kiểm soát chu trình tiền lương vinamilk

Đây là lý do tại sao kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương trong doanh nghiệp lại có tầm quan trọng đặc biệt.Chất lượng quá trình kiểm soát tiền lương sẽ ảnh hưởngtrực tiếp đến hiệu quả

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN KHOA TC-NH & QTKD

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thúy Lành

Nguyễn Ngô Bảo LinhLâm Thị Trà MyPhan Thị Lệ My

Võ Thị Hạnh My

Quy Nhơn, 31 tháng 3 năm 2016

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN

I. Đặc điểm của chu trình

II. Các loại gian lận và thủ tục kiểm soát

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG

1 Giới thiệu về công ty

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

1.1.1 Thông tin về công ty

1.1.2 Lịch sử phát triển

1.2 Một số nhân tố ảnh hưởng tới chính sách tiền lương của công ty

1.2.1 Cơ cấu tổ chức

1.2.1.1 Các cấp trong bộ máy tổ chức

1.2.1.2 Sơ đồ tổ chức và cơ cấu bộ máy công ty.

1.2.1.3 Cơ cấu lao động

1.2.2 Hệ thống kế toán

1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

1.2.2.2 Hình thức kế toán

2 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

2.1 Môi trường kiểm soát

2.2 Đánh giá rủi ro

2.3 Hoạt động kiểm soát

2.4 Thông tin và truyền thông

2.5 Giám sát

3 Thực trạng chu trình tiền lương tại công ty

3.1.Lập và thu thập bảng chấm công; sai phạm có thể xảy ra

3.1.1.Lập và thu nhập các chứng từ ban đầu để tính lương

3.1.2 Sai phạm có thể xảy ra

3.2.Tính lương, thưởng và các khoản khấu trừ; sai phạm có thể xảy ra

3.2.1 Tính lương, thưởng và các khoản khấu trừ

3.2.1.1 Tính lương

3.2.1.2 Các khoản khấu trừ

3.2.2 Sai phạm có thể xảy ra

3.3.Nộp tiền cho cơ quan quản lý Nhà nước; sai phạm có thể xảy ra

3.3.1 Nộp tiền cho cơ quan quản lý Nhà nước.

3.3.2 Sai phạm có thể xảy ra.

3.4.Phát hành séc hay trả lương bằng tiền mặt; sai phạm có thể xảy ra

3.4.1 Phát hành séc hay trả lương bằng tiền mặt.

3.4.2 Sai phạm có thể xảy ra

3.5.Ghi sổ kế toán; sai phạm có thể xảy ra

3.5.1 Trình tự ghi sổ kế toán

3.5.2 Sai phạm có thể xảy ra

CHƯƠNG III: TỔNG HỢP CÁC ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KIẾN NGHỊ VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY

1 Tổng hợp các đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1 Môi trường kiểm soát

1.2 Đánh giá rủi ro

1.3 Hoạt động kiểm soát

1.4 Thông tin và truyền thông

1.5 Giám sát

2 Nhận xét – kiến nghị về kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương

2.1 Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương

2.2 Nhận xét - đánh giá rủi ro và kiến nghị về kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương

KẾT LUẬN

DAC Development Assistance Committee

(Uỷ ban Hỗ trợ phát triển)

(Liên hợp quốc).

FDI Foreign Direct Investment

(Đầu tư trực tiếp).

MDGs Millennium Development Goals

(Những mục tiêu phát triển Thiên niên kỷ).

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Số

2.2 Tổng ODA cam kết, ký kết, giải ngân thời kỳ 1993 – 2014 (Triệu

USD)

13

2.6 ODA cam kết, ký kết, giải ngân giai đoạn 1993-2014 (triệu USD) 182.7 Tỷ lệ vốn vay trong tổng vốn ODA từ năm 1993 đến năm 2014 (%) 22

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài người

Để tiến hành sản xuất phải có các yếu tố: Lao động, đất đai, kỹ thuật, vốn, Nếu xét vềmức độ quan trọng thì lao động của con người là quan trọng nhất, là yếu tố cơ bản củaquá trình sản xuất Yếu tố tư liệu là quan trọng nhưng nếu không có sự kết hợp với sứclao động, trí tuệ con người thì tư liệu sản xuất sẽ không phát huy được tác dụng Nêntiền lương vừa là động lực thúc đẩy con người trong sản xuất kinh doanh, vừa là chiphí cấu thành vào giá thành sản phẩm Có thể nói tiền lương là đòn bẩy quan trọng đểnâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Vì thế, khi tiến hành hoạt động sản xuất, vấn

đề đặt ra cho các nhà quản lý doanh nghiệp là: Phải chi trả tiền lương bao nhiêu? Cáchtính lương và các khoản khen thưởng, trích khác như thế nào? Tìm biện pháp sử dụnglao động hợp lý và mang lại hiệu quả nhất

Đây là lý do tại sao kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương trong doanh nghiệp lại

có tầm quan trọng đặc biệt.Chất lượng quá trình kiểm soát tiền lương sẽ ảnh hưởngtrực tiếp đến hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, góp phần đảm bảo tính trung thực, hợp

lý của báo cáo tài chính cũng như việc tuân thủ các luật lệ và hệ thống pháp lý Việcthực hiện công tác tiền lương hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những thông tinhữu ích về quản lý, sử dụng lao động, chi phí lao động nhằm đề ra những biện pháp tối

ưu hóa công tác và quá trình sản xuất kinh doanh Từ những lý do trên chúng tôi đã

chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại công ty sữa Vinamilk “ làm đề

tài báo cáo để có cơ hội trình bày quan điểm cũng như đưa ra những kiến nghị nhằmhoàn thiện hơn hệ thống KSNB chu trình tiền lương tại doanh nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu.

Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB chu trình tiền lương tại công ty

cổ phần Vinamilk

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.Đặc điểm của chu trình tiền lương

Chu trình tiền lương là một chu trình quan trọng trong nhiều đơn vị, vì vừa phảnánh chi phí đầu vào (chi phí tiền lương) vừa là cơ sở để xác định chi phí đầu ra (giáthành sản phẩm/dịch vụ)

Chi phí tiền lương có liên quan mật thiết với các nghĩa vụ phải thực hiện, nhưbảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ), bảohiểm thất nghiệp (BHTN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN)…nên nếu có sai phạm cóthể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng Những biến động lớn trong chi phítiền lương hay những sai phạm trong chu trình này là mối quan tâm không chỉ củangười quản lý đơn vị mà còn là của cơ quan quản lý nhà nước – do chúng là cơ sở đểtính các khoản trên

Chu trình tiền lương trải qua nhiều khâu (thu thập thông tin, tính toán), liênquan đến người lao động, đến những tài sản nhạy cảm như tiền, séc nên dễ bị tính toánsai, và là đối tượng dễ bị tham ô, chiếm dụng

Chi phí tiền lương tại nhiều đơn vị là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổngchi phí và giá thành của doanh nghiệp và các sai phạm sẽ gây ảnh hưởng lớn tới cácquyết định khác về sản xuất (giá thành), tiêu thụ (giá bán)

Việc xác định kết quả lao động để trả lương và tăng lương đòi hỏi sự xét đoáncủa nhà quản lý các cấp Do vậy, nếu đánh giá không đúng những cống hiến của ngườilao động, dẫn tới việc trả lương không phù hợp (như thiếu công bằng, chưa thỏa

đáng…) có thể khiến đơn vị mất đi nguồn nhân lực chất lượng cao, nhất là trong bốicảnh ngày càng cạnh tranh gay gắt về nguồn nhân lực.

Hiệu quả hoạt động của đơn vị bị ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả củachính chu trình này chẳng hạn như giá bán sản phẩm có mang tính cạnh tranh haykhông, đơn vị có tuyển dụng và giữ được những nhân sự chủ chốt hay không… Kiểmsoát tốt chu trình tiền lương sẽ giúp các nhà quản lý trả lời được những câu hỏi trên

Trên thực tế, chu trình tiền lương thường bao gồm các bước công việc sau đây:

- Lập và thu thập các chứng từ ban đầu để tính lương

- Tính lương và các khoản khấu trừ

- Phát hành séc trả lương

- Nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ cho Nhà nước

- Ghi sổ kế toán

2.Các loại gian lận và thủ tục kiểm soát

Việc đặt ra các thủ tục kiểm soát trong chu trình tiền lương là nhằm hạn chế tối

đa những gian lận và nhằm giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu như Báo cáo COSO 1992

đã đề ra, đó là:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Tuân thủ phát luật và các quy định

có thực hoặc cho thờigian nhân viên không làmviệc

-Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sởtính lương: các chứng từ này cầnđược thiết kế sẵn và đánh số thứ tựtrước khi sử dụng, đảm bảo nhữngnội dung chính, chữ ký của nhânviên và Trưởng bộ phận trực tiếp sửdụng Các chứng từ ban đầu do từng

bộ phận lập ra Trưởng bộ phận phêduyệt và chịu trách nhiệm trực tiếp

về các chứng từ này

-Kiểm tra sự đầy đủ của các chứng

từ ban đầu về tiền lương, cần phải

đối chiếu với danh sách lao độnghiện tại của đơn vị

-Kiểm tra các nội dung trên chứng từban đầu về tiền lương: có chữ ký củaTrưởng bộ phận hay chưa, kiểm tratính hợp lý của số giờ nghỉ phép,nghỉ ốm,nghỉ không lương…

-Phân công người có thẩm quyền cậpnhật các thay đổi trong chương trìnhtính lương

-Phân công người có thẩm quyền phêduyệt bảng lương

-Bảng lương và các chứng từ chilương phải chuyển đầy đủ và kịp thời

để kế toán ghi chép

-Định kỳ nhà quản lý đối chiếu chiphí lương thực tế với quỹ lương kếhoạch

-Căn cứ vào Bảng thanh toán lương

đã lập, một nhân viên tính lương sẽlập phiếu đề nghị thanh toán lươnggửi cho người có thẩm quyền xétduyệt trước khi thanh toán

-Nhân viên giao séc trả lương độclập với bộ phận tính lương và không

có quyền tuyển dụng lao động

-Yêu cần nhân viên khi nhận séc,tiền mặt phải có giấy tờ tùy thân vàphải ký nhận; còn nếu trả lương quatài khoản ngân hàng, đơn vị nên mởtài khoản để trả lương cho nhân viêntại cùng một ngân hàng, và cần định

kỳ kiểm tra tình trạng nhiều nhân

viên có cùng số tài khoản hay không.

- Séc của nhân viên chưa nhận phảiđược bảo quản chặt chẽ và thông báocho họ biết để đến nhận

-Đơn vị cần bố trí một nhân viênchuyên thực hiện công việc này.-Định kỳ người đứng đầu đơn vị cầnkiểm tra xem đơn vị đã tính đúng vànộp kịp thời các khoản khấu trừ vàthu nhập cá nhân cho ngân sách nhànước hay chưa

-Phải phê duyệt trước khi nộp

kế toán -Hạch toán tiền lươngkhông đúng quy định hiện

hành và chính sách lươngcủa công ty

Kiểm tra số dư các tài khoản trong

Tài khoản 334: được kiểm tra thôngqua số dư tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải thanh toánkhác cho công nhân viên Tài khoản 338: kiểm toán viên nội

bộ có thể khảo sát các khoản trích theo lương như BHXH (3383),BHYT (3384) và KPCĐ (3382) bằng cách so sánh số dư trêntài khoản chi tiết với số liệu trên bảng tính, trích BHXH, BHYT,KPCĐ và với số liệu trên bảng

kê khai các khoản phải nộp vềBHXH và KPCĐ và đối chiếu các khoản chi bằng tiền đã phát sinh trêncác phiếu chi Ngoài ra cần kiểm tra thời hạn tính và trích cáckhoản theo lương và thời hạn thanh quyết toán các khoản đó

Và các tài khoản chi phí liên quanđến tiền lương như 622 - Chi phí nhân công trực tiếp, 627 - Chi phísản xuất chung, 641 - Chi phí bán hàng, 642 - Chi phí quản lýdoanh nghiệp

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG.

1. Giới thiệu về công ty.

1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty

1.1.1. Thông tin về công ty.

Tên đầy đủ công ty: Công ty CP sữa Việt Nam

Mã số thuế: 0300588569

Năm thành lập: 20/08/1976

Ngành nghề: Sản xuất kinh doanh thực phẩm chế biến

Trụ sở chính: 10 Tân Trào – Phường Tân Phú – Q.7 – TP Hồ Chí Minh

Người lãnh đạo: Mai Kiều Liên

1.1.2. Lịch sử phát triển.

Công ty CP sữa việt nam được thành lập năm 1976, tiền thân là công ty sữa,café Miền Nam trực thuộc Tổng cục công nghiệp thực phẩm với 2 đơn vị trực thuộc làNhà máy sữa Thống Nhất và Nhà máy Sữa Trường Thọ Sau đó năm 1978 công ty cóthêm Nhà máy bột Bích Chi, Nhà máy bánh Lubico và nhà máy café Biên Hòa Công

ty được chuyển giao cho Bộ công nghiệp thực phẩm quản lí và công ty được đổi tênthành Xí nghiệp liên hợp sữa café và bánh kẹo I Năm 1989 nhà máy sữa bột Dielac đivào hoạt động và sản phẩm sữa bột, bột dinh dưỡng trẻ em lần đầu tiền ra mắt tại ViệtNam Vào năm 1991 cuộc “cách mạng trắng” khởi đầu hình thành chương trình xâydựng vùng nguyên liệu sữa tươi Lần đầu tiền giới thiệu sản phẩm sữa UHT và sữachua tại thị trường Việt Nam Đến năm 1992 xí nghiệp sữa và bánh kẹo I được chínhthức đổi tên thành công ty sữa việt Nam và thuộc sự quản lí trực tiếp của Bộ Côngthương Năm 1994 trong chiến lược mở rộng, phát triển và đáp ứng nhu cầu thị trườngmiền Bắc Việt Nam, Công ty xây dựng Nhà máy sữa Hà Nội Vào ngày 7/10/1994,Công ty thành lập Chi nhánh bán hàng tại Hà Nội, quản lí kinh doanh các tỉnh thuộckhu vực miền Bắc

Sau đó năm 1996 liên doanh với công ty Cổ phần đông lạnh Quy Nhơn để thànhlập Xí nghiệp liên doanh sữa Bình Định Cũng trong năm 1996, công ty đưa nhà máysữa Hà Nội đi vào hoạt động (s đang ở cty sữa QN lại chuyển sang cty sữa Hà Nội)

Tháng 5/1996, Công ty thành lập Chi nhánh bán hàng Đà Nẵng, quản lí kinh doanh cáctỉnh thuộc đơn vị miền Trung Năm 1998 để mở rộng và phát triển việc kinh doanh cácsản phẩm Vinamilk tại thị trường các tỉnh miền Tây Nam Bộ, Công ty thành lập chinhánh bán hàng Cần Thơ Không lâu sau đó Nhà máy Cần Thơ được khánh thành vàđưa vào hoạt động năm 2001.

Chính thức chuyển đổi thành công ty cổ phần vào tháng 11/2003 và đổi tênthành công ty Cổ phần sữa Việt Nam cho phù hợp với hoạt động của công ty Tháng04/2004: Công ty sáp nhập nhà máy sữa Sài Gòn (SAIGONMILK), nâng tổng vốn điều

lệ của Công ty lên 1.590 tỷ đồng Vào tháng 06/2005, Công ty mua số cổ phần còn lạicủa đối tác liên doanh trong Sữa Bình Định, đổi tên Công ty liên doanh sữa Bình Địnhthành nhà máy sữa Bình Định và sáp nhập vào Vinamilk Khánh thành Nhà máy sữaNghệ An vào ngày 30/6/2005 Cổ phiếu của công ty chính thức giao dịch trên trungtâm giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh vào ngày 19 tháng 1/2006 với khốilượng niêm yết là 159 triệu cổ phiếu Đến tháng 6/2005, khánh thành phòng khám AnKhang tại TP Hồ Chí Minh chuyên cung cấp các dịch vụ cung cấp dinh dưỡng, tư vấnnhi khoa và khám sức khỏe tổng quát tất cả các chuyên khoa Đây là phòng khám đầutiên tại Việt Nam được quản trị bằng hệ thống thông tin điện tử Tháng 11/2005, khởiđộng chương trình trang trại bò bắt đầu từ việc mua trang trại bò sữa Tuyên Quang vớikhoảng 1.400 con bò sữa Trang trại này đi vào hoạt động ngay sau đó Công ty mua cổphần chi phối 55% của công ty sữa Lam Sơn vào tháng 9/2007, có trụ sở tại khu côngnghiệp Lễ Môn, Tỉnh Thanh Hóa và đổi tên thành công ty sữa Lam Sơn

Năm 2008, Khánh thành và đi vào hoạt động nhà máy sữa Tiên Sơn tại Hà Nội.Vào tháng 9/2009, khánh thành trang trại bò sữa Nghệ An, đây là trang trại bò sữa hiệnđại nhất Việt Nam với quy mô trang trại là 3.000 con bò sữa Sau đó công ty thực hiệnchiến lược đầu tư ra nước ngoài bằng việc liên doanh xây dựng nhà máy chế biến sữatại New Zealand vào năm 2010 với vốn góp 10 triệu USD bằng 19,3% vốn điều lệ.Cũng trong năm 2008, công ty nhận chuyển nhượng 100% vốn từ công ty F&N ViệtNam, đổi tên thành nhà máy sữa bột Việt Nam và mua thâu tóm 100% cổ phần còn lại

tại Công ty sữa Lam Sơn Trong cũng một năm 2008 công ty khánh thành và đưa nhàmáy giải khát tại Bình Dương đi vào hoạt động Công ty Cổ phần sữa Việt Nam đượcForbes Asia vinh danh và trao giải thưởng Top 200 doanh nghiệp xuất sắc nhất khuvực châu Á năm 2012 Đây là lần đầu tiền một công ty Viêt Nam được Forbes Asia ghinhận trong danh sách này Sau đó vào tháng 6/2012, nhà máy sữa Đà Nẵng đi vào hoạtđộng và chính thức sản xuất thương mại Vào năm 2013, Sở kế hoạch và đầu tư tỉnhThanh Hóa cấp giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp cho công ty sữa bò Thống nhất,Thanh Hóa Trong đó Vinamilk nắm giữ 96,33% vốn điều lệ và trở thành công ty mẹnắm quyền chi phối tại doanh nghiệp này Ngày 6/12/2013, Bộ kế hoạch và Đầu tư cấpgiấy chứng nhận đầu tư số 663/BKHĐT-ĐTRNN cho công ty về việc Công ty mua cổphần chi phối (70%) tại Driftwood Dairy Holding Coporation, tại bang California, Mỹ.

Gần đây nhất ngày 06/01/2014, Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy chứng nhậnđầu tư số 667/BKHĐT-ĐTRNN cho Công ty về việc góp vốn 51% với một đối tácnước ngoài để thành lập Công ty Angkor Dairy Products Co., Ltd tại Campuchia.Mục tiêu hoạt động là xây dựng nhà máy chế biến các sản phẩm sữa cho thị trườngCampuchia Dự kiến nhà máy này sẽ đi vào hoạt động vào cuối năm 2015.Ngày27/05/2014, Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy chứng nhận đầu tư số 709/BKHĐT-ĐTRNN cho Công ty về việc góp 100% vốn thành lập công ty con VinamilkEurope Spóstka Z Organiczona Odpowiedzialnoscia tại Ba Lan Mục tiêu hoạtđộng là buôn bán động vật sống, nguyên liệu sản xuất sữa, sữa, các chế phẩm từ sữa,thực phẩm và đồ uống

1.2. Một số nhân tố ảnh hưởng đến chính sách tiền lương tại công ty.

1.2.1. Cơ cấu tổ chức.

1.2.1.1. Các cấp trong bộ máy tổ chức.

1.2.1.2. Sơ đồ tổ chức và cơ cấu bộ máy công ty.

Hội đồngquản trị

Tổnggiám đốc

GĐ điều hànhHoạt động

GĐđiềuhànhdựán

GĐđiềuhànhtàichính

GĐnhânsựvàhànhchín

h đốingoạ

G

Đ điềuhànhpháttriểnvùngnguyê

n liệu

GĐđiềuhànhMA

R

GĐđiềuhànhnghiê

n cứuvàpháttriển

GĐđiềuhànhsảnxuất

GĐđiềuhànhkinhdoanh

GĐđiềuhànhchuỗicungúng

Cấp quản trị tối cao Cấp quản trị trung gian Cấp quản trị cơ sở Công nhân viên

Đại hội đồng

cổ đông

Ban kiểm soát

GĐ kiểm toán nội

bộ và quản lí rủi ro

GĐ kiểm toánnội bộ

iGhi chú:

Báo cáo trực tiếpBáo có theo chức năng hoạt động

Báo cáo theo tính chất công việc được quy định

Hiện nay, cơ cấu bộ máy công ty Cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) gồm:

 Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Đại hội cổ đông có quyền và nhiệm vụ thông qua định hướng pháttriển, quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh; quyết định sửa đổi, bổsung vốn điều lệ của Công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quảntrị, Ban kiểm soát; và quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty và các quyền, nhiệm vụkhác theo quy định của Điều lệ Công ty

 Hội đồng quản trị: Là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty Vinamilk, do Đạị hội đồng

cổ đông bầu ra gồm 01 (một) Chủ tịch Hội đồng quản trị và 04 (bốn) thành viên vớinhiệm kỳ là 5 (năm) năm Thành viên Hội đồng quản trị có thể được bầu lại với sốnhiệm kỳ không hạn chế Tổng số thành viên Hội đồng quản trị độc lập không điềuhành phải chiếm ít nhất một phần ba tổng số thành viên Hội đồng quản trị Hội đồngquản trị nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợicủa Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ HĐQT có trách nhiệmgiám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong Công ty Quyền

và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Pháp luật, Điều lệ Công ty và Nghị quyếtĐHĐCĐ quy định

 Ban kiểm soát

Ban kiểm soát của Công ty Vinamilk bao gồm 04 (bốn) thành viên do Đạihội đồng cổ đông bầu ra Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát là 05 (năm) năm; thành viênBan kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Ban kiểm soát cónhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trongquản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và

lập BCTC nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông Ban kiểm soát hoạt độngđộc lập với HĐQT và Ban Giám đốc.

 Tổng giám đốc: là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu

sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trướcpháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Nhiệm kỳ của Tổnggiám đốc không quá năm năm; có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạnchế

1.2.1.3. Cơ cấu lao động.

Lực lượng lao động của Vinamilk và công ty con

Năm

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

1.2.2 Hệ thống kế toán

1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Vì công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địabàn hoạt động rộng, có các đơn vị phụ thuộc ở xa trung tâm chỉ huy nên để nhằm tạođiều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất kinh doanh ở cơ sở và đảm bảo việc cậpnhật sổ sách kế toán trong công ty thì công ty đã sử dụng hình thức bộ máy kế toánphân tán (có nghĩa là chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở đó tự thanh toán

PHÒNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

Chứng từ kế toán các đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng

Chứng từ ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng Báo cáo kế toán các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán độc lập

và hạch toán không phải gửi chứng từ về phòng kế toán trung tâm như những đơn vịchưa được phân cấp hạch toán kế toán)

Sơ đồ: tổ chức bộ máy kế toán phân tán của công ty

Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm được tìnhhình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhưng có nhược điểm là số lượng nhân viên lớn, bộ máy cồng kềnh

1.2.2.2 Hình thức kế toán

Dựa theo các Báo cáo Tài chính của công ty, ta thấy công ty áp dụng Chế độ Kế toánDoanh nghiệp Việt Nam theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày22/12/2014 của Bộ Tài chính và các thông tin tài chính đã được soạn lập theo Chuẩnmực Kế toán Việt Nam VAS 21 Do có quy mô lớn, số lượng kế toán nhiều với trình

độ cao nên công ty đã áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh là hình thức “kế toán trên máy tính”

Sơ đồ: trình tự ghi sổ theo hình thức “kế toán trên máy tính”

Chứng từ kế toán

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo quản trị Máy vi tính

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Phần mềm kế toán Sổ kế toán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:

Đối chiếu kiểm tra:

* Trình tự ghi sổ :

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ

kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

2 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.

Dưới đây là bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Bảng câu hỏi này tậptrung vào các nhân tố chủ chốt liên quan đến năm bộ phận của hệ thống KSNB theoBáo cáo COSO Dựa vào bảng câu hỏi này ta có thể phân tích, đánh giá sự hữu hiệucủa hệ thống KSNB, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục các yếu kém của hệ thốngKSNB.

I.MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT

TRẢLỜI

1 Công ty có ban hành những quy tắc đạo đức cho

nhân viên hay không?

X

2 Công ty có ban hành chính sách tiền lương, tiền

3 Người quản lý có làm gương cho thuộc cấp qua

hành động chấp hành đúng chính sách tiền lương

hay không?

X

4 Công ty có phân định quyền hạn rõ ràng cho các

cá nhân có liên quan trong chu trình tiền lương

không?

X

5 Hội đồng quản trị và ban kiểm soát có tham gia

vào quá trình xây dựng các chính sách tiền lương,

tiền thưởng không?

X

II ĐÁNH GIÁ RỦI RO

TRẢLỜI

1 Công ty có xây dựng cơ chế thích hợp để nhận

diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngoài và

bên trong? Ví dụ như:

- Sự thay đổi chính sách của nhà nước về lương

2 Công ty có thường xuyên đánh giá ảnh hưởng của

các rủi ro đã được nhân diện trong chu trình tiền

lương và xác suất rủi ro phát sinh không?

X

3 Công ty có đề ra các biện pháp quản trị rủi ro

thích hợp hay không và tính khả thi của các biện

pháp này?

X

III.HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

TRẢLỜI

1 Công ty có bộ phận nhân sự độc lập không? X

2 Công ty có tách bạch các chức năng: tuyển dụng,

chấm công, tính lương, xét duyệt tiền lương và

trả lương hay không?

X

3 Công ty có phân quyền sử dụng cho từng nhân

viên và từng bộ phận liên quan đến việc truy cập,

ghi nhận, sửa đổi thông tin trong hệ thống thông

tin của toàn đơn vị không?

X

4 Công ty có hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng

khi có sự cố xảy ra trên mạng máy tính hay

không?

X

5 Công ty có xây dựng dự toán tiền lương cho từng

phòng ban/bộ phận và cho toàn đơn vị hay

không?

X

6 Công ty có thiết kế mẫu thống nhất và đánh số

thứ tự liên tục cho các chứng từ (như Phiếu chấm

công, Bảng kê khối lượng hoàn thành, Giấy nghỉ

ốm …) hay không?

X

7 Các chứng từ trên có được trưởng bộ phận liên

quan kiểm tra và phê chuẩn hay không? X

8 Công ty có chính sách bảo mật mức lương của

từng cá nhân hay không?

X

9 Bộ phận tính lương có được cập nhật kịp thời

các biến động về nhân sự và mức lương hay

không?

X

10 Công ty có thường xuyên kiểm tra việc tuân thủ

chính sách tiền lương (về mức lương tối thiểu và

các khoản trích theo lương) tại đơn vị hay

không?

X

11 Các thay đổi trong chương trình tính lương có

được phê duyệt bởi nhà quản lí không? X

12 Bảng lương có được kiểm tra độc lập và phê

duyệt bởi nhà quản lí trước khi chi trả không? X

13 Định kỳ nhà quản lí có so sánh chi phí tiền lương

thực tế với quỹ lương kế hoạch không? X

14 Công ty có thực hiện luân chuyển nhân sự đặc

biệt là nhân sự ở các bộ phận mua hàng, bán

hàng, kho, quỹ hay không?

X

15 Công ty có đối chiếu số liệu chi lương với ngân

16 Định kỳ công ty có nộp đầy đủ các khoản trích

theo lương (BHXH, BHYT,…) theo quy định

không?

X

IV THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

TRẢLỜI

1 Mọi nhân viên có được thông báo rõ ràng về

chính sách tiền lương, tiền thưởng và các thay

đổi (nếu có) hay không?

X

2 Các thông tin về nhân sự có được truyền thông

kịp thời giữa bộ phận nhân sự, bộ phận sử dụng

lao động và kế toán hay không?

X

3 Nhân viên có thể kiểm tra thông tin về thu nhập

hàng tháng của mình và phản hồi tới người có

trách nhiệm khi có bất thường hay không?

X

4 Công ty có thiết lập những kênh truyền thông để

mọi người có thể thông báo về những sai phạm

được họ phát hiện liên quan đến việc tuyển dụng

chấm công, tính lương…như đường dây nóng,

email hay không?

X

5 Công ty có thu thập ý kiến phản hồi về việc

đánh giá kết quả lao động, xét tăng lương,

thưởng hay kỷ luật… từ các nhân viên trong đơn

1 Trưởng bộ phận nhân sự có thường xuyên theo

dõi việc thực hiên kế hoạch nhân sự của công ty

hay không?

X

2 Những than phiền từ khách hàng về sự không

trung thực của những nhân viên hay chất lượng

công việc có được điều tra rõ ràng và xử lý thỏa

đáng không?

X

3 Định kỳ, công ty có đánh giá năng lực, đạo đức

của mọi nhân viên trong đơn vị hay không? X

4 Bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty có kiểm tra

việc tuân thủ các quy định trong quá trình tuyển

dụng, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật không?

X

3 Thực trạng chu trình tiền lương tại công ty.

3.1.Lập và thu thập bảng chấm công; sai phạm có thể xảy ra

3.1.1 Lập và thu nhập các chứng từ ban đầu để tính lương

Để quản lý thời gian lao động, các doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào các đặc điểm tổ chức quản lý lao động trong công ty như các phương pháp chấm công: treo thẻ, bấm giờ, chụp ảnh, thẻ điện tử… Vinamilk với quy mô lớn: 3 chi nhánh, 15 nhà máy, 2 kho vận, 6 công ty con, các công ty liên kết trong và ngoài nước Đặc thù của ngành sản xuất là nhiều công nhân và toàn bộ thông tin trong sản xuất phải được kết nối dữ liệu về tổng công ty nên Vinamilk đã lắp đặt hệ thống máy chấm công Nó bao gồm: Máy chấm công và phần mềm chấm công

Hệ thống máy chấm công này có thể quản lý được nhiều máy chấm công cùng lúc; quản lý trạng thái, kết nối để lấy dữ liệu, thao tác download/upload dữ liệu trên máy rấtnhanh nên đáp ứng được lượng dữ liệu lớn; công việc đăng kí nhân viên mới đơn giản; máy hoạt động ổn định, tốc độ nhanh, thông báo kết quả chấm công bằng đèn báo…

Trong hệ thông máy chấm công thì máy chấm công là các thiết bị dùng để nhận dạng và xác thực thời gian vào và ra mỗi ca làm việc của nhân viên; cònphần mềm chấm công là bộ phận phần mềm dùng để cài đặt trên máy tính, có kết nối với máy chấm công thông qua các chuẩn kết nối bằng cổng COM, bằng cổng USB hoặc cổng mạng LAN TCP/IP Phần mềm chấm công có chức năng lấy dữ liệu vào ra (in out) của nhân viên từ máy chấm công về cơ sở dữ liệu (database) để tính toán ra công, làm thêmgiờ, đi muộn - về sớm dựa trên các thông số về giờ giấc làm việc cũng như quy định tính công của công ty mà chúng ta đã cài đặt từ trước trên phần mềm Có thể nói, phần mềm chính là bộ não hoạt động của toàn bộ hệ thống chấm công, có tác dụng cụ thể hóa các dữ kiện ra vào để đưa ra bảng công chi tiết cho nhân viên

Ngoài máy chấm công thì Vinamilk còn dùng bảng chấm công để tính

lương.Bảng chấm công được lập cho từng bộ phận, do trưởng các bộ phận trực tiếp ghitình hình làm việc của từng người theo quy định Cuối tháng, trưởng các bộ phận trực tiếp tổng hợp công của từng người, sau đó gửi về phòng kế toán, lao động tiền lương là

cơ sở tính lương, tính thưởng cho từng người, từng bộ phận Bảng chấm công phải được công khai tại nơi quy định để mọi người cơ thể giám sát nhau, nhằm tăng cường công tác quản lý về thời gian lao động Đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tainạn lao động, thai sản, đều phải có giấy chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền như cơquan y tế.Dưới đây là mẫu bảng chấm công: