đề thi hết môn hành chính văn phòng×câu hỏi trắc nghiệm môn hành chính văn phòng×đề thi trắc nghiệm môn hành chính văn phòng×câu hỏi môn hành chính văn phòng×đề thi môn hành chính văn phòng×đề cương ôn tập môn hành chính văn phòng
Trang 1Môn Quản trị HCVP
Phần I: Lý thuyết
Câu 1: Phân tích chức năng cơ bản của văn phòng trong doanh nghiệp? Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị của doanh nghiệp?
Chức năng cơ bản của văn phòng trong doanh nghiệp:
a) Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo.
Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chứcnăng quan trọng nhất của văn phòng Căn cứ vào các quyết định hay chủ trươngcủa lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xâydựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyếtđịnh đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế Trong quá trình tổ chức thựchiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiệnviệc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao vềtiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện,thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh Bên cạnh đó việc đápứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lựckhác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kếhoạch đó đạt hiệu quả cao nhất
b) Chức năng tổng hợp - tham mưu.
Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:
Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong
việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơquan, tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũngnhư các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi,nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệptheo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo Các thông tin đó được phân tích,
xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tớicác đơn vị theo Quy chế hoạt động các nguồn tin Thông qua các thông tin của vănphòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơquan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó cónhững biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợplý
Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn
phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý vàđiều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức Trên cơ sở thông tin đã đượcthu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi
Trang 2quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúplãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giảiquyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành.Chẳng hạn trong việc quản lý cơ quan, doanh nghiệp, trên cơ sở các quy định củapháp luật và tình hình thực tế, văn phòng cùng với các đơn vị chức năng tham mưucho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quy trình nghiệp vụ như quytrình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình tuyển dụng, quy trìnhkiểm soát… Tất cả các quy định đó nếu được xây dựng và tổ chức thực hiện chặtchẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trong công tác quản lý và điều hànhcủa lãnh đạo Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên môn khác, văn phòng cũng
là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyênmôn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo Điều đócho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan trọng của văn phòng các cơquan, tổ chức
Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể táchrời Tổng hợp là cơ sở của tham mưu Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể cócác biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý,phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệuquả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thôngtin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn
c) Chức năng hậu cần, quản trị
Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vậtchất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trangthiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất Để thực hiện công việcnày, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch muasắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khácphục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo công tác lễtân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiếnhành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan,doanh nghiệp
Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị:
Trang 3Câu 2: Đánh giá vai trò, chức năng của nhà quản trị hành chính văn phòng trong doanh nghiệp? Theo anh chị nhà quản trị cần những tiêu chuẩn nào?
Vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng:
- Là một vị trì chủ yếu trong việc tập hợp xử lý, lưu trữ, thu hồi và phân phối thông tin Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định,
nhiệm vụ của nhà quản trị là ra quyết định đối với những thông tin chính xác để truy cập và hiện hành ở mức chi phí thấp nhất
Chức năng của nhà quản trị hành chính văn phòng:
- Nhà Quản trị HC-VP: trước tiên phải là nhà quản trị Tức là phải hoàn thành 4
chức năng nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hànhchính văn phòng của mình
Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có các tiêu chuẩn sau:
- Là một nhà tri thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo
chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
- Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
- Có khả năng giảng dạy hướng dẫn cho nhân viên hành chính văn phòng và toàn thể nhân viên trong toàn công ty
- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mới
- Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề củanhân viên
- Có óc khôi hài, giúp làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn, căng thẳng
- Có khả năng thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới
Câu 3: Hãy phân tích nội dung chính của công tác quản trị văn phòng và các nhiệm vụ (nghiệp vụ) văn phòng của doanh nghiệp?
Đó là công việc hành chính đơn thuần
như xử lý công văn, soạn thảo văn bản,
giao dịch điện thoại Do các nhân viên
HCVP thực hiện Họ làm việc với giấy
tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng
Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, đó chính là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Họ làm việc với con người và các ý tưởng
Trang 4* Phân tích nội dung chính của công tác quản trị văn phòng
a)Khái niệm về Quản trị hành chính văn phòng:
Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểmsoát các hoạt động xử lý thông tin
b) Các chức năng quản trị HCVP:
- Hoạch định công việc hành chính
- Tổ chức công việc hành chính
- Lãnh đạo công việc hành chính
- Kiểm soát công việc hành chính
- Thực hiện dịch vụ hành chính
Như vậy, Quản trị HC-VP trước hết phải thực hiện các chức năng quản trị(phòng, ban nào cũng có), và bổ sung thêm chức năng dịch vụ hành chính (chỉ có ởphòng hành chính)
Hoạt động của DN ví như 1 chiếc xe ô tô, thì các chức năng dịch vụ HCVP là 4bánh xe
* Các nhiệm vụ (nghiệp vụ) văn phòng của doanh nghiệp :
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trìnhđó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơquan;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáotình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục
vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng
- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo vănbản của cơ quan ban hành
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn
vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các vănthư, tờ trình đó;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ,tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chứckhác;
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạnmức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng,nghiệp vụ;
- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vậtchất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần chohọat động và công tác của cơ quan;
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơquan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân,tiếp khách một các khoa học và văn minh
Trang 5- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên trong vănphòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ dẫn và hướngdẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khicần thiết
Câu 4: Phân tích các nguyên tắc của điều hành công tác hành chính văn phòng? Tại sao trên thực tế các nhà quản trị thường gặp khó khăn khi điều hành? Phân tích ưu nhược điểm của từng phương thức điều hành văn phòng?
- Điều hành là phải đảm bảo cho nhân viên thuộc quyền thực hiện tốt nhất các
công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chhung của tổ chức
Nguyên tắc điều hành:.
- Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế
- Mệnh lệnh điều hành phaỉ được truyền đạt kịp thời, chính xác
+ Nội dung mệnh lệnh liên quan đến lợi ích của các thành viên trong tổ chức, cơquan và khi nó được thực hiện thành công sẽ làm cho nhiều người phấn khởi
+ Có tính khả thi
+ Đúng với pháp luật, quy chế cho phép
+ Có tính thực tế, nghĩa là có căn cứ, theo đúng kế hoạch đã được xem xét cẩnthận
+Được giải thích rõ ràng, cụ thể về phương thức thực hiện, thời gian hoàn thành
- Phải đảm bảo sự hài hoà và có thể hỗ trợ cho nhau trong khuôn khổ mục tiêuchung của cơ quan, đơn vị: các mục tiêu đề ra không phải bao giờ cũng thốngnhất, vì vậy Lãnh đạo quản lý phải có đủ uy quyền cần thiết, có các thông tin; cấpdưới phải có tinh thần kỷ luật Mọi thành viên có quyền đóng góp sáng kiến đểthực hiện mục tiêu nhưng phải trong khuôn khổ mục tiêu chung và tôn trọng mụctiêu của đơn vị khác; phải có chương trình hoạt động, làm việc thống nhất
- Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng: thủ tục làphương tiện giúp cho việc điều hành được thống nhất theo những quy trình cầnthiết Nó giúp cho việc điều hành không tuỳ tiện (nhưng nếu quá câu nệ thủ tục sẽdẫn đến tình trạng công việc không được giải quyết kịp thời) Thủ tục điều hành đề
ra phải khoa học, phù hợp với thực tế hoạt động của cơ sở
- Tránh vi phạm thẩm quyền (Vì sẽ dẫn tới sự rối loạn trong điều hành công việc)
Tại sao trên thực tế các nhà quản trị thường gặp khó khăn khi điều hành?
………Khó quá tự xử ………
Các phương thức điều hành công việc hành chính
Trang 6a/ Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục” :
- Là quá trình thiết lập những nguyên tắc và qui trình phù hợp nhằm giải quyếtnhững công việc Khi giải quyết các công việc liên quan cần tuân thủ các nguyêntắc và thủ tục đã ban hành
- Đây là phương thức đặc trưng của hành chính
- Nguyên tắc: là những điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải quyết công việc
- Thủ tục: là trình tự về không gian và thời gian giải quyết những nhóm công việcnhất định, mang tính ổn định và bắt buộc
- Quy trình: là những luồng công việc được thiết kế theo tính đặc thù củanhữngcông việc đó, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
* Ưu điểm:
- Tạo tính nề nếp trật tự
- Tạo khả năng tư vận hành
-Thay đổi hoạt động nhanh chóng
* Khuyết điểm:
- Khả năng giải quyết sự cố kém
- Dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ
- Tâm lý chờ đợi văn bản
- Vấn đề giấy tờ gia tăng
c/ Điều hành thông qua ủy quyền & phân quyền : dựa vào cơ cấu tổ chức bộ
máy để phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc.Đây là phương thứctạo ra độ linh hoạt cao cho hệ thống
- Mức độ phân quyền
- Trách nhiệm
- Kiểm soát phân quyền
d/ Điều hành thông qua nhóm “hoạt động” (nhóm đặc nhiệm) : là phương thức
tạo nhóm hoạt động giải quyết những vụ việc nhất định, khi công việc kết thúcnhóm tự giải tán,
Xu hướng ngày càng được sử dụng vì
- Mục tiêu rõ ràng
Trang 7- Trách nhiệm và độ tự quản cao
- Khai thác tiềm năng nhân viên
Câu 5: Phân tích vai trò, chức năng của kiểm tra trong tiến trình quản trị hành chính văn phòng? Anh chị hãy nêu các mức độ và phương pháp cơ bản được áp dụng trong quá trình kiểm tra công tác văn phòng?
Khái niệm kiểm tra công tác văn phòng:
- Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức Kiểm tra nhằm mục đích:
a Kiểm tra chiến lược (Strategic con trol):
Bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến khả năng tồntại của các kế hoạch chiến lược , do các cấp quản trị cao cấp thực hiện Thời gianthực hiện: hàng quý, 6 tháng, hàng năm
Yếu tố môi trường được phân thành 2 loại chính:
- Môi trường vĩ mô: yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, sự phát triển của KHKT, yếu
tố tự nhiên… Nhà quản trị hầu như không thay đổi được các yếu tố vĩ mô
- Môi trường vi mô: khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhà môi giới…Nhà quản trị có thể thay đổi được các yếu tố vi mô nhằm đem lại lợi ích lâu dài vàtối ưu cho tổ chức
b Kiểm tra chiến thuật (Tactical control):
- Đánh giá việc thực hiện các kế hoạch chiến thuật ở các bộ phận chuyên môn, giám sát kết quả theo định kỳ và chấn chỉnh khi cần thiết Do nhà quản trị trung gian thực hiện hàng tuần và hàng tháng
c Kiểm tra tác vụ, tác nghiệp (Operational control):
- Giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ, giám sát các kế hoạch hàng ngày và tiến hành các hoạt động sửa sai theo yêu cầu.Do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện
Phương pháp kiểm tra: 11 phương pháp
- Thanh tra: xem xét, nghiên cứu và đánh giá tình hình
Trang 8- Kiểm tra ngân sách: một công cụ tốt nhất cho việc kiểm tra
- Kiểm tra tập trung: vào một vấn đề cụ thể
- Kiểm tra biểu mẫu
- Kiểm tra bằng máy móc
- Kiểm tra chính sách
- Kiểm tra các thủ tục
- Kiểm tra hồ sơ văn bản
- Kiểm tra các bản tường trình, báo cáo
- Kiểm tra bằng các tiêu chuẩn
- Kiểm tra bằng lịch công tác
Câu 6: Phân tích cơ cấu tổ chức văn phòng thường được áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay?
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng:
a Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) :
- Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính): Chánh VP là người điều hànhchung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác VP, chỉ đạo một số công việc quantrọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hoànchỉnh các dự thảo VN quan trọng, công tác cơ yếu…
- Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Trưởng phòng HC)
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đềcao trách nhiệm quản lý trong VP và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng
b Các bộ phận trực thuộc Văn phòng :
- Bộ phận hành chính,văn thư :
+ Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn bảntrong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp;
+ Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết
+ Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt độngcủa văn thư
- Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ
trương, đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan; + Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động;+ Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp thờicho thủ trưởng và đề xuất phương án giải quyết
- Bộ phận lưu trữ :Thực hiện công tác lưu trữ
+ Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ;
+ Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Bộ phận Quản trị :
+ Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của
cơ quan, doanh nghiệp;
Trang 9+ Sửa chữa , quản lý, sử dụng các phương tiện vật chất có hiệu quả
- Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan )
- Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ …
Câu 7: Văn phòng doanh nghiệp thường bao gồm những không gian nào? Trình bày ưu, nhược điểm cho từng phương thức tổ chức không gian văn phòng của doanh nghiệp? Là nhà quản trị văn phòng anh (chị) căn cứ vào những yếu tố nào để xác định không gian làm việc văn phòng của doanh nghiệp?
Văn phòng doanh nghiệp thường bao gồm những không gian:
* Văn phòng “mở”:
- Hiện nay các cơ quan, Doanh nghiệp có xu hướng sắp xếp hệ thống văn phòng
mở Các phòng ban được ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong, các ô vuông cao khoảng 2m…
- Ưu điểm:
+ Tiết kiệm chi phí diện tích;
+ Dễ giám sát quản lý;
+ Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa nhân viên và công việc;
+ Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng;
+ Dễ thay đổi khi cần thiết
* Văn phòng “đóng”:
Hệ thống văn phòng đóng được ngăn cách bởi các phòng riêng
- Ưu điểm :
+ Đảm bảo tính an toàn, bí mật, sự riêng tư
+ Phù hợp với công việc đòi hỏi tập trung cao
- Nhược điểm:
+ Chiếm diện tích
+ Tăng chi phí trong việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng
+ Khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc
Để xác định không gian làm việc văn phòng của doanh nghiệp cần căn cứ
vào:
- Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan: trụ sở cơ quanphải thể hiện được bộ mặt cơ quan, tương thích với vị trí, tuy nhiên không phôtrương quá mức làm lãng phí tiền của đối với cơ quan nhà nước Các cơ quan cầnsắp xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc và phương tiện hiện có để phục vụcông việc
- Tính thuận lợi phục vụ công việc: môi trường xung quanh thích hợp
Trang 10(không quá ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (luôn được hoàn thiện, cải tiến)phục vụ cho công vụ và sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức và tạo ra một tâm lýtích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ, nhân viên cũngnhư giữa họ và nơi làm việc
- Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt lập, cần trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị
- Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận
- Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc
- Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố tác động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc…
- Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác
Câu 8: Hãy trình bày tóm tắt các hoạt động chính của công tác văn thư? Nêu quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi và nguyên tắc quản lý con dấu của doanh nghiệp?
- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổchức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
- Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý Những tàiliệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng là phương tiện thiết yếu bảo đảmcho hoạt động cơ quan có hiệu quả
Quy trình xử lý văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Quy trình xử lý văn bản đi:
Trang 11- Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng của văn bản; Ngày tháng được đề là ngày thời điểm ký ban hành văn bản
- Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); văn bản phải có
chữ kí của người có thẩm quyền mới được đóng dấu Không đóng dấu khống vào giấy trắng, dấu đóng phải rõ ràng, đúng quy định
- Bước 3: Đăng ký văn bản đi: vào sổ đầy đủ, chính xác, rõ từng cột mục.
- Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn
bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh
- Bước 5: Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản
lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản l|u trong hồ sơ Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp thứ tự đăng ký Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loạigiấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu
Quản lí và sử dụng co dấu trong công tác văn thư :
* Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người
có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người cóthẩm quyền
-Không được đóng dấu khống chỉ
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quyđịnh
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chứchoặc tên của phụ lục
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành
Câu 9: Giám đốc doanh nghiệp có dự định thực hiện dự án hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng, là nhà quản trị văn phòng, anh (chị) hãy đưa ra các tư vấn, tham mưu cần thiết cho giám đốc để quá trình hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng của doanh nghiệp có hiệu quả.
Trang 12 Mục tiêu của hiện đại hoá văn phòng:
- Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức
- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thôngtin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức
- Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoátkhỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sángtạo của mỗi Cán bộ công nhân viên chức trong VP, tìm kiếm các giải pháp tối ưu
để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất
- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng
Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng:
- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng
- Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụngmạng LAN, internet, wireless…
- Trang bị các thiết bị hiện đại như máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi
âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí sức lực,đem lại năng suất cao trong hoạt động
- Không ngừng hoàn thiện kỹ năng và nghiệp vụ
Câu 10: Anh (chị) hãy cho biết các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn địa điểm văn phòng?
- Khối lượng công việc: Là lý do quan trọng nhất,
- Quy mô của tổ chức (số lượng nhân viên, giá trị tài sản thuê mướn, mục đích, thái
độ của ban lãnh đạo với công việc giấy tờ…)
- Số lượng vị trí: Tại đó tổ chức hoạt động Khi các đơn vị của tổ chức trải rộng ởkhu vực lớn thì cần đặt văn phòng ở vị trí trung tâm
- Khoảng trống để mở rộng: Cần được xem xét khi đặt văn phòng cho phù hợp vớinhu cầu phát triển của tổ chức
- Chi phí: Là yếu tố quan trọng Cần chọn địa điểm có chi phí phù hợp với tổ chức,xem xét các yếu tố hỗ trợ khác
- Những ảnh hưởng đến vị trí: Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến vị trí Đặt vănphòng trong thành phố lớn: Bất lợi là chi phí cao Tuy nhiên, yếu tố thuận lợi lạinhiều hơn (nhân lực có trình độ, thông tin…).Đặt văn phòng trong một thị trấnnhỏ: Chú ý các yếu tố dịch chuyển dân cư, yếu tố phù hợp ngành nghề, nhân lực…Tuy vậy, thuân lợi là có khoảng không để mở rộng
Câu 11: Anh (chị) hãy cho biết tầm quan trọng của việc hoạch định công việc văn phòng Phân tích và cho ví dụ minh họa.
Tầm quan trọng của việc hoạch định: