Quản trị dự án xây dựng tại công ty TNHH TVN thăng long

Danh sách máy móc thiết bị hiện có của Công ty sử dụng Nước sản xuất Nguồn : Phòng vật tư Máy móc thiết bị tương đối đồng bộ và hiện đại, các máy móc đều đượcnhập từ các hãng của các nướ

LỜI MỞ ĐẦU

Công ty TNHH TVN Thăng Long đã có những sự phát triển khá mạnhtrong một số năm trở lại đây và đang trên đà phát triển cuả mình trên thịtrường xây dựng cơ bản Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc tìm hướngkhai thác thị trường xây dựng và phát triển quy mô thị trường, nâng cao chấtlượng sản phẩm và đã đạt được một số kết quả nhất định

Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH TVN Thăng Long, em đã rút

ra được một số bài học thực tế về thị trường, về doanh nghiệp, về quá trìnhlao động sáng tạo không mệt mỏi của người lao động để tồn tại và phát triểntrong một môi trường cạnh tranh cao, và khi vẫn còn đang là sinh viên củanhà trường, em thấy mình cần phải trau dồi hơn nữa về kiến thức, về đạo đức,

về ý trí và lòng yêu nghề, yêu cuộc sống, yêu công việc để khi nào thực sựbước vào đời em sẽ có một hành trang chắc chắn hơn, tự tin hơn để đối mặtvới khó khăn Những bài học mà em rút ra được tuy không nhiều nhưng rất có

ý nghĩa đối với một sinh viên tập sự như em

Kết thúc quá trình thực tập tổng hợp giới thiệu về Công ty, em mạnh

dạn viết đề tài: “Quản trị dự án xây dựng tại Công ty TNHH TVN Thăng Long”

Đề tài báo cáo thực tập gồm 3 chương, cụ thể:

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH TVN Thăng LongChương 2: Thực trạng quản trị dự án xây dựng tại Công ty TNHH TVNThăng Long

Chương 3: Một số giải pháp quản trị xây dựng tại Công ty TNHH TVNThăng Long

Báo cáo của em được hoàn thành nhờ sự hướng dẫn của giáo viên

PGS.TS Trần Việt Lâm cùng tập thể CBCNV trong Công ty TNHH TVN

Thăng Long Do trình độ hiểu biết của em còn hạn chế, nên báo cáo này cònnhiều thiếu sót, em rất mong được sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô.

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TVN THĂNG LONG

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH TVN Thăng Long

1.1 Lịch sử ra đời của Công ty

- Tên gọi bằng tiếng việt là: Công ty TNHH TVN Thăng Long

- Địa chỉ: Quận Đống Đa - Hà Nội

- Mã số thuế: 0104778700

- Giám đốc: Dương Anh Tuấn

- Cơ sở pháp lý: Công ty TNHH TVN Thăng Long là công ty chuyên sản

xuất vật liệu xây dựng và xây dựng các công trình dân dụng, kinh doanh độclập Do nền kinh tế thị trường và cơ cấu tổ chức của nhà nước về nền kinh tế thịtrường

Từ khi bắt đầu thành lập cho đến nay, Công ty có tư cách pháp nhân, kể

từ ngày được cấp đăng ký kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán độc lập,được sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy địnhcủa pháp luật và hoạt động theo điều lệ của Công ty TNHH TVN Thăng Long

và Luật Doanh nghiệp Công ty TNHH TVN Thăng Long quan niệm mộtthương hiệu mạnh và uy tín, muốn xây dựng thành công không thể thiếu yếu

tố con người Với công ty mỗi cán bộ công nhân viên của công ty đều là hạtnhân trong vai trò quản lý gánh vác, khi khởi điểm chỉ có 9 người trải qua 5năm phát triển số lượng nhân viên công ty đã có hơn 20 nhân viên với đội ngũnhân lực cao

Cùng với những bước đi nhảy vọt của nền kinh tế Việt Nam, Công tyTNHH TVN Thăng Long đã phát triển nhanh chóng theo thời gian, ngày càngtăng quy mô cả về chất lượng và số lượng Công ty Thăng Long đã mở rộngphạm vi hoạt động của mình ra các tỉnh thành trong cả nước trải dài từ Bắc

vào Nam và xu hướng vươn ra thị trường nước ngoài với các kênh phân phốichuyên nghiệp, cung cấp các sản phẩm có uy tín, hiệu quả và độ an toàn cao.

1.2 Các giai đoạn phát triển của Công ty

- Ngày 28/10/2010 Công ty vật liệu xây dựng Thăng Long ra đời, được

Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận kinh doanh và hoạt độngtrong lĩnh vực kinh doanh sản xuất vật liệu xây dựng phục vụ cho ngành xâydựng Quá trình phát triển tương đối mạnh

- Ngày 16/11/2011 Sở Kế hoạch và đầu tư đưa ra Quyết định số 72/QĐđổi tên công ty lần thứ nhất thành Công ty TNHH TVN Thăng Long, hoạtđộng trên tinh thần tích cực, bổ trợ các ngành nghề kinh doanh chính như sảnxuất vật liệu xây dựng, xây dựng các công trình dân dụng và phát triển từ đóđến nay

1.3 Ngành nghề kinh doanh của công ty

- Ngành nghề kinh doanh của Công ty

+ Kinh doanh các mặt hàng về vật liệu xây dựng

+ Thi công các công trình xây dựng, công nghiệp, dân dụng, giao thông,thuỷ lợi, san nền, hệ thống cấp thoát nước

+ Tư vấn giám sát các công trình xây dựng công nghiệp, dân dụng, giaothông, thuỷ lợi, hệ thống cấp thoát nước, san nền

+ Kinh doanh bất động sản

+ Vận tải hàng hoá liên tỉnh

2 Đánh giá các kết quả hoạt động của Công ty

2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh

Sau hơn 5 năm thành lập và đi vào hoạt động theo tiêu chí đề ra, hoạtđộng kinh doanh của công ty đạt những kết quả như sau:

Bảng 1: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty giai đoạn 2010-2014

Biểu đồ 1 Doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty giai đoạn 2010-2014

0 10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000 70.000

2010 2011 2012 2013 2014

Doanh thu Chi phí Lợi nhuận

Năm 2013 doanh thu của công ty đạt 54.043,6 triệu đồng, tăng 12,6%

so với năm 2012 (225,2 triệu đồng); chi phí tăng 11,65% hay 1.568,5 triệuđồng nhưng lợi nhuận lại tăng chậm, chỉ đạt 699,9 triệu đồng tức là tăng10% hay tăng 63,2 triệu đồng Như vậy đây là năm doanh thu tăng mạnh hơnchi phí nhưng thực tế lợi nhuận laị tăng chậm Nguyên nhân của kết quả trên

là do thuế và cac khoản giảm trừ doanh thu đồng thời do giá vốn của mặthang bán tăng khá mạnh Hai khoản này là các khoản chủ yếu làm cho lợinhuận của công ty không tăng cân xứng với doanh thu và chi phí

Năm 2014 doanh thu của công ty đạt 66.054,4 triệu đồng tăng 5,01%tức là tăng 2.10,6 triệu đồng so với năm 2013 Chi phí tăng từ 5.042, 2 triệu

Đơn vị: Triệu đồng

đồng năm 2013 lên 6.676, 4 triệu đồng năm 2014 tức là tăng 633,9 triệuđồng hay tăng 11,1% Lợi nhuận trong năm này lại tăng 7,02% so với năm

2013 Như vậy năm 2014 mức tăng doanh thu chỉ bằng 1/3 so với mức tăngcủa năm 2013 so với 2012 Tuy nhiên mức của lợi nhuận lại tăng nhiều hơnmức tăng của doanh thu, song so với chi phí thì mức tăng này vẫn chậm.Nguyên nhân của việc lợi nhuận năm 2014 tăng nhiều hơn năm 2013 là docông ty có giá vốn hàng bán cũng như thuế và các khoản giảm trừ doanh thutăng ít hơn Do đó công ty kinh doanh vẫn đảm bảo lợi nhuận được tăng

Bảng 2: Nguồn vốn của công ty giai đoạn 2010-2014

Đơn vị: 1.000 đồng

2010

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

Vốn vay 978,652 2,053,641 2.251.486 3.329.125 5.302.254Vốn chủ sở hữu 2,557,537 3,022,494 4.869.389 6.027.669 5.378.877

Biểu đồ 2: Cơ cấu nguồn vốn của công ty giai đoạn 2010-2014

(đơn vị: 1.000 đồng)

0 1.000 2.000 3.000 4.000 5.000 6.000 7.000

2010 2011 2012 2013 2014

Vốn vay vốn chủ sở hữu

Về nguồn vốn, phần nguồn vốn chủ sở hữu chiếm tỷ lệ khá tương ứng,năm 2010 chiếm 57%, năm 2011 chiếm 63%, năm 2012 chiếm 68,38%, năm

2013 chiếm 64,42%, năm 2014 chiếm 50,35%, Công ty huy động vốn chủ yếu

bằng vay nợ ngân hàng Vay nợ nhiều là một mặt không tốt đối với Công ty

do Công ty phải gánh khoản tiền lãi hàng năm Tuy nhiên, Công ty lại có thể

sử dụng khoản tiền vay đó để thực hiện những hoạt động khác mang lại lợinhuận cho Công ty Công ty nên cân đối khoản tiền vay này sao cho phù hợp

để tăng Nguồn vốn chủ sở hữu Công ty cần tích cực hơn nữa trong việc huyđộng vốn của các cổ đông sáng lập và bộ công nhân viên trong công ty

Bảng 3: Thu nhập bình quân của nhân viên/tháng giai đoạn 2010-2014

Đơn vị: Triệu đồng

2010

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

2010 2011 2012 2013 2014

Thu nhập/người/tháng (đơn vị:

triệu đồng)

Về thu nhập của cán bộ công nhân viên trong Công ty ta thấy năm 2012

là 4.500.000 đồng/người/tháng với mức tăng là 500.000 đồng/người/tháng,tương ứng với tỷ lệ tăng 8% Năm 2013 mức lương tăng lên đến4.800.000đ/người/tháng và đến năm 2014 là 6.200.000đồng/ng/tháng Nhưvậy Công ty đã chú trọng vào việc trả lương cho người lao động và nâng cao

đời sống cho các cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty, từ đó thúc đẩyhoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao.

Điều này cho biết quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty là đạthiệu quả

Phân tích hiệu quả kinh doanh của Công ty qua hê thống các chỉ tiêuphản ánh một cách tổng quát nhất toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh củaCông ty

2.2 Đánh giá các kết quả hoạt động khác

Trong công tác thi đua của ngành xây dựng nói chung và của Công tynói riêng, Công ty đã nêu cao được tinh thần thi đua trong công việc, mỗiphòng ban đều đưa ra quy định chung và rất rõ ràng về mức thưởng trong cáchoạt động thi đua: Đi làm đủ giờ, làm them giờ, kinh doanh theo %, để độngviên tinh thần các lao động trong công ty hăng say và làm tốt công việc củamình hơn

Ngoài ra Công ty còn tích cực tham gia các phong trào của ngành, củathành phố đưa ra, ví dụ như: Giải cầu lông ngành Xây dựng Thành phố HàNội, công ty đã đạt giải 3 trong khối doanh nghiệp xây dựng

3 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Bộ máy quản lý của công ty được sắp xếp theo hướng tinh giảm, gọnnhẹ, xóa bỏ những khâu trung gian không cần thiết, sát nhập các phòngban theo hướng tinh gọn kịp thời đáp ứng cho nhu cầu kinh doanh cũngnhư đòi hỏi của cơ chế quản lý và tác động của cơ chế thị trường Các bộphận trong bộ máy quản lý có quan hệ chặt chẽ với nhau với những chứcnăng và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu chung của công ty

Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Giám đốc

(Nguồn: Phòng Quản lý nhân viên kinh doanh)

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

* Ban giám đốc gồm: Gồm 3 người

- Giám đốc: Là người đứng đầu trong bộ máy công ty, chịu trách nhiệm

cao nhất, là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty Quản lý

và điều hành mọi hoạt động chung của công ty

- Phó giám đốc: gồm 2 người, có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc, thay mặt

Giám đốc điều hành công việc khi cần

 Phó giám đốc tài chính:

- Tham gia điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, và

ký kết các hoạt động kinh tế theo luật định

- Tham mưu cho Giám đốc về việc bảo toàn và sử dụng nguồn vốn của Côngty

- Quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực tài chính của Công ty

 Phó giám đốc kinh doanh:

- Tham gia điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Tiếp thị tìm kiếm các nguồn hàng

Phó giám đốc Kinh doanh

Phòng bán hàng

Phòng

kế

toán

Phòng Marketing

quản lý Nhân viên KD Phó Giám đốcTài

chính

- Quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực kinh doanh của Công ty.

* Các phòng ban:

 Phòng kế toán:

- Chức năng: Tham mưu giúp Ban giám đốc chỉ đạo quản lý điều hànhcông tác kinh tế tài chính và hạch toán, xúc tiến huy động tài chính và quản lýcông tác đầu tư tài chính, thức hiện và theo dõi công tác tiền lương, tiềnthưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ chính sách đối với ngườilao động Thanh quyết toán các chi phí hoạt động, chi phí phục vụ kinhdoanh

+ Quản lý mọi khoản thu chi, thanh toán tiền lương, tiền thưởng chongười lao động, tính toán trích nộp đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách.+ Bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán tài chính, giữ bí mật các tài liệu và

số liệu này, cung cấp khi có yêu cầu của Ban giám đốc

+ Khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng

+ Phân đoạn thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu của sản phẩm

+ Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thịtrường mong muốn.

+ Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống của sản phẩm): Ra đời, phát triển, bãohòa, suy thoái và đôi khi là hồi sinh

+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing như: 4P ( sảnphẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị) và 4C ( nhu cầu, mong muốn, tiện lợi, vàthông tin)

 Phòng quản lý nhân viên kinh doanh:

- Có nhiệm vụ giới thiệu, tiếp thị về tác dụng và chức năng của các mặthàng mà công ty kinh doanh tới khách hàng có nhu cầu cũng như khách hàngtiềm năng

- Báo đơn hàng về phòng bán hàng

4 Các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu ảnh hướng đến công tác quản trị dự án xây dựng của Công ty

4.1 Đặc điểm về lao động của Công ty

Yếu tố con người được Công ty coi trọng, luôn được bổ sung, đào tạonâng cao nghiệp vụ một cách thường xuyên Kế thừa và phát huy truyềnthống đó, công ty rất quan tâm đến việc xây dựng đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật, cán

bộ quản lý giỏi và đội ngũ công nhân có tay nghề cao, kỹ thuật chuyên sâu

Đội ngũ đại học và trên đại học, lực lượng này phần lớn làm việc ở cácphòng ban, các dự án Công ty, bộ phận lãnh đạo, ở các bộ phận kiểm tra,giám sát ở các công trình Có thể nói, sự phát triển của Công ty cần có chiếnlược để đào tạo và đào tạo lại lực lượng này, tạo môi trường làm việc tốt nhất

để cho lực lượng phát huy sở trường của mình

Bảng 4: Số liệu nguồn nhân lực Công ty

(Nguồn: phòng kế hoạch) Theo tin từ phòng nhân sự cho biết tính đến 12/2014 tổng số cán bộ côngnhân viên của Công ty là : tăng 150 so với tháng 12/2010 Trong những nămqua cùng với sự tăng trưởng về sản xuất đội ngũ cán bộ công nhân viên củaCông ty TNHH TVN Thăng Long cũng không ngừng lớn mạnh Hiện nayCông ty TNHH TVN Thăng Long có đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm đãđược thử thách qua nhiều dự án và đội ngũ cán bộ kỹ thuật vứi chuyên mônvững vàng có khả năng khai thác, ứng dụng hiệu quả các tiến bộ kỹ thuật.Ngoài ra, Công ty TNHH TVN Thăng Long còn đầu tư, đào tạo và tuyểnchọn đội ngũ công nhân lành nghề luôn sẵn sàng mọi nhiệm vụ được giao Năm 2012 số lao động của Công ty là 17 người, đến năm 2014 đã tănglên là: 23 người (chưa kể công nhân hợp đồng) như vậy phản ánh phần nàohoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Số người tăng lên như vậy có thể

do Công ty đạt thêm nhiều hợp đồng, các công trình đi vào thi công, quy môhoạt động kinh doanh của Công ty được mở rộng

Nhìn vào bảng số liệu trên, số cán bộ công nhân viên chuyên nghiệptrực tiếp sản xuất chiếm lớn nhất trong tổng số lao động của Công ty bởi vậy

việc tuyển chọn loại lao động này và quản lý không hợp lý sẽ ảnh hưởng rấtlớn đến chất lượng công trình cũng như uy tín của Công ty, lực lượng laođộng này với trình độ văn háo không cao, không đồng đều, ý thức kỷ luậtkhông cao, không thực hiện chấp hành đúng quy trình không đảm bảo ảnhhưởng đến tiến bộ thi công công trình làm chất lượng công trình không đảmbảo ảnh hưởng đến hình ảnh của Công ty Để khắc phục điểm yếu đó thì Công

ty đặc biệt là cán bộ quản lý trực tiếp từng bộ phận phải thường xuyên nhắcnhở cũng như mở lớp nhận thức an toàn lao động nâng cao lực lượng laođộng này

Tại Công ty TNHH TVN Thăng Long gồm bộ máy quản trị được tổ chứctheo mô hình trực tuyến chức năng Ban giám đốc luôn luôn phối hợp chặtchẽ với các phòng (ban) chức năng trực tiếp điều hành sản xuất cùng với độitrưởng của các đội Đồng thời các phòng (ban) và các đội công trình phải cótrách nhiệm phối hợp chặt chẽ với nhau thực hiện nhiệm vụ được giao vàtham mưu cho Ban giám đốc Với bộ máy quản trị trực tuyến chức năng nhưvậy nên việc đưa ra quyết định về công tác quản trị nói chung và quản trị dự

án xây dựng nói riêng khá nhanh gọn, chính xác không phải thông qua quánhiều khâu trung gian và các thủ tục hành chính rườm rà Mặt khác, các cán

bộ quản lý của Công ty đều có trình độ đại học và có nhiều năm kinh nghiệmtrong lĩnh vực sản xuất cũng như điều hành sản xuất, họ rất chú trọng tiếp thucông nghệ, kỹ thuật sản xuất mới và phát động các phong trào thi đua sángtạo công nghệ khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động Nhânviên văn phòng đều từ trung cấp trở lên, chính vì vậy mà công tác quản trị dự

án xây dựng tại Công ty luôn diễn ra thuận lợi

4.2 Đặc điểm về thị trường nguyên vật liệu

Là công ty sản xuất kinh doanh trong nghành nghề xây dựng, chi phínguyên vật liệu chiếm tỉ trọng rất cao trong toàn bộ chi phí của công trình

Chính vì vậy thị trường nguyên vật liệu ảnh hưởng rất lớn tới công tác quảntrị dự án xây dựng của công ty thông qua chủng loại và giá cả thị trường Dođặc điểm sản xuất nhìn chung nguồn nguyên vật liệu phục vụ sản xuất củacông ty được bán rất nhiều trên thị trường Điều này giúp cho công ty dễ dàngtìm người cung ứng, nhờ đó giảm giá thành sản xuất sản phẩm, đảm bảo chấtlượng nguyên vật liệu trong vận chuyển, bảo quản, sử dụng Vì vậy hạn chếđược lượng nguyên vật liệu hư hỏng kém phẩm chất, góp phần sử dụng hợp lýtiết kiệm nguyên vật liệu Thậm chí đối với những loại nguyên vật liệu nhưgạch, đá, cát, sỏi… Công ty thường không phải tìm kiếm người cung ứng màngược lại người cung ứng tự tìm đến Công ty – việc còn lại là Công ty lựachọn người cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng, phù hợp yêu cầucủa công trình Đối với loại nguyên vật liệu như xăng, dầu mang tính độcquyền Công ty cũng đã có hợp đồng dài hạn nên nguồn vật liệu được cungứng khá ổn định Như vậy, yếu tố thị trường đóng vai trò quan trọng và ảnhhưởng rất lớn đến công tác quản trị dự án xây dựng.

Để đẩy nhanh việc tiến độ các hạng mục công trình, đồng thời nâng caochất lượng của các sản phẩm, Công ty đã đầu tư nhiều máy móc thiết bị thicông hiện đại, phù hợp với công nghệ mới, có hiệu quả cao cho công tác xử lýnền móng, sử dụng bê tông thương phẩm, đồng bộ với các loại máy đào, xúc,

ủi, nhằm tăng tỷ trọng cơ giới hoá trong ngành xây dựng, nâng cao năng suấtlao động, năng lực sản xuất

Bảng 5 Danh sách máy móc thiết bị hiện có của Công ty

sử dụng

Nước sản xuất

(Nguồn : Phòng vật tư) Máy móc thiết bị tương đối đồng bộ và hiện đại, các máy móc đều đượcnhập từ các hãng của các nước có trình độ khoa học kỹ thuật phát triển mạnhnhư Nga, Mỹ , Nhật, Hàn Quốc… Các thiết bị máy móc đều được nhập mới,với thiết bị hiện đại như vậy góp phần vào thành công của Công ty, giúp công

ty thực hiện được mục tiêu đã đề ra trở thành “ Nhà thầu chuyên nghiệp”.Cùng với đội ngũ cán bộ trẻ công nhân viên, có trình độ và kinh nghiệm giúpcho Công ty thi công đúng tiến bộ, nâng cao năng suất lao động, làm giảm chiphí thiệt hại góp phần khẳng định vị thế của Công ty trên thị trường trong vàngoài nước

4.4 Đặc điểm về quy trình sản xuất thi công xây lắp

Do đặc thù của hoạt động xây dựng cơ bản nên thời gian để hoàn thànhsản phẩm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào công trình, hạng mục công trình có quy

mô lớn, nhỏ khác nhau Đối với mỗi công trình sau khi trúng thầu hoặc đượcchỉ định thầu, công ty huy động máy móc, con người san lấp và giải phóngmặt bằng chuẩn bị cho quá trình thi công Từ các nguyên vật liệu như sắt,thép, đá, xi măng, gạch, sỏi, phụ gia bê tông dưới sự tác động của máy móc

và bàn tay con người sau một thời gian tiến hành thi công sẽ tạo ra sản phẩmxây lắp thô

Sơ đồ 2 Quy trình sản xuất thi công xây lắp

Là công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nên thời gian đểhoàn thành sản phẩm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào công trình, hạng mục côngtrình có quy mô lớn, nhỏ khác nhau Đối với mỗi công trình sau khi trúngthầu hoặc được chỉ định thầu, công ty huy động máy móc, con người san lấp

và giải phóng mặt bằng chuẩn bị cho quá trình thi công Từ các nguyên vậtliệu như sắt, thép, đá, xi măng, gạch, sỏi, phụ gia bê tông dưới sự tác độngcủa máy móc và bàn tay con người sau một thời gian tiến hành thi công sẽ tạo

ra sản phẩm xây lắp thô Sau đó qua thời gian hoàn thiện dưới sự hỗ trợ củamáy mài, máy cắt sản phẩm xây lắp thô sẽ được hoàn thiện thành sản phẩmxây lắp hoàn chỉnh Trong quá trình thi công, các đội trực tiếp thi công theo

dự toán đã duyệt Các đội phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và công ty về

độ an toàn lao động và chất lượng công trình Sau khi công trình đã hoànthành sẽ được tiến hành nghiệm thu và bàn giao công trình cho chủ đầu tư

Bàn giao

Thi công máy

Thi công ph ần khung bê tông, cốt thép và mái nhà Gia cố nền

Nghiệm thu

Đào móng

 Quy mô dự án

- Địa điểm xây dựng : Khu tập thể NiCoLa – Liên Ninh

- Quy mô dự án:

+ Nhà B4: Diện tích khu đất: 3560 m2; Diện tích xây dựng: 2100 m2

Số đơn nguyên: 2 đơn nguyên 24 và 11 tầng + 1 tầng hầm + bổ sung thêm 2tầng kinh doanh, dịch vụ công cộng; Tổng diện tích sàn xây dựng khoảng:15.630 m2

- Tổng mức đầu tư: Nhà B4: 210,439 tỷ VNĐ (Dự kiến)

b) Dự án đầu tư xây dựng công trình Trung tâm thương mại-văn phòng vàdịch vụ công cộng Văn Điển

 Quy mô của dự án

- Địa điểm xây dựng: Khu tái định cư khu công nghiệp Văn Điển

- Quy mô dự án: Đầu tư xây dựng mới toàn bộ công trình, cao 5-6 tầng với :

+ Diện tích khu đất: 8,753 m2

+ Diện tích xây dựng: 3,784 m2

+ Mật độ xây dựng: 43,2%

- Tổng mức đầu tư (Dự kiến): 250 tỷ đồng

c Dự án công trình : “ Khu văn phòng và nhà ở cao cấp Vinaconex-1”

Địa điểm công trình : Phường Trung hòa - Quận Cầu Giấy - Thành phố Hà Nội

Quy mô đầu tư :

● Tổng diện tích chiếm đất của dự án là 10.453,44 m2

● Diện tích xây dựng : 4181,37 m2

● Diện tích đường giao thông và cây xanh : 5.262,06 m2

● Tổng diện tích sàn : 88,252 m2

+ Tầng nổi chức năng ở, văn phòng, công cộng : 64.358 m2

+ Tầng kỹ thuật : 5.313 m2

+ Tầng hầm : 18.851 m2

● Mật độ xây dựng : 39,99%

● Hệ số sử dụng đất : 5,99 lần

● Diện tích các căn hộ điển hình trung bình : từ 126 m2 đến 216 m2

● Số lượng căn hộ : 285 căn

● Diện tích sàn dịch vụ kinh doanh ; 2.142 m2

● Tổng mức đầu tư dự kiến đã bao gồm cả lãi vay trong thời gian xây dựng vàthuế VAT : 981.585.224.542 tỷ

1.2 Đặc điểm các dự án đầu tư của Công ty

- Các dự án đầu tư xây dựng của Công ty là các dự án đầu tư xây dựng cơ

bản, tập trung chủ yếu vào lĩnh vực xây dựng nhà ở, trung tâm thương mại với mục đích nâng cao lợi nhuận, phát triển Công ty, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng của đất nước

- Các dự án đầu tư của Công ty có tổng mức vốn đầu tư lớn, phức tạp về mặt

kỹ thuật, thời gian thực hiện dài, khả năng huy động vốn tương đối chậm.

- Các dự án Công ty tham gia hầu hết dưới hình thức liên doanh nhà thầu, do

đó cần có biện pháp hợp tác, chia sẻ giữa các thành viên đến từ nhiều đơn vị khác nhau trong Ban quản lý để đảm bảo hiệu quả công việc.

- Do là dự án đầu tư xây dựng, thi công lắp đặt máy móc tại một vị trí được

xác định trước, đòi hỏi sự lao động liên tục và môi trường làm việc khắc nghiệt nên tiến độ thi công dự án chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như môi trường, khí hậu, địa hình, công nghệ, nguồn nhân lực…tạo nên các khó khăn và rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án Điều này khiến Công ty phải đặt ra các biện pháp quản lý rủi ro cho phù hợp với từng dự án cụ thể.

- Các dự án sau khi hoàn thành được đưa vào vận hành và sử dụng trong thời

gian dài Khi đó các vấn đề hậu dự án phát sinh đòi hỏi Công ty với vai trò trực tiếp quản lý dự án phải có các biện pháp quản lý chất lượng cũng như giám sát, xử lý các sai xót xảy ra đối với dự án của mình Để hạn chế những vấn đề phát sinh này, Công ty cần tổ chức, quản lý, giám sát thi công hết sức chặt chẽ và cẩn thận, tùy thuộc vào các yếu tố ảnh hưởng để xây dựng biện pháp quản lý, lập lịch trình thi công, lựa chọn công nghệ kỹ thuật phù hợp cho mỗi dự án

- Các công việc của dự án đều có một khối lượng lớn các công việc thành phần

với biện pháp, kỹ thuật thi công khác nhau, xây dựng theo từng hạng mục công trình Nó đòi hỏi sự quản lý và kết hợp chặt chẽ của Ban quản lý với các đối tượng

có liên quan trong suốt quá trình thực hiện dự án như đội xây dựng, nhà tài trợ, nhà

tư vấn, nhà thiết kế, nhà cung ứng…Thông qua đó đáp ứng đúng theo tiêu chuẩn kỹ thuật, tiến độ xây dựng và chi phí thực hiện đó được đề ra.

1.3 Quy trình quản lý dự án

a/ Mục đích xây dựng quy trình quản lý dự án tại công ty

- Bảo đảm đầu tư xây dựng theo định hướng phát triển của Công ty, nâng cao

được kỹ thuật, chất lượng, tiến độ và sử dụng chi phí hợp lý.

- Giúp thực hiện dự án đầu tư theo đúng trình tự các bước, tạo sự dễ dàng

trong việc quản lý, giám sát toàn bộ dự án đầu tư, mang lại hiệu quả cao trong công cuộc đầu tư

- Nhằm kiểm soát quá trình thiết lập và triển khai một dự án từ khi bắt đầu đến

khi kết thúc để đạt yêu cầu của khách hàng, giúp dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong khuôn khổ những chi phí cho phép và đạt một tiêu chuẩn cần thiết mà Công ty đặt ra

- Quy trình này giúp cho việc triển khai thực hiện dịch vụ tư vấn quản lý dự án

đầu tư xây dựng công trình của Công ty được thuận lợi, nhằm thỏa mãn cao nhất những yêu cầu của khách hàng trong các hợp đồng tư vấn quản lý dự án, từ đó giúp nâng cao khả năng huy động vốn và sử dụng vốn hiệu quả hơn.

b/ Phạm vi áp dụng của quy trình quản lý dự án

Đây là một quy trình quản lý dự án khung bao quát mà Công ty đã xây dựng

để áp dụng cho các dự án đầu tư vừa và lớn Dựa vào quy trình này và các điều

kiện thực tế của từng dự án như quy mô, tính chất, kỹ thuật…Ban quản lý dự án sẽ viết quy trình cụ thể phù hợp và khả thi nhất cho dự án do mình phụ trách.

Trường hợp dự án có nhiều nhà thầu liên danh thì Ban quản lý dự án sẽ được lập trên cơ sở các cán bộ chuyên trách của các nhà thầu.

Xin giao đất hoặc thuê đất (đối với dự án có sử dụng đất)

-Công ty và các đơn vị thành viên sẽ tiến hành làm các thủ tục cần thiết và

hoàn thiện hồ sơ để xin giao đất , thuê đất hay chuyển đổi mục đích sử dụng đất -Việc thu hồi đất , giao nhận đất tại hiện trường phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về đất đai

-Phòng kế hoạch-kinh doanh sẽ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị thực hiện các thủ tục xin được giao đất, thuê đất hoặc chuyển đổi mục đích sử dụng đất cho

Thiết kế kỹ thuật và dự toán công trình:

- Do Tổng công ty thiết kế Sau đó tổ chức một cuộc họp đánh giá các mặt chuyên môn của từng phòng ban sau đó đưa vào thiết kế hiệu chỉnh Trình lên công

ty phê duyệt đầu tư, thết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công, dự toán giá.

- Công tác này được thực hiện theo quy trình ISO số 14 về kiểm tra và trình duyệt thiết kế và quy trình ISO số 21 về xây dựng và quản lý định mức , đơn giá xây dựng công trình.

Đấu thầu mua sắm thiết bị công nghệ và xây lắp:

- Những yêu cầu cơ bản do công ty lập hồ sơ Phòng kế hoạch sẽ kiểm tra tính pháp lý hồ sơ mời thầu và công bố phát hành trên báo bán hồ sơ mời thầu Chọn được nhà thầu.Thành lấp ban thẩm định sau đó xuống phòng kế hoạch lập hợp đồng đưa sang phòng đầu tư và tiến hành thi công

- Công tác đấu thầu mua sắm thiết bị công nghệ và xây lắp thực hiện theo quy trình ISO số 17 về đấu thầu mua sắm thiết bị và quy trình ISO số 20 về đấu thầu và

ký kết hợp đồng kinh tế

Tiến hành thi công xây lắp:

Quy trình tiến hành thi công xây lắp được thực hiện theo quy trình ISO số 13

về lập và quản lý tiến độ thi công công trình xây dựng, quy trình ISO 15 về kiểm soát chất lượng công trình xây dựng, quy trình ISO số 16 về quản lý vật tư , phụ tùng trong xây lắp và quy trình ISO 18 về quy trình thực hiện công tác bảo hộ lao động

Quản lý kỹ thuật , chất lượng thiết bị và chất lượng xây dựng:

-Công ty sẽ giao cho ban kiểm tra hàng, thiết bị đánh giá bề ngoài của thiết bị sau đó lắp thiết bị lên đưa vào xưởng sửa chữa thiết bị đó đat tiêu chuẩn thì cho vào vận hành nếu không đạt tiêu chuẩn thì trả lại cho nhà cung cấp

-Được thực hiện theo nghị định số 2009/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng kết hợp với quy trình ISO số

08 về quản lý thiết bị và luật đầu tư 2005

Nghiệm thu, bàn giao công trình:

Thực hiện theo điều 47, 51 của nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 8/71999, theo khoản 16, điều 1 của nghị định 12/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 của chính phủ ban hành sửa đổi, bổ sung quy chế quản lý đầu tư và xây dựng quyết định số 18/2003/NĐ-BXD ngày 27/6/2003 của bộ xây dựng về việc ban hành quy định quản

lý chất lượng công trình theo quy trình kiểm soát chất lượng công trình xây dựng , cùng luật đầu tư 2005

Quyết toán công trình:

- Chủ đầu tư sẽ có trách nhiệm quyết toán vốn đầu tư , ngay sau khi công trình bàn giao và đưa vào khai thác , sử dụng theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quyết định đầu tư

- Việc quyết toán công trình được thực hiện theo điều 56 của nghị định 52/1999/NĐ-NP ngày 8/7/1999.Kết hợp với thông tư số 45/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của bộ tài chính hưỡng dẫn quyết toán vốn đầu tư và các văn bản hưỡng dẫn thi hành luật đầu tư 2005

Đánh giá về mô hình và quy trình quản lý dự án

Về mô hình quản lý dự án, Công ty đã áp dụng linh hoạt các hình thức mô

hình quản lý dự án vào từng dự án cụ thể Việc lựa chọn mô hình phụ thuộc vào tính chất của dự án và khả năng quản lý của Công ty Sự lựa chọn mô hình nhìn chung khá hợp lý Điều này góp phần cho công tác quản lý diễn ra thuận lợi, trôi chảy và phù hợp với từng dự án Một mô hình quản lý hay cách thức vận hành, điều phối phù hợp là điều kiện cốt lõi để quản lý dự án thành công

Công ty thường thực hiện các công trình bằng cách cùng với một số nhà thầu khác thành lập liên danh, điều này xuất phát từ quy mô của Tổng công ty và Công

ty còn chưa lớn mạnh Tuy nhiên, điều này lại tạo điều kiện cho Công ty tiếp cận với các công trình có giá trị lớn, vừa tạo thêm nguồn thu đồng thời có điều kiện tiếp thu học hỏi các đơn vị bạn về kỹ thuật thi công xây lắp cũng như quản lý vận hành

dự án Hình thức liên danh nhà thầu cũng là một hình thức nhắm san sẻ rủi ro cho các nhà thầu khi mà nhiều nhà thầu cùng thực hiện một dự án Điều này cũng làm giảm rủi ro của dự án khi mà có thể huy động được nguồn lực và kinh nghiệm từ nhiều đơn vị khác nhau.

Tuy nhiên, do tiềm lực của Công ty còn hạn chế nên các công trình mà dự án đảm nhận thường chỉ là một phần công việc hoặc một gói thầu trong tổng thể dự án Công ty chỉ tham gia một phần vào Ban quản lý dự án, tùy thuộc vào tỉ lệ giá trị phần công việc mà Công ty đảm nhận trong toàn bộ dự án Việc này dẫn đến Công

ty không thể bao quát hết được tổng thể dự án hoặc có thể chịu sự phụ thộc điều phối, phân công lại của các đơn vị có phần công việc chiếm tỷ lệ lớn trong toàn bộ

dự án Điều này hạn chế sự chủ động, linh hoạt trong sắp xếp, triển khai công việc của Công ty

Về quy trình quản lý, Quy trình này được Công ty xây dựng theo các quy định

hiện hành của pháp luật, các bước thực hiện khá chi tiết, đầy đủ theo các giai đoạn chuẩn bị, thực hiện và kết thúc dự án đầu tư Vỡ vậy, trong quá trình thực hiện dự

án, các thành viên quản lý đã từng bước thực hiện theo quy trình đã đề ra, đảm bảo tuân thủ theo đúng các tiêu chuẩn đầu tư xây dựng công trình do nhà nước mà cụ thể là Bộ Xây dựng ban hành Điều này giúp đơn vị quản lý giám sát dự án nhanh chóng và thuận lợi và đạt hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, quy trình quản lý này còn khá đơn giản và sơ lược, chỉ mới tập

trung vào trình tự của các bước công việc lớn, đồng thời chưa làm rị được mối liên

hệ chặt chẽ giữa các bước công việc với nhau Các dự án mà hiện nay Công ty đang thực hiện đều là các dự án đầu tư xây dựng hiện đại, có quy mô lớn và kỹ thuật phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp, liên kết chặt chẽ về công việc quản lý của các phòng, ban Công ty với Ban quản lý, tổ chức tư vấn Tuy nhiên quy trình quản lý do Công

ty đề ra chưa đảm bảo tốt điều này Các bước thực hiện chỉ nêu lên sự kết hợp quản

lý giữa Giám đốc Ban quản lý với các thành viên riêng lẻ (kỹ sư dự án, kỹ sư giám sát, kỹ sư kiểm định) mà chưa có sự phối hợp với các phòng, ban chuyên môn trong công tác quản lý cũng như sự điều phối nhân lực từ các phòng chức năng Vì vậy, chưa tạo được sự đồng bộ, thống nhất về nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị, thành viên trong việc tham gia quản lý dự án Đây chính là nguyên nhân gây ra sự chồng chéo, phức tạp trong quản lý một số dự án đầu tư của Công ty hiện nay.

1.4 Thực trạng quản lý dự án theo nội dung tại công ty

1.4.1 Lập kế hoạch tổng thể

Quản lý tổng thể hay lập kế hoạch tổng thể là một trong những chức năng cơ bản của quản lý dự án Lập kế hoạch tốt cho phép đảm bảo được mục tiêu, đảm bảo được trình tự công việc, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực cũng như tăng cường công tác theo dõi, kiểm soát Thực tế cho thấy rằng nhiều dự án thất bại do không

có kế hoạch cụ thể hoặc kế hoạch không đúng Kế hoạch tổng thể của dự án gồm các bước như : xác định mục tiêu, xác định công việc, tổ chức, xác định kế hoạch tài chính và nguồn lực, lập kế hoạch tiến độ, kế hoạch kiểm soát.

Xác định mục tiêu

↓ Xác định công việc

↓

Tổ chức

↓ Xác định kế hoạch tài chính và nguồn lực

↓ Lập kế hoạch tiến độ

↓ Lập kế hoạch kiểm soát

Để công tác quản lý tổng thể dự án đạt hiệu quả, đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra và có giải pháp xử lý kịp thời, Công ty đã xây dựng cho mình quy trình quản lý kế hoạch khá logic và rõ ràng.

Theo đó, đối với dự án đầu tư, trước tiên Giám đốc Công ty sẽ yêu cầu các đơn vị liên quan lập bản kế hoạch tổng quan cho dự án, bao gồm việc xác định mục đích, mục tiêu của dự án, các công việc và cách thức để hoàn thành mục đích, mục tiêu đó; thực hiện kế hoạch và quản lý những thay đổi Vì mục tiêu của các dự án là hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách, cung cấp hiệu quả yêu cầu, mong muốn về mặt chất lượng, kỹ thuật được chấp nhận của nhà tài trợ hay khách hàng, nên trong quá trình lập kế hoạch, các cán bộ phụ trách quản lý sẽ phải nghiên cứu, thu thập thông tin để xác định rõ mục tiêu của dự án, cách thức hay phương pháp thực hiện dự án đó, những ai tổ chức và chịu trách nhiệm thực hiện và thời gian thực hiện cho từng công việc của dự án Mục đích chính của quá trình lập kế hoạch mà Công ty vạch ra chính là để tránh các vấn đề rắc rối, rủi ro trong quá trình thực hiện dự án sau này.

Quy trình quản lý kế hoạch

Thực tế, công tác lập kế hoạch quản lý dự án ở Công ty rất được chú trọng Bản kế hoạch dự án sau khi được Giám đốc Công ty phê duyệt, nhà tài trợ, nhà tư vấn ký kết hoàn tất thì mới được chuyển sang quá trình thực hiện Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin với những đối tượng liên quan dự án cũng như hướng dẫn cán bộ, đơn vị quản lý dự án thực hiện và kiểm soát dự án chặt chẽ và hiệu quả Với kế hoạch dự án tiến triển qua những giai đoạn liên tiếp trong vòng đời của dự án, cán bộ quản lý sẽ cập nhật mỗi khi có những thay đổi quan trọng trong dự án Tuy nhiên, hiện nay công tác lập kế hoạch dự án của Công ty vẫn chưa đạt hiệu quả cao do :

- Lượng thời gian và tiền bạc mà Công ty dành cho quá trình lập kế hoạch chưa hợp lý so với các công việc khác trong toàn bộ quá trình quản lý kế hoạch.

- Bản kế hoạch dự án được xây dựng lại tập trung vào số lượng hơn là về chất lượng, mới đưa ra nội dung kế hoạch chung chung, tổng quát, tương tự nhau mà

chưa vạch ra được kế hoạch cụ thể, chi tiết, có tính đặc trưng riêng của từng giai đoạn thực hiện dự án Đây cũng là nguyên nhân tại sao các dự án đầu tư của Công

ty không đạt được sự thành công cao

Trên thực tế, lập kế hoạch là một kỹ năng mà nhiều thành viên trong bộ phận quản lý của Công ty nghĩ rằng đã có đủ kinh nghiệm, kỹ năng Song rất ít người hoàn thành tốt công việc này Bản thân lập kế hoạch là một công việc đòi hỏi kỹ năng và chuyên môn sâu, đặc biệt để xây dựng một bản kế hoạch dự án toàn diện là một trong những công việc khó khăn nhất mà người quản lý dự án cần phải thực hiện trong suốt vòng đời của dự án

Việc thực hiện kế hoạch và tổ chức theo dõi thực hiện sẽ do các đơn vị và nhân viên chuyên trách tiến hành dưới sự chỉ đạo và phê duyệt giải pháp xử lý của Giám đốc dự án, bao gồm việc : Quản lý lịch trình, ngân sách của dự án để theo dõi chặt chẽ tình trạng của dự án, nhanh chóng đề ra những phương án đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời hạn; theo dõi các vấn đề liên quan đến chất lượng, hợp đồng mua sắm

Trong công việc này, Giám đốc dự án đóng vai trị rất quan trọng Đó là kết hợp làm việc và quản lý các thành viên trong đội dự án để tạo ra hiệu quả công việc cao nhất Giám đốc dự án sẽ theo dõi, giám sát trên một quy mô tổng thể sẽ đảm bảo dự án đạt được mục tiêu ban đầu Trong một số trường hợp khẩn cấp, Giám đốc

dự án sẽ phải cân đối thời gian, chất lượng, và nguồn lực để đưa ra được quyết định kịp thời trên cơ sở đánh đổi các mục tiêu trung gian, nhằm đảm bảo mục tiêu của dự

án Nhận biết được tầm quan trọng của khâu thực hiện dự án, Công ty đó thực hiện biên pháp chủ động giám sát các thành phần cơ bản của dự án và quản lý thời gian chặt chẽ Để tổ chức giám sát và duy trì dự án một cách đều đặn, ban lãnh đạo quản

lý dự án đã đưa ra một quy trình tương đối hiệu quả:

Sơ đồ 3 : Quy trình giám sát và duy trì dự án

Theo sơ đồ, công việc trước tiên là xác định một chuỗi các công việc cần được điều chỉnh bằng cách lập ra các chỉ tiêu đánh giá và một quy trình để giám sát các chỉ tiêu đó Sau đó, nhà quản lý sẽ cần tập trung vào những biến động, đặt ra các ngưỡng cùng với các dấu hiệu rủi ro để có thể kiểm soát được tình huống xấu xảy ra Khi một ngưỡng giới hạn chất lượng bị vượt quá, nhà quản lý sẽ phải xác minh đã có kế hoạch lập sẵn để đối phó với biến động đó và tiến hành hiệu chỉnh công việc, tổ chức thực hiện ngay kế hoạch đó Nếu chưa có kế hoạch xử lý sự cố, thì phải đưa ra một phương hướng hành động kịp thời và hợp lý để thực hiện Cuối cùng, khi các biến động, rủi ro của công việc thực hiện được giải quyết một cách tốt đẹp thì nhà quản lý sẽ tiếp tục quay trở lại quy trình giám sát của mình Tuy nhiên, với quy trình này đòi hỏi cán bộ quản lý dự án của Công ty phải có kỹ năng tưởng tượng, phân tích về thông tin các thành phần cơ bản của dự án, chủ động giám sát công việc, đồng thời vạch ra tiêu chí để thường xuyên thu thập và phân tích các thông tin quan trọng của dự án trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch Đó là điều hạn chế của Công ty khi mà các nhân viên quản lý thường ngồi một chỗ, ít quan sát thực tế, hỏi han hay kiểm tra các thông tin của dự án để có sự phân tích xác đáng

Khi có những thay đổi trong kế hoạch của dự án, Công ty cũng đã xây dựng một số nguyên tắc trong quản lý thay đổi như: cố gắng hết sức để giữ tất cả các yêu cầu thay đổi; xem xét, chọn lọc các yêu cầu thay đổi; đảm bảo rằng ảnh hưởng của thay đổi được nhìn nhận rõ ràng, đưa những người thích hợp tham gia, đảm bảo các yêu cầu thay đổi được cấp phép chính thức trước khi tiếp tục, đảm bảo tất cả các đối tượng liên quan chính đến dự án hay đội ngũ thành viên của dự án đều được thông báo về cách giải quyết thay đổi, đảm bảo đội dự án, các đối tượng liên quan dự án

và nhà tài trợ nhận thức được những thay đổi diễn ra, đảm bảo lịch trình, kinh phí hay đặc điểm kỹ thuật của dự án được điều chỉnh để phản ánh các thay đổi cho phép Tuy nhiên, các nguyên tắc này chưa phát huy hết tác dụng của nó Vấn đề ở đây là thành viên quản lý dự án của Công ty thường không chuẩn bị tốt cho các bên tham dự về sự thay đổi của mình Hơn nữa, vỡ chưa có sự trao đổi cởi mở cả trên lẫn dưới trong phân cấp quản lý, dây chuyền chỉ huy và về sau là với khách hàng, nên cán bộ quản lý thường đối diện với việc ít có sự hỗ trợ cho kế hoạch của mình.

1.4.2. Quản lý thời gian và tiến độ dự án

Công việc đầu tiên của các phòng ban chức năng trong Công ty là định danh các công việc chính cần phải thực hiện, xác định mục đích của dự án, liệt kê các mục tiêu, sau đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các chỉ tiêu tạm thời.Mục đích của Công ty quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng tiến độ trong phạm

vi ngân sách nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng Trong giai đoạn này, các phòng ban chức năng của Công ty sẽ định danh các phần công việc lớn.

có kế hoạch phối hợp sao cho có hiệu quả nhất Trong các công việc đã có tên các

phòng ban chức năng sẽ tiến hành tách nhỏ chúng một cách có hệ thống, thành các công việc ngày càng nhỏ hơn bằng cách sử dụng công cụ đồ họa quen thuộc là cấu trúc phân tách công việc cho đến khi các công việc này thuận tiện để giao trách nhiệm thi công, ước tính chi phí, nhân sự thi hành và giám sát.

Sau khi định danh được công việc cần làm và trước khi giao gói việc cho đơn

vị thi công , thì phòng kế hoạch phải thực hiện các bước lớn kế tiếp là ước tính thời gian để thực hiện mọi công việc Đầu tiên ước tính mỗi hoạt động sẽ kéo dài bao lâu, sau đó họ phối hợp tất cả các hoạt động một các logic để mang lại một bảng ước tính thời gian lên lịch hoàn tất từng công việc và toàn bộ dự án Ban quản lý sẽ xây dựng mạng công việc xác định mỗi quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc của dự án để có thể thực hiện dự án hoàn thành tiến độ nhanh nhất có thể.Ban quản lý có nhiệm vụ so sánh thời gian cần thiết để hoàn thành dự án và thời gian yêu cầu phải hoàn thành dự án, qua đó đề ra các giải pháp đẩy nhanh tiến độ để hoàn thành mục tiêu của dự án Sản phầm của tiến trình hoạch định này là một lịch biểu điều khiển một dòng thời gian gốc hoạt động mà các đơn vị thi công sẽ dựng như bản đồ để thi hành công việc và ban quản lý sẽ dựng như một kim chỉ nam để xác định rằng công việc đó đang thực hiện đúng tiến trình.

Ban quản lý dự án giao nhiệm vụ cho các đơn vị thi công bằng văn bản , hợp đồng, quy định trách nhiệm và quyền hạn đối với trưởng đơn vị thi công Các mốc thời gian thực hiện công việc quan trọng của dự án sẽ được tổng hợp và lập thành báo cáo để trình lên tổng công ty để phê duyệt

Để chuẩn bị một lịch biểu cho dự án ban quản lý Công ty thường áp dụng một tiến trình như sau:

Bước 1:Chuẩn bị lịch biểu bằng cách định danh các hoạt động lịch biểu trên cấu trúc phân tách công việc:

Cấu trúc phân tách công việc sẽ ghi rõ các hoạt động cụ thể của dự án Tách nhỏ các hoạt động cụ thể của dự án, các hoạt động đảm bảo đủ chi tiết để dễ dàng theo dõi , điều khiển được tiến độ của chúng Các hoạt động này phải đảm bảo đủ chi tiết để tất cả các bên tham gia thực hiện có liên quan đều hoàn toàn nắm được hoạt động

Qua bảng trên ta thấy được cấp độ công việc được trình bày theo thứ tự trước sau và tình hình chi phí kế hoạch và thực tế cho từng công việc cụ thể, đây cũng là thứ bậc phân tách công việc một dự án xây dựng cầu của Công ty

Bước 2: Phát triển sơ đồ mạng:

Mạng công việc mà Công ty thường sử dụng để trình bày hoạt động của dự án

là sơ đồ PERT và biểu đồ GANTT

Sau đó tiến hành xây dựng biểu đồ Gantt cho công tác đúc dầm

Bước 3: Ước tính các thời gian hoạt động sơ bộ:

Thiết lập một phương án tích cực nhất về thời gian, thời hạn công việc này chưa tính đến các yếu tố hạn chế cũng như rủi ro có thể xảy ra với dự án

Bước 4:Tính toán ngày giờ lịch cụ thể nhất có thể:

Công ty dựng các sơ đồ mạng đó có để định vị dòng thời gian dự án trên một niên lịch

Bước 5: Xác định các nguồn lực, tính đến các giới hạn nguồn lực và ước tính các thời hạn cuối:

Dựng sơ đồ mạng để xác định,lên kế hoạch quản lý hoạt động cung ứng lựa chọn nhà thầu cung ứng…

Bước 6: So sánh ngày kết thúc dự trù và ngày kết thúc bắt buộc

Ban quản lý sẽ tập hợp hò sơ về các giả thiết, các hợp đồng cam kết và các giấy tờ khác liên quan đến dự án

Bước 7: Thống nhất thời hạn với các đơn vị thực hiện và lập báo cáo dự kiến thiến đọ lên tổng công ty

Công cụ để quản lý tiến độ: công cụ chủ yếu là kế hoạch tiến độ đã được xây dựng trong bước lập kế hoạch tiến độ Kế hoạch tiến độ hay bảng tiến độ càng được lập chi tiết, đến từng hạng mục công trình , bộ phận của hạng mục công trình, các công việc của bộ phận hạng mục công trình…thì việc quản lý tiến độ thực hiện

dự án càng thuận lợi Nhật kí thi công cũng là một công cụ quản lý hữu hiệu trong quản lý tiến độ thực hiện dự án Nhật kí thi công bao gồm các nội dung sau:

-Danh sách cán bộ kỹ thuật thi công công trình

-Diễn biến tình hình thi công từng tuần , tình hình thi công từng loại công

việc, chi tiết toàn bộ quá trình thực hiện

-Mô tả vắn tắt phương pháp thi công

-Tình hình thực tế của nguyên vật liệu , cấu kiện sử dụng

-Những sai lệch so với bản vẽ thi công, có ghi rõ nguyên nhân kèm theo biện pháp sửa chữa

-Nội dung bản giao của ca trước so với ca sau

-Nhận xét của bộ phận quản lý chất lượng tại hiện trường về chất lượng thi công xây dựng công trình

-Phòng đầu tư xây dựng , đơn vị tư vấn và các kỹ sư quản lý tiến độ thường

xuyên tổ chức những buổi họp rút kinh nghiệm và báo cáo tình hình thực hiện thi công công trình.

Bên cạnh quản lý tiến độ bằng việc soạn lập kế hoạch, Công ty còn thực hiện nghiêm ngặt công tác theo dõi, giám sát thực hiện kế hoạch này Cụ thể, Tổng công

ty và Công ty thực hiện khen thưởng và xử phạt hành chính đối với các đơn vị vi phạm tiến độ thi công xây lắp Ví dụ như, Tổng giám đốc đó phạt công ty 465 số tiền 20 triệu do vi phạm quy trình lao lắp dầm và 50 triệu do chậm giải phóng bãi đúc dầm.

lập một đường mức cho việc đo lường việc thực hiện

- Kiểm soát và Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi chi phí dự án.

Lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào bản chất của dự án và tổ chức

quản lý Theo đó, để lên kế hoạch, Ban quản lý đã tính toán các khoản chi phí trực tiếp trên từng công việc và hạng mục công việc đã được xác định ở bước lập kế hoạch tổng thể, bao gồm chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ thiết bị hay cơ sở hạ tầng, đồng thời dự toán các khoản chi phí gián tiếp liên quan như chi phí quản lý, chi phí đào tạo, chi phí khấu hao thiết bị, các dịch vụ hợp đồng, chi phí tổ chức , sau đó lên kế hoạch tổng số lượng cần để thực hiện dự án và phân

bổ hợp lý trong từng giai đoạn thực hiện Để có được các tính toán chính xác, Công

ty cần sử dụng phương pháp ước tính chi phí phù hợp Một trong số những phương pháp ước tính chi phí được sử dụng phổ biến hiện nay là phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuông thấp, nhưng việc đạt được hiệu quả là công việc không dễ dàng

Phòng Kế hoạch và Tài chính cùng với ban quản lý dự án sẽ tổ chức giám sát hoạt động chi phí Trong đó cần phải đảm bảo và ghi nhận sự thay đổi chi phí hợp lý trong phạm vi cho phép, đồng thời có trách nhiệm thông báo những thay đổi đến những người có thẩm quyền Để đảm bảo các công việc không bị chậm trễ, bộ phận quản lý trong quá trình giám sát sẽ tiến hành cập nhật lịch trình dự án, thực hiện theo các bước :

- Tính toán chi phí dự toán của việc được thực hiện

- Tính toán chi phí thực của công việc đã thực hiện

- Tính biến động chi phí để xác định xem dự án này chưa sử dụng triệt để kinh phí (kết quả mang số dương +) hoặc vượt quá kinh phí (kết quả mang số âm -).

- Tính toán hiệu suất chi phí : là tỷ số xác định xem dự án sử dụng kinh phí chưa triệt để (tỷ số lớn hơn 1), hay vượt quá chi phí dự toán (tỷ số nhỏ hơn 1).

- Xác định có nên lấn sang các khoản dự trữ dự phòng hay dự trữ cho quản lý dựa trên kế hoạch quản lý rủi ro mà Ban quản lý đưa ra.

Trên cơ sở tính toán, Giám đốc dự án và các thành viên quản lý sẽ đưa ra biện pháp xử lý kịp thời giúp dự án được hoàn thành theo đúng kế hoạch dự toán ngân sách đặt ra, đảm bảo thành công cho dự án sau này.

Quản lý chi phí dự án gồm các khoản mục chi phí sau: Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

+ Chi phí trực tiếp được dự toán, kiểm soát và quản lý dễ dàng bao gồm các