Giải pháp nhằm thúc đẩy và nâng cao hiệu quả công tác triển khai, ứng dụng công nghệ trong tin trong quản trị nhân lực

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Quản trị nhân lực: Là một quá trình thiết kế các chương trình theo đúng nội dung và trình tự thực hiệncác hoạt động nghiệp vụ cơ bản của công

LỜI MỞ ĐẦU

Công nghệ thông tin là một trong những ngành công nghiệp mũi nhọn của xãhội hiện đại Sự phát triển của công nghệ thông tin trong mấy thập kỷ gần đây đãlàm biến đổi sâu sắc diện mạo của thế giới Cùng với các ngành công nghệ khác,công nghệ thông tin đã đang và sẽ làm thay đổi toàn diện, mạnh mẽ mọi lĩnh vựccủa đời sống xã hội

Đối với Việt Nam, công nghệ thông tin mới đi sâu vào đời sống kinh tế, xãhội khoảng hơn hai mươi năm nay, đã và đang thể hiện được vai trò quan trọng củamình, đặc biệt trong một số lĩnh vực kinh tế và đời sống xã hội Công nghệ thôngtin ngày càng thể hiện vai trò đặc biệt quan trọng của nó trong điều kiện nước ta tiếhành hội nhập kinh tế toàn cầu và đang bước vào thời kỳ “đẩy mạnh Công nghiệphóa- hiện đại hóa và phát triển kinh tế tri thức, tạo nền tảng để đưa nước ta cơ bảntrở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2020”

Cùng với sự vận động và phát triển không ngừng của thế giới, công việc củacon người cũng ngày một phức tạp nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xãhội, chính vì vậy một bài toán đặt ra là phải làm sao quản lý nhân sự một cách chặtchẽ và hợp lý trong tất cả các ngành nghề như y tế, giao thông, quốc phòng… chứkhông chỉ riêng trong kinh doanh sản xuất

Sau khi học tập và nghiên cứu bộ môn tin học chuyên ngành Quản trị nhân

lực, em đã chọn đề tài tiểu luận “Giải pháp nhằm thúc đẩy và nâng cao hiệu quả công tác triển khai, ứng dụng công nghệ trong tin trong quản trị nhân lực”, với

mong muốn đưa ra được những nhận định toàn diện về tình hình công tác triểnkhai, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị nhân lực và đề xuất một số giảipháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này

Tiểu luận gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ

thông tin trong quản trị nhân lực

Chương 2: Tình hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

quản trị nhân lực

Chương 3: Một số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác triển

khai, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị nhân lực

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Tin học

Là ngành nghiên cứu về việc tự động hóa xử lý thông tin bởi một hệ thốngmáy tính cụ thể hoặc trừu tượng Với cách hiểu hiện nay, tin học bao hàm tất cảcác nghiên cứu và kỹ thuật có liên quan đến việc xử lý thông tin Trong nghĩathông dụng, tin học còn có thể bao hàm cả những gì liên quan đến các thiết bị máytính hay các ứng dụng tin học văn phòng

1.1.2 Thông tin: Là tất cả những nhân tố góp phần giúp cho con người nắm

bắt và nhận thức một cách đúng đắn và đầy đủ các hiện tượng xảy ra trong tự nhiên

và xã hội, các sự kiện diễn ra trong không gian và thời gian, các vấn đề chủ quan

và khách quan, … để trên cơ sở đó có thể đưa ra những quyết định chính xác, kịpthời, có hiệu quả và có ý nghĩa tích cực nhất Thông tin bao gồm cả những tri thức

mà con người trao đổi cho nhau và cả tri thức tồn tại độc lập với con người

1.1.3 Công nghệ thông tin (Information Technology): Là tập hợp các

phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại- chủ yếu là

kỹ thuật máy tính và viễn thông- nhằm ổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quảcác nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạtđộng của con người và xã hội

1.1.4 Quản trị nhân lực: là việc thiết kế, xây dựng hệ thống các triết lý,

chính sách và thực hiện các hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo- phát triển vàduy trì nguồn lực con người trong một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả

tổ chức và người lao động

1.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Quản trị nhân lực: Là

một quá trình thiết kế các chương trình theo đúng nội dung và trình tự thực hiệncác hoạt động nghiệp vụ cơ bản của công tác quản trị nhân lực Từ đó giúp nhàquản trị thu nhận, tính toán, xử lý, cung cấp các thông tin cần thiết một cách thuậnlợi, nhanh chóng, chính xác thông qua hệ thống máy tính

1.2 Sự cần thiết ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị nhân lực

1.2.1 Sự cần thiết

Ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị nhân lực đóng vai trò quantrọng ở nước ta hiện nay Bối cảnh quốc tế và trong nước đặt ra sự cần thiết tất yếucủa sự thay đổi này

- Dưới tác động của cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại, nền kinh tếthế giới đang biến đổi rất sâu sắc, mạnh mẽ về cơ cấu, về chức năng, về phươngthức hoạt động Đây là một bước ngoặt lịch sử có ý nghĩa trọng đại: nền kinh tế thếgiới đang chuyển từ kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế thông tin – kinh tế trithức, nền văn minh loài người đang chuyển từ văn minh công nghiệp sang vănminh trí tuệ Những công nghệ hiện đại như công nghệ thông tin, công nghệ sinhhọc, công nghệ tự động hóa, công nghệ năng lượng… ngày một tác động làm thayđổi cách thức hoạt động trên tất cả các lĩnh vực, trong đó có hoạt động quản trịnguồn nhân lực

- Đại hội Đảng lần thứ IX đã khẳng định phải đầy mạnh CNH, HĐH để đếnkhoảng năm 2020, nước ta về cơ bản sẽ trở thành nước công nghiệp, đồng thờicũng xác định là chúng ta sẽ phải “tận dụng mọi khả năng để đạt trình độ tiên tiến,hiện đại về khoa học và công nghệ, đặc biệt là tin học, tranh thủ ứng dụng ngàycàng nhiều hơn, ở mức cao hơn và phổ biến hơn những thành tựu công nghệ hiệnđại và tri thức mới, từng bước phát triển kinh tế tri thức” do vậy, việc tin học hóacác hoạt động Quản trị nhân lực là một công việc rất cần thiết

- Nguồn nhân lực là một nguồn lực ngày càng được coi trọng, nguồn lựccần được quan tâm, được đánh giá một cách đầy đủ Tuy vậy, đây cũng là nguồnlực thường xuyên có sự thay đổi và biến động Vì vậy, mọi thông tin về nó cũngcần được theo dõi một cách thường xuyên, cập nhật, đánh giá liên tục Theo dõi,đánh giá nguồn lực con người là không hề đơn giản Công việc đó đòi hỏi phải ứngdụng những công nghệ hiện đại Trong đó công nghệ thông tin là một trong nhữngcông nghệ đang được coi trọng

- Cùng với sự vận động và phát triển của nền kinh tế , quản trị nhân lực ngàycàng trở nên quan trọng, nó đang được coi là chìa khóa giải phóng sức sáng tạo củacon người, góp phần khẳng định năng lực cạnh tranh của tổ chức Vì vậy quản trịnhân lực làm thế nào cho hiệu quả là vấn đề thực sự cần thiết phải quan tâm Quảntrị nhân lực không phải là trói buộc, nắm giữ trực tiếp con người Quản trị hiệu quả

là quản mà như không quản Thông qua những thông tin về nhân lực mà xây dựng

và lựa chọn cách thức tác động trực tiếp hay gián tiếp đến con người, khơi dậy và

sử dụng hiệu quả những nguồn lực đang ẩn sâu trong mỗi con người ấy, phối kếthợp và công hưởng nguồn lực ấy với các nguồn lực khác, làm cho nguồn lực trongmỗi người và nguồn nhân lực của cả tổ chức ngày càng lớn mạnh hơn, được sửdụng hiệu quả hơn Quản trị nhân lực hiệu quả cũng đòi hỏi việc cập nhật, quản lý,

xử lý, báo cáo thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ… Như vậy, việc ứng dụng tinhọc và công nghệ thông tin trong các hoạt động nghiệp vụ quản trị nhân lực là thực

sự cần thiết

- Việc ứng dụng tin học và tin học hóa các công tác Quản trị nhân lực nhằmgiúp cho việc xử lý thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt cho tổ chức,người lao động và doanh nghiệp Ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực là vấn

đề quan trọng trong tình hình hiện nay; việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển côngnghệ thông tin góp phần phục vụ và phát triển kinh tế- xã hội; đóng góp trực tiếp

và hiệu quả cho hoạt động nâng cao chất lượng sử dụng nguồn nhân lực nướcnhà;cho sự phát triển của đất nước trong giai đoạn mới- khi cả nước cùng toànnhân loại đang bước vào mộtkỷ nguyên mới- kỷ nguyên của kinh tế tri thức

- Ứng dụng CNTT sẽ hỗ trợ hiệu quả tất cả các phân đoạn trong quy trìnhcủa Quản trị nhân lực

 Hoạch định nguồn nhân lực

Để có thể biết được hiện trạng và sắp tới bộ phận nào đang thiếu và thừanhân sự thì ngoài một cách bị động là báo cáo của các trưởng bộ phận, bộ phậnnhân sự cần có sự chủ động để có kế hoạch nhân lực giải quyết những tồn tại vàchuẩn bị nhân lực cho kế hoạch hàng quý, 6 tháng hay một năm tiếp theo

Nếu làm theo phương pháp truyền thống sẽ mất nhiều thời gian, công sức,nhưng với hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý nhân lực thì sẽ thống kê được mộtcách nhanh chóng về mỗi bộ phận hiện tại đang đủ, thiếu hay dư nhân sự; từ đó sosánh với chiến lược, kế hoạch của doanh nghiệp để biết hiện tại: thiếu nhân sự hay

đủ nhân sự nhưng thiếu kỹ năng? Nếu dư thì có thể thuyên chuyển công việc khácđến bộ phận đang thiếu không? ….nhờ đó sẽ có hoạch định nhân lực phù hợp vớichiến lược, kế hoạch, nguồn lực của doanh nghiệp trong thời gian tới

 Thiết kế công việc

Hiện nay việc thiết kế công việc được coi là một phần quan trọng trongquản trị nhân lực, vì đây là tiêu chuẩn mô tả cho người làm việc biết phải làm gì vàđạt đến đâu Nhưng nếu lưu trữ và triển khai bằng phương pháp thủ công thì có khirất nhiều bản thiết kế mà không biết bản nào chuẩn, có khi sửa thiết kế rồi nhưngkhi phát đi lại là bản cũ,…

Còn khi có ứng dụng CNTT thì bản thiết kế cho mỗi phòng ban, mỗicông việc đặc thù là duy nhất Vì vậy, theo lịch trình triển khai, khi cần thiết nhưtuyển dụng, đào tạo, …chỉ cần chuyển cho trưởng bộ phận, người có trách nhiệmsửa đổi bổ sung những tiêu chí, mô tả chưa phù hợp; và sau khi thống nhất thì cậpnhật vào cơ sở dữ liệu là hoàn chỉnh và được sử dụng cho đến khi có bản sửa đổitiếp theo Với tiện ích này, vừa không mất công tìm kiếm, mất thời gian rà soátnhững bản không cần thiết, mà còn thống nhất được nội dung, mục tiêu của côngtác quản trị nhân lực trong doanh nghiệp

 Tuyển dụng

Hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tác quản trị nhân lực những tiện ích

mà nếu làm thủ công sẽ mất thời gian, công sức, thậm chí sai sót Trong phân đoạntuyển dụng, đặc biệt những đợt tuyển có rất nhiều hồ sơ xin tuyển thì hệ thống sẽgiúp lọc hồ sơ, sắp xếp hồ sơ theo thứ tự ưu tiên một tiêu chí nào đó, có trường hợpcòn nhận ra ứng viên nào đã từng nộp hồ sơ tuyển dụng Từ đó giúp cán bộ tuyểndụng nhanh chóng ưu tiên cho những ứng viên có nhiều ưu thế hơn, giảm thời giantuyển dụng: lọc hồ sơ, phúc đáp, phỏng vấn,…

 Đào tạo và phát triển

Trong những doanh nghiệp lớn, số lượng nhân sự nhiều; việc ứng dụngCNTT trong quản trị nhân sự sẽ thấy ngay hiệu quả, bởi hệ thống thông tin sẽ giúpsàng lọc, so sánh những nhân viên gần như nhau Từ đó sẽ giúp nhà quản lý cho đàotạo tiếp những nhân viên thực sự sẽ mang lại hiệu suất lao động cao hơn sau khi đượcđào tạo thêm kiến thức, trình độ, kỹ năng chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp,…

 Đánh giá và thù lao

Hiện nay hệ thống quản trị nhân lực kết nối với máy chấm công tự động

để hệ thống tự động tính ngày công làm việc của nhân viên, công nhân Ngoài rakết hợp với hệ thống đánh giá khoa học của người quản lý sẽ giúp nhà quản lý cấpcao, cấp trung ra những quyết định nhân sự đúng đắn, trả tiền lương hàng thángcông bằng nhằm thỏa mãn tinh thần của cán bộ nhân viên, giúp nhân viên phát huykhả năng, yên tâm làm việc và sẵn sàng phục vụ lâu dài cho doanh nghiệp

 Cải thiện tổ chức

Việc quản trị hiệu quả, đánh giá đúng nhân viên và có phương phápkhích lệ nhân viên, kết hợp với sự trợ giúp của ứng dụng CNTT sẽ giúp nhà quảntrị nhân lực phát hiện những lỗ hổng nhân sự để giải quyết kịp thời, nâng cao nănglực, trình độ của cán bộ nhân viên đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội vàtrình độ công nghệ, sản xuất, dịch vụ của doanh nghiệp

1.2.2 Mối quan hệ tin học- quản trị nhân lực

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị nhân lực rất cầnthiết và quan trọng, tuy nhiên nếu không có sự liên kết hợp lý, khoa học thì haichuyên ngành này chỉ tồn tại độc lập và không có sự hỗ trợ, trợ giúp cho nhau

- Trước hết, muốn thực hiện được việc ứng dụng Công nghệ thông tin vàocông tác quản trị nhân lực, cần phải có đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn,nghiệp vụ về quản trị nhân lực và trình độ về Công nghệ thông tin (hay còn gọi làIT) để tiến hành xây dựng nên các chương trình quản trị nhân lực trên máy tính(phần mềm ứng dụng) Tuy nhiên, số lượng nhân sự có thể am hiểu cả hai lĩnh vực

là không nhiều, do vậy, có thể kết hợp những người có trình độ ở hai chuyên ngànhkết hợp nghiên cứu ứng dụng để xây dựng những phần mềm ứng dụng trong côngtác quản trị nhân lực Sau khi xây dựng được phần mềm, tổ chức cần có người cóchuyên môn nghiệp vụ, hiểu được phần mềm, làm chủ và ứng dụng được phầnmềm đó trong xử lý công việc chuyên môn của mình Nếu tổ chức không có nhân

sự nào có thể sử dụng phần mềm thì việc xây dựng hoàn toàn không có ý nghĩa

- Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ quản trị nhân lực, tin học/ công nghệthông tin không thể thay thế cho con người, không thể thay thế cán bộ chuyêntrách công tác quản trị nhân lực hay cán bộ quản lý, lãnh đạo các cấp Hệ thốngmạng, máy tính chỉ là phương tiện trợ giúp, công cụ tính toán, là tủ hồ sơ lưu trữthông tin cỡ lớn và là nơi thực hiện các lệnh in báo biểu chuyên nghiệp nhanhchóng và tiện lợi hơn mà thôi Nó chỉ có thể trợ giúp cho con người để thực hiệnnghiệp vụ nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn mà không thể thay thế được cho họ Trênmột khía cạnh khác ta có thể nói, nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, các khâu, cácthủ tục giải quyết, xử lý công việc có thể nhanh hơn Từ đó, tổ chức có thể tiếtkiệm được thời gian lao động, tiết kiệm được nhân sự tham gia vào quá trình xử lý

công việc Dù vậy, ta vẫn phải khẳng định tin học/ công nghệ thông tin không thểthay thế được con người.

- Trong quá trình xử lý các nghiệp vụ, tin học cần được sử dụng để hỗ trợcho quá trình thực hiện tin học cần phải tuân thủ các quy trình và nguyên tắc cơbản của quản trị nhân lực Không vì ứng dụng tin học mà các quy trình hoạt độngtrong quản trị nhân lực bị thay đổi Các cán bộ chuyên trách, có nghiệp vụ vững vềquản trị nhân lực cần làm chủ công nghệ thông tin, chủ động ứng dụng tin học vào

xử lý nghiệp vụ Hoặc họ cần phải biết cách đặt hàng, định hướng và phối hợp vớicác chuyên gia công nghệ thông tin để tin học hóa, tự động hóa quá trình thực hiệnnghiệp vụ của mình, làm cho quá trình ấy trở nên nhẹ nhàng hơn, nhanh chónghơn, chuyên nghiệp hơn, chính xác hơn

1.3 Mục tiêu, vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong Quản trị nhân lực

1.3.1 Mục tiêu của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị nhân lực

- Thứ nhất , xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ công tác quản lý, đáp

ứng giao dịch điện tử qua các phương tiện truy cập thông tin Internet thông dụngcủa xã hội; tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân dễ dàng truy nhập thông tintrên môi trường mạng; tăng cường hướng dẫn phương pháp truy nhập và sử dụngthông tin, dịch vụ hành chính trên môi trường mạng

- Thứ hai , cung cấp thông tin phục vụ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;

xây dựng thống nhất biểu mẫu điện tử trong các nghiệp vụ Quản trị nhân lực Đẩymạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc, tăng cường sửdụng văn bản điện tử trong công tác quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; đẩymạnh ứng dụng chữ ký số, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điềuhành và trao đổi thông tin Tăng cường sử dụng, khai thác các hệ thống thông tin;đẩy nhanh việc xây dựng cơ sở dũ liệu chuyên ngành, đồng thời số hóa nhữngnguồn thông tin chưa ở dạng số nhằm đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin, phục vụquản lý, nghiên cứu và tích hợp vào cơ sở dữ liệu chung

- Thứ ba, phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin trong lĩnh vực

Quản lý nhân sự nói riêng và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của cả nước nóichung Tạo điều kiện cho người lao động, cán bộ công nhân viên trong tất cả các tổchức được đào tạo về kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc

1.3.2 Vai trò của ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực

Đối với tổ chức

- Đảm bảo kho lưu trữ tư liệu lớn, cơ động, bảo mật

- Hỗ trợ tối đa cho quá trình xử lý công việc của các cấp quản lý, lãnh đạo:

o Hỗ trợ tìm kiếm thông tin nhanh, nhạy

o Nắm bắt thông tin về nguồn nhân lực của đơn vị mọi lúc, mọi nơi

o Các lệnh giao dịch cũng có thể được thực hiện ngay cả khi không cómặt tại đơn vị

o Một số thủ tục được tự động hóa

o Một số giao dịch được tự động liên kết không phải di chuyển, đăng ký,trực tiếp giao dịch

o Tự động, định kỳ nhắc việc

o Hỗ trợ thông báo, tuyên truyền chủ chương, chính sách lao động

o Các báo cáo được kết xuất một cách nhanh chóng, chính xác và khôngsai sót

- Tiết kiệm chi phí Đảm bảo bộ máy quản lý gọn nhẹ, năng động

- Khẳng định tính chuyên nghiệp trong hoạt động của bộ phận quản trị riêng,của tổ chức nói chung Khẳng định sức mạnh, năng lực cạnh tranh, khả năng hộinhập của tổ chức

Đối với Người lao động

- Có thể được phân quyền trong khai thác, cập nhật thông tin

- Chủ động trong thông báo những thay đổi thông tin về bản thân

- Nắm bắt được những thông tin tổ chức cung cấp một cách nhanh chóng,chính xác

- Chủ động phản hồi thông tin

1.4 Nguyên tắc ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực

- Tuân thủ và truyền tải được mô hình quản trị nhân lực của tổ chức

- Đảm bảo liên kết đầy đủ các nghiệp vụ/ phần hành cơ bản trong quá trìnhthực hiện công tác quản trị nhân lực

- Đảm bảo tính đồng bộ, phù hợp phân công phân nhiệm và tổ chức côngviệc bộ phận quản trị nhân lực

- Đảm bảo tính bảo mật, phân quyền cập nhật sử dụng thông tin nhân lực

- Đảm bảo hỗ trợ tối đa trong công tác quản lý của lãnh đạo trực tiếp các bộphận trong tổ chức

- Không trùng lắp trong xử lý, cập nhật thông tin

1.5.Cơ hội và những rào cản cho việc triển khai ứng dụng Công nghệ

thông tin trong công tác Quản trị nhân lực

1.5.1 Cơ hội

- Đảng và Nhà nước ta luôn coi trọng sự nghiệp phát triển Khoa học, côngnghệ và thông tin trong mọi lĩnh vực Đại hội IX của Đảng tiếp tục khẳng định pháttriển Khoa học công nghệ thông tin cùng với phát triển giáo dục và đào tạo là quốcsách hàng đầu, là nền tảng và động lực cho Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

- Trong bối cảnh toàn cầu hoá kinh tế, với đường lối đa phương hoá, đadạng hoá quan hệ quốc tế, nước ta có cơ hội thuận lợi để tiếp thu tri thức khoa học,công nghệ, các nguồn lực và kinh nghiệm tổ chức quản lý tiên tiến của nước ngoài

để nhanh chóng tăng cường năng lực công nghệ thông tin quốc gia, đáp ứng yêucầu phát triển kinh tế - xã hội

- Xu thế hội tụ số, toàn cầu hóa và sự bùng nổ của Internet cùng công nghệviễn thông cũng đồng nghĩa với việc gia tăng các cơ hội kinh doanh Thực tế chothấy ngày càng có nhiều tổ chức, doanh nghiệp muốn ứng dụng các tiện ích của

công nghệ thông tin và truyền thông vào hoạt động quản lý, sản xuất cũng như hoạtđộng kinh doanh

- Quá trình đổi mới đất nước đã tạo ra những tiền đề mới cho sự phát triểnkhoa học- công nghệ thông tin của nước ta trong thời gian tới Nền kinh tế nước ta

có tốc độ tăng trưởng cao, liên tục trong thời gian qua là điều kiện thuận lợi đểtăng đầu tư cho phát triển CNTT, đồng thời thúc đẩy đổi mới công nghệ và ứngdụng thành tựu CNTT trong nền kinh tế, nhất là trước sức ép về cạnh tranh trongđiều kiện hội nhập khu vực và quốc tế

- Trên thực tế hiệ nay ở Việt Nam, đã có rất nhiều Tổ chức, doanh nghiệp,đơn vị sự nghiệp thành công và đạt hiệu quả hơn khi ứng dụng CNTT vào các hoạtđộng quản lý, sản xuất kinh doanh Trong nền kinh tế thị trường, hội nhập với kinh

tế thế giới, nếu như tổ chức, doanh nghiệp nào chậm đổi mới, chậm cải tiến chuphù hợp với xu thế phát triển chung, đơn vị đó sẽ bị tụt hậu và nguy cơ bị ra khỏicuộc ganh đua trên thị trường Do đó, việc tin học hóa các nghiệp vụ quản lý đã trởthành điều không thể thiếu đối với các đơn vị

- Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản trị nhân lực giúp tổ chức, doanhnghiệp thu được nhiều lợi ích: Tiết kiệm thời gian, tiền của, công sức hơn; hiệuquả công việc cao hơn; doanh thu lợi nhuân cao hơn; đẩy nhanh tốc độ Côngnghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước Vì thế, việc ứng dụng CNTT vào quản trị nhânlực có một cơ hội rất lớn trong xu thế phát triền hiện nay

1.5.2 Những rào cản

- Nước ta là nước đang phát triển, trình độ Khoa học- Công nghệ thông tincòn nhiều hạn chế, cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho mục tiêu tinhọc hóa các nghiệp vụ quản lý còn sơ sài, chưa theo kịp các nước khác trên thế giới

Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào Công tác Quản trị nhân lực tuy đãđược quan tâm đầu tư nhưng vẫn khá khiêm tốn so với một số quốc gia trong khuvực và trên Thế giới Điều kiện cơ sở vật chất không đảm bảo là một trở ngại lớncho các tổ chức, doanh nghiệp khi muốn ứng dụng những thành tựu Khoa học- côngnghệ thông tin của Thế giới vào công tác Quản trị nhân lực của đơn vị mình

- Thời gian qua, các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam đã có nhiều nỗ lực vàđạt được nhiều kết quả quan trọng trong việc đưa Công nghệ thông tin hiện diệntrong các nghiệp vụ Quản trị nhân lực Tuy nhiên, trình độ, thói quen ứng dụngcông nghệ thông tin của cán bộ, công chức và người lao động còn nhiều hạn chế,

ảnh hưởng đến hiệu quả ứng dụng Nhiều cán bộ công nhân viên, đặc biệt là trongcác Cơ quan hành chính Nhà nước, doanh nghiệp quốc doanh chưa có thói quen,

kỹ năng ứng dụng CNTT, đặc biệt là những ứng dụng CNTT đặc thù, chuyênngành, chưa hình thành văn hóa chia sẻ thông tin

- Số lượng cán bộ chuyên trách về CNTT tại các tổ chức, doanh nghiệp cònhạn chế Như đã trình bày mối quan hệ giữa tin học và quản trị nhân lực, nếu nhưkhông có nhân lực đảm nhiệm được việc điều hành và sử dụng tốt các chươngtrình, phần mềm tiện ích thì việc ứng dụng công nghệ thông tin rất khó thực hiện

- Tại các doanh nghiệp lớn, vấn đề trở ngại nhất đối với việc ứng dụngCNTT là thứ tự ưu tiên dành cho lĩnh vực CNTT trong tương quan với các khoảnđầu tư khác của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, trở ngại lớnnhất cho ứng dụng CNTT là sự hạn chế về nhân lực và vốn Tại các doanh nghiệpnhỏ, nhận thức của chỉ đạo của ban lãnh đạo đóng vai trò quyết định Bên cạnh đó,vấn đề tư vấn cho doanh nghiệp khi quyết định đầu tư cho CNTT cũng như đào tạonguồn nhân lực để phát triển CNTT lâu dài cho doanh nghiệp là những nhu cầu lớn

mà doanh nghiệp hướng tới

- Có một thực tế tại Việt Nam hiện nay đó là, số lượng nhân sự vừa am hiểu,nắm vững chuyên môn quản trị nhân lực, vừa thông thạo về Công nghệ thông tinchiếm số lượng rất nhỏ Điều này gây ra nhiều khó khăn cho việc Tin học hóa cácnghiệp vụ Quản trị nhân lực

CHƯƠNG II TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

2.1 Những mặt đạt được

2.1.1 Về cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin

- Nhìn chung, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đều quan tâm, đầu tưcho hệ thống trang thiết bị Công nghệ thông tin cơ bản như: trang bị hệ thống máytính để bàn, máy tính xách tay, máy in, máy fax, các máy móc kỹ thuật số hiện đạiphục vụ cho công việc

Theo kết quả điều tra về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin- truyềnthông (CNTT-TT) trong doanh nghiệp năm 2010 do Viện Tin học thuộc PhòngThương mại và Công nghiệp Việt Nam (TM&CN) Việt Nam tiến hành khảo sát tại

1560 doanh nghiệp trên cả nước, có 100% doanh nghiệp được trang bị hệ thốngcác thiết bị công nghệ thông tin cơ bản phục vụ cho công việc, trong đó có một sốdoanh nghiệp đầu tư máy móc cho bộ phận văn phòng, trung bình 2 người/1 máy

- Tại một số doanh nghiệp, tập đoàn lớn, việc ứng dụng CNTT vào quản lýrất được chú trọng, bên cạnh những trang thiết bị cơ bản như hầu hết các doanhnghiệp đều sử dụng, các công ty này còn đầu tư những thiết bị chuyên dụng phục

vụ cho các nghiệp vụ Quản trị nhân lực như: Máy chấm công điện tử, máy chấmcông bằng vân tay, cửa tự động nhận diện khuôn mặt, thẻ từ…

Ví dụ: Tại công ty B.O.T Cầu Phú Cường, khi đến làm việc tại Công ty, tất

cả Cán bộ công nhân viên phải thực hiện chấm công bằng thẻ cảm ứng tại máychấm công của Công ty được đặt tại cửa ra vào Văn phòng Việc này nhằm đảmbảo quyền lợi của toàn thể Cán bộ công nhân viên khi làm việc tại Công ty, cũngnhư tạo điều kiện thuận lợi cho việc chấm công hàng tháng được thuận tiện, chínhxác và nhanh chóng

- Qua nghiên cứu, điều tra về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại cácdoanh nghiệp hiện nay, một số Ngân hàng, công ty Bảo hiểm và các doanh nghiệpquy mô lớn đã xây dựng được phòng máy chủ (server room), quản lý hoạt độngcủa hệ thống máy tính trong công ty do số lượng máy vi tính được kết nối mạngnhiều, mức độ truy cập thường xuyên

2.1.2 Kết nối mạng, sử dụng các phần mềm ứng dụng

- Hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp khi trang bị hệ thống máy tính đều kếtnối mạng Internet phục vụ cho công việc Tuy nhiên, một số đơn vị có nhu cầu bảomật thông tin hoặc đặc điểm hoạt động chuyên môn đặc thù nên không kết nối toàn

bộ các máy tính vào mạng Internet mà chú trọng hơn vào kết nối thông tin qua cácmạng nội bộ (mạng LAN)

- Các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đã thiết kế cho tổ chức, doanh nghiệpmình hòm thư điện tử phục vụ cho việc trao đổi thông tin và tiếp nhận ý kiến phảnhồi của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp cũng như của đối tác, kháchhàng ngoài doanh nghiệp

- Sử dụng phần mềm quản trị nhân lực: việc sử dụng các phần mềm chuyên

về quản trị nhân lực tại các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam đang dần dần được

các tổ chức, doanh nghiệp quan tâm đầu tư Trong những năm gần đây, hàng loạtphần mềm phục vụ cho công tác Quản trị nhân lực được các công ty chuyên vềphần mềm xây dựng khá nhiều, với những tính năng, công dụng ngày càng đa dạng

và tiện ích Có thể kể đến một số phần mềm đang được các tổ chức, doanh nghiệpViệt Nam ứng dụng khá phổ biến: phần mềm Quản trị nhân lực MISA HRM.net;phần mềm quản lý nguồn nhân lực Bizzone…Việc ứng dụng những phần mềm nàyvào công tác Quản trị nhân lực không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức, tiềncủa cho tổ chức mà còn giúp nâng cao chất lương, hiệu quả công việc

Theo kết quả điều tra về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin- truyền thông (CNTT-TT) trong doanh nghiệp năm 2010 do Viện Tin học thuộc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (TM&CN) Việt Nam tiến hành khảo sát tại

1560 doanh nghiệp trên cả nước, Kết quả điều tra tổng hợp cho thấy, có khoảng 2/3 số doanh nghiệp được điều tra thường xuyên sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm kế toán để hỗ trợ hoạt động kinh doanh, 58% số doanh nghiệp

có sử dụng kết nối mạng nội bộ, gần 90% doanh nghiệp có sử dụng Internet và hơn 50% doanh nghiệp có ban lãnh đạo đã sử dụng email hàng ngày.

- Gần 90% doanh nghiệp có phần mềm quản lý công tác tài chính, kế toán,theo dõi chi trả lương, quản lý tài sản

- Một số doanh nghiệp đã mua sắm phần mềm phục vụ cho lưu trữ số liệu,thiết kế mẫu mã sản phẩm, kiểm tra chất lượng KCS; các doanh nghiệp có vốnnước ngoài, hoặc gia công theo đơn đặt hàng của nước ngoài, nhất là doanh nghiệpmay mặc đã ứng dụng CNTT trong thiết kế mẫu mã

- Bên cạnh những phần mềm được sử dụng phổ biến thì hiện nay, rất nhiều

tổ chức, doanh nghiệp với đội ngũ nhân lực có trình độ cao về CNTT đã tự thiết

kế, xây dựng những phần mềm quản lý chuyên dụng cho Công ty mình mà khôngcần sử dụng đến những phần mềm có sẵn trên thị trường Đây là một tín hiệu rấtđáng mừng của việc ứng dụng CNTT vào Công tác quản trị nhân lực ở nước ta.Một số Công ty tự xây dựng được phần mềm và hoạt động có hiệu quả như: Công

ty Cổ phần LICOGI 18.6, Công ty TNHH đầu tư và thương mại Việt Phát…

2.1.3 Xây dựng các Website, cổng thông tin giao dịch điện tử

- Đối với những tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn lớn, nhu cầu trao đổi thôngtin nhiều, số lượng nhân sự phải quản lý lớn, mô hình tổ chức bộ máy tương đốiphức tạp, việc xây dựng Website của công ty đã được triển khai và thu được nhiều

hiệu quả Thông qua Website, mọi thông tin tuyển dụng, thông tin về Công ty, cácvăn bản quản lý được truyền tải đến những người muốn quan tâm, tìm hiều vềCông ty đó

- Hiện nay, một sốTổ chức, doanh nghiệp đã thiết kế, xây dựng Website choCông ty của mình và đăng tải nhiều thông tin hữu ích về các hoạt động của Công

ty, Sơ đồ bộ máy tổ chức, cập nhật các văn bản, thông báo, thông tin tuyển dụngnhân sự, hệ thống văn bản quy định nội quy, quy chế hoạt động, điều lệ của Côngty… giúp cho hoạt động quản lý gặp nhiều thuận lợi hơn

Ví dụ: Một số Website của các công ty được thiết kế phù hợp, hoạt động khá

tốt và đáp ứng nhu cầu của những người quan tâm như: Website của Công tyPOSO; Website của Khách sạn Blue Beach; của Công ty FPT Việt Nam; hayWebsite của Unilever Việt Nam…

- Bên cạnh việc thiết kế Website, một số tổ chức, Tập đoàn lớn đã xây dựngCổng thông tin điện tử (PORTAL) nhằm trao đổi, chia sẻ tài liệu, lịch công tácthông qua giao diện Web Các thành viên của doanh nghiệp có thể thông qua giaodiện web (webportal) mà truy cập và sử dụng các ứng dụng của doanh nghiệp đơngiản tiện lợi Cổng thông tin giúp người dùng có thể tận dụng tối đa những tàinguyên có sẵn và nâng cao giá trị của thông tin Cổng thông tin trở thành công cụđắc lực cho các hoạt động của mọi doanh nghiệp

Ví dụ: Hiện nay các Cơ quan chính phủ, các sở ban ngành của tỉnh , thành

phố đều có các cổng thông tin điện tử; ngoài ra còn có một số tập đoàn như Tổngcông ty công nghiệp xi măng Việt Nam, Tập đoàn Sông Đà, Tổng công tySAWACO…đã xây dựng các Webpotal và hoạt động rất hiệu quả, tiết kiệm rấtnhiều thời gian cho đội ngũ quản lý

2.1.4 Nhân lực phục vụ cho việc ứng dụng Công nghệ thông tin

- Một số tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam hiện nay có đội ngũ quản lý vànhân lực trẻ, năng động, tương đối nhanh nhạy trong việc tiếp cận và ứng dụngCông nghệ thông tin vào công việc Đội ngũ nhân lực có kiến thức về Công nghệthông tin sẽ giúp cho doanh nghiệp triển khai những chương trình, kế hoạch về ứngdụng CNTT gặp nhiều thuận lợi hơn

Ví dụ: Tại Công ty Unilever Việt Nam, mọi hoạt động quản lý nhân viêntrong công ty đều được tin học hóa, hiện đại hóa do Công ty có một đội ngũ nhânlực trẻ, được đào tạo cơ bản về tin học tại các trường chuyên nghiệp trên cả nước

- Bên cạnh đội ngũ nhân lực trẻ, có kiến thức về CNTT, nhiều doanh nghiệphiện nay đang có trong tay những lãnh đạo tài năng, vừa có kỹ năng chuyên môn tốt

và kỹ năng CNTT vững vàng, mọi hoạt động Quản trị nhân lực đều được tin họchóa, công tác ứng dụng CNTT cũng được quan tâm, đầu tư hơn

- Số lượng nhân sự đảm nhiệm phụ trách Công nghệ thông tin của các tổchức, doanh nghiệp trong những năm gần đây đã liên tục gia tăng và ngày càng cóchỗ đứng trong doanh nghiệp Điều này thể hiện quyết tâm và quan điểm đầu tưcho ứng dụng CNTT vào quản lý của các tổ chức, doanh nghiệp

2.1.5 Về bảo mật dữ liệu và an ninh mạng

- Do việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào Quản trị nhân lực luôn phảiđảm bảo công tác an toàn, bảo mật thông tin vì những thông tin quản lý đều rấtquan trọng và là “tính mạng” đối với mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nên hầuhết các doanh nghiệp khi sử dụng mạng Internet hoặc các phần mềm ứng dụng đềuchú ý đến công tác bảo vệ dữ liệu và thông tin Song song với việc sử dụng mạngthông tin nội bộ để gửi, nhận và lưu chuyển thông tin, các tổ chức doanh nghiệpcũng đã chú trọng lắp đặt các hệ thống và công cụ bảo đảm an toàn, an ninh thôngtin trong quá trình trang bị cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho khai thác

và ứng dụng CNTT

Theo kết quả điều tra về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin- truyền thông (CNTT-TT) trong doanh nghiệp năm 2010 do Viện Tin học thuộc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (TM&CN) Việt Nam tiến hành khảo sát tại

1560 doanh nghiệp trên cả nước, 95% các doanh nghiệp thuộc diện khảo sát đã cài đặt phần mềm diệt virus cho hệ thống máy tính tại cơ quan

- Về vấn đề bảo mật, 82% doanh nghiệp sử dụng hệ thống tường lửa, hệthống phát hiện, phòng chống truy cập trái phép, 90% cơ quản sử dụng phần mềmquét, lọc thư rác trong hệ thống thư điện tử sử dụng tại cơ quan, 80% doanh nghiệp

sử dụng hệ thống an toàn dữ liệu trong mạng cục bộ như tủ/băng đĩa/SAN/NAS

 Nhận xét chung

Nhìn chung, các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam đã quan tâm tới việc ứngdụng CNTT vào công tác Quản trị nhân lực và tin học hóa các nghiệp vụ quản lý.Cùng với sự phát triển của khoa học- Công nghệ thông tin nước nhà, các tổ chức,doanh nghiệp đã tích cực xây dựng các chương trình, kế hoạch tin học hóa các hoạtđộng của đơn vị mình, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức lao động, mọi