Slide QLDA chương 1

Mục đích, yêu cầu Mục đích Nghiên cứu những vấn đề chung về dự án và quản lý dự án để thấy được sự khác biệt giữa hoạt động dự án với hoạt động tác nghiệp thường xuyên cũng như sự khác

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Mục đích, yêu cầu

 Mục đích

Nghiên cứu những vấn đề chung về dự án và quản lý

dự án để thấy được sự khác biệt giữa hoạt động dự án với hoạt động tác nghiệp (thường xuyên) cũng như sự khác biệt trong công tác quản lý

 Yêu cầu

- Hiểu rõ những nội dung của quản lý dự án, sự khác

biệt giữa quản lý dự án với quản lý hoạt động thường xuyên

- Hiểu được các mô hình tổ chức quản lý dự án

- Nắm được những vấn đề cơ bản về cán bộ quản lý dự

Nội dung

I Dự án và quản lý dự án

II Nội dung quản lý dự án đầu tư

III Mô hình tổ chức quản lý dự án đầu tư

IV Cán bộ quản lý dự án

I Dự án và quản lý dự án

Hoạt động tác nghiệp (thường xuyên) và các dự

án Đặc trưng chung của cả hai hoạt động:

- Được thực hiện bởi con người

1.1 Dự án đầu tư

1.1.1 Khái niệm

- Theo nghĩa chung nhất: Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một

kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới

- Trên phương diện quản lý: Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất

- Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa

bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định

Cách nhìn khác về dự án

Có mục tiêu đảm bảo 3 yêu cầu

Chất lượng Chi phí

Thời gian

“ Ba yêu cầu”

Là duy nhất, mới lạ

Sử dụng nguồn lực lớn Được thực hiện trong một đơn vị, tổ chức

1.1.2 Đặc trưng cơ bản của

1.1.3 Phân loại dự án đầu tư

 Theo quy mô và tính chất

 Theo nguồn vốn đầu tư

 Theo cơ cấu tái sản xuất

 Theo lĩnh vực hoạt động…

1.2 Quản lý dự án đầu tư

1.2.1 Khái niệm

ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án, nhằm đạt được các mục tiêu đã định, đáp ứng yêu cầu và những

mong đợi của khách hàng và những bên có liên quan

Quản lý DAĐT là quá trình lập kế hoạch, điều phối

thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của DAĐT, nhằm hoàn thành dự án, đảm bảo các yêu cầu về thời gian, chi phí và chất lượng, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

1.2.2.Tác dụng của quản lý

dự án đầu tư

thành một thể thống nhất, hoàn chỉnh

thường xuyên giữa Ban QLDA với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án

trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

đồng giữa các bên có liên quan, các vướng mắc nẩy sinh và có những điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc những điều kiện không lường được trước

đảm bảo tiến độ, trong giới hạn chi phí cho phép

Vì sao dự án bị chậm?

 Cơ chế xin cho, vốn đầu tư phân tán, dàn trải

 Các mục tiêu và phạm vi dự án xác định không

rõ ràng

 Ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới

 Công tác đền bù, GPMB, di dân, tái định cư

Vì sao dự án không thành công?

 Cơ chế xin cho, vốn đầu tư phân tán, dàn trải

 Quy hoạch phát triển không khoa học, hình thức, lợi ích nhóm

 Kế hoạch đầu tư mang tính nhiệm kỳ, theo phong trào, có nhiều tiêu cực

 Ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới

 Thông tin kém, dẫn đến những quyết định sai

II Nội dung quản lý dự án đầu tư

2.1 Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối với các dự án

 - Quản lý vĩ mô đối với các dự án là quản lý nhà

nước đối với các dự án, bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động tới các yếu tố của quá trình

hình thành, thực hiện và kết thúc dự án, như: Các

kế hoạch, quy hoạch, các chính sách tài chính, tiền

tệ, tỷ giá, lãi suất, thuế, bảo hiểm, tiền lương…

động cụ thể của dự án, như: Lập kế hoạch, điều

phối, kiểm soát các hoạt động của dự án Quản lý

dự án bao gồm hàng loạt vấn đề, như: Quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn vốn đầu tư, rủi ro…

2.3 Quản lý theo chu kỳ dự án

Một dự án thường chia làm 4 giai đoạn

 - Giai đoạn xây dựng ý tưởng

 - Giai đoạn phát triển

 - Giai đoạn thực hiện

 - Giai đoạn kết thúc

2.4 Sự khác nhau giữa QLDA và

quản lý hoạt động tác nghiệp

Quản lý tác nghiệp Quản lý dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên

tục Nhiệm vụ không có tính lặp lại, liên tục mà có tính mới mẻ

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Một khối lượng hàng hóa, dịch

vụ được sản xuất trong một

thời kỳ (SX hàng loạt)

Tập trung vào một loại hay một

số lượng nhất định hàng hóa,

dịch vụ (SX đơn chiếc)

Thời gian tồn tại của Doanh

nghiệp lâu dài

Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn (thời gian ngắn)

Các số liệu thống kê sẵn có và

liên tục đối với việc ra quyết đối với các quyết định về dự ánCác số liệu ít có, không liên tục

Sự khác nhau…(tiếp)

Quản lý tác nghiệp Quản lý dự án

Không quá tốn kém khi

III Mô hình tổ chức quản lý dự án

3.1 Mô hình quản lý dự án theo chức năng

Đặc trưng: Dự án được chia ra làm nhiều

phần và được giao cho các bộ phận chức năng tương ứng của đơn vị (hay tổ chức) Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao.

Hoặc: Dự án được đặt tại một phòng chức

năng, các thành viên ban QLDA được điều

động tạm thời từ các phòng (ban) chức năng

khác.

Mô hình quản lý dự án theo chức năng

Giám đốc

Phòng quản trị thiết bị

Phòng tài chính,

kế toán

Phòng

tổ chức nhân sự

Ưu, nhược điểm

Ưu điểm

kiện ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên

phân bổ và sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất

lý dự án cho cấp dưới thông qua các giám đốc của các bộ phận (trưởng các phòng, ban chức năng)

Nhược điểm

- Đây là hình thức không hướng về khách hàng.

- Việc phối hợp giữa các bộ phận gặp khó khăn, thậm chí dẫn đến mâu thuẫn do có nhiều đầu mối chỉ huy.

- Khi có nhiều dự án thì không có ai chịu trách nhiệm quản lý xuyên suốt chung.

- Do thiếu cách tiếp cận tổng thể, dự án có thể bị thất bại, đặc biệt là trường hợp các dự án phức tạp.

- Các thành viên ban QLDA tách hoàn toàn khỏi các phòng (ban) chức năng

chuyên môn để chuyên thực hiện quản

lý điều hành dự án.

Mô hình chuyên trách quản lý dự án

Tổng

giám đốc

Kỹ thuật

 Chủ nhiệm dự án có đầy đủ quyền lực hơn đối với dự án.

 Mối quan hệ quản lý là quan hệ trực tuyến,

Nhược điểm

 Bộ máy QLDA cồng kềnh, trùng lắp, khó thực hiện việc hỗ trợ giữa các dự án, dẫn đến chi phí tăng lên.

 Không đảm bảo được tính chuyên sâu cho từng bộ phận chức năng, nên khó ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia

dự án.

 Dễ dẫn tới tình trạng lãng phí nguồn lực.

3.3 Mô hình quản lý dự án dạng ma trận

Đặc trưng: Là sự kết hợp hai mô hình quản lý theo chức năng và mô hình

chuyên trách quản lý dự án Theo sơ đồ:

Ưu điểm

 Chủ nhiệm dự án có đầy đủ quyền lực hơn trong quản lý dự

án, thực hiện dự án đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí được duyệt.

 Các nhà quản lý chức năng (chuyên môn) được phân phối hợp

Hạn chế: Dễ bị trùng chéo, không đảm bảo nguyên tắc

tập trung, dân chủ trong quản lý.

>>> Căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức QLDA?

4.2 Trách nhiệm của chủ nhiệm dự án

 Đối với cấp trên:

- Bảo tồn mọi nguồn lực và quản lý hiệu quả dự án được giao

- Báo cáo đầy đủ, trung thực những thông tin về thực trạng dự án

 Đối với dự án:

- Điều hành, quản lý dự án nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu về: chất lượng, thời gian, chi phí

và nguồn lực được phê duyệt

- Lãnh đạo nhóm quản lý dự án, phối hợp nỗ lực của mọi thành viên nhằm thực hiện thành công mục tiêu của dự án

Trách nhiệm…(tiếp)

- Có trách nhiệm phục vụ khách hàng.

- Quản lý những thay đổi, lường trước những trở ngại và tìm cách tháo gỡ.

 Đối với các thành viên dự án:

- Quan tâm đến mọi thành viên trong nhóm,

đặc biệt là chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng được yêu cầu của dự án.

- Có kế hoạch giúp đỡ, tạo điều kiện cho mọi người tìm công việc mới hoặc trở lại phòng

(ban) chức năng cũ theo nguyện vọng cũng như yêu cầu công việc.

4.3 Các kỹ năng cần có của chủ nhiệm dự án

 Kỹ năng lãnh đạo, tổ chức: Có tầm nhìn, có đủ quyền lực, uy tín, nêu gương tốt

 Kỹ năng giao tiếp: Lắng nghe, thuyết phục

 Kỹ năng tổ chức: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích…

 Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn, vướng mắc

 Kỹ năng tiếp thị và quan hệ với khách hàng

 Kỹ năng ra quyết định

>>> Kỹ năng nào quan trọng nhất? Tại sao?