NGHIỆP vụ HÀNH CHÍNH văn PHÒNG

Chuyên Đề NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Khái Niệm về Văn Phòng Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; l

Chuyên Đề

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Khái Niệm về Văn Phòng

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ

quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi

thu thập, xữ lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời

đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của

toàn cơ quan, tổ chức đó

2

Chức Năng của Văn Phòng

1 Giúp việc điều hành: xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm

việc/ Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch/ Tổ chức,

điều phối các hoạt động chung của cơ quan

2 Tham mưu, tổng hợp: tổng hợp xữ lý và cung cấp thông tin mọi

mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh

đạo về các biện pháp giải quyết và xữ lý

3 Hậu cần, quản trị: đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều

kiện làm việc cho cơ quan

Nhiệm Vụ của Văn Phòng

1 Xây dựng chương trình công tác

2 Thu thập, xữ lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin

3 Tư vấn văn bản cho các cấp lãnh đạo

4 Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

5 Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại

6 Mua sắm, quản lý, sửa chữa trang thiết bị của cơ quan

7 Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe

8 Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan

9 Tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết

10.Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách

Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng

 Quản trị Hành chánh Văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối

hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xữ lý thông tin

 Chức năng cơ bản: (1) Hoạch định công việc hành chính (2) Tổ

chức công việc hành chính (3) Lãnh đạo công việc hành chính (4)

Kiểm soát công việc hành chính (5) Thực hiện dịch vụ hành chính

Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng

Văn phòng mở: tiết kiệm chi phí diện tích; dễ giám sát quản lý;

thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên; dễ tập trung trong

hoạt động của văn phòng; dễ thay đổi khi cần thiết

4

Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng

Văn phòng đóng: hệ thống văn phòng được ngăn cách bởi các

phòng riêng

 Ưu điểm: đảm bảo tính an toàn, bí mật, riêng tư và phù hợp với

công việc đòi hỏi sự riêng tư cao

 Nhược điểm: chiếm diện tính, tăng chi phí vận hành văn phòng,

khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc trong tổ chức

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng NS Làm Việc

1 Ánh sáng

2 Màu sắc

3 Tiếng ồn

Hoạch Định Công việc Hành Chính Văn Phòng

Hoạch định trong văn phòng là quá trình lập kế hoạch cho các công

việc hành chính văn phòng nhằm quản lý và tổ chức thực hiện các

nhiệm vụ đó được hiệu quả

Hoạch định được tập trung vào các công việc sau:

 Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan, của

văn phòng

 Xây dựng lịch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm

trong doanh nghiệp

thành viên trong doanh nghiệp

vật chất phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp

6

Quy Trình Lập Kế Hoạch

 Bước 1: Xác định mục đích hay những công việc cần giải quyết

 Bước 2: Thu thập thông tin, khảo sát, đánh giá tình hình có liên

quan Đánh giá điều kiện thực thi

 Bước 3: Dự thảo bản hoạch định, xây dựng các phương án lựa

chọn

 Bước 4: Lấy ý kiến hoạch trình phê duyệt

 Bước 5: Hoàn chỉnh bản kế hoạch chính thức và trình ký phê

duyệt chính thức

 Bước 6: Tổ chức thực hiện và theo dõi tổ chức thực hiện

 Bước 7: Đánh giá kết quả thực hiện

Các Nghiệp Vụ Hành chính Văn Phòng

 Thu thập, xữ lý và cung cấp thông tin

 Hoạch định, tồ chức các cuộc họp, hội nghị

 Tiếp khách và thực hiện các lễ nghi

 Soạn thảo văn bản hành chính

 Nghiệp vụ lưu trữ

Thông Tin

Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo

khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi

trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những

thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh,

nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực,

không gian, thời gian với các khách thể quản lý

Phân Loại Thông Tin

 Kênh tiếp nhận: thông tin có hệ thống và thông tin không có hệ

thống

 Tính chất, đặc điểm của loại thông tin: thông tin tra cứu và

thông tin báo cáo

 Phạm vi của lĩnh vực hoạt động: thông tin kinh tế và thông tin

chính trị, xã hội

 Tính chất thời điểm: thông tin quá khứ; thông tin hiện hành và

thông tin dự báo

 Đơn giản, dễ hiểu

 Đảm bảo yêu cầu bí mật

Nghiệp Vụ Cung cấp Thông tin

1 Xây dựng và tổ chức nguồn tin

2 Thu thập thông tin

3 Nghiên cứu, phân tích và xữ lý thông tin

4 Cung cấp và phổ biến thông tin

5 Bảo quản, lưu trữ thông tin

Xây Dựng và Tổ Chức Nguồn Tin

 Yêu cầu cung cấp thông tin về vấn đề gì

 Phạm vi thông tin cần phải cung cấp

 Thời gian cho phép để có thể thu thập và chuẩn bị thông tin

 Hình thức cung cấp thông tin (bằng văn bản hoặc sao chụp các

tài liệu hoặc báo cáo trực tiếp)

Thu Thập Thông Tin

 Nguồn thu thập thông tin bao gồm: từ văn bản (công văn đến/

công văn đi); từ sách báo, tạp chí, phát thanh, truyền hình,

internet; trao đổi trực tiếp; qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán

đoán, tổng hợp số liệu

 Phương pháp thu thập: đọc và ghi chép; sao chụp một phần

hoặc toàn bộ tài liệu; thống kê số liệu, tính toán tỷ lệ, tính xác

suất; đo đạc, quan sát, tính toán, thống kê

10

Nghiên Cứu, Phân Tích, Xữ Lý Thông Tin

 Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, lĩnh

vực

 Tóm tắt và phân loại thông tin theo nhóm như thông tin kinh

tế, thông tin chính trị xã hội, thông tin quá khứ, hiện tại, dự

đoán,…

 Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông

tin có những điểm khác biệt với thông tin trước

 Phân tích và kiểm tra độ chính xác, tính hợp lý của thông

tin: xác định độ tin cậy của nguồn tin, lý giải sự khác biệt giữa

các thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có

độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu

Cung Cấp và Bảo Quản Thông Tin

 Thông tin phải được cung cấp nhanh chóng, kịp thời, đúng đối

tượng bằng các hình thức thích hợp như: phổ biến tại hội nghị,

văn bản, qua các kênh thông tin đại chúng

 Thông tin phải được bảo quản và lưu trữ để không bị hư hỏng và

phục vụ cho công việc hàng ngày cũng như sau này

Tổ Chức Họp Hiệu Quả

 Các hình thức họp (types of meetings)

 Nguyên tắc họp hiệu quả

 Quy trình họp hiệu quả

 Vai trò của các thành phần tham dự cuộc họp

 Cách thức họp hiệu quả với đội ngũ nhân viên bán hàng

 Cách thức họp hiệu quả với đối tác

22

Tại Sao Cần Phải Họp

• Chia sẻ thông tin

• Xác định và giải quyết các vấn

đề tồn đọng, phát sinh

• Thống nhất ý kiến

12

23

Các Hình Thức Họp

 Phân loại theo mục tiêu: cuộc họp chia sẽ thông tin, đưa ra các

định hướng; Cuộc họp giải quyết các vấn đề, đưa ra quyết định

 Phân loại theo thời gian: Họp ngày; Họp tuần/ tháng; Họp đặc

biệt, đột xuất

 Phân loại theo đối tượng: Họp với nhân viên; Họp với đối tác,

khách hàng

 Rõ ràng về mục tiêu, lịch trình và người chủ trì cuộc họp

 Quản lý thời gian hiệu quả bằng cách tập trung vào vấn đề chính

cần thảo luận

 Tạo bầu không khí thân thiện, cởi mở và hợp tác trong cuộc họp

 Biến các thỏa thuận trong cuộc họp thành các cam kết và kế

 Giai đoạn chuẩn bị: (1) Xác định mục tiêu họp (2) Xác định thành

viên và vai trò tham dự (3) Chuẩn bị lịch trình, nội dung cuộc họp

(4) Chuẩn bị hậu cần (5) Kiểm tra toàn bộ phần chuẩn bị và

thông báo họp

 Giai đoạn tiến hành họp: (6) Bắt đầu cuộc họp đúng giờ (7) Giới

thiệu thành viên, vai trò của họ (8) Giới thiệu mục tiêu, nội dung,

lịch trình (9) Theo sát lịch trình cuộc họp

 Giai đoạn kết thúc: (10) Tóm tắt cuộc họp, các điểm thống nhất,

kế hoạch tiếp theo (11) Lịch họp tiếp theo – nếu cần (12) Phân

tích, đánh giá kết quả cuộc họp (13) Gởi biên bản họp (14) Theo

sát, chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo

Quy Trình Họp Hiệu Quả

 Vai trò của họ trong cuộc họp là gì?

 Mọi người có chuẩn bị đủ dữ liệu, thông tin cho đề tài thảo luận?

B4: Chuẩn Bị Hậu Cần

 Lựa chọn địa điểm thích hợp

 Chuẩn bị các phương tiện trình bày (đèn chiếu, bảng …)

 Chuẩn bị tài đủ tài liệu cho các thành viên

B5: Kiểm Tra Chuẩn Bị - Thông Báo Họp

 Thông báo cho các thành viên với khoản thời gian đủ để họ lên

kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp

 Ghi nhận ý kiến đóng góp về lịch trình, nội dung họp (nếu có)

 Nhắc nhở các thành viên trước 3 ngày

 Rà soát lần cuối công tác chuẩn

bị cho cuộc họp

16

B6: Bắt Đầu Cuộc Họp Đúng Giờ

 Xét quy định về thời gian rõ ràng

 Đảm bảo cuộc họp diễn ra theo

B7: Giới Thiệu Thành Viên

 Tự giới thiệu về bản thân trước để tạo không khí cởi mở giữa các thành viên

 Thống nhất các quy định trong cuộc họp:

 Tôn trọng người khác, không phê phán, chỉ trích mang tính cá nhân

 Trao đổi với tinh thần cởi mở, lắng nghe, không định kiến

 Cố gắng hiểu người khác trước khi đòi hỏi họ phải hiểu mình

 Trình bày ý kiến ngắn gọn, tập trung

 Tham gia cuộc họp một cách chủ động

 Làm rõ vai trò của các thành viên trong cuộc họp

cần thiết, các quyết định, kế hoạch tiếp theo … trong biên bản họp

thiết lên bảng trong quá trình họp, những thông tin này có thể được chuyển lại cho người ghi biên bản họp

Người Ghi Biên Bản

 Ghi chú lên bảng những vấn đề không nằm trong lịch trình họp và giải quyết riêng

 Bám sát lịch trình họp để đảm bảo các cuộc thảo luận tập trung, theo đúng thời gian

B9: Theo Sát Lịch Trình Cuộc Họp

37

 Tóm tắt cuộc họp và các thỏa thuận, kết quả chính đạt được

 Ghi chú lại các thỏa thuận, kết quả chính đạt được

 Thống nhất kế hoạch hành động

B10: Tóm Tắt Các Điểm Thống Nhất

38

 Xác định xem có cần tổ chức thêm một cuộc họp để giải quyết, thống nhất các vấn đề chưa thể giải quyết trong cuộc họp lần này

 Nếu cần, thống nhất thời gian, nội dung, lịch trình

 Đảm bảo mọi người ghi chú thời gian họp trong lịch làm việc

B11: Thống Nhất Cho Cuộc Họp Tiếp Theo

20

39

 Có đạt được mục tiêu đề ra không?

 Có theo sát nội dung, lịch trình họp không?

 Phần chuẩn bị có tốt không?

 Mọi người có tham gia vào cuộc họp?

 Có ai không liên quan nhưng lại phải dự họp?

 Ý kiế, nhận xét của các thành viên về cuộc họp?

 Làm sao để có thể làm tốt hơn nữa?

B12: Phân Tích Đánh Giá Kết Quả

40

 Đảm bảo mọi người hiểu rõ về các điểm thỏa thuậ, thống nhất và kế hoạch tiếp theo cần làm

 Gửi biên bản họp trong vòng 3 ngày sau khi kết thúc cuộc họp

B13: Gởi Biên Bản Cuộc Họp

41

 Theo sát việc thực hiện kế hoạch hành động đã được thỏa thuận

 Nắm rõ tình hình thực hiện track)

(on/off- Bắt đầu việc huẩn bị cho cuộc họp tiếp theo (nếu cần)

B14: Theo Sát Kế Hoạch Hành Động