Đề cương môn Hành chính văn phòng

- - - - -  HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG A TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG  Khái niệm: Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập Xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức  Chức văn phòng:  Chức tham mưu, tổng hợp: Tham mưu: bao hàm nội dung tham vấn Tổng hợp: thống kê , xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Việc thu thập, phân tích tổng hợp ý kiến cấp quản lý, người trợ giúp thực phận văn phòng Hoạt động mang tính chất tham vấn chuyên môn sâu nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn định tối ưu Mặt khác, kết tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ xác thông tin đầu vào đầu ra, kể thông tin phản hồi thu thập  Tham mưu cần có tổng hợp tổng hợp để tham mưu  Chức hậu cần: Các điều kiện vật chất yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường công việc quan, tổ chức Chúng phải quản lý, xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan, tổ chức Đó chức hậu cần –hoạt động quan trọng giúp nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức  Nhiệm vụ văn phòng Xây dựng chương trình công tác; bố trí, xếp chương trình làm việc quan Thu thập, xử lý, quản lý va tổ chức sử dụng thông tin; đề xuất, kiến nghị biện pháp thực phục vụ đạo điều hành thủ trưởng Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo VB quan ban hành Thực công tác văn thư – lưu trữ; giải quyết, tổ chức theo dõi việc giải văn thư tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; giúp quan tổ chức công tác thư từ, tiếp dân Quản lý tài theo chế độ Nhà nước định thủ trưởng Mua sắm trang thiết bị; xây dựng, sửa chữa, quản lý sở vật chất, phương tiện làm việc quan Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, trật tự an toàn quan; tổ chức phục vụ lễ nghi, khánh tiết, lễ tân, tiếp khách Thường xuyên kiện toàn máy, bước đại hóa công tác hành – văn phòng, đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp đơn vị chuyên môn cần thiết  Các cách tổ chức văn phòng: (BTVN) Thông thường, có ba hình thức tổ chức văn phòng áp dụng phổ biến: Tổ chức văn phòng theo hình thức tập trung: Chức xử lý thông tin hành hỗ trợ văn phòng tập trung văn phòng Các phận văn phòng phân công phụ trách mảng công việc theo loại dịch vụ hay nhóm dịch vụ Thường áp dụng tổng công ty hãng lớn  Tổ chức văn phòng theo hình thức phân tán: Các phòng ban tách  - - - riêng dựa theo chức có tính chuyên môn hóa Thường áp dụng quan, doanh nghiệp vừa nhỏ, phoàng ban chức làm tham mưu cho lãnh đạo Tổ chức văn phòng theo hình thức hỗn hợp: vừa tập trung vừa phân tán Thường áp dụng quan phủ, doanh nghiệp lớn có quy mô tổ chức phức tạp B TỔ CHỨC LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG  Khái niệm tổ chức lao động VP: Là việc nghiên cứu áp dụng kiến thức khoa học, nguyên lý nguyên tắc phân công lao động, hợp tác lao động, kỷ luật lao động, kích thích vật chất tinh thần lao động cho hiệu suất cao, hợp lý hóa lao động  Nội dung hoàn thiện tổ chức lao động VP: Thường xuyên trang bị, hoàn thiện nâng cao trình độ chuyên môn hành cho cán bộ, công chức Nghiên cứu, đánh giá ảnh hưởng môi trường xã hội hoạt động quan, đời sống, tâm tư nguyện vọng cán bộ, công chức Thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo, nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của cán bộ, công chức, điều hòa hoạt động lãnh đạo nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu công việc đơn vị nói riêng toàn quan nói chung Xây dựng phát triển có hiệu kế hoạch sở phối hợp, phát huy vài trò, chức phận đơn vị, tận dụng hết khả sáng tạo điều hành thực thi công vụ Đảm bảo đầy đủ sử dụng triệt để, có hiệu công cụ phương tiện làm việc Làm tốt luôn hoàn thiện, đổi công tác văn thư – lưu trữ  Ý nghĩa hoàn thiện tổ chức văn phòng: - Tạo tiền đề phát triển cho quan, tổ chức: Sự tồn phát triển quan, tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, có yếu tố liên quan mật thiết đến nội dung công tác văn phòng, mà trước hết việc thu thập, phân tích xử lý thông tin để có dự báo xác, đắn phục vụ cho việc quản lý, điều hành lãnh đạo quan, tổ chức - Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức Mọi thắng lợi hoạt động quan, tổ chức định lợi thông tin Nhưng việc thu thập, xử lý chuyển tải thông tin lại phụ thuộc vào phân giao trách nhiệm, lề lối phương pháp làm việc trình độ chuyên môn cán bộ, công chức văn phòng => tổ chức khoa học công tác văn phòng giảm bớt thời gian lãng phí ách tắc xử lý lưu chuyển thông tin - Tăng cường khả sử dụng nguồn lực: Các nguồn lực huy động, sử dụng cách có hiệu áp dụng phương thức tác động vận hành chúng cách khoa học - Thực tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng: Những chi phí hành văn phòng chiếm khoảng 5% -10% tổng chi phí cho hoạt động chung tính vào giá thành sản phẩm Việc giản bớt chi phí cần thiết việc thực công tác văn phòng đươc kiện toàn tối ưu hóa - Nâng cao suất lao động quan, tổ chức: Năng suất lao động chịu ảnh hưởng phụ thuộc nhiều vào nhiều yếu tố liên quan đến tổ chức máy, cấu, nguyên tắc vận hành máy đó, yếu tố người vật chất phục vụ vận hành yếu tố tổ chức cách khoa học góp phần nâng cao hiệu suất lao động  Vì tổ chức lao động văn phòng lại nâng cao suất lao động quan, tổ chức? (BTVN) C THÔNG TIN  Những yêu cầu thông tin quản lý: - - - Nội dung thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải tổ chức quản lý sử dụng theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Thông tin phải tập hợp thành khối theo mục đích sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin tránh tình trạng tải nhiễu thông tin không cần thiết Thông tin cần có tính xác (phản ánh kiện khách quan), đầy đủ đồng (phản ánh đầy đủ mặt kiện), tính dễ hiểu dễ tiếp thu (rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu, dễ đọc), tính kịp thời (kịp thời gian, thời điểm, thời cơ, thời tiết thời vụ) Thông tin cần tổ chức cách khoa học, sở tính toán nhu cầu cần thiết, phù hợp với khả vật chất, nhân lực quan, tổ chức nhằm mục tiêu phục vụ trực tiếp cho hoạt động thực tế quan, tổ chức D LẬP CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC  Căn xây dựng kế hoạch: - Các tiêu NN yêu cầu thực tế đặt giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ cụ thể quan Chủ trương, định cấp trực tiếp Kế hoạch năm quan Ngoài ra, vào: Tình hình giao dịch với quan khác Sự trưởng thành phát triển tổ chức công sở Sự thay đổi nhân (lãnh đạo biên chế nói chung) Tiến khoa học kỹ thuật thực trạng cải tiến chất lượng công việc Những biến động trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt động quan E TỔ CHỨC HỘI HỌP  Khái niệm hội họp: Là hình thức hoạt động quan tiếp xúc - - có tổ chức mục tiêu tập thể nhằm định vấn đề thuộc thẩm quyền thảo luận ý kiến để tư vấn, kiến nghị  Quy trình tổ chức hội họp: 1) Chuẩn bị hội họp: Xác định mục đích, tính chất nội dung họp: Việc hội họp cần phải đưa vào lịch chương trình làm việc để có chuẩn bị nội dung chu đáo Trong kế hoạch hội họp cần nêu rõ vấn đề như: Tên buổi họp, thời gian họp, thành phần tham dự họp, địa điểm họp, phương tiện kỹ thuật phục vụ cho buổi họp, nội dung họp, chương trình khác Quy định thành phần họp: Cần lập danh sách cụ thể để vào gửi giấy triệu tập giấy mời Xác định thời gian họp: ngày khia mạc họp, thời gian tiến hành -         Lựa chọn trang trí phòng họp: phòng họp cần đảm bảo đủ bàn ghế, ánh sáng, âm Chuẩn bị phương tiện làm việc: tài liệu, trang thiết bị máy ghi âm, loa đài Làm kịp thời gửi giấy mời Chuẩn bị việc ghi biên làm văn kiện cho hội nghị Kiểm tra lần cuối tổng thể công việc chuẩn bị 2) Tiến hành họp: Đón đại biểu Khai mạc, triển khai phát biểu thảo luận Ghi biên Bế mạc 3) Công việc sau hội họp: Hoàn thiện văn kiện Thông báo cho quan hữu quan kết họp Lập hồ sơ họp Thanh toán chi phí cho họp Triển khai nội dung thông qua rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp  Các khâu chuẩn bị họp: Xác định mục đích, tính chất nội dung họp: Việc hội họp cần phải đưa vào lịch chương trình làm việc để có chuẩn bị nội dung chu đáo Trong kế hoạch hội họp cần nêu rõ vấn đề như: Tên buổi họp, thời gian họp, thành phần tham dự họp, địa điểm họp, phương tiện kỹ thuật phục vụ cho buổi họp, nội dung họp, chương trình khác Ngay từ khâu lên chương trình, kế hoạch hội họp cần phải trả lời cho số câu hỏi sau: - Tại phải tổ chức hội họp? Nội dung hội họp gì? Hội họp nhằm mục tiêu nào? - Nội dung cần chuẩn bị nào? Có báo cáo tham luận? Những lên phát biểu? - Cần mời ai? Những người đồng tình? Có thể có ý kiến phản đối nào? Trong trường hợp cần phản ứng sao? - Hội họp tổ chức nào? Có chuẩn bị điều kiện vật chất gì? Cần kinh phí, lấy đâu? Huy động nguồn nhân lực nào? - Sau hội nghị triển khai công việc nào? Quy định thành phần họp: Cần lập danh sách cụ thể để vào gửi giấy triệu tập giấy mời Xác định thời gian họp: ngày khia mạc họp, thời gian tiến hành Lựa chọn trang trí phòng họp: phòng họp cần đảm bảo đủ bàn ghế, ánh sáng, âm Chuẩn bị phương tiện làm việc: tài liệu, trang thiết bị máy ghi âm, loa đài Làm kịp thời gửi giấy mời: Giấy mời cần có nội dung như: người mời, nội dung họp, thời gian, địa điểm họp, thành phần họp, cacs giấy tờ cần thiết mang theo, yêu cầu nghỉ lại, khả dịch vụ, dự kiến kinh phí Chuẩn bị việc ghi biên làm văn kiện cho hội nghị Kiểm tra lần cuối tổng thể công việc chuẩn bị  ND tiến hành họp Tại phải có c/v sau họp?  Nội dung tiến hành họp: • Đón đại biểu: Đón đại biểu phát tài liệu( có) • Khai mạc, triển khai phát biểu thảo luận - - - Trước lúc khai mạc cần tiến hành nghi thức định chào cờ, tưởng niệm anh liệt sĩ… Giới thiệu chủ tịch đòa, đoàn thư kí, đại biểu tham dự Đọc diễn văn khai mạc hội họp (diễn văn cần ngắn gọn súc tích, rõ mục đích tư tưởng hướng tới không bình luận, khẳng định vấn đề có tính kết luận) Cuối diễn văn lời chào mững chúc thành công Trình bày báo cáo tham luận Tiến hành thảo luận vấn đề đặt ra… • Ghi biên bản: Biên trình sau kết thúc họp vào thời gian định sau Trong điều kiện cho phép tiến hành hoàn thiện văn kiện có liên quan • Bế mạc: Báo cáo tổng kết, đưa kết luận cuối diễn văn bế mạc  Phải có công việc sau hội họp vì: Vi sau họp thường có công việc như: “Hoàn thiện văn kiện, thông báo cho quan hữu quan kết họp, Lập hố sơ họp, toán chi phí họp, triển khai nội dung” Nếu công việc sau họp việc không xảy kết nội dung, vấn đề họp bị quên lãng thứ trở nên vô nghĩa  Các hình thức tổ chức hội họp (BTVN) - Hội họp thức: tổ chức công khai, theo định lãnh đạo Hội họp không thức: tổ chức diện hẹp, không công khai, mang tính chất nội nhằm bàn bạc vấn đề quan trọng có nội dung bí mật không nên hay chưa cần phổ biến rộng rãi  Lập kế hoạch chuẩn bị họp (BTVN) F TIẾP KHÁCH  Yêu cầu tiếp khách có khiếu nại: - - - - Nơi tiếp công dân đại điểm thuận tiện, khang trang lịch đảm bảo điều kiện vật chất cần thiết Tại nơi tếp phải niêm yết ngày, tiếp, nội quy tiếp, niêm yết quy trình, hướng dẫn công dân khiếu nại, tố cáo theo thủ tục pháp luật Các trụ sở tiếp dân phải phối hợp tổ chức bảo vệ để đảm bảo an toàn, trật tự nơi tiếp công dân Nơi tiếp cần phải thuận tiện vào địa điểm chung để công dân trực tiếp đến trình bày khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị thuận tiện cho việc lại, dễ tìm Cán tiếp dân phải người có phẩm chất tốt, liêm khiết, trung thực, có lực chuyên môn, am hiểu thực tế, nắm vững sách Đảng, pháp luật nhà nước, thực có nhiệt tình trách nhiệm nhiệm vụ giao Thủ trưởng quan, đơn vị có trách nhiệm thực việc tiếp để nghe, xử lý đạo giải khiếu nại, tố cáo, kiên nghị, phản ánh công dân thuộc lĩnh vực QL CB tiếp dân tiếp công dân khiếu nại công sở, không tiếp nhà riêng Khi làm nhiệm vụ, cán tiếp công dân phải mặc trang phục chỉnh tề, đeo thẻ công chức theo quy định, tự giới thiệu chức vụ - - Khi tiếp cần lăng nghe, theo dõi đầy đủ nội dung khiếu nại tốt cáo có thẩm quyền quan phải giải tiếp nhận đơn không hướng dẫn công dân đến quan có thẩm quyền để giải Khi tiếp CB có quyền từ chối trường hợp kiểm tra xem xét Không tiếp người say rượu, tâm thần vi phạm quy chế Khi nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh chuyển đến thủ trưởng quan phải xem xét giải thời hạn Nếu không thời hạn bị xử lý bị công khai phương tiện thông tin đại chúng G CÔNG TÁC HẬU CẦN  Khái niệm: Hậu cần hai chức chủ yếu văn - - phòng quan, đơn vị Làm tốt công tác hậu cần góp phần nâng cao hiệu quan, tổ chức  Nhiệm vụ CT hậu cần: Cung cấp điều kiện, phương tiện, sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực nhiệm vụ Mua sắm, quản lý: bảo vẹ, bảo dưỡng trang thiết bị quan, đảm bảo cho hoạt động quan tiến hành liên tục Quản lý chi tiêu tài thoe chế độ, sách NN quy định Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động quan Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối đơn vị với quan cấp trên, cấp ngang, cấp với nhân dân Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập diện mạo quan trang nghiêm, văn minh, đại  Nội dung nghệ thuật công tác hậu cần: Cần biết quý trọng thời gian người khác, khong nên để đối tác phải chờ đợi nhiều, thời gian vô ích Cần kết hợp công lịch lãm ứng xử, không gây căng thẳng có thái độ thô bạo Biết lắng nghe ý kiến người hoàn cảnh Chọn hình thức ững xử thích hợp, không làm tổn thương danh dự người có lỗi Không nên hứa chưa tin vào khả thực Tránh thiên vị, phân biệt đối xử, gia đình chủ nghĩa Tránh ôm đồm, bao bện Tránh luộm thuộm, làm việc không khoa học, khai thác thong tin chậm chạp không hiệu Tránh thái độ quan lieu cửa quyền, không lường trước hết quan hệ quan lý, thổi phồng mức xung đột nảy sinh công việc Mỗi cán công nhân viên công tác tổ chức văn phòng cần tang cường đoàn kết, đồng tâm hiệp lực phấn đấu cải tiến bước công tác hậu cần để phục vụ tốt cho hoạt động quan  Giải thích công tác hậu cần nghệ thuật? (BTVN) H CÔNG TÁC VĂN THƯ  Khái niệm: Công tác văn thư toàn trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý quan Mục đích công tác văn thư đảm bảo thông tin cho quản lý  Ý nghĩa: - Giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng, xác, có suất cao chất lượng đường lối, sách, nguyên tắc - - chế độ, đảm bảo quản lý công việc quan chặt chẽ xác Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ hoạt động quan cách đầy đủ, kịp thời xác Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu chế tác trang thiết bị dùng trình xây dựng ban hành văn Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan phục vụ cho hoạt động kiểm tra, tra, đánh giá hoạt động quan Góp phần giữ gìn tài liệu giá trị lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin khứ, tiền đề công tác lưu trữ  Nội dung công tác văn thư:  Xây dựng ban hành văn với công đoạn: Soạn thảo văn Duyệt văn Đánh máy, nhân Ký, ban hành văn  Tổ chức quản lý giải văn hoạt động quan: Tổ chức giải văn đến Tổ chức chuyển giao văn Tổ chức giải quản lý văn nội Tổ chức giải quản lý văn mật Tổ chức công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ  Tổ chức quản lý sử dụng dấu: Đóng dấu văn Quản lý bảo quản dấu CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ  Quy trình xử lý VB đến đi:  Quy trình xử lý vb đến: Nhận Vb đến: Xem nhanh bì VB, kiểm tra xem có địa nguyên ven không Sơ phân loại bao bì VB: Loại bóc bì: Thư riêng sách báo, tin, Vb mật… Loại bóc bì: Vb lại Bóc bì VB Vb có dấu “hỏa tốc” , “Thượng khẩn” , “Khẩn” bóc trước Không làm rách, địa chỉ, dấu bưu điện Đối chiếu số, kí tự, số lượng bì với văn bì sai sót gửi lại Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến Vào sổ đăng kí Ghỉ lại thông tin đảm bảo nguyên tắc không trùng lặp, bỏ sót… Trình VB Tùy theo chế độ văn thư cư quan , Văn thư trình chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính… xin ý kiến Chuyển giao VB Chuyển giao thời gian, địa điểm, người nhận Theo dõi việc giải Vb đến  Quy trình xử lý vb đi: Soát lại Vb: Kiểm tra thể thức với quy định pháp luật chưa Nếu sai báo với người gửi để sửa chữa, bổ sung Vào sổ đăng kí VB đi: I - - - - - - - - - - - Ghi số Vb – Ghi ngày tháng Vb – Đóng dấu Chuyển Vb đi: Vb chuyển ngày chậm hôm sau Những Vb khẩn phải làm thủ tục phát hành sau nhận từ đơn vị phận Có thể gửi Vb qua bưu điện đưa đến địa nơi nhận Những VB mật hay quan cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra theo dõi Sắp xếp lưu VB: Mỗi Vb phải lưu Vb Bản lưu phải chính, tùy theo tính chất nội dung công việc mà lưu them số định  Các bước sxếp bảo lưu VB VB đến đi:  VB đến: Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến Dấu đến đóng rõ ràng thống vào khoảng trống sô ký hiệu, trích yếu khoảng trống tác giả tiêu đề văn Số đến ghi vòa dấu đến phải khớp với s[s thứ tự sổ ghi Vb đến; ngày đến ngyaf văn thư nhận Vb Số đến ghi lien tục từ 001 ngày 0101 đến hết ngày 30-12 năm Bước 5: Vào sổ đăng kí Là ghi lại thong tin VB , mục đích để năm số lượng VB, nội dung đối tượng Khi đăng kí phải đảm bảo nguyên tắc: Không trùng lặp, bỏ sót, Vb đến đăng kí lần Có thể sử dụng hình thức VB đến vào sổ dung thẻ dung máy vi tính  VB đi: Bước 2: Vào sổ đăng kí Vb đi: Ghi số Vb: Ghi số Vb theo loại định Ghi ngày tháng Vb: Vb gửi ngày ghi ngày gi đầu Vb Riêng VB quy phạm pháp luật Vb cá biệt để ngày tháng thời điểm ký ban hành Đóng dấu: Vb có chữ kí hợp lệ dóng dấu Bước : Sắp xếp lưu Vb: Mỗi Vb phải lưu Vb Bản lưu phải chính, tùy theo tính chất nội dung công việc mà lưu them số định Tất CB, CC phải có trách nhiệm giữ gìn bảo quản Hết làm Vb phải cất vòa tủ khóa Kì nghỉ lễ phải niêm phong tủ đựng hố sơ…  Nguyên tắc công tác lưu trữ, VB đến, VB đi:  Nguyên tắc QL công tác lưu trữ: - - - Công tác lưu trữ nước ta QL theo nguyên tắc tập trung thống thể mặt: Thứ nhất: Tập trung toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia bảo quản mạng lưới phòng kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương đặt đạo thống cục lưu trữ nhá nước Thứ hai: Tập trung đạo cách thống tổ chức quan lưu trữ, pháp chế lưu trữ nghiệp vụ lưu trữ  Nguyên tắc giải QL VB đến: Tất các VB đến phải qua văn thư quan để đăng ksi vào sổ QL thống VB phải chuyển qua thủ trưởng quan, chánh văn phòng trưởng phòng hành trước phân phối cho đơn vị, nhân giải - - - - - - Khi tiếp nhận, chuyển giao VB phải bàn giao, kí nhận rõ ràng Khi giải VB đến phải đảm bảo yêu cầu: Nhanh chóng, xác giữ gìn bí mật theo quy định nhà nước  Nguyên tắc giải QL VB đi: Mọi Vb di phải qua văn thư đăng kí, đóng dấu làm thủ tục gửi Văn thư tiếp nhận để phát hành Vb đánh máy quy định, sẽ, không sửa chữa, tảy xóa phải kiểm tra thủ tục hành Đăng kí số, ngày tháng Vb trước chuyển phận đánh máy nhân số lượng thời gian yêu cầu  ND hình thức QL VB nội bộ:  Nội dung: VB nội VB, giấy tờ, sổ sách sử dụng nội quan quan ban hành VB nội bao gồm: điịnh nhân sự, thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ saoVB  Hình thức: (Quy trình): Mỗi loại Vb nội phải vào sổ đăng kí riêng nêu rõ: Số, kí hiệu, ngày tháng kí, người kí, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, kí nhận Tương tự VB đi: B1: Soát lại VB  B2: Vào sổ đăng kí VB  B3: Chuyển Vb  B4: Sắp xếp lưu VB VB nội chuyển giao phải vào sổ chuyển VB Cán đơn vị quan nhận phải kí nhận váo sổ chuyển giao VB.Các đơn vị, phận nhận Vb nội tiến hành giải VB đến khác: B1: Nhận VB  B2: Sơ phận loại bao bì VB  B3: Bóc bì VB  B4: Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến  B5: Váo sổ đăng kí  B6: Trình VB  B7: Chuyển giáo VB  B8: Theo dõi việc giải Vb đến - VB nội lưu VB khác  Trách nhiệm văn thư QL sử dụng dấu: Tổ chức sử dụng dấu nhiệm vụ quan trọng công tác văn thư, khẳng định giá trị pháp lý VB, thủ tục hành quan hệ quản lý hành nhà nước  Văn thư có trách nhiệm sử dụng dấu theo chức luật định  Văn thư phải tuân thủ theo nguyên tắc đóng dấu: Nội dung dấu phải trùng với tên quan ban hành VB Con dấu đóng lên VB, giấy tờ sau có chữ ký cấp có thẩm quyền Không đóng dấu vào VB không hợp lệ; không đóng dấu khống VB chưa ghi nội dung Dấu đóng rõ nét lên VB trùm lên 1/3 chữ ký bên trái Mực dấu thống dùng màu đỏ công an hướng dẫn Trường hợp có phụ lục hay VB dự thảo đóng dấu treo Dấu đóng mờ phải đóng lại  Văn thư phải thực chế độ quản lý dấu: Con dấu khắc xong phải đăng kí lưu chuyển mẫu Khi sử dụng dấu phải nộp lại dấu cũ cho quan công an Con dấu phải thủ trưởng quan chánh văn phòng giáo cho người giữ người phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc giữ đóng dấu - - - - - - Con dấu phải để lại quan, đơn vị có giá để dấu bảo quản két, tủ có khóa Không đem nhà công tác Không làm biến dạng dấu làm bị truy tố trước pháp luật xử phạt hành Nghiêm cấm dùng dấu giả, sử dụng dấu không quy định  Quy trình lập hồ sơ công việc, làm rõ việc nộp, lưu hồ sơ: • B1: Mở hồ sơ: Là việc Cán giáo nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu năm ghi tiêu đề hồ sơ cần lập vào bìa hồ sơ vào danh mục hồ sơ quan • B2: Phân loại Vb giấy tờ đưa vào hồ sơ: Đặc trưng tên gọi: VB có tên gọi xếp vòa loại Đặc trưng vấn đề: Các Vb có nội dung xếp vào loại Đặc trưng tác giả: Các VB có tác giả xếp vòa loại Đặc trưng thời gian: Các VB ban hành khaonrg thời gian định xếp làm loại Đặc trưng giáo dịch: Các VB, tài liệu giao dịch với quan khác xếp vòa hồ sơ Đặc trưng địa dư: Các VB có đại dư xếp vào hồ sơ • B3: Sắp xếp Vb, giấy tờ hồ sơ: Theo tên loại VB Theo thứ tự thời gian Theo trình tự giải vấn đề thực tiễn Theo tác giả kết hợp với thời gian Theo vấn đề kết hợp với thời gian Theo vần chữ tên người địa phương Theo thứ tự số VB Theo mức độ quan trọng VB… • B4: Biên mục hồ sơ: Biên mục hồ sơ gồm: biên mục bên biên mục bên bìa Biên mục hố sơ: + Đánh số tờ nhằm cố định trật tự xếp VB +Viết mục lục VB + Viết tờ kết thúc Biên mục bìa hố sơ: + Viết tên quan đơn vị tổ chức + Ghi kí hiệu hồ sơ theo danh mục lập + Ghi tiêu đề hồ sơ theo dự kiến danh mục + Ghi ngày tháng bát đầu kết thúc, số lượng tờ thời hạn bảo quản • B5: Đóng quyển: Cần đóng để cố định hồ sơ cần lưu ý kiểm tra toàn tình trạng hồ sơ, đóng hố sơ bền, không đóng bẳng vật liệu kim loại • B6: Nộp lưu hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với mục lục hồ sơ, kiểm tra thiếu đủ, xém xét hồ sơ cần yêu cầu đơn vị nộp lưu bổ sung cho đủ, xem xét hồ sơ cần yêu cầu đpn vị nộp lưu bổ sung cho đủ, kí nhận vào mục lục, trả lại đơn vị nộp lưu bản, lựu phòng lưu trữ quan phòng văn thư nơi J CÔNG TÁC LƯU TRỮ:  Khái niệm: Công tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình -  - - - hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết  Chức năng: Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ quan Tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực tốt đường lối, chủ trương, sách nhiệm vụ trị Đảng pháp luật Nhà nước đề giai đoạn Thực tốt chức bảo quản tạo tiền đề thực chức tổ chức sử dụng tài liệu  Tính chất: Tính mật: tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật NN, kẻ thù dùng thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo nhằm chống phá NN mặt => đảm bảo an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng yêu cầu đòi hỏi nghiêm khắc công tác lưu trữ từ TW đến địa phương Tính khoa học: tài liệu lưu trữ chứa đựng khối lượng thông tin lớn nhiều mặt đời sống xã hội, trị đất nước Để đảm bảo an toàn tổ chức sử dụng hiệu đòi hỏi khâu nghiệp vụ cần tiến hành theo phương pháp khoa học, có tính hệ thống Tính chất nghiệp vụ: tài liệu lưu trữ gắn liền với với ngành, lĩnh vực cụ thể hoạt động kinh tế, xã hội đất nước  ND công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: - Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ - Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, thực nghiêm túc quy chế xuất nhập tài liệu - Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên để phát hư hỏng - Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu bao gồm: + Chất lượng nguyên liệu trình chế tác + Điều kiện thiên nhiên khắc nhiệt loại côn trùng hủy hoại tài liệu… + Điều kiện bảo quản sử dụng [...]... tài liệu phông lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ cơ quan Tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương, chính sách và những nhiệm vụ chính trị của Đảng và pháp luật của Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn Thực hiện tốt chức năng bảo quản tạo tiền đề thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu  Tính chất: Tính cơ mật: tài liệu lưu trữ chứa đựng rất nhiều bí mật của NN,... công tác lưu trữ từ TW đến địa phương Tính khoa học: tài liệu lưu trữ chứa đựng rất 1 khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt trong đời sống xã hội, chính trị của đất nước Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả đòi hỏi các khâu nghiệp vụ cần tiến hành theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống Tính chất nghiệp vụ: tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với với từng ngành, lĩnh vực cụ thể trong