Quản trị rủi ro về công ty quần áo may sẵn

Có khoảng từ 75% -80% những vấn đề khó khăn, phức tạp trong công tácquản trị phải được xem xét giải quyết bắt đầu từ những nhược điểm của công tác tổ chức.Xuất phát từ vai trò quan trọng

BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC

ĐỀ TÀI:CÔNG TY QUẦN

ÁO MAY SẴN ( Bài 9- Chương V)

NHÓM : 6

LỚP: 1353BMGM0111

Giáo viên: Phương Thanh Thanh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

CÂU 1:

I.1 Lý thuyết chung về cơ cấu tổ chức

I.2 Nhận xét về ý kiến của cô Lan và ông Minh

I.3 Tầm quan trọng của một bản sơ đồ công việc

CÂU 2:

II.1 Giới thiệu chung về một cơ cấu tổ chức

II.2 Ưu nhược điểm của một số mô hình phổ biến và cách khắc phục nhược điểm

II.3 Mô hình cơ cấu tổ chức của một vài doanh nghiệp trên thị trường

KẾT LUẬN

I.MỞ ĐẦU

Nền kinh tế càng phát triển thì việc tối ưu hóa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở tất

cả các cấp, các ngành và đối với từng doanh nghiệp càng đặt ra cấp thiết Cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội Nếucông tác tổ chức không được thực hiện tốt sẽ gây ra nhiều khó khăn phức tạp cho côngtác quản lý Có khoảng từ 75% -80% những vấn đề khó khăn, phức tạp trong công tácquản trị phải được xem xét giải quyết bắt đầu từ những nhược điểm của công tác tổ chức.Xuất phát từ vai trò quan trọng của bộ máy quản lý, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nàomuốn phát triển thì phải xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phùhợp Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên cơ sởkhoa học của nó Vì quản trị vừa là khoa học vừa là nghệ thuật, nó đang là vấn đề thu hút

sự quan tâm của rất nhiều người

Đề tài: Công ty quần áo may sẵn

‘’Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kỳ hình thứcnào ở cái công ty này”, ông Minh vị chủ tịch và là người sáng lập công ty quần áo maysẵn , nhà sản xuất comple may sẵn và áo khoác thể thao chon am giới đã tuyên bố nhưvậy “ chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển nơi tôi muốn tất cả mọi ngườiquản lí và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là người cùng một đội ngũ Sơ đồ tổchức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mọi người cảm thấy họ có cương vịriêng- mỗi ô trong sơ đồ- và vì thế chỉ muốn giữ khư khư giữ lấy Tôi không muốn bất kỳngười nào với ý nghĩa như vậy! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanhthu hàng năm vài trăm triệu đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau và

đã mạnh dần nhờ mẫu tốt và chi phí thấp Chúng ta không phải là General Motors với sơ

đồ tổ chức rắc rối của họ, và tôi không bao giờ muốn chúng ta như vậy”

Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác vàomột bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng công ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấnmạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công

Tuy nhiên cô Lan, phụ trách sản xuất cho rằng” quan điểm của vị chủ tịch là sai lầmkhông thể chấp nhận được” Cô Lan nói” Sự thật là không thể điều hành nổi công việccủa tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác, tôi phải dấu nó trongngăn bàn của tôi, chỗ ông Minh không sao tìm thấy được”

1 Đánh giá quan điểm của ông Minh và cô Lan

2 Ưu nhược của cơ cấu tổ chức và cách khắc phục nhược điểm

- Khái niệm cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đócủa mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng

- Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp

Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đượcnchuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từngcấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xácđịnh của doanh nghiệp Đây là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, nó

có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý mộtmặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2 Nhận xét về quan điểm của ông Minh và cô Lan:

Về quan điểm của ông minh, ông này không xây dựng, hay triển khai “bất kì sơ đồ tổchức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kì hình thức nào ở cái công ty này”, vì ôngdựa vào lí do là sự đoàn kết, nhất trí, đồng lòng, giữa nhân viên và nhà quản trị

Lý do của ông Minh đưa ra là xác đáng vì ông muốn “tất cả mọi người quản lý và nhânviên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ”, và thực tế cũngchỉ có sự đoàn kết, nhất quán, đồng lòng giữa nhân viên và nhà quản trị mới đem đến

thành công cho công ty Nhưng cái sai của ông Minh là phương pháp, cách thức thựchiện ý chí đó của ông.

Một nhà quản trị, muốn phát triển doanh nghiệp, thì không phải là việc phân công côngviệc cho nhân viên hay cấp dưới, để rồi họ “cảm thấy họ có cương vị riêng- mỗi ô trongmột sơ đồ- và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy” Đây chỉ là quản điểm, ý kiến riêng củaông ta mà thôi Bởi vì, nhà quản trị muốn cho doanh nghiệp phát triển, thì họ phải đặtmình vào tư thế của một nhân viên, điều này không có nghĩa là họ phải làm các công việcnhư một nhân viên, mà khi làm như vậy thì họ biết được nhân viên của mình không làmđược gì, hay còn vướng mắc gì, để hướng dẫn, làm phát huy khả năng của nhân viên đó.Công ty của ông Minh giờ đây đã trở thành một công ty lớn, không như trước đây nữa

Mà giờ đây, công ty đó “đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hàng năm vàitrăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hàng năm vài chục tỷđồng” Sự phát triển của công ty, cùng với đó là công ty của ông ngày càng đa dạng mẫu

mã sản phẩm, nhiều mặt hàng mới trên uy tín “mẫu tốt và chi phí thấp” Chính điều này,càng khẳng định rõ hơn sự quan trọng trong việc vẽ ra một “sơ đồ tổ chức hay bản mô tảcông việc”, vì làm thế sẽ giúp cho công ty quản lý dễ hơn, vì công ty càng phát triển,nguồn lực càng lớn, không có sự phân công và mô tả công việc, thì việc phân phối đượccác nguồn lực ấy sẽ khó khăn hơn, do đó, cũng góp phần không nhỏ trong phát triển công

ty Đồng thời, không thể phủ nhận sự phát triển lớn mạnh của công ty, sự thành công củadoanh nghiệp là nhờ có sự đóng góp rất lớn của sơ đồ tổ chức và sơ đồ mô tả công việc

mà chị Lan đã sử dụng trong suốt quá trình làm việc của mình

Với quan điểm của ông Minh, thì chỉ đúng trong 1 vài trường hợp với những điều kiện cụthể: trình độ người quản trị giỏi với khả năng quản trị rất cao cùng với quy mô sản xuấtkinh doanh nhỏ hẹp,… thì có thể không quan trọng “bản sơ đồ mô tả công việc” mà vẫnlàm tốt công tác lãnh đạo

Quan điểm cô Lan là đúng, và “quan điểm của ông chủ tịch là sai lầm và không thể chấpnhận được” Công ty ngày càng phát triển thì công việc không ít như ngày xưa, mà bâygiờ công việc nhiều hơn Vì khối lượng công việc nhiều hơn, nên một nhân viên không

thể làm nhiều việc một lúc, hay như một nhà quản trị cũng không thể quản lí được cácnhân viên ở các bộ phận khác nhau được nữa Có thể trong công ty trước đây, nhân viên

là nhà quản trị, và nhà quản trị là nhân viên Thì bây giờ, điều này không thể thực hiệnđược nữa

Chúng ta có thấy rằng việc tổ chức rất cần thiết cho mọi hoạt động của tổ chức Chúng ta

đã biết rằng công tác tổ chức tạo nền móng cho hoạt động của tổ chức nói chung và hoạtđộng quản trị nói riêng, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức đặc biệt là nguồnnhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật tạo ra văn hóa tổ chức…như vậy thì không thể phủnhận sự có ích của việc tổ chức

Do vậy, việc lập ra một sơ đồ tổ chức riêng, phân công công việc, sẽ giúp cho công ty sảnxuất một cách có hiệu quả, tập trung, thống nhất, linh hoạt Cho nên, việc lập một bản “sơ

đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác” là rất cần thiết đối với công ty này

1.3 Bản sơ đồ mô tả công việc-Tầm quan trọng trong kinh doanh

Một bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới mộtcông việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó Bản mô tả côngviệc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và

dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó

Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có

Không có một mẫu chuẩn bào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá nhiều côngviệc khác nhau Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đều gồm cácthông tin sau:

a Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơilàm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v

b Công việc cần thực hiện:

Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao

và tại sao lại làm công việc đó Xác định phạm vi và mục đích công việc Những hướngdẫn chi tiết bao gốm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền

hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc vànhững ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc lozic.

c Chỉ dẫn chi tiết về công việc:

Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc)

và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản

mô tả công việc Những đánh giá về các thuộc tính và tầm quan trọng của chúng có thểmang tính chủ quan vì những yêu cầu thường xuyên phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ

d Tiêu chuẩn thực hiện công việc:

Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cầnphải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện côngviệc đã loạI bỏ được yếu tố không rõ ràng này Chẳng hạn như tiêu chuẩn có thể là:Trong một ngày phải lắp được 5 chiếc xe đạp hay bán tăng một số lượng hàng nhất định

là trong một tháng

Tại sao lại cần thiết phải có bản mô tả công việc ?

- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó

- Công việc không bị lặp lại do một người khác làm

- Tránh được các tình huống va chạm

- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì

- Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chồng hoặc vợ củangười chủ doanh nghiệp cũng phải có nếu họ có liên quan đến công việc

LỢI ÍCH CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIÊC

+ Hoạch định nguồn nhân lực: Việc sử dụng các thông tin trong quá trình phân tích côngviệc có thể giúp tổ chức xác định dược nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực

+ Kế hoạch “kế thừa”: Bằng việc so sánh mức độ chệch về trách nhiệm và năng lực giữamột vị trí công việc và vị trí “kế thừa”, Bản mô tả công việc giúp xác định lộ trình pháttriển đội ngũ “kế thừa” cho tổ chức

+ Tuyển dụng: Bản mô tả công việc là cơ sở để xác định ngay từ đầu các yêu cầu tuyểnchọn ứng viên đáp ứng yêu cầu của vị trí khuyết

+ Đào tạo vào phát triển: Thông tin chi tiết về các yêu cầu năng lực (kiến thức, kỹ năng,thái độ) trên Bản mô tả công việc chính là cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo và phát triểncho nhân viên.

+ Lương và phúc lợi: Mỗi Bản mô tả công việc cũng có thể được đánh giá và quy ra điểm

số Điểm số của từng Bản mô tả công việc cũng có thể làm cơ sở để tính lương và phúclợi cho vị trí công việc đó

+ Đánh giá hiệu quả làm việc: Bản đánh giá hiệu quả làm việc luôn dựa vào mục tiêu cánhân trong kỳ cùng với trách nhiệm trên Bản mô tả công việc của người nhân viên đảmnhận vị trí đó

+ Ngoài các lợi ích phục vụ cho các 6 chức năng chính của quản trị nguồn nhân lực nhưtrên, Bản mô tả công việc cũng giúp tổ chức xác định các thông tin liên quan đến tìnhtrạng an toàn và sức khỏe cho từng vị trí công việc để có những biện pháp ngăn ngừanhằm giảm thiểu rủi ro trong lao động cho nhân viên Bản mô tả công việc cũng hỗ trợ rấtnhiều cho việc thực hành luật lao động trong DN Chính các Bản mô tả công việc cũnggóp phần vào việc xây dựng các quy trình, chính sách để định hướng các hoạt động mangtính khách quan liên quan đến con người như đề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm…

Ta có thể thấy lợi ích của một bản sơ đồ mô tả công việc nếu đặt công ty trong trườnghợp không có bản sơ đồ mô tả công việc của cô Lan

Giả sử trong trường hợp công ty của ông Minh – một công ty quần áo may sẵn, nhà sảnxuất complê may sẵn và áo khoác thể thao cho nam giới – mà không có sơ đồ tổ chức vàbản mô tả cương vị công tác Vậy thì khi nhận được một đơn hàng lớn, ví dụ như maykhoảng 1000 bộ complê cho nhân viên của một công ty khác, bộ phận nào sẽ là bộ phậnphụ trách chọn lọc và mua vải, bộ phận nào sẽ đảm nhận thiết kế chuẩn theo yêu cầu củađối tác, bộ phận nào sẽ trực tiếp may, kiểm định chất lượng, giao hàng cho đối tác,…Hơnnữa, khi hàng bị lỗi, vận chuyển gặp sự cố, hoặc phía đối tác không hài lòng với chấtlượng sản phẩm thì lúc đó ai, bộ phận nào sẽ đứng ra chịu trách nhiệm lỗi sai về mình.Tất cả những vấn đề đó đều thể hiện tầm quan trọng của sơ đồ tổ chức và bản mô tảcương vị công tác trong công việc

Việc phân công lao động khoa học phân quyền hợp lý và xác định tầm hạn quản trịphù hợp sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt nhất năng lực sở trường của họ, tạođộng lực cho họ làm việc để thăng tiến chứ không hề muốn giữ ‘‘khư khư’’ như ôngMinh nghĩ Và một khi các nhân viên, các bộ phận đều phát huy tốt nhất năng lực củamình rồi thì công việc sẽ nhanh chóng được hoàn thành.

CÂU 2:

II.1Giới thiệu chung về mô hình cơ cấu tổ chức.

Khái niệm: Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khácnhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chứctrách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêuchung đã được xác định Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên làm việc cùng nhau một cáchhiệu quả, bằng cách:

Phân chia nguồn lực và con người cho các hoạt động

Làm rõ ràng trách nhiệm của các nhân viên và sự nỗ lực hợp tác của họ bằng cách thôngqua các bản mô tả công việc, các sơ đồ tổ chức, và quyền hành trực tuyến

Cho phép nhân viên biết được những điều gì đang kỳ vọng ở họ thông qua các quy tắc,các thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn công việc

Thiết kế các tiến trình để thu thập và đánh giá thông tin giúp các nhà quản trị đưa ra cácquyết định và giải quyết các vấn đề

Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực

Cơ cấu tổ chúc cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân, cũng nhưmối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổchức

Cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc tạo racác quyết định quản trị

II.2 ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÁCH KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM

1.Cấu trúc tổ chức đơn giản (hay cấu trúc trực tuyến)

+Gọn nhẹ, linh hoạt, nhanh chóng, ít tốn kém

+Chi phí quản lí thấp có thể mang lại hiệu quả cao

+Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng có thể hạn chế mức thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ

-Nhược điểm : chỉ có thể áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và khi doanh nghiệp lớn mạnh quy mô này sẽ không còn phù hợp

+Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng 1 lúc hạn chế chuyên môn hóa

+Sự tập trung vào nhà quản trị sẽ gây ra tình trạng quá tải và doanh nghiệp sẽ không hoạt động được

+Ngoài ra, mô hình này còn mang tính mạo hiểm cao vì nếu do một biến cố bất ngờ nhà quản trị không còn tiếp tục làm việc được thì doanh nghiệp sẽ rơi vào tìnhtrạng khủng hoảng

Giám đốc tuyến 4

Giám đốc tuyến 3

Giám đốc

tuyến 1

Giám đốc tuyến 2

Tổng giám đốc

+Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn

+Phát huy được tài năng chuyên môn của nhân viên

+Phản ánh logic chức năng

+Tuân theo nguyên tắc chuyên môn hóa công việc

+Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu

+Đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự