08/09/2012 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH Quản lý giao tiếp dự án KHOA CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM CHƯƠNG 9: QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN 9.1 Tầm Quan trọng Truyền thông tốt Mục tiêu học Hiểu tầm quan trọng truyền thông tốt làm việc với dự án mô tả thành phần kế hoạch quản lý giao tiếp Hiểu qui trình Quản lý truyền thông Cung cấp số phương pháp cải tiến truyền thông Mô tả cách sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý truyền thông Nỗi sợ hãi lớn dự án thất bại (kém) truyền thông Các nhà chuyên môn CNTT người truyền thông tốt Các nghiên cứu cho thấy nhà chuyên môn CNTT phải có khả truyền thông hiệu để thăng tiến nghề nghiệp Kỹ nói yếu tố chủ yếu để thăng tiến nghề nghiệp nhà chuyên môn CNTT 9.2 Qui trình Quản lý Truyền thông Các 9.2 Qui trình Quản lý Truyền thông Project Communications Management Summary trình bao gồm: Lập kế hoạch truyền thông: xác định thông tin nhu cầu giao tiếp bên liên quan Phân phối thông tin: dùng thông tin cần thiết lúc Báo cáo hiệu suất: thu thập phổ biến thông tin hiệu suất Kết thúc hành chính: tạo, thu thập, thông tin để hợp thức hóa kết thúc dự án / giai đoạn 08/09/2012 a Lập kế hoạch (tt) a Lập kế hoạch Mỗi dự án cần có kế hoạch quản lý truyền thông, tài liệu hướng dẫn truyền thông dự án Phân tích bên liên quan truyền thông dự án hỗ trợ qui trình lập kế hoạch truyền thông Nội dung kế hoạch quản lý Truyền thông: Sample Stakeholder Analysis for Project Communications Mô tả việc thu thập loại thông tin khác Cấu trúc phân phối mô tả thông tin đến với ai, cách Định dạng thông tin để truyền thông Lịch biểu tạo thông tin Các phương pháp truy cập để nhận thông tin Phương pháp cập nhật kế hoạch quản lý truyền thông theo tiến độ dự án Phân tích truyền thông với bên liên quan b Phân phối thông tin Phân phối thông tin cách hiệu kịp thời cấp thông tin cho người vào thời điểm định dạng quan trọng tạo thông tin Phân phối thông tin cách hiệu kịp thời (Distributing Information in an Effective and Timely Manner) Cung Đừng che dấu thông tin quan trọng Dùng công nghệ để cải tiến phân bố thông tin Đừng lo sợ báo cáo thông tin xấu Các phương pháp hình thức không hình Thông qua truyền thông họp đàm phán thức thông tin quan trọng xấu phơi bày Các yếu tố quan trọng cần xét: thức để phân bố thông tin hóa kết thúc dự án / giai đoạn Importance of Face-to-Face Communication 10 Importance of Face-to-Face Communication Tầm quan trọng truyền thông mặt đối mặt (Importance of Face-to-Face Communication) Hãy ý nhiều từ thực tế người nói Nghiên Ngữ điệu giọng nói ngôn ngữ thể người nói nhiều mà cô ta nói cứu tương tác mặt đối mặt nói rằng: 58% truyền thông thông qua ngôn ngữ thể 35% truyền thông thông qua lời nói 7% truyền thông thông qua nội dung từ nói 11 12 08/09/2012 Media Choice Table Encouraging More Face-to-Face Interactions Khuyến khích nhiều tương tác mặt đối mặt (Encouraging More Face-to-Face Interactions) Thường xuyên tổ chức họp “ngắn” hiệu dự án CNTT Tổ chức hộp người để họ thật cần thiết vấn đề truyền thông Một số công ty có sách ngăn chặn việc sử dụng e-mail định chí toàn ngày tuần 13 14 Example Determining the Number of Communications Channels Determining the Number of Communications Channels (xác định số kênh truyền thông) The Impact of the Number of People on Communications Khi số lượng người tham gia tăng, phức tạp thông tin liên lạc tăng lên thông tin liên lạc nhiều kênh, nhiều đường mà qua người giao tiếp Number of communications channels = n(n-1)/2, where n is the number of people involved 15 16 c Báo cáo hiệu suất d Kết thúc hành Báo cáo hiệu suất giúp bên tham gia biết thông tin sử dụng tài nguyên để đạt mục tiêu dự án Dự án đòi hỏi phải có giai đoạn kết thúc Kết thúc hành (Administrative closure) tạo ra: Báo cáo tình trạng mô tả dự án giai đoạn Tài liệu lưu trữ dự án Báo cáo tiến độ mô tả nhóm dự án đạt khoảng thời gian Chấp nhận thức Dự báo dự án: tiên đoán trạng thái tương lai dự án Các học rút dựa thông tin khứ xu hướng phát triển Các buổi họp đánh giá tình trạng thường có báo cáo hiệu suất 17 18 08/09/2012 9.3 Cải tiến truyền thông Expectations Management Matrix Expectations Management Matrix (Kỳ vọng Quản lý Matrix) Tìm hiểu nội dung sau Quản lý xung đột hiệu Phát triển kỹ truyền thông tốt Họp hiệu Dùng email hiệu Dùng mẫu truyền thông dự án 20 19 a Quản lý xung đột hiệu Giải vấn đề: trực tiếp đối mặt với xung đột; Xung đột tốt xấu Nghiên cứu Karen Jehn cho xung đột liên quan đến công việc thường cải tiến hiệu suất làm việc nhóm, xung đột tình cảm thường làm giảm hiệu suất làm việc Sau số phương thức giải xung đột: b Phát triển kỹ truyền thông tốt công ty thường không ý đến tầm quan trọng phát triển kỹ nói, viết, nghe Khi công ty ngày mang tính toàn cầu, họ ý thức cần phải đầu tư để cải tiến truyền thông với người có ngôn ngữ văn hóa khác Để cải tiến truyền thông cần có lãnh đạo Các Thỏa hiệp: dùng tiếp cận cho nhận Làm trơn (Smoothing): nhấn mạnh điểm đồng tình bỏ qua khác biệt Áp đặt (Forcing): dùng tiếp cận thắng-thua Rút lui: rút lui không đồng tình 21 22 c Họp hiệu d Dùng email hiệu định có nên tránh buổi họp không Xác định mục đích kết đạt buổi họp Xác định người tham gia họp Cung cấp chương trình họp cho người tham gia trước buổi họp Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ trực quan Tiến hành họp cách chuyên nghiệp Xây dựng quan hệ Xác 23 Bảo đảm email phương tiện truyền thông hiệu Bảo đảm gởi e-mail đến người Giới hạn nội dung cho chủ đề chính, rõ ràng súc tích tốt Giới hạn số lượng kích thước tập tin đính kèm Xóa email không cần thiết, không đọc email lo ngại có vấn đề Bảo đảm cập nhật phần mềm chống virút (virus) Trả lời nhanh email Học cách sử dụng tính hữu ích 24 08/09/2012 e Dùng mẫu truyền thông dự án (tt) e Dùng mẫu truyền thông dự án Nhiều người sợ người khác yêu cầu giúp đỡ Cung cấp ví dụ mẫu truyền thông để tiết kiệm thời gian tiền bạc Các công ty phát triển mẫu truyền thông riêng họ, dùng công ty bên ngoài, dùng mẫu sách giáo khoa Nghiên cứu cho thấy công ty giỏi quản trị dự án dùng mẫu truyền thông hiệu Bảng: Báo cáo tiến độ hàng tháng 25 e Dùng mẫu truyền thông dự án (tt) 26 e Dùng mẫu truyền thông dự án (tt) Bảng: Phát thảo báo cáo cuối DA Bảng: Các tài liệu cuối DA 27 28 9.4 Phát triển hạ tầng truyền thông e Dùng mẫu truyền thông dự án (tt) Bảng: Báo cáo học kinh nghiệm Hạ tầng truyền thông tập công cụ, kỹ thuật, nguyên lý cung cấp tảng để truyền đạt thông tin hiệu quả: Các công cụ gồm e-mail, phần mềm quản lý dự án, phần mềm làm việc theo nhóm, máy fax, điện thoại, hệ hội nghị từ xa (teleconferencing), hệ quản lý tài liệu, phần mềm soạn thảo văn Các kỹ thuật gồm hướng dẫn mẫu báo cáo, luật thủ tục hội họp, qui trình định, tiếp cận giải vấn đề, giải xung đột kỹ thuật đàm phán Các nguyên lý đối thoại mở 29 30 08/09/2012 Developing Better Communication Skills Using Templates for Project Communications Các công ty chương trình cấp cho chuyên gia IT thường bỏ qua tầm quan trọng kỹ (skill) nói, viết, lắng nghe Khi tổ chức mở rộng toàn cầu, họ nhận phải đầu tư để cải thiện giao tiếp với người từ quốc gia khác văn hóa khác Lãnh đạo phải cải thiện thông tin liên lạc Many technical people are afraid to ask for help Providing examples and templates for project communications saves time and money Organizations can develop their own templates, use some provided by outside organizations, or use samples from textbooks Recall that research shows that companies that excel in project management make effective use of templates 31 32 9.5 Using Software to Assist in Project Communications Sample Template for a Project Description 33 Chapter Summary There are many software tools to aid in project communications Today, many people telecommute or work remotely at least part-time Project management software includes new capabilities to enhance virtual communications New tools, such as instant messaging and blogs, can enhance project communications 34 Project Communications Management Summary The goal of project communications management is to ensure timely and appropriate generation, collection, dissemination, storage, and disposition of project information Main processes include: Communications planning Information distribution Performance reporting Managing stakeholders 35 36 08/09/2012 TỪ KHÓA - KEY TERMS Kết thúc hành (ADMINISTRATIVE CLOSURE) – (generating, gathering, and disseminating information to formalize phase or project completion) Hạ tầng sở/ cấu trúc Truyền thông (COMMUNICATIONS INFRASTRUCTURE) – (a set of tools, techniques, and principles that provide a foundation for the effective transfer of information among people) Kế họach Quản lý truyền thông (COMMUNICATIONS MANAGEMENT PLAN) – Một tư liệu/văn hướng dẫn cách truyền thông cho Dự án (a document that guides project communications) Lập Kế họach Quản lý truyền thông (COMMUNICATIONS PLANNING) – determining the information and communications needs of the stakeholders; who needs what information, when will they need it, and how will the information be given to them TỪ KHÓA - KEY TERMS Sự thỏa hiệp (COMPROMISE MODE) – using a give and take approach to resolving conflicts; bargaining and searching for solutions that bring some degree of satisfaction to all the parties in a dispute Đối diện/mặt (CONFRONTATION MODE) – Đối diện/mặt (confrontation) Cách xử lý theo mâu thuẩn ưa thích (directly facing a conflict using a problem-solving approach that allows affected parties to work through their disagreements) Ép buộc, áp đặt (FORCING MODE) – (using a winlose approach to conflict resolution to get one’s way) 37 38 TỪ KHÓA - KEY TERMS TỪ KHÓA - KEY TERMS Sự chấp nhận hình thức (FORMAL ACCEPTANCE) – (documentation that the project’s sponsor or customer signs to show they have accepted the products of the project) Kích lên (KICKOFF) (MEETING) – Một Mô tả rõ dự án đâu/Mức độ thời điểm định/chỉ rõ dòng thời gian (a meeting held at the beginning of a project or project phase where all major project stakeholders discuss project objectives, plans, and so on) Tư nhóm (cả nhóm suy nghĩ) [GROUPTHINK] – Một bất lợi/yếu cách phát huy trí tuệ (làm bảo não) tập thể người tham gia lại suy nghĩ theo giá trị hay tiêu chuẩn/trình độ bên tham gia (conformance to the values or ethical standards of a group) Bài học học được/Thu họach (LESSONS LEARNED) – Những báo cáo dựa suy nghĩ có bao hàm sai cho dự án (reflective statements written by project managers and their team members) Báo cáo hiệu (hiệu suất) (PERFORMANCE REPORTING) – Tổng hợp đánh giá hiệu (collecting and disseminating performance) bao gồm báo cáo thực trạng (status reports), báo cáo tiến triển(progress), báo cáo đo lường (measurement), dự báo (forecasting) Phân phối thông tin (INFORMATION DISTRIBUTION) – (making needed information available to project stakeholders in a timely manner) 39 40 TỪ KHÓA - KEY TERMS Báo cáo tiến triển (PROGRESS REPORTS) – reports that describe what the project team has accomplished during a certain period of time Văn khố/Lưu trữ Dự án (PROJECT ARCHIVES) – Những tài liệu/tư liệu/văn cung cấp lịch sử xác dự án (a complete set of organized project records that provide an accurate history of the project) TỪ KHÓA - KEY TERMS Dự báo Dự án (PROJECT FORECASTING) – (predicting future project status and progress based on past information and trends) 41 Làm nhẳn, trơn (SMOOTHING MODE) – Một cách xử lý mâu thuẩn/xung đột dùng để làm suy giảm lãnh vực bất đồng/không thỏa thuận (deemphasizing or avoiding areas of differences and emphasizing areas of agreements) Báo cáo thực trạng (STATUS REPORTS) – Mô tả rõ dự án đứng đâu/Mức độ thời điểm định/chỉ rõ dòng thời gian (reports that describe where the project stands at a specific point in time) Các Báo cáo theo thời gian (TEMPORAL REPORTS) Rút lui, rút khỏi (WITHDRAWAL MODE) – Cách xử lý theo mâu thuẩn ưa thích (retreating or withdrawing from an actual or potential disagreement) 42 08/09/2012 Q&A 43 ... độ mô tả nhóm dự án đạt khoảng thời gian Chấp nhận thức Dự báo dự án: tiên đoán trạng thái tương lai dự án Các học rút dựa thông tin khứ xu hướng phát triển Các buổi họp đánh giá tình trạng...08/ 09/ 2012 a Lập kế hoạch (tt) a Lập kế hoạch Mỗi dự án cần có kế hoạch quản lý truyền thông, tài liệu hướng dẫn truyền thông dự án Phân tích bên liên quan truyền thông dự án hỗ trợ qui... thông dự án (tt) Bảng: Báo cáo học kinh nghiệm Hạ tầng truyền thông tập công cụ, kỹ thuật, nguyên lý cung cấp tảng để truyền đạt thông tin hiệu quả: Các công cụ gồm e-mail, phần mềm quản lý dự