QUẢN TRỊ DỰ TRỮ TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

Đề tài thảo luận: Các quyết định cơ bản trong quản lý dự trữ. Liên hệ thực tế quản lý dự trữ tại các DNTM hiện nay.I.Các quyết định cơ bản trong quản lý dự trữ1.1.Quyết định mô hình kiểm tra dự trữ1.2.Quyết định quy mô lô hàng nhậpII. Liên hệ thực tế tại Công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV2.1. Giới thiệu về công ty2.1.1 Quá trình hình thành2.1.2. Quá trình phát triển2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức2.1.4. Ngành nghề kinh doanh của Trung tâm2.1.5.Cơ sở vật chất kỷ thuật tại Trung Tâm2.3. Đặc điểm thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm2.3.1. Đặc điểm thị trường và khách hàng2.3.2. Đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm2.4. Phân tích đánh giá các hoạt động quản trị dự trữ của Trung tâm KDXNK và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng:2.4.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị dự trữ của trung tâm2.4.2 Thực trạng công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm2.5.Kết luận chung về thực trạng QTDT hàng hóa tại Trung Tâm2.5.1.Những thành công trong công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm2.5.2. Những hạn chế trong công tác QTDT hàng hóa tại Trung TâmIII. Một số đề suất về công tác quản trị dự trữ của Trung Tâm3.1.Dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của khách hàng3.2.Xây dựng kế hoạch DT phù hợp cho từng mặt hàng3.3.Mối quan hệ với nhà cung cấp

Đề tài thảo luận: Các quyết định cơ bản trong quản lý dự trữ Liên hệ thực tế quản lý dự trữ tại các DNTM hiện nay.

I Các quyết định cơ bản trong quản lý dự trữ

I.1 Quyết định mô hình kiểm tra dự trữ

a Mô hình kiểm tra thường xuyên dự trữ

Đây là mô hình phải thường xuyên kiểm tra tình trạng và các thông số dự trữ,

mô hình này thường áp dụng đối với những sản phẩm thuộc nhóm A, có tốc

độ chu chuyển nhanh

đối với mô hình này điểm tái đặt hàng được xác định như sau:

*công thức: Dd= m * Th + Db.

trong đó:

Dd: điểmtáiđặthàng

m: mức tiêu thụ hàng hóa bình quân ngày

Th:thờigiantrungbìnhthựchiệnmộtđơnhàng

Db:dữtrữbảohiểm

Cácbướctiếnhành:

+Xác định điểm tái đặt hàng

+Xác định dự trữ thực tế tại thời điểm kiểm tra

+Xác định lượng hàng đang đặt

+Tiến hành so sánh và đưa ra quyết định đặt hàng

Khi kiểm tra dự trữ, nếu xảy ra: Dk + Qd Dd. thì tiến hành đặt hàng với quy

mô lô hàng kinh tế

trong đó :

Qd: quy mô lô hàng đã đặt

Dk: dự trữ thực tế tại thời điểm kiểm tra

b Mô hình kiểm tra định kì thông thường

Với mô hình này, sau một thời gian nhất định thì lại tiến hành kiểm tra dự trữ

và xác định các thông số dự trữ mô hình này thường được áp dụng với những sản phẩm thuộc nhóm C, có chu kì kiểm tra dài ngày

đối với mô hình này, điểm tái đặt hàng được tính theo công thức:

D d =m( Th + ) + Db

trong đó: L: chu kỳ kiểm tra dự trữ ( ngày)

c Mô hình kiểm tra biến dạng

 Mô hình hệ thống chu kỳ đặt hàng cố định : mô hình này thường áp dụng trong trường hợp hệ thống đơn đặt hàng có nhiều mặt hàng, có cùng thời điểm đặt hàng

đối với mô hình này, chu kỳ kiểm tra cũng đồng thời là chu kỳ đặt hàng, do

đó

D d = D k

quy mô lô hàng được xác định như sau:

Qb=Dmax-Dk-Qd.

trong đó: Dmax: mức dự trữ bổ xung mục tiêu : Dmax = m( Th + L)+ Db.

dự trữ trung bình sẽ là : D= +Db

 Mô hình 2 mức dự trữ: mô hình này thường được áp dụng đối với sản phẩm thuộc nhóm B, có chu kỳ kiểm tra ngắn hạn

với hệ thống này, tại thời điểm kiểm tra nếu

Dk + Qd < Dmin thì tiến hành đặt hàng với quy mô lô hàng Qh = Dmax –Dk-Qd.

Trong đó: Dmin:dự trữ thấp nhất và Dmin = Dd = m.Th + Db

dự trữ trung bình cũng được tính theo công thức của mô hình trên

I.2 Quyết định quy mô lô hàng nhập

 Trường hợp đơn giản

Khi nhu cầu liên tục và có tốc độ ổn định, phải xác định qui mô lô hàng và tần số nhập hàng Đây là bài toán xác định qui mô lô hàng để có tổng chi phí thấp nhất Công thức xác định qui mô lô hàng như sau:

k d

h o

p k

Mf

Q = 2

 Trường hợp giảm giá mua và vận chuyển vì lượng

Do những chính sách marketing mà nguồn hàng và đơn vị vận tải có thể giảm giá khi mua hoặc vận chuyển với đơn đặt hàng có qui mô lớn Có 2 chính sách giảm giá: chính sách giảm giá toàn phần và chính sách giảm giá từng phần Chúng ta nghiên cứu phương pháp xác định qui mô lô hàng đối với từng chính sách

Việc xác định qui mô lô hàng kinh tế dựa trên cơ sở xác định tổng chi phí thấp nhất của chi phí giá trị hàng hoá mua, chi phí đặt hàng và chi phí dự trữ Công thức xác định tổng chi phí này như sau:

2

.

m i d i

h m

i

Q p k Q

f M M

p

Trong đó:

F- Tổng chi phí mua và dự trữ cho cả thời kỳ với qui mô lô hàng Qi

m

i

p - Giá mua với qui mô lô hàng Qi

M- Nhu cầu cho cả thời kỳ kế hoạch

M- Tổng mức tiêu thụ hàng hoá trong kỳ kế hoạch

fh- Chi phí một lần đặt hàng

kd- Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ

pk- Giá phí hàng hoá nhập kho

fh- Chi phí một lần đặt hàng

Qi- Qui mô lô hàng cần mua; kd- Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ

 Chính sách giảm giá vì lượng toàn phần

Với chính sách này, nguồn hàng sẽ giảm giá cho tất cả các đơn vị hàng hoá khi qui

mô lô hàng vượt quá giới hạn nhất định Có thể tóm tắt chính sách này như sau: Qui mô lô hàng(Qi) Giá(pi)

Trong đó: Qi- Qui mô lô hàng cần mua; Q1-Giới hạn qui mô lô hàng có mức giá p1

p2- Giá hàng hoá khi qui mô lô hàng vượt quá giới hạn Q1

Đường cong xác định (hiện thực) Đường cong không xác định (không hiện thực)

Đồ thị tổng chi phí trong chính sách giảm giá vì lượng toàn phần

Quá trình xác định qui mô lô hàng kinh tế theo các bước như sau:

- Bước 1: Tính qui mô lô hàng kinh tế Qo2 với mức giá thấp nhất p2 Nếu Qo2 xác định thì đó là qui mô lô hàng cần tìm Nếu không, tính tiếp ở bước 2

Bước 2: Tính qui mô lô hàng tối ưu với mức giá thấp hơn Q01 (giá trị nằm trong khoảng xác định) Tính tổng chi phí F theo qui mô lô hàng tối ưu Q0i1với mức giá p1

và theo các qui mô lô hàng giới hạn Qi với mức giá thấp hơn p2

- Bước 3: So sánh các phương án chi phí trên, phương án nào có chi phí thấp hơn thì

qui mô lô hàng ứng với phương án đó là qui mô lô hàng kinh tế cần tìm

 Chính sách giảm giá vì lượng từng phần

Đối với chính sách này, khi qui mô lô hàng mua vượt quá giới hạn xác định thì nguồn hàng sẽ giảm giá mua cho số lượng đơn vị hàng hoá vượt quá giới hạn Có nghĩa:

Qi > Q1 p1cho Q1 và p2<p1cho Q2 = Qi-Q1

Có thể diễn tả đường cong tổng chi phí theo chính sách giảm giá như sau:

Chi phí với

Qi ≥ Q1

Tổng chi

0 < Qi <Q1 Chi phí với Qi ≥ Q1

Chi phí với

0 < Q i <Q 1

Đồ thị tổng chi phí với chính sách giảm giá vì lượng từng phần

Ngoài ra còn có các mô hình: Mô hình xác định qui mô lô hàng khi đã biết chi phí

do thiếu hàng, Mô hình xác định qui mô lô hàng trong trường hợp bị giới hạn về vốn dự trữ hoặc diện tích kho bảo quản,…

d Quyết định mức dự trữ bảo hiểm

• Khái niệm:

Quyết định dự trữ bảo hiểm nhằm khắc phục sự biến động trong ngắn hạn của nhu cầu hoặc chu kỳ nhập hàng

• Vai trò:

Dự trữ bảo hiểm nhằm khắc phụ trong ngắn hạn sự biến động trong nhu cầu hoặc chu kỳ nhập hàng nên giúp doanh nghiệp khai thác tốt cơ hội thị trường Doanh nghiệp có hoạt động dự báo lượng hàng tiêu thụ tuy nhiên không chính xác tuyệt đối, qua phân tích và tính chủ quan của nhà quản trị sẽ xác định lượng dự trữ bảo hiểm nhất định Một phần là nhu cầu người tiêu dùng biến động, phần khác rủi ro do phương tiện vận chuyển hỏng hóc, hàng hóa phải đổi lại hay quá trình xử lý đơn hàng chậm trễ làm cho chu kỳ nhập hàng dài hơn dự tính Từ đó làm tăng giá trị dịch vụ khách hàng, hàng hóa luôn có sẵn để phục vụ khách hàng

Dự trữ bảo hiểm góp phần giảm chi phí chung Khi tiến hành dự trữ dĩ nhiên

sẽ tiêu tốn một lượng tiền nhất định cho bảo quản, đặt hàng Tuy nhiên khi hàng hóa thiếu và không thỏa mãn tốt mong đợi khách hàng sẽ mất đi chi phí lớn hơn Bởi khách hàng là điểm mấu chốt cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, khi mất khách hàng có nghĩa doanh nghiệp không có thu nhập

- Công thức tính mức dự trữ bảo hiểm

Độ lệch tiêu chuẩn của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng

δ=√(t+1)δ2

c +m2δ2

t

Trong đó δ: độ lệch tiêu chuẩn chung

δc: độ lệch tiêu chuẩn nhu cầu

δt: độ lệch tiêu chuẩn thời gian thực hiện đơn hàng

Chi phí với

0 < Qi≤ Q1

Chi phí với

Qi > Q1

Tổng chi

phí F

Qui mô mua

Dự trữ bảo hiểm phụ thuộc vào độ lệch tiêu chuẩn và xác suất có hàng

để bán

Db= δ.z

Trong đó Db: dự trữ bảo hiểm z: hệ số phụ thuộc vào xác suất có hàng để bán

II Liên hệ thực tế tại Công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV

2.1 Giới thiệu về công ty

2.1.1 Quá trình hình thành

Trung tâm KD-XNK và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng thành lập vào ngày 18/10/1996 trên cơ sở hợp nhất các cửa hàng đã có từ trước thuộc công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV miền Trung tại khu vực Đà Nẵng

Tên giao dịch đối ngoại: Foodstuff Company of Control Vietnam

Trụ sở chính: 93 Phan Châu Trinh-TP.Đà Nẵng

Tài khoản 004100000176 tại Ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng

Điện thoại: 0511.382115- 3816703

Trung hiện có tài khoản tại các ngân hàng :

- Ngân hàng Công Thương

- Ngân hàng Ngoại Thương

- Ngân hàng Hàng Hải

Trung tâm là đơn vị thuộc doanh nghiệp nhà nước, hoạt động thương mại hàng hóa và dịch vụ tổng hợp, được phép kinh doanh Xuất Nhập khẩu trực tiếp, là một bộ phận của công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ miền Trung Có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng để giao dịch theo quy định của nhà nước

2.1.2 Quá trình phát triển

Được thành lập vào năm 1996 nhưng Trung tâm đã sớm tạo được uy tín trên thị trường Đà Nẵng và là một đơn vị cung cấp, phân phối hàng hóa thuộc Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ miền Trung Bước đầu do Trung tâm mới thành lập nên gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình kinh doanh, Trung tâm phải đối đầu với những khủng hoảng chung về tài chính, tiền tệ năm 1997 Song với nỗ lực của toàn thể cán bộ Trung tâm, từng bước khắc phục được khó khăn của mình Hoàn thành tốt các chỉ tiêu đề ra, nộp đầy đủ các khoản ngân sách Nhà nước Đồng thời ổn định đời sống vật chất tinh thần của cán bộ nhân viên Trung tâm Hoạt động kinh doanh của Trung tâm ngày càng được mở rộng có hiệu quả, luôn tạo niềm tin cho các cán bộ công nhân viên để họ yên tâm làm việc tại Trung tâm

Hiện nay, Trung Tâm đã thực sự chiếm được ưu thế trong một số mặt hàng thuộc ngành kinh doanh thực phẩm tại thị trường Quảng Nam – Đà Nẵng và khu vực miền Trung, Trung Tâm đang thực hiện phương châm “ đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh” nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các nhu cầu ngày càng tăng của người dân Bằng cách chú trọng củng cố và mở rộng quy mô hoạt động, chú

trọng đến công tác nghiên cứu thị trường Tăng cường khả năng cạnh tranh và không ngừng củng cố hoàn thiện các mặt hàng chủ lực nhằm giữ vững và chiếm lĩnh thị phần

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Bộ máy tổ chức của Trung tâm được xây dựng theo mô hình trực tuyến, chức năng dựa trên yêu cầu gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với đặc tính kinh doanh của Trung tâm, phát huy được tinh thần sáng tạo của nhân viên cũng như khả năng tham mưu của các phòng ban

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM

Giám đốc

Ghi

chú :

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Quan hệ phối hợp

Nh

ậ n x ét:

Trung Tâm xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng, phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình Với cơ cấu tổ chức này, các nhân viên có thể phát huy được năng lực chuyên môn trong công việc, cho phép chia sẽ kinh nghiệm giữa cấp trên và cấp dưới Tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực đồng thời tiết kiệm chi phí bởi tính đơn giản, gọn nhẹ của cơ cấu này

Tuy nhiên, với cơ cấu tổ chức này sẽ làm giảm sự truyền thông trong từng bộ phận phòng ban với nhau, có thể dẫn đến xung đột về thứ tự ưu tiên giữa các bộ phận

2.1.4 Ngành nghề kinh doanh của Trung tâm

Hiện nay Trung tâm kinh doanh bên lĩnh vực chuyên mua bán và XNK Thương Mại các mặt hàng thực phẩm công nghệ và các mặt hàng thực phẩm khác

Trung tâm kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau với những quy cách phong phú

và đa dạng, như dầu ăn các loại, các loại rượu ngoại nhập, rượu nội, đường, các loại sữa, bơ các loại, đồ hộp và một số mặt hàng khác, trong đó dầu ăn các loại chiếm tỷ trọng lớn nhất

2.1.5.Cơ sở vật chất kỷ thuật tại Trung Tâm

Là đơn vị chuyên cung cấp các mặt hàng thực phẩm, nên Trung Tâm, để đảm bảo

uy tín, có đủ hàng kịp thời cung cấp cho khách hàng, do đó Trung Tâm chú trọng xây dựng hệ thống kho bãi và đầu tư trang thiết bị cho việc bán hàng, vận chuyển và DT hàng hóa Cụ thể, hiện nay Trung Tâm có 4 xe oto, 5 xe ba gác, 2 kho để DT hàng hóa ( 31-Nguyễn Thạch, 109 - Trưng Nữ Vương)

Ngoài ra, Trung Tâm đầu tư trang thiết bị máy móc để bảo quản hàng hóa tại các nhà kho: máy quay chống trộm, thiết bị giữ ẩm, các hóa chất diệt côn trùng… Tại trụ sở, cũng như cửa hàng đều được bố trí hệ thống máy tình phục vụ việc bán hàng, lưu trữ các thong tin về việc xuất nhập hàng cũng như các vấn đề bảo mật khác

2.3 Đặc điểm thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm 2.3.1 Đặc điểm thị trường và khách hàng

Là một đơn vị đóng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, Trung Tâm chủ yếu tổ chức kinh doanh trên thị trường Đà Nẵng, vì đây là một thị trường có tiềm năng kinh tế khá mạnh và đang trên đà phát triển Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người dân, cũng như nâng cao khả năng cung cấp hàng hóa của mình, Trung Tâm còn tổ chức kinh doanh trên các thị trường lân cận như: Quảng Nam, Huế, Quảng Ngãi, Quảng Bình…

Do đặc điểm của mặt hàng kinh doanh, đa phần người tiêu dung cuối cùng vẫn là các hộ gia đình và một số tổ chức kinh doanh ăn uống Hiện nay, khách hàng chủ yếu của Trung Tâm là các đại lý, các cửa hàng bán lẻ và một số dịch vụ ăn uống

2.3.2 Đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm

Đóng trên địa bàn có nền kinh tế năng động, phát triển Do đó, bối cảnh cạnh tranh cũng khá gay go, phức tạp Đối thủ cạnh trang của Trung Tâm là các doanh nghiệp, Trung Tâm khác tại Đà Nẵng Ngoài ra một số hàng nhập lậu, hàng trốn thuế là nguyên nhân gây ra những khó khăn cho Trung Tâm về khả năng cạnh tranh

2.4 Phân tích đánh giá các hoạt động quản trị dự trữ của Trung tâm KD-XNK

và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng:

2.4.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị dự trữ của trung tâm

a) Vốn kinh doanh:

Vốn được xem là một trong những yếu tố quan trong và tiên quyết trong vấn đề kinh doanh của một doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh bán buôn các loại hàng hóa, mặt hàng tiêu dùng thì nguồn vốn là thứ

phản ánh quy mô của doanh nghiệp Đối với Trung tâm KD- XNK và dịch vụ tổng

hợp Đà Nẵng thì nguồn vốn là điều giúp cho trung tâm hoạt động ổn định công

việc kinh doanh của mình; nhất là trong các vấn đề đặt hàng, bổ sung hàng hóa trong kho phục vụ cho nhu cầu dự trữ diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn trong các thời điểm trong năm (dịp lễ tết, lễ hội ) hay do cầu từ thị trường biến đổi một cách đột ngột.Dưới đây là bảng cơ cấu vốn của Trung Tâm :

Khoản mục Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011

Vốn lưu động 6.598.712 8.960.973 14.716.854 Vốn cố định 151.833 115.017 498.907 Tổng vốn KD 6.750.545 9.075.990 15.215.761

b) Mối quan hệ với các nhà cung ứng:

Như đã biết trong mỗi quá trình Logistics và trong chuỗi cung ứng của mỗi doanh nghiệp thì mối quan hệ với các nhà cung ứng rất là quan trọng Mỗi doanh nghiệp kinh doanh cần phải các nhiều nhà cung ứng nhằm phần bổ các rủi ro là doanh nghiệp mình có thể gặp phải trong vấn đề mua hàng từ họ, và cần phải có sự lựa chọn giữa các mặt hàng từ các nhà cung ứng như: mặt hàng của doanh nghiệp nào được ưu chuộng hơn cả? Mặt hàng nào mang lại lợi nhuận chủ đạo cho công ty của doanh nghiệp (quy tắc pareto)? Mặt hàng của doanh nghiệp nào chất lượng tốt, giá

cả phải chăng Và đặc biệt cần xác định được mức độ ảnh hưởng tới các nhà cung

cấp Có thể nói Trung tâm KD- XNK và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng đã xây dựng

rất tốt mối quan hệ nhà cung ứng với các đối tác của mình

- Công ty dầu ăn thực vật Cái Lân: Dầu ăn Neptune, Symply, Meizan

- Công ty Tân Hưng Thịnh: Đồ hộp nhập khẩu

- Công ty sản xuất dịch vụ Tân Thịnh: Rượu liên doanh

c) Điều kiên tự nhiên và đặc điểm của hàng hóa

Có thể nói Đà Nẵng được coi là một trong những nơi được thiên nhiên ưu đãi tại nước ta; đây là nơi có hai mùa khô và mùa mưa rõ rệt có thể nói rằng đây không những là thành phố ít thiên tai, bão lũ mà ngược lại còn được thiên nhiên ưu đãi với nhiều sản phẩm nổi tiếng về rượu không có các trình trạng ẩm ướt, khô nóng

Tuy nhiên ngoài rượu và các sản phẩm đồ đóng hộp thì tương ớt, dầu ăn lại là sản phẩm chính của doanh nghiệp với thời hạn sử dụng tương đôi ngắn nên Trung Tâm cũng cần lưu ý đến các vấn đề kho bãi bảo quản hàng hóa của công ty

d) Phương tiện vận tải và cơ sở hạ tầng kho bãi

Với quy mô kinh doanh không lớn, nguồn vốn còn hạn chế, dù có đầu tư để nâng cấp, mở rông, cơ sở hạ tầng phục vụ cho công tác mua- bán- DT nhưng Trung Tâm vẫn gặp không ít khó khăn Phương tiện vận chuyển còn thiếu (4xe ô tô, 5 xe ba

gác), hệ thống kho bãi còn nhỏ, hiện Trung Tâm còn 2 kho để DT hàng hóa (31- Nguyễn Thạch, 109- Trưng Nữ Vương) Để có thể đảm bảo cho quá trình DT, bảo quản hàng hóa, giảm chi phí thuê kho bãi, Trung Tâm đang có kế hoạch mở rộng kho bãi

2.4.2 Thực trạng công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm

(a) Công tác QTDT hàng hóa về mặt hiện vật tại trung tâm

 Quy trình nhận hàng tại Trung Tâm

Từ danh mục các mặt hàng mà mình kinh doanh, và dựa trên các nhà cung cấp lâu năm của trung tâm Trung tâm phần nào bớt được chi phí tìm kiếm nhà cung cấp, nhưng vẫn đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa Dựa trên tình hình kinh doanh của kỳ trước, Trung Tâm lên kế hoạch để đặt mua hàng và lượng hàng cần thiết đảm bảo cho việc kinh doanh trong kỳ

Hiện nay Trung Tâm chủ yếu thực hiện hình thức mua hàng theo hợp đồng, sau khi hai bên đã chấp nhận mọi yêu cầu, Trung Tâm sẽ lập đơn đặt hàng, theo đó nhà cung ưng sẽ giao hàng cho Trung Tâm Có hai hình thức tiếp nhận hàng

-Tiếp nhận tại kho: Nhà cung ứng sẽ đưa hàng hóa đến tại kho của Trung Tâm, nhân viên thuộc bộ phận sẽ có nhiệm vụ kiểm tra giấy tờ có liên quan đến lô hàng, dỡ hàng ra khỏi phương tiện, kiểm tra hàng về mặt số lượng cũng nhu chất lượng Nếu khớp với đơn đặt hàng thì lập chứng từ nhập hàng vào kho, giai đoạn cuối là lập biên bản nhập hàng

-Tiếp nhận tại cảng: áp dụng cho mặt hàng rượu nhập khẩu, hàng hóa được giao tại cảng, mọi thủ tục tiếp nhận có sự giám sát của nhân viên hải quan, sau đó hàng sẽ được đưa vào ô tô của Trung Tâm, sau khi kiểm tra, nếu mọi thông tin đều khớp với tờ khai thì cho đưa hàng về kho

Ngoài ra, Trung Tâm tiến hàng kiểm tra ngay lô hàng tại địa điểm tiếp nhận với đại diện của hai bên, mọi trường hợp sai xót sẽ được xử lý dựa trên thỏa thuận, thương lượng hoặc điều khoản ghi trên hợp đồng

 Quy trình bảo quản hàng hóa DT tại Trung Tâm

Bảo quản là một khâu quan trọng trong nội dung QTDT hàng hóa về mặt hiện vật, vậy nên Trung Tâm rất chú trọng đến khâu này Cụ thể, sắp tới Trung Tâm sẽ

mở rộng diện tích kho tại 95A Nguyễn Hữu Thọ phục vụ cho việc lưu kho Đối với từng mặt hàng, Trung Tâm sẽ có phương pháp bảo quản khác nhau Cụ thể:

- Phân bổ hàng hóa:

+ Sau khi tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung ứng và đưa hàng về kho, nhân viên kho chịu trách nhiệm bốc dở hàng khỏi phương tiện, phân bổ chúng theo từng

vị trí của từng mặt hàng

+ Hàng hóa được chia làm hai kho (kho hàng thực phẩm, kho rượu)

- Chất xếp hàng hóa:

+ Kho của Trung Tâm là kho tĩnh, hàng hóa ở yên vị trí của mình trong suốt thời gian lưu kho

+ Đối với mặt hàng thực phẩm, việc chất xếp ở kho cũng như ở cửa hàng là xếp chồng lên nhau, từ 5 – 8 thùng/chồng theo từng loại sản phẩm: Dầu ăn Meizan, Symly, Neptune 1:1:1… Tránh sự biến dạng của sản phẩm, dễ dàng trong việc kiểm tra, xuất hàng

+ Đối với mặt hàng rượu các loại: được cất giữ trên các kệ, tủ, các thùng hàng không xếp chồng lên nhau, tránh va chạm trong quá trình lưu kho

Kho luôn được vệ sinh sạch sẽ, lắp đặt máy chống trộm, hút ẩm Tránh sự tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời trong quá trình lưu kho

 Quy trình xuất kho tại Trung Tâm

Mọi hoạt động xuất kho đều tuân thủ theo phương pháp F.I.F.O

Trường hợp xuất hàng nội bộ, Trung Tâm tiến hàng xuất hàng đến các cửa hàng trực thuộc Trung Tâm sau khi nhận phiếu xuất kho, kiêm vận chuyển nội bộ hợp lý

Các trường hợp xuất hàng bán theo đơn đặt hàng của khách hàng, thì Trung Tâm tiến hành theo quy trình sau:

kiểm tra tính hợp lệ của Kiểm tra hàng hóa

Hoàn tất thủ tục xuất kho Xuất kho theo đơn hàng

Lập chứng từ liên quan

 Công tác báo cáo nhập xuất tồn tại Trung Tâm

Để đảm bảo cho công tác DT, xây dựng được định mức DT hợp lý, Trung Tâm thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn trong kho thông qua thẻ kho, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập xuất kho, từ đó lên danh sách các mặt hàng tồn để có biện pháp điều chỉnh kịp thời

Kết thúc mỗi tháng, kế toán của Trung Tâm có nhiệm vụ báo cáo tình hình nhập – xuất– tồn hàng hóa của từng mặt hàng, với sự hổ trợ của phần mền tin học Sau

đó, kế toán tiến hành ghi sổ sách, đối chiếu và lập báo cáo nhập– xuất– tồn trong thàng và tổng kết vào cuối kỳ kinh doanh

Đối với các mặt hàng dầu ăn của công ty dầu thực vật Cái Lân, Trung Tâm có báo cáo tuần hàng tồn kho của đại lý, từ đó có thể dễ dàng theo dõi lượng hàng tồn của mặt hàng này, vì đây là mặt hàng kinh doanh trọng điểm của Trung Tâm

( b ) Các quyết định trong dữ trữ của trung tâm

Cũng như các doanh nghiệp thương mại khác, công tác QTDT về mặt kinh tế tại Trung Tâm nhằm đảm bảo 2 mục tiêu chính: