Phần mềm kế toán trường học

PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRƯỜNG HỌC Phần thứ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRƯỜNG HỌC I.THỰC TRẠNG Trong thực tế, công tác kế toán thách thức người Ngoài việc đòi hỏi đức tính kiên nhẫn, trung thực, thật thà, cẩn thận… đòi hỏi cao kỹ tính toán, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành kiến thức đường lối, sách, chủ trương nhà nước, mà công tác kế toán kế toán trường học gặp nhiều khó khăn II.KHÓ KHĂN 1.Yếu tố chủ quan Một khó khăn lớn trình độ chuyên môn nghiệp vụ đội ngũ kế toán trường học hạn chế, chưa đồng Nhiều cán kế toán chưa qua trường lớp, chưa đào tạo chuyên ngành, mà chuyển từ giáo viên đứng lớp sang đảm nhận công tác kế toán, mà trình độ hiểu biết công tác kế toán từ công việc thường tỏ lúng túng, thiếu tính đoán chưa mang lại hiệu cao Đa số cán kế toán trường học kiêm công việc văn phòng, từ thời gian dành cho công việc kế toán bị hạn chế Mặt khác hai công việc chiếm hầu hết thời gian khiến cho nhiều cán kế toán thời gian nghiên cứu học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Bên cạnh đó, nhiều cán kế toán xem nhẹ công việc kế toán, chưa hiểu hết tầm quan trọng công tác nên chưa thật chuyên tâm đầu tư vào việc nghiên cứu tìm hiểu học hỏi, biết làm việc theo khả làm ảnh hưởng nhiều đến hiệu công việc Hiện hầu hết trường học huyện trang bị máy vi tính, trình độ tin học, chưa thông hiểu nguyên lý kế toán, chưa nắm văn quy định việc thu chi ngân http://www.ebook.edu.vn -1- sách nên chưa áp dụng công nghệ tin học vào công việc để nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian dành cho công việc khác Bên cạnh khó khăn nêu phải thừa nhận điều công việc kế toán hiệu thấp nguyên nhân thân người làm công tác kế toán mà yếu tố khác 2.Yếu tố khách quan Trong yếu tố khách quan nên kể đến hồ sơ kế toán Thực tế cho thấy để hoàn thành hồ sơ sổ sách kế toán theo quy định việc khó khăn người làm công tác kế toán Bởi hồ sơ sổ sách nhiều, mà loại có đặc trưng riêng, tính chất riêng, cách tính toán, ghi chép, cập nhật sổ sách khác Do đó, ghi chép sổ sách kế toán tính toán tay thật không đơn giản Hơn nữa, đầu năm 2009, Bộ Tài Chính thay đổi hệ thống mục lục chi ngân sách nhà nước Đây thay đổi lớn công tác kế toán khó khăn lớn cho người làm công tác kế toán niên độ Phần thứ hai PHẦN MỀM KẾ TOÁN I.CƠ SỞ PHÁT SINH Ý TƯỞNG Thế kỉ 21 kỉ công nghệ thông tin Công nghệ thông tin áp dụng vào tất lĩnh vực, tất công việc có công tác kế toán Nhiều quan, danh nghiệp, sở sản xuất kinh doanh hành nghiệp áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán đơn vị Nhiều phần mềm kế toán mang lại lợi ích hiệu thiết thực Tuy nhiên để đầu tư mua quyền phần mềm chi phí cao, mặt khác việc áp dụng phần mềm vào công tác kế toán cho quan hành nghiệp trường học gặp không khó khăn bất cập Trước khó khăn chung, xem xét nghiên cứu kĩ văn quy định chế độ kế toán trường học nhằm nắm vững nguyên http://www.ebook.edu.vn -2- tắc thu chi, phương thức hạch toán toán phạm vi công tác kế toán trường học mà cụ thể công việc thường ngày thực (Kế toán trường tiểu học) Thêm vào vốn hiểu biết tin học, chỉnh lí, nâng cấp chương trình kế toán năm 2008 thành phần mềm kế toán – phiên 2009 này, với hệ thống biểu mẫu nội dung toán theo mục lục chi ngân sách hành II.TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.Về cấu trúc đặc tính phần mềm: Phần mềm kế toán - phiên 2009 hệ thống hồ sơ sổ sách kế toán biểu mẫu báo cáo tài lập trình Microsoft Excel Nguyên tắc tự động hóa dựa sở liệu Tuy so sánh với phần mềm lập trình Access hay Pox Pro hoạt động cách tự động hóa khâu ghi chép sổ sách kế toán lọc số liệu để lập bảng báo cáo tài cách xác Ngoài cửa sổ nhập số liệu thu, chi phần mềm cho phép hiển thị để xem in ấn laoị sổ sách kế toán sổ nhật kí sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết chi, báo cáo tài biểu báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động đề nghị toán (mẫu F02-H) biểu tổng hợp tình hình kinh phí toán kinh phí sử dụng(mẫu B02-H) Có thể kiểm tra nguồn đơn vị cách chi tiết theo mục để xác định việc chi bảo đảm đủ nguồn có bảng theo dõi rút dự toán tình hình chi ngân sách theo nguồn kinh phí cụ thể Ngoài phần mềm tự động lập biểu theo dõi việc thực chi theo dự toán cân đối tình hình kinh phí cuối tháng 11 để lập dự kiến chi đề nghị cấp kinh phí tháng 12 Phần mềm cho phép quản lý, cập nhật ghi chép chung hai nguồn chi: Nguồn kinh phí tự chủ (chi hoạt động thường xuyên) kinh phí không tự chủ (chi nghiệp phổ cập GD - CMC) nhật kí sổ cái, sổ quỹ tiền mặt lọc phân loại hai sổ chi tiết chi hai biểu báo cáo tài riêng biệt http://www.ebook.edu.vn -3- Cho phép in ấn theo nhu cầu người sử dụng, biểu mẫu thiết kế mẫu Bộ Tài Chính ban hành, phong chữ Time New Roman sử dụng bảng mã Unicode Hệ thống biểu mẫu: Phần mềm thiết kế đầy đủ biểu mẫu sổ sách kế toán biểu mẫu báo cáo tài mà đơn vị trường tiểu học huyện Đầm Dơi thực Toàn hệ thống biểu mẫu chia làm loại: a Các biểu mẫu Ban hành theo định số 19/2006/QĐ/BTC ngày 30/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính: - Nhật kí sổ - Sỗ quỹ tiền mặt - Sổ chi tiết chi hoạt động - Báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động đề nghị toán (mẫu F02-H) - Biểu tổng hợp tình hình kinh phí toán kinh phí sử dụng (mẫu B02-H) - Bảng kê chứng từ toán (mẫu số 01-TT) b Các biểu mẫu Phòng Giáo dục & Đào tạo Đầm Dơi ban hành năm 2009: - Dự toán thu chi ngân sách Nhà nước quý, năm… c Một số biểu mẫu tự tạo, bỗ sung nhằm tạo điều kiện thuận lợi cần kiểm tra số liệu thời điểm vào cuối tháng, cuối quý để chủ động việc thực thu chi: - Bảng theo dõi rút dự toán tình hình kinh phí theo nguồn: kinh phí tự chủ kinh phí không tự chủ chi nghiệp phổ cập GD – CMC - Tổng hợp tình hình kinh phí cuối tháng 11 dự toán đề nghị cấp kinh phí tháng 12 - Theo dõi tình hình thực dự toán chi nguồn kinh phí tự chủ Giao diện làm việc: http://www.ebook.edu.vn -4- Mỗi loại biểu mẫu thiết kế Vùng sổ bảng tính (Worksheet) nên thuận tiện cho việc tìm chọn biễu mẫu, sổ sách muốn xem Phần mềm bao gồm Vùng sổ bảng tính sau: - Thông tin: để đăng nhập thông tin đơn vị, đồng thời nơi để nhập ngày tháng in ấn báo cáo, số tiền chữ báo cáo tái (vì phần mềm không cập nhật ngày tháng hành không sử dụng phần mềm tiện ích đọc số thành chữ) - Nhận TC: nhập thu nguồn kinh phí tự chủ - Nhận PC: nhập thu nguồn kinh phí không tự chủ (chi cho nghiệp PC GDTH-CMC) - NKSC: nhật kí sổ - Quỹ TM: sổ quỹ tiền mặt - CTTC: Sổ chi tiết chi hoạt động - nguồn kinh phí tự chủ - CTPC: Sổ chi tiết chi hoạt động - nguồn kinh phí PC GDTH-CMC - F02TC: Báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động đề nghị toán (mẫu F02-H) - nguồn kinh phí tự chủ - B02TC: Biểu tổng hợp tình hình kinh phí toán kinh phí sử dụng (mẫu B02-H) - nguồn kinh phí tự chủ - F02PC: Báo cáo chi tiết kinh phí chi hoạt động đề nghị toán (mẫu F02-H) - nguồn kinh phí PC GDTH-CMC - B02TC: Biểu tổng hợp tình hình kinh phí toán kinh phí sử dụng (mẫu B02-H) - nguồn kinh phí PC GDTH-CMC - Bảng kê: bảng kê chứng từ toán dùng chung cho hai nguồn kinh phí - Dự toán: lập dự toán thu chi ngân sách nguồn kinh phí tự chủ - KPTC: Bảng theo dõi tình hình rút dự toán chi nguồn kinh phí tự chủ - KPPC: Bảng theo dõi tình hình kinh phí hàng quý nguồn kinh phí PC GDTH - CMC http://www.ebook.edu.vn -5- - THDT: Theo dõi tình hình thực dự toán chi nguồn kinh phí tự chủ - CĐKP: Bảng cân đối kinh phí cuối tháng 11, dự kiến chi đề nghị cấp kinh phí tháng 12 Tự động hóa: Như trình bày phần trên, tất thao tác ghi chép sổ sách kế toán lập biểu mẫu báo cáo tài tự động hóa hoàn toàn Chứng từ thu, chi thường xuyên, số liệu dự toán nhập vào máy tính trở thành sở liệu, từ sở liệu phần mềm xử lí tự động cập nhật vào nhật kí sổ sổ quỹ tiền mặt (Nhật kí sổ quỹ tiền mặt dùng chung cho nguồn) Đồng thời phần mềm phân loại chứng từ thu, chi thường xuyên dự toán theo nguồn để tự động cập nhật ghi sổ chi tiết chi hoạt động, tự động lập biểu theo dõi rút dự toán tình hình kinh phí, lập biểu báo cáo tài F04-H B02-H theo nguồn kinh phí riêng biệt Toàn tiến trình tự động hóa phần mềm biểu diễn sơ đồ sau: Chứng từ thu Dự toán kinh phí Chứng từ chi Nhật kí sổ Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết chi (kinh phí tự chủ) Sổ chi tiết chi (K.P không tự chủ) Theo dõi tình hình kinh phí (kinh phí tự chủ) Theo dõi tình hình kinh phí (K.P không tự chủ) Báo cáo tài (kinh phí tự chủ) Báo cáo tài (K.P không tự chủ) Dữ liệu đầu vào: Dữ liệu đầu ra: http://www.ebook.edu.vn -6- Nói chung, việc lập loại sổ sách, biểu mẫu kế toán báo cáo Tài tự động hóa hoàn toàn nhờ vào yếu tố quan trọng mang tính định là: số phiếu chi, định khoản, mã số toán - Số phiếu chi giúp phần mềm nhận biết nguồn chi để cập nhật sổ sách biểu mẫu nguồn chi - Định khoản giúp phần mềm nhận biết cập nhật Nhật kí sổ tài khoản - Mã số toán giúp phần mềm phân biệt mục tiểu mục chi chứng từ chi để cập nhật vào sổ chi tiết chi, báo cáo Tài mục tiểu mục Ngoài yếu tố giúp nhiều việc lập bảng kê chứng từ toán Tính cảnh báo chi âm: Trong trình thực công việc kế toán quên việc kiểm tra nguồn dẫn đến việc ghi sổ nghiệp vụ kế toán xong biết không nguồn để chi Phần mềm hạn chế trường hợp hàm cảnh báo, cụ thể là: Khi nhập nghiệp vụ kế toán (phiếu chi) nguồn không đủ để thực chi (chi âm) cảnh báo “NẾU CHI CHỨNG TỪ NÀY THÌ TỔNG SỐ DƯ SẼ LÀ:………… Đồng” Xem thông báo kế toán định chi chứng từ hay không mà không cần phải kiểm tra loại sổ sách để xem số dư Tiện ích: Thao tác nhập liệu đơn giản, không thời gian mà hiệu công việc cao, số liệu đầu xác Dữ liệu nhập vào xử lí cập nhật nên dễ dàng kiểm tra số liệu tức thời phục vụ cho yêu cầu công việc In ấn dễ dàng, cần chọn trang cần in Vùng sổ bảng tính (Worksheet) hiển thị có biểu mẫu cần thiết Các biểu mẫu định dạng khổ giấy A4 không cần phải định dạng lại http://www.ebook.edu.vn -7- Toàn phần mềm thiết kế File.xls, cài đặt, coppy vào máy tính sử dụng nên tiện ích cho việc phổ biến Phần mềm không yêu cầu cao trình độ tin học người sử dụng, cần biết cách nhập liệu biết số thao tác tính tổng Microsoft Excel sử dụng Phần thứ ba KẾT QUẢ, VIỆC PHỔ BIẾN ỨNG DỤNG VÀ THỰC TIỄN I.KẾT QUẢ Trên thực tế, phần mềm nhập đầy đủ số liệu thu chi năm 2008 (của trường đảm nhiệm công tác kế toán) theo hệ thống mục lục chi ngân sách hành Độ tin cậy phần mềm đạt đến mức tối đa mang lại hiệu thật sự, số liệu đầu xác 100% Với phần mềm này, kế toán tiết kiệm nhiều thời gian để đầu tư nghiên cứu, học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho thân II.PHỔ BIẾN ỨNG DỤNG VÀ THỰC TIỄN Đây phần mềm kế toán thiết kế nhằm phục vụ cho công việc mà đảm nhiệm Do kế toán trường tiểu học nên phần mềm áp dụng cho tất trường tiểu học sử dụng hai nguồn kinh phí: kinh phí tự chủ (chi hoạt động thường xuyên) kinh phí nghiệp Phổ cập GDTH – CMC, thông qua Phòng Giáo Dục Đào Tạo Đầm Dơi Hơn nữa, công tác kế toán mang tính đặc thù cao chưa có điều kiện tiếp cận với hệ thống hồ sơ, biểu mẫu kế toán trường Trung học sở Mầm non nên phần mềm chưa áp dụng rộng rãi Do hạn chế kinh nghiệm trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tin học nên phần mềm chưa hoàn thiện, mong nhiệt tình đóng góp ý kiến tất quý vị để tương lai phần mềm hoàn thiện áp dụng rộng rãi cho trường Trung http://www.ebook.edu.vn -8- học sở Mầm non huyện, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu công việc đội ngũ kế toán trường học huyện nhà Mọi ý kiến đóng góp xin vui lòng liên hệ Lê Hữu Trí kế toán trường Tiểu học An Lập huyện Đầm Dơi Email: letriktanlap@yahoo.com.vn, xin thành thật cảm ơn chân thành ghi nhận An Lập, ngày 29 tháng năm 2009 Tác giả Lê Hữu Trí http://www.ebook.edu.vn -9- PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM - Tên đề tài: Phần mềm kế toán – phiên 2009 - Tác giả: Lê Hữu Trí Trường (đối với đơn vị trực thuộc Phòng Phòng GD&ĐT GD&ĐT), Tổ chuyên môn (đối với đơn vị (hoặc trường, trung tâm, đơn vị trực thuộc trực thuộc Sở GD&ĐT) Sở) Nội dung Xếp loại Nội dung Xếp loại - Đặt vấn đề - Đặt vấn đề - Biện pháp - Biện pháp - Kết phổ biến, ứng dụng - Kết phổ biến, ứng dụng - Tính khoa học - Tính khoa học - Tính sáng tạo - Tính sáng tạo Xếp loại chung: Xếp loại chung: Ngày … tháng… năm 200… Hiệu trưởng (hoặc tổ chuyên môn) Ngày … tháng… năm 200… Thủ trưởng đơn vị Căn kết xét, thẩm định Hội đồng khoa học ngành GD&ĐT cấp tỉnh; Giám đốc Sở GD&ĐT Cà Mau thống công nhận SKKN xếp loại:……………… Ngày…….tháng…….năm 200… GIÁM ĐỐC http://www.ebook.edu.vn - 10 - Phụ lục HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM Như nêu trên, phần mềm thiết kế tự động hóa thao tác ghi chép, cập nhật sổ sách lập biểu mẫu kế toán nên trình sử dụng người làm công tác kế toán giảm bớt nhiều thời gian cho công việc mà hiệu lại cao, số liệu xác đáng tin cậy 1.Yêu cầu người sử dụng Muốn phần mềm đem lại hiệu cao đòi hỏi kế toán sử dụng phần mềm phải có: - Biết sử dụng máy tính phải biết cách nhập liệu lập công thức, hàm tính tổng đơn giản Microsoft Excel - Nắm hệ thống mục lục chi ngân sách hành - Nắm hệ thống tài khoản để định khoản nghiệp vụ kế toán phát sinh cách xác Hướng dẫn thao tác sử dụng Khi Coppy phần mềm vào máy nên đặt mật mã mở phần mềm (Password to open) nhằm tránh bị mở phần mềm bị xóa sửa liệu Sheet nhập thu, chi Nếu liệu bị sửa đổi toàn số liệu biểu mẫu, sổ sách bị thay đổi theo Nên tạo biểu tượng hình để tiện cho việc mở phần mềm Để hệ thống biểu mẫu phần mềm có đầy đủ tên cột mục phải nhập đầy đủ thông tin đơn vị vào sheet Hướng dẫn CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT Mã nguồn: Mã chương: Loại: Khoản: Đơn vị: Mã đ vị SDNS: 0113 622 490 493 Trường Tiểu học An Lập 1070876 Nhập liệu Gồm có loại liệu cần nhập: Dự toán, nhập thu nhập chi a Nhập dự toán: http://www.ebook.edu.vn - 11 - Dự toán nhập ô phép nhập (không màu), ô không phép nhập tự động hóa: Đơn vị báo cáo: Trường Tiểu học An Lập Mã đơn vị SDNS: 1070876 Mã nguồn: 0113 DỰ TOÁN THU - CHI NSNN QUÝ I (Kèm theo Quyết định số: 97/QĐ-PGD-ĐT, ngày 20 tháng 01 năm 20 Mã ngành Mã NV chi NS Mã chương Loại Khoản 864 622 490 493 Tiểu nhóm Mã nội dung KT Mục Nội dung TM Tổng số CHI THƯỜNG XUYÊN I Kinh phí tự chủ 0129 Thanh Toán cá nhân b Nhập thu Tương tự với cách nhập cho việc nhập liệu Sheet nhập thu c Nhập chi Riêng việc nhập liệu chi cần lưu ý sau: Khi phát sinh chứng từ thu cần nhập liệu vào máy theo mẫu sheet nhập thu kinh phí tự chủ hay kinh phí phổ cập theo nguồn cột mục tạo sẵn Khi phát sinh chứng từ chi cần phân loại theo nguồn để ghi kí hiệu viết phiếu chi với sở liệu phần mềm Phiếu chi đánh số theo quy ước: -Chi từ nguồn kinh phí tự chủ đánh số 1/TC -Chi từ nguồn kinh phí phổ cập đánh số 1/PC Chứng từ chi cần xác định mục tiểu mục chi để ghi mã toán nhập liệu Mã toán quy ước gồm (sáu) chữ số: Là chữ số mã số mục chi chữ số tận (bên phải) mã số tiểu mục chi Ví dụ: chứng từ chi mua văn phòng phẩm chi mục 6550 tiểu mục 6551 có mã số toán 655051 Ngoài cần lưu ý thêm, chứng từ chi chi toán mà nhiều tiêu mục chi lương, chi công tác phí…Khi nhập chứng từ phải nhập theo tiểu mục tiểu http://www.ebook.edu.vn - 12 - mục nên đánh đấu phiếu chi để phần mềm phân biệt, ví dụ: lương tháng 1/2009 có số phiếu chi 02/TC tách sau: Số TT 01 02 03 04 Mã Th toán 6000 01 6100 01 6100 02 6100 12 Chứng từ Số Ng tháng 1/TC 25/01/2008 1a/TC 25/01/2008 1b/TC 25/01/2008 1c/TC 25/01/2008 Diễn giải Lương ngạch bậc tháng Phụ cấp chức vụ tháng Phụ cấp khu vực tháng Phụ cấp ưu đãi ngành tháng Định khoản Nợ Có 334 111 334 111 334 111 334 111 Số tiền 38 404 170 994 050 425 600 14 187 600 Trong trình sử dụng, đánh số phiếu chi, ghi mã số toán tác mục theo quy ước số liệu mà phần mềm lọc lập biểu mẫ báo cáo xác 100%, hiệu công việc bất ngờ d Nhập dự kiến chi tháng 12 bảng cân đối tình hình kinh phí cuối tháng 11, dự kiến chi đề nghị cấp kinh phí tháng 12 Đối với biểu mẫu nhập liệu ô cho phép cột dự kiến sử dụng tháng 12 tiêu số liệu lại phần mềm tự tính toán Đơn vị báo cáo: Trường Tiểu học An Lập Mã đơn vị SDNS: 1070876 Mã nguồn: 0113 Mã dung KT Tiểu Nội dung nhóm Mục TM 0129 6000 BẢNG CÂN ĐỐI KINH PHÍ CUỐI THÁN DỰ KIẾN CHI VÀ ĐỀ NGHỊ CẤP KINH PHÍ THÁN Thực chi đến hế KP giao theo dự toán Quý I năm 2009 Quý II năm 2009 CHI THƯỜNG XUYÊN Thanh Toán cá nhân 6000 Tiền lương 135 919 000 072 119 000 607 787 280 222 466 075 211 913 059 129 033 228 0 In ấn: Để in biểu mẫu nên xác định trang cần in Sheet nhiều trang dùng cho quý năm Ghi ngày tháng số tiền chữ biểu mẫu báo cáo: Do không sử dụng phần mềm đọc số thành chữ không tự động cập nhật ngày hành nên phải ghi số tiền chữ ngày tháng Sheet Thông tin Lập bảng kê chứng từ toán Cuối quý, sau kiểm tra, xem sổ chi tiết chi hoạt động ta tiến hành lập biểu mẫu Do đặc điểm biểu mẫu nên lập trình tự http://www.ebook.edu.vn - 13 - đông việc lập biểu hỗ trợ nhiều Ta cần nhập số phiếu chi có chi tiết chứng từ Điểm quan trọng phải nắm số phiếu chi mục, tiểu mục để xếp theo thứ tự lập tay Đơn vị báo cáo: Trường Tiểu học An Lập Mã đơn vị SDNS: 1070876 Mã nguồn: 0113 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THANH TOÁN ( Thực chi) Kính gửi: Kho bạc Nhà nước Đầm Dơi Số TT Chứng từ 01 02 03 Số 01/TC 07/TC 14/TC Mục Ngày tháng 23/01/2009 6000 20/02/2009 6000 20/03/2009 6000 04 05 06 01a/TC 07a/TC 14a/TC 23/01/2009 6000 20/02/2009 6000 20/03/2009 6000 Tiểu mục Mẫu số: 01-TT Quý I Nội dung chi Số tiền 6001 Lương ngạch, bậc tháng 6001 Lương ngạch, bậc tháng 6001 Lương ngạch, bậc tháng Cộng 6001 6002 Lương tập sự, công chức dự bị tháng 6002 Lương tập sự, công chức dự bị tháng 6002 Lương tập sự, công chức dự bị tháng Cộng 6002 Cộng mục 6000 07 01b/TC 23/01/2009 6100 6101 Phụ cấp chức vụ tháng 42 211 800 42 206 940 42 206 940 126 625 680 802 516 802 516 802 516 407 548 129 033 228 192 860 Cuối xin kính chúc quý vị thành công công việc Lưu ý: quý vị nhấp đúp vào bảng số liệu để xem hết biểu mẫu An Lập, ngày 29 tháng năm 2009 Tác giả Lê Hữu Trí http://www.ebook.edu.vn - 14 - [...]... HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM Như đã nêu trên, phần mềm thiết kế tự động hóa các thao tác ghi chép, cập nhật sổ sách và lập các biểu mẫu kế toán nên trong quá trình sử dụng người làm công tác kế toán sẽ giảm bớt rất nhiều thời gian cho công việc mà hiệu quả lại cao, số liệu chính xác đáng tin cậy 1.Yêu cầu về người sử dụng Muốn phần mềm đem lại hiệu quả cao đòi hỏi kế toán sử dụng phần mềm này phải có:... các nghiệp vụ kế toán phát sinh một cách chính xác 2 Hướng dẫn thao tác sử dụng Khi đã Coppy phần mềm vào máy nên đặt mật mã mở phần mềm (Password to open) nhằm tránh bị mở phần mềm và bị xóa hoặc sửa dữ liệu ở Sheet nhập thu, chi Nếu như các dữ liệu đó bị sửa đổi thì toàn bộ số liệu trong các biểu mẫu, sổ sách cũng bị thay đổi theo Nên tạo biểu tượng trên màn hình để tiện cho việc mở phần mềm Để hệ thống... hệ thống biểu mẫu của phần mềm có đầy đủ tên các cột mục thì phải nhập đầy đủ các thông tin về đơn vị mình vào sheet Hướng dẫn CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT Mã nguồn: Mã chương: Loại: Khoản: Đơn vị: Mã đ vị SDNS: 0113 622 490 493 Trường Tiểu học An Lập 1070876 3 Nhập dữ liệu Gồm có 3 loại dữ liệu cần nhập: Dự toán, nhập thu và nhập chi a Nhập dự toán: http://www.ebook.edu.vn - 11 - Dự toán chỉ nhập các ô được... thanh toán là 655051 Ngoài ra cần lưu ý thêm, một chứng từ chi có thể không phải chi thanh toán ở một mà là ở nhiều tiêu mục như chi lương, chi công tác phí…Khi nhập các chứng từ này phải nhập theo từng tiểu mục và mỗi tiểu http://www.ebook.edu.vn - 12 - mục nên đánh đấu phiếu chi để phần mềm phân biệt, ví dụ: lương tháng 1/2009 có số phiếu chi là 02/TC được tách như sau: Số TT 01 02 03 04 Mã Th toán. .. thanh toán và tác mục đúng theo quy ước thì số liệu mà phần mềm lọc và lập các biểu mẫ báo cáo chính xác 100%, hiệu quả công việc sẽ rất bất ngờ d Nhập dự kiến chi tháng 12 trong bảng cân đối tình hình kinh phí cuối tháng 11, dự kiến chi và đề nghị cấp kinh phí tháng 12 Đối với biểu mẫu này chỉ nhập dữ liệu và các ô cho phép trong cột dự kiến sử dụng tháng 12 các chỉ tiêu và số liệu còn lại phần mềm. .. các chỉ tiêu và số liệu còn lại phần mềm tự tính toán Đơn vị báo cáo: Trường Tiểu học An Lập Mã đơn vị SDNS: 1070876 Mã nguồn: 0113 Mã dung KT Tiểu Nội dung nhóm Mục TM 0129 6000 BẢNG CÂN ĐỐI KINH PHÍ CUỐI THÁN DỰ KIẾN CHI VÀ ĐỀ NGHỊ CẤP KINH PHÍ THÁN Thực hiện chi đến hế KP được giao theo dự toán Quý I năm 2009 Quý II năm 2009 CHI THƯỜNG XUYÊN Thanh Toán cá nhân 6000 Tiền lương 1 135 919 000 1 072... phân loại theo nguồn để ghi kí hiệu khi viết phiếu chi đúng với cơ sở dữ liệu của phần mềm Phiếu chi được đánh số theo quy ước: -Chi từ nguồn kinh phí tự chủ đánh số là 1/TC -Chi từ nguồn kinh phí phổ cập đánh số là 1/PC Chứng từ chi cần được xác định mục và tiểu mục chi để ghi mã thanh toán khi nhập dữ liệu Mã thanh toán được quy ước gồm 6 (sáu) chữ số: Là 4 chữ số mã số của mục chi và 2 chữ số tận... được phép nhập sẽ tự động hóa: Đơn vị báo cáo: Trường Tiểu học An Lập Mã đơn vị SDNS: 1070876 Mã nguồn: 0113 DỰ TOÁN THU - CHI NSNN QUÝ I (Kèm theo Quyết định số: 97/QĐ-PGD-ĐT, ngày 20 tháng 01 năm 20 Mã ngành Mã NV chi NS Mã chương Loại Khoản 864 622 490 493 Tiểu nhóm Mã nội dung KT Mục Nội dung TM Tổng số CHI THƯỜNG XUYÊN I Kinh phí tự chủ 0129 Thanh Toán cá nhân b Nhập thu Tương tự với cách nhập... nhiều trang dùng cho các quý trong một năm 5 Ghi ngày tháng và số tiền bằng chữ trong các biểu mẫu báo cáo: Do không sử dụng phần mềm đọc số thành chữ và không tự động cập nhật ngày hiện hành nên phải ghi số tiền bằng chữ và ngày tháng trên Sheet Thông tin 6 Lập bảng kê chứng từ thanh toán Cuối quý, sau khi kiểm tra, xem sổ chi tiết chi hoạt động ta tiến hành lập biểu mẫu này Do đặc điểm của biểu mẫu này... tiết về chứng từ đó Điểm quan trọng là làm sao phải nắm được số phiếu chi của từng mục, tiểu mục để sắp xếp theo đúng thứ tự như lập bằng tay Đơn vị báo cáo: Trường Tiểu học An Lập Mã đơn vị SDNS: 1070876 Mã nguồn: 0113 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THANH TOÁN ( Thực chi) Kính gửi: Kho bạc Nhà nước Đầm Dơi Số TT Chứng từ 01 02 03 Số 01/TC 07/TC 14/TC Mục Ngày tháng 23/01/2009 6000 20/02/2009 6000 20/03/2009 6000 ... kế toán trường học nhằm nắm vững nguyên http://www.ebook.edu.vn -2- tắc thu chi, phương thức hạch toán toán phạm vi công tác kế toán trường học mà cụ thể công việc thường ngày thực (Kế toán trường. .. BIẾN ỨNG DỤNG VÀ THỰC TIỄN Đây phần mềm kế toán thiết kế nhằm phục vụ cho công việc mà đảm nhiệm Do kế toán trường tiểu học nên phần mềm áp dụng cho tất trường tiểu học sử dụng hai nguồn kinh phí:... mục lục chi ngân sách hành II.TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.Về cấu trúc đặc tính phần mềm: Phần mềm kế toán - phiên 2009 hệ thống hồ sơ sổ sách kế toán biểu mẫu báo cáo tài lập trình Microsoft