Tổ chức hệ thống thông tin của một doanh nghiệp

Tổ chức hệ thống thông tin của một doanh nghiệp

M Ụ C L Ụ C

I Ch ươ ng 1: T ổ ng quan h ệ th ố ng thông tin 03

1 Khái niệm về thông tin 03

2 Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 05

3 Yêu cầu ñối với thông tin 08

4 Phân loại thông tin 09

II Ch ươ ng 2: C ơ s ở lý thuy ế t h ệ th ố ng thông tin 11

1 Cơ sở tổ chức hệ thống thông tin quản trị 11

1.1 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản trị 11

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 12

1.3 Cơ sở dữ liệu 15

2 Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản trị 20

2.1 Phương pháp thu thập thông tin 20

2.2 Phương pháp thu thập thông tin 22

2.3 Phương pháp phân tích hệ thống thông tin 25

3 THI Ế T K Ế H Ệ TH Ố NG THÔNG TIN QU Ả N TR Ị 30

3.1 ðiều kiện ñể thiết kế hệ thống thông tin quản trị 30

III Ch ươ ng 3: T Ổ CH Ứ C H Ệ TH Ố NG THÔNG TIN QU Ả N LÝ T Ạ I CÔNG TY C Ổ PH Ầ N FPT 33

1 Tổng quan 33

1.1 Lịch sử hình thành công ty cổ phần FPT 33

2 Tổ chức hệ thống thông tin FPT 39

IV K ế t Lu ậ n 50

V Tài li ệ u tham kh ả o 51

Ch ươ ng 1

T Ổ NG QUAN V Ề H Ệ TH Ố NG THÔNG TIN

1 Khái ni ệ m v ề thông tin

Thông tin là các tin tức mà con người trao ñổi với nhau, hay nói rộng

hơn thông tin bao gồm những tri thức về các ñối tượng

Biểu tượng mang tin có thể là: âm thanh, chữ viết, băng từ, cử chỉ, …

ñược gọi chung là dữ liệu Quy trình thông tin như sau:

- Người gửi thông tin

Thông tin bắt ñầu bằng người gửi, người gửi có một suy nghĩ hay một ý

tưởng mà sau ñó nó ñược mã hóa theo một cách mà cả người gửi lẫn

người nhận ñều có thể hiểu ñược

- Truyền ñạt thông tin

Thông tin ñược chuyển từ người gủi tới người nhận Hình thức thông tin có thể là lời nói, cử chỉ hay văn bản và nó có thể ñược chuyển qua một email, máy tính, ñiện thoại, ñiện tín hay vô tuyến truyền hình

Ý

tưởng

Mã hóa Truyền ñạt thông tin

Tiếp nhận

Giải

mã

Nhận thức Phản hồi

Nhiễu

+ Lời nói: là phương pháp thông dụng nhất ñể diễn ñạt thông tin ðây là hình thức thông tin nhanh và có phản hồi nhưng dễ bị nhiễu vì qua nhiều trung gian

+ Chữ viết: hình thức này rõ ràng, ít sai lệch và có thể kiểm soát ñược

những sai lầm khi truyền ñạt thông tin Cả hai bên gửi và nhận ñều có

văn bản ñể tham khảo Nó có thể tồn tại lâu dài và có thể sử dụng cho những thông tin dài phức tạp Những thông tin này thường mất nhiều thì giờ so với lời nói, sự phản hồi của văn bản thường bị chậm

của họ

- Người nhận thông tin

Người tiếp nhận thông tin và giải mã thành nhận thức Nếu người nhận không hiểu ñược thông tin thì sự liên lạc thông tin coi như chưa ñược hoàn

tất Sự hiểu biết nằm ở trong tư duy của cả người gửi và người nhận

- Nhiễu và sự phản hồi trong thông tin

Thông tin bị ảnh hưởng bởi “nhiễu” Thông tin nhiễu là những thông tin

là những thông tin lệch lạc có thể do ý ñồ của người gửi, do việc truyền ñạt thiếu chính xác hay sự hiểu lầm của người nhận

2 Vai trò c ủ a h ệ th ố ng thông tin trong doanh nghi ệ p

2.1 Thông tin là ph ươ ng ti ệ n ñể th ố ng nh ấ t ho ạ t ñộ ng c ủ a m ộ t t ổ

ch ứ c

Thông tin là các phương tiện ñể thống nhất mọi hoạt ñộng có tổ chức Thông tin cung cấp các ñầu vào cho các hệ thống xã hội nói chung và doanh nghiệp nói riêng Bên cạnh ñó, thông tin cũng ñóng vai trò làm thay

ñổi phương thức tổ chức ñể ñạt ñược các mục tiêu và là phương tiện ñể

mọi hoạt ñộng trong tổ chức có thể liên hệ ñược với nhau nhàm ñạt mục tiêu chung

2.2 H ệ th ố ng thông tin trong doanh nghi ệ p là m ắ t xích c ủ a h ệ th ố ng

thông tin kinh t ế - xã h ộ i:

Khi một tổ chức phát triển lớn mạnh, mạng lưới thông tin của tổ chức

ñó trở nên phức tạp hơn, do dòng thông tin nhiều hơn dễ dẫn ñến hiện

tượng nhiễu thông tin Người nhận thông tin có thểñáp lại bằng nhiều cách

- Thứ nhất: họ có thể không ñể ý ñến một số thông tin nào ñó

- Thứ hai: do bị tiếp nhận quá nhiều thông tin, người nhận thông thông tin sẽ dễ bị mắc lỗi khi sử dụng nó do không chọn lọc hết ñược

những thông tin chính xác và cần thiết cho nhu cầu của mình

- Thứ ba: người nhận thông tin có thể bị chậm trễ trong việc xử lý thông tin một cách thường xuyên

- Thứ tư: ñôi khi người nhận thông tin có thói quen xử lý các thông tin

ñơn giản trước, trong khi các thông tin khó nhưng thiết yếu thì bị bỏ

Tiếp nhận và xử lý thơng tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý ðể

hành động cĩ kết quả, người quản lý cần đến các thơng tin cần thiết để

thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý

Thơng tin quản lý cĩ những đặc điểm sau:

- Thơng tin tồn tại ngồi vật chất: tài liệu, sách báo, internet, …

- Thơng ti trong quản lý cĩ số lượng lớn và cĩ nhiều mối quan hệ

- Thơng tin phản ánh trật tự và phẩm cấp quản lý

- Thơng tin mang tính hội nhập thơng qua các siêu lộ thơng tin, các mạng thơng tin lớn của các nước, tập đồn, cơ quan, …

Việc hiểu được ngay thơng tin và phản hồi lại nhanh trở nên cực kỳ

khĩ khăn trong một số cơ sở lớn cĩ hàng ngàn người hay hơn thế làm việc

Do vậy thơng tin là cơ sởđể các doanh nghiệp:

- Xây dựng các mục tiêu doanh nghiệp

- Lập kế hoạch đểđạt được các mục tiêu

- Tổ chức nguồn nhân lực một cách cĩ hiệu quả nhất

- Lựa chọn, phát triển và đánh giá các thành viên của tổ chức

- Lãnh đạo, hướng dẫn, thúc đẩy và tạo ra một mơi trường mà trong đĩ

mọi người muốn đĩng gĩp, kiểm tra việc thức hiện nhiệm vụ

- Hạch tốn kế tốn và thống kê khối lượng cơng việc đã hồn thành, nĩ

là cơ sởđểđánh giá hiệu quả kinh doanh …

Quá trình thơng tin quản lý được biểu diễn qua sơđồ sau:

2.4 Thông tin là d ấ u hi ệ u ph ả n ánh c ấ p ñộ c ủ a h ệ th ố ng qu ả n lý:

Thông tin là các phương tiện ñể thống nhất một hoạt ñộng có tổ

chức, có thể coi như là các phương tiên cung cấp các ñầu vào của xã hội cho các hệ thống xã hội Nó là phương tiện ñể người ta liên hệ với nhau trong một tổ chức ñể ñạt ñược mục ñích chung Thực vậy, không thể có

hoạt ñộng theo nhóm mà không có thông tin bởi vì sẽ không thể thực hiện

ñược sự ñiều phối mọi nguồn lực sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, không

phải cấp nào cũng ñòi hỏi một lượng thông tin như nhau, cấp càng thấp thì

Các nhà lãnh ñạo, về tổ chức có trách nhiệm chính ñểñặt ra quy ñịnh cho sự thông tin hiệu quả và mỗi người trong một tổ chức cũng chia sẻ

trách nhiệm này Cấp trên phải thông tin liên lạc với cấp dưới và ngược lại Thông tin là một quá trình hai chiều trong ñó mỗi người vừa là người phát

vừa là người thu thông tin

3 Yêu c ầ u ñố i v ớ i thông tin

ðể các nhà quản trị hoàn thành chức năng của họ trong hệ thống tổ chức, thông tin cung cấp cho họ phải ñáp ứng các yêu cầu sau:

3.1 Tính chính xác:

Thông tin cần ñược ño lượng chính xác và phair ñược chi tiết hóa ñến mức

ñộ cần thiết, ñồng thời cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của

ñối tượng quản lý và môi trường xung quanh ñể trở thành kim chỉ nam cho

quản lý

3.2 Tính k ị p th ờ i:

Thời gian làm cho thông tin lỗi thời, vô ích ðể thu thập ñầy ñủ và xử lý kịp

thời thông tin cần phải sử dụng công nghệ thông tin vào công việc nhằm cung cấp ñầy ñủ lượng thông tin cần thiết và kịp thời

3.3 Tính h ệ th ố ng, tính t ổ ng h ợ p, tính ñầ y ñủ :

ðặc ñiểm này biểu hiện ở chổ phải kết hợp các loại thông tin khác nhau theo trình tự hợp lý Nó là cơ sở ñể chủ thể quản lý có thể xem xét ñối

tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, ña dạng của nó Tránh tình trạng thiếu thông tin cần và quá thừa thông tin

3.6 Tính b ả o m ậ t

Yêu cầu này ñòi hỏi thông tin phải ñược cung cấp ñúng người, phù hợp

với chức năng của họ Một số thông tin trong doanh ngiệp cần ñược bảo

mật ñể bảo vệ tiềm năng kinh tế và tăng sức mạnh của doanh nghiệp

4 PHÂN LO Ạ I THÔNG TIN

4.1 Theo m ố i quan h ệ ñố i v ớ i m ộ t t ổ ch ứ c

Cách phân loại này người ta chia ra thông tin bên trong và thông tin bên ngoải

- Thông tin bên ngoài: là thông tin xuất hiện từ bên ngoài của một tổ

chức hay là các thông tin từ cơ quan cấp trên ñưa ñến

- Thông tin bên trong: là thông tin xuất hiện bên trong cảu tổ chức,

4.3 Theo cách truy ề n tin

Theo các phân loại này ñược chia thành hai loại: thông tin có hệ thống

và thông tin không có hệ thống

4.4 Theo ph ươ ng th ứ c thu nh ậ n và qu ả n lý

Bao gồm thông tin khoa học kỹ thuật và thông tin thu nhận trực tiếp trong quá trình sản xuất kinh doanh

4.5 Theo h ướ ng chuy ể n ñộ ng: Thông tin chiều ngang; Thông tin chiều

dọc; thông tin lên; Thông tin xuống

4.6 Theo kênh thu nh ậ n:

Thông tin ñược chia ra thông tin chính thức và thông tin khong chính thức:

- Thông tin chính thức: là thông tin thu nhận theo ngành dọc do tổ

chức quy ñịnh

- Thông tin không chính thức là các thông tin không ñược nhận qua kênh chính thức mà phải qua ñợt kiểm tra

4.7 Theo s ố l ầ n gia công: Thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp

4.8 Theo ý ñị nh c ủ a ñố i th ủ : Thông tin giả; Thông tin thật và Thông tin

phóng ñại

4.9 Theo l ĩ nh v ự c qu ả n lý:

Thông tin ñược chia ra làm nhiều lĩnh vực sau:

- Thông tin về chiến lược kinh doanh

- Thông tin về tình hình sản xuất

- Thông tin về chất lượng và công nghệ

- Thông tin về nhân sự và tiền lương

- Thông tin về Marketing và tình hình tiêu thụ sản phẩm

- Thông tin về giá thành và chi phí sản xuất

- Thông tin về tình hình tài chính

Chương 2

C Ơ S Ở LÝ THUY Ế T H Ệ TH Ố NG THÔNG TIN

I C Ơ S Ở T Ổ CH Ứ C H Ệ TH Ố NG THÔNG TIN QU Ả N TR Ị

1 Quy trình xây d ự ng thông tin qu ả n tr ị :

Qui trình thông tin quản trị là cơ sở ñể tổ chức hệ thống thông tin Qui trình này qua 6 bước như sau:

(1) Khâu thu th  p thông tin

Thông tin phải thu thập ñầy ñủ về số lượng và chất lượng Ở môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có rất nhiều thông tin liên quan

ñến việc ra quyết ñịnh, vì vậy yêu cầu giới hạn việc thu thập thông tin

ñúng theo nhu cầu nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí doanh nghiệp

(3) Khâu x  lý:

Khâu này thực hiện các công việc: mã hóa thông tin ñể tiện sử dụng

và lưu trữ, phân loại tài liệu theo những danh mục ñã ñịnh, phân tích

và tổng hợp các tài liệu nhằm ñánh giá hiện trạng của vấn ñề cần giải quyết Khâu này tạo ñiều kiện cho nhiều người có thể sử dụng thông tin, qua ñó, số lượng thông tin sẽ giảm và chất lượng thông tin quản

trị sẽ tăng lên

(4) Phân lo  i thông tin:

Nhiệm vụ của khâu này là hệ thống hóa và phân loại thông tin theo nhiều tiêu thức như: chủ ñề, nội dung, thời gian thu thập, nguồn gốc,

phương thức truyền tin, cấp quản lý, … ðây là khâu quan trọng nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý thông tin dễ dàng

(5) Khâu b  o qu  n

Thông tin ñược thu gọn và lưu trữ ở nhiều thiết bị, nhiều file khác nhau Cần chú ý phải cập nhật thông tin và hướng dẫn cho người có nhu cầu dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết

(6) Khâu truy  n ñ t thông tin:

Khâu này cần ñáp ứng những yêu cầu: ñúng loại thông tin, mức ñộ

tin cậy cao, ñúng thời hạn Do vậy cần cho sự nghiên cứu nhu cầu

tiếp nhận và xử lý thông tin của từng quản trị gia theo từng chu kỳ

thông tin khác nhau

Tóm lại, ñể thiết kế tốt hệ thống thông tin quản trị, chúng ta cần phải

thực hiện ñúng các yêu cầu của qui trình thông tin từ khâu thu nhập xử lý

ñến khâu truyền ñạt thông tin

2 T ổ ch ứ c b ộ máy qu ả n lý doanh nghi ệ p:

2.1 Yêu c ầ u c ủ a t ổ ch ứ c b ộ máy qu ả n lý:

Tổ chức bộ máy quản lý phải ñảm bảo các yêu cầu sau:

- Một là: Phải thực hiện ñầy ñủ, toàn diện các chức năng quản lý

- Hai là: Phải ñảm bảo thực hiện ñầy ñủ nguyên tắc thủ trưởng nâng cao quyền hạn và trách nhiệm cá nhân trong quản lý

Người lãnh ñạo tuyến 1

Người lãnh ñạo tuyến 2

Trong kiểu cấu trúc trực tuyến - chức năng này người lãnh ñạo của

từng bộ phận chức năng giữ quyền quyết ñịnh trong phạm vi tổ chức của mình Người lãnh ñạo chức năng không ra lệnh trực tiếp cho người thừa hành, chỉ nghiên cứu từng tình huống rồi ñề xuất ý kiến làm tham mưu cho

quản trị viên cấp cao nhất

Kiểu trực tuyến – chức năng Kiểu cơ cấu này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa như: các doanh nghiệp chế biesn thủy hải sản; các doanh nghiệp chế biến lương thức, rau quả; các công ty du lịch, các doanh nghiệp sản xuất ñường

SƠ ðỒ CẤU TRÚC BỘ MÁY QUẢN LÝ KIỂU TRỰC TUYẾN CỦA

DOANH NGHIỆP NHỎ (DẠNG 1)

GIÁM ðỐC (CHỦ DOANH NGHIỆP)

CÔNG NHÂN

CÔNG NHÂN

CÔNG NHÂN

SƠ ðỒ CẤU TRÚC BỘ MÁY QUẢN LÝ KIỂU TRỰC TUYẾN

CỦA DOANH NGHIỆP NHỎ (DẠNG 2)

Quản ñốc phân xưởng

CÔNG NHÂN

CÔNG NHÂN

CÔNG NHÂN

PGð

Giam ñốc (chủ doanh nghiệp)

3 C Ơ S Ở D Ữ LI Ệ U

3.1 Tầm quan trọng của CSDL trong việc thiết hệ thống thông tin

Dữ liệu ñược lưu trữ trên những thiết bị như băng từ, ñĩa hát, chữ viết, sách báo, ñĩa vi tính, biểu ñồ, số liệu thống kê

SƠ ðỒ CẤU TRÚC BỘ MÁY QUẢN LÝ KIỂU TRỰC TUYẾN – CHỨC

NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP VỪA

Quản ñốc phân xưởng

CÔNG NHÂN

CÔNG NHÂN

CÔNG NHÂN

chủ yếu của quy luật hoạt ñộng và phát triển của ñối tượng nghiên

cứu

Hai mặt trên không tách rời nhau và nó là cơ sởñể thiết kế, tổ chức hệ

thống thông tin quản trị trong doanh nghiệp

ðiều kiện ñể dung lượng thông tin của một thông báo chuyển

thanhfdung lượng thông tin của người nhận là:

- Các vật mang tin phải ñược người nhận tiếp thu ñược, hiểu

ñược

- Thông tin có phải mới ñối với người tiếp nhận

3.2 ðặc trưng của CSDL

- Là nơi lưu trữ tổng hợp những dữ liệu dùng chung ñể phục vụ cho nhu cầu nhiều người sử dụng hay là nhiều ñề án thiết kế

- Dữ liệu ñược hệ thống hóa một cách logic và tiện lợi cho người sử

dụng Dữ liệu và cách truy xuất cũng có thểñược dấu nhằm thực

hiện tính bảo mật của dữ liệu

- Tính thống nhất của CSDL rất cao

- Cho phép mức ñộ truy xuất dữ liệu theo từng ñối tượng

- Có nhiều công cụñể thực hiện việc kiểm soát và giám sát CSDL

3.3 Ưu ựiểm và hạn chế khi sử dụng CSDL

Ưu ựiểm:

- Tạo ựiều kiện thuận lợi cho việc thiết kế hệ thống thông tin hiệu

quả trong một tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng

- Không có sự dư thừa dữ liệu hoặc giảm sự dư thừa dữ liệu

xuống mức tối thiểu

- đảm bảo tắnh ựộc lập của dữ liệu với các chương trình thông tin

- Chi phắ cho CSDL tương ựối cao

- Thiết kế CSDL tốn nhiều thời gian và công sức

- đòi hỏi người thiế kế và sử dụng CSDL phải có trình ựộ và

hiểu ý lẫn nhau

- Thông tin không linh hoạt mà phải theo một ựịnh dạng chuẩn

- Thông tin của người sử dụng ắt bị ảnh hưởng lớn do sự thay

Tình hình các mặt hoạt ựộng của ựối thủ

cạnh tranh Yếu tố về kinh tế Yếu tố chính trị, văn hóa xã hội Yếu tố về kỹ thuật công nghệ Thông tin về nhà cung ứng Thông tin về người mua Thông tin về ñối thủ tiềm ẩn Tổng số ñiểm ñánh giá các yếu tố bên ngoài

Tổng số ñiểm ñánh giá các yếu tố bên trong Tổng số ñiểm của ma trận hình ảnh cạnh tranh

Quản trị sản xuất Dự báo nhu cầu thị trường

Tình hình máy móc thiết bị, cơ sở vật chất, nhà xưởng

Tình hình lao ñộng và năng suất lao ñộng Tình hình trả lương, thưởng

Tồn kho và các mô hình tồn kho Lịch trình sản xuất

Bố trí mặt bằng Chi phí sản xuất Phân công công việc

Quản trị nhân sự Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp

Cấp quản lý Chức năng nhiệm vụ của ban giám ñốc Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Mối quan hệ giữa các phòng ban

Kế hoạch nhân sự, nhu cầu nhân sự Bảng phân tích công việc

Nguồn tuyển dụng Hình thức trả lương, thưởng

Quản trị marketing Chủng loại sản phẩm

Thị phần của doanh nghiệp Thị phần của ñối thủ cạnh tranh Hướng ña dạng hóa sản phẩm Tình hình chất lượng sản phẩm Giá cả

Các ñại lý, cửa hàng phân phối Tình hình khuyến mãi

Chi phí cho hoạt ñộng marketing

Cơ cấu nguồn vốn Khấu hao

Doanh thu

Giá thành sản phẩm Lợi nhuận

Tỉ suất lợi nhuận Vòng quay vốn

Như vậy, thiết kế hệ thống thông tin nhanh và chính xác là rất cần thiết cho

một tổ chức ñược khích lệ từ bên trong lẫn bên ngoài Tuy nhiên, yêu cầu này sẽ không thực hiện ñược nếu ta không có một CSDL vững chắc và

ñược sắp xếp một cách khoa học bằng những phương tiện kỹ thuật hiện

ñại như máy vi tính có tốc ñộ truy cập cao hiện nay

II PH ƯƠ NG PHÁP XÂY D Ự NG H Ệ TH Ố NG THÔNG TIN QU Ả N TR Ị

Xây dựng một hệ thống thông tin quản trị là vấn ñề khó khăn vì phải kết hợp nhiều nhân tố khác nhau trong nội bộ bên trong cũng như bên ngoài của

một tổ chức

Tùy theo mục ñích và phương tiện có sẵn, các chuyên gia có thể xây dựng

hệ thống theo nhiều cách

Tất cả các phương pháp ñều không khác nhau hoàn toàn và không loại trừ

lẫn nhau Mỗi phương pháp ñều ñáp ứng một nhu cầu nhất ñịnh và trong

thực tế có nhiều phương pháp ñược phối hợp với nhau

1 Ph ươ ng pháp thu th ậ p thông tin

1.1 Thu thập thông tin qua ñiều tra thực tế:

Theo phương pháp này, các chuyên gia hệ thống ñược phân công ñiều tra, thu thập những thông tin sơ cấp của hệ thống Ưu ñiểm của

1.2 Thu thập thông tin qua hệ thống kế toán

Phương pháp thu thập thông tin này căn cứ vào sự hoàn thiện của hệ

thông kế toán Thu thập thông tin qua hệ thống kế toán sẽ giảm công

sức và chi phí, nhưng phương pháp này làm cô ñọng các tình huống phát sinh trong thực tế không tính ñến việc sáng tạo trong phân tích thông tin

1.3 Thu thập thông tin qua các phương tiện truyền thông

Phương pháp này bao gồm việc thu thập tất cả các thông tin qua các

phương tiện truyền thông nhưng chưa xác ñịnh ñược ñâu là thông tin

thực sự cần tới Phương pháp này, việc sự lý thông tin nặng nề và tốn

kém do bắt buộc phải sự lý một lượng dữ liệu quá lớn Mặt khác có nhiều trường hợp, nhà quản trị không chọn lọc ñược những thông tin

có ích từ những dữ liệu trên

1.4 Thu thập thông tin qua ngân hàng dữ liệu

Theo phương pháp này, dữ liệu sẽ ñược tập hợp lại với một khối

lượng lớn ñể sự dụng chung cho mọi hệ thống trong doanh nghiệp

như: hệ thống kiểm soát thao tác, hệ thống kiểm tra chất lượng, hệ

thống phân công công việc Phương pháp này ñòi hỏi tính tiêu chuẩn hóa cao và phải giải quyết nhiều vấn ñề lý thuyết lẫn kĩ thuật

1.5 Thu thập thông tin qua cơ giới

Tiền ñề xuất phát của phương pháp này là toàn bộ công việc ñược cơ

giới hóa xử lý thông tin bao giờ cũng dẫn tới việc cải thiện he6y5

thống Phu7o7ung pháp này không những giúp cho việc thu thập thông tin nhanh chóng mà còn giúp cho việc thu thập thông tin một cách thuận lợi Tuy nhiên chi phí cho công tác này khá cao và việc thu thập thông tin sơ cấp ñôi khi thiếu chính xác

1.6 Thu thập thông tin qua các bộ phận trong cơ cấu quản lý

Phương pháp này thừa nhận rằng hệ thống thông tin có khả năng minh

họa cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

2 Ph ươ ng pháp ti ế p c ậ n thông tin

2.1 Phương pháp tiếp cận thông tin từ dưới lên

Phương pháp tiếp cận thông tin từ dưới lên ñược ñi từ ñáy hình tháp

cấp bậc, tức là bắt ñầu ở mức ñộ tác nghiệp và thực hiện qua từng

mức và kết thúc khi ñạt ở mức ñộ cao của cấp bậc

Phương pháp này có sự liên kết giữa một số ñề án và hệ thống thông tin chuyên dụng

Phương pháp này ứng dụng tốt cho việc thiết kế các hệ thống thông tin

ñộc lập, ñáp ứng nhu cầu tương ñối của doanh nghiệp không ñợi tới khi soạn thảo ra các phương hướng của kế hoạch tổng thể

Tuy nhiên, phương pháp này có hạn chế là gây khó khăn cho kế hoạch

sử dụng tin học trong quản lý, nó tạo ra một loạt các xử lý riêng biệt và không cho phép tận dụng thế mạnh máy tính

Khi doanh nghiệp hợp nhất hệ thống thông tin, thì nảy sinh các mâu thuận và ñòi hỏi phải có kế hoạch từ trên xuống Sử dụng phương pháp này nhà quản trị cần có biện pháp ñể tránh chồng chéo khi hợp

2.2 Phương pháp tiếp cận thông tin từ trên xuống

Hướng ñi của thông tin theo hướng này ngược với hướng ñi của thông tin theo cách tiếp cận trên Nó xuất phát từ mục tiêu tổng quát của tổ

chức và ñi xuống từ ñỉnh của hình tháp cấp bậc cho tới ñáy

Phương pháp này xem doanh nghiệp như một tổng thể, nó ñược chia thành các bộ phận có gắn bó mật thiết với nhau Tiếp theo hệ thống thông tin cũng ñược tổ chức theo cách này, từ ñó việc thực hiện công

việc trong hệ thống ñược hoàn chỉnh và ăn khớp với nhau

ðể làm việc này cần phải vạch ra kế hoạch từ cấp cao nhất với sự giúp

ñịnh nội bộ Tất nhiên là doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường

hợp lý về mặt lý thuyết nhưng chưa chắc ñã ñưa ñược vào trong thực

tế

2.3 Phương pháp tiếp cận thông tin tổng hợp

Những phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin thực tếñã trình bày ở

trên rất có ích cho việc tạo ra các hệ thông tin với mục tiêu ñặc thù,

nhưng lại không dùng ñược ñể xây dựng một hệ thống thông tin tổng quát ñóng vai trò hợp nhất mối liên hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp Ngoài ra ưu ñiểm của hai trường phái nói trên thật là khó so sánh ñược nhất là trong lĩnh vực tương ñối mới, còn nhiều trnh luận

của các chuyên gia Vấn ñề ñòi hỏi là phải nghiên cứu một phương pháp tổng hợp hơn, thích hợp hơn và hiệu quả hơn Trong thực tế

ngày nay, có ba phương pháp cần ñược quan tâm là: phương pháp

tiếp cận thông tin theo quan ñiểm lý thuyết hệ thống, phương pháp phân tích ñơn thể và phương pháp tiếp cận hệ thống thống thông tin

quản trị dần từng ñôi một

2.4 Phương pháp tiếp cận thông tin theo quan ñiểm lý thuyết hệ thống Quan ñiểm hệ thống ñảm bảo tính nhất quán, hộ tương và hiện thực trong một tổ chức Mục ñích là tạo ra một mô hình về hệ thống thông tin cho tổ chức, mô hình ñược xây dựng từ các hệ thống và hệ con có liên hệ lẫn nhau

Cách tiếp cận này cho phép xây dựng một hệ thống thông tin quản trị

theo quan ñiểm tổ chức là một tổng thể và ñược phân chia ñược thành các hệ con ñể dễ dàng tiến hành từng bước quy trình tổ chức hệ thống thông tin quản trị

Phương pháp này chủ yếu bao gồm việc lựa chọn các ñường lối khác nhau, xây dựng những quyết dịnh có ích cho hoạt ñộng quản trị của tổ

phòng ban chức năng (kĩ thuật – sản xuất – kế hoạch, kế hoạch – kinh doanh, tài chính, marketing…) ñược tiến hành rộng rãi

Mỗi phòng ban ñược giao nhiệm vụ quản lý các dữ liệu riêng có và có nhu cầu thong tin liên quan chặt chẽ tới hoạt ñộng của mình

Theo phương pháp này, các hệ thống thong tin ñược thiết lập có cấu trúc giống như chức năng của các bộ phận nhưng ở mức ñộ chung toàn doanh nghiệp, những người lãnh ñạo ra quyết ñịnh ảnh hưởng

ñồng thời ñến nhiều lĩnh vực chức năng

Hệ thống thong tin như vậy phải ñược thu thập và xử lý các dữ liệu có nguồn gốc khác nhau

Do vậy cần phải có cái nhìn tổng thể trong việc phối hợp và ñiều hòa

lượng thong tin ñược thu thập và truyền ñi tới nhiều hệ thống

Phương pháp tiếp cận hệ thống thong tin qua phân tích ñơn thể

Phương pháp tiếp cận hệ thống thông cho phép doanh nghiệp chính xác hóa các mục tiêu và chính sách kinh doanh chính của mình Nó có quan hệ tới phần lớn các bộ phận và cá vấn ñề cần nghiên cứu, nó thích hợp với một quan niệm tổng quát Ta có thể phát triển cách tiếp

cận trên thông qua áp dụng các phương pháp phân tích ñơn thể Các

phương pháp này phân rã tổ chức thành các ñơn thể, các ñơn thể ñó

lại có thểñược xem như các thực thể

Theo lý thuyết này, ñơn thể nò còn có khả năng chia nhỏ, sẽ ñược tiếp

tục phân tích chi tiết hơn Nên hiểu rằng thiết kế hệ thống thông tin là

một phương pháp cự kỳ phức tạp, rất lâu dài và rất tốn kém, bao hàm

cả những rủi ro về mặt kĩ thuật

Phương pháp vừa ñược nêu lên tạo ñiều kiện nâng cao cơ hội thành công qua việc thiết lập một cấu trúc tổng quát làm dễ dàng cho các

hoạt ñộng trong hệ thống và các hoạt ñộng này phải bám sát với thực

tế qua việc nghiên cứu các ñơn thểở mức ñộ chi tiết

Phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin quản trị dần từng bước một

Có ý kiến cho rằng hệ thống thong tin có thể ựược xây dựng trọn vẹn cùng một lúc cho từng bộ phận của tổ chức và ựược áp dụng cho toàn

thể tổ chức trong thực tế có nhiều khó khăn gặp phải khi thực hiện ý

kiến này

Toàn bộ việc nghiên cứu phân tắch và thiết kế thông tin cho một doanh nghiệp có quy mô vừa thì cũng phải mất vài ba năm Trong thời gian

ựó, tổ chức ựã phát triển hoặc suy thoái và hệ thống thông tin rất có thể

bị lỗi thời trước khi ựưa vào sử dụng vì vậy, tốt hơn cả là nên thiết kế

trước hết một cấu trúc hệ thống tương ựối nhẹ bao gồm một vài ựơn

thể Dần dần cấu trúc này phát triển lên và ựược làm giàu them bởi

những ựơn thể mới, những trung tâm xử lý, những liên hệ mới giữa các ựơn thể

Ở từng giai ựoạn thực hiện, doanh nghiệp dễ dàng uốn nắn lại phương

hướng, mô hình hóa lại hệ thống, xác ựịnh các lien hệ mới hệ thống thong tin trở nên hoàn chỉnh khi không còn yêu cầu phải sửa ựổi so với các nguyên lý ựã chọn

3 Ph ươ ng pháp phân tắch h ệ th ố ng thông tin

3.1 Phân tắch hệ thống thông tin theo môi trường tác ựộng ựến hoạt ựộng

Môi trường bên ngoài

đó là tập hợp các yếu tố nằm ngoài doanh nghiệp và có tác ựộng ảnh

hưởng tới doanh nghiệp Người ta chia môi trường bên ngoài doanh nghiệp thành 2 loại: