Nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại Sở Giao dịch Vietcombank

Mục lụcDanh mục viết tắtChương 1: Khái quát về SGD NHTMCP NT VN1.1Lịch sử hình thành1.1.1Sự ra đời và phát triển của NHTMCP NT VN1.1.2Sự ra đời và phát triển của SGD NHTMCP NT VN 1.2Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của SGD NHTMCP NT VN1.3Cơ cấu tổ chức của SGD NHTMCP NT VN1.3.1Sơ đồ mô hình tổ chức của SGD NHTMCP NT VN1.3.2Cơ cấu, chức năng các phòng, ban1.4 Phòng Hành chính Quản trịChương 2: Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng tại SGD NHTMCP NT VN2.1 Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng tại SGD NHTMCP NT VN2.2 Nội dung thực tập và kết quả đạt được tại SGD NHTMCP NT VN2.2.1 Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng trong việc tiếp đãi khách 2.2.2 Thu thập và cung cấp thông tin, tổ chức liên lạc cho Lãnh đạo2.2.3 Tổ chức Hội nghị 2.2.4 Tổ chức Phòng làm việc và bố trí các thiết bị máy móc trong phòng Lãnh đạo 2.2.5 Thư ký trong công tác và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng 2.2.6 Thư ký trong việc xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch của lãnh đạo 2.2.7 Công tác văn thư trong nghiệp vụ thư ký 2.3 Phần nội dung công việc được giao Chương 3: Một số nhận xét và đề xuất kiến nghị 3.1 Đánh giá chung về các khâu công việc 3.2 Đề xuất các biện pháp phát huy, khắc phục Kết luận

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG



BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG

CƠ QUAN THỰC TẬP: SỞ GIAO DỊCH NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị HằngSinh ngày : 14/08/1991

Lớp : Thư ký văn Phòng K4A

HÀ NỘI

THÁNG 05/ 2012

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập tốt nghiệp là một khâu quan trọng, là cơ hội để mỗi sinh viên bướcđầu vận dụng kiến thức đã học để nghiên cứu, phân tích, đánh giá các vấn đề thựctiễn nảy sinh trong quản lý cũng như trong hoạt động thực tiễn tại đơn vị thực tập

1 Lý do chọn đề tài:

Thư ký là bộ mặt thứ hai của công ty sau giám đốc Đó là cánh tay phải đắclực cho giám đốc nói riêng và công ty nói chung Thư ký còn là người truyền đạtcác mệnh lệnh quyết định của giám đốc, hay các nhiệm vụ đã được giao tới toànthể công ty hoặc những người có liên quan

Chính vì vậy, ngoài những nghiệp vụ chuyên môn và phẩm chất cơ bản.Người thư ký còn cần phải khả năng ngoại ngữ tốt, vi tính thành thạo, khéo léo,nhạy bén, am hiểu, có trí nhớ tốt, có tính độc lập, có khả năng diễn thuyết và cóchính kiến Đó chính là những hình ảnh thể hiện một người thư ký chuyên nghiệp

Đó là lý do em lựa chọn đề tài “Nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại Sở giao dịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam” Nhằm nghiên cứu về nghiệp vụ

của người thư ký tại cơ quan này để bổ sung những kiến thức đa dạng từ thực tế

2 Lịch sử nghiên cứu.

Trong quá trình tham gia nghiên cứu tại Sở giao dịch Ngân hàng Thương mại

Cổ phần Ngoại thương Việt Nam em được biết mình là người đầu tiên chọn đề tài

“nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng” tại đây Bởi vì, cơ quan này hoạt động

về mảng kinh tế, tài chính - ngân hàng nên hầu hết sinh viên thực tập tại đây làsinh viên của các trường kinh tế, ngân hàng, ngoại thương

3 Mục tiêu nghiên cứu.

Mục tiêu khi nghiên cứu đề tài của em nhằm đi sâu và nghiên cứu, tìm hiểu vàtìm ra những sự mới mẻ trong nhiệm vụ hoạt động của người thư ký văn phòng tại

Sở giao dịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

4 Đối tượng nghiên cứu.

Do thực tập tại Phòng Hành chính – Quản trị nên em được tiếp cận với nhiều

quan đến ngành nghề của mình Trong đó, đối tượng nghiên cứu chủ yếu của em làThư ký của Ban lãnh đạo

5 Phạm vi nghiên cứu.

Phạm vi nghiên cứu nằm trong các nghiệp vụ chuyên môn, các nhiệm vụ củangười thư ký văn phòng tại Sở giao dịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

6 Phương pháp nghiên cứu.

Phương pháp nghiên cứu của em chủ yếu qua việc quan sát, đọc tài liệu, traođổi thông tin và internet Đồng thời, kết hợp với việc thông qua các thực tiễn của

cơ quan

7 Ý nghĩa của đề tài.

Nhằm đi sâu vào nghiên cứu thực tế người thư ký văn phòng với các hoạtđộng thực tiễn cũng như khẳng định vị trí của người thư ký văn phòng trong mộtxã hội phát triển như hiện nay và hướng đến sự thành công cũng như khả năngthực sự và đáng được đánh giá cao trong tương lai

8 Bố cục đề tài: Được chia thành 3 phần như sau:

Báo cáo thực tập này là thành quả sau quá trình học tập, nghiên cứu về lý luận

và các vấn đề lý thuyết tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội và thực tập tại Sở GiaoDịch Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Ngoại Thương Việt Nam 31-33 NgôQuyền Hà Nội Trong thời gian thực tập tại đây, em đã được tạo cơ hội để tiếp cận

và tìm hiểu thực tế về đặc điểm, cơ cấu tổ chức cũng như tình hình hoạt động và

nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng của Ngân hàng Qua đó, em đã bước đầutrang bị được những kinh nghiệm cơ bản cho bản thân.

Do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo của em không tránhkhỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ dẫn và đóng góp ý kiến củanhà trường, Khoa Quản trị văn phòng và các thầy, cô giáo bộ môn nghiệp vụ Thư

ký văn phòng để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô giáo Thạc sỹNguyễn Thị Kim Chi, Khoa Quản trị văn phòng và các thầy cô giáo trong Trườngcùng với Ban lãnh đạo Sở giao dịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 31-33Ngô Quyền và các cô, chú, anh, chị tại Sở Giao Dịch Ngân Hàng Thương Mại CổPhần Ngoại Thương Việt Nam đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này

Mục lục

Danh mục viết tắt 5

Chương 1: Khái quát về SGD NHTMCP NT VN 6

1.1 Lịch sử hình thành 6

1.1.1 Sự ra đời và phát triển của NHTMCP NT VN 6

1.1.2 Sự ra đời và phát triển của SGD NHTMCP NT VN 8

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của SGD NHTMCP NT VN 11

1.3 Cơ cấu tổ chức của SGD NHTMCP NT VN 12

1.3.1 Sơ đồ mô hình tổ chức của SGD NHTMCP NT VN 12

1.3.2 Cơ cấu, chức năng các phòng, ban 13

1.4 Phòng Hành chính Quản trị 17

Chương 2: Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng tại SGD NHTMCP NT VN 19

2.1 Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng tại SGD NHTMCP NT VN 19

2.2 Nội dung thực tập và kết quả đạt được tại SGD NHTMCP NT VN 20

2.2.1 Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng trong việc tiếp đãi khách 20

2.2.2 Thu thập và cung cấp thông tin, tổ chức liên lạc cho Lãnh đạo 23

2.2.3 Tổ chức Hội nghị 25

2.2.4 Tổ chức Phòng làm việc và bố trí các thiết bị máy móc trong phòng Lãnh đạo 27

2.2.5 Thư ký trong công tác và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng 29

2.2.6 Thư ký trong việc xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch của lãnh đạo 32

2.2.7 Công tác văn thư trong nghiệp vụ thư ký 34

2.3 Phần nội dung công việc được giao 35

Chương 3: Một số nhận xét và đề xuất kiến nghị 36

3.1 Đánh giá chung về các khâu công việc 36

3.2 Đề xuất các biện pháp phát huy, khắc phục 36

Kết luận 38

DANH MỤC VIẾT TẮT

TMCP Thương mại Cổ phần

chính, Ngân hàng TMCP Ngoại Thương

Hà Nội

Chương 1: Khái quát về Sở Giao Dịch Ngân Hàng Thương Mại

Cổ Phần Ngoại Thương Việt Nam 31-33 Ngô Quyền Hà Nội.

1.1 Lịch sử hình thành.

1.1.1 Sự ra đời của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.

Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam trước đây, nay là Ngân hàng TMCPNgoại thương Việt Nam (Vietcombank) chính thức đi vào hoạt động ngày01/4/1963, với tổ chức tiền thân là Cục Ngoại hối (trực thuộc Ngân hàng Nhà nướcViệt Nam), do Hội đồng Chính phủ ban hành trên cơ sở tách ra từ Cục Quản LíNgoại Hối trực thuộc Ngân hàng Trung ương (nay là NHNN), Ngân hàng Ngoạithương Việt Nam chính thức ra mắt và đi vào hoạt động, với tư cách một phápnhân Ngân hàng Thương mại giao dịch trên thương trường trong nước và quốc tế.Tại thời điểm này, NHNT đóng vai trò là Ngân hàng chuyên doanh đầu tiên và duynhất của Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại bao gồm cho vay tàitrợ xuất nhập khẩu và các dịch vụ kinh tế đối ngoại khác Kể từ ngày đó, thương

hiệu Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chính thức ra đời.

Ngày 26/03/1988 Hội đồng Bộ trưởng (HĐBT) đã ra nghị định số 53/HĐBTquy định rõ: NHNN là cơ quan của HĐBT được tổ chức thành hệ thống nhất trongcả nước gồm 2 cấp: NHNN là cấp quản lí và các ngân hàng chuyên doanh trựcthuộc gồm: Ngân hàng Ngoại Thương, Ngân hàng Công Thương, Ngân hàng Đầu

tư và phát triển Việt Nam và Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam

Đến ngày 14/11/1990, NHNT chính thức chuyển từ một ngân hàng chuyêndoanh, độc quyền trong hoạt động kinh tế đối ngoại sang một NHTM NN hoạtđộng đa năng theo Quyết định số 403- CT ngày 14/11/1990 của Chủ tịch hội đồngBộ trưởng Với 02 pháp lệnh được ban hành, NHNT về kinh doanh ngoại hốichuyển vào môi trường tự do cạnh tranh với các ngân hàng thương mại khác

Ngày 21/09/1996, được sự ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ, Thống đốcNHNN đã ký Quyết định số 286/QĐ-NH5 về việc thành lập lại NHNT theo mô

hình Tổng công ty 90, 91 được quy định tại Quyết định số 90/QĐ-TTg ngày 07tháng 03 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ.

Ngày 02/06/2008, theo Quyết định số 138/GP-NHNN ngày 23/05/2008 củaThống đốc NHNN, Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam chính thức chuyển đổithành từ NHTM Nhà nước thành NHTMCP lấy tên là NHTMCP Ngoại thương

Là ngân hàng thương mại nhà nước đầu tiên được Chính phủ lựa chọn thựchiện thí điểm cổ phần hoá, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chính thức hoạtđộng với tư cách là một Ngân hàng TMCP vào ngày 02/6/2008 sau khi thực hiệnthành công kế hoạch cổ phần hóa thông qua việc phát hành cổ phiếu lần đầu racông chúng Ngày 30/6/2009, cổ phiếu Vietcombank (mã chứng khoán VCB)chính thức được niêm yết tại Sở Giao dịch Chứng khoán Thành Phố Hồ Chí Minh.Trải qua gần 50 năm xây dựng và phát triển, Vietcombank đã có những đónggóp quan trọng cho sự ổn định và phát triển của kinh tế đất nước, phát huy tốt vaitrò của một ngân hàng đối ngoại chủ lực, phục vụ hiệu quả cho phát triển kinh tếtrong nước, đồng thời tạo những ảnh hưởng quan trọng đối với cộng đồng tài chínhkhu vực và toàn cầu

Từ một ngân hàng chuyên doanh phục vụ kinh tế đối ngoại, Vietcombankngày nay đã trở thành một ngân hàng đa năng hoạt động đa lĩnh vực, cung cấp chokhách hàng đầy đủ các dịch vụ tài chính hàng đầu trong lĩnh vực thương mại quốctế; trong các hoạt động truyền thống như kinh doanh vốn, huy động vốn, tín dụng,tài trợ dự án…cũng như mảng dịch vụ ngân hàng hiện đại: kinh doanh ngoại tệ vàcác công vụ phái sinh, dịch vụ thẻ, ngân hàng điện tử…

Sở hữu hạ tầng kỹ thuật ngân hàng hiện đại, Vietcombank có lợi thế rõ néttrong việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào xử lý tự động các dịch vụ ngân hàng,phát triển các sản phẩm, dịch vụ điện tử dựa trên nền tảng công nghệ cao Các dịchvụ: VCB Internet Banking, VCB Money, SMS Banking, VCB Cyber Bill Payment,

… đã, đang và sẽ tiếp tục thu hút đông đảo khách hàng bằng sự tiện lợi, nhanhchóng, an toàn, hiệu quả, dần tạo thói quen thanh toán không dùng tiền mặt chokhách hàng

Sau gần nửa thế kỷ hoạt động trên thị trường, Vietcombank hiện có trên12.500 cán bộ nhân viên, với gần 400 Chi nhánh/Phòng Giao dịch/Văn phòng đạidiện/Đơn vị thành viên trong và ngoài nước, gồm Hội sở chính tại Hà Nội, 1 SởGiao dịch, 78 chi nhánh và hơn 300 phòng giao dịch trên toàn quốc, 3 công ty contại Việt Nam, 2 công ty con tại nước ngoài, 1 văn phòng đại diện tại Singapore, 5công ty liên doanh, liên kết Bên cạnh đó, Vietcombank còn phát triển một hệthống Autobank với 1.700 ATM và 22.000 điểm chấp nhận thanh toán thẻ (POS)trên toàn quốc Hoạt động ngân hàng còn được hỗ trợ bởi mạng lưới hơn 1.300ngân hàng đại lý tại 100 quốc gia và vùng lãnh thổ.

Với bề dày hoạt động và đội ngũ cán bộ có chuyên môn vững vàng, nhạy bénvới môi trường kinh doanh hiện đại, mang tính hội nhập cao…Vietcombank luôn

là sự lựa chọn hàng đầu của các tập đoàn, các doanh nghiệp lớn và của hơn 6 triệukhách hàng cá nhân

Bằng trí tuệ và tâm huyết, các thế hệ cán bộ nhân viên Vietcombank đã, đang

và sẽ luôn nỗ lực để xây dựng Vietcombank xứng đáng với vị thế là “Ngân hànghàng đầu vì Việt Nam thịnh vượng”

Hiện tại Vietcombank đang hoạt động mạnh mẽ với:

 Tên gọi: Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam

 Tên giao dịch quốc tế: Joint Stock Commercial Bank for Foreign Trade ofViet Nam

 Tên viết tắt: Vietcombank

 Trụ sở chính: 198 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội

 Điện thoại: (84)-4-9343137

 Website: http://www.vietcombank.com.vn

1.1.2 Sự ra đời của Sở Giao dịch Vietcombank.

Cùng với sự phát triển của NH TMCPNT Việt Nam, SGD NHNT cũng ngàymột phát triển, mở rộng về quy mô lẫn nghiệp vụ

Năm 1991, SGD NHNT TW được thành lập Trong thời gian đầu thành lập,SGD là đơn vị phụ thuộc VCB H.O, thực hiện các hoạt động của VCB H.O SGDđóng vai trò đầu mối thực thi chiến lược phát triển các sản phẩm, dịch vụ củaNHNT VN, là cầu nối cho NHNT VN với khách hàng của mình

Ngày 20/01/2001, NHNT VN khai trương tòa nhà VCB Tower tại địa chỉ 198Trần Quang Khải, Hà Nội VCB H.O và SGD NHNT TW được đặt tại Trụ sở này.SGD đã thành lập thêm mạng lưới các PGD trên khắp địa bàn Thành phố HàNội, đến nay đã có 22 PGD; tăng thời gian giao dịch tại các PGD này để phục vụnhu cầu giao dịch của khách hàng được thuận lợi hơn

Cùng với toàn bộ hệ thống NHNT VN, SGD thực hiện đa dạng hóa và năngcao chất lượng các sản phẩm mới, đi đầu trong ngành ngân hàng như: thẻ rút tiền

tự động ATM, thẻ tín dụng quốc tế Vietcombank MasterCard, thẻ tín dụngVietcombank VISA, thẻ Amex; triển khai hệ thống dịch vụ VCB Online và hệthống giao dịch tự động (Conect 24), dịch vụ thương mại điện tử "VietcombankCyber Bill Payment"(V-CBP); chấp nhận giao dịch thẻ VISA, thẻ MasterCard trên

hệ thống giao dịch tự động VCB-ATM; thực hiện các nghiệp vụ như quyền chọn(Option), bao thanh toán (Factoring), triển khai hoạt động bảo hiểm nhân thọ quangân hàng

Ngày 28/12/2005, theo quyết định số 1215/QĐ-NHNT TCCB&ĐT của Hộiđồng quản trị NHNT VN và tới ngày 01/01/2006, SGD được chính thức tách khỏiHội sở chính, hoạt động như 1 chi nhánh, có tư cách pháp nhân, có con giấu, có tàikhoản riêng SGD cùng các chi nhánh trong toàn hệ thống trên cả nước sẽ khôngngừng xây dựng và phát triển, phục vụ tốt nhất các nhu cầu của khách hàng, gópphần thiết thực vào sự phát triển nền kinh tế nước nhà

Ngày 30/10/2008, SGD NHTMCP Ngoại thương VN đã chính thức khaitrương trụ sở hoạt động mới tại 31-33 Ngô Quyền, Phường Hàng Bài, Quận Hoàn

Kiếm, Hà Nội Với trụ sở làm việc mới, SGD đã thêm 1 bước khẳng định sự độclập, tự chủ trong hoạt động của mình.

Bên cạnh hoạt động như 1 chi nhánh VCB với thị phần lớn trong nhiều lĩnhvực tại Hà Nội, SGD còn là nơi tiên phong thực hiện các chủ trương chính sáchcủa VCB, đi đầu trong việc thử nghiệm và triển khai các sản phẩm mới cũng như

thức hiện 1 số nghiệp vụ đặc thù khác

Ngày 30/10/2008, Sở giao dịch Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoạithương Việt Nam (Vietcombank) đã chính thức khai trương trụ sở hoạt động mớitại địa chỉ 31-33 Ngô Quyền, Phường Hàng Bài, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố HàNội, đồng thời tổ chức hội nghị khách hàng năm 2008

Điểm giao dịch mới của SGD nằm ngay giữa trung tâm thủ đô, thuận lợi vềgiao thông, với mật độ dân cư lớn, hệ thống doanh nghiệp và cơ quan dày đặc,cùng với sự xuất hiện của rất nhiều ngân hàng, sẽ tạo ra sự cạnh tranh mạnh mẽ và

là một lợi thế để Sở giao dịch Vietcombank phát huy tốt hiệu quả hoạt động với thếmạnh về vốn và các hoạt động nghiệp vụ chuyên biệt của một ngân hàng đối ngoại,cũng như các dịch vụ ngân hàng bán lẻ và nhiều sản phẩm mới hướng đến kháchhàng cá nhân mà Sở giao dịch đang triển khai

Ông Nguyễn Hoà Bình, Chủ tịch HĐQT Vietcombank đánh giá: “Mặc dù mớichính thức tách ra hoạt động độc lập với Hội Sở chính được gần 3 năm nhưngtrong thời gian qua, Sở giao dịch đã nhanh chóng khẳng định được vị thế “anh cả”trong đại gia đình VCB Bên cạnh hoạt động như một Chi nhánh Vietcombank vớithị phần lớn trong nhiều lĩnh vực tại Hà Nội, Sở giao dịch còn là nơi tiên phongthực hiện các chủ trương chính sách của VCB, đi đầu trong việc thử nghiệm vàtriển khai các sản phẩm mới cũng như thực hiện một số nghiệp vụ đặc thù khác.SGD luôn là đơn vị dẫn đầu trong toàn hệ thống VCB về quy mô huy động vốn,ngay cả trong những thời điểm̀ công tác huy động vốn gặp nhiều khó khăn SGDcũng là một trong hai đơn vị có đóng góp lớn nhất cho lợi nhuận của VCB

Với trụ sở làm việc mới, SGD đã thêm một bước khẳng định sự độc lập, tựchủ trong hoạt động của mình SGD sẽ phát huy những thành quả đã đạt được đểtiếp tục phát triển trong bối cảnh tình hình kinh tế trong và ngoài nước nhiều khókhăn và thị trường tài chính tiền tệ có nhiều biến động phức tạp như giai đoạn hiệnnay SGD sẽ không chỉ mới về địa điểm mà còn đặc biệt mới trong nhận thức,trong thực tiễn công tác; không chỉ mới về cơ sở vật chất phục vụ công việc màcòn không ngừng đổi mới, cải thiện chất lượng dịch vụ, xây dựng phong cách làmviệc và tác phong phục vụ khách hàng hiện đại, chuyên nghiệp, văn minh, lịch sự;không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc Đó chính lànhững yếu tố cốt lõi góp phần vào sự phát triển bền vững của VCB”.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của SGD Vietcombank.

Vietcombank chịu sự ảnh hưởng của Ngân hàng Nhà nước, các Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố thuộc TW theochức năng quy định, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này với tư cách là

cơ quan thực hiện quyền sở hữu đối với doanh nghiệp Nhà nước theo quy địnhLuật Doanh nghiệp Nhà nước và các quy định khác của Chính phủ

Dưới sự quản lý của Vietcombank thì SGD Vietcombank có các chức năng,nhiệm vụ quyền hạn như sau:

- Huy động vốn theo các quy định hướng dẫn của NH TMCPNT Việt Namtheo các hình thức sau:

 Nhận tiền gửi không kỳ hạn và có kỳ hạn, tiền gửi thanh toán bằng đồngViệt Nam và ngoại tệ của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước

 Phát hành các loại chứng chỉ, tiền gửi, tín phiếu, kỳ phiếu, trái phiếuNgân hàng

 Tiếp nhận vốn tài trợ xuất khẩu và vốn uỷ thác đầu tư của Ngân hàngnước ngoài hoặc tổ chức quốc tế do NH TMCPNT phân bổ

 Các hình thức huy động vốn khác

- Cho vay bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ đối với các tổ chức kinh tế, cánhân và hộ gia đình thuộc thành phần kinh tế theo quy định.

- Thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh, tái bảo lãnh cho các doanh nghiệp, tổ chức tàichính – tín dụng trong và ngoài nước theo quy định

- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế, chiết khấu, bao thanh toán, kinhdoanh ngoại tệ và dịch vụ Ngân hàng đối ngoại theo quy định về quản lýngoại hối của NHNN và NH TMCPNT Việt Nam

- Thực hiện cung ứng các phương tiện thanh toán và thực hiện các dịch vụthanh toán, chuyển tiền thu chi hộ, nhờ thu, dịch vụ ngân quỹ cho kháchhàng theo quy định của NH TMCPNT Việt Nam

- Thực hiện chế độ kế toán, quản lý tài chính và lập báo cáo tài chính theo quyđịnh của NH TMCP NT Việt Nam

- Thực hiện công tác quản lý ngân quỹ theo quy định tại Quy định về việcgiao nhận, bảo quản, vận chuyển, quy trình thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy

tờ có giá trị, ấn chỉ quan trọng của NH TMCPNT Việt Nam

- Thống kê báo cáo số liệu, tình hình hoạt động theo quy định của NHNN và

1.3 Cơ cấu tổ chức của Vietcombank Ngô Quyền.

Lãnh đạo SGD NHNT VN gồm có 1 Giám đốc và 4 Phó Gíám đốc phụ tráchcác mảng nghiệp vụ Hiện tại SGD có khoảng gần 700 nhân viên, với 39 phòngchức năng trong đó có 5 phòng chuyên môn, 19 phòng nghiệp vụ đặt tại trụ sở và

15 PGD được đặt tại các địa điểm trên khắp Tp Hà Nội

1.3.1 Sơ đồ mô hình tổ chức của SGD NHTMCP Ngoại thương VN

1.3.2 Cơ cấu chức năng các phòng, ban: bao gồm 5 nhóm

1.3.2.1 Nhóm hỗ trợ.

- Phòng quản lí nhân sự: thực hiện công tác tổ chức bộ máy và quản lí cán bộ

tại SGD

- Phòng kế toán tài chính: triển khai thực hiện chế độ kế toán tài chính, chế độ

báo cáo kế toán và hạch toán tại SGD

SGD

15 PGD Nhóm hỗ

trợ

Nhóm kinh doanh dịch vụ

Nhóm tín dụng

Nhóm thanh toán

Phòng thanh toán thẻ

Phòng thanh toán quốc tế

Phòng quan

hệ khách hàng

Phòng quản lí

nhân sự

Phòng kinh doanh dịch vụ

Phòng bảo lãnh

Phòng vay viện trợ SGD Khách hàng

thể nhân

Phòng kiểm

tra nội bộ

Phòng vốn và kinh doanh ngoại tệ

Phòng TD cho DN nhỏ

và vừa Phòng tin học

Phòng kế toán giao dịch

Tổ quản lí quỹ ATM

- Phòng kiểm tra nội bộ: thực hiện kiểm tra giám sát việc thực hiện các văn

bản pháp luật; quy chế, quy định của NHNT VN nhằm hạn chế rủi ro tronghoạt động kinh doanh của SGD để bảo vệ lợi ích các bên tham gia (Nhànước, Ngân hàng và khách hàng của SGD)

- Phòng hành chính quản trị: thực hiện công tác hành chính, quản trị tại SGD.

nghiên cứu, xây dựng, mở rộng phát triển mạng lưới của SGD trên địa bàn

Hà Nội và các vùng lân cận theo phương hướng kế hoạch mà lãnh đạo đã đề

ra cho từng giai đoạn cụ thể

- Phòng tin học: quản lí duy trì hệ thống công nghệ thông tin trong kinh doanh

của SGD đảm bảo hoạt động kinh doanh được duy trì ổn định

1.3.2.2 Nhóm tín dụng.

- Phòng quan hệ khách hàng: thực hiện công tác phát triển và quan hệ với các

khách hàng có quan hệ tín dụng với ngân hàng là doanh nghiệp Dựa trênnhững thông tin do phòng quan hệ khách hàng thu thập và cung cấp, phòng

sẽ thực hiện thẩm định đánh giá mức độ rủi ro từ đó quyết định cho vay haykhông, xây dựng chính sách quản lí rủi ro tín dụng, quản lí danh mục đầutư

- Phòng quản lí nợ: quản lí theo dõi, phát hiện xử lí rủi ro các khoản nợ vay

 Hai phòng trên là các phòng nghiệp vụ thực hiện cấp tín dụng theo mô thứcquản lí mới: tín dụng qua 2 phòng; có chức năng triển khai nghiệp vụ tíndụng đối những phương án khách hàng của đối tượng khách hàng là các tổchức theo đúng các quy định, quy chế, thể lệ về cho vay hiện hành củaNHNN VN và NH TMCPNT VN

- Phòng tín dụng trả góp và tiêu dùng: triển khai nhiệm vụ cho vay trả góp,tiêu dùng với đối với khách hàng là thể nhân (trừ các nghiệp vụ tín dụngthông qua thanh toán thẻ)

- Phòng đầu tư dự án: thực hiện cấp tín dụng trung và dài hạn cho các kháchhàng tại SGD

- Phòng tín dụng cho Doanh nghiệp nhỏ và vừa: thực hiện triển khai nghiệpvụ cho vay đối với những phương án kinh doanh của đối tượng khách hàng

là các doanh nghiệp nhỏ và vừa

1.3.2.3 Nhóm thanh toán

- Phòng thanh toán quốc tế:

+ Thực hiện công tác thanh toán quốc tế hàng nhập khẩu mậu dịch vàdịch vụ đối ngoại liên quan đến nhập khẩu tại SGD

+ Thực hiện toàn bộ công tác thanh toán hàng hóa xuất khẩu và dịch vụđối ngoại của các đơn vị trong nước với nước ngoài qua SGD

- Phòng bảo lãnh: thực hiện các nghiệp vụ bảo lãnh và tái bảo lãnh của SGDđối với khách hàng

- Phòng vay nợ viện trợ: có chức năng quản lí và thực hiện các nghiệp vụthanh toán đối ngoại sử dụng nguồn vốn vay viện trợ ODA

1.3.2.4 Nhóm kinh doanh dịch vụ:

- Phòng thanh toán thẻ: thực hiện việc phát hành và thanh toán các loại thẻ

quốc tế, thẻ VCB tại SGD

- Phòng hối đoái: có chức năng phục vụ các đối tượng khách hàng là cá nhân

bao gồm: Quản lí hồ sơ thông tin tài khoản, thông tin khách hàng; Quản lí vàthực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản tiền gửi, tiền vay của kháchhàng là cá nhân; Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền tệ, thanh toánđối ngoại với khách hàng là cá nhân; Thực hiện các chuyển tiền trong nướccủa khách hàng là cá nhân, quản lí các chứng từ có giá phục vụ cho nghiệpvụ của phòng

- Phòng tiết kiệm: thực hiện công tác huy động vốn tiết kiệm bằng VNĐ và

ngoại tệ tại SGD

- Phòng ngân quỹ: có chức năng triển khai thực hiện công tác quản lí giấy tờ

có giá tại SGD, thu chi tiền mặt VNĐ và ngoại tệ

- Phòng vốn và kinh doanh ngoại tệ: thực hiện quản trị và điều hành lãi suất tỉ

giá, huy động và kinh doanh vốn VNĐ và ngoại tệ tại SGD

- Phòng khách hàng đặc biệt: chức năng tham mưu cho ban giám đốc trong

việc xây dựng chính sách đối với khách hàng thể nhân và cung cấp dịch vụtài chính ngân hàng cho khách hàng đặc biệt của SGD (là các khách hàngthể nhân có số dư tiền gửi lớn, hoặc cán bộ cao cấp Nhà nước, lãnh đạo cácbộ ngành )

- Phòng kế toán giao dịch: có chức năng phục vụ đối tượng khách hàng là tổ

chức (cư trú và không cư trú) và có quan hệ với SGD

- Tổ quản lí quỹ ATM: có chức năng cung ứng các dịch vụ, là đầu mối xử lí

các sự cố hoặc đè xuất xử lí các sự cố phát sinh để đảm bảo cho hoạt độngcủa hệ thống máy ATM của SGD

- Tổ phát triển nghiệp vụ ngân hàng bán lẻ: có chức năng nghiên cứu việc

cung cấp các sản phẩm dịch vụ, mở rộng phát triển mạng lưới bán lẻ

1.3.2.5 Các phòng giao dịch(PGD)

Các PGD là đơn vị hạch toán báo sổ trực thuộc SGD, hoạt động trên địa bànThành phố Hà Nội chịu sự quản lí giám sát trực tiếp của giám đốc SGD; có chứcnăng thực hiện các nghiệp vụ huy động vốn tiết kiệm, cho vay khách hàng là cáccá nhân, thực hiện các nghiệp vụ thanh toán dịch vụ vãng lai trên địa bàn và cácnghiệp vụ liên quan đến tài khoản tiền gửi của các pháp nhân

Giữa các phòng, ban của SGD có quan hệ mật thiết với nhau Phòng thammưu hỗ trợ các phòng khác hoạt động liên tục liền mạch, phòng nghiệp vụ phảiphối hợp phòng tham mưu để quá trình thực hiện nghiệp vụ diễn ra thuận lợi trôichảy, có tổ chức Mặc dù độc lập thực hiện nghiệp vụ của phòng mình nhưng giữacác phòng nghiệp vụ này vẫn có sự liên hệ phối hợp làm việc với nhau, quy trìnhlàm việc trong nội bộ SGD được tiến hành chính xác như 1 dây chuyền mà mỗiphòng ban là 1 mắt xích Các PGD tuy được đặt ở nhiều địa điểm khác nhau,không tập trung cùng địa điểm với SGD nhưng hoạt động lại liên quan mật thiếtvới phòng Ngân quỹ, các phòng Hành chính Quản trị

1.4 Phòng Hành chính Quản trị:

Thực hiện công tác hành chính, quản trị tại SGD Nghiên cứu, xây dựng, mởrộng phát triển mạng lưới của SGD trên địa bàn Hà Nội và các vùng lân cận theophương hướng kế hoạch mà lãnh đạo đã đề ra cho từng giai đoạn cụ thể.

Tham mưu cho Ban lãnh đạo công tác Hành chính quản trị, thực hiện công tác

an ninh – quốc phòng, vệ sinh môi trường, chăm sóc sức khỏe; Xây dựng và bảoquản cơ sở vật chất, thực hiện dự án đầu tư máy móc thiết bị, theo dõi sử dụng hiệuquả tài sản phục vụ cho làm việc

Nhiệm vụ cụ thể của Phòng Hành chính Quản trị là:

- Soạn thảo báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ các đơn vị phục vụ

giao ban hàng tháng, lên lịch công tác hàng tuần

- Xây dựng và đề xuất quy định thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của cơ

quan; Thực hiện các công tác văn thư lưu trữ của cơ quan; Sử dụng quản lýcon dấu của cơ quan; quản lý chữ ký của các cấp lãnh đạo cơ quan

- Tiếp nhận, phân loại văn bản các đơn vị trong cơ quan và ngoài cơ quan

trình Ban lãnh đạo phê duyệt, sao lục các văn bản của cơ quan và cấp trêntheo quy định của Ban lãnh đạo, tiếp khách đến liên hệ công tác

- Quản lý cơ sở vật chất; phối hợp với phòng,ban sử dụng; đảm bảo vệ sinh

môi trường; thực hiện các loại hình dịch vụ và sản xuất

- Mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm; quản lý các phương tiện thông tin liên

lạc

- Lập kế hoạch mua sắm cơ sở vật chất, trang thiết bị, máy móc, vật tư kỹ

thuật, dụng cụ, công cụ, phục vụ cho làm việc

- Xây dựng, tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định sử dụng tài sản,

đánh giá chất lượng tài sản của các đơn vị làm cơ sở sửa chữa và mua mới

- Phối hợp với phòng Kế toán Tài chính định giá, phân loại tài sản tiến hành

làm thủ tục thanh lý tài sản đã hết hạn sử dụng theo đúng quy định của tàichính

- Quản lý xăng dầu, lập kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa ô tô và điều phối xe

phục vụ cho các hoạt động của cơ quan

- Chủ động xây dựng kế hoạch an ninh trật tự, công tác quốc phòng, tự vệ,

phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai trong toàn cơ quan

Tổ Bảo vệ Phó phòng Phó phòng

Chương 2: Nhiệm vụ của người Thư ký tại SGD NHTMCP NT Việt Nam

Ngành Thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới nhiều hình thức làmviệc của các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngànhThư ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì vẫncòn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ và tầm quan trọng củangành Thư ký là gì

Vậy Thư ký là gì? Thư ký là người trợ lý, giúp việc cho Thủ trưởng trong mọilĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi, chức năng hoạt động của văn phòng Vậy tathấy rằng người Thư ký đã góp phần rất quan trọng trong sự thành công của côngviệc và là một người Thư ký văn phòng, người được đảm nhận một phần hoặc toànbộ công việc liên quan đến lĩnh vực văn phòng một phạm vi hoạt động rất rộnglớn Vì thế chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng rất quan trọng

Và sau một thời gian được về thực tập tại cơ quan, qua quá trình làm việc vàhọc hỏi em rút ra được một một số kinh nghiệm rất quý báu Đây là một cơ quanhoạt động theo cơ chế Thủ trưởng, cho nên công tác thư ký là một công tác quantrọng của cơ quan

Chính vì vậy, người Thư ký phải giải phóng Thủ trưởng khỏi những công việcphức tạp thì Thủ trưởng mới có thời gian thì Thủ trưởng mới có thời gian thực hiệnnhững công việc quan trọng Theo Lê-nin thư ký là loại lao động để tất cả các côngviệc được chọn lọc, đánh giá sơ bộ và ông cho rằng thư ký là cái “phin pha càphê”, tức là thư ký phải có khả năng sàng lọc những thông tin thô để đem lại hiệuquả cao nhất cho công việc Người thư ký càng hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ củamình bao nhiêu thì người thủ trưởng càng có khả năng thực hiện tốt công việc củamình bấy nhiêu

2.1 Nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại Sở Giao dịch Vietcombank.

Nhiệm vụ và quyền hạn của người thư ký là hai vấn đề không thể tách biệt Ởmỗi nhiệm nhiệm vụ khác nhau người Thư ký phải được trao những quyền hạn