Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thư viện của viện nghiên cứu Hán Nôm Việt Nam

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thư viện của viện nghiên cứu Hán Nôm Việt Nam

MỤC LỤC

Mục lục 1

Lời nói đầu 2

Chương I: Tổng quan về viện nghiên cứu Hán Nôm và thư viện 3

1.1 Sơ lược về viện nghiên cứu Hán Nôm 3

1.2 Sơ lược về thư viện 5

Chương II: Cư sở phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin 9

2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức 9

2.2 Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý 11

2.3 Phân tích hệ thống thông tin 18

2.4 Thiết kế logic hệ thống thông tin quản lý 25

2.5 Thiết kế vật lý ngoài 28

2.6 Thiết kế vật lý trong 30

Chương III: Phân tích, thiết kế HTTT hỗ trợ hoạt động quản lý thư viện 31

3.1 Khảo sát hệ thống thư viện 31

3.2 Phân tích hệ thống 31

3.3 Thiết kế logic 37

LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình tin học hóa hiện nay đang diễn ra hết sức mạnh mẽ, việc ápdụng tin học vào quá trình tác nghiệp, quản lý không còn là điều gì xa lạ đối vớitất cả các doanh nghiệp, các tổ chức ở Việt Nam Với các tổ chức mà cụ thể làcác trung tâm thư viện, cũng không nằm ngoài xu hướng tất yếu đó Hệ thốngthư viện công cộng Việt Nam đã thực sự bước vào một giai đoạn phát triển mới

- giai đoạn của tin học hóa công tác chuyên môn trong hoạt động thư viện Tinhọc hóa đã đánh dấu sự thay đổi về chất trong hoạt động thư viện, chuyển từhoạt động của thư viện truyền thống sang phương thức hoạt động của thư việnhiện đại

Với mong muốn áp dụng các kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tế,

và mong muốn tạo ra một sản phẩm phần mềm dù nhỏ nhưng có thể sử dụng để

hỗ trợ tác nghiệp và quản lý thư viện ở Việt Nam, em chọn đề tài “Xây dựng hệ

thống thông tin quản lý thư viện của viện nghiên cứu Hán Nôm Việt Nam” để

làm đề án môn học

Phần mềm này được coi như một công cụ đắc lực để quản lý sách, báo, tạpchí Bên cạnh đó phần mềm này còn giúp cho độc giả dễ dàng tra cứu tìm sách,mượn sách và đọc sách

Em xin gửi lời chân thành cảm ơn đến cô giáo - TS Trần Thị Thu Hà vì sựhướng dẫn tận tình của cô để em có thể hoàn thành đề tài này

Chương I: Tổng quan về viện nghiên cứu Hán Nôm

và thư viện Hán Nôm 1.1 Sơ lược về viện nghiên cứu Hán Nôm

1.1.1 Thông tin chung:

Di sản Hán Nôm gồm những thư tịch và liệu viết bằng chữ Hán và chữNôm, là kho văn hóa thành văn to lớn và phong phú nhất của nước ta trước khi

có các văn bản ghi bằng chữ la-tinh Bảo tồn lâu dài và khai thác có hiệu quảkho di sản văn hóa này, là để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển nềnvăn hóa Việt Nam tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc trong thời đại ngày nay

Xuất phát từ yêu cầu và nhiệm vụ trên, năm 1970 ban Hán Nôm thuộc ủyban khoa học xã hội Việt Nam được thành lập Ban đã quy tụ nhiều nhà hoạtđộng lão thành và có kiến thức Hán Nôm uyên bác, như: Phạm Thiều, ThạchCan, Cao Xuân Huy, Hoa Bằng, Đào Phương Bình, Ca Văn Thỉnh, NguyễnĐổng Chi Cùng các cộng tác viên như Trần Duy Vôn, Lê Duy Chưởng,Nguyễn Hữu Chế, Nguyễn Văn Lãng Ban tổ chức đã nghiên cứu tài liệu HánNôm trong 9 năm (1970-1979)

Ngày 13-9-1979, viện nghiên cứu Hán Nôm được thành lập trên cơ sở banHán Nôm, theo quyết định số 326/CP của hôi đồng chính phủ và được tái khẳngđịnh thuộc trung tâm khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia trong nghị định 23/

CP ngày 22/5/1993 của Chính phủ Đây là cơ quan duy nhất ở Việt Nam vừa làtrung tâm khai thác các tư liệu chữ Hán và chữ Nôm

1.1.2 Sơ đồ tổ chức:

1.1.3 Nhiệm vụ của viện Nghiên cứu Hán Nôm:

Về bảo tồn, nghiên cứu khai thác các tư liệu Hán Nôm và đào tạo cán bộnghiên cứu được xác định:

· Bảo tồn và giám định các nguyên bản chữ Hán chữ Nôm, sao các bản gốcthành nhiều bản để sử dụng hoặc cung cấp cho các thư viện và các cơ quan cónhu cầu;

· Tổ chức biên dịch (gồm cả chú giải) và chính thức công bố các tư liệu chữHán chữ Nôm, duyệt lại các bản dịch Hán Nôm đã được công bố;

· Nghiên cứu văn bản học, biên soạn những sách công cụ cần thiết cho côngtác biên dịch và nghiên cứu tư liệu chữ Hán chữ Nôm;

· Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ nghiên cứu chữ Hán, chữ Nôm

Về công tác sưu tầm và bảo quản tư liệu chữ Hán và chữ Nôm, Việnđược Uỷ ban Khoa học xã hội Việt Nam giao các nhiệm vụ cụ thể sau đây:

· Tiến hành điều tra, thu thập các văn bản Hán Nôm và các tư liệu liên quan

ở Việt Nam và ở nước ngoài, nhằm thống nhất quản lý thư tịch và tài liệu HánNôm trong phạm vi cả nước

· Hệ thống hoá và gìn giữ các văn bản chữ Hán, chữ Nôm và các tư liệu liênquan hiện còn và sưu tầm được, đảm bảo kỹ thuật bảo tàng và kỹ thuật thư viện,nhằm lưu giữu và cho nhân bản để phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt

và lâu dài

Về công tác đào tạo cán bộ nghiên cứu Hán Nôm, Viện được giao nhiện

vụ đào tạo nghiên cứu sinh và cao học trong nước:

· Năm 1994, Viện được giao nhiệm vụ là cơ sở đào tạo tiến sĩ

· Năm 1996, Viện được giao nhiệm vụ đào tạo thạc sĩ

Trong những năm qua, Viện Nghiên cứu Hán Nôm đã triển khai hoạtđộng trên các mặt công tác và thu được những thành tựu nhất định, đáp ứngnhững yêu cầu mà Nhà nước giáo phó

1.2 Sơ lược về thư viện:

1.2.1 Thông tin chung:

Là thư viện của một viện nghiên cứu chuyên ngành được xây dựng trênnền tảng của tổ tư liệu (thành lập ngay khi ban Hán Nôm ra đời năm 1970) vàsau này là phòng Thông tin - Tư liệu - Thư viện Thư viện viện nghiên cứu HánNôm có vốn tài liệu tuy khiêm tốn nhưng lại rất đa dạng và phong phú về chủngloại Vốn tài liệu hiện có của viện nghiên cứu Hán Nôm được hình thành từ 2nguồn chính: thứ nhất là mua trực tiếp của nhà nước, mua lại của các thư viện tưnhân, qua con đường trao đổi, biếu tặng; thứ hai là tiếp nhận nguồn tài liệu HánNôm của Trường Viễn Đông bác cổ để lại, do viện thông tin KHXH chuyểngiao năm 1980

Hiện tại vốn tài liệu của viện nghiên cứu Hán Nôm gồm: tài liệu tra cứutham khảo (gồm tiếng Việt và các ngôn ngữ khác): 17000 đơn vị sách, bản đồ vàtrên 7000 đơn vị tạp chí các loại Tài liệu Hán Nôm bao gồm: kho sách tổng hợp

có khoảng 20000 đơn vị, kho thác bản văn khắc có trên 48000 đơn vị, kho vánkhắc in cổ có khoảng 20000 đơn vị

Số lượng độc giả đến với thư viện không thật nhiều, nhưng hầu hết là cácnhà nghiên cứu, các nhà học giả trong và ngoài nước quan tâm đến lịch sử vănhóa Việt Nam; bên cạnh đến thư viện cũng ưu tiên những sinh viên năm cuốichuyên ngành Hán Nôm đến chuẩn bị tư liệu để viết luận văn tốt nghiệp

1.2.2 Vấn đề tin học hóa:

Trước hết, có thể sơ lược tình hình ứng dụng tin học trong thư viện Thưviện đã dần chuyển từ phục vụ thủ công sang tự động hóa các hoạt động của thưviện Hầu hết vốn tài liệu và các tư liệu chuyên ngành của viện đã được quản lýtrên máy với các cơ sở dữ liệu sau:

· TVHN: quản lý toàn bộ vốn tài liệu hồi cố tiếng Việt, với 5266 bản ghi

· Smoi: Quản lý tài liệu mới nhập về, với 673 biểu ghi

· KSHN: quản lý sách Hán Nôm các loại với 10635 biểu ghi

· NVND: giới thiệu về các nhà khoa bảng Việt Nam thời phong kiến, với

Thư viện đang xây dựng các CSDL để quản lý vốn thông tin khoa học nộisinh như HPCD (quản lý các tư liệu điều tra điền dã của cán bộ trong Viện trongnhiều năm qua) và LALV (quản lý luận án, luận văn) và TDTH (giúp tra cứu vềtên tự, tên hiệu của các nhân vật lịch sử và các tác giả Hán Nôm)

Thư viện đã phối hợp với Tạp chí Hán Nôm vừa hoàn thành việc đưa Tạpchí Hán Nôm lên mạng để phục vụ nhu cầu nghiên cứu và khai thác của bạn đọctrong và ngoài nước trong bối cảnh hội nhập và giao lưu văn hóa

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, thư viện Viện nghiên cứuHán Nôm đã và đang ứng dụng tích cực công nghệ thông tin trong các nghiệp vụcủa mình để phục vụ bạn đọc hiệu quả hơn

Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý thư viện vẫnchưa thực sự hiệu quả

1.2.3 Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới:

Để xây dựng hệ thống thông tin mới cho thư viện và đảm bảo tính hiệuquả của sản phẩm sau khi hoàn thành, tác giả tuân theo đúng các quy trình trongquá trình thu thập thông tin và phân tích thiết kế

Việc xây dựng hệ thống thông tin mới bắt đầu bằng xác định yêu cầu.Trong giai đoạn này phải đảm bảo mọi đầu ra cũng như xử lý của hệ thống mớiphù hợp với thực tiễn

Sau đó là phân tích thiết kế Trong giai đoạn này thì phân tích thiết kế cơ sở

dữ liệu hợp lý là rất quan trọng Phải đảm bảo xây dựng một bộ mã hóa đơngiản, khoa học, thuận tiện với người sử dụng

Quá trình thực hiện xây dựng một hệ thống thông tin mới sẽ được trình bày

rõ hơn trong chương 2 và chương 3

1.2.4 Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp được sử dụng để nghiên cứu trong đề tài này là phươngpháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu và quan sát

Để có thể hiểu những yêu cầu của một hệ thống mới, phương pháp phỏngvấn được tác giả sử dụng nhiều Việc phỏng vấn không mang tính chính thức, dùchỉ là những cuộc đối thoại ngắn với người quản lý thư viện đem lại rất nhiềuthông tin cho việc xây dựng hệ thống mới, vì họ là những người sẽ trực tiếptham gia vào việc khai thác hệ thống sau này

Phương pháp quan sát cũng được sử dụng khi cần biết thêm những thôngtin về việc đọc mượn sách ở thư viện

Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng nhiều nhất Tài liệu nghiêncứu không chỉ là các tài liệu của thư viện mà còn là các giáo trình về phân tíchthiết kế hệ thống thông tin và các giáo trình khác Tài liệu cũng có thể là cácphần mềm có tính năng tương tự Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụngthường xuyên trong toàn bộ quá trình phân tích, thiết kế, triển khai hệ thống

Chương II: Cơ sở phương pháp luận phát triển

hệ thống thông tin

2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức:

2.1.1 Khái niệm tổ chức:

Tổ chức là một tập hợp các cá thể có chung mục đích, cùng làm việc với

nhau để đạt được mục đích đó bằng sự hợp tác và phân công lao động

2.1.2 Khái niệm thông tin:

Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử lý Tuy nhiên, một

định nghĩa đầy đủ hơn cho rằng thông tin là sản phẩm đầu ra nhưng cũng lànguyên liệu của hệ thống quản lý

· Các khái niệm liên quan đến thông tin: chủ thể phản ánh (đối tượng truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh (đối tượng nhận tin) Vỏ vật chất chuyên chở thông tin là vật mang tin Các vật mang tin thông dụng là ngôn ngữ, chữ số, các ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội

dung của thông tin đó

ph¶n ¸nhVËt mang tin

Hình 2 1: Sơ đồ truyền tin

· Vai trò của thông tin trong tổ chức:

Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượngquản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy,kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của tổ chức Vì những nhiệm vụ trên của nhàquản lý, thông tin là rất cần thiết cho các quá trình ra quyết định, nó là nhân tốquan trọng ảnh hưởng tới sự đúng đắn, hợp lý cho quyết định của người quản lý.

Lao động quản lý của nhà quản lý được chia ra làm hai phần, lao động ra

quyết định và lao động thông tin Lao động ra quyết định chiếm khoảng 10%

thời gian lao động của nhà quản lý, ít mang tính quy trình và có nhiều yếu tố chủquan Lao động thông tin là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, xử lý,lưu trữ, phân phát thông tin, mang tính khoa học, có quy trình và khách quan.Việc phân chia lao động này khẳng định tầm quan trọng của thông tin Số laođộng sử dụng và làm việc với thông tin ngày càng tăng

Thông tin tác động đến hệ thống như sau:

HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý

§èi t îng qu¶n

lý

Th«ng tin t¸c nghiÖp

Hình 2 2: Sơ đồ luồng thông tin giữa các cấp

Lao động của nhà quản lý quyết định đến sự sống còn, sự phát triển củamột công ty Mà thông tin chiếm một vai trò quan trọng trong quyết định củanhà quản lý Vì vây, thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời là một yếu tố khôngthể thiếu được với mỗi doanh nghiệp

2.2 Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý:

Hình 2 3: Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin

Như vậy, hệ thống thông tin nào cũng gồm có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữliệu vào (inputs), bộ phận xử lý, kho dữ liệu (storage) và bộ phận đưa dữ liệu ra(outputs)

2.2.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin:

Cùng một hệ thống thông tin có thể có những cách mô tả khác nhau tùytheo quan điểm, cách nhìn, vài trò của từng người đối với hệ thống đó Ví dụ,một người chỉ đơn thuần sử dụng hệ thống, họ sẽ chỉ thấy được sản phẩm đầu ra

là gì từ một đầu vào cụ thể Nhưng một người trực tiếp tham gia vào hệ thống cóthể hiểu cặn kẽ hơn hệ thống, những khả năng, những giới hạn của hệ thống Vàmột lập trình viên thì lại nhìn hệ thống đó bằng con mắt khác, con mắt củangười phát triển phần mềm, và hệ thống lúc này trở thành tập hợp những hàm,những thủ tục, …

Cùng với ví dụ trên là sự phân chia ba mô hình biểu diễn hệ thống thôngtin khác nhau Việc phân chia các mô hình này là rất quan trọng vì nó tạo ra một

trong những nền tàng của phương pháp phân tích thiết kế Đó là mô hình logic,

mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Sơ đồ dưới đây mô tả mối tương

quan giữa ba mô hình này

M« h×nh logic(gãc nh×n qu¶n lý)

M« h×nh vËt lý trong(gãc nh×n kü thuËt)

M« h×nh vËt lý ngoµi(gãc nh×n sö dông)

Hình 2 4: Ba mô hình của hệ thống thông tin

· Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà

nó phai thực hiện, các kho chứa dữ liệu và kết quả lấy ra cho những thử lý vànhững thông tin mà hệ thông sản sinh ra Mô hình này chỉ quan tâm đế việc trảlời câu hỏi “cái gì?”, “để làm gì?” mà không quan tâm đến cách thức xử lý dữliệu như thế nào

· Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ

thống như các vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, những phương tiện để thaotác với hệ thống, các thủ tục thủ công cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện xử

lý dữ liệu, các phương tiện đầu cuối Mô hình này cũng chú ý đến thời gian của

hệ thống

· Mô hình vật lý trong: Quan tâm đến khía cạnh bên trong của hệ thống, nó

trả lời câu hỏi “làm như thế nào?”, đó là cái nhìn của một nhân viên kỹ thuật Nóquan tâm đến những thông tin liên quan tới công cụ dùng thực hiện hệ thống,dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của các thiết bị, …Nguyên nhân và phươngpháp phát triển một hệ thống thông tin

2.2.3 Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin:

Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong bất cứtrường hợp nào là nhằm đem lại cho người sử dụng nó một công cụ hỗ trợ hiệuquả trong công việc ra quyết định hàng ngày Tuy nhiên, còn một số yêu cầukhác buộc doanh nghiệp phải ra quyết định xây dựng một hệ thống thông tin.Dưới đây là một số nguyên nhân khách quan đó

· Những vấn đề về quản lý: Là những vấn đề phát sinh trong một hoàncảnh, khi sự phát triển của doanh nghiệp bị quyết định bởi tính hiện đại của hệthống thông tin, hay cụ thể hơn, khi hệ thống thông tin là tất yếu để phục vụ chohoạt động của doanh nghiệp Lúc này, các hoạt động của doanh nghiệp cạnhtranh có tác động lớn tới công ty

· Những yêu cầu mới của nhà quản lý Nhà quản lý nhận ra sự cần thiếtphải phát triển một hệ thống thông tin

· Sự thay đổi của công nghệ Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ cũng

là một trong những nguyên nhân chính Công ty, doanh nghiệp nào ứng dụngnhững công nghệ mới, hiện đại nhất sẽ là những công ty, doanh nghiệp được hỗtrợ quản lý đắc lực hơn, và vì thế, có lợi thế hơn trong cạnh tranh Mặt khác,công nghệ lạc hậu không thể được duy trì vì đến một lúc nào đó, nếu nó đingược lại thời đại, điều này có thể cản trở đến sự phát triển của doanh nghiệp

· Thay đổi sách lược chính trị

2.2.4 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin:

Mục đích của một dự án phát triển hệ thống thông tin là xây dựng đượcmột sản phẩm đúng như yêu cầu của người sử dụng mong muốn, đem lại hiệuquả cao trong công việc Vì vậy, có rất nhiều phương pháp để phát triển một hệthống

Một phương pháp phát triển hệ thống thông tin có thể được coi là một tậphợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệthống chặt chẽ nhưng dễ quản lý Các phương pháp hiện đại dựa vào ba nguyêntắc sau đâu để phát triển hệ thống thông tin:

· Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Mô hình như đã nó ở trên đó là ba

mô hình logic, vật lý ngoài và vật lý trong Ba mô hình trên hỗ trợ đắc lực choviệc phân tích, thiết kế, nó luôn được sử dụng trong mọi trường hợp

· Nguyên tắc 2: Đi từ chung đến riêng Là một nguyên tắc của sự đơn giản

hóa Để có thể phát triển một hệ thống, phải xem xét tổng quan mục đích của nórồi chia ra từng module nhỏ hơn Cứ như vậy đến khi tiếp cận tới hệ thống mộtcách chi tiết

· Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích

và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế Việc phân tích chủ

yếu bắt đầu từ những quan sát người sử dụng, những yêu cầu của chính nhữngngười tham gia vào hệ thống, vì thế, giai đoạn này chủ yếu cung cấp về các mô

tả vật lý ngoài

Phương pháp phát triển một hệ thống được trình bày dưới đây là phươngpháp thác nước, gồm 7 giai đoạn

2.2.5 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin:

Bước 1: Đánh giá yêu cầu

Đây là giai đoạn nhằm mục đích cung cấp cho những người lãnh đạo tổchức những dữ liệu thực tế để có thể ra quyết định về tính khả thi, hiệu quả củamột dự án phát triển hệ thống Bao gồm các công đoạn sau:

· Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

· Làm rõ yêu cầu

· Đánh giá khả năng thực thi

· Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Bước 2: Phân tích thiết kế

Được tiến hành sau giai đoạn trên Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của

hệ thống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân thực sự của những vấn đề đó,những đòi hỏi và ràng buộc của hệ thống, những mục tiêu mà hệ thống phải đạtđược Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích thiết kế sẽ quyết định dự án cóđược tiếp tục không Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

· Lập kế hoạch phân tích thiết kế

· Nghiên cứu môi trường hệ thống

· Nghiên cứu hệ thống thực tại

· Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

· Đánh giá lại tính khả thi

· Thay đổi đề xuất của dự án

· Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Bước 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đượcnhững mục tiêu đã thiết lập từ giai đoạn trước Mô hình của hệ thống mới gồmthông tin mà hệ thống đó sản sinh (outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử

lý, các dữ liệu vào Các công đoạn trong giai đoạn này bao gồm:

· Thiết kế cơ sở dữ liệu

· Thiết kế xử lý

· Thiết kế các luồng dữ liệu vào

· Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

· Hợp thức hóa mô hình logic

Bước 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Đây là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hìnhlogic Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài nhưng chưaphải là một mô tả chi tiết

Các công đoạn trong quá trình này là:

· Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

· Xây dựng các phương án của giải pháp

· Đánh giá các phương án của giải pháp

· Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án củagiải pháp

Bước 5: Thiết kế vật lý ngoài

Được tiến hành ngay sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn.Kết quả của giai đoạn này là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ

thống mới và tài liệu dành cho người sử dụng Những công đoạn chính của quátrình này là

· Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

· Thiết kế chi tiết các giao diện

· Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

· Thiết kế các thủ tục thủ công

· Chuẩn bị trình bày báo cáo

Bước 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Ngoài ra còn phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sưe dụng và thaotác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính:

· Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

· Thiết kế vật lý trong

· Lập trình

· Thử nghiệm hệ thống

· Chuẩn bị tài liệu

Bước 7: Cài đặt và khai thác

Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Các công việc cần thực hiệntrong giai đoạn này như sau:

2.3.1 Phương pháp thu thập thông tin:

2.3.1.1 Phỏng vấn:

Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trongtài liệu Gặp gỡ những người lãnh đạo, những người quản lý cấp dưới và nhữngngười trực tiếp tham gia vào quá trình sử dụng hệ thống thông tin sau này là rấtquan trọng Phân tích viên sử dụng phương pháp này để có thể nắm bắt nhữngyêu cầu của một hệ thống mới đề ra Phỏng vấn thường được thực hiện theo cácbước sau:

 Chuẩn bị phỏng vấn

· Lập danh sách những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn

· Một số thông tin về người được phỏng vấn (thái độ, trách nhiệm, …)

· Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn

· Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc)

· Gửi trước những vấn đề yêu cầu

· Đặt lịch làm việc

· Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn

 Tiến hành phỏng vấn

· Nhóm phỏng vấn gồm 2 người (cán bộ phỏng vấn chính và ngườidẫn dắt phỏng vấn, lược ghi)

· Thái độ lịch sự, đúng giờ, khách quan, không tạo ra cảm giác “thanhtra”

· Nhẫn nại, chăm chú lắng nghe Mềm dẻo và cởi mở Có thể dùngmáy ghi âm nhưng phải được sự cho phép của người được phỏng vấn

 Tổng hợp kết quả phỏng vấn