PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NGÀNH IN SIC

MỤC LỤCLỜI CẢM ƠNiDANH MỤC BẢNGivDANH MỤC BIỂU ĐỒvDANH MỤC TỪ VIẾT TẮTviiPHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU11.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài11.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu11.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước11.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước21.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài31.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài31.4.1 Đối tượng nghiên cứu31.4.2 Phạm vi đề tài nghiên cứu31.5 Phương pháp nghiên cứu đề tài41.6 Kết cấu khóa luận4PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NGÀNH IN SIC62.1 Cơ sở lý luận62.1.1 Tổng quan về PTTK hệ thống62.1.2 Tổng quan về quản lý nhân sự142.2 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC162.2.1. Giới thiệu chung về công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC162.2.2 Phân tích thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC162.2.3. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC18PHẦN 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NGÀNH IN SIC203.1 Mô tả bài toán quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC203.1.1 Mô tả bài toán203.1.2 Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống203.1.3 Các yêu cầu của hệ thống213.2 Phân tích hệ thống223.2.1 Xác định các tác nhân, đặc tả hệ thống223.2.2 Vẽ biểu đồ usecase tổng quát243.2.3 Biểu đồ lớp tổng quát353.2.3Biểu đồ trạng thái373.2.4 Biểu đồ hoạt động383.3 Thiết kế hệ thống413.3.1 Biểu đồ lớp chi tiết413.3.2 Biểu đồ triển khai423.3.3 Thiết kế giao diện423.4. Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống443.4 Một số kiến nghị cho đề tài nghiên cứu44KẾT LUẬN44

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian nghiên cứu và hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp, ngoài sự cốgắng của bản thân em còn nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cô,cùng ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC

Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn cô ThS.Đinh Thị Hà - Giảng viên bộ

môn Tin học Thương Mại, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã hướng dẫn tận tình, chỉbảo em trong suốt thời gian thực hiện đề tài để em có thể hoàn thành tốt khóa luận tốtnghiệp này

Em xin được gửi lời tri ân tới các thầy cô giáo Trường Đại học Thương Mại, đặcbiệt là các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã cho em có cơ hội học tập vàtiếp thu những kiến thức để chuẩn bị nền tảng tốt cho công việc sau này

Em cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban lãnh đạo cùng toànthể nhân viên trong công ty xuất nhập khẩu ngành SIC đã tạo mọi điều kiện cho emtìm hiểu, nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập để em có thể nắm bắt được nhữngkiến thức thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận với tất cả sự nổ lực của bản thân,nhưng có sự hạn chế về kiến thức nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót Emkính mong quý Thầy Cô chỉ bảo và giúp đỡ để bài khóa luận được hoàn thiện hơn.Cuối cùng, em xin gửi tới quý thầy cô lời chúc sức khỏe, chúc thầy cô luôn luônmạnh khỏe, vui vẻ để tiếp tục cống hiến và giúp đỡ các thế hệ sinh viên tiếp theo

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 27 tháng 04 năm 2016

Sinh viên thực hiện Vương Thị Thảo

MỤC LỤC

Bảng 3.3 Kịch bản cho use case “Thêm hồ sơ

NV”

kê thông tin cá nhân của nhân viên”

kê thông tin lương của nhân viên”

Bảng 3.10 Kịch bản cho use case “Tìm kiếm

thông tin cá nhân của nhân viên”

Bảng 3.11 Kịch bản cho use case “Tìm kiếm

thông tin lương của nhân viên”

Bảng 3.12 Kịch bản cho use case “Tìm kiếm

chấm công của nhân viên”

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

kê

Biểu đồ 3.8 Biểu đồ trạng thái lớp hợp đồng lao

động

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của

HTTTHình 2.2 Thực trạng tình hình sử dụng phần

mềm quản lý nhân sự trông công ty

sự cho công ty Hình 3.1 Giao diện đăng nhập hệ thống quản

lý nhân sự

-Quản lý Lương

-Chức năng tìm kiếm

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài

Ngày nay, cả thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang chuyển mình đi lên và tiếpnhận những thành tựu khoa học mới Và trên thực tế, chúng ta đã được chứng kiến sựphát triển vô cùng to lớn của công nghệ thông tin và tầm quan trọng của nó trong các

tổ chức xã hội cũng như trong tất cả các doanh nghiệp Việc ứng dụng công nghệthông tin trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặt bởi nó giúp thu thập, xử lýthông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả

Được thành lập năm 2006, công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC sau gần 10

năm hoạt động đã liên tục mở rộng thị phần trên khắp cả nước, hình thành hệ thốngkhách hàng từ Bắc vào Nam và vươn lên trở thành một trong những công ty hàng đầu

về cung cấp vật tư cho ngành in

Ngoài những thành công ban đầu đó, công ty đang ngày một mong muốn pháttriển mạnh mẽ hơn nữa trong tương lai, mở thêm nhiều chi nhánh hơn nữa ở tất cả cáctỉnh thành của đất nước Vì lẽ đó, số lượng nhân lực sẽ ngày một tăng và ắt hẳn sẽ gặpphải không ít khó khăn do sự bất cập trong quản lý nhân sự như việc phải mất nhiềuthời gian, công sức, tiền của cho công tác quản lý nhân sự Mà trên thực tế cho thấy,quản lý nhân sự có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chứcbởi nó giúp ta nhận biết được một tổ chức hoạt động tốt hay không tốt, thành công haykhông thành công Tuy nhiên việc quản lý nhân sự không phải là việc đơn giản Trongquá trình quản lý nhân sự luôn gặp phải những vấn đề khó khăn như việc quản lý nhân

sự bằng thủ công, sổ sách rất hay có sự nhầm lẫn, tốn thời gian hay việc số lượng nhân

sự, đội ngũ nhân sự luôn luôn thay đổi mà việc cập nhật hồ sơ không rõ ràng sẽ khiếncho việc tìm kiếm thông bị cản trở, thiếu chính xác Vì vậy, công ty muốn phát triểntốt thì ắt hẳn phải có HTTT quản lý nhân sự Hệ thống thông tin thiết kế ra sẽ làmgiảm được chi phí cũng như tăng độ chính xác, độ nhanh nhạy cho công tác quản lýnhân sự tại công ty

1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước

Hệ thống quản lý nhân sự xuất hiện từ rất lâu và mang đến hiệu quả rất lớn nâng caonăng suất làm việc trong tổ chức, doanh nghiệp Trong những năm qua đã có rất nhiều

hệ thống quản lý nhân sự mới hiệu quả hơn thay thế những phầm mềm quản lý nhân

sự cũ, những phát sinh trong hệ thống nhân sự không ngừng được nghiên cứu và cảitiến nhằm nâng cao tốc độ, tính bảo mật, hiệu quả trong việc quản lý nhân sự Có rấtnhiều phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá cao của trên thế giới phải kể đến nhưgói quản trị nguồn lực (Enterprise Resrouce Planning - ERP), hệ thống chấm công,nghỉ phép (E-Roster), hệ thống quản lý thông tin nhân viên (Personnel Information),

hệ thống tính lương (Payroll)

1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

Trên thế giới phần mềm quản lý nhân sự đã xuất hiện từ lâu và được thực hiên rộngrãi Tuy nhiên phần mềm quản lý nhân sự mới được biết đến nhiều ở nước ta trongkhoảng hơn chục năm trở lại đây cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin Vìvậy, đến nay phần mềm quản lý nhân sự đã trở lên phổ biến ở hầu hết các doanhnghiệp có quy mô vừa và lớn Do nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý nhân

sự nên đã có rất nhiều công trình nghiên cứu tới vấn đề này Sau đây là một số côngtrình nghiên cứu liên quan:

- Luận văn tốt nghiệp: “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than Cọc Sáu”, Vũ

Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Kinh tếquốc dân Luận văn tốt nghiệp của tác giả Vũ Anh Quyết đã làm rõ một số lý thuyết vềphương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệthống hướng cấu trúc Luận văn đã hoàn thành các bước phân tích thiết hệ thống thôngtin và xây dựng được mã chương trình

- Khóa luận với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long” của Nguyễn Hoàng Đức, K55–Khoa Máy tính, Trường Đại học

Bách Khoa TP Hồ Chí Minh với ưu điểm là giao diện thân thiện, dễ sử dụng, gần gũivới hệ thống cũ, ưu trữ hoàn toàn dữ liệu, đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác và đápứng được phần nào của hệ thống thực tế Tuy nhiên còn tồn tại nhược điểm là CSDL hệthống được xây dựng trên cơ sở một hệ thống thông tin mạng, nhưng bước đầu chỉ mớixây dựng trên máy cục bộ và các chức năng đầy đủ để quản lý một hệ thống là chưahoàn chỉnh

- Khóa luận với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công

ty TNHH TBA Việt Nam” của Hoàng Thế Quyền K52 – Khoa Công nghệ thông tin,

Đại học Vinh Nội dung của đề tài đã khái quát được các chức năng cơ bản cho côngviệc quản lý nhân sự như chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên,… và phân tích thiết kế

hệ thống thông tin quản lý theo phương pháp hướng đối chức năng Nhưng còn hạnchế là tác giả chưa phân tích thiết kế chức năng quản lý công việc của nhân viên, một

số các chức năng chưa thực sự hiệu quả như tính lương, và một số chức năng dư thừakhác

Sau khi nghiên cứu và nhận thấy những điểm mạnh và hạn chế của các đề trên, em lựachọn phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng đểthực hiện đề tài này

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin trong doanh nghiệp như khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết kế

sự phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý nhân sự đem lại hiệu quảtrong công việc

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

Thứ nhất là hệ thống thông tin quản lý và các thành phần của hệ thống thông tin quản

lý nhân sự

Thứ hai là hệ thống nhân sự, các thông tin về nhân sự, quy trình quản lý nhân sự củacông ty xuất nhập khẩu ngành in SIC

Thứ ba, các kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng

1.4.2 Phạm vi đề tài nghiên cứu

Về không gian: Quá trình nghiên cứu được thực hiện ở công ty xuất nhập khẩu ngành

in SIC

Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của công ty giai đoạn 2013- 2015

1.5 Phương pháp nghiên cứu đề tài

Đề tài này được thực hiện dựa trên các phương pháp sau:

- Phương pháp thu nhập tài liệu

+ Điều tra trắc nghiệm: đây là phương pháp sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát tạicông ty

+ Điều tra trực tiếp: trong quá trình thực tập tổng hợp tại công ty, tiến hành phỏng vấntrực tiếp nhân viên phòng ban để thu thập thêm các thông tin cần thiết

+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của công ty để nắm bắt đượccác nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty

+ Thu thập tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin vàphân tích thiết kế hệ thống từ các phương tiện truyền thông như sách, báo, internet,

- Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu

Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu

như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phân tích thiết kế hệ thống thông tinnhân sự tiến hành theo phương pháp hướng đối tượng

+ Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đây là phương pháp đối chiếu giữa lý luận và thựctiễn để tìm ra và giải quyết những khó khăn thách thức còn tồn tại bên trong công ty.Qua đó giúp ta có thể phân tích thết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công tyxuất nhập khẩu ngành in SIC một cách hiệu quả

+ Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: phân tích lý thuyết thành những bộphận cấu thành, thành những mối quan hệ để nhận thức, phát hiện và khai thác nhữngkhía cạnh khác nhau của lý thuyết về HTTT quản lý để từ đó chọn lọc những thông tincần thiết phục vụ cho đề tài của mình Trên cơ sở đó sử dụng phương pháp tổng hợp lýthuyết để liên kết những bộ phận, những mặt thành một chỉnh thể hoàn chỉnh Phươngpháp này được sử dụng trong quá trình tìm kiếm, nghiên cứu cơ sở lý luận liên quanđến đề tài nghiên cứu

1.6 Kết cấu khóa luận

Ngoài các phần như: Lời cảm ơn; Mục lục; Danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hình vẽ;Danh mục từ viết tắt thì khóa luận tốt nghiệp bao gồm 3 phần chính:

Phần 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Nêu ra tầm quan trọng của đề tài, tính cấp thiết của đề tài, đồng thời đặt ra mục tiêu cụthể cần giải quyết trong đề tài, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực hiện

đề tài

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC

Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và

mô hình quản lý nhân sự của công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC Phân tích,đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp phù hợp

Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, từ các sơ đồ hướng đối tượng như use case, sơ

đồ lớp, sơ đồ hoạt động, sơ đồ trạng thái cho đến việc thiết kế hệ thống cho công tytheo hướng đối tượng Tổng kết lại đề tài nghiên cứu khóa luận và đưa ra hướng pháttriển của đề tài

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ

CHO CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NGÀNH IN SIC 2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Tổng quan về PTTK hệ thống

Phần này sẽ trình bày những nội dung như một số khái niệm cơ bản, một số lý thuyết

về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

2.1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

- Hệ thống

Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ, ràng buộc lẫn nhau và

cùng hoạt động để đạt mục đích chung (giáo trình “phân tích và thiết kế HTTT” của Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội).

Hình 2.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT

(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại)

Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ

thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT Phần cứngtrong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin

Phần mềm: Là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn

ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức nănghoặc giải quyết một bài toán nào đó

Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là tập hợp

các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sựquản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiềungười sử dụng khác nhau Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chứcmột cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễdàng, thuận tiện và nhanh chóng

Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau

thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó Hệ thốngmạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống Hệ thống mạng truyền thông chophép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng cácphương tiện điện tử Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thốngnhất và tập trung

Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT.

Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT Trong một HTTT phần cứng vàphần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định Conngười là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý Côngtác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất

- Hệ thống thông tin quản lý (Management Infomation System)

Hệ thống thông tin quản lý là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kếhoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung

+ Nhiệm vụ HTTT quản lý

Nhiệm vụ đối ngoại: Nhiệm vụ đối ngoại là thu thập thông tin từ phía ngoài hệ

thống phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin rabên ngoài như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa

Nhiệm vụ đối nội: Nhiệm vụ đối nội làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ

kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các

thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thờithông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của doanh nghiệp + Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vựcchức năng khác nhau trong đó HTTT quản lý có các chức năng chính là:

• Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có íchđược cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học

• Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tinmới

• Phân phối và cung cấp thông tin

Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đápứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệthống

+ Các loại HTTT quản lý thông dụng

Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theolĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng

Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Là một phần

đặc biệt của HTTT quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quanđến các nghiệp vụ tài chính

Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong

bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tinkhách hàng…

Hệ thống thông tin sản xuất: Là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản

phẩm Hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất…

Hệ thống thông tin tài chính: Là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh

giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính Đối tượng quản lý là thôngtin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức

Hệ thống thông tin nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và

hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sathải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanhnghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp

2.1.1.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Phần này trình bày các nội dung gồm quy trình phân tích, thiết kế HTTT, các phươngpháp phân tích, thiết kế HTTT và phương pháp phân tích, thiết kế hướng đối tượng

a Quy trình phân tích, thiết kế HTTT

Quy trình phân tích, thiết kế HTTT gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sátlập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống và cài đặt hệ thống

- Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là công đoạn xác định tính khả thi của dự ánxây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tìnhtrạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xâydựng hệ thông tin mới

Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm:

+ Khảo sát hệ thống đang làm gì?

+ Đưa ra đánh giá về hiện trạng

+ Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

+ Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo

+ Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràngbuộc khác

- Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thông là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và làgiai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu)

Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm:

+ Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của

Nhiệm vụ của giai đoạn này là chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý.Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm:

+ Thiết kế tổng thể

+ Thiết kế giao diện

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu

+ Thiết kế các kiểm soát

b Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT

Phân tích, thiết kế HTTT gồm có 2 phương pháp đó là phương pháp hướng chức năng vàphương pháp hướng đối tượng

* Phương pháp hướng chức năng

Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một côngviệc xác định Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn,rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặtđược ngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc

* Phương pháp hướng đối tượng

Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thànhphần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Một hệ thống được chia thànhcác thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu vàhành động liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tương đốiđộc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lạivới nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng

Đặc điểm của phân tích và thiết kế hướng đối tượng là nhìn nhận hệ thống như một tậpcác đối tượng tương tác với nhau để tạo ra một hành động cho một kết quả ở mức caohơn Để thực hiện được điều này người ta phải sử dụng hệ thống mô hình các đốitượng với các đặc trưng cơ bản sau:

- Tính trừu tượng hóa cao

- Tính bao gói thông tin

- Tính modul hóa

- Tính kế thừa

>> Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với hướng cấu trúc

So sánh đặc điểm của hai phương pháp

Bảng 2.1 So sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

Phương pháp hướng cấu trúc Phương pháp hướng đối tượng

Tập trung vào công việc cần thực

Chương trình được chia thành các đối tượng

Các hàm truyền thông tin cho nhau

thông qua cơ chế truyền tham số

Các đối tượng tác động và trao đổi thông tinqua các hàm với cơ chế thông báo

Đóng gói chức năng (sử dụng hàm

mà không cần biết nội dung cụ thể)

Đóng gói chức năng và dữ liệu (không thểtruy cập trực tiếp thành phần dữ liệu của đốitượng mà phải thông qua các phương thức)

Dữ liệu trong hệ thống được

chuyển động từ hàm này sang hàm

khác

Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tảđược các đối tượng Các hàm xác định trêncác vùng dữ liệu của đối tượng được gắn vớinhau trên cấu trúc dữ liệu đó

Thiết kế chương trình theo cách

tiếp cận từ trên xuống

Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận

từ dưới lên

Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với hướng cấu trúc:

+ Dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cần thiết

 dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn

+ Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các hàm ngoại lai truy cập tự do

mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi chính các hàm xác địnhtrong đối tượng đó  chương trình an toàn hơn

+ Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế

+ Thông qua nguyên lý kế thừa  loại bỏ đoạn chương trình lặp lại khi khai báo lớp,

mở rộng khả năng sử dụng lớp  ngắn gọn, tiết kiệm thời gian

+ Thiết kế trọng tâm vào dữ liệuxây dựng mô hình chi tiết, dễ cài đặt

c Phương pháp PTTK hướng đối tượng

Giới thiệu về UML

UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hoá tổng quát được xâydựng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh trong phát triển phần mềmhướng đối tượng UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định liên quan đếnphần mềm cần xây dựng UML bao gồm một tập các khái niệm, các ký hiệu, các biểu

đồ và hướng dẫn

Một số khái niệm cơ bản trong UML

+ Khái niệm mô hình: mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sự vậttrong một lĩnh vực áp dụng nào đó theo một cách khác Mô hình nhằm nắm bắt cáckhía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễntheo một tập ký hiệu và quy tắc nào đó

+ Các hướng nhìn (Views) trong UML: một hướng nhìn trong UML là một tập concác biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống Sựphân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt Có những biểu đồ UML có mặt trong cảhai hướng nhìn

Các loại biểu đồ trong UML

Trong UML có các loại biểu đồ như là:

- Biểu đồ use case: Biểu đồ này biểu diễn sơ đồ chức năng của hệ thống Mỗi use case

sẽ thể hiện một tình huống sử dụng hệ thống khác nhau của người dùng Tập hợp cácuse case và các tác nhân cùng với quan hệ kết hợp giữa chúng sẽ cho ta một biểu đồuse case dùng để mô tả yêu cầu hệ thống Đi kèm với biểu đồ use case là các kịch bản

- Biểu đồ lớp: Biểu đồ lớp là biểu đồ trình bày một tập hợp các lớp, các giao diện cùngvới các mối liên quan có thể có giữa chúng như liên kết, kết nhập, hợp thành, khái quáthóa, phụ thuộc và thực hiện Biểu đồ lớp được dùng để mô hình hóa cấu trúc tĩnh của

hệ thống( hay của một phần của hệ thống)

- Biểu đồ trạng thái: Biểu đồ trạng thái trình bày các trạng thái có thể của đối tượng vàchỉ rõ đối tượng nào đó vừa được thỏa mãn, mà đối tượng tiếp nhận qua thông điệp gửitới từ một đối tượng khác Một sự thay đổi trạng thái gọi là một dịch chuyển Có thể cócác hành động xảy ra gắn với trạng thái hay với bước dịch chuyển Tương ứng với mỗilớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đối tượng của lớp đó có thể có và sự chuyển tiếp giữanhững trạng thái đó Tuy nhiên biểu đồ trạng thái không phải vẽ cho tất cả các lớp, mà

chỉ riêng cho các lớp mà đối tượng của nó có khả năng ứng xử trước các sự kiện xảyđến tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của nó.

- Biểu đồ trình tự: Biểu đồ trình tự là một trong hai biểu đồ tương tác chính, với chủ ýlàm nổi bật trình tự theo thời gian của các thông điệp Nó trình bày một tập hợp cácđối tượng cùng với những thông điệp chuyển giao giữa chúng với nhau Các đối tượngnày là các cá thể có tên hay khuyết danh của các lớp, song thế vào chỗ của các đốitượng cũng còn có thể là các đối tác, các hợp tác, các thành phần, các nút

- Biểu đồ hoạt động: Biểu đồ hoạt động là biểu đồ mô tả một nội dung hoạt động, theocác luồng đi từ việc này sang việc khác Nó thường được dùng để diễn tả logic của một

ca sử dụng, một kịch bản, một nhóm ca sử dụng, một quy tắc hay một thao tác phứctạp

- Biểu đồ thành phần: Biểu đồ thành phần là biểu đồ mô tả các thành phần và sự phụthuộc của chúng trong hệ thống Giữa các thành phần chỉ có một loại quan hệ phụthuộc được biểu diễn bằng đường mũi tên đứt nét

- Biểu đồ triển khai: Biểu đồ triển khai chỉ ra cấu hình các phần tử xử lý lúc chươngtrình chạy, các nút trên mạng và các tiến trình phần mềm thực hiện trên những phần tử

đó Nó chỉ ra mối quan hệ giữa các phần cứng và phần mềm của hệ thống Biểu đồ

triển khai chỉ ra toàn bộ các nút trên mạng, kết nối giữa chúng và các tiến trình chạytrên chúng Mỗi nút là một đối tượng vật lý (các thiết bị) có tài nguyên tính toán.Chúng có thể là máy tính, máy in, máy đọc ảnh, thiết bị truyền tin,…Các nút được kếtnối với nhau thông qua các giao thức như giao thức TCP/IP

Giới thiệu về công cụ phân tích thiết kế Rational Rose

Rational Rose là một bộ công cụ được sử dụng cho việc phân tích và thiết kếcác hệ thống phần mềm hướng đối tượng theo ngôn ngữ mô hình hóa UML Nó đượcdùng để lập mô hình hệ thống trước khi bạn viết mã Mô hình Rose là bức tranh vềmột hệ thống từ nhiều góc nhìn khác nhau Nó bao gồm tất cả các sơ đồ UML như làbiểu đồ use case, biểu đồ lớp, biểu đồ hoạt động, biểu đồ trạng thái, biểu đồ tuần tự,biểu đồ triển khai,… Nó mô tả chi tiết nội dung mà hệ thống sẽ gộp và cách nó sẽ làmviệc Với chức năng của một bộ công cụ trực quan, Rational Rose cho phép chúng tatạo, quan sát, sửa đổi và quản lý các biểu đồ Tập ký hiệu mà Rational Rose cung cấpthống nhất với các ký hiệu trong UML Ngoài ra, Rational Rose còn cung cấp chức

năng hỗ trợ quản lý dự án phát triển phần mềm, cung cấp các thư viện để hỗ trợ sinhkhung mã cho hệ thống theo một ngôn ngữ lập trình nào đó.

Vì những lý do trên nên em quyết định chọn công cụ Rational Rose để mô hìnhhóa hướng hệ thống và chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thiết kế giao diện cho

hệ thống quản lý nhân sự này

2.1.2 Tổng quan về quản lý nhân sự

Trong phần này có tham khảo tài liệu ”Quản trị nhân lực” của PGS.TS Nguyễn

Ngọc Quân và ThS Nguyễn Vân Điềm, NXB Giáo Dục

2.1.2.1 Một số khái niệm cơ bản

- Nhân lực: Nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này

bao gồm thể lực và trí lực Trong sản xuất kinh doanh truyền thống, việc sử dụng thểlực con người là không bao giờ thiếu và đã được khai thác gần tới mức cạn kiệt Sựkhai thác khả năng trí lực của con người là còn mới mẻ và không bao giờ cạn kiệt vìđây là kho tàng còn nhiều bí ẩn của con người

- Quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự hay quản lý nhân lực là sự khai thác và sử dụng

nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả Quản lýnhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực, không riêng gì trong sản xuất kinh doanh.Tiếp cận theo chức năng quản lý thì quản lý nhân lực là hoạt động hoạch định, tổ chức,chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triểncon người

• Mục tiêu quản lý nhân sự:

Mục tiêu của quản lý nhân sự là có thể quản lý nhân viên một cách tốt nhất, hiệu quảnhất Đó không chỉ là quản lý về lương, thưởng mà còn là quản lý hồ sơ, quản lý tuyểndụng,…

• Tác dụng của quản lý nhân sự:

Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề laođộng Mỗi công ty hoạt động được đều phải có các phòng ban, có cấp trên, cấp dưới,chính vì vậy công tác quản lý nhân sự tạo ra một bầu không khí cho doanh nghiệp,công ty, giúp công ty hoạt động và phát triển Đây có thể coi là một yếu tố quan trọngquyết định sự thành bại của công ty

• Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý nhân sự:

Có 3 hình thức quản lý nhân sự sau:

+ Lấy cá nhân làm trung tâm, tập trung ảnh hưởng: Hình thức này có đặc tính là

quyền lực tập trung vào tay một nhân vật quan trong, nhân viên chỉ là công cụ tạo lợinhuận, không có quyền tham gia vào hoạch định, định hướng phát triển công ty Hìnhthức này cứng nhắc không có chuyển biến, không phát huy được những ưu điểm củacác nhân viên

+ Cá nhân làm trung tâm nhưng theo hướng quản lý tập thể: Hình thức này có đặc

điểm là quyền lợi của doanh nghiệp được phân phối xuống từng nhân viên, mọi chínhsách đều xuất phát từ lợi ích chung, mọi nhân viên đều có quyền bày tỏ quan điểm, cótính dân chủ Nó phát huy được tối đa những ưu điểm của nhân viên

+ Tập thể lãnh đạo kiểu cũ: Nhiều người lãnh đạo nhưng không thấy vai trò của người

chỉ huy cao nhất dẫn đến việc trách nhiệm không được quy định cụ thể cho cá nhânnào, nhiều công việc rơi vào tình trạng “cha chung không ai khóc” bị đình trệ hoặc cólàm cũng không thành công Thường xuất hiện nhiều hội đồng kiểm duyệt với bất cứmột dự án nào

- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống

bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương,nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnhhưởng đến mối quan hệ giữa dianh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp

2.1.2.2 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự

Quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệpbởi nó phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực (vốn,

cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động), các yếu tố này có mối quan

hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau Quản trị nhân lực cũng là yếu tố giúp

ta nhận biết được một tổ chức hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công haykhông thành công hay không thành công Một khi con người được sắp xếp, bố trítương xứng với công việc sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện với hiệu quả cao và đạtđược sự thỏa mãn của nhân viên, duy trì được những nhân viên có hiệu quả ở mức cao

và hạ thấp sự vắng mặt Trong trường hợp doanh nghiệp có công tác quản lý nhân sựkhông tốt thì không phát huy được hết cơ hội cho từng nhân viên từ đó làm giảm hiệuquả kinh doanh của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, quản lý nhân sự là nhân tố then chốt thành bại của người lãnh đạo.Những nhà quản trị nhân sự giỏi là người phát hiện ra những kỹ năng của nhân viên,hiểu biết về tính khí của nhân viên để bố trí phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn công việc.Hơn nữa, quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn

đề lao động

2.2 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC 2.2.1 Giới thiệu chung về công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC

- Tên công ty: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC

- Tên giao dịch: SIC PRIMEX JSC

- Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Thanh Xuân- Hà Nội

- Điện thoại: 0436644721/ 36687173 / 36687174

- Fax: 0436644755

- Email: sicprimex@vnn.vn

- Website: http://www.sicprimex.vn/ (SIC PRIMEX JSC)

Công ty được thành lập vào tháng 6 năm 2006 với ngành nghề kinh doanh chính làchuyên cung cấp các loại máy móc, thiết bị, vật tư ngành in như máy cán màng nhiệt,máy dán hộp, máy bế hộp, máy xẻ rãnh, máy bó sách, máy làm lịch,… Ngoài ra, công

ty còn phân phối các loại bản kẽm in ctp, ps, mực in, keo dán và các loại hóa chất

ngành in Thêm vào đó, để phục vụ tốt hơn cho ngành in, công ty đã và đang xây dựng

mạng lưới trực tiếp xuất kẽm ctp để đáp ứng nhu cầu in nhanh và chất lượng cao cho

khách hàng Với đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp, tâm huyết và sáng tạo công

ty đang cung cấp cho ngành in hàng trăm loại mặt hàng đa dạng có chất lượng tốt vàgiá cả hợp lý với tinh thần phục vụ tận tâm và chuyên nghiệp vì sự hài lòng của kháchhàng Và từ trước tới nay, công ty đã, đang và sẽ không ngừng nỗ lực hoàn thiện mọimặt để luôn là người bạn đồng hành tin cậy của nhà in

2.2.2 Phân tích thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC

Công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC làm việc theo chế độ tuần làm việc 6 ngày,nghỉ chủ nhật, ngày làm việc 8h Ngoài ra tùy theo tình hình công việc mà nhân viêncông ty làm thêm ngày chủ nhật, tùy theo sự điều động của công ty Dưới đây là nhữngcông việc cụ thể trong công tác quản lý nhân sự tại công ty:

- Quản lý hồ sơ nhân viên: Trong việc quản lý hồ sơ nhân viên thì nhân viên quản lýnhân sự thêm hồ sơ nhân viên mới, thông qua việc tìm kiếm để sửa thông tin hồ sơnhân viên và xóa hồ sơ nhân viên Trong hồ sơ nhân viên, thông tin về nhân viên đượclưu trữ bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điệnthoại, chứng minh nhân dân.

- Quản lý lương: Nhân viên phòng kế toán sẽ quản lý tiền lương bằng cách chấm công

và tính lương theo hệ số lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ Nhân viên ở chức

vụ nào sẽ nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó

- Cuối tháng cuối quý theo quy định các bộ phận phụ trách các mảng sẽ báo cáo, thống

kê các thông tin cá nhân hoặc thông tin lương của nhân viên tùy theo yêu cầu của banlãnh đạo Ngoài ra ban giám đốc cũng có thể yêu cầu báo cáo bất cứ lúc nào cần thôngtin như thông tin chi tiết bảng lương, hồ sơ nhân viên,…

Theo thống kê thì nguồn nhân sự của công ty tăng liên tục từ khi thành lập công ty(năm 2006) đến giờ, hiện tại thì công ty có hơn 76 người và trong năm 2016 này công

ty dự định tuyển thêm nhân viên để chuẩn bị mở rộng thêm các chi nhánh khác

Vậy nên việc quản lý nhân sự là ngày càng quan trọng, phức tạp, tốn nhiều thời gian

và công sức cho công ty Cũng vì thế xây dựng lực lượng nhân sự bền vững là mụctiêu lâu dài của công ty Tuy nhiên hiện tại theo khảo sát thì các công việc quản lý nhân

sự của công ty vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng Điều này được thể hiện thông quakết quả của quá trình điều tra:

Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trông công ty

Hình 2.2: Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trông công ty

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel)

Như vậy, kết quả cho thấy việc quản lý nhân sự của công ty vẫn ở dạng tin họchóa cục bộ và chưa thống nhất, chỉ được làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng với việc

sử dụng công cụ tin học văn phòng như Word và Excel để xử lý và lưu trữ thông tin vềnhân sự, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự Nhân sự không thể xuấtbáo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về quá trình công tác của nhân viên theoyêu cầu đột xuất của ban giám đốc

Từ những thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại của công ty, khiđược hỏi về nhu cầu cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn toàn mớithì đa số các nhân viên đều cho rằng đó là một công việc cần thiết.

Kết quả phỏng vấn được thể hiện qua hình dưới đây:

Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự

Hình 2.3: Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự cho công ty

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel)

Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là xây dựng được hệ thống thông tin quản lý nhân

sự đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả của công

ty xuất nhập khẩu ngành in SIC

2.2.3 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC

2.2.3.1 Những ưu điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty

Công ty và quá trình quản lý nhân của công ty đã phát triển theo thời gian với những kết

quả biểu hiện cụ thể bởi có rất nhiều yếu tố tạo điều kiện thuận lợi, chẳng hạn như:

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, có trình độ cao ham học hỏi và dễ dàng thíchứng với những sự thay đổi như khi công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới(HTTT quản lý nhân sự)

Do công việc quản lý nhân sự của công ty làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng vớiviệc sử dụng công cụ tin học văn phòng nên không yêu cầu người thực hiện cần cónhững trình độ chuyên môn nhất định cũng thực hiện được

Hơn nữa, công ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhânviên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộcủa khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của công ty

2.2.3.2 Những nhược điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty:

Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiềunhược điểm, cụ thể như là:

+ Do làm bằng thủ công nên nhiều khi vào số liệu bị sai, quá trình xử lý thông tin chậmchạp, thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn mà không phát hiện ra do quy trình quản lý nhân sựtại công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel làm ảnh hưởng đến hoạt động củacông ty

+ Không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất về tình trạng học vấn, bằng cấp,báo cáo về quá trình công tác, báo cáo lương của nhân viên, của ban lãnh đạo.

+ Mất thời gian và công sức và tiền bạc cho công tác thêm, sửa, xóa thông tin các nhânviên vì số lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng, vì thế đòi hỏi phải dùng nhiềungười cho công việc này gây tốn kém chi phí

+ Lưu trữ dễ gặp rủi ro do quá trình quản lý được tiến hành trên giấy với khối lượng

hồ sơ, giấy tờ lớn và tìm kiếm thông tin khó vì thông tin có thể bị mất mát trong quátrình lưu trữ

+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật không cao + Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứngđược nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều

+ Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác độngcủa môi trường bên ngoài

+ Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban, các cấp trong công ty phải thựchiện bằng cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây mất thời gian, thiếu sự chuyênnghiệp và giảm hiệu suất của công việc

Vì vậy, cần tin học hóa HTTT quản lý nhân sự trong công ty để mang lại hiệu quả tốtcho việc kinh doanh của công ty

PHẦN 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN

SỰ CHO CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NGÀNH IN SIC

3.1 Mô tả bài toán quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC

3.1.1 Mô tả bài toán

Căn cứ vào công tác quản lý nhân sự tại công ty thì bài toán quản lý nhân sự củacông ty xuất nhập khẩu ngành in SIC được tiến hành như sau:

Nhân viên khi muốn vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy đinh tuyểndụng của công ty, trải qua phỏng vấn nếu phù hợp sẽ được tuyển dụng vào làm tạicông ty Nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng lao động và hoàn thiện

hồ sơ nhân viên nộp cho công ty, hồ sơ nhân viên sẽ được hệ thống tiếp nhận, lưu

và cập nhật khi có yêu cầu Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhânviên

Thông tin của nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giớitính, địa chỉ, số điện thoại,…Nhân viên được chia theo phòng ban và có chức vụkhác nhau Mỗi nhân viên giữ một chức vụ và chỉ thuộc về một phòng ban, mộtphòng ban có thể có nhiều nhân viên Ngoài những thông tin cá nhân, thông tin công

ty, hợp đồng lao động có thêm những thông tin như ngày ký kết, thời hạn, công việc,chế độ làm việc

Nhân viên quản lý nhân sự cũng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thông tintrong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng Hàng tháng, nhân viên kế toán sẽ tổng hợpbảng chấm công rồi tính lương theo hệ số lương và lập bảng lương cho nhân viên

3.1.2 Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống

Để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ nhân viên hệ thống cho phép nhân viênquản lý nhân sự đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản để thực hiện các chứcnăng thêm, sửa hay xóa hồ sơ nhân viên Hệ thống quản lý nhân sự còn hỗ trợ chứcnăng lập báo cáo, thống kê cho nhân viên quản lý nhân sự Báo cáo sẽ gửi đến cho banlãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn Hệ thống cũng cho phépnhân viên kế toán đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản để thực hiện việc quản

lý lương Bên cạnh đó, hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty và ban lãnhđạo đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản để tìm kiếm thông tin cá nhân vàthông tin về lương của nhân viên

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty bao gồm 4 chức năng chính nhưsau:

Quản lý hồ sơ nhân viên : Chức năng này cho phép nhân viên quản lý nhân sự thêm hồ

sơ nhân viên mới, thông qua việc tìm kiếm để sửa thông tin hồ sơ nhân viên và xóa hồ

sơ nhân viên

Quản lý tiền lương: Chức năng này cho phép nhân viên kế toán chấm công và tính lương

cho nhân viên

Báo cáo, thống kê: Chức năng này cho phép nhân viên quản lý nhân sự báo cáo, thống

kê về thông tin cá nhân và thông tin về lương của nhân viên

Tìm kiếm: Chức năng này cho phép nhân viên và ban lãnh đạo tìm kiếm các thông tin

cá nhân và thông tin về lương của nhân viên

3.1.3 Các yêu cầu của hệ thống

Hệ thống cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Về tính bảo mật thông tin: Mỗi người sử dụng đều có một tài khoản (tên người

dùng và mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép Với tư cách là người dùng cụ thể, tùytheo các quyền mà người quản trị cung cấp, người dùng đó sẽ được phép truy nhập cácthông tin nhất định

Về mặt hệ thống: Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện

cho các cải tiến, nâng cấp sau này Ngoài các báo cáo sao kê theo quy định, chươngtrình cho phép người sử dụng tìm kiếm những thông tin cần thiết như thông tin cánhân hoặc thông tin về lương của nhân viên

Về mặt nhập liệu: Giao diện phải đẹp, tạo thiện cảm cho người sử dụng và thuận tiện

cho các thao tác nhập liệu vào Hệ thống kiểm tra các bước nhập một cách chặt chẽnhằm tránh tối thiểu việc sai sót ngoài ý muốn, tự động điền những tham số cần thiết,giảm thiểu những sai sót không đáng có (tự động chuyển sang phần khác khi nhậpxong một phần)

Về mặt truy cập thông tin: Hệ thống đảm bảo cho khả năng truy cập các thông tin

linh hoạt, nhanh chóng và an toàn hơn