TÌM HIỂU VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HỒ SƠ NHÂN SỰ TRÊN NỀN WEB

Ai cũng biết công ty nào cũng vậy muốn tồn tại và phát triển thì phải có nhân tố con người.Cùng với tốc độ phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin các lập trình viên đã phátminh ra nh

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO MÔN HỌC

MÔN CÔNG CỤ CASE

ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ

THÔNG TIN HỒ SƠ NHÂN SỰ TRÊN NỀN WEB

Nhóm sinh viên thực hiện:

TRẦN VĂN ĐẠI PHẠM THỊ HUỆ TRỊNH THỊ THÚY

VŨ VĂN TUẤN

Hà Nội, 03/1013

Trang 2

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

DANH MỤC HÌNH ẢNH 3

DANH MỤC BẢNG 5

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 6

LỜI MỞ ĐẦU 7

CHƯƠNG 1 TÓM TẮT VÀ GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 9

1.1 Giới thiệu đề tài 9

1.2 Khảo sát nghiệp vụ 10

1.2.1 Sơ đồ tổ chức 10

1.2.2 Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc 10

1.2.3 Khảo sát các nghiệp vụ quản lý 13

1.2.4 Mô hình hóa và phân tích Quy trình nghiệp vụ 18

1.2.5 Mô hình hóa các lớp 35

1.2.6 Khảo sát và đánh giá hệ thống hiện tại 40

1.2.7 Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới 41

1.2.8 Đề xuất ý tưởng 41

1.3 Tóm tắt đề tài 42

CHƯƠNG 2 PHẦN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 43

2.1 Mô hình phân rã chức năng 43

2.2 Biểu đồ ngữ cảnh 44

2.3 Mô hình luồng dữ liệu 44

2.3.1 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 44

2.3.2 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 46

2.4 Mô hình thực thể liên kết 51

2.5 Mô hình quan hệ 53

2.6 Thiết kế logic CSDL 53

2.7 Thiết kế vật lý CSDL 55

Trang 3

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Tổng công ty Điện Lực Miền Bắc 10

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc 12

Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức phòng Tổ chức Nhân sự 12

Hình 1.4: Luồng xử lý Thêm của nghiệp vụ Quản lý nhân viên 19

Hình 1.5: Luồng xử lý Sửa của nghiệp vụ Quản lý nhân viên 20

Hình 1.6: Luồng xử lý Xóa của nghiệp vụ Quản lý nhân viên 21

Hình 1.7: Luồng xử lý Tạo mới của nghiệp vụ Quản lý tài khoản 22

Hình 1.8: Luồng xử lý Sửa thông tin tài khoản của nghiệp vụ Quản lý tài khoản 23

Hình 1.9: Luồng sử lý của nghiệp vụ Thêm mới một Công ty 24

Hình 1.10: Luồng xử lý của nghiệp vụ Cập nhật thông tin trong Công ty 24

Hình 1.11: Luồng xử lý của nghiệp vụ Xóa Công ty 25

Hình 1.12: Luông xử lý của nghiệp vụ Thêm mới một Phòng ban 26

Hình 1.13: Luồng xử lý của nghiệp vụ Sửa thông tin Phòng ban 27

Hình 1.14: Luồng xử lý nghiệp vụ Xóa Phòng ban 27

Hình 1.15: Luồng sự kiện của nghiệp vụ Thêm thông tin Hồ sơ 29

Hình 1.16: Luồng sự kiện của nghiệp vụ Cập nhật thông tin Hồ sơ 29

Hình 1.17: Luồng sự kiện của nghiệp vụ thuyên chuyển nhân viên 31

Hình 1.18: Luồng sự kiện của nghiệp vụ khen thưởng ký luật 32

Hình 1.19: Luồng sự kiện của nghiệp vụ Quản lý chức vụ 34

Hình 1.20: Luồng dự kiện của nghiệp vụ Báo cáo thống kê 35

Hình 2.1: Mô hình phân rã chức năng của hệ thống 43

Hình 2.2: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống 44

Hình 2.3: Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống 45

Hình 2.4: Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình Quản lý thông tin Công ty 46

Hình 2.5: Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình Tìm kiếm kết xuât báo cáo 47

Trang 4

Hình 2.6: Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình Điều động thuyên

chuyển 48

Hình 2.7: Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình Khen thưởng - Kỷ luật 48

Hình 2.8: Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình Quản lý Chức vụ 49

Hình 2.9: Mô hình mức dưới đỉnh của tiến trình Quản lý danh sách Nhân viên 49

Hình 2.10: Mô hình mức dưới đỉnh của tiến trình Quản lý thông tin Hồ sơ 50

Hình 2.11: Mô hình mức dưới đỉnh của tiến trình Quản lý Phòng ban 50

Hình 2.12: Mô hình mức dưới đỉnh của tiến trình Quản lý tài khoản 51

Hình 2.13: Mô hình thực thể liên kết 51

Hình 2.14: Thực thể và các thuộc tính của nó 52

Hình 2.15: Mô hình thực thể liên kết của hệ thống 52

Hình 2.16: Mô hình quan hệ của hệ thống 53

Trang 5

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng quản lý nhân sự

tại Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc 15

Bảng 1.2: Các thuộc tính của lớp User 36

Bảng 1.3: Các thuộc tính của Phòng 36

Bảng 1.4: Các thuộc tính của Công ty 36

Bảng 1.5: Các thuộc tính của bảng Chức vụ 36

Bảng 1.6: Các thuộc tính của Hồ sơ Nhân viên 37

Bảng 1.7: Các thuộc tính của hồ sơ Thông tin chung của nhân viên 37

Bảng 1.8: Các thuộc tính của Hồ sơ thuyên chuyển 38

Bảng 1.9: Các thuộc tính của Hồ sơ Trình độ học vấn 38

Bảng 1.10: Các thuộc tính của Hồ sơ Chức danh công việc 38

Bảng 1.11: Các thuộc tính của Hồ sơ Bản thân 39

Bảng 1.12: Các thuộc tính của Hồ sơ Gia đình 39

Bảng 1.13: Các thuộc tính của Hồ sơ Công tác đoàn thể 40

Trang 6

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

Trang 7

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay Công nghệ thông tin đã trở thành một phần tất yếu của cuộc sống conngười, có người đã nói rằng nước Mỹ hùng mạnh một phần là nhờ vào Công nghệthông tin Nếu lúc trước Công nghệ thông tin là một điều viễn tưởng thì giờ đây nó đãtrở thành một phần rất không thể thiếu trong tất cả các lĩnh vực từ y học, kinh doanhđến cả giáo dục…

Đất nước ta đang ngày một phát triển, đang cố gắng hòa nhập và rút ngắn khoảngcách với thế giới, việc nước ta trở thành thành viên của Tổ chức thương mại thế giới(WTO) đã được các nhà kinh doanh chú ý đến và đầu tư ngày càng nhiều vào ViệtNam Vì vậy để không bị quá lạc hậu, để rút ngắn khoảng cách với các nước, để đápứng yêu cầu tất yếu của các nhà đầu tư vào việt nam và để các nhà kinh doanh trongnước có đủ sức mạnh cạnh tranh với nước ngoài thì bắt buộc phải đầu tư cho Côngnghệ thông tin mà ở đây chính là các phần mềm tin học dùng cho các công ty, bệnhviên, v.v Việc áp dụng các phần mềm tin học vào các lĩnh vực giúp nâng cao tínhhiệu quả và chính xác của công việc, ngoài ra còn tiết kiệm thời gian và giảm bớt mệtnhọc cho con người khiến hệ thống công việc hoạt động nhịp nhàng hơn

Nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo đểtạo ra ngày càng nhiều sản phẩm cho xã hội Các công ty luôn luôn phát triển, các hồ

sơ tuyển vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ đểlưu trữ hồ sơ của nhân viên khi vào công ty Để giảm đi những bất cập trong công tácquản lý nhân sự trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu tư công nghệ vàthiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin, tự động hóa trong điều hành và quản

lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới phương pháp quản lý, tăng năngxuất hiệu quả… Đó là những nội dung cơ bản đề cập đến trong đề tài này

Do đó chúng em chọn đề tài: “Tìm hiểu và phân tích hệ thống quản lý thông

tin hồ sơ nhân sự trên nền Web” làm đề tài báo cáo kết thúc môn học này Ai cũng

biết công ty nào cũng vậy muốn tồn tại và phát triển thì phải có nhân tố con người.Cùng với tốc độ phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin các lập trình viên đã phátminh ra nhiều phần mềm hữu ích nhằm phục vụ cho công việc của con người vàchương trình quản lý thông tin hồ sơ nhân sự cũng là một trong những vẫn đề đượccon người quan tâm nhiều nhất, nó giúp cho công tác nghiệp vụ của các công ty giảmthiểu tối đa những vất vả trong công việc lưu trữ hồ sơ dễ dàng hơn, giảm thiểu diệntích các kho và thậm chí là không cần

Trang 8

Đề tài quản lý thông tin hồ sơ nhân sự là một đề tài không phải là mới, hiện tạitrên thị trường cũng có rất nhiều các phần mềm của các Công ty phần mềm có chứcnăng tương tự và chuyên nghiệp, nhưng vì mong muốn có thể tìm hiểu một phần kiếnthức nên chúng em đã đi vào tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và phát triển công ty đề có thểviết ra một chương trình quản lý thông tin hồ sơ nhân sự với các chức năng cơ bảnnhằm phục vụ cho lợi ích của công ty Bài báo cáo của chúng em có thể chưa hoànchỉnh và còn nhiều thiếu sót nhưng đó là sự cố gắng của em trong bước đầu hòa nhậpvào môi trường làm việc bên ngoài và tiếp xúc chập chững với Công nghệ thông tin.

Em mong quý thầy cô trong khoa có thể tạo điều kiện giúp đỡ chúng em hoàn thànhtốt đề tài tốt hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của anh Nguyễn Tuấn Longngười trực tiếp hướng dẫn thực tập, cùng sự giúp đỡ của các thầy cô trong khoa trongthời gian qua để giúp chúng em có thể hoàn thành đề tài này

Trang 9

CHƯƠNG 1 TÓM TẮT VÀ GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

1.1 Gi i thi u đ tài ới thiệu đề tài ệu đề tài ề tài

Nhân sự bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xãhội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thànhviên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạođức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp Quản lý nhân sự hay là Quản lýnguồn nhân lực là công tác quản lý các lực lượng lao động của một tổ chức, công ty,

xã hội, nguồn nhân lực Chịu trách nhiệm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, vàtưởng thưởng người lao động, đồng thời giám sát lãnh đạo và văn hóa của tổ chức, vàbảo đảm phù hợp với luật lao động và việc làm Đối với một công ty hay doanh nghiệplớn thì vấn đề quản lý nhân sự là việc tất yếu và cần thiết, nhất là trong Công ty Côngnghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc trực thuộc Tổng công ty Điện Lực Miền Bắc vớikhoảng trên dưới một nghìn nhân lực, nên khả năng áp dụng là rất lớn và cần thiết.Trước đây mỗi lần muốn tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong công ty ngườiquản lý nhân sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó nằm ởđâu Như vậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quánhiều Công việc lưu trữ hồ sơ rất thủ công hầu hết ở các khâu làm cho số lượng nhânviên tham gia vào việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên Việc thống kê báo cáo hàng tháng,hàng năm sữ gặp rất nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều Khi cónhân viên trong công ty thôi việc người quản lý nhân viên công ty phải tìm trong khoxem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc Nếu hàng ngày cứ lặp đi lặplại nhiều lần như vậy người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công táclưu trữ và quản lý

Quản lý thông tin hồ sơ nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọicông ty Quản lý thông tin nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trongcông ty Chúng ta luôn thấy những tình trạng chấm chầm công hoặc lưu trữ sai thôngtin nhân viên, như vậy sẽ dẫn đến những xáo trộn khi phát lương… Vì vậy yêu cầu đặt

ra ở đây là làm thế nào để có thể lưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệuquả nhất, giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạtkết quả cao

Hiện tại, Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc đã áp dụng một sốchương trình quản lý nhân sự với tính chuyên môn hóa cao, đáp ứng được các nhu cầu

Trang 10

quản lý của công ty Tuy nhiên, với mong muốn hệ thống được mạnh mẽ hơn với khảnăng tương tác cao hơn bằng cách đưa công việc quản lý trên các trang Web, cũng nhưtìm hiểu, nghiên cứu thêm và học hỏi để trau dồi kinh nghiệm làm việc thực tế chúng

em đã lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu và phân tích hệ thống quản lý thông tin hồ sơ

nhân sự trên nền Web” làm đề tài kết thúc môn thực tập của mình.

Mục đích của bài báo cáo nhằm phân tích và làm tiền đề để xây dựng trang Webquản lý thông tin hồ sơ nhân sự - công cụ bổ trợ đắc lực cho việc quản lý nhân sự củacông ty Nhân viên không cần thiết phải biết nhiều về tin học, vẫn có thể sử dụngchương trình quản lý nhân sự một cách hiệu quả Giao diện thuận tiện dễ sử dụng củachương trình sẽ luôn khiến người quản lý cảm thấy thật thoải mái khi sử dụng

Bài báo cáo chỉ dừng lại mức độ phân tích các cấu trúc và thành phần của hệthống quản lý hồ sơ nhân sự của công ty

1.2 Kh o sát nghi p v ảo sát nghiệp vụ ệu đề tài ụ

1.2.1 S đ t ch c ơ đồ tổ chức ồ tổ chức ổ chức ức

Hiện tại Tổng công ty Điện Lực Miền Bắc có 24 đơn vị trực thuộc thành viên, làcác công ty cấp tỉnh, thành phố phía Bắc cùng 24 đơn vị phụ trợ

Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc là một công ty cấp tổng và làđơn vị thành viên trực thuộc Tổng Công ty Điện Lực Miền Bắc

1.2.2 Công ty Công ngh thông tin Đi n L c Mi n B c ệu đề tài ệu đề tài ực Miền Bắc ề tài ắc

Tên công ty: Công ty Công nghệ thông tin Điện lực miền Bắc trực thuộc Tổngcông ty Điện lực miền Bắc

Địa chỉ: Thửa số 2, lô VP1, khu Bán đảo Linh Đàm, phường Hoàng Liệt, quậnHoàng Mai, thành phố Hà Nội

Trang 11

ty điện lực I Tháng 4 năm 2010 Tổng công ty Điện lực miền Bắc có Quyết định số168/QĐ-EVN NPC ngày 16/4/2010, quyết định đổi tên Trung tâm VT&CNTT thànhCông ty Viễn thông & Công nghệ thông tin Điện lực miền Bắc trực thuộc Tổng công

định số 1286/QĐ-EVN NPC ngày 23/8/2012, quyết định đổi tên Công ty Viễn thông

& Công nghệ thông tin Điện lực miền Bắc thành Công ty Công nghệ thông tin Điện

Trong 5 năm (từ 2005-2010) Công ty CNTT Điện lực miền Bắc liên tục hoànthành xuất sắc nhiệm vụ được giao và đạt danh hiệu tập thể lao động xuất sắc

Năm 2010: Huân chương lao động hạng ba của Chủ tịch nước

Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc được thành lập từ năm 2001đến nay Các cán bộ trong công ty gồm các người có năng lực chuyên môn cao, chấtlượng tốt,… Về mặt cấu trúc công ty cũng được chia thành các phòng ban, các banquản lý, với mục đích khác nhau tạo nhằm phục vụ khách hàng

Trang 12

Qua khảo sát thực tế thì chúng em có các sơ đồ chức danh hoạt động của hệthống công ty như sau:

Trách nhiệm quản lý thông tin nhân sự sẽ thuộc về phòng ban phòng Quản lýnhân sự

Trang 13

Ở các công ty cấp dưới, về mặt cơ cấu tổ chức tuy có đôi chút khác biệt về cácphòng ban nhưng nhìn chung về tổ chức nhân sự thì cơ cấu tổ chức phòng nhân sự vẫntương tự như trên.

1.2.3 Kh o sát các nghi p v qu n lý ảo sát nghiệp vụ ệu đề tài ụ ảo sát nghiệp vụ

Về mặt tổ chức nhân sự, dù là một công ty cấp tổng nhưng việc tổ chức và quản

lý nhân sự của từng công ty sẽ do công ty đó phụ trách, do vậy ở đây việc quản lý nhân

sự thì từng đơn vị sẽ chịu trách nhiệm quản lý nhân sự của công ty mình và không cóquyền quản lý nhân sự ở đơn vị khác

Về chức năng nhiệm vụ của phòng Tổ chức nhân sự nhìn chung là giống nhau ởcác Công ty dù là Công ty cấp huyện, cấp tỉnh hay cấp tổng chỉ khác là quyền hạn vàtrách nhiệm tại đơn vị đó mà thôi Do vậy để có thể mô tả ngắn gọn chúng em chỉ nêucác chức năng và nhiệm vụ tại phòng Tổ chức nhân sự tại Công ty Công nghệ thôngtin Điện Lực Miền Bắc

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc và thực hiện các công tác về tổ chức, cán bộ,lao động tiền lương, bảo hộ lao động, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểmthất nghiệp, thi đua khen thưởng, đổi mới doanh nghiệp trong công ty, văn hóa doanhnghiệp, quan hệ cộng đồng, thông tin tuyên truyền, quảng bá thương hiệu, đào tạo…Quản lý cán bộ công nhân viên Công ty, công tác thanh tra, bảo vệ và pháp chế trongcông ty

Thẩm tra, tổng hợp ý kiến các phòng liên quan về văn bản, đề án, phương án, tờtrình, đề nghị có liên quan đến công tác Tổ chức nhân sự của các đơn vị đề trình Giámđốc phê duyệt

Giữ vai trò là thành viên thường trực của các Hội đồng, Ban chỉ đạo, Tổ/ Nhómcông tác về lĩnh vực Phòng phụ trách

Tổ chức Hội nghị, Hội thảo về lĩnh vực phòng phụ trách

Kiểm tra và giám sát việc thực hiện các Quy định, Quy chế phân cấp của các đơn

vị trực thuộc đối với các lĩnh vực phòng phụ trách

Đề xuất nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ đối với cáclĩnh vực phòng phụ trách

 Nhiệm vụ chung của phòng tổ chức nhân sự:

Trang 14

Chủ trì soạn thảo, trình duyệt, ban hành hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện cácQuy định, Quy chế quản lý nội bộ, văn bản thuộc lĩnh vực phòng phụ trách.

Tham gia xây dựng, góp ý kiến cho các Quy định, Quy trình, Quy chế của cácđơn vị của Công ty có liên quan đến phòng phụ trách

Tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp, đánh giá việctriển khai thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nước, Quy định của EVNtheo từng Công ty, của từng đơn vị, văn bản kết luận, quyết định quản lý của Giám đốc

về lĩnh vực phòng phụ trách

Tham gia lập báo cáo công tác tuần, tháng, báo cáo sơ kết, tổng kết của Công ty.Thực hiện thống kê, báo cáo các lĩnh vực phòng phụ trách theo chế độ quy định.Thường trực công tác Tiêu chuẩn hóa (ISO hoặc OSI) của Công ty

nhân sự (tiêu biểu như tại Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc):

ST

T

Phụ trách chung: Trực tiếp phụtrách công tác Tổ chức cán bộ, tổchức bộ máy, tổ chức quản lý,công tác Thanh tra, kiểm tra; côngtác phòng chống tham nhũng;Công tác đào tạo, Công tác antoàn lao động, Công tác ISO

DHKTQD

Phótrưởngphòng

- Phụ trách công tác: Tiền lương,Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y

tế, Bảo hiểm thất nghiệp; Thiđua khen thưởng; Văn hóadoanh nghiệp; Quan hệ cộngđồng, thông tin tuyên truyền,quảng bá thương hiệu; Y tế,

- Trực tiếp thực hiện:

- Tổ chức xây dựng và quản lýđơn giá tiền lương sản xuấtkhác (SXK) của công ty

Sdt

0968665866

Cao đẳngHTD

Tổ trưởng

tổ tổ chứccán bộ

Phụ trách chung nhiệm vụ của tổ

Tổ chức cán bộ; Ngoài ra thựchiện các nhiệm vụ sau:

- Công tác cán bộ

- Công tác đào tạo

- Công tác an toàn và bảo hộ lao

Trang 15

Thực hiện các nhiệm vụ:

- Công tác tổ chức bộ máy, tổchức quản lý

- Công tác Thanh tra, kiểm tra;pháp chế

- Công tác phòng chống thamnhũng

- Các công việc đột xuất doTrưởng phòng giao

Chuyênviên

- Công tác tiền lương

- Công tác chế độ, bảo hiểm

- Các công việc đột xuất doTrưởng phòng giao

Chuyênviên

- Công tác đổi mới doanhnghiệp, văn hóa doanh nghiệp,quan hệ cộng đồng, thông tintuyên truyền và quảng báthương hiệu

- Công tác thi đua khen thưởng

- Công tác IOS công tác y tế

- Công tác văn thư

- Các công việc đột xuất khác doTrưởng phòng giao

Bảng 1.1: Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng quản lý nhân sự tại

Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc

Thông qua các hoạt động trao đổi và nghiên cứu các tài liệu, các nghiệp vụ quản

lý chủ yếu sẽ tập trung vào các hoạt động nghiệp vụ của anh Vũ Văn Hóa- Chuyênviên công tác quản lý hệ thống nhân viên trên phần mềm Quản lý nhân sự trong Phòng

tổ chức nhân sự tại Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc Tại các đơn vị,công ty khác thì tập trung vào thao tác quản lý của chuyên viên quản lý nhân sự tạiđơn vị đó

Các hoạt động bao gồm:

Trang 16

 Tạo danh sách nhân viên.

Người quản lí nhân sự có trách nhiệm tạo danh sách nhân viên từ những thông tintrong đơn xin việc của nhân viên cộng với những thông tin về mã nhân viên, chức vụcông tác, phòng ban và mức lương của nhân viên Mã nhân viên luôn được giữnguyên, nó chỉ thay đổi khi công ty có những thay đổi lớn về mặt nhân sự (khi đó cầntạo danh sách nhân viên mới)

Khi công ty thực hiện cải tổ lớn về cơ cấu tổ chức và nhân sự thì bắt buộc ngườiquản lý nhân sự phải tạo mới hoàn toàn danh sách nhân viên bằng cách thêm một số

dữ liệu của nhân viên, thay đổi cách lập mã nhân viên

Khi công ty có những thay đổi nhỏ liên quan đến vấn đề nhân sự thì người quản

lý nhân sự có thể thực hiện tạo danh sách mới dựa trên danh sách cũ (không cần thayđổi mã nhân viên, không cần cập nhật thêm thông tin nhân viên (thêm cột dữ liệu).Thông tin về nhân viên:

+ Một nhân viên có một chức vụ duy nhất

+ Một nhân viên có một chuyên môn nhất định và bằng cấp tương ứng vớichuyên môn đó(trình độ, học vấn, tiến sĩ, cử nhân…

+ Mỗi nhân viên của công ty đề yêu cầu phải có một trình độ anh văn nhấtđịnh Nhân viên chỉ cần khai báo cho công ty chứng chỉ tốt nhất của mình.+ Công ty lưu lại quá trình công tác trước đây của nhân viên

Khi có một nhân viên được trúng tuyển vào công ty thì người quản lý nhân sự cónhiệm vụ thêm thông tin về người đó vào danh sách nhân viên bằng cách thực hiện cácbước sau:

Tạo mã nhân viên cho nhân viên đó theo qui ước của công ty

Điền họ và tên nhân viên ứng với mã nhân viên đó

Điền thông tin chi tiết về nhân viên như: giới tính, địa chỉ, điện thoại, trình độ,…

Nhập thông tin về nhân thân cho nhân viên: tên người thân, giới tính, quan hệ đốivới nhân viên

Khi nhân viên được thuyên chuyển trong nội bộ công ty thì cần thay đổi phòngban mà nhân viên đó làm việc trong danh sách nhân viên và mức lương

Trang 17

Khi nhân viên được thuyên chuyển ra ngoài công ty thì cho nhân viên trạng tháiđóng.

định ra

+ Tra cứu thông tin theo tên nhân viên

+ Tra cứu thông tin theo tuổi nhân viên

+ Tra cứu thông tin theo chức vụ nhân viên

+ Tra cứu thông tin theo trình độ nhân viên

+ Tra cứu thông tin theo lương nhân viên

+ Báo cáo về danh sách nhân viên trong tháng

+ Báo cáo về danh sách nhân viên đã thuyên chuyển trong tháng.+ Báo cáo về danh sách nhân viên mới chuyển đến nhân viên trongtháng

+ Báo cáo về danh sách nhân viên đã chuyên đi

+ Báo cáo về danh sách nhân viên nghỉ hưu

+ Báo cáo về danh sách nhân viên

Chi tiết các thông tin về hồ sơ nhân sự bao gồm:

Danh sách các nhân sự trong công ty theo các phòng ban hiện có bao gồm cácthông tin: số hiệu, họ và tên nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, chức vụ,phòng ban

Thông tin chung về nhân sự bao gồm: quốc tịch, dân tộc, tôn giáo, số chứngminh thư (CMT), ngày cấp, nơi cấp, thành phần gia đình, thành phần bản thân, giađình chính sách, mã số thuế, điện thoại, email, địa chỉ

Thông tin về gia đình nhân sự bao gồm: Bố, mẹ, anh, chị, em(vợ hoặc chồng),con, vợ, chồng thông tin về quan hệ, họ tên, năm sinh, chức danh công tác, đơn vị làmviệc, nơi ở hiện tại

Thông tin về các công tác đoàn thể: là bộ đội phục viên, ngày nhập (xuất ngũ), lý

do, chức vụ bộ đội cao nhất, đơn vị, ngày vào đảng, nơi kết nạp, ngày chính thức, số

Trang 18

thẻ Đảng, ngày vào Đoàn, nơi kết nạp Đoàn, ngày vào công đoàn, nơi vào công đoàn,

số thẻ công đoàn

Thông tin về chức danh công việc: ngày tuyển dụng, vào cơ quan, địa chỉ cơquan, nghề nghiệp bản thân trước khi tuyển dụng, ngày vào ngành, ngày vào đơn vịđang công tác, số hợp đồng, ngày vào đơn vị ký hợp đồng, chức danh/ vị trí công tác,ngày có hiệu lực, ngạch công nhân viên chức, bảng lương, bậc lương, thời gian hưởnglương gần nhất, số Bảo hiểm xã hội (BHXH), số thẻ Bảo hiểm y thế (BHYT)

Thông tin mô tả vè bản thân nhân viên: tóm tắt quá trình cống tác, quá trình côngtác cũ, quá trình công tác tại đơn vị, sức khỏe, nhận dạng, đặc điểm bản thân

Thông tin về trình độ học vấn: trình độ, xếp loại, tại đơn vị đào tạo, ngoại ngữ,chứng chỉ, nơi cấp

Và nhiều thông tin khác

1.2.4 Mô hình hóa và phân tích Quy trình nghi p v ệu đề tài ụ

 Nghiệp vụ Quản lý danh sách nhân viên

Danh sách nhân viên lưu trữ các nhân viên hiện tại đang làm việc tại công ty baogồm các nhân viên trong biên chế làm việc chính thức và các nhân viên làm việc theohợp đồng

- Tác nhân của quy trình nghiệp vụ

- Nhân viên phòng Tổ chức nhân sự

- Lãnh đạo Phòng tổ chức nhân sự

- Đầu vào của quy trình nghiệp vụ

Thông tin cơ bản của nhân viên

- Đầu ra của quy trình nghiệp vụ

Lưu trữ thông tin của nhân viên vào hệ thống để quản lý

- Luồng xử lý

Trang 19

Trưởng phó các phòng ban Trưởng phó phòng Tổ chức nhân sự Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

- Bước 1: Khi các phòng ban nhận Nhân viên mới chuyển về sẽ có trách nhiệmthông báo cho Phòng tổ chức Nhân sự được biết để tiến hành làm thủ tục xác nhận

- Bước 2: Phòng Tổ chức nhân sự sẽ yêu cầu các Phòng ban gửi thông tin chi tiết

Hồ sơ của nhân viên mới đến để làm thủ tục

- Bước 3: Sau khi nhận được hồ sơ thông tin của nhân viên mới, thì thông tin sẽđược Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự nhập vào Cơ sở dữ liệu (CSDL)

- Bước 4: Số hiệu nhân viên sau khi được tạo sẽ được cấp cho nhân viên và tiếnhành làm thẻ Nhân viên

- Bước 5: Trao thẻ cho Phòng Quản lý nhân viên đó và kết thúc

Chú ý: Trong quá trình Nhập dữ liệu hồ sơ vào CSDL có thể thông tin đưa vào làkhông hợp lệ Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra và xác minh lại sau đó nhập lại vàoCSDL

Trang 20

Trưởng phó phòng Tổ chức nhân sự Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

Tiếp nhận các yêu cầu thay đổi thông tin Nhận yêu cầu cập nhật sửa đổi thông tin

Tra cứu thông tin

Tìm thấy ?

Sửa lại thông tin

Y N

Lưu trữ thông tin vào CSDL

- Bước 1: Trưởng phòng Tổ chức nhân sự sẽ tiến hành tiếp nhận các yêu cầuthay đổi thông tin hồ sơ từ các Phòng ban trong Công ty

- Bước 6: Trưởng Phòng sau khi tiếp nhận thông tin thay đổi thông tin sẽ yêucầu Nhân viên của mình tiến hành Cập nhật lại thông tin

- Bước 7: Trong quá trình Cập nhật thông tin Nhân viên sẽ tìm kiếm Nhân viên

có thông tin cần thay đổi trên hệ thống

- Bước 8: Nhân viên tiến hành thay đổi thông tin cần thiết

- Bước 9: Dữ liệu sẽ được lưu lại trên CSDL và hoàn tất quá trình cập nhật thôngtin

Trang 21

Trưởng phó phòng Tổ chức nhân sự Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

Tiếp nhận thay đổi Nhân

sự, thuyên chuyển

Văn bản dữ liệu

Xuất các thông in liên quan

ra file và Xóa hoàn toàn các thông tin khỏi CSDL

Y

N

- Bước 1: Trưởng phòng Nhân sự sẽ tiếp nhận thông tin hay lập các yêu cầu vềđiều động thuyên chuyển

- Bước 10: Trưởng phòng giao cho Nhân viên của mình thay đổi thông tin trên

hệ thống

- Bước 11: Nhân viên sau khi nhận thông tin sẽ tiến hành tìm kiếm nhân viênđược điều động thay thuyên chuyển, tiến hành lưu các thông tin hồ sơ liên quan sau đóxóa nhân viên và toàn bộ các thông tin liên quan khỏi hệ thống nếu rời khỏi ngành nhưnghỉ hưu hay thội việc

- Bước 12: Trong TH chuyển sang bộ phận khác nhưng vẫn trong ngành thì cácthông tin liên quan vẫn được giữ lại và thay đổi thông tin chức vụ cũng như đơn vị làmviệc

- Luồng xử lý các trường hợp ngoại lệ.

N/A

Trang 22

 Đề xuất nghiệp vụ mới

N/A

 Nghiệp vụ Quản lý tài khoản

Tài khoản chỉ được cấp cho Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự và người quản trị

hệ thống để đảm bảo quyền truy nhập với hệ thống Với nhân viên phòng Tổ chứcnhân sự tài khoản chỉ cho phép nhân viên truy cập trên các thông tin mà Phòng tổ chứcnhân sự được quyền hạn quản lý đối với Công ty đó

- Quản trị viên

Thông tin cơ bản của Nhân viên phòng Nhân sự

Cấp quyền và tài khoản cho Nhân viên Phòng Tổ chức Nhân sự

Luồng xử lý

Thông tin tài khoản đã

tạo

Gửi yêu cầu tạo mới một tài khoản và thông tin của người

sở hữu tài khoản đó

Tạo mới một tài khoản +Cấp quyền cho tài khoản đó

Lưu vào CSDL

- Bước 1: Trưởng phòng Tổ chức Nhân sự gửi yêu cầu tạo mới một tài khoảncho Nhân viên Quản trị

- Bước 13: Sau khi Nhận thông tin tạo tài khoản cùng các thông tin cần thiếtNhân viên Quản trị sẽ tiến hành tạo tài khoản cấp quyền và lưu vào CSDL

- Bước 14: Thông tin về tài khoản sẽ được gửi về cho Phòng Tổ chức Nhân sự

Trang 23

Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản của mình

Chọn chức năng thay đổi thông tin tài khoản

Thay đổi thông tin tài khoản

Xác nhân và Lưu vào CSDL

- Bước 1: Nhân viên tiến hành đăng nhập vào hệ thống băng tài khoản đã đượccấp của mình

- Bước 15: Chọn chức năng thay đổi thông tin tài khoản

- Bước 16: Thay đổi thông tin tài khoản

- Bước 17: Xác nhận và lưu lại

 Nghiệp vụ Quản lý thông tin Công ty

- Quản trị viên

Thông tin của công ty

Lưu trữ thông tin của Công ty vào hệ thống để quản lý

Luồng xử lý

Trang 24

Nhân viên Quản trị

Nhận quyết định mở mới một chi nhánh

Tạo mới một Công ty chi

nhánh

Cập nhật thông tin cho chi nhánh đó

Lưu lại để quản lý

- Bước 1: Quản trị viên tiếp nhận thông tin mở một chi nhánh hay một Công tymới

- Bước 2: Tiến hành tạo một Công ty mới

- Bước 3: Cập nhật thông tin cho Công ty

- Bước 4: Lưu lại vào CSDL để quản lý

Tìm thông tin sai của Công ty

mình

Thay đổi thông tin

Lưu vào CSDL

- Bước 1: Nhân viên Phòng Tổ chức Nhân sự tìm thông tin sai

Trang 25

- Bước 18: Thay đổi thông tin chính xác.

- Bước 19: Lưu vào CSDL

Nhận quyết định thông báo đóng cửa chi nhánh

đóng cửa chi nhánh

Xóa thông tin Công ty cũng như toàn bộ Phòng ban

- Bước 1: Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự nhận quyết định thông báo đóngcửa chi nhánh

- Bước 20: Tiến hành thuyên chuyển nhân viên

- Bước 21: Gửi thông tin đến Nhân viên quản trị

- Bước 22: Nhân viên quản trị tiến hành xóa Công ty cũng như các phòng bancủa Công ty khỏi CSDL

Các phòng ban là các đơn vị nhỏ trong Công ty cần đưa vào quản lý, trong một

hệ thống Các Công ty có rất nhiều phòng ban cần quản lý tuy nhiên Các phòng ban chỉđược quản lý bởi Nhân viên phòng Nhân sự của Công ty đó

Trang 26

Thông tin của các phòng ban trong Công ty

Lưu trữ thông tin của các phòng ban vào hệ thống để quản lý

Luồng xử lý

Nhận quyết định mở Phòng

ban mới

Thêm mới một phòng ban

Thêm thông tin chi tiết cho phòng ban

Lưu vào CSDL để quản lý

- Bước 1: Nhân viên phòng Tổ chức nhân sự nhận thông báo về việc mở mớimột phòng ban trong Công ty

- Bước 23: Nhân viên phòng Nhân sự thêm mới một phòng ban trong hệ thống

và Nhập thông tin chi tiết cho phòng ban đó

- Bước 24: Lưu lại vào CSDL để quản lý

Trang 27

Tìm kiếm phòng ban cần sửa thông tin

- Bước 1: Khi thông tin trong một phòng ban có thay đổi Nhân viên Phòng Tổchức Nhân sự cần thay đổi thông tin kịp thời và nhanh chóng Khi đó Nhân viên sẽ tìmkiếm Phòng ban cần sửa thông tin

- Bước 25: Nếu tìm thấy Nhân viên sẽ sửa thông tin và lưu lại trên hệ thống Nếukhông thì kết thúc do Phòng ban này không có trong hệ thống

- Bước 26: Lưu lại vào CSDL và kết thúc

Nhận thông tin về các Phòng ban bị hủy bỏ

Trang 28

- Bước 1: Nhân viên Phòng Tổ Chức nhân sự nhận thông tin về Phòng ban cầnxóa không sử dụng nữa.

- Bước 27: Nhân viên tiến hành tìm Phòng ban cần xóa

- Bước 28: Nếu tìm thấy phòng ban Nhân viên tiến hành xóa Phòng ban và cácthông tin liên quan Nếu không thoát khỏi chức năng này

Hồ sơ của Nhân viên là những thông tin hết sức quan trọng về từng nhân viêntrong Công ty, nó mô tả ngắn gọn về từng nhân viên và các thông tin liên quan trongCông ty Cần lưu trữ và kịp thời sửa đổi khi có thay đổi

Thông tin hồ sơ của nhân viên

Lưu trữ thông tin của nhân viên vào hệ thống để quản lý

Luồng xử lý

Định dạng
Số trang	56
Dung lượng	366,68 KB