Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, tổ chức và sử dụng, quản lý con dấu

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lời mở đầu Trong trình đào tạo sinh viên quy Học Viện Hành Chính Quốc Gia, thực cuối khóa khâu vô quan trọng, quan trọng không số trình mà công đoạn tơng đơng với 10 đơn vị học trình mà quan trọng trình trang bị cho sinh viên kiến thức thực tế, kỹ thực hành công việc quan hành nhà nớc kiến thức mà có trình thực hành thực tế có đợc Và thông qua trình này, sinh viên hiểu tổ chức hoạt động vủa máy hành chính, cấu chức nhiệm vụ, nắm vững quy trình công vụ trình thực tập, nẵm vững thủ tục hành quan nhà nớc Thực phân công nhà trờng, đoàn thực tập thuộc đoàn số 17 đợc phân công Thanh Tra Chính Phủ đợc phân công Báo Thanh Tra Trong trình thực tập đợc giúp đỡ nhiệt tình, với quan tâm cán nhân viên phòng giúp hoàn thành trình thực tập với hiểu biết định quan nghiệp Với kiến thức học đợc nhà trờng với kiến thức thực tế quan thực tập đợcTôi thể dới đề công tác văn th Báo Thanh Tra Có nội dung cha phù hợp xin thầy,cô bổ xung bảo.Tôi xin chân thành cảm ơn Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHUƠNG I: Cơ sở lý luận công tác văn th I Tổng quan công tác Văn th Trong trình hoạt động quan, quan hành Nhà nớc hành nghiệp Văn phòng giữ vị trí đặc biệt quan trọng Nó có chức tham mu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần quan tổ chức Xây dựng Văn phòng mạnh yếu tổ quan trọng giúp cho quan, tổ chức đổi phơng thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lợng công tác lãnh đạo Chính vây, việc tăng cờng xây dựng tổ chức cải cách hoạt động Văn phòng quan phải đợc đặc biệt quan tâm Hoạt động Văn phòng phong phú bao gồm tác nghiệp thủ tục hành liên quan đến hoạt động quản trị công sở Sự am hiểu thục kỹ thuật , nghiệp vụ hành Văn phòng sở để tiến hành có hiệu hoạt động công vụ khác, hoạt động Văn th đợc coi nội dung không phần quan trọng để tạo nên thành công hoạt động cho Văn phòng nói riêng quan nói chung Khái niệm công tác Văn th: Công tác Văn th toàn công việc xây dựng ban hành văn ( sọan thảo ban hành văn bản) quan việc xây dựng, quản lý, giải văn quan Vị trí, ý nghĩa công tác Văn th 2.1 Vị trí: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Công tác Văn th mặt gắn liền với máy quản lý nội dung quan trọng hoạt động quan, tổ chức Nh công tác Văn th có ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng quản lý nh hiệu hoạt động quan, công tác Văn th có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan 2.2 ý nghĩa: Công tác Văn th Giúp cho việc giải quýêt công việc quan đợc nhanh chóng xác, có xuất chất lợng, đờng lối, sách, nguyên tắc chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc quan đựoc xác chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu thành tích hoạt động quan Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ, kịp thời xác, đồng thời giữ gìn đợc bí mật quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho công đổi Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm đợc công sức, nguyên, vật liệu chế tác trang thiết bị dùng trình ban hành văn Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan, cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra Góp phần giữ gìn tài liệu giá trị lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin khứ Những yêu cầu công tác Văn th Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa công tác Văn th quan, tổ chức, văn th giúp cho quản lý công việc quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động quan đợc đầy đủ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Từ giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc mình, giúp cho trình tham mu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần đợc tốt Do đó, công tác Văn th đòi hỏi yêu cầu chặt chẽ sau: 3.1 Nhanh chóng Trong lĩnh vực hoạt động yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng định thành công quan, tổ chức Nhng công tác Văn th yêu cầu nhanh chóng đợc coi nh nguyên tắc hoạt động quan Quá trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào hoạt động công tác Văn th, trình diễn nhanh chóng thông tin đến kịp thời với đơn vị giải văn tạo điều kiện nâng cao hiệu giải công việc quan 3.2 xác Cùng với yêu cầu nhanh chóng trình hoạt động Văn th quan, tổ chức yêu cầu xác không phần quan trọng Nội dung văn phải xác tuyệt đối theo yêu cầu giải công việc không trái với văn quy phạm pháp luật có liên quan, văn ban hành phải có đầy đủ thành phần thể thức Nhà nớc quy định Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất khâu kỹ thuật nghiệp vụ công tác Văn th phải đảm bảo xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quản lý văn phải theo quy định pháp luật 3.3 Bí mật Do xuất phát từ đặc thù số lĩnh vực hoạt động định, nên hoạt động công tác Văn th đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí Báo cáo thực tập tốt nghiệp mật hoạt động quan đợc hiệu giữ gìn đợc bí mật Nhà nớc Trong trình xây dựng văn quan, tổ chức việc giải văn bản, bố trí làm việc cán Văn th quan phải đảm bảo yêu cầu quy định bí mật Nhà nớc Giữ gìn bí mật quan tổ chức thàng công quan Hình thức tổ chức Văn th Hình thức tổ chức Văn th có tầm ảnh hởng không nhỏ đến toàn trình xử lý văn bản, giấy tờ quan đến kết hoạt động quan đến kết hoạt động quan, quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác Văn th cho phù hợp sở phân tích cấu tổ chức, số lợng văn đến, chức năng, nhiệm vụ quan Có nhiều hình thức tổ chức công tác Văn th nhng thông thờng ngời ta áp dụng ba hình thức tổ chức hình thc tổ chức tập trung, hình thức tổ chức phân tán hình thức tổ chức hỗn hợp Hình thức Văn th tập trung: đợc áp dụng hầu hết tác nghiệp chuyên môn, công tác Văn th đợc tập trung giải đơn vị, hình thức thông thờng đợc áp dụng quan, đơn vị có cấu phức tạp, có quy mô nhỏ, số lợng văn Hình thức văn th phân tán: đợc áp dụng hầu hết khâu nghiệp vụ đợc giải sở đơn vị, tổ chức trực thuộc quan, đơn vị có cờu phức tạp, nhiều văn đến có nhiều sở cách xa Hình thức văn th hỗn hợp: đợc áp dụng số khâu nghiệp vụ chủ yếu nhu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực số nơi, khâu nghiệp vụ nh theo dõi, giải văn lu trình thực Báo cáo thực tập tốt nghiệp đơn vị, phận khác quan, hình thức thông thờng đợc áp dụng quan, tổ chức hệ thống hành pháp quản lý hành Nhà nớc đơn vị Báo Thanh tra qua tìm hiểu công tác văn th nh tiếp cận với công việc đây, thấy Báo Thanh tra áp dụng hình thc tổ chức Văn th tập trung, hình thức tổ chức công tác Văn th có nhiều phù hợp với đặc thù hoạt động Báo Thanh tra, đem lại nhiều thành công hoạt động Báo Thanh tra nói riêng đóng góp vào thành tích chung Thanh tra Chính phủ nói chung II lý luận chung khâu nghiệp vụ công tác văn th Nội dung công tác Văn th bao gồm nội dung sau: Xây dựng ban hành văn bản, tổ chức giải Văn đi, văn đến, văn nội bộ, tổ chức sử dụng, quản lý dấu công tác lập hồ sơ Nghiệp vụ quản lý văn đến a ) Tíêp nhận văn Văn đến tất văn (kể văn mật),bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, văn khác đơn th cá nhân gửi đến quan, tổ chức gọi văn đến Theo điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn th quy định: văn đến từ nguồn phải tập trung văn th quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn không đợc đăng ký văn th, đơnvị, cá nhân trách nhiệm giải Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khi tiếp nhận văn bu điện, giao liên cán quan trực tiếp gửi đến văn th phải kiểm tra sơ số lợng, tình trạng bìđối với văn mang bí mật Nhà nớc phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát sai sót, h hỏng trớc nhận ký nhận Nếu bì văn bị bóc, bị rách, bị bì, bị bị tráo đổi văn bên phải báo với Chánh Văn phòng Trởng phòng Hành nơi quan tổ chức văn phòng ngời đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm, trờng hợp cần thiết phải lập biên với ngời đa văn Đối với văn đợc chuyển qua máy fax qua mạng, văn th phải kiẻm tra sơ số lợng văn bản, số lợng trang văn nơi nhận Trờng hợp phát sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo ngời đợc giao trách nhiệm xem xét, giải b) Phân loại sơ Sau tiếp nhận văn bì văn đợc phân loại sơ nh sau: Loại không bóc bì bao gồm: Các văn đến có đóng dấu, ký hiệu độ mật theo quy định Thông t số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hớng dẫn thi hành Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nớc, văn th không đợc giao nhiệm vụ bóc bì văn mật Những bì văn gửi cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng, gửi cho đoàn thể nh Công đoàn, Đoàn Thanh niên quan, tổ chức th riêng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Loại bóc bì bao gồm tất văn giấy tờ gửi quan, tổ chức(ngoài bì ghi tên quan, tổ chức ghi chức danh ngời đứng đầu quan, tổ chức), kể bì văn có đóng dấu chữ ký độ mật tối mật, văn th đợc giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký loại văn c) Đăng ký văn đến Văn đến đợc đăng ký vào sổ đăng ký văn công cụ khác nh thẻ đăng ký sở liệu quản lý văn máy vi tính Đăng ký văn đến sổ Lập sổ đăng ký văn đến Tuỳ theo số lợng văn nhóm văn đến hàng năm mà định lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với quan tổ chức có số lợng văn đến dới 2000 văn năm cần lập hai sổ sau sổ đăng ký văn đến loại thờng sổ đăng ký văn loại mật Những quan có số lợng văn đến có số lợng 2000 đến 5000 văn năm cần lập sổ sau: sổ đăng ký văn đến ( loại thờng) bộ, ngành, quan Trung ơng; sổ đăng ký văn đến( loại thờng) quan khác; sổ đăng ký văn đến (loại mật) Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chơng trình quản lý văn bản: yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu quản lý văn đến thực theo hớng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn th lu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày19/11/1999 Cục Lu trữ Nhà Nớc ( Cục Văn th Lu trữ Nhà nớc) Báo cáo thực tập tốt nghiệp Việc đăng ký (cập nhập) thông tin đầu vào văn đến vào sở liệu quản lý văn đến đợc sử dụng theo hớng dẫn sử dụng chơng trình phần mềm quan tổ chức cung cấp chơng trình phần mềm d) Trình chuyển giao văn đến Trình văn đến Sau đăng ký văn đến phải đợc kip thời trình cho ngời quan, tổ chức, cấp Phó ngời đứng đầu, Chánh Văn phòng ngời đựơc ngời đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối giải văn Ngời có thẩm quyền, nội dung văn đến, quy chế làm việc quan tổ chức, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác đợc giao cho đơn vị, cá nhân Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì cần giải quyết, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân ý kiến phân phối giải đợc ghi vào khoảng giấy trống phía lề trái văn bản, cập nhật trực tiếp vào sở liệu quản lý văn Trong trờng hợp cần thiết ý kiến phân phối đợc ghi cập nhật ghi vào phiếu riêng Chuyển văn đến Văn đến đợc chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải ý kiến ngời có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến quan, tổ chức nh đơn vị khác phải bảo đảm yêu cầu sau: Nhanh chóng: văn đến( loại khẩn) phải chuyển giao cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đúng đối tợng: văn đến (loại mật) phải chuyển đến tận tay ngời nhận Chặt chẽ.: chuyển giao văn đến phải tiến hành kiểm tra đối chiếu ngời nhận văn phải ký nhận, văn đến có đóng dấu thợng khẩn hoả tốc phải ghi rõ thời gian nhận Văn th đơn vị ngời đợc Thủ trởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận phải vào sổ đăng ký văn đến đơn vị, trình Thủ trởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối giải Căn vào ý kiến phân phối Thủ trởng đơn vị văn chuyển cho cá nhân trực tiếp phân phối giải e) Giải văn đến Sau tiếp nhận văn đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu giải kịp thời theo dõi thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan tổ chức; văn có đóng dấu đô khẩn phải giải khẩn trơng không chậm trễ Khi giải liên quan đến đơn vị cá nhân khác đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn bản, văn kèm phiếu giải văn để tham khảo ý kiến đơn vị cá nhân Theo dõi, đôn đốc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quan tổ chức phải theo dõi đôn đốc thời gian giải Văn th có trách nhiệm lập sổ theo dõi, giải văn đến thờng xuyên tổng hợp số liệu văn đến 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp c) Đăng ký văn Việc đăng ký (cập nhật) thông tin văn đợc thực phần mềm quản lý việc đăng ký văn phần mềm cần điền đầy đủ thông tin sau: Khối phát hành văn bản, loại văn bản, số ký hiệu, ngày ký, nơi nhận văn bản, trích yếu nội dung, lĩnh vực, ngời thảo, ngời ký, độ mật, độ khẩn, số trang, số bản, ngày phát hành công tác đồng chí văn th Đàm Thị Hạnh thực d ) Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn sau đợc đóng dấu, đợc làm thủ tục phát hành văn bản.Văn đợc cho vào phong bì theo quy định kích cỡ thể thức, ghi số văn bản, quan, tổ chức tiếp nhận,mức độkhẩn, mật chuyển, phát văn đờng bu điện chuyển phát trực tiếp, giao liên quan, tổ chức thực fax, qua mạng công tác nhân viên phòng đảm nhận Quy trình sử lý văn nội Báo Thanh tra Đối với văn nội quan Báo chủ yếu định tuyển dụng nhân thông báo mời họp nội quan, giấy giới thiệu hàng năm Báo ban hành với số lợng văn nộ tơng đối nhiều theo báo cáo tổng kết hàng năm văn nội mà văn th phải đạm nhận 500 đầu văn năm 2005 số văn nội tăng lên 587 văn Quy trình sử lý văn nội Báo Phòng Trị đảm nhận tuân thủ theo đầy đủ quy định Nhà nớc Trớc văn đợc chuyển đến cho Phòng, ban phải đợc nhân viên văn th phòng, kiểm tra lại thể thức nội dung văn 27 Báo cáo thực tập tốt nghiệp cha có sai sót nhân viên phải có trách nhiệm báo cáo lại với Trởng phòng ngời ký văn giải Tiếp sau văn đợc kiểm tra thể thức phải ghi số văn bản, ghi rõ thời gian ban hành, ghi rõ phòng tiếp nhận văn Sau Khi thể thức văn làm xong có chữ ký ngời thẩm quyền nhân viên văn th Báo làm thủ tục đóng dấu( Công việc đóng dấu văn nội đợc thực nghiêm túc theo quy chế sử dụng dấu đợc quy định văn pháp luật Nhà nớc) chuyển đến Phòng tiếp nhận văn Khi văn phát hành đến phận quan văn th phải làm thủ tục lu văn bản, phận văn th phòng, lu hồ sơ công việc đơn vị soạn thảo văn Quản lý sử dụng dấu Báo Thanh tra Việc sử dụng dấu Báo Thanh tra đợc theo quy đinh Nghị định 58/2001/QĐ-CP theo quy định quan chủ quản Thanh tra Chính phủ Căn theo điều kiện việc sử dụng dấu Báo Thanh tra đợc quy định nh sau: dấu Báo Thanh tra hình quốc huy, dấu văn phòng (phòng trị sự) hình quốc huy Báo Thanh tra đơn vị trực thuộc Tổng Thanh tra Nhà Nớc Quản lý sử dụng dấu Con dấu Báo tra đợc giao cho nhân viên văn th Phòng Trị quản lý việc sử dụng dấu tuyệt đối phải tuân theo quy chế Báo, tuyệt đối không đợc vi phạm quy chế quản lý dấu, lãnh đạo 28 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Báo Thanh tra thờng xuyên kiểm tra việc sử dụng dấu đơn vị Con dấu Phòng Trị nhân viên văn th quản lý dấu Phòng đợc sủ dụng để đóng lên văn thuộc công tác nghiệp vụ Phòng công tác khác mà Phòng đợc giao Trởng phòng ký uỷ quyền cho ngời khác Đối với nhân viên văn th làm công tác quản lý dấu Báo Thanh tra phải chịu trách nhiệm nh vi phạm nguyên tắc trình quản lý dấu trớc Trởng Phòng lãnh đạo Báo Thanh tra Đóng dấu văn : Đóng dấu văn khâu cuối chu trình soạn thảo ban hành văn nh trớc văn đợc chuyển phải có dấu quan Báo Qua dấu chứng minh đợc hiệu lực pháp lý văn Do đóng dấu khâu quan trọng trình soạn thảo ban hành văn Báo Thanh tra Quá trình đóng dấu Báo tuân thủ theo quy định Nhà Nớc: Ngời đợc giao giữ dấu trớc đóng dấu phải kiểm tra lại thể thức văn tự tay đóng dấu vào văn Dấu phải đóng rõ ràng ngắn,đúng mực dấu quy định, dấu phải trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Trờng hợp văn th đóng dấu ngợc, dấu mờ phải huỷ văn làm lại văn khác Ngời đợc giao giữ dấu đợc đóng dấu vào văn có chữ ký ngời có thẩm quyền Trong quan Báo nghiêm cấm việc đóng dấu 29 Báo cáo thực tập tốt nghiệp khống đóng dấu lên chữ ký tắt, chữ ký bút chì mực đỏ, mực dễ phai Con dấu đợc đóng mực đỏ đóng phòng nơi cất giữ dấu tuyệt đối Báo Thanh tra chuyện nhân viên văn th mang dấu nhà, quan Đối với văn fax, văn truyền qua mạng máy tính đợc đóng dấu mã máy theo quy định riêng Báo Thanh tra Quảnlý lập hồ sơ Các loại văn đi, văn đến, văn nội Báo Thánh tra đợc văn th lu gốc vào hồ sơ hành quan Hiện văn th có loại hồ sơ nh sau: Hồ sơ định, hồ sơ báo cáo, hồ sơ thông báo, hồ sơ giấy mời, hồ sơ loại văn khác Trách nhiệm lập hồ sơ bảo quản hồ sơ Trởng Phòng Trị Báo có trách nhiệm giúp lãnh đạo Báo xây danh mục hồ sơ hàng năm Báo thời hạn quản lý hồ sơ tài liệu Nhân viên Văn th Phòng có nhiệm vụ lập hồ sơ, tài liệu Báo theo vấn đề cụ thể, cán bộ, công chức Báo phải lập hồ sơ công việc đợc phân công phụ trách theo quy định Thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu để lu trữ Hồ sơ, tài liệu lĩnh vự quản lý Nhà nớc sau 01 năm kể từ việc đợc giải xong Hồ sơ, tài liệu, đề tài nghiên cứu khoa học sau 01 năm kể từ đề tài đợc nghiệm thu thức hồ sơ, tài liệu kể công trình xây dựng bản, dự án, sau 03 tháng kể từ công trình đợc toán 30 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hồ sơ, tài liệu nói chung Phòng Trị lu trữ Hồ sơ đơn vị trực thuộc Báo khác đơn vị lu trữ Tóm lại, công tác Văn th Báo Thanh tra hoạt động diễn theo quy trình chặt chẽ hợp lý theo quy định Nhà nớc công tác Văn th, góp phần làm cho hoạt động Báo ngày hiệu hơn, đáp ứng yêu cầu công việc ngày nhiều tình hình đất nớc III Những mặt đạt đợc mặt tồn thực trạng công tác văn th Báo Thanh tra Những mặt đạt đợc Nhìn chung công tác văn th Báo Thanh tra diễn theo quy trình chặt chẽ theo quy định Nhà nớc, đảm báo cho hoạt động liên tục quan, cung cấp thông tin nhanh chóng, xác đầy đủ tạo điều kiện Lãnh đạo Báo đa định xác, kịp thời góp phần tạo nên thành công tờ Báo Với khối lợng văn đến, văn lớn Phòng làm tốt nhiệm vụ việc xếp, phân loại, xử lý Các thao tác xử lý đựơc nhân viên làm chuyên nghiệp Về sở vật chất kỹ thuật: Công tác văn th đợc làm tảng sở vật chất tơng đối đại Hiện Phòng Trị có 03 máy tính, 02 máy phôtocoppi 03 máy in đủ để nhân viên soạn thảo in ấn văn bản, tài liệu phục vụ cho nhiệm vụ Hiện Phòng dùng phầm mềm ứng dụng chuyên để phục vụ cho công tác văn th phầm mềm ngày đợc đổi cho phù hợp với xu đổi Cùng với hệ thống máy tính đợc nối mạng internet, nhân viên phòng có 31 Báo cáo thực tập tốt nghiệp thể dễ dàng truy cập thông tin cách nhânh chóng, tạo tiền đề để nâng cao hiệu công việc Đội ngũ cán bộ, nhân viên: Các cán nhân viên làm công tác văn th, hầu hết ngời độ tuổi trẻ, hầu hết ngời số có trình độ đại học sau đại học Sự kết hợp sức trẻ, lòng nhiệt huyết, tình yêu nghề đem lại cho họ lòng tin công việc tập thể cán nhân viên Phòng sức phấn đấu cho công việc văn th ngày tốt xa phát triển Báo Thanh tra Sự quan tâm Lãnh đạo Báo : công tác văn th đợc quan tâm, đạo, hớng dẫn Lãnh đạo Báo nên nhân viên thực tốt cá nhiệm vụ Ngoài chế độ hởng lơng theo quy định quan, lãnh đạo Báo quan tâm đến chế độ khen thởng cho nhân viên nh họ làm tốt công việc.sụ quan tâm Lãnh đạo, khích thích tinh thần sáng tạo tập thể nhân viên làm công tác văn th nói riêng tập thể cácnhân viên Báo nói chung Công tác văn th đợc tiến hành thuận lợi nhờ vào việc xếp phòng ban hợp lý, nh Phòng trị đợc xếp gần phòng Lãnh đạo (Phó Tổng biên tập, Tổng biên tập).Đã tạo điều kiện cho việc trao đổi văn nội quan quan với bên đợc nhânh chóng Nguyên nhân mặt đạt đợc Văn th đợc quan tâm Lãnh đạo Báo, đợc đạo sát công việc Các văn quy định công tác văn th rõ ràng, sát thực tế, hợp lý giúp văn th có sở để giải nhanh chóng công việc Bộ phận văn th nhận đợc phối hợp, hợp tác tích cực, giúp đỡ phòng ban, đơn vị cá nhân việc thực nhiệm vụ 32 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nhân viên văn th Phòng đợc Trởng phòng quan tâm gần gũi tạo không khí làm việc vui vẻ nhng mà đầy hiệu Tổ chức hoạt động nhằm động viên để kích thích tinh thần làm việc: Nh cho thăm quan nghĩ mát vào dịp hè, lễ,tết có hoạt động vui chơi thể thao, văn nghệ Những mặt tồn Mọi văn văn đến , văn nội Báo cha tập trung hoàn toàn đầu mối phận văn th Báo tình trạng văn cha qua văn th để đăng ký xảy nhiều phòng, ban mang văn trực tiếp cho Lãnh đạo ký mà không cần qua văn th.Do không Phòng không quản lý hết văn Việc gửi văn nhiều trờng hợp chậm, văn gửi quan lạc địa chỉ, điều gây khó khăn công việc chung Báo Về công tác quản lý sử dụng dấu: nhân viên phòng khác tự lấy dấu đóng vào văn phòng mình, mà không cần phải qua nhân viên văn th Phòng Trị sự, việc dẫn đến dấu đóng cha thể thức Công tác lập hồ sơ văn th nhiều hạn chế là: cán không tự giác lập Hồ sơ khâu văn th mà để tài liệu tình trạng lộn xộn, bó gói nộp thẳng lên lu trữ Mặt khác quan bảng danh mục hồ sơ, nên cán quan không chủ động việc lập hồ sơ theo quy định cách khoa học hợp lý Cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ nhng cha đồng bộ, hệ thống máy tính cũ, hệ thống mạng internet tốc độ truyền chậm gây thời gian cho việc truyền nhận thông tin, khai thác liệu có mạng nh thao tác nghiệp vụ văn th máy 33 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đội ngũ nhân viên văn th có trình độ, có sức trẻ nhng hầu hết họ cha có kinh nghiệm nhiều công tác văn th, nh cha đợc đào tạo chuyên ngành văn th nghiệp vụ hành văn phòng Do với khối lợng công việc ngày tăng lên, văn đến, ngày nhiều áp lực công việc lớn nhân viên Việc phân công công việc cá nhân nhân viên nhiều cha rõ ràng, cha có quy chế quy định cụ thể quy định phải làm chịu trách nhiệm với nh nào? chủ yếu thực công việc hỗ trợ mối quan hệ đồng nghiệp, cá nhân Nguyên nhân dẫn tới tồn Lãnh đạo Báo không thờng xuyên kiểm tra theo dõi, đôn đốc nhắc nhở nhân viên công việc Do kinh phí Báo có hạn nên cha thể đầu t trang thiết bị thật đại đợc phải sử dụng trang thiết bị cũ ảnh hởng tới công việc chung quan Cũng kinh phí có hạn nên lơng nhân viên Phòng cha cao cha thực kích thích họ đem hết khả phục vụ cho công tác văn th Báo cha trọng đến việc đào tạo nguồn nhân lực cho nhân viên văn th Nh gửi nhân viên học lớp nghiệp vụ văn th hay văn phòng hành chính, bồi dỡng lớp trị t, tởng làm cho nhân viên có tính ỷ lại cho cấp Nhận thức nhân viên phòng cha văn th, không đề cao tầm quan trọng công tác hoạt động cuả quan 34 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chơng III: Những kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn th báo tra Nh biết: làm việc quan từ t nhân đến Nhà nớc hay liên doanh nớc hiệu công việc đợc đặt lên hàng đầu Mà hiệu công việc lại nhiều yếu tố định ngành nghề, quan yếu tố khác Nhng phần vào mặt tồn Báo Thanh tra(đã nêu chơng II), Tôi xin đề cập đến yếu tố mang tính định đến việc nâng cao hiệu công tác văn th Báo Thanh tra thuộc Thanh tra Chính phủ 1.Về mặt nhân lực: Về phía cá nhân : Cán văn th ngời đợc quan tín nhiệm giao cho nhiệm vụ tiếp nhận văn đến, gửi văn đi, quản lý loại văn giấy tờ, Hồ sơ tài liệu, loại co dấu loại trang thiết bị công tác hàng ngày đức tính công chức Nhà nớc phải có đặc thù công việc nên cán văn th cần có ý thức tự rèn luyện tính cẩn thận, nghiêm túc, giữ gìn bí mật, tính cần cù, chịu khó đặc biệt phải có tinh thần trách nhiệm cao thờng xuyên trau dồi tri thức, nghiệp vụ Về phía quan: Thờng xuyên tổ chức buổi họp để tổng kết đạt đợc cha đạt đợc quan nói chung cá nhân nói riêng để từ rút kinh nghiệm, tổ chức khoá đào tạo nghiệp vụ hành văn phòng văn th nhằm làm nâng cao nghiệp vụ, bồi dỡng t tởng cho cán văn th 35 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Về sở vật chất trang thiết kỹ thuật Trong điều kiện việc hoàn thiện công tác văn th đạt kết sử dụng phơng tiện kỹ thuật tơng ứng Do đại hoá phận cấu thành thiếu đợc hoàn thiện công tác văn th Để đại hoá công tác văn th, áp dụng số phơng tiện kỹ thuật với nhóm sau: Các phơng tiện làm văn bản: cần trang bị cho nhân viên ngời máy vi tính có cài đặt chơng trình phần mềm quản lý văn bản, trang bị thêm máy ghi âm văn phòng để ghi lại điện báo qua điện thoại, nói chuyện qua điện thoại đờng dài Các phơng tiện in tài liệu: Nên trang bị thêm máy in đảm bảo thời gian ngắn in đợc số lợng lớn văn mà đẹp Các phơng tiện xử lý tài liệu: Nên trang bị thêm máy huỷ tài liệu để cắt tài liệu thành dải nhỏ đến mức khôi phục lại nội dung tài liệu để tránh nhầm lẫn với văn giá trị Các phơng tiện báo hiệu thông tin Văn phòng: Trang bị cho nhân viên máy điện thoại để tránh tình trạng cần gặp ngời ngời phải chạy đi, chạy lại lộn xộn phòng làm việc, lắp đặt máy nhắn tin để gọi ngời cán khu vực quan đến máy điện thoại gần 3.Tổ chức phòng làm việc cán văn th Để góp phần làm tốt công tác văn th không ngừng đa công tác văn th vào nề nếp việc tổ chức tốt khâu nghiệp vụ,trang bị đầy đủ 36 Báo cáo thực tập tốt nghiệp sở vật chất kỹ thuật phải tổ chức hợp lý, khoa học nơi làm việc trang bị đầy đủ phơng tiện làm việc hàng ngày cán văn th Bố trí nơi làm việc cán văn th: Phòng làm việc cán văn th cần đợc bố trí nơi thuận tiện cho việc liên hệ trao đổi công tác, để tránh kẻ gian lọt vào phòng cần quy định ngời đến giao dịch không đợc vào chỗ làm việc, cần có vách ngăn cách chỗ làm việc cán văn th, phòng làm việc cán văn th mở thêm cửa sau để cán văn th vào, cửa trớc dành cho khách đến giao dịch Tổ chức Phòng làm việc: Cần bố trí đủ bàn làm việc, ánh sáng, có đầy đủ phơng tiện làm việc nh bút mực, bàn dập ghim, dao kéo, cặp sắt, bìa hồ sơ, giá, tủ đựng hồ sơ 4.Về quan tâm Lãnh đạo Báo Lãnh đạo Báo cần quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần cán nhân viên làm công tác văn th nh thờng xuyên tổ chức đợt thăm quan, nghỉ mát, tổ chức nhiều phong trào thể thao văn nghệ để tăng cờng mối giao lu phòng, ban quan, có chế độ thởng ngời có thành tích tốt, tính sáng tạo công việc đồng thời phải nghiêm khắc kiểm điểm phê bình cá nhân vi phạm quy chế quan 37 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Kết luận Trong trình thực tập Báo tra, đợc hớng dẫn giúp đỡ nhiệt tình anh, chị phòng trị đem lại cho Tôi hiểu biết nhiều Những kiến thức thực tế, hiểu thêm hoạt động quan hành nghiệp có thu qua Tôi hiểu thêm quy trình làm Báo anh, chị phòng Tại hội vận dụng lí luận đợc học bốn năm qua mà quan trọng Tôi đợc đóng vai vào nhân viên hành thật Báo, qua mà Tôi học đợc nhiều kiên thức bỗ ích kiến thức mà học sách vỡ Đó học đợc phong cách làm việc nhanh chóng,chính xác, thái độ cử công việc anh,chị công việc,cũng nh thái độ nhiệt tình bảo Tôi trình thực tập Thông qua việc tìm hiểu công tác văn th Báo Thanh tra Tôi nhận thấy đợc phong cách làm việc cán nhân viên phòng chuyên nghiệp,có phân công rõ ràng công việc, với đạo kịp thời, hợp lý Tổng biên tập làm cho phận Báo hoạt động cách linh hoạt góp phần không nhỏ vào thành công Báo Thanh tra Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ Phòng Trị Báo Thanh tra,đặc biệt giúp đỡ Chuyên viên Chính- Thạc sĩ Phạm Thị Hơng, thầy cô đoàn thực tập giúp hoàn thành xuất sắc tập vừa qua Hà Nội ngày25 Tháng5Năm 2006 Sinh viên Lê Nh Việt 38 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tài liệu tham khảo Quyết định số 1192/QĐ/TTNN việc thành lập Báo Thanh tra ngày 10/11/1994 Quyết định số 180/BC- GPXB ngày 4/11/1993 Bộ văn hoá- Thông tin việc cấp giấy phép xuất báo chí Quyết định 882 QĐ/TTNN ngày 19/10/1999.Về việc chuyển Báo Thanh tra thành đơn vị nghiêp có thu Nghị định phủ 110/2004/NĐ/CP Ngày 08/4/2004 Về công tác văn th Giáo trình hành Văn phòng Học viện Hành Quốc gia 39 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Mục lục Lời mở đầu Chơng I Cơ sở lý luận công tác văn th I Tổng quan công tác văn th .1 Khái niệm công tác văn th Vị trí, ý nghĩa công tác văn th Những yêu cầu công tác văn th Hình thức tổ chức văn th II Lý luận chung khâu nghiệp vụ công tác văn th .5 Nghiệp vụ quản lý văn đến .5 Nghiệp vụ quản lý văn 10 Nghiệp vụ quản lý văn nội .13 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 14 Công tác lập hồ sơ 15 Chơng II Thực trạng công tác văn th Báo Thanh tra 17 I Giới thiệu Báo Thanh tra .17 Quá trình thành lập Báo Thanh tra 17 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn báo Thanh tra 18 II Thực trạng công tác văn th Báo Thanh tra 22 1.Quy trình xử lý văn đến Báo Thanh tra 23 Quy trình xử lý văn Báo Thanh tra 25 Quy trình xử lý văn nội Báo Thanh tra .26 Quản lý sử dụng dấu Báo Thanh tra .27 Quản lý lập hồ sơ 29 III Những mặt đạt đợc mặt tồn thực trạng công tác văn th Báo Thanh tra 30 Những mặt đạt đợc .30 Những mặt tồn 32 Chơng III Những kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn th Báo Thanh tra .34 Về mặt nhân lực 34 Về sở vật chất trang thiết kỹ thuật .35 Tổ chức phòng làm việc cán văn th 35 Về quan tâm lãnh đạo Báo 36 Kết luận .37 40 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 41 [...]... hành chính Nhà nớc Con dấu đợc giao cho một nhân viên Văn th quản lý việc sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nớc về quản lý con dấu Việc quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan, tổ chức đợc quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu Việc đóng dấu phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản Con dấu. .. tập tốt nghiệp Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng phải vào sổ chuyển văn bản Các cán bộ đơn vị, trong cơ quan khi nhận văn bản nội bộ đều phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản 4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác Văn th, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong... phân phối văn bản cho đơn vị và cá nhân, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết theo nội dung của văn bản ý kiến phân phối, giải quyết đợc ghi vào phiếu xử lý văn bản sau đó đợc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trong máy vi tính thông qua văn th Sau khi có ý kiến phân phối, giải quyết của ngời có thẩm quyền, văn bản đợc trả về bộ phận văn th và đợc đăng ký bổ xung vào cơ... quá trình quản lý con dấu trớc Trởng Phòng mình và lãnh đạo của Báo Thanh tra Đóng dấu văn bản : Đóng dấu văn bản là khâu cuối cùng của chu trình soạn thảo và ban hành văn bản cũng nh trớc khi văn bản đợc chuyển đi thì phải có dấu của cơ quan Báo Qua con dấu thì mới chứng minh đợc hiệu lực pháp lý của văn bản đó Do đó đóng dấu là khâu quan trọng trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của Báo... trên vào màn hình xử lý văn bản máy vi tính, văn th thực hiện lệnh xác nhận, máy tính sẽ tự động hiện số đến của văn bản vừa tiếp nhận; văn th làm công tác ghi số đến va ngày đến của văn bản, sau khi đăng ký xong văn th kẹp theo phiếu xử lý văn bản vào mỗi đầu văn bản và đa vào các ô tiếp nhận văn bản của từng chuyên viên trong phòng Phiếu xử lý văn bản là căn cứ để xử lý văn bản trong đó có ghi số văn. .. Khối phát hành văn bản, loại văn bản, số ký hiệu, ngày ký, nơi nhận văn bản, trích yếu nội dung, lĩnh vực, ngời thảo, ngời ký, độ mật, độ khẩn, số trang, số bản, ngày giờ phát hành công tác này do đồng chí văn th Đàm Thị Hạnh thực hiện d ) Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn bản sau khi đợc đóng dấu, sẽ đợc làm thủ tục phát hành văn bản .Văn bản sẽ đợc cho vào phong... loại văn bản hành chính Tuỳ theo tổng số văn bản và số lợng của mỗi loại văn bản của cơ quan tổ chức ban hành hàng năm mà lựa chọn các phơng pháp đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp Ngày, tháng của Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc Hội, Uỷ ban Thờng vụ Quốc Hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản đợc thông qua Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính... quan tổ chức 3 Nghịêp vụ quản lý văn bản nội bộ Những văn bản, giấy tờ, sổ sách dùng trong nội bộ cơ quan do chính cơ quan ban hành thì đợc gọi là văn bản nội bộ Văn bản nội bộ bao gồm các quyết định nhân sự, chỉ đạo, thông báo, giấy công tác, giấy mời, giấy giới thiệu của cơ quan Mỗi loại văn bản nội bộ khi phát hành phải vào sổ đăng ký, trong đó nêu rõ số, ký hiệu, ngày tháng năm, ngời ký trích yếu nội. .. mời họp nội bộ cơ quan, giấy giới thiệu hàng năm thì Báo cũng ban hành với số lợng văn bản nộ bộ tơng đối nhiều theo báo cáo tổng kết thì hàng năm văn bản nội bộ mà văn th phải đạm nhận là hơn 500 đầu văn bản và năm 2005 số văn bản nội bộ đã tăng lên 587 văn bản Quy trình sử lý văn bản nội bộ của Báo thì do Phòng Trị sự đảm nhận và cũng tuân thủ theo đầy đủ các quy định của Nhà nớc Trớc khi văn bản đợc... loại và xử lý Văn th làm công tác quản lý văn bản đến gồm 01 đồng chí ( Đàm Thị Hạnh) , sau khi tiếp nhận văn bản đến tiến hành phân loại sơ bộ thành 03 loại các văn bản gửi trực tiếp lãnh đạo, các văn bản yêu cầu hồ sơ, thủ tục xử lý công việc, sau khi phân loại xong, Văn th làm công tác bóc bì văn bản Văn bản đã đợc bóc bì sẽ đợc đóng dấu đến, sau đó Văn th làm công tác phân công từng loại văn bản ... tác văn th Nội dung công tác Văn th bao gồm nội dung sau: Xây dựng ban hành văn bản, tổ chức giải Văn đi, văn đến, văn nội bộ, tổ chức sử dụng, quản lý dấu công tác lập hồ sơ Nghiệp vụ quản lý văn. .. trị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan hệ hành Nhà nớc Con dấu đợc giao cho nhân viên Văn th quản lý việc sử dụng dấu theo quy định Nhà nớc quản lý dấu Việc quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức đợc... phải vào sổ chuyển văn Các cán đơn vị, quan nhận văn nội phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Tổ chức quản lý sử dụng dấu Tổ chức quản lý sử dụng dấu nhiệm vụ quan trọng công tác Văn th, lẽ dấu