BÁO CÁO PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ

Đại học Nông Nghiệp Hà Nội Khoa Công Nghệ Thông Tin    PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI Giáo viên hướng dẫn: Th.s NGUYỄN THỊ HUYỀN Nhóm thực hiện : Nguyễn Thị Linh Chi 522927 Vũ Thị Mai Hoa 522953 Lê Thị Hồng Nhung 522987 Nguyễn Thị Sen 522995 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư Mục lục Mở đầu 4 I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 1. Khảo sát hệ thống 5 2. Phân tích hiện trạng hệ thống 6 II. PHÂN TÍCH YÊU CẦU 14 1. Yêu cầu chức năng 14 2. Yêu cầu phi chức năng 15 III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 16 1. Biểu đồ phân cấp chức năng 16 2. Biểu đồ phân cấp chức năng mức ngữ cảnh 17 3. Biểu đồ phân cấp chức năng mức đỉnh 17 4. Biểu đồ luồng dữ liệu 19 4.1. Quản lý nhân viên 19 4.2. Quản lý khách hang 20 4.3. Quản lý nhập 21 4.4. Quản lý bán 22 4.5. Quản lý tính lương 23 4.6. Quản lý người dung 24 IV. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 24 1. Các thực thể liên kết 24 2. Xác định kiểu liên kết giữa các thực thể 27 3. Xác định các thuộc tính cho các thực thể 29 4. Sơ đồ thực thể liên kết của hệ thống 35 V. THIẾT KẾ LUỒNG CHƯƠNG TRÌNH 36 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 2 2 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư VI. THIẾT KẾ TỔNG THỂ 43 1. Quản lý nhân viên 43 2. Quản lý khách hang 44 3. Quản lý nhập 45 4. Quản lý bán 46 5. Quản lý người dung 47 6. Quản lý tính lương 48 VII.THIẾT KẾ GIAO DIỆN 49 1. Các menu chính của giao diện 50 2. Mô tả forms 50 2.1 Form hệ thống quản lý vật tư 50 2.2 Form quản lý người dung 51 2.3 Form quản lý nhập 51 2.4 Form quản lý bán 52 2.5 Form quản lý khách hang 52 2.6 Form quản lý nhân viên 53 2.7 Form quản lý tính lương 53 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 3 3 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư MỞ ĐẦU Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống ngày nay đã không còn xa lạ với chúng ta. Công Nghệ Thông Tin với tốc độ nhanh chóng, chính xác đã giúp con người trong rất nhiều lĩnh vực, nhất là kinh doanh, lĩnh vực công ty xây dựng cũng không ngoại lệ. Theo thường lệ, việc xây dựng luôn là nhu cầu cần thiết để đáp ứng cho con người và xã hội như: nhà cửa, cầu cống, các công trình kiên trúc lớn Đặc biệt trong những năm gần đây thì nhu cầu càng ngày càng lớn, càng hiện đại hơn. Vì thế, dẫn đến các Công Ty Xây Dựng cũng ngày một nhiều hơn và càng phát triển hơn. Chính vì thế, kéo theo việc đòi hỏi ra đời các hệ thống để trợ giúp trong việc quản lý nhập xuất vật tư trong công ty. Sự phát triển của công nghệ thông tin có tác động mạnh mẽ đến sự thành bại trong kinh doanh của công ty. Đặc biệt lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần quan trọng của công nghệ thông tin. Nhờ nó mà các hệ thống thông tin được quản lý đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn. Chúng em xin cảm ơn Cô Th.s NGUYỄN THỊ HUYỀN đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức quý giá về môn học và đã tận tình giúp đỡ chúng em hoàn thành bài tập lớn này. Tuy nhiên, bài tập lớn của chúng em chắc chắn còn nhiều sai sót mong cô thông cảm và góp ý thêm cho chúng em. Chúng em xin cảm ơn cô. Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 4 4 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 1.Khảo sát hệ thống Hệ thống được khảo sát ở đây là một công ty bán vật tư.Nguồn hàng của công ty có thể do nhà cung cấp,nhà sản xuất hoặc công ty trong và ngoài nước cung cấp.Đối tượng bán hàng của công ty gồm người tiêu dùng, các cửa hàng bán lẻ hoặc các công trình xây dựng có quan hệ trao đỏi hàng hóa với công ty. Các hoạt động chính của công ty gồm nhập hàng vào kho,xuất hàng từ kho ra quầy , quản lý các quầy, báo cáo số lượng và doanh thu hàng bán, báo cáo tồn kho trong tháng. Việc quản lý công việc công ty dược phân cấp quản lý theo từng bộ phận như sau : - Giám đốc: là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và kế hoach thực hiện công việc tại công ty. - Bộ phận bán lẻ: Là nhân viên của công ty trực tiếp bán hàng đến người tiêu dùng.Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý các mặt hàng trên quầy mình phụ trách,cuối ca phải kiểm tra và báo cáo số lượng hàng tồn trên quầy để giao ca. - Bộ phận thu ngân: Tính tiền hàng của khách, mọi số lượng hàng bán ra phải được nhập vào máy tính để cuối bộ phận quản lý sẽ thu lại dữ liệu đã nhập của họ vào để quản lý. - Bộ phận quản lý: Có nhiệm vụ tổng kết số liệu do bộ phận bán lẻ và thu ngân chuyển dến ,cân đối số lượng hàng hóa trên quầy và ssó lượng bán ra để tìm ra sai sót giữa hai khâu này nếu có. Sau đó số liệu sẽ được chuyển sang cho bộ phận kế toán để tính doanh thu. - Thủ kho: Quản lý công việc xuất nhập hàng ở công ty. - Bộ phận nghiên cứu thị trường : Có nhiệm vụ đặt mua hàng , nhận hàng từ nhà cung cấp hay các nguồn khác theo chỉ đạo của giám đốc . - Bộ phận kế toán: Thực hiện diều chỉnh giá cả mặt hàng, hạch toán và phân tích những số liệu xuất nhập, cố vấn cho giám đốc về những kế hoạch thực hiện mới. Việc mất mát hàng hóa và người chịu trách nhiệm sẽ được phát hiện ngay nhờ sự phân công hợp lý từng người , từng bộ phận và nhờ vào số liệu mà bộ phận quản lý thu được từ bộ phận thu ngân và bộ phận bán lẻ. Mỗi nhân viên, tùy theo nhiệm vụ của mình chỉ được xem báo cáo liên quan đến công việc, mà không được xem chương trình của người khác. Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 5 5 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 2.Phân tích hiện trạng hệ thống a. Nhập hàng Để nhập hàng, công ty có một bộ phận nghiên cứu thị trường, phải nắm bắt được nhu cầu của thị trường, từ đó đặt quan hệ mua hàng với nhà cung cấp những mặt hàng công ty đang cần. Nguồn hàng nhập vào dưới hai hình thức : - Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua hàng giữa công ty và các nhà cung cấp. - Hợp đồng trao đổi hàng hóa giữa công ty và nhà cung cấp( là các đại lý hoặc các công ty kinh doanh ) Hàng nhập sẽ được phân loại, dán tem, mã phân loại mặt hàng, xong định giá và cho nhập vào kho. Các báo cáo liên quan đến hàng nhập được thê hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho. Công Ty … Số: …………… HÓA ĐƠN NHẬP Ngày: ……… Người bán: ……………………………………………………………… Địa chỉ: ………………………………………………………………… Số điện thoại: ………………………Số Fax: …………………………… STT Mã số Tên vật tư ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………… Ngày ….Tháng …. Năm 200… Kế toán trưởng Giám đốc Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 6 6 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư Công Ty ……. Số: ……………… BÁO CÁO HIỆN TRẠNG NHẬP XUẤT KHO Thẻ lập ngày … tháng … năm 200…. Tên hàng: …………………………………………………………. Đơn vị tính: ……………………………………………………… STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi số lượng hàng nhập vào thẻ kho. Mỗi mặt hàng đều có một thẻ kho riêng. Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, đối với mặt hàng thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới. b. Bán hàng Bộ phận bán hàng chuyển hàng từ kho ra quầy bán. Quầy hàng là nơi trưng bày nhiều mặt hàng cùng chủng loại. Cách tổ chức này một mặt thuận lợi cho khách hàng mua hàng, mặt khác giúp nhân viên bán hàng để kiểm soát hàng hóa ở các quầy để bổ sung khi hết hàng. Hàng ngày, căn cứ vào tình hình bán hàng ở công ty, bộ phận nghiệp vụ sẽ thống kê để biết được mặt hàng nào đã hết mặt hàng nào còn ít trong kho, từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêm hàng mới, hoặc xuất hàng từ kho ra quầy đối với những mặt hàng quầy còn ít. Có hai hàng hình thức quản lý hàng bán: - Quản lý số lượng bán ra theo giá bán lẻ do công ty quy định đơn giá. - Quản lý số lượng bán ra theo giá sỉ do công ty quy định. Các báo cáo chính liên quan đến nghiệp vụ bán hàng được thể hiện qua phiếu đề nghị, phiếu xuất, phiếu giao ca, hóa đơn bán hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo nhập xuất tồn trong tháng. Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 7 7 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư Công Ty …………. Số: ……………… PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Hạng mục:…………… ………………………………………………… Ngày:……………………………………………………………………… STT Mã số loại VT Tên hàng ĐVT Đơn Giá Số Lượng Ghi Chú Ngày …. Tháng ….Năm 200…. Phụ trách quầy Công Ty………… Số :………………. PHIẾU XUẤT Ngày … Tháng …. Năm 200…. Hạng mục: …………………………………………………………………………… STT Mã số loại VT Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi Chú Giám đốc Thủ kho Người nhận Mỗi nhân viên đứng quầy quản lý một số mặt hàng xác định, tránh tình trạng mất cắp. Cuối mỗi ca họ phải kiểm tra lại hàng hóa còn lại trên quầy để giao ca,đồng thời họ phải nộp lại phiếu giao ca cho bộ phận quản lý. Nếu số lượng hàng hóa thực tế trên quầy lớn hoặc nhỏ hơn số lượng trên giấy tờ ( số lượng tồn đầu ca-số lượng đã bán trong ca), thì nhân viên sẽ tiến hành điều chỉnh giảm hoặc tăng số lượng trên quầy cho khớp với số lượng thực tế. Nhân viên quản lý quầy sẽ chịu trách nhiệm số lượng hàng hóa thiếu. Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 8 8 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư Công ty……………… Số :………………. PHIẾU GIAO CA Ngày … Tháng …. Năm 200…. Ca:…………………………………………………………… Q Quầy:………………………………………………………… STT Mã số loại VT Tên hàng ĐVT S Số lượng Ghi Chú Người giao ca Người nhận ca Khi khách hàng ra để thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ nhập mã hàng hóa in trên mặt hàng và số lượng vào máy. Máy tính sẽ tự đọng tính tổng số tiền và in hóa đơn bán hàng cho khách. Công Ty…… Số: ……………… HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Ngày: …………tháng……………………năm 200…… Quầy:………………………………………………………… STT Mã số loại VT Tên hàng Đơn Giá Số Lượng Thành tiền Tổng Cộng: Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………… Ngày ….Tháng …. Năm 20… Kế toán trưởng Giám đốc Dữ liệu sau ca làm việc của từng quầy sẽ được ban quản lý thu về để tính toán, so sánh và cập nhật vào kho dữ liệu của công ty. Do vậy, có thể dễ dàng phát hiện ngay sự chênh lệch số lượng hàng hóa giữa nhân viên đứng quầy và thu ngân. Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 9 9 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư Bất cứ lúc nào ban quản lý công ty, giám đốc cũng có thể xem được báo cáo doanh thu, báo cáo nhập xuất tồn. Công Ty……………. BÁO CÁO DOANH THU Từ ngày …………đến ngày ………… STT Mã số Tên hàng Thành tiền Tổng cộng Ngày …. Tháng …. Năm 200… Kế toán trưởng Giám đốc Công Ty……………. BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN Từ ngày …………đến ngày ………… STT Mã số Tên hàng Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn cuối kì Ghi chú Ngày …. Tháng …. Năm 200… Kế toán trưởng Giám đốc Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 10 10 [...]... công ty vật tư 23 24 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 4.6 Quản lý người dùng Thêm người dùng Sửa TT người dùng Quản lý người dùng Người dùng Xóa người dùng Đổi mật khẩu IV PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 1 Các thực thể liên kết Qua tìm hiểu ta có các thực thể: - Vật tư sẽ xác định các thông tin về vật tư bao gồm: Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 24 25 Quản lý việc... bán Loại Số thứ tự Tên vật tư Đơn vị Số lượng Thành tiền Text(50) Text(30) Number Text(30) Text(30) Number Number Long integer Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 34 35 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 4 Sơ đồ thực thể liên kết của hệ thống Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 35 36 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư Kho MaKho TenKho Diachi... 3.Biểu đồ phân cấp chức năng mức đỉnh Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 17 18 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư CN HĐbán CN HĐ Nhập TT HĐbán + DShàng TT phản hồi TT yêu cầu VT 2 .Quản lý nhập VT Ktra VT 1 .Quản lý bán vật tư Ttin KQ HĐ bán Vật tư HĐ Nhập CN Nhân viên 3 .Quản lý nhân viên TT kết quả TT phản hồi Khách hàng Người dùng 4 .Quản lý người dùng CN TT kết quả TT... mua bán vật tư của một công ty vật tư CN HĐ Nhập C.n HĐ Nhập Vật tư T.tin k/quả T.tin y/cầu 4.3 .Quản lý nhập Thanh toán Tìm kiếm thống kê T.tin k/quả T.tin y/cầu TK T.tin y/cầu T.tin kết quả T.tin yêu cầu HĐ Nhập Nhân viên HĐ Nhập Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 21 22 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư CN HĐ Bán In HĐ Bán Vật tư T.tin k/quả T.tin y/cầu 4.4 .Quản lý bán... viên thêm Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 19 20 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 4.2.QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG T.tin yêu cầu xóa Xóa khách hàng Sửa khách hàng T.tin khách hàng xóa T.tin yêu cầu thêm T.tin khách hàng xóa Thêm khách hàng Quản lý khách hàng T.tin khách hàng sửa K.Hàng T.tin khách hàng thêm Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 20 21 Quản lý việc... dụng hệ thống dữ liệu Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả thống kê cuối kì… Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 15 16 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1 Biểu đồ phân. .. của một công ty vật tư III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1 Biểu đồ phân cấp chức năng HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUẢN LÝ NHẬP VẬT TƯ CN HĐ nhập Thanh toán Thống kê hàng nhập QUẢN LÝ BÁN VẬT TƯ In ra hóa đơn bán QUẢN LÝ NHÂN VIÊN Thêm nhân viên Cập nhật VT bán Thanh toán Thống kê hàng bán Sửa nhân viên Xóa nhân viên Tìm kiếm QUẢN LÝ TÍNH LƯƠNG QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG Chấm công Thêm khách hàng Thêm người dùng Sửa khách hàng Sửa... xuất + In báo cáo lượng hàng xuất - Quản lý hàng tồn + Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn + In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì + In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng b Quản lý danh mục - Cập nhật danh mục hàng hóa - Cập nhật danh mục nhà cung cấp - Cập nhật danh mục nhân viên - Xem danh sách các danh mục c Quản lý quầy Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 14 15 Quản lý việc... vật tư của một công ty vật tư 24 25 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư + Mã vật tư( MaVT): Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt được các loại vật tư khác nhau + Tên vật tư (TenVT) : Mô tả tên của loại vật tư tương ứng với mã vật tư + Đơn vị tính (DVT) + Số lượng (Soluong) + Mô tả vật tư (Mota) + Tình trạng vật tư (Tinhtrang) - “Nhân viên” sẽ xác định các thông tin... Text(50) Vật tư Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 32 33 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư Tên thuộc Ý nghĩa Kiểu Giá trị tính MaVT TenVT DVT Soluong Mota Tinhtrang Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Mô tả Tình trạng Text(20) Text(50) Number Number Text(50) Text(50) Khóa,not null Tên thuộc Ý nghĩa Kiểu Giá trị tính MaKho MaVT Tenkho Diachi Mã số kho Mã vật tư Tên . cấp chức năng Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 16 16 QUẢN LÝ NHẬP VẬT TƯ HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUẢN LÝ BÁN VẬT TƯ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN QUẢN LÝ TÍNH LƯƠNG QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG In. cô. Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 4 4 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 1.Khảo sát hệ thống Hệ thống. lệch kết quả thống kê cuối kì… Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư 15 15 Quản lý việc mua bán vật tư của một công ty vật tư III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1. Biểu đồ phân cấp chức năng Quản