08/09/2012 Project Integration Management TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN Mục đích Project Integration Management Mô tả khung làm việc quản lý tích hợp dự án mối quan hệ với lãnh vực kiến thức chu trình sống dự án Mô tả việc phát triển kế hoạch dự án, gồm nội dung kế hoạch dự án, dùng hướng dẫn tài liệu mẫu để phát triển kế hoạch, phân tích stakeholder để quản lý mối quan hệ Giải thích việc thực thi dự án, quan hệ với hoạt động lập kế hoạch, yếu tố dẫn đến thành công, công cụ kỹ thuật hỗ trợ thực thi dự án Hiểu qui trình điều khiển thay đổi tích hợp, lập kế hoạch quản lý thay đổi dự án CNTT, phát triển sử dụng hệ điều khiển thay đổi Mô tả cách sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý tích hợp dự án 12.1 Tầm quan trọng QLTH 12.2 Quy trình quản lý tích hợp Chìa khóa thành công: Quản lý tích hợp tốt Phát triển kế hoạch dự án: lấy kết qui trình lập kế hoạch khác đưa vào thành tài liệu quán kết dính – kế hoạch dự án Thực thi kế hoạch dự án: thực kế hoạch dự án Điều khiển thay đổi tích hợp: điều phối thay đổi toàn dự án Người quản lý dự án phải điều phối tất lĩnh vực kiến thức suốt chu trình sống dự án Nhiều người quản lý dự án gặp khó khăn nhìn vào tranh tổng thể muốn tập trung vào nhiều chi tiết Quản lý tích hợp dự án không giống tích hợp phần mềm 08/09/2012 12.2 Quy rình quản lý tích hợp (tt) 12.2 Quy rình quản lý tích hợp (tt) a Phát triển kế hoạch Kế hoạch dự án tài liệu dùng để điều phối tất tài liệu hoạt động dự án Mục đích hướng dẫn thực thi dự án Kế hoạch dự án giúp người QLDA lãnh đạo nhóm dự án đánh giá tình trạng dự án Các thuộc tính kế hoạch dự án Cần phải đo việc thực dự án so với kế hoạch Kế hoạch dự án mang tính Kế hoạch phải động (dynamic) Kế hoạch phải linh hoạt (flexible) Kế hoạch phải cập nhật có thay đổi Kế hoạch phải đóng vai trò tài liệu hướng dẫn thực thi dự án 10 Phân tích bên tham gia Các thành phần phổ biến kế hoạch dự án Tổng quan dự án Mô tả cách tổ chức dự án Các qui trình quản lý kỹ thuật dùng dự án Thông tin việc phải làm, lịch biểu, ngân sách Phân tích Các Bên tham gia cung cấp thông tin bên tham gia như: Tên công ty Các Bên tham Vai trò họ dự án Các số liệu thực Các Bên tham gia Mức ảnh hưởng quan tâm đến dự án Đề xuất cho quản lý mối quan hệ 11 12 08/09/2012 b Thực thi kế hoạch dự án Thực thi kế hoạch dự án đòi hỏi quản lý thực công việc mô tả kế hoạch dự án Hầu hết thời gian tiền bạc dùng trình thực thi dự án b Thực thi kế hoạch dự án (tt) Các kỹ quan trọng để thực thi kế hoạch dự án Các kỹ quản lý tổng quát kỹ lãnh đạo, giao tiếp Kỹ sản phẩm kiến thức dùng công cụ kỹ thuật chuyên dụng Lãnh vực ứng dụng dự án tác động đến việc thực thi dự án sản phẩm dự án tạo trình Các công cụ kỹ thuật thực thi dự án Hệ giao việc (Work Authorization System): phương pháp bảo đảm người đủ điều kiện làm việc lúc trình tự Họp đánh giá tình trạng (Status Review Meetings): buổi họp thường kỳ để trao đổi thông tin dự án Phần mềm quản lý dự án (Project Management Software): phần mềm đặc biệt hỗ trợ quản lý dự án 13 14 c Điều khiển thay đổi tích hợp c Điều khiển thay đổi tích hợp Điều khiển thay đổi tích hợp gồm nhận diện, đánh giá, quản lý thay đổi suốt chu trình sống dự án (Ghi chú: Sách PMBOK 1996 gọi qui trình “điều khiển thay đổi tổng thể”) Ba mục tiêu điều khiển thay đổi: Qui trình Điều khiển thay đổi tích hợp Tác động đến yếu tố tạo thay đổi để bảo đảm có lợi Xác định thay đổi xảy Quản lý thay đổi thực tế xảy Qui trình Điều khiển thay đổi tích hợp cho hình sau 15 16 Hệ điều khiển thay đổi Điều khiển thay đổi dự án CNTT Cách nhìn trước đây: Nhóm dự án cần nỗ lực làm theo kế hoạch, thời hạn phạm vi ngân sách Vấn đề: bên tham gia đồng ý từ đầu phạm vi dự án, cho thời gian chi phí dự án không xác Cách nhìn đại: Quản lý dự án trình giao tiếp thỏa thuận liên tục Một qui trình mang tính hình thức mô tả tài liệu dự án thay đổi Mô tả phép thay đổi thay đổi Thường gồm ban điều khiển thay đổi (CCB), quản trị cấu hình, qui trình truyền đạt thay đổi Giải pháp: Thay đổi thường có lợi, nhóm dự án cần lập kế hoạch cho điều 17 18 08/09/2012 Thay đổi lúc Ban điều khiển thay đổi (CCB-Change Controlling Board) Một nhóm người chịu trách nhiệm phê duyệt từ chối thay đổi dự án Một số CCB gặp nhau, thay đổi xảy lâu CCB cung cấp hướng dẫn để chuẩn bị yêu cầu thay đổi, đánh giá yêu cầu thay đổi, quản lý việc thực thay đổi duyệt Gồm bên tham gia toàn công ty Một số công ty có sách cho thay đổi nhạy cảm thời gian – “chính sách 48-giờ” cho phép thành viên nhóm dự án định, sau họ có 48 để chờ phê duyệt lãnh đạo cấp cao Đưa thay đổi xuống mức thấp được, phải thông báo cho người 19 20 Quản trị cấu hình Bảo đảm sản phẩm mô tả sản phẩm đầy đủ Tập trung vào quản lý công nghệ cách xác định điều khiển đặc trưng chức vật lý sản phẩm Quản trị cấu hình (tt) Bảng điều khiển thay đổi tích hợp Xem quản trị dự án qui trình giao tiếp thỏa thuận liên tục Lập kế hoạch thay đổi Thiết lập hệ điều khiển thay đổi hình thức, gồm Ban Điều khiển thay đổi (CCB) Các chuyên gia quản trị cấu hình xác định viết tài liệu yêu cầu cấu hình, điều khiển thay đổi, lưu báo cáo thay đổi, kiểm tra sản phẩm xem có phù hợp với yêu cầu hay không Dùng quản trị cấu hình Xác định thủ tục định lúc cho thay đổi nhỏ Dùng báo cáo (viết nói) để nhận diện quản lý thay đổi Dùng phần mềm quản trị dự án để hỗ trợ quản lý truyền đạt thay đổi 21 22 12.3 Dùng phần mềm QLTH TỪ KHÓA - KEY TERMS Có thể dùng số phần mềm quản lý tích hợp dự án BAN (HỘI ĐỒNG) ĐIỀU KHIỂN THAY ĐỔI (CCB=CHANGE CONTROL BOARD) – nhóm thức người chịu trách nhiệm chấp thuận hay bác bỏ thay đổi dự án (a formal group of people responsible for approving or rejecting changes on a project) HỆ ĐIỀU KHIỂN THAY ĐỔI (CHANGE CONTROL SYSTEM) – (a formal, documented process that describes when and how official project documents may be changed) Tạo tài liệu: phần mềm soạn thảo văn Dùng phần mềm trình bày (như Power Point) Có thể dùng bảng tính CSDL để theo dõi Các phần mềm giao tiếp e-mail web để hỗ trợ liên lạc Phần mềm quản lý dự án lấy hết thứ cho thấy thông tin chi tiết bảng tổng kết 23 24 08/09/2012 TỪ KHÓA - KEY TERMS ĐIỀU KHIỂN SỰ THAY ĐỔI TÍCH HỢP (INTEGRATED CHANGE CONTROL) – coordinating changes across the entire project QUẢN LÝ GIAO DIỆN (INTERFACE MANAGEMENT) – identifying and managing the points of interaction between various elements of a project HỆ GIAO VIỆC (WORK AUTHORIZATION SYSTEM) – phương pháp bảo đảm người đủ điều kiện làm việc lúc trình tự (a method for ensuring that qualified people the work at the right time and in the proper sequence) Q&A 25 26 ... dự án Kế hoạch dự án giúp người QLDA lãnh đạo nhóm dự án đánh giá tình trạng dự án Các thuộc tính kế hoạch dự án Cần phải đo việc thực dự án so với kế hoạch Kế hoạch dự án mang tính Kế... hướng dẫn thực thi dự án 10 Phân tích bên tham gia Các thành phần phổ biến kế hoạch dự án Tổng quan dự án Mô tả cách tổ chức dự án Các qui trình quản lý kỹ thuật dùng dự án Thông tin việc... dự án đòi hỏi quản lý thực công việc mô tả kế hoạch dự án Hầu hết thời gian tiền bạc dùng trình thực thi dự án b Thực thi kế hoạch dự án (tt) Các kỹ quan trọng để thực thi kế hoạch dự án