Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý giáo dục và đào tạo việt nam

Trang 1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Viện Nghiên cứu Phát triển Giáo dục

Đề tài cấp Bộ Mã số: B96-52-I2

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẦN LÝ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆT NAM

Chủ nhiệm đề tài: Chạe s7 (ương Chanh 2rơng

Hà Nội 1999

Trang 2

Chủ nhiệm đề tài: Ths Vương Thanh Hương

Thư ký: CN Nguyễn Vĩnh Hoà

Các thành viên:

1 CN Đào Quang Ngoạn Viện NCPTGD 2 PTS Nguyễn Công Giáp Viện NCPTGD

3 PTS Phạm Văn Lâm Cục nhà trường- Bộ Quốc phòng

Trang 3

MỤC LỤC

Phân mở đầu: Báo cáo kết quả nghiên cứu đề tài B96-52-12

Chương I: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý giáo dục - đào tạo 1 Hệ thống thông tin

1I Hệ thống thông tin quản lý

TH Hướng tới một mô hình quản lý có hiệu quả 1V Hệ thống thông tin quản lý giáo đục - đào tạo

V Kinh nghiệm của một số nước trong lĩnh vực thông tin quản lý GD-ĐT Chương H: Thực trạng hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT Việt Nam 1 Vài nét về hệ thống quản lý GD-ĐT Việt Nam

II Hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT Việt Nam

1 Cơ cấu tổ chức

2 Cơ cấu hệ thống thông tin

3 Nhân sự cho hoạt động thông tin quản lý giáo dục

4 Hệ thống biểu mẫu thống kê

5 Hệ thống thu thập, xử lý và báo cáo số liệu

6 Số liệu và thông tin giáo dục thu thập từ các nguồn khác 7 Hệ thống chỉ số thông tin

1H Sơ lược kết quả điều tra về hoạt động thông tin quản lý GD-ĐT

Chương II: Một số giai pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT 1 Thông tin giáo dục và vấn đề nâng cao chất lượng quản lý giáo dục

IL Các giải pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT

Trang 4

2 Xác định nhu cầu thông tin giáo dục

3 Nang cao chất lượng các hoạt động thu thập thông tin, số liệu

4 Đào tạo, bồi dưỡng và tiến tới chuyên môn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin giáo dục

5 Tang cường hợp tác giữa các cơ quan giáo dục và với các cơ quan có liên - quan

Trang 5

BAO CÁO KẾT QUÁ NGHIÊN CỨU

Dé tai B96-52-12

MOT SOGIAI PHAP HOAN THIEN HE THONG THONG TIN QUAN LY GIAO DUC - BAO TAO VIET NAM

I, DAT VAN DE

Hoạt động thông tin quản lý giáo dục luôn tồn tại trong suốt quá trình xây

dựng và phát triển của ngành giáo dục - đào tạo (GD-ĐT) nước ta Có thể coi nó

là một bộ phận quan trọng trong hoạt động quản lý của ngành GD-ĐT từ trước tới nay Hoạt động thông tin quản lý GD-ĐT đã có những đóng góp đáng kể vào công tác quản lý nói riêng và vào sự trưởng thành của toàn ngành giáo dục và đào

tạo trong hơn 50 năm qua nói chung

Bên cạnh những thành tích đạt được, hoạt động thông tin quản lý giáo dục

còn nhiều bất cập như: về cơ cấu tổ chức hệ thống; về đầu tư, khai thác các trang thiết bị hiện đại; về hệ thống chỉ số thông tin và hơn nữa chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan làm thông tin giáo dục Trong xu thế phát triển và đổi mới giáo dục và quản lý giáo dục hiện nay, việc nghiên cứu các biện pháp nhằm phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin quản lý giáo dục là vấn đề cần thiết

II CÁC NGHIÊN CỨU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẦN LÝ GD-ĐT

Trong thập niên 90, cùng với những đối mới về cơ chế quản lý giáo dục và sự phát triển của hệ thống giáo dục quốc dân, vấn đề thông tin trong quản lý giáo

dục cũng được sự quan tâm của các nhà quản lý và nghiên cứu giáo dục Việt

Trang 6

về thông tin quản lý và điều hành trong giáo dục cho mọi người do Viện Khoa học giáo dục tổ chức (1993); Hội thảo về hệ thống thông tin quản ly giáo dục đại

học do Viện Nghiên cứu Phát triển Giáo dục tế chức (1995) và Hội thảo về xây

dựng bệ thống thông tin phổ cập giáo dục tiểu học đo Vụ Tiểu học - Bộ GD&ĐÐT

tổ chức (1997) Thực sự đây là các điễn đàn khoa học của các nhà quản lý, các nhà khoa học giáo dục và liên quan bàn về hiện trạng thông tin quản lý giáo dục Việt Nam, những khó khăn và các giải pháp khắc phục, nhưng các kết quả trao

đổi mới đừng ở mức trên giấy tờ mà chưa được triển khai vào thực tiễn Chưa có

một công trình khoa học nào đánh giá một cách toàn điện về hiện trạng của tồn

hệ thống thơng tin quản lý GD-ĐT Việt Nam Rất nhiều khái niệm, quan điểm

khoa học về vấn đề này du nhập vào Việt Nam thông qua các tổ chức quốc tế,

các tài liệu nước ngoài nhưng để hiểu một cách cụ thể, khoa học và rộng rãi

trong toàn ngành và tới từng cấp quản lý thì chưa được để cập nhiều trong các

công trình nghiên cứu khoa học và các tạp chí chuyên ngành Đã từng tồn tại 2

quan điểm cho rằng: 1/ Hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT là cần thiết cho việc

nâng cao chất lướng giáo dục nói chung và nâng cao chất lượng quản lý giáo dục nói riêng (quan điểm 1); 2/ Đây là một hệ thống hành chính ít nhiều mang tính quan liêu bởi hệ thống thông tin là một hệ thống theo thời gian “time-consume” Các số liệu do hệ thống này cung cấp thông qua các niên giám thống kê thường lỗi thời so với sự phát triển của thực tế Nhiều khi tính khách quan của thông tin và số liệu bị lu mờ bởi các yếu tố chính trị, xã hội hay bởi quyền lực của các nhà lãnh đạo (quan điểm 2)

Trên thực tế, hầu hết các nước phát triển và đang phát triển đều có hệ thống thông tin quản lý giáo dục tồn taj dưới hình thức này hay hình thức khác và chúng đóng vai trò quan trọng cho sự nghiệp phát triển giáo dục ở các nước này

Các tổ chức quốc tế như UNESCO, Ngân hàng thế giới thường dành ra một

khoản ngân sách đáng kể cho việc thu thập số liệu và quản lý thông tin Như vậy

Trang 7

quan điểm thứ nhất mang tính thuyết phục để nghiên cứu vấn đề này và cũng là

cần thiết nếu Việt Nam có một hệ thống thông tin quản lý hữu hiệu phục vụ cho

sự nghiệp GD-ĐT

II GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

1 Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích, đánh giá thực trạng và đưa ra được các giai pháp khả thi để phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT Việt

Nam

2 Nhiệm vụ nghiên cứu

©_ Tìm hiểu cơ sở lý luận cần thiết về hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT;

se Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT Việt Nam

e Dé xuất một số giai pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT Việt

Nam

3 Thời gian nghiên cứu: từ 6/1996 đến 12/1997

4 Phạm vi nghiên cứu

Do tính phức tạp của vấn đề và khả năng không thể bao quát được trên một phạm vi lớn nên đề tài chỉ giới hạn nghiên cứu chủ yếu ở cấp quản lý vĩ mô (cấp trung ương), một số tỉnh và huyện khu vực phía bắc và miền trung của Việt Nam 5 Các phương pháp nghiên cứu chính

Trang 8

se Điều tra khảo sát

« Phỏng vấn

6 Nội dung nghiên cứu

Nội dung nghiên cứu của để tài được thể hiện trong 3 chương dưới day: Chương I: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT Hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT được nghiên cứu như một công cụ phục vụ cho quá trình quản lý giáo dục có hiệu quả, nó là hệ thống phân hệ trong hệ thống giáo dục quốc

dân Mặt khác nó cũng được xem xét trong mối quan hệ với các hệ thống thông

tin khác thuộc hệ thống thông tin kinh tế - xã hội Có nhiều cách tiếp cận nghiên cứu nhưng chúng tôi chủ yếu sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống và tiếp cận theo kinh nghiệm để nghiên cứu trong chương này Hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT được định nghĩa như một chu trình gồm đầu vào, quá trình xử lý thông

tin và đầu ra được tổ chức thực hiện và quản lý trong một tổ chức và môi trường

quanh tổ chức đó Có những vấn đề cần phải quan tâm như mục tiêu của hệ thống, cơ cấu tổ chức, miền đữ liệu và các cơ sở đữ liệu cần phải có của một hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT

Chương II: Hiện trạng hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT Việt Nam Thông qua

những phân tích, đánh giá về hiện trạng của toàn hệ thống để rút ra những ưu

điểm và thiếu sót của toàn hệ thống Những vấn đề nổi cộm đảng tồn tại hiện nay

là cơ chế quản lý hoạt động của hệ thống còn yếu Hệ thống được đánh giá là hoạt động chưa hiệu quả, kỷ luật chưa nghiêm, thông tin, số liệu chưa đủ độ tin cậy trong nước và quốc tế, kinh phí cho hoạt động thông tin rất eo hẹp, vấn đề thông tin quản lý GD-ĐT chưa được quan tâm đúng mức của các cấp lãnh đạo

Trang 9

Chương IH: Một số giai pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT

Thông qua các phân tích và nhận định từ các chương I và II đề tài đã kiến nghị 6 gái pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT, tập trung vào các vấn đề:

hoàn thiện cơ cấu tổ chức của hệ thống, nâng cao chất lượng các hoạt động thu

thập thông tin, số liệu và chất lượng đội ngĩ cán bộ làm công tác thông tin giáo

dục

Trang 10

Chương T

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG

THONG TIN QUAN LY GIAO DUC - DAO TAO

DAT VAN DE

Hệ thống thông tin quản lý được hiểu như là một công cụ giúp cho quá trình quản lý có hiệu quả Có nhiều cách tiếp cận khác nhau trong nghiên cứu phân tích quản lý được tổng kết như: tiếp cận theo kiểu kinh nghiệm, tiếp cận theo lý thuyết quyết định, tiếp cận theo các vai trò quản lý, tiếp cận hệ thống

và các cách tiếp cận khác Bên cạnh các cách tiếp cận kinh nghiệm, tiếp cận

theo vai trò quản lý, trong chương Ï chúng tôi chủ yếu sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để phân tích vấn đề thông tin quản lý giáo dục-đào tạo (GD-

ĐT)

Theo lý thuyết hệ thống, nếu coi hệ thống thông tin là một hệ thống lớn bao gồm nhiều hệ thống nhỏ (hệ thống thông tin kinh tế-xã hội, hệ thống thông tin về nhân lực và thị trường lao động, hệ thống thông tin giáo dục - đào tạo v.v) Mỗi hệ thống nhỏ bao gồm nhiều hệ thống nhỏ hơn Mỗi loại hệ thống, bản thân nó có tính độc lập tương đối, có chức năng và nhiệm vụ riêng, vận hành và phát triển bởi những tác động qua lại theo những qui luật riêng của những nhân tố bên trong và bên ngoài hệ thống Về cơ bản, một hệ thống

là một bộ phận hoặc một tập hợp các sự vật có liên hệ tương hễ, hoặc phụ

thuộc lẫn nhau, để hình thành nên một thể thống nhất hoàn chỉnh (Koontz, 1993) Lý thuyết hệ thống đã từ lâu được vận dụng trong nghiên cứu khoa học

quản lý Các hệ thống đóng một Vai trò quạn trọng trong nội bộ bản thân phạma

vi quản lý Có các hệ thống lập kế hoạch, các hệ thống tổ chức và kiểm tra

Bên trong các hệ thống này lại có các hệ thống con như các hệ thống uỷ thác,

Trang 11

chuyên gia ra quyết định, lựa chọn các phương thức hành động, làm rõ các

mục tiêu, các giải pháp và đối chiếu các giải pháp với nhau Toàn bộ qui trình

giải quyết vấn đề bằng phương pháp tiếp cận hệ thống có thể khái quát như sau:

Xác định vấn đề

Xác định mục tiêu mà các nhà quan ly quan tam Thu thập tối đa thông tin về các tình huống khác nhau

Xác định các giải pháp có thể đạt được mục tiêu để ra

Đánh giá chỉ phí để thực hiện các giải pháp

Hệ thống giáo dục - đào tạo là một hệ thống mở đối với môi trường bên ngoài Do vậy, khi lập kế hoạch giáo dục người ta phải tính đến các biến số

ngoại sinh như thị trường lao động, sự phát triển của kinh tế-xã hội Để fìm

được hướng đi đúng cho phát triển GD-ĐT nhất thiết phải nghiên cứu GD-ĐT

trong mối Hên hệ chặt chẽ với sự phát triển của kính tế, chính trị và xã hội

Việc nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý GD-ĐT được đặt trên nền tảng cơ sở của lý thuyết thông tin và lý thuyết quản lý

I HE THONG THONG TIN

Hệ thống là một khối thống nhất của các bộ phận cấu thành có liên kết

với nhau cùng hoạt động để đạt mục tiêu hoặc mục địch chung

Hệ thống thông tin là một chu trình gồm đầu vào, quá trình xử lý thông

tín và đầu ra được tổ chức thực hiện và quản lý trong một tổ chức và môi

Trang 12

Trong một hệ thống thông tin thường bao gồm các bộ phận cấu thành như: con người, trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở đữ liệu và các nguyên tắc phối hợp với nhau để cung cấp dữ liệu và thông tin kịp thời tới tay người sử dụng

Số liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và được xem như các dữ kiện

Nếu để các dữ kiện đơn lẻ thì chúng không có ý nghĩa Hệ thống thông tin cố

nhiệm vụ thu thập tập hợp các số liệu gọi là đầu vào, xử lý số liệu và cung cấp

tới tay người sử dụng những thông tin mà họ yêu cầu Như vậy một hệ thống thông tin gồm 3 bộ phận: đầu vào, xử lý số liệu và đầu ra

e Hoạt động đầu vào bao gồm việc tổ chức hoặc thu thập số liệu đưới một vài

hình thức phù hợp cho việc xử lý

tính toán, tổng hợp

e Đâu ra: sau khi tập hợp số liệu được xử lý, kết quả xử lý được lưu giữ và gởi

tới tay người xử dụng như thông tin đầu ra

Mô hình hệ thống thông tin được mô tả như ở sơ đồ 1

: Xử lý số liệu Dau ra

: Đầu vào - Phân loại - Sản phẩm

Tap hợp — „ |- Tổ chức | _,- Sắp xếp _———>-|đâu ra Thông

Seas - Thu thai - Tính toán - ie | %2

:số liệu °

- Téng hop

mg fin

(Colombo Plan Staff College, 1993)

Một hệ thống thông tin trên thực tế phải cùng cấp được: - Những thông tin đúng :

- Tới đúng đối tượng sử dung

Trang 13

wo

- Hình thức cung cấp thông tin phù hợp

- Đáp ứng các mục tiêu đề ra

Il HE THONG THONG TIN QUAN LY 1 Sơ lược lịch sử phát triển

Máy tính được sử dụng và phát triển nhanh chóng trong lĩnh vực kinh

doanh khi Văn phòng Thống kê Mỹ đưa máy tính vào sử dụng từ năm 1951

Những ứng dụng máy tính trong lĩnh vực kinh doanh được ưu tiên cho các hoạt động thu, chi và thống kê tính toán Phần lớn các hoạt động này được

mniêu tả như quá trình xử lý số liệu (khi mà máy tính đã trở nên phổ biến) hoặc xử lý giao dịch với các dịch vụ có khả năng được xử lý Trong những năm 60 và 70 khái niệm hệ thống thông tin quản lý đã được sử dụng nhằm chỉ ra những hệ thống có khả năng xử lý và in ấn các văn bản định kỳ

Những văn bản được xử lý nhằm cung cấp những thông tin theo yêu cầu tới các nhà quản lý dưới hình thức phù hợp cho việc ra quyết định của họ Các báo cáo, số liệu gửi tới các đối tượng đùng tin khác nhau thông thường được 'xử lý từ cùng một cơ sở đữ liệu Do vậy điểm cốt lõi của hệ thống được coi

như xử lý giao dich

Cuối những năm 60 đầu những năm 70 việc tích hợp tồn bộ hệ thống thơng tin để hỗ trợ quá trình ra quyết định trong các cơ quan được xem như không thành công Những năm 70 và 80 vấn để xây dựng cơ sở đữ liệu trên máy tính được xem xét là cấp thiết Điều này khuyến khích việc ra đời khái niệm truy tìm thông tin theo yêu cầu thông qua chế độ hỏi đáp bên cạnh các báo cáo gốc Các công cụ phổ biến là sơ đồ khung, các phân tích thống kê, các mau thu thap tin được cung cấp hỗ trợ cho hệ thống thông tin trợ giúp quyết

Trang 14

«`

Những năm 80 hệ thống thông tin văn phòng ra đời giúp cho việc giao tiếp và cùng với máy tính cung cấp những trợ giúp cần thiết cho công tác quản lý của cơ quan Những công cụ bao gồm: mạng, thư tín điện tử, fax, cơ sở đữ liệu và các chương trình phần mềm Những lợi ích của hệ thống thông tin văn phòng giúp cho việc phát hiện sự không phù hợp giữa các hệ thống ứng dụng và giảm bớt sự trùng lặp những số liệu không cần thiết

Những năm 80 và đầu những năm 90 hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng trong các lĩnh vực như lập kế hoạch sản xuất và quản lý;

mọi hoạt động của sản xuất được kiểm soát dưới một hệ thống thống nhất

Những công cụ chủ yếu như: công cụ giả thuyết, công cụ dự báo được sử đụng trong quá trình trợ giúp việc ra quyết định

Những năm 90 người ta bất đầu tìm kiếm và sử dụng các cơ sở đữ liệu trí tuệ và các hệ thống chuyên gia cho hệ thống thông tin quản lý

Do vậy, khái niệm hệ thống thông tín quản lý được sử dụng để miêu tả những khái niệm/ hệ thống với phạm vi rộng được thịnh hành ở nhiều giai

đoạn khác nhau (CPSC - tóm tắt từ các báo cáo trong Hội thảo về thông tin

QLGD tai Philippine, 1993)

2 Khái niệm hệ thống théng tin quan ly

Chúng ta có thể hiểu hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống bất kỳ

Trang 15

phân tích thông tin và đưa ra các thời điểm lựa chọn tốt nhất giúp các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định Dưới đây là một số quan niệm thể hiện

các cách hiểu đó:

1.(MIS)- Hệ thống thông tin tin quản lý cung cấp những thông tin mà

các nhà quản lý cần để vận hành công việc và ra quyết định MIS có thể là

một hệ thống thủ công, nửa máy tính hoá hoặc máy tính hố hồn tồn Tư liệu tồn tại riêng lẻ thì không có ý nghĩa nhưng nếu chúng được lưu trữ và xử

lý phù hợp, tư liệu đầu ra được diễn giải thì nó có thể làm gia tăng thông tin,

nâng cao kiến thức của người quản lý khi ra quyết định

2 MIS bao gồm tất cả những gì có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp

tới các luồng thông tin được xử lý nhờ máy tính Hệ thống thông tin quản lý

có ảnh hưởng sâu sắc đến phương thức mà chúng ta sống, làm việc và suy nghĩ Những ảnh hưởng này thể hiện rất rõ ràng trên các mặt xã hội và ảnh hưởng đến trình độ phân tích, đoán nhận, lựa chọn và sáng tạo của người ra quyết định

Thông tin quản lý phải là thông tin đúng, được diễn đạt bằng những

hình thức thích hợp, đưa ra kịp thời để giúp cho người quản lý tiến hành công

việc của mình đạt hiệu quả cao

4 MIS là tổ hợp đầy đủ về các hệ thống và các hoạt động cần thiết cho việc quản lý, xử lý và khai thác thông tin, là một nguồn lực quan trọng của

một tổ chức

5 MI§ là một hệ thống doanh nghiệp, cung cấp thông tin về quá khứ, hiện tại và dự kiến tương lai về một cơ quan hoặc doanh nghiệp và môi trường quanh nó

Trang 16

năng cho một tổ chức để lập kế hoạch, kiểm tra và thực hiện các chức năng điều hành một cách có kết quả

7 MIS là hệ thống thông tin được hình thức hoá bằng máy tính có khả

năng tích hợp tư liệu từ những nguồn khác nhau nhằm cung cấp những thông

tin cần thiết cho việc ra quyết định quản lý

§ MIS là một tiểu hệ thống thuộc một hệ thống thông tin rộng của một tổ chức, thích hợp với việc ra quyết định quản lý nhằm kiểm tra và lập kế

hoạch chiến lược

9 Một hệ thống theo dõi và làm tái hiện lại tư liệu từ môi trường xung

quanh, thu thập tư liệu từ kho tài liệu và vận hành trong một công ty, sàng lọc, tổ chức, lựa chọn tư liệu và trình bày chúng như những thông tin cho các nhà

quản lý, cung cấp cho họ phương tiện để sản sinh thêm thông tin mà họ mong muén thì được gọi là hệ thông tin quản lý

(UNESCO, Bangkok 1993; Thomas Welsh, 1993)

Một trong những vấn đề bức xúc mà các hệ thống thông tin quản lý, kể

cả hệ thống thông tin quản lý giáo dục-đào tạo phải giải quyết, đó là sự gia tăng thông tin Trong bối cảnh hiện nay mục đích chính của hệ thống thông tin quản lý giáo dục là tổng hợp tất cả các nguồn thông tin liên quan đến việc xây dựng đường lối, chiến lược, lập kế hoạch, quản lý và điều hành các hoạt động giáo duc-dao tao va cung cấp những thông tin ngược một cách đầy đủ, súc tích cho người dùng tin, làm cho những quyết định và hành động của họ sẽ có tác dụng lớn hơn so với hiệu quả tổng cộng cuả những hành động riêng rẽ được

thực hiện đựa trên những mẩu thông tỉn tách biệt

Trang 17

1 Hệ thống thông tin thực hiện 2 Hệ thống quản lý văn bản 3 Hệ thống trợ giúp quyết định 4.Hệ thống thông tin văn phòng

Sơ đồ một hệ thống thông tin quản lý có thể khái quát như ở hình 2 Hệ thống thông tin quản lý

|

thông tin quản lý trợ giúp thông tin

thực hiện văn bản quyết định văn phòng

(Charles Parker va Thomas Case, 1993)

Điều này phải nhấn mạnh rằng trong một hệ thống, thực tế mọi bộ phận phải được kết hợp với nhau và từng bộ phận có chức năng riêng Hệ thống

thông tin hỏi đáp có thể cùng tồn tại với hệ thống quản lý văn bản, hệ thống

trợ giúp quyết định và hệ thống thông tin văn phòng nhưng nó không được

xem xét như là bộ phận thứ năm

3 Vai trò và lợi ích của hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông n quản lý xử lý số liệu và cung cấp những thông tin cần thiết cho các nhà quản lý khi ra quyết định chỉ đạo Nếu coi số liệu là thông tin cấp 1 thì thông tin là thông tin cấp II đã qua xử lý từ thông tin cấp L

Quá trình xử lý số liệu thành thông tin có thể biểu diễn như sau:

Trang 18

Sơ đồ 3 : Quá trình xử lý số liệu thành thông tin

(Roger Kaufiman & Douglas Zahn, 1993)

Sự khác biệt giữa số liệu và thông tin như sau:

Số liệu Thông tin

- Lưu giữ các sự kiện - Cung cấp các sự kiện

- Mang tính bị động - Mang tính hoạt động

- Được thu thập từ nhiều - Được xử lý, biến đổi

nguồn khác nhau từ số liệu

Các hệ thống thông tin và công nghệ thông tin là những công cụ đắc lực

giúp các nhà quản lý hoàn thành các vai trò khác nhau của họ

(Xem sơ đồ 4 - Charles Parker và Thomas Case, 1993)

Sơ đồ 4: Mối quan hệ giữa các hệ thống thông tin trong quản lý

Vai trò quản lý Những hệ thống thông tin

Mối quan bê giữa cá nhân Các hệ thống thông tin văn phòng bao

với cá nhận gồm:

- Báo cáo thông qua băng hình - Người được uỷ quyền &——————|- Báo cáo thông qua máy tính điện tử - Người lãnh đạo - ấn phẩm - Người liên hệ - Thư tín điện tử ~ Fax - Báo cáo theo mẫu - Đồ thị ~ Video - Thư gửi tay

[Thông tin - Các hệ thống trợ giúp việc ra quyết định

- Nhân viên máy tính |——————+———|- Các hệ thống thông tin điều hành - Phổ biến thông tin - Các hệ thống thông tin văn phòng

- Người phát ngôn

Trang 19

lOuyết định

- Người quản lý (Ông chủ)

- Người dàn xếp công việc

(Các hệ thống trợ giúp việc ra quvết định - Các hệ thống thông tin điều hành - Người làm kế hoạch và phân bổ nguồn lực - Người kiểm tra, nghiên cứu

- Các hệ thống thông tin dựa trên cơ sở

trí tuệ (Thông tin hỏi-đáp) - Các hệ thống quản lý báo cáo - Các hệ thống thông tin văn phòng

Sơ đồ 5 dưới đây miêu tả vai trò của thông tin trong quá trình ra quyết định Sơ đồ 5: Quá trình ra quyết định Các bước ra quyết định Thu thập và xử lý thông tin

Các dữ liệu trong lĩnh vực ra quyết định phải được kiểm tra, xem xét dé đưa ra các điểm chốt có thể dẫn đến các vấn đề hoặc cơ hội xác định

Phác thảo

Đưa ra các vấn đề, phát triển các giải pháp

va xem xét tinh kha thi

|

Lua chon

Lựa chọn một phương án khả thi trong các phương án đề ra và sau đó tiến hành

Nguồn thông tin có thể

- Các báo cáo quản lý - Hiện trạng

- Khuynh hướng

|- Báo cáo đột xuất

- Báo cáo nhanh - Báo cáo đặc biệt

- Số liệu và báo cáo từ những

cơ sở đữ liệu bên ngoài

se Công cụ trợ giúp quyết định e_ Các công cụ hệ thống thơng tin bên ngồi s© Các công cụ hệ thống thơng tin điều hành ® Các công cụ trợ giúp sáng tạo e Đánh giá xen kế e_ Phân tích le Đánh giá rủi ro © Hiệu quả se _ Xây dựng tình tiết e© Thơng tin phản hồi và thông tin tiếp diễn e© Phát triển nguyên bản

Những lợi ích của hệ thống thông tin quần lý có thể tóm tắt như sau:

Trang 20

se Hiệu quả hoạt động ® Phục vụ có chất lượng

® Nắm bắt và sử dụng được các cơ hội © Thu hút được khách hàng

e_ Cạnh tranh tốt với bên ngoài

IH HƯỚNG TỚI MỘT MO HINH QUAN LY CO HIEU QUA

Quản lý được hiểu như là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và

kiểm tra công việc của các thành viên trong tổ chức và sử dụng hợp lý các

nguồn lực của tổ chức để đạt mục đích chung Quản lý được định nghĩa như

một quá trình vì tất cả các nhà quản lý đều hướng kiến thức và thái độ của họ

vào các hoạt động tương tác để đạt được mục đích mong muốn Bản chất

tương tác của quá trình quan lý được biểu diễn như sơ đồ 6 dưới đây:

(Stoner and Freeman, 1992, p 8)

Lap ké hoach (Phan 3)-

| [ Mơ trường bên ngồi (Phân 2) |

———» Trinh tự vấn đề của các hoạt động quản lý ——* Tính thực tiễn của các hoạt động quản lý

viên của họ hoàn thành các nhiệm vụ cần thiết

LÌ

Trang 21

năng tương tác Điều khiển quá trình quản lý này là những cán bộ quản lý Thông thường nhóm cán bộ quản lý này được chia ra theo các thứ bậc: 1/ Cán

bộ quản lý cấp thấp là những người chỉ có trách nhiệm điều hành nhân công

trong công việc Họ là những cán bộ quản lý cấp thấp nhất trong một tổ chức 2/ Cán bộ quản lý cấp trung gian có trách nhiệm điều hành nhóm cán bệ quản lý cấp thấp và đôi khi điều hành một số nhân công hoạt động

3/ Cán bộ quản lý cấp cao là những người chịu trách nhiệm quản lý chung trong tế chức Họ thiết lập các chính sách điều hành và hướng dẫn các

hoạt động trơng tác bên trong và bên ngoài tổ chức

Để trở thành cán bộ quản lý nhất thiết phải có các kỹ năng về lập kế

hoạch tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra, có như vậy mới thực hiện tốt được các nhiệm vụ của người quản lý Các nhiệm vụ của cán bộ quản lý được thể hiện dưới sơ đồ sau:

Sơ đồ 7: Các vai trò của người quản lý

Vai trd trong mối

quan hệ giữa người với người Cán bộ quản lý kiêm người đứng đầu, người chỉ đạo và là một chính

trị gia ,

Để thực hiện tốt các vai trò của mình hgười quản lý rất cần được cung cấp các thông tin kịp thời và có độ tin cậy cao Có thể nói thông tin đống vai

trò quyết định trong các giai đoạn, các hoạt động tương tác của quá trình

Trang 22

nền thông tin chắc chắn có thể đóng góp cho việc thực hiện thành công giai đoạn tiếp theo và cho cả quá trình quản lý

IV HE THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO 1 Nhu cầu về xây dựng hệ thống thông tin quản lý giáo dục

Có nhiều lý do cho thấy việc xây dựng hệ thống thông tin QLỚD là cần thiết a/ Hoạt động giáo dục hiện nay rất đa dạng và phức tạp bao gồm cả hai loại hình chính quy và phi chính quy Giáo dục -đào tạo đang đứng trước những thách thức về quốc tế hoá giáo dục và những ảnh hưởng to lớn của cách mạng khoa học và công nghệ Vấn đề đặt ra là phải quản lý có hiệu quả, phải có thông tin đa dạng, đáng tin cậy phục vụ cho việc xây dựng chính sách giáo dục, kế hoạch hoá giáo dục, chỉ đạo giáo dục, đánh giá và kiểm tra giáo dục Điều này định hướng cho việc phải có cách tiếp cận hệ thống với vấn đề thông tin giáo dục Ở đây hệ thống thông tin giáo dục tạo nên một quá trình mà đầu vào bao gồm các dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, qua quá trình xử lý gồm nhiều công đoạn và đến đầu ra là các sản phẩm cụ thể phục vụ cho các mục tiêu giáo dục

b/ Hệ thống thông tin giáo dục không những chỉ phục vụ cho các hoạt động quản lý, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá giáo dục mà còn cho nhiều hoạt động khác của giáo dục hoặc có liên quan tới giáo dục Đối tượng cần thông tin giáo đục cũng rất đa đạng đòi hỏi hệ thống thông tin giáo dục luôn phải

Trang 23

- Các nhà quản lý giáo dục - Các nhân viên - Giáo viên, sinh viên - Các nhà nghiên cứu GD - Người làm luật - Các tổ chức phi chính phủ - Viên chức nhà nước - Các nhà làm kế hoạch và chiến lược giáo dục - Các tổ chức chính phủ - Các tổ chức quốc tế ' - Xác định hiện trạng giáo dục - Mô phỏng

- Yêu cầu giáo viên

- Cung cấp và đời hồi về nhân lực - Xây dựng chương trình, dự án - Ra quyết định - Lập kế hoạch tài chính - Nhu cầu sách giáo khoa - Quá trình dạy học - Đánh giá - Qui chế trường học - Thiết kế nghiên cứu - Xây dựng chính sách

- Đề xuất yêu cầu trường

sở và phương tiện đạy học

-Điều chỉnh chương trình

(EMIS in the Philippine, 1993)

c/ Nhằm khắc phục những yếu kém trong quản lý giáo dục Chính phủ của nhiều nước đang phát triển phải thừa nhận rằng hệ thống quản lý giáo dục của

họ còn nhiều yếu kém và bất cập Những yếu kém này thể hiện ở các mặt như

cơ chế quản lý cứng nhắc, hạn chế sáng tạo, chậm chuyển đổi và chưa giải quyết tốt các mâu thuẫn nội bộ Nhiều hoạt động cơ bản như thu thập số liệu,

cung cấp thông tin không kịp thời, các chủ trương chính sách chậm được triển

khai vào thực tiễn Các nhà QLGD có rất ít thông tin khách quan để ra quyết định trong lúc hệ thống giáo dục ngày càng trở nên phức tạp (Caillods, F

1989; Chapman et al, 1990)

d/ Ap lực của các tổ chức tài trợ cho giáo dục ngày càng gia tăng Các tổ chức nước ngoài trước khi tài trợ cho hoạt động giáo dục ở một nước nào đó họ luôn

tìm hiểu và yêu cầu được cung cấp thông tin về các hoạt động giáo dục một

Trang 24

sẽ tạo cơ hội cho các hoạt động quản lý có hiệu quả Ví dụ, năm 1989 Ngân hàng thế giới đã chi tới 90% tổng số tiền tài trợ cho các dự án giáo dục tại

Châu Phi vào việc xây dựng hệ thống thông tin gido duc (Chapman et al, 1993; Crouch, 1997)

2 Hệ thống thông tin quản lý giáo dục

Hệ thống thông tin quản lý giáo dục có thể hiểu là một tổ chức thông tin

và cung cấp tư liệu Nó tập hợp, xử lý, lưu trữ, phân tích và cung cấp thông tin

cho việc thiết lập chương trình giáo duc, quan ly va ra quyết định chỉ đạo

(UNESCO, Bangkok, 1993)

Quá trình quản lý thường được định nghĩa như quá trình lập kế hoạch,

tổ chức/thực hiện và kiểm tra/đánh giá Sự thành công hay thất bại của giáo

dục đào tạo phụ thuộc vào việc tiến hành và triển khai các hoạt động nói trên

Thông tin đóng vai trò quyết định trong từng giai đoạn của chu trình quản lý và lập kế hoạch giaó đục nhằm tạo cơ sở cho việc ra quyết định quản lý

Hệ thống thông tin quản lý giáo dục phải được tổ chức sao cho phù hợp

với các cấp quản lý bởi vì mỗi cấp quản lý có phạm vi hoạt động nhất định và

chỉ cần thông tin liên quan đến phạm vi, quyền hạn và trách nhiệm đã được quy định cho cấp đó Có thể chía làm 3 cấp quản lý và việc sử đụng thông tin theo cấp có thể biểu diễn ở sơ đồ 9 (UNESCO, 1992)

Sơ đồ 7: Sử dụng thông tin theo các cấp quản lý

Quản lý và kiểm tra

Trang 25

* Quản lý cấp cao tập trung giải quyết các vấn đề sau: - Xác định mục tiêu hoạt động của ngành GD-ĐT

- Vạch phương hướng chung

- Lập kế hoạch giáo dục

- Vạch chiến lược, chính sách phát triển GD-ĐT

- Dự báo sự phát triển của GD-ĐT

- Tổ chức và chỉ đạo hoạt động GD-ĐT trong toàn ngành

Để giải quyết những vấn để này cần có những thông tin tương ứng để

cán bộ lãnh đạo có thể đánh giá được sự hoạt động hoặc phân tích được hoạt

động của hệ thống GD-ĐT trong cả nước

* Cấp quản lý trung gian có thẩm quyền quản lý, tổ chức chỉ đạo và thực hiện

các hoạt động giáo dục nhằm vào các mục tiêu đã định trên địa bàn quản lý và có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá các hoạt động đó nên cần những théng tin it

nhiều tổng hợp và chỉ tiết hơn so với cán bộ cấp cao

* Cấp quản lý cơ sở (cấp thấp) đòi hỏi các thông tin rất chi tiết Như vậy sự

phân phối thông tin theo các cấp quản lý là cần thiết và phải biết lựa chọn,

sàng lọc các thông tin cần thiết cho từng cấp lãnh đạo tránh tình trạng cán bộ lãnh đạo phải làm việc trong fình trạng quá tải thông tin Mặt khác cũng cần

_ lưu ý rằng ở mỗi cấp quản lý đều cần được cung cấp thường xuyên những

thông tin thuộc thấm quyền của họ Tránh để xảy ra tình trạng thông tin

chuyển đến cấp cao rất nhanh còn thông tin đó lại không được chuyển đến cấp thấp hơn, nơi mà phải giải quyết trực tiếp vấn đề đó

Từng tổ chức thông tin giáo dục đều có liên quan chặt chẽ với nhau và

cần thường xuyên trao đổi thông tin với nhau, việc bảo đảm thông tin phải

tương thích để có thể sử dụng số liệu của nhau phục vụ công tác quản lý Yêu

Trang 26

Hệ thống thông tin quản lý giáo dục phải cung cấp số liệu trả lời cho các câu hỏi của người lãnh đạo khi ông ta cần đến hiện trạng của các đối tượng quản lý Xa hơn nữa hệ thống thông tin quản lý giáo dục sẽ tiến tới hoạt động theo chế độ thông tin cố vấn giúp các nhà lãnh đạo và quản lý giáo dục xác định được phương hướng phát triển và lựa chọn được các phương án quyết định tối ưu Muốn vậy hệ thống thông tin quản lý giáo dục cần phải được trang bị đầy đủ và hiện đại

Yêu cầu đối với thông tin phục vụ quá trình ra quyết định quản lý cần đảm bảo các yếu tố sau:

Trung thực: Thông tin quản lý giáo dục phải phản ảnh đúng thực trạng của ngành giáo dục, cả khó khăn và thuận lợi để giúp các nhà quản lý giáo

dục làm cơ sở đữ liệu hoạch định các chính sách phát triển chung và chính

sách riêng cho từng khu vực

Kp thời: Thông tin quản lý giáo dục phải cập nhật hàng tháng, hàng quí giúp cho các nhà quản lý giáo dục điều chỉnh kế hoạch đúng với tình hình

thực tế hoặc điều chính kịp thời các quyết định quản lý

Hoàn chỉnh: Mọi thông tin phải được kiểm tra loại bỏ sai sót không đáng có trước khi đưa đến tay người sử dụng và các nhà quản lý giáo dục

Ngắn gon vừa đủ: Loại bổ những thông tin không cần thiết và chỉ cung cấp những thông tin phù hợp "Vừa đủ" được hiểu là không thiếu để có thể sử

dụng vào các công việc quản lý nhưng không được thừa hoặc chỉ tiết thái quá dễ dẫn đến nhiều giải trình méo mó thậm chí giải trình sai khi người ra quyết

Trang 27

3 Mục tiêu và tổ chức của hệ thống thông tin quản lý giáo dục

Với những quan niệm đã nêu ở trên, mục tiêu chung của hệ thống thông

tin quản lý giáo dục là việc xây dựng và phát triển một hệ thông thông tin QLGD tích hợp trong toàn quốc nhằm:

Nang cao khả năng xử lý số liệu, lưu trữ và phân tích thông tin trên nguyên tắc cung cấp những số liệu và thông tin kịp thời, thích hợp cho các nhà lập kế hoạch giáo dục , quản lý hành chính và các nhà lãnh đạo

Phối hợp truyền bá những cố gắng trong việc thu thập , xử lý, lưu trữ, phân

tích và cung cấp thông tin QLGD

Tăng cường khả năng quản lý, lập kế hoạch và chỉ đạo dòng thông tín QLGD giữa các tổ chức có liên quan trong nhiều lĩnh vực khác nhau

Tạo điều kiện và khuyến khích sử dụng những thông tin thích hợp từ nhiều tổ chức khác nhau kể cả các tổ chức tư nhân ở mọi cấp cho việc lập kế

hoạch triển khai và quản lý giáo dục có hiệu quả hơn

Tổ chức hợp lý hố các dịng thơng tin cho việc ra quyết định bằng cách giảm đi và loại trừ việc sao chép lặp lại thông tin theo kiểu thông tin lấp chỗ

trống

Thiết lập quan hệ với nhiều hệ thống thông tin khác nhau hiện đang t6n tại Lồng ghép các nguồn thông tin chất lượng và số lượng khác nhau trong

cùng một hệ thống

Đẩy mạnh hơn nữa việc thu thập, cung cấp và sử dụng thông tin QLGD dap

ứng nhu cầu thông tin luôn thay đổi (UNESCO, Bangkok, 1992)

*

Những mục tiêu nói trên đã miêu tả hệ thống thông tin QLGỚD như một cách tiếp cận mới trong việc thu thập số liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu

quả đầu vào có sự sắp xếp, tổ chức, lưu trữ một khối lượng số liệu tạo khả

Trang 28

Trong bối cảnh hiện nay mục đích chính của hệ thống thông tin quan ly giáo dục là tổng hợp tất cả các nguồn thông tin có liên quan tới việc xây dựng đường lối, chiến lược, lập kế hoạch, quản lý và điều hành các hoạt động giáo dục - đào tạo và cung cấp thông tin phản hồi một cách đầy đủ, súc tích cho người dùng tin làm cho các quyết định của họ có hiệu quả và chất lượng hơn ° Tổ chức của hệ thống thông tin quản lý giáo dục

Hệ thống thông tin quản lý giáo đục (QLGD) là sự kết hợp của một hay

nhiều trung tâm thông tin QLGD được đặt ở trung ương, địa phương, các vùng

và trong các cơ quan có liên quan tới giáo dục - đào tạo Mỗi cơ quan thông

tin này phục vụ việc hoàn thiện trọn vẹn một hướng hoạt động thông tin, đó là

việc thu thập các số liệu có liên quan tới mọi hoạt động giáo dục-đào tạo,

kiểm tra và xử lý những số liệu này nhằm lưu trữ có hệ thống và lấy ra dễ

đàng, phân tích số liệu để rút ra những thông tin hữu ích, cung cấp thông tin, trợ giúp trong việc hiểu thông tin và sử dụng nó như cơ sở cho việc ra quyết định hành động :

Mỗi một cơ quan thông tin bao gồm đội ngũ cán bộ thông tin, cán bộ

quản lý hành chính và cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật Mỗi cơ quan thông tin cần được trang bị nhằm xử lý và lưu trữ một số lượng lớn số liệu,

chọn lọc và gọi ra nhanh các số liệu đặc trưng, tiến hành phân tích những số

liệu chi tiết và phức tạp Việc xây đựng các cơ sở dữ liệu và ngân hàng dữ liệu giúp giảm nhẹ công việc cho các cán bộ thông tin và có thể lấy thông tin đầu

ra một cách nhanh chóng

Như chúng ta đã biết, một hệ thống thông tin QLGỚD hoạt động nhanh

chóng không nhất thiết phải được trang bị hoàn toàn bằng máy vi tính Trên

Trang 29

lõi của hệ thống thông tin QLGD là sự kết hợp và phối hợp của các cơ quan thông tin, các hoạt động thông tin để có được những thông tin cô đọng và

chính xác

Vấn đề máy tính hố hồn toàn hệ thống phụ thuộc phạm vi rộng thích

hợp trên phần cứng, phần mềm và người điểu khiển chúng Việc xây dựng phần mềm phải phù hợp với việc xây dựng cơ sở dữ liệu, phân tích số liệu trên cơ sở phân loại các mẫu biểu báo cáo theo các địa phương khác nhau, đánh

giá tiến độ, dự báo sự phát triển trong tương lai và những vấn đề liên quan đến chúng

« Cơ cấu tố chức của hệ thống thông tin quản lý giáo dục

Hệ thống thông tin QLGD hoạt động như một tiểu hệ thống trong khuôn khổ hoạch định chính sách giáo dục quốc gia, tổ chức quản lý và lập kế hoạch

giáo dục Trong mối quan hệ giữa Bộ Giáo dục và Đào tạo với các Bộ, các tổ

chức, các cơ quan khác cho các hoạt động giáo dục, hệ thống thông tin QLGD một mặt cung cấp cho các tổ chức này thông tin, mặt khác lại thiết lập, bảo quản các dòng tin, giám sát, sắp xếp lại những thông tin có liên quan đến các

hoạt động giáo dục của các tổ chức này Như vậy một hoạt động đã được gia

tăng gấp đôi nhờ có hệ thống thông tin quản lý giáo dục

Một hệ thống thông tin quản lý giáo đục được xây dựng và dần dần phát triển không phải bằng việc hợp nhất các trung tâm/cơ quan thông tin quản lý giáo dục ở các cấp khác nhau mà mục đích chính là việc kết hợp được các nguồn tin này và chúng phải được tổ chức trong một hệ thống liên kết

Trang 30

© Lồng ghép, kết hợp các số liệu từ nhiều nguồn khác nhau ví dụ như: thống kê số liệu có liên quan đến tuổi đi học trong điều tra dân số, số học sinh nhập học, trường lớp, giáo viên, cơ sở vật chất và chỉ phí của nhà trường, đặc điểm gia đình, việc làm và nhiều chỉ số kinh tế - xã hội khác từ các nguồn khác nhau

e Kết hợp hai dạng thông tin số lượng và thông tin chất lượng

thu thập, xác định, xử lý, phân tích, phân phối và sử dụng

se Kết hợp hai cơ cấu lưu trữ thông tin theo lối cổ truyền và các phương pháp,

phương tiện tìm kiếm, phân tích thông tin nhanh nhờ các phần mềm ứng dụng của máy tính theo các mẫu, bảng thích hợp

mạng lưới cho việc thu thập và chuyển đổi thông tin

(UNESCO Bangkok, 1992)

Léng ghép và kết hợp các nguồn thông tin là những nguyên tắc cơ bản

của hệ thống thông tin QLGD Do vậy việc thay đổi, thiết lập mới và hợp nhất

các cơ quan thông tín cần được các cấp lãnh đạo suy tính và cân nhắc kỹ lưỡng Mọi cố gắng nên tập trung vào việc hợp lý hoá và làm mạnh thêm cấu trúc của hệ thống và từ đó nâng cao việc sắp xếp lại các dòng tin, các hoạt

động thông tin QLGD để chúng được tổ chức trong một hệ thống thống nhất

Sự trùng lặp, thừa thông tin thậm chí xảy ra xung đột trong việc thu thập và cung cấp thông tin giữa các cơ quan thông tin cần được giải quyết thoả

đáng Nhất thiết phải hợp lý hoá các mẫu biểu, bảng, các phương tiện, qui chế thu thập và lưu giữ thông tin để có thể phát triển và mở rộng phạm vi thực

Trang 31

cung cấp thông tin, sau đó cẩn làm sáng tỏ trách nhiệm của từng cơ quan thông tin trong hệ thống

Với cách nhìn trong khuôn khổ hành chính ở phần lớn các nước hiện nay tồn tại việc tổ chức quản lý thông tin giáo dục theo ngành đọc Nghĩa là

số liệu được thu thập từ cấp cơ sở (các trường) sẽ được báo cáo tới cấp huyện

(Phòng giáo dục) rồi được gửi tới Sở giáo dục và tới Bệ Giáo dục và Đào tạo

Ngoài ra còn nhiều thông tin được thu thập và được báo cáo ở từng cấp từ những nguồn khác nhau và những kênh thông tin chuyên biệt, thí du: thông tin về kinh phí và tài chính giáo dục, thông tin về trang thiết bị giáo dục, thông tin

về các chương trình phi chính qui Những số liệu về dân số có liên quan đến

giáo dục như: tỉ lệ biết chữ, các chỉ số phát triển nguồn lực, độ tuổi đi học thông qua điều tra dân số Do vậy bên cạnh việc tổ chức và quản lý thông tin giáo dục theo ngành dọc còn có sự phối hợp hàng ngang với các tổ chức, cơ quan thông tin có liên quan tới giáo dục

Việc kết hợp hàng ngang bao hàm mối cơ quan thông tin giáo dục ở từng cấp quản lý có trách nhiệm thu thập và lưu giữ thông tin từ các ngành có liên quan tới giáo dục để có thể sử dụng trong việc lập kế hoạch và quản lý

giáo dục như: số liệu về cấu trúc dân số ở độ tuổi trưởng thành, số dân trong độ tuổi đi học, việc làm, thu nhập, thông tin về địa lý phục vụ cho qui hoạch

trường, ngân sách tài chính địa phương Trong mạng lưới hệ thống thông tin QLGD quốc gia các cơ quan thông tin ở từng cấp có thể cung cấp các thông tin này tuần tự theo chu trình từ cấp thấp lên cấp cao hơn Đây là điều quan

trọng tạo điều kiện cho các cơ quan thông tin có thể trao đổi thông tin với nhau để có được nhiều thông tin đa dạng

se Chuyên mơn hố các cơ quan thông tin giáo dục

Các cơ quan thông tin QLGD có thể phân thành 3 loại chính sau:

Trang 32

(2) Loại chức năng chuyên biệt

(3) Loại thông tin chuyên biệt

Những cơ quan thông tin thuộc dang (1) gắn với các Phòng giáo dục,

các Sở giáo dục-đào tạo có trách nhiệm thu thập, quản lý và điều hành thông

tin ở khu vực địa lý mà họ phụ trách Loại thứ (2) chỉ chuyên vào các hoạt

động giáo dục có liên quan đến quá trình thu thập, xử lý và phân tích hoặc cung cấp thông tin qua hoạt động xuất bản ấn phẩm Loại thứ (3) có trách nhiệm thu thập, lưu giữ thông tin có liên quan đến các lĩnh vực giáo dục chuyên sâu như: giáo dục phi chính qui, giáo dục tiền học đường, giáo dục

cho các bộ phận dan cu thiét thdi (UNESCO - Bangkok, 1992)

Sự chun mơn hố các cơ quan thông tin này cũng như sự phân loại, qui định phạm vi hoạt động của từng cơ quan thông tin sẽ tránh được các hoạt động thông tin trùng lặp, mặt khác các hoạt động giáo dục được phân tích sâu, có được những số liệu đầy đủ và rõ ràng Sự hợp tác giữa các cơ quan thông tin này là cần thiết vì nếu thiếu các dòng thông tin liên hệ thì các cơ quan này sẽ kém tác dụng đi rất nhiều Những cơ quan thông tin này có trách nhiệm cung cấp và báo cáo số liệu cho các cơ quan thông tin cấp cao hơn hoặc

chuyển thẳng tới trung tâm thông tin QLGD quốc gia

4 Cấu trúc của trung tâm thong tin quan ly gido dục quốc gia

Trang 33

hệ thống

(1) Hệ thống máy vị tính: Trong thời đại thông tin và kỹ thuật phát triển như hiện nay đại đa số các cơ quan thông tin đều được trang bị máy tính kể cả cac cơ quan nhẻ ở cấp huyện Có rất nhiều loại máy vì tính với trữ lượng bộ nhớ

khác nhau từ máy vi tính cá nhân đến những dàn máy tính hiện đại nhất Việc

trao đổi thông tin có thể làm trực tiếp bởi máy vi tính thông qua mạng lưới máy vi tính, vệ tỉnh nhân tạo hoặc có thể chuyển đổi thông tin qua đĩa mềm, băng, ấn phẩm Do vậy các cơ quan thông tin QLGD cần thiết phải được

trang bị máy vi tính để đảm bảo cung cấp, xử lý thông tin nhanh, chính xác và có hiệu quả Ảnh hưởng của máy vi tính đến quá trình xử lý thông tin đặc biệt được

thể hiện ở 5 lĩnh vực sau: |

e Máy tính cho phép lưu trữ một số lượng lớn thông tin và số liệu bằng các

phương tiện: Bộ nhớ (CPU), băng, đĩa mềm, đĩa CD-ROM Chúng cho

phép gọi lại và bổ sung thông tin một cách nhanh chóng tránh được hiện tượng lặp lại trong quá trình thay đổi thông tin ở một hệ thống:

» Ảnh hưởng thứ ba liên quan quá trình lưu trữ và gọi lại thông tin Những thông tin đầu ra này được kiểm tra trên máy vi tính và cung cấp chính xác theo yêu cầu thông qua các hoạt động lập trình đặc biệt cuả các chương

trình phần mềm ứng dụng được cài đặt trong máy vi tính;

e Tính chính xác và thống nhất của đầu ra từ quá trình xử lý tự động hoá có giá trị đặc biệt cho cacs nhà ra quyết định và quản lý giáo dục Quá trình xử

lý tự động hoá cho phép một khối lượng lớn số liệu được tổng hợp, chọn lọc

và sản phẩm đầu ra cuối cùng sẽ đạt được chất lượng theo yêu cầu mong

Trang 34

e Ảnh hưởng thứ 5 của máy vi tính là tập trung vào việc hoàn thiện các dòng tin Với sự tiến bộ của khoa học-kỹ thuật ngày nay một số lượng lớn thông tin có thể thu nhận được từ xa thông qua cáp truyền thông, vệ tỉnh nhân tạo, telephôn Hoặc một đĩa mềm có khả năng chứa khoảng 100 trang thông tin được chuyển đến tay người sử dụng thông qua đường bưu điện

Với sự ưu việt của máy vi tính như đã trình bày ở trên, hiện nay rất | nhiều nước trên thế giới đang tiến hành xây dựng và phát triển hệ thống máy

vi tinh, phần cứng và phần mềm ứng dụng cho các hoạt động thông tin QLGD

như: phát triển trung tâm thông tin QLGD ở Pakistan, máy tính hoá thông tin QLGD ở Maldive và Nepal, xây dựng các trung tâm thông tin QLGD phân tán theo địa phương ở Inđonesia và Thái lan, sự cố gắng hoàn thiện và phát triển

phần mềm ứng dụng cho hệ thống thông tin QLGD ở Trung quốc Từ những

năm 1960 khi mà máy tính được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống thì thuật ngữ hệ thống thông tin quản lý được coi gần có nghĩa như

hệ thống thông tín quản lý trên cơ sở máy tính hoá

(2) Hê điều hành và phần mềm ứng dụng: Hiện nay bên cạnh hệ điều hành khá

thông dụng là DOS còn phát triển một số hệ điều hành khác thích ứng với các

loạt mấy vi tính với các dung lượng bộ nhớ khác nhau như WINDOW, Phần mềm ứng dụng trợ giúp cho người quản lý thông tin trong công việc của họ Phân mềm ứng dụng bao gồm các chương trình, các miền dữ liệu,

các từ khoá gọi và đưa ra thông tin làm thành sản phẩm cho người sử dụng

Một hệ thống thông tin QLGD phải xây dựng được chương trình ứng dụng thích hợp có khả năng kết hợp được nhiều nguồn tin và đưa ra được các thông

tin cần thiết phục vụ nhu cầu quản lý Ngày nay có rất nhiều phần mềm ứng dụng khác nhau đáp ứng nhu cầu trên bao gồm từ những công cụ tính toán

Trang 35

(3) Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu (CSDL) thông tin quản lý được xây dựng ở trung tâm thông tin QLGD quốc gia với phạm vi bao quát lớn Mỗi một CSDL

lưu giữ thông tin dưới dạng đã được xử lý và sắp xếp theo các mẫu để có thể kiểm tra, chọn lọc và gọi lại thông tin Một CSDL có thể xử lý tự động hoá

nhờ máy vi tính hoặc bằng tay Một số CSDL chun mơn hố chỉ lưu giữ

những thông tin và số liệu liên quan tới cấp giáo dục hoặc loại hình giáo dục

gân hàng dữ liệu thống kê là một ví dụ điển hình về CSDL chỉ lưu giữ thông

tin số lượng CSDL vẻ lịch sử lương của giáo viên như tuổi, giới tính, trình độ, kinh nghiệm giảng dạy, dân tộc có thể xem xét như đạng thông tin cả về số lượng và chất lượng Mỗi CSDL có thể bao trùm một hoặc nhiều cấp và loại hình giáo dục: trước tuổi học, tiểu học, trung học, đại học, đạy nghề, giáo dục phi chính qui .Ở cấp độ địa phương có thể có những CSDL bố sung chứa

những thông tin liên quan tới giáo dục như sự phân bố dân cư và hộ gia đình

theo đại lý, số liệu liên quan đến đặc điểm của những nhóm dân cư bị thiệt

thòi khác nhau (Các bài giảng về thông tin QLGD tai Philippine, 1993:

UNESCO - Bangkok, 1992)

Miền dữ liệu được hệ thống thông tín QLGD xử lý có thể phân ra làm 2 loại đữ liệu giáo dục và dữ liệu có liên quan tới giáo dục Dữ liệu giáo dục bao trùm những hoạt động giáo dục cả chính qui và phi chính qui theo cấp học và loại hình giáo dục chủ yếu động chạm đến người học, giáo viên, cơ sở vật chất, tài chính, chương trình (nội dung, phương pháp, tài liệu dạy học) và những dịch vụ mở rộng Dữ liệu liên quan đến giáo dục là những thông tin về dân số, nghề nghiệp, đữ liệu liên quan tới kinh tế, văn hoá-xã hội Miền đữ

liệu của hệ thống thông tin QLGD có thể biểu diễn theo mô hình sau:

Trang 36

Sơ đồ 10: Miền đữ liệu của hệ thống thông tin QLGD

Giáo dục Giáo dục Giáo dục ngoài nhà phi chính qui người lớn

trường

GD đại học GD NNghiệp

GD tunghọc Giáo dục Giáo dục

GDtểuhọc chinh qui mầm non Dân số, Hộ gia đình, Sản xuất, việc làm

Nu”

b/ Cán bộ thông tin: những người chuyên thực hiện xử lý đầu vào và đầu ra,

kiểm tra độ chính xác của thông tin, thu thập và phân tích số liệu

c/ Cán bộ lập trình và phân tích hệ thống có nhiệm vụ xây dựng chương trình xử lý số liệu tự động hoá nhờ máy tính, thiết kế và tổ chức sử dụng trong quá trình lưu trữ, gọi lại thông tin, lập mẫu và cung cấp thông tin

d/ Cán bộ quản lý: người lập kế hoạch và đánh giá các hoạt động thông tin QLGD và phối hợp hoạt động với các cơ quan thông tin khác có liên quan

(5) Các thủ tuc chuyên mơn hố cho sử dụng và điều hành hê thống

Đó là các thủ tục chuyên cho việc sử dụng, điều hành, bảo dưỡng và duy trì : các hoạt động của hệ thống Việc đào tạo cán bộ thông tin và người sử dụng là

cần thiết để phối hợp nhịp nhàng và bảo đảm kỹ thuật trong toàn hệ thống

Cần ban hành các tài liệu về nội đui, qui chế cho người dùng tin, chức năng rõ

Trang 37

ràng cho từng tổ chức thông tin hoặc người thực hiện Nên tổ chức các khoá

bồi dưỡng ngắn hạn cho cán bộ thông tin và người dùng tin

(Các bài giảng về thông tin QLGD tại Philippine, 1993) V KINH NGHIỆM CỦA MỘT SỐ NƯỚC TRONG LĨNH VỤC

THONG TIN QUAN LY GIAO DUC

1 PHILIPPINE ;

Trước khi thành lập Bộ Giáo dục, Văn hóa và Thể dục Thể thao (năm

1972), các số liệu thống kê về giáo dục chủ yếu do 3 vụ thu thập: Vụ các trường công lập, Vụ các trường tư thục và Vụ dạy nghề Vụ các trường công lập thiết lập số liệu thống kê theo trường, còn Vụ các trường tư thục xây dựng số liệu thống kê theo tỉnh và thành phố Vụ các trường công lập thu thập số Hiệu về số lớp học và quy mô lớp học, số học sinh phân theo độ tuổi, còn hai _ Vụ kia thì không

Năm 1975, Văn phòng kế hoạch hoá chịu trách nhiệm thu thập số liệu, phân tích và xử lý các số liệu cơ bản liên quan đến kế hoạch hoá, xây dựng

ngân sách, xây dựng dự án và kiểm tra đánh giá Công việc thu thập số liệu

Trang 38

Rất nhiều trường công lập cũng như trường tư thục đã được yêu cầu hỗ trợ Văn phòng kế hoạch hoá trong việc thiết lập hệ thống đó để có được những số liệu cần thiết, thích hợp và kịp thời

Hệ thống thông tin quản lý giáo dục mà Văn phòng kế hoạch hoá thành

lập bao gồm 8 tiểu hệ thống sau đây:

mm Hệ thống thông tin quản lý về học sinh, sinh viên Hệ thống thông tin quản lý về nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý về nội dung chương trình Hệ thống thông tin quản lý về các văn bản pháp quy

Hệ thống thông tin quản lý về cơ sở vật chất Hệ thống thông tin quản lý về tài chính

Hệ thống thông tín quản lý về địch vụ xã hội z

Hệ thống thông tin quản lý về kế hoạch, nghiên cứu và đánh giá giáo dục Trước năm 1994, việc đảm bảo số liệu giáo dục đại học là do Phòng

giáo dục đại học thuộc Bộ giáo dục, văn hoá và thể dục thể thao đảm nhận

Sau năm 1994, Uỷ ban giáo dục đại học trực thuộc Văn phòng Tổng thống Philipin được giao nhiệm vụ xây dựng và khuyến nghị các kế hoạch, chính sách, chương trình về giáo dục đại học Nhiệm vụ này đòi hỏi cần có một số

lượng lớn thông tin thu thập từ nhiều nguồn khác nhau; như từ các cơ sở

giáo dục-đào tạo, từ các tổ chức sản xuất và các cơ quan nhà nước

Việc thành lập hệ thống thông tin quản lý giáo dục là một cố gắng

nhằm thống nhất số liệu, làm cho thông tin quản lý giáo dục đáp ứng tốt hơn nhu cầu về số liệu của người sử dụng Mục đích của việc xây dựng hệ thống

thông tin quản lý giáo dục là nhằm:

Cải tiến chất lượng số liệu thống kê về giáo dục

Trang 39

e Đồng bộ hoá và hệ thống hoá các hoạt động thu thập số liệu của Uỷ ban

giáo dục đại học và của các cơ quan nhà nước khác

Nhiệm vụ chính của Uỷ ban giáo dục đại học là điều hoà hệ thống thu thập số liệu ở các trường đại học, văn phòng Uỷ ban giáo dục đại học của các vùng và các cơ quan nhà nước, sau đó xử lý số liệu thành những thông

tin cần thiết phục vụ hoạch định chính sách và lập kế hoạch Văn phòng

chính sách, kế hoạch, nghiên cứu và thông tin là don vi cha Uy ban gido dục đại học chịu trách nhiệm giám sát và theo dõi các hoạt động này

Thường là 1 tháng sau khi khai giảng năm học mới, các trường phải hoàn thành báo cáo thống kẻ theo những biểu mẫu thống nhất Các tiêu chỉ được thu thập là: số lượng học sinh (bao gồm cả tuyển sinh và tốt nghiệp) theo loại hình trường, theo cấp bậc học, theo giới tính, theo hình thức sở hữu, _ theo năm học; đội ngũ giáo viên và cán bộ công nhân viên; cơ sở vật chất; tài

chính; nghiên cứu khoa học và dịch vụ

Do hệ thống bưu điện tương đối kém phát triển nên việc nối mạng giữa các trường ở Philippim còn hết sức hạn chế Tuy nhiên, Bộ Khoa học và Công nghệ cũng đã cố gắng nối mạng 8 trường đại học trong năm 1994 và mang nay được nối vào mạng INTERNET quốc tế, nhờ đó mà Bộ khoa học và Công nghệ cũng như các trường này đã được tiếp cận thông tin với các nước khác

2 HỆ THỐNG THONG TIN QUAN LY GIAO DUC 6 LAO

Bộ phận thông tin quản lý giáo dục của Bộ Giáo dục được thành lập vào

Trang 40

Các thông tin được thu thập là: số lượng sinh viên, đội ngũ giáo viên và nhân viên phục vụ, các tài liệu phục vụ giảng dạy-học tập Các thông tin này được thu thập và xử lý hàng năm từ các trường Số liệu được lưu trữ trong cơ sở đữ liệu FOXPRO Ngoài ra cồn thu thập thông tin về phát triển nguồn nhân lực Các cuốn thống kê về các bậc học hàng năm được xuất bản Đã tiến hành đào tạo cán bộ thống kê về sử dụng máy tính và lưu trữ thông tin

Hiện nay chưa có điểu kiện nối mạng hệ thống thông tin quản lý giáo dục với tất cả các Vụ của Bộ Giáo dục và với các trường vì thiếu kinh phí Một mạng lưới như vậy hy vọng sẽ xây dựng được vào năm 1999

Hiện nay mặc đù giữ một vai trò quan trọng trong việc phối hợp hoạt động giữa các cơ quan quản lý giáo dục đại học trong và ngoài nước Nhưng Vụ giáo dục đại học và dạy nghề vẫn chưa có hệ thống liên lạc viễn thông Trong dự án hợp lý hoá đào tạo sau trung học phổ thông đã đề xuất xây dựng Đại học Quốc gia và củng cố Vụ giáo dục đại học và đạy nghề, đồng thời kiến nghị xây dựng hệ thống thông tin quản lý thích hợp trong vụ đó

Hiện nay bộ phận kế hoạch hoá và thống kê sẽ được đổi tên thành

phòng kế hoạch và hệ thống thông tin quản lý Phòng này sẽ có một đội ngũ

cán bộ được đào tạo tốt Đặc biệt sẽ tập trung đáp ứng nhu cầu về thiết bị và phần mềm theo các giai đoạn sau:

e Bồi dưỡng cán bộ, nâng cấp hệ thống tnáy tính và phần mềm

e Xây dựng nối mạng thông tin quản lý giáo dục đại học và dạy nghề với hệ thống của Bộ Giáo dục