Hệ thống quản lý thuê phòng khách sạn

Hệ thống quản lý thuê phòng khách sạn

HỌC VIỆN KĨ THUẬT QUÂN SỰ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG KHÁCH SẠN

GIÁO VIÊN PHỤ TRÁCH: NGUYỄN HOÀI ANH

HÀ NỘI, 11/2012

1

Mục lục

I Mô tả hệ thống 6

1 Nhiệm vụ cơ bản 6

2 Cơ cấu tổ chức 6

3 Quy trình xử lý 7

4 Mẫu biểu 12

Tên khách hàng: ……….

……… 12

Tên khách hàng: ……….

……… 13

Tên khách hàng: ……….

……… 13

Tên khách hàng: ……….

……… 14

Tên khách hàng: ……….

……… 15

Tên khách hàng: ……….

……… 16

5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ 17

a Định nghĩa kí hiệu 17

b Mô hình tiến trình nghiệp vụ 18

II Phân tích hệ thống về chức năng 19

1 Sơ đồ phân rã chức năng 19

a Xác định chức năng chi tiết 19

b Gom nhóm chức năng 20

c Vẽ sơ đồ 21

2 Sơ đồ luồng dữ liệu 21

a Kí hiệu sử dụng 21

b DFD mức khung cảnh 22

c DFD mức đỉnh 23

d DFD mức dưới đỉnh 24

3 Đặc tả chức năng chi tiết 27

a Nhận yêu cầu từ khách hàng 27

b Đáp ứng dịch vụ, khắc phục sự cố 27

c Yêu cầu cấp kinh phí 28

d Thanh toán cho khách hàng 28

e Kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí 29

f Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị 29

g Lập phiếu dựa vào yêu cầu khách hàng 29

h Chuyển yêu cầu khách hàng 29

III.Phân tích hệ thống về chức năng 31

1 ER mở rộng 31

a Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 31

b Định nghĩa ký hiệu 35

c Xác định kiểu liên kết 36

d Vẽ ER mở rộng 37

2 Chuẩn hóa dữ liệu 38

a Chuyển đổi ER mở rộng về ER kinh điển 38

b Chuyển đổi ER kinh điển về ER hạn chế 41

c Chuyển đổi từ ER hạn chế về mô hình quan hệ 46

3 Đặc tả bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ 49

a CAPKINHPHI 49

b NHANVIEN 49

c THANHTOAN 49

d PHONG 49

e DATPHONG 49

f THUEPHONG 50

g KHACHHANG 50

h YEUCAUDICHVU 50

i DICHVU 50

j D_YEUCAUDICHVU 50

IV.Thiết kế hệ thống 51

1 Thiết kế tổng thể 51

a Phân định công việc giữa người và máy 51

b Thiết kế tiến trình hệ thống 53

2 Thiết kế giao diện 54

a Thiết kế form nhập liệu 54

b Thiết kế báo cáo 60

c Thiết kế giao diện hỏi đáp 64

3 Thiết kế kiểm soát 66

a Xác định nhóm người dùng 66

b Phân định quyền hạn nhóm người dùng 66

4 Thiết kế CSDL vật lý 69

a Xác định bảng dữ liệu phục vụ bảo mật 69

b Mô hình dữ liệu hệ thống 69

c Đặc tả bảng dữ liệu 71

5 Thiết kế hệ thống đơn chọn 74

Lời nói đầu

Khoa học công nghệ ngày càng phát triển hơn đem đến sự tiện nghi, hiện đại hơn cho cuộc sống Cùng với đó là sự phát triển của công nghệ thông tin rộng rãi trong mọi lĩnh vực cần tin học hóa để đơn giản công việc và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, thực hiện Từ kinh tế, giáo dục, quốc phòng cho đến những công việc phổ biến và đơn giản hơn như quản lý nhà hàng, khách sạn, siêu thị v v đều có thể

sử dụng những ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho những nghiệp vụ riêng

Để xây dựng được những ứng dụng công nghệ thông tin vào những cơ quan, tổ chức như vậy bắt buộc phải thực hiện phân tích thiết kế hệ thống để mô phỏng nắm bắt được hiện tượng, quy trình nghiệp vụ từ thế giới thực để từ đó xây dựng hệ thống để giải quyết các yêu cầu đề ra

Em thực hiện đề tài “Quản lý thuê phòng khách sạn” với mục đích giải quyết các vấn đề trong khâu quản lý đặt, thuê phòng cũng như các yêu cầu dịch vụ của khách hàng ở mức độ vừa và nhỏ Em chọn đề tài này do bản thân đã tiếp xúc với hệ thống này từ môn học trước đó nên đã nghiên cứu sơ bộ về quy trình nghiệp vụ và sẽ

cố gắng hoàn thiện thêm trong môn học này Các chức năng, quy trình nghiệp vụ đều

do kiến thức xã hội của bản thân em và tham khảo thêm ý kiến bạn bè qua đó tự đề ranhững yêu cầu, chức năng em thấy hợp lý

Em xin cảm ơn cô Nguyễn Hoài Anh đã tận tình hướng dẫn và cung cấp tài liệu cho em trong quá trình thực hiện đề tài Do kiến thức có hạn nên không tránh

khỏi sai sót mong cô thông cảm và đóng góp ý kiến để em rút kinh nghiệm và hoàn thiện hệ thống hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn !

 Hành chính - dịch vụ : trông coi, mang vác đồ đạc cho khách hàng ,dọn dẹp phòng, hành lang, có các nhân viên kỹ thuật để sửa chữa thiết bị điện, nước, giải quyết sự cố khi cần thiết Nhận yêu cầu dọn dẹp, sửa chữa từ khách hàng Thực hiện trực tiếp các yêu cầu dịch vụ theo phiếu dịch vụ do bộ phận lễ tân cung cấp cho khách hàng Lập phiếu bảo dưỡng, sửa chữa , thay thế hoặc bổ sung thêm mới thiết bị, phiếu dự trù các sản phẩm, dịch vụ cung cấp … và chuyển cho bộ phận tài chính để được cấp kinh phí Kiểm tra hiện trạng phòngkhi khách hàng trả phòng.

 Tài chính : quản lý thu chi trong khách sạn bao gồm các khoản thu từ dịch vụ phòng, các dịch vụ cung cấp Lập phiếu chi cho bộ phận hành chính để cung cấp kinh phí cho các hoạt động sửa chữa, bổ sung, nâng cấp khách sạn …Lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng khi nhận được phiếu thuê phòng Nhận và lưu trữ các hóa đơn thanh toán dịch vụ, thanh toán chi phí sửa chữa v v do bộ phận HC-DV cung cấp

o Lễ tân sẽ thực hiện lập phiếu thuê phòng (HĐ-03) cho khách hàng với nhữngthông tin trên kèm theo các thông tin về mã phòng khách hàng thuê và giao cho khách hàng phiếu thuê phòng cùng với chìa khóa phòng

Hình : 3.1

lễ tân

o Có 2 hình thức đặt phòng là trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua điện thoại Khách hàng cũng phải thông báo đầy đủ các thông tin họ tên, SĐT, chứng minh thư, địa chỉ, thời gian đặt

o Nhân viên lễ tân sẽ dựa vào các thông tin này để lập phiếu đặt phòng 09) cho khách hàng kèm theo số phòng.Lễ tân sẽ nhập thời gian hẹn khách đến nhận phòng, sau thời gian đó nếu khách không đến làm thủ tục nhận phòng thì coi như đăng ký đặt phòng đó bị hủy

(HĐ-o Nếu khách hàng đăng ký trực tiếp thì có thể cầm phiếu đặt phòng qua bộ phận tài chính để lập hóa đơn đặt phòng và đặt cọc (HĐ-02) Nếu đăng ký gián tiếp thì trong vòng 24h phải đến bộ phận tài chính đặt cọc hoặc chuyển khoản qua ngân hàng Sau 24h nếu khách hàng ko thanh toán phí đặt cọc thì đăng ký đặt phòng không có hiệu lực

HĐ-09

HĐ-02

Hình 3.2

nghiệp vụ Mỗi phòng sẽ có 4 trạng thái : đang có người đặt hoặc thuê, đang trống, cần dọn dẹp, đang sửa chữa bảo trì

o Bộ phận lễ tân : dựa vào tình trạng phòng để thực hiện nghiệp vụ Khi khách đến đặt, thuê phòng thì kiểm tra tìm phòng trống cho khách Thay đổi trạng thái các phòng khách trả hoặc có thông báo có sự cố hỏng hóc

o Bộ phận hành chính – dịch vụ : nếu phòng ở trạng thái cần được dọn dẹp hoặc sửa chữa thì sẽ cử nhân viên đi thực hiện nghiệp vụ

đang có trạng thái có khách thuê phòng

o Bộ phận lễ tân : khi có yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, bộ phận lễ tân sẽ kiểmtra số phòng cùng thông tin khách hàng và các yêu cầu dịch vụ của khách hàng để lập phiếu yêu cầu dịch vụ (HĐ-04) sau đó chuyển phiếu này cho bộ phận hành chính – dịch vụ

o Bộ phận hành chính – dịch vụ : dựa vào phiếu yêu cầu dịch vụ sẽ lập hóa đơn thanh toán dịch vụ (HĐ-05) và thực hiện các dịch vụ khách hàng yêu cầu, sau đó chuyển trực tiếp phục vụ đến phòng khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng để thanh toán trực tiếp Hóa đơn sẽ được in làm 2 bản, 1

bản chuyển cho khách hàng kí và mang về nộp cả hóa đơn dịch vụ và tiền thanh toán cho bộ phận tài chính, một bản khách hàng sẽ giữ.

thực hiện chức năng này bao gồm dọn dẹp phòng, khách sạn, sửa chữa bảo trì phòng, nâng cấp khách sạn…Cụ thể chức năng như sau

o Khi kiểm tra trạng thái các phòng, nếu thấy phòng có trạng thái cần dọn dẹp hoặc cần sửa chữa thì sẽ cữ nhân viên đến thực hiện nghiệp vụ

o Các phòng cần sửa chữa, thay thế hoặc nâng cấp thiết bị thì bộ phận hành chính – dịch vụ sẽ lập phiếu yêu cầu cung cấp kinh phí (HĐ-07) và chuyển cho bộ phận tài chính xin kinh phí sửa chữa, nâng cấp

o Với những phòng đang có khách thuê, nếu khách hàng có yêu cầu được dọn dẹp hoặc sửa chữa, khắc phục sự cố trong phòng thì sẽ liên hệ với lễ tân và lễtân sẽ thông báo lại cho bộ phận hành chính – dịch vụ để cử nhân viên đến Nếu phát hiện là lỗi từ phía khách sạn, nhân viên sẽ thực hiện luôn nghiệp

vụ Ngược lại, lỗi từ khách hàng, nhân viên sẽ lập phiếu chi phí sửa chữa (HĐ-06) nếu có hỏng hóc cần sửa chữa hoặc thay thế và khách hàng sẽ phải thanh toán Sau đó phiếu này sẽ chuyển về bộ phận tài chính

o Sau khi có khách hàng trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ thông báo với bộ phận HC-DV để cử nhân viên kiểm tra lại tình trạng, thiết bị trong phòng của

khách để nếu có vấn đề gì sẽ thông báo hoặc lập phiếu bổ sung chi phí thanh toán của khách hàng.

năng này

o Lập hóa đơn thanh toán thuê, đặt phòng (HĐ-01 , HĐ-02)

o Nhận hóa đơn thanh toán dịch vụ (HĐ-05) hoặc hóa đơn thanh toán chi phí sửa chữa(HĐ-06) từ khách hàng cùng khoản tiền tương ứng đi kèm

o Nhận phiếu thông báo tình trạng phòng, thiết bị và kinh phí(HĐ-07) từ bộ phận HC-DV sau đó sẽ cho nhân viên kiểm tra lại tình trạng phòng, thiết bị sau đó lập hóa đơn cấp kinh phí sửa chữa, nâng cấp(HĐ-08)

Hình 3.5

- Hóa đơn thanh toán cho khách hàng ( HĐ-01 )

HOMEHOTEL Mã hóa đơn : HĐ-01

101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội Ngày :……… HÓA ĐƠN THANH TOÁN

Tên khách hàng: ……….……… Địa chỉ:……… Chứng minh thư : ………SĐT :………

Tổng tiền :

Nhân viên thanh toán Khách hàng

- Hóa đơn đặt phòng (HĐ-02)

HOMEHOTEL Mã hóa đơn : HĐ-02

101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội Ngày :……… HÓA ĐƠN ĐẶT PHÒNG

Tên khách hàng: ……….……… Địa chỉ:……… Chứng minh thư : ………SĐT:………

Nhân viên lập phiếu Khách hàng

- Phiếu yêu cầu dịch vụ (HĐ-04)

Nhân viên lập phiếu

- Hóa đơn thanh toán dịch vụ (HĐ-05)

- Hóa đơn chi phí sửa chữa (HĐ-06)

HOMEHOTEL Mã phiếu : HĐ-06

101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội Ngày :……… CHI PHÍ PHÁT SINH

Tên khách hàng: ……….……… Địa chỉ:……… Chứng minh thư : ………SĐT: ……… Phòng số :……

Tổng tiền :

Nhân viên lập hóa đơn Khách hàng

- Phiếu xin cấp kinh phí (HĐ-07)

- Hóa đơn cấp kinh phí (HĐ-08)

HOMEHOTEL Mã hóa đơn : HĐ-09

101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội Ngày :………

PHIẾU ĐẶT PHÒNG

Tên khách hàng: ……….……… Địa chỉ:……… Chứng minh thư : ………SĐT:………

- Tác nhân tác động vào hệ thống : các tác nhân bên ngoài nhưng có sự tác

động vào hệ thống

TÀI CHÍNH

- Lập hóa đơn thanh toán dựa

vào phiếu thuê phòng

- Lưu trữ các hóa đơn dịch vụ,

chi phí sửa chữa

- Lập hóa đơn đặt phòng dựa

- Lập hóa đơn sửa chữa

- Lập phiếu xin kinh phí sửa chữa

KHÁCH HÀNG

Yêu cầu đặt, thuê, trả phòng

Yêu cầu dịch vụ, dọn dẹp, sửa chữa

Thông tin cá nhân

Phiếu thuê phòng (HĐ-03)

Hóa đơn dịch vụ(HĐ-05)

Báo cáo tình trạng phòng khi khách trả, lập HĐ-06 ( nếu có )

Phiếu xin cấp kinh phí sửa chữa, nâng cấp (HĐ-07) Hóa đơn cấp kinh phí (HĐ-08)

Thanh toán

Kiểm tra tình trạng phòng

Lập hóa đơn chi phí nếu có (HĐ-06)

Nộp hóa đơn dịch vụ (HĐ-05)

II Phân tích hệ thống về chức năng

Tóm tắt chức năng chi tiết :

- Khi khách hàng muốn thuê hoặc đặt phòng thì phải khai báo đầy đủ thông tin cần

thiết cho nhân viên lễ tân hoặc nếu muốn yêu cầu dịch vụ thì cũng sẽ liên hệ với

quầy lễ tân Lễ tân sẽ nhận yêu cầu từ phía khách hàng, xem xét để giải quyết

và lập phiếu đặt, thuê phòng hoặc phiếu yêu cầu dịch vụ tùy theo yêu cầu của

- Khi bộ phận hành chính nhận được yêu cầu về dịch vụ hoặc dọn dẹp, khắc phục sự

cố từ khách hàng thông qua bộ phận lễ tân Bộ phận hành chính sẽ tiến hành đáp

ứng dịch vụ hoặc cử nhân viên đến đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

- Khi có khách hàng đặt, thuê phòng, bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra tình trạng phòng để

tìm phòng trống Hoặc bộ phận hành chính kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị

khi khách hàng có yêu cầu trả phòng hoặc có phòng có sự cố cần khắc phục

- Sau khi thực hiện kiểm tra phòng, bộ phận hành chính sẽ có báo cáo chính thức về

tình trạng phòng, thiết bị, cách khắc phục cũng như chi phí sửa chữa thay mới Khi

đó, bộ phậ hành chính sẽ lập yêu cầu cấp kinh phí sửa chữa và gửi đến bộ phận

tài chính

- Khi bộ phận tài chính nhận được yêu cầu kinh phí, bộ phận tài chính sẽ cử nhân

viên đi kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí và kiểm tra tình trạng thực tế có đúng như

báo cáo không sau đó sẽ cấp kinh phí cho bộ phận hành chính khắc phục sự cố

- Khi khách hàng muốn trả phòng thì sẽ mang phiếu thuê phòng đến bộ phận tài

chính Dựa vào phiếu đó, bộ phận tài chính sẽ thực hiện thanh toán và lập phiếu

thanh toán cho khách hàng.

Dựa theo hướng phân tích trên, ta sẽ có những chức năng chi tiết sau

(1) Nhận yêu cầu từ khách hàng

(2) Lập phiếu dựa theo yêu cầu khách hàng

(3) Chuyển phiếu yêu cầu khách hàng

(4) Đáp ứng dịch vụ hoặc yêu cầu dọn dẹp, khắc phục sự cố

(5) Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị

(6) Lập yêu cầu xin cấp kinh phí

(7) Kiểm tra và đáp ứng yêu cầu cấp kinh phí

(8) Thanh toán và lập hóa đơn

- Dựa vào những tóm tắt và chức năng chi tiết ở trên, ta sẽ tiến hành gom nhóm

chức năng theo 3 nhóm chính

 Lễ tân : bộ phận trung gian, khách hàng có thế thông qua đó để thuê, đặt phòng, yêu cầu dịch vụ hoặc các yêu cầu khác về dọn dẹp hay sự cố v v Lễ tâ

sẽ nhận các yêu cầu từ khách hàng, lập các phiếu yêu cầu tương ứng và

chuyển các phiếu đó đến các bộ phận tương ứng

 Hành chính : nhận các yêu cầu của khách hàng thông qua lễ tân và sẽ thực hiện các yêu cầu đó, hoặc đáp ứng dịch vụ hoặc khắc phục sự cố, giải quyết các yêu cầu trong quá trình khách hàng ở tại khách sạn đồng thời, bộ phận hành chính cũng giám sát và có vai trò quản lý các phòng, thiết bị đi kèm để trong quá trình hoạt động, nếu có vấn đề gì thì sẽ khắc phục, sửa chữa Trong trường hợp cần đến kinh phí sẽ phải lập các yêu cầu, báo cáo rõ tình hình, chi phí và chuyển cho bộ phận tài chính

 Tài chính : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu chi như thanh toán cho khách, thực hiện kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí khi nhận được yêu cầu từ phía hành chính và đáp ứng kinh phí để bộ phận hành chính khắc phục vấn đề trong các phòng

- Từ đó, ta thưc hiện gom nhóm chức năng như sau

(1) Nhận yêu cầu từ khách hàng

(2) Lập phiếu dựa theo yêu cầu khách hàng

Quản lýkhách sạn

(4) Đáp ứng dịch vụ, dọn dẹp, khắc phục sự cố

(6) Yêu cầu cấp kinh phí sửa chữa

(8) Thanh toán cho khách hàng

Lễ tân Hành chính Tài chính

Nhận yêu cầu từ khách hàng

Lập phiếu dựa vào yêu cầu nhận được

Chuyển phiếu yêu cầu khách hàng

Quản lý thuê phòng khách sạn

Đáp ứng dịch vụ, Khắc phục sự cố

Yêu cầu cấp kinh phí sửa chữa

Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị

Thanh toán cho khách hàng

Kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí

Luồng thông tin : chỉ hướng dịch chuyển và tên của

luồng thông tin

Tác nhân tác động vào hệ thống : các tác nhân bên

ngoài nhưng có sự tác động vào hệ thống

Tác nhân ngoài

Tên bộ phận

Kho dữ liệu Kho dữ liệu bộ phận sử dụng

Giới hạn hệ thống, các bộ phận hệ thống đều nằm bên trong

Đáp ứng các dịch vụ, yêu cầu Quản lý thuê

phòng khách sạn

Khách hàng

Thông tin cá nhân

Phiếu thuê phòng

Hóa đơn dịch vụHóa đơn đặt phòngKiểm tra tình trạng phòng, thiết bị

c DFD mức đỉnh

Thanh toán

Xin cấp kinh phí + HĐ-07 Kiểm tra ,cấp kinh phí + HĐ-08

Phiếu, hóa đơn Thông tin KH

Yêu cầu đặt phòng + phiếu HĐ-09

Hành chính

Tài chính Khách hàng

Lễ tân

Hóa đơn thanh toán HĐ-01 Hóa đơn đặt phòng

Nộp hóa đơn dịch vụ HĐ-05

Báo cáo tình trạng phòng khi

khách trả + HĐ-06 (nếu có)

- Kho dữ liệu thông tin khách hàng xây dựng để lưu trữ các thông tin như

họ tên, chứng minh thư, địa chỉ, số đt của khách hàng nhằm mục đích cho

lễ tân và hành chính sử dụng để đáp ứng yêu cầu khách hàng dễ dàng, nhanh chóng Lưu trữ để khi có những vấn đề liên quan đến luật pháp hoặc những yêu cầu thông tin khách hàng trong những trường hợp đặc biệt

- Kho dữ liệu phiếu, hóa đơn xây dựng để lưu trữ toàn bộ các hóa đơn,

phiếu xuất hiện trong quy trình xử lý để sau này có thể thống kê, báo cáo thu chi hoặc kiểm tra tài chính công khai thông qua các hóa đơn này

d DFD mức dưới đỉnh

i DFD mức 2 tiến trình “Lễ tân”

Khách hàng

Nhận yêu cầu từ khách hàng

Lập phiếu dựa vào yêu cầu nhận được Chuyển phiếu yêu cầu

của khách hàng

Yêu cầu

Thông tin KH Phiếu, hóa đơn

Thực hiện

Yêu cầu Đáp ứng

Thông tin KH

Phiếu, hóa đơn

Xác định nguyên nhân tình trạng

iii DFD mức 2 tiến trình “Tài chính”

Yêu cầu kinh phí khắc phụcHóa đơn thanh toán

Đáp ứng

3. Đặc tả chức năng chi tiết

 Đầu vào : yêu cầu từ phía khách hàng

 Đầu ra : Lựa chọn thủ tục thực hiện yêu cầu cho khách hàng

 Nội dung xử lý

Lấy yêu cầu từ khách hàng

Nếu yêu cầu thuê,đặt phòng

thì làm thủ tục thuê, đặt phòng

không thì làm thủ tục về dịch vụ, tạp vụ và chuyển cho hành chính

 Đầu vào : yêu cầu chuyển đến từ lễ tân

 Đầu ra : Đáp ứng yêu cầu

Hóa đơn dịch vụ, hóa đơn sửa chữa

 Nội dung xử lý

Tiếp nhận yêu cầu

Phiếu yêu cầu dịch vụ

End

S Đ

Đ

S

 Đầu vào : Phòng có sự cố, hỏng hóc thiết bị

 Đầu ra : phiếu yêu cầu cấp kinh phí

Nếu nguyên nhân do khách sạn

Thì kiểm tra hư hại, lập phiếu yêu cầu

Không thì yêu cầu phía gây thiệt hại thanh toán chi phí

 Đầu vào : Phiếu thuê phòng

Phiếu đặt phòng

 Đầu ra : Hóa đơn đặt phòng

Hóa đơn thanh toán

 Đầu vào : phiếu yêu cầu cấp kinh phí

 Đầu ra : hóa đơn cấp kinh phí

f Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị

 Đầu vào : kiểm tra định kỳ

Có yêu cầu từ lễ tân

 Đầu ra : xác định có sự cố, hỏng hóc gì hay không

Không thì báo cáo lại

 Đầu vào : yêu cầu từ khách hàng

 Đầu ra : Phiếu đặt, thuê phòng

Phiếu yêu cầu dịch vụ

Không thì xin lỗi và từ chối khách hàng

Không thì là yêu cầu về dịch vụ, tạp vụ

Nếu là yêu cầu dịch vụ

Thì lập phiếu yêu cầu dịch vụ

Không thì liên hệ bộ phận hành chính giải quyết tạp vụ

 Đầu vào : yêu cầu từ bộ phận lễ tân cần chuyển

 Đầu ra : Hóa đơn đặt phòng

Hóa đơn dịch vụ

 Nội dung xử lý

Yêu cầu dịch vụ, tạp vụ

Thanh toán

Chuyển sang bộ phận tài chính

Lễ tân xem xét và chuyển yêu cầu

Chuyển cho bộ phận

hành chính

S

III Phân tích hệ thống về chức năng

- Dựa vào các yếu tố về tài nguyên, về giao dịch để xác định các kiểu thực thể

và kiểu thuộc tính Tài nguyên về mặt con người, nhận thấy hệ thống có các bộ phận

chính Lễ tân, hành chính và tài chính Lễ tân sẽ thực hiện lập phiếu thuê phòng cho

khách hàng với những thông tin trên kèm theo các thông tin về mã phòng khách hàng

thuê và giao cho khách hàng phiếu thuê phòng Ta xác định kiểu thực thể LỄ TÂN

LETAN (Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số chứng minh thư)

Bộ phận hành chính dựa vào phiếu yêu cầu dịch vụ sẽ lập hóa đơn thanh toán

dịch vụ và thực hiện các dịch vụ khách hàng yêu cầu, sau đó chuyển trực tiếp phục

vụ đến phòng khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng để thanh toán trực tiếp.Hóa đơn sẽ được in làm 2 bản, 1 bản chuyển cho khách hàng kí và mang về nộp cả hóa đơn dịch vụ và tiền thanh toán cho bộ phận tài chính, một bản khách hàng sẽ giữ.Để lưu trữ thông tin các nhân viên hành chính ta xây dựng kiểu thực thể

HANHCHINH

HANHCHINH (Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số chứng minh

thư)

Nếu khách hàng đăng ký trực tiếp thì có thể cầm phiếu đặt phòng qua bộ phận

tài chính để lập hóa đơn đặt phòng và đặt cọc Nếu đăng ký gián tiếp thì trong vòng

24h phải đến bộ phận tài chính đặt cọc hoặc chuyển khoản qua ngân hàng Sau 24h nếu khách hàng ko thanh toán phí đặt cọc thì đăng ký đặt phòng không có hiệu lực

Ta xác định kiểu thực thể TAICHINH

TAICHINH (Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số chứng minh

thư)

- Dựa vào quy trình xử lý, ta có khách hàng khi muốn thuê phòng thì phải khai

báo đầy đủ các thông tin họ tên, SĐT, chứng minh thư, địa chỉ và những thông tin

này sẽ được quản lý trong thời gian khách hàng ở tại khách sạn.

Lễ tân sẽ thực hiện lập phiếu thuê phòng cho khách hàng với những thông tin trên

kèm theo các thông tin về mã phòng khách hàng thuê và giao cho khách hàng phiếu

thuê phòng cùng với chìa khóa phòng Vậy ta xác định kiểu thực thể

KHACHHANG lưu trữ thông tin về khách hàng Các thông tin này sẽ được lưu trũ

với mục đích sử dụng cho những trường hợp đặc biệt hoặc khuyến mãi, giảm giá cho

khách hàng những lần sau.

KHACHHANG(tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh thư)

- Khách hàng khi muốn thuê phòng thì phải khai báo đầy đủ các thông tin

Lễ tân sẽ thực hiện lập phiếu thuê phòng cho khách hàng với những thông tin trên kèm theo các thông tin về mã phòng khách hàng thuê và giao cho khách hàng phiếu thuê phòng cùng với chìa khóa phòng Ở đây các phòng cho thuê là tài nguyên về tài

sản của khách sạn vì vậy ta xác định được một kiểu thực thể là PHONG được mô tả

bẳng các thuộc tính như sau

PHONG (Mã phòng, trạng thái, giá phòng)

- Bộ phận lễ tân : khi có yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, bộ phận lễ tân sẽ kiểm

tra số phòng cùng thông tin khách hàng và các yêu cầu dịch vụ của khách hàng để lậpphiếu yêu cầu dịch vụ sau đó chuyển phiếu này cho bộ phận hành chính – dịch vụ Bộ phận hành chính sẽ dựa vào phiếu yêu cầu đó mà thực hiện cung cấp dịch vụ cho khách hàng, các dịch vụ này do khách sạn cung cấp nên nó là một tài nguyên về tài

sản của khách sạn, vì vậy ta xác định được kiểu thực thể DICH VU được mô tả bằng

các thuộc tính

DICHVU (mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn vị, giá dịch vụ)

- Về mặt giao dịch, các mẫu biểu do hệ thống sinh ra sẽ là một kiểu thực thế Ta

xét các mẫu biểu hóa đơn thanh toán, hóa đơn đặt phòng, phiếu thuê phòng, phiếu yêu cầu dịch vụ, thanh toán dịch vụ, chi phí sửa chữa, phiếu yêu cầu cấp kinh phí, hóa đơn cấp kinh phí, phiếu đặt phòng

- Ta xét mẫu biểu phiếu thuê phòng, mẫu biểu này sẽ đưa vào hệ thống thông

tin của khách hàng cùng thông tin về phòng của khách thuê Ta xác định kiểu thực thểTHUEPHONG sẽ lưu trữ thông tin về khách hàng, thời gian thuê phòng và số phòng thuê, tất cả thông tin này cần được lưu trữ cho các trường hợp cần thiết sau này vì vậy

ta có thể xác định các thuộc tính của thực thể THUEPHONG như sau

THUEPHONG (mã thuê phòng, số phòng, giá phòng, tên khách hàng, địa chỉ, số

điện thoại, số chứng minh thư, ngày thuê phòng)

- Xét mẫu biểu tiếp theo là phiếu đặt phòng và hóa đơn đặt phòng Phiếu đặt

phòng tạo ra mục đích lưu trữ đầy đủ thông tin của khách hàng từ bộ phận lễ tân cho bộ phận tài chính sau đó bộ phận tài chính sẽ lập hóa đơn đặt phòng, vì vậy phiếu đặtphòng không cần lưu trữ mà chỉ cần lưu trữ hóa đơn đặt phòng với đầy đủ các thông tin cần thiết như số phòng, thông tin đầy đủ của khách hàng, ngày khách hàng sẽ

nhận phòng, số tiền cược v v vì vậy xác định kiểu thực thể DATPHONG mô tả bới

các thuộc tính như sau

DATPHONG (mã đặt phòng ,số phòng, giá phòng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện

thoại, số chứng minh thư, ngày lập phiếu, ngày nhận phòng)

- Tiếp theo xét đến mẫu biểu yêu cầu dịch vụ và hóa đơn dịch vụ tương tự

như phiếu đặt phòng, phiếu yêu cầu dịch vụ chỉ làm mục đích lưu trữ thông tin về khách hàng và các yêu cầu của khách hàng khi họ yêu cầu dịch vụ từ phía bộ phận lễ tân, sau đó phiếu này sẽ được chuyển sang bộ phận hành chính để phục vụ trực tiếp các dịch vụ khách hàng yêu cầu đồng thời lập hóa đơn dịch vụ với đầy đủ thông tin chi tiết khách hàng và các thông tin chi tiết hơn về dịch vụ như giá , vì vậy ta có thể

xác định được kiểu thực thể YEUCAUDICHVU được mô tả bằng các thuộc tính

như sau

YEUCAUDICHVU (mã yêu cầu, mã thuê phòng, tên khách hàng, mã dịch vụ,số

lượng)

- Xét mẫu biểu chi phí sửa chữa và hóa đơn thanh toán Chi phí sửa chữa là

khoản thanh toán phát sinh có thể của khách hàng khi trả phòng, đó là do trong quá trình khách hàng ở tại khách sạn có phát sinh một số sự cố hỏng hóc, trục trặc về mặtthiết bị trong phòng mà nguyên nhân xác định do khách hàng gây ra.Ta sẽ lập hóa

đơn chi phí sửa chữa kèm theo hóa đơn thanh toán trả phòng cho khách hàng,

nhưng do không phải lúc nào cũng xảy ra nên sẽ để các trường phát sinh, nội dung phát sinh, chi phí phát sinh để mô tả cho khoản phụ chi có thế có.Do là hóa đơn thanh toán nên không thể thiếu các thuộc tính chi tiết về khách hàng cũng như về

phòng, thời gian trả v v Vậy ta xác định kiểu thực thể THANHTOAN như sau

THANHTOAN (mã hóa đơn, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh

thư, mã thuê phòng, ngày trả,thành tiền, mã nhân viên)

- Xét mẫu biểu yêu cầu cấp kinh phí và hóa đơn cấp kinh phí, phiếu yêu cầu

cấp kinh phí sẽ được xây dựng từ phía nhân viên hành chính để xác định các sự cố hỏng hóc thiết bị của các phòng cho thuê khi xác định được nguyên nhân là từ phía khách sạn chứ không phải do khách hàng, kèm theo là thông tin sơ bộ đánh giá vấn đề cùng chi phí dự kiến để bộ phận tài chính có thể kiểm tra vấn đề,xét duyệt sau đó lập hóa đơn cấp kinh phí để bộ phận hành chính có thể khắc phục sự cố Vậy ta xác

định kiểu thực thể CAPKINHPHI mô tả như sau

CAPKINHPHI (mã hóa đơn cấp, nội dung, chi phí dự kiến, mã nhân viên,mã

Ta thấy các thực thể LETAN, HANHCHINH, TAICHINH đều là thực thể lưu trữ

các thông tin về nhân viên của từng bộ phận vì vậy ta tiến hành gom nhóm thành

thực thể NHANVIEN bổ sung thêm thuộc tính chức vụ hiện tại

NHANVIEN(Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số chứng minh thư,

- Ta có lực lượng tham gia vào kiểu liên kết bao gồm các ký hiệu biểu diễn số

lượng nhiều nhất và ít nhất các thực thể tham gia vào kiểu liên kết

c Xác định kiểu liên kết

Thực hiện CAPKINHPHI NHANVIEN

d Vẽ ER mở rộng

Thực hiện

Mã hóa đơn cấp Nội dung Chi phí dự kiến

Số điện thoại

Số chứng minh thư Ngày trả

Thành tiền

Mã nhân viên

THANHTOAN

Mã đặt phòng Tên khách hàng Địa chỉ

Số điện thoại

Số chứng minh thư Ngày lập phiếu Ngày nhận phòng

Số điện thoại

Số chứng minh thư Ngày thuê

THUEPHONG

Tên khách hàng Địa chỉ

Đặt Cho

Yêu cầu

Gồm Cho