Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí tài sản của công ty VNGT

Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí tài sản của công ty VNGT

Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản công ty VNGT PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG TIN QUẢN LÍ TÀI SẢN CỦA VNGT Giới thiệu tổng quan trung tâm VNGT Địa công ty : 4A2 Nguyễn Chí Thanh Hà Nội, Tel: (04)7712777 376 Điện Biên Phủ Quận 10 TP.HCM, Tel: (08)9290777 Email: suppport@vngt.vn Website: http://home.vngt.vn Thông tin vấn Đại diện công ty: Mrs Nguyễn Thị Phương Thảo Chức vụ : Trưởng phòng Tài kế toán Nhóm –ĐTVT-KSTN Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản công ty VNGT PHA – NGHIÊN CỨU SƠ BỘ Giới thiệu chung Được thành lập tháng 10 năm 2003 Trung tâm viễn thông hệ Việt nam (VNGT) doanh nghiệp trẻ sớm khẳng định vị trí lĩnh vực cung cấp dịch vụ Internet Hoạt động lĩnh vực cung cấp dịch vụ Internet, sau năm thành lập đến VNGT chiếm lĩnh thị phần đáng kể thị trường viễn thông nước nhà Với ban quản trị vững mạnh, nhóm chuyên gia kỹ thuật đầy kinh nghiệm, tận tâm nhiệt huyết – đội ngũ nhân viên kinh doanh động, trẻ trung gần gũi, VNGT tạo nên trường làm việc sáng tạo, động Điều thể hài lòng tín nhiệm khách hàng toàn quốc Là ISP “sinh sau” chuyên nghiệp vô thân thiện, VNGT đặt phương châm “Chất lượng Uy tín” lên hàng đầu cách sâu vào phát triển dịch vụ, chăm sóc khách hàng, bước tạo nên niềm tin hài lòng người sử dụng Đến với VNGT, khách hàng thoả mãn nhanh thông tin sản phẩm dịch vụ, giải pháp kỹ thuật giá ưu đãi Đăc biệt tận tâm chu đáo công tác chăm sóc khách hàng Dịch vụ công ty VNGT cung cấp loại thẻ Internet (Net hạt dẻ, Net bạn, Net family) Thực việc tư vấn, thiết kế, hỗ trợ kĩ thuật cho công ty, tổ chức, cá nhân muốn xây dựng hệ thống mạng Cung cấp loại hình dịch vị điện thoại thông minh (Smart Phone) cho phép gọi điện thoại đường dài, điện thoại quốc tế với giá thành rẻ, chất lượng đảm bảo, tin cậy Các hoạt động công ty ngày phát triển, vật tư thiết bị công ty ngày nhiều, chủng loại ngày phong phú, đa dạng Điều dẫn đến nhu cầu phải có cách thức mới, hiệu quả, hiệu suất cao việc quản lí tài sản công ty VNGT Do iệc tin học hóa hệ thống quản lí tài sản Nhóm –ĐTVT-KSTN Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản công ty VNGT công ty VNGT cần thiết đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh ngày phát triển công ty Các câu hỏi vấn nhằm nắm bắt sơ cấu trúc hệ thống Quản lí tài sản công ty VNGT Câu hỏi 1: Các hoạt động công ty VNGT ? Trả lởi: - Công ty VNGT hoạt dộng lĩnh vụ viễn thông Công ty cung cấp loại thẻ Internet thẻ Net hạt dẻ, Net family, Net bạn cho phép truy cập Internet với giá thành rẻ Ngoài công ty cung cáp loại dich vụ viễn thông tư vấn, thiết kế, hỗ trợ kĩ thuật cho công ty, tổ chức, câ nhân có nhu cầu, Ngoài cung ty vừa phát triển loại hình dịch vụ Voip với sản phẩm điện thoại thông minh( Smart Phone) cho phép gọi điện thoại đường dài qua mạng Internet với giá thành rẻ Câu hỏi 2: Công ty VNGT có phòng ban phòng ? Trả lời: Công ty VNGT có phòng ban là: Phòng Giám Đốc, Phòng Ké toán, Phòng Kính Doanh, Phòng Tổng Hợp, Phòng Kĩ thuật Câu hỏi 3: Chức phòng ban gi ? Trả lời: - Phòng Giám đốc trung tâm : Quản lý điều hành chung, định dự án lớn trung tâm; lập chiến lược, kế hoạch phát triển trung tâm; chịu trách nhiệm pháp lý cao trung tâm nhà nước, chủ tài khoản trung tâm - Phòng Kỹ thuật : Phụ trách toàn khâu kỹ thuật trung tâm vận hành dịch vụ trung tâm, đảm bảo hệ thống mạng trung tâm, nghiên cứu thử nghiệm sản phẩm mới… Nhóm –ĐTVT-KSTN Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản công ty VNGT - Phòng Kinh doanh : Chịu thách nhiệm toàn việc kinh doanh trung tâm, phải tìm cách nâng cao mức tăng trưởng trung tâm, tìm khách hàng, thu hút dự án cho trung tâm… - Phòng tài – kế toán : Phụ trách việc thu chi trung tâm; quản lý vật tư tài sản, giao dịch trung tâm… - Phòng tổng hợp: Chịu trách nhiệm nhân sự, hoạt động đoàn thể, phong trảo, đào tạo… Câu hỏi 4: Hoạt động thường ngày công ty gi ? Trả lòi: - Phòng Kinh doanh nơi có nhiệm thu hút hợp đồng, đơn đặt hàng cho công ty Phòng Kinh doanh liên kết với phòng Kĩ thuật, thực buổi giới thiệu dịch vụ mà công ty cung cấp, chào hàng, cung cấp thông tin mà khách hàng yêu cầu sở hạ tầng cần có, đơn giá, khả triển khai, thời gian triển khai Khi có khách hàng muốn kí kết hợp đồng với công ty, họ làm việc với phòng Kinh doanh Họ yêu cầu cung cấp nhiều thông tin mà họ mong muốn Phòng Kinh doanh phối hợp với phòng Kĩ thuật, cử người xem xét, đánh giá cở sở hạ tầng sẵn có đối tác, đưa khuyến nghị, thiết kế hệ thống giúp cho đối tác Sau phòng Kĩ thuật bàn bạc với phòng Kinh doanh đưa thiết bị cần phải có, bóc tách định giá cho hệ thống cần xây dựng Phòng kinh doanh đưa kết phân tích cho đối tác xem xét Nếu khách hàng đồng ý, phòng Kinh doanh trình giám đốc, hai bên kí kết hợp Trong thời gian thực hợp đồng, phòng Kĩ thuật có trách nhiệm theo dõi, xây dựng, bảo trì để hệ thống hoạt đồng yêu cầu để - Việc thi công, xây dựng hệ thống bên công ty VNGT chịu trách nhiệm Phòng Tài – Kế toán cấp tiền tạm ứng để mua vật Nhóm –ĐTVT-KSTN Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản công ty VNGT tư thiết bị Việc cấp tiền phải đồng ý Giám đốc Kế toán trường Khi mua thiết bị vật tư về, phận quản lí tài sản có nhiệm vụ quan lí, giám sát, thực việc nhập xuất theo trình tự pháp lí Việc xuất nhấp kho phải có yêu cầu phòng ban, Giám đốc, hợp đồng kí kết phải co đồng ý Giảm đốc người có liên quan - Phòng Tổng hợp liên hệ với tất phòng ban chịu trách nhiệm việc quản lí nhân sự, cấp lương, bậc lương Tổ chức buổi hoạt động giờ, thể dục thể thao, văn nghê, công đoàn cho công nhân viên toàn công ty Câu hỏi 5: Bộ phận quản lí tài sản làm đâu công ty, cấu tạo, chức ? Trả lời: Bộ phận quản lí tài sản thuộc phòng Tài – Kế toán bao gồm phận nhỏ là: Bộ phận xuất nhập, phận măt hàng, phận quản lí + Bộ phận xuất nhập: Chịu trách xuất hàng nhập hàng vào kho + Bộ phận mặt hàng: Chịu trách nhiệm xếp, phân loại, tìm kiếm, quản lí số lượng, chất lượng, giá thành mặt hàng Có khả thêm, bớt chỉnh sửa báo cáo theo yêu cầu + Bộ phận quản lí: Chịu trách nhiệm thống kê , báo cáo, kiểm tra lượng xuất nhập, hàng tồn kho Việc báo cáo tiến hành hàng tháng, tháng quý theo lệnh Giám đốc người có thẩm quyền Câu hỏi 6: Hệ thống quản lí tài sản công ty hoạt động phương thức ? Trả lời: Hệ thống quản lí tài sản công ty phải thực tay Hiện hoạt động công ty phát triển cần nâng cấp hệ Nhóm –ĐTVT-KSTN Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản công ty VNGT thống quản lí tài sản công ty Việc tin học hóa hệ thống tài sản công ty đáp ứng yêu cầu phát triển công ty Câu hỏi 7: Hoạt động phận quản lí tài sản quản lí tài sản? Trả lời: Khi có yêu cầu xuất nhập, thông qua phòng Kế toán tài yêu cầu đưa đến phận quản lí tài sản công ty Bộ phận kiểm tra hàng tồn kho xem chủng loại mặt hàng, số lượng có đáp ứng không Sau kiểm tra xong thấy đáp ứng gửi yêu cầu đến phận xuất nhập Bộ phận xuất nhập viết phiếu xuất nhập kho đưa đến phận kho Bộ phận kho theo phiếu tiến hàng việc xuất nhập theo yêu cầu Dựa câu hỏi vấn, dựa đề xuất công ty nhu cầu thực tế đặt họat động kinh doanh Nhóm phân tích thiết kế sâu tìm hiểu phận “Quản lí tài sản” công ty VNGT nhằm nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian làm việc, chi phí đáp ứng tốt tiến độ công việc kinh doanh ngày tăng công ty VNGT Cấu trúc công ty VNGT Nhóm –ĐTVT-KSTN Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản công ty VNGT 3.1 Sơ đồ cấu trúc công ty Kế toán trưởng Trưởng phòng TC-KT Nghiệp vụ tài Quản lí tài sản Phó giám đốc Phó giám đốc kinh doanh kỹ thuật Trưởng phòng Kinh doanh Trưởng phòng tổng hợp Lập kế hoạch Kinh doanh đầu tư Văn phòng hành Triển khai kế hoạch kinh doanh Nhân Trưởng phòng kỹ thuật Điều hành Và quản trị mạng OMC Hà nội Thanh toán Cước Định giá cước Lao động Thử nghiệm công nghệ Tiền Quản lý Thu/Chi tài khoản Thuế-Kiểm toán Giám đốc trung tâm Quản lý hợp đồng Đào tạo Tiếp thị quảng cáo Lưu trữ Tiếp xúc với Quản lý công nợ khách hàng l n g hồ sơ Phát triển dự án dịch vụ Tư vấn hỗ trợ Kỹ thuật Đoàn thể P Phong trào Hình 1: Sơ đồ tổ chức công ty VNGT Nhóm –ĐTVT-KSTN Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản công ty VNGT 3.2 Giải thích chức phòng ban - Phòng Giám đốc trung tâm : Quản lý điều hành chung, định dự án lớn trung tâm; lập chiến lược, kế hoạch phát triển trung tâm; chịu trách nhiệm pháp lý cao trung tâm nhà nước, chủ tài khoản trung tâm - Phòng Kỹ thuật : Phụ trách toàn khâu kỹ thuật trung tâm vận hành dịch vụ trung tâm, đảm bảo hệ thống mạng trung tâm, nghiên cứu thử nghiệm sản phẩm mới…Khi công ty có hợp dồng phòng Kỹ thuật phối hợp với phòng Kinh doanh tiếp xúc với khách hàng, tư vấn cho khách hàng, tiến hành khảo sát thiết kế mạng khách hàng có nhu cầu Cùng phối hợp với phòng Kinh doanh để định giá trị hợp đồng cho hợp lí để khách hàng công ty có lợi - Phòng Kinh doanh : Chịu trách nhiệm toàn việc kinh doanh trung tâm, phải tìm cách nâng cao mức tăng trưởng trung tâm, tìm khách hàng, thu hút dự án cho trung tâm… - Phòng Tài – kế toán : Phụ trách việc thu chi trung tâm; quản lý vật tư tài sản, giao dịch trung tâm…Trong phòng Tài – kế toán có phận quản lí tài sản chỉu trách nhiệm quản lí xuất nhập kho hàng công ty - Phòng tổng hợp: Chịu trách nhiệm nhân sự, hoạt động đoàn thể, phong trảo, đào tạo… Như yêu cầu toán để ban đầu ta tìm hiểu sâu phận tài quản lí tài sản công ty VNGT để có cải tiến giảm tăng hiệu việc quản lí tài sản công ty VNGT Nhóm –ĐTVT-KSTN Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản công ty VNGT Mối liên hệ phòng ban với phận quản lí tài sản công ty VNGT 4.1 Sơ lược hệ thống quản lí tài sản • Mục đích hệ thống quản lí, cung cấp tài sản công ty cho phận khác sử dụng, thu hồi tái quản lí phận khác nhu cầu Thực việc nhập kho xuất kho thiết bị vật tư có hợp đồng đựơc kí kết Thực báo cáo thống kê tài sản cho công ty Giám đốc nhũng phận có thẩm quyền yêu cầu • Yêu cầu chung hệ thống quản lí tài sản công ty:  Đáp ứng yêu cầu chung việc quản lí tài sản toàn công ty  Có khả lập báo cáo, thống kê, tìm kiếm trang thiết bị, vật tư kho sử dụng phận  Đáp ứng nhanh linh hoạt yêu cầu phận công ty để đạt hiệu công việc cao Dễ dàng giám sát, theo dõi tình hình tài sản chung công ty 4.2 Hệ thống Quản lí tài sản hành VNGT * Khi có đơn đặt hàng công ty khác yêu cầu phận khác công ty - Sau Giám đốc Kế toán trưởng phê duyệt, phòng Tài chínhkế toán viết “Phiếu chi” (Mẫu biểu số 1)hoặc “Phiếu thu”(Mẫu biểu số 2) Phiếu chi để cấp tiền mua vật tư, phiếu thu trường hợp khách hàng toán hợp đồng Nếu thiết bị chưa dùng tiến hành thủ tục nhập kho Việc nhập kho cần có “Phiếu nhập kho”(Mẫu biểu số 3) * Khi phận công ty có yêu cầu sử dụng có đơn đặt hàng mua vật tư thiết bị công ty Nhóm –ĐTVT-KSTN Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản công ty VNGT - Sau Giám đốc phê duyệt, phận Quản lí tài sản viết “phiếu xuất kho”(Mẫu biểu số 4) để cung cấp cho phận có yêu cầu cấp cho khách hàng Song song với phiếu xuất kho, nhập kho “thẻ kho”(Mẫu biểu số 5) * Khi phận không nhu cầu sử dụng có công ty mua thiết bị vật tư - Khi phận sử dụng hoàn trả lại thiết bị, vật tư cho công ty phận quản lí tài sản viết “phiếu nhập kho” Phiếu nhập kho giống phiếu nhập kho trình bảy (phiếu dánh số 1) Song song với phiếu nhập kho thẻ kho 4.3 Các mẫu biểu bảng giải thích ý nghĩa Nhóm –ĐTVT-KSTN Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản công ty VNGT 11 Đơn vị tính Chỉ cách định lượng Kg, tấn, tạ , cái, Unit Kg Number 1000 0[...]... CườngxxxLê Thái HàxxTrần Thanh ToánxxLê Minh ToànxxxTống Trọngxx Bàng 2: Bảng phân thời gian làm việc của nhóm tham gia phân tích thiết kế Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN 20 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT PHA 2 - PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÍ TÀI SẢN CỦA CÔNG TY VNGT 1 Sơ đồ phân cấp hệ thống ` Hệ thống quản lí tài sản 1 2 Bộ phận mặt hàng Bộ phận xuất nhập Thêm danh mục mặt hàng mới Xóa... 3 Bộ phận quản lí Kiểm tra lượng xuất nhập Kiểm tra hàng tồn Tổng hợp báo cáo Hình 1: FD Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN 21 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT Hệ thống Quản lí tài sản Giải thích: - Hệ thống gồm 3 công việc chính là quản lí mặt hàng, thực hiện việc xuất nhập, quản lí lượng chung về xuất nhập, hàng tồn để thống kê báo cáo cho những hoạt động kinh doanh của công ty + Bộ phận... của công ty VNGT Nhận xét chung: Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN 16 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT Là một công ty cung cấp các dịch vụ Viễn thông, các trang thiết bị vật tư máy móc là rất nhiều Tuy nhiên công việc quản lí tài sản chưa được tin học hoá nên gặp khá nhiều khó khăn Nhiều công việc làm bằng tay nên rất vất vả Đôi lúc khá chậm trễ và thiếu linh hoạt Nếu công việc quản lí. .. tin thông tin Kho dữ liệu mặt hàng 3.2 Kiểm tra lượng xuất nhập Kho dữ liệu hợp xuất nhập Hình 6: DFD mức 1 Bộ phận quản lí Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN 26 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN 27 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN 28 ... giúp việc phân tích và thiết kế hệ thống cụ thể hơn và rõ ràng hơn, từ đó sẽ giúp các thành Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN 18 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT viên trong nhóm tính toán được lịch trình cụ thể của riêng mình trong khi thực hiện dự án cho hợp lý Mức lương/tuần (VND) Thời gian (tuần) Thành tiền (VND) STT Vị trí Số lượng 1 Phân tích 2 900.000 3 5.400.000 2 Thiết kế 1 600.000... danh mục mặt hàng Báo cáo lại Phản hồi Phòng Tài Chính - Kế Toán Hình 2: Context Diagram Hệ thống quản lí tài sản Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN 23 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT 3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Phòng Tài chính kế toán Phản hồi Ban giám đốc Yêu cầu xuất nhập Yêu cầu báo cáo Phản hồi 3 Quản lí 2 Xuất nhập Kho dữ liệu hợp đồng Kho dữ liệu... thẩn và dễ gây ra nhầm lẫn - Khi có bộ phận muốn sử dụng thì bộ phận quản lí phải tìm kiếm, thống kê lại xem có còn không Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và tiến độ thực hiện - Việc quản lí công việc bằng sổ sách gặp nhiều khó khăn Khi thất lạc thì rất khó khôi phục 6 Đánh giá tính khả thi của hệ thống Quản lí tài sản của VNGT sử dụng công nghệ tin học - Tin học hoá việc quản lí tài sản của công. .. phí bỏ ra cho đào tạo và chuyển giao là rất thấp do hệ thống là đơn giản vả rất dễ sử dụng - Công việc quản lí có nhiều ưu điểm, tiện lợi dễ vận hành nên người sử dụng sẽ dễ dàng nắm bắt và có hứng thú trong việc sử dụng hệ thống mới này Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN 19 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT - Khi có sự cố việc khắc phục cũng đơn giản Chỉ cần có một hệ thống phòng bị là có... nhập 1 Mặt hàng Kho dữ liệu mặt hàng Yêu cầu báo cáo Phòng Tài chính kế toán Yêu cầu báo cáo báo cáo Ban giám đốc báo cáo Hình 3: DFD mức 0 Hệ thống Quản lí tài sản Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN 24 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT 3.2 Sơ đò luồng dữ liệu mức 1 3.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu cấp 1 của chức năng 1 Phòng tài chính kế toán Yêu cầu thêm 1.1 Thêm danh mục mặt hàng Lưu danh mục... dùng cho việc thống kế báo cáo đối chiếu sau này + Bộ phận quản lí: Có trách nhiệm kiểm tra hàng tồn, lượng xuất nhập để thực hiện thống kê báo cáo Nhóm 3 –ĐTVT-KSTN 22 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Quản Lí Tài Sản của công ty VNGT 2 Sơ đồ mức ngữ cảnh Yêu cầu báo cáo xuất nhập Ban giám đốc Yêu cầu báo xuất nhập Thay đổi danh mục mặt thàngmục báo cáo xuất nhập 0 Hệ thống quản lí tài sản Yêu cầu về