Chức năng của văn phòng: Chức năng tham mưu, tổng hợp: - Tham mưu: bao hàm nội dung tham vấn - Tổng hợp: là thống kê , xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Việc thu thập, p
Trang 1HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
A TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG
Khái niệm:
- Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập Xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan,
tổ chức đó
Chức năng của văn phòng:
Chức năng tham mưu, tổng hợp:
- Tham mưu: bao hàm nội dung tham vấn
- Tổng hợp: là thống kê , xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý
Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến của các cấp quản lý, của những người trợ giúp được thực hiện bởi bộ phận văn phòng Hoạt động này mang tính chất tham vấn và chuyên môn sâu nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu vào và đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi thu thập được
Tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu
Chức năng hậu cần:
- Các điều kiện vật chất là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường các công việc của mọi cơ quan, tổ chức Chúng phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó Đó chính là chức năng hậu cần –hoạt động quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức
Nhiệm vụ của văn phòng
- Xây dựng chương trình công tác; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc của cơ quan
- Thu thập, xử lý, quản lý va tổ chức sử dụng thông tin; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo VB của cơ quan ban hành
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ; giải quyết, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư và tờ trình của đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư
từ, tiếp dân
- Quản lý tài chính theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng
- Mua sắm trang thiết bị; xây dựng, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, trật tự an toàn cơ quan;
tổ chức phục vụ lễ nghi, khánh tiết, lễ tân, tiếp khách
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết
Các cách tổ chức văn phòng: (BTVN)
Thông thường, có ba hình thức tổ chức văn phòng được áp dụng phổ biến:
Tổ chức văn phòng theo hình thức tập trung: Chức năng xử lý thông tin
hành chính hỗ trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng Các bộ phận của văn phòng được phân công phụ trách từng mảng công việc theo từng
Trang 2loại dịch vụ hay từng nhóm dịch vụ Thường được áp dụng ở các tổng công ty
và hãng lớn
Tổ chức văn phòng theo hình thức phân tán: Các phòng ban được tách
riêng dựa theo chức năng và có tính chuyên môn hóa Thường được áp dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ, các phoàng ban chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo
Tổ chức văn phòng theo hình thức hỗn hợp: vừa tập trung vừa phân tán.
Thường được áp dụng ở các cơ quan chính phủ, các doanh nghiệp lớn có quy
mô tổ chức phức tạp
B TỔ CHỨC LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG
Khái niệm tổ chức lao động VP: Là việc nghiên cứu và áp dụng
những kiến thức khoa học, nguyên lý và nguyên tắc phân công lao động, hợp tác lao động, kỷ luật lao động, kích thích vật chất và tinh thần đối với lao động cho hiệu suất cao, hợp lý hóa lao động
Nội dung hoàn thiện tổ chức lao động VP:
- Thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính cho cán bộ, công chức
- Nghiên cứu, đánh giá các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt động của cơ quan, đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán bộ, công chức
- Thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo, nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của của cán bộ, công chức, điều hòa hoạt động giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ quan nói chung
- Xây dựng và phát triển có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vài trò, chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ
- Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để, có hiệu quả các công cụ và phương tiện làm việc
- Làm tốt và luôn luôn hoàn thiện, đổi mới công tác văn thư – lưu trữ
Ý nghĩa hoàn thiện tổ chức văn phòng:
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức:
Sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tố liên quan mật thiết đến nội dung của công tác văn phòng, mà trước hết là việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể
có được những dự báo chính xác, đúng đắn phục vụ cho việc quản lý, điều hành của lãnh đạo đối với cơ quan, tổ chức
- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức
Mọi thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được quyết định bởi lợi thế về thông tin Nhưng việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin lại phụ thuộc vào sự phân giao trách nhiệm, lề lối và phương pháp là làm việc cũng như trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng => tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ giảm bớt được thời gian lãng phí và những ách tắc trong xử lý và lưu chuyển thông tin
- Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực:
Các nguồn lực chỉ có thể được huy động, sử dụng một cách có hiệu quả khi áp dụng những phương thức tác động và vận hành chúng một cách khoa học
- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng:
Những chi phí hành chính văn phòng có thể chiếm khoảng 5% -10% tổng chi phí cho hoạt động chung và sẽ được tính vào giá thành của sản phẩm Việc
Trang 3giản bớt chi phí này là hết sức cần thiết và việc đó có thể thực hiện được một khi công tác văn phòng đươc kiện toàn và tối ưu hóa
- Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức:
Năng suất lao động chịu ảnh hưởng và phụ thuộc rất nhiều vào nhiều yếu tố liên quan đến tổ chức bộ máy, cơ cấu, nguyên tắc vận hành bộ máy đó, yếu
tố con người và vật chất phục vụ sự vận hành các yếu tố nếu được tổ chức một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu quả năng suất lao động
Vì sao tổ chức lao động văn phòng lại nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức? (BTVN)
C THÔNG TIN
Những yêu cầu của thông tin trong quản lý:
- Nội dung thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải được tổ chức quản lý
và sử dụng theo đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
- Thông tin phải được tập hợp thành từng khối theo mục đích sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin và tránh được tình trạng quá tải hoặc nhiễu thông tin không cần thiết
- Thông tin cần có tính chính xác (phản ánh các sự kiện khách quan), đầy đủ
và đồng bộ (phản ánh đầy đủ mọi mặt của sự kiện), tính dễ hiểu và dễ tiếp thu (rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu, dễ đọc), tính kịp thời (kịp thời gian, thời điểm, thời cơ, thời tiết và thời vụ)
- Thông tin cần được tổ chức một cách khoa học, trên cơ sở tính toán nhu cầu cần thiết, phù hợp với khả năng vật chất, nhân lực của cơ quan, tổ chức nhằm mục tiêu phục vụ trực tiếp cho hoạt động thực tế của cơ quan, tổ chức
đó
D LẬP CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
Căn cứ xây dựng kế hoạch:
- Các chỉ tiêu của NN và yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mỗi cơ quan
- Chủ trương, quyết định của cấp trên trực tiếp
- Kế hoạch hằng năm của cơ quan
Ngoài ra, còn có thể căn cứ vào:
- Tình hình giao dịch với cơ quan khác
- Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức công sở
- Sự thay đổi nhân sự (lãnh đạo cũng như biên chế nói chung)
- Tiến bộ khoa học kỹ thuật và thực trạng cải tiến chất lượng công việc
- Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt động của cơ quan
E TỔ CHỨC HỘI HỌP
Khái niệm hội họp: Là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc
có tổ chức và mục tiêu của 1 tập thể nhằm quyết định 1 vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận ý kiến để tư vấn, kiến nghị
Quy trình tổ chức hội họp:
1) Chuẩn bị hội họp:
- Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: Việc hội họp cần
phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề như: Tên buổi
Trang 4họp, thời gian họp, thành phần tham dự họp, địa điểm họp, phương tiện kỹ thuật phục vụ cho buổi họp, nội dung họp, các chương trình khác
- Quy định thành phần họp: Cần lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó
gửi giấy triệu tập hoặc giấy mời
- Xác định thời gian họp: ngày giờ khia mạc cuộc họp, thời gian tiến hành
- Lựa chọn và trang trí phòng họp: phòng họp cần đảm bảo đủ bàn ghế,
ánh sáng, âm thanh
- Chuẩn bị các phương tiện làm việc: các tài liệu, các trang thiết bị như
máy ghi âm, loa đài
- Làm và kịp thời gửi giấy mời
- Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm văn kiện cho hội nghị
- Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị
2) Tiến hành cuộc họp:
- Đón đại biểu
- Khai mạc, triển khai phát biểu và thảo luận
- Ghi biên bản
- Bế mạc
3) Công việc sau hội họp:
- Hoàn thiện các văn kiện
- Thông báo cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp
- Lập hồ sơ cuộc họp
- Thanh quyết toán những chi phí cho cuộc họp
- Triển khai các nội dung đã được thông qua rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp
Các khâu chuẩn bị cuộc họp:
Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: Việc hội họp cần
phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề như: Tên buổi họp, thời gian họp, thành phần tham dự họp, địa điểm họp, phương tiện kỹ thuật phục vụ cho buổi họp, nội dung họp, các chương trình khác
Ngay từ khâu lên chương trình, kế hoạch hội họp đã cần phải trả lời cho một
số câu hỏi sau:
- Tại sao phải tổ chức hội họp? Nội dung hội họp là gì? Hội họp nhằm mục tiêu nào?
- Nội dung cần được chuẩn bị như thế nào? Có mấy báo cáo tham luận? Những ai sẽ lên phát biểu?
- Cần mời những ai? Những ai sẽ là người đồng tình? Có thể có những ý kiến phản đối nào? Trong trường hợp đó cần phản ứng ra sao?
- Hội họp sẽ được tổ chức như thế nào? Có chuẩn bị những điều kiện vật chất gì? Cần bao nhiêu kinh phí, lấy ở đâu? Huy động nguồn nhân lực nào?
- Sau hội nghị sẽ triển khai công việc như thế nào?
Quy định thành phần họp: Cần lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó
gửi giấy triệu tập hoặc giấy mời
Xác định thời gian họp: ngày giờ khia mạc cuộc họp, thời gian tiến hành
Lựa chọn và trang trí phòng họp: phòng họp cần đảm bảo đủ bàn ghế,
ánh sáng, âm thanh
Chuẩn bị các phương tiện làm việc: các tài liệu, các trang thiết bị như
máy ghi âm, loa đài
Trang 5 Làm và kịp thời gửi giấy mời: Giấy mời cần có nội dung như: người được
mời, nội dung họp, thời gian, địa điểm họp, thành phần họp, cacs giấy tờ cần thiết mang theo, yêu cầu nghỉ lại, các khả năng dịch vụ, dự kiến kinh phí
Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm văn kiện cho hội nghị
Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị
ND tiến hành cuộc họp Tại sao phải có những c/v sau cuộc họp?
Nội dung tiến hành cuộc họp:
Đón đại biểu: Đón đại biểu và phát tài liệu( nếu có).
Khai mạc, triển khai phát biểu và thảo luận.
- Trước lúc khai mạc cần tiến hành các nghi thức nhất định như chào cờ, tưởng niệm các anh hung liệt sĩ…
- Giới thiệu chủ tịch đòa, đoàn thư kí, các đại biểu tham dự
- Đọc diễn văn khai mạc hội họp (diễn văn cần ngắn gọn súc tích, rõ mục đích
tư tưởng hướng tới không bình luận, khẳng định những vấn đề có tính kết luận) Cuối bài diễn văn là lời chào mững và chúc thành công
- Trình bày báo cáo và tham luận
- Tiến hành thảo luận về những vấn đề đặt ra…
Ghi biên bản:
- Biên bản có thể trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc vào một thời gian nhất định sau đó Trong điều kiện cho phép có thể tiến hành hoàn thiện ngay các văn kiện có liên quan
Bế mạc:
- Báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận cuối cùng có thể diễn văn bế mạc
Phải có những công việc sau hội họp vì:
- Vi sau cuộc họp thường có các công việc như: “Hoàn thiện các văn kiện, thông báo cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp, Lập hố sơ cuộc họp, thanh quyết toán các chi phí cuộc họp, triển khai các nội dung” Nếu không
có các công việc sau cuộc họp thì những việc trên sẽ không xảy ra và kết quả cũng như mọi nội dung, vấn đề của cuộc họp sẽ bị quên lãng và mọi thứ
sẽ trở nên vô nghĩa
Các hình thức tổ chức hội họp (BTVN)
- Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo
- Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp, không công khai, hoặc mang tính chất nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc không nên hay chưa cần phổ biến rộng rãi
Lập kế hoạch chuẩn bị 1 cuộc họp (BTVN)
F TIẾP KHÁCH
Yêu cầu khi tiếp khách có khiếu nại:
- Nơi tiếp công dân tại đại điểm thuận tiện, khang trang lịch sự đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết
- Tại nơi tếp phải niêm yết ngày, giờ tiếp, nội quy tiếp, niêm yết quy trình, hướng dẫn công dân khiếu nại, tố cáo theo thủ tục pháp luật
- Các trụ sở tiếp dân phải được phối hợp tổ chức bảo vệ để đảm bảo an toàn, trật tự nơi tiếp công dân
- Nơi tiếp cần phải thuận tiện vào 1 địa điểm chung để công dân trực tiếp đến trình bày khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị được thuận tiện cho việc đi lại, dễ tìm
Trang 6- Cán bộ tiếp dân phải là người có phẩm chất tốt, liêm khiết, trung thực, có năng lực chuyên môn, am hiểu thực tế, nắm vững những chính sách của Đảng, pháp luật nhà nước, thực sự có nhiệt tình và trách nhiệm đối với nhiệm
vụ được giao
- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện việc tiếp để nghe,
xử lý và chỉ đạo giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiên nghị, phản ánh của công dân thuộc lĩnh vực mình QL
- CB tiếp dân chỉ được tiếp công dân khiếu nại tại công sở, không được tiếp tại nhà riêng
- Khi làm nhiệm vụ, cán bộ tiếp công dân phải mặc trang phục chỉnh tề, đeo thẻ công chức theo quy định, tự giới thiệu chức vụ của mình
- Khi tiếp cần lăng nghe, theo dõi đầy đủ nội dung nếu khiếu nại tốt cáo có căn
cứ đúng thẩm quyền của cơ quan mình phải giải quyết thì tiếp nhận đơn còn không thì hướng dẫn công dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền để giải quyết
- Khi tiếp CB có quyền từ chối trường hợp đã được kiểm tra xem xét Không tiếp những người say rượu, tâm thần vi phạm quy chế
- Khi nhận các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh chuyển đến thì thủ trưởng cơ quan phải xem xét giải quyết đúng thời hạn Nếu không đúng thời hạn sẽ bị xử lý và bị công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng
G CÔNG TÁC HẬU CẦN
Khái niệm: Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn
phòng cơ quan, đơn vị Làm tốt công tác hậu cần sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của cơ quan, tổ chức
Nhiệm vụ của CT hậu cần:
- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ
- Mua sắm, quản lý: bảo vẹ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục
- Quản lý chi tiêu tài chính thoe đúng chế độ, chính sách NN quy định
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới và với nhân dân
- Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại
Nội dung trong nghệ thuật công tác hậu cần:
- Cần biết quý trọng thời gian của người khác, khong nên để đối tác phải chờ đợi nhiều, mất thời gian vô ích
- Cần kết hợp sự công bằng và lịch lãm trong ứng xử, không gây căng thẳng
và có thái độ thô bạo
- Biết lắng nghe ý kiến của mọi người trong mọi hoàn cảnh
- Chọn hình thức ững xử thích hợp, không làm tổn thương danh dự của người
có lỗi
- Không nên hứa khi chưa tin chắc vào khả năng thực hiện
- Tránh thiên vị, phân biệt đối xử, gia đình chủ nghĩa
- Tránh ôm đồm, bao bện
- Tránh luộm thuộm, làm việc không khoa học, khai thác thong tin chậm chạp không hiệu quả
Trang 7- Tránh thái độ quan lieu cửa quyền, không lường trước hết các mỗi quan hệ của quan lý, thổi phồng quá mức những xung đột nảy sinh trong công việc
- Mỗi cán bộ công nhân viên công tác trong tổ chức văn phòng cần tang cường đoàn kết, đồng tâm hiệp lực cùng nhau phấn đấu cải tiến từng bước công tác hậu cần để phục vụ tốt nhất cho mọi hoạt động của cơ quan
Giải thích tại sao công tác hậu cần là một nghệ thuật? (BTVN)
H CÔNG TÁC VĂN THƯ
Khái niệm: Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục
vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý
Ý nghĩa:
- Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất cao và chất lượng đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc
và chế độ, đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ và chính xác
- Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ hoạt động của các cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác
- Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu chế tác và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản
- Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan phục vụ cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan
- Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ
Nội dung công tác văn thư:
Xây dựng và ban hành các văn bản với các công đoạn:
- Soạn thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, nhân bản
- Ký, ban hành văn bản
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
- Tổ chức và giải quyết văn bản đến
- Tổ chức chuyển giao văn bản đi
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
- Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
- Đóng dấu văn bản
- Quản lý và bảo quản con dấu
I CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
Quy trình xử lý VB đến và đi:
Quy trình xử lý vb đến:
1 Nhận Vb đến:
- Xem nhanh bì VB, kiểm tra xem có đúng địa chỉ và còn nguyên ven không
2 Sơ bộ phân loại bao bì VB:
- Loại không phải bóc bì: Thư riêng sách báo, bản tin, Vb mật…
- Loại bóc bì: Vb còn lại
3 Bóc bì VB
Trang 8- Vb có dấu “hỏa tốc” , “Thượng khẩn” , “Khẩn” bóc trước Không làm rách, mất địa chỉ, dấu bưu điện Đối chiếu số, kí tự, số lượng ngoài bì với văn bản trong bì nếu sai sót thì gửi lại
4 Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
5 Vào sổ đăng kí
- Ghỉ lại những thông tin cơ bản và đảm bảo nguyên tắc không trùng lặp, bỏ sót…
6 Trình VB
- Tùy theo chế độ văn thư của mỗi cư quan , Văn thư sẽ trình chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính… và xin ý kiến
7 Chuyển giao VB
- Chuyển giao đúng thời gian, địa điểm, đúng người nhận
8 Theo dõi việc giải quyết Vb đến
Quy trình xử lý vb đi:
1 Soát lại Vb:
- Kiểm tra thể thức đã đúng với quy định pháp luật chưa Nếu sai báo với người gửi để sửa chữa, bổ sung
2 Vào sổ đăng kí VB đi:
- Ghi số Vb – Ghi ngày tháng Vb – Đóng dấu
3 Chuyển Vb đi:
- Vb được chuyển trong ngày hoặc chậm nhất là hôm sau Những Vb khẩn phải làm thủ tục phát hành ngay sau khi nhận từ các đơn vị bộ phận
- Có thể gửi Vb qua bưu điện hoặc đưa đến địa chỉ nơi nhận
- Những VB mật hay quan trong cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra theo dõi
4 Sắp xếp lưu VB:
- Mỗi Vb đi phải lưu ít nhất 2 Vb Bản lưu phải là bản chính, tùy theo tính chất nội dung công việc mà lưu them 1 số bản sao nhất định
Các bước sxếp bảo lưu VB trong VB đến và đi:
VB đến:
Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến.
- Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới sô và ký hiệu, trích yếu hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản
- Số đến ghi vòa dấu đến phải khớp với s[s thứ tự trong sổ ghi Vb đến; ngày đến là ngyaf văn thư nhận Vb Số đến ghi lien tục từ 001 bắt đầu từ ngày
01-01 đến hết ngày 30-12 mỗi năm
Bước 5: Vào sổ đăng kí.
- Là sự ghi lại những thong tin cơ bản của VB , mục đích để năm được số lượng
VB, nội dung và đối tượng
- Khi đăng kí phải đảm bảo nguyên tắc: Không trùng lặp, bỏ sót, mỗi Vb đến chỉ đăng kí 1 lần
- Có thể sử dụng 3 hình thức VB đến là vào sổ dung thẻ hoặc dung máy vi tính
VB đi:
Bước 2: Vào sổ đăng kí Vb đi:
- Ghi số của Vb: Ghi số Vb theo từng loại nhất định
- Ghi ngày tháng của Vb: Vb gửi ngày nào thì ghi ngày ấy và gi trên đầu mỗi
Vb Riêng VB quy phạm pháp luật và Vb cá biệt thì được để ngày tháng là thời điểm ký ban hành
- Đóng dấu: Vb có chữ kí hợp lệ mới được dóng dấu
Trang 9Bước 4 : Sắp xếp lưu Vb:
- Mỗi Vb đi phải lưu ít nhất 2 Vb Bản lưu phải là bản chính, tùy theo tính chất nội dung công việc mà lưu them 1 số bản sao nhất định
- Tất cả các CB, CC phải có trách nhiệm giữ gìn bảo quản Hết giờ làm các Vb phải được cất vòa tủ khóa Kì nghỉ lễ phải niêm phong tủ đựng hố sơ…
Nguyên tắc của công tác lưu trữ, VB đến, VB đi:
Nguyên tắc QL công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ ở nước ta được QL theo nguyên tắc tập trung thống nhất thể hiện trên 2 mặt:
- Thứ nhất : Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia và bảo quản
trong mạng lưới các phòng kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương đặt dưới sự chỉ đạo thống nhất của cục lưu trữ nhá nước
- Thứ hai : Tập trung chỉ đạo một cách thống nhất về tổ chức cơ quan lưu trữ,
pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ
Nguyên tắc giải quyết và QL VB đến:
- Tất các các VB đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ksi vào sổ và QL thống nhất
- VB phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị, các nhân giải quyết
- Khi tiếp nhận, chuyển giao VB phải được bàn giao, kí nhận rõ ràng
- Khi giải quyết các VB đến phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo các quy định của nhà nước
Nguyên tắc giải quyết và QL VB đi:
- Mọi Vb di đều phải qua văn thư đăng kí, đóng dấu làm các thủ tục gửi đi
- Văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những Vb đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tảy xóa và phải kiểm tra thủ tục hành chính Đăng kí số, ngày tháng của Vb trước khi chuyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu
ND và hình thức QL VB nội bộ:
Nội dung:
- VB nội bộ là những VB, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan do chính cơ quan ban hành
- VB nội bộ bao gồm: các quyết điịnh nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ saoVB
Hình thức: (Quy trình):
- Mỗi loại Vb nội bộ cũng phải vào sổ sao đăng kí riêng và nêu rõ: Số, kí hiệu, ngày tháng kí, người kí, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, kí nhận Tương tự như VB đi:
B1: Soát lại VB B2: Vào sổ đăng kí VB đi B3: Chuyển Vb đi B4: Sắp xếp bản lưu VB.
- VB nội bộ được chuyển giao cũng phải vào sổ chuyển VB Cán bộ các đơn vị trong cơ quan khi nhận cũng phải kí nhận váo sổ chuyển giao VB.Các đơn vị,
bộ phận khi nhận được Vb nội bộ cũng tiến hành giải quyết như các VB đến khác:
B1: Nhận VB B2: Sơ bộ phận loại bao bì VB B3: Bóc bì VB B4: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến B5: Váo sổ đăng kí B6: Trình VB B7: Chuyển giáo VB B8: Theo dõi việc giải quyết Vb đến.
- VB nội bộ cũng được lưu như những VB khác
Trách nhiệm của văn thư trong QL và sử dụng con dấu:
Trang 10Tổ chức và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn thư, vì nó khẳng định giá trị pháp lý của các VB, thủ tục hành chính trong các quan hệ quản lý hành chính nhà nước
Văn thư có trách nhiệm sử dụng con dấu theo đúng chức năng luật định
Văn thư phải tuân thủ theo các nguyên tắc đóng dấu:
- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành VB
- Con dấu chỉ được đóng lên các VB, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền
- Không đóng dấu vào các VB không hợp lệ; không được đóng dấu khống chỉ hoặc VB chưa ghi nội dung
- Dấu được đóng rõ nét lên các VB và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái
- Mực dấu thống nhất dùng màu đỏ do bộ công an hướng dẫn
- Trường hợp có các bản phụ lục hay VB dự thảo thì đóng dấu treo
- Dấu đóng mờ phải được đóng lại
Văn thư phải thực hiện các chế độ quản lý con dấu:
- Con dấu khắc xong phải đăng kí lưu chuyển mẫu Khi sử dụng con dấu mới phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an
- Con dấu phải do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng giáo cho 1 người giữ và người đó phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu
- Con dấu phải được để lại cơ quan, đơn vị có giá để con dấu bảo quản trong két, tủ có khóa Không đem về nhà hoặc đi công tác
- Không làm biến dạng con dấu nếu làm mất sẽ bị truy tố trước pháp luật và
xử phạt hành chính
- Nghiêm cấm dùng con dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định
Quy trình lập hồ sơ công việc, làm rõ việc nộp, lưu hồ sơ:
• B1: Mở hồ sơ:
- Là việc Cán bộ được giáo nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu mỗi năm ghi tiêu đề hồ
sơ cần lập vào các bìa hồ sơ căn cứ vào bản danh mục hồ sơ của cơ quan
• B2: Phân loại Vb giấy tờ đưa vào các hồ sơ:
- Đặc trưng tên gọi: các VB có cùng tên gọi được xếp vòa 1 loại
- Đặc trưng vấn đề: Các Vb có cũng 1 nội dung được xếp vào 1 loại
- Đặc trưng tác giả: Các VB có cùng 1 tác giả được xếp vòa 1 loại
- Đặc trưng thời gian: Các VB được ban hành trong khaonrg thời gian nhất định được xếp làm 1 loại
- Đặc trưng giáo dịch: Các VB, tài liệu giao dịch với một cơ quan khác được xếp vòa cùng một hồ sơ
- Đặc trưng địa dư: Các VB có cùng 1 đại dư được xếp vào cũng 1 hồ sơ
• B3: Sắp xếp Vb, giấy tờ trong hồ sơ:
- Theo tên loại VB
- Theo thứ tự thời gian
- Theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn
- Theo tác giả kết hợp với thời gian
- Theo vấn đề kết hợp với thời gian
- Theo vần chữ cái của tên người hoặc địa phương
- Theo thứ tự số của VB
- Theo mức độ quan trọng của VB…
• B4: Biên mục hồ sơ:
- Biên mục hồ sơ gồm: biên mục bên trong và biên mục bên ngoài bìa
- Biên mục trong hố sơ: