Tài liệu PMF2/9 Cơ bản về quản lý dự án - Quản lý phạm vi dự án doc

 bn v Qun lý d án Qun lý phm vi d án Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 2 Xác nh các mc tiêu Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn:  Thông thng s khác bit v li ích gia các bên liên quan làm cho vic xác nh các c tiêu ca d án tr nên khó khn. Giám c d án cn gii quyt các xung t liên quan n các mc tiêu ca d án mt cách chng. Các khái nim liên quan: - Các bên liên quan - Khách hàng - Chu t/nhà tài tr Tài liu tham kho: Mun tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây : PMBOK® guide: 5.1: Lp k hoch Phm vi d án 5.2: Xác nh Phm vi d án IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 5: Bi cnh ca d án Chng 8: Các mc tiêu và chin lc ca d án Chng 9: Các tiêu chí ánh giá s thành công và tht i ca d án Chng 13: Ni dung và phm vi d án Phân tích quyt nh trong  án Schuyler John R pp. 15  c tiêu ca d án cn phi  c xác nh mt cách chính xác và cn phi c chia s vi các bên liên quan.  u tiên các mc tiêu  c phác tho mt cách khái quát, sau ó giám c d án và nhà tài tr/chu t s cùng nhau thanh c dn dn (quá trình tng tác).  u quan trng là các mc tiêu c a d án không ch phn ánh i ích ca giám c d án hoc ca chu t/nhà tài tr, mà n phi làm tha mãn n mc ti a, các nhu cu ca các bên liên quan trong d án.  Quy tc c bn: phng sách cui cùng, chính khách hàng là ngi quyt nh vic th hin các mc tiêu ca d án.  Các mc tiêu và các kt qu ca d án cn c th hin di hình th c có tho lng c.  Giám c d án phi m bo rng các bên liên quan có mt cách nhìn nh nhau i vi các mc tiêu ca d án. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 3 How to do . Xác nh các mc tiêu nh th nào? A. u Nhà tài tr/Chu tã a ra c các mc tiêu hoàn toàn rõ ràng và trình bày d hiu thì: 1 Xem xét xem các mc tiêu có mâu thun vi nhau không. Nu có mâu thun thì c ng trình bày li  loi tr các mâu thun. 2 Tho lun các mc tiêu này vi nhóm  án, khách hàng, và có th vi ngi s ng cui cùng m bo rng tt c mi ngi u ng ý vi các mc tiêu c a ra. u ó có th mt nhiu thi gian! Nhng cng áng b ra mt hoc nhiu ngày  có c s nht trí chung. 3 Tip tc xác nh rõ hn các mc tiêu - ó là mt quá trình tng tác, mà qua ó, n có th phát hin thêm mt s mâu thun, các mc tiêu li phi c trình bày i. 4 Thit lp trình t u tin cho tng mc tiêu: các mc tiêu nào là tuyt i không th thiu c, và các mc tiêu nào chn thun là mong mun (cn có hoc có thì t). 5 Xem li xem các mc tiêu c trình bày di hình thc trung lp, m ng cho các gii pháp k thut khác nhau không. "Cái gì" nên xác nh "nh th nào"?. B. u Nhà tài tr/Chu ta ra các mc tiêu tng i l m, không rõ ràng hoc trình bày cha d hiu thì: 1  gng hiu vn  hoc nhu cu n  phía di mt cách chính xác nht có th 2 Trc ht, giám c d án nên th trình bày các mc tiêu ca d án. Sau ó trình lên Nhà tài tr/Chu t, tho lun, trình bày li, n lúc nào mà giám c d án và Chu t cùng thng nht. 3 Sau khi hoàn thành các bc trên, tip tc thc hin các bc nhã nêu  mc (A)  trên. Ví d  Tính tin bo him trên mng  p các loi giy t bo him trên mng, sau ó khách hàng t in  Kh nng tham kho các u khon ca hp ng Công ty bo him Vimax quyt nh xem xét li toàn b vic trình bày trên trang Web. Hin ti, trên mng ch có trang "tnh", cho phép ngi truy cp tham kho các dch v mt cách rt chung chung. Sau bui làm vic u tiên, s dng trí tu tp th, vi các cng s phòng Marketing, phòng bo him tài sn, phòng bo him Nhân th và phòng Tin hc, ã có mt danh sách rt dài các mc tiêu có th sau ây: Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 4  Cung cp các li khuyên hu ích da trên các phân tích tng các u khon a khách hàng ang tn ti và d liu sn có ca khách hàng  So sánh các u khon ca hp ng bo him vi các sn phm sn có ca các i th cnh tranh  Tính các li ích v thu   dng mng Internet  thu nhn các d liu khách hàng và các thông tin này c s dng sau ó cho các nhân viên bán hàng  Có kh nng kê khai tai nn trên mng  Có th theo dõi tin  ca mt h s  Khách hàng t chn i lý, da trên các tiêu chun trên mng Thc hin tt c các mc tiêu này là u không thc. Làm th nào  chn ra mc tiêu a d án t các mc tiêu trên??? Giám c d án, bà Strauss, ã quyt nh tin hành theo hình thc sau: 1. i mc tiêu cn phi c trình bày mt cách chi tit trên na trang A4. 2. p hp nhóm li trong các bui hp nhóm và các bui làm vic s dng trí tu p th, miêu t (di hình thc bài vit) li ích ca mi mc tiêu di hai khía nh: a) li ích cho doanh nghip, b) li ích cho khách hàng. 3. Sau ó, s lp nên mt bng gm ba ct: mc tiêu, li ích i vi doanh nghip, i ích i vi khách hàng. 4. c tip theo, lng hoá giá tr (li ích) mà mi mc tiêu a n mt phn cho khách hàng và mt phn cho doanh nghip. Công vic này u tiên c làm mt cách c lp i vi mi thành viên. Sau ó tho lun nhóm  tìm ra mt con s c chp nhn i vi tt c mi ngi. 5. Giá tr ca mi mc tiêu sau ó c so sánh vi chi phí ca nó (chi phí thc hin và chi phí bo dng). 6.  so sánh này cho phép xác nh các u tiên trong các mc tiêu. 7. Danh sách này, vi các chi phí cho mi mc tiêu i kèm, cui cùng sc trình lên ban u hành a ra quyt nh cui cùng. Danh mc rà soát  t mc tiêu c trình bày tt là mt mc tiêu SMART (thông minh), ngha là hi t các yu t sau: 1. S pecific,- c th 2. M easurable, - o lng c 3. A mbitious – tham vng 4. R ealistic - thc t 5. defined in T ime – xác nh trong thi gian  c tiêu c bit lu ý n các li ích ca các bên liên quan quan trng nht.  Tât c các bên liên quan u bit n mc tiêu.  c tiêu c chp nhn bi tt c các bên liên quan. y cn tránh Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 5  Các mc tiêu thng xuyên c trình bày di hình thc không chính xác.  Các mc tiêu không lu ý n li ích ca các bên liên quan.  Khách hàng cui cùng không c tham kho.  Các mc tiêu không lu ý n các u kin h tng hin ti.  t s bên liên quan ng ý, nhng ngi ta cm thy  bên trong là h không ng ý, và h s làm mi cách  quay tr li vic xác nh mc tiêu. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 6 Concept Development Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: . Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây: IPMA Ranh gii Kh nng: 17: Hình dng và s thay i  Sáng to trong Khoa hc và Công ngh cao De Bono How to do . Xây dng ni dung nh th nào? 1. Trc tiên, bn cn ra khi không gian làm vic hàng ngày: t chc mt bui làm vic s dng trí tu tp th bên ngoài vn phòng.  Concept development là vic i tìm câu tr  li cho câu i: « án sc thc hin nh th nào».  Nên dành th i gian  thc hin concept development: concept development tt có th tit kim c t nhiu thi gian trong khi thc hin d án.  Concept development là mt quá trình sáng to: ng i ta s dng phng pháp s dng trí tu tp th hoc các phng pháp sáng to khác.  Các ý tng hay không bao gin trong bu không khí t nht  vn phòng (hãy th suy ngh xem: ln cui cùng bn có mt ý tng tht thông minh khi ó bn âu?)  Chúng ta s có c các kt qu tt nu toàn b nhóm làm vic mt ngày  bên ngoài – ngha là ngoài môi trng quen thuc.  Vic xây dng ni dung cn phi, nu có th, không cha ra chung chung mt gii pháp, mà là nhiu gii pháp khác nhau. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 7 2. Sau ó, bn nên mi mt hoc hai ngi «ngoài» cùng tham d bui hp, h là nhng ngi không nm trong nhóm d án, làm vic  nhng lnh vc khác. Nhng ngi này s có nhng cách nhìn khác nhau. 3. Trong bui làm vic s dng trí tu tp th, ch trang b gh: không bàn, nu không các thành viên tham gia s luôn ghi chép – ó là u làm cn tr quá trình sáng to. 4. Chun b 2 hoc 3 bng trong phòng hp. Mi ngi s vit ra mt ý tng. 5. Nhc li nguyên tc s 1: không phê phán mt cách tiêu cc (bi vì nó làm cho quá trình sáng to b b tc !). 6. Nhc li nguyên tc s 2: không th hin mt câu nào bt u bng «nhng… »! 7. Cui bui làm vic s dng trí tu tp th, có nhiu  xut c a ra. 8. Sau bui làm vic s dng trí tu tp th, so sánh các  xut ã c a ra. Ví d George, giám c d án ca công ty Deminos, ã xây dng mt quy trình phát trin nguyên tc d án và nhiu ln ã chng t rt thành công. Mi khi anh ta gp mt vn  khó khn, mt vn  thc s làm au u, anh ta thng không triu tp mt bui làm vic s dng trí tu tp th ngay. 1. Thay vì triu tp ngay cuc hop, George  cho vn  t làm rõ trong u mi ngi trong vòng 2 tun. Thnh thong anh ta tho lun vi các thành viên trong nhóm d án. Trong các cuc hp nhóm cng vy, anh ta cng tho lun ngn v n  này. 2. ng cách này, vn  thng xuyên c nhc li trong u ca các thành viên nhóm d án. 3. Sau hai tun, anh ta t chc mt bui làm vic s dng trí tu tp th trong mt ngôi nhà trên núi. i bng ô tô mt khong mt gi ri. 4. Trc tiên, anh ta  cho mi ngi i b -  h th giãn. 5. Sau ó, bt u bui làm vic s dng trí tu tp th, khong 40 phút 6. Tip theo, ngh gii lao ung cà phê. u quan trng là u này phi c t chc trong bu không khí thoi mái: nu bu không khí không thoi mái, bui làm vic s dng trí tu tp th không có hiu qu. 7. Tip tc phn th hai ca bui làm vic, có th kéo dài hn 40 phút.  dng phng pháp «s dng trí tu tp th» rt hiu qu - a ra c nhiu ni dung mi, và cách nhìn khác nhau cho mt vn . Danh mc rà soát Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 8  a nhng ngi tham gia ri ni làm vic thng l.  Ch chun b gh, không có bàn.  Chun b 2 hoc 3 bng.  u có th mi 1 hoc 2 ngi «ngoài» cùng tham d.  Xác nh li mt cách chính xác vn  ban u.  Quy tc s 1: cm chê!  Quy tc s 2: không c bt u bng «nhng…»!  Trc bui làm vic s dng trí tu tp th: i do  Sau 40 phút: ngh gii lao  ánh giá tóm tt các ri ro  Phân tích tóm tt: u gì mi i vi nhóm d án  Phân tích tóm tt: lúc nào thì các khó khn có th ny sinh? y cn tránh  Không xây dng nguyên tc trc khi có mc tiêu rõ ràng! (Nu không sau này các ni dung s phi thay i, dn n lãng phí thi gian. Hn na mi ngi có xu hng b trói buc vào các ni dung …)  t s ngi luôn sáng to ra các nguyên tc ã có sn .tìm nguyên lý  sáng to ra bánh xe!  u bn s dng mt ni dung có sn, chú ý các m sau :  Có th nó quá phc tp, vn  mi có thc gii quyt n gin hn.  Không ánh giá thp s thích nghi cn thit! Tên la Ariane 5 u n b n tung do mt nguyên nhân rt n gin: s dng mt h thng o tc  có sn mà không tính n các u kin mi xut hin (tc  cao hn).  u bn t chc mt bui làm vic s dng trí tu tp th: không nên mi nhng ngi «bi quan». Nhng ngi này ch nhìn thy nhng m tiêu cc, nhìn âu cng thy có n  khp ni, có th h s làm hng bui làm vic s dng phng pháp này.  Ngc li, nhng ngi «bi quan» nên c mi nhit tình tham d giai n sau ó, giai n phân tích các gii pháp a ra. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 9 Chn các gii pháp Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các khái nim liên quan: - Xây dng nguyên tc - Các bên liên quan Tài liu tham kho: Mun tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: IPMA Ranh gii Kh nng: 17: Hình dng và s thay i How to do . a chn các gii pháp nh th nào? 1. Xác nh các tiêu chí mà sau này sc s dng nh là c s trong vic quyt nh.  Sau concept development, thông thng không ch có mt gi i pháp c a ra mà là hai, ba, hoc nhiu hn na.  ôi khi rt khó so sánh các gii pháp: 1. Gii pháp A chi phí thp, nhng ri ro. 2. Gii pháp B tn kém, nhng có th lng ghép vào cu trúc hin có. 3. Gii pháp C rt là tao nhã và hin i, nhng chi phí li khá cao.  t quyt nh c oán nghiêng v mt gii pháp nào ó có th  dn n nhng hu qu không th lng c: ví d, có th nhng nhân viên nn lòng chi có c hi n  ch ra các li ca gii pháp c a chn…  Xác nh tiêu chí, cân nhc cn thn và sau ó s dng các tiêu chu n này ánh giá các gii pháp có th tr thành mt quy trình làm vic nhóm. u này cng không nht thit bo m rng gii pháp c chn là ti u, nhng s dn n vic a ra c gii pháp c tt c các thành viên ca nhóm d án chp nhn. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 10 2. Cho m cho các tiêu chí này (da trên c s chi tit k thut, các tiêu chí thành công ca khách hàng). 3. Chm m cho mi gii pháp, và a ra trng s cho mi tiêu chí. 4. Nhân sm ca mi tiêu chí vi trng s theo mc  quan trng ca tiêu chí ó 5. ng tt c các sm ca các tiêu chí cho mt gii pháp ta có tng sm ca i gii pháp c a ra. Ví d  thành lp tr s chính  Châu Âu cho doanh nghip ca bn, bn a ra bn a m có th: Londres, Francfort, Vienne, Genève. Các tiêu chí  la chn là:  n chuyn hàng không  n các th trng  Cht lng cuc sng  Chi phí sinh hot  u kin v thu i thành phc ánh giá theo các tiêu chí trên (theo thang m t 1 n 10). ng di ây là kt quánh giá : a trên các s liu này, Vienne và Genève có tính thuyt phc. Nhng các tiêu chí trên li không có cùng mc  quan trng nh nhau. Do ó, h s cho tng tiêu chí ã c a ra (theo mc  t 1 n 5):  n chuyn hàng không: 5 m  n các th trng: 4 m  Cht lng cuc sng: 3 m [...]... qu n lý th i gian có m t c a nhân vi n Copyright © 199 8-2 007 by STS 13 Qu n lý ph m vi d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 14 Qu n lý ph m vi d án Danh m c rà soát Các ánh giá trong giai n này c a d án, th ng có sai s + /-2 0% N u các ánh giá giai n này cao h n ho c th p h n - c n ph i xem l i y c n tránh n ki n d án ph i c làm tr c giai n l p k ho ch d án. Trong m t s d án khá quan tr ng, v n ki n d án s... d án k t thúc b ng m t v n ki n d án n ki n d án do giám ut cd án th o ra, và c trình lên nhà tài tr /ch n ki n d án là c s u tiên không th thi u c trong vi c xây d ng nhóm d án: m t v n ki n d án c ch p nh n là u ki n ch c ch n tuy n d ng các thành vi n làm vi c cho d án Khi ký v n ki n d án, ch u t /nhà tài tr m b o m t ngu n tài chính n sàng th c hi n d án (ho c ít nh t là cho giai n u c a d án) ... v i các d án nh , ng i ta th ng b qua v n ki n d c Ti n d án, ti n hành luôn vi c l p k ho ch d án án: t c Tài li u tham kh o: Tìm hi u thêm thông tin v ch này có th tham kh o các tài li u d PMBOK® guide : 4.1: Xây d ng v n ki n d án 5.1: Xây d ng ph m vi d án IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch i ây : ng 10: Kh i ng d án How to do Vi t v n ki n d án nh th nào? Nh ng m c n ph i có trong v n ki n d án bao g... sinh ra d Các m c tiêu ch y uc ad i v i các d án nh án án Nh ng gì mà d án s không ph n u t t i ( nh ngh a tiêu c c các m c tiêu) Các k t qu Các gi i pháp k thu t cu i cùng cl Th i cl ng thô ngu n l c c n thi t tham gia d án c a m i phòng (ban) md án hoàn thành ng thô chi phí d Copyright © 199 8-2 007 by STS án 12 Qu n lý ph m vi d án Tính l i nhu n mà d án em l i Tóm t t v phân tích r i ro liên quan... chí thành công c a án không? y c n tránh Vi c cân nh c các tiêu chí c n ph i c th c hi n tr c khi th c hi n vi c ánh giá cho m i gi i pháp a ra (n u không thì có nguy c b bóp méo) Trong tr ng h p m t s bên liên quan không c tham gia vào quá trình ra quy t nh, thì sau này h có th s yêu c u th o lu n l i các k t qu ã c a ra Copyright © 199 8-2 007 by STS 11 Qu n lý ph m vi d án n ki n d án Khái ni m Tóm... ng, v n ki n d án s i kèm theo vi c ng ý v tài chính c n thi t cho vi c l p k hoach V y nên c n chú ý: không nên b ra hàng tu n l p k ho ch tr c khi làm v n ki n d án! c l ng chính xác và chi ti t v chi phí và th i gian cho các ho t ng c a d án vào th i m này là không c n thi t Vi c chu n b các c l ng chi ti t ch có th giai n cu i c a vi c l p k ho ch d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 15 ... c ti p liên quan n vi c ch m sóc b nh nhân, ngh a là h làm vi c không u Hi n nay vi c ki m tra th i gian có m t c a nhân vi n c các tr ng phòng làm m t cách th công H ph i dành nhi u th i gian tính th i gian chính xác các ngày l , ngày ngh , ngày v ng m t, m, v.v Ý th c c các chi phí b ra cho tình tr ng này, giám c phòng khám ã ch nh ông Joliot, tr ng phòng k toán, ph trách m t d án l p t m t h th ng...Qu n lý ph m vi d án Chi phí sinh ho t: 4 u ki n v thu : 3 m m Và ây là k t qu : n này tình hình lo i b ã thay i: Francfort a l i nhi u l i ích h n, Genève và Londres b Danh m c rà soát ã xem xét t t c các gi i pháp do các bên liên quan trong d án a ra ch a? Các ý ki n khác nhau v các tiêu chí l a ch n và h s cho t ng tiêu .  bn v Qun lý d án Qun lý phm vi d án Qun lý phm vi d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 2 Xác nh các mc tiêu Khái. án: tc là sau bc Tin d án, tin hành luôn vi c lp k hoch d án. Qun lý phm vi d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 13  Tính li nhun mà d án