Slide kỹ năng giao tiếp và thuyết trình hiệu quả

NỘI DUNG Chương 1: Lý thuyết chung về giao tiếp Chương 2: Các kỹ năng giao tiếp cơ bản Chương 3: Kỹ năng thuyết trình hiệu quả 1. Lý thuyết chung Khái niệm giao tiếp Vai trò của giao tiếp SƠ ÐỒ MÔ HÌNH GIAO TIẾP : Thông tin là nội dung của giao tiếp. Con nguời : nguời gửi, nguời nhận Phản hồi có 2 dạng : + Phản hồi duới dạng hành dộng. + Phản hồi duới dạng lời nói. 2. Hãy lắng nghe. 3. Bàn bạc dân chủ, có lý có tình, không dùng quyền áp chế 4. Biết thông cảm với hoàn cảnh của đối tượng 5. Biết cách chấp nhận nhau trong giao tiếp. Chấp nhận là biết thích nghi với cuộc sống, với hoàn cảnh khách quan. 6. Nguyên tắc ABC trong giao tiếp: Accuracy : chính xác. Brevity : ngắn gọn Clarify : rõ ràng, sáng sủa

KỸ NĂNG GIAO TIẾP - THUYẾT

TRÌNH

NỘI DUNG Chương 1: Lý thuyết chung về giao tiếp Chương 2: Các kỹ năng giao tiếp cơ bản Chương 3: Kỹ năng thuyết trình hiệu quả

CHƯƠNG 1

LÝ THUYẾT CHUNG

VỀ GIAO TIẾP

1 Lý thuyết chung

• Khái niệm giao tiếp

• Vai trò của giao tiếp

Khái niệm giao tiếp

1 KHÁI NIỆM:

Giao ti p ế là sự ti p ế xúc tâm lý gi a ữ ng i ườ và ng i ườ , qua

đó con ng i ườ trao đ i ổ v i ớ nhau về thông tin, về c m ả xúc, tri giác l n ẫ nhau, nh ả h ng ưở tác đ ng ộ qua l i ạ v i ớ nhau

SƠ ÐỒ MÔ HÌNH GIAO TIẾP :

- Thông tin là nội dung của giao tiếp.

- Con nguời : nguời gửi, nguời nhận

Quá trình giao tiếp

Sức mạnh của thông điệp

Thu nhận thông tin

Nguyên nhân giao tiếp kém

- Nhìn điểm đen

- Thói quen đổ lỗi

- Truyền tin kém hiệu quả

- Thời gian không phù hợp

- Định kiến

3 Các nguyên tắc trong giao

THẢO LUẬN :

Bạn hãy đưa ra những yếu tố để giao tiếp có hiệu quả

2 WHO - ÐỐI TUỢNG GT – Bạn

GT với ai ?

4 HOW - PHƯƠNG PHÁP GT – Bạn sẽ GT bằng cách nào ?

5 WHEN - THỜI GIAN GT – Bạn sẽ

GT khi nào ?

6 WHERE - ÐỊA ÐIỂM GT – Bạn

sẽ GT ở đâu ?

ổn định Hoà bình

NHU CẦU

XÃ HỘI

Được chấp nhận Được yêu thương

Đc là thành viên của TT Tình bạn

NHU CẦU ĐƯỢC TÔN TRỌNG

Thành đạt

Tự tin

Tự trọng Được

công nhận

NHU CẦU

TỰ KHẲNG ĐỊNH

Phát triển

cá nhân

Tự hoàn thiện

MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP TRONG KD

 1 Tôn trọng nhân cách đối tượng giao

tiếp

 5 Biết cách chấp nhận nhau trong giao tiếp Chấp nhận

là biết thích nghi với cuộc sống, với hoàn cảnh khách quan.

 2 Hãy lắng nghe.

 3 Bàn bạc dân chủ, có lý có tình, không dùng quyền áp

chế

 4 Biết thông cảm với hoàn cảnh của đối tượng

 6 Nguyên tắc ABC trong giao tiếp:

- Accuracy : chính xác.

- Brevity : ngắn gọn

- Clarify : rõ ràng, sáng sủa

19

- Ngôn ngữ nói: là ngôn ngữ được biểu hiện bằng

âm thanh, được tiếp thu bằng thính giác; Có tác động trực tiếp, mạnh mẽ, sâu sắc đến tình cảm, ý chí, hành động của con người

- Ngôn ngôn nói có thể là:

2 Các yếu tố cần lưu ý khi sử dụng kỹ năng nói: Phát âm, giọng nói,

tốc độ nói

- Phát âm không chuẩn sẽ gây khó khăn cho người nghe, thậm chí hiểu

sai hoặc không hiểu được VD: nói ngọng, nói lắp,…

- Giọng nói phản ánh cảm xúc, tình cảm của người nói Mỗi giọng nói có

sự truyền cảm khác nhau VD: giọng nói nhỏ nhẹ vs giọng nói to, dứt

khoát.

- Tốc độ, nhịp nói sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp VD Nhanh vs

chậm, đều đều vs trầm bổng, có điểm nhấn.

• Lối nói mỉa mai, châm chọc:

VD: Cái áo này nên để làm khăn lau thì tốt hơn!

• Lối nói ẩn ý:

VD: Bạn hợp với kiểu áo rộng hơn là kiểu này!

4 Kỹ năng nói hiệu quả:

• “ Hãy suy nghĩ trước khi nói”

• Chuẩn bị trước trong đầu những gì cần nói

• Tạo được sự chú ý của người nghe

• Nói một cách rõ ràng, ngắn gọn và đủ nghe

• Sử dụng những từ ngữ và thành ngữ quen thuộc, dễ hiểu

• Nói bằng một giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh, tình huống

• Yêu cầu phản hồi qua hình thức nói (Nhắc lại )

II KỸ NĂNG LẮNG NGHE

1 Lắng nghe là gì

“Quá trình thu nhận, sắp xếp nghĩa và đáp lại những thông điệp được nói ra bằng lời hoặc không bằng lời.”

(1996, International Listening Association)

Lợi ích

♪ Tìm kiếm, chọn lọc, phân loại và lưu trữ

thông tin (4Ss - Search, Sift, Sort and

Store)

♪ Thể hiện sự tôn trọng

♪ Phát hiện sự mâu thuẫn

♪ Phát hiện những điểm then chốt có giá trị

♪ Đánh giá hiểu biết

Lắng nghe

Những rào cản của lắng nghe

☻ Ảnh hưởng bởi người nói/ diễn giả: hình dáng, trang phục, phong cách…

☻ Môi trường xung quanh: tiếng ồn, chuông điện thoại, ai đó đi

ngang…

☻ Rào cản về văn hóa: khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ,…

☻ Rào cản về trình độ học vấn, chuyên môn

☻ Những cảm xúc và thái độ của người nghe:

4.1 LẮNG NGHE ĐỂ THU THẬP THÔNG TIN

+ Mục đích lắng nghe để tìm kiếm dữ liệu hoặc các vấn đề mà ta cần biết

+ Chú ý đến các cử chỉ, điệu bộ, giọng nói để chắt lọc thông tin chính xác, cần thiết

+ Chủ động nghe và lái câu chuyện theo mục đích của mình bằng một

số phương pháp như:

- Đặt câu hỏi

- Phương pháp gợi mở - Phương pháp khống chế

-Phương pháp cân bằng - Phương pháp xoay chuyển

VD: Lắng nghe thu thập thông tin: sinh viên nghe giảng trên lớp.

4.2 LẮNG NGHE ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

+ Đòi hỏi người nghe phải có khả năng phân tích, tổng hợp.

+ Một số thủ thuật:

Ghi nhanh những gợi ý để phản hồi

Cố gắng đoán trước được ý nghĩ của họ

Tổng kết lại toàn bộ câu chuyện, sau đó phân tích và đưa ra thông tin phản hồi.

VD: Lắng nghe ý kiến của khách hàng về sản phẩm để có sự điều chỉnh phù hợp.

4.3 LẮNG NGHE ĐỂ THẤU CẢM

- Mọi người đều muốn người khác lắng nghe mình Lắng nghe để thấu cảm đòi

hỏi khéo léo, tế nhị, có hiểu biết và đặc biệt có sự tin tưởng.

- Cố gắng không ngắt lời, tỏ ra hiểu, thông cảm với họ Chờ thời điểm thích hợp mới nói.

- Dùng câu hỏi để hiểu sâu hơn suy nghĩ của người khác.

-Việc thấu hiểu hoàn toàn rất khó nhưng vẫn có thể hiểu, chia sẻ được với người khác.

VD: Lắng nghe bạn bè tâm sự khi gặp chuyện buồn.

III KỸ NĂNG VIẾT

 NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU QUẢ TỐT

- Trình tự của thông tin trình bày: logic

- Từ ngữ sử dụng: chính xác, phù hợp, dễ hiểu

- Sự chính xác của văn phạm.

- Phù hợp với đối tượng người đọc.

- Cách trình bày: rõ ràng, dễ theo dõi.

 Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết

- Được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếp thu bởi thị giác

VD: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, bản quyết toán, thiệp mời, thiệp chúc mừng…)

Kỹ năng viết hiệu quả

1 Giai đoạn chuẩn bị viết:

1.1 Xác định chủ đề chung của văn bản

1.2 Nghiên cứu các tài liệu cần thiết

- Giới thiệu chủ đề chung

- Thu hút sự chú ý của người đọc

IV Kỹ năng đặt câu hỏi:

1 Tầm quan trọng của việc đặt câu hỏi?

 Dùng câu hỏi để thu thập thông tin

 Dùng câu hỏi để tạo không khí tiếp xúc

 Dùng câu hỏi để kích thích và định hướng tư duy

 Dùng câu hỏi để đưa ra 1 đề nghị

2 Các loại câu hỏi:

2.1.Câu hỏi đóng và Câu hỏi mở:

• Anh có hút thuốc không?

• Phòng dành cho người hút thuốc ở chỗ nào vậy?

2.2.Câu hỏi trực tiếp và câu hỏi gián tiếp:

• Ý kiến của anh về vấn đề này là gì?

• Nếu chúng ta chọn phương án A để giải quyết vấn đề,

anh thấy có hạn chế gì?

Dùng câu hỏi với các mục đích

khác nhau

 Câu hỏi tiếp xúc: Nêu vấn đề phụ, thông thường…

 Câu hỏi có tính đề nghị: Mang tính thăm dò, thoát khỏi bế tắc

 Câu hỏi hãm thắng: Giảm tốc độ phát biểu của đối tượng

 Câu hỏi kết thúc vấn đề: “Có phải việc đã xong rồi?”

 Câu hỏi thu thập ý kiến: “Theo ý của quý vị thì…?”

 Câu hỏi xác nhận: “Bạn có nhận thấy rằng….?”

 Câu hỏi lựa chọn: “Anh chọn loại màu xanh hay màu đỏ?”

 Câu hỏi đối lập: “Chẳng lẽ một sản phẩm có thương hiệu nổi tiếng như thế này là mau hỏng lắm sao?”

 Câu hỏi thay câu khẳng định: “Chắc bạn không nghĩ rằng sản phẩm này mau hỏng chứ?”

3 Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả:

• Khơi gợi hứng thú của người đối thoại

• Nên bắt đầu bằng 1 câu hỏi dễ

• Không đặt nhiều câu hỏi, nhiều nội dung cùng lúc