CÔNG tác tổ CHỨC MUA HÀNG của CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ và THƢƠNG mại GIA LONG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Khái niệm liên quan đến công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp 1.2 Các nội dung chủ yếu Công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp a) Thương lượng với nhà cung cấp b) Đặt hàng 1.2.4 Giao nhận hàng toán tiền mua hàng 2.2 Cơ cấu tổ chức công ty CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH YẾN CÔNG 3.1 Một số nhân tố môi trường kinh doanh đến công tác tổ chức mua hàng Công ty TNHH Yến Công 3.2 Quy trình mua hàng Công ty TNHH Yến Công 10 3.3 Công tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Công ty TNHH Yến Công 10 3.3.1 Việc tìm kiếm nhà cung cấp Công ty 10 3.3.4 Lựa chọn nhà cung cấp .15 3.4 Công tác thương lượng đặt hàng với nhà cung cấp Công ty TNHH Yến Công 16 3.4.1 Trên phương diện thương lượng với nhà cung cấp 16 3.5 Kết phân tích liệu khác 17 3.6 Kết luận thực trạng công tác mua hàng Công ty TNHH Yến Công .19 LỜI MỞ ĐẦU Trong doanh nghiệp dù doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại, dịch vụ có mục đích chung kinh doanh nhằm thu lợi nhuận Lợi nhuận mục tiêu trước mắt, lâu dài thường xuyên doanh nghiệp thương mại Đồng thời doanh nghiệp nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu chi phí đến mức có thể, nâng cao lợi nhuận hoạt động kinh doanh Đối với doanh nghiệp thương mại để tăng lợi nhuận doanh nghiệp có nhiều chiến lược khác nhau, giảm chi phí không cần thiết cách hiệu mà doanh nghiệp nên áp dụng Muốn hoạt động mua hàng phải tổ chức cách khoa học, phù hợp với điều kiện doanh nghiệp cải tiến để theo kịp phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ môi trường kinh doanh đầy biến động Các doanh nghiệp cần phải đầu tư cho công tác tổ chức mua hàng, có chiến lược, sách mục tiêu mua hàng cho rõ ràng nhằm thực công tác mua hàng tốt Mặt khác hoạt động mua hàng quan trọng doanh nghiệp hoạt động cung cấp đầu vào định đầu doanh nghiệp Đầu vào doanh nghiệp đảm bảo góp phần đảm bảo yếu tố đầu đến với khách hàng Hoạt động mua hàng doanh nghiệp thực tốt đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa thường xuyên cho nhu cầu kinh doanh, tránh tình trạng gián đoạn hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Vì doanh nghiệp tổ chức thực mua hàng không tốt dẫn đến hàng hóa đến doanh nghiệp bị chậm trễ, hàng hóa không quy cách, mẫu mã, chất lượng… ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khách hàng doanh nghiệp Tuy nhiên môi trường kinh doanh đầy thách thức xí nghiệp gặp nhiều khó khăn công tác tổ chức mua hàng, từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung cấp khâu giao nhận hàng hóa Do vấn đề công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp vấn đề quan trọng doanh nghiệp thương mại Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN 1 Khái niệm liên quan đến công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp Mua hàng hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại doanh nghiệp thương mại, sau xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá hàng hóa, doanh nghiệp thương mại với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua hàng, giao nhận, toán tiền hàng hợp đồng mua bán hàng hóa trao đổi hàng- tiền Mua hàng kết trình tạo nguồn hàng doanh nghiệp thương mại, kết trình khảo sát, tìm hiểu doanh nghiệp thương mại Tuy nhiên, hai trình gắn bó với tạo điều kiện để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, phong phú đa dạng Chu trình mua hàng bao gồm: phận thu nhận yêu cầu, phận mua chọn nhà cung cấp, phận mua đưa đơn đặt hàng cho người bán, giám sát đơn đặt hàng, nhận đơn hàng Quá trình mua hàng trình phân tích, lựa chọn đến định mua, mua gì, mua bao nhiêu? mua ai? giá điều kiện toán nào? Quản trị mua hàng tổng hợp hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng kiểm soát mua hàng nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp 1.2 Các nội dung chủ yếu Công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp 1.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp  Phân loại nhà cung cấp: Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, có ba cách phân loại nhà cung cấp theo hình thức sau: Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp nhà cung cấp phụ Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống nhà cung cấp Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp nước nhà cung cấp nước  Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp: Nguồn thông tin nội doanh nghiệp: nguồn có nhờ vào trình lưu trữ thông tin nhà cung cấp có quan hệ với doanh nghiệp Nguồn đến từ cá nhân doanh nghiệp, hồ sơ nhà cung cấp lưu trữ doanh nghiệp Hồ sơ nhà cung cấp bao gồm thông tin sau: tên hiệu nhà cung cấp; chức nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh; chất lượng sản phẩm; uy tín doanh nghiệp; khả tài chính… 1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp  Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng tiêu chuẩn đánh giá lựa chọn nhà cung cấp để từ có thông tin xác nhà cung cấp để lựa chọn Hiện doanh nghiệp thường dựa tiêu chuẩn sau để đánh giá nhà cung cấp:  Chất lượng nhà cung cấp  Thời gian giao hàng  Giá thành hàng mua  Khả kỹ thuật nhà cung cấp  Khả sản xuất nhà cung cấp  Khả tài nhà cung cấp  Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp Khi lựa chọn nhà cung cấp doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc ‘‘không nên có nhà cung cấp” Việc lựa chọn nhà cung cấp phải xem xét hai loại mặt hàng Đối với mặt hàng mà doanh nghiệp có sẵn nhà cung cấp việc có cần tìm nhà cung cấp hay không cần phải dựa nguyên tắc “nếu nhà cung cấp làm cho hài lòng tiếp tục mua hàng họ” Bên cạnh doanh nghiệp cần phải có kiểm tra, đánh giá khách quan trình cung cấp hàng hóa họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng tốt Đối với hàng hóa đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứng nhu cầu mua hàng doanh nghiệp phải tìm nhà cung cấp Trên sở tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp sử dụng phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm  Quy trình lựa chọn nhà cung cấp Thu thập thông tin NCC Danh sách NCC ban đầu Lập tiêu chí đánh giá Tiến hành đánh giá Lựa chọn NCC thức Trình TGĐ phê duyệt Sơ đồ Quy trình lựa chọn nhà cung cấp Để đảm bảo việc lựa chọn nhà cung cấp khách quan, xác, doanh nghiệp thường xuyên xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp Quy trình nhằm mục đích đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu công ty thỏa mãn yêu cầu khách hàng 1.2.3 Thương lượng đặt hàng a) Thương lượng với nhà cung cấp Là trình giao dịch đàm phán với nhà cung cấp để đến thỏa thuận hai bên (người mua người bán) nhằm mục đích có lợi Đó giai đoạn quan trọng trình mua hàng, định đến chất lượng hiệu công tác mua hàng Trong giao dịch đàm phán nhà quản trị quan tâm đến vấn đề thương lượng sau: - Các tiêu chuẩn kỹ thuật hàng hóa cần mua về: mẫu mã, chất lượng, phương tiện phương pháp kiểm tra - Giá dao động giá thị trường lúc giao hàng có biến động - Phương thức hình thức toán mua hàng (trả tiền mặt chuyển khoản, trả trả chậm ) - Hình thức, thời gian, địa điểm giao hàng (giao kho người cung cấp hay giao kho doanh nghiệp thương mại ) Một vài điểm cần lưu ý thương lượng: + Cần biết cá nhân người bán: cách giao tiếp, cách đàm phán, quyền định + Biết rõ nhu cầu mình: tính sử dụng sản phẩm, biết rõ lần mua trước + Biết rõ tổ chức thương lượng: mục tiêu, điều khoản chủ chốt hợp đồng, nhân nhượng điều điều + Biết dẫn dắt thương lượng: lý lẽ chuẩn bị trước, thứ tự thương lượng điều khoản, át chủ bài, cách đặt vấn đề, gây tình giải pháp cho tình b) Đặt hàng Kết trình thương lượng việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng với nhà cung cấp, theo hình thức chủ yếu kí hợp đồng mua bán (đứng tên người mua người bán) Trong hình thức hợp đồng mua bán quan trọng có tính pháp lý cao Hợp đồng mua bán sở để bên ký kết làm tốt nghĩa vụ mình, pháp lý để phân xử trách nhiệm bên có tranh chấp xử lý vi phạm hợp đồng Vì vậy, hợp đồng mua bán phải đầy đủ, rõ ràng, phải thể tính chủ động mua hàng đảm bảo lợi ích hai bên mua bán Hợp đồng phải ký kết sở quy định pháp luật 1.2.4 Giao nhận hàng toán tiền mua hàng Công việc bao gồm nội dung cụ thể sau: - Thúc giục giao hàng - Tổ chức giao nhận hàng + Kiểm tra mặt chủng loại, mẫu mã, sở, màu sắc,… hàng hóa + Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Kiểm tra theo tiêu chuẩn ký kết, thuê dịch vụ kiểm tra chất lượng + Kiểm tra số lượng hàng hóa: Căn vào hóa đơn mua hàng + Kiểm tra hoá đơn toán tiền mua hàng - Thanh toán tiền mua hàng: + Việc toán tiền mua hàng liên quan đến quyền lợi nghĩa vụ người mua với người bán, mặt khác cần thể mối quan hệ làm ăn hai bên Do cần phải nghiêm chỉnh thực để nâng cao uy tín doanh nghiệp trước nhà cung cấp, trì phát triển mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với họ + Việc kiểm tra theo nội dung phải phương pháp, thời gian, cách thức… thỏa thuận hai bên - Phát xử lý sai phạm trình thực hợp đồng CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN YẾN CÔNG 2.1 Giới thiệu chung Công ty TNHH Yến Công Công ty TNHH Yến Công công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, thành lập ngày 20/06/2006  Tên công ty: Công ty TNHH Yến Công  Tên giao dịch: YEN CONG COMPANY LIMITED  Tên viết tắt: YEN CONG CO.,LTD  Địa trụ sở chính: tầng 13 tòa nhà VCCI Tower, Đào Duy Anh, Đống Đa, thành phố Hà Nội  Điện thoại: 04 3622 7907 Lĩnh vực kinh doanh công ty kinh doanh văn phòng phẩm, có nhiều loại sản phẩm khác từ nhu cầu nhỏ đến mặt hàng thiết yếu sách, vở, bút, loại cặp tài liệu, cặp lỗ, cặp ba dây, trình ký, túi hồ sơ lưu tài liệu, khay đựng hồ sơ tài liệu, chia file, giấy in, bóng kính, file lồng, bút, v.v dùng cho cán văn phòng trình làm việc, lưu trữ hồ sơ tài liệu, đặc biệt dùng cho hội nghị, hội thảo tiện lợi bền, đẹp Sản phẩm đa dạng chủng loại, phong phú màu sắc… 2.2 Cơ cấu tổ chức công ty Phòng kế toán- tài Phòng kinh doanh Ban Giám đốc Phòng mua hàng – vật tư Phòng nhân Phòng hành Sơ đồ cấu tổ chức công ty TNHH Yến Công CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH YẾN CÔNG 3.1 Một số nhân tố môi trường kinh doanh đến công tác tổ chức mua hàng Công ty TNHH Yến Công  Nhà cung cấp: Là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn Yến Công Công ty có mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp có uy tín thương hiệu thị trường Công ty trách nhiệm hữu hạn Hồng Hà, Tập Đoàn Thiên Long, …điều giúp công ty tiết kiệm nhiều doanh số thời gian công tác mua hàng Tuy nhiên nhiều công ty gặp phải khó khăn nhà cung cấp mang đến, ảnh hưởng đến lợi nhuận công ty  Nhu cầu thị trường khách hàng: Nhu cầu khách hàng nhân tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc mua bán hàng hóa doanh nghiệp Nhu cầu khách hàng nhiều việc cung cấp hàng hóa đầu vào doanh nghiệp phải đáp ứng nhằm thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng cho khách hàng phải đảm bảo chất lượng sản phẩm Công ty trách nhiệm hữu hạn Yến Công công ty bán hàng theo hai hình thức bán buôn bán lẻ, việc đảm bảo uy tín doanh nghiệp với khách hàng điều quan trọng, với đảm bảo chất lượng phục vụ tốt cho khách hàng  Đối thủ cạnh tranh: Hiện thị trường có nhiều doanh nghiệp khác kinh doanh sản phẩm văn phòng phẩm Đặc biệt văn phòng phẩm khối doanh nghiệp, mà doanh nghiệp mọc lên ngày nhiều nhu cầu văn phòng phẩm tăng lên Thị trường tiềm dẫn đến có nhiều đối thủ cạnh tranh tiềm đối thủ cạnh tranh thị trường thách thức lớn công ty Để cạnh tranh với đối thủ cạnh tranh thị trường, công ty ban lãnh đạo công ty cố gắng nỗ lực Tầm nhìn sứ mệnh kinh doanh mục tiêu chất lượng công ty quan tâm để hướng đến việc phục vụ khách hàng cách tốt  Công nghệ: Với tốc độ phát triển vũ bão công nghệ kéo theo việc doanh nghiệp phải luôn đổi mới, tìm hiểu áp dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản xuất, kinh doanh nhằm mang lại hiệu kinh tế cao  Cơ quan quản lý nhà nước: Các sách, luật pháp, hiến pháp, quy định nhà nước, tác động trực tiếp ảnh hưởng sâu sắc đến công tác mua hàng Công ty trách nhiệm hữu hạn Yến Công Nhất Công ty việc mua hàng chủ yếu từ nguồn hàng nước quy định luật, sách buôn bán hàng nội địa, nhân tố quan trọng đến công tác mua hàng Công ty trách nhiệm hữu hạn Yến Công Kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Yến Công qua năm Bảng 1: Kết hoạt động kinh doanh công ty từ năm 2012- 2014 Đơn vị: Triệu đồng STT Chỉ tiêu 2012 2013 2014 I II Tổng doanh thu Tổng doanh số Giá vốn hàng bán Các loại thuế Doanh số bán hàng, doanh số quản lý 32.720,00 28.502,00 26.506,00 78,36 1.916,78 62.988,00 98.968,00 58.138,00 91.355,00 53.488,00 84.046,00 156,16 270,086 3.661,08 5.211,32 III IV V Lãi vay Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Thu nhập bình quân đầu người/ tháng 577,912 4.218,00 3.163,5 3,75 832,92 4.850,00 3.637,5 4,8 1.827,144 7.613,00 5.709,75 5,7 Nguồn: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh công ty Nhận xét: Qua bảng số liệu kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty khoảng thời gian từ 2012– 2014 bảng phụ lục ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh công ty TNHH Yến Công ba năm gần tăng trưởng tương đối tốt chưa có nhiều biến động, đặc biệt năm 2012 Cụ thể sau: Tổng doanh thu Công ty qua năm có tăng mạnh Doanh thu năm 2013 tăng 192.5% so với năm 2012, năm 2013 doanh thu tăng 157.12% Như tốc độ tăng trưởng nhanh, chứng tỏ hoạt động kinh doanh công ty có hiệu Riêng năm 2012, ảnh hưởng khủng hoảng kinh tế toàn giới tháng cuối năm, công ty chịu ảnh hưởng không nhỏ Nhưng đến năm 2013, kinh tế bắt đầu phục hồi trở lại, cộng với làm ăn có hiệu công ty khiến cho tốc độ tăng doanh thu tốt Năm 2014, đà phục hồi kinh tế tháng đầu năm, doanh thu tiếp tục tăng Nhưng đến tháng cuối năm, suy thoái kinh tế lại diễn ra, khiến cho tốc độ tăng doanh thu giảm so với năm 2013 Nhưng nhìn chung, doanh thu Công ty tăng trưởng cao qua năm Điều làm cho tổng lợi nhuận sau thuế tăng mạnh, thể hiện: Năm 2013 tăng 114,98% so với năm 2012, năm 2014 tăng 157.12% so với năm 2013 Điều tạo điều kiện cho công ty không ngừng đầu tư mở rộng công ty tất mặt sở hạ tầng, nguồn lực công ty, chế độ đãi ngộ với nhân viên ngày tốt Các tiêu cho thấy, công ty có định hướng đầu tư cho hoạt động kinh doanh hướng, có hiệu nên quy mô hoạt động kinh doanh công ty ngày mở rộng, doanh thu tăng mạnh, tài sản cố định đầu tư tăng thêm để phù hợp với quy mô kinh doanh ngày tăng công ty, theo nguồn vốn kinh doanh không ngừng lớn mạnh 3.2 Quy trình mua hàng Công ty TNHH Yến Công Phương pháp mua hàng Công ty TNHH Yến Công mua hàng theo nhu cầu Tùy theo tình hình kinh doanh Công ty thời điểm khác để tổ chức mua hàng cho phù hợp Quy trình mua hàng Công ty TNHH Yến Công có sơ đồ sau: Khách Khách hàng hàngđặt đặt hàng hàng Tập Tậphợp hợp nhu cầu nhu cầu mua mua Xác nhận đặt mua Mua Mua hàng hàng Nhập Nhập kho kho Lưu Lưuhồ hồ sơ sơ Sơ đồ Quy trình tổ chức mua hàng công ty Thực tế, quy trình mua hàng Công ty TNHH Yến Công thường yếu tố liên quan trực tiếp bao gồm tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp, công tác thương lượng đặt hàng với nhà cung cấp tổ chức giao nhận toán tiền hàng với nhà cung cấp Cuối cùng, đến công tác đánh giá toàn trình tổ chức mua hàng để rút kinh nghiệm phát huy ưu điểm 3.3 Công tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Công ty TNHH Yến Công 3.3.1 Việc tìm kiếm nhà cung cấp Công ty Hiện công ty có nhiều nhà cung cấp, việc trì mối quan hệ có uy tín với nhà cung cấp doanh nghiệp quan tâm làm tốt Nhà cung cấp doanh nghiệp hãng văn phòng phẩm Hồng Hà, Tập đoàn Thiên Long, … Do có mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống nên công ty không nhiều thời gian công sức, doanh số cho việc tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp lần mua hàng gặp khó khăn công tác tìm kiếm lựa chọn Công ty TNHH Yến Công nhà cung cấp văn phòng phẩm, sử dụng văn phòng phẩm nhà sản xuất hàng đầu Việt Nam giới Hơn năm qua, hàng hóa sản phẩm công ty phục vụ cho nhiều ngành nhiều lĩnh vực Việt Nam Khi mua hàng văn phòng phẩm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thường tiến hành mua hàng nhà cung cấp truyền thống Đối với mặt hàng kinh doanh, mặt hàng mà nhà cung 10 cấp khả đáp ứng tối đa nhu cầu doanh nghiệp doanh nghiệp tìm kiếm nhà cung cấp Đối với mặt hàng kinh doanh truyền thống mua nhà cung cấp truyền thống doanh nghiệp tiến hành phân loại nhà cung cấp theo nhà cung cấp nhà cung cấp phụ dựa nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp để tiến hành mua hàng cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp Phân loại nhà cung cấp: Trong công tác mua hàng văn phòng phẩm mình, công ty TNHH Yến Công tiến hành phân loại nhà cung cấp theo giá trị hàng mua, công ty phân loại thành nhà cung cấp nhà cung cấp phụ 3.3.2 Thông tin nhà cung cấp  Nhà cung cấp - Siêu thị Metro Tên công ty: Công ty TNHH Metro Cash and Carry Viet Nam Metro tập đoàn thương mại lớn thứ ba giới đứng đầu lĩnh vực bán sỉ Hiện nay, có 19 trung tâm Metro hình thành hoạt động phân phối toàn đất nước Với định hướng khách hàng rõ ràng, giá cạnh tranh chứng minh danh mục sản phẩm, dịch vụ trách nhiệm xã hội mạnh mẽ vị trí công ty trụ cột, tập đoàn Metro Cash and Carry thực đối tác đáng tin cậy - Tập đoàn Thiên Long Thiên Long đánh giá doanh nghiệp số Việt Nam lĩnh vực sản xuất bút viết loại văn phòng phẩm khác Danh mục sản phẩm Thiên Long bao gồm: Bút viết bút bi, bút gel, bút butter gel, bút lông kim, bút máy; Dụng cụ văn phòng bút lông bảng, bút lông dầu, bút quang, bút xóa, kim bấm, bấm kim, máy tính, giấy văn phòng, mực in, file bìa hồ sơ lại; Dụng cụ học sinh bút chì, thước, gôm tẩy, bảng học sinh, hồ dán, tập học sinh; Dụng cụ mỹ thuật bút lông tô màu, sáp màu, sáp dầu, màu nước, bút chì màu, poster colors Thương hiệu Thiên Long bình chọn “Thương hiệu Nổi tiếng” nhóm 100 thương hiệu mạnh Việt Nam Bộ Công Thương thực Được người tiêu dùng bình chọn 17 năm liền (từ năm 1997 đến 2014) Doanh nghiệp hàng Việt Nam chất lượng cao, bình chọn vị trí số ngành Văn phòng phẩm 16 năm liền (từ năm 1998 đến 2014) Báo Sài Gòn Tiếp Thị thực 11 - Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà trung tâm Thủ đô, số 25 phố Lý Thường Kiệt, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, có nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà, nhà máy sản xuất đồ dùng văn phòng nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hoà Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm, văn hóa phẩm, sản phẩm da, giả da, may mặc, sản phầm từ chất dẻo thiết bị trường học; in giấy vở, sổ, bao bì loại tem nhãn; kinh doanh thiết bị, máy văn phòng; sản xuất, lắp đặt thiết bị phụ trợ kết cấu kim loại ngành công nghiệp (cơ điện); xuất nhập vật tư, nguyên liệu, thành phẩm, máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất, kinh doanh công ty Sản phẩm Công ty xếp vào “Top 100 sản phẩm người tiêu dùng ưa thích năm 2001 Sản phẩm Công ty người tiêu dùng liên tục bình chọn Hàng Việt Nam chất lượng cao từ năm 1997 đến Năm 2003, Công ty đạt giải thưởng Sao Vàng đất Việt cho thương hiệu Hồng Hà Năm 2004, thương hiệu Hồng Hà người tiêu dùng bình chọn 100 thương hiệu mạnh - Công ty thương mại Mai Tú Hòa Công ty TNHH thương mại dịch vụ Mai Tú Hòa chuyên cung cấp máy photo, máy in, máy tính văn phòng, linh kiện máy tính văn phòng, hộp mực thương hiệu Phương châm “nhận chi phí tối thiểu cung cấp cung sản phẩm tối ưu" công ty đồng hành với khách hàng suốt trình kinh doanh  - Nhà cung cấp phụ Công ti Bến Nghé Công ty TNHH Sản Xuất - Thương Mại Bến Nghé - tiền thân sở sản xuất Bút Bi Đông Á (với thương hiệu Đông A) thành lập hoạt động từ năm 1984, đến năm 1989 phát triển thành Doanh nghiệp tư doanh Bến Nghé Sản phẩm truyền thống công ty Bút bi loại, Văn Phòng Phẩm Dụng Cụ Học Tập Với nỗ lực không ngừng, Bến Nghé liên tục người tiêu dung bình chọn “Hàng Viêt Nam chất lượng cao” 10 năm qua, Bến Nghé bình chọn 100 thương hiệu dẫn đầu báo Tiếp Thị Sài Gòn tổ chức bình chọn năm 2006 - Công ti văn phòng phẩm Hason Năm 1980, sở sản xuất bút bi Hanson đời với số vốn nhỏ bé vàng số nhân công người Qua trình hoạt động phát triển, năm 1998 Công ty Trách nhiệm hữu hạn sản xuất văn phòng phẩm thương mại Hán Sơn thành 12 lập với số vốn đăng ký 15 tỷ đồng Hiện nay, vốn điều lệ Công ty nâng lên 25 tỷ đồng Từ thị trường sơ khai Thành phố Hồ Chí Minh, đến sản phẩm Hanson có mặt khắp tỉnh thành nước Hanson có 100 mặt hàng phong phú, đa dạng đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng, đạt nhiều huy chương vàng sản phẩm kỳ hội chợ Giảng Võ (Hà Nội), hội chợ Quang Trung (TP.HCM), hội chợ Cần Thơ; bạn đọc báo Mực Tím bình chọn sản phẩm yêu thích nhất; người tiêu dùng nước tin yêu bình chọn danh hiệu Hàng Việt Nam chất lượng cao năm liền; giải thưởng Sao đỏ dành cho doanh nghiệp trẻ xuất sắc năm 2000, giải thưởng Sao Vàng Đất Việt năm 2004 - Công ti Ladoda Ladoda công ty có thương hiệu với 400 cán bộ, công nhân viên có tay nghề cao, doanh thu trung bình hàng năm đạt 50 tỉ đồng, tốc độ tăng trưởng năm 2011 đạt 15% Với hệ thống 400 đại lí phân bố rộng rãi thành phố lớn Hà Nội, Tp Hồ Chí Minh, Đà Nẵng tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Hưng Yên, Quảng Nam… Ladoda đầu tư đại hóa máy móc, dây chuyền sản xuất, xây dựng hệ thống nhà xưởng đại rộng 7.000m2 Khu công nghiệp Tân Quang Hưng Yên nhà xưởng Hà Nội, hoàn thiện hệ thống kiểm định chất lượng sản phẩm, mẫu mã sản phẩm cải tiến phong phú, đại, chất lượng sản phẩm bền, tốt Nhờ thế, nhiều dòng sản phẩm Ladoda cặp da, túi xách, cặp học sinh, túi du lịch đáp ứng nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng nhiều lứa tuổi, ngành nghề nước nước Sản phẩm Công ty không tiêu thụ mạnh thị trường nước xuất sang Đông Âu, Tây Âu, Nam Mỹ, CH Séc, Đức, Đài Loan, Nhật Bản… 3.3.3 Kết mua hàng theo nhà cung cấp Bảng: Kết mua hàng theo nhà cung cấp Tên hãng 2012 I Nhà cung cấp Siêu thị Metro 12.423 Tập đoàn Thiên Long 8.257 Công ty VPP Hồng Hà 7.543 Đơn vị: triệu đồng 2013/2012 2014/2013 Số tiền % Số tiền % 2013 2014 17.392 26.827 4.969 139.9 9.435 154.2 12.412 18.618 4.164 150.4 6.206 150 9.806 15.689 2.263 131.1 5.883 159.9 13 Công ty TM Mai Tú Hòa Nhập nước II Nhà cung cấp phụ Công ty Bến Nghé Công ty VPP Hason Công ty Ladoda Các nhà cung cấp khác Tổng 7.398 14.796 22.632 7.399 200.1 7.836 152.9 8.358 18.387 22.616 10.029 219.9 4.229 123.1 6.228 11.21 19.421 4.982 180.2 8.211 173.2 5.233 12.036 14.924 6.803 230 2.888 123.8 2.723 8.015 16.61 5.292 294.3 3.535 61.70 8.131 122.07 8.595 207.23 9.622 4.596 230.1 1.491 172.95 50.497 197.8 54.774 118.3 141.7 Nguồn: Số liệu phòng vật tư - XNK công ty TNHH Yến Công Năm 2013 tỷ lệ mua hàng doanh nghiệp so với năm 2012 đạt 197.8% Nhưng đến năm 2014 so với năm 2013 đạt 141.7% Tỷ trọng nhà cung cấp thay đổi Nhất tỷ trọng nhà cung cấp năm 2014 so với năm 2012 có thay đổi Nhà cung cấp chủ yếu đại siêu thị Metro, Hồng Hà, Thiên Long Nhập từ nhà sản xuất nước thị trường Trung Quốc số nước khác… Nguồn thông tin tìm kiếm: công ty tìm kiếm nhà cung ứng theo nguồn thông tin nội doanh nghiệp xem xét theo tập hồ sơ tài liệu lưu trữ, hồ sơ nhà cung cấp lưu trữ doanh nghiệp Ngoài công ty TNHH Yến Công tìm hiểu nhà cung cấp qua phương tiện thông tin đại chúng, qua hồ sơ dự thầu nhà cung cấp Đối với việc tìm kiếm nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhà cung cấp có khả đáp ứng cho doanh nghiệp thông qua nhiều hình thức Tại Công ty TNHH Yến Công thông tin nhà cung cấp chủ yếu dựa sở nguồn thông tin phương tiện thông tin đại chúng, qua hồ sơ dự thầu nhà cung cấp Lập hồ sơ nhà cung cấp: Các sản phẩm doanh nghiệp chủ yếu nhập từ nhà cung cấp nước ngoài, việc thu thập tìm hiểu thông tin nhà cung cấp khó kiểm chứng phức tạp Do chủ yếu việc lập hồ nhà cung cấp doanh nghiệp dựa nguyên tắc dựa mối quan hệ hợp tác bền vững 14 lâu dài Nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành lưu trữ lập hồ sơ theo quy định công ty tiêu chí thiết lập, nguồn thông tin chính… 3.3.4 Lựa chọn nhà cung cấp Sau tìm kiếm nhà cung cấp, Công ty tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa theo tiêu chuẩn Dưới biểu đồ tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp mà Công ty đề xuất Biểu đồ: Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp Nhận xét: Nhìn vào biểu đồ ta thấy: Tiêu chuẩn cần thiết việc lựa chọn nhà cung cấp Riêng chất lượng nhà cung cấp, thời hạn giao hàng, dịch vụ sau bán tiêu chuẩn có độ quan trọng số nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp Việc lựa chọn nhà cung cấp công ty chủ yếu dựa vào mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhà cung cấp Công ty có số nhà cung cấp truyền thống có tên tuổi nhà cung cấp Hồng Hà, Thiên Long, Metro, số nhà cung cấp Trung Quốc, Đài Loan…Với việc trở thành đối tác đáng tin cậy nhau, nhà cung cấp hỗ trợ giúp đỡ cho doanh nghiệp nhiều mặt hàng hóa, tài chính… Phòng kinh doanh phải tiến hành bước đánh giá nhà cung cấp theo quy định Tiêu chí hàng đầu mà công ty đưa để lựa chọn nhà cung cấp chất lượng thời hạn giao hàng nhà cung cấp với công ty khách hàng mối quan tâm hàng đầu doanh nghiệp Nếu hàng hóa có chất lượng tốt, nhà cung cấp không giao kịp thời cho doanh nghiệp làm bỏ lỡ hội kinh doanh doanh nghiệp làm uy tín doanh nghiệp 15 Đồng thời tiêu chí khác giá hàng hóa, điều kiện bảo hành hàng hóa, điều kiện toán, uy tín nhà cung cấp tiêu chí thiếu doanh nghiệp tiến hành lựa chọn nhà cung cấp Doanh nghiệp thực tốt việc lựa chọn nhà cung cấp dựa nguyên tắc “nên mua hàng nhiều nhà cung cấp”, chưa trọng nhiều đến việc tạo dựng mối quan hệ tìm hiểu nhà cung cấp Điều làm ảnh hưởng đến chất lượng mua hàng, doanh nghiệp phải chịu sức ép nhiều thỏa thuận khác, đồng thời làm cho doanh nghiệp hội khai thác mặt hàng mới, hội kinh doanh thị trường… Sau lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với tiêu chuẩn, doanh nghiệp tiến hành thương lượng, đàm phán với nhà cung cấp để mua hàng đạt kết tốt 3.4 Công tác thương lượng đặt hàng với nhà cung cấp Công ty TNHH Yến Công 3.4.1 Trên phương diện thương lượng với nhà cung cấp Thương lượng: giai đoạn quan trọng trình mua hàng Do doanh nghiệp đầu tư nhiều thời gian công sức cho công tác Tại công ty trách nhiệm hữu hạn Yến Công việc thương lượng tiến hành thông qua hình thức gặp gỡ trực tiếp, thông qua điện thoại, qua thư điện tử Theo hình thức gặp gỡ trực tiếp diễn hơn, chủ yếu thông qua điện thoại thư điện tử Thông thường thương lượng doanh nghiệp với nhà cung cấp bao gồm số nội dung về:  Các điều kiện chất lượng hàng hóa, giá hàng hóa, điều kiện toán, thời hạn toán tiền hàng  Các điều kiện bảo hành như: doanh nghiệp nhà cung cấp có mối thương lượng điều kiện bảo hành tất sản phẩm bảo hành vòng 12 tháng Khi nhận hàng có vấn đề hàng hóa bên mua phải thông báo cho bên bán trước 15 ngày kể từ ngày nhận hàng, bên bán chịu trách nhiệm xử lý Nếu thời gian 15 ngày kể từ ngày nhận thông báo bên mua mà bên bán chưa giải bên bán phải chịu trách nhiệm bồi thường Tuy nhiên thực tế việc bảo hành doanh nghiệp với nhà cung cấp có tiến hành làm thủ tục thường chậm so với thông tin nên phần lớn bỏ qua khoảng thời gian cho phép bảo hành không hưởng dịch vụ bảo hành hãng 16 Tuy công tác thương lượng đàm phán với nhà cung cấp chưa trọng quan tâm nhiều công ty thường xuyên mua hàng với nhà cung cấp truyền thống, nội dung thương lượng theo mô típ lần trước Thông thường người tiến hành đàm phán với nhà cung cấp doanh nghiệp đàm phán mua hàng trưởng phòng cung ứng nhân viên mua hàng có kinh nghiệm Đối với nhà cung cấp nước việc thương lượng, đàm phán tiến hành dễ dàng không gặp nhiều khó khăn không gian thời gian, yếu tố môi trường, văn hóa… 3.4.2 Trên phương diện đặt hàng với nhà cung cấp Đặt hàng: Đối với văn phòng phẩm công ty có đặc điểm số lượng lớn, nhiều mặt hàng mang tính mùa vụ, nên mặt hàng tiến hành đặt hàng theo kế hoạch Khách hàng công ty chủ yếu tổ chức, doanh nghiệp khối văn phòng, cửa hàng, siêu thị Công ty CPSX Maxport, Công ty TNHH Nhật Huy, số cửa hàng phố Lý Thường Kiệt, Tràng Tiền, cửa hàng văn phòng phẩm tự chọn đường Trần Đại Nghĩa, Bạch Mai, Cầu Giấy….nên việc mua hàng doanh nghiệp phụ thuộc vào đơn đặt hàng khách hàng, sau tiến hành đặt hàng với cung cấpnhà Với số mặt hàng có giá thành thấp doanh nghiệp thường tiến hành nghiên cứu thị trường để có kế hoạch mua hàng cho phù hợp, mua hàng với số lượng lớn nhằm tối thiểu hóa doanh số mua hàng doanh nghiệp Việc đặt hàng công ty thường tiến hành theo mẫu có sẵn, mẫu đặt hàng bao gồm thông tin về: tên hàng, mẫu mã, tiêu chuẩn chất lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức toán, điều kiện bảo hành, trách nhiệm bên vi phạm hợp đồng…Việc ký kết hàng với nhà cung cấp nước phải công ty xem xét kỹ càng, mẫu đặt hàng phải theo mẫu xuất nhập quốc tế, điều kiện quy định phải kiểm tra kỹ Sau hoàn thành bước công tác mua hàng doanh nghiệp doanh nghiệp tiến hành giao nhận hàng hóa với nhà cung cấp 3.5 Kết phân tích liệu khác Tình hình mua hàng sản phẩm văn phòng phẩm công ty theo mặt hàng Bảng: Cơ cấu doanh số mua hàng Công ty TNHH Yến Công TT Năm Chỉ tiêu Văn phòng phẩm Năm 2012 CP % 17,493,960 66 Năm 2013 Năm 2014 CP % CP % 38,243,920 71.5 62,698,316 74.6 17 Sản phẩm khác Tổng 9,012,040 26,506,000 34 100 15,244,080 28.5 21,347,684 25.4 53,488,000 100 84,046,000 100 Nguồn: Báo cáo kết kinh doanh TNHH Yến Công Năm 2012, tỷ trọng văn phòng phẩm chiếm 66% tổng doanh số mua hàng công ty, tỷ trọng sản phẩm khác chiếm 34% tổng doanh số mua hàng công ty Đến năm 2013, tổng doanh số mua hàng văn phòng phẩm sản phẩm khác tăng, tỷ trọng văn phòng phẩm tăng so với sản phẩm khác Cụ thể, doanh số mua hàng văn phòng phẩm năm 2013 tăng 211% so với năm 2012 chiếm 71.5% tổng doanh số mua hàng Công ty, doanh số mua sản phẩm khác tăng 163.6% so với năm 2012 chiếm 28.5% tổng doanh số mua hàng công ty Sở dĩ đạt kết cao vậy, công ty có chiến lược bán hàng Marketing hiệu quả, kết hợp với phận mua hàng để đạt kết tốt Đồng thời, kinh tế giới nước có phục hồi định Đến năm 2014, tốc độ tăng có giảm năm trước đạt tiêu mà công ty đề cao so với tốc độ tăng doanh số mua hàng Cụ thể, đến cuối năm 2014, doanh số mua hàng văn phòng phẩm tăng 139.9% so với năm 2013 chiếm 74.6% tổng doanh số mua hàng Doanh số mua sản phẩm khác tăng 119.5% so với năm 2013 chiếm 25.4% tổng doanh số mua hàng Như vậy, doanh số mua hàng văn phòng phẩm chiếm phần lớn doanh số mua hàng Công ty mang lại nguồn thu lớn, mặt hàng quan trọng hoạt động kinh doanh công ty Bảng: Kết mua hàng theo mặt hàng văn phòng phẩm từ năm 2012 - 2014 Đơn vị: Tỷ đồng Tên sản phẩm Bút Viết Giấy văn phòng Cặp tài liệu Nhãn dán thư Thiết bị để bàn Năm 2012 Năm 2013 2.876 7.373 1.847 1.682 4.976 8.987 15.356 22.049 3.652 4.377 2.181 3.837 11.79 2.288 Văn phòng phẩm khác Tổng 1.427 17.493 Chênh lệch 2013/ 2012 ST % 2.1 173.02 7.983 208.27 1.805 197.73 0.499 129.67 Chênh lệch 2014/ 2013 ST % 4.011 180.61 6.693 143.59 0.725 119.85 1.656 175.93 10.65 4.136 280.77 5.368 183.56 5.654 38.243 61.698 4.227 20.75 396.22 218.62 5.002 23.455 188.47 161.33 6.424 Năm 2014 18 Nguồn: Phòng vật tư - mua hàng Công ty TNHH Yến Công Qua bảng tổng kết mua hàng ta thấy: tình hình mua hàng công ty thay đổi tăng lên qua năm Năm 2013 tỷ trọng mua hàng mặt hàng tăng lên 218.62% so với năm 2012 Năm 2012 năm có nhiều biến chuyển tốt cho kinh tế giới công ty TNHH Yến Công, tình hình mua hàng công ty tăng cao Đó kết đáng mừng công ty, phản ánh hoạt động bán hàng đạt kết tốt Năm 2013 doanh nghiệp khai thác hợp đồng với khách hàng truyền thống công ty CPSX Maxport, tập đoàn Hòa Phát, cửa hàng phố Lý Thường Kiệt, đại lý Văn Phòng Phẩm Bắc Ninh, Bắc Giang, Hà Nội mở rộng… Năm 2014 tỷ trọng mua hàng mặt hàng toàn công ty tăng lên 161.33%, tương ứng tăng 23.455 triệu đồng so với năm 2013 Tất mặt hàng văn phòng phẩm tăng, tăng cao giấy văn phòng, thiết bị để bàn văn phòng phẩm khác Sở dĩ có điều sách giá sản phẩm Công ty tập trung nhiều vào thị trường mục tiêu giấy văn phòng, thiết bị để bàn học bàn làm việc văn phòng phẩm khác phục vụ cho công việc học tập Cũng có điều chỉnh thị trường, nhu cầu khách hàng sản phẩm tăng cao nên mặt hàng doanh nghiệp nhập vào có thay đổi 3.6 Kết luận thực trạng công tác mua hàng Công ty TNHH Yến Công 3.6.1 Đánh giá công tác tổ chức mua hàng Sau lần tổ chức mua hàng doanh nghiệp tiến hành đánh giá công tác tổ chức mua hàng đạt hiệu đề hay không Doanh nghiệp tiến hành đánh giá lại công tác mua hàng, từ khâu tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức thực giao hàng toán tiền hàng với nhà cung cấp Mọi lô hàng có xác nhận phòng cung ứng phòng kỹ thuật, nhân viên có kinh nghiệm tiến hành đánh giá chất lượng, thông số kỹ thuật…theo hợp đồng thỏa thuận Quy trình tiến hành cách tối ưu hay chưa? Doanh số tối thiểu hóa hay chưa? Rút học sau mua hàng Tất việc đánh giá thực theo quy định ISO Sau lần mua hàng doanh nghiệp có tiến hành đánh giá nhân viên mua hàng, quy trình đánh giá không trình bày cách cụ thể mà đánh giá theo quan sát ghi chép trình mua hàng Doanh nghiệp có tiến hành khen thưởng, 19 động viên phê bình kịp thời nhân viên bán hàng Điều giúp doanh nghiệp củng cố đội ngũ nhân viên công tác tổ chức mua hàng, có kinh nghiệm quý báu lần mua hàng sau 3.6.2 Thành công Việc tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp: Từ thành lập đến năm bề dày kinh nghiệm trưởng thành, Công ty trách nhiệm hữu hạn Yến Công không ngừng lớn mạnh, tạo dựng uy tín thị trường với khách hàng với nhà cung cấp Những năm gần công tác mua hàng doanh nghiệp thường tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp mua hàng theo đơn đặt hàng Công việc tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp tiến hành đơn giản có mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống Công ty không tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới, có đơn đặt hàng gửi thông báo tiến hành thỏa thuận với nhà cung cấp hàng hóa mà doanh nghiệp yêu cầu Với việc tạo dựng mối quan hệ bền vững tin tưởng doanh nghiệp nhà cung cấp nên mức độ rủi ro mua hàng doanh nghiệp không cao, công ty yên tâm trình giao dịch Đồng thời công ty nhiều thời gian tìm nguồn hàng mới, công ty cần tập trung vào giao dịch với nhà cung cấp truyền thống dành thời gian cho việc thực kế hoạch kinh doanh Với lợi quen thuộc công ty thường mua hàng nhà cung cấp với số lượng ổn định, nhà cung cấp chủ động cung cấp hàng cho doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động kinh doanh Việc thương lượng đặt hàng: Thông thường việc thương lượng doanh nghiệp với nhà cung cấp thực đơn giản thông qua hình thức điện báo, email, fax, … tổ chức gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp với nhà cung cấp giảm thiểu việc lại, giảm doanh số không cần thiết, qua giảm đáng kể doanh số cho hoạt động mua hàng, nâng cao hiệu hoạt động mua hàng công ty Vì nhà cung cấp truyền thống nên trình thương lượng diễn nhanh chóng hơn, doanh nghiệp không nhiều thời gian nghiên cứu, tìm hiểu lẫn Việc tổ chức giao nhận toán tiền hàng: Thông thường tiến hành giao nhận hàng hai bên công ty TNHH Yến Công nhà cung cấp giám sát chặt chẽ, kiểm tra hàng hóa giao nhận 20 Từ doanh nghiệp có cách giải tốt nhằm tránh khó khăn hàng hóa Việc đánh giá công tác mua hàng doanh nghiệp: Công ty tiến hành đánh giá công tác mua hàng sau hợp đồng mua hàng, đánh giá kết hàng mua đánh giá nhân viên mua hàng Việc đánh giá công tác mua hàng giúp doanh nghiệp nhận mặt mạnh cần phát huy, hạn chế công tác mua hàng để rút kinh nghiệm mua hàng cho lần sau 2.6.3 Hạn chế Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng Với việc thành lập phòng ban nghiên cứu – phát triển, công ty có phòng nghiên cứu thị trường riêng biệt, thuận lợi cho công tác xây dựng kế hoạch mua hàng công việc tiến hành nghiên cứu thị trường lại chưa tiến hành cách thường xuyên, liên tục Việc xác định nhu cầu mua hàng chủ yếu khách hàng đặt hàng, doanh nghiệp tiến hành xác định kế hoạch mua hàng mà Còn việc doanh nghiệp tự xây dựng kế hoạch mua hàng cho bị hạn chế Doanh nghiệp chưa chủ động công tác Việc dự trữ hàng hóa doanh nghiệp chưa có kế hoạch cụ thể, kế hoạch nhiều chưa sát với thực tế, làm ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng, đồng thời kéo theo số lần mua hàng doanh nghiệp tăng lên, làm tăng doanh số mua hàng, doanh số dự trữ hàng hóa Nguyên nhân: Phòng ban nghiên cứu phát triển chưa trọng cho công tác nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng Phòng ban chưa phát huy hết khả trách nhiệm công việc Chưa nghiên cứu cụ thể xem mặt hàng khách hàng cần cung cấp nhiều hơn, khách hàng tiềm ai?, khả đáp ứng tối đa, nhu cầu khách hàng thời gian tới bao nhiêu? Đồng thời nguồn nhân lực khả doanh nghiệp có khả đáp ứng nhu cầu khách hàng Doanh nghiệp chưa đầu tư thêm cho nguồn lực để phục vụ yêu cầu khách hàng, kể khách hàng tiềm Việc tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Trong khâu tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp công ty trách nhiệm hữu hạn Yến Công chủ yếu dựa sở mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống trước đó, chưa trọng thời gian, doanh số cho công tác tìm kiếm nhà cung cấp cho doanh nghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp theo đơn đặt hàng trước mà tiến hành Do công ty sở để so sánh giá nhà cung 21 cấp truyền thống nhà cung cấp nên công ty phải mua với giá cao dễ bị ép giá Trước lựa chọn nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chuẩn chung chung chưa có hệ thống bảng điểm, phiếu đánh giá nhà cung cấp cho khoa học hợp lý Do việc đánh giá nhà cung cấp trước lựa chọn rõ ràng, minh bạch nhanh gọn Đồng thời công ty bỏ lỡ nhiều hội kinh doanh khai thác thị trường Tuy việc mở rộng quan hệ với nhà cung cấp có nhiều rủi ro xảy đánh hội phát triển Nguyên nhân: Công ty chưa có nhiều đầu tư cho kế hoạch nghiên cứu thị trường, việc tìm hiểu nhà cung cấp nhu cầu khách hàng hạn chế Đã có phòng nghiên cứu phát triển công tác nghiên cứu phát triển chưa triển khai thực cách hiệu Phòng ban nghiên cứu phát triển chưa trọng cho công tác nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng Công tác xác định nhu cầu mua thường bị động nhiều trước nhu cầu khách hàng Việc thương lượng đặt hàng: Tuy doanh nghiệp thường quan hệ với nhà cung cấp truyền thống có nhiều thuận lợi nhiều nhà cung cấp gây khó dễ cho doanh nghiệp Một vài điều khoản đàm phán công ty TNHH Yến Công phải chịu thiệt thòi, thân doanh nghiệp có đội ngũ đàm phán thương lượng thiếu kỹ thương lượng nên phải nhượng nhà cung cấp Đội ngũ nhân viên tiến hành thương lượng, đàm phán công ty thiếu hạn chế kiến thức kinh tế, trị, văn hóa- xã hội nước xuất vốn ngoại ngữ… Bên cạnh doanh nghiệp tồn tượng xử lý đơn hàng chậm, chưa hiểu kỹ thông số đặt hàng chậm thủ tục sử dụng nội bộ, thủ tục đầu vào, chứng từ kiểm định Việc đặt hàng với nhà cung cấp thường chưa chủ động, có đơn đặt hàng khách hàng doanh nghiệp tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp Nguyên nhân: Trình độ quản lý đội ngũ cán mua hàng có bất cập đáng kể Không thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhân viên Đội ngũ nhân viên có nhiều người tốt nghiệp từ trường khối kinh tế nên không am hiểu hết kỹ thuật sản phẩm mặt khác nhiều việc xử lý đơn hàng phòng kinh doanh tiến hành làm nên tránh khỏi lỗi kỹ thuật hàng hóa Đồng thời 22 việc mua bán diễn hai quốc gia, hợp đồng ký kết hợp đồng xuất nhập nên có nhiều thủ tục, chứng từ để đảm bảo an toàn trình thực hợp đồng 3.7 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Yến Công Công ty cần tăng cường linh hoạt chủ động công tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Với việc mở rộng thêm danh mục nhà cung cấp công ty, công ty cần chủ động tìm kiếm lựa chọn thêm cho nhà cung cấp không dừng lại nhà cung cấp Song song với việc doanh nghiệp củng cố giữ mối quan hệ làm ăn tốt đẹp với nhà cung cấp truyền thống Dẫu biết doanh nghiệp có nhiều thuận lợi mua hàng nhà cung cấp truyền thống Ví doanh nghiệp yên tâm hàng hóa, chất lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng, tiết kiệm doanh số, tin tưởng, giúp đỡ lẫn nhau, ưu khác mua hàng Tuy nhiên doanh nghiệp không nên áp dụng quan điểm nhà cung cấp truyền thống cách cứng nhắc Cần linh hoạt chủ động công tác tìm kiếm cho nhà cung cấp khác để tiến hành mua thí điểm Còn mặt hàng mới, thị trường chưa có nhiều thông tin, doanh nghiệp nên có sách thăm dò thị trường, tiến hành mua bán thử nghiệm Nếu việc mua bán mặt hàng đạt hiệu doanh nghiệp tiếp tục kinh doanh ngược lại Doanh nghiệp cần đề hệ thống tiêu chuẩn để đánh giá nhà cung cấp cho rõ ràng, khoa học trước lựa chọn, để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp, có khả đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp Doanh nghiệp áp dụng thang điểm sau để đánh giá nhà cung cấp doanh nghiệp sau: TT CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ Hệ thống quản lý chất lượng Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa Nước sản xuất hàng hóa Khả cung cấp hàng hóa Điều kiện bảo hành hàng hóa HỆ ĐIỂM SỐ CHUẨN 10 10 10 10 10 ĐIỂM GHI CHÚ 23 TT CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HỆ ĐIỂM SỐ CHUẨN 10 ĐIỂM GHI CHÚ Thời gian hợp tác với công ty Tổng điểm = ∑ (Điểm * Hệ số) Sau có tổng điểm khác nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp KẾT LUẬN Những năm qua, phát triển kinh tế đất nước nảy sinh mối quan hệ kinh tế phức tạp Sản xuất với thiết bị đại, công nghệ cao cung cấp cho xã hội khối lượng hàng hóa phong phú, đa dạng số lượng chất lượng Để triển khai có hiệu hoạt động mua hàng, khai thác tốt nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, nhà quản trị mua hàng cần thực tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng trình phân tích, lựa chọn đến định mua, mua gì? Mua bao nhiêu? Mua ai? Giá điều kiện toán nào? Đây trình phức tạp lặp đi, lặp lại thành chu kì, liên quan đến việc sử dụng kết phân tích, yếu tố quản lí cung ứng đánh giá môi trường chung, triển vọng, thực trạng cung - cầu hàng hoá thị trường cấu thị trường sản phẩm với thực trạng thực tiễn thương mại, giá hành dự báo, thời hạn giao hàng điều khoản, tình hình vận tải chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất nớc ước, chi phí lưu kho hàng loạt vấn đề khác Để trình mua hàng tốt nhà quản trị mua hàng cần thực tốt trình mua hàng Mua hàng nghiệp vụ khởi đầu cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Đây khâu mở đầu cho lưu chuyển hang hóa, mua chủng loại, mẫu mã, số lượng chất lượng dẫn đến mua bán tốt Trong chế thị trường bán hàng khâu quan trọng mua hàng tiền đề tạo lượng hàng ban đầu để triển khai toàn hệ thống kinh doanh doanh nghiệp Vậy nên mua hàng nghiệp vụ khởi đầu quy trình kinh doanh doanh nghiệp, mua tiền đề để bán đạt lợi nhuận Vì vậy, doanh nghiệp tham gia quản lý tốt tình hình công nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn gây hiệu kinh doanh, mặt khác đảm bảo 24 uy tín bạn hàng tổ chức khác tham gia hoạt động kinh doanh thị trường CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ STT Họ tên Nguyễn Văn Thiện Mã SV 12D190030 Đánh giá 9 Mai Thị Thùy Nguyễn Thị Thùy Nguyễn Thị Bích Thủy Bùi Thị Trang Phạm Thị Trinh Trương Việt Trinh Trần Ánh Tuyết Ngô Minh Tú 12D190034 12D190223 12D190093 12D190095 12D190198 12D190097 12D190098 12D190169 9,5 9,5 9,5 9 9 10 Lê Thanh Tùng 12D190039 Hà Nội, ngày 06 tháng 11 năm 2015 Nhóm trưởng Nguyễn Thị Bích Thủy 25 [...]... trạng công tác mua hàng ở Công ty TNHH Yến Công 3.6.1 Đánh giá công tác tổ chức mua hàng Sau mỗi lần tổ chức mua hàng như vậy thì doanh nghiệp đều tiến hành đánh giá về công tác tổ chức mua hàng của mình đã đạt hiệu quả như đã đề ra hay không Doanh nghiệp cũng tiến hành đánh giá lại các công tác mua hàng, từ khâu tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức thực hiện giao hàng và thanh toán tiền hàng với... Phòng vật tư - mua hàng Công ty TNHH Yến Công Qua bảng tổng kết mua hàng ta thấy: tình hình mua hàng của công ty thay đổi tăng lên qua các năm Năm 2013 ty trọng mua hàng các mặt hàng tăng lên 218.62% so với năm 2012 Năm 2012 là năm có nhiều biến chuyển tốt cho cả nền kinh tế thế giới và công ty TNHH Yến Công, tình hình mua hàng của công ty tăng cao Đó cũng là kết quả đáng mừng của công ty, phản ánh... khó khăn về hàng hóa Việc đánh giá công tác mua hàng của doanh nghiệp: Công ty cũng đã tiến hành đánh giá công tác mua hàng của mình sau mỗi hợp đồng mua hàng, đánh giá kết quả hàng mua cũng như đánh giá nhân viên mua hàng Việc đánh giá công tác mua hàng giúp doanh nghiệp nhận ra được những mặt mạnh cần phát huy, cũng như hạn chế trong công tác mua hàng của mình để rút kinh nghiệm mua hàng cho những... phẩm khác Tổng 9,012,040 26,506,000 34 100 15,244,080 28.5 21,347,684 25.4 53,488,000 100 84,046,000 100 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của TNHH Yến Công Năm 2012, ty trọng văn phòng phẩm chiếm 66% tổng doanh số mua hàng của công ty, ty trọng các sản phẩm khác chiếm 34% tổng doanh số mua hàng của công ty Đến năm 2013, tổng doanh số mua hàng văn phòng phẩm và sản phẩm khác đều tăng, ty trọng văn... nhu cầu của khách hàng còn hạn chế Đã có phòng nghiên cứu phát triển nhưng công tác nghiên cứu phát triển chưa được triển khai thực hiện một cách hiệu quả nhất Phòng ban nghiên cứu và phát triển còn chưa chú trọng cho công tác nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khách hàng Công tác xác định nhu cầu mua thường là bị động nhiều hơn trước nhu cầu của khách hàng Việc thương lượng và đặt hàng: Tuy... vẫn đạt chỉ tiêu mà công ty đề ra và là cao so với tốc độ tăng doanh số mua hàng Cụ thể, đến cuối năm 2014, doanh số mua hàng văn phòng phẩm tăng 139.9% so với năm 2013 chiếm 74.6% trong tổng doanh số mua hàng Doanh số mua sản phẩm khác tăng 119.5% so với năm 2013 chiếm 25.4% tổng doanh số mua hàng Như vậy, doanh số mua hàng văn phòng phẩm chiếm phần lớn doanh số mua hàng của Công ty và mang lại nguồn... với sản phẩm khác Cụ thể, doanh số mua hàng văn phòng phẩm năm 2013 tăng 211% so với năm 2012 chiếm 71.5% tổng doanh số mua hàng của Công ty, doanh số mua sản phẩm khác tăng 163.6% so với năm 2012 chiếm 28.5% tổng doanh số mua hàng của công ty Sở dĩ đạt được kết quả cao như vậy, do công ty đã có những chiến lược bán hàng và Marketing hiệu quả, kết hợp với bộ phận mua hàng để đạt kết quả tốt nhất Đồng... Thành công Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: Từ khi thành lập đến nay đã hơn 9 năm bề dày kinh nghiệm và trưởng thành, Công ty trách nhiệm hữu hạn Yến Công đã không ngừng lớn mạnh, tạo dựng uy tín trên thị trường với khách hàng và với nhà cung cấp của mình Những năm gần đây trong công tác mua hàng của mình doanh nghiệp thường tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp và mua hàng về theo đơn đặt hàng Công. .. hàng hóa phong phú, đa dạng cả về số lượng và chất lượng Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì? Mua bao nhiêu? Mua của ai? Giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào? Đây... quá cao, công ty yên tâm hơn trong quá trình giao dịch Đồng thời công ty không phải mất nhiều thời gian đi tìm các nguồn hàng mới, công ty chỉ cần tập trung vào các giao dịch với các nhà cung cấp truyền thống và dành thời gian cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh Với lợi thế quen thuộc như vậy công ty thường mua hàng của nhà cung cấp với số lượng ổn định, nhà cung cấp cũng chủ động cung cấp hàng cho