- Nếu không phải là một công ty sản xuất phần mềm và cung ứng trang thiết
3.8. Hệ thống thông tin quản lý nhân lực (phần cứng, phần mềm) đáp ứng yêu cầu thực tế của doanh nghiệp, dễ nâng cấp khi cần thiết
yêu cầu thực tế của doanh nghiệp, dễ nâng cấp khi cần thiết
Vì hiện nay trên thị trường có rất nhiều hệ thống quản lý thông tin nhân lực, nhưng để có được hệ thống thông tin quản lý nhân lực tốt, ngoài việc chọn nhà cung cấp tin cậy thì cần có sự kiểm thử vận hành trước khi đưa vào sử dụng thực tế để có những công cụ phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và đạt được một số tiêu chí sau:
- Phần mềm cần có sự phân cấp, phân quyền truy nhập: vì những thông tin nguồn nhân lực thực sự quý giá, là tài sản của doanh nghiệp nên không phải ai cũng xem được hoặc sửa được.
- Dễ sử dụng các công cụ: nhằm hạn chế thời gian đào tạo và thao tác. - Dễ cập nhật thông tin
- Tìm kiếm nhanh và chính xác thông tin cần thiết: phần mềm cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí như mã nhân viên, họ tên, bằng cấp, thâm niên,..
- Khả năng tổng hợp/hoặc lọc thông tin: rất nhiều trường hợp cần đầy đủ thông tin về một số nhân sự nào đó hoặc cần một số thông tin điển hình về nhân sự thì phần mềm nhanh chóng cho ra được kết quả này.
- Hỗ trợ chấm công, tính công nhân viên hàng ngày, hàng tháng.
- Phần mềm cần có kết nối luôn thông suốt với hệ cơ sở dữ liệu, tránh tình trạng báo lỗi chung chung, bằng tiếng nước ngoài mà người dùng không biết xử lý thế nào.
- Doanh nghiệp sẽ ngày càng phát triển, qui mô cũng ngày càng lớn hơn, vì vậy hệ thống ứng dụng CNTT cũng cần nâng cấp tương ứng: đây chính là thời điểm quan trọng của việc chọn lựa nhà cung cấp và hệ thống đúng đắn khi bắt đầu, nếu nhà cung cấp có dịch vụ hậu mãi tốt, hệ thống dễ bảo trì, nâng cấp thì sẽ không mất nhiều thời gian, tốn ít chi phí cho hoạt động này.