Nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại Sở Giao dịch Vietcombank

Mục lụcDanh mục viết tắtChương 1: Khái quát về SGD NHTMCP NT VN1.1Lịch sử hình thành1.1.1Sự ra đời và phát triển của NHTMCP NT VN1.1.2Sự ra đời và phát triển của SGD NHTMCP NT VN 1.2Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của SGD NHTMCP NT VN1.3Cơ cấu tổ chức của SGD NHTMCP NT VN1.3.1Sơ đồ mô hình tổ chức của SGD NHTMCP NT VN1.3.2Cơ cấu, chức năng các phòng, ban1.4 Phòng Hành chính Quản trịChương 2: Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng tại SGD NHTMCP NT VN2.1 Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng tại SGD NHTMCP NT VN2.2 Nội dung thực tập và kết quả đạt được tại SGD NHTMCP NT VN2.2.1 Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng trong việc tiếp đãi khách 2.2.2 Thu thập và cung cấp thông tin, tổ chức liên lạc cho Lãnh đạo2.2.3 Tổ chức Hội nghị 2.2.4 Tổ chức Phòng làm việc và bố trí các thiết bị máy móc trong phòng Lãnh đạo 2.2.5 Thư ký trong công tác và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng 2.2.6 Thư ký trong việc xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch của lãnh đạo 2.2.7 Công tác văn thư trong nghiệp vụ thư ký 2.3 Phần nội dung công việc được giao Chương 3: Một số nhận xét và đề xuất kiến nghị 3.1 Đánh giá chung về các khâu công việc 3.2 Đề xuất các biện pháp phát huy, khắc phục Kết luận

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG  BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG CƠ QUAN THỰC TẬP: SỞ GIAO DỊCH NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM Sinh viên thực Sinh ngày Lớp : : : HÀ NỘI THÁNG 05/ 2012 Nguyễn Thị Hằng 14/08/1991 Thư ký văn Phòng K4A LỜI MỞ ĐẦU Thực tập tốt nghiệp là một khâu quan trọng, là hội để mỗi sinh viên bước đầu vận dụng kiến thức đã học để nghiên cứu, phân tích, đánh giá các vấn đề thực tiễn nảy sinh quản lý cũng hoạt động thực tiễn tại đơn vị thực tập Lý chọn đề tài: Thư ký mặt thứ hai công ty sau giám đốc Đó cánh tay phải đắc lực cho giám đốc nói riêng cơng ty nói chung Thư ký người truyền đạt mệnh lệnh định giám đốc, hay nhiệm vụ giao tới tồn thể cơng ty người có liên quan Chính vậy, ngồi nghiệp vụ chuyên môn phẩm chất Người thư ký cần phải khả ngoại ngữ tốt, vi tính thành thạo, khéo léo, nhạy bén, am hiểu, có trí nhớ tốt, có tính độc lập, có khả diễn thuyết có kiến Đó hình ảnh thể người thư ký chuyên nghiệp Đó lý em lựa chọn đề tài “Nhiệm vụ người Thư ký văn phòng Sở giao dịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam” Nhằm nghiên cứu nghiệp vụ người thư ký quan để bổ sung kiến thức đa dạng từ thực tế Lịch sử nghiên cứu Trong trình tham gia nghiên cứu Sở giao dịch Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam em biết người chọn đề tài “nhiệm vụ người Thư ký văn phòng” Bởi vì, quan hoạt động mảng kinh tế, tài - ngân hàng nên hầu hết sinh viên thực tập sinh viên trường kinh tế, ngân hàng, ngoại thương Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài em nhằm sâu nghiên cứu, tìm hiểu tìm mẻ nhiệm vụ hoạt động người thư ký văn phòng Sở giao dịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Đối tượng nghiên cứu Do thực tập Phịng Hành – Quản trị nên em tiếp cận với nhiều cán chun mơn thuộc lĩnh vực văn phịng tiếp xúc nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngành nghề Trong đó, đối tượng nghiên cứu chủ yếu em Thư ký Ban lãnh đạo Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu nằm nghiệp vụ chuyên môn, nhiệm vụ người thư ký văn phòng Sở giao dịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu em chủ yếu qua việc quan sát, đọc tài liệu, trao đổi thông tin internet Đồng thời, kết hợp với việc thông qua thực tiễn quan Ý nghĩa đề tài Nhằm sâu vào nghiên cứu thực tế người thư ký văn phòng với hoạt động thực tiễn khẳng định vị trí người thư ký văn phòng xã hội phát triển hướng đến thành công khả thực đáng đánh giá cao tương lai Bố cục đề tài: Được chia thành phần sau: - Lời mở đầu - Nội dung gồm:  Chương 1: Khái quát Sở Giao Dịch Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Ngoại Thương Việt Nam 31-33 Ngô Quyền Hà Nội  Chương 2: Thực trạng nhiệm vụ người Thư ký văn phòng Sở Giao dịch Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Ngoại Thương Việt Nam  Chương 3: Một số nhận xét đề xuất kiến - Kết luận Báo cáo thực tập thành sau trình học tập, nghiên cứu lý luận vấn đề lý thuyết trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập Sở Giao Dịch Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Ngoại Thương Việt Nam 31-33 Ngô Quyền Hà Nội Trong thời gian thực tập đây, em đã được tạo hội để tiếp cận và tìm hiểu thực tế về đặc điểm, cấu tổ chức cũng tình hình hoạt động nhiệm vụ người Thư ký văn phòng của Ngân hàng Qua đó, em đã bước đầu trang bị được những kinh nghiệm bản cho bản thân Do thời gian kiến thức cịn hạn chế nên báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận dẫn đóng góp ý kiến nhà trường, Khoa Quản trị văn phịng thầy, giáo mơn nghiệp vụ Thư ký văn phịng để em hồn thành tốt báo cáo Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô giáo Thạc sỹ Nguyễn Thị Kim Chi, Khoa Quản trị văn phòng thầy cô giáo Trường cùng với Ban lãnh đạo Sở giao dịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 31-33 Ngô Quyền các cô, chú, anh, chị tại Sở Giao Dịch Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Ngoại Thương Việt Nam đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này Mục lục Danh mục viết tắt .5 Chương 1: Khái quát SGD NHTMCP NT VN 1.1 Lịch sử hình thành .6 1.1.1 Sự đời phát triển NHTMCP NT VN 1.1.2 Sự đời phát triển SGD NHTMCP NT VN 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn SGD NHTMCP NT VN 11 1.3 Cơ cấu tổ chức SGD NHTMCP NT VN 12 1.3.1 Sơ đồ mơ hình tổ chức SGD NHTMCP NT VN 12 1.3.2 Cơ cấu, chức phòng, ban 13 1.4 Phịng Hành Quản trị .17 Chương 2: Nhiệm vụ Thư ký văn phòng SGD NHTMCP NT VN 19 2.1 Nhiệm vụ Thư ký văn phòng SGD NHTMCP NT VN 19 2.2 Nội dung thực tập kết đạt SGD NHTMCP NT VN .20 2.2.1 Nhiệm vụ Thư ký văn phòng việc tiếp đãi khách 20 2.2.2 Thu thập cung cấp thông tin, tổ chức liên lạc cho Lãnh đạo 23 2.2.3 Tổ chức Hội nghị 25 2.2.4 Tổ chức Phịng làm việc bố trí thiết bị máy móc phịng Lãnh đạo 27 2.2.5 Thư ký công tác hoạt động người thư ký lãnh đạo vắng .29 2.2.6 Thư ký việc xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch lãnh đạo .32 2.2.7 Công tác văn thư nghiệp vụ thư ký 34 2.3 Phần nội dung công việc giao 35 Chương 3: Một số nhận xét đề xuất kiến nghị 36 3.1 Đánh giá chung khâu công việc .36 3.2 Đề xuất biện pháp phát huy, khắc phục .36 Kết luận 38 DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt Nội dung CHDC Cộng hòa Dân chủ CNXH Chủ nghĩa xã hội CTN Chủ tịch nước HĐBT Hội đồng Bộ trưởng HĐQT Hội đồng quản trị HNX Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội NHNN Ngân hàng Nhà nước NHNT Ngân hàng Ngoại thương NHNT TW Ngân hàng Ngoại thương Trung ương NHTM Ngân hàng Thương mại NHTMCP Ngân hàng Thương mại Cổ phần PGD Phòng Giao dịch SGD Sở Giao dịch TMCP Thương mại Cổ phần TNHH Trách nhiệm hữu hạn TPHCM Thành phố Hồ Chí Minh VCB Vietcombank VCB H.O Vietcombank Head Office – Hội sở chính, Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Hà Nội VN Việt Nam VPĐD Văn phòng đại diện Trang Chương 1: Khái quát Sở Giao Dịch Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Ngoại Thương Việt Nam 31-33 Ngô Quyền Hà Nội 1.1 Lịch sử hình thành 1.1.1 Sự đời Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam trước đây, Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) thức vào hoạt động ngày 01/4/1963, với tổ chức tiền thân Cục Ngoại hối (trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam), Hội đồng Chính phủ ban hành sở tách từ Cục Quản Lí Ngoại Hối trực thuộc Ngân hàng Trung ương (nay NHNN), Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam thức mắt vào hoạt động, với tư cách pháp nhân Ngân hàng Thương mại giao dịch thương trường nước quốc tế Tại thời điểm này, NHNT đóng vai trị Ngân hàng chuyên doanh Việt Nam hoạt động lĩnh vực kinh tế đối ngoại bao gồm cho vay tài trợ xuất nhập dịch vụ kinh tế đối ngoại khác Kể từ ngày đó, thương hiệu Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam thức đời Ngày 26/03/1988 Hội đồng Bộ trưởng (HĐBT) nghị định số 53/HĐBT quy định rõ: NHNN quan HĐBT tổ chức thành hệ thống nước gồm cấp: NHNN cấp quản lí ngân hàng chuyên doanh trực thuộc gồm: Ngân hàng Ngoại Thương, Ngân hàng Công Thương, Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam Đến ngày 14/11/1990, NHNT thức chuyển từ ngân hàng chuyên doanh, độc quyền hoạt động kinh tế đối ngoại sang NHTM NN hoạt động đa theo Quyết định số 403- CT ngày 14/11/1990 Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng Với 02 pháp lệnh ban hành, NHNT kinh doanh ngoại hối chuyển vào môi trường tự cạnh tranh với ngân hàng thương mại khác Ngày 21/09/1996, ủy quyền Thủ tướng Chính phủ, Thống đốc NHNN ký Quyết định số 286/QĐ-NH5 việc thành lập lại NHNT theo mô Trang hình Tổng cơng ty 90, 91 quy định Quyết định số 90/QĐ-TTg ngày 07 tháng 03 năm 1994 Thủ tướng Chính phủ Ngày 02/06/2008, theo Quyết định số 138/GP-NHNN ngày 23/05/2008 Thống đốc NHNN, Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam thức chuyển đổi thành từ NHTM Nhà nước thành NHTMCP lấy tên NHTMCP Ngoại thương Là ngân hàng thương mại nhà nước Chính phủ lựa chọn thực thí điểm cổ phần hố, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam thức hoạt động với tư cách Ngân hàng TMCP vào ngày 02/6/2008 sau thực thành công kế hoạch cổ phần hóa thơng qua việc phát hành cổ phiếu lần đầu công chúng Ngày 30/6/2009, cổ phiếu Vietcombank (mã chứng khốn VCB) thức niêm yết Sở Giao dịch Chứng khoán Thành Phố Hồ Chí Minh Trải qua gần 50 năm xây dựng phát triển, Vietcombank có đóng góp quan trọng cho ổn định phát triển kinh tế đất nước, phát huy tốt vai trò ngân hàng đối ngoại chủ lực, phục vụ hiệu cho phát triển kinh tế nước, đồng thời tạo ảnh hưởng quan trọng cộng đồng tài khu vực toàn cầu Từ ngân hàng chuyên doanh phục vụ kinh tế đối ngoại, Vietcombank ngày trở thành ngân hàng đa hoạt động đa lĩnh vực, cung cấp cho khách hàng đầy đủ dịch vụ tài hàng đầu lĩnh vực thương mại quốc tế; hoạt động truyền thống kinh doanh vốn, huy động vốn, tín dụng, tài trợ dự án…cũng mảng dịch vụ ngân hàng đại: kinh doanh ngoại tệ công vụ phái sinh, dịch vụ thẻ, ngân hàng điện tử… Sở hữu hạ tầng kỹ thuật ngân hàng đại, Vietcombank có lợi rõ nét việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào xử lý tự động dịch vụ ngân hàng, phát triển sản phẩm, dịch vụ điện tử dựa tảng công nghệ cao Các dịch vụ: VCB Internet Banking, VCB Money, SMS Banking, VCB Cyber Bill Payment, … đã, tiếp tục thu hút đông đảo khách hàng tiện lợi, nhanh chóng, an tồn, hiệu quả, dần tạo thói quen tốn khơng dùng tiền mặt cho khách hàng Trang 10 Thư ký nắm nội dung hội nghị để báo cáo với Lãnh đạo nắm thông tin cần thiết công việc b) Chuẩn bị Hội nghị - Xây dựng chương trình nghị Hội nghị Lập danh sách đại biểu soạn thảo giấy mời Chuẩn bị địa điểm Hội nghị: Nơi tổ chức hội nghị phải đặt trước gửi giấy mời cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị văn Chuẩn bị đầy đủ bàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, hiệu tất phải bố trí - khoa học, hợp lý Chuẩn bị thời gian Hội nghị Chuẩn bị ghi biên Hội nghị: Tuỳ theo tính chất hội nghị mà - định sử dụng loại biên nào, hình thức ghi biên Tiến hành hội nghị Đón đại biểu Điểm danh: Có thể điểm danh theo danh sách sẵn có, sơ đồ vị trí chỗ ngồi - theo thẻ đại biểu Giữ thời gian giải lao, báo cho đại biểu đọc tham luận hay báo - cáo Tiến hành việc ghi biên phải trình biên sau kết thúc hội c) nghị chậm vào ngày hôm sau Biên cần phải kỹ thuật, thể thức, thơng tin xác khách quan d) Công việc sau hội nghị - Triển khai mệnh lệnh hình thức văn hình thức thơng - báo miệng cho cán nhân viên theo yêu cầu lãnh đạo Theo thị lãnh đạo gửi thư trao đổi, cơng văn hành - giấy tờ thông báo cần thiết khác Sắp xếp công văn, giấy tờ hội nghị, lập hồ sơ hội nghị Hội nghị phương tiện giải tất công việc quan mà giảm bớt họp hành, nâng cao chất lượng hội nghị yêu cầu nghệ thuật quản lý Thư ký phải có trách nhiệm giúp Lãnh đạo hoàn thành cách xuất sắc công việc Trang 29 2.2.4 Nhiệm vụ Thư ký việc tổ chức phòng làm việc bố trí thiết bị, máy móc văn phịng lãnh đạo Tổ chức phòng làm việc vấn đề phức tạp Nó kết hợp nhiều yếu tố thuộc lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác chọn màu sắc, ánh sáng, trang thiết bị, cách trang trí Về khách đánh giá lực, trình độ nghiệp vụ người Thư ký nhìn thấy phịng làm việc họ Vì vậy, xếp phịng làm việc khoa học giúp khách có ấn tượng tốt đẹp quan, lãnh đạo thư ký Tùy theo mức độ phát triển ngành kinh tế nhu cầu thực tiễn loại văn phòng mà người ta trang bị máy móc đồ dùng có tính năng, tác dụng giống khác        a) Các phương tiện thiết bị văn phòng  Các phương tiện văn phịng: Máy tính Máy in Máy Fax Máy Photocopy Máy Scan Máy chiếu, máy ghi âm, ghi hình Máy ảnh  Máy hủy tài liệu  Các thiết bị văn phòng:  Bàn ghế  Tủ hồ sơ  Tủ con, tủ lạnh  Tủ áo mắc áo  Các vật dụng khác b) Các yếu tố tác động đến suất lao động  Yếu tố khách quan:  Sự thoáng mát  Nhiệt độ  Tiếng động  Màu sắc  Ánh sáng  Tiện nghi vệ sinh  Tư thao tác lao động  Giải lao ăn uống bổ sung Trang 30     Yếu tố chủ quan Sức khỏe Trình độ Năng lực phẩm chất cá nhân c) Bố trí phịng làm việc trang thiết bị  Các nguyên tắc bản:  Kinh tế: Phù hợp với khả tài quan, u cầu cơng việc, trình độ nguồn nhân lực sử dụng trang thiết  bị phát triển khoa học kĩ thuật Thuận tiện: Việc xếp đảm bảo theo trật tự cho dễ tìm, dễ thấy, dễ sử dụng nhằm phát huy hiệu đồ  dùng phù hợp với không gian Thẩm mỹ: Bố trí thuận lợi, hài hịa, gọn gàng, ngăn nắp mà đẹp  giúp cho hài hịa tổng thể Sự chiếu sáng phù hợp: Ánh sáng phù hợp, không gây cảm giác chói lóa tối Sử dụng hai nguồn ánh sáng tự nhiên nhân tạo từ hai bên trái phải, tận dụng ưu điểm hai loại  ánh sáng để tiết kiệm Các tiền đề đảm bảo cho việc tiếp khách có kết quả: Cơ sở vật chất, phù hợp tâm lý lứa tuổi, bố trí xếp khoa học  Phương pháp xếp:  Bàn tiếp khách, bàn làm việc bố trí xa nhau: Bàn tiếp khách gần   cửa, bàn làm việc Tủ, giá sách, tài liệu nên xếp sau hai bên bàn làm việc Cây móc áo góc, tủ đồ khách ngồi cịn nhân viên   Có cảnh, xanh, chậu hoa, lọ hoa tươi Có vách ngăn phịng làm việc Thư ký Thủ trưởng Thư ký nên ngồi cho vừa quan sát khách vào, vừa quan sát Thủ trưởng Người thư ký nghiệp vụ chun mơn mà cịn phải biết cách trang trí tổ chức phịng làm việc, trì ngăn nắp, sẽ, có thẩm mỹ để đảm bảo suất lao động gây cảm tình với khách tạo hấp dẫn cho thân phịng làm việc Trang 31 2.2.5 Nhiệm vụ Thư ký tổ chức chuyến công tác hoạt động người thư ký lãnh đạo vắng a) Tổ chức chuyến công tác cho giám đốc Chức quản lý nhà nước, chức quản lý sản xuất công ty quy định phạm vi cơng tác ngồi quan lãnh đạo Các chuyến công tác nhằm thực chức quản lý nói chung giải vấn đề cụ thể thuộc chương trình kế hoạch nhằm xác định Điều thư ký cần quan tâm là: - Chức nhiệm vụ quan mà làm việc vị trí Thủ trưởng - Mục đích chuyến cơng tác - Mối quan hệ quan với quan, tổ chức khác - Nhiệm vụ cụ thể lãnh đạo phạm vi mối quan hệ với quan khác b) Lập kế hoạch chuyến công tác Các chuyến công tác thường kỳ cần đưa vào kế hoạch năm, phải phù hợp với kế hoạch chung năm quan Khi lập kế hoạch chuyến công tác kể chuyến công tác đột xuất phải lập kế hoạch địi hỏi thư ký phải lập kế hoạch khẩn trương Những vấn đề chủ yếu việc lập kế hoạch chuyến công tác c) - Mục đích chuyến Nội dung chuyến Thành phần chuyến Địa điểm công tác Thời gian công tác Tài liệu tham khảo, nghiên cứu Kinh phí cho chuyến Phương tiện giao thơng Các giấy tờ cần thiết Chuẩn bị cụ thể chuyến công tác Liên hệ nơi đến công tác: Cần phải thông báo cụ thể cho công ty tiếp nhận ngày đến danh sách người đến công văn, điện thoại Trang 32 Fax (tuỳ theo phạm vi chuyến mà điều chỉnh cho hợp lý thời gian nội dung công tác) - Chuẩn bị nội dung công tác: Đây phần chuyến công tác, tuỳ thuộc vào mục đích chuyến mà nội dung có độ phức tạp khác Vì người thư ký khơng thể tự giải cơng việc cho lãnh đạo mà người truyền đạt trực tiếp yêu cầu giám đốc đến phận chức phối hợp với chuyên gia, đơn vị liên quan giúp đỡ để hồn thành cơng việc tốt - Chuẩn bị tư liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo: Công việc cần tiến hành từ khái quát đến cụ thể Trước hết, người thư ký cần tổng hợp tư liệu theo danh mục tài liệu pháp quy, pháp luật hành thuộc lĩnh vực chun mơn Sau đó, tuỳ theo mức độ liên quan đến công việc giải mà xem xét tài liệu cụ thể, phụ thuộc trường hợp định mà cần tra cứu, ghi lại số liệu để làm việc - Chuẩn bị phương tiện giao thông: Dựa vào địa điểm thời gian công tác cụ thể để lựa chọn phương tiện giao thơng cho phù hợp tiết kiệm Thư ký có trách nhiệm báo cho phịng hành quan sau lựa chọn phương tiện giao thông phù hợp phục vụ cho chuyến - Chuẩn bị giấy tờ: Thư ký chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác giấy giới thiệu, giấy đường, chứng minh nhân dân giấy tờ khác có liên quan - Chuẩn bị kinh phí số yếu tố khác: Thư ký cần thông báo phối hợp với văn phịng hành chuẩn bị chu đáo cho chuyến công tác lãnh đạo theo chức nhiệm vụ cá nhân tập thể d) Nhiệm vụ thư ký lãnh đạo công tác vắng - Trước Lãnh đạo công tác vắng: Thư ký dự buổi họp bàn giao Lãnh đạo cho cấp phó, nắm vững nội dung công việc, ghi lại công việc thẩm quyền giải cho đơn vị chức - Trong Lãnh đạo cơng tác: Thư ký giúp cấp phó thực nhiệm vụ bàn giao, nắm nhiệm vụ mình, thao dõi tiến độ giải cơng việc, ghi nhật ký công tác, tổng hợp tin tức công việc quan Trang 33 trọng giải tồn Thu thập sách báo, thư từ có liên quan đến cơng việc quan để báo cáo với Lãnh đạo Lãnh đạo công tác - Sau Lãnh đạo công tác về: Cần báo cáo tóm tắt diễn biến cơng việc quan, trình tài liệu có liên quan nhật ký công tác thuộc quyền Lãnh đạo Nhận tài liệu chuyến công tác giúp Lãnh đạo chỉnh lý, hồ sơ, nhận giấy tờ, chứng từ chi phí cơng tác để làm thủ tục toán với tài vụ vác, tổ chức họp mở rộng nội để thông báo kết chuyến công tác triển khai công việc Thư ký cần phải có chuẩn bị chu chuyến công tác Lãnh đạo có kết tốt đẹp 2.2.6 Nhiệm vụ thư ký việc xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch lãnh đạo Thư ký phải biết phân loại hoạt động quản lý người lãnh đạo đảm nhiệm, nắm khả năng, sở trường lãnh đạo việc thực nhiệm vụ Điều tạo nên mối tương quan chung với toàn nhiệm vụ cơng ty Thư ký có trách nhiệm tổ chức lao động khoa học khối lượng công việc lãnh đạo Đối với lãnh đạo chương trình kế hoạch khơng dạng chi tiết, cụ thể mà khái quát hoá thành kế hoạch quản lý điều hành tác nghiệp toàn tổ chức có tác động đến tổng thể Thư ký cần phải theo dõi hai chương trình kế hoạch: Chương trình kế hoạch hoạt động quan chương trình quản lý lãnh đạo a) Các nguyên tắc xây dựng biện pháp đảm bảo thực chương trình, kế hoạch  Các nguyên tắc: - Các nguyên tắc cấu trúc chương trình, kế hoạch  Nguyên tắc thống  Nguyên tắc khả thi  Nguyên tắc hệ thống - Một số nguyên tắc kỹ thuật xây dựng chương trình: Trang 34  Ngun tắc khơng trùng lặp  Nguyên tắc ưu tiên  Nguyên tắc dự phòng  Nguyên tắc điều chỉnh  Một số biện pháp đảm bảo thực chương trình, kế hoạch - Quyền lực - Thuyết phục - Xây dựng sách hỗ trợ b) Thư ký việc phân loại kế hoạch - Căn theo phạm vi hoạt động gồm:  Kế hoạch chiến lược  Kế hoạch hành động - Căn theo thời gian gồm:  Kế hoạch dài hạn  Kế hoạch ngắn hạn  Kế hoạch trung hạn - Căn theo mức độ cụ thể:  Kế hoạch cụ thể  Kế hoạch định hướng c) Vai trò người Thư ký việc xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác cho Lãnh đạo - Thu thập, phân tích, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch - Xây dựng chương trình, kế hoạch - Tổ chức giám sát việc thực chương trình, kế hoạch Nói tóm lại, chương trình kế hoạch phương tiện hoạt động người lãnh đạo cơng ty Nó đảm bảo cho hoạt động cơng ty thực mục đích yêu cầu đặt Để trở thành người thư ký tốt cần phải hiểu biết quan sát nhiều để khơng nắm vững nghiệp vụ mà phải nắm vững nghề lãnh đạo 2.2.7 Nhiệm vụ thư ký công tác văn thư - Soạn thảo văn bản: Đòi hỏi người Thư ký văn phịng phải có kỹ việc soạn thảo văn Người thư ký cần vào tính chất nội dung văn cần soạn thảo, đồng thời nhiệm vụ quyền hạn thủ trưởng Đồng thời, cần phải có trách nhiệm việc sau: Xác định hình thức, nội dungvà độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập xử lý thơng tin Trang 35 có liên quan; soạn thảo văn bản; trường hợp cần thiết cần đề xuất với thủ trưởng việc tham khảo ý kiến tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan nhằm nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan.Việc soạn thảo cần thoả mãn yêu cầu sang trọng, không mắc lỗi tả, lỗi câu, cú pháp, đảm bảo thể thức đầy đủ nội dung thông tin - Thủ tục trình ký: người thư ký cần phải trình ký thẩm quyền phân cơng phụ trách chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, trước chuyển đến phận văn thư để hoàn thành thủ tục, văn hành cần phải nhân số lượng văn cần phát hành hai giấy, lưu văn thư, lưu hồ sơ công việc thư ký - Tổ chức quản lý giải văn đi: Người thư ký chịu trách nhiệm quản lý tất loại văn phát hành, kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật liên quan đến thủ trưởng theo thủ tục trình tự quy định: kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, ghi số ký hiệu ngày, tháng văn bản; nhân bản; đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn đi; làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; lưu văn - Tổ chức quản lý giải văn đến: Tất văn bản, kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật đơn, thư khiếu nại tố cáo cá nhân, tổ chức gửi đến phải quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, phân loại, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến; giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Lập hồ sơ hành: Khi người Thư ký lập hồ sơ nội dung hồ sơ lập cần phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Thủ trưởng; văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phảo có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc Nội dung việc lập hồ sơ lập theo trình tự sau: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; kết thúc biên mục hồ sơ 2.3 - Phần nội dung công việc giao Soạn thảo văn Tiếp khách Trực điện thoại Trang 36 - Nhận công văn giấy tờ đến Chuyển giao giấy tờ Photo tài liệu Thư ký người giúp việc tổng hợp, mắt xích nối liền người lãnh đạo với cộng sự, họ người cộng tác thân cận lãnh đạo lãnh đạo đặt vào họ tin cậy thích đáng Mặc dù cịn có nhiều thiếu sót nhỏ cơng việc thư ký công ty thực đầy đủ vai trò chức năng, nhiệm vụ người thư ký Trang 37 Chương 3: Một số nhận xét đề xuất kiến nghị 3.1 Đánh giá chung khâu cơng việc Cơng tác hành văn phịng nói chung cơng tác Thư ký văn phịng nói riêng gắn liền với hoạt động quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý lãnh đạo Nội dung cơng tác văn phịng cơng tác Thư ký văn phịng bao gồm nhiều khâu cơng việc, liên quan đến nhiều đối tượng, nhiều phận Việc phối hợp nhịp nhàng khâu công việc, phận, cá nhân liên quan yếu tố đảm bảo cho hoạt động quan đạt hiệu cao Nhìn chung, cơng tác hành văn phịng quan thực vào nề nếp có phân cơng trách nhiệm cụ thể, phận chức thực tốt nhiệm vụ giao Cán thư ký bước chun mơn hố nghiệp vụ ngày ổn định Cơng tác hành văn phịng quan tổ chức theo hình thức tập trung, tức tồn cơng đoạn thao tác nghiệp vụ xử lý văn thực nơi chung cho quan – Phịng Hành Quản trị Đây hình thức tổ chức hợp lý giảm bớt chi phí việc thực công việc ban hành, giải quyết, xử lý văn cho toàn quan, cải tiến tổ chức lao động tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức hố, chun mơn hố đảm bảo thống đạo nghiệp vụ 3.2 Đề xuất biện pháp phát huy, khắc phục Về công tác thư ký: Người thư ký cần hoà đồng với nhân viên phận khác hơn, nhằm tạo thiện chí việc giao tiếp với đồng nghiệp để tăng cường thiết lập mối quan hệ tổ chức thu hút nhiệt tình người công việc nhằm nâng cao suất lao động kết công việc cho quan Thư ký người phân phối thông tin truyền đạt công việc từ cấp đến phận, người Thư ký cần có lực xây dựng quan hệ, Trang 38 phối hợp tốt với cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng khách đến giao tiếp với quan Đi kèm theo tính tình vui vẻ hịa nhã, khơi hài lúc giao tiếp, ứng xử Về công tác văn thư: Cần bố trí thời gian làm việc hợp lý để cán văn thư lập danh mục hồ sơ, hồ sơ công việc hồ sơ nguyên tắc đạt hiệu cao Các đơn vị phòng ban, chức đưa mục lục hồ sơ đơn vị để dựa vào cán văn thư cơng ty lập danh mục hồ sơ cho đơn vị Công văn tài liệu tuyệt mật, tối mật lập hồ sơ riêng, quản lý theo chế độ tài liệu mật giao nộp vào lưu trữ quan theo quy định Các cán nhân viên quan cần có trách nhiệm cơng việc nhiệm vụ giao Chấp hành đầy đủ nội quy, quy chế quan quy định pháp luật hành nghiệp vụ Mỗi cán cần học hỏi nghiên cứu thêm nghiệp vụ chuyên môn thân đáp ứng yêu cầu công việc Trên ý kiến đề xuất cá nhân em qua đợt thực tập SGD Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Ngoại thương Việt Nam 31- 33 Ngô Quyền, em mong muốn cơng tác tổ chức hành quan ngày đạt hiệu đáng khích lệ, đóng góp cho phát triển hành văn phịng nhà nước ta thời kỳ đổi Rất mong đề xuất em lãnh đạo quan quan tâm xem xét Trang 39 Kết luận Văn phòng nơi làm việc cấp quản lý đơn vị, cấp quản lý đơn vị sử dụng văn phòng máy giúp việc tổng hợp Văn phòng mặt quan, đầu mối giao tiếp thông tin, phận thiếu trình tồn hoạt động quan Vì vậy, người Thư ký văn phịng, người giúp việc cho lãnh đạo, trợ thủ đắc lực, cán kỹ thuật máy quản lý, người đại diện có tính chất thay mặt cho lãnh đạo, mắt xích nối liền lãnh đạo cấp dưới, với cán công chức, viên chức quan Người làm cơng tác Thư ký địi hỏi khả làm việc độc lập cao Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực tạo tin cậy, có ý thức trách nhiệm hồn thành tốt cơng việc điều cần thiết Đơi khi, họ thay mặt Lãnh đạo để giao dịch, thương thảo với đối tác Do vậy, khả nghe hiểu, viết, nói đọc gãy gọn điều cần thiết Trong đàm phán, người Thư ký giỏi cịn đóng vai trị trợ lý, lúc lực tính tốn khả suy đốn ln đề cao Ngồi ra, ngoại hình yếu tố cần xem xét Thư ký người thường xuất bên cạnh nhà quản lý cấp cao buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết Hợp đồng Chính vậy, để trở thành người thư ký hoàn thiện, người thư ký phải nhận thức trách nhiệm mình, khơng ngừng học hỏi, phấn đấu công tác Từ việc nhỏ tới việc lớn, thư ký phải vận dụng hết lực mình, khơng xem thường cơng việc Có thể trở thành người thư ký thành công hay không nhận thức trách nhiệm, kinh nghiệm làm việc định, ham học hỏi nhiệt tình cơng việc người thư ký Nó địi hỏi người thư ký cần phải có kỹ trình độ chun mơn, kiến thức xã hội, thiện chí thiết lập quan Trang 40 hệ giao tiếp, kỹ kiềm chế trạng thái cảm xúc, tạo tin cậy Thủ trưởng tôn trọng kỷ luật chủ động cơng việc Với yếu tố nói trên, người thư ký văn phòng hồn thành tốt cơng việc họ khơng thành cơng cơng tác văn phịng mà cịn thành cơng nghiệp Bởi vì, Thư ký giỏi thường đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt cần đến Do vậy, để sẵn sàng cho nấc thang cao tổ chức, người Thư ký cần khơng ngừng rèn luyện để có kiến thức sâu đủ rộng kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế Ngồi ra, người Thư ký cần nhanh chóng nắm bắt hiểu biết sâu sắc tổ chức hoạt động kinh tế quan, tổ chức làm việc Bên cạnh tố chất cần có người Thư ký văn phịng, khơng thể thiếu “giúp đỡ” Khoa học – Kỹ thuật Ngày nay, Khoa học – Kỹ thuật đà phát triển, công nghệ thông tin không ngừng phát triển Con người nhiều cơng sức vào cơng việc Để đạt kết làm việc tốt nhất, người Thư ký cần vận dụng cách thành thạo, bạn có tay cần thiết khơng kể đến cịn xác Vì vậy, tin học giúp đỡ cách đắc lực cho cơng việc nhân viên tồn thể quan nói chung nhân viên văn phịng nói chung Chính hiểu sâu sắc điều người thư ký văn phịng ln cố gắng học hỏi không ngừng trau dồi kiến thức công nghệ thơng tin Hơn nữa, đất nước ta đường “cơng nghiệp hố – đại hố” nên lại cần đến máy móc tinh vi người sử dụng thành thạo Qua đợt thực tập qua việc thực đề tài nhiệm vụ người thư ký văn phòng Sở giao dịch Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam, em trau dồi Trang 41 kiến thức học ghế nhà trường học hỏi thêm công việc thực tế Để nắm bắt vững vàng thực thành công nhiệm vụ Thư ký đòi hỏi người thư ký phải biết nắm bắt điều kiện Khoa học – Kỹ thuật để áp dụng vào công việc, đặc biệt thư ký quan lớn Sở giao dịch Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thươngViệt Nam Trang 42 Trang 43 ... dung văn bản, trước chuyển đến phận văn thư để hoàn thành thủ tục, văn hành cần phải nhân số lượng văn cần phát hành hai giấy, lưu văn thư, lưu hồ sơ công việc thư ký - Tổ chức quản lý giải văn. .. Sở Giao Dịch Ngân Hàng Thư? ?ng Mại Cổ Phần Ngoại Thư? ?ng Việt Nam 31-33 Ngô Quyền Hà Nội  Chương 2: Thực trạng nhiệm vụ người Thư ký văn phòng Sở Giao dịch Ngân Hàng Thư? ?ng Mại Cổ Phần Ngoại Thư? ?ng... người thư ký tốt cần phải hiểu biết quan sát nhiều để khơng nắm vững nghiệp vụ mà phải nắm vững nghề lãnh đạo 2.2.7 Nhiệm vụ thư ký công tác văn thư - Soạn thảo văn bản: Đòi hỏi người Thư ký văn