MỘT SỐ BÀI HỌC KINH NGHIỆM TRONG THỰC HIỆN CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH

i BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Dự án Hỗ trợ Cải cách hành – VIE/02/016 MỘT SỐ BÀI HỌC KINH NGHIỆM TRONG THỰC HIỆN CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH HÀ NỘI - 2007 ii Mục lục Các từ viết tắt Lời nói đầu Tóm tắt nội dung i ii iii Những vấn đề CCHC nông nghiệp phát triển nông thôn.1 1.1 Bối cảnh 1.2 Kế hoạch tổng thể CCHC 1.3 CCHC Bộ Nông nghiệp PTNT 1.4 Lợi ích Kết Những Bài học kinh nghiệm 2.1 Lập kế hoạch theo mục tiêu: Sử dụng phương pháp tiếp cận theo khung lôgíc 2.2 Thực dự án – Nghiên cứu tình .13 2.3 Cơ chế “một cửa” Bộ Nông nghiệp PTNT 16 2.4 ISO- Một công cụ tốt quản lý chất lượng .22 Bài học kinh nghiệm 31 i Các từ viết tắt Ban VSTBPN Ban Vì tiến phụ nữ BNV Bộ Nội vụ Bộ Nông nghiệp PTNT BQLDA Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn CCHC Cải cách hành CNTT Công nghệ thông tin CP Chính phủ Việt Nam Đánh giá NCĐT Đánh giá nhu cầu đào tạo Hệ thống PMIS Hệ thống thông tin quản lý nhân HTKT Hỗ trợ kỹ thuật HVHCQG Học viện Hành Quốc gia ISO Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế Nhà CCDVC Nhà cung cấp dịch vụ công QLNNL Quản lý nguồn nhân lực Sở Nông nghiệp PTNT TOR Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn TTKNQG Trung tâm Khuyến nông Quốc gia UNDP Chương trình Phát triển Liên hợp quốc VKDA Văn kiện dự án VP Bộ Văn phòng Bộ Nông nghiệp PTNT Vụ TCCB Vụ Tổ chức cán Ban Quản lý dự án Đề cương nhiệm vụ ii Lời nói đầu Dự án Hỗ trợ Chương trình Cải cách hành Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Chính phủ Vương quốc Hà Lan, Chương trình Phát triển Liên hợp quốc Việt Nam đồng tài trợ, bắt đầu thực từ năm 2001 Dự án nhằm mục tiêu hỗ trợ xếp lại cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp PTNT, cải cách quy chế hoạt động, tăng cường lực đội ngũ cán công chức, mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao lực đạo, điều hành thực CCHC nông nghiệp phát triển nông thôn Cụ thể, năm triển khai thực hiện, Dự án hỗ trợ xây dựng thực Kế hoạch hành động CCHC, giai đoạn 2001 – 2005, sử dụng phương pháp lập kế hoạch quản lý dựa theo kết quả, tạo điều kiện cho công tác giám sát đạo thực Kế hoạch hành động Dự án góp phần hỗ trợ trình cải cách, đơn giản hóa thủ tục hành chính, chuẩn hóa quy trình công việc phương pháp áp dụng Bản mô tả nhiệm vụ công chức nhằm xác định rõ trách nhiệm trách nhiệm giải trình; giới thiệu đưa vào áp dụng Hệ thống thông tin quản lý nhân (PMIS); thực thí điểm Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000; triển khai áp dụng chế “một cửa” Cục quản lý chuyên ngành thuộc Bộ Nông nghiệp PTNT; đa dạng hóa hình thức ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hệ thống trao đổi thông tin hai chiều Trung ương địa phương; hệ thống báo cáo trực tuyến; thực thí điểm xây dựng Trung tâm thông tin kết nối mạng cấp xã 13 xã địa bàn nước Những thành tựu Dự án đạt có tác động mạnh mẽ đến hiệu quản lý nhà nước ngành nông nghiệp phát triển nông thôn, nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công cho người nông dân Dự án thực số nghiên cứu bật Nghiên cứu vấn đề nhu cầu nhà cung cấp dịch vụ công, Nghiên cứu đưa khuyến nghị đổi quy trình ban hành thực văn quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực nông nghiệp phát triển nông thôn, Nghiên cứu vấn đề giới thực CCHC Bộ Nông nghiệp PTNT; Nghiên cứu Hệ thống khuyến nông Việt Nam, vv…Những nghiên cứu tạo tảng quan trọng cho việc xây dựng Kế hoạch hành động CCHC giai đoạn 2006-2010 Bộ Nông nghiệp PTNT Những kiến thức kinh nghiệm có từ công cụ, mô hình phương pháp Dự án thực triển khai thí điểm chia sẻ học kinh nghiệm với hy vọng nhân rộng đến đơn vị Bộ Nông nghiệp PTNT, góp phần tăng cường hiệu lực hiệu hệ thống hành chính, đảm bảo phát triển bền vững ngành nông nghiệp phát triển nông thôn tương lai Nhân dịp này, Văn phòng Chương trình phát triển Liên hợp quốc Hà Nội, Bộ Nông nghiệp PTNT xin chân thành cảm ơn Chính phủ Vương quốc Hà Lan, quan Chính phủ thường xuyên quan tâm đạo, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động Dự án Xin cảm ơn quan, đơn vị đối tác làm việc Dự án tham gia tích cực vào hoạt động, góp phần quan trọng thực thành công Dự án năm qua Jonas Lovkrona Trợ lý Trưởng đại diện Trưởng phòng Quản trị nhà nước UNDP, Hà Nội Bạch Quốc Khang Chánh Văn phòng Bộ Giám đốc Dự án VIE/02/016 Bộ Nông nghiệp PTNT iii Tóm tắt nội dung Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn giữ vai trò quan trọng nghiệp phát triển kinh tế-xã hội Việt Nam Để vượt qua thách thức tương lai ngành nông nghiệp, Việt Nam cần có Bộ Nông nghiệp PTNT cam kết mạnh mẽ thực CCHC, đáp ứng nhu cầu khách hàng quan trọng Bộ - hộ nông dân dân nghèo nông thôn Là Bộ quản lý đa ngành, Bộ Nông nghiệp PTNT có nhiệm vụ chính: thay mặt Chính phủ thực chức quản lý nhà nước toàn ngành nông nghiệp phát triển nông thôn; đồng thời, Bộ Nông nghiệp PTNT có chức đảm bảo việc cung cấp dịch vụ công nhằm tạo thu nhập xoá đói giảm nghèo lĩnh vực nông nghiệp, nông thôn Cải cách hành Bộ Nông nghiệp PTNT trực tiếp hướng đến mục tiêu phát triển kinh tế-xã hội lĩnh vực nông nghiệp nông thôn gắn liền với mục tiêu quốc gia việc xoá đói giảm nghèo Quá trình thực CCHC Bộ Nông nghiệp PTNT giai đoạn 2001-2005 hỗ trợ dự án tài trợ quốc tế với mục tiêu chiến lược chính: “Bộ Nông nghiệp PTNT có hành hiệu lực hiệu quả” Với hỗ trợ dự án này, Bộ Nông nghiệp PTNT thực thí điểm hàng loạt phương pháp tiếp cận Kết số thí điểm lựa chọn đưa vào Bộ tài liệu phần đóng góp dự án vào hoạt động chia sẻ kinh nghiệm, nhằm đưa ý tưởng thu hút quan tâm đối tượng lĩnh vực CCHC quan hành khác Bài học kinh nghiệm thứ giới thiệu phương pháp lập kế hoạch theo kết hay gọi lập kế hoạch theo Khung lô gíc Bộ Nông nghiệp PTNT thực thí điểm bước áp dụng phương pháp tiếp cận theo khung lô gíc việc lập kế hoạch thiết kế quy trình công việc Công cụ thực chứng tỏ tính hiệu cao Lập kế hoạch theo khung lô gíc áp dụng việc xây dựng Kế hoạch hành động CCHC (đến năm 2005 2010), Kế hoạch hành động chống tham nhũng, Kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội nhiều chương trình, dự án khác Phương pháp lập kế hoạch theo kết cho công cụ giải vấn đề có tham gia, đảm bảo cam kết đồng thuận bên Lập kế hoạch theo phương pháp tạo sở vững cho hệ thống giám sát, báo cáo toàn diện trình thực dự án Bộ tài liệu chia sẻ kinh nghiệm thực dự án dựa cách tiếp cận theo khung lô gíc mà Dự án hỗ trợ CCHC Bộ Nông nghiệp PTNT ví dụ điển hình Bộ Nông nghiệp PTNT quản lý đa ngành thực thí điểm chế “một cửa” Các phương pháp áp dụng kinh nghiệm thực thí điểm trình bày Bài học kinh nghiệm thứ hai Mặc dù thời gian triển khai chưa dài, chế “một cửa” chứng tỏ tính ưu việt Kết sau năm thực thí điểm tạo tiền đề cho việc nhân rộng áp dụng chế tất đơn vị hành trực thuộc Bộ năm tới Việc thực Hệ thống quản lý chất lượng triển khai thí điểm Bộ Nông nghiệp PTNT Kinh nghiệm thực thí điểm trình bày Bài học iv kinh nghiệm thứ ba Mặc dù tính chất phức tạp đòi hỏi nguồn lực lớn, Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO chứng tỏ công cụ hiệu việc xếp hợp lý quy trình công việc xác định chức đơn vị công chức cách rõ ràng Trong giai đoạn tới, Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO triển khai áp dụng đơn vị khác thuộc Bộ Ngoài học kinh nghiệm nêu trên, số học kinh nghiệm đáng ý khác tổng kết báo cáo kỹ thuật tài liệu hoá kết dự án Đó kinh nghiệm lồng ghép giới thể báo cáo chuyên đề hay nghiên cứu nhu cầu khách hàng đối tượng hưởng lợi thể Báo cáo Nghiên cứu nhu cầu nông dân Báo cáo Đánh giá tác động số sách pháp luật ngành nông nghiệp Kết thúc giai đoạn CCHC 2001-2005, Dự án hỗ trợ CCHC Bộ đánh giá thành công, dự án tập trung hỗ trợ nội Bộ thông qua việc cấu lại tổ chức thể chế Theo thiết kế ban đầu Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp PTNT thông qua, giai đoạn dự án tập trung nỗ lực hỗ trợ trực tiếp đến nhu cầu nông dân 1 Những vấn đề CCHC nông nghiệp phát triển nông thôn 1.1 Bối cảnh Việt Nam kinh tế nông nghiệp chiếm ưu Khoảng 75% số dân (khoảng 60 triệu) tổng số 82 triệu dân sinh sống nghề nông Hơn 80% dân nghèo Việt Nam sống nông thôn Bộ Nông nghiệp PTNT có vai trò đặc biệt quan trọng nghiệp phát triển kinh tế xã hội Việt Nam Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội đặt tiêu tăng trưởng hàng năm 4.5% lĩnh vực sản xuất nông nghiệp giảm tỉ lệ đói nghèo xuống 2% năm khu vực nông thôn Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội thực thông qua lĩnh vực can thiệp nguồn lực đầu vào kết đầu Tầm quan trọng quản lý nhà nước nhân tố đảm bảo mục tiêu phát triển kinh tế xã hội xoá đói giảm nghèo quốc tế thừa nhận Để vượt qua thách thức tương lai ngành nông nghiệp, Việt Nam cần có Bộ Nông nghiệp PTNT cam kết mạnh mẽ thực CCHC nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng quan trọng mình, hộ nông dân dân nghèo nông thôn Những thách thức đặt nhằm phát triển cân kinh tế-xã hội lớn Việt Nam hội nhập vào kinh tế quốc tế Người nông dân, đặc biệt nông dân nghèo người chịu ảnh hưởng trực tiếp nhanh chóng trình Những thay đổi đòi hỏi Bộ Nông nghiệp PTNT hoạt động hiệu quả, có khả giúp nông dân Việt Nam tận dụng hội sẵn sàng trước thách thức trình toàn cầu hoá Là quản lý đa ngành, đa lĩnh vực, Bộ Nông nghiệp PTNT có chức chính: thay mặt Chính phủ thực chức quản lý nhà nước ngành nông nghiệp phát triển nông thôn; đồng thời, Bộ Nông nghiệp PTNT có chức đảm bảo việc cung cấp dịch vụ công nhằm tạo thu nhập xoá đói giảm nghèo lĩnh vực nông nghiệp nông thôn Thực CCHC cách liên tục, hệ thống toàn diện, đảm bảo hiệu lực hiệu quản lý, coi hướng cần thiết việc thực chức nhiệm vụ Bộ Nông nghiệp PTNT 1.2 Kế hoạch tổng thể CCHC Đại hội Đảng lần thứ VI năm 1986 khởi xướng trình “đổi mới” với trọng tâm cải cách kinh tế Sau cải cách kinh tế ban đầu, đổi kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, đánh giá học kinh nghiệm rút cho thấy yếu hành Cf Tư liệu tài liệu thống kê quản lý nhà nước Học viện Ngân hàng giới xuất Địa chỉ: www.worldbank.org/wbi/governance/data ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu phát triển kinh tế xã hội khẳng định cần thiết tiến hành CCHC cách toàn diện Chương trình tổng thể CCHC nhà nước giai đoạn 2001-2010 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Quyết định số 136/TTg ngày 17 tháng năm 2001 Mục tiêu chung: Phân tích chẩn đoán Chương trình tổng “Tăng cường hiệu lực hiệu hoạt thể CCHC rằng: thói quen trì động Bộ Nông nghiệp PTNT nhằm trệ tồn lại dai dẳng từ hành tập thực tốt chức quản lý nhà trung bao cấp ăn sâu vào nếp nghĩ, cách làm nước ngành nông nghiệp đổi đội ngũ cán công chức, đặc biệt hành nhằm phát triển người hưởng lợi từ hành cũ, kinh tế-xã hội nông nghiệp nông làm cản trở công CCHC gây khó khăn thôn Việt Nam.” việc thực để vượt qua ảnh hưởng tồn chế cũ điều chỉnh thích nghi với chế thị trường Đồng thời, thực CCHC Việt Nam gặp phải vấn đề thiếu kiến thức kinh nghiệm quản lý nhà nước xây dựng kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Chương trình tổng thể CCHC nhà nước nhằm mục tiêu bước thay chế quản lý tập trung bao cấp chế phù hợp với kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Chương trình tổng thể CCHC nhà nước dựa chiến lược có gắn kết chặt chẽ với nhau: (i) cải cách thể chế tăng cường hiệu lực luật pháp hiệu cung cấp dịch vụ công; (ii) cải cách tổ chức máy, xây dựng cấu tổ chức hợp lý xác định rõ trách nhiệm đơn vị thành viên, cá nhân; (iii) đổi mới, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, xếp hợp lý cấu công chức, nâng cao hiệu công tác quản lý, chế độ đãi ngộ cán công chức; (iv) cải cách tài công, đổi chế phân cấp quản lý tài ngân sách Mục tiêu tổng thể chương trình CCHC nhà nước đến năm 2010 xây dựng hành dân chủ, sạch, chuyên nghiệp, hoạt động có hiệu lực, hiệu theo nguyên tắc nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa lãnh đạo Đảng Căn theo Chương trình tổng thể CCHC nhà nước, bộ, ngành, tỉnh, thành phố nước xây dựng kế hoạch hành động cụ thể ngành, địa phương cho giai đoạn 2001-2005 1.3 CCHC Bộ Nông nghiệp PTNT Chương trình CCHC Bộ Nông nghiệp PTNT hướng trực tiếp đến mục tiêu phát triển kinh tế-xã hội khu vực nông thôn gắn liền với mục tiêu quốc gia xóa đói giảm nghèo Điều thể mục tiêu chung, mang tính dài hạn Kế hoạch hành động CCHC đến năm 2005 Bộ Nông nghiệp PTNT, theo phát triển kinh tế-xã hội gắn liền với hành hoạt động có hiệu lực hiệu Nhằm đạt mục tiêu nói trên, Kế hoạch hành động CCHC đến năm 2005 Bộ Nông nghiệp PTNT lựa chọn lĩnh vực sau: Tác giả Goran Andersen: Cải cách hành Việt Nam; Sida – Về vấn đề tăng cường lực • • • • Tổ chức máy: xếp nhằm hợp lý cấu tổ chức Bộ, giảm bớt chồng chéo chức năng, nhiệm vụ Tăng cường lực nhằm đẩy mạnh phân cấp (trong giai đoạn tiếp theo); Thể chế: tăng cường chức quản lý nhà nước, dựa chủ yếu vào việc ứng dụng CNTT công tác quản lý đề xuất quy chế làm việc theo nguyên tắc ISO; Nguồn nhân lực: Xây dựng hệ thống quản lý Bài học kinh nghiệm: nguồn nhân lực lập kế hoạch đào tạo Kế hoạch hành động CCHC đến năm tăng cường lực nhằm xây dựng 2005 lần áp dụng công vụ vững mạnh; phương pháp tiếp cận định hướng Cải cách quản lý tài công mục tiêu việc lập kế hoạch, đặt Kế hoạch hành động CCHC đến năm 2005 xây dựng với trợ giúp Dự án hỗ trợ CCHC giai đoạn I UNDP Chính phủ Vương quốc Hà Lan tài trợ Đây coi thành quan trọng Dự án kế hoạch lần thể phương pháp tiếp cận lập kế hoạch thiết kế nội dung định hướng đến mục tiêu, đặt mục tiêu rõ ràng trước tập trung quan tâm nhiều đến việc nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công cho người sử dụng, người hưởng lợi cuối mục tiêu, kết rõ ràng số thành công cụ thể Kế hoạch hành động CCHC đến năm 2005 phổ biến rộng rãi nên nhờ đó, tất đơn vị thuộc Bộ, Thủ trưởng đơn vị cán công chức nắm mục tiêu trình thực Đồng thời, kết hợp với cam kết mạnh mẽ Lãnh đạo Bộ tạo tiền đề đảm bảo việc thực thành công Kế hoạch hành động Kế hoạch hành động CCHC đến năm 2005 bao gồm 44 kết Dự án VIE/02/016 tập trung hỗ trợ thực 16 kết kết lại thực ngân sách nguồn lực Bộ 1.4 Lợi ích Kết Đặt mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ công cho người nông dân, Giai đoạn I Dự án hỗ trợ CCHC Bộ Nông nghiệp PTNTP tập trung vào mục tiêu hỗ trợ Bộ xây dựng hành hoạt động có hiệu lực hiệu Do vậy, Dự án xác định loạt quy trình cấu hành cần đổi dựa nguyên tắc nâng cao mức độ sẵn sàng, khả cung cấp dịch vụ giảm bớt thủ tục, phiền hà nhằm tăng mức độ hài lòng công dân Hỗ trợ Bộ Nông nghiệp PTNT thực Kế hoạch hành động CCHC, Dự án đạt mục tiêu tổng thể đặt giai đoạn này, xây dựng hành Bộ Nông nghiệp PTNT hoạt động có hiệu lực hiệu Bộ Nông nghiệp PTNT ngày xếp, tổ chức hợp lý với trách nhiệm xác định rõ ràng phân cấp nội ngành Quá trình tách chức quản lý nhà nước khỏi chức cung cấp dịch vụ công khởi động thực đơn vị trực thuộc Chức năng, nhiệm vụ phân định rõ ràng hơn, ví dụ cụ thể việc thực thí điểm ISO Cơ sở tảng cho việc đổi công tác quản lý phát triển cán tạo lập Quá trình đại hóa hệ thống quản lý hành nhà nước đạt tiến đáng kể, sử dụng công cụ CNTT đại Nhận thức giới Bộ nâng cao Các biện pháp mạnh nhằm nâng cao trách nhiệm giải trình tính minh bạch xây dựng Kế hoạch hành động chống tham nhũng đến năm 2010 Bộ Đặc biệt, xu hướng phục vụ hộ nông dân với tư cách người hưởng lợi đồng thời khách hàng Bộ Nông nghiệp PTNT vai trò quan quản lý nhà nước thay đổi đáng kể Điều thể trực tiếp thiết kế thực Tiểu hợp phần xây dựng thí điểm Trung tâm thông tin kết nối mạng cấp xã ba nghiên cứu quan trọng nhu cầu hộ nông dân, tác động văn pháp luật ngành nông nghiệp khả cung cấp dịch vụ dựa theo nhu cầu nhà cung cấp dịch vụ công Trong trình thực hiện, Dự án gặp phải không thách thức, khó khăn, chậm tiến độ hay trở ngại khác Tuy vậy, Ban Chỉ đạo CCHC Bộ Ban Quản lý dự án áp dụng loạt biện pháp nhằm khắc phục hạn chế, thách thức xin chia sẻ Bộ tài liệu vài kinh nghiệm số 18 theo tiến độ xây dựng phê duyệt đề án tương ứng với đơn vị Quá trình xây dựng phê duyệt đề án số đơn vị bị chậm trễ Vì chương trình thí điểm nên phần lớn đơn vị tham gia thiếu kinh nghiệm gặp nhiều khó khăn, lúng túng từ giai đoạn thiết kế đề án Các đề án phải chỉnh sửa vài lần chưa có khung thống Nâng cao nhận thức tăng cường lực • Để thí điểm thành công chế “một cửa” giải thủ tục hành cho khách hàng, Lãnh đạo Bộ Nông nghiệp PTNT đơn vị thí điểm tập trung trước hết vào việc nâng cao nhận thức cho thành viên Ban đạo, đội ngũ đảng viên cán công chức đẩy mạnh công tác CCHC nói chung nhu cầu thiết lập thực chế “một cửa” nói riêng nhằm có đồng thuận, trí quan điểm tâm trình thực • Để củng cố tâm đơn vị giúp họ hiểu rõ mô hình giải thủ tục hành theo chế “một cửa”, Dự án Hỗ trợ CCHC, VIE/02/016 tổ chức cho đơn vị thực thí điểm tham quan, khảo sát học tập kinh nghiệm số địa phương Thanh Hoá, Ninh Bình Thành phố Hồ Chí Minh, địa phương áp dụng tốt chế “một cửa” • Dự án hỗ trợ CCHC mời chuyên gia tư vấn nước hỗ trợ đơn vị hoàn thiện đề án, đóng góp ý kiến hoàn chỉnh quy trình thủ tục đưa khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu áp dụng chế Đồng thời, dự án hỗ trợ tổ chức số hội thảo, tập huấn nội dung phương pháp điều tra mức độ hài lòng khách hàng đánh giá hiệu hoạt động đơn vị áp dụng chế “một cửa” Thông tin phản hồi sau chuyến tham quan, khảo sát hội thảo hoạt động quan trọng việc vượt qua trở ngại để thực thành công tăng cường lực cho cán đơn vị Bộ phận Tiếp nhận Trả kết Nơi trực tiếp thực chế “một cửa” Cục gọi Bộ phận Tiếp nhận Trả kết (TN&TKQ) hay nói cách ngắn gọn “Bộ phận cửa” Cơ cấu tổ chức nhân Bộ phận Tiếp nhận Trả kết Cục trưởng định ý kiến đề xuất Ban đạo thực thí điểm Bộ phận TN&TKQ thường có từ đến người, Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức hay chuyên viên có kinh nghiệm phụ trách Các thành viên Bộ phận TN&TKQ cán công chức từ phòng liên quan Phòng Hành tổng hợp, Phòng Kế toán, Phòng Thanh tra – Pháp chế số phòng chuyên môn khác Cán công chức cử đến làm việc Bộ phận TN&TKQ người có kinh nghiệm, kỹ hành nắm vững quy trình thủ tục hành quy định pháp lý liên quan đến lĩnh vực công việc áp dụng theo chế “một cửa” Chức Bộ phận cửa tiếp nhận yêu cầu dịch vụ, giải trả kết cho khách hàng thời gian ấn định Bộ phận cửa nơi trực tiếp hàng ngày giao dịch với khách hàng đơn vị, đưa dẫn, tham vấn trả lời yêu cầu khách hàng Bộ phận cửa tự quản lý trang thiết bị phương tiện làm việc 19 Các mô hình dịch vụ Có mô hình dịch vụ áp dụng Bộ Nông nghiệp PTNT – mô hình Tiếp nhận - Xử lý - Trả kết (R-S-R) mô hình Tiếp nhận - Trả kết (R-R) Trong mô hình Tiếp nhận - Xử lý - Trả kết (R-S-R), Bộ phận cửa tiếp nhận yêu cầu dịch vụ cụ thể Nhân viên Bộ phận kiểm tra, xác nhận, xử lý trả kết cho khách hàng Ưu điểm mô hình Bộ phận cửa giải tất yêu cầu khách hàng cách độc lập, không cần hỗ trợ phòng chuyên môn; giải số lượng lớn yêu cầu Bộ phận cửa theo mô hình phải có nhân viên cán có đủ trình độ lực chuyên môn liên quan đến lĩnh vực công việc Bộ phận giải Diện tích làm việc Bộ phận cửa phải đủ rộng để cán Bộ phận làm việc thường xuyên Mô hình R-S-R thích hợp với Cục tiếp nhận nhiều yêu cầu khách hàng, tạo khối lượng công việc hợp lý cho cán Bộ phận làm việc chuyên trách Hình 2: Mô hình R-S-R Để đảm bảo có nhân viên có đủ lực trực tiếp giải yêu cầu khách hàng Bộ phận cửa, chuyên viên phòng chuyên môn liên quan cử đến làm việc Bộ phận Chỉ có Cục Bảo vệ thực vật có đủ khối lượng công việc cho phép thực chế “một cửa” theo mô hình R-S-R từ đầu Trong mô hình thứ hai Tiếp nhận - Trả kết (R-R), Bộ phận cửa tiếp nhận vào sổ theo dõi yêu cầu dịch vụ cụ thể Bộ phận sau chuyển yêu cầu đến phòng chuyên môn để kiểm tra, xác nhận hồ sơ, xử lý gửi kết cho Bộ phận cửa Bộ phận cửa tiến hành trả kết cho khách hàng Ưu điểm mô hình R-R Bộ phận cửa cần vài nhân viên, không yêu cầu trình độ chuyên môn sâu Mô hình không cần không gian làm việc hạn chế, bàn tiếp nhận đủ Nhược điểm mô hình chỗ “Bộ phận cửa” có xu hướng thụ động, phụ thuộc vào hoạt động tiến độ xử lý phòng chuyên môn khả giải số lượng lớn yêu cầu khách hàng 20 Hình 3: Mô hình R-R Bộ phận cửa theo mô hình bàn tiếp nhận, có trách nhiệm giao dịch với khách hàng, tiếp nhận, chuyển yêu cầu đến phòng chuyên môn xử lý đảm bảo trả kết hẹn cho khách hàng Việc xử lý, định thủ tục khác phòng chuyên môn thực Lợi ích khách hàng rõ ràng: công dân cần liên hệ yêu cầu dịch vụ qua đầu mối Bộ phận cửa Cục lại (Nông nghiệp, Thú y, Thuỷ lợi, Quản lý xây dựng công trình, Hợp tác xã PTNT) hoạt động theo mô hình R-R Các lĩnh vực dịch vụ Chương trình thí điểm áp dụng chế “một cửa” số lĩnh vực công việc hạn chế Bộ Nông nghiệp PTNT lựa chọn 30 dịch vụ khác áp dụng chế “một cửa”, nhóm thành loại chính: • Cấp phép; • Thẩm định chương trình dự án; • Tư vấn giải khiếu nại, tố cáo Dịch vụ cấp phép bao gồm dịch vụ cụ thể đa dạng cấp phép kiểm dịch, nhập khẩu, khảo nghiệm, vv… tổng số Cục cung cấp 13 loại dịch vụ cấp phép khác Nhu cầu dịch vụ cấp phép tương đối lớn Dịch vụ thẩm định gồm dịch vụ cụ thể thẩm định đăng ký thuốc thú y, yêu cầu gia hạn, chứng nhận, vv… tổng số Cục tham gia thí điểm cung cấp 13 loại dịch vụ thẩm định khác Nhu cầu dịch vụ thẩm định cao Dịch vụ tư vấn giải khiếu nại, tố cáo không phổ biến đơn vị thực thí điểm Thực tế có số Cục cung cấp dịch vụ Nhu cầu dịch vụ thấp Các Cục tự định lựa chọn dịch vụ cung cấp theo chế “một cửa” Dịch vụ cấp phép thẩm định phù hợp với mô hình “một cửa”, có nhiều khách hàng so với dịch vụ tư vấn giải khiếu nại, tố cáo Điều nghĩa Cục cung cấp loại hình dịch vụ Điều tuỳ thuộc vào đặc 21 điểm dịch vụ đơn vị cung cấp Quá trình thực thí điểm cho thấy Cục Bảo vệ thực vật, Nông nghịêp Thú y có nhiều loại hình dịch vụ Cục khác Cục Thuỷ lợi, Cục Quản lý xây dựng công trình Cục Hợp tác xã PTNT nhiều loại hình dịch vụ có khách hàng Bảng 1: Các lĩnh vực dịch vụ Cục bảo vệ thực vật Cục Nông nghiệp Cục Thú y Cục Thuỷ lợi Cục Quản lý xây dựng công trình Cục Hợp tác xã PTNT Cấp phép Thẩm định Tư vấn giải khiếu nại Quy trình thủ tục hành Căn quy định hành định trình tự giải thủ tục hành chính, đơn vị tham gia thí điểm tiến hành rà soát lại quy định nhằm đơn giản hóa giảm bớt thủ tục, đảm bảo phối hợp hiệu Bộ phận cửa với phòng chuyên môn Thủ trưởng đơn vị ban hành quy chế nội trình tự giải thủ tục hành Trong trình giải thủ tục hành Cục thống quy trình sau: • Mỗi khách hàng yêu cầu giải thủ tục hành thuộc trách nhiệm đơn vị cần liên hệ với nhân viên Bộ phận TN&TKQ, người có nhiệm vụ hướng dẫn thủ tục hồ sơ cần thiết • Sau tiếp nhận yêu cầu khách hàng, Bộ phận TN&TKQ đưa cho khách hàng Giấy hẹn, vào sổ theo dõi chuyển hồ sơ đến phòng chuyên môn liên quan giải • Sau xử lý hồ sơ, phòng chuyên môn chuyển kết sang Bộ phận TN&TKQ để Bộ phận trả cho khách hàng theo lịch hẹn • Nếu yêu cầu liên quan đến trách nhiệm giải nhiều phòng, ban, phận chuyên môn đơn vị, phòng đầu mối chủ trì phối hợp với phòng ban phận lại để giải Khách hàng không cần phải trực tiếp liên hệ với phòng ban, phận trước • Nếu khách hàng đến liên hệ trực tiếp Bộ phận TN&TKQ, khách hàng gửi hồ sơ nhận kết qua đường bưu điện Cục Thú y thiết lập quy trình xử lý qua mạng trực tuyến yêu cầu kiểm dịch động vật nhập khẩu, tạm nhập, tái xuất, vận chuyển động vật sản phẩm động vật qua biên giới Nhìn chung, quy trình giải thủ tục hành đơn vị có biến chuyển rõ rệt, thời gian giải rút ngắn giảm bớt phiền hà cho khách hàng Sự phối hợp nội phòng, ban, phận cải thiện rõ rệt trở nên toàn diện 22 Trang thiết bị điều kiện làm việc Bộ phận cửa Việc bố trí sở vật chất diện tích làm việc trụ sở Bộ Nông nghiệp PTNT gặp nhiều khó khăn Tuy vậy, nhìn chung đơn vị cố gắng thu xếp bố trí Bộ phận TN&TKQ vị trí thuận tiện với diện tích làm việc hợp lý Riêng Cục Thủy lợi Cục Quản lý xây dựng công trình, hạn chế diện tích làm việc nên bố trí Bộ phận TN&TKQ chung với số phòng khác Ngoài trang thiết bị đơn vị tự trang bị, Cục tham gia thí điểm Dự án VIE/02/016 hỗ trợ số thiết bị văn phòng cần thiết cho Bộ phận TN&TKQ Các quy định pháp lý liên quan đến lĩnh vực áp dụng chế “một cửa”, quy trình thủ tục hành chính, phí, lệ phí thời gian giải loại hồ sơ rà soát niêm yết công khai vị trí thuận tiện, dễ thấy Do hạn chế diện tích làm việc, địa điểm Bộ phận TN&TKQ, việc công khai thủ tục thông tin khách hàng khác chưa tối ưu Giám sát Đánh giá hiệu hoạt động Bộ Nông nghiệp PTNT chí đạo giám sát đánh giá việc thực thí điểm chế “một cửa” đơn vị Đây dừng lại mức độ đánh giá sơ thời gian thực thí điểm đơn vị khác nhìn chung tương đối ngắn Bảng hỏi xây dựng phát cho cán làm việc Bộ phận TN&TKQ, thành viên Ban đạo thực thí điểm, đồng thời với việc xây dựng phiếu điều tra mức độ hài lòng khách hàng 2.3.3 Báo cáo Báo cáo đánh giá việc thực thí điểm chế “một cửa” Bộ Nông nghiệp PTNT Ban Chỉ đạo CCHC Bộ chuyên gia tư vấn nước, Nguyễn Lộc Nguyễn Trung Thông thực có Bộ tài liệu kết dự án 2.3.4 Địa liên hệ Ông Nguyễn Minh Nhạn, Phó Văn phòng Bộ Nông nghiệp PTNT kiêm Chánh Văn phòng Thường trực CCHC Bộ, Điện thoại: 04- 8232752; 0913 202 878; email: nhannm.vp@mard.gov.vn 2.4 ISO- Một công cụ tốt quản lý chất lượng 2.4.1 Nguyên tắc đạo Theo Quyết định số 2078/QĐ-BNN-VP ngày 15/8/2005 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp PTNT, Văn phòng Bộ đơn vị triển khai thí điểm hệ thống quản lý chất lượng 17 nội dung hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 (sau gọi tắt ISO) vấn đề Việt Nam, lần áp dụng thí điểm đơn vị hành nhà nước cấp Bộ Đây nhiệm vụ phức tạp, liên quan trực tiếp đến hoạt động Văn phòng Bộ đơn vị trực thuộc Bộ 23 ISO hiểu quy trình công nghệ quản lý giúp tổ chức có khả tạo sản phẩm, dịch vụ chất lượng thỏa mãn lợi ích khách hàng lợi ích thân tổ chức ISO sở để tổ chức trì, cải tiến nâng cao hiệu lực quản lý hiệu hoạt động Thực ISO đảm bảo dịch vụ có chất lượng tốt nâng cao hiệu hoạt động tổ chức tổng thể Hệ thống ISO dựa việc tài liệu hóa đầy đủ quy định văn quy trình công việc, thủ tục quy trình Trình tự thực bao gồm bước rà soát quy trình công việc, phân công trách nhiệm kết đầu cho phòng, ban, phận cá nhân, tiến hành rà soát điều chỉnh cấu tổ chức cho phù hợp Như thực thí điểm ISO Văn phòng Bộ Nông nghiệp PTNT triển khai khía cạnh – Hệ thống quản lý chất lượng rà soát cấu tổ chức Thực thí điểm muốn thành công cần có tâm cao cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo đơn vị thiếu yếu tố ISO quy trình áp dụng giấy mà Để đảm bảo hệ thống ISO áp dụng thành công, cấp lãnh đạo cần thể cam kết việc huy động đầy đủ nguồn lực phục vụ cho việc phân tích thủ tục quy trình công việc, chịu trách nhiệm xây dựng phổ biến mục tiêu, sách chất lượng kế hoạch triển khai thực Những thay đổi quy trình thủ tục trách nhiệm tổ chức áp dụng ISO cần thông tin rộng rãi Hội thảo, tập huấn quy trình, phương pháp cần tổ chức cho cán công chức đơn vị Đối với quan đơn vị hành công, ISO đảm bảo trì nâng cao chất lượng dịch vụ sở xác định tăng cường chức năng, nhiệm vụ đơn vị; xác định trách nhiệm đội ngũ cán bộ; xây dựng chế cung cấp dịch vụ dựa theo nhu cầu khách hàng áp dụng quy trình thủ tục hành hợp lý, đảm bảo giải yêu cầu công việc nội từ bên cách hiệu Thực ISO xác định điều chỉnh nhiệm vụ trách nhiệm Văn phòng Bộ xây dựng Bản mô tả công việc cho loạt vị trí công việc Công đoàn Văn phòng cán công chức động viên tham gia tích cực vào trình xây dựng để đảm bảo thành công việc áp dụng Lãnh đạo Văn phòng Bộ xem xét đưa sách chế độ khen thưởng nhằm tạo động lực thực hiệu hệ thống Quản lý chất lượng trình Xây dựng đưa vào áp dụng Hệ thống QLCL bước khởi đầu Ngoài loạt biện pháp tiến hành đồng khác, việc thường xuyên đánh giá hiệu hệ thống đội ngũ cán công chức để có biện pháp khắc phục kịp thời thiếu sót giúp củng cố trì sách chất lượng áp dụng 2.4.2 Trình tự thực Việc triển khai thí điểm ISO Văn phòng Bộ Nông nghiệp PTNT thực theo nguyên tắc lấy Tổ công tác làm nòng cốt, huy động nguồn lực Văn phòng có hỗ trợ tích cực từ phía Lãnh đạo Văn phòng tiến hành theo bước sau: 24 Dự thảo Đề cương nhiệm vụ Tổ công tác thực thí điểm ISO Văn phòng Bộ; Thành lập Tổ công tác giao nhiệm vụ cho Tổ công tác; Chuẩn bị điều tra bản, thực việc rà soát, đánh giá hiệu hoạt động để xác định nội dung công việc, quy trình thực theo tiêu chuẩn ISO; Xác định, thống phê chuẩn sách mục tiêu chất lượng, trả lời cho câu hỏi: Chúng ta muốn đến đâu? Tổ chức đào tạo, tập huấn kiến thức ISO cho toàn thể cán bộ, công chức Xác định quy trình công việc đưa vào áp dụng Hệ thống Văn phòng Bộ lựa chọn 17 công việc để xây dựng thành quy trình thực hiện, với quy trình hỗ trợ theo quy định hệ thống ISO; Xây dựng phê duyệt kế hoạch thực hiện; Thành lập Tổ hỗ trợ kỹ thuật bao gồm chuyên gia Văn phòng; tập huấn phương pháp xây dựng tài liệu hệ thống Xây dựng Dự thảo Sổ tay chất lượng quy trình công việc lựa chọn, tài liệu hệ thống; Giới thiệu, tập huấn áp dụng thử; tập huấn đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ; tổ chức đánh giá nội để đánh giá hiệu tính phù hợp hệ thống; khắc phục, phòng ngừa cải tiến quy trình; 10 Chỉnh sửa, hoàn thiện, công bố áp dụng thức hệ thống tài liệu; 11 Chính thực tập huấn cho cán công chức quy trình phê duyệt, đưa vào thực hiện; 12 Đánh giá, cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn; tổ chức trì thực hiện, đánh giá nội bộ, đánh giá giám sát định kỳ; thực phòng ngừa, khắc phục, cải tiến để không ngừng hoàn thiện nâng cao chất lượng hoạt động Các bước thực thể sơ đồ sau 25 Thành lập Tổ công tác ISO ThànhCHART lập Tổ OMARD công tác ISO ISO FLOW 2003 2003 Establish ISO Task Forcephòng Đánh giá hoạt động Văn Đánh giá hoạt động Văn phòng 2003 Bộ đối chiếu với tiêu chuẩn ISO Bộ đối chiếu với tiêu chuẩn ISO Performance review of OMARD against ISO standards Xác định sách mục tiêu Xác định sách mục tiêu chất lượng – dài hạn ngắn hạn chất lượng – dài hạn ngắn hạn Define quality policy and objectives – long and short-term Xây dựng phê duyệt kế hoạch Xây dựng phê duyệt kế hoạch thực chi tiết thực and hiệnapprove chi tiếtdetailed Prepare implementation plan PHÁT HIỆN: PHÁT HIỆN: Các quy định quy trình công việc chưa phù hợp Các quy định quy trình công việc chưa phù hợp Thiếu quy trình thủ tục làm việc; Thiếu quy trình thủ tục làm việc; Trách nhiệm chồng chéo, chưa rõ ràng; Trách nhiệm chồng chéo, chưa rõ ràng; FINDINGS: Quy định đánh giá hiệu công tác chưa đủ; Quy định vềonđánh hiệu công tác chưa đủ; • Một Regulations workgiá processes inadequate số cán chưa đủ trình độ Một số cán chưa đủ trình độ • Work procedures of units unavailable; • Responsibilities unclear and overlapping; • Regulations to assess performance insufficient; • Some staff not fully qualified MỤC TIÊU: Không có phàn nàn văn MỤC TIÊU: Không có phàn nàn văn hoạt động Văn phòng Bộ hoạt động Văn phòng Bộ TARGET: No written complaints against OMARD performance HOẠT ĐỘNG CHÍNH: HOẠT ĐỘNG CHÍNH: Thăm quan Thành phố HCM; quan Thành phố HCM; KEYThăm HộiACTIVITIES: thảo, tập huấn cho CBCC; thảo, tậpHohuấn choCity; CBCC; • Hội Study tour to Chi Minh Tuyển tư vấn kỹ thuật • Tuyển Workshops and staff training; tư vấn kỹ thuật • Recruit technical assistance Thành lập Tổ hỗ trợ kỹ thuật; tập huấn phương pháp xây dựng tài liệu pháp xây dựng tài liệu Xác định quy trình công việc Lựa chọn Xác địnhIdentify quywork trình processes công việc Lựa chọn under 17 quy trình quy trình hỗ trợ core 17 quyQMS trình 17 processes quy trìnhand hỗ trợ ThànhTechnical lập Tổ hỗ trợ kỹ thuật; tập huấn phương Establish Support Group draft Manualvà Dự thảoFirst Sổ tayQuality chất lượng Dự thảo Sổ tay 2005 chất lượng quy trình công việc quy trình công việc 2005 2005 Training; Tập huấn; đào tạo chuyên gia đánh giá nội Tập huấn; đào tạo chuyên gia đánh giá nội Workshops; Hội thảo; Đánh giá hiệu mức độ phù hợp Evaluation of appropriateness Hội thảo; Đánh giá hiệu mức độ phù hợp supporting procedures selected Final Quality Manual Áp dụng thử;October hoàn 2005 thiện hệ thống Áp dụng thử; hoàn thiện hệ thống tài liệu tài liệu 10/2005 10/2005 Certification December 2005 Cấp chứng nhận phù hợp Cấp chứng nhận phù hợp 12/ 2005 12/ 2005 2.4.3 Duy trì thực hiện; đánh giá nội đánh giá giám sát thường xuyên; khắc phục, cải tiến Kỹ thuật thực Văn phòng quan Bộ Nông nghiệp & PTNT, có chức tổng hợp, điều phối hoạt động tổ chức Bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc thực công tác hành chính, quản trị hoạt động quan Bộ Văn phòng Bộ có 11 đơn vị trực thuộc, có đơn vị nghiệp có thu với gần 100 cán bộ, công chức 100 lao động Nhiệm vụ Văn phòng Bộ Nông nghiệp PTNT tập trung vào hoạt động chủ yếu sau: 26 • Giúp lãnh đạo Bộ điều hành, đạo công việc toàn ngành • Phục vụ hoạt động, làm việc quan Bộ; • Giúp Bộ tổ chức thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ, khen thưởng, báo chí xuất Bộ; • Tham gia thực chương trình CCHC đại hóa hành Văn phòng Bộ đơn vị lớn, có vai trò, vị trí đặc biệt quan Bộ Sứ mệnh Văn phòng đảm bảo thống thực chức Bộ trường hợp Sản phẩm Văn phòng Bộ bao gồm kết đo đếm được, không đo đếm được, phần kết điều hành, đạo lãnh đạo Bộ thể qua văn phát hành; xử lý thông tin, văn đến xác, kịp thời; đáp ứng loại nhu cầu hoạt động, làm việc quan Bộ Khách hàng Văn phòng quan, đơn vị hữu quan từ Trung ương đến địa phương ngành, cá nhân nước, đặc biệt lãnh đạo Bộ Văn phòng Bộ phải đảm bảo quy trình giải công việc với chất lượng, tiêu ngân sách thời gian yêu cầu Việc xây dựng áp dụng HTQLCL theo TC ISO 9001:2000 gắn với việc xây dựng thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị trình giải công việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu công tác văn phòng góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu công tác quản lý nhà nước Bộ Việc xây dựng thực thí điểm ISO Văn phòng Bộ trình Đây phương pháp quản lý phức tạp đơn vị hành nhà nước Văn phòng Bộ Nông nghiệp PTNT Sau năm xây dựng thực thí điểm, Văn phòng Bộ Nông nghiệp PTNT đạt mục tiêu đề phải giải khối lượng công việc phức tạp nặng nề phải đảm bảo thực nhiệm vụ thường xuyên đột xuất đơn vị Quá trình xây dựng thực thí điểm ISO hoàn thành với hỗ trợ Dự án Hỗ trợ CCHC Bộ Nông nghiệp PTNT VIE/02/016 thông qua công tác tư vấn Công ty tư vấn APAVE International Consultancy Quá trình triển khai: • Tháng 10/2003: Thành lập Tổ công tác thực chương trình thí điểm quản lý chất lượng công tác Văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 (gọi tắt Tổ công tác ISO) • Tháng 11/2003: Tổ chức đoàn công tác tham quan, khảo sát trao đổi kinh nghiệm thực ISO 9001 : 2000 Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thành phố Văn phòng UBND Quận I Thành phố Hồ Chí Minh • Tháng 12/2003: Tổ chức lớp đào tạo, tập huấn kiến thức hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 (do Trung tâm Năng suất Việt Nam giới thiệu) cho toàn thể cán bộ, công chức • Tháng 2, 3/2004: Mời quan tư vấn giúp Văn phòng nghiên cứu nội dung cụ thể hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000 9001: 2000 để áp dụng • Tháng 3/2004: Phối hợp với Dự án hỗ trợ CCHC tổ chức đợt tập huấn ISO cho cán lãnh đạo đơn vị thuộc quan Bộ cán lãnh đạo, công chức viên chức đơn vị thuộc Văn phòng Bộ Đảng ủy, Lãnh đạo đơn vị Công đoàn Văn phòng Bộ trí áp dụng Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO Thực ISO gắn kết với thực văn hoá công sở để phát huy kết vật chất đời • • • • • • • • 27 sống văn hoá, tinh thần: Phát động phong trào thi đua với mục tiêu, nội dung cụ thể, tiêu chuẩn khen thưởng thành tích tập thể đơn vị, cá nhân Tháng 4/2004: Văn phòng xác định nội dung công việc để xem xét áp dụng hệ thống Cuối xác định sách mục tiêu chất lượng, lựa chọn 17 công việc để xây dựng thành quy trình thực hiện, với quy trình hỗ trợ theo quy định hệ thống ISO Tháng 7/2004 đến tháng 12/2004: Tổ chức lớp đào tạo, tập huấn công tác xây dựng tài liệu HTQLCL cho lãnh đạo, công chức đơn vị Từ tháng 01 đến tháng 5/2005: Xây dựng, chỉnh sửa, hoàn thiện Sổ tay chất lượng thực thí điểm ISO Văn phòng Bộ Thành lập Tổ hỗ trợ kỹ thuật bao gồm cán có kinh nghiệm công tác, soạn thảo văn bản, chuyên gia tin học giúp việc biên tập, chỉnh sửa Sổ tay chất lượng theo quy định ISO, ứng dụng công nghệ tin học quản lý, lưu liệu in ấn tài liệu, nhằm bảo đảm chất lượng theo yêu cầu Trong trình xây dựng tài liệu, tổ chức nhiều hội thảo nội Văn phòng với đơn vị liên quan thuộc quan Bộ để tham gia, đóng góp ý kiến Tháng 5/2005 Văn phòng ban hành tài liệu hệ thống để áp dụng thử tiếp tục hoàn thiện tài liệu Ngày 15/8/2005, Bộ trưởng ban hành định cho phép Văn phòng Bộ thực thí điểm HTQLCLCT theo TC ISO 9001:2000 Văn phòng Bộ Từ ngày 10/7 đến 12/7/2005: Tiến hành đánh giá nội lần 1; Tiếp theo đó, từ ngày 07/12 đến 08/12/2005 tiến hành đánh giá nội lần Sau lần đánh giá nội bộ, tiến hành khắc phục lỗi không phù hợp cải tiến, chỉnh sửa hệ thống tài liệu Ngày 26/10/2005, Văn phòng thức ban hành Sổ tay chất lượng thực Hệ thống QLCL Cuối tháng 12 năm 2005, Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn (QUACERT) thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam tiến hành đánh giá chứng nhận cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng công tác Văn phòng Bộ Nông nghiệp & PTNT theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000/ISO 9001:2000 có giá trị từ 09/01/2006 đến 08/01/2009 Đánh giá thực Đánh giá sơ chất lượng hoạt động (khi chưa áp dụng thực ISO) đối chiếu với quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn máy tổ chức Văn phòng so sánh với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 phát vấn đề cần khắc phục sau: • Một số trình tự thủ tục giải công việc chưa phù hợp; • Thiếu quy định quy trình thực công việc, đặc biệt việc liên quan với đơn vị Văn phòng, đơn vị trực thuộc, chất lượng hiệu lực công tác quản lý Văn phòng Bộ bị ảnh hưởng; • Chưa có chế rõ ràng để kiểm soát, đánh giá chất lượng thực công việc; • Các quy định, quy chế có liên quan tới thủ tục, trình giải công việc đơn vị chưa hoàn toàn sẵn có để cán bộ, công chức, người lao động dễ dàng tham chiếu áp dụng; • Việc phân định trách nhiệm giải số công việc đơn vị, cá nhân thể chưa rõ ràng, chồng chéo • Năng lực số cán bộ, công chức, người lao động chưa đáp ứng yêu cầu vị trí công việc 28 Xác định sách mục tiêu chất lượng Căn phát vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động công tác Văn phòng nói trên, mục tiêu chung việc thực ISO Văn phòng Bộ “Nâng cao hiệu lực, hiệu công tác Văn phòng thực chức năng, nhiệm vụ giao; nâng cao uy tín Văn phòng Bộ nói riêng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn nói chung” Mục tiêu trước mắt hay mục tiêu sách chất lượng bao gồm yếu tố sau: • Không ngừng cải tiến công việc, nâng cao chất lượng công tác, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đòi hỏi đối tượng phục vụ; • Cán bộ, công chức hiểu rõ trách nhiệm mối liên quan tới trình tiêu chuẩn hoá; • Quá trình thực đơn giản hoá hiệu hơn, loại bỏ thủ tục không cần thiết; • Cải thiện phương pháp giám sát, đánh giá nội đo đếm thời gian, chất lượng kết thực quản lý công việc đơn vị thuộc Văn phòng Bộ; • Giảm thiểu thời gian thực quy trình giải công việc • Xác định mục tiêu chất lượng cụ thể kế hoạch thực Mục tiêu cụ thể năm 2005 Văn phòng là: • Nâng cao chất lượng công tác, đáp ứng yêu cầu Bộ, Văn phòng để phàn nàn văn hoạt động Văn phòng Những kết cụ thể Tăng cường lực: Đội ngũ cán bộ, công chức chủ chốt Văn phòng đào tạo kiến thức quản lý chất lượng công tác, hệ thống quản lý chất lượng quốc tế nói chung áp dụng dịch vụ hành công Điều chỉnh xác định chức năng, nhiệm vụ: Trong trình xây dựng Hệ thống ISO, chức năng, nhiệm vụ, chức danh nghiệp vụ yêu cầu thành viên đơn vị vị trí công tác rà soát Mối quan hệ, phối hợp đơn vị liên quan Văn phòng xác định Rà soát chỉnh sửa văn quy phạm pháp luật: Tổ chức rà soát, thu thập, xếp loại văn làm thực chức năng, nhiệm vụ tham chiếu cần Xác định mục tiêu đào tạo: Mục tiêu đào tạo dài hạn cho đội ngũ cán bộ, công chức xác định, đảm bảo trình độ đáp ứng yêu cầu vị trí công việc Quy trình công việc theo ISO: Văn phòng Bộ xác định 17 quy trình công việc đưa vào quản lý chất lượng bảo đảm hoạt động, đáp ứng thực chức năng, nhiệm vụ Bộ tài liệu Hệ thống ISO gồm có 25 loại, đó: - tài liệu quy định chung; - tài liệu quy trình hỗ trợ; - 17 quy trình công việc 29 Tác động Từ bắt đầu chương trình thí điểm, có chuyển biến rõ rệt hoạt động Văn phòng Bộ, nâng cao hiệu lực quản lý hiệu công tác thể mặt: • Sự phối hợp đơn vị Văn phòng cải thiện, đảm bảo chất lượng phục vụ điều hành, đạo lãnh đạo Bộ; • Chất lượng công việc đo đếm theo chuẩn mực quy định ngày đáp ứng yêu cầu khách hàng thông qua góp ý, đánh giá đơn vị, cá nhân quan Bộ nội Văn phòng; • Nề nếp làm việc, quản lý công việc chặt chẽ hơn, xếp chấn chỉnh tài liệu, việc lập hồ sơ để theo dõi việc đánh giá kết công việc khách quan, xác; • Các lỗi, nhược điểm cá nhân, phận phát khắc phục nhanh chóng Văn phòng Bộ có kế hoạch bổ sung cán bộ, công chức lao động phù hợp với nhu cầu phận; • Về mặt ý thức, tạo chuyển biến quan trọng nhận thức từ cán quản lý đến cán bộ, công chức, người lao động trước trách nhiệm thực thi công vụ chất lượng công tác; • Với việc áp dụng ISO, đội ngũ cán bộ, công chức làm việc có hệ thống hơn, rút ngắn thời gian, ý thức trách nhiệm mối quan hệ nội với bên cải thiện 2.4.4 TT 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 Danh mục tài liệu Hệ thống QLCL Tên tài liệu/quy trình công việc Sổ tay chất lượng Chính sách chất lượng Văn phòng Bộ Mục tiêu chất lượng Văn phòng Bộ kế hoạch thực Quy trình kiểm soát tài liệu Quy trình đánh giá nội Quy trình Khắc phục phòng ngừa cải tiến Quy trình quản lý nhân Quy trình cung cấp quản lý trang thiết bị Văn phòng Quy trình tiếp nhận, xử lý văn đến Quy trình lắp đặt, sửa chữa, dịch chuyển hợp đồng điện thoại, fax Quy trình trình ký, phát hành lưu văn Bộ Quy trình xây dựng chương trình công tác Bộ Quy trình xây dựng báo cáo công tác Bộ Mã số STCL-HCTC-01 CSCL-ĐDLĐ-02 MTCL-ĐDLĐ-03 QT-KSTL-HCTC-04 QT-ĐGNB-HCTC-05 QT-CT-HCTC-06 QT-QLNS-HCTC-07 QT-CCTB-TCKT-08 QT-VBĐ-HCTC-09 QT-ĐT-HCTC-10 QT-VBPH-TH-11 QT-CTCT-TH-12 QT-THBC-TH-13 30 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Quy trình tổ chức hội nghị, họp Quy trình Thanh toán tiền mặt, tiền gửi Quy trình xét duyệt khen thưởng Quy trình phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ Quy trình Kiểm soát hồ sơ Quy định công tác thường trực quan Bộ Quy định công tác vệ sinh môi trường quan Bộ Quy định phục vụ họp, làm việc tiếp khách lãnh đạo Bộ Quy trình đảm bảo hoạt động mạng Quy trình hỗ trợ người sử dụng máy vi tính Quy trình phục vụ xe công tác Quy trình quản lý ô tô, vật tư, xăng dầu QT-TCHN-TH-14 QT-TTTC-TCKT-15 QT-KT-TĐ-16 QT-KTTL-LT-17 QT-KSHS-LT-18 QĐ-TTBV-QT-19 QĐ-VSMT-QT-20 QĐ-PVTK-QT-21 QT-HĐM-TIN-22 QT-SDMT-TIN-23 QT-PVX-ĐX-24 QT-QLX-ĐX-25 2.4.5 Báo cáo Báo cáo tổng kết việc xây dựng thực thí điểm Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 Văn phòng Bộ Nông nghiệp PTNT 2.4.6 Địa liên hệ Ông Trần Quốc Tuấn, Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức Văn phòng Bộ, Thư ký Tổ Công tác ISO; điện thoại 04 468161; email: tuantq.vp@mard.gov.vn 31 Bài học kinh nghiệm 3.1.1 Tiến trình CCHC giai đoạn nào? Sau thực Kế hoạch hành động CCHC đến 2005 có biến chuyển to lớn Bộ Nông nghiệp PTNT toàn ngành nông nghiệp Hợp phần cấu lại tổ chức máy Kế hoạch hành động CCHC triển khai thực áp dụng phương thức: (i) cấu lại Bộ; (ii) phân công chức nhiệm vụ theo chiều ngang; (iii) phân cấp chức nhiệm vụ theo chiều dọc Cải cách tổ chức máy nhằm nâng cao hiệu quả, đồng nghĩa với việc cải thiện việc cung cấp dịch vụ theo chức năng, nhiệm vụ Bộ; tăng cường hiệu lực đồng nghĩa với việc tăng hiệu chi phí tối ưu hoá việc sử dụng nguồn lực; cuối cải thiện đáng kể khả sẵn sàng đáp ứng, cụ thể cung cấp dịch vụ theo yêu cầu phát triển ngành khách hàng Bộ Nông nghiệp PTNT Liên quan đến việc tăng khả đáp ứng, nghiên cứu bật Dự án thực – Nghiên cứu nhu cầu nông dân , Đánh giá tác động số sách pháp luật ngành nông nghiệp Nghiên cứu vấn đề nhu cầu nhà cung cấp dịch vụ công ngành nông nghiệp – với kết cụ thể khác, góp phần thay đổi nhận thức cách tiếp cận hoạt động cung cấp dịch vụ Mặc dù khó lượng hoá thức hoá văn bản, đội ngũ cán bộ, công chức nội đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp PTNT có thay đổi nhận thức vai trò Bộ Nông nghiệp PTNT mức độ cao nhiều: phục vụ hộ nông dân ngành nông nghiệp Bộ Nông nghiệp PTNT có nhiều cải thiện công tác quản lý phát triển nguồn nhân lực thực bước tiến quan trọng trình xây dựng Bộ Nông nghiệp PTNT điện tử, tăng cường ứng dụng CNTT Tuy nhiên, theo đánh giá độc lập kết thực Kế hoạch hành động CCHC Bộ kết hoạt động Dự án VIE//02/016, trình CCHC hướng vào việc tăng cường lực cho nội Bộ Nông nghiệp PTNT, tập trung nhiều đến mặt hoạt động bên Bộ Đây bước cần thiết để đại hoá Bộ Nông nghiệp PTNT, chưa đủ Nhận thức vai trò phục vụ ngành nông nghiệp hộ nông dân giai đoạn phôi thai Chương trình xây dựng thí điểm Trung tâm thông tin nông thôn kết nối mạng cấp xã (Telecenters) coi bước quan trọng định hướng Bộ Nông nghiệp PTNT Chương trình thí điểm thực dự kiến kết thúc vào năm 2008, 13 telecenters hoạt động đầy đủ kết thí điểm đánh giá 3.1.2 Định hướng CCHC giai đoạn Trong tương lai, nhu cầu đòi hỏi hộ nông dân ngày coi trọng trở thành nhân tố quan trọng có vai trò chi phối nội dung chiến lược CCHC giai đoạn đến năm 2010 32 Trong Kế hoạch hành động CCHC giai đoạn mới, tập trung mạnh mẽ đến việc cấu lại Bộ Nông nghiệp PTNT tổ chức quản lý ngành theo hướng đáp ứng tốt nhu cầu đối tượng hưởng lợi, thể mục tiêu chiến lược tổng thể CCHC giai đoạn xây dựng Bộ Nông nghiệp PTNT trở thành quản lý vĩ mô, đại, hoạt động có hiệu lực hiệu Chức quản lý nhà nước phải tách khỏi chức cung cấp dịch vụ công giảm bớt chức cung cấp dịch vụ công Bộ trực tiếp quản lý Như hoạt động cung cấp dịch vụ đáp ứng tốt nhu cầu đối tượng hưởng lợi cuối – hay khách hàng, người có tiếng nói định cần cung cấp dịch vụ người cung cấp dịch vụ cách thích hợp Đồng thời với trình giảm bớt quy mô Bộ đề cao tiếng nói người nông dân, phân cấp điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, Bộ Nông nghiệp PTNT tiếp tục cố gắng, nỗ lực việc nâng cao hiệu lực hiệu hành nhằm tăng cường chất lượng dịch vụ Bộ có kế hoạch nhân rộng việc áp dụng chế “một cửa” Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tất đơn vị trực thuộc, tiếp tục tăng cường hoạt động lồng ghép giới nhằm thúc đẩy bình đẳng giới giai đoạn CCHC Một điều đặc biệt quan trọng, việc phân tích đánh giá hệ việc gia nhập Tổ chức thương mại giới lồng ghép vào hoạt động CCHC để đảm bảo Bộ Nông nghiệp PTNT đạt mục tiêu đặt phát triển ngành nâng cao khả tạo thu nhập cho hộ nông dân Các chức quản lý nhà nước tinh giản, phân cấp phù hợp ngành Bộ Nông nghiệp PTNT tập trung thực sách cách hiệu quả, nói không với tham nhũng, thể Chiến lược Kế hoạch hành động Phòng, Chống tham nhũng Bộ thông qua [...]... th t u tiờn trong giai on phõn tớch trc ú giai on ny, trng thỏi hin ti ó c mụ t k cng trong Bỏo cỏo nghiờn cu iu tra c bn hoc kt qu phõn tớch vn v tng lai mong mun cng ó c phỏc tho di dng cỏc mc tiờu, trong ú cỏc mc tiờu trc mt to nờn hỡnh nh hin thc trong tng lai Giai on thit k gii quyt vn lm th no i t hin ti n tng lai Nhng khỏi nim trong khung lụgớc gii quyt vn trờn l: Tình hình hiện tại Kt... nhng hot ng trong tng thỏng v c bit l c th húa thnh cỏc K hoch cụng tỏc tun, c s dng nh mt cụng c ch o, giỏm sỏt v qun lý hot ng hng ngy ca Ban qun lý d ỏn mt cỏch hiu qu Tựy theo nhng thay i trong bi cnh d ỏn hot ng, trong quỏ trỡnh thc hin d ỏn cú th cú nhng hot ng c iu chnh, b sung cho phự hp nhng khụng i chch nh hng chin lc ó vch ra trong Vn kin d ỏn Nhng thay i, iu chnh ny c th hin trong cỏc bỏo... ch hay ngh nh mi Sản phẩm đầu ra Các chỉ số Các yếu tố ngoại lai Các chỉ số Các yếu tố ngoại lai Các hoạt động Các yếu tố ngoại lai Đầu vào Cỏc khỏi nim v mi quan h trong khung lụgớc c th hin trong ma trn k hoch (d ỏn) hỡnh bờn Cụng c B Nụng nghip v PTNT ó chnh sa, b sung ma trn k hoch nhm ỏp ng tt hn cỏc yờu cu ca B v ngnh trong cụng tỏc lp k hoch v thit k ni dung Nhng thụng tin b sung ỏng chỳ ý... lnh vc chuyờn ngnh ca B Nụng nghip v PTNT trong K hoch phỏt trin kinh t-xó hi 5 nm 2006 2010, K hoch hnh ng Phũng, chng tham nhng (KHHCTN) v s dng trong ni b B khi lp k hoch thc hin cỏc tiu d ỏn cng nh xõy dng K hoch hnh ng CCHC ca B Nụng nghip v PTNT n nm 2010 Cú th thy rng phng phỏp tip cn cú s tham gia tng t nh vy s c ỏp dng cho vic lp k hoch nh hng kt qu trong nhng nm ti 8 2.1.3 K thut lp k hoch... trc ú v d kin cụng vic trong tun tip theo Cỏc T cụng tỏc tham gia thc hin cỏc hot ng, cú bỏo cỏo tin nh k v bỏo cỏo kt thỳc hot ng, trong ú rỳt ra cỏc bi hc kinh nghim v ỏnh giỏ tỏc ng v hiu qu D ỏn thc hin ch bỏo cỏo tin thc hin theo tng quý v nm Cỏc bỏo cỏo tin d ỏn bao gm nhng ni dung chớnh sau: Nhng kt qu t c ca giai on bỏo cỏo; Nhng khú khn, thỏch thc gp phi trong quỏ trỡnh thc hin;... iu kin a nhng bi hc kinh nghim v khuyn ngh t ỏnh giỏ ny vo Bỏo cỏo kt thỳc d ỏn V cu trỳc, Bỏo cỏo kt thỳc d ỏn tng t nh Bỏo cỏo hot ng nm Bỏo cỏo gm nhng ỏnh giỏ v ton b giai on thc hin d ỏn, tng kt nhng kt qu t c, nhng bi hc kinh nghim v l mt ti liu tng hp cỏc kt qu d ỏn di dng n phm v file in t 16 Nhng thun li trong phng thc thc hin Phng phỏp tip cn cht ch kt hp vi khung lụgớc trong Vn kin d ỏn ó... nghim, vv 3 trong tng s 6 Cc cung cp 13 loi dch v cp phộp khỏc nhau Nhu cu i vi dch v cp phộp l tng i ln Dch v thm nh gm nhng dch v c th nh thm nh ng ký thuc thỳ y, yờu cu gia hn, chng nhn, vv 5 trong tng s 6 Cc tham gia thớ im cung cp 13 loi dch v thm nh khỏc nhau Nhu cu i vi dch v thm nh khỏ cao Dch v t vn v gii quyt khiu ni, t cỏo khụng ph bin lm trong cỏc n v thc hin thớ im Thc t ch cú 2 trong s 6... c bit trong c quan B S mnh ca Vn phũng l m bo thng nht thc hin chc nng ca B trong mi trng hp Sn phm ca Vn phũng B bao gm cỏc kt qu o m c, hoc khụng o m c, l mt phn trong kt qu iu hnh, ch o ca lónh o B th hin qua cỏc vn bn phỏt hnh; x lý cỏc thụng tin, vn bn n chớnh xỏc, kp thi; ỏp ng cỏc loi nhu cu v hot ng, lm vic ca c quan B Khỏch hng ca Vn phũng l cỏc c quan, n v hu quan t Trung ng n a phng trong. .. lng thc hin thớ im ISO ti Vn phũng B Thnh lp T h tr k thut bao gm cỏn b cú kinh nghim cụng tỏc, son tho vn bn, chuyờn gia tin hc giỳp vic biờn tp, chnh sa S tay cht lng theo quy nh ISO, ng dng cụng ngh tin hc trong qun lý, lu d liu v in n ti liu, nhm bo m cht lng theo yờu cu Trong quỏ trỡnh xõy dng ti liu, ó t chc nhiu cuc hi tho trong ni b Vn phũng v vi cỏc n v liờn quan thuc c quan B tham gia, úng... v kin thc v qun lý cht lng cụng tỏc, h thng qun lý cht lng quc t núi chung v ỏp dng trong dch v hnh chớnh cụng iu chnh v xỏc nh chc nng, nhim v: Trong quỏ trỡnh xõy dng H thng ISO, chc nng, nhim v, chc danh v nghip v yờu cu i vi tng thnh viờn n v trong v trớ cụng tỏc c r soỏt Mi quan h, phi hp gia cỏc n v liờn quan trong v ngoi Vn phũng c xỏc nh R soỏt v chnh sa cỏc vn bn quy phm phỏp lut: T chc r