Phòng quảng cáo của đài PT TH thủ đô

Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ LỜI NÓI ĐẦU Theo kế hoạch thực tập nghiệp vụ khoa Quan hệ công chúng Quảng cáo đưa ra, sinh viên thực tập nghiệp vụ công ty truyền thông,các báo, đài truyền hình, phòng truyền thông doanh nghiệp thời gian tháng từ ngày 06/02/2012 đến ngày 27/04/2012 Mục đích đợt thực tập nghiệp vụ nhằm tạo điều kiện cho sinh viên làm quen với công việc, tiếp xúc trực tiếp với môi trường công việc tương lai, có kinh nghiệm cảm nhận bổ ích cho công việc sau Trong thời gian tháng thực tập nghiệp vụ này, em may mắn thực tập Phòng Quảng cáo – Đài PT-TH Hà Nội Đây môi trường làm việc chuyên ngành em theo học , chuyên nghiệp, làm việc máy quy củ người có trách nhiệm với công việc Chính từ điều nên em học hỏi nhiều kinh nghiệm từ anh chị nhân viên Đặc biệt dẫn tận tình trưởng phòng Quảng cáo, người có nhiều kinh nghiệm, hiểu biết ngành Quảng cáo Việt Nam Tuy nhiên,do đặc thù lại Phòng Quảng cáo Đài PT-TH thủ đô nên công việc hoạt động cách nghiêm túc, có giám sát chặt chẽ ban lãnh đạo đài, đòi hỏi chuẩn xác, nhân viên làm việc phải chịu trách nhiệm lớn công việc ( bên cạnh phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật ), nên với vai trò sinh viên thực tập , em có hội tham gia vào công việc phòng Sau tháng kết thúc thực tập, thân em tự nhận thấy tiếp thu nhiều kinh nghiệm bổ ích,có thêm hiểu biết quan trọng trước Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ hết phục vụ cho khóa luận tốt nghiệp tiếp với mục đích xa phục vụ cho công việc tương lai Và báo cáo thực tập nghiệp vụ này, em xin trình bày lại kinh nghiệm, cảm nhận I/GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHÒNG QUẢNG CÁO–ĐÀI PT-TH HÀ NỘI : 1- Giới thiệu chung - chức nhiệm vụ phòng : Phòng Quảng cáo thuộc Đài PT-TH Hà Nội Địa : số 3-5 Huỳnh Thúc Kháng – Hà Nội Phòng Quảng cáo thành lập từ năm 1997, sớm so với Quảng cáo Việt Nam, hoạt động đặn quy củ 15 năm Nên thấy phòng mạnh đài PT-TH Hà Nội ngành Quảng cáo đài Phòng Quảng cáo nằm khu riêng, tách biệt so với phòng ban khác đài Đặc biệt qua cổng riêng, không cần phải vào phòng qua cổng đài đặc thù phòng phòng trực tiếp hoạt động với bên gặp gỡ khách hàng Hiện tại, phòng Quảng cáo xúc tiến để phát triển thành Trung tâm Quảng cáo ( mô hình TV-Ad – Trung tâm quảng cáo dịch vụ truyền hình – Đài TH Việt Nam ) * Về chức nhiệm vụ phòng : - Xây dựng kế hoạch chiến lược dài hạn kế hoạch hàng năm để khai thác loại hình quảng cáo ( quảng cáo sản phẩm, hợp tác sản xuất trao đổi chương trình, khai thác quyền truyền hình, dịch vụ giá trị gia tăng, tài trợ, Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ thông tin…) phát sóng truyền hình, phát thanh, truyền hình cáp báo điện tử…của đài PT-TH Hà Nội phù hợp với quy định pháp luật - Tham mưu cho Tổng giám đốc đài ban hành sách, chế, giá cho hoạt động Quảng cáo - Tổ chức nghiệp vụ Quảng cáo, tạo nguồn thu cho đài + Tổ chức nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu, hoạt động PR + Tìm kiếm , khai tác, tiếp nhận thông tin, đàm phát với khách hàng…để ký kết tổ chức thực hợp đồng quảng cáo dịch vụ từ khâu đến khâu cuối kết thúc, lý hợp đồng - Phối hợp với phòng tài quản lý nguồn thu, chứng từ, hạch toán kế toán, thống kê theo quy định - Quản lý cán công nhận viên, phân công lao động, bồi dưỡng trình độ chuyên môn, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán công nhân viên đơn vị ( theo Quyết định số 51-QĐ-PTTH ngày 20/8/1997 việc thành lập phòng Quảng cáo ) 2- Cơ cấu tổ chức phòng Quảng cáo – đài PT-TH Hà Nội : Hiện thời điểm này, phòng Quảng cáo – Đài PT-TH Hà Nội có tổng số 23 nhân viên, làm việc sở : - Cơ sở số 3-5 Huỳnh Thúc Kháng, Hà Nội Đây trụ sở chính, nơi giao dịch trực tiếp công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng Quảng cáo - Cơ sở số 23 Tô Hiệu Hà Đông Hà Nội tiếp nhận thông tin thường xuyên, hàng ngày dịch vụ Thông tin kinh tế, Văn hóa xã hội, từ thiện… kênh sóng Phát + Tổ chức kiểm duyệt, sản xuất phát sóng quảng cáo kênh + Quản lý nguồn thu chứng từ có liên quan kênh Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ + Quản lý sở vật chất có liên quan + Quản lý lịch phát sóng, giấy chứng nhận phát sóng kênh Tổng số 23 nhân viên phòng bao gồm : trưởng phòng, phó phòng phụ trách phần 18 nhân viên Phòng Quảng cáo chia vào tổ, theo lĩnh vực chuyên môn cụ thể, tổ hành – tổng hợp, tổ có nhóm phù hợp với công việc quy mô phòng : ( mô hình trung tâm quảng cáo dịch vụ truyền hình ) - Tổ tiếp nhận thông tin - Tổ nghiệp vụ khai thác Quảng cáo - Tổ sản xuất chương trình Quảng cáo - Tổ kế toán,tài Trong đó, tổ nghiệp vụ Quảng cáo chia thành nhóm : + Nhóm quản lý hợp đồng sản xuất quảng cáo + Nhóm tổ chức kiện tài trợ + Nhóm giá trị gia tăng + Nhóm quản lý hợp đồng dài hạn + Nhóm Marketing 3- Hoạt động phòng Quảng cáo – đài PT-TH Hà Nội : Phòng Quảng cáo hoạt động giám sát quản lý trực tiếp ban lãnh đạo đài PT-TH Hà Nội Phòng Quảng cáo phụ trách toàn mảng Quảng cáo, thông tin quảng cáo, chương trình, kiện tổ chức đài PT-TH Hà Nội ( có chương trình kiện kết hợp tổ chức phòng ban khác ), toàn hoạt động Quảng cáo cho đài PT-TH Hà Nội ( Quảng cáo bên khu vực đài, quảng cáo phương tiện báo in, đài phát hay truyền hình…) Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ Phòng Quảng cáo liên kết phòng ban khác để thực việc phát sóng, tổ chức sản xuất chương trình để phát sóng Hàng ngày, Tổ hành tổng hợp nhận lịch phát sóng quảng cáo xếp chung theo khung đài ( lịch phát sóng quảng cáo thường xen lẫn vào chương trình thời sự, kinh tế, văn hóa xã hội, phim truyện….), sau xếp thông tin Quảng cáo, quảng cáo ngắn hạn, Quảng cáo dài hạn phù hợp với khung phát sóng chung Và phải đảm bảo tính xác tuyệt đối mặt thời gian, không phép có sai sót Phòng Quảng cáo tiếp nhận quảng cáo loại sau : - Về thông tin : tiếp nhận toàn thông tin quảng cáo, thông tin tìm người nhà, thông tin từ thiện, thông tin cá nhân, hội, tổ chức có nhu cầu ( tin buồn, tuyển dụng, mời họp mặt…) - Về tuyên truyền : phòng tiếp nhận thông tin tuyên truyền nhà nước,chính phủ, tổ chức xã hội… - Về quảng bá : tiếp nhận hợp đồng quảng cáo sản phẩm ngắn hạn, dài hạn, hoạt động giá trị gia tăng ( sms, pop up, chạy chữ…), tài trợ… Điểm đặc biệt hoạt động Quảng cáo đài PT-TH Hà Nội có phát sóng thông tin thuộc loại : mời họp mặt, tin buồn, tìm người nhà,rơi giấy tờ, thông tin tuyển dụng…cũng xếp vào hoạt động quảng cáo đài Trong đài truyền hình Việt Nam hoàn toàn hoạt động Phòng Quảng cáo hoạt động theo thời gian quy định nhà nước, nhiên hoạt động vào sáng thứ để tiếp nhận thông tin ngày cuối tuần cần thiết ( ngày này,lịch phát sóng quảng cáo kênh diễn ngày thường ) II/ HOẠT ĐỘNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ TẠI PHÒNG : Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ Ngay phân công vào thực tập phòng Quảng cáo đài, đạo trưởng phòng, sau nghiên cứu cấu phòng ban, em đề kế hoạch thực tập nghiệp vụ tháng phòng Quảng cáo theo lịch để đảm bảo việc thực tập diễn cách tuần tự, có mục đích, thời gian cụ thể, có hiệu KẾ HOẠCH THỰC TẬP NGHIỆP VỤ Sinh viên : Nguyễn Trần Hiền Trang – Lớp Quảng cáo K28 – Khoa QHQC – Quảng cáo Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ Stt Thời gian Tổ tham gia Mục tiêu công việc Ghi 07/02/12 – Phòng Quảng Tìm hiểu chung phòng QC C Duyên 10/02/12 cáo hoạt động QC ( tuần ) - Hiểu rõ máy làm việc, chức Thời gian : sáng năng, nhiệm vụ, quyền hạn + chiều tổ, nhóm nghiệp vụ phòng ( phó phòng ) - Nắm bắt hình thức Quảng cáo thực tế, quy trình tiếp nhận thông tin QC lý hợp động QC 13/02/12 – Tổ tiếp nhận - Cơ chế làm việc tổ tiếp nhận C Chi 24/02/12 thông tin QC thông tin Các hoạt động ( chuyên ( tuần ) tổ Thời gian : sáng - Tìm hiểu hoạt động tiếp nhận + chiều viên) thông tin Đài 27/02/12 – Tổ Nghiệp vụ 30/03/12 QC ( tuần ) ( nhóm ) - Nắm chế làm việc tổ, hoạt động tổ ngày làm việc Thời gian : sáng - Hiểu chi tiết hình thức + chiều QC ( tài trợ, hợp tác sản xuất, QC thu tiền…) - Hiểu chi tiết quy trình nghiệp vụ ký kết hợp đồng QC + Hoạt động tìm kiếm khách hàng ( kĩ tìm kiếm ) + Đàm phán,soạn thảo,ký kết hợp A Minh ( tổ trưởng ) Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ đồng + Tổ chức thực hiện, quản lý hợp đồng cách chặt chẽ + Vấn đề tài hợp đồng ( tính toán chi phí hợp đồng,…) + Thanh lý hợp đồng 02/04/12 – 13/04/12 Tổ sản xuất - Nắm chế làm việc, chương trình QC hoạt động tổ ( tuần ) - Hiểu rõ quy trình sản xuất Thời gian : buổi chương trình QC ( TVC QC, sáng A Dũng ( tổ trưởng ) chương trình khác….) - Nắm khó khăn gặp phải, kinh nghiệm trình sản xuất 16/04/12 – Tổ Kế toán - Nắm chế làm việc, 20/04/12 hoạt động tổ ( tuần ) - Hiểu vấn đề ngân sách Thời gian : buổi C Hiền ( tổ trưởng ) hoạt động QC quan truyền sáng thông,báo đài… + Cách thức quản lý ngân sách… + Cách thức phân chia hoa hồng, phí môi giới… + Cách thức tính toán chi phí hợp đồng QC 23/04/12 – Phòng Quảng 27/04/12 cáo - Tổng hợp thông tin cần thiết - Hoàn thành báo cáo thực tập Chú Dương Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ Thời gian : tự - Hoàn thành thủ tục hành (trưởng cần thiết phòng) Em xin báo cáo kết thực tập nghiệp vụ dựa theo hoạt động tuần tổ nghiệp vụ chia theo kế hoạch Dưới toàn kinh nghiệm nghiệp vụ đúc kết thời gian tháng thực tập phòng Đó nghiệp vụ : nghiệp vụ tiếp nhận thông tin, nghiệp vụ khai thác tìm kiếm khách hàng, nghiệp vụ soạn thảo kí kết theo sát hợp đồng quảng cáo, nghiệp vụ kiểm duyệt quảng cáo, nghiệp vụ sản xuất chương trình quảng cáo, nghiệp vụ tài kế toán : lập báo cáo tài chính, đối chiếu doanh thu,… Trước hết, tổ hành tổng hợp hoạt động xen kẽ song song tổ khác,lại tổ chuyên môn nên em không xếp thời gian xác để thực tập tổ mà tìm hiểu để thấy nhiệm vụ hoạt động tổ cách sơ lược Tổ hành tổng hợp : có nhiệm vụ : + Tham mưu xây dựng quy định, quy chế, sách có liên quan chức năng, nhiệm vụ phòng Quảng cáo, chế độ người lao động… + Tổ chức tiếp nhận, phát hành, quản lý lưu trữ văn ( công văn, thông báo, định, quy định, báo cáo, đề xuất, đề nghị…) liên quan đến hoạt động Phòng Quảng cáo + Quản lý lao động, trì yêu cầu cán công nhân viên Phòng chấp hành tốt nội quy, quy chế lao động, nội vụ trật tự, quy định phòng Quảng cáo, đài PT-TH Hà Nội pháp luật nhà nước + Quản lý sở vật chất, kỹ thuật, văn phòng phẩm phục vụ cho hoạt động Phòng Quảng cáo Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ + Giúp trưởng phòng tổng hợp hoạt động Phòng phục vụ cho yêu cầu Phòng Đài ) 1- Thực tập Tổ tiếp nhận thông tin : Tổ tiếp nhận thông tin xếp vị trí bên phòng Quảng cáo, có khu vực cho khách ngồi chờ gặp nhân viên phòng Sau thời gian tuần theo kế hoạch thực tập làm việc tổ tiếp nhận thông tin Quảng cáo phòng Em rút hiểu biết sau hoạt động tổ, chế làm việc, hình thức quảng cáo… đặc biệt kinh nghiệm, nghiệp vụ tiếp nhận thông tin Việc tiếp nhân thông tin chủ yếu nhân viên phòng chịu trách nhiệm Trong đó, chuyên viên Quảng cáo phụ trách tiếp nhận quảng cáo lẻ, quảng cáo ngắn hạn nhân viên Quảng cáo phụ trách tiếp nhận toàn thông tin đăng : tin buồn, mời họp mặt,… Tổ tiếp nhận thông tin thực toàn hoạt động tiếp nhận thông tin đài Hiện tại, đài PT-TH Hà Nội nhận đăng phát sóng loại tin sau : - Mời họp mặt, mời hội đồng hương… - Rơi giấy tờ - Tìm người nhà - Tin buồn - Thông tin tuyển dụng - Những thông tin quảng cáo ngắn hạn,quảng cáo lẻ với quy mô nhỏ ( quảng cáo đăng từ 2-3 lần lần đăng kí phát sóng ) - Các hợp đồng giá trị gia tăng có quy mô nhỏ : sms, pop up, chạy chữ… 10 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ Mỗi hợp đồng giao cho chuyên viên thuộc tổ nghiệp vụ khai thác quảng cáo phụ trách, chuyên viên giao phụ trách nhiều hợp đồng có trách nhiệm phối hợp với phận có liên quan để tổ chức thực quản lý toàn diện hợp đồng kể từ đàm phán ký kết lý hợp đồng, chuyên viên chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, quan quản lý tính pháp lý hợp đồng phụ trách Hoạt động trưởng phòng Quảng cáo chuyên viên tổ phân công trực tiếp đàm phán, thỏa thuận với khách hàng nội dung hợp đồng Trên sở nội dung hợp đồng thống với khách hàng, chuyên viên soạn thảo hợp đồng trưởng phòng ký tắt trước trình tổng giám đốc đài kí duyệt Trường hợp cần có văn giải trình chi tiết chuyên viên soạn thảo báo cáo ký tắt, trưởng phòng ký báo cáo trình tổng giám đốc đài Sau hợp đồng soạn thảo sở phê duyệt tổng giám đốc Đối với hợp đồng hợp tác sản xuất, trao đổi chương trình, tài trợ có thêm báo cáo ban biên tập thẩm định nội dung đề xuất thực hiện, biên thẩm định chi phí phận thẩm định Số hợp đồng, ngày ký hợp đồng tổ hành tổng hợp phòng quảng cáo mở sổ theo dõi quản lý theo mẫu sau : Số hợp đồng/Loại hình-Năm Ví dụ : 01/QC-2009 : Hợp đồng số 01, loại hình Quảng cáo thu tiền, năm 2009\ 01/HTSX-2009 : Hợp đồng số 01, loại hình hợp tác sản xuất chương trình, năm 2009 01/GTGT-2009 : Hợp đồng số 01, loại hình hợp tác thực dịch vụ giá trị gia tăng, năm 2009 01/TT-2009 : Hợp đồng số 01, loại hình tài trợ chương trình, năm 2009 16 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ 01/DV-2009: Hợp đồng số 01, loại hình dịch vụ, năm 2009 Hợp đồng gốc ký kết với số lượng theo yêu cầu khách hàng tối thiểu Đài giữ bản, số lượng lại theo khách hàng quy định * Nghiệp vụ tổ chức thực hiện, giám sát hợp đồng : Chuyên viên phụ trách Hợp đồng chịu trách nhiệm thực toàn nghiệp vụ phát sinh từ Hợp đồng, cụ thể sau : - Chủ động tiếp nhận đăng ký quảng cáo khách hàng, thiết lập bảng kê phát sóng chịu trách nhiệm tính xác thời điểm phát sóng - Theo dõi xác việc thực quyền nghĩa vụ bên theo hợp đồng - Hàng tháng với Tổ kế toán – tài đối soát nguồn tài công nợ nghĩa vụ khách hàng đài,có trách nhiệm đôn đốc thu hồi công nợ hợp đồng chuyên viên phụ trách - Phối hợp với Tổ sản xuất khai thác chương trình đơn vị Đài thực thử tục liên quan đến việc phát sóng chương trình - Báo cáo trưởng phòng đề xuất phương án giải vấn đề phát sinh trình thực hợp đồng - Báo cáo tổng kết, phân tích hiệu kinh tế hợp đồng - Đối với hợp đồng hợp tác sản xuất, phối hợp với đơn vị đài theo dõi xác nhận số lượng chương trình phát sóng - Phối hợp với tổ kế toán – tài đối chiếu doanh thu hàng tháng với khách hàng - Trên xở đối chiếu doanh thu với khách hàng, soạn thảo chứng nhận phát sóng chương trình quảng cáo trình Trưởng phòng ký - Tổng kết trình thực hợp đồng soạn thảo lý hợp đồng 17 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ * Nghiệp vụ tiếp nhận thông tin, quảng cáo ( thông tin để phục vụ cho việc thực hợp đồng Quảng cáo ) Các sản phẩm Quảng cáo bao gồm : băng,đĩa hình ảnh, âm thanh, lời đọc…được phát sóng phát truyền hình, truyền hình cáp, báo điện tử đài Các sản phẩm Quảng cáo giao cho chuyên viên trực tiếp tiếp nhận kiểm duyệt.Chuyên viên có trách nhiệm tiếp nhận sản phẩm tài liệu kèm,kiểm duyệt chất lượng kỹ thuật, nội dung tài liệu theo quy định pháp luật quy định đài,lập phiếu nghiệm thu,cấp mã số, lưu trữ sản phẩm tài liệu kèm Về quy trình thực hiện, diễn sau : + Tiếp nhận thông tin sản phẩm quảng cáo tài liệu kèm từ khách hàng ( thông tin khách hàng có nhu cầu sản xuất phòng Quảng cáo ) + Kiểm tra nội dung tài liệu có liên quan + Kiểm tra chất lượng hình ảnh,âm thanh, kỹ thuật + Xác lập phiếu nghiệm thu sản phẩm ( sản phẩm khách hàng chuyển đến ) trình lãnh đạo phê duyệt + Lập mã sản phẩm + Chuyển sản phẩm quảng cáo đến phận có liên quan để sản xuất phát sóng + Lưu trữ sản phẩm tài liệu có liên quan, lập hệ thống sổ sách để lưu trữ thông tin liên quan Trong trình thực hợp đồng, phát sinh vấn đề hợp đồng, chuyên viên cần giải vấn đề phát sinh trình thực hợp đồng : Trước hết, phát sinh trình thực hợp đồng chuyên viên chịu trách nhiệm hợp đồng cần phải kịp thời nắm bắt đề xuất biện pháp xử lý 18 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ Tất thay đổi, điều chỉnh quyền lợi, nghĩa vụ,phương án hợp tác đài đối tác phải cụ thể hóa hình thức phụ lục hợp đồng tổng giám đốc phê duyệt Về phụ lục hợp đồng, cần soạn thảo ký kết phụ lục sau : Căn vào thực tế thực hợp đồng đề xuất khách hàng, chuyên viên phụ trách hợp đồng tổng hợp lại báo cáo với trưởng phòng nội dung cần điều chỉnh Trên sở nội dung điều chỉnh hợp đồng thống với khách hàng, chuyên viên soạn thảo phụ lục hợp đồng trưởng phòng ký tắt, trình tổng giám đốc đài ký duyệt Trường hợp cần có văn giải trình chi tiết chuyên viên cần soạn thảo báo cáo ký tắt, trưởng phòng ký báo cáo trình tổng giám dốc đài Phụ lục hợp đồng sau soạn thảo sở phê duyệt tổng giám đốc Về lý hợp đồng : Hợp đồng lý sau kết thúc thời hạn hiệu lực bên liên quan thực đầy đủ cam kết Căn vào hợp đồng phụ lục hợp đồng ( có ), chuyên viên quảng cáo phụ trách hợp đồng soạn thảo lý hợp đồng, tổ trưởng tổ kế toán- tài kiểm soát số liệu có liên quan, chuyên viên phụ trách hợp đồng với trưởng phòng ký tắt trước báo cáo lên tổng giám đốc đài kí duyệt Thanh lý hợp đồng ký kết với số lượng theo yêu cầu khách hàng tối thiểu lưu đài, số lượng lại khách hàng định Về lưu trữ, quản lý hợp đồng tài liệu có liên quan : - Tổ kế toán – tài lưu giữ toàn hồ sơ gốc hợp đồng, gồm có : + gốc hợp đồng văn liên quan + gốc phụ lục hợp đồng ( có ) văn liên quan 19 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ + gốc lý hợp đồng văn liên quan + gốc bảng kê phát sóng hàng ngày + gốc văn khác liên quan đến việc thực hợp đồng - Chuyên viên phụ trách hợp đồng lưu gốc hợp đồng văn chuyển cho tổ kế toán – tài - Việc cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động quảng cáo phải cho phép trưởng phòng tổng giám đốc đài  Nhận xét : Sau thời gian tuần thực tập tổ nghiệp vụ khai thác quảng cáo , em rút nhiều kinh nghiệm trang bị thêm cho nghiệp vụ quảng cáo cần thiết cho nghề nghiệp Em nhận thấy rằng, hoạt động tổ chuyên nghiệp, công việc phân công rõ ràng, chuyên viên có trách nhiệm trước trưởng phòng trước pháp luật hợp đồng mà phụ trách Lượng hợp đồng quảng cáo phòng Quảng cáo lớn, chuyên viên phụ trách nhiều hợp đồng, nhiên việc thực diễn ổn thỏa, không bị đan xen có đạo giám sát chặt chẽ tổ trưởng, phó phòng có liên quan trưởng phòng quảng cáo 3- Thực tập Tổ sản xuất chương trình Quảng cáo : Tổ sản xuất chương trình quảng cáo thực nhiệm vụ : - Sản xuất chương trình hình thức Thông tin bảng chữ…hàng ngày theo nội dung khách hàng yêu cầu theo bảng kê phát sóng lãnh đạo phê duyệt - Xây dựng kế hoạch quản lý việc phát sóng trailer quảng cáo cho chương trình đài chương trình miễn phí theo yêu cầu cấp có thẩm quyền… 20 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ - Sản xuất chương trình quảng cáo ngắn hạn, quảng cáo dài hạn, tài trợ hợp tác sản xuất, giá trị gia tăng theo bảng kê phê duyệt - Phối hợp với phận có liên quan ráp nối phát sóng chương trình quảng cáo sóng truyền hình, phát thanh…kiểm tra kết thực sau phát sóng - Kiểm duyệt nội dung băng hình quảng cáo, giấy tờ pháp lý có liê quan theo quy định pháp luật, cấp mã số băng, lập phiếu nghiệm thu sản phẩm trước phát sóng - Lưu trữ băng, đĩa quảng cáo tài liệu liên quan đến sản phẩm quảng cáo theo quy định - Tổ chức khai thác quyền chương trình truyền hình, sản xuất chương trình để trao đổi, mua bán…khi cấp có thẩm quyền cho phép Sau thời gian tuần thực tập tổ sản xuất chương trình quảng cáo, em rút công việc, kinh nghiệm nghiệp vụ làm việc tổ sau : Hàng ngày, tổ sản xuất khai thác chương trình quảng cáo nhận từ tổ tiếp nhận thông tin quảng cáo tổ nghiệp vụ khai thác quảng cáo bảng kê phát sóng quảng cáo thông tin ngày Bảng kê phát sóng quảng cáo ký duyệt để xác định số lượng, thời điểm mẫu quảng cáo phát sóng ( bảng kê phát sóng phó phòng liên quan trực tiếp soạn thảo tổng hợp ký duyệt ) Bảng kê phát sóng quảng cáo nội dung thông tin từ thiện, thông báo tìm kiếm…phải hoàn thiện trước 11h30’ hàng ngày bàn giao từ tổ tới tổ sản xuất khai thác chương trình.Bảng kê phải ghi rõ ràng, đầy đủ thông tin sản phẩm, mã số băng, thời lượng, thời điểm phát sóng thích kèm theo ( có ) 21 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ Nội dung thông tin : thông tin từ thiện, thông tin tìm kiếm, thông báo, kinh tế xã hội…phải biên tập, trình bày rõ ràng (theo mẫu, không viết tay) chuyển kèm theo Bảng kê phát sóng trước 11h30’ hàng ngày Tổ sản xuất khai thác chương trình quảng cáo phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức sản xuất phát sóng chương trình quảng cáo ( bao gồm in băng, bàn giao băng, báo thời lượng…) Sau thời hạn bàn giao bảng kê nội dung thông tin (11h30’ sáng ) việc bổ sưng thực sở yêu cầu khách hàng không muộn 15h00 ngày ( 16h phát sóng ) Sau sản xuất xong, tổ sản xuất khai thác chương trình bàn giao toàn bảng kê phát sóng nội dung thông tin cho tổ tài chính-kế toán vòng ngày kể từ ngày nhận Quy trình sản xuất kết thúc Trên thực tế, phòng Quảng cáo hầu hết nhận sản phẩm quảng cáo khách hàng mang đến, tổ sản xuất khai thác chương trình có nhận sản xuất, quay, thực đoạn quảng cáo theo nhu cầu khách hàng nhiên Chủ yếu tổ nhận sản xuất đoạn thông tin, sản phẩm quảng cáo có sẵn, biên tập để chuyển cho bên phận phát sóng phận có liên quan khác đài Việc thực đoạn quảng cáo theo nhu cầu khách hàng chủ yếu tuân theo quy trình vốn có làm sản phẩm quảng cáo : lên ý tưởng, thuyết phục khách hàng, làm storyboard, chọn diễn viên, chọn địa điểm, tiến hành quay, làm hậu kì…. > sản phẩm hoàn chỉnh  Nhận xét : Sau thời gian tuần thực tập tổ sản xuất khai thác chương trình quảng cáo, em nhận thấy tổ sản xuất khai thác chương trình quảng cáo tổ gắn liền, kết 22 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ hợp chặt chẽ với tổ khác phòng quảng cáo Các công việc thực tổ : sản xuất chương trình,kiểm duyệt băng ( chất lượng, hình ảnh, âm )…đòi hỏi cần phải làm việc cách xác trách nhiệm sản phẩm quảng cáo sai xót gây hậu lớn 4- Thực tập Tổ tài – kế toán : Tổ tài chính- kế toán có trách nhiệm : - Tổ chức hạch toán kế toán, thống kê, ghi chép đầy đủ bút toán hệ thống sổ sách theo luật Kế toán, luật Thống kê…các Thông tư sửa đổi bổ sung Bộ tài Nhà nước - Tổ chức quản lý lưu trữ toàn chứng từ kế toán : +Hợp đồng kinh tế, dịch vụ ( gốc ) bao gồm tất loại hình, quảng cáo dài hạn, ngắn hạn, hợp tác sản xuất chương trình, tài trợ dịch vụ khác có +Các văn có liên quan đến hợp đồng kinh tế, dịch vụ ( gốc) báo cáo đề xuất, biên thỏa thuận, công văn…của đối tác phòng quảng cáo, bút phê quản lãnh đạo đài ban + Bảng kê phát sóng hợp đồng, khách hàng - Quản lý tiền mặt trình lưu chuyển từ phòng quảng cáo ( sở sở ) đến phòng Tài đài, lập sổ quỹ theo dõi tiền mặt theo quy định - Mở hệ thống sổ sách theo dõi chi tiết diễn biến hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ, khách hàng Kiểm tra bảng kê phát sóng hàng ngày để tổng hợp doanh thu, đối soát với khách hàng phòng tài đài nguồn thu, quyền lợi, nghĩa vụ bên theo quy định hợp đồng quy định chế độ, sách đài - Theo dõi, quản lý việc toán tiền khách hàng, theo dõi thu hồi công nợ khách hàng, với phòng tài viết trả hóa đơn tài 23 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ cho khách hàng, toán tiền hoa hồng tiên môi giới theo quy định - Hàng tháng có trách nhiệm cung cấp số liệu kế toán hợp đồng, cho chuyên viên theo dõi hợp đồng để kiểm soát chặt chẽ việc thực hợp đồng khách hàng - Xây dựng tiêu kinh tế, tài chính, lập báo cáo tài theo quy định - Trực tiếp giao dịch với phòng tài đài nghiệp vụ hạch toán kế toán tài có liên quan - Được quyền yêu cầu tổ nghiệp vụ phận có liên quan cung cấp thông tin, tư liệu phạm vi chức tổ để thực nhiệm vụ giao Hàng tháng, hoạt động giao ban họp phòng phải báo cáo lại doanh thu nội tháng Quy trình báo cáo doanh thu nội theo em đúc kết diễn sau: - Báo cáo doanh thu nội hàng tháng phải thể thông tin sau : + Doanh thu phát sóng ( tháng tại, từ đầu năm ) + Doanh thu kênh, phương tiện ( phát thanh, báo điện tử…) + Doanh thu loại hình dịch vụ ( quảng cáo, hợp tác sản xuất, tài trợ, giá trị gia tăng…) + Tình hình công nợ tháng từ đầu năm đến thời điểm - Bảng tổng hợp doanh thu hàng tháng đài xây dựng theo mẫu thống kê phù hợp - Bảng tổng hợp chuyển cho : + Tổng giám đốc đài + Phòng tài đài + Trưởng phòng quảng cáo + Lưu hồ sơ tổ kế toán-tài 24 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ  Nhận xét : Vấn đề kinh tế tài phải làm cách minh bạch, tuyệt đối xác, tuân thủ theo yêu cầu, quy định đài tuân thủ theo pháp luật nước ta Sau thời gian thực tập tuần tổ em thấy tổ kế toán – tài thực công việc công mình, minh bạch, rõ ràng, cá nhân chịu trách nhiệm lớn chi phí… Tuy nhiên, đặc thù vấn đề kinh tế, tài việc đảm bảo tính bảo mật thông tin cao, nên em không khai thác nhiều thông tin mong muốn ( thông tin sách hoa hồng, công thưởng cho nhân viên….) III/ NHỮNG CẢM NHẬN CỦA BẢN THÂN SAU QUÁ TRÌNH THỰC TẬP : Kết thúc tháng thực tập nghiệp vụ phòng Quảng cáo – đài PT-TH Hà Nội, nhận thấy môi trường làm việc thật chuyên nghiệp, quy củ, có giám sát trách nhiệm với công việc cao trưởng phòng thành viên phòng Hơn nữa, điểm ưu việt phòng Quảng cáo có hệ thống phân công trách nhiệm máy làm việc rõ ràng rành mạch trưởng phòng soạn thảo nên nhân viên, chuyên viên phòng làm việc theo trách nhiệm nhiệm vụ quy định sẵn Chú trưởng phòng Quảng cáo chuyên gia có nhiều kinh nghiệm kiến thức, hiểu biết lĩnh vực truyền thông nói chung lĩnh vực quảng cáo nói riêng Hệ thống nhân viên có nhiều kiến thức phục vụ tốt cho công việc…Chính từ điều tạo nên thành công chuyên nghiệp trình làm việc phòng 25 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ May mắn thực tập phòng tháng qua,dưới bảo, giúp đỡ nhiệt tình trưởng phòng Quảng cáo anh chị chuyên viên tổ, em có thêm nhiều hiểu biết, kinh nghiệm, học hỏi nghiệp vụ quảng cáo cần thiết cho công việc tương lai : nghiệp vụ tiếp nhận thông tin, nghiệp vụ khai thác, tìm kiếm hợp đồng quảng cáo, nghiệp vụ theo dõi, giám sát thực hợp đồng, nghiệp vụ tài kế toán, nghiệp vụ thực sản xuất chương trình quảng cáo… Ví dụ chuyên viên quảng cáo, - Khi thực việc tiếp nhận thông tin, cần đề cao yếu tố xác thông tin, yếu tố xác lịch phát sóng lập bảng kê phát sóng để tránh nhầm lẫn cho khách hàng thông tin lệch phát sóng Hoạt động tiếp nhận thông tin đài diễn đơn giản, có hệ thống mẫu đăng tin có sẵn, cần lấy thông tin khách hàng điền theo mẫu sau biên tập, tổng hợp lại chuyển cho phận sản xuất phát sóng - Khi thực khai thác, tìm kiếm hợp đồng quảng cáo : cần tận dụng tối đa cách triệt để mối quan hệ có sẵn để mời hợp đồng quảng cáo Bên cạnh đó, chuyên viên nên chủ động tìm kiếm doanh nghiệp, công ty, linh hoạt việc đưa quyền lợi họ có ưu việt lợi nhuận, lợi ích phát sóng, công chúng tiếp cận lớn để thuyết phục họ kí kết hợp đồng Quảng cáo đài - Về hợp đồng, cần phải soạn thảo đàm phán cách vô chặt chẽ kĩ lưỡng điều khoản có lợi cho đôi bên, trách nhiệm phải thực đắn - Việc giám sát, theo dõi hợp đồng cần phải chặt chẽ Bởi trình thực hợp đồng, cần có chút sai sót dẫn đến rủi ro cao, gây tổn thất chuyên viên phải chịu trách nhiệm trực tiếp tổn thất 26 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ - Hoạt động sản xuất chương trình quảng cáo phải tỉ mỉ, cẩn thân để tránh tối đa nhầm lẫn, sai sót dẫn đến sai thông tin trình phát sóng - Vấn đề tài phải minh bạch, rõ ràng tuyệt đối tuân thủ theo quy định đài theo pháp luật nhà nước Việc thực tập nghiệp vụ phòng Quảng cáo đài PT-TH Hà Nội thời gian qua, lại có bảo, giúp đỡ tận tình trưởng phòng Quảng cáo lĩnh vực, thông tin có liên quan tới đề tài luận văn nói giúp ích cho em phần đáng kể trình làm khóa luận tốt nghiệp nhờ thông tin hiểu biết có việc phát sóng hoạt động Quảng cáo thực Việt Nam Tựu chung lại khẳng định rằng, việc khoa Quan hệ công chúng quảng cáo tạo điều kiện, hội cho sinh viên năm thứ khoa thuộc ngành Quan hệ công chúng nganh Quảng cáo thực tập nghiệp vụ quan báo chí, đài truyền hình trung ương, địa phương, phòng quảng cáo công ty, doanh nghiệp hay công ty truyền thông hoạt động vô có ý nghĩa sinh viên chúng em Bởi qua hoạt động này, sinh viên mở rộng thêm hiểu biết, có thêm nhiều kinh nghiệm, cọ xát, thực làm việc môi trường công việc tương lai, giúp cho chúng em không cảm thấy bỡ ngỡ mông lung ngành học năm rưỡi vừa qua, mở rộng thêm mối quan hệ, chí có hội trở thành nhân viên quảng cáo, nhân viên PR, nhân viên truyền thông thực quan thực tập đó, giúp cho chúng em bước vào nghề cách dễ dàng đầy kinh nghiệm hơn, bước đà để nhanh chóng trở thành chuyên viên PR, chuyên viên Quảng cáo thành đạt tương lai / -HẾT27 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2012 Xác nhận quan thực tập Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang 28 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ 29 Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 30 [...]... nghiệp quảng cáo tại đài ( tuy nhiên hoạt động này còn rất ít ) Theo kinh nghiệm của trưởng phòng Quảng cáo và các chuyên viên của tổ : Việc mời và thuyết phục sao cho các doanh nghiệp quảng cáo tại đài đó là cần phải cho họ th y được những quyền lợi quảng cáo ưu việt mà họ sẽ có được khi quảng cáo tại đài PT- TH Hà Nội Trước hết có th là những ưu việt về chi phí phát sóng quảng cáo ( rẻ hơn so với quảng. .. tuân th theo những quy định của đài cũng như theo pháp luật của nhà nước Việc th c tập nghiệp vụ tại phòng Quảng cáo của đài PT- TH Hà Nội trong th i gian qua, hơn nữa lại có được sự chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của chú trưởng phòng Quảng cáo về những lĩnh vực, th ng tin có liên quan tới đề tài luận văn có th nói cũng giúp ích cho em một phần đáng kể trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp nhờ những th ng... báo cáo đề xuất, biên bản th a thuận, công văn của đối tác của phòng quảng cáo, bút phê của các cơ quản lãnh đạo đài và các ban + Bảng kê phát sóng của từng hợp đồng, từng khách hàng - Quản lý tiền mặt đang trong quá trình lưu chuyển từ phòng quảng cáo ( cơ sở 1 và cơ sở 2 ) đến phòng Tài chính của đài, lập sổ quỹ theo dõi tiền mặt đúng theo quy định - Mở hệ th ng sổ sách theo dõi chi tiết diễn biến của. .. các loại Quảng cáo hiện đang có tại đài : - Th ng tin chung, th ng tin Quảng cáo ( vd : th ng tin tìm người nhà, tin buồn, tuyển dụng… đã nói rõ ở phần trên…) - Quảng cáo ngắn hạn : là các quảng cáo chỉ đăng kí phát sóng trong từ 2-3 lần Nếu khách hàng muốn phát sóng tiếp th có th đăng kí phát tiếp theo Quảng cáo lẻ không kí kết hợp đồng mà chỉ nhận phát sóng như các th ng tin quảng cáo th ng th ờng... th i gian 5 tuần th c tập tại tổ, em đã nắm được khá rõ về hoạt động, trách nhiệm của tổ nghiệp vụ khai th c tìm kiếm, kí kết và giám sát hợp đồng Quảng cáo, việc phân loại các hình th c Quảng cáo hiện có th c hiện tại đài PT- TH Hà Nội * Về hoạt động và nhiệm vụ của tổ : - Xây dựng kế hoạch dài hạn và kế hoạch hằng năm để khai th c các loại hình Quảng cáo, trên các phương tiện Quảng cáo tạo nguồn thu... nhiên, do đặc th đây là vấn đề kinh tế, tài chính do vậy việc đảm bảo tính bảo mật đối với th ng tin là rất cao, nên em không khai th c được nhiều những th ng tin như mong muốn ( như th ng tin về chính sách hoa hồng, công th ởng cho nhân viên….) III/ NHỮNG CẢM NHẬN CỦA BẢN TH N SAU QUÁ TRÌNH TH C TẬP : Kết th c 3 th ng th c tập nghiệp vụ tại phòng Quảng cáo – đài PT- TH Hà Nội, có th nhận th y đây là... việc của tổ như sau : Hàng ngày, tổ sản xuất và khai th c chương trình quảng cáo sẽ nhận từ tổ tiếp nhận th ng tin quảng cáo và tổ nghiệp vụ khai th c quảng cáo bảng kê phát sóng các quảng cáo và th ng tin trong ngày Bảng kê phát sóng quảng cáo được ký duyệt là căn cứ duy nhất để xác định số lượng, th i điểm và mẫu quảng cáo phát sóng ( bảng kê phát sóng này sẽ do phó phòng liên quan trực tiếp soạn th o... cấp th ng tin, tư liệu trong phạm vi chức năng của tổ để th c hiện nhiệm vụ được giao Hàng th ng, hoạt động giao ban họp phòng luôn phải báo cáo lại doanh thu nội bộ trong th ng ra sao Quy trình báo cáo doanh thu nội bộ theo em đúc kết được diễn ra như sau: - Báo cáo doanh thu nội bộ hàng th ng phải th hiện được các th ng tin sau : + Doanh thu phát sóng ( th ng hiện tại, từ đầu năm ) + Doanh thu trên... tiện ( phát thanh, báo điện tử…) + Doanh thu trên từng loại hình dịch vụ ( quảng cáo, hợp tác sản xuất, tài trợ, giá trị gia tăng…) + Tình hình công nợ trong th ng hoặc từ đầu năm đến th i điểm hiện tại - Bảng tổng hợp doanh thu hàng th ng của đài được xây dựng theo mẫu th ng kê phù hợp - Bảng tổng hợp được chuyển cho : + Tổng giám đốc đài + Phòng tài chính của đài + Trưởng phòng quảng cáo + Lưu hồ... mình phụ trách Lượng hợp đồng quảng cáo tại phòng Quảng cáo là khá lớn, mỗi chuyên viên phụ trách nhiều hợp đồng, tuy nhiên việc th c hiện vẫn có th diễn ra ổn th a, không bị đan xen do có sự chỉ đạo giám sát chặt chẽ của tổ trưởng, các phó phòng có liên quan và trưởng phòng quảng cáo 3- Th c tập tại Tổ sản xuất chương trình Quảng cáo : Tổ sản xuất chương trình quảng cáo th c hiện nhiệm vụ : - Sản xuất ... THIỆU CHUNG VỀ PHÒNG QUẢNG CÁO–ĐÀI PT-TH HÀ NỘI : 1- Giới thiệu chung - chức nhiệm vụ phòng : Phòng Quảng cáo thuộc Đài PT-TH Hà Nội Địa : số 3-5 Huỳnh Thúc Kháng – Hà Nội Phòng Quảng cáo thành lập... doanh nghiệp quảng cáo đài cần phải cho họ thấy quyền lợi quảng cáo ưu việt mà họ có quảng cáo đài PT-TH Hà Nội Trước hết ưu việt chi phí phát sóng quảng cáo ( rẻ so với quảng cáo đài truyền hình... 51-QĐ-PTTH ngày 20/8/1997 việc thành lập phòng Quảng cáo ) 2- Cơ cấu tổ chức phòng Quảng cáo – đài PT-TH Hà Nội : Hiện thời điểm này, phòng Quảng cáo – Đài PT-TH Hà Nội có tổng số 23 nhân viên,