THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNGNGÂN QUỸ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NAM Á

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN - CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NAM Á Giảng viên hướng dẫn Sinh viên thực Lớp Khóa Hệ : Trần Thị Thanh Hải : Nguyễn Thị Tâm Lành : KT05 : K34 : Đại học qui TP HCM, Tháng năm 2012 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ii NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP iii LỜI CÁM ƠN Em xin cảm ơn Trường Đại học Kinh tế TPHCM quý Thầy cô Bộ môn Kế toán – Kiểm toán đào tạo em suốt năm học vừa qua Em xin chân thành cám ơn đơn vị Hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Á, Ngân hàng TMCP Nam Á – Phòng giao dịch Hòa Hưng tạo điều kiện cho em thực tập Bộ phận kế toán hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp Em xin cám ơn Giảng viên hướng dẫn Cô Trần Thị Thanh Hải giúp em hoàn thành tốt chuyên đề iv CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG NH : Ngân hàng NHTM: Ngân hàng thương mại NHNN : Ngân hàng Nhà nước TMCP : Thương mại cổ phần HĐQT : Hội đồng quản trị KSNB : Kiểm soát nội TM : Tiền mặt KH : Khách hàng TS : Tài sản v DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 1.1 : Hệ thống tài khoản tiền ngân hàng TMCP Nam Á Bảng 3.1 : Kiểm soát thủ tục phân công, phân nhiệm Bảng 3.2 : Kiểm soát thủ tục ủy quyền Bảng 3.3 : Thủ tục kiểm soát việc sử dụng tài sản Bảng 3.4 : Thủ tục kiểm soát việc đối chiếu tài sản Bảng 3.5 : Thủ tục kiểm soát việc hạch toán Bảng 3.6 : Thủ tục kiểm soát hệ thống máy tính vi DANH SÁCH CÁC ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 : Mạng lưới hoạt động Ngân hàng TMCP Nam Á Sơ đồ 1.2 : Cơ cấu quản lý Ngân hàng TMCP Nam Á Sơ dồ 1.3 : Sơ đồ đối tượng kế toán Ngân hàng TMCP Nam Á Sơ đồ 1.4 : Sơ đồ tổ chức phần hành kế toán Ngân hàng TMCP Nam Á Sơ đồ 2.1 : Chức trung gian tín dụng NHTM Sơ đồ 2.2 : Chức trung gian toán NHTM Sơ đồ 3.1 : Sơ đồ lưu chuyển, tập hợp kiểm soát chứng từ Sơ đồ 3.2 : Sơ đồ giao dịch cửa có thu – chi tiền mặt trực tiếp vii MỤC LỤC viii LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường phát triển nhanh chóng, mạnh mẽ nay, mặt ngân hàng thương mại tổ chức trung gian tài quan trọng phục vụ công chúng Các ngân hàng thương mại nắm giữ tài sản nhiều định chế tài khác tượng trưng cho gạch nối thiết yếu để chuyển sách kinh tế phủ đặc biệt sách tiền tệ - đến thành phần lại kinh tế Với tầm quan trọng trên, với tính phức tạp khối lượng giao dịch lớn, dễ biến động tiền tệ, ngân hàng thường gặp nhiều rủi ro hoạt động Một cách thức để ngân hàng quản lý, phòng ngừa, phát rủi ro thiết lập hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu hiệu cho quy trình nghiệp vụ Hệ thống KSNB hữu hiệu bảo đảm Tài sản NHTM sử dụng cách hợp lý, bảo đảm trì mức độ tin cậy thông tin tài tuân thủ luật lệ, quy định, qua tạo niềm tin cho khách hàng, cổ đông, đối tác Nhận thấy tầm quan trọng kiểm soát nội hoạt động ngân hàng, thêm vào hội tiếp cận, tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội thời gian thực tập Ngân hàng TMCP Nam Á – PGD Hòa Hưng, em định chọn đề tài “Kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ Ngân hàng TMCP Nam Á” để nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp Một nguyên nhân dẫn đến việc lựa chọn hoạt động ngân quỹ làm đối tượng nghiên cứu cụ thể xuất phát từ đặc điểm khoản mục tiền Ngân hàng giữ lượng tiền lớn bao gồm tiền mặt giấy tờ có giá, vấn đề an toàn phải đảm bảo – cho việc lưu giữ vận chuyển tiền Lượng tiền lớn khiến cho tượng biển thủ, tham ô gian lận dễ xảy ngân hàng Tất điều đòi hỏi ngân hàng phải có hệ thống kế toán kiểm soát phức tạp Chuyên đề gồm 04 chương: Chương 1: Giới thiệu tổng quan đơn vị thực tập Chương 2: Cơ sở lý luận kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ Ngân hàng thương mại Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ Ngân hàng TMCP Nam Á Chương 4: Nhận xét, kiến nghị Với khả kinh nghiệm hạn chế; bên cạnh đó, thời gian nghiên cứu, thực chuyên đề chưa nhiều nên thiếu sót điều tránh khỏi, mong đóng góp thầy cô người đọc CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1 Tổng quan ngân hàng TMCP Nam Á 1.1.1 Sự hình thành phát triển ngân hàng TMCP Nam Á Ngân hàng TMCP Nam Á thức hoạt động từ ngày 21/10/1992, ngân hàng thương mại cổ phần thành lập sau Pháp lệnh Ngân hàng ban hành vào năm 1990, bối cảnh nước ta tiến hành đổi kinh tế Qua 18 năm hoạt động, sở vật chất, công nghệ khoa học kỹ thuật mạng lưới hoạt động Ngân hàng ngày mở rộng, đời sống cán nhân viên ngày cải thiện, uy tín Ngân hàng ngày nâng cao Từ ngày đầu hoạt động, Ngân hàng Nam Á có chi nhánh với số vốn điều lệ tỷ đồng gần 50 cán nhân viên Đến nay, Ngân hàng Nam Á có mạng lưới gồm 50 địa điểm giao dịch nước So với năm 1992, vốn điều lệ tăng gấp 600 lần, số lượng cán nhân viên tăng gấp 20 lần, phần lớn cán trẻ, nhiệt tình đào tạo quy nước, có lực chuyên môn cao Mục tiêu Ngân hàng Nam Á phấn đấu thành ngân hàng đại Việt Nam sở phát triển nhanh, vững an toàn hiệu quả, trở thành ngân hàng thương mại hàng đầu nước không ngừng đóng góp cho phát triển kinh tế cộng đồng, xã hội 1.1.2 Mạng lưới hoạt động ngân hàng TMCP Nam Á Hệ thống NH TMCP Nam Á HỘI SỞ Văn phòng nội Khối liên doanh Khối ngân hàng Khối công ty Ngân hàng đại lý Công ty quản lý nợ khai thác tài sản Sở giao dịch 14 Chi nhánh 52 điểm giao dịch 27 máy ATM Sơ đồ 1.1 Mạng lưới hoạt động Ngân hàng TMCP Nam Á BỘ PHẬN GIAO DỊCH Giao dịch viên Bộ phận tập hợp chứng từ Phòng nghiệp vụ In báo cáo kết thúc ngày Nhận tập chứng từ báo cáo GDV Sai Kiểm trakiểm soát chứng từ Đúng Nhận tập chứng từ, báo cáo phòng nghiệp vụ Sai Kiểm tra số lượng chứng từ, chữ ký Đúng Xử lý sai sót phát trước kết thúc ngày Yêu cầu: bổ sung chữ ký, chứng từ… Sắp xếp, đánh số chứng từ Giao nộp tập chứng từ BỘ PHẬN HẬU KIỂM Sắp xếp tập chứng từ phòng Giao nộp tập chứng từ phòng Sai Kiểm soát tập chứng từ Kiểm tra, kiểm soát giao dịch theo phân hệ nghiệp vụ Sai Đúng Xử lý sai sót phát trình hậu kiểm Sắp xếp, đóng lưu trữ chứng từ, báo cáo Sơ đồ 3.1 Lưu chuyển, tập hợp kiểm soát chứng từ 3.3.4 Phương pháp hạch toán số nghiệp vụ 3.3.4.1 Cấu trúc tài khoản kế toán ngân hàng XXXX.XX.XXXXXXXXX123456789101112131415ABC - Nhóm A (vị trí đến 4) tài khoản tổng hợp (TK cấp I, II, III) NHNN quy định - Nhóm B (vị trí 5+6) ký hiệu tiền tệ - Nhóm C (vị trí đến 15) tài khoản chi tiết loại nghiệp vụ Ngân hàng Nam Á quy định thống toàn hệ thống Phụ lục 3.3.4.2 Cấu trúc tài khoản giao dịch với khách hàng XXX.XX.XX.XXXXXX-X12345678910111213-14ABCD - Nhóm A (vị trí đến 3): mã đơn vị - Nhóm B (vị trí 4+5): mã sản phẩm quy định thống toàn hệ thống - Nhóm C (vị trí 6+7): ký hiệu tiền tệ - Nhóm D (vị trí đến 13): số thứ tự khách hàng sử dụng sản phẩm Ngân hàng đơn vị 3.3.4.3 Cấu trúc tài khoản Sổ Cái YYY – XXX - nnnnnnnnn Mã ngoại tệ Mã chi nhánh Tiểu khoản GL Ví dụ: 110101001 – tiền mặt quỹ VND001110101001 – tiền mặt VND quỹ USD007110101001 – tiền mặt USD quỹ 260101001 – tiền gửi toán chi nhánh 120101001 – tiền gửi NHNN 120101001 – tiền gửi ngân hàng nước 3.3.4.4 Phân hệ nghiệp vụ Chương trình Core – Banking phân chia Hệ thống sản phẩm dịch vụ Nam Á thành loại nghiệp vụ để xử lý gọi phân hệ nghiệp vụ, gồm: - Phân hệ TD: Tiền gửi có kỳ hạn - Phân hệ BBT: Branch – Teller Transaction - Phân hệ CASA: Tiền gửi không kì hạn - Phân hệ GL: Kế toán tổng hợp - Phân hệ CL: Tín dụng - Phân hệ FA: Tài sản - Phân hệ FT: Chuyển tiền - Phận hệ FX: Mua bán ngoại tệ - Phân hệ MM: Kinh doanh tiền tệ - Phân hệ SE: Chứng khoán - Phân hệ SI: Thanh toán định kỳ - Phân hệ TF: Thanh toán quốc tế 3.3.4.5 Nhóm Sổ Cái Nhóm Sổ Cái (GL) tập hợp tài khoản GL có liên quan đến loại sản phẩm, dịch vụ định Nam Á, phục vụ cho mục đích kết nối giao dịch tài khoản khách hàng với việc hạch toán vào tài khoản kế toán tổng hợp Ví dụ: nhóm GL group 104 – tiền gửi toán cá nhân tổ chức khai báo gồm tài khoản kế toán tổng hợp có liên quan sau: Tài khoản tiền gửi gốc: 210401001 Tài khoản lãi phải trả cho tiền gửi khách hàng: 280101004 Tài khoản chi phí trả lãi: 500204001 Vì vậy, khách hàng A có tài khoản tiền gửi toán 001.10.37.000789.5 tài khoản phải khai báo vào nhóm GL 104 Theo giao dịch ghi Nợ, ghi Có vào tài khoản 001.10.37.000789.5 ngày, hệ thống tự động hạch toán vào tài khoản kế toán tổng hợp 210401001 – tiền gửi toán cá nhân tổ chức kết thúc ngày Hàng ngày, chương trình tự động tính hạch toán số lãi phải trả cho tiền gửi khách hàng vào tài khoản kế toán tổng hợp là: Nợ 500204001 – chi phí trả lãi tiền gửi Có 280101004 – lãi phải trả cho tiền gửi khách hàng Nhân viên kế toán đối chiếu chứng từ nhận từ phòng nghiệp vụ sau đối chiếu số liệu với Bảng Liệt kê chi tiết giao dịch phân hệ Phó phòng Kế toán xuất từ chương trình 3.3.5 Quyền hạn trách nhiệm cán bộ, nhân viên 3.3.5.1 Giám đốc Phòng giao dịch - Quyền hạn: Duyệt danh sách thành viên tham gia giao dịch cửa, phân cấp, ủy quyền quy định hạn mức cho thành viên tham gia giao dịch cửa phù hợp với lực trình độ cán bộ; Được cấp sử dụng mã truy cập mật truy cập, chữ ký điện tử để thực chức theo thẩm quyền - Trách nhiệm: Tổ chức đạo hướng dẫn đơn vị thực giao dịch cửa hợp lý, an toàn, hiệu quả; Tổ chức kiểm tra, kiểm soát việc thực quy định giao dịch cửa; Xem xét điều chỉnh hạn mức giao dịch, hạn mức phê duyệt, hạn mức tồn quỹ, hạn mức giao dịch tiền mặt cho giao dịch viên phù hợp với lực cán bộ; Bảo mật mã truy cập, mật truy cập chương trình chữ ký điện tử cấp 3.3.5.2 Kiểm soát viên - Quyền hạn: Được cấp sử dụng mã truy cập mật truy cập, chữ ký điện tử; Kiểm tra, phê duyệt trực tiếp chứng từ giấy máy tính giao dịch Giao dịch viên thực phạm vi, hạn mức, thẩm quyền duyệt; Kiểm tra, ký xác nhận báo cáo giao dịch giao dịch viên ngày - Trách nhiệm: Thực nội dung quy định giao dịch cửa Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ giao dịch phê duyệt Đối chiếu kiểm tra tính xác chứng từ giấy mà giao dịch viên thực ngày với báo cáo giao dịch cuối ngày giao dịch viên; Chịu trách nhiệm tính xác nội dung giao dịch liên quan đến nghiệp vụ phân công phụ trách; Giám sát hoạt động giao dịch viên để đảm bảo an toàn giao dịch; Bảo mật mã truy cập, mật truy cập chương trình chữ ký điện tử cấp 3.3.5.3 Giao dịch viên - Quyền hạn: Được cấp sử dụng mã truy cập, mật truy cập chữ ký điện tử theo quy định để thực chức theo thẩm quyền mình; Giao dịch viên có quyền xử lý giao dịch hạn mức giao dịch Giám đốc phân cấp - Trách nhiệm: Giao dịch viên có trách nhiệm tiếp nhận, giải đáp, xử lý nhu cầu khách hàng theo thẩm quyền mình; Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ tính xác nội dung giao dịch phân công thực Kiểm tra đảm bảo tính khớp chữ ký chứng từ giấy mẫu chữ ký máy; Thu, chi tiền mặt cho khách hàng theo hạn mức Giám đốc duyệt; Nhận tiền, giấy tờ có giá tài sản khác từ phận quỹ để giao dịch với khách hàng, cuối ngày có trách nhiệm chuyển toàn tiền, giấy tờ có giá tài sản khác cho thủ quỹ giao dịch viên ngân quỹ phụ Trong trình giao dịch trường hợp thiếu vượt hạn mức tồn quỹ, giao dịch viên thực việc tiếp quỹ phải nộp số tiền vượt hạn mức thủ quỹ để đảm bảo hạn mức tồn quỹ theo quy định chi nhánh; Đảm bảo tính khớp chứng từ phát sinh thực tế, số dư tồn quỹ thực tế số liệu hệ thống Đảm bảo tính khớp số tiền sổ sách số tiền thực tế quỹ thời điểm ngày; In báo cáo cuối ngày, kiểm tra, xử lý sai lệch ký vào báo cáo; Bảo mật mã truy cập, mật truy cập chương trình chữ ký điện tử cấp; Báo cáo người có thẩm quyền phát thấy giao dịch đáng nghi ngờ 3.3.5.4 Giao dịch viên ngân quỹ - Quyền hạn: Được cấp sử dụng mã truy cập mật truy cập, chữ ký điện tử; Có quyền xử lý giao dịch hạn mức giao dịch Giám đốc phân cấp, ủy quyền - Trách nhiệm: Tiếp nhận kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ tính xác nội dung giao dịch phân công thực Kiểm tra chữ ký chứng từ giấy mẫu chữ ký máy đảm bảo khớp đúng; Nhập vào chương trình giao dịch xuất/nhập tiền mặt từ Tổ chức tín dụng khác; Nhập vào chương trình giao dịch nhập/xuất tiền mặt với Giao dịch viên ngân quỹ phụ giao dịch viên chi nhánh; Thực giao dịch thu, chi tiền mặt theo phân cấp Giám đốc; In báo cáo cuối ngày, kiểm tra, xử lý sai lệch ký vào báo cáo có liên quan; Phối hợp với nhân viên thuộc phận quỹ kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế phận quỹ với số tiền sổ sách Tại thời điểm ngày, số tiền sổ quỹ số tiền thực tế phận quỹ phải đảm bảo tính khớp đúng; Bảo mật mã truy cập, mật truy cập chương trình chữ ký điện tử cấp 3.3.5.5 Giao dịch viên ngân quỹ phụ - Quyền hạn: Được cấp sử dụng mã truy cập mật truy cập, chữ ký điện tử; Giao dịch viên ngân quỹ phụ có quyền xử lý giao dịch hạn mức giao dịch Giám đốc phân cấp, ủy quyền - Trách nhiệm: Tiếp nhận kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ tính xác nội dung giao dịch phân công thực Kiểm tra đảm bảo tính khớp chữ ký chứng từ giấy mẫu chữ ký máy; Nhập/xuất tiền với Thủ quỹ chính, giao dịch viên khách hàng theo phân công Giám đốc; Nhập vào chương trình giao dịch nhập, xuất tiền mặt với thủ quỹ chính, giao dịch viên khách hàng; Thực nhiệm vụ giao dịch viên theo phân công; In báo cáo cuối ngày, kiểm tra, xử lý sai lệch ký vào báo cáo có liên quan; Kiểm tra, đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế với số tiền báo cáo; Cuối ngày, nhập giao dịch nộp tiền quỹ Trên báo cáo nhật ký quỹ số dư cuối ngày luôn không (0); Bảo mật mã truy cập, mật truy cập chương trình chữ ký điện tử cấp 3.3.5.6 Thủ quỹ - Quyền hạn: Có quyền xử lý giao dịch thu, chi tiền mặt Giám đốc phân cấp - Trách nhiệm: Nhập/xuất tiền mặt từ Ngân hàng Nhà nước, Tổ chức tín dụng khác; Nhập/xuất tiền mặt với giao dịch viên ngân quỹ phụ giao dịch viên chi nhánh; Thực thu, chi tiền mặt với khách hàng; Phối hợp với nhân viên thuộc phận quỹ, giao dịch viên ngân quỹ kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế phận quỹ với số tiền sổ sách quỹ, thời điểm ngày phải đảm bảo tính khớp số tiền sổ quỹ số tiền thực tế phận quỹ ký vào báo cáo quỹ 3.3.6 Mô hình hạn mức giao dịch Giao dịch viên ngân quỹ Giao dịch viên ngân quỹ phụ Thủ quỹ Khách hàng Giao dịch viên Khách hàng Giao dịch viên Khách hàng Sơ đồ 3.2 Giao dịch cửa có thu – chi tiền mặt trực tiếp - Nhánh số 1:Bộ phận quỹ, giao dịch viên ngân quỹ chính/thủ quỹ giao/nhận tiền mặt với Giao dịch viên ngân quỹ phụ Giao dịch viên ngân quỹ phụ giao nhận tiền với giao dịch viên khách phòng giao dịch trực tiếp với khách hàng Giao dịch viên giao dịch trực tiếp với khách hàng - Nhánh số 2: Giao dịch viên giao nhận tiền mặt trực tiếp từ Giao dịch viên ngân quỹ chính/thủ quỹ Đồng thời thực giao dịch với khách hàng - Nhánh số 3: Giao dịch viên ngân quỹ chính/thủ quỹ giao dịch trực tiếp với khách hàng - Giao nhận tiền mặt nội bộ: Việc giao nhận tiền mặt nội (tiếp quỹ hoàn quỹ) thủ quỹ với giao dịch viên ngân quỹ phụ, với giao dịch viên thực sở có giấy đề nghị giao dịch viên cấp có thẩm quyền phê duyệt - Hạn mức giao dịch: giá trị tối đa giao dịch mà giao dịch viên phép thực không cần có phê duyệt kiểm soát viên Đối với giao dịch hạn mức cho phép, giao dịch viên vừa người lập, vừa người kiểm soát chứng từ có chữ ký giao dịch viên chứng từ Đối với giao dịch vượt hạn mức giao dịch phải có phê duyệt người có thẩm quyền, chứng từ kiểm soát viên kiểm tra kiểm soát Các chứng từ thuộc giao dịch phải có đủ chữ ký người lập chứng từ (giao dịch viên) người kiểm soát chứng từ (kiểm soát viên) cấp có thẩm quyền theo phân cấp Hạn mức giao dịch giao dịch viên chi nhánh 50 triệu VND 3.3.7 Các hành vi nghiêm cấm phát qua kiểm tra - Giao dịch viên để tồn quỹ cuối ngày; Trả chứng từ giao dịch cho khách hàng chưa nhập liệu vào hệ thống chưa in nội dung giao dịch lên chứng từ; Phát qua kiểm tra: Kiểm soát viên không thực quy trình phê duyệt ( duyệt chứng từ giấy, không duyệt máy) - Giao dịch viên, kiểm soát viên thực giao dịch từ tài khoản tiền gửi giao dịch viên, kiểm soát viên đó; Phát qua kiểm tra, Giao dịch viên lách quy định: Tự mở cho Tài khoản ảo; Sửa ký tự Chứng minh thư để tạo CIF khác; Ký chữ ký khác (khách hàng, cán ngân hàng) - Trưởng, phó phòng nghiệp vụ, kiểm soát viên trực tiếp thực nhập giao dịch không phân công văn lãnh đạo chi nhánh; Phát qua kiểm tra: Giao dịch viên để lộ mật khẩu, không đổi mật thường xuyên bị lộ; Nhờ làm (cho mượn user password) - Tìm cách khai thác, xâm nhập, sử dụng trái phép chương trình giao dịch, cố tình làm tiết lộ loại mã khóa bảo mật, chữ ký điện tử sử dụng giao dịch cửa; Phát qua kiểm tra: thấy dòng chữ lạ hình vi tính, cảnh giác để người khác đánh cắp mật - Thay đổi, làm giả sửa chữa liệu điện tử có liên quan giao dịch cửa để che dấu hành vi vi phạm pháp luật CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ 4.1 Một số nhận xét hệ thống KSNB hoạt động ngân quỹ NH TMCP Nam Á 4.1.1 Ưu điểm 4.1.1.1 Môi trường kiểm soát - Tính trực giá trị đạo đức: Ban Giám Đốc xây dựng chuẩn mực đạo đức đơn vị, phổ biến quy định liên quan đến hoạt động ngân quỹ, đảm bảo cán hiểu biết thực hành theo quy định Giám đốc trọng quan tâm đến công tác kiểm tra, giám sát hoạt động nghiệp vụ an toàn kho quỹ, tạo môi trường kiểm soát chặt chẽ, phù hợp với quy định hành Nhà nước như: xây dựng hệ thống qui chế điều hành hoạt động đầy đủ; qua kết hoạt động phận kiểm soát nội phát chấn chỉnh kịp thời sai sót công tác quản lý, điều hành phận nghiệp vụ; Tham mưu đè xuất với Ban lãnh đạo sửa đổi bổ sung qui chế phù hợp với đặc điểm hoạt động qui định Nhà nước… - Đảm bảo lực: Các nhân viên liên quan đến hoạt động ngân quỹ đảm bảo lực, nhân viên có kĩ hiểu biết cần thiết để thực nhiệm vụ mình, có kiến thức kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ giao, giám sát thường xuyên huấn luyện để nâng cao kĩ nghiệp vụ - Cách thức phân định quyền hạn trách nhiệm: Đơn vị phân định rõ quyền hạn trách nhiệm thành viên hoạt động ngân quỹ, ban hành quy định thể chế hóa văn giúp thành viên hiểu rõ họ có nhiệm vụ cụ thể hoạt động họ ảnh hưởng đến người khác việc hoàn thành mục tiêu - Chính sách nhân sự: Chính sách tuyển dụng đơn vị ưu tiên cho cá nhân có trình độ, kinh nghiệm, trực hạnh kiểm tốt Nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt, hiểu biết nắm vững quy định nghiệp vụ giao dịch để xử lý thành thạo phần hành nghiệp vụ quy trình kỹ thuật máy vi tính giao dịch mà thực 4.1.1.2 Đánh giá rủi ro Xác định mục tiêu đơn vị: “Hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững hội nhập quốc tế” Ban Giám đốc sử dụng phương pháp rà soát thường xuyên hoạt động để kịp thời phát nhận dạng rủi ro Mọi rủi ro có nguy gây ảnh hưởng xấu đến hiệu mục tiêu hoạt động tổ chức nhận dạng, đo lường, đánh giá cách thường xuyên, liên tục, kịp thời phát hiện, ngăn ngừa có biện pháp quản lý rủi ro 4.1.1.3 Hoạt động kiểm soát - Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch, đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn cá nhân, phận tổ chức tín dụng Phân chia trách nhiệm rõ ràng, đầy đủ, thành viên không giải mặt nghiệp vụ từ hình thành đến kết thúc Quy định hạn mức giao dịch hạn mức tồn quỹ cụ thể cho thành viên tham gia giao dịch, phù hợp với trình độ, lực giao dịch viên loại giao dịch mà giao dịch viên phép thực - Kiểm soát trình xử lý thông tin nghiệp vụ: • Kiểm soát chung: Phân quyền sử dụng cho nhân viên Mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật riêng phép truy cập vào phần hành Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học kịp thời • Kiểm soát chứng từ sổ sách: Đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng cho tất chứng từ, chứng từ có đầy đủ nội dung cần thiết, có ghi số tham chiếu để kiểm tra sau Hàng ngày, toàn chứng từ hạch toán (bao gồm chứng từ ghi sổ chứng từ gốc đính kèm) kể bảng kê giao dịch sau phận có liên quan kiểm tra, kiểm soát đối chiếu luân chuyển tập trung phòng tài kế toán để thực kiểm tra, đối chiếu lại (hậu kiểm) Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, quy định dễ dàng truy cập cần thiết Các chứng từ ấn giao cho khách hàng in từ máy in chuyên dụng Các máy in chứng từ, máy in khác kết nối với hệ thống máy tính giao dịch cửa theo dõi quản lý chặt chẽ để không sử dụng sai mục đích • Kiểm soát vật chất Thành lập Hội đồng kiểm kê định kì kiểm tra, đối chiếu sổ sách phòng kế toán phòng kho quỹ, kiểm kê tiền có kho đảm bảo khớp số liệu sổ sách tiền thực tế có kho Kho tiền đầy đủ phương tiện để chống mối mọt, ẩm mốc, cháy nổ, trộm cắp Hệ thống khoá: chìa, phân tách chức năng: Thủ quĩ, kế toán, Giám đốc Tiền xếp hợp lý, khoa học - Ủy quyền xét duyệt Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ giấy tờ có giá phải vào chứng từ kế toán Trước thu, chi kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp chứng từ Các giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị toán, giấy đề nghị tạm ứng… kế toán trưởng xét duyệt trước lập phiếu chi Giám đốc xây dựng ban hành sách cụ thể ủy quyền xét duyệt để tăng cường kiểm soát 4.1.1.4 Thông tin truyền thông Hệ thống trang thiết bị kết nối hoàn chỉnh thành mạng để cập nhật, xử lý, kiểm tra, kiểm soát, khai thác lưu trữ liệu cách an toàn, xác, nhanh chóng thuận tiện Có hệ thống máy tính trung tâm lưu giữ số liệu dự phòng Có biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn bí mật liệu chương trình, mã khóa truy cập hệ thống chữ ký điện tử Hệ thống kiểm soát chung hệ thống kiểm soát thông qua mạng máy tính có đủ khả để kiểm soát thao tác nghiệp vụ chống lợi dụng tham ô, chiếm đoạt tài sản 4.1.1.5 Giám sát Kiểm tra, đối chiếu thường xuyên sổ quĩ sổ kế toán Kế toán theo dõi riêng số tiền thừa, thiếu thủ quĩ giám sát chặt chẽ việc xử lý tiền thừa thiếu 4.1.2 Hạn chế lý thuyết thực tiễn Do “tính mở” quy định Ngân hàng Nhà nước Quyết định 36/2006/QĐNHNN, cụ thể điều 8-Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ, khoản có nêu “Tuỳ theo quy mô, mức độ, phạm vi đặc thù hoạt động mình, tổ chức tín dụng tự xem xét, định thành lập phận kiểm tra, kiểm soát nội chuyên trách, chịu điều hành trực tiếp Tổng giám đốc (Giám đốc) Trong trường hợp dù có hay phận kiểm tra, kiểm soát nội chuyên trách, tổ chức tín dụng phải thiết lập, trì, tổ chức thực hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội theo quy định Quy chế ” khoản “Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội chuyên trách có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định quy luật quy chế, qui trình nghiệp vụ, qui định nội Tổ chức tín dụng; giúp Tổng Giám đốc thực việc tự kiểm tra để tổng hợp, rà soát đánh giá có hiệu lực hiệu hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ…” Theo qui định trên, Tổ chức tín dụng thành lập không thành lập phận chuyên trách kiểm tra, kiểm soát nội Thực tế đơn vị, từ năm 2010 bỏ phòng kiểm soát nội phân công Trưởng phòng Phó phòng phòng nghiệp vụ thực công tác kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ quy định quy luật quy chế, qui trình nghiệp vụ, quy định nội Do dẫn đển chồng chéo (về nguồn nhân lực trình tác nghiệp) hạn chế đến tính độc lập, hiệu hoạt động phận này, khối lượng công việc người giao nhiệm vụ kiểm soát nhiều Cơ chế kiểm soát nội Nam Á trọng đến công tác kiểm soát xử lý kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa ý đến công tác kiểm soát quản lý kiểm soát tổng quát Nói cách khác, kiểm soát nội chưa làm tốt chức giám sát mà thực chức kiểm tra, phát xử lý vấn đề phát sinh Sự chồng chéo điều hành tác nghiệp phận diễn ra, chế tập thể định tồn phổ biến Chính thế, nhiều trường hợp quyền hạn phân cấp không sử dụng hết bị lạm dụng 4.2 Một số đề xuất hệ thống KSNB hoạt động ngân quỹ NH TMCP Nam Á 4.2.1 Hoàn thiện hệ thống KSNB có ngân hàng Duy trì việc thường xuyên kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành pháp luật quy định nội bộ; trực tiếp kiểm tra, kiểm soát hoạt động nghiệp vụ tất lĩnh vực trụ sở chính, phòng giao dịch Mọi rủi ro có nguy gây ảnh hưởng xấu đến hiệu mục tiêu hoạt động tổ chức tín dụng phải nhận dạng, đo lường, đánh giá cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp Hoàn thiện chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn cá nhân, phận đơn vị, đảm bảo cán tham gia nghiệp vụ ngân quỹ điều kiện để thao túng hoạt động, bưng bít thông tin phục vụ mục đích cá nhân che dấu hành vi vi phạm quy định pháp luật quy định nội Người điều hành phận, đơn vị nghiệp vụ, cá nhân có liên quan đến hoạt động ngân quỹ phải thường xuyên xem xét, đánh giá tính hiệu lực hiệu hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; khiếm khuyết hệ thống phải báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; khiếm khuyết lớn gây tổn thất nguy rủi ro phải báo cáo cho Giám đốc Định kỳ hàng năm, tổ chức tín dụng phải tiến hành tự rà soát, kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội hoạt động ngân quỹ Việc tự kiểm tra, đánh giá bao gồm việc rà soát đánh giá đầy đủ, tính hiệu lực hiệu hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội dựa việc xác định đánh giá rủi ro, nhằm xác định vấn đề tồn hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội rõ thay đổi cần thiết hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội để xử lý, khắc phục vấn đề Tiếp tục hoàn thiện nâng cấp hệ thống thông tin Hệ thống thông tin, tin học tổ chức tín dụng phải giám sát, bảo vệ cách hợp lý, an toàn phải có chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời tình bất ngờ thiên tai, cháy, nổ Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán ghi chép giao dịch phát sinh, hệ thống kế toán cung cấp thông tin cho cấp quản lý định mà có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động ngân hàng Chính thế, hệ thống kế toán mắt xích quan trọng chế kiểm soát nội Ngân hàng cần trọng tới việc hoàn thiện yếu tố hệ thống kế toán 4.2.2 Chú trọng công tác kiểm tra – kiểm soát nội Đề xuất mang tính gợi mở cần nghiên cứu, thảo luận sâu để tìm biện pháp hữu hiệu Một là, cần sớm hoàn thiện môi trường kiểm soát nội ngân hàng thương mại nhà nước gắn với xu hướng vận động, phát triển tự nhiên theo hình thức tập đoàn tài kinh tế VN Hai là, cần tăng cường nhận thức kiểm soát nội ngân hàng thương mại nhà nước với tư cách tập đoàn tài Ngân hàng Nam Á ngân hàng thương mại khác trình thực dự án đại hoá, mức độ phân cấp, phân quyền ngày cao, kể phân quyền đến nhân viên giao dịch Vai trò kiểm soát quản lý trở nên quan trọng để ngăn chặn phát sai sót tiêu cực, đảm bảo an toàn hoạt động ngân hàng Trong thời gian trước mắt, ngân hàng cần trọng tới việc hoàn thiện yếu tố hệ thống kế toán như: hệ thống sách, tài khoản kế toán áp dụng chung phạm vi toàn hệ thống; quy trình chuẩn cho hoạt động ghi chép, lập sử dụng báo cáo tài chính; xây dựng hệ thống báo cáo kế toán phận báo cáo kế toán hợp cho toàn ngân hàng Ba là, tăng cường ứng dụng tin học công tác quản trị điều hành, đặc biệt quản lý tài chính, quản lý giao dịch quản lý tài sản, tin học hoá hoàn toàn hệ thống kế toán đơn vị thành viên Điều cho phép xây dựng chế giám sát tự động, thường xuyên liên tục, hoạt động thống Hội sở chính, có khả phát ngăn chặn kịp thời sai sót phát sinh Bốn là, cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện mô hình tổ chức hoạt động kiểm soát đảm bảo phối hợp hài hoà, tránh chồng chéo để hạn chế tối đa rủi ro kiểm soát Về lâu dài, sau tiến hành cổ phần hoá, cần xây dựng Bộ phận kiểm soát độc lập để đảm bảo tính khách quan hiệu chế giám sát KẾT LUẬN Hoạt động kinh doanh ngân hàng loại hình kinh doanh có nhiều rủi ro, việc bảo đảm an toàn hoạt động kinh doanh ngân hàng thương mại nhà kinh doanh ngân hàng quan tâm mà mối quan tâm người gửi tiền, quan quản lý Nhà nước, toàn xã hội phá sản ngân hàng gây nên đổ vỡ dây chuyền hệ thống tài – ngân hàng, ảnh hưởng lớn toàn kinh tế Để ngăn ngừa tổn thất rủi ro xảy trình hoạt đông kinh doanh ngân hàng, biện pháp tra, kiểm tra, giám sát quan quản lý Nhà nước, trước hết đòi hỏi ngân hàng thương mại phải có biện pháp hữu hiệu Mà biện pháp quan trọng ngân hàng thương mại phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội cách đầy đủ có hiệu Trong kiểm toán độc lập có mặt Việt Nam 18 năm nay, nay, khái niệm kiểm toán nội mẻ với nhiều nhà quản lý Tuy nhiên, yêu cầu hội nhập WTO, phát triển nhanh chóng thị trường chứng khoán vấn đề quản trị doanh nghiệp cho thấy cần thiết kiểm toán nội doanh nghiệp, đặc biệt lĩnh vực ngân hàng Nếu hệ thống ngân hàng ví “huyết mạch” kinh tế chế kiểm soát ví “thần kinh trung ương” ngân hàng thương mại Hiểu chế kiểm soát ngân hàng thương mại với nội dung phương thức vấn đề tương đối Việt Nam PHỤ LỤC BẢNG 1.1 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN TIỀN NGÂN HÀNG TMCP NAM Á Tài khoản Tên tài khoản VỐN KHẢ DỤNG VÀ CÁC KHOẢN ĐẦU TƯ 10 TIỀN MẶT, CHỨNG TỪ CÓ GIÁ TRỊ NGOẠI TỆ, KIM LOẠI QUÍ, ĐÁ QUÍ 101 TIỀN MẶT NẰNG VND 1011 1011.11010100 1011.11010100 Tiền mặt đơn vị Tiền mặt quĩ Tiền mặt thu theo túi niêm phong 1012 1012.11010100 1012.11010180 1013 1013.11010100 Tiền mặt đơn vị hạch toán báo sổ Tiền mặt máy ATM Tiền mặt đơn vị hạch toán báo sổ Tiền mặt không đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý Tiền mặt không đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý Tiền mặt vận chuyển Tiền mặt vận chuyển TIỀN MẶT NGOẠI TỆ 1019 1019.11010100 103 1031 1031.11010100 1031.11010100 Tiền mặt ngoại tệ Tiền mặt quỹ Tiền mặt thu theo túi niêm phong Ngoại tệ đơn vị hạch toán báo sổ Tiền mặt đơn vị hạch toán báo sổ Ngoại tệ gửi nhờ tiêu thu Ngoại tệ gửi nhờ tiêu thu Ngoại tệ vận chuyển Tiền mặt vận chuyển 1032 1032.11010180 CHỨNG TỪ CÓ GIÁ TRỊ NGOẠI TỆ 1033 1033.11010100 Chứng từ có giá trị ngoại tệ đơn vị Séc du lịch quĩ CTCG khác quĩ 1039 1039.11010100 Chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi nhờ thu Séc du lịch chờ toán CTCG khác chờ toán 104 1041 1041.11030100 1041.11039800 1043 1043.11030100 1043.11039800 1049 1049.11030100 1049.11039800 105 1051 1051.11020100 1059 1059.11020200 1059.11020300 Chứng từ có giá trị ngoại tệ vận chuyển Séc du lịch vận chuyển CTCG khác vận chuyển KIM LOẠI QUÍ, ĐÁ QUÍ Vàng kinh doanh Vàng Kim loại quý, đá quý kinh doanh Kim loại quý Đá quý CT1 CT2 CT3 CT4 CT5 [...]... lãnh đạo ngân hàng đề ra 2.3.4 Các hoạt động kiểm soát tại NHTM 7 • Kiểm soát quản lý là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ của ngân hàng, do nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành Kiểm soát quản lý diễn ra thường xuyên và là hoạt động quan trọng nhất trong cơ chế kiểm soát nội bộ của ngân hàng • Kiểm soát xử lý được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra... tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo • Kiểm soát để bảo vệ tài sản là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong ngân hàng • Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với tất cả các hoat động và giao dịch diễn ra trong ngân hàng Dễ dàng nhận thấy, kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt. .. Vốn lưu động Sơ đồ 1.3 Đối tượng kế toán ngân hàng TMCP Nam Á 1.3.1.3 Chứng từ kế toán tại ngân hàng TMCP Nam Á - Hệ thống chứng từ do Thống đốc NHNN ban hành Nguồn vốn - Chứng từ nội bộ do ngân hàng lập hoặc khách hàng lập tại ngân hàng; chứng từ bên ngoài do ngân hàng khác chuyển về để thực hiện các nghiệp vụ ngân hàng - Chứng từ giấy do ngân hàng lập hoặc khách hàng lập trực tiếp trên giấy; chứng... NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG TMCP NAM Á 3.1 Các hoạt động kiểm soát hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Nam Á 3.1.1 Quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền 3.1.1.1 Trách nhiệm quản lý 3.1.1.1.1 Trách nhiệm của Giám đốc Giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm về công tác tổ chức quản lý, đảm bảo an toàn, bí mật toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và hoạt động kho tiền của đơn vị Giám... 2.2.2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát cuả mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: - Tính chính trực và giá trị đạo đức - Đảm bảo về năng lực - Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm Toán - Triết lý quản lý và phong cách điều hành... lửa hay các biện pháp kỹ thuật khác để họ không thể tiếp cận hay truy cập được vào hệ thống thông tin của đơn vị  Kiểm soát dữ liệu - Nhập liệu càng sớm càng tốt - Sao lưu dữ liệu để dự phòng các bất trắc • Kiểm soát ứng dụng  Kiểm soát dữ liệu - Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ - Kiểm tra sự phê duyệt trên các chứng từ  Kiểm soát quá trình nhập liệu - Kiểm tra để đảm bảo các vùng... năng kế toán - Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản - Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán b Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần bào đảm rằng (1) phải kiểm soát chặt... 25 - Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán các khoản đầu tư vào công ty con Vốn chủ sở hữu và lợi nhuận thuần được phân phối cho các chủ sở hữu không có quyền kiểm soát, được thể hiện riêng biệt trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Các báo cáo được lập trên cơ sở dồn tích, các chính sách kế toán của Ngân hàng và công ty con áp dụng nhất quán và phù hợp với các chính sách... một thực thể, cơ chế kiểm soát là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của Ngân hàng 2.3.2 Rủi ro trong hoạt động của NHTM 5 Do tính phức tạp và khối lượng giao dịch lớn, cùng với tính dễ biến động của tiền tệ nên trong hoạt động của mình ngân hàng thường gặp nhiều rủi ro: • Rủi ro tín dụng: Phát sinh trong trường hợp ngân. .. trưởng phòng kế toán và thủ quỹ là thành viên 3.1.1.1.2 Trách nhiệm của Ban kiểm soát Ban Kiểm soát sử dụng Phòng Kiểm toán thực hiện công tác kiểm toán nội bộ thường xuyên và liên tục đối với các chi nhánh, phòng giao dịch, các phòng ban trực thuộc Hội sở chính 3.1.1.1.3 Trách nhiệm của Ban quản lý rủi ro Trích lập dự phòng rủi ro và xem xét báo cáo tình hình theo dõi sao kê và thực hiện thu hồi nợ ... Chính có nhiều rủi ro vậy, việc thi t lập hệ thống KSNB chặt chẽ, với thủ tục kiểm soát hợp lý điều cần thi t để trì hoạt động thu chi tiền mặt, giảm rủi ro tới mức tối thi u, đảm bảo thực mục tiêu... đếm 3.1.5.2 Xử lý thừa, thi u tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá 3.1.5.2.1 Xử lý thừa (thi u) tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá khâu kiểm đếm, đóng gói Trường hợp thi u tiền mặt, tài sản... năm đóng bó, túi; thừa thi u, lẫn loại tiền (số lượng, thành tiền); giữ lại niêm phong bó, túi tiền gửi kèm biên cho đơn vị có bó, túi tiền để xử lý Nếu thi u thếp bó tiền, thi u tờ thếp; thếp miếng