Phân tích, thiết kế chương trình quản lý hợp đồng bảo hiểm tại công ty bảo hiểm dầu khí – KV tây bắc

Với lợi thế của ngành dầukhí, sự phát triển của BHDK VN trong 10 năm qua đã được đánhdấu bằng những bước tiến vững vàng, khẳng định với khách hànghình ảnh một thương hiệu mạnh với tập th

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế,công nghệ thông tin đã phát triển một cách mạnh mẽ, trở thành mộtngành công nghiệp quan trọng trong xã hội

Việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin vào đờisống là rất quan trọng, nó quyết định thành công hay thất bại tronghoạt động sản xuất, kinh doanh của các tổ chức, doanh nghiệp Nền

kinh tế ngày càng phát triển kéo theo sự gia tăng về quy mô trong

hoạt động sản xuất kinh doanh, thông tin ngày càng trở nên quantrọng hơn trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội nhất là trong lĩnhvực quản lý Sự ra đời của công nghệ thông tin giúp giải quyết cácnhu cầu của con người trong quản lý như thu thập, lưu trữ, xử lý và

truyền đạt thông tin

Quá trình tin học hoá công tác quản lý ở Việt Nam ngày càngphổ biến và đã đạt được những kết quả đáng kể Hầu hết các tổchức, doanh nghiệp đang từng bước đưa tin học vào ứng dụng tronghoạt động sản xuất, kinh doanh nhất là trong quản lý

Công ty Bảo hiểm Dầu khí – KV Tây Bắc - một thành viên củaTổng công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam, là công ty hàng đầutrong lĩnh vực bảo hiểm ở trong nước cũng như trong khu vực Đểđảm bảo cho sự tăng trưởng và phát triển của công ty một cách bềnvững thì lãnh đạo Công ty hết sức quan tâm đến vấn đề quản lý hợpđồng bảo hiểm Qua quá trình thực tập tại công ty, với mong muốn

tìm hiểu sâu sắc hơn về công nghệ thông tin và các nghiệp vụ bảo

hiểm, em lựa chọn đề tài: “Phân tích, thiết kế chương trình quản

lý hợp đồng bảo hiểm tại Công ty Bảo hiểm Dầu khí – KV Tây Bắc”

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, đề tài gồm 3 chương:Chương 1: Giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài nghiêncứu

Chương 2: Phương pháp luận xây dựng hệ thống thông tin quản lýhợp đồng

Chương 3: Phân tích, thiết kế chương trình quản lý hợp đồng bảohiểm

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trịnh Hoài Sơn và cácthầy cô trong khoa đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành đề

án này Em cũng chân thành cảm ơn các anh chị trong phòng ảo

hiểm Hàng Hải trong quá trình thực tập Và em cũng xin cảm ơn sựgiúp đỡ của các bạn lớp Tin học 45B đã giúp đỡ em trong quá trìnhhoàn thành đề tài

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC

TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY BẢO HIỂM DẦU KHÍ VIỆT NAM

Chỗ thực tập: Công ty Bảo Hiểm Dầu Khí Tây Bắc,

km9+500-Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội

Người hướng dẫn thực tập: Anh Trần Quang Long- Trưởng

phòng kinh doanh Hàng Hải

SĐT: 0913005589

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Dầu khí là ngành kinh tế kĩ thuật quan trọng, không chỉ tạo ranguồn thu lớn cho ngân sách quốc gia mà còn góp phần đảm bảo anninh năng lượng, an ninh quốc phòng cho đất nước Ngành dầu khívới số vốn đầu tư vô cùng lớn lại có phạm vi hoạt động rất rộng, ởtrên bờ, thềm lục địa, vùng nước sâu xa bờ, vùng chồng lấn nêncác sự cố bất thường là điều khó tránh khỏi, thậm chí có thể xảy rathảm hoạ nếu việc quản lý rủi ro không được kiểm soát tốt.

Chính vì vậy, việc thành lập một công ty bảo hiểm chuyên ngành làmột tất yếu khách quan, nhằm tư vấn về công tác quản lý rủi ro vàthu xếp bảo hiểm tài sản và con người cho toàn ngành dầu khí Năm

1996, chính phủ đã có quyết định thành lập Công ty Bảo hiểm Dầukhí Việt Nam (BHDK VN) và ngay từ khi ra đời BHDK VN đã đápứng được đòi hỏi khách quan đó và hơn thế nữa công ty đã tạo đượcnguồn thu cho ngân sách và cho Tổng công ty Dầu khí Việt Nam.Trong mười năm qua, BHDK VN đã có những bước phát triểnvượt bậc Một mặt, đảm bảo an toàn cho tài sản và con người củangành dầu khí trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác hoạtđộng sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao, doanh thu tăng nhanh từhơn 50 tỷ đồng năm 1996 lên xấp xỉ 800 tỷ đồng năm 2005

Dầu khí là ngành kinh tế trọng điểm quốc gia, có vốn đầu tư rấtlớn và độ rủi ro cao Tham gia vào thăm dò khai thác dầu khí ở ViệtNam là hàng loạt các tập đoàn kinh tế quốc tế lớn Tổng công ty dầukhí Việt Nam ngoài việc quản lý triển khai công tác dầu khí ở ViệtNam cũng đang từng bước vươn mạnh ra thị trường quốc tế, việc

thành lập công ty bảo hiểm dầu khí Việt Nam với nhiệm vụ xâydựng chương trình quản lý rủi ro đảm bảo an toàn tài sản, hoạt độngcủa ngành dầu khí và trực tiếp kinh doanh sinh lợi Ngày 23 tháng 1năm 1996, BHDK VN được thành lập Với lợi thế của ngành dầukhí, sự phát triển của BHDK VN trong 10 năm qua đã được đánhdấu bằng những bước tiến vững vàng, khẳng định với khách hànghình ảnh một thương hiệu mạnh với tập thể đội ngũ lãnh đạo, cán bộnhân viên đoàn kết, năng động và chuyên nghiệp.

Trong giai đoạn 5 năm đầu tiên (1996 – 2000), BHDK VN đãduy trì và củng cố hoạt động của mình với tổng doanh thu đạt 514 tỷđồng, nộp ngân sách nhà nước trên 48 tỷ và 30 tỷ đồng lợi nhuận.Đây là giai đoạn công ty xây dựng cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũnhân viên để chuẩn bị cho các bước phát triển trong tương lai

Năm 2001, thị trường bảo hiểm phải đối mặt với biến động lớn,hàng loạt các tổn thất nghiêm trọng do thảm hoạ thiên tai, khủng bố,khủng hoảng kinh tế khu vực Đặc biệt sau sự kiện khủng bố, khủnghoảng kinh tế khu vực Đặc biệt sau 11/9, thị trường bảo hiểm quốc

tế hầu như đóng băng, nhiều nhà bảo hiểm rút lui khỏi thị trường,nhưng với giải pháp hợp lý trong kinh doanh, BHDK VN đã vượtqua khó khăn, thu xếp bảo hiểm an toàn, cấp đơn bảo hiểm đạtchuẩn quốc tế cho tài sản, hoạt động của khách hàng mà điển hình

là thành công trong công tác bảo hiểm cho XNLD VSP, đơn vị cógiá trị tài sản lớn nhất Việt Nam Đây chính là thời điểm khẳng định

vị thế của BHDK VN: doanh thu đạt187 tỷ đồng, tăng 167% so với

năm 2000, các nhà bảo hiểm và môi giới quốc tế nhìn nhận vai tròchủ đạo của BHDK VN trên thị trường bảo hiểm năng lượng ViệtNam Từ năm 2002, BHDK VN đã tận dụng lợi thế thương hiệu vànằng lực tài chính để vươn lên thống lĩnh thị trường bảo hiểm nănglượng Việt Nam, dẫn đầu thị trường ở lĩnh vực bảo hiểm hàng hải,xây dựng lắp đặt.

Đặc biệt, năm 2004 và 2005, BHDKVN đã có bước trưởngthành quan trọng về cung cấp dịch vụ bảo hiểm cho các dự án dầukhí lớn tại nước ngoài như đồng bảo hiểm cho dự án xây lắp giànkhai thác của nhà thầu KNOC tại Hàn Quốc, đồng bảo hiểm cho các

mỏ MP3 CAA ở khu vực khai thác chung MP3 thuộc vùng chồnglấn giữa Malaysia – Việt Nam, bảo hiểm cho 03 giếng khoan thăm

dò ở Agieria, bảo hiểm đóng giàn khoan 90m nước của nhà thầuKeppel Fels ở Singapore Gần đây nhất là việc đàm phán hoàn tấtchuyển giao chương trình bảo hiểm tàu FPSO MV9 của nhà thầuModec/Mitsui Nhật Bản cho BHDK Việt Nam ,nâng tổng số phíbảo hiểm thu của các công ty nước ngoài lên hàng chục triệu USD.Ngoài ra, BHDKVN còn tăng cường nhận tái bảo hiểm từ TriềuTiên, Trung Quốc Công ty đã thành lập các chi nhánh khu vực vàphát triển mạng lưới đại lý chuyên nghiệp trên khắp các tỉnh thànhtrong cả nước Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn chất lượng ISO9001:2000 được công ty áp dụng hiệu qủa từ năm 2002 đã giúpkiểm soát chặt chẽ quy trình cấp đơn bảo hiểm và kiểm soát nội bộđảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng Doanh thu

tăng trưởng từ năm 2002 lần lượt đạt498 tỷ đồng, 592 tỷ đồng, 610

tỷ đồng, tổng số nộp ngân sách đạt xấp xỉ 800 tỷ đồng Ước tínhtổng doanh thu giai đoạn 2001 – 2005 sẽ đạt trên 600% so với giaiđoạn 1996 – 2000

Công tác bồi trường bảo hiểm luôn được BHDK VN tiến hànhkịp thời, nhanh chóng, thoả đáng, đúng luật và đảm bảo quyền lợicủa khách hàng Hàng năm, BHDKVN giải quyết hàng ngàn vụ bồithường lên tới hàng trăm tỷ đồng Hiện nay, công ty đang tiếp tụcxem xét bồi thường các vụ tổn thất phát sinh ước tính trên 600 tỷđồng cho khách hàng

Song song với kinh doanh bảo hiểm, BHDK VN đã sử dụng cácquỹ dự phòng và tiền kinh doanh nhàn rỗi khoảng 350 tỷ đồng/năm

để đầu tư vào các công trình có lợi nhuận cao của ngành dầu khí,đầu tư tiền gửi, kì phiếu, trái phiếu, kinh doanh chứng khoán, liêndoanh liên kết Hoạt động đầu tư tài chính đã đem lại kết quả tốt,lợi nhuận đầu tư hàng năm đạt 20 – 25 tỷ đồng, nâng cao năng lựcphục vụ khách hàng

Bảo Hiểm Dầu khí Việt Nam đang ngày càng khẳng định vị thếtrên thị trường bảo hiểm Việt Nam và quốc tế, xây dựng kế hoạchphát triển phù hợp với chiến lược xây dựng tập đoàn ngành dầu khívững mạnh Với sự hỗ trợ mạnh mẽ của khách hàng cùng nỗ lực củachính mình, BHDKVN đã sẵn sàng trong quá trình hội nhập kinh tếquốc tế của đất nước

1.1.2 Chức năng của cơ quan

1.1.2.1 Các loại hình bảo hiểm

Bảo hiểm năng lượng: Bảo hiểm trách nhiệm toàn diện đối với

những thiệt hại về người và tài sản của các nhà điều hành thuê khaithác dầu khí,các nhà thầu khoan và các nhà thầu cung ứng dịch vụcho giếng dầu hoặc khí, bảo hiểm rủi ro xà lan khoan/giàn khoan diđộng, bảo hiểm rủi ro giàn khoan cố định, bảo hiểm rủi ro thiết bịgiếng khoan dầu và khí, bảo hiểm thăm dò và phát triển năng lượng(Bảo hiểm khống chế giếng), bảo hiểm dự án xây dụng lắp đặt ngoàikhơi

Bảo hiểm hàng hải: bảo hiểm thânz tàu, bảo hiểm TNDS chủ

tàu, bảo hiểm tai nạn thuyền viên, bảo hiểm hàng hoá(vận chuyểnđường không, đường sắt, đường bộ và đường thuỷ)

Bảo hiểm kỹ thuật: bảo hiểm mọi rủi ro xây dựng, bảo hiểm

mọi rủi ro lắp đặt, bảo hiểm thiết bị điện tử, bảo hiểm đổ vỡ máymóc, bảo hiểm mọi rủi ro công nghiệp, bảo hiểm gián đoạn kinhdoanh

Bảo hiểm tài sản: bảo hiểm mọi rủi ro tài sản, bảo hiểm hoả

hoạn và rủi ro đặc biệt, bảo hiểm tiền, bảo hiểm trộm cắp, bảo hiểmthiệt hại nhà tư nhân

Bảo hiểm trách nhiệm: bảo hiểm trách nhiệm cho người thứ 3,

bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm, bảo hiểm trách nhiệm bồi thườngcho người lao động, bảo hiểm trách nhiệm công cộng, bảo hiểm bồithường trách nhiệm nghề nghiệp rủi ro tư vấn thiết kế, bảo hiểm

trách nhiệm nghề ghiệp, điều khoản bảo hiểm bồi thường cho ngườilao động trong các doanh nghiệp xây dựng, lắp đặt(bắt buộc ).

Bảo hiểm con người: bảo hiểm tai nạn cá nhân, bảo hiểm sinh

mạng cá nhân, bảo hiểm trợ cấp nằm viện và phẫu thuật, bảo hiểmcon người kết hợp, bảo hiểm du lịch trong nước, bảo hiểm ngườiViệt Nam du lịch nước ngoài, bảo hiểm tai nạn cá nhân đối vớingười nước ngoài MTN>10,000 USD

Bảo hiểm xe cơ giới: bảo hiểm TNDS của chủ xe đối với người

thứ ba và đối với hành khách trên xe, bảo hiểm TNDS của chủ xeđối với hàng hoá trở trên xe, bảo hiểm thiệt hại xe cơ giới, bảo hiểmtai nạn lái phụ xe và người ngồi sau xe máy, người ngồi trên xe ô tô,bảo hiểm kết hợp xe cơ giới

Bảo hiểm y tế tự nguyện

Bảo hiểm chi phí y tế và vận chuyển cấp cứu

Bảo hiểm khác

1.1.2.2 Hợp tác và tái bảo hiểm

Đây là một trong các ưu tiên hàng đầu của Bảo hiểm Dầu KhíViệt Nam Việc bảo hiểm cho các công trình lớn trong lĩnh vực Dầukhí, hàng không, phí bảo hiểm do thị trường quốc tế quyết định Vìvậy bảo hiểm dầu khí Việt Nam luôn quan tâm mở rộng, quan hệ tốtvới các nhà bảo hiểm và môi giới bảo hiểm quốc tế để có mức phícạnh tranh nhất phục vụ khách hàng

Mặt khác, hiện nay năng lực của các công ty bảo hiểm trongnước chưa mạnh, thường chỉ giữ được khoảng 5%-7% của mỗichương trình bảo hiểm lớn thì việc mở rộng các chương trình tái bảohiểm cố định sẽ là điều kiện bảo hiểm an toàn nhất cho khách hàng.

1.1.2.3 Hoạt động đầu tư

Với số vốn điều lệ và các quỹ dự phòng >800 tỷ đồng và cáckhoản tiền nhàn rỗi trong kinh doanh, Bảo hiểm dầu khí Việt Nam

đã đầu tư hiệu quả vào các dự án lớn như: Tàu chứa dầu, dự án phânphối khí thấp áp, các dự án đóng tàu và trong lĩnh vực ngân hàng,chứng khoán…

KHÁCH HÀNG CHÍNH CỦA CÔNG TY ST

1.1.3 Sơ đồ tổ chức của Tổng công ty BHDK VN

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức của Tổng công ty BHDK VN

BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

PVI KV TP HỒ CHÍ MINH PVI KV NAM TRUNG BỘ PVI KV ĐÀ NẴNG PVI KV BẮC TRUNG BỘ

P BẢO HIỂM KỸ THUẬT

P BẢO HIỂM HÀNG HẢI

P BẢO HIỂM NĂNG LƯỢNG

KHỐI KINH DOANH

PVI KV ĐÔNG BẮC PVI KV TÂY BẮC PVI KV DUYÊN HẢI

CÁC CHI NHÁNH & CÁC ĐẠI LÝ CHUYÊN NGHIỆP

PVI KV ĐỒNG NAINHÁNH KV ĐỒNG NAI

PVI KV ĐÔNG NAM

P TÁI BẢO HIỂM

P PHÁT TRIỂN KINH DOANH

P KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

1.1.4 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Công ty BHDK - KV Tây Bắc

Về nhân sự

Ban lãnh đạo công ty BHDK- KV Tây Bắc gồm

- Ông Phạm Văn Hải – Giám đốc chi nhánh

- Ông Đặng Văn Lanh – Phó giám đốc chi nhánh

- Ông Trần Anh Tuấn - Phó giám đốc chi nhánh

Công ty BHDK Tây Bắc hiện có 33 cán bộ và nhân viên 100%cán bộ, nhân viên của Công ty đều đã tốt nghiệp các trường đại học,cao đẳng và được đào tạo nghiệp vụ bảo hiểm Đội ngũ cán bộ, nhânviên Công ty luôn được đào tạo nâng cao trình độc chuyên mônnhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Bên cạnh đó,Công ty còn có các cộng tác viên giàu kinh nghiệm tham gia từngcông việc cụ thể

1.1.5 Sơ đồ tổ chức của Công ty BHDK – KV Tây Bắc

Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức của Công ty BHDK – KV Tây Bắc

Phòng hành chính kế toán làm nhiệm vụ quản lý và thực hiện

công tác nhân sự, lao động tiền lương đào tạo, thực hiện toàn bộcông việc kế toán phát sinh trong chi nhánh và định kì báo cáo kếtoán thống kê Bảo vệ an ninh của chi nhánh, chỉ đạo thực hiện chế

độ chính sách pháp luật của nhà nước, thực hiện các nội quy, quychế của chi nhánh, thực hiện tốt hệ thống quản lý của chi nhánh

Phòng bảo hiểm kĩ thuật kinh doanh trong lĩnh vực bảo hiểm

kĩ thuật, xây dựng lắp đặt tài sản, trách nhiệm, bảo hiểm trọn gói các

dự án hạ nguồn của ngành dầu khí Giúp giám đốc chỉ đạo kinhdoanh đối với các lĩnh vực bảo hiểm kĩ thuật và thực hiện các côngviệc kinh doanh khác do giám đốc phân công

Phòng tái bảo hiểm làm nhiệm vụ bảo hiểm khách hàng trước

rủi ro, các nhà tái bảo hiểm (TBH) có nhiệm vụ bảo hiểm các nhàbảo hiểm trước chính những rủi ro họ đã nhận từ khách hàng Hìnhthức TBH như TBH theo hợp đồng cố định, TBH theo hình thứctạm thời, TBH tỷ lệ, TBH phi tỷ lệ, TBH vượt mức bồi thường…

1.1.6 Phòng ban nơi thực tập (P Bảo hiểm Hàng hải)

1.1.6.1 Chức năng nhiệm vụ của phòng bảo hiểm Hàng Hải Chức năng:Phòng Bảo hiểm Hàng Hải có chức năng kinh

doanh, giúp giám đốc công ty chỉ đạo kinh doanh trong lĩnh vựchàng hải theo đúng pháp luật Thực hiện các công việc kinh doanhkhác do giám đốc phân công

Nhiệm vụ:Thực hiện công việc kinh doanh theo đúng quy trình

quy định trong ISO 900:2000, bao gồm: Tiếp thị đánh giá rủi ro

trước khi cấp đơn, cấp đơn bảo hiểm, phân tán rủi ro Quản lý hoạtđộng kinh doanh của các đại lý bảo hiểm do phòng xây dựng Thựchiện hợp tác kinh doanh với các công ty bảo hiểm khác và các môigiới bảo hiểm có quan hệ kinh doanh.

1.1.6.2 Lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm

Phòng Bảo Hiểm Hàng Hải là một phòng kinh doanh mũi nhọncủa công ty với ba loại hình dịch vụ chính: Bảo hiểm thân tàu, bảohiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu, bảo hiểm hàng hoá và một sốloại hình bảo hiểm khác: bảo hiểm trách nhiệm, bảo hiểm đóng tàu

1.1.6.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự

Phòng bảo hiểm hàng hải có 5 thành viên:

Anh Trần Quang Long- Trưởng phòng

Chú Trần Bắc - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải

Chị Lại Thu Hà - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải

Chị Nguyễn Thị Hạnh - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải

Anh Bùi Nhật Huy - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải

1.1.6.4 Tình trạng trang bị tin học hoá của phòng BH Hàng Hải

Phòng kinh doanh Hàng Hải là phòng kinh doanh trực thuộccông ty BH Dầu Khí Việt Nam -Chi nhánh khu vực Tây Bắc có 5nhân viên khai thác, kinh doanh và quản lý các dịch vụ bảo hiểm:bảo hiểm hàng hoá, bảo hiểm con người, bảo hiểm xe cơ giới…Thực trạng tin học hoá của phòng kinh doanh Hàng Hải hiện naynhư sau:

STT Loại thiết bị Số lượng Tình trạng

1 Máy chủ: Genuinel Intel

số phần mềm tin học văn phòng: Microsoft Office2000

Công ty BHDK - khu vực Tây Bắc được xây dựng hệ thốngmạng LAN cho các phòng ban và mạng WAN cho toàn Công ty

1.2 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.2.1 Lý do lựa chọn đề tài

Phòng kinh doanh Hàng Hải có nhiệm vụ khai thác bảo hiểm,soạn thảo, kí kết và quản lý các hợp đồng và các loại giấy tờ có liênquan Số lượng hợp đồng bảo hiểm không ngừng tăng lên là mộtdấu hiệu tốt đối với các công ty bảo hiểm, nhưng nó làm phát sinhvấn đề là việc quản lý hợp đồng lại trở nên phức tạp Do hợp đồngbảo hiểm rất đa dạng và phức tạp, thời gian thường kéo dài, trongquá trình thực hiện lại có rất nhiều tình huống phát sinh phải sửa

đổi, huỷ bỏ, đình chỉ, treo hợp đồng…Vì vậy quản lý hợp đồng bảohiểm là công việc trọng tâm trong quản trị khách hàng bảo hiểm.Mọi hợp đồng bảo hiểm đều phải được đánh số theo trình tự thờigian, theo loại hình bảo hiểm, theo sản phẩm bảo hiểm, theo loạikhách hàng Số hợp đồng bảo hiểm đã được kí kết phải được tổchức lưu trữ sao cho dễ dàng tra cứu và cập nhật bổ xung Mà hiệnnay việc quản lý hợp đồng trên sổ sách, giấy tờ gây nên quá tảitrong việc lưu trữ và tìm kiếm rất khó khăn Chính vì vậy qua mộtthời gian học tập và nghiên cứu tại phòng bảo hiểm Hàng Hải, em

quyết định lựa chọn đề tài: "Phân tích, thiết kế chương trình quản

lý hợp đồng bảo hiểm tại Công ty Bảo Hiểm Dầu Khí Việt Nam

- Khu vực Tây Bắc".

1.2.2 Mô tả về đề tài

Mục tiêu của đề tài: Mục tiêu lớn nhất của đề tài là được

người dùng chấp nhận sử dụng chương trình, vì vậy chương trìnhphải đáp ứng được yêu cầu cơ bản của 1 phần mềm: đơn giản nhưngđầy đủ các chức năng, dễ sử dụng, giao diện thân thiện, dễ dàng càiđặt Khi sử dụng chương trình, người dùng có thể tra cứu các thôngtin chi tiết từng hợp đồng như thông tin khách hàng, thông tinnghiệm thu hợp đồng, tổng số tiền bảo bảo hiểm trong kì, thông tin

về dịch vụ khai thác…

Đề tài này góp phần làm cho việc quản lý hợp đồng được gọnnhẹ và thường xuyên nắm được thông tin về hợp đồng đã kí kết củaphòng kinh doanh Hàng Hải với các đơn vị bạn hàng khác đồng thời

còn giúp người dùng có những bản báo cáo thường xuyên theonhững chỉ tiêu khác nhau để trình ban lãnh đạo.

Phạm vi ứng dụng: Đề tài này được xây dựng chủ yếu giải

quyết vấn đề quản lý hợp đồng tại phòng kinh doanh Hàng Hảithuộc Công ty BHDK – KV Tây Bắc

Thông tin đầu vào: Đây là phần mềm quản lý hợp đồng nên

các thông tin đầu vào là các hợp đồng đã được kí kết, giấy chứngnhận bảo hiểm hàng hoá( Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hoá xuátkhẩu, nhập khẩu,hàng hoá vận chuyển nội địa), văn bản sửa đổi hợpđồng, biên bản xác nhận thiệt hại…

Trong mỗi hợp đồng thường bao gồm các thông tin sau:

- Đại diện bên B

Thông tin đầu ra là các báo cáo như: báo cáo theo khách hàng,

báo cáo theo dịch vụ bảo hiểm, báo cáo theo mã hợp đồng…

Báo cáo theo khách hàng có dạng sau

khách

hàng

Địa chỉ

Người liên hệ- đơn vị

Điện thoại

Fax Mobile Mã

số thuế

Danh mục các hợp đồng bảo hiểm

(01/01/2006-31/12/2006) ST

Ngày phát hành

Giá trị BH

Tỷ lệ phí BH

Phí BH

1.2.3 Phương pháp luận sử dụng để nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài em sử dụng các phương phápthu thập thông tin sau:

Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin là 2 công cụ thuthập thông tin đắc lực nhất để thực hiện đề tài

Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với

mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trênthực tế, thu được những nội dung cơ bản, khái quát về hệ thống mànội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt

là mục tiêu của tổ chức

Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kĩ và tỷ mỉ về nhữngkhía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổchức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứbậc và vai trò của các thành viên, nội dung của các thông tin vào/ ra.Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổchức

1.2.4 Kế hoạch để thực hiện đề tài

Hình 1.3 Bảng tiến độ về thời gian

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG

2.1 TỔNG QUAN VỀ HTTT

2.1.1 Thông tin

Đối với nhu cầu con người thông tin được xem như một đốitượng thường dùng nhất, thông tin chỉ ra nội dung những trao đổigiữa con người với môi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghicủa con người Thông tin có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhaunhư: hiểu biết, kiến thức, sự kiện, dữ liệu, báo cáo, tín hiệu, bit,mã…

Thông tin quản lý

Trong một tổ chức, mỗi nhà quản lý đều cần những thông tinchính xác để lập kế hoạch, tổ chức, quản lý và điều hành đảm bảothực hiện tốt chức năng của mình Hiêụ quả của việc quản lý liênquan mật thiết đến số lượng và chất lượng của thông tin mà ngườiquản lý nhận được Những lưồng thông tin luân chuyển trong hệthống liên lạc của tổ chức đóng vai trò rất quan trọng, nó chi phốiđến các quyết định của nhà quản lý Một thông tin được coi là thôngtin quản lý khi nó được sử dụng để đưa ra các quyết định của cácnhà quản lý

Thông tin quản lý được phân làm ba cấp: Quản lý chiến lược,quản lý sách lược và quản lý tác nghiệp được minh hoạ bằng sơ đồsau

Quản lý chiến lược

Quản lý sách lược Quản lý tác nghiệp

Nhà quản lý ở mức chiến lược xác định các chiến lược dài hạn,đặt ra các mục tiêu của tổ chức và đường lối nhất quán với mục tiêuđó

Nhà quản lý ở mức sách lược chịu trách nhiệm thực hiện cácmục tiêu và đường lối do mức chiến lược ấn định ra, do đó nhà quản

lý sách lược phải xác định được nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện

Nhà quản lý ở mức tác nghiệp hoàn thành các nhiệm vụ do nhàquản lý ở mức sách lược đặt ra

2.1.2 Hệ thống thông tin(HTTT)

2.1.2.1 Khái niệm về HTTT

Một HTTT được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu, vàcác thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào của HTTT được lấy

từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các

dữ liệu đã được lưu giữ từ trước Kết quả xử lý được chuyển đếncác đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ giữ liệu

Nguồn Đích

Phân phát

Xử lý và lưu DL Thu thập

Kho dữ liệu

Hình 2.1 Mô hình tổng quan của một HTTT

Các bộ phận của HTTT

Hệ thống thông tin có các bộ phận sau: bộ phận đưa dữ liệu và,

bộ phận xử lý, bộ phận lưu trữ và bộ phận đưa dữ liệu ra

Bộ phận đưa dữ liệu vào

Bộ phận xử lý

Bộ phận lưu trữ

Bộ phận đưa dữ liệu ra

Bộ phận đưa dữ liệu vào có chức năng như ghi lại một giao

tác hay một sự kiện, chấp nhận câu hỏi (một yêu cầu về thông tin),trả lời cho lời nhắc (ví dụ như có hay không), thực hiện một lệnhhăng hạn như ghi tệp, in bản ghi hay sửa đổi một văn bản

Bộ phận xử lý thông tin có khả năng sắp xếp dữ liệu hay bản

ghi theo trật tự nào đó Thâm nhập, ghi, sửa đổi dữ liệu trong bộnhớ, trình bày thông tin dưới dạng cô đọng, thường để phản ánh cáccon số tổng thể, lựa chọn các bản ghi theo tiêu chuẩn, thực hiện cácphép toán số học và các phép toán logic

Bộ phận lưu trữ cho phép lưu trữ dữ liệu văn bản, hình ảnh và

các thông tin số hoá khác để có thể dễ dàng gọi lại cho xử lý sau

Bộ phận đưa thông tin ra cho phép tạo ra đầu ra theo nhiều

khuân dạng: sao cứng (in báo cáo, tài liệu thông báo), sao mềm(hiển thị tạm thời trên màn hình)

2.1.2.2 Hệ thống thông tin quản lý

HTTT quản lý (Management Information System – MIS) là mộtcấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin làm tối ưu choviệc thu thập, truyền và trình bày thông tin thông qua tổ chức nhiềucấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ để hoànthành một mục tiêu thống nhất

Đặc trưng của HTTT quản lý

 MIS hỗ trợ cho chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch vàlưu trữ

 MIS dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnhvực chức năng

 MIS cung cấp cho các nhà quản lý các cấp tác nghiệp, sáchlược, chiến lược khả năng dễ dàng thâm nhập các thông tintheo thời gian nhưng phần lớn là thông tin có cấu trúc.

 MIS có thể thích ứng được với những thay đổi về nhu cầuthông tin của tổ chức

 MIS cung cấp lớp vỏ an toàn cho hệ thống để giới hạn việcthâm nhập của các nhân viên không có quyền hạn

2.1.2.3 Phân loại HTTT trong tổ chức

Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

+ Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transcction ProcessingSystem)

+ Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management InformationSystem)

+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System).+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

+ Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Information System For Competitive Advantage)

Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục

vụ, được thể hiện qua sơ đồ sau:

Tài chính chiến

lược

Marketingchiến lược

Nhân lựcchiến

Kinh doanh

và sản xuất

lược chiến lượcTài chính chiến

thuật

Marketingchiến thuật

Nhân lựcchiếnthuật

Kinh doanh

và sản xuấtchiến thuật

Hệthốngthôngtin vănphòngTài chính tác

nghiệp

Marketingtác nghiệp

Nhân lựctác nghiệp

Kinh doanh

và sản xuấttác nghiệp

Phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định

2.1.2.4 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Một HTTT có thể được mô tả theo nhiều cách khác nhau, kháiniệm mô hình rất quan trọng vì nó tạo ra một trong những nền tảng

của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin Có

ba mô hình được dùng để mô tả hệ thống thông tin: Mô hình logic,

mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong

Mô hình logic (Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật)

Hình 2.2 Mô hình biểu diễn một hệ thống thông tin

Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập

xử lý phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu đểlấy ra cho các xử lý phải thực hiện, các kho để chứa các kết quảhoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thốngsản sinh ra Mô hình này trả lời các câu hỏi “cái gì” và “để làm gì?”chứ nó không quan tâm đến phương tiện được sử dụng cũng như địađiểm hay thời điểm mà dữ liệu được xử lý

Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy

được hệ thống như: vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nhưhình thức đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống,những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạtđộng xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểmthực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử dụng Mô hìnhnày cũng chú ý tới mặt thời điểm mà các hoạt động xử lýdữ liệucùng xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? Khi nào?

Mô hình vật lý trong: liên quan tới những khía cạnh vật lý của

hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà làcủa nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó là thông tin liên quan tớitrang thiết bị được dùng để thể hiện hệ thống dung lượng kho lưutrữ và tốc độ xử lý của các thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trongkho chứa, cấu trúc các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hìnhtrả lời câu hỏi: Như thế nào?

Cả ba mô hình đều có độ ổn định khác nhau trong đó mô hìnhlogic có độ ổn định cao nhất và hay thay đổi nhiều nhất là mô hìnhvật lý trong.

Trong một HTTT, với một mô hình vật lý ngoài có thể tồn tạinhiều mô hình vật lý trong tương ứng nên dựa vào thực tế chi phí,hiệu quả kỹ thuật và nhiều yếu tố liên quan để xét duyệt và lựa chọn

mô hình vật lý trong sao cho phù hợp Một HTTT thường được mô

tả theo ba mô hình sau:

Logic Vật lý ngoài Vật lý trong

Đích Nguồn

Lưu trữ dữ liệu

Logic Vật lý ngoài Vật lý trong

Logic Vật lý ngoài Vật lý trong

yêu cầu và mệnh lệnh từ giám đốc tới nhân viên sẽ phải thông quanhiều người, tốn nhiều thời gian, thậm chí có thể bị sia lệch về nộidung Trong khi đó nếu sử dụng HTTT trong doanh nghiệp và sựkết nối mạng, thông tin sẽ được truyền đi một cách nhanh chóng vàchính xác, người quản lý có thể truyền mệnh lệnh trực tiếp cho cánhân phụ trách công việc Ngoài vấn đề về truyền đạt các yêu cầu vàmệnh lệnh, vấn đề cập nhật thông tin như chính sách thuế, thông tin

về khách hàng… cũng được thực hiện nhanh chóng và chính xáchơn Căn cứ vào thông tin được cập nhật cán bộ quản lý có thể ranhững quyết định nhanh chóng mang tính chiến lược

Ngày nay, cùng với sự phát triển rất nhanh của xã hội thì quy

mô các doanh nghiệp cũng phát triển với tốc độ tương tự Các tổchức doanh nghiệp lớn không chỉ làm việc tại một cơ sở mà ở nhiều

cơ sở, nhiều chi nhánh và đại lý ở khắp trong và ngoài nước, tuy vậytrụ sở chính thì chỉ ở một nơi Do vậy việc quản lý ngày càng trởnên cực kỳ phức tạp Vậy yêu cầu đặt ra là làm sao để các nhà quản

lý có thể ngồi một chỗ mà vẫn có thể uản lý được mọi hoạt động của

cơ quan? Để làm được điều đó bắt buộc người quản lý phải dựa vàocông nghệ tin học, một HTTT hiện đại sẽ là phương pháp hữu hiệunhất trong trường hợp này

2.2.2 Yêu cầu của lãnh đạo

Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn đến sự cầnthiết phát triển một HTTT mới Người lãnh đạo trong cơ quan thì

luôn cần các công cụ hỗ trợ cho hoạt động quản lý của mình Vớimột HTTT có tính chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ là một công cụ trợgiúp đắc lực cho các nhà lãnh đạo Các quyết định của nhà lãnh đạoliên quan trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của cơ quan Để

có được các quyết định đúng đắn thì nhf lãnh đạo cần những căn cứxác đáng, các nguồn thông tin nội bộ hay bên ngoài đầy đủ và chínhxác Nếu có được một HTTT quản lý tốt thì việc thu thập thông tin

sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều

2.2.3 Yêu cầu của công nghệ

Áp dụng công nghệ tiên tiến vào trong quản lý không chỉ củariêng cơ quan, doanh nghiệp nào mà là một nhu cầu bắt buộc chungcủa xã hội Trên thực tế, công nghệ tiên tiến hiện đại cũng la một lợithế thương mại của các công ty Đặc biệt trong những năm gần đây,lợi thế thương mại này được cạnh tranh một cách gay gắt và trởthành cuộc chạy đua công nghệ trong các doanh nghiệp Sự thành,bại của các doanh nghiệp cũng phụ thuộc cơ bản vào việc doanhnghiệp đó có áp dụng công nghệ tiên tiến nhất hay không? Nói đếnviệc áp dụng công nghệ mới thì chúng ta không thể chỉ nói đến côngnghê trong sản xuất ma phải áp dụng cả trong công tác quản lý.Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổchức phải xem lại những thiết bị hiện có trong tổ chức của mình.Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại

HTTT của mình để quyết định những gì họ sẽ phải cài đặt, phải thayđổi khi muốn sử dụng những công nghệ mới này Tuy nhiên sự thayđổi như vậy không thể thực hiện một cách nhanh chóng được, nó sẽlàm sáo trộn hệ thống quản lý cũng như sản xuất của tổ chức Muốnvậy ta có thể áp dụng từ từ hệ thống mới để người sử dụng có thểlàm quen với sự thay đổi và những chức năng hiện đại hơn Cũng cónhững HTTT được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộngquyền lực của mình bởi vì ông ta biết rằng thông tin là một phươngtiện có thể thực hiện điều đó.

2.2.4 Sự thay đổi về sách lược chính trị

Một nguyên nhân rất quan trọng buộc các tổ chức phải thay đổiHTTT cũ đó là các chính sách của nhà nước Các chính sách đượcđưa ra mang tính cưỡng chế thi hành và không có sự lựa chọn.Chính vì vậy các tổ chức không thể không thay đổi, phát triểnHTTT của mình Hiện nay nhà nước đang có chủ trương xây dựng

“chính phủ điện tử” nên việc tin học hoá công tác quản lý của các tổchức là vô cùng cần thiết

Tuy nhiên việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển HTTT rõrang là chưa đủ để bắt đầu sự phát triển này Trong phần lớn các tổchức, có các cơ chế chính thức đang tồn tại, để xác định liệu mộtnghiên cứu phát triển về HTTT có nên được thực hiện hay không.Vấn đề là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc mộtphòng ban đến lãnh đạo các bộ phận tin học của một tổ chức, những

người này chịu trách nhiệm quyết định yêu cầu có thể chấp nhậnđược không? Bởi vì tình trạng như vậy có thể được xem như là đểngỏ, nhiều tổ chức đặt ra một hội đồng tin học được ccấu thành từngười chịu trách nhiệm về tin học cùng với những người chịu tráchnhiệm về các chức năng chính của tổ chức Cách thức này đảm bảomọi khía cạnh đều được xem xét khi một quyết định được đưa ra.Quyết định của hội đồng hoặc của người chịu trách nhiệm về tin họctrong một số trường hợp, có thể không bắt buộc phải dẫn tới việc càiđặt một hệ thống mới, nó chỉ mới khởi động một dự án phát triển.Suốt quá trình của dự án, người ta phải xem lại quyết định này cónghĩa là phải xác định xem sẽ tiếp tục dự án hay kết thúc nó.

2.3 MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG MỘT HTTT

Một HTTT tốt luôn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý vàsản xuất Đó chính là lý do và mục tiêu duy nhất để xây dựng vàphát triển một hệ thống Vậy có những tiêu chuẩn nào có thể đánhgiá một hệ thống là tốt? Ta có thể căn cứ vào sự thuận tiện của hệthống, tính than thiện của nó…nhưng quan trọng nhất vẫn là những

gì mà nó cung cấp Thông tin đầu ra là một hệ thống cung cấp phảiđảm bảo thoả mãn được yêu cầu của người sử dụng Tiêu chuẩn đểđánh giá thông tin là:

Độ tin cậy thể hiện các mặt về tính xác thực và độ chính xác.

Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.Chẳng hạn hệ thống lập hoá đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều

khách hàng kêu ca về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã thựcmua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách hàng sẽgiảm và doanh số bán sẽ giảm xuống Nếu số tiền ghi trên hoá đơnthấp hơn số tiền phải trả thì cửa hàng sẽ bị thất thu.

Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp

ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tinkhông đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động khôngđáp ứng được với đòi hỏi của tình hình thực tế Ví dụ một nhà sảnxuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ra mỗi tuần Để

so sánh, báo cáo cũng có nêu ra số lượng ghế làm ra mõi tuần trước

đó và của cùng kì năm trước Ông chủ thấy số lượng ghế là ra tăngđều và có thể sẽ cho rằng tình hình sản xuất là tốt đẹp Tuy nhiêntrong thực tế có thể hoàn toàn khác, HTTT chỉ cung cấp số lượngghế sản xuất mà không phản ánh về năng suất Một sự không đầy đủcủa HTTT như vậy sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp

Tính thích hợp và dễ hiểu Nhiều nhà quản lý không muốn sử

dụng một số loại báo cáo mặc dù chúng liên quan tới các hoạt đọngthuộc trách nhiệm của ông ấy Nguyên nhân chủ yếu là do chúngchưa thích hợp và khó hiểu Có thể là có quá nhiều thông tin chưathích ứng, thiếu sự sang sửa, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đanghĩa hoặc bố trí chưa hợp lý của các trường thông tin Điều đó dẫnđến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra nhưng thông tin không dùnghoặc là ra quyết định sai và thiếu thông tin cần thiết

Tính được bảo vệ thông tin là một nguồn lực quý báu của một

tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu Thật hiếm có doanhnghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặcnguyên liệu, và cũng phải làm như vậy đối với thông tin Thông tinphải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phéptiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây

ra những thiệt hại lớn cho tổ chức

Tính kịp thời thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu và thích ứng

và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không đượcgửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết Một công đoàn có thể biểutình nếu việc phiếu trả lương phát chậm nhiều lần, một cửa rút tiền

tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rấtnhanh

Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu qủcao là một trong những cong việc của bất kì một nhà quản lý hiệnđại nào Để giải quyết vấn đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuậtcho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế và càiđặt hệ thống thông tin

Trên đây là những tiêu chuẩn để đánh giá một hệ thống thôngtin trong doanh nghiệp nói chung, nhưng tuỳ từng doanh nghiệp ápdụng hệ thống thông tin mà nó sẽ có thêm những tiêu chuẩn riêngkhác nhau Riêng đối với Công ty Bảo hiểm Dầu khí – chi nhánh

KV Tây Bắc thì đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là phải đáp ứngđược các yêu cầu sau:

- Luôn cập nhật thông tin kịp thời, cho phép đưa ra báo cáo chínhxác tại mọi thời điểm.

- Phần mềm phải có giao diện đẹp, hài hoà và thân thiện

- Phần mầm phải có tính dễ sử dụng và tính bảo mật cao

2.4 PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN MỘT HTTT

Mục đích của việc xây dựng, phát triển HTTT là có được mộtsản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, hoà nhập vào cáchoạt đọng của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giớihạn về tài chính và thời gian định trước Không nhất thiết phải theođuổi một phương pháp để phát triển một HTTT, tuy nhiên nếukhông có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mụctiêu đã đặt trước Một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận đọngtrong một môi trường rất phức tạp Để thực sự làm chủ được nó, cần

có một phương pháp để tiến hành Sau đây là các công đoạn xâydựng, phát triển một HTTT

2.4.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngaysau khi có bản yêu cầu vì loại hình dự án này đòi hỏi đầu tư khôngchỉ tiền bạc, thời gian mà còn cả nguồn nhân lực và chất xám Do

đó việc quyết định vấn đề này phải được thực hiện sau khi phân tíchcho phép xác định cư hội và khả năng thực thi Sự phân tích này

được đánh giá hay thẩm định yêu cầu hay còn gọi là nghiên cứu khảthi và cơ hội.

Đánh giá đúng yêu cầu là yếu tố quyết định cho sự thành côngcủa một dự án Chỉ cần một sai lầm nhỏ cũng có thể gây ra hao tổntiền bạc, nhân lực hay đẩy lùi tiến trình thực hiện dự án, thậm chí cóthể phá hỏng dự án Đánh giá yêu cầu được bắt đầu từ việc nêu vấn

đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giátác động cuả những thay đổi và tính khả thi của dự án, những gợi ý

hỗ trợ cho người ra quyết định Giai đoạn này được tiến hành trongthời gian tương đối ngắn để tiết kiệm chi phí về thời gian và tiềncủa Giai đoạn này bao gồm các công việc cụ thể như sau:

- Lập kế hoạch: Gồm các công việc như làm quen với hệ thốngđang xét, xác đinh thông tin cần thu thập cũng như nguồn vàphương pháp thu thập

- Làm rõ yêu cầu: Giúp cho phân tích viên hiểu rõ yêu cầu củakhách hàng, xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thậpnhững yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và định dạngkhung cảnh nghiên cứu

- Đánh giá khả thi: Tìm xem có những yếu tố nào ngăn cản sựthành công của dự án, đánh giá khả thi về tổ chức, về tàichính, về thời hạn và kỹ thuật

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

2.4.2 Giai đoạn phân tích chi tiết

Đây là giai đoạn giúp cho cán bộ phân tích hiểu sâu sắc và toànvẹn về hệ thống thông tin đàn tồn tại – nghĩa là xác định đượcnhững vấn đề chính cũng như các yêu cầu nảy sinh của chúng, xácđịnh được các công việc phải làm, các công cụ được sử dụng cũngnhư mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới Các công việc cầnthực hiện trong giai đọcn này bao gồm:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Sửa đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Để có thể nghiên cứu chính xác được môi trường của hệ thống

cũ Các phương pháp thu thập thông tin gồm:

+ Phỏng vấn: Đây là công cụ đắc lực, ta có thể thu được nhữngnội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà tài liệu không thể cóđược hay gặp được những người có trách nhiệm, nắm được mụctiêu của tổ chức

+ Sử dụng phiếu điều tra: Phương pháp này sử dụng khi phải lấythông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên phạm vi điạ

lý rộng lớn

Nhưng để vận dụng phương pháp này thì người gửi thường phải

là những người cấp trên của các đối tượng nhận phiếu

+ Quan sát: Đây là phương pháp khó khăn và tốn thời gian vìngười bị quan sát có thể hoạt động không giống thực tế mà người

sử dụng có vai trò rất quan trọng khi tham gia vào đội ngũ phântích

Sau bước thu thập thông tin, dữ liệu được tập chung và đượcchuẩn bị cho việc phân tích Nhưng trước khi phân tích những dữliệu này nhất thiết phải mã hoá Mã hoá được xem là việc xây dựngmột tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợpnày một ý bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cầnbiểu diễn Hay nói một cách khác, việc mã hoá thông tin là thay thếthông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy kí hiệu thích ứng vớimục tiêu của người sử dụng Mục tiêu đó là nhận diện nhanh vàkhông nhầm lẫn các đối tượng, mô tả nhanh chóng các đối tượng,tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện nhữngphép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đốitượng

Các phương pháp mã hoá cơ bản

- Phương pháp mã hoá phân cấp

- Phương pháp mã hoá liên tiếp

- Phương pháp mã hoá tổng hợp

- Phương pháp mã hoá theo seri

- Phương pháp mã hoá gợi nhớ

- Phương pháp mã hoá ghép nối

Cách thức tiến hành mã hoá

- Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hoá

- Xác định các xử lý cần thực hiện

- Lựa chọn giải pháp mã hoá

+ Xác định lựa chọn đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn

+ Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành

+ Tham khảo ý kiến của người đã sử dụng

+ Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính

+ Kiểm tra khả năng thay đổi của các đối tượng

Các công cụ sử dụng trong giai đoạn phân tích chi tiết

Để có cái nhìn tổng quát đối với một HTTT, cán bộ phân tíchphải tiến hành mô hình hoá hệ thống đó Có nghĩa là phải biểu diễn

hệ thống đó dưới dạng các mô hình, sơ đồ hay hình hoạ nhằm giúpcho tất cả mọi người có thể hiểu một cách tổng quát và nhanh chóngđối với hệ thống Hiện nay có các công cụ phổ biến để mô hình hoá

hệ thống đó là: Sơ đồ luồng thông tin (Information Flow Diagram IFD), sơ đồ luông dữ liệu (Data Flow Diagram)

-Sơ đồ luông thông tin (IFD)