Báo Cáo Thực Tập Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Văn Phòng Phẩm Hồng Hà

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG Khái quát quá trình phát triển của công ty qua 3 thời kỳ như sau: * Thời kỳ xây dựng 1959 -> 1996 Năm 1960 Nhà máy đi vào hoạt động chính th

Mục lục

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CễNG TY CỔ PHẦN VĂN PHềNG PHẨM

HỒNG HÀ 1

1.1 Lịch sử hỡnh thành và phỏt triển 1

1.1.1 Từ khi thành lập đến Cổ phần hoá 1

1.1.2 Từ khi Cổ phần hoá đến nay 2

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý hoạt động kinh doanh và phõn cấp quản lý tài chớnh 3

1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ mỏy Quản lý 3

1.2.2 Đặc điểm phõn cấp quản lý tài chớnh 12

1.3 Đặc điểm về sản phẩm thị trường tiờu thụ của Cụng ty 12

1.3.1 Đặc điểm về sản phẩm 12

1.3.2 Về thị trường tiêu thụ: 13

PHẦN 2: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CễNG TY CỔ PHẦN VĂN PHềNG PHẨM HỒNG HÀ 14

2.1 Đặc điểm lao động Kế toỏn và tổ chức bộ mỏy kế toỏn 14

2.1.1 Đặc điểm lao động Kế toỏn 14

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty Cổ phần Văn Phũng Phẩm Hồng Hà 16

2.2 Đặc điểm tổ chức nội dung chế độ kế toỏn 19

2.2.1 Khỏi quỏt chung về chế độ kế toỏn 19

2.2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toỏn 20

2.2.3 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn 20

2.2.4 Đặc điểm tổ chức về sổ kế toỏn Cụng ty 23

2.2.5 Đặc điểm tổ chức bỏo cỏo kế toỏn 24

2.3 Đặc điểm kế toỏn trờn 1 số phần hành chủ yếu 25

2.3.1 Đặc điểm kế toỏn Tài sản cố định 25

2.3.2 Đặc điểm kế toán doanh thu tiêu thụ 25

Phần 3: Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán tại công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà 26

3.1 Về phân công lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán 26

3.1.1 Về phân công lao động kế toán 26

3.1.2 Về tổ chức bộ máy kế toán 26

3.2 Về tổ chức vận dụng chế độ kế toán/ 26

3.2.1 Tổ chức vận dụng chứng từ 26

3.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản 27

3.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách 27

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG

Khái quát quá trình phát triển của công ty qua 3 thời kỳ như sau:

* Thời kỳ xây dựng (1959 -> 1996)

Năm 1960 Nhà máy đi vào hoạt động chính thức đến 1965 để tạo điều kiệnphát triển thuận lợi hơn trong sản xuất kinh doanh, Nhà máy đã chuyển toàn bộphân xưởng sản xuất các loại đinh gim, cặp giấy về cho ngành công nghiệp HàNội, quản lý Năm 1972 Nhà máy chuyển bộ phận sản xuất bút chì cho Nhà máy

gỗ Cầu Đuống Năm 1981 bút Nhà máy sát nhập vào Nhà máy Kim Anh Vĩnh

Phỳ gọi chung là Nhà mỏy Văn Phũng Phẩm Hồng Hà, toàn bộ mỏy múc thiết bịcủa Nhà mỏy Kim Anh do Trung Quốc viện trợ Tại thời điểm này Nhà mỏychia thành 3 bộ phận sản xuất: Phõn xưởng tạp phẩm, Phõn xưởng nhựa, Phõnxưởng kim loại Năm 1991 cũng là năm chuyển sang nền kinh tế thị trường phảisản xuất kinh doanh độc lập, Nhà mỏy thiếu vốn trầm trọng Do đú vay vốn tớndụng nhiều, lói suất hàng năm rất lớn, đõy là thời điểm Nhà mỏy gặp khú khănnhất Năm 1996 sau khi trở thành thành viờn của Tổng Cụng ty Giấy Việt Nam,Tổng Cụng ty đó cú biện phỏp tớch cực để giỳp đỡ nhà mỏy thỏo gỡ khú khănnhư tạo vốn, cho mua trả chậm làm cho tỡnh hỡnh bớt khú khăn hơn.

* Thời kỳ (1997 – 2005)

Nhà mỏy đổi tờn thành Cụng ty Văn Phũng Phẩm Hồng Hà.Trải qua hơn 40năm tồn tại và trưởng thành, Cụng ty đó khụng ngừng phỏt triển sản xuất mởrộng quy mụ sản xuất cả chiều rộng lẫn chiều sõu Cụng ty tiếp tục triển khainhiều biện phỏp để tỡm kiếm thị trường cú hiệu quả và cú uy tớn với khỏch hàngtrong nước và quốc tế Sản phẩm của Cụng ty được người tiờu dựng liờn tụcbỡnh chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao và được nhà nước trao tặng huõnchương Lao động Hạng ba (1960,1962) và một số bằng khen của Thành Phố, BộCụng Nghiệp, Tổng Cụng ty Giấy Việt Nam

* Thời kỳ (2005 – 2009)

Cụng ty Văn Phũng Phẩm Hồng Hà chuyển đổi thành Cụng ty Cổ phầnVăn Phũng Phẩm Hồng Hà theo Quyết định số 272/QĐ BCN ngày 25/08/2005của Bộ Cụng Nghiệp (nay là Bộ Cụng Thương và hoạt động theo Giấy chứngnhận đăng ký kinh doanh 0103010462 ngày 28/12/2005 do Sở Kế hoạch và Đầu

tư Thành phố Hà Nội cấp,thỡ vốn điều lệ của Cụng ty là 47.190.000.000đ

1.1.2 Từ khi Cổ phần hoá đến nay

Từ khi chuyển đổi sang Cụng ty Cổ phần đến nay hoạt động kinh doanh

của Công ty luôn được giữ vững và có sự tăng trưởng vững chắc, khẳng địnhđược thương hiệu trên thị trường phấn đấu mức tăng trưởng năm sau cao hơnnăm trước bảo toàn và phát triểnvốn cổ tức ngày càng cao đời sống vật chất tinhthần của cán bộ công nhân viên được cải thiện Có thể thấy điều này qua một sốchỉ tiêu mà Công ty đã đạt được trong năm 2006 – 2007 như sau:

Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2007 (ĐVT: triệu đồng)

6 Lãi cơ bản trên cổ phiếu (đồng) 2119 2218 2515

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh và phân cấp quản lý tài chính.

1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy Quản lý.

* Mô hình, bộ máy quản lý của Công ty được thiết lập theo mô hình trựctuyến

* Đại Hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty

Quyết định phương hướng, nhiệm vụ phát triển và kế hoạch kinh doanhhàng năm, thông qua điều lệ bầu, bãi nhiệm thành viên Hội đồng Quản trị và bầuBan kiểm soát qua Nghị quyết của Đại Hội nhiệm kỳ và năm tài chính

*Hội đồng Quản trị: là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả

các quyền nhân danh của Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại Hội đồng

cổ đông Có nhiệm vụ quản trị Công ty theo điều lệ, các quy chế của Công ty và

Nghị quyết của Đại Hội đồng cổ đông, giám sát hoạt động của Giám đốc điềuhành và cán bộ quản lý, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dàihạn hàng năm của Công ty trên cơ sở các mục tiêu chiến lược do Đại Hội cổđông thông qua và thực hiện các quyền nhiệm vụ khác được quy định trong điều

lệ của Công ty và Luật Doanh Nghiệp

* Ban Kiểm Soát

Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc và cáccán bộ quản lý khác trong công việc quản lý điều hành Công ty, kiểm tra tínhhợp pháp, hợp lý, tính trung thực và mức cẩn trọng trong quản lý điều hành hoạtđộng sản xuất kinh doanh trong công tác tổ chức kế toán, thống kê, thẩm địnhbáo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm, báo cáođánh giá công tác quản lý của Hôị Đồng Quản trị và trình lên Đại Hội đồng cổđông tại cuộc họp thường niên Chịu trách nhiệm trước Đại Hội cổ đông vềnhững Báo cáo kết luận của mình

* Giám đốc điều hành: Giám đốc điều hành là đại diện theo Pháp luật của

Công ty Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh củatoàn Công ty theo điều lệ quy chế quản lý điều hành hoạt động của Công ty vàpháp luật, chịu sự giám sát của Hội §ồng Quản trị và chịu trách nhiệm trướcHéi §ång Qu¶n trÞ, pháp luật để thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao

* Phòng tổ chức hành chính Công ty.

Thực hiện công tác tổ chức, quản lý cán bộ quản trị hành chính, quản lýmạng lưới kinh doanh lao động tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, quản lývăn thư, lưu trữ tài liệu đối nội đối ngoại, lập phương án về tổ chức bộ máycán bộ quản lý về bảo hiểm xã hội và giải quyết mọi chế độ chính sách chongười lao động, an toàn về lao động, phòng cháy chữa cháy, an ninh chínhtrị trong Công ty

* Phòng kế toán tài chính.

Phòng kế toán tài chính có chức năng và nhiệm vụ:

+ Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo dõi đối tượng và nội dungcông việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

+ Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính các nghĩa vụ thu, nộp,thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản,phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về tài chính kế toán, phân tíchthông tin số liệu tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị vàquyết định kinh tế, tài chính của đơn vị

+ Lập phương án giám sát quản lý bộ phận vật tư tiền vốn, hàng hoá, tàisản của công ty với mục tiêu huy động và sử dụng vốn có hiệu quả, b¶o toàn vàphát triển vốn

+ Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo đúng quy định của pháp luật

* Phòng kinh doanh:

Tìm hiểu, nghiên cứu và khai thác các mặt hàng kinh doanh, thị trườngtiêu thụ nội địa và nước ngoài xây dựng phương án kinh doanh, đề xuất Giámđốc điều hành ký kết các hợp đồng mua, bán, tổ chức, thực hiện, theo dâi báocáo tiến độ các phương án kinh doanh trên cơ sở các hợp đồng đã ký, mục tiêukinh doanh đạt hiệu quả cao, hoàn thành các chỉ tiêu, nhiệm vụ của Công tygiao

* Phòng kế hoạch thị trường.

Tham mưu, giúp việc cho Hội §ồng Quản trị, Giám đốc trong lĩnh vựcđịnh hướng chiến lược kinh tế, quy hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và ngắnhạn Tham mưu về công tác đầu tư (đầu tư ngắn hạn, đầu tư chiều sâu, vốn tựcó) để nâng cao năng lực sản xuất, tiết kiệm và hiệu quả trong đầu tư kinhdoanh Tổ chức thực hiện công tác thống kê, phân tích và tổng hợp tình hình

hoạt động kinh tế trong Công ty.

Nghiên cứu thị trường và dự đoán tình hình biến động của Công ty, thammưu định hướng chiến lược tiêu thụ sản phẩm Thực hiện các công việc do Lãnhđạo Công ty giao phó

Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Văn Phòng Phẩm Hồng Hà.

Hội Đồng Quản Trị Ban Kiểm Soát

* Tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Công ty Cæ phÇn V¨n Phßng PhÈm Hồng Hà có nhiệm vụ sản xuất các loạimặt hàng Văn Phßng PhÈm như bút máy các loại, bút bi các loại, chai nhựa, mũnhựa, mũ pin Ngoài ra, để tận dụng nguồn nhân lực hiện có và phát huy tối đacông suất của máy móc, thiết bị Công ty còn sản xuất các sản phẩm khác như:Theo đơn đặt hàng

Hiện nay Công ty Cæ phÇn V¨n Phßng PhÈm Hồng Hà có ba phân xưởngchính:

- Phân xưởng kim loại

- Phân xưởng nhựa (trước gọi là phân xưởng bút máy 1)

- Phân xưởng Văn phòng phẩm (VPP) (trước gọi là phân xưởng bút máy 2)

Là nơi trực tiếp sản xuất các mặt hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu của

xã hội và được tiêu thụ ngay

Các phân xưởng này chịu sự quản lý của Phó Giám đốc kỹ thuật và cónhiệm vụ như sau:

+ Phân xưởng kim loại: Chuyên sản xuất các sản phẩm như mũ pin, thiết bị

đo điện và các sản phẩm phụ kim loại khác

+ Phân xưởng nhựa: Chuyên sản xuất các sản phẩm như chai Pet, các bộphận của cây bút, dụng cụ học sinh (thước kẻ, eke )

+ Phân xưởng VPP: Chuyên lắp ráp các chi tiết tại các phân xưởng đã sảnxuất ra sản phẩm hoàn chỉnh và nhập kho

Quy trình công nghệ sản xuất tại Công ty được khép kín trong từngphân xưởng và sản phẩm được tạo ra từ nhiều công đoạn với quy trình sảnxuất phù hợp

* Công nghệ sản xuất bút máy:

Một cây bút gồm nhiều bộ phận tách rời nhau: Thân, nắp, cổ, ống mực,

lưỡi gà, đinh vít Do vậy nguyên vật liệu cần để sản xuất bút máy là nhựa cácloại, các chi tiết thành phẩm gia công tại các phân xưởng thoa từng chức năng

đó được chuyển về phân xưởng VPP để lắp ráp

Sơ đồ 2 Công nghệ sản xuất bút máy

* Công nghệ sản xuất bút bi:

Tương tự như bút máy, bút bi được sản xuất riêng từng chi tiết tại cácphân xưởng sau đó lắp ráp lại Nguyên vật liệu đÓ s¶n xuất bút bi, bút dạ bi lànhựa còn đầu bi, mực bi được cung cấp từ bên ngoài

ép nhựa

Thân, nắp, cổ ống mực , lưỡi gà

Kiểm phụ tùng nhựa Lắp rápViết trònLắp thành phầmKiểm nghiệm

Phụ tùng kim loại Toán

Sơ đồ 3 Công nghệ sản xuất bút máy

ép nhựaNguyên liệu nhựa

Lắp thành phẩm

In chữ dán đềCần trang tríKiểm nghiệm

Giao kho

* Công nghệ sản xuất chai nhựa:

Nhựa Pet sau khi trộn màu theo yêu cầu của khách hàng được sấy khô, quamáy ép phun có sẵn khuân định hình sản phẩm tạo thành phôi Phôi sau khikiểm nghiệm, sấy khô và qua máy thổi thành chai

Sơ đồ 4 Công nghệ sản xuất chai nhựa

* Công nghệ sản xuất mũ pin:

Nguyên liệu kim loại mua về dưới dạng tấm, được cắt băng qua cán và ủ dẻmềm, dễ gia công Sau khi ủ, dập và in chữ, qua khâu kiểm nghiệm sẽ được mạtrang trí Mạ bằng cách ngâm trong hoá chất từ 1 đến 2 giờ Kiểm nghiệm lại mạsau đó đóng gói và nhập kho Hiện nay mũ pin là mặt hàng sản xuất ổn địnhnhất của Công ty, công ty vẫn thường xuyên cung cấp mũ pin cho Công ty pinVăn Điển với khối lượng lớn

Sơ đồ 5 Công nghệ sản xuất mũ pin

Giao kho

1.2.2 Đặc điểm phõn cấp quản lý tài chớnh.

Việc phõn cấp quản lý tài chớnh của Cụng ty bao gồm lập cỏc kế hoạch tàichớnh dài hạn và ngắn hạn, đồng thời quản lý cú hiệu quả vốn hoạt động thựccủa Cụng ty Cỏc cụng cụ dựng trong việc lập kế hoạch thường là Bỏo cỏo thunhập chiếu lệ, Bỏo cỏo lưu chuyển tiến độ phõn tớch tỡnh hỡnh ngõn quỹ và chiếnlược giỏ cả, Báo cáo kết quả kinh doanh

Cỏc chỉ tiờu tài chớnh chủ yếu của Cụng ty Cổ Phần Văn Phũng Phẩm Hồng Hà Đơn vị tính triệu đồng

kệ, tỳi, cặp, ba lụ giữa cỏc loại mặt hàng phải khỏc nhau về kiểu dỏng, màu sắc

từ đú đũi hỏi cụng ty phải phõn thành từng loại khỏc nhau Đặc biệt khi xuất bỏncho khỏch hàng phải đồng đều về màu sắc, độ bền để cú nhịp độ sản xuất đềuđặn, quanh năm Cụng ty tiến hành lờn kế hoạch sản xuất quanh năm cú sự thayđổi cơ cấu sản phẩm theo mựa vụ cho phự hợp Tuy nhiờn dự trữ là một vấn đềkhỏ quan trọng, một thuận lợi là đặc trưng sản phẩm của Cụng ty dễ bảo quản,khụng bị ảnh hưởng thời tiết, khụng khớ, thời gian Từ đú việc kiểm tra số lượng

thực tế khi kiểm kê nhanh chóng đảm bảo yêu cầu quản lý cả số lượng và chấtlượng.

1.3.2 Về thị trường tiªu thô: §ể giữ vững mức độ tăng trưởng Công ty đã

xây dựng và duy trì sự ổn định toàn bộ hệ thống cơ sỏ và mạng lưới bán hàngtrên khắp cả nước với hơn 6000 đại lý và cửa hàng áp dụng kịp thời hàng loạt

Các biện pháp tiêu thụ nhằm mở rộng thị trường và tăng thị phần củaCông ty Kết hợp đồng bộ việc phân tích dự báo nhu cầu thị trường, tăng cườngkhuếch trương thương hiệu quảng bá sản phẩm với việc xây dựng và thực hiện

kế hoạch tiến độ sản xuất để đảm bảo cung cấp đủ hàng cho thị trường Vì vậy,thương hiệu Hồng Hà vẫn giữ vững danh hiệu “ Sao vàng đất Việt” mạnh dongười tiêu dùng bình chọn

PHẦN 2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ

2.1 Đặc điểm lao động Kế toán và tổ chức bộ máy kế toán.

2.1.1 Đặc điểm lao động Kế toán

Nhân sự bộ phận Kế toán toàn Công ty gồm 9 người trong đó có 7 Kế toán

Công tác tại Phòng Kế toán năm 1984

- Hoàng Thị Xuân Mai

Tuổi: 30

Tốt nghiệp trường Trung Học Kinh Tế Hà nội

Hệ chính quy Năm 1999

Chuyên ngành: Kế toán

Công tác tại Phòng Kế toán năm 2002

- Nguyễn Thị Minh Tuyết

Hệ: Chính quy:

Chuyên ngành: Kế toán N ăm 2005

- Đoàn Trung Hiếu

Chuyên ngành: Tài chính Ngân hµng

Công tác tại phòng Kế toán 2007

 Kế toán trưởng: ( Trưởng phòng)

Là người chịu trách nhiệm quản lý vốn và tài sản của Công ty và là ngườiphụ trách chung tổ chức điều hành mọi hoạt động của hệ thống kế toán toànCông ty tham mưu và giúp Giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác Kếtoán tài chính, thống kê đồng thời thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động

Kế toán tài chính trong toàn Công ty theo đúng chế độ Nhà nước quy định Lậpphương án giám sát quản lý toàn bộ tiền vốn, hàng hoá vật tư, tài sản Công tyvới mục tiêu bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh đạt hiệu quả nhất

Cuối mỗi tháng, quý, năm, kiểm tra báo cáo quyết toán tài chính của bộphần Văn phòng Công ty, tổng hợp thành báo cáo tài chính, báo cáo thuyết trình

về tình hình tài chính của Công ty trực tiếp gửi ban Giám đốc có các quyết địnhkinh doanh đúng hướng Chịu trách nhiệm từ Giám đốc về số liệu Báo cáo tàichính thống kê

 Kế toán tổng hợp: ( Phó phòng)

Hàng tháng kiểm tra số hiệu kê khai thuế đầu vào, đầu ra của các bộ phậnđơn vị đã kế khai, tập hợp và lập bảng kê khai thuế gi¸ trÞ gia t¨ng của Công ty,hàng quý lập bảng kê khai thuế thu nhËp doanh nghiÖp tạm trích, cuèi năm lậpquyết toán thuế thu nhËp doanh nghiÖp nộp lên cục thuế Ngoài ra còn hạch toántheo dõi các loại thuế khác

Hàng tháng kiểm tra chứng từ hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến công

nợ nội bộ Theo dõi và đối chiếu công nợ với các đơn vị cuối mỗi tháng

Kiểm tra đối chiếu số liệu của các nhân viên kế toán điều chỉnh hạch