Sự ảnh hưởng của cấu trúc nhóm đến các hành vi của nhóm trong một tổ chức

Đôi khi chúng ta có thể thắc mắc rằng: Tại sao trong tổ chức, có những nhóm làm việc tốt hơn những nhóm khác? Tại sao có những nhóm mà các thành viên chấp hành rất nghiêm túc các quy định làm việc của nhóm?Câu trả lời không đơn giản chút nào vì kết quả làm việc của nhóm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Ví dụ, chúng ta đều biết rằng, nhóm không thể tồn tại đơn lẻ. Nhóm là một phần của tổ chức, do đó nó cũng chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài liên quan đến tổ chức. Hơn nữa, thành công của nhóm còn phụ thuộc vào nguồn lực của các thành viên trong nhóm như trí thông minh, khả năng, tính cách, nhu cầu động viên cũng như phụ thuộc vào cơ cấu của nhóm khi xác định những vai trò và chuẩn mực cho nhóm. Cuối cùng, quy trình làm việc nhóm và nhiệm vụ mà nhóm được giao cũng góp phần tác động đến kết quả công việc và sự hài lòng của các thành viên trong nhóm.Một nhóm tổ chức thường chịu ảnh hưởng và sự tác động của các nhân tố nêu trên. Từ đó quy định nên hành vi của nhóm .Và trong các nhân tố trên nhân tố được xem là có ảnh hưởng quan trọng nhất đối với nhóm là cấu trúc nhóm (nhân tố bên trong). Biết rõ điều này, nhóm 7 đã tiến hành nghiên cứu sự ảnh hưởng của cấu trúc nhóm đến các hành vi của nhóm trong một tổ chức. Và để minh chứng rõ ràng cho sự tác động ấy, nhóm đã chọn một tổ chức cụ thể. Đó là công ty cổ phần sữa Vinamilk để tiến hành nghiên cứu.

LỜI MỞ ĐẦU

Đôi khi chúng ta có thể thắc mắc rằng: Tại sao trong tổ chức, có những nhóm làm việc tốt hơn những nhóm khác? Tại sao có những nhóm mà các thành viên chấp hành rất nghiêm túc các quy định làm việc của nhóm?

Câu trả lời không đơn giản chút nào vì kết quả làm việc của nhóm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố Ví dụ, chúng ta đều biết rằng, nhóm không thể tồn tại đơn lẻ Nhóm là một phần của tổ chức, do đó nó cũng chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài liên quan đến tổ chức Hơn nữa, thành công của nhóm còn phụ thuộc vào nguồn lực của các thành viên trong nhóm như trí thông minh, khả năng, tính cách, nhu cầu động viên cũng như phụ thuộc vào cơ cấu của nhóm khi xác định những vai trò và chuẩn mực cho nhóm Cuối cùng, quy trình làm việc nhóm và nhiệm vụ mà nhóm được giao cũng góp phần tác động đến kết quả công việc và sự hài lòng của các thành viên trong nhóm

Một nhóm tổ chức thường chịu ảnh hưởng và sự tác động của các nhân tố nêu trên Từ đó quy định nên hành vi của nhóm Và trong các nhân tố trên nhân tố được xem là có ảnh hưởng quan trọng nhất đối với nhóm là cấu trúc nhóm (nhân tố bên trong) Biết rõ điều này, nhóm 7 đã tiến hành nghiên cứu sự ảnh hưởng của cấu trúc nhóm đến các hành vi của nhóm trong một tổ chức Và để minh chứng rõ ràng cho sự tác động ấy, nhóm đã chọn một tổ chức cụ thể Đó là công ty cổ phần sữa Vinamilk để tiến hành nghiên cứu

I Lý luận chung về Hành vi nhóm trong tổ chức

1 Khái quát về nhóm và cấu trúc nhóm

1.1 Khái quát về nhóm

lẫn nhau hoặc những người đến với nhau để đạt được mục tiêu cụ thể

Ví dụ : nhóm 1 ,2 ,3 ,… trong 1 lớp học

thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài Chia thành nhóm chức năng và nhóm nhiệm vụ

không xác định Nhóm chức năng vẫn còn tồn tại sau khi đạt được các mục tiêu hiện tại

Ví dụ về nhóm chức năng : nhóm kiểm soát chất lượng sản phẩm trong một công ty sản xuất nước ngọt : chỉ chuyên thực hiện việc kiểm tra chất lượng sản phẩm có đảm bảo quy trình sản xuất , đóng gói dựa trên các tiêu chí đã được quy định , ít có liên hệ với các phòng ban khác , tính chất công việc của nhóm ổn định , thường xuyên , không có tính cạnh tranh

nhằm bổ sung hoặc thay thế công việc thực hiện bởi các nhóm chức năng

Nhóm nhiệm vụ được chia thành :

+ Nhóm thường trực : thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên , chịu

trách nhiệm xử lý các vấn đề định kỳ trong 1 lĩnh vực xác định , thường duy trì trong 1 khoảng thời gian dài

+ Nhóm đột xuất : gồm những nhóm tác vụ , nhóm dự án , là những nhóm tạm thời được thành lập để xử lý những vấn đề cụ thể trong 1 khung thời gian nhất định Thường tan dã sau khi nhóm hoàn thành nhiệm vụ được giao

nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn

+ Nhóm bạn bè : phát triển chủ yếu để đáp ứng nhu cầu xã hội của người lao động

+ Nhóm lợi ích : được thành lập để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên theo đuổi mối quan tâm chung

1.2 Cấu trúc nhóm

đợi góp phần làm cho các cá nhân làm chủ vị trí của họ trong 1 đơn vị xã hội

ngược nhau

 Sự đồng nhất về vai trò : 1 số thái độ và hành vi thực sự phù hợp với vai trò và tạo

ra sự đồng nhất về vai trò

động trong những tình huống nhất định

nhân trong những tình huống nhất định

của tình trạng này là xung đột vai trò

chung cho tất cả các thành viên trong nhóm có thể làm hoặc không làm

_ Đặc trưng

thành văn

tồn tại của nhóm

mực nhóm

quan trọng đối với cá nhân

động , làm việc chăm chỉ ra sao…

_ Khái niệm : địa vị là sự đánh giá về mặt uy tín , vị trí trong tổ chức , hoặc thứ bậc trong nhóm

cách không chính thức qua bằng cấp , kiến thức,tuổi tác,giới tính ,kỹ năng

cho người có địa vị thấp hơn, ngược lại sẽ dễ tạo ra xung đột

qua:

 Sự liên quan , gắn liền với 1 tổ chức

2 Các hành vi nhóm cơ bản

2.1.Hành vi hợp tác cạnh tranh

Hướng tới lợi ích cá nhân

Hướng

tới

người

khác

Vị tha hợp tác cạnh tranh xung đôt

• Cạnh tranh: theo đuổi mục tiêu chỉ có thể đạt được bởi 1 phía- nguồn lực giới hạn gồm cạnh tranh giữa các nhóm, trong nhóm, cá nhân

MT loại trừ lẫn nhau

năng suất cao hơn, thực hiện công tác tốt hơn, học tập nhiều hơn

viên tùy theo bản chất công việc ( công việc độc lập, công việc tự do)

các nhóm khác

kiệu cạnh tranh để đạt được phản hồi từ cá nhân

2.2 Hành vi sự vị tha

khác và người giúp không màng tới sự đền bù cho mình

giúp đỡ

 Quyết định đưa ra sự giúp đỡ và thực hiện quyết định

lao động khác không có hứa hẹn phần thưởng

2.3 Hành vi liên minh

mục tiêu dài hạn khác nhau với mục đích nhằm đạt tới những lợi ích ngắn hạn bằng việc đồng y hợp tác

hưởng và phụ thuộc lẫn nhau, đòi hỏi ít nhất sự hợp tác nào đó cho bất cứ ai muốn đạt thành công

độc lập

nhau nhằm đạt tới những lợi ích ngắn hạn bằng việc đồng ý hợp tác

- Yếu và nhỏ hơn liên minh với mạnh hơn

- Góp nguồn lực để tối đa hóa lợi ích

- Phần thưởng liên minh chia theo nguồn lực mỗi bên đóng góp

 Thuyết thỏa thuận về liên minh

- Con người liên minh nhằm đạt được phần thưởng cao nhất được mong đợi

- Phần thưởng có thể lớn hơn sự đóng góp nguồn lực

2.4 Hành vi xung đột

nhiều mục tiêu, tư tưởng, tình cảm trái ngược nhau

chức năng

vụ của tổ chức Nó tạo ra sự hỗ trợ, sáng tạo, những giải pháp tốt hơn hay những ý tưởng sáng tạo hơn

mục tiêu của nhóm/ tổ chức Khi xung đột quá nhiều và căng thẳng sẽ làm cho việc thực hiện nhiệm vụ trở nên tồi tệ, tàn phá quan hệ, giảm nghiêm trọng mức thực hiện nhiệm vụ

- Sự vững chắc của nhóm tăng lên: trung thành hơn, nhiệt tình hơn, tuân thủ chuẩn mực hơn

- Các cá nhân đòi hỏi phải trung thành hơn

- Lãnh đạo trở nên độc đoán hơn

- Lượng giá bị lạm phát: đánh giá cao về việc thực hiện nhiệm vụ của nhóm nhưng đánh giá thấp về đối phương

- Thông tin giảm: cẩn thận và hình thức hơn

- Nhận thức bị bóp méo: nhận thức không đúng về đối phương

- Khái quát hoá tiêu cực: đánh giá đối phương là xấu

trong điều kiện kiểm soát được

quyết, tập trung vào bề mặt của xung đột

nhân của xung đột, đòi hỏi mất nhiều thời gian

II Giới thiệu về Công ty cố phần Vinamilk và thực trạng sự ảnh hưởng của cấu trúc nhóm đến hành vi nhóm tại Vinamilk

2.1 Gi i thi u v Công ty c ph n Vinamilk ới thiệu về Công ty cổ phần Vinamilk ệu về Công ty cổ phần Vinamilk ề Công ty cổ phần Vinamilk ổ phần Vinamilk ần Vinamilk

2.1.1 Khái quát về công ty Vinamilk

Vinamilk là công ty sản xuất sữa và các sản phẩm từ sữa lớn nhất Việt Nam, có trụ sở chính tại số 10 phố Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, thành phố Hồ Chí Minh Công ty bao gồm trụ sở chính, 24 đơn vị trực thuộc và 1 Văn phòng và tổng số CBCNV chính thức lên đến gần 5,400 người

Bắt đầu chính thức hoạt động từ năm 1976 với trụ sở chính tại Tp Hồ Chí Minh Đến nay, Vinamilk đã phát triển thêm 3 chi nhánh chính khác: Hà Nội, Đà Nẵng và Cần Thơ

khác

liệu

2.1.2 Giới thiệu về quá trình phát triển

Thực, với 6 đơn vị trực thuộc là Nhà máy sữa Thống Nhất, Nhà máy sữa Trường Thọ, Nhà máy sữa Dielac, Nhà máyCafé Biên Hòa, Nhà máy Bột Bích Chi và Lubico

được đổi tên thànhXí Nghiệp Liên hợp Sữa Café và Bánh Kẹo I

Nam

• 1991 : Lần đầu tiên giới thiệu sản phẩm sữa UHT và sữa chua ăn tại thị trường Việt Nam

Công ty Sữa Việt Nam và thuộc sự quản lý trực tiếp của Bộ Công Nghiệp Nhẹ Công ty bắt đầu tập trung vào sản xuất vàgia công các sản phẩm sữa

nằm trong chiếnlược mở rộng, phát triển và đáp ứng nhu cầu thị trường Miền Bắc Việt Nam

Nghiệp Liên DoanhSữa Bình Định Liên doanh này tạo điều kiện cho Công ty thâm nhập thành công vào thị trường MiềnTrung Việt Nam

Thành phố Cần Thơ,nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu tốt hơn của người tiêu dùng tại đồng bằng sông Cửu Long Cũngtrong thời gian này, Công ty cũng xây dựng Xí Nghiệp Kho Vận có địa chỉ tọa lạc tại : 32 Đặng Văn Bi, Thành phố Hồ Chí Minh

đổi tên thành Côngty Cổ phần Sữa Việt Nam cho phù hợp với hình thức hoạt động của Công ty

lên 1,590 tỷ đồng.k)2005 : Mua số cổ phần còn lại của đối tác liên doanh trong Công ty Liên doanh Sữa Bình Định (sauđó được gọi là Nhà máy Sữa Bình Định) và khánh thành Nhà máy Sữa Nghệ An vào ngày 30 tháng06 năm 2005, có địa chỉ đặt tại Khu Công Nghiệp Cửa Lò, Tỉnh Nghệ An

SABMiller Việt Nam vào tháng 8 năm 2005 Sản phẩm đầu tiên của liên doanh mang thương hiệu Zorok được tung ra thị trường vào đầu giữa năm 2007

vào ngày 19 tháng 01năm 2006, khi đó vốn của Tổng Công ty Đầu tư và Kinh doanh Vốn Nhà nước có tỷ lệ nắm giữ là 50.01% vốn điều lệ của Công ty

Đây là phòng khám đầu tiên tại Việt Nam quản trị bằng hệ thống thông tin điện tử Phòng khám cung cấp các dịch vụ như tư vấn dinh dưỡng, khám phụ khoa, tư vấn nhi khoa và khám sức khỏe

Bò sữa Tuyên Quang vào tháng 11 năm 2006, một trang trại nhỏ với đàn bò sữa khoảng

1.400 con.Trang trại này cũng được đi vào hoạt động ngay sau khi được mua thâu tóm.m)

2007 : Mua cổ phần chi phối 55% của Công ty sữa Lam Sơn vào tháng 9 năm 2007, có trụ

sở tại Khu công nghiệp Lễ Môn, Tỉnh Thanh Hóa

2.1.3 Sơ đồ tổ chức và cơ cấu nhân lực

2.2 Thực trạng cấu trúc nhóm ảnh hưởng đến hành vi nhóm tại phòng Marketing, công ty Vinamilk.

2.2.1 Ảnh hưởng của cấu trúc nhóm đến hành vi hợp tác cạnh tranh

động để có năng suất làm việc hiệu quả và tốt nhất, bao gồm các nhóm phụ trách các hoạt động sau:

Trong phòng marketing cũng như các phòng ban khác của công ty đều có sự cạnh tranh giữa các nhóm và sự cạnh tranh giữa các cá nhân trong nhóm Nhưng sự cạnh tranh này phải theo nguyên tắc mà Vinamilk đã đặt ra, đó là cạnh tranh lành mạnh và bình đẳng Sự cạnh tranh xảy ra mạnh mẽ nhất khi giám đốc marketing đưa ra phần thưởng dành cho

Đại hội đồng cổ đông

Ban kiểm soát

Hội đòng quản trị

Tổng giám đốc

GĐ đối ngoại GĐ điểu hành chuỗi cung

ứng

GĐ điều hành tài chính

GĐ điều hành

dự án GĐ điều hành Marketing

GĐ điều hành kinh doanh

GĐ điều hành hành chính nhân sự

GĐ công nghệ thông tin

nhóm có thành tích xuất sắc và cá nhân có biểu hiện tốt nhất khi thực hiện một mục tiêu nào đó

Bên cạnh hoạt động tạo nên sự cạnh tranh lành mạnh làm cho chuẩn mực về kết quả công việc ngày càng được nâng cao hơn

2.2.2 Ảnh hưởng của cấu trúc nhóm đến hành vi vị tha

Sự vị tha tại phòng marketing của Vinamilk được thể hiện qua việc các nhân viên trong một nhóm sẵn sàng trợ giúp cho đồng nghiệp của mình khi cần thiết để hoàn thành nhiệm

vụ của nhóm một cách tốt nhất Ví dụ như với những người mới vào làm việc, những người có kinh nghiệm hơn sẽ giúp họ làm quen và tiếp cận công việc theo cách nhanh nhất

Để mỗi nhân viên có thể tự giác hơn nữa trong việc biết quan tâm giúp đỡ người khác, công ty Vinamilk đã có những yêu cầu đối với các cấp lãnh đạo làm gương cho nhân viên thực hiện và điều này rất được mọi người hưởng ứng Qua những hành động thể hiện hành vi vị tha của giám đốc, trưởng phòng mà nhân viên của phòng marketing đã biết giúp đỡ lẫn nhau nhiều hơn trong công việc Nhiều người cùng hành động như vậy đã tạo nên cách cư xử chung, một nét văn hóa tốt đẹp tại công ty Vinamilk

Chuẩn mực là tiêu chuẩn có thể chấp nhận về sự vị tha.Ví dụ như khi nhận thấy đồng nghiệp cần sự giúp đỡ thì họ sẽ sẵn lòng làm mà không nghĩ đên sự trả ơn Nhưng không

vì thế mà người được giúp đỡ luôn lợi dụng lòng tốt của người khác để giúp đỡ mình, mà phải có một chuẩn mực nhất định Nhận thức được vấn đề này, Vinamilk đã tạo nên môi trường làm việc tích cực, lành mạnh giữa nhân viên với người quản lý, giữa các nhân viên với nhau Vì vậy mà hành vi vị tha luôn hiện hữu trong hoạt động của mỗi cá nhân, mỗi nhóm

Địa vị là sự đánh giá về mặt uy tín, vị trí trong tổ chức hoặc thứ bậc trong nhóm Thực tế cho thấy địa vị càng cao thì khoảng cách với cấp dưới càng lớn, Thực tế sự thỏa mãn đạt tới ngưỡng cao khi họ giúp đỡ những người cấp dưới của mình người mà họ tin tưởng rằng đồng nghiệp của mình có năng lực nhưng cần phải giúp đỡ để họ tiến bộ hơn để đưa được cho công ty những ý tưởng sáng tạo nhất Trong công ty sữa vinamilk có nhiều nhóm vì vậy khi cá nhân có địa vị cao hơn khởi xướng công việc thì công việc sẽ được trơn tru hơn để có thể cạnh tranh với các nhóm khác tốt hơn, vì thế mà người có địa vị cao hơn sẽ phải thường xuyên giúp đỡ thành viên trong nhóm hoàn thành tốt công việc

2.2.3 Ảnh hưởng của cấu trúc nhóm đến hành vi liên minh

Phòng D & R nghiên cứu thị trường và nhu cầu của khách hàng sau đó chuyển kết quả cho phòng thiết kế

Phòng thiết kế sẽ thiết kế các mẫu bao bì phù hợp với thị hiếu của khách hàng bắt mắt hơn với từng tập khách hàng: trẻ con hay người lớn… Ngoài ra họ còn nghiên cứu thêm các sản phẩm khác đáp ứng nhu cầu của từng tập khách hàng khác nhau như sữa giảm béo, sữa tăng cân, sữa chua vị hoa quả, bánh sữa và các sản phẩm làm từ sữa khác Sau đó chuyển lại cho phòng sản xuất

Phòng sản suất tiến hành sản xuất theo số lượng và loại sản phẩm đã được nghiên cứu Cuối cùng phòng marketing sẽ tiến hành quảng cáo và bán sản phẩm Phòng marketing có thể tiến hành PR quảng cáo cho sản phẩm ngay cả khi sản phẩm chưa được sản xuất và tung ra thị trường

Các phòng ban trong công ty liên minh liên kết chặt chẽ với nhau theo từng khâu, từng giai đoạn Không thể thiếu phòng ban nào Điều đó đã góp phần tạo nên sự phát triển cho công ty Vinamilk như ngày nay

2.2.4 Ảnh hưởng của cấu trúc nhóm đến hành vi xung đột

- Trong khi triển khai dự án về phát triển sản phẩm mới, mỗi người trong nhóm đều có những ý tưởng khác nhau như: người thì thích vị cam, người nghĩ vị táo sẽ mới lạ hơn, người thích mẫu mã dạng túi, người thích mẫu mã dạng hộp, Và xảy ra xung đột trong nhóm là điều đương nhiên

- Tại công ty sữa vinamilk cũng rất hay xảy ra xung đột trong nhóm vì trong nhóm mọi người thường có những quan điểm khác nhau Và khi xảy ra xung đột trong nhóm như thế này thì hoạt động của nhóm thường được tăng lên vì mọi người đều muốn phương án của mình được chọn nên họ sẽ cố gắng chứng tỏ cho mọi người thấy ý kiến của mình là đúng Nhưng trong công ty sữa vinamilk thì những xung đột kiểu như thế này luôn được giải quyết bằng sự hợp tác, lấy những cái tốt của người này để bù vào cho người kia và được một ý tưởng tốt

- Vì vậy công ty sữa vinamilk luôn khuyến khích sự xung đột trong nhóm để các cá nhân trong nhóm xây dựng nhiều ý tưởng hơn, các ý tưởng hợp lại với nhau thì sẽ được một ý kiến tốt nhất cho các dự án của công ty Và kết quả của dự án này là vinamilk đã chọn ra một hương vị mới là vị socola và dạng hộp đóng

III Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động nhóm

3.1 Nâng cao hành vi hợp tác

Để có được một nhóm hiệu quả, nhất thiết phải lựa chọn đúng thành viên Vấn đề không phải là có bao nhiêu thành viên trong một nhóm Điều quan trọng là mọi người trong nhóm có khả năng cộng tác tốt với nhau hay không Họ phải chia sẻ mục tiêu chung, tầm nhìn chung, những vấn đề chung và cả khung thời gian phù hợp Khi xây dựng nhóm, chúng ta không chỉ cân nhắc năng lực, kiến thức và kinh nghiệm của cá nhân mà còn phải xem xét cả kỹ năng phối hợp và tương tác của họ Những thành viên tốt là những người:

đưa cuộc họp rơi vào im lặng;

ứng thái quá;

Giống như vị thuyền trưởng của một con tàu, người lãnh đạo có vai trò then chốt đối với hoạt động làm việc nhóm Bên cạnh việc tạo lập, tổ chức và kiểm soát kế hoạch, trưởng nhóm còn có trách nhiệm động viên tinh thần của các thành viên và kết nối hoạt động của

họ, từ đó tối đa hóa hiệu quả làm việc nhóm và đảm bảo thực hiện được mục tiêu đề ra Một người trưởng nhóm tốt cần hội tụ những phẩm chất như: