Thiết kế hệ thống thông tin kế toán bán hàng tại công ty TNHH xuất nhập khẩu hoàng phong

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và qua việc khảo sát hoạt động tại Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Hoàng Phong, tôi đã chọn đề tài: “Thiết kế hệ thống thông tin kế

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả trong đồ án tốt nghiệp của tôi là trung thực, xuất phát từ tìnhhình thực tế của đơn vị tôi thực tập

Tác giả đồ án

Nguyễn Thị Loan

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian dài học tập, nghiên cứu tại trường Học Viện Tài Chính tôi đãđược các thầy giáo, cô giáo trang bị cho những kiến thức làm hành trang bước vàocuộc sống mới sau khi tốt nghiệp Để có được như ngày hôm nay, ngoài việc nỗ lực, cốgắng của bản thân, tôi còn được các thầy giáo, cô giáo của trường dạy dỗ, dìu dắt,hướng dẫn tận tình Tôi luôn ghi nhớ công ơn của các thầy, các cô

Tôi xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống thôngtin kinh tế, những người đã truyền dạy cho tôi những kiến thức chuyên ngành để chotôi có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai Đặc biệt tôi xin được tỏ lòng biết

ơn sâu sắc tới thầy giáo Hoàng Hải Xanh, người đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành

đồ án tốt nghiệp trong thời gian thực tập tốt nghiệp Cuối cùng, tôi xin được chân thành

cảm ơn lãnh đạo và các nhân viên trong Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Hoàng Phong đã tạo điều kiện cho tôi được thực tập và hướng dẫn tôi trong thời gian thực tập

tốt nghiệp tại công ty

Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2011

Tác giả

Nguyễn Thị Loan

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

LỜI MỞ ĐẦU

Trong cơ chế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì mục tiêu lợi nhuậnđược đặt lên hàng đầu, do vậy các doanh nghiệp phải tự tìm kiếm nguồn hàng, tự tổchức quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá để làm sao đem lại lợi nhuận tối đa chodoanh nghiệp mình

Thực tế những năm qua cho thấy, không ít các doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, điđến phá sản trong khi các doanh nghiệp khác không ngừng phát triển Lý do đơn giản

là vì các doanh nghiệp này đã xác định được nhu cầu của xã hội biết sản xuất kinhdoanh cái gì? Và kinh doanh phục vụ ai? Chính vì thế mà doanh nghiệp đó sẽ bánđược nhiều thành phẩm, hàng hoá với doanh số bù đắp được các khoản chi phí bỏ ra và

có lãi, từ đó mới có thể tồn tại đứng vững trên thị trường và chiến thắng trong cạnhtranh

I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Bán hàng là hoạt động chính, có vai trò quan trọng trong thương mại Đây làquá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốntrong thanh toán, là hoạt động trực tiếp tạo ra doanh thu và góp phần truyền tải vàquảng bá hình ảnh của doanh nghiệp Đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa vớiviệc rút ngắn chu kỳ kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận củadoanh nghiệp Vì vậy, việc hoàn thiện kế toán bán hàng là một điều rất cần thiết, nókhông những đóng góp phần nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức kế toán mà còngiúp các nhà quản lý nắm bắt được chính xác thông tin và phản ánh kịp thời tình hìnhbán hàng của doanh nghiệp Những thông tin ấy là cơ sở cho họ phân tích đánh giá lựachọn phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất

Việc xây dựng phần mềm để quản lý công tác bán hàng là quan trọng và cầnthiết, để công việc bán hàng được thực hiện đồng bộ, hiệu quả, dễ quản lý, kiểm soát từ

đó gián tiếp mang lại lợi ích kinh tế cao cho doanh nghiệp Đối với công ty TNHHXuất Nhập khẩu Hoàng Phong, phần mềm kế toán giúp cho công ty tiết kiệm đượcnguồn nhân lực, quá trình hoạch toán diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm đươc thời gian vàchi phí quản lý doanh nghiệp Phần mềm kế toán bán hàng sẽ kiểm tra khả năng cungứng hàng hóa cho khách hàng, in hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho và từ đó in ra cácbáo cáo như: báo cáo tổng hợp bán hàng, báo cáo công nợ khách hàng, báo cáo chi tiếthàng bán,… khi cần thiết Do đó việc xây dựng phần mềm kế toán bán hàng là vô cùngcần thiết và có ý nghĩa

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và qua việc khảo sát

hoạt động tại Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Hoàng Phong, tôi đã chọn đề tài: “Thiết

kế hệ thống thông tin kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Hoàng Phong”.

II MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI

Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Hoàng Phong là một công ty thương mại, hoạtđộng trong lĩnh vực mua bán ô tô tải, ô tô khách nhập khẩu nguyên chiếc nên giá trịcủa hàng hóa là lớn Vì vậy công tác bán hàng là hoạt động chủ yếu và quan trọng Yêucầu đặt ra là phải quản lý tốt, xử lý thông tin bán hàng một cách chính xác, nhanhchóng, kịp thời

Tôi đã chọn đề tài trên với mong muốn xây dựng hệ thống thông tin kế toán bánhàng trong công ty phù hợp với thực tế hoạt động tổ chức kế toán bán hàng của chínhcông ty, tiết kiệm chi phí, tài nguyên máy tính và sử dụng thông tin có hiệu quả Với cánhân tôi, thực tập còn là cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn, do đó việc thực hiện đề tàinày ngoài mục đích thực tế giúp cho công ty quản lý tốt hơn mà đồng thời nó còn có

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

mục đích giúp cho bản thân tôi có kinh nghiệm và kiến thức làm việc thực tế Đó làđiều vô cùng quan trọng đối với mỗi sinh viên trước khi ra trường.

Với một khoảng thời gian hạn chế đồ án chỉ đề cập đến bán hàng và doanh thuthuần bán hàng với hình thức bán hàng trực tiếp, bán hàng thanh toán ngay hoặc kháchhàng đã chấp nhận thanh toán Bỏ qua hình thức bán hàng đổi hàng, bán trả chậm, trảgóp, hình thức bán gửi hàng, bán trợ cấp giá, doanh thu bán hàng nội bộ, các loạidoanh thu khác và không quan tâm tới hạch toán các loại thuế phải nộp liên quan đếnviệc bán hàng

III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu của đồ án là hệ thống thông tin kế toán bán hàng hiện tạicủa Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Hoàng Phong

IV PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Để thực hiện đồ án tôi đã vận dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biện chứngkết hợp với các phương pháp:

- Thu thập thông tin

- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

- Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý

Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu đãnắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên mônchuyên sâu để xây dựng hoàn thiện đồ án

V KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN

Đề tài: “Thiết kế hệ thống thông tin kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Hoàng Phong”.

Đồ án gồm … trang, ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu thamkhảo, đồ án gồm có 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán và công tác kế toán bán hàng Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Xuất Nhập khẩu

Hoàng Phong

Chương 3: Phân tích hệ thống thông tin kế toán bán hàng tại công ty TNHH Xuất

Nhập khẩu Hoàng Phong

Chương 4: Thiết kế và thực hiện hệ thống thông tin kế toán bán hàng tại công ty

TNHH Xuất Nhập khẩu Hoàng Phong

Với mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý bán hàng trong công ty nhằm đạt hiệuquả cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác quản lý bán hàng trong điều kiện ứng dụngcông nghệ tin học Do thời gian không cho phép, tôi chỉ tập trung vào phân tích, thiết

kế hệ thống công tác kế toán bán hàng và thực hiện một số chức năng của chươngtrình, sử dụng ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện công việc, song vì thời gian có hạn và kinhnghiệm, kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót Tôi rất mong nhậnđược ý kiến đóng góp của thầy cô và bè bạn để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI MỞ ĐẦU 3

MỤC LỤC 7

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT 10

CHƯƠNG 1: TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG 11

1.1 TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 11

1.1.1 Thông tin và hệ thống thông tin 11

1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán 13

1.2 TỔNG QUÁT VỀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 14

1.2.1 Khảo sát và lập kế hoạch dự án 14

1.2.2 Phân tích hệ thống 15

1.2.3 Thiết kế hệ thống 16

1.2.4 Thực hiện và kiểm thử hệ thống 17

1.2.5 Vận hành và bảo trì hệ thống 17

1.3 TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG 17

1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng 17

1.3.2 Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp 19

1.3.3 Nguyên tắc hạch toán kế toán bán hàng 21

1.3.4 Các tài khoản thường sử dụng trong công tác kế toán bán hàng 22

1.3.5 Quy trình nghiệp vụ kế toán bán hàng 28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG PHONG 33

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG

PHONG 33

2.1.1 Giới thiệu về công ty 33

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty 33

2.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG PHONG 35

2.2.1 Đặc điểm bộ máy kế toán 35

2.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 37

2.2.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán 38

2.2.4 Chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán phục vụ công tác kế toán bán hàng sử dụng tại công ty 40

2.2.5 Quy trình nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty 47

2.3 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY 50

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG PHONG 52

3.1 MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG 52

3.2 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN 52

3.2.1 Yêu cầu về hệ thống 52

3.2.2 Mô tả bài toán 53

3.2.3 Danh sách hồ sơ dữ liệu hệ thống 55

3.3 MÔ HÌNH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 56

3.3.1 Sơ đồ ngữ cảnh 56

3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 57

3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu 60

3.3.4 Ma trận thực thể chức năng 65

3.4 MÔ HÌNH DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 66

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

3.4.1 Danh mục dữ liệu 66

3.4.2 Danh sách các thực thể và các thuộc tính 73

3.4.3 Mô hình thực thể liên kết.( hình 3.12) 75

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG PHONG 76

4.1 MÔ HÌNH CSDL CỦA HỆ THỐNG 76

4.1.1 Chuyển đổi mô hình E – A sang mô hình quan hệ 76

4.1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 80

4.1.3 Thiết kế Menu và một số giao diện chính 87

KẾT LUẬN 105

TÀI LIỆU THAM KHẢO 106

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

Tên viết tắt Tên đầy đủ

CHƯƠNG 1: TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG

1.1.1 Thông tin và hệ thống thông tin.

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

 Thông tin.

Thông tin có thể hiểu là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dụng, có

ý nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định

Với mục đích quản lý, trong doanh nghiệp, thông tin thường được phân theo hailoại chính:

- Thông tin tự nhiên: là các thông tin sinh ra và thu nhận bởi con người trực

tiếp bằng các cơ quan biểu đạt hay cảm thụ tự nhiên của con người Cụ thể:

 Thông tin viết (văn bản)

 Thông tin hình ảnh (tranh, ảnh, sơ đồ, …)

 Thông tin miệng (lời nói)

 Thông tin xúc giác, khứu giác, âm thanh, …

- Thông tin có cấu trúc: là thông tin được chắt lọc từ các thông tin tự nhiên,

bằng cách cấu trúc hóa lại, làm cho cô đọng hơn, chặt chẽ hơn

Việc sử dụng thông tin có cấu trúc mang lại lợi ích hơn so với thông tin tự nhiênvì:

 Nhờ tính cô đọng, ngắn gọn mà thông tin cấu trúc được truyền đạt nhanhhơn, với độ tin cậy cao và không gian để lưu trữ nhỏ hơn

 Nhờ có cú pháp chặt chẽ, thông tin có cấu trúc cho phép thực hiện các tínhtoán, các xử lý theo giải thuật: từ một tập hợp các thông tin có thể nhận đượcmột cách tự động những thông tin mới ( thông tin kết xuất)

Thông tin có các tính chất sau:

Hệ thống thông tin (Information System - IS) trong một tổ chức có chức năngthu nhận và quản lý dữ liệu để cung cấp những thông tin hữu ích nhằm hỗ trợ cho tổchức đó và các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay đối tác của nó

Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ,phân phối,…số liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định, choquá trình hoạt động tác nghiệp để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, xí nghiệp,doanh nghiệp,…

Hệ thống thông tin phát triển qua 4 loại hình:

- Hệ thống xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhập dữ liệu hàng ngày, ra bào cáo theo

định kỳ

- Hệ thống thông tin quản lý: một hệ thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và

các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý, quyết định

- Hệ thống trợ giúp quyết định: hỗ trợ cho việc ra quyết định.

- Hệ chuyên gia: hỗ trợ các nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định

một cách thông minh

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp gồm nhiều thành phần như các dữ liệu,các xử lý, con người, thiết bị, các quy trình và công nghệ thông tin tương tác với nhau

để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một

hệ thống.… Trong đó, các dữ liệu và các xử lý là hai thành phần cơ bản:

- Các dữ liệu:

Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hayquá khứ của doanh nghiệp Các dữ liệu này được chia thành hai phần: các dữ liệu phảnánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các

dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sảnxuất, mua bán, giao dịch,…

- Các xử lý:

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

Đó là những quá trình biến đổi thông tin nhằm sản sinh các thông tin theo thểthức quy định như các chứng từ giao dịch, các báo cáo, các bảng thống kê,… và trợgiúp cho các quyết định như cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lựa chọn mộtquyết định của lãnh đạo,…

Hệ thống thông tin có nhiệm vụ trao đổi thông tin với môi trường ngoài, thựchiện liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyếtđịnh

1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán

 Bản chất

Hình 1.1: Sơ đồ HTTT kế toán.

Từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghichép và lưu trữ ở các chứng từ, sổ, bảng,… Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thốngthông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báocáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin

Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành ba nhóm:

Quyết định kinh tế

Phân tích, ghi chép, lưu trữ

Phân tích, tổng hợp, lập báo cáo

- Người quản lý doanh nghiệp

- Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm các chủ

sở hữu và các chủ nợ của doanh nghiệp (ở hiện tại và trong tương lai)

- Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm cơ quanthuế, cơ quan chức năng của nhà nước và đối tượng sử dụng khác

 Mục tiêu phát triển HTTT kế toán

- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển hợp

lý, đáp ứng được yêu cầu thông tin của doanh nghiệp, của người dùng

- Phát triển hệ thống nhằm đạt được HTTT kế toán hoàn hảo, với chi phí bỏ ratương xứng với hiệu quả mang lại

1.2 TỔNG QUÁT VỀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Quá trình phân tích một hệ thống thông tin trải qua các bước:

Khảo sát là tiếp cận với các nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của

hệ thống, tìm hiểu môi trường kinh tế, kỹ thuật của hệ thống, tìm hiểu cơ cấu tổ chứccủa cơ quan chủ quản, thu thập các chứng từ, sổ sách và mô tả quy trình luân chuyển,

xử lý, lưu trữ các thông tin, tài liệu giao dịch

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

Thông qua khảo sát để xác định cái gì cần thiết cho hệ thống, lĩnh vực nào, côngviệc nào cần tin học hóa, lĩnh vực nào tin học hóa sẽ không có tác dụng Đồng thời, cầnphân tích, thiết lập thứ tự ưu tiên cho chúng, từ đó xác định phạm vi thực hiện hệthống Đây chính là công tác nghiên cứu hệ thống.

Sau khi khảo sát và nghiên cứu hệ thống, phải đưa ra được một kế hoạch dự án

cơ sở Kế hoach này cần được phân tích, đảm bảo một số nội dung sau:

- Dựa trên khả năng kỹ thuật hiện có (thiết bị, công nghệ và khả năng làm chủcông nghệ) để thực hiện các giải pháp công nghệ thồng tin được áp dụng để xây dựng

- Hệ thống xây dựng nên phải được vận hành trôi chảy trong khuôn khổ pháp

lý hiện hành, phù hợp với điều kiện hoạt động của tổ chức

1.2.2 Phân tích hệ thống.

Phân tích hệ thống nhằm xác đinh các thành phần của hệ thống phức hợp và chỉ

ra mối liên quan giữa chúng Phân tích hệ thống là việc thực hiện phân tích về chứcnăng của hệ thống, phân tích về dữ liệu của hệ thống

Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống Để phântích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ,chức năng gì? Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong cácchức năng, đồng thời phải tìm ra những hạn chế, những ràng buộc đặt lên các chứcnăng đó

Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và phân theo nhiều mức từ tổng hợpđến chi tiết Vì vậy, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ, gồm động từ và bổngữ Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ liệutrong miền nghiên cứu Tên chức năng là một câu ngắn giải thích đủ nghĩa của chứcnăng và sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ.

Nhằm đưa ra cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống, công việctiếp theo là bổ xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng Đó làcác luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng Nó được biểu diễn là mũi tên trên đóghi thông tin di chuyển Tuy nhiên, các luồng dữ liệu ra khỏi chức năng sẽ tới đâu và từđâu dữ liệu đi vào chức năng? Thực tế, các dữ liệu sẽ được lấy ra từ kho dữ liệu và đivào cất trữ ở đó Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất trữ

Cơ sở dữ liệu là một nơi lưu trữ thông tin Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng

cơ sở dữ liệu của mình Việc phân tích hệ thống về dữ liệu đóng góp quan trọng trongviệc xây dựng một cơ sở dữ liệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu và đảm bảo hệthống dễ khôi phục và bảo trì Phân tích về dữ liệu của hệ thống được tiến hành qua 2bước:

- Xác định và phân tích các yêu cầu về dữ liệu

- Mô hình hóa dữ liệu: Xây dựng mô hình thực thể liên kết biểu diễn các yêucầu về dữ liệu

1.2.3 Thiết kế hệ thống.

Thiết kế là tìm ra giải pháp công nhệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu ở trên.Thiết kế hệ thống bao gồm các pha: Thiết kế kiến trúc hệ thống, thiết kế CSDL hệthống, thiết kế giao diện hệ thống Các pha này có mối quan hệ mặt thiết với nhau

Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả dữ liệuvật lý để lưu dữ liệu Thiết kế logic CSDL là việc xác định các quan hệ, chuyển môhình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ, sau đó chuẩn hóa các quan hệ về dạng

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

chuẩn 3NF Thiết kế vật lý CSDL là việc xây dựng các bảng trong CSDL quan hệ,quyết định cấu trúc thực tế của các bảng lưu trữ trong mô hình quan hệ.

1.2.4 Thực hiện và kiểm thử hệ thống.

Công việc này cần lựa chọn môi trường cài đặt, lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu

và chức năng hệ thống, lựa chọn công cụ tạo giao diện và lập báo cáo Tiếp đến là xâydựng hệ thống và viết tài liệu sử dụng, đồng thời thử nghiệm HTTT và khắc phục lỗinếu có

1.2.5 Vận hành và bảo trì hệ thống.

Trong giai đoạn vận hành, người sử dụng và chuyên viên kỹ thuật vận hành cầnđánh giá xem hệ thống có đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu hay không? Từ đó đềxuất những sửa đổi, cải tiến

Bảo trì nhằm đảm bảo cho hệ thống vận hành ổn định, đáp ứng một cách tốtnhất cho công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất, kinh doanh

1.3 TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG

1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng.

 Sự cần thiết của công tác bán hàng

Trong nền kinh tế thị trường sản xuất ra sản phẩm hàng hoá và bán được các sảnphẩm đó trên thị trường là điều kiện quyết định cho sự tồn tại và phát triển của doanhnghiệp Thông qua bán hàng, thì giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá đóđược thực hiện, hàng hoá chuyển từ hình thái hiện vật (thành phẩm, hàng hóa) sanghình thái giá trị (tiền tệ), giúp cho vòng luân chuyển vốn được hoàn thành, tăng hiệuquả sử dụng vốn Điều này có ý nghĩa rất to lớn đối với nền kinh tế nói chung và đốivới bản thân toàn doanh nghiệp nói riêng

Quá trình bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ cân đối sản xuất giữacác ngành, các đơn vị sản xuất trong từng ngành và đến quan hệ cung cầu trên thị

trường Nó còn đảm bảo cân đối giữa tiền và hàng trong lưu thông, đảm bảo cân đốisản xuất giữa ngành, các khu vực trong nền kinh tế quốc dân.

Đối với các doanh nghiệp thương mại, thì việc bán hàng có ý nghĩa rất to lớn,bán hàng mới có thể đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và bù đắp được chi phí đã bỏ

ra, không những thế nó còn phản ánh năng lực kinh doanh và vị thế của doanh nghiệptrên thị trường

 Vai trò của kế toán trong quản lý bán hàng

Kế toán được coi như là một công cụ hữu hiệu, phục vụ công tác quản lý nóichung và quản lý bán hàng nói riêng

Thông tin do kế toán cung cấp là cơ sở để các nhà quản lý nắm được tình hìnhhàng hoá trên hai mặt: hiện vật và giá trị Tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, chínhsách giá cả hợp lý và đánh giá đúng đắn năng lực kinh doanh của doanh nghiệp thôngqua kết quả kinh doanh đạt được

Thông tin do kế toán cung cấp là căn cứ để đánh giá tính hiệu quả, phù hợp củacác quyết định bán hàng đã được thực thi, từ đó phân tích và đưa ra các biện pháp quản

lý, chiến lược kinh doanh, bán hàng phù hợp với thị trường tương ứng với khả năngcủa doanh nghiệp

 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình hiện có và sự biến động của từngloại hàng hoá trên các mặt hiện vật và giá trị

Theo dõi, quản lý chặt chẽ quá trình bán hàng, phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịpthời, chính xác các khoản doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốnhàng bán, chi phí bán hàng, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu củakhách hàng

Cung cấp thông tin kế toán cần thiết phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính vàphân tích hoạt động bán hàng

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

Để thực hiện tốt nhiệm vụ đó, kế toán bán hàng cần phải hoàn thiện tốt các nộidung sau:

 Tổ chức tốt hệ thống ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ

 Báo cáo kịp thời tình hình nhập - xuất – tồn hàng hoá, tình hình bán hàng vàthanh toán, đôn đốc thu tiền hàng, xác định kết quả bán hàng

 Tổ chức tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán phù hợp vớiđặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

1.3.2 Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp.

 Bán hàng theo phương thức gửi hàng đi cho khách hàng

Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ

sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên giao hàng tại địa điểm đã quyước trong hợp đồng Khi xuất kho gửi đi hàng vốn thuộc quyền sở hữu của doanhnghiệp, chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàngmới chuyển quyền sở hữu và được ghi nhận doanh thu bán hàng

 Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp

Theo phương thức này, bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đếnnhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba (các DNTM muabán thẳng) Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thìhàng hoá được xác định là bán (hàng đã chuyển quyền sở hữu)

 Bán hàng theo phương thức bán hàng đại lý, ký gửi

Bán hàng đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng (bàn giao đại lý) xuấthàng cho bên nhận đại lý, ký gửi (bên đại lý) để bán Bên đại lý sẽ được hưởng thù laodưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá

Theo luật thuế GTGT, nếu bên đại lý bán hàng theo đúng giá do bên giao đại lýquy định thì toàn bộ thuế GTGT sẽ do chủ cửa hàng chịu, bên đại lý không phải nộpthuế GTGT trên phần hoa hồng được hưởng Ngược lại, nếu bên đại lý hưởng khoản

chênh lệch giá thì họ sẽ phải chịu thuế GTGT tính trên phần GTGT này, bên chủ hàngchỉ chịu thuế GTGT trong phạm vi doanh thu của mình.

Theo chế độ quy định, bên giao đại lý khi xuất hàng hoá chuyển giao các cơ sởnhận làm đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, căn cứ vào chọn một trong cách sử dụnghoá đơn, chứng từ sau:

- Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng để căn cứ thanh toán và kê khai nộpthuế GTGT ở từng đơn vị, từng khâu độc lập.Theo cách này bên giao đại lý hạch toánnhư phương pháp bán hàng trực tiếp

- Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều hành nội bộ theocách này, cơ sở bán hàng đại lý, ký gửi khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định,đồng thời lập bảng hoá đơn bán ra gửi về cơ sở gửi bán, đại lý để cơ sở này lập hoá đơnGTGT hoặc hoá đơn bán hàng cho thực tế tiêu thụ

 Bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp

Đây là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần Người mua sẽ thanh toán lầnđầu ngay tại thời điểm mua Số còn lại họ chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phảichịu một tỷ lệ lãi xuất nhất định thường thì tiền trả ở các kỳ sau đều bằng nhau, gồmmột phần doanh thu gốc và một phần trả chậm

 Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng

Đây là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp đem sản phẩm, hàng hóa để đổilấy hàng hóa khác không tương tự Giá trao đổi là giá hiện hành của sản phẩm, hànghóa tương ứng trên thị trường

1.3.3 Nguyên tắc hạch toán kế toán bán hàng.

Việc ghi nhận doanh thu và chi phí bán hàng phải tuân theo nguyên tắc phù hợp.Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng cóliên quan đến việc tạo ra doanh thu đó

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

Chi phí ghi nhận doanh thu bán hàng hóa khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiệnsau:

- Doanh nghiệp đã trao một phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sởhữu hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như ngưới sở hữuhàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn Điểu này có nghĩa kháchhàng đã thanh toán hoặc đã chấp nhận thanh toán tiền mua hàng hóa

- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ việc bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Trường hợp hàng hóa trao đổi lấy hàng hóa tương tự về bản chất không đượcghi nhận doanh thu

Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng, theo dõitừng khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu thuần cho từng loại doanh thu,từng loại mặt hàng để phục vụ cho cung cấp thông tin kế toán để quản trị doanh nghiệp

và lập Báo cáo tài chính

1.3.4 Các tài khoản thường sử dụng trong công tác kế toán bán hàng.

nhập kho.

- Trị giá vốn thực tế của hàng hóa

thừa phát hiện khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa

tồn kho cuối kỳ (phương pháp

- Trị giá vốn hàng hóa còn lại cuối

kỳ

 TK 157 – Hàng gửi đi bán

Phản ánh trị giá của hàng hóa đã gửi đi cho khách hàng, gửi đi bán đại lý, kýgửi, gửi cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc để bán, dịch vụ đã hoàn thànhbàn giao cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, nhưng chưa đượcchấp nhận thanh toán, chưa được xác định là đã bán (Chưa được tính là doanh thu bánhàng trong kỳ đối với số hàng hoá đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng)

Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau:

TK 157 – Hàng gửi đi bán.

- Trị giá vốn thực tế của hàng hóa

gửi bán, ký gửi

- Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa,

gửi đi bán cuối kỳ (phương pháp

kiểm kê định kỳ)

- Trị giá vốn thực tế của hàng hóagửi bán đã được khách hàng thanhtoán hoặc chấp nhận thanh toán

- Trị giá vốn hàng hóa đã gửi đi bịkhách hàng trả lại

- Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa

đã gửi đi đầu kỳ (phương phápkiểm kê định kỳ)

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

- Trị giá vốn hàng hóa đã gửi đi.

 TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

Phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi tạiNgân hàng của doanh nghiệp

Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau:

TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại

tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

đã gửi vào ngân hàng và chênh lệch

tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại

tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quýrút ra từ ngân hàng và chênh lệchgiảm tỷ giá hối đoái

- Số tiền gửi hiện còn gửi ở các

Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau:

- Số thuế GTGT được giảm trừ vào

- Trị giá vốn thực tế của hàng hóa

đã xuất bán, tiêu thụ trong kỳ

- Các khoản hao hụt, mất mát của

hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi

thường do trách nhiệm cá nhân gây

ra

- Chênh lệch giữa mức dự phòng

giảm giá hàng tồn kho phải lập năm

nay lớn hơn khoản đã lập dự phòng

cuối năm trước

- Kết chuyển giá vốn hàng hóa đã

- Hoàn nhập số chênh lệch dựphòng giảm giá hàng tồn kho cuốinăm trước lớn hơn mức cần lậpcuối năm nay

- Kết chuyển giá vốn thực tế củahàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ đểxác định kết quả

- Giá vốn thực tế của hàng hóa đãbán bị người mua trả lại

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

bán trong kỳ từ TK 611 (phương

pháp kiểm kê định kỳ)

TK 632 không có số dư cuối kỳ

 TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một

kỳ kế toán của hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ

Kết cấu của tài khoản 511 như sau:

TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế

xuất khẩu và thuế GTGT tính theo

phương pháp trực tiếp phải nộp tính

trên doanh thu bán hàng thực tế của

doanh nghiệp trong kỳ

- Các khoản ghi giảm doanh thu

bán hàng.( giảm giá hàng bán,

doanh thu hàng đã bán bị trả lại,

chiết khấu thương mại)

- Kết chuyển doanh thu bán hàng

sang TK 911 để xác định kết quả

kinh doanh

- Doanh thu bán hàng hóa củadoanh nghiệp thực hiện trong kỳhạch toán

TK 511 không có số dư cuối kỳ

TK 511 có 5 tài khoản cấp 2:

- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

- TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm.

- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

- TK 5118: Doanh thu khác

 TK 131 – Phải thu của khách hàng

Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thucủa doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấpdịch vụ

Kết cấu của tài khoản 131 như sau:

TK 131 – Phải thu của khách hàng.

- Số tiền phải thu của khách hàng

về hàng hoá cung cấp và được xác

- Khoản giảm giá hàng bán chokhách hàng sau khi đã giao hàng vàkhách hàng có khiếu nại

- Doanh thu của số hàng hóa đã bán

bị người mua trả lại (Có thuếGTGT hoặc không có thuế GTGT)

- Số tiền chiết khấu thanh toán vàchiết khấu thương mại cho ngườimua

- Số tiền còn phải thu của khách

hàng

Ngoài ra, công tác kế toán bán hàng còn sử dụng các tài khoán như:

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

- TK 111 – Tiền mặt

- TK 155 – Thành phẩm

- TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

- TK 5211 – Chiết khấu thương mại

- TK 5212 – Hàng bán bị trả lại

- TK 5213 – Giảm giá hàng bán

- TK 6421 – Chi phí bán hàng

- TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

1.3.5 Quy trình nghiệp vụ kế toán bán hàng.

 Ghi nhận giá vốn thực tế thành phẩm, hàng hóa xuất kho theo phương pháp kê khaithường xuyên

TK911

Trị giá vốn thực tế hàng hóa, thành phẩm gửi bán được tiêu thụ trong kỳ

Ghi giảm số trích thừa

Trị giá vốn thực tế hàng hóa, thành phẩm đã bán bị

trả lại nhập kho

Kết chuyển giá vốn hàng bán

Hình 1.2: Quy trình nghiệp vụ kế toán giá vốn hàng bán

Có 4 phương pháp để xác định trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho

- Phương pháp tính theo giá đích danh

- Phương pháp bình quân gia quyền

- Phương pháp nhập trước, xuất trước

- Phương pháp nhập sau, xuất trước

Trong đó, phương pháp tính theo giá đích danh thường được áp dụng đối vớidoanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được Vớiphương pháp này, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập khocủa lô hàng đó để tính Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của

kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng xuất kho đembán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánhđúng theo giá trị thực tế của nó

 Ghi nhận doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ (trường hợp doanh nghiệpnộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế)

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

Số tiền đã thu được

TK 112,111

Doanh thu chưa thực hiện

phải thu

các kỳ tiếp theoDoanh thu hoạt

động tài chính

từng kỳ

Giá bán trả ngay một lần chưa thuế

Hình 1.3: quy trình nghiệp vụ kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt

và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì ngoài việc phản ánh cá bút toán ghinhận nghiệp vụ bán hàng ở trên thì đồng thời kế toán phải phản ánh thêm thuế tiêu thụđặc biệt qua bút toán:

Nợ TK511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chưa bao gồm thuếGTGT)

Có TK3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt

 Hạch toán các khoản lảm giảm trừ doanh thu

- Kế toán chiết khấu thương mại

Chiết khấu thương mại được áp dụng đối với các khách hàng mua hàng hóa với

Thuế GTGT đầu ra được khấu trừ

Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần

- Kế toán doanh thu hàng đã bán bị trả lại.

Hàng đã bán bị trả lại là giá trị hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ nhưng bịkhách hàng trả lại do hàng kém chất lượng, sai quy cách

Hình 1.5: Quy trình kế toán doanh thu hàng đã bán bị trả lại.

- Kế toán giảm giá hàng bán

Giảm giá hàng bán áp dụng đối với các mặt hàng kém phẩm chất, không đúngquy cách, … đã ghi trong hợp đồng

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

TK 33311

Giá đã bán của hàng hóa bị trả lại

Thuế GTGT đầu ra được khấu trừ

Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu hàng đã bán bị trả lại để xác định doanh thu thuần

TK 6421Chi phí bán hàng

phát sinh

TK 33311

Giảm giá hàng bán

Thuế GTGT đầu ra được khấu trừ

Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá hàng bán để xác định

doanh thu thuần

Hình 1.6: Quy trình kế toán giảm giá hàng bán.

 Kế toán chi phí bán hàng

TK 334

Chi phí nhân viên bán hàng

BHYT, BHXH, KPCĐ trích theo lương

phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh

TK 111, 112, 152

TK 1331

Thuế GTGT được khấu trừ

TK6421

TK 111, 112

Chi phí vật liệu, dụng cụ

TK 152, 153

Hình 1.7: Quy trình kế toán chi phí bán hàng.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG PHONG

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG PHONG.

2.1.1 Giới thiệu về công ty.

Tên công ty : CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG PHONG

Địa chỉ : P301 – Số 7 Bùi Xương Trạch – Khương Đình – Thanh Xuân – Hà Nội.Địa chỉ kho hàng hóa: Mai Lâm – Đông Anh – Hà Nội

Giấy phép đăng ký kinh doanh:

Số 0104410360 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội, cấp ngày03-02-2010

Số cán bộ nhân viên: 14 người

Ban giám đốc: 2 người

Bộ phận kế toán và văn phòng: 3 người

Bộ phận kinh doanh, tư vấn và kỹ thuật: 9 ngườiNgành nghề kinh doanh:

Công ty là nhà nhập khẩu & cung cấp các loại xe ôtô nhập khẩu nguyênchiếc tại thị trường Việt Nam

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty

- Ban giám đốc: bao gồm một giám đốc và một phó giám đốc, thực hiện quản

lý công ty, điều hành, giám sát hoạt động kinh doanh và chương trình nghiên cứu thịtrường hàng hóa, là bộ phận có quyền đưa ra các quyết định, chiến lược kinh doanh củacông ty

- Bộ phận bán hàng: thực hiện nghiệp vụ bán hàng, tư vấn về hàng hóa, tiếpnhận các yêu cầu của khách hàng, thu thập các thông tin về thị trường, tổng hợp báocáo tình hình tiêu thụ sản phẩm cho các bộ phận liên quan

- Bộ phận kỹ thuật: thực hiện kiểm tra thường xuyên, định kỳ hàng hóa (xe),trực tiếp làm công tác bảo hành cho khách hàng

- Bộ phận kế toán: kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tếphát sinh tại công ty, thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ các chứng từ kế toán, hạchtoán và ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu của bangiám đốc

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty

Ban giám đốc

Bộ phận bán hàng Phòng kế

2.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG PHONG

2.2.1 Đặc điểm bộ máy kế toán.

Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty.

- Kế toán trưởng: Xét duyệt các báo cáo, chịu trách nhiệm trước ban giám đốccông ty và các bên liên quan về các số liệu mình cung cấp, đồng thời theo dõi, hướngdẫn và quản lý kế toán viên

- Kế toán tổng hợp: Kiểm tra tính chính xác, đúng đắn, phù hợp của cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, tổng hợp chi phí, doanh thu, xác định kết quảhoạt động kinh doanh của công ty

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

Kế toán trưởng

Kế toán mua hàng

và công

nợ phải trả

Kế toán bán hàng

và công

nợ phải thu

Kế toán vật tư, hàng hóa, CCD

cố định

Kế toán tiền lương

Kế toán thuế

Thủ quỹ

- Kế toán tiền mặt: Tiếp nhận yêu cầu thu, chi tiền mặt (có chứng từ kèm theonhư giấy yêu cầu tạm ứng…), tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi, kiểm tra và theo dõitình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp tại bất cứ thời điểm nào.

- Kế toán ngân hàng: Theo dõi các hoạt động thanh toán qua tài khoản ngânhàng và lượng tiền gửi tại các ngân hàng, gửi yêu cầu thu, chi hộ tới ngân hàng (lậpgiấy ủy nhiệm chi, lập giấy ủy nhiệm thu), tiếp nhận và phản ánh giấy báo Nợ, giấybáo Có từ ngân hàng, tiếp nhận yêu cầu thanh toán tiền mua hàng (giấy báo chứng từnhờ thu hàng nhập), đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với bảng sao kê của ngân hàng

- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Kế toán mua hàng và công nợ phảitrả có nhiệm vụ là nhận hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp, quản lý và theo dõi hànghóa mua vào Kế toán mua hàng và công nợ phải trả tiến hành kiểm tra công nợ và theodõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, tình hình thực hiện các hợp đồng mua hànghoá, có thể trực tiếp lập giấy ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng để thanh toán tiền muahàng cho nhà cung cấp

- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Theo dõi tình hình bán hàng của công

ty ở từng thời kỳ, lập và in hóa đơn bán hàng, phản ánh trị giá vốn hàng bán, các chiphí liên quan đến hoạt động bán hàng, tiêu thụ hàng hóa và ghi nhận doanh thu bánhàng, xem và in sổ chi tiết bán hàng Quản lý và theo dõi hàng hóa bán ra Kiểm tra vàtheo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồicông nợ khó đòi, nợ lâu Định kỳ lập báo cáo tổng hợp bán hàng, báo cáo chi tiết hàngbán, báo cáo Tổng hợp công nợ phải thu,…

- Kế toán vật tư, hàng hóa, CCDC: Quản lý hàng hóa, theo dõi và phản ánhlượng hàng hóa nhập, xuất trong kỳ, tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ Lập phiếu nhập kho,phiếu xuất kho, kiểm kê hàng hóa thường xuyên và định kỳ, tính giá xuất kho cho hànghóa

- Kế toán TSCĐ: Khai báo TSCĐ, lập chứng từ mua TSCĐ Quản lý TSCĐtheo nguyên giá, theo dõi tình hình tăng, giảm của TSCĐ, tính toán và phản ánh mứckhấu hao luỹ kế, giá trị còn lại của từng TSCĐ.

- Kế toán tiền lương: Hàng tháng, kế toán tổng hợp, phân bổ tiền lương và cáckhoản trích theo lương (trợ cấp, BHYT, BHXH, KPCĐ)

- Kế toán thuế: Lập và in Bảng kê thuế GTGT đầu vào, Bảng kê thuế GTGTđầu ra, Tờ khai thuế GTGT, thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, thực hiện nộpthuế, xem và in chứng từ nộp thuế ngay khi nộp thuế (phiếu chi, ủy nhiệm chi)

- Thủ quỹ: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để tiến hành xuất quỹ hay nhậpquỹ tiền mặt, quản lý lượng tiền mặt tại công ty

2.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

Chế dộ kế toán doanh nghiệp áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ - BTC của

Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006 Quyết định này thaythế cho Quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23 tháng 12 năm 1996 của Bộ trưởng

Bộ Tài Chính ban hành “Chế độ kế toán doanh ngiệp vừa và nhỏ” và Quyết định số144/2001/QĐ – BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc

“Bổ sung, sửa đổi chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định

số 1177 TC/QĐ/CĐKT” Theo đó, kế toán tại công ty tuân thủ các quy định chung nhưsau:

- Niên độ kế toán theo quy định: Bắt đầu từ ngày 1/1, kết thúc ngày 31/12

- Kế toán trong doanh nghiệp lập báo cáo tài chính theo năm Bao gồm:

Bảng Cân đối kế toán – (Mẫu số: B01 – DNN).

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – (Mẫu số: B02 – DNN).

Bản thuyết minh báo cáo tài chính – (Mẫu số: B09 – DNN).

Bảng Cân đối tài khoản – (Mẫu số: F01 – DNN).

Đơn vị tiền tệ sử dụng để hạch toán: đồng Việt Nam (VNĐ)

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

- Về hình thức kế toán ghi sổ, hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kếtoán Nhật ký – Sổ Cái trên máy vi tính, công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toánMISA SME.NET 2010.

- Công ty áp dụng kê khai và nộp thuế theo phương pháp tính thuế GTGT làphương pháp khấu trừ

- Công ty kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên vàtính trị giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp tính theo giá đích danh

2.2.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán.

Công ty hạch toán và ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ Cái Do công ty ápdụng kế toán máy nên công việc hạch toán, ghi sổ đơn giản hơn rất nhiều, kế toán chỉnhập thông tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng yêu cầu, các sổ sau đó

sẽ được in ra từ máy tính

Các loại sổ:

- Nhật ký - sổ Cái: là một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất vừa dùng làm

sổ Nhật ký ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian,vừa dùng làm sổ Cái để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ đó theo các tài khoản kếtoán

- Các sổ kế toán chi tiết:

 Sổ chi tiết bán hàng: sổ này được chi tiết theo từng hàng hóa

 Sổ chi tiết công nợ phải thu: sổ này được chi tiết theo từng đối tượngkhách hàng

- Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số loại sổ chi tiết khác như: sổ chi tiếttiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, …

Ghi chú:

Hình 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo tại công ty TNHH XNK Hoàng Phong.

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan

Ghi hằng ngày Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ)Đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại

Sổ chi tiết

Sổ Nhật ký – Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Nhập vào phần mềm kế

toán

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xácđịnh tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập số liệu vào máy tính theo các bảng,biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Các thông tin sẽ được tự động cập nhập vào sổ Nhật ký – sổ Cái và các sổ chitiết có liên quan

Cuối tháng (hoặc bất cứ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao táckhóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo kế toán Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và sốliệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thôngtin đã được nhập trong kỳ Kế toán có thể đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo

kế toán sau khi đã in ra

Kế toán thực hiện in các báo cáo tài chính năm theo quy định

Cuối tháng, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy và đóngthành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

2.2.4 Chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán phục vụ công tác kế toán bán hàng sử dụng tại công ty.

Áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006, công ty TNHHXNK Hoàng Phong sử dụng các loại chứng từ, sổ kế toán, báo cáo phục vụ cho côngtác kế toán bán hàng sau:

 Chứng từ kế toán:

- Phiếu nhập kho – (Mẫu số: 01 – VT)

- Phiếu xuất kho – (Mẫu số : 02 – VT)

- Hóa đơn bán hàng - (theo mẫu của công ty)

- Giấy báo Nợ - (Mẫu của từng ngân hàng)

- Giấy báo Có - (Mẫu của từng ngân hàng)

- Hàng bán trả lại – (theo mẫu của công ty)

 Sổ kế toán:

- Sổ chi tiết bán hàng – (Mẫu số: S17 –DNN)

- Sổ chi tiết các tài khoản – (Mẫu số: S20 – DNN)

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) – (Mẫu số: S13 – DNN)

 Báo cáo kế toán

- Tổng hợp bán hàng theo khách hàng

- Tổng hợp công nợ khách hàng

- Tổng hợp bán hàng trả lại

- Chi tiết hàng bán (theo ngày)

Sinh viên: Nguyễn Thị Loan