảo mật thông qua việc cung cấp cho toàn quyền viên nhiều công cụ điều khiển hơn trên những thể hiện cục bộ và từ xa của SQL Server Microsoft SQL Server 2005 Express Edition miễn phí, dễ sử dụng, gọn nhẹ, và khả nhúng, là một trong những hệ quản trị... vị, doanh nghiệp hay cá nhân ấy Cơ sở dữ liệu còn được hiểu là một tập hợp các thông tin được tổ chức hợp lý để có thể truy xuất nhanh khi cần sử dụng  Thực thể (Entity): là một đối tư ng cần quan tâm trong công tác quản lý, nó có thể là:    Cụ thể: một nhân viên, một tổ chức, một hoá đơn,… Trừu tư ng: một môn học, một khoa trong trường đại học,… Dữ liệu quan hệ (Relation Data): là dữ liệu được tổ...  SQL Server 2005 Workgroup Edition  Với SQL Server 2005 Express, quản trị viên có thể:  Xây dựng những ứng dụng điều khiển dữ liệu linh hoạt và đáng tin cậy với môi trường thao tác quản lý dữ liệu trực quan, đơn giản  Hỗ trợ các Website động (tư ng tác với người dùng), hỗ trợ sẵn XML trong cơ sở dữ liệu để đảm bảo Website có thể tư ng tác với những ứng dụng khác thông qua các dịch vụ Web  Tạo ra... trình lớn trong C# Tuy nhiên nó thực sự có khả năng viết một chương trình mà không sử dụng đến lớp Lớp là một khuôn mẫu thiết yếu mà chúng ta cần tạo ra đối tư ng Mỗi đối tư ng chứa dữ liệu và các phương thức chế tác truy cập dữ liệu Lớp định nghĩa cái mà dữ liệu và hàm của mỗi đối tư ng riêng biệt (được gọi là thể hiện) của lớp có thể chứa Ví dụ chúng ta có một lớp miêu tả một khách hàng nó được định