Hoạch Định Phạm Vi Dự Án

CHƯƠNG HOẠCH ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN CÁC NỘI DUNG CHÍNH   Hoạch định việc thực dự án Hoạch định phạm vi dự án Xác định danh mục công việc dự án  Xác định trình tự công việc  Ước lượng thời gian chi phí công việc *Lập KH tiến độ dự án -Các công cụ, xsuat hoàn thành,kỹ thuật *Lập KH phân phối nguồn lực  KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN  Khái niệm   Lập kế hoạch dự án việc xác định phân bổ công việc dự án theo trình tự logic, qui định rõ công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực thời gian cần thiết để hoàn thành mục tiêu xác định dự án Vị trí   Lập kế hoạch bước sau dự án xác định bước khởi đầu cho giai đoạn thực dự án Có ý nghĩa quan trọng định việc biến dự án thành thực Ý NGHĨA CỦA KẾ HOẠCH DỰ ÁN  Cung cấp cách nhìn tổng quan công việc để tiến dần đến mục tiêu dự án  Tạo sở tuyển dụng, chuẩn bị nguồn lực cần thiết cho việc thực dự án  Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý  Phòng ngừa giảm thiểu rủi ro  ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ HOẠCH DỰ ÁN Một định Kế hoạch dự án Một cam kết Một quy trình thực NGUYÊN TẮC LẬP KHDA  Kế hoạch phải bao quát khía cạnh dự án bao gồm:          Phạm vi dự án Chi phí Chất lượng Thời gian Kỹ thuật Hợp đồng cung ứng Đơn giản, linh hoạt Được thực từ bắt đầu triển khai dự án kéo dài liên tục suốt vòng đời dự án NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KHDA Nguồn lực Mục Tiêu DA Các CV cần thiết (phạm vi) Thời gian tiến độ Kinh phí thực Lập dự án Kế hoạch thực dự án HOẠCH ĐỊNH PHẠM VI CỦA DỰ ÁN  Hoạch định phạm vi dự án     Xác định danh mục công việc dự án Xác định trình tự công việc Ước lượng thời gian chi phí công việc Lập báo cáo phạm vi dự án PHẠM VI DỰ ÁN  Khái niệm    Phạm vi dự án công việc cần thiết phải thực để tạo kết dự án công việc mà Hoạch định phạm vi  Xác định danh mục công việc cần đủ để thực dự án  Cần tránh xu hướng  Phạm vi hẹp: Không đủ bao quát thực mục tiêu  Phạm vi rộng: Thừa, không cần thiết, gây lãng phí Phương pháp công cụ sử dụng    Branstorming – Cho dự án nhỏ, đơn giản WBS (Work Breakdown Structure) - Cơ cấu phân chia công việc – Cho dự án vừa lớn Kết phải đạt  Danh mục công việc mã hóa xếp theo trật tự logic CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS – Work Breakdown Structure)  WBS - Cơ cấu phân chia công việc    WBS việc phân chia dự án thành nhiệm vụ công việc cần thiết theo cấp bậc khác WBS công cụ tảng lập kế hoạch dự án Hình thức WBS  WBS thể hình thức “Cây đa hệ” - phản ánh theo cấp bậc công việc cần thực dự án     Cấp bậc phản ánh mục tiêu cần thực Các cấp bậc thấp dần thể mức độ chi tiết mục tiêu Cấp độ thấp công việc cụ thể tương ứng với đơn vị thời gian dự án Số lượng cấp bậc WBS phụ thuộc quy mô độ phức tạp dự án Hình thức WBS Mục tiêu DA Mức – Dự án Mức – CV theo tập hợp Mức – Các CV cần Thực Mức – Các CV cần Thực 1.1 1.2 1.2.1 1.3 1.2.2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 LỢI ÍCH CỦA WBS       Là tài liệu tảng lập kế hoạch dự án đầu vào nhiều tiến trình hoạch định khác Là công cụ để xây dựng nhóm truyền thông Là công cụ để ước lượng thời gian, phân bổ nguồn lực, ước lượng nỗ lực xây dựng ngân sách cho dự án Là công cụ xác định ranh giới dự án Công việc không xác định WBS xem nằm phạm vi dự án Là công cụ giúp kiểm soát thay đổi … Phương pháp hệ thống xác định WBS  Bản chất  Là phương pháp phân chia dự án thành hệ thống lớn, sau phân hệ cuối công việc cụ thể theo hệ thống Sản xuất loại xe Xác định yêu cầu Kiểm tra thử xe Thiết kế xe Chế tạo xe Hoạt động A Lập biểu đồ động Khung sườn Hoạt động A Hoạt động B Lập biểu đồ ống xả Cửa Hoạt động B Hoạt động C Bản vẽ khung Đèn pha Hoạt động C Hoạt động D Bản vẽ phần Động Hoạt động D Phương pháp chu kỳ xác định WBS  Bản chất  Là phương pháp phân chia công việc dự án theo giai đoạn hình thành phát triển, sau thành hệ thống theo giai đoạn cuối công việc cụ thể Xây dựng nhà Chuẩn bị mặt Xây nhà Trang trí nội thất Hoạt động A Xây móng Điện – Nước Matis Hoạt động B Tường trần tầng Cửa Sơn lót Hoạt động C Tường Trần tầng Cầu thang Sơn thức Hoạt động D Sân thượng Các thiết bị khác Vệ sinh Hoàn thiện Phương pháp chức xác định WBS  Bản chất  Là phương pháp phân chia công việc dự án theo chức quản lý, sau việc hình thành phận chức cuối công việc ứng với phận chức Dự án Marketing Kỹ thuật - CN Nhân Tài Xác định TT mục tiêu Công nghệ Cơ cấu tổ chức Tổng kinh phí Dự báo nhu cầu Thiết bị Cán quản lý Nguồn vốn Phân tích cạnh tranh NVL Nhân viên Phân tích HQ Marketingmix Xây lắp Đào tạo Đánh giá so sánh DANH SÁCH CÁC CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN  Khái niệm    Danh sách công việc tập hợp tất yếu tố công việc cần thiết để hoàn thành dự án Danh sách công việc thường mở rộng WBS sử dụng công cụ xây dựng tiến độ dự án Căn xác định danh sách công việc     WBS Thông tin lịch sử dự án trước Các ràng buộc Ý kiến chuyên gia ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN CÔNG VỆC  Khái niệm   Là việc ước lượng thời gian thực công việc danh mục công việc dự án Các để ước lượng        Danh mục công việc Các ràng buộc Các giả định Yêu cầu khả nguồn lực Thông tin lịch sử, kinh nghiệm Các rủi ro xác định … CÁC PHƯƠNG PHÁP ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN CÔNG VIỆC  Ý kiến chuyên gia – Kỹ thuật Delphi     Ước lượng tương tự   Các chuyên gia: Bên bên dự án Đặc biệt phù hợp với dự án hoàn toàn Chú trọng sử dụng kỹ thuật Delphi Dựa vào thông tn lịch sử để ước lượng thời gian cho công việc Phương pháp điểm  Dựa vào thông số: bi quan, bình thường, lạc quan để xác định thời gian cho công việc  BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC  Khái niệm   Sắp xếp trình tự tực công việc tiến trình xác định mối liên hệ phụ thuộc công việc dự án Sao cho với trình tự này, tất công việc thực để tạo kết hoàn thành mục tiêu dự án Các nội dung   Xác định loại quan hệ phu thuộc Biểu diễn quan hệ phụ thuộc theo sơ đồ TÍNH CHẤT CÁC QUAN HỆ PHỤ THUỘC  Phụ thuộc bắt buộc   Phụ thuộc tùy chọn   Là trình tự tự nhiên công việc, loại công việc dự án đòi hỏi Là trình tự nhà quản trị dự án chủ động lựa chọn Cho phép công việc xảy trình tự ý muốn PM, theo thực tiễn kinh doanh doanh nghiệp, theo điều kiện đặc thù dự án Phụ thuộc bên  Các mối quan hệ phụ thuộc nằm tầm kiểm soát dự án CÁC BƯỚC SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC WBS Phụ thuộc Bắt buộc DANH MỤC CÔNG ViỆC Phụ thuộc Tùy chọn Phụ Bên Mốc quan trọng SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÔNG ViỆC CÁC LOẠI QUAN HỆ PHỤ THUỘC GIỮA CÁC CÔNG VIỆC Kết thúc – Bắt đầu (FS) Kết thúc – Kết thúc (FF) A A B Bắt đầu – Bắt đầu (SS) B Bắt đầu – Kết thúc (SF) A A B B [...]... lực, ước lượng nỗ lực và xây dựng ngân sách cho dự án Là công cụ xác định các ranh giới của dự án Công vi c không được xác định trong WBS được xem như là nằm ngoài phạm vi của dự án Là công cụ giúp kiểm soát sự thay đổi … Phương pháp hệ thống xác định WBS  Bản chất  Là phương pháp phân chia các dự án thành các hệ thống lớn, sau đó là các phân hệ và cuối cùng là các công vi c cụ thể theo từng hệ thống... sau đó là vi c hình thành các bộ phận chức năng và cuối cùng là các công vi c ứng với từng bộ phận chức năng Dự án Marketing Kỹ thuật - CN Nhân sự Tài chính Xác định TT mục tiêu Công nghệ Cơ cấu tổ chức Tổng kinh phí Dự báo nhu cầu Thiết bị Cán bộ quản lý Nguồn vốn Phân tích cạnh tranh NVL Nhân vi n Phân tích HQ Marketingmix Xây lắp Đào tạo Đánh giá so sánh DANH SÁCH CÁC CÔNG VI C CỦA DỰ ÁN  Khái... Danh sách các công vi c là một tập hợp tất cả các yếu tố công vi c cần thiết để hoàn thành dự án Danh sách công vi c thường là sự mở rộng của WBS và được sử dụng như một công cụ cơ bản trong xây dựng tiến độ dự án Căn cứ xác định danh sách công vi c     WBS Thông tin lịch sử về những dự án trước đó Các ràng buộc Ý kiến chuyên gia ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN CÔNG VỆC  Khái niệm   Là vi c ước lượng thời... hợp với các dự án hoàn toàn mới Chú trọng sử dụng kỹ thuật Delphi Dựa vào các thông tn lịch sử để ước lượng thời gian cho công vi c hiện tại Phương pháp 3 điểm  Dựa vào các thông số: bi quan, bình thường, lạc quan để xác định thời gian cho từng công vi c  BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH TRÌNH TỰ CÔNG VI C SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÔNG VI C  Khái niệm   Sắp xếp trình tự tực hiện công vi c là tiến trình xác định mối liên... giữa các công vi c trong dự án Sao cho với trình tự này, tất cả các công vi c đều được thực hiện để tạo ra các kết quả và hoàn thành mục tiêu dự án Các nội dung chính   Xác định các loại quan hệ phu thuộc Biểu diễn quan hệ phụ thuộc theo sơ đồ TÍNH CHẤT CÁC QUAN HỆ PHỤ THUỘC  Phụ thuộc bắt buộc   Phụ thuộc tùy chọn   Là trình tự tự nhiên của các công vi c, do loại công vi c dự án đòi hỏi Là... hiện từng công vi c trong danh mục công vi c của dự án Các căn cứ để ước lượng        Danh mục các công vi c Các ràng buộc Các giả định Yêu cầu và khả năng về nguồn lực Thông tin lịch sử, kinh nghiệm Các rủi ro đã được xác định … CÁC PHƯƠNG PHÁP ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN CÔNG VI C  Ý kiến chuyên gia – Kỹ thuật Delphi     Ước lượng tương tự   Các chuyên gia: Bên trong và bên ngoài dự án Đặc biệt... dự án đòi hỏi Là trình tự nhà quản trị dự án chủ động lựa chọn Cho phép các công vi c xảy ra trình tự như ý muốn của PM, có thể theo thực tiễn kinh doanh tại doanh nghiệp, hoặc theo điều kiện đặc thù của dự án Phụ thuộc bên ngoài  Các mối quan hệ phụ thuộc nằm ngoài tầm kiểm soát của dự án CÁC BƯỚC SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÔNG VI C WBS Phụ thuộc Bắt buộc DANH MỤC CÔNG Vi C Phụ thuộc Tùy chọn Phụ thộc Bên...Hình thức WBS Mục tiêu của DA Mức 0 – Dự án Mức 1 – CV chính theo tập hợp Mức 2 – Các CV cần Thực hiện Mức 3 – Các CV cần Thực hiện 1 1.1 2 1.2 1.2.1 1.3 1.2.2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 3 2.3 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 LỢI ÍCH CỦA WBS       Là tài liệu nền tảng của lập kế hoạch dự án và là đầu vào của nhiều tiến trình hoạch định khác Là một công cụ để xây dựng nhóm và truyền thông Là một công cụ để... cùng là các công vi c cụ thể Xây dựng một ngôi nhà Chuẩn bị mặt bằng Xây nhà Trang trí nội thất Hoạt động A Xây móng Điện – Nước Matis Hoạt động B Tường và trần tầng 1 Cửa Sơn lót Hoạt động C Tường và Trần tầng 2 Cầu thang Sơn chính thức Hoạt động D Sân thượng Các thiết bị khác Vệ sinh Hoàn thiện Phương pháp chức năng xác định WBS  Bản chất  Là phương pháp phân chia các công vi c dự án theo từng chức... Sản xuất một loại xe mới Xác định yêu cầu Kiểm tra thử xe Thiết kế xe Chế tạo xe Hoạt động A Lập biểu đồ động cơ Khung sườn Hoạt động A Hoạt động B Lập biểu đồ ống xả Cửa Hoạt động B Hoạt động C Bản vẽ khung ngoài Đèn pha Hoạt động C Hoạt động D Bản vẽ phần trong Động cơ Hoạt động D Phương pháp chu kỳ xác định WBS  Bản chất  Là phương pháp phân chia các công vi c của dự án theo các giai đoạn hình thành ... thời gian chi phí công vi c Lập báo cáo phạm vi dự án PHẠM VI DỰ ÁN  Khái niệm    Phạm vi dự án công vi c cần thiết phải thực để tạo kết dự án công vi c mà Hoạch định phạm vi  Xác định danh...CÁC NỘI DUNG CHÍNH   Hoạch định vi c thực dự án Hoạch định phạm vi dự án Xác định danh mục công vi c dự án  Xác định trình tự công vi c  Ước lượng thời gian chi phí công vi c *Lập KH... chuyên gia ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN CÔNG VỆC  Khái niệm   Là vi c ước lượng thời gian thực công vi c danh mục công vi c dự án Các để ước lượng        Danh mục công vi c Các ràng buộc Các giả