Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ bán hàng thu tiền tại cửa hàng Lotte

Bài trình chiếu minh hoạ tóm tắt về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại cửa hàng Lotte chi nhánh Huế. Các slide nêu một cách ngắn gọn về chu trình bán hàng thu tiền, ưu nhược điểm tồn tại trong quy trình. powerpoint được design sinh động và đẹp mắt. Các bạn có thể tham khảo nội dung lẫn cách trình bày 1 powerpoint sao cho hấp dẫn nhất có thể, tránh gây nhàm chán cho người nghe.

Trang 1

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỬA HÀNG LOTTERIA

Trang 2

TỔNG QUAN VỀ LOTTERIA

QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI LOTTERIA

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở CỬA HÀNG

NHẬN XÉT 4

Trang 3

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH

LOTTERIA

Trang 4

Năm 1972

Lần đầu tiên xuất hiện tại Nhật Bản

Là một nhãn hiệu thức ăn nhanh nay đã

có mặt ở nhiều nước Đông Á Được đặt theo tên của công ty mẹ, Lotte

Đã xây dựng một hệ thống nhà hàng hoàn hảo, chất lượng đạt được các chứng nhận quốc tế.

Hàn Quốc

Phát triển doanh nghiệp ra nước ngoài và

mở rộng hoạt động kinh doanh thêm phong phú đa dạng

Lotteria đặt mục tiêu phát triển thành doanh nghiệp mang tính toàn cầu, trở thành nhà lãnh đạo trong giới kinh doanh, đáp ứng năng lực cạnh tranh quốc tế.

Trang 7

Công ty hướng tới người tiêu dùng Việt Nam và không ngừng đổi mới để mang đến những bữa ăn ngon, bổ dưỡng và phù hợp với người Việt.

 Khu vực phía Bắc: 60 cửa hàng

 Khu vực miền Trung: 9 cửa hàng

 Khu vực miền Nam: 131 cửa hàng.

Tính đến nay, Đã mở

200 cửa hàng Chi nhánh

Cửa hàng được đầu tư sang trọng hiện đại, trang trí được bắt mắt, lại chọn vị trí tại các siêu thị, trung tâm mua sắm, trung tâm thương mại

Trang 8

Tháng 9

Năm 2009

Mở Chi nhánh Cửa hàng thức ăn nhanh

Lotteria đầu tiên tại Co-opmart Huế.

Khai trương thêm cửa hàng thứ 2 tại Huế

tạo tầng 1 siêu thị bigC

Nội dung hoạt động của chi nhánh là chế biến thực phẩm,

đồ uống và kinh doanh các sản phẩm do Công ty sản xuất

Tháng 9

Năm 2013

Chi nhánh Cửa hàng thức ăn nhanh Lotteria Coopmart Huế có văn phòng đóng tại số 6 Trần Hưng Đạo, phường Phú Hoà, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế do ông Chin Sang Bin, làm Giám đốc.

Trang 9

-Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH

Lotteria Việt Nam

Lotteria Việt Nam là một công ty con chịu sự quản lý trực tiếp của công ty mẹ là Lotteria Hàn Quốc Lotteria Hàn Quốc là công ty mẹ điều phối tất cả các hoạt đông sản xuất kinh doanh của các công ty con tại các thị trường khác nhau trong đó có Lotteria Việt Nam Với mối quan hệ

“Công ty mẹ - Công ty con” như vậy, Lotteria Việt Nam có cơ cấu tổ chức như một công ty con độc lập nhưng chịu sự điều tiết vĩ mô của công ty mẹ.

Trang 10

 Cơ cấu tổ chức của Lotteria Việt Nam được chia ra đầy đủ các phòng ban, mỗi phòng ban giữ một vai trò nhất định

 Với tính chất là một chi nhánh nên mọi hoạt động của Lotteria Huế phụ thuộc hoàn toàn vào Lotteria Việt Nam từ hoạt động hạch toán, hoạt động tài chính, phương châm kinh doanh cũng như quá trình sản xuất sản phẩm, quy trình vệ sinh an toàn thực phẩm

Trang 11

 Hoạt động của hệ thống cửa hàng tại Huế nói riêng hay chuỗi các cửa hàng của công ty nói chung phải báo cáo kết quả trực tiếp cho cấp trên về doanh thu, số lượng khách hàng, tiền lương phải trả cho nhân viên làm bán thời gian trong ngày Ngược lại, khi có bất kỳ những thay đổi nào về chính sách nhân sự, sản phẩm, quy cách làm việc, phục vụ khách hàng… thì sẽ được cấp trên thông báo ngay cho toàn bộ hệ thống để đảm bảo tính đồng nhất trong mọi hoạt động kinh doanh của các cửa hàng cũng như hoạt đông quản lý từ Nam ra Bắc

Trang 12

 Tại chi nhánh Huế, hoạt động quản lý cũng được chia ra làm hai phòng ban là Phòng quản

lý và Phòng kinh doanh Phòng quản lý chịu trách nhiệm quản lý tất cả những hoạt động kinh doanh, hoạt động hạch toán, theo dõi tình hình tài chính của công ty… Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý nguyên liệu đầu vào, quản lý hoạt động thu chi, hóa đơn chứng từ tại các cửa hàng, chịu trách nhiệm nghiên cứu phát triển thị trường, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh…

Trang 13

13 Your footer here

Trang 14

QUY TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN

Trang 15

QUY TRÌNH BÁN HÀNG ĐỐI VỚI LOẠI THỨC ĂN LẤY NGAY

 Kiểm tra hóa đơn

 Thanh toán tiền

Trang 16

QUY TRÌNH BÁN HÀNG ĐỐI VỚI LOẠI THỨC ĂN CHỜ QUA CHẾ BIẾN

Đưa thức ăn

Đưa HĐ Lấy lại phiếu chờ  Lấy hóa đơn và thức ăn

 Đánh dấu hoàn thành đơn hàng

Trang 25

QUY TRÌNH BÁN HÀNG THEO HÌNH THỨC DELIVERY

Giao thức ăn Đưa hóa đơn Thu tiền

 Lấy hóa đơn

và thức ăn Trở về cừa hàng

Yêu cầu món Qua điện thoại

Trang 31

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

LOTTERIA

Trang 32

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CỬA HÀNG LOTTERIA

HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG

GIÁM SÁT

Thông điệp

ĐÁNH GIÁ RỦI RO

Layout

MÔI TRƯỜNG

KIỂM SOÁT

Trang 33

Trang 34

MÔI TRƯỜNG

KIỂM SOÁT

GIÁM SÁT

Trang 35

Thông điệp

Layout

MÔI TRƯỜNG

KIỂM SOÁT

GIÁM SÁT

Thông điệp

Trang 36

MÔI TRƯỜNG

KIỂM SOÁT

GIÁM SÁT

Trang 37

MÔI TRƯỜNG

KIỂM SOÁT

GIÁM SÁT

Trang 38

GIÁM SÁT

Thông điệp

Layout

MÔI TRƯỜNG

KIỂM SOÁT

Trang 39

Trang 40

 Điều hành giám sát, công việc ở cửa hàng Lotteria ở Coopmart gồm có 1 cửa hàng trưởng,

2 quản lý Quản lý có thái độ thân thiện và hòa nhã với nhân viên, hỗ trợ nhau trong công việc Quản lý có mặt thường xuyên ở cửa hàng để quản lý, giám sát nhân viên

 Quan tâm đến doanh số, nhưng không áp đặt chỉ tiêu và đặc biệt chú trọng đến tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính

 Thường xuyên tổ chức các buổi tiếp xúc trao đổi với nhân viên

Trang 41

Cửa hàng trưởng

Quản lý bán hàng

Nhân viên đứng quầy (nữ)

Nhân viên phục vụ trong cửa hàng

(nữ)

Quản lý kho và bếp

Nhân viên chế biến và giao hàng ngoài cửa hàng (nam)

Trang 42

Chú thích

MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT Ở CỬA HÀNG LOTTERIA

Trang 43

 Nhiệm vụ của mỗi thành viên được quy định rõ ràng và chi tiết:

 Quản lý: Chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi hoạt động trong cửa hàng đặc biệt là về doanh thu

 Nhân viên đứng quầy: Chịu trách nhiệm bán hàng, thu tiền

 Nhân viên chế biến: Chịu trách nhiệm trong việc chế biến sản phẩm

 Trước khi làm việc, nhân viên được biết rõ về công việc của mình Mỗi nhân viên có quyền quản

lý lẫn nhau trong công việc

Cách thức phân định quyền hạn và trách

nhiệm

Cách thức phân định quyền hạn và trách

nhiệm1

Chú thích

Trang 44

 Xây dựng những chuẩn mực đạo đức thông qua nội quy cửa hàng như đi làm đúng giờ, mặc

đồng phục đúng qui định, có thái độ vui vẻ, hòa nhã với khách hàng Mỗi nhân viên được cửa hàng cấp cho một sổ tay quy định về nội quy, thái độ phục vụ…

 Người quản lý luôn làm gương cho nhân viên trong việc tuân thủ các chuẩn mực trên

 Cửa hàng không áp đặt doanh số cho các nhân viên nên có thể loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực

• .

Tính chính trực và giá trị đạo đức1

Chú thích

Trang 45

Trang 46

MÔI TRƯỜNG

KIỂM SOÁT

GIÁM SÁT

Trang 48

•Sơ suất

•Quản lý không chú ý theo dõi Thiếu sự theo

dõi chéo giữa các nhân viên trong quá trình

bán hàng.

•Nhân viên nhập hóa đơn bán hàng vừa là

nhân viên thu tiền.

•Nhân viên thiếu trung thực, thông đồng với

nhau

•Nhân viên đứng quầy có thể nhập thiếu số lượng hàng bán hoặc không nhập số lượng bán ra vào máy để biển thủ số tiền thực thu

Đặc biệt là các mặt hàng thức ăn lấy liền như kem nhân viên chỉ thu tiền, giao kem

mà không xuất hóa đơn.

•Ghi nhận sai doanh thu nghiệp vụ bán hàng

•Gây thiếu hụt doanh thu so với thực tế bán ra Ảnh hưởng đến lợi nhuận của cửa hàng.

Trang 49

NGUYÊN NHÂN

RỦI RO

ẢNH HƯỞNG

Nhân viên đứng quầy nói nhầm hoặc nhân viên chế biến nghe nhầm .

Sai sót, nhầm lẫn trong quá trình truyền thông tin khi nhận order dẫn đến chế biến không đúng theo đơn hàng của khách.

Trường hợp phát hiện ra sai sót thì nhân viên phải điều chình lại lượng thức ăn hoặc chế biến lại mất thời gian.

Trường hợp nếu nhân viên không phát hiện ra sai sót., thức ăn đưa ra không đúng yêu cầu có thể khiến khách hàng không hài lòng .

Trang 50

NGUYÊN NHÂN

RỦI RO

ẢNH HƯỞNG

Nhân viên quên lấy lại hóa đơn hoặc lấy số chờ khi giao hàng

Khách hàng có thể lợi dụng đám đông để gọi thêm lần nữa

Gây chênh lệnh giữa số tiền thực thu và số tiền trong máy tổng hợp được từ các nghiệp vụ bán hàng Ảnh hưởng công việc kinh doanh của cử hàng

Trang 51

Trường hợp khách quá đông, các nhân viên làm công việc chồng chéo lẫn nhau.

Lẫn lộn công việc, trách nhiệm trong quá trình bán hàng thu tiền.

Khó quy đúng trách nhiệm khi có rui ro, sai sót xảy ra.

Trang 52

ẢNH HƯỞNG RỦI RO

NGUYÊN NHÂN

Quản lý vừa là người kiểm tiền vừa là

người bảo quản tiền

Dễ dẫn đến tình trạng “mượn tạm tiền”

trong quỹ tiền của cửa hàng.

Thiếu hụt số tiền tồn quỹ

Việc kiểm hàng tồn kho chỉ được thực

hiện vào cuối ngày

Không tìm ra được nguyên nhân gây mất mát, thiếu hụt hàng tồn kho Khó phân chia trách nhiệm khi có sai sót xảy

ra.

Trang 53

ẢNH HƯỞNG RỦI RO

Nhân viên đứng quầy nhập sai hóa đơn

khi nghe qua điện thoại hoặc bàn giao

sai hóa đơn cho nhân viên giao hàng.

Nhân viên giao hàng bất cẩn.

Nhân viên giao nhầm hoặc thiếu cho khách đặt thức ăn qua điện thoại

Mất thời gian, chi phí và công sức giao hàng lại Khiến khách hàng không hài lòng Khó khăn cho việc thanh toán nếu khách đặt hàng theo Combo.

Trang 54

Đặt hàng theo hình thức Delivery thiếu tính đảm bảo Khách hàng thay đổi vị trí mà không thông báo lại

NGUYÊN

NHÂN

RỦI RO

ẢNH

HƯỞNG Mất thời gian, chi phí và công sức giao hàng

Không giao được hàng cho khách ngoài cửa hàng

Trang 55

MÔI TRƯỜNG

KIỂM SOÁT

GIÁM SÁT

Trang 56

Thông điệp

Layout

MÔI TRƯỜNG

KIỂM SOÁT

GIÁM SÁT

Thông điệp

Trang 57

KIỂM SOÁT PHÒNG NGỪA

KIỂM SOÁT PHÁT HIỆN 4

2

Trang 58

• Đối với phương thức giao hàng tận nơi, kiểm tra độ tin cậy và tính khả thi của đơn đặt hàng

• Các chính sách bán hàng như khuyến mãi, giảm giá được phê duyệt trước khi đưa ra áp dụng.

• Hóa đơn đã lập được lưu tại hệ thống Nhằm tiện cho việc đối chiếu và theo dõi kết quả kinh doanh.

• Hóa đơn được đánh số thứ tự liên tục, bao gồm các thông tin: Loại hàng, số lượng, đơn giá, giảm giá, tổng số tiền thanh toán

Định mức cho các nguyên liệu được sử dụng để chế biến

KIỂM SOÁT PHÒNG NGỪA

Trang 59

• Có sự phân tách trách nhiệm giữa nhân viên các bộ phận bán hàng và chế biến

- Kiểm kê lượng hàng bán trước khi bán để xác định số hàng thực bán trong quá trình bán hàng

• Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng để tránh việc nhân viên in bill cũ cho khách hàng.

• Các cuộc kiểm tra đột xuất của bộ phần quản lý doanh nghiệp để đảm bảo các chi nhánh luôn thực hiện đúng nguyên tắc làm

Trang 60

Phân chia trách nhiệm

hợp lý Quản trị hoạt động

 Những đợt thanh tra, kiểm tra bất thường, đột xuất của các quản lý cấp cao của cửa hàng để dễ dàng kiểm soát và điều hành hoạt động của cửa hàng

 Mỗi chi nhánh có nhiều quản lý phụ trách, mỗi quản lý có chức năng đảm bảo hoạt động bán hàng đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đã đề ra của chính bộ phận do mình phụ trách.

 Nhiêm vụ của mỗi nhân viên được phân định rõ ràng và không được tham gia vào phần công việc của nhau Trên thực tế thì vào thời điểm khách đông các nhân viên có thể cùng hỗ trợ lẫn nhau làm việc.

XEM XÉT KHÍA CẠNH CHỨC NĂNG

Soát xét của người quản lý cấp

cao

 Các chương trình quảng cáo, các dịch vụ được phép cung cấp cho khách hàng phải có sự phê duyệt của cán bộ quản lý cấp cao mới được

áp dụng rộng rãi trong các chi nhánh.

 Kiểm kê tiền bán hàng cuối ngày chỉ do nhân viên nữ và quản lý thực hiện và tuyệt đối không có sự tham gia của

nhân viên nam.

Trang 61

Kiểm soát quá trình

Mỗi máy tính đều được bảo mật và cài đặt pass word và chỉ có quản lý biết được pass word.

Hóa đơn và các bảng kê hóa đơn cuối ngày được in ra và do quản lý chịu trách nhiệm cất giữ.

Trang 62

Dòng nhập liệu Đặc điểm nhập liệu

Tự động xuất hiện Chọn từ danh sách Nhân viên nhập

Trang 66

Kiểm soát quá trình

Mỗi máy tính đều được bảo mật và cài đặt pass word và chỉ có quản lý biết được pass word.

Hóa đơn và các bảng kê hóa đơn cuối ngày được in ra và do quản lý chịu trách nhiệm cất giữ.

Quản lý là người giữ chức vụ cao nhất tại các cửa hàng nên mọi hoạt động đều phải thông qua quản lý.

Những chính sách bán hàng như khuyến mãi, giảm giá v v là do nhận lệnh từ công ty mẹ Các chi nhánh nhỏ lẻ không được tự ý đưa ra chính sách bán hàng khi chưa qua sự xét duyệt của công ty mẹ

Trang 67

Cuối ngày bán hàng, kiểm kê lượng hàng

đã sử dụng và đối chiếu với những đơn đặt

hàng, kiểm tra xem nguyên vật liệu có dấu

hiệu thất thoát hay không.

.

Sau khi hoàn thành thủ tục kiểm kê tiền thì quản lý cất tiền vào két sắt Chỉ

có quản lý mới có quyền tiếp cận với két sắt và tuyệt đối không cho nhân viên nào được mở két.

Tiền bán hàng do nhân viên đứng quầy thu và trực tiếp bỏ vào két sắt Cuối

mỗi phiên giao ca kiểm kê tiền bán được

Số tiền kiểm xong được giữ lại 1 phần đủ để thối tiền trong quá trình bán hàng

ca tiếp theo, phần lớn số tiền thu được còn lại giao cho quản lý giữ Nếu có mất mát trong thanh toán thì số tiền thiếu hụt sẽ do các nhân viên có tham gia đứng quầy chia nhau bù đắp.

KIỂM SOÁT VẬT CHẤT

Đối với bán hàng

Đối với thu tiền

Trang 68

Công việc này nhằm phát hiện các gian lận cũng như sai sót để đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.

Quá trình kiểm tra doanh thu của chu trình bán hàng được thực hiện bởi quản lý và kế toán Quản lý có trách nhiệm giao cho kế toán những bản kê hàng hóa bán ra trong tháng và báo cáo các sai sót xảy ra trong quá trình kinh doanh để kế toán hạch toán đây

đủ vào sổ sách.

PHÂN TÍCH RÀ SOÁT

Trang 69

Thông điệp

Layout

MÔI TRƯỜNG

KIỂM SOÁT

GIÁM SÁT

Thông điệp

Trang 70

MÔI TRƯỜNG

KIỂM SOÁT

GIÁM SÁT

Định dạng
Số trang	84
Dung lượng	9,33 MB
File đính kèm	KSNB cửa hàng Lotte.rar (9 MB)