Các bước cơ bản trong phỏng vấn tuyển dụng liên hệ thực tiễn về các xu hướng phỏng vấn trong các doanh nghiệp hiện nay

Các bước cơ bản trong phỏng vấn tuyển dụng.Liên hệ thực tiễn về các xu hướng phỏng vấn trong các doanh nghiệp hiện nay.Với một môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt hiện nay, nhân lực đang dần trở thành một nguồn lực quan trọng nhất của mỗi doanh nghiệp, nó được coi là yếu tố đánh giá sức mạnh cạnh tranh cốt lõi của doanh nghiệp. Vì thế mà các doanh nghiệp hiện nay đang có xu hướng quan tâm đến các vấn đề quản trị nhân lực nhiều hơn, các nhà quản trị phải giải quyết được bài toán: “Làm sao để có được một đội ngũ nhân lực phù hợp với doanh nghiệp”. Để giải quyết được vấn đề này, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình những chiến lược nhân lực rõ ràng và thực hiện tốt tất cả các tác nghiệp của quá trình quản trị nhân lực. Việc thực hiện tốt ngay từ bước đầu là tuyển dụng nhân lực là điều quan trọng giúp doanh nghiệp có được một đội ngũ như mình mong muốn. Bởi tuyển dụng là việc tìm kiếm, thu hút và lựa chọn những người phù hợp với doanh nghiệp và phỏng vấn trong tuyển dụng là bước quan trọng nhất quyết định doanh nghiệp có lựa chọn được đúng người hay không. Phỏng vấn là phương pháp giúp nhà tuyển dụng quyết định họ và ứng viên có tương thích với nhau về công việc, nhu cầu và khả năng đáp ứng không thông qua việc tiếp xúc trực tiếp. Hiện nay có rất nhiều hình thức phỏng vấn mà các doanh nghiệp áp dụng để lựa chọn ứng viên cho mình. Để tìm hiểu sâu hơn về các xu hướng phỏng vấn hiện nay và đánh giá được mỗi xu hướng để định hướng cho các doanh nghiệp nên áp dụng hình thức nào mà vừa phù hợp với doanh nghiệp, vừa tiết kiệm chi phí vừa đem lại hiệu quả tốt nhất. Nhóm 2 với đề tài tìm hiểu về các xu hướng phỏng vấn trong doanh nghiệp hiện nay sẽ giúp cho các bạn hiểu rõ hơn về phỏng vấn tuyển dụng. I.Tổng quan lý thuyết về các bước cơ bản trong phỏng vấn tuyển dụng1. Giai đoạn trước phỏng vấna. Nghiên cứu lại mô tả công việc và hồ sơ ứng viên Trước khi phỏng vấn nhà tuyển dụng cần thực hiện việc nghiên cứu mô tả công việc và hồ sơ ứng viên để định hướng cho việc xây dựng kế hoạch phỏng vấn tuyển dụng. Nghiên cứu mô tả công việc giúp làm rõ quyền hạn, trách nhiệm của người thực hiện công việc cũng như yêu cầu đối với ứng viên. Còn nghiên cứu hồ sơ ứng viên nhằm tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu và những điểm chưa rõ trong hồ sơ của ứng viên để có thể chuẩn bị trước câu hỏi.b. Xây dựng kế hoạch phỏng vấn tuyển dụng Xác định mục tiêu của phỏng vấn tuyển dụng : vì mục tiêu của phỏng vấn sẽ quyết định đến việc lựa chọn đối tượng tham gia nên cần phải có sự thu thập thông tin về các ứng viên để đánh giá như :+ Kinh nghiệm đã từng làm ở các công ty trước thế nào+ Kiến thức kĩ năng chuyên môn+ Phẩm chất, thái độ làm việc Lựa chọn cấp độ phỏng vấn+ Phỏng vấn sơ bộ :là phương pháp phỏng vấn nhằm xác minh nguyện vọng của người lao động đối với công việc ứng tuyển, xác nhận một số thông tin sơ bộ về ứng viên, đánh giá sự phù hợp của ứng viên với các tiêu chuẩn cơ bản trong công việc.Ví dụ có thể là phỏng vấn qua điện thoại.+ Phỏng vấn chuyên sâu :được tiến hành qua nhiều vòng phỏng vấn nhằm đánh giá chính xác năng lực ứng viên, tìm ra ứng viên phù hợp đối với công việc nhất là nhưng công việc theo yêu cầu. Phỏng vấn thường tập trung vào đánh giá kiến thức, kĩ năng chuyên môn, thái độ làm việc....+ Phỏng vấn ra quyết định :đây được xem là cấp độ phỏng vấn cao nhất được tiến hành cùng với sự tham gia của các cán bộ quản lí cấp cao.Loại phỏng vấn này đặc biệt quan trọng cho việc tuyển dụng cho vị trí quản lý. Lựa chọn hình thức phỏng vấn :việc lựa chọn hình thức phỏng vấn tuyển dụng nào phụ thuộc vào cấp độ phỏng vấn và đặc điểm tính chất công việc cần tuyển dụng.+ Theo cách thức tiếp xúc giữa hội đồng tuyển dụng và ứng viên Phỏng vấn gián tiếp :thường được tiến hành thông qua điện thoại hoặc giao tiếp đa phương tiện. Phỏng vấn thông qua công cụ giao tiếp đa phương tiện giúp cho việc trao đổi thông tin giữa ứng viên và nhà tuyển dụng có sự tương tác tốt hơn so với phỏng vấn qua điện thoại. Hình thức này thường được tiến hành đối với những ứng viên ở xa. Phỏng vấn trực tiếp : giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn có sự tiếp xúc trực tiếp trong quá trình phỏng vấn. Có thể tiến hành theo hình thức một người phỏng vấn nhiều người ,nhiều người phỏng vấn nhiều người hay ngược lại...+ Theo số lượng ứng viên và hội đồng tuyển dụng : có 3 hình thức Phỏng vấn hội đồng : nhiều người phỏng vấn một người , doanh ngiệp phải lựa chọn vị trí cần tuyển và cấp độ phỏng vấn. Vì chi phí phỏng vấn hội đồng cao nên thường áp dụng đối với vị trí quan trọng trong doanh nghiệp. Phỏng vấn cá nhân :một người phỏng vấn một người. Phương pháp này giúp tiết kiệm chi phí nên các doanh nghiệp thường hay áp dụng. Phỏng vấn nhóm : là phương pháp một người phỏng vấn nhiều người , các ứng viên sẽ được ngồi quanh một bàn và cùng nhau thảo luận một vấn đề mà phỏng vấn nêu lên. Nhà phỏng vấn sẽ quan sát từ đó có những nhận xét trong quá trình thảo luận nhóm của ứng viên. Lựa chọn thể thức phỏng vấn+ Theo bầu không khí của buổi phỏng vấn Phỏng vấn tạo áp lực : làm cho ứng viên thấy căng thẳng về tâm lý và phải trải qua các áp lực thực tế .Nhằm đánh giá mức độ phù hợp của thái độ và các phẩm chất nghề nghiệp với vị trí cần tuyển. Ví dụ những câu hỏi nay thường mang tính chất nặng nề , trực diện , xoáy vào điểm yếu của ứng viên, những câu hỏi không có đáp án nhằm xem thái độ phản ứng của ứng viên như thế nào.Thể thức này thường áp dụng cho những vị trí công việc có áp lực cao, đòi hỏi sự xử trí nhanh và bình tĩnh. Phỏng vấn tạo không khí thoải mái :là phương pháp nhằm tạo cho ứng viên sự thoải mái để họ chia sẻ , trao đổi và cung cấp các thông tin xác thực nhất. Đây là phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam đang áp dụng.+ Phỏng vấn theo mức độ kịch bản đã chuẩn bị trước Phỏng vấn theo mẫu là sử dụng bảng câu hỏi mẫu kèm theo đã được soạn sẵn áp dụng cho mọi ứng viên.Phương pháp này hữu dụng khi doanh nghiệp muốn tuyển nhiều ứng viên vào một vị trí côn việc , mà không mất nhiều thời gian dành cho phỏng vấn. Phỏng vấn không chỉ dẫn là việc người phỏng vấn cần nghiên cứu bảng mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và ghi chép lại những lưu ý trong hồ sơ ứng viên, điểm mạnh điểm yếu để từ đó đặt câu hỏi cho phù hợp. Tùy từng ứng viên mà có những câu hỏi khác nhau, tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi kinh nghiệm phong phú của người phỏng vấn viên, và hơi tốn thời gian. Lựa chọn địa điểm phỏng vấn tuyển dụng :trong tuyển dụng, nhà tuyển dụng có thể tiến hành công tác tìm kiếm ứng viên tại bất kì địa điểm nào, kể cả trong các không gian ngoài công sở.... Tuy nhiên địa điểm nào cũng cần có sự yên tĩnh và thân mật, tránh bị người khác làm phiền khi phỏng vấn Xác định thời gian phỏng vấn : nhà tuyển dụng có kế hoach lên lịch phù hợp để thông báo lịch hẹn với từng ứng viên, hạn định mức thời gian cho từng vị trí cần tuyển , tránh lãng phí thời gian, điều đó giúp cuộc phỏng vấn đạt hiệu quả cao hơn. Chuẩn bị về trang phục : phải lựa chọn những trang phục phù hợp để phản ánh tính chuyên nghiệp của công ty. Ví dụ :veston, áo sơ mi…

LỜI MỞ ĐẦU

Với một môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt hiện nay, nhân lực đangdần trở thành một nguồn lực quan trọng nhất của mỗi doanh nghiệp, nó được coi làyếu tố đánh giá sức mạnh cạnh tranh cốt lõi của doanh nghiệp Vì thế mà cácdoanh nghiệp hiện nay đang có xu hướng quan tâm đến các vấn đề quản trị nhânlực nhiều hơn, các nhà quản trị phải giải quyết được bài toán: “Làm sao để có đượcmột đội ngũ nhân lực phù hợp với doanh nghiệp” Để giải quyết được vấn đề này,mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình những chiến lược nhân lực rõ ràng vàthực hiện tốt tất cả các tác nghiệp của quá trình quản trị nhân lực Việc thực hiệntốt ngay từ bước đầu là tuyển dụng nhân lực là điều quan trọng giúp doanh nghiệpcó được một đội ngũ như mình mong muốn Bởi tuyển dụng là việc tìm kiếm, thuhút và lựa chọn những người phù hợp với doanh nghiệp và phỏng vấn trong tuyểndụng là bước quan trọng nhất quyết định doanh nghiệp có lựa chọn được đúngngười hay không

Phỏng vấn là phương pháp giúp nhà tuyển dụng quyết định họ và ứng viêncó tương thích với nhau về công việc, nhu cầu và khả năng đáp ứng không thôngqua việc tiếp xúc trực tiếp Hiện nay có rất nhiều hình thức phỏng vấn mà cácdoanh nghiệp áp dụng để lựa chọn ứng viên cho mình Để tìm hiểu sâu hơn về cácxu hướng phỏng vấn hiện nay và đánh giá được mỗi xu hướng để định hướng chocác doanh nghiệp nên áp dụng hình thức nào mà vừa phù hợp với doanh nghiệp,vừa tiết kiệm chi phí vừa đem lại hiệu quả tốt nhất Nhóm 2 với đề tài tìm hiểu vềcác xu hướng phỏng vấn trong doanh nghiệp hiện nay sẽ giúp cho các bạn hiểu rõhơn về phỏng vấn tuyển dụng

1

I.Tổng quan lý thuyết về các bước cơ bản

trong phỏng vấn tuyển dụng

1 Giai đoạn trước phỏng vấn

a Nghiên cứu lại mô tả công việc và hồ sơ ứng viên Trước khi phỏng vấn nhà tuyển dụng cần thực hiện việc nghiên cứu mô tả công việc và hồ sơ ứng viên để định hướng cho việc xây dựng kế hoạch phỏng vấn tuyển dụng Nghiên cứu mô tả công việc giúp làm rõ quyền hạn, trách nhiệm của người thực hiện công việc cũng như yêu cầu đối với ứng viên Còn nghiên cứu hồ sơ ứng viên nhằm tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu và những điểm chưa rõ tronghồ sơ của ứng viên để có thể chuẩn bị trước câu hỏi

b Xây dựng kế hoạch phỏng vấn tuyển dụng - Xác định mục tiêu của phỏng vấn tuyển dụng : vì mục tiêu của phỏng vấn sẽ quyết định đến việc lựa chọn đối tượng tham gia nên cần phải có sự thu thập thông tin về các ứng viên để đánh giá như :

+ Kinh nghiệm đã từng làm ở các công ty trước thế nào+ Kiến thức kĩ năng chuyên môn

+ Phẩm chất, thái độ làm việc - Lựa chọn cấp độ phỏng vấn+ Phỏng vấn sơ bộ :là phương pháp phỏng vấn nhằm xác minh nguyện vọng của người lao động đối với công việc ứng tuyển, xác nhận một số thông tin sơ bộ về ứng viên, đánh giá sự phù hợp của ứng viên với các tiêu chuẩn cơ bản trong công việc.Ví dụ có thể là phỏng vấn qua điện thoại

+ Phỏng vấn chuyên sâu :được tiến hành qua nhiều vòng phỏng vấn nhằm đánh giáchính xác năng lực ứng viên, tìm ra ứng viên phù hợp đối với công việc nhất là nhưng công việc theo yêu cầu Phỏng vấn thường tập trung vào đánh giá kiến thức,kĩ năng chuyên môn, thái độ làm việc

2

+ Phỏng vấn ra quyết định :đây được xem là cấp độ phỏng vấn cao nhất được tiến hành cùng với sự tham gia của các cán bộ quản lí cấp cao.Loại phỏng vấn này đặc biệt quan trọng cho việc tuyển dụng cho vị trí quản lý.

- Lựa chọn hình thức phỏng vấn :việc lựa chọn hình thức phỏng vấn tuyển dụngnào phụ thuộc vào cấp độ phỏng vấn và đặc điểm tính chất công việc cần tuyển dụng

+ Theo cách thức tiếp xúc giữa hội đồng tuyển dụng và ứng viên Phỏng vấn gián tiếp :thường được tiến hành thông qua điện thoại hoặc giao tiếp đa phương tiện Phỏng vấn thông qua công cụ giao tiếp đa phương tiện giúp cho việc trao đổi thông tin giữa ứng viên và nhà tuyển dụng có sự tương tác tốt hơn so với phỏng vấn qua điện thoại Hình thức này thường được tiến hành đối với những ứng viên ở xa

Phỏng vấn trực tiếp : giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn có sự tiếp xúc trực tiếp trong quá trình phỏng vấn Có thể tiến hành theo hình thức một ngườiphỏng vấn nhiều người ,nhiều người phỏng vấn nhiều người hay ngược lại

+ Theo số lượng ứng viên và hội đồng tuyển dụng : có 3 hình thức Phỏng vấn hội đồng : nhiều người phỏng vấn một người , doanh ngiệp phải lựa chọn vị trí cần tuyển và cấp độ phỏng vấn Vì chi phí phỏng vấn hội đồng cao nên thường áp dụng đối với vị trí quan trọng trong doanh nghiệp

Phỏng vấn cá nhân :một người phỏng vấn một người Phương pháp này giúp tiết kiệm chi phí nên các doanh nghiệp thường hay áp dụng

Phỏng vấn nhóm : là phương pháp một người phỏng vấn nhiều người , các ứng viên sẽ được ngồi quanh một bàn và cùng nhau thảo luận một vấn đề mà phỏng vấnnêu lên Nhà phỏng vấn sẽ quan sát từ đó có những nhận xét trong quá trình thảo luận nhóm của ứng viên

- Lựa chọn thể thức phỏng vấn+ Theo bầu không khí của buổi phỏng vấn Phỏng vấn tạo áp lực : làm cho ứng viên thấy căng thẳng về tâm lý và phải trải qua các áp lực thực tế Nhằm đánh giá mức độ phù hợp của thái độ và các phẩm chất nghề nghiệp với vị trí cần tuyển Ví dụ những câu hỏi nay thường mang tính chất nặng nề , trực diện , xoáy vào điểm yếu của ứng viên, những câu hỏi không cóđáp án nhằm xem thái độ phản ứng của ứng viên như thế nào.Thể thức này thường áp dụng cho những vị trí công việc có áp lực cao, đòi hỏi sự xử trí nhanh và bình tĩnh

Phỏng vấn tạo không khí thoải mái :là phương pháp nhằm tạo cho ứng viên sự

3

thoải mái để họ chia sẻ , trao đổi và cung cấp các thông tin xác thực nhất Đây là phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam đang áp dụng.+ Phỏng vấn theo mức độ kịch bản đã chuẩn bị trước

Phỏng vấn theo mẫu là sử dụng bảng câu hỏi mẫu kèm theo đã được soạn sẵn áp dụng cho mọi ứng viên.Phương pháp này hữu dụng khi doanh nghiệp muốn tuyển nhiều ứng viên vào một vị trí côn việc , mà không mất nhiều thời gian dành cho phỏng vấn

Phỏng vấn không chỉ dẫn là việc người phỏng vấn cần nghiên cứu bảng mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và ghi chép lại những lưu ý trong hồ sơ ứng viên, điểm mạnh điểm yếu để từ đó đặt câu hỏi cho phù hợp Tùy từng ứng viên mà có những câu hỏi khác nhau, tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi kinh nghiệm phong phú của người phỏng vấn viên, và hơi tốn thời gian

- Lựa chọn địa điểm phỏng vấn tuyển dụng :trong tuyển dụng, nhà tuyển dụng có thể tiến hành công tác tìm kiếm ứng viên tại bất kì địa điểm nào, kể cả trong cáckhông gian ngoài công sở Tuy nhiên địa điểm nào cũng cần có sự yên tĩnh và thân mật, tránh bị người khác làm phiền khi phỏng vấn

- Xác định thời gian phỏng vấn : nhà tuyển dụng có kế hoach lên lịch phù hợp để thông báo lịch hẹn với từng ứng viên, hạn định mức thời gian cho từng vị trí cầntuyển , tránh lãng phí thời gian, điều đó giúp cuộc phỏng vấn đạt hiệu quả cao hơn - Chuẩn bị về trang phục : phải lựa chọn những trang phục phù hợp để phản ánh tính chuyên nghiệp của công ty Ví dụ :veston, áo sơ mi…

c,Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn Ở giai đoạn trước và trong phỏng vấn việc đặt câu hỏi phỏng vấn phù hợp giúp cho người phỏng vấn có cơ sở để đánh giá sự phù hợp của ứng viên với công việc cần tuyển dụng,giúp cung cấp thông tin để đánh giá chính xác ứng viên giúp người phỏng vấn có cơ sở quyết định người phù hợp hay không phù hợp khi đặt câu hỏi cần căn cứ vào bản mô tả công việc,bản tiêu chuẩn công việc và tiêu chuẩn tuyển dụng yêu cầu đối với ứng viên Trước mỗi vòng phỏng vấn người phỏng vấn có thểchuẩn bị bộ câu hỏi phỏng vấn chung Còn trong phỏng vấn với mỗi ứng viên khác nhau,có thể đặ thêm câu hỏi chi tiết để khai thác thông tin từ ứng viên Nhà tuyển dụng có thể chuẩn bị câu hỏi ở một số dạng sau:

- Câu hỏi mở đầu: là dạng câu hỏi nhằm thiết lập mối quan hệ vào lúc bắt đầu cuộcphỏng vấn Nhà tuyển dụng có thể đặt câu hỏi mở đầu dẫn đến một cuộc trao đổi

4

ngắn phong phú.Giúp cho nhà tuyển dụng thấy một hình ảnhvề những giá trị và sựquan tâm của ứng viên,thu thập được các thông tin vè các sự kiện, ý kiến của ứng viên về vấn đề ứng viên quan tâm,tạo sự dễ dàng cho ứng viên về tâm lý để bắt đầu.

- Câu hỏi thăm dò:là dạng câu hỏi nhằm tìm hiểu và thăm dò một vấn đề cụ thể,giúp nhà quản trị thu thập được thông tin về sự kiên, ý kiến ,đề nghị của ứng viên

- Câu hỏi tìm hiểu cảm xúc: là câu hỏi nhằm khám phá cảm xúc của ứng viên.Với dạng câu hỏi này nhà tuyển dụng sử dụng để thu thập thông tin về ý kiến của ứng viên khi đề cập đến một nội dung, một vấn đề

- Câu hỏi tình huống: là dạng câu hỏi nhằm đánh giá kỹ năng của ứng viên thông qua các tình huống có thật hoặc giả định khi đặt tình huống có thể sử dụng kỹ thuậtSTAR hoặc câu hỏi dưới dạng nhập vai

- Câu hỏi có tính chất giả định: Câu hỏi này thường bắt đầu bằng các từ: Giả sử, giả định,nếu như.Đây là các câu hỏi đưa ra các tình huống giả định buộc ứng viên phải đặt mình vào tình huống đó để giải quyết tình huống, câu trả lời cho câu hỏi giả định nghe rất hay nhưng trong trường hợp thực tế chưa chắc đã làm như vậy vì vậy thường chỉ hỏi câu hỏi này cho các ứng viên chưa có kinh nghiệm

- Câu hỏi có tính chất hướng dẫn: là câu hỏi có định hướng cho câu trả lời của ứng viên.thường được đưa ra để đóng một vấn đề lớn nào đó trước khi chuyển sang vấnđề tiếp theo trong trao đổi giữa hội đồng tuyển dụng và ứng viên

- Câu hỏi thuộc cách cư xử: thường được sử dụng để hỏi những việc thực tế đã xảyra.Nó tập trung vào những kinh nghiệm,kỹ năng,khả năng và hành vi của người phỏng vấn được thực hiện trong quá khứ ,khai thác triệt để các ứng viên các tình huống đã nghĩ , đã nói và quan trọng là đã làm thế.đặc biệt với các vị trí yêu cầu của công việc sau này thường xuyên phải tiếp xúc với nhiều khách hàng như nghề bán hàng phải xử lý các tình huống khác nhau có thể xảy ra

d,Chuẩn bị mẫu phiếu đánh giá phỏng vấn tuyển dụng

5

Giai đoạn trước phỏng vấn tuyển dụng , nhà tuyển dụng cũng cần xây dựng mẫu, phiếu đánh giá phỏng vấn tuyển dụng

Thông thường mẫu phiếu đánh giá phỏng vấn tuyển dụng gồm các thông tin sau:Thông tin về ứng viên,tên người đánh giá, các tiêu chí đánh giá, tên người đánh giá, hướng dẫn cách đánh giá, nhận xét của người đánh giá…

6

CÔNG TY SAM SUNG PHIẾU ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN ỨNG VIÊN

Thời gian tuyển dụng:…I THÔNG TIN ỨNG VIÊN

Họ tên ứng viên:Vị trí tuyển dụng:II ĐÁNH GIÁ

TT

Các tiêu chí

Thang điểm đánh giá

Ghi chúYếu

0-1

TB1-2

Khá2-3

Tốt3-41 Khả năng giao tiếp

2 Kiến thức chuyên môn3 Kỹ năng chuyên môn4 Kiến thức và hiểu biết xã hội5 Ngoại hình

6 Tính cam kết7 Tính chủ động8 Khả năng tư duy và giải

quyết vấn đềNhận xét của người phỏng vấn:Ưu điểm ………Nhược điểm………

e,Xác định hội đồng phỏng vấn và phân vai trong hội đồng phỏng vấn -Xác định hội đồng phỏng vấn tuyển dụng:Tùy thuộc vòng phỏng vấn và thể thức phỏng vấn có thể xác định thành phần tham gia hội đồng phỏng vấn tuyển dụng khác nhau.

-Phân vai trong hội đồng phỏng vấn :Trong hội đồng mỗi thành viên có một chuyên môn,sở trường khác nhau nên khi phỏng vấn cần có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ của các thành viên nhằm đánh giá được chính xác và toàn diện về ứng viên

Có rất nhiều xu hướng phỏng vấn mới đang được các chuyên viên tuyển dụng hàngđầu áp dụng để tìm kiếm nhân tài cho doanh nghiệp Nhà tuyển dụng thông thái là những người luôn trang bị cho mình những kiến thức cần thiết để không chỉ theo kịp xu thế mà còn “đón đầu thành công” trong công cuộc “đãi cát tìm vàng”

2 Giai đoạn tiến hành phỏng vấn tuyển dụng

Giai đoạn này là một giai đoạn vô cùng quan trọng, trong đó nhà tuyển dụng thực hành phỏng vấn theo kế hoạch phỏng vấn đã xây dựng.Tùy thuộc vào phương pháp tuyển dụng mà kịch bản có thể khác nhau, tuy nhiên quá trình phỏng vấn gồm5 bước sau:

8

Kết thúc phỏng vấnGiới thiệu về doanh nghiệpMô tả vị trí cần tuyển dụngKhai thác và nắm bắt thông tinThiết lập quan hệ và thông tin ban đầu

Kết thúc phỏng vấnGiới thiệu về doanh nghiệpMô tả vị trí cần tuyển dụngKhai thác và nắm bắt thông tinThiết lập quan hệ và thông tin ban đầu

Bước 1: Thiết lập quan hệ và thông tin hàng đầu

Khi bắt đầu phỏng vấn , thiết lập mối quan hệ và thông tin ban đầu là rất cần thiết, giúp cho người được phỏng vấn tự tin, thoải mái để cung cấp các thông tin về bản thân, giúp nhà tuyển dụng thu nhận được các thông tin phù hợp và xá thực để đánh giá ứng viên Giai đoạn này không chiếm quá nhiều thời gian Cụ thể công việc có thể như sau:

- Chào hỏi , cảm ơn ứng viên đã dành thời gai cho buổi phỏng vấn tuyển dụng của công ty và giới thiệu các thành viên tham gia hội đồng phỏng vấn.Việc giới thiệu các thành viên tham gia Việc giới thiệu các thành viên tham gia hội đông phỏng vấn giúp cho ứng viên dễ dàng bắt nhịp với buổi phỏng vấn của công ty Đồng thời trong khã nhiều trương hợp , uy tín chức vụ của người nói có khả năng làm tăng suwac ‘ám thị’ đối với người nghe, do đó giúp người phỏng ván chủ động trong phỏng vấn kịch bản đã xây dựng

- Trao đổi về sở thích ứng viên Dựa trên kết quả hồ sơ ứng viên, người phỏng vấncó thề trao đổi với ứng viên về các ván đề liên quan đến sở thích cá nhân, đây là ván đề giúp họ bắt đàu phỏng vấn rất tự nhiên , không bị áp lực và thường được áp dụng trong phỏng vấn tạo bàu không khí thoải mái

-Chia sẻ với họ cách tiến hành phỏng vấn.Người phỏng vấn cũng có thể trao đổi với ứng viên về cách thức tiến hành buổi phỏng vấn , giúp ứng viên chủ động tham gia buổi phỏng vấn

Bước 2: Khai thác và nắm bắt thông tin

Đây là giai đoạn quan trọng trong toàn bộ quá trinh phỏng vấn và thương chiếm thời gian chủ yếu của cuộc phỏng vấn Đây là giai đoạn các ứng viên sử dụng các câu hỏi đã chuẩn bị hoạc các câu hỏi không định trước để tiến hành khai thác nắm bắt thông tin từ ứng viên, từ đó có cơ sở đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí cần tuyển

Thông thường , trong giai đoạn này , người phỏng vấn linh hoạt sử dụng các câu hỏi phỏng vấn Có những ứng viên , người phỏng vấn ngoài việc sử dụng hết bộ

9

các câu hỏi đã chuẩn bị trước Các câu hỏi phỏng vấn chi tiết người phỏng vấn dùng với các ứng viên là khác nhau Người phỏng vấn có thẻ sử dụng kỹ thuật STAR

Một số lưu ý khi phỏng vấn:- Ghi chép lại kết quả phỏng vấn từng ứng viên, tốt nhất là ghi chép theo phiếu

đánh giá phỏng vấn ứng viên đã được chuẩn bị để tránh mắc phải các sai lầm trong tuyển dụng, nhằm phục vụ cho việc kết luận sau này

-Áp dụng nguyên tắc 80/20 Trong đó 80% thời gian của buổi phỏng vấn dùng để nghe, 20% dùng để nói,hỏi Không tranh luận với ứng viên, cần chú ý để có thể thu thập càng nhiều thông tin từ ứng viên càng tốt

- Linh hoạt trong việc sử dụng “vam chuyển hướng” tring quá trình phỏng vấn.Chủ

động khi phỏng vấn Không để phụ thuộc vào ứng viên, chủ động để dãn dắt theo kịp kịch bản

- Trương hợp ứng viên không nghe rõ câu hỏi có thể nhắc lại câu hỏi và hỏi ứng

viên có hiểu câu hỏi không.- Trường hợp ứng viên nói quá nhiều thì nhà phỏng vấn phỉa lựa chọn thời điểm để

kết thúc hay lái vào trọng tâm, tránh không ngắt lời ứng viên khi đang nói.Nếu ứng viên cố tình muốn trình bày hết thì có thể trao đổi với ứng viên là nếu còn thời gian cuối giờ ứng viên có thể trình bày tiếp

-Phỏng vấn viên có thể sử dụng kỹ thuạt bóc hành để xác định năng lực thực tế của

úng viên thông qua việc sử dụng các câu hỏi chi tiết,câu hỏi đuồi

Ví dụ: 5 năm nữa bạn sẽ hình dung mình là ai?

Bạn đánh giá như thế nào trong việc thang tiến trong công việc

Bước 3 : Mô tả vị trí cần tuyển

Tiếp theo trong quá trình phỏng vấn , nhà tuyển dụng cần mô tả vị trí cần tuyển đối với ứng viên, có thể nhắc lại một số yêu cầu, một số thông tin về vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển dụng nhằm cung cấp thêm thông tin cho ứng viên trong quá trình ra quyết định có gắn bó với doanh nghiệp nếu trúng tuyển

10

Một số trường hợp , người phỏng vấn có thể khéo léo chuyển sang việc mô tả vị trí

cần tuyển bằng 1 câu hỏi, ví dụ:”trước khi đến đây anh chị đã có tìm hiểu và biết được những gì về vị trí cần tuyển của công ty chúng tôi?”Qua câu trả lời của ứng viên, người phỏng vấn có thể cung cấp thêm cá thông tin về công việc cần tuyển cho ứng viên

Một số thông tin có liên quan đến vị trí cần tuyển , người phỏng vấn có thể cung

cấp cho ứng viên như :- Tóm tắt nhiệm vụ , quyền hạn khi thực hiện công việc- Các mối quan hệ trong công việc

-Phạm vi báo cáo -Mức độ phức tạp của công việc

-Điều kiện làm việc

Bước 4 :Giới thiệu về doanh nghiệp

Đồng thời với quá trình mô tả vị trí cần tuyển , người phỏng vấn có thể tiến hành giới thiệu vè doanh nghiệp với các thông tin ngắn gọn :

- Lĩnh vực hoạt động-Vị thế trên thị trường , định hướng phát triển- Các giá trị cốt lõi

-Văn hóa doanh nghiệp Người phỏng vấn cần lưu ý khi mô tả công việc cần tuyển và giới thiệu về doanh

nghiệp với ứng viên cần áp dụng nguyên tắc “ ngón tay cái”, nghĩa là nói đúng sự thật, không “tô hồng” về doanh nghiệp và công việc , từ đó giúp ứng viên hình dung được thực tại của doanh nghiệp, có cơ sở cho qúa trình quyết định làm việc nếu được tuyển dụng Tránh xảy ra tình trạng “bản hợp đông vừa kí có nguy cơ bị hủy bỏ”

11

Người phỏng vấn cần chú ý quá trình phỏng vấn là quá trình giao tiếp 2 chiều , vì vậy cần tạo cơ hội cho ứng viên được hỏi những thông tin họ cần biết Thông thường ứng viên sẽ quan tâm và hỏi một số vấn đề như:

- Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp : lươmg, thưởng, phúc lợi -Công việc

- Điều kiện làm việc

Bước 5 : Kết thúc phỏng vấn

Ở bước cuối cùng khi kết thúc phỏng vấn , người phỏng vấn cần xác định được sự quan tâm của ứng viên sau phỏng vấn và thông báo với ứng viên bước tiếp theo sẽ tiến hành Cần cám ơn ứng viên về việc họ đã tham gia phỏng vấn và cho hẹn lịch thông báo về kết quả phỏng vấn Cần đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ trả lời ứng viên đúng theo thời gian đã hứa

3 Giai đoạn sau khi phỏng vấn tuyển dụng

Kết thúc phỏng vấn, công việc chủ yếu mà nhà tuyển dụng cần làm là đánh giá ứngviên dựa trên kết quả phỏng vấn và thông báo kết quả phỏng vấn với ứng viên theo lịch đã hẹn

II.Liên hệ thực tiễn về các xu hướng phỏng vấn trong các doanh nghiệp hiện nay

1.Các xu hướng phỏng vấn hiện tại các doanh nghiệp hiệnnay

a.Phỏng vấn nhóm- Khái niệm: là phương pháp nhà tuyển dụng sẽ phỏng vấn nhiều ứng viên cùng 1 lúc Các ứng viên sẽ được sắp xếp ngồi chúng quanh một bàn tròn và cùng nhau thảo luận 1 vấn đề nhà tuyển dụng nêu lên Nhà tuyển dụng sẽ xem xét quan sát

12

các ứng viên ứng phó ra sao dưới áp lực phải tranh đua, và nhà thảo luận sẽ nhận xét tứng ứng viên trong quá trình thảo luận.

- Cấp độ phỏng vấn: phỏng vấn sơ bộ- Hình thức phỏng vấn: phỏng vấn nhóm- Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn tình huống- Câu hỏi: phóng viên đưa ra câu hỏi để các ứng viên thảo luận không mang mục đích trả lời đúng sai mà vấn đề ở chỗ nhà tuyển dụng xem khả năng phản ứng nhanh nhạy của các ứng viên

b.Phỏng vấn nhiều vòng- Cấp độ phỏng vấn: phỏng vấn sơ bộ , phóng vấn chuyên sâu và phỏng vấn ra quyết định

- Phương pháp phỏng vấn: áp dụng linh hoạt các phương pháp phỏng vấn tùy theo mục đích mỗi vòng.Tùy từng ứng viên mà nhà tuyển dụng sẽ sử dụng phương phápphỏng vấn khác nhau Có thể là

+ Phỏng vấn thân thiện: phương pháp này thường được sử dụng ở phỏng vấn đầutiên nhằm khuyến khích các ứng viên thể hiện kĩ năng và sở trường của mình Người phỏng vấn cần phá tan mọi căng thẳng và ngượng ngập ngay từ những phút đầu Nên nhà tuyển dụng cần có thái độ thoải mái thân thiện với ứng viên

+ Phỏng vấn tình huống, căng thẳng: Phương pháp này thường được sử dụng ở phỏng vấn thứ hai để đánh giá khả năng tư duy, sáng tạo và trình độ cũng như khả năng khả năng chịu áp lực của ứng viên,làm cho ứng viên thấy căng thẳng về tâm lý và phải trải qua các áp lực thực tế Nhằm đánh giá mức độ phù hợp của thái độ và các phẩm chất nghề nghiệp với vị trí cần tuyển Ví dụ những câu hỏi nay thườngmang tính chất nặng nề , trực diện , xoáy vào điểm yếu của ứng viên, những câu hỏi không có đáp án nhằm xem thái độ phản ứng của ứng viên như thế nào.Thể thức này thường áp dụng cho những vị trí công việc có áp lực cao, đòi hỏi sự xử trínhanh và bình tĩnh

- Hình thức phỏng vấn: phỏng vấn hội đồng, phỏng vấn nhóm, phỏng vấn cá nhân.- Công ty áp dụng kiểu phỏng vấn này: Ở FPT Software

13

+ Trong các buổi phỏng vấn công ty thưởng xem xét đến như khả năng giao tiếp,khả năng lập kế hoạch, khả năng tư duy và giải quyết tình huống Tùy từng ứng viên có thể có nhiều hơn một vòng phỏng vấn Ứng viên được lựa chọn sẽ nhận được thông báo trong vòng 10 ngày kể từ ngày phỏng vấn

+ Phỏng vấn ở những vòng sau để khai thác những kĩ năng mềm và cuộc sống thường ngày Qua đó, nhà tuyển dụng sẽ hiểu rõ hơn về ứng viên bởi họ quan niệmgia đình chính là ngôi nhà thứ hai của mỗi người nên họ muốn tuyển chọn một thành viên phù hợp

+Ở buổi phỏng vấn cuối cùng, nhà tuyển dụng sẽ trao đổi với ứng viên về điều kiện làm việc, lương thưởng

c.Phỏng vấn hành vi- Cấp độ phỏng vấn: phỏng vấn sơ bộ- Hình thức phỏng vấn: phỏng vấn hội đồng, phỏng vấn cá nhân- Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn không chỉ dẫn

- Đây là phương pháp phỏng vấn dựa trên lập luận rằng hành vi trong qua khứ là một chỉ số tiên đoán hành vi trong tương lai cũng như sự hoàn thành công việc trong tương lai Phương pháp này đòi hỏi ứng viên đưa ra các ví dụ cụ thể là họ đã giải quyết các vấn hoặc đã hoàn thành những công việc trong quá khứ như thế nào.Nhà tuyển dụng thường đặt ra những câu hỏi chung chung như hãy kể cho tôi nghe về những đồng nghiệp của anh chị? tại sao anh chị muốn làm việc cho công ty ?

- Các câu hỏi được lập bằng kỹ thuật STAR+ Tình huống ( S-Situation): bối cảnh –hãy kể cho chúng tôi kinh nghiệm của bạn trong 1 hoặc 2 câu

+ Nhiệm vụ ( T-Task): việc bạn cần làm là gì+ Hành động (A- Action): Hành động cụ thể nào bạn đã làm để hoàn thành nhiệm vụ

+ Kết quả ( R- Result ): hỏi ứng viên cách xử lý vấn đề trong quá khứ

14