BÁO CÁO PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ

TRẠNG HỆ THỐNG1.Khảo sát hệ thống Hệ thống được khảo sát ở đây là một công ty bán vật tư.Nguồn hàng của công ty có thể do nhà cung cấp,nhà sản xuất hoặc công ty trong và ngoài nước cung

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI

Giáo viên hướng dẫn: Th.s NGUYỄN THỊ HUYỀN

Nhóm thực hiện : Nguyễn Thị Linh Chi 522927

Vũ Thị Mai Hoa 522953

Lê Thị Hồng Nhung 522987

Nguyễn Thị Sen 522995

Mục lục

Mở đầu 4

I KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 1 Khảo sát hệ thống .5

2 Phân tích hiện trạng hệ thống 6

II PHÂN TÍCH YÊU CẦU 14

1 Yêu cầu chức năng 14

2 Yêu cầu phi chức năng 15

III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 16

1 Biểu đồ phân cấp chức năng 16

2 Biểu đồ phân cấp chức năng mức ngữ cảnh 17

3 Biểu đồ phân cấp chức năng mức đỉnh 17

4 Biểu đồ luồng dữ liệu 19

4.1 Quản lý nhân viên 19

4.2 Quản lý khách hang 20

4.3 Quản lý nhập 21

4.4 Quản lý bán 22

4.5 Quản lý tính lương 23

4.6 Quản lý người dung 24

IV PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 24

1 Các thực thể liên kết 24

2 Xác định kiểu liên kết giữa các thực thể 27

3 Xác định các thuộc tính cho các thực thể 29

4 Sơ đồ thực thể liên kết của hệ thống 35

V THIẾT KẾ LUỒNG CHƯƠNG TRÌNH 36

2 Quản lý khách hang 44

3 Quản lý nhập 45

4 Quản lý bán 46

5 Quản lý người dung 47

6 Quản lý tính lương 48

VII.THIẾT KẾ GIAO DIỆN 49

1 Các menu chính của giao diện 50

2 Mô tả forms 50

2.1 Form hệ thống quản lý vật tư 50

2.2 Form quản lý người dung 51

2.3 Form quản lý nhập 51

2.4 Form quản lý bán 52

2.5 Form quản lý khách hang 52

2.6 Form quản lý nhân viên 53

2.7 Form quản lý tính lương 53

MỞ ĐẦU

Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống ngày nay đã không còn xa lạ vớichúng ta Công Nghệ Thông Tin với tốc độ nhanh chóng, chính xác đã giúp con ngườitrong rất nhiều lĩnh vực, nhất là kinh doanh, lĩnh vực công ty xây dựng cũng không ngoạilệ

Theo thường lệ, việc xây dựng luôn là nhu cầu cần thiết để đáp ứng cho con người và

xã hội như: nhà cửa, cầu cống, các công trình kiên trúc lớn Đặc biệt trong những nămgần đây thì nhu cầu càng ngày càng lớn, càng hiện đại hơn Vì thế, dẫn đến các Công TyXây Dựng cũng ngày một nhiều hơn và càng phát triển hơn Chính vì thế, kéo theo việc đòihỏi ra đời các hệ thống để trợ giúp trong việc quản lý nhập xuất vật tư trong công ty Sựphát triển của công nghệ thông tin có tác động mạnh mẽ đến sự thành bại trong kinh doanhcủa công ty Đặc biệt lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần quantrọng của công nghệ thông tin Nhờ nó mà các hệ thống thông tin được quản lý đơn giản,nhanh chóng và chính xác hơn

Chúng em xin cảm ơn Cô Th.s NGUYỄN THỊ HUYỀN đã truyền đạt cho chúng emnhững kiến thức quý giá về môn học và đã tận tình giúp đỡ chúng em hoàn thành bài tậplớn này Tuy nhiên, bài tập lớn của chúng em chắc chắn còn nhiều sai sót mong cô thôngcảm và góp ý thêm cho chúng em

Chúng em xin cảm ơn cô

TRẠNG HỆ THỐNG

1.Khảo sát hệ thống

Hệ thống được khảo sát ở đây là một công ty bán vật tư.Nguồn hàng của công ty có thể do nhà cung cấp,nhà sản xuất hoặc công ty trong và ngoài nước cung cấp.Đối tượng bán hàng của công ty gồm người tiêu dùng, các cửa hàng bán lẻ hoặc các công trình xây dựng có quan hệ traođỏi hàng hóa với công ty

Các hoạt động chính của công ty gồm nhập hàng vào kho,xuất hàng từ kho ra quầy , quản

lý các quầy, báo cáo số lượng và doanh thu hàng bán, báo cáo tồn kho trong tháng

Việc quản lý công việc công ty dược phân cấp quản lý theo từng bộ phận như sau :

- Giám đốc: là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và kế hoach thực hiện công việc tại công ty

- Bộ phận bán lẻ: Là nhân viên của công ty trực tiếp bán hàng đến người tiêu dùng.Bộ phậnnày có nhiệm vụ quản lý các mặt hàng trên quầy mình phụ trách,cuối ca phải kiểm tra và báo cáo số lượng hàng tồn trên quầy để giao ca

- Bộ phận thu ngân: Tính tiền hàng của khách, mọi số lượng hàng bán ra phải được nhập vào máy tính để cuối bộ phận quản lý sẽ thu lại dữ liệu đã nhập của họ vào để quản lý

- Bộ phận quản lý: Có nhiệm vụ tổng kết số liệu do bộ phận bán lẻ và thu ngân chuyển dến ,cân đối số lượng hàng hóa trên quầy và ssó lượng bán ra để tìm ra sai sót giữa hai khâu này nếu có Sau đó số liệu sẽ được chuyển sang cho bộ phận kế toán để tính doanh thu

- Thủ kho: Quản lý công việc xuất nhập hàng ở công ty

- Bộ phận nghiên cứu thị trường : Có nhiệm vụ đặt mua hàng , nhận hàng từ nhà cung cấp hay các nguồn khác theo chỉ đạo của giám đốc

- Bộ phận kế toán: Thực hiện diều chỉnh giá cả mặt hàng, hạch toán và phân tích những số liệu xuất nhập, cố vấn cho giám đốc về những kế hoạch thực hiện mới

Việc mất mát hàng hóa và người chịu trách nhiệm sẽ được phát hiện ngay nhờ sự phân công hợp lý từng người , từng bộ phận và nhờ vào số liệu mà bộ phận quản lý thu được từ bộ phận thu ngân và bộ phận bán lẻ Mỗi nhân viên, tùy theo nhiệm vụ của mình chỉ được xem báo

2.Phân tích hiện trạng hệ thống

a Nhập hàng

Để nhập hàng, công ty có một bộ phận nghiên cứu thị trường, phải nắm bắt được nhu cầu của thị trường, từ đó đặt quan hệ mua hàng với nhà cung cấp những mặt hàng công ty đang cần.Nguồn hàng nhập vào dưới hai hình thức :

- Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua hàng giữa công ty và các nhà cung cấp

- Hợp đồng trao đổi hàng hóa giữa công ty và nhà cung cấp( là các đại lý hoặc các công tykinh doanh )

Hàng nhập sẽ được phân loại, dán tem, mã phân loại mặt hàng, xong định giá và cho nhập vào kho

Các báo cáo liên quan đến hàng nhập được thê hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho

BÁO CÁO HIỆN TRẠNG NHẬP XUẤT KHO

Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi số lượng hàng nhập vào thẻ kho Mỗi mặt hàng đều

có một thẻ kho riêng Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, đối với mặt hàng thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới

b Bán hàng

Bộ phận bán hàng chuyển hàng từ kho ra quầy bán Quầy hàng là nơi trưng bày nhiều mặt hàng cùng chủng loại Cách tổ chức này một mặt thuận lợi cho khách hàng mua hàng, mặt khác giúp nhân viên bán hàng để kiểm soát hàng hóa ở các quầy để bổ sung khi hết hàng Hàng ngày,căn cứ vào tình hình bán hàng ở công ty, bộ phận nghiệp vụ sẽ thống kê để biết được mặt hàng nào đã hết mặt hàng nào còn ít trong kho, từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêm hàng mới, hoặc xuất hàng từ kho ra quầy đối với những mặt hàng quầy còn ít

Có hai hàng hình thức quản lý hàng bán:

- Quản lý số lượng bán ra theo giá bán lẻ do công ty quy định đơn giá

- Quản lý số lượng bán ra theo giá sỉ do công ty quy định

Các báo cáo chính liên quan đến nghiệp vụ bán hàng được thể hiện qua phiếu đề nghị, phiếu xuất, phiếu giao ca, hóa đơn bán hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo nhập xuất tồn trong tháng

số lượng trên giấy tờ ( số lượng tồn đầu ca-số lượng đã bán trong ca), thì nhân viên sẽ tiến hành điều chỉnh giảm hoặc tăng số lượng trên quầy cho khớp với số lượng thực tế Nhân viên quản lý

Khi khách hàng ra để thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ nhập mã hàng hóa in trên mặt hàng

và số lượng vào máy Máy tính sẽ tự đọng tính tổng số tiền và in hóa đơn bán hàng cho khách

Dữ liệu sau ca làm việc của từng quầy sẽ được ban quản lý thu về để tính toán, so sánh và cập nhật vào kho dữ liệu của công ty Do vậy, có thể dễ dàng phát hiện ngay sự chênh lệch số lượng hàng hóa giữa nhân viên đứng quầy và thu ngân.

Bất cứ lúc nào ban quản lý công ty, giám đốc cũng có thể xem được báo cáo doanh thu, báo cáo nhập xuất tồn

Ngày … Tháng … Năm 200…

Kế toán trưởng Giám đốc

BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN

Thời hạn trả tiền theo hợp đồng (hoá đơn) là: Ngày tháng năm

Rất mong ông (bà) sớm hoàn trả số tiền đó cho chúng tôi để chúng tôi có thể

tiến hành công việc kinh doanh một cách thuận lợi

Xin cảm ơn ông (bà) đã vui lòng hợp tác

Giám đốc:

( Ký và ghi rõ họ tên)

Người lập báo cáo( Ký và ghi rõ họ tên)

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY

c Hiện trạng tin học

Qua việc tìm hiểu phương thức hoạt động của công ty ở trên, ta thấy công việc hàng ngày của công ty thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn và xảy ra liên tục không gián đoạn, đặc biệt là công tác thu ngân ở khâu bán lẻ hàng của quầy Dữ liệu luôn thay đổi và đòi hỏi sự chính xác cao

Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại các hồ sơ được lặp đi lặp lại và kiểm tra qua nhiều khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, nhưng cũng không thể tránh khỏi những sai sót dữ liệu hoặc không hoàn chỉnh chính xác Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm dữliệu khắc phục rất khó khăn

Nếu không giải quyết kịp thời, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu, gây mất mát tài sản chung cho công ty, cũng như không phục vụ tốt công tác quản lý công ty

GIÁM ĐỐC

Kế toán trưởng Trưởng phòng

kế hoạch

Kế toán viên

Bộ phận nghiên cứu thị trường

Bộ phận mua hàng

Ca trưởng

Quản

lý quầy

Bộ phận thu ngân

Thủ kho

Do vậy, việc đưa máy tính vào quản lý công ty là nhu cầu rất cần thiết, nhằm loại bỏ được các công việc thủ công, đồng thời nó giúp việc xử lý dữ liệu được chính xác và nhanh gọn.Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng máy tính đơn, thì sẽ dẫn đến việc dữ liệu không được nhất quán, trong khi công việc mua bán cần liên tục, do vậy không thể đáp ứng đủ nhu cầu, vả lại dữ liệu riêng lẻ trên các máy đơn tại các quầy bán hàng không đáp ứng tính tức thời.

Do vậy, cần phải đưa mang máy tính vào để khắc phục những yếu điểm nêu trên

II.PHÂN TÍCH YÊU CẦU

1.Yêu cầu chức năng

a Quản lý kho

- Quản lý hàng nhập

+ Nhập hàng theo đúng danh mục trong Hóa đơn mua hàng của công ty

+ Hàng nhập được theo dõi dựa trên : mã hàng, nhóm hàng, chủng loại hàng, số lượng, đơn

vị tính, đơn giá, thành tiền, tổng cộng số lượng và giá trị

+ In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì

+ In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng

b Quản lý danh mục

- Cập nhật danh mục hàng hóa

- Cập nhật danh mục nhà cung cấp

- Cập nhật danh mục nhân viên

- Xem danh sách các danh mục

c Quản lý quầy

- Phiếu giao ca: Dựa trên số lượng tồn đầu ca và số lượng hàng bán trong ca, cuối mỗi ca

máy tính sẽ tự động xử lý và in ra phiếu giao ca cho người nhận ca mới

- Điều chỉnh tồn quầy: Điều chỉnh lại số lượng tồn quầy nếu phát hiện số lựong tồn quầy thực tế khác so với só lượng tồn trong phiếu giao ca và in lại phiếu giao ca mới

- Báo cáo mất hàng: In báo cáo mất hàng trong từng ca và nhân viên phụ trách quầy liên quan nếu phát hiện có sự chênh lệch số lượng tồn quầy thực tế với số lượng tồn trong phiếu giaoca

2.Yêu cầu phi chức năng

Hệ thống có chức năng bảo mật và phân quyền

- Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sử dụng chương trình, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát được chương trình

- Đổi password: người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống

dữ liệu

Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả thống kê cuối kì…

QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

QUẢN LÝ TÍNH LƯƠNG

QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

In ra hóa đơn bán Thanh

CN HĐ

nhập

Thanh toán

Cập nhật

VT bán

Xóa nhân viên

Sửa nhân viên

Lên bảng lương

Chấm công

Xóa khách hàng

Sửa khách hàng

Thêm khách hàng

Tìm kiếm

Thống kê hàng bán

T.Kê khách hàng nợ

QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG

Đổi mật khẩu

Xóa người dùng

Sửa người dùng

Thêm người dùng

2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Hệ thốn

g quản lý

Khách

hàng

Nhân viên

Nhà cung cấp

T.tin yêu cầu mua T.tin phản hồi HĐ+danh sách hang,phiếu xuất T.tin thanh toán

T.tin yêu cầu nhập T.tin phản hồi Danh sách hàng,phiếu xuất T.tin thanh toán

3.Biểu đồ phân cấp chức năng mức đỉnh

2.Quản lý nhập VT

3.Quản lý nhân viên

4.Quản lý người dùng

4.Biểu đồ luồng dữ liệu

4.1.Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên

Thêm

nhân

viên

Sửa nhân viên

Xóa nhân viên

T.tin yêu cấu thêm

T.tin yêu cấu xóa

viên thêm

4.2.QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

Xóa khách hàng

Thêm

khách

hàng

Sửa khách hàng

Quản lý khách hàng

K.Hàng

T.tin khách hàng thêm

T.tin khách hàng sửa

4.3.Quản lý nhập

Tìm kiếm thống kê

4.4.Quản lý bán

Xóa khách hàng

Thanh

toán

In HĐ Bán

Nhân viên

4.5 Quản lý tính lương

Lên bảng lương Chấm

công

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Lương

T.tin y/cầu lên lg

Sửa

TT người dùng

Xóa người dùng

Đổi mật khẩu

1 Các thực thể liên kết

Qua tìm hiểu ta có các thực thể:

- “Vật tư” sẽ xác định các thông tin về vật tư bao gồm:

+ Mã vật tư(MaVT): Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt được các

loại vật tư khác nhau

+ Tên vật tư (TenVT) : Mô tả tên của loại vật tư tương ứng với mã vật tư

+ Đơn vị tính (DVT)

+ Số lượng (Soluong)

+ Mô tả vật tư (Mota)

+ Tình trạng vật tư (Tinhtrang)

- “Nhân viên” sẽ xác định các thông tin về nhân viên bao gồm:

+Mã nhân viên(MaNV) : Đây là thuộc tính khóa , nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt được

những nhân viên khác nhau trong công ty

- “Khách hàng” sẽ xác định các thông tin về khách hàng bao gồm:

+ Mã khách hàng (MaKH) : Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt

được các người dùng khác nhau.

-“Nhà Cung Cấp ” sẽ xác định các thông tin về khách hàng bao gồm:

+ Mã Nhà Cung Cấp (MaNCC) : Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân

biệt được các khách hàng khác nhau

- “Kho ” sẽ xác định các thông tin về kho hàng bao gồm

+ Mã số kho (MaKho) : Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt được

các kho hàng khác nhau

+ Tên kho ( Tenkho)

+ Địa chỉ kho (Diachi)

- “Hóa đơn bán” và “hóa đơn nhập” xác định các thông tin liên quan để đại lý giao dịch

với khách hàng và nhà cung cấp

Trong đó, Hóa đơn bán có các thuộc tính:

+ Mã hóa đơn bán (MaHDB) : Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt

+Số hóa đơn bán (SoHDB)

+ Mã hóa đơn nhập (MaHDN) : Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt

được các mã hóa đơn nhập khác nhau

+Số hóa đơn nhập (SoHDN)

2 Xác định các kiểu liên kết giữa các thực thể

Giữa thực thể Vattu và HDNhap có mối liên kết nhiều – nhiều vì một vật tư có thể được

ghi trên nhiều hoá đơn nhập, còn một hoá đơn nhập có thể ghi nhiều vật tư trên đó Ta thay liên

kết này bằng hai liên kết một – nhiều bằng cách thêm vào một thực thể liên kết là HDNChitiet

(Hoá đơn nhập chi tiết).

thể vật tư trên đó Ta thay liên kết này bằng hai liên kết một – nhiều bằng cách thêm vào một thực thể liên kết là HDBChitiet (Hoá đơn bán chi tiết).

Giữa thực thể NhaCC và HDNhap có mối liên kết một – nhiều vì từ một nhà cung cấp có

thể có nhiều hoá đơn nhập, trong khi đó một hoá đơn nhập chỉ có thể thuộc về một nhà cung cấp

Tương tự, giữa thực thể KhachHang và HDBan có mối liên kết một – nhiều vì một

khách hàng có thể có nhiều hoá đơn bán, trong khi đó một hoá đơn bán chỉ có thể thuộc về một khách hàng

Giữa thực thể NhaCC và PhieuChi có mối liên kết một – nhiều vì từ một nhà cung cấp có

thể tương ứng với nhiều hoá đơn thanh toán với nhà cung cấp, trong khi đó một hoá đơn thanh toán với nhà cung cấp chỉ có thể thuộc về một nhà cung cấp

Tương tự, giữa thực thể KhachHang và PhieuThu có mối liên kết một – nhiều vì một

khách hàng có thể tương ứng nhiều hoá đơn thanh toán với khách khàng, trong khi đó một hoá đơn thanh toán với khách hàng chỉ có thể thuộc về một khách hàng

n 1

n 1

n 1

Giữ NhanVien và HDBan có mối lên kết một – nhiều vì từ một nhân viên có thể có

nhiều hoá đơn bán với khách hàng,trong khi đó một hóa đơn bán với nhân viên chỉ thuộc về mộtnhân viên

Giữa thực thể Kho và thực thể Vattu có mối liên kết một-nhiều vì một kho có thê có

nhiều vật tư, trong khi đó một vật tư chỉ có thể thuộc một nhà cung cấp

3 Xác định các thuộc tính cho các thực thể

 Nhà Cung Cấp

Tên thuộc

TenNCC Tên nhà cung cấp Text(50) Not Null

Diachi Địa chỉ Text(50) Not Null

DT Điện thoại Text(15)

SoTK Số tài khoản Text(20)

Email E-mail Text(30)

MST Mã số thuế Text(50)

n 1

n 1