KHÓA đào tạo cán bộ mới TUYỂN DỤNG tại ngân hàng vietin bank

- Chứng từ kế toán ngân hàng chỉ được lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh, phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các nội dung quy định trên mẫu.. CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN*

KHÓA ĐÀO TẠO CÁN BỘ MỚI TUYỂN DỤNG

Phòng Chế độ kế toán

Hà Nội, năm 2014

MỤC LỤC

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

III HỆ THỐNG SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TOÁN

IV HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

V TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN NHCT VIỆT NAM

VI HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ MẪU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

 

2

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN

 Kế toán: là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế,

tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

 Ðối tượng kế toán

Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:

a) Tài sản cố định, tài sản lưu động;

b) Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;

c) Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập;

d) Thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước;

đ) Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh;

e) Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán

Ðối tượng kế toán thuộc hoạt động ngân hàng: ngoài quy định trên, còn có:

a) Các khoản đầu tư tài chính, tín dụng;

b) Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;

c) Các khoản cam kết, bảo lãnh, các giấy tờ có giá

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN

 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán

Các hình thức chứng từ kế toán: Chứng từ giấy, Chứng từ điện tử

 Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài

chính theo nội dung kinh tế

Các loại TK kế toán: TK tổng hợp, TK chi tiết; TK nội bộ của Ngân hàng, TK giao dịch của khách hàng

 Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng.

NHCT VN sử dụng HTTK kế toán các TCTD do NHNN quy định để lập báo cáo gửi các cơ quan chức năng, đồng thời có sử dụng HTTK kế toán riêng để hạch toán theo yêu cầu quản trị, điều hành

Các HTTK hiện hành của NHCT: HTTK Misac, HTTK Incas

 

4

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN

 Sổ kế toán: dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các

nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Sổ kế toán gồm: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

 Phương pháp ghi sổ kế toán:

- Phải căn cứ vào chứng từ kế toán.

- Theo đúng trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ.

- Phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

- Có thể ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính.

- Sửa chữa sổ kế toán bằng máy vi tính: bằng 3 Phương pháp điều chỉnh: Đỏ đen, ngược vế, backdate.

 

5

3 QĐ 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30/12/2005 của NHNN “Ban hành Chế độ lưu

trữ tài liệu kế toán trong ngành Ngân hàng”

4 QĐ 127/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 01/02/2012 của NHCT VN “Quy định chế độ

chứng từ kế toán trong hệ thống NHCT VN”

5 QĐ 934/QĐ-NHCT10 ngày 02/05/2008 của NHCT VN: Quy định nghiệp vụ cung

ứng và sử dụng Séc

6 CV 829/CV-NHCT10 ngày 06/03/2006 của NHCT VN: Chứng từ điều chỉnh

7 QĐ 1731/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 18/1/2010 của NHCT VN: Quy định thời hạn bảo quản, lưu trữ chứng từ tài liệu kế toán trong hệ thống NHCT VN

 

6

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Một số quy định cụ thể về chứng từ kế toán tại QĐ 127 của NHCT

1 Hình thức & mẫu chứng từ kế toán:

- Hình thức: Chứng từ giấy, chứng từ điện tử.

- Mẫu chứng từ kế toán, gồm các loại:

 Mẫu do Bộ Tài chính quy định (Hóa đơn)

 Mẫu đặc thù của ngành NH do NHNN quy định (Séc)

 Mẫu do NHCT ban hành (gồm mẫu chứng từ kế toán thông thường

và mẫu ấn chỉ quan trọng).

7

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

2 Nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán:

- Tên & số hiệu của chứng từ

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Số lượng, đơn giá (đối với loại chứng từ cần ghi), số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và bằng chữ

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng

từ kế toán

8

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

9

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

3 Lập chứng từ kế toán:

- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán ngân hàng chỉ được lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh, phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các nội dung quy định trên mẫu Đối với séc, bắt buộc phải lập trên mẫu séc in sẵn nhận ở NH nơi khách hàng mở tài khoản tiền gửi

- Chứng từ để xử lý các nghiệp vụ chỉ liên quan đến nội bộ NH phải dùng các mẫu chứng từ nội bộ do NH lập như Phiếu chuyển khoản, Phiếu thu, Phiếu chi… không được dùng các chứng từ do khách hàng lập

- Chứng từ kế toán bằng giấy phải được lập đủ số liên quy định, khi viết phải dùng bút mực (màu mực tím, xanh, đen) số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; không được viết tắt, viết chữ không dấu, viết mờ hoặc nhoè chữ, không được tẩy xoá, sửa chữa, không được viết bằng mực đỏ (trừ phiếu

kế toán lập để điều chỉnh sai sót)

10

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

- Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ kế toán phải viết đủ câu, rõ nghĩa

- Ngày lập chứng từ ghi ngày thực tế nộp vào NH (trừ các chứng từ có quy định tách biệt ngày lập và ngày giá trị ghi sổ là hai nội dung khác nhau)

- Trên chứng từ bắt buộc phải ghi số chứng từ, các chứng từ có in số sẵn thì số chứng

từ là số in sẵn đó, chứng từ do khách hàng lập thì khách hàng phải đánh số

- Số tiền trên chứng từ bắt buộc phải ghi cả bằng số và bằng chữ

- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ kế toán ngân hàng phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

- Các chứng từ điện tử phải lập đúng mẫu quy định, đúng cấu trúc, định dạng, đầy đủ các nội dung, bảo đảm tính pháp lý của chứng từ kế toán

11

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

* Đối với Séc lĩnh tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt, Phiếu xuất tài sản/vật liệu:

- Phải ghi rõ họ tên người nhận, CMND/hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp Riêng yếu tố

“Địa chỉ” của người nhận phải ghi theo địa chỉ nơi cư trú của người đó (Quy định tại Bộ luật dân sự)

12

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

* Đối với các chứng từ điều chỉnh:

- Phải lập Tờ trình điều chỉnh hoặc /và Biên bản xác định nguyên nhân, ghi rõ: ngày phát sinh, số tiền, nguyên nhân, các cán bộ liên quan; bút toán sai, bút toán điều chỉnh

- Chứng từ điều chỉnh

- Trường hợp sai sót phát sinh từ tháng trước với số tiền từ 1 tỷ đồng trở lên hoặc

tương đương: trước khi điều chỉnh phải chuyển bộ hồ sơ chứng từ điều chỉnh cho Bộ phận hậu kiểm xác nhận

- Nếu sai sót phát sinh tại các Phòng giao dịch:

+ Số tiền sai < 1 tỷ và phát sinh trong tháng: PGD lập Tờ trình/Biên bản kèm chứng

từ để hạch toán điều chỉnh, đồng thời gửi/fax về Phòng Kế toán Chi nhánh để hậu kiểm và xác thực tính chính xác của giao dịch

+ Số tiền sai từ 1 tỷ trở lên hoặc sai sót phát sinh từ tháng trước: Trước khi hạch toán điều chỉnh PGD phải lập Tờ trình/Biên bản kèm chứng từ gửi/fax về Bộ phận hậu kiểm của Chi nhánh để xác thực và trình Lãnh đạo CN phê duyệt mới được

thực hiện

15

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

4 Ký chứng từ kế toán:

- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký; phải ký bằng bút mực, ký từng liên Không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

- Chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ

- Chứng từ chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và người kiểm soát ký trước khi thực hiện

- Chữ ký của khách hàng trên chứng từ giao dịch với ngân hàng:

 Phải đúng với chữ ký mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng (chữ ký của KH cá nhân, tổ

chức không bắt buộc có KTT, tổ chức bắt buộc phải có KTT, TK đồng sở hữu)

 Việc uỷ quyền ký thay phải theo đúng các quy định của pháp luật:

o Xác lập bằng văn bản; không được ủy quyền cho người thứ 3

o Nếu VB ủy quyền lập tại NHCT: phải có xác nhận của NHCT

o Nếu VB ủy quyền lập ngoài NHCT : Phải có công chứng, chứng thực của Chính quyền địa phương hoặc cơ quan có thẩm quyền

16

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

- Chữ ký của Ngân hàng:

o Chỉ được ký trong phạm vi thẩm quyền quy định

o Phải ký đúng mẫu đã đăng ký

o Phải lập bản mẫu chữ ký để đăng ký với Trưởng phòng kế toán và được lãnh đạo đơn vị xác nhận trước khi thi hành

17

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

5 Kiểm soát chứng từ:

5.1 Nguyên tắc kiểm soát chứng từ:

- Tất cả các chứng từ kế toán đều phải được kiểm soát

- Phải theo đúng trình tự luân chuyển chứng từ để kiểm soát từ cấp thấp đến cấp cao

- Sau mỗi ngày hoạt động, toàn bộ chứng từ phát sinh trong ngày phải được Bộ phận hậu kiểm thực hiện hậu kiểm

- Khi kiểm soát chứng từ nếu phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật và quy định của NH thì phải từ chối thực hiện và báo cáo ngay cho lãnh đạo biết

Chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung và số liệu không rõ ràng, chính xác thì được quyền trả lại khách hàng để lập lại cho đúng

18

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

5.2 Kiểm soát đối với chứng từ giấy:

- Kiểm soát tính rõ ràng, đầy đủ, trung thực của các nội dung ghi trên chứng từ; kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; kiểm soát tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ

- Kiểm soát, đối chiếu chữ ký, mẫu dấu (nếu có)

- Kiểm soát ký hiệu mật (KHM) đối với các chứng từ quy định có KHM

5.3 Kiểm soát đối với chứng từ điện tử:

- Kiểm soát phần kỹ thuật thông tin (mã nhận biết trên chứng từ, tên tập tin đúng mẫu quy định, nội dung chứng từ hợp lệ, hợp pháp…)

- Kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ (chữ ký điện tử, ký hiệu mật, tên và số hiệu

TK, số dư TK tiền gửi để chi trả )

19

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

5.4 Nội dung kiểm soát chứng từ của Giao dịch viên:

5.4.1 Kiểm soát trong ngày giao dịch

a Kiểm soát khi tiếp nhận trực tiếp chứng từ từ khách hàng:

 Các nội dung trên chứng từ

 Đối chiếu mẫu dấu, chữ ký

 Đối chiếu số dư trên TK tiền gửi, hạn mức thấu chi…

 Kiểm tra tính chất nghiệp vụ và TK hạch toán để đảm bảo hạch toán đúng quy định

Lưu ý: Phải tiếp nhận chứng từ trực tiếp từ khách hàng (không nhận chứng từ gửi qua bưu điện, qua fax, gửi qua những người khác như CB ngân hàng…)

20

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

b Kiểm soát khi nhập giao dịch vào hệ thống:

- Thông tin đã nhập trên hệ thống phải khớp đúng với chứng từ

- Đối với chứng từ giải ngân (CV 1437/TGĐ-NHCT10+19 ngày 24/01/2014):

 Quán triệt nguyên tắc KH vay vốn NHCT (trừ cá nhân vay tiêu dùng) đều phải mở

TK tiền gửi thanh toán tại NHCT

 Đối chiếu chữ ký, mẫu dấu của KH trên chứng từ giải ngân khớp đúng mẫu đã đăng

ký tại NH Trường hợp có nghi vấn phải trực tiếp báo cáo Lãnh đạo Chi nhánh hoặc liên hệ độc lập với chủ TK để xác minh thông tin

 Giải ngân bằng chuyển khoản của KH là tổ chức: phải kiểm tra hồ sơ tín dụng,

chứng từ đảm bảo khớp đúng, có đủ chữ ký của Lãnh đạo và cán bộ Phòng

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

5.4.2 Kiểm soát cuối ngày giao dịch:

- Kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ với Liệt kê chi tiết giao dịch

- Đối chiếu số dư tồn quỹ trên báo cáo của GDV với tồn quỹ của Thủ quỹ

- Sắp xếp chứng từ theo thứ tự (nội bảng, ngoại bảng) chuyển cho KSV

- Quá trình kiểm soát nếu phát hiện sai sót phải điều chỉnh ngay trong ngày

22

II CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

6 Nguyên tắc luân chuyển chứng từ:

- Chứng từ nhận trong giờ giao dịch phải được xử lý hạch toán ngay trong ngày, trừ trường hợp nhận chứng từ sau giờ giao dịch thì hạch toán vào ngày tiếp theo

- Việc luân chuyển chứng từ phải đảm bảo đầy đủ các bước cơ bản: Tiếp nhận chứng

từ của KH/lập chứng từ -> Kiểm soát chứng từ -> Thu, chi tiền, hạch toán thanh toán -> Tổng hợp kiểm tra, đối chiếu cuối ngày -> đóng và lưu trữ chứng từ

- Chứng từ thu, chi tiền mặt

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: chỉ ghi Có vào TK của người thụ hưởng khi TK của người trả tiền có đủ khả năng thanh toán

- Chứng từ luân chuyển trong nội bộ 1 NH do NH tự tổ chức luân chuyển, không luân chuyển qua tay khách hàng.

- Chứng từ thanh toán ra ngoài NH (chuyển tiền, thanh toán bù trừ… ) thì luân

chuyển qua mạng nội bộ, mạng liên ngân hàng, bưu điện hoặc giao nhận chứng từ trực tiếp giữa các ngân hàng

23

III HỆ THỐNG SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TOÁN

1 Hệ thống sổ sách kế toán:

1.1 Các loại sổ kế toán:

- Sổ kế toán TK sổ cái: GLI 283P, GLI 285P

- Sổ kế toán TK chi tiết: Mẫu 16/NHCT10

1.2 Quy định về việc in, đối chiếu và lưu trữ sổ kế toán:

- Sổ kế toán TK sổ cái: in hàng ngày/lưu File để đối chiếu

- Sổ kế toán TK chi tiết:

 Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay của khách hàng :Hàng ngày, GDV in để đối chiếu, lưu trữ và trả khách hàng theo đăng ký của KH (in tại chương trình ISAPP): CV

858/CV-NHCT10 ngày 26/02/2008 Trường hợp khách hàng muốn in sao kê TK chi tiết cho 1 khoảng thời gian nhất định từ ngày…đến ngày…: GDV in tại chương

trình BDS

 Sổ chi tiết TKTG Tiết kiệm, phát hành GTCG: GDV chỉ in sao kê hàng tháng để đối chiếu với TK sổ cái và lưu trữ

 Sổ kế toán các TK nội bộ của NH: Hàng ngày Kế toán viên in để chấm và đối

chiếu với chứng từ và lưu trữ

24

III HỆ THỐNG SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TOÁN

2 Hệ thống báo cáo kế toán:

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo quản trị

- Báo cáo thống kê

2.1 Báo cáo tài chính:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Toàn bộ BCTC riêng lẻ, hợp nhất của NHCT do Trụ sở chính lập

Tại các Chi nhánh chỉ lập và gửi cho NHNN: Bảng cân đối TK kế toán tháng/năm.Việc lập và kiểm soát Bảng cân đối TK kế toán: theo quy định của NHCT tại QĐ 1001/2013/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 21 /06 /2013

25

III HỆ THỐNG SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TOÁN

2.2 Báo cáo quản trị:

- Theo luật kế toán Việt Nam, kế toán quản trị được định nghĩa là “việc thu thập, xử

lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”

Hệ thống thông tin kế toán quản trị có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để thực hiện các hoạt động quản lý

- NHCT chưa có văn bản quy định về hệ thống báo cáo quản trị Tuy nhiên, trong thực tế có sử dụng nhiều báo cáo phục vụ cho việc quản trị, điều hành hoạt động kinh doanh, như:

 Báo cáo cân đối nguồn vốn & sử dụng vốn

 Giao chỉ tiêu kế hoạch tài chính (Thu dịch vụ, Thu nợ xử lý rủi ro, Chi phí quản lý, chi mua sắm Công cụ dụng cụ, Chi bảo dưỡng sửa chữa TSCĐ, Lợi nhuận…)

 Giao kế hoạch hoạt động kinh doanh (Nguồn vốn huy động, Dư nợ cho vay…)

 Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận hàng tháng…

26

III HỆ THỐNG SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TOÁN

2.3 Báo cáo thống kê

- TT 31/2013/TT-NHNN ngày 13/12/2013 của NHNN “Quy định Báo cáo thống kê

áp dụng đối với các Đơn vị thuộc NHNN và các TCTD, Chi nhánh NH n/ngoài”

- Báo cáo thống kê là hình thức thu thập thông tin thống kê từ các đơn vị báo cáo để đáp ứng việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động ngân hàng

và chức năng ngân hàng trung ương của Ngân hàng Nhà nước

- NHNN không quy định mẫu báo cáo thống kê cố định mà yêu cầu các TCTD báo cáo theo hệ thống các chỉ tiêu để từ đó tổng hợp được các báo cáo thống kê theo nhiều chiều khác nhau

- Các chỉ tiêu báo cáo được phân tổ thành các nhóm chỉ tiêu Mỗi nhóm chỉ tiêu có các phân nhóm chỉ tiêu khác nhau Ví dụ:

• Dư nợ tín dụng

• Dư nợ tín dụng bằng loại tiền xx đối với ngành kinh tế xxxx

• Dư nợ xấu bằng loại tiền xx đối với ngành kinh tế xxxx

27