Các yếu tố văn hóa cần được xem xét trong đàm phán thương mại quốc tế

Nhận thấy văn hoá là một yếu tố nhạy cảm trong giao tiếp xã hội, việc nắm rõ được những yếu tố văn hóa tác động đến đàm phán thương mại quốc tế sẽ góp phần rất lớn cho thành công của cuộ

Tiểu luận môn: Kỹ năng đàm phán

Đề tài lựa chọn là đề số 2: Cần xem xét những yếu tố văn hóa nào trong đàm phán thương mại quốc tế Cho ví dụ minh họa

Lời Mở Đầu

Nền kinh tế hội nhập của Việt Nam hiện nay đã và đang đón nhận rất nhiều yếu tố văn hoá khác nhau Điều đó làm cho việc đàm phán giữa các nền văn hoá trở nên phổ biến trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp Nhận thấy văn hoá là một yếu tố nhạy cảm trong giao tiếp xã hội, việc nắm rõ được những yếu tố văn hóa tác động đến đàm phán thương mại quốc tế sẽ góp phần rất lớn cho thành công của cuộc đàm phán., em đã

chọn đề tài “Các yếu tố văn hóa cần được xem xét trong đàm phán

thương mại quốc tế”.

Nội Dung

1 Một số khái niệm cơ bản.

Trước khi bước vào tìm hiểu các yếu tố văn hóa cần được xem xét trong đàm phán thương mại quốc tế ta phải hiểu rõ thế nào là “đám phán”, thế nào là “văn hóa”

Theo một nghiên cứu được xem là một trong những nền tảng của bộ môn Kỹ năng Đàm Phán của Fisher và Ury (1983), thuật ngữ Đàm Phán được định nghĩa “Đàm Phán là một quá trình trong đó có ít nhất 2 bên tham gia, và cố đạt được một thoả thuận dựa trên một mối quan tâm chung Tiến trình đàm phán diễn ra như sự tác động lẫn nhau của nhận thức, trao đổi thông tin, và phản ứng Tất cả những yếu tố này bị ảnh hưởng bởi thực tế đang diễn ra xung quanh, bởi các giả dụ liên quan đến các vấn đề đang được thảo luận, và bởi nền tảng cơ bản của trí tuệ, niềm tin, và các giá trị

xã hội”

Còn “văn hóa” được Geert Hofstede định nghĩa: “Văn hóa là

những nhận thức chung của con người nhằm phân biệt các nhóm người với

nhau Văn hóa là sự tập hợp các giá trị chung.” Edgar Schein thì đưa ra

định nghĩa về “văn hóa” một cách cụ thể hơn “Văn hóa là những niềm tin, giá trị sâu sắc mà các thành viên trong tổ chức được thừa hưởng hay học được trong quá trình giải quyết các vấn đề nội bộ và thích ứng với môi trường bên ngoài.”

2 Các yếu tố văn hóa cần xem xét trong đàm phán thương mại quốc tế.

Mỗi một quốc gia khác nhau đều có một nền văn hoá khác nhau và

chúng ta phải xác định được bản chất của những nền văn hoá này thì mới

có thể đàm phán thành công Trong đàm phán thương mại quốc tế, chúng ta cần xem xét đến các yếu tố văn hóa như sau

2.1 Các giá trị xã hội:

Có một thực tế chung là, ở mỗi quốc gia khác nhau, con người có những quan niệm riêng về giá trị xã hội của mình Chẳng hạn như, người

Mỹ là những người chỉ quan tâm đến mục tiêu Họ muốn công việc của mình lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ và hoàn thành nhanh chóng Chính vì vậy, họ luôn tìm cách để tối thiểu hoá lượng nhân công làm việc bằng cách tăng cường đầu tư khoa học kỹ thuật Nhưng ngược lại, tại Pakistan hay Ấn

Độ, nơi có lực lượng lao động rất đông, việc giải quyết việc làm mới là quan trọng nhất Do đó, khi tính toán công việc, lúc nào họ cũng ưu tiên cho yếu tố con người lên hàng đầu, mặc dù như vậy sẽ dẩn đến hiệu quả công nghiệp không cao Từ hai ví dụ trên ta thấy, về mặt giá trị, đã phân biệt ra thành hai loại: thiên về vật chất (hợp đồng, lợi nhuận, tiện ích cá nhân ) và thiên về xã hội (vấn đề môi trường, sức khoẻ, giải quyết việc làm ) Ngoài hai giá trị lớn đó ra, còn những giá trị mang yếu tố cá nhân khác có thể tác động đến hành vi và quyết định đàm phán của con người

Đó là các giá trị như: tôn trọng sự riêng tư, chăm chỉ làm việc, công bằng,

tự lập

2.2 Vai trò, địa vị

Vai trò và địa vị là hai biểu hiện của sức mạnh trong đàm phán Theo đánh giá của hai chuyên gia về đàm phán, Hosfstede (1980) và Schawartz (1994), có hai lập luận khác nhau xung quanh vấn đề này Một

là trong đàm phán, cần phải phân biệt rõ vai trò, địa vị, thứ bậc của người tham gia Theo cách này, thì một công ty nhỏ thường phải nhượng bộ công

ty lớn hơn, người có địa vị xã hội thấp hơn phải nhượng bộ người có địa vị cao hơn (đối với các quốc gia có văn hoá phân biệt giai cấp), hoặc người bán thường phải nhượng bộ người mua (Graham, Johnston, Kamins 1997) Trong khi lập luận còn lại là nhấn mạnh vào sự bình đẳng giữa các

cá nhận, trong đó cơ hội và sự tôn trọng đều chia đều cho tất cả các cá nhân

và tập thể tham gia

Một yếu tố quan trọng khác cũng là một biểu hiện của sự khác biệt văn hoá về vai trò và địa vị, đó là sự bình đẳng giới Quan điểm về vấn đề này khác biệt rõ rệt qua từng nền văn hoá từ Đông sang Tây Qua đó, tại những quốc gia có truyền thống trọng nam khinh nữ, thì vai trò và cơ hội của người phụ nữ trong đàm phán là rất nhỏ bé Tuy nhiên, đối với những quốc gia có truyền thống tôn trọng phụ nữ, thì việc có phụ nữ trong đoàn đàm phán lại là một lợi thế

2.3 Thói quen ra quyết định

Tại các nước Châu Âu và Bắc Mỹ, các đàm phán trong kinh doanh thường cố đạt được những thoả thuận ban đầu một cách nhanh chóng, cho

dù đó chỉ là những điểm chính Những chi tiết nhỏ tiếp theo đó sẽ được giải quyết trong những buổi làm việc tiếp theo Trong khi đó, ở một số nước khác như Châu Á và Châu Mỹ La Tinh, việc giải quyết các vấn đề trong cuộc đàm phán phải diễn ra chậm rãi, tỉ mĩ, chi tiết sau qua nhiều cuộc thảo luận

Ngoài ra, yếu tố văn hoá cũng bị tác động mạnh bởi nhân vật đưa ra quyết định ở một số nơi tôn sùng cá nhân chủ nghĩa, có những công ty, những tổ chức bị chi phối mạnh bởi quyết định của một cá nhân Do đó, đối với những tổ chức như vậy, việc tiếp cận và thuyết phục được nhân vật có quyền quyết định cao nhất thì cơ hội thành công gần như là tuyệt đối Ngược lại, cũng có không ít quốc gia, có thói quen đi đến một thoả thuận thông qua một quá trình kỹ lưỡng và đòi hỏi nhiều thời gian

2.4 Quan niệm về thời gian

Thời gian trong đàm phán là một khái niệm hết sức tương đối Có hai cách sử dụng thời gian phổ biến hiện nay Một là chia đều thời gian cho từng công việc một Theo quan niệm này thì “trong bất cứ thời gian nào, mỗi lúc chỉ giải quyết một công việc theo đúng như kế hoạch vạch sẵn” Người sử dụng thời gian theo cách này rất coi trọng thời gian, họ tuân thủ triệt để theo kế hoạch đã lên, tới nơi và ra về cực kỳ đúng giờ, và họ cũng đòi hỏi ở đối tác những đặc tính đó

Ngược lại, đó là cách sử dụng thời gian một cách linh hoạt Người

sử dụng thời gian linh hoạt thường có thể giải quyết nhiều việc cùng một lúc Tuy nhiên, đối với những người này, kế hoạch rất thường xuyên bị thay đổi, các cuộc hẹn rất có nguy cơ bị dời lại hoặc huỷ bỏ

2.5 Ngôn ngữ, cử chỉ, điệu bộ:

Ba công cụ giao tiếp này đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo ra một bối cảnh đàm phán và là yếu tố đầu tiên người đàm phán cần chuẩn bị trước các cuộc tương tác với các nền văn hoá khác Ở những quốc gia có bối cảnh văn hoá đa dạng (high-context culture) như các nước

Châu Á, người ta ít phụ thuộc vào các ngôn ngữ giao tiếp bằng lời, mà ngược lại yêu cầu đối đối phương phải hiểu được ý nghĩa của câu nói của

họ qua các cử chỉ, qua từng tình huống, từng ngữ cảnh cụ thể Nhưng ngược lại, ở cac quốc gia không có nền văn hoá lâu đời (low-context culture) như các nước phương Tây, việc biểu đạt ý nghĩa ngôn ngữ rất thẳng thắn và đơn giản

Cũng với sự khác biệt trong nhận thức về ngôn ngữ của hai loại nền văn hoá như vậy đã ảnh hưởng đến thói quen đàm phán của con người Với những quốc gia như phương Tây, chỉ các thoả thuận dựa trên giấy tờ mới

có giá trị thừa nhận Còn ngược lại, ở các quốc gia như Châu Á, họ không chỉ quan tâm đến các thoả thuận văn bản, mà những lời hứa cá nhân đôi khi còn quan trọng hơn cả hợp đồng Những người này có xu hướng linh hoạt trong nhìn nhận về luật pháp, trong khi các quốc gia phương Tây lại là những người tuân thủ pháp luật một cách vô cùng nghiêm khắc

2.6 Thói quen giao tiếp xã hội:

Những hành động được xem là lịch sự tại xã hội này có thể bị xem

là thô lỗ tại một xã hội khác, cũng như ý nghĩa của một hành động sẽ được hiểu theo một cách khác nhau ở từng xã hội khác nhau Ở một số quốc gia, thói quen giao tiếp trong đàm phán được quy định là phải nghiêm trang, trịnh trọng, buổi đàm phán phải được tổ chức một cách trọng thể trong một không gian sang trọng…Tuy nhiên, ở những nước có lối sống và suy nghĩ tương đối phóng khoáng, thoải mái, cuộc đàm phán có thể diễn ra một cách giản dị, thoải mái Ngoài ra, thói quen giao tiếp còn được quy định cách thức con người tiến hành cuộc đàm phán Người có thói quen tìm hiểu đối

tác trước mỗi khi bắt đầu cuộc đàm phán thì kết quả thành công sẽ luôn cao hơn những người không

2.7 Vấn đề pháp lý và các chuẩn mực đạo đức:

Hệ thống luật pháp cũng là một trong những yếu tố có thể ảnh hưởng đến nhìn nhận và quyết định của người đàm phán Cách nhìn nhận

về hệ thông pháp luật cũng khác nhau ở nhiều nơi Có nơi, đó là hệ thống luật chung của quốc gia, có nơi đó là hệ thống luật của từng liên bang; hoặc

đó có thể là luật của tôn giáo (như các nước Trung Đông, Hồi Giáo ); hoặc

có thể là sự kết hợp tất cả Trên thực tế, có một số quốc gia có quy định rất thoáng trong vấn đề vận động hành lang Tuy nhiên, nó chỉ giới hạn ở tác dụng thúc đẩy tiến trình công việc, chứ không có tác dụng làm thay đổi tình thế Nhưng ngược lại, tại một số quốc gia khác, các khoản tiền này vừa là phạm luật và vừa là vi phạm đạo đức Những khác biệt này trong các quy định pháp luật cũng xuất phát từ khác biệt trong nhận thức của con người

và được thống nhất một cách chính thức

3 Phân tích ví dụ minh họa

Từ các yếu tố văn hóa tác động đến đàm phán trong thương mại quốc tế đã được liệt kê ở trên, em sẽ đi sâu vào phân tích khi đàm phán để

ký kết hợp đồng với đối tác người Hàn Quốc cần phải chú ý đến các yếu tố văn hóa như thế nào để tiến trình đàm phán có thể diễn ra một cách thuận lợi nhất

Đối với việc liên hệ và gặp gỡ ban đầu người Hàn Quốc luôn muốn cộng tác làm ăn với những người họ quen biết Vì vậy điều cốt yếu là bạn nên có một người trung gian giới thiệu bạn với chính đối tác bạn đang

muốn cộng tác làm ăn trong tương lai Vị trí trong xã hội của người trung gian càng cao thì cơ hội kết giao làm ăn của bạn với đối tác càng lớn Người trung gian sẽ là cầu nối giúp giảm bớt những khác biệt về văn hóa

và giao tiếp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp bạn kinh doanh hiệu quả hơn tại thị trường này

Khi đàm phán người Hàn quốc thích kiểu nhóm đàm phán nhiều người hơn vì mỗi người trong đó sẽ có vai trò riêng và có thể đưa ra nhiều

ý tưởng hơn so với kiểu đàm phán một-một Hơn nữa do văn hóa Hàn quốc rất coi trọng vấn đề "tôn ti trật tự", nên trưởng nhóm đàm phán của doanh nghiệp nên thuộc ban lãnh đạo công ty Cần phải tìm hiểu xem nhóm đàm phán của đối tác gồm những ai để từ đó sắp xếp trưởng nhóm đàm phán có chức vụ ngang bằng Người Hàn Quốc rất coi trọng vị trí xã hội, nên nếu có

sự chênh lệch về chức vụ giữa trưởng nhóm đàm phán của hai bên sẽ khiến

họ cảm thấy mình không được tôn trọng

Không thể phủ nhận tầm quan trọng của mối quan hệ trong đàm phán kinh doanh tại Hàn Quốc Tuy nhiên, thỉnh thoảng người Hàn Quốc lại có những thay đổi bất chợt trong suy nghĩ Xét về mặt lý thuyết, người mua luôn đứng ở vị trí thuận lợi trên bàn đàm phán Nhưng với người Hàn Quốc, điều đó không phải luôn đúng - mà theo họ, cả hai bên đều phải quan tâm đến lợi ích của nhau Nói chung, đối tác Hàn Quốc hợp tác trên nguyên tắc "đôi bên cùng có lợi" nhưng vẫn bị chi phối bởi mối quan hệ cá nhân

Họ chú trọng cả vào lợi ích trước mắt cũng như lợi ích lâu dài Mặc dù phong cách đàm phán ban đầu rất mang tính cạnh tranh, nhưng họ vẫn coi trọng mối quan hệ lâu dài và hy vọng một kết quả có lợi cho cả đôi bên

Một mặt người Hàn Quốc rất coi trọng mối quan hệ cá nhân, luôn duy trì việc gây dựng quan hệ với đối tác nhưng mặt khác họ cũng rất cảm tính, hay công kích đối tác hoặc trở nên gay gắt trong quá trình đàm phán Tuy nhiên, phong cách hay công kích không có nghĩa là họ có mục đích xấu Cách tốt nhất vẫn là giữ bình tình, thân thiện, hòa nhã và kiên trì Đừng để các vấn đề bàn bạc trong quá trình đàm phán trở thành những mâu thuẫn gay gắt giữa hai bên

Người Hàn Quốc giành khá nhiều thời gian vào việc thu thập thông tin và bàn bạc chi tiết trước khi bước vào giai đoạn thương lượng giá Trong giai đoạn này họ sẽ cố tìm ra điểm yếu của đối tác Người Hàn Quốc không thoải mái trong việc chia sẻ thông tin vì họ cho rằng bí mật thông tin

là một lợi thế trong đàm phán Lưu ý thông tin họ cung cấp có thể không hoàn toàn chính xác Tuy nhiên, nếu bạn đã tạo được lòng tin với họ thì có thể họ sẽ chia sẻ những thông tin đáng tin cậy hơn

Người Hàn Quốc thường thích thương lượng và làm điều này trong suốt quá trình đàm phán Nếu bạn không nhiệt tình tham gia sẽ khiến họ nghi ngờ hoặc thấy bị xúc phạm Người Hàn Quốc sử dụng rất thuần thục các thủ thuật đàm phán khiến cho quá trình thương lượng thường bị kéo dài Giá khởi điểm so với giá lúc ký kết hợp đồng thường chênh nhau khoảng 40% Bạn nên lường trước những mức giá đối tác có thể đưa ra và chuẩn bị những mức giá mà mình có thể đáp ứng được Điều này giúp đối tác Hàn Quốc không bị mất mặt khi từ chối những lời đề nghị mà bạn đưa

ra Hãy hỏi đối tác Hàn Quốc xem bạn được lợi gì nếu giảm giá đơn hàng

Đừng đưa mức giá chiết khấu sớm quá vì có khi đối tác muốn thỏa thuận thêm

Đối tác Hàn Quốc thường sử dụng các biện pháp đàm phán gây sức

ép như: yêu cầu cần phải hẹn ngày đưa ra quyết định, ngày hết hạn báo giá, sức ép về thời gian hoặc chần chừ không trả lời Quyết định cuối cùng được đưa ra nhiều hơn một lần và không biết đâu là chính thức Vì vậy, đừng bao giờ thông báo là bạn sẽ đưa ra quyết định cuối cùng vì việc làm này sẽ khiến đối tác cho rằng bạn không nghiêm túc và chuyển sang sử dụng các biện pháp chống lại bạn

Như đã nhắc đến ở trên người Hàn Quốc luôn tuân theo tôn ti, trật

tự Cho dù đối tác của bạn là một doanh nhân mang phong cách châu Âu -những người quan niệm quyết định chỉ thuộc về một cá nhân - thì quyết định cuối cùng vẫn phải dựa trên sự nhất trí của cả tập thể Điều này sẽ khiến một số nhà thương thảo từ các nước phương Tây bị nhầm lẫn vì họ quen với quan niệm chỉ người lãnh đạo cao nhất mới có quyền quyết định Quyết định cuối cùng thường được các cổ đông đưa ra sau rất nhiều cuộc tranh luận hoặc trao đổi thư từ Vì thế, quá trình đưa ra quyết định cuối cùng tại Hàn Quốc tốn khá nhiều thời gian và đòi hỏi bạn phải thật sự kiên nhẫn Để rút ngắn thời gian, bạn cần phải tranh thủ sự ủng hộ của càng nhiều cổ động trong công ty càng tốt

Khi đưa ra các quyết định, các doanh nhân Hàn Quốc thường " tuỳ

cơ ứng biến" hơn là áp dụng các nguyên tắc kinh doanh thông thường Cảm nhận và kinh nghiệm được coi trọng hơn những kết quả thu được từ thực tiễn và những thực tế khách quan khác; tuy nhiên, điều đó không có nghĩa

đối tác Hàn Quốc sẽ bỏ qua những khía cạnh quan trọng khác Một số người cũng chú trọng phân tích và đòi hỏi nhiều thông tin So với các nước khác ở châu Á, người Hàn Quốc có thể đối mặt với mọi khó khăn một khi

họ nắm rõ được kế hoạch hoặc lường trước được mọi tình huống có thể xảy

ra

Khi thỏa thuận và ký kết hợp đồng bạn hãy cố gắng có được cam kết bằng văn bản từ phía đối tác sau mỗi buổi họp hoặc sau mỗi giai đoạn đàm phán quan trọng vì cam kết bằng miệng thường không có tính pháp lý

và không đáng tin cậy Mặc dù những cam kết này được coi là những công

cụ nhằm phát triển mối liên lạc và củng cố quan hệ giữa hai bên, nhưng chúng cũng không có tác động nhiều tới thỏa thuận cuối cùng Đối tác Hàn Quốc thường thích xây dựng những thỏa thuận chung chung sau đó mới chuyển sang bàn bạc chi tiết các vấn đề cần thiết Họ chỉ chấp nhận khi các điều khoản và điều kiện thật rõ ràng Sự thoả thuận chỉ có giá trị khi cả hai bên đã đồng ý, vì vậy đừng vội vàng trả lời một cách đơn giản là đồng ý

mà phải thăm dò ý của đối tác

Văn bản hợp đồng thường khá dài vì bao gồm chi tiết mọi điều kiện

và điều khoản của một thỏa thuận hợp tác thông thường cũng như các điều khoản bất khả kháng Tuy nhiên, việc soạn thảo và ký kết hợp đồng phải tuân theo đúng thủ tục Người Hàn Quốc tin rằng hiệu quả lớn nhất mà một thỏa thuận hợp tác mang lại phụ thuộc vào cam kết của các bên chứ không phải là những gì được quy định trong hợp đồng

Người Hàn Quốc chỉ coi hợp đồng là văn bản để ký kết cho hợp pháp chứ không mang tính ràng buộc cả hai bên Chính vì thế, họ thường