Báo cáo phòng kế toán tài chính -Bệnh viện Nguyễn Tri Phương

LỜI CẢM ƠNQua hai tuần thực tập tại Phòng Kế toán tài chính, nhóm chúng em đã học hỏi được nhiều điều từ các cô chú, anh chị về các công việc khác nhau như: Phân biệt các nguồn thu chi t

LỜI CẢM ƠN

Qua hai tuần thực tập tại Phòng Kế toán tài chính, nhóm chúng em đã học hỏi được nhiều điều từ các cô chú, anh chị về các công việc khác nhau như: Phân biệt các nguồn thu chi tài chính, thực hành tiết kiệm, cách tính lương, quản lý ngân sách, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán, thu tiền trên từng bệnh nhân (BHYT, trẻ em, khác…) …Đây là những việc rất thiết thực liên quan đến ngành Quản trị bệnh viện Qua đó giúp chúng em có định hướng rõ ràng hơn cho nghề nghiệp sau này

Nhân đây, nhóm gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Huỳnh Thị Thu Thảo Trưởng phòng TCKT đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm thực tập Đồng thời cảm ơn các cô chú, anh chị đã giúp đỡ, hướng dẫn tận tình cho nhóm chúng em

Tuy nhiên, thời gian thực tập có hạn và đây cũng là lần đầu tiếp xúc thực

tế với công việc nên nhóm không tránh khỏi những sai sót Nhóm rất mong nhận được đóng góp từ phía các cô chú, anh chị để nhóm có thể hoàn thiện hơn trong những ngày thực tập tới, cũng nhưng rút được kinh nghiệm cho bản thân

TP.Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 05 năm 2012

A GIỚI THIỆU CHUNG PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

1) Chức năng, nhiệm vụ phòng KTTC

Phòng tài chính kế toán của bệnh viện là phòng nghiệp vụ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc bệnh viện và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của bệnh viện

- Nhiệm vụ:

1 Căn cú vào chế độ, chính sách hiện hành và kế hoạch công tác của bệnh viện, lập dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi của bệnh viện và tổ chức thực hiện khi kế hoạch được phê duyệt

2 Theo định hướng hạch toán kinh tế trong công tác khám bệnh, chữa bệnh, tổ chức và quản lý chặt chẽ việc thu viện phí theo quy định

3 Theo kế hoạch ngân sách và các nguồn thu khác, tổ chức xây dựng định mức chi tiêu cho từng hoạt động cụ thể của bệnh viện

4 Tổ chức công tác kế toán trong bệnh viện theo đúng quy định hiện hành Thực hiện các nghiệp vụ kế toán lao động tiền lương, chế độ chính sách, vật tư tài sản, hành chính sự nghiệp chính xác, kịp thời Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác kế toán, chế độ thu chi của bệnh viện

5 Định kỳ thực hiện báo cáo quyết toán, tổng kết tài sản, kiểm kê tài sản

6 Tổ chức bảo quản lưu trữ các chứng từ, sổ sách kế toán đúng theo quy định

7 Tổng hợp tình hình, số liệu cụ thể, phân tích kết quả hoạt động của bệnh viện

2) Các bộ phận-Sơ đồ tổ chức

a Thu chi ngân sách

b Theo dõi viện phí

c Theo dõi tài sản

d Thủ quỹ Lãnh đạo

a Trưởng phòng

b Phó trưởng phòng

3) Lãnh đạo

a Trưởng phòng Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc Bệnh viện, Trưởng Phòng Tài

chính Kế toán chịu trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức, thực hiện việc

thu, chi tài chính trong Bệnh viện theo đúng quy định

 Nhiệm vụ:

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên

về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Bệnh viện

- Tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ của Phòng Tài chính Kế toán

- Phân công việc hợp lí đối với các thành viên trong phòng, thường xuyên có kế hoạch kiểm tra, đôn đốc, giám sát mọi hoạt động kinh

tế tài chính trong bệnh viện Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ cho các thành viên trong phòng

TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ PHÒNG

T TU VN P

- Điều hành các hoạt động nghiệp vụ tài chính kế toán cho phù hợp với đặc điểm tình hình của đơn vị, các chế độ chính sách của Nhà nước

- Xây dựng dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi nhằm đảm bảo cho đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ

- Thực hiện tốt chế độ sổ sách , báo cáo thanh toán, quyết toán, kiểm kê định kỳ

- Giám sát các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị

 Quyền hạn:

- Chủ trì giao ban phòng hàng ngày và dự giao ban Bệnh viện

- Bố trí nhân lực trong phòng cho phù hợp với công việc

- Kiểm tra theo Pháp lệnh kế toán thống kê và Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước để báo cáo giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên

- Trong trường hợp thu, chi không đúng chế độ thì được quyền báo cáo Giám đốc và Cơ quan Tài chính cấp trên theo quy định hiện hành

- Nhận xét các thành viên trong phòng về năng lực, khả năng chuyên môn, tinh thần phục vụ, trình Giám đốc xét khen thưởng, đề bạt hoặc kỉ luật

- Được tham gia các hội đồng theo quy định của Nhà nước và sự phân công của Giám đốc

b Phó trưởng phòng

 Nhiệm vụ

- Kế toán tổng hợp;

- Theo dõi tổng hợp, kiểm tra báo cáo tài chính;

- Dự toán thu chi;

- Quyết toán

 Quyền hạn

- Thay mặt Trưởng phòng khi được ủy quyền

B CÁCH THU TIỀN TRÊN TỪNG BỆNH NHÂN (BHYT, TRẺ

EM, KHÁC…)

Cách thu phí trên từng đối tượng bệnh nhân:

a Đối với bệnh nhân có BHYT

Thu tiền căn cứ vào mã số thứ 3 thẻ trên giấy BHYT đối với BHYT đúng tuyến :

- Nếu mã số thứ 3 là 1, 2, 3 thì hoàn toàn miễn phí

- Nếu mã số thứ 3 là 4, 5 thì thu 5%

- Nếu mã số thứ 3 là 6, 7 thì thu 20% (đối với BHYT đúng tuyến hoặc trái tuyến nhưng phải có giấy chuyển viện)

Thu 70% đối với BHYT trái tuyến mà không có giấy chuyển viện

b Đối với trẻ em:

- Trẻ dưới 6 tuổi thì hoàn toàn miễn phí ( theo quy định của

Bộ Y Tế)

- Trẻ trên 6 tuổi thì thu phí như người lớn

c Đối với bệnh nhân không có BHYT thì thu 100% theo giá quy định của bệnh viện

Quy trình thu phí ở 5 điểm thu phí:

1) Thu khám bệnh và tạm ứng ngày (phòng số 24)

 Thu phí khám bệnh:

Bệnh nhân nộp sổ cho nhân viên

Nhân viên nhập tên, phòng khám mã số 099

Báo số tiền và thu tiền bệnh nhân: Phí khám bệnh là 15.000 đ/lần, nếu bệnh nhân khám tại phòng 26 và 28 thì thu phí khám thai thêm 1.400 đ/lần

Đóng dấu “đã thu tiền” vào sổ khám bệnh, in hóa đơn, nếu bệnh nhân khám tại phòng 26 và 28 (khám phụ khoa, khám thai) thì in thêm 1 biên lai

Nhân viên trả cho bệnh nhân 1 hóa đơn đỏ (đã đóng dấu và ký tên của nhân viên), sổ khám bệnh (có đóng dấu) và 1 biên lai đỏ nếu có

Ghi chú: Ngoài thu tiền khám bệnh, nhân viên có thể thu thêm 1 số xét nghiệm, siêu âm, X-Quang, chích ngừa VAT, ECG… (nếu có phiếu chỉ định của bác sĩ)

 Thu tạm ứng ngày:

Nhân viên nhập số bệnh án, nhập số tiền tạm ứng phải thu, thu phí,

in phiếu tạm ứng giao cho bệnh nhân liên đỏ có đóng dấu, lưu bản gốc có chữ ký nhân viên

2) Thu khám bệnh BHYT (p38)

- Bệnh nhân bốc số theo 3 trường hợp:

 Trường hợp 1: dành cho các đối tượng nằm trong diện ưu tiên (người già trên 70 tuổi, phụ nữ mang thai trên 5 tháng, trẻ em dưới 6 tuổi…)

 Trường hợp 2: các trường hợp cận lâm sàng

 Trường hợp 3: đối với các trường hợp còn lại không được ưu tiên

- Bệnh nhân chờ gọi số, nếu tới số thì bệnh nhân nộp phiếu phát thuốc hoặc phiếu chỉ định

- Nhân viên nhập số thứ tự của bệnh nhân vào máy

 Báo số tiền cho bệnh nhân biết (nếu có những khoản bệnh nhân phải đóng)

 Thu tiền (nếu có)

 Nhân viên trả 1 biên lai đỏ (có đống dấu và ký tên của nhân viên) và 1 phiếu phát thuốc

 Nhân viên lưu lại 2 biên lai (trắng và xanh) và 1 bản kê Đồng thời lưu 1 phiếu chỉ định và 1 bản kê có chữ ký và ghi rõ họ tên của bệnh nhân (nếu là thân nhân thì ký tên, ghi rõ họ tên tên và mối quan hệ với bệnh nhân) Tạm ứng giống phòng 24

3) Thu khám bệnh dịch vụ lầu 1

- Bệnh nhân nộp sổ cho nhân viên

- Nhân viên nhập tên cho bệnh nhân

- Báo cáo tiền cho bệnh nhân

- Thu tiền, in hóa đơn, đóng ấu “đã thu tiền” vào liên đỏ của hóa đơn và sổ khám bệnh Nếu có biên lai thì in thêm biên lai và đóng dấu vào liên đỏ

- Đưa lại liên đỏ (có ký tên, đóng dấu của nhân viên) của biên lai (nếu có) và hóa đơn, sổ khám bệnh cho bệnh nhân

- Tạm ứng giống phòng 24 4) Thu khám bệnh nhi, phẫu thuật thẩm mỹ(lầu 4)

- Thu phí của các khoa: Thẫm mỹ, nhi, ngoại 2, nội thận, đơn

vị lọc máu, đơn vị tim mạch can thiệp, chăm sóc da…;

- Quy trình Khoa Phẩu thuật Thẫm mỹ can thiệp giống phòng dịch vụ không có BHYT;

- Khám nhi nhận phiếu bệnh nhân, nhập tên, báo số tiền thu phí, thu phí in hóa đơn, giao liên đỏ và sổ khám bệnh có đóng dấu cho bệnh nhân, biên lai nếu có Lưu liên gốc

- Chích ngừa: nhập tên bệnh nhân, in hóa đơn, nói rõ số tiền, giữ lai gốc để nộp KTTC

- Thu tạm ứng tương tự phòng 24 5) Thu phí đông y và vật lý trị liệu

- Quy trình thu giống phòng thu phí dịch vụ

C CÁCH TÍNH LƯƠNG, QUẢN LÝ NGÂN SÁCH BẢO QUẢN VÀ LƯU GIỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:

1) Cách tính lương

- Lương gồm có lương chính và phụ cấp : + Lương chính được tính theo hệ số lương, hệ số phụ cấp và tiền phụ cấp đặc thù nghề nghiệp (dành cho chuyên khoa)

+ Phụ cấp các khoản như: chức vụ; trách nhiệm; độc hại; lây nhiễm; chống dịch; thưởng trực; làm thêm giờ; phẫu thuật; vượt khung; phụ cấp tăng thêm xếp loại theo A,B,C; phụ cấp khác

- Lương chia thành 2 loại:

+ Trong biên chế: theo hệ số, bậc lương, theo chuyên môn từng khoa phòng;

+ Ngoài biên chế

2) Quản lý ngân sách ( theo Nghi định 43)

- Ngân sách nhà nước: Dự toán ngân sách: Sở y tế cấp theo khung quy định cho bệnh viện hạng nhất; Nguồn thu bảo hiểm y tế, thu viện phí

- Nguồn thu nào sẽ được dùng để chi đúng cho nguồn đó

- Muốn có ngân sách nhà nước thì hàng năm, hàng quí bệnh viện (phòng TC – KT) phải lập dự toán.Trong dự toán phải nêu đầy

đủ mọi chế độ nhân viên như tiền lương, BHYT,BHXY, kinh phí công đoàn, phụ cấp…

- Ngoài ngân sách nhà nước cấp còn có nguồn thu viện phí (BHYT và dịch vụ)

- Phòng tài chính cũng có 1 cuốn dự toán để căn cứ vào đó làm dự toán cho ngân sách nhà nước và viện phí cho các năm (bao gồm năm thực hiện và năm làm dự toán)

- Tiền thu viện phí và ngân sách bắt buộc phải nộp ở kho bạc còn tiền thu dịch vụ có thể gửi ở tài khoản tiền gửi Tại kho bạc cũng phải có 1 cuốn dự toán để khi rút dự toán kho bạc sẽ căn cứ vào đó để cho rút, không thể rút nhiều hơn số tiền trong dự toán, nếu rút nhiều hơn phải có giải trình

3) Bảo quản và lưu giữ chứng từ kế toán

 Lưu trữ chứng từ: biên lai & hóa đơn

- Phòng Tài chính kế toán nhận thùng biên lai và hóa đơn theo mẫu quy định của Bộ Tài chính

- Sau đó phòng sẽ phát những biên lai và hóa đơn này xuống các điểm thu phí của bệnh viện để thu phí Trong đó, 1 liên của hóa đơn phải trả cho người bệnh, những liên còn lại sẽ được trả trở về phòng Tài chính kế toán (cùng với toa thuốc, phiếu chỉ định, phiếu kê ) để lưu kho hoặc thu viện phí từ cơ quan bảo hiểm y tế đối với những hóa đơn có BHYT.Kế toán BHYT kiểm tra chứng từ, lập báo cáo thống kê tổng hợp chi phí khám chữa bệnh và gửi cho BHYT trước khi lưu trữ

- Phòng Tài chính kế toán sẽ sắp xếp những hóa đơn và biên lai này lại vào thùng theo đúng thứ tự lúc nhận ban đầu để thuận tiện cho việc kiểm tra

- Và sau cùng là lưu vào kho (lưu rõ ràng theo năm, tháng, theo loại chứng từ)

- Với những chứng từ là biên lai và hóa đơn này thì thời gian lưu kho là 10 năm

 Lưu trữ sổ sách kế toán:

- Sổ sách kế toán bao gồm: sổ dự toán thu chi hằng năm, hồ sơ

dự thầu thuốc của các công ty dược, hồ sơ thầu vật tư trang thiết bị…

- Sổ sách kế toán được đóng thành từng thùng gọn gàng trước khi lưu kho, và lưu rõ ràng theo từng loại, từng năm Bản gốc và bản sao cũng được lưu riêng biệt rõ ràng

- Với sổ sách kế toán thì thời gian lưu là 15 năm

 Lưu văn thư - Hồ sơ dự toán - Hồ sơ thầu thuốc, thầu vật tư tiêu hao hóa chất xét nghiệm, thầu vật tư tiêu hao khoa thẩm mỹ… -Hóa đơn vào kho

- Văn thư, các loại hồ sơ lưu vào kho phải được đóng gói theo năm, bảng chính hay bảng chụp, thuốc hay trang thiết bị y tế Bên ngoài gói phải ghi rõ văn loại văn thư, hồ sơ nào; năm nào; bảng chính hay bảng chụp; thuốc hay trang thiết bị y tế; tên các công ty đấu thầu… để dể dàng kiểm tra

- Hóa đơn lưu vào kho phải được xếp theo loại ( AA, AE…) theo đúng số thứ tự

D PHÂN BIỆT THU CHI TÀI CHÍNH

1) Nguồn thu:

- Ngân sách nhà nước hàng năm

- Viện phí và bảo hiểm y tế

- Thu hoạt động dịch vụ y tế thu bằng hóa đơn do cục thuế phát hành

- Thu viện trợ (nếu có)

- Thu về thanh lí, nhượng bán tài sản

- Thu khác (bãi xe, căn tin, tài trợ khoa học…)

Quy định:

- Phiếu thu theo mẫu QĐ19/2006/QĐ-BTC;

- Biên lai, hóa đơn thực tế làm phiếu thu mổi ngày

2) Nguồn chi:

- Chi cho nhân viên

- Chi cho nghiệp vụ và quản lý (dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin tuyên truyền liên lạc, hội nghị phí, công tác khác, thuê mướn, sửa chữa tài sản cố định)

- Chi cho hoạt động chuyên môn ( máy móc trang thiết bi, thuốc,

…)

- Chi khác

- Quy định:

 Phiếu đề xuất của Khoa phòng gửi phòng có trách nhiệm trực tiếp đến đề xuất mua;

 Phòng có trách nhiệm chuyển sang phòng TCKT kiểm tra dự toán;

 Phòng TCKT trình Giám đốc duyệt;

 Phiếu duyệt chuyển cho tổ cung tiêu mua hàng;

 Tổ cung tiêu giao lại hóa đơn đỏ, phiếu đề xuất đã được duyệt, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán có chữ ký Giám đốc;

 Kế toán thanh toán đối chiếu sổ sách hằng ngày Số tiền dư nộp lại ngân sách, tiền cố định tại két cơ quan không quá

 Gửi hồ sơ lại phòng tiếp nhận ban đầu để hoàn tất thủ tục (Bổ túc nếu có)