Hành chính văn phòng

Chƣơng KHÁI NIỆM CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG I VĂN PHÕNG Khái niệm: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức , phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung có quy mơ lớn thành lập văn phòng, quan nhỏ có phòng hành Văn phòng đƣợc hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Văn phòng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo, ngƣời có chức vụ nhƣ Tổng giám đốc, nghị sĩ… Văn phòng dạng hoạt động quan, tổ chức, diễn việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ loại văn bản, giấy tờ, cơng việc liên quan đến cơng tác văn thƣ Tóm lại, Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức , phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; nơi thu thập, xử lý thơng tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức 2.Chức Văn phòng : a Chức giúp việc điều hành : - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đơn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan b Chức tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý cung cấp thơng tin mặt tình hình hoạt động quan tham mƣu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý c Chức hậu cần, qủan trị: Đảm bảo sở vật chất phƣơng tiện, điều kiện làm việc cho quan Nhiệm vụ Văn phòng : - Xây dựng chƣơng trình cơng tác quan đơn đốc thực chƣơng trình đó; bố trí; xếp chƣơng trình làm việc hàng tuần, q, tháng, năm quan; - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thơng tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị, đề xuất kiến nghị biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành thủ trƣởng - Tƣ vấn văn cho thủ trƣởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành - Thực cơng tác văn thƣ – lƣu trữ, giải văn thƣ tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan; tổ chức theo dõi việc giải văn thƣ, tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp quan tổ chức cơng tác thƣ từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác; - Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, q, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng q, năm; chi trả tiền lƣơng, thƣởng, nghiệp vụ; - Mua sắm trang thiết bị quan, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc quan , đảm bảo u cầu hậu cần cho họat động cơng tác quan; - Tổ chức thực cơng tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an tồn quan; tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực cơng tác lễ tân , tiếp khách khoa học văn minh - Thƣờng xun kiện tồn máy, xây dựng đội ngũ Cán nhân viên văn phòng, bƣớc đại hố cơng tác hành - văn phòng; dẫn hƣớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp dƣới đơn vị chun mơn cần thiết Cơ cấu tổ chức Văn phòng: a Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) : - Chánh văn phòng (Trƣởng phòng hành chính): Chánh VP ngƣời điều hành chung, chịu trách nhiệm tồn cơng tác VP, đạo số cơng việc quan trọng nhƣ xây dựng theo dõi thực chƣơng trình, kế hoạch cơng tác, hồn chỉnh dự thảo VN quan trọng, cơng tác yếu… - Giúp việc có Phó Chánh Văn phòng (hoặc Phó Trƣởng phòng HC) Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trƣởng Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đề cao trách nhiệm quản lý VP chịu trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng b Các phận trực thuộc Văn phòng : - Bộ phận hành chính,văn thƣ : + Quản lý, điều hành cơng tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn ngồi quan, doanh nghiệp; + Tổ chức cơng tác lễ tân, khánh tiết + Quản lý, sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thƣ - Bộ phận tổng hợp: gồm số chun viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trƣơng, đƣờng lối, sách cấp trên, lĩnh vực chun mơn có liên quan; + Tƣ vấn văn cho thủ trƣởng cơng tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; + Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trƣởng đề xuất phƣơng án giải - Bộ phận lƣu trữ :Thực cơng tác lƣu trữ + Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lƣu trữ; + Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ - Bộ phận Quản trị : + Cung cấp đầy đủ kịp thời phƣơng tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan, doanh nghiệp; + Sửa chữa , quản lý, sử dụng phƣơng tiện vật chất có hiệu - Bộ phận tài vụ ( tuỳ quan ) - Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ … 5.Chế độ làm việc văn phòng: Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trƣởng lãnh đạo Ngun tắc chế độ Chánh Văn phòng ngƣời đứng đầu văn phòng, có thẩm quyền định tất vấn đề thuộc phạm vi cơng tác văn phòng, sở tham mƣu giúp việc phó Văn phòng Tuy nhiên, q trình điều hành Chánh văn phòng có tham khảo ý kiến cấp phó phận chức Trong chun viên thuộc khối nghiên cứu tổng hợp cần thiết làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, báo cáo kết thƣờng xun với Chánh văn phòng Các đơn vị khác hoạt động dƣới phân cấp quản lý Chánh văn phòng Mối quan hệ cơng tác: Trong q trình cơng tác văn phòng có mối quan hệ phối hợp cơng tác với phòng ban, đơn vị chức chun mơn khác quan, doanh nghiệp việc thực nhiệm vụ chung nhƣ hoạt động khác Cùng chịu đạo điều hành chung lãnh đạo quan II QUẢN TRỊ: Khái niệm: Có nhiều định nghĩa khác quản trị: * Theo từ điển Việt Nam Đào Duy Anh “quản trị” đƣợc hiểu: - Là tổ chức, điều hành cơng việc quan, tổ chức nhƣ Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc… - Là quản lý cấp phát phƣơng tiện làm việc quan, tổ chức nhƣ phòng Quản trị * Theo Mary Parker Follet: Quản trị nghệ thuật làm cho cơng việc đƣợc thực thơng qua ngƣời khác * Theo Stephen P.Robbins quản trị tiến trình làm cho hoạt động đƣợc hình thành cách có hiệu thơng qua ngƣời khác * Theo TS Hà Nam Khánh Giao: Quản trị quy trình sử dụng nguồn lực tổ chức nhằm đạt đến mục tiêu tổ chức cách hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm sốt” Nhƣ vậy, hiểu cách chung nhất: “Quản trị tác động có tổ chức, định hƣớng mục đích chủ thể quản trị lên đối tƣợng bị quản trị sử dụng có hiệu tiềm hội tổ chức để đạt đƣợc mục tiêu đề điều kiện mơi trƣờng tổ chức ln biến động” Ý nghĩa, mục đích hoạt động quản trị: Khi ngƣời kết hợp với tập thể để làm việc, ngƣời ta tự phát làm việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng ngƣời Lối làm việc nhƣ đem lại kết quả, khơng đem lại kết Nhƣng ngƣời ta biết tổ chức hoạt động triển vọng đạt kết chắn hơn, đặc biệt quan trọng khơng phải kết mà tốn thời gian, tiền bạc, ngun vật liệu phí tổn khác Khi so sánh kết đạt đƣợc với chi phí để thực có khái niệm hiệu Hiệu = Kết - Chi phí Hiệu tăng hai trƣờng hợp: + Tăng kết với chi phí khơng đổi + Giảm chi phí mà giữ ngun kết Muốn đạt đƣợc hai điều đòi hỏi phải biết cách quản trị, khơng biết cách quản trị lãnh đạo đạt đƣợc kết nhƣng hiệu đạt thấp Một quản trị, lãnh đạo giỏi khơng mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp mà có ý nghĩa quan trọng góp phần đƣa kinh tế đất nƣớc nhanh chóng phát triển Trong hoạt động kinh doanh, ngƣời ln tìm cách giảm chi phí tăng kết tức ln tìm cách tăng hiệu Có thể nói rằng, lý cần thiết hoạt động quản trị lãnh đạo muốn có hiệu ngƣời ta quan tâm đến hiệu ngƣời ta quan tâm đến hoạt động quản trị, lãnh đạo Trong thực tế, nỗ lực hữu ích doanh nghiệp đƣợc vạch nhằm đạt đƣợc mục tiêu tổ chức, với thời gian, ngun vật liệu phải lựa chọn q trình bản, ngun tắc kỹ thuật Mục tiêu hoạt động quản trị, lãnh đạo nhƣ nhằm giúp có kiến thức, kỹ cần thiết để gia tăng hiệu hoạt động kinh doanh mục tiêu lợi nhuận nhƣ mục tiêu phi lợi nhuận Quản trị vừa khoa học đồng thời nghệ thuật: Quản trị tƣợng xã hội xuất lúc với ngƣời, biểu mối quan hệ ngƣời với ngƣời Đó mối quan hệ ngƣời chủ nơ kẻ nơ lệ, chủ tớ, tiến hóa qua nhiều kỷ với nhiều thay đổi từ cách xử đầy lạm quyền dƣới chế độ độc tài phong kiến mang tính chất độc đốn, gia trƣởng đến ý tƣởng quản trị dân chủ mẻ nhƣ Theo xu vận động quản trị khơng mang chất cai trị nhƣ q khứ, mà quản trị đƣợc coi khoa học Đó khoa học mà đối tƣợng chủ yếu tác động tới ngƣời Chính đƣợc coi mơn khoa học đặc biệt, vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật - Quản trị khoa học thể chỗ quản trị vận dụng phối hợp kiến thức nhiều ngành khoa học khác để xây dựng học thuyết riêng Trong quản trị học có nhiều kiến thức khoa học ngành nhƣ triết học, kinh tế học, khoa học tổ chức, thống kê, hạch tốn tài chính, phân tích kinh tế…khoa học tự nhiên nhƣ tốn học, điều khiển học, tin học… Khoa học xã hội nhƣ xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, luật học… - Quản trị nghệ thuật thể chỗ quản trị vận dụng linh hoạt sáng tạo học thuyết, ngun tắc quản trị tình huống, điều kiện hồn cảnh cụ thể Nhà quản trị giải nhiệm vụ xuất phát từ đặc điểm, tình cụ thể, nhƣng ln tính đến đặc điểm nhân ngƣời chấp hành Trong thực tế, hoạt động quản trị khơng thành cơng áp dụng máy móc rập khn theo cơng thức có sẵn Có thể nói nghệ thuật quản trị „bí quyết”, mẹo”, “cái biết làm nào” (know-how) nhà quản trị để đạt đến mục tiêu cuối Nghệ thuật quản trị tài nghệ, lực tổ chức, kinh nghiệm … nhà quản trị việc giải nhiệm vụ đề cách khéo léo, sáng tạo có hiệu cao Ví dụ nhƣ nghệ thuật sử dụng ngƣời (bố trí vị trí, sử dụng khả năng, biết động viên, tập hợp thu hút nhân viên) Nghệ thuật mua bán; nghệ thuật cạnh tranh kinh doanh, sản xuất, nghệ thuật định (nhanh,, đúng, kịp thời) thực định (sáng tạo, linh hoạt), nghệ thuật đàm phán, giao tiếp; nghệ thuật giải khó khăn nảy sinh q trình điều hành… Đặc điểm chủ yếu nghệ thuật quản trị “mẹo” gắn liền với tình cụ thể với tất đa dạng, phong phú, khéo léo, uyển chuyển sáng tạo Hai mặt khoa học nghệ thuật hoạt động quản trị hai mặt vấn đề, chúng khơng mâu thuẫn, loại trừ mà chúng ln tác động lẫn bổ sung cho q trình thực hoạt động quản trị Nghệ thuật phải dựa tảng, hiểu biết cách khoa học đề, lĩnh vực quản lý Nếu khơng dựa sở khoa học nhà quản trị dựa vào may rủi, chủ quan kinh nghiệm cá nhân mà thơi Do thành cơng tình mà khơng thành cơng tình khác Ngƣợc lại, dựa ngun lý ngành khoa học mà khơng trọng tính nghệ thuật quản trị hoạt động nhà quản trị khó thành cơng, thực tiễn xã hội, hồn cảnh thực tế khác nhau, mn hình mn vẻ ln thay đổi Do nhà quản trị, để đạt đƣợc thành cơng khơng thể khơng vận dụng hai yếu tố khoa học nghệ thuật hoạt động điều hành Các chức quản trị: a Hoạch định (planning) : Là chức tiến trình hoạt động quản trị, xây dựng kế hoạch để phối hợp hoạt động, xây dựng chƣơng trình, mục tiêu chiến lƣợc, kế hoạch hoạt động cho giai đoạn, phận định lựa chọn giải pháp thích hợp để hồn thành mục tiêu Nếu khơng lập kế hoạch thận trọng đắn dễ dẫn đến thất bại quản trị Có nhiều cơng ty khơng hoạt động đƣợc hay hoạt động với phần cơng suất khơng có hoạch định hoạch định b Tổ chức: (organizing): Đây chức thiết kế cấu, tổ chức cơng việc tổ chức nhân cho tổ chức Cơng việc bao gồm: xác định việc phải làm, ngƣời phải làm, phối hợp hoạt động để đạt đƣợc mục tiêu Cơng tác thực tốt định tới thành cơng doanh nghiệp ngƣợc lại cho dù nguồn lực khác dồi c Lãnh đạo (leading): Một tổ chức gồm nhiều ngƣời, cá nhân có cá tính riêng, hồn cảnh riêng vị trí khác Nhiệm vụ lãnh đạo phải biết động hành vi ngƣời dƣới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo ngƣời khác, chọn lọc phong cách lãnh đạo phù hợp với đối tƣợng hồn cảnh sở trƣờng ngƣời lãnh đạo, nhằm giải xung đột thành phần, thắng đƣợc sức ỳ thành viên trƣớc thay đổi Lãnh đạo xuất sắc có khả đƣa cơng ty đến thành cơng dù kế hoạch tổ chức chƣa thật tốt, nhƣng chắn thất bại lãnh đạo d Kiểm sốt (controlling): Sau đề mục tiêu, xác định kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt cấu, tuyển dụng, huấn luyện động viên nhân sự, cơng việc lại thất bại khơng kiểm tra Cơng tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành thực tế với thành đƣợc xác định tiến hành biện pháp sửa chữa có sai lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đƣờng hƣớng để hồn thành mục tiêu Những chức phổ biến nhà quản trị, tổng giám đốc cơng ty lớn, hiệu trƣởng trƣờng học, trƣởng phòng quan, tổ trƣởng tổ cơng nhân xí nghiệp Dĩ nhiên, phổ biến khơng có nghĩa đồng Vì tổ chức có đặc điểm mơi trƣờng, xã hội, ngành nghề, quy trình cơng nghệ riêng v.v nên hoạt động quản trị có hoạt động khác Nhƣng khác khác mức độ phức tạp, phƣơng pháp thực hiện, khơng khác chất Quản trị hành văn phòng: a Khái niệm Quản trị hành VP: Quản trị HC-VP việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin b Các chức quản trị HCVP: - Hoạch định cơng việc hành - Tổ chức cơng việc hành - Lãnh đạo cơng việc hành - Kiểm sốt cơng việc hành - Thực dịch vụ hành Nhƣ vậy, Quản trị HC-VP trƣớc hết phải thực chức quản trị (phòng, ban có), bổ sung thêm chức dịch vụ hành (chỉ có phòng hành chính) Hoạt động DN ví nhƣ xe tơ, chức dịch vụ HCVP bốn bánh xe Phân biệt cơng việc hành văn phòng cơng việc quản trị: a Cơng việc hành văn phòng: Đó cơng việc hành đơn nhƣ xử lý cơng văn, soạn thảo VB, giao dịch điện thoại…do nhân viên hành văn phòng thực Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng Mặc dù cơng việc hành văn phòng chủ yếu nhân viên văn phòng thực hiện, nhƣng cơng việc hành VP có mặt phòng ban tổ chức, thành viên (từ cấp nhân viên đến cấp quản trị) thực cơng việc hành mức độ khác b Cơng việc quản trị: Cơng việc quản trị nhà quản trị thực , là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Họ làm việc với ngƣời ý tƣởng Mọi thành viên thực cơng việc hành VP, nhƣng cáp quản trị cao cơng việc hành văn phòng cơng việc quản trị nhiều Cơng việc quản trị Cơng việc HC-VP III TỔ CHỨC VĂN PHÕNG: Tổ chức bố trí nơi làm việc : Nơi làm việc khoảng khơng gian định đƣợc trang bị bố trí phƣơng tiện cần thiết, Cán bộ, cơng chức thực cơng vụ, nhiệm vụ a Những u cầu chung cần thiết nơi làm việc: - Phù hợp với tính chất quy mơ hoạt động quan: trụ sở quan phải thể đƣợc mặt quan, tƣơng thích với vị trí, nhiên khơng phơ trƣơng q mức làm lãng phí tiền quan nhà nƣớc Các quan cần xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc phƣơng tiện có để phục vụ cơng việc - Tính thuận lợi phục vụ cơng việc: mơi trƣờng xung quanh thích hợp (khơng q ồn ào), trang bị phƣơng tiện đầy đủ (ln đƣợc hồn thiện, cải tiến) phục vụ cho cơng vụ sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức tạo tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó cán bộ, nhân viên nhƣ họ nơi làm việc - Tính dễ dàng liên hệ giao dịch - Tính bảo mật b Sắp xếp bố trí nơi làm việc: - Các phận lãnh đạo, văn phòng: cần đƣợc bố trí nơi dễ giao dịch có tƣ Các phòng làm việc đƣợc bố trí theo ngun tắc bảo đảm giải dây chuyền giải cơng việc, phòng ban có quan hệ thƣờng xun với đƣợc bố trí gần , phòng ban tiếp khách đƣợc bố trí gần lối vào … - Các phòng có phƣơng tiện máy móc, kỹ thuật, lƣu trữ nên bố trí vị trí biệt lập, cần trang bị phƣơng tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị - Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất phận - Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo khơng khí thoải mái làm việc - Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực yếu tố tác động đến suất lao động nhƣ thống mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc… - Có hệ thống bảng dẫn hành tồn quan, phòng làm việc, chức danh cơng vụ để dễ tìm, liên hệ cơng tác c Các phƣơng pháp bố trí văn phòng: * Văn phòng “mở”: Hiện quan, Doanh nghiệp có xu hƣớng xếp hệ thống văn phòng mở Các phòng ban đƣợc ngăn cách vách ngăn kính, mica , vng cao khoảng 2m… - Ƣu điểm: + Tiết kiệm chi phí diện tích; + Dễ giám sát quản lý; + Thuận tiện việc giao tiếp nhân viên cơng việc; + Dễ tập trung hoạt động văn phòng; + Dễ thay đổi cần thiết * Văn phòng “đóng”: Hệ thống văn phòng đóng đƣợc ngăn cách phòng riêng Ƣu điểm đảm bảo tính an tồn, bí mật, riêng tƣ, phù hợp với cơng việc đòi hỏi tập trung cao Tuy nhiên có nhƣợc điểm chiếm diện tích, tăng chi phí việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng, khó kiểm tra làm trì trệ luồng cơng việc d Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả làm việc : - Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót nâng cao hiệu Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên - Màu sắc có tác dụng tâm lý đến ngƣời làm việc văn phòng khách đến Màu sắc phản chiếu ánh sáng đa dạng Sau số khái niệm phản chiếu ánh sáng : + Màu trắng : 85%; màu trắng ngà: 77%; Màu kem: 66%; Màu xám bạc: 50%; màu xanh da trời: 50%; Màu xanh 40%; Nói chung văn phòng dùng màu trắng trần nhà, màu mát tƣờng trƣớc mặt nhân viên làm dịu mắt Các phòng tiếp tân nên dùng màu vui vẻ, trung hồ tránh đơn điệu; phòng tầng hầm kho nên dùng màu sáng phản chiếu ánh sáng cao - Tiếng ồn nhân tố mơi trƣờng có nhiều ảnh hƣởng đến hiệu văn phòng cần sử dụng vách ngăn cách âm số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng kim loại, gỗ cứng Bảo đảm an tồn dùng thiết bị điện , thực phòng cháy chữa cháy theo quy định Hiện đại hóa cơng tác văn phòng: Là đòi hỏi cấp thiết nhà quản trị , thực theo hƣớng: văn phòng điện tử, văn phòng tự động hóa… a Mục tiêu đại hố văn phòng: + Tạo tiền đề để phát triển cho quan tổ chức + Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thơng tin phục vụ cho hoạt động quan tổ chức + Nâng cao suất lao động quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý khỏi cơng việc hành mang tính vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo Cán cơng nhân viên chức VP, tìm kiếm giải pháp tối ƣu để điều hành cơng việc đạt hiệu cao + Thực tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phòng b Những nội dung đại hóa cơng tác văn phòng: - Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, chức - Từng bƣớc cơng nghệ hóa cơng tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng LAN, internet,wireless… - Trang bị thiết bị đại nhƣ máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc đại giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại suất cao hoạt động - khơng ngừng hồn thiện kỹ nghiệp vụ Chƣơng HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG – MỘT NGHỀ CHUN NGHIỆP I NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG: Khái niệm: - Nhà quản trị ngƣời làm việc tổ chức, đƣợc giao nhiệm vụ điều khiển cơng việc ngƣời khác chịu trách nhiệm trƣớc kết hoạt động ngƣời Nhà quản trị ngƣời lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra ngƣời, tài chính, vật chất thơng tin tổ chức cho có hiệu để giúp tổ chức đạt mục tiêu - Nhà Quản trị HC-VP: trƣớc tiên phải nhà quản trị Tức phải hồn thành chức nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra phận hành Hoạt động quản trị dạng hoạt động xã hội ngƣời, cần đƣợc chun mơn hóa Trong tổ chức cơng việc quản trị khơng có tính chun mơn hóa cao mà mang tính thứ bậc rõ nét Có thể chia nhà quản trị thành loại: nhà quản trị cao cấp, nhà quản trị cấp (còn gọi cấp trung gian) nhà quản trị cấp sở Phân loại cấp quản trị - Quản trị viên cao cấp: Là nhà quản trị hoạt động bậc cao tổ chức, ngƣời chịu trách nhiệm thành cuối tổ chức Nhiệm vụ: Quản lý chung hoạt động tổ chức; đƣa định chiến lƣợc, tổ chức thực chiến lƣợc để trì phát triển tổ chức Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc - Quản trị viên cấp trung gian: Là nhà quản trị hoạt động dƣới quản trị viên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp) nhƣng quản trị viên cấp sở Nhiệm vụ: đƣa định chiến thuật, thực kế hoạch sách doanh nghiệp, phối hợp hoạt động, cơng việc để hồn thành mục tiêu chung Chức danh: trƣởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc - Quản trị viên cấp sở: Là nhà quản trị hoạt động cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc nhà quản trị tổ chức Nhiệm vụ: Đƣa định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hƣớng dẫn, điều khiển cơng nhân viên cơng việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực mục tiêu chung Bên cạnh họ tham gia trực tiếp vào cơng việc sản xuất, kinh doanh hàng ngày doanh nghiệp Chức danh: tổ trƣởng sản xuất, tổ trƣởng tổ bán hàng, đốc cơng, trƣởng ca * Các chức vụ cấp quản trị: - Trợ lý hành - Chánh Văn phòng - Trƣởng phòng hành - Giám đốc hành - Phó Tổng Giám đốc hành 10 Là văn đề xuất với cấp , xin cấp phê duyệt vấn đề Có thể chủ trƣơng, phƣơng án cơng tác, sách, chế độ, tiêu chuẩn , định mức đề nghị vấn đề thơng thƣờng điều hành quản lý quan nhƣ mở rộng quy mơ, thay đổi chức hoạt động, xây dựng thêm sở vật chất b Bố cục Tờ trình : - Phần mở đầu : Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại VB: Tờ trình , trích yếu nội dung tờ trình, Nơi gửi trình ( - Nội dung Tờ trình - Đặt vấn đề: Nêu lý đƣa nội dung trình duyệt Phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt - Nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, phƣơng án khả thi cach cụ thể, rõ ràng với luận kèm theo tài liệu có thơng tin trung thực, độ tin cậy, thuận lợi, khó khăn triển khai thực hiện, biện pháp khắc phục + Nêu ý nghĩa tác dụng đề nghị sản xuất, đời sống xã hội , cơng tác lãnh đạo, quản lý - Kết thúc tờ trình: Nêu kiến nghị cấp xem xét chấp thuận đề xuất nêu để sớm đƣợc triển khai thực Có thể nêu vài phƣơng án để cấp duyệt, nhằm cần thiết chuyển đổi phƣơng án Kiến nghị phải xác đáng * Phần kết: Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Thủ trƣởng ký Phó Thủ trƣởng ký thay; Con dấu quan ban hành , nơi nhận Tờ trình đính kèm theo văn phụ để minh hoạ cho phƣơng án đƣợc đề xuất tờ trình Soạn thảo Biên a Khái niệm: Biên văn hành dùng để ghi chép lại việc xảy xảy hoạt động quan tổ chức ngƣời chứng kiến thực - Biên hội nghị loại văn hành dùng để ghi chép lại, phản ảnh lại ý kiến thảo luận hội nghị, kết luận , định hội nghị làm sở cho định xử lý, sở để kiểm tra việc thực định hội nghị làm cho nhận định, kết luận khác - Biên có nhiều loại khác nhƣ biên hội nghị, họp;biên việc xảy ra; biên xử lý; biên bàn giao, nghiệm thu; biên hồ giải, … b Bố cục biên : * Phần mở đầu : Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại VB: Biên , trích yếu nội dung biên bản; * Nội dung biên - Đặt vấn đề: Ghi rõ thời gian lập biên , địa điểm , thành phần tham gia - Nội dung biên bản: Ghi diễn biến kiện Nội dung biên phải đƣợc ghi chép xác, cụ thể, trung thực số liệu, kiện, khơng suy đốn chủ quan Biên phải đảm bảo u cầu: trung thực, xác, khách quan đầy đủ - Kết thúc biên bản: Ghi thời gian kết thúc * Phần kết: Thẩm quyền ký: tối thiểu phải có ngƣời ký ; Con dấu hợp pháp đóng lên chữ ký chủ toạ phiên họp biên hội nghị, họp; Nơi nhận 58 Chƣơng CƠNG TÁC VĂN THƢ – LƢU TRỮ A CƠNG TÁC VĂN THƢ: I TỔNG QUAN VỀ CƠNG TÁC VĂN THƢ: Khái niệm: Cơng tác văn thƣ bao gồm cơng việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu cơng tác văn thƣ Mục đích cơng tác văn thƣ bảo đảm thơng tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện đƣợc soạn thảo , quản lý sử dụng phƣơng tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động quan có hiệu Vai trò, ‎nghĩa cơng tác văn thƣ: - Giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng xác, có suất, chất lƣợng , đƣờng lối sách, ngun tắc đồng thời đảm bảo quản lý cơng việc quan chặt chẽ, xác - Đảm bảo cho việc cung cấp thơng tin cần thiết phục vụ cho quan đầy đủ, kịp thời giữ đƣợc bí mật Đảng, nhà nƣớc, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ,góp phần cải cách thủ tục hành - Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan phục vụ cho hoạt động kiểm tra, tra… - Góp phần giữ gìn tài liệu giá tri lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thơng tin … Những u cầu cơng tác văn thƣ: - Nhanh chóng - Chính xác: + Về nội dung: VB đảm bảo tính pháp lý xác tuyệt đối Các dẫn chứng nêu phải xác, số liệu đầy đủ, luận rõ ràng + Về hình thức: văn phải có đầy đủ yếu tố thể thức theo quy định PL + Về quy trình kỹ thuật: đảm bảo quy trình từ soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao , quản lý VB quy định - Bí mật : giữ gìn thơng thơng tin bí mật nhận đƣợc văn bản, ban hành VB đòi hỏi bắt buộc ngƣời làm cơng tác văn thƣ Nhiệm vụ văn thƣ quan: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Giúp Chánh Văn phòng, Trƣởng phòng Hành ngƣời đƣợc giao trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến; - Tiếp nhận dự thảo văn trình ngƣời có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lƣu; 59 - Quản lý số sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đƣờng cho cán bộ, cơng chức, viên chức; - Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác Soạn thảo, ban hành văn bản; - Quản lý văn tài liệu khác hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức; - Quản lý sử dụng dấu cơng tác văn thƣ II QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Tổ chức giải quản lý văn đến: a Ngun tắc quản lý văn đến: - Các văn đến đƣợc qua văn thƣ quan để đăng ký vào sổ quản lý thống - Văn phải đƣợc chuyển qua thủ trƣởng quan, Chánh văn phòng Trƣởng phòng hành trƣớc phân phối cho quan đơn vị , cá nhân giải - Khi nhận đƣợc văn phải ký vào sổ chuyển giao văn nhân viên văn thƣ - Văn đến phải đƣợc xử lý nhanh chóng, xác giữ bí mật theo quy định Nhà nƣớc b.Quy trình xử lí văn đến: Văn đến từ nguồn phải đ|ợc tập trung văn thƣ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến khơng đƣợc đăng ký văn thƣ|, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Bƣớc 1: Tiếp nhận, đăng kí văn đến Bước TiÕp nhËn, ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn - Bóc bì văn bản, sơ phân loại văn theo loại hình VB ( cơng văn, tài liệu, sách báo…) - Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến Dấu đến đƣợc đóng vào khoảng trống dƣới số ký hiệu , trích yếu cơng văn khoảng trống tác giả tiêu đề văn Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự ghi văn đến 50mm x 30mm TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Số :…………………… ĐẾN Ngày :………………… ………………… Chuyển:……………… - Vào sổ đăng ký Cần đăng ký vào sổ ngày Ngày đến Số đến Tác giả (Nơi gửi VB Số, ký hiệu Ngày, tháng Tên loại trích yếu nội dung Nơi nhận đến ) (người nhận) Ký nhận Ghi 60 Bƣớc 2: Trình, chuyển giao văn đến: Vào sổ xong, văn thƣ trình Chánh Văn phòng (TP hành chính) xem tồn VB đến để xin ‎ kiến phân phối giải Sau có ‎ kiến đó, VB đƣợc đƣa lại cho văn thƣ để chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác, giao ngƣời chịu trách nhiệm giải giữ bí mật nội dung văn Bƣớc Giải theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến: - C¨n cø néi dung v¨n b¶n ®Õn, ngưêi ®øng ®Çu c¬ quan, tỉ chøc giao cho ®¬n vÞ hc c¸ nh©n gi¶i qut §¬n vÞ hc c¸ nh©n cã tr¸ch nhiƯm nghiªn cøu, gi¶i qut v¨n b¶n ®Õn theo thêi h¹n ph¸p lt quy ®Þnh hc theo quy ®Þnh cđa c¬ quan, tỉ chøc Sổ chuyển giao văn làm theo mẫu sau : Ngày chuyển Số đến Đơn vò người nhận VB Ký nhận Ghi Sau giải xong, cần lập hồ sơ công việc có thơng tin phản hồi việc giải VB cho ngƣời có trách nhiệm theo dõi chuyển giao hồ sơ cho lưu trữ hành 2.Tổ chức giải quản lý văn : Tất văn bản, tài liệu, thƣ từ gửi ngồi quan gọi văn a Ngun tắcchuyển giao văn đi: - Mọi văn phải qua văn thƣ để đăng k‎í, đóng dấu làm thủ tục gửi - Tất văn phải đƣợc kiểm tra nội dung hình thức trƣớc gửi b Quy trình phát hành văn : Bƣớc 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; Ngày tháng đƣợc đề ngày thời điểm ký ban hành văn Bƣớc Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); văn phải có chữ kí‎ ngƣời có thẩm quyền đƣợc đóng dấu Khơng đóng dấu khống vào giấy trắng, dấu đóng phải rõ ràng, quy định Bƣớc Đăng ký văn đi: vào sổ đầy đủ, xác , rõ cột mục Mẫu sổ văn có mẫu nhƣ sau: Số, ký hiệu VB Ngàytháng năm VB Tên loại, trích yếu ND VB Ngƣời ký Nơi nhận VB Nơi nhận lƣu Số lƣợng Ghi Bƣớc Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải đƣợc hồn thành thủ tục văn thƣ chuyển phát ngày văn đƣợc ký, chậm ngày làm việc Văn đƣợc chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thơng tin nhanh 61 Bƣớc Lƣu văn Mỗi văn phải lƣu hai chính; lƣu văn thƣ quan, tổ chức l|u hồ sơ Bản lƣu văn văn thƣ quan phải đƣợc xếp thứ tự đăng ký Bản lƣu văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác quan, tổ chức phải đƣợc làm loại giấy tốt, có độ pH trung tính đƣợc in mực bền lâu Quản lý văn nội Những văn , giấy tờ sổ sách sử dụng nộibộ quan quan ban hành gọi văn nội Văn nội bao gồm định nhân sự, thơng báo, giấy giới thiệu, sổ văn bản… Ngun tắc trình tự quản lý văn nội đƣợc thực hiện, tổ chức giải nhƣ văn đến Quản lý văn mật: * Ngun tắc quản lý văn mật: - Xác định đắn mức độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật “ văn Thực quy định quy định phổ biến, lƣu hành, tìimhiểu, sử dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật + Chỉ đƣợc phổ biến văn mật phạm vi đối tƣợng cần biết có trách nhiệm thi hành + Đối với văn tuyệt mật, tối mật có Thủ trƣởng quan ngƣời đƣợc ủy quyền bóc quản lý Văn thƣ khơng đƣợc giao phụ trách văn mật vào sổ phần ghi ngồi bì chuyển bì đến tay ngƣời nhận theo chế độ quản lý văn mật quan - Thực quy định báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý tài liệu mật - Tuyển chọn Cán bộ, nhân viên quản lý tài liệu mật theo quy địnhcủa Nhà nƣớc, thực khen thƣởng kỷ luật kịp thời Những ngƣời làm cơng tác bảo mật phải làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nƣớc theo quy định pháp luật Quản lí ‎và sử dụng co dấu cơng tác văn thƣ : * Con dấu quan, tổ chức phải đƣợc giao cho nhân viên văn thƣ giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thƣ có trách nhiệm thực quy định sau: - Khơng giao dấu cho ngƣời khác chƣa đƣợc phép văn ngƣời có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; - Chỉ đƣợc đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký ngƣời có thẩm quyền - Khơng đƣợc đóng dấu khống * Đóng dấu: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn ngƣời ký văn định dấu đƣợc đóng lên đầu trang, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chun ngành đƣợc thực theo quy định Bộ trƣởng, Thủ trƣởng quan quản lý ngành 62 III CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ: Đây khâu quan trọng, khâu cuối cơng tác văn thƣ đồng thời khâu then chốt cơng tác lƣu trữ Khái niệm hồ sơ : Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu liên quan với phản ánh vấn đề, việc đối tƣợng cụ thể, … … đƣợc hình thành q trình giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức hay cá nhân a Các loại hồ sơ: - Hồ sơ cơng việc (hồ sơ cơng vụ) tập hợp văn bản, tài liệu hình thành q trình giải cơng việc cụ thể Sau cơng việc kết thúc theo quy định pháp luật đến thời hạn định hồ sơ phải đƣợc nộp lƣu - Hồ sơ ngun tắc: tập hợp văn quản lý nhà nƣớc (chủ yếu VB Quy phạm pháp luật) mặt cơng tác nghiệp vụ định để làm cƣ tra cứu, giải cơng việc hàng ngày - Hồ sơ nhân sự: tập văn phản ánh thân thế, q trình trƣởng thành cơng tác cán bộ, cơng chức quan Hồ sơ nhân đƣợc bảo quản túi theo mẫu Bộ Nội vụ quy định Loại hồ sơ thuộc dạng tài liệu mật - Hồ sơ trình duyệt: b.Sự cần thiết cơng tác lập hồ sơ: - Giúp cho cán bộ, nhân viên xếp văn có khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu , đề xuất, giải cơng việc, dễ dàng tìm kiếm, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật cơng văn, giấy tờ - Nâng cao hiệu suất cơng tác, chuẩn bị tốt cho việc lƣu trữ hồ sơ tài liệu - Tạo điều kiện cho lãnh đạo quan quản lý tồn cơng việc quan c.u cầu cơng tác lập hồ sơ: - Hồ sơ phải phản ảnh chức nhiệm vụ, yếu hoạt động quan , đơn vị qua thời kỳ - Các văn tài liệu đƣa vào hồ sơ phải có giá trị tƣơng đối đồng - Các văn loại hồ sơ phải có mối liên hệ với vấn đề, việc, ngƣời Cơng tác lập danh mục hồ sơ: a Khái niệm: Danh mục hồ sơ liệt kêcó hệ thống tên gọi hồ sơ mà quan cần phải lập năm đƣợc duyệt theo chế độ định Danh mục hồ sơ gồm có: - Danh mục hồ sơ tổng hợp (hồ sơ chung tồn quan) - Danh mục hồ sơ riêng (hồ sơ theo đơn vị tổ chức) Danh mục hồ sơ đƣợc làm vào tháng cuối năm để thực từ đầu năm Cán văn thƣ, lƣu trữ có trách nhiệm giúp Thủ trƣởng, Chánh văn phòng lập danh mục hồ sơ b Quy trình lập danh mục hồ sơ: - Xác định loại danh mục hồ sơ ( hồ sơ tổng hợp hay hồ sơ theo đơn vi ) - Xây dựng đề cƣơng phân loại hồ sơ : theo vấn đề theo đơn vị, tổ chức - Dự kiến hồ sơ đặt tiêu đề hồ sơ - Quy định ký hiệu hồ sơ - Phân cơng ngƣời lập hồ sơ 63 - Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ : + Năm bảo quản: thời hạn lƣu giữ hồ sơ quan để phục vụ cơng tác Mốc thời hạn tính bảo quản kể từ năm tài liệu nộp vào lƣu trữ quan Sau năm bảo quản kết thúc, hồ sơ có giá trị lịch sử đƣợc thu thập bảo quản cố kho lƣu trữ nhà nƣớc, tài liệu hết giá trị đƣợc huỷ theo quy định nhà nƣớc + Thời hạn bảo quản: thời hạn lƣu lại kho lƣu trữ nhà nƣớc Thời hạn vĩnh viễn, lâu dài tạm thời Khi hồ sơ đƣợc giao nộp vào kho lƣu trữ nhà nƣớc chúng đƣợc đánh giá lại ghi thời hạn bảo quản thức theo luật định Danh mục hồ sơ có mẫu nhƣ sau: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÕA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm DANH MỤC HỒ SƠ (tên quan, đơn vị) Năm Số kí‎hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Ngƣời lập Năm bảo quản Ghi Bản danh mục hồ sơ có hồ sơ, bao gồm: - hồ sơ bảo quản vĩnh viễn - .hồ sơ bảo quản lâu dài - .hồ sơ bảo quản tạm thời THỦ TRƢỞNG CƠ QUAN Kí tên đóng dấu c Quy trình lập hồ sơ cơng việc: - Bƣớc 1: Mở hồ sơ - Bƣớc : Phân loại văn bản, giấy tờ đƣa vào hồ sơ, Phân loại theo đăc trƣng sau: + Đặc trƣng tên gọi + Đặc trƣng vấn đề + Đặc trƣng tác giả + Đăc trƣng thời gian + Đăc trƣng giao dịch Bƣớc 3: Sắp xếp văn bản, giấy tờ hồ sơ Hồ sơ xếp theo: + Theo tên loại văn + Thứ tự thời gian 64 + Theo trình tự giải vấn đề thực tiễn: văn đề xuất,văn giải quyết, văn kết thúc vấn đề + Theo tác giả kết hợp với thời gian + Theo vấn đề kết hợp với thời gian + Theo vần chử tên ngƣời địa phƣơng + Theo thứ tự số văn v.v ………………… - Bƣớc Kết thúc biên mục hồ sơ: Hồ sơ kết thúc cơng việc liên quan đến hồ sơ kết thúc (hội nghị xong), kết thúc năm hành Khi kết thúc hồ sơ cần phải: + Đánh giá tính đầy đủ , hồn chỉnh văn bản, giấy tờ + Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, viết mục lục văn tờ kết thúc STT Số ký hiệu VB Ngày, tháng VB MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số… tập số…… Trích yếu nội Tác giả dung văn văn Tờ số Ghi TỜ KẾT THƯC Hồ sơ số… tập số…… Hồ sơ gồm: …….tờ …… tờ mục lục văn bản, ………………….tờ kết thúc Đặc điểm:……………………… Ngày…tháng….năm… Ngƣời lập Bƣớc 5- Đóng Bƣớc 6: nộp lƣu hồ sơ: Lƣu hồ sơ nhiệm vụ cơng tác văn thƣ đƣợc thực theo quy định PL nhà nƣớc Hàng năm, đơn vị thu thập những hồ sơ cần nộp lƣu vào phòng lƣu trữ quan kèm theo mục lục hồ sơ nộp lƣu Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại đơn vị, hết hạn đánh giá lại Nếu khơng cần lƣu thêm tiêu hủy theo thủ tục Các tài liệu tham khảo, tài liệu theo ngun tắc hồ sơ liên quan đến cơng việc năm tới khơng phải nộp lƣu cho lƣu trữ quan Đơn vị cần giữ lại hồ sơ thuộc diện nộp lƣu để nghiên cứu làm thủ tục mƣợn lại phòng lƣu trữ quan * Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: 65 - Tài liệu hành : sau năm cơng việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng KH vào cơng nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình đƣợc nghiệm thu thức - Tài liệu xây dựng bản: sau tháng kể từ cơng trình đƣợc tốn - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crơ-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác sau ba tháng kể từ cơng việc kết thúc Mẫu: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN ĐƠN VỊ CỘNG HỒ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: ……… /ML MỤC LỤC HỒ SƠ LƢU NỘP Năm:…………… STT Số ký hiệu hồ sơ Số lƣợng đơn vị bảo quản Tiêu đề hồ sơ Ngày, tháng bắt đầu kết thúc Số lƣợng tờ Ghi Phần hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Phần hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài Tổng cộng bảng mục lục có………… hồ sơ (bao gồm:… đơn vị bảo quản) : - có……… hồ sơ (….đơn vị bảo quản) - có thời hạn bảo quản vĩnh viễn….hồ sơ (… đơn vị bảo quản) - có thời hạn bảo quản lâu dài Ngày…tháng….năm… Ngày…tháng….năm… Họ, tên, chức vụ, chữ ký ngƣời phụ trách lƣu trữ quan nhận hồ sơ Họ, tên, chức vụ, chữ ký ngƣời phụ trách đơn vị có hồ sơ lƣu lƣu nộp B CƠNG TÁC LƢU TRỮ I TỔNG QUAN VỀ CƠNG TÁC LƢU TRỮ: Cơng tác lƣu trữ: Lƣu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị đƣợc hình thành q trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Cơng tác lƣu trữ ngành hoạt động Nhà nƣớc, bao gồm mặt trị, khoa học, pháp chế thực tiễn tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ 66 Tài liệu lƣu trữ: a Khái niệm: Tài liệu lƣu trữ gốc, tài liệu có giá trị đƣợc lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, đƣợc bảo quản kho lƣu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử tồn xã hội b Đặc điểm tài liệu lưu trữ - Tài liệu lƣu trữ chứa đựng thơng tin q khứ, phản ánh kiện lịch sử, tƣợng tự nhiên xã hội, phản ánh q trình lao động sáng tạo nhân dân qua thời kỳ lịch sử - Tài liệu lƣu trữ có tính xác cao: Tài liệu lƣu trữ gốc, (trong trƣờng hợp khơng có gốc, thay có giá trị nhƣ chính), vậy, tài liệu lƣu trữ có đầy đủ yếu tố thể thức văn đảm bảo độ tin cậy xác - Tài liệu lƣu trữ Nhà nƣớc thống quản lý: Tài liệu lƣu trữ đƣợc đăng ký, nhà nƣớc bảo quản tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhà nƣớc c Ý nghĩa tài liệu lưu trữ - Ý nghĩa trị: + Các giai cấp xã hội sử dụng tài liệu lƣu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp + Các quốc gia sử dụng tài liệu lƣu trữ để bảo vệ quyền lợi quốc gia, dân tộc + Đảng Nhà nƣớc ta sử dụng tài liệu lƣu trữ để nghiên cứu xây dựng đƣờng lối, chủ trƣơng, sách, kế hoạch phát triển đất nƣớc; để đấu tranh bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải đất nƣớc; đấu tranh chống lại luận điệu tun truyền, xun tạc lực đối lập thù địch; bảo vệ an ninh trị, trật tự an tồn xã hội để củng cố tình đồn kết hữu nghị nƣớc ta với nƣớc giới + Tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng để tun truyền, giáo dục quần chúng nhân dân lòng u nƣớc, chủ trƣơng, sách Đảng Nhà nƣớc thời kỳ lịch sử - Ý nghĩa kinh tế: + Tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng để điều tra tài ngun thiên nhiên, nghiên cứu để xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, đúc rút kinh nghiệm quản lý kinh tế + Sử dụng tài liệu lƣu trữ để đẩy nhanh tiến độ thiết kế thi cơng cơng trình xây dựng nhƣ: nhà ga, đƣờng sắt, cơng trình thủy lợi, đồng thời để quản lý sửa chữa cơng trình - Ý nghĩa khoa học: +Tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng để nghiên cứu tổng kết quy luật vận động phát triển tự nhiên xã hội + Tài liệu lƣu trữ nguồn tƣ liệu xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học + Tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa đặc biệt nghiên cứu lịch sử + Sử dụng tài liệu lƣu trữ để quản lý khoa học, tránh đƣợc nghiên cứu đƣờng vòng hay nghiên cứu lại - Tài liệu lƣu trữ di sản văn hóa đặc biệt dân tộc: + Di sản văn hố xã hội lồi ngƣời, quốc gia, dân tộc bao gồm loại nhƣ: di khảo cổ, vật bảo tàng, cơng trình kiến trúc điêu khắc hội họa tài liệu lƣu trữ 67 + Tài liệu lƣu trữ di sản văn hố đặc biệt tài liệu lƣu trữ phản ánh cách đầy đủ, khách quan mặt đời sống xã hội lồi ngƣời, quốc gia, dân tộc qua thời kỳ lịch sử +Tài liệu lƣu trữ tiêu chí đánh giá trình độ văn minh quốc gia (sự xuất chữ viết) +Thơng qua tài liệu lƣu trữ kế thừa tiếp thu truyền thống q báu dân tộc để tun truyền, giáo dục sắc văn hóa dân tộc cho hệ trẻ chống lại yếu tố văn hóa ngoại lai khơng phù hợp với truyền thống văn hóa Việt nam - Tài liệu lƣu trữ phục vụ nhu cầu đáng cơng dân d Các loại tài liệu lưu trữ - Nhóm tài liệu quản lý Nhà nƣớc (Tài liệu hành chính): Gồm loại văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nƣớc lĩnh vực trị, kinh tế, văn hố, qn sự…, Bao gồm nhiều thể loại tùy thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia định.VD: + Thời phong kiến: Sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ ; Hiện nay: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thơng tƣ, Chỉ thị, Quyết định loại văn khác - Nhóm tài liệu khoa học cơng nghệ (khoa học kỹ thuật): nhóm tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng cơng trình bản, thiết kế xây dựng sản phẩm cơng nghiệp; tài liệu điều tra, khảo sát tài ngun thiên nhiên nhƣ: địa chất, khí tƣợng, thủy văn, đồ…Bao gồm có nhiều loại nhƣ: vẽ, thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ… - Nhóm tài liệu nghe nhìn: Là nhóm tài liệu có nội dung ghi chép phản ánh lại kiện, tƣợng xảy tự nhiên xã hội hình ảnh âm kết hợp hình ảnh âm nhƣ: phim, phim điện ảnh, băng ghi âm, ghi từ Bao gồm âm bản, dƣơng cuộn phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình,… - Nhóm tài liệu văn học nghệ thuật: Phản ánh hoạt động sáng tác văn học nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ…Bao gồm loại thảo, gốc tác phẩm văn học nghệ thuật… - Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tiếng II CÁC NGHIỆP VỤ LƢU TRỮ: Phân loại tài liệu lƣu trữ: Là phân chia tài liệu thành khối, nhóm, đơn vị bảo quản - Phân loại tài liệu phơng lưu trữ quốc gia: cq TW thực , phân chia tài liệu lƣu trữ quốc gia thành hệ thống kho (viện) trung tâm lƣu trữ dựa vào đặc trƣng thời kỳ lịch sử, lĩnh vực hoạt động, lãnh thổ, kỹ thuật chế tác + Xây dựng kho lƣu trữ ngành Cơng an, qn đội, kho lƣu trữ tài chính, Ngân hàng, Bƣu điện + XD kho tài liệu lƣu trữ trƣớc CMT8, sau CMT8… + XD kho lƣu trữ tỉnh, huyện,,, + xây dựng kho lƣu trữ phim ảnh, băng ghi âm, tài liệu quản lý hành chính… - Phân loại tài liệu kho lưu trữ: Tài liệu kho lƣu trữ đƣợc phân chia theo phơng lƣu trữ Phơng lƣu trữ tồn tài liệu hình thành q trình hoạt động quan nhà nƣớc , tổ chức trị XH, doanh nghiệp có ‎nghĩa trị, kinh tế, khoa học đƣợc đƣa vào bảo quản kho lƣu trữ định Trong kho lƣu trữ tỉnh, huyện đƣợc phân chia thành phơng lƣu trữ sau: + HĐND tỉnh, TP 68 + UBND + Phơng lƣu trữ sở, ban, ngành… Ngồi phơng lƣu trữ quan, có phơng lƣu trữ nhân, gia đình, dòng họ…và sƣu tập lƣu trữ Đánh giá tài liệu lƣu trữ: a.Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu việc nghiên cứu để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức lựa chọn để bảo quản phòng kho lƣu trữ tài liệu có giá trị trị, kinh tế, văn hố, khoa học b Mục đích, ý nghĩa: - Quy định thời hạn cần thiết cho loại tài liệu - Xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu q, đồng thời huỷ bỏ tài liệu hết giá trị để giảm bớt chi phí khơng cần thiết cho việc lƣu trữ tài liệu Bổ sung tài liệu vào kho lƣu trữ: a.Khái niệm: Là cơng tác sƣu tầm, thu thập thêm, làm phong phú hồn chỉnh thêm tài liệu vào kho lƣu trữ quan , kho lƣu trữ nhà nƣớc, TW, địa phƣơng theo ngun tắc phƣơng pháp thống b Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ: Phơng lƣu trữ quốc gia:Các tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nƣớc; cq thuộc quyền cũ để lại chƣa thu thập hết; tài liệu bảo quản thƣ viện, bảo tàng… Phơng lƣu trữ quan Kho lƣu trữ tỉnh thành cấp quận, huyện 4.Thống kê kiểm tra lƣu trữ a Khái niệm thống kê lưu trữ : Thống kê lƣu trữ áp dụng phƣơng pháp cơng cụ chun mơn để xác định rõ ràng, xác số lƣợng, chất lƣợng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lƣu trữ * Nội dung thống kê lưu trữ: - Thống kê số lƣợng, chất lƣợng, thành phần, nội dung tài liệu lƣu trữ ( tài liệu lƣu trữ hành chính, tài liệu chun mơn, tài liệu văn học nghệ thuật) - Thống kê hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học quan trực tiếp quản lý tài liệu lƣu trữ quan quản lý lƣu trữ.Các cơng cụ tra cứu tài liệu cần thống kê là: thẻ tra tìm tài liệu, mục lục hồ sơ, sổ sách thống kê, cơng cụ tra cứu máy vi tính nhƣ băng, đĩa từ - Thống kê phƣơng tiện bảo quản - Thống kê cán lƣu trữ quan quản lý ngành lƣu trữ - Thống kê tình hình sử dụng tài liệu: đơn vị thống kê lƣợt ngƣời b Kiểm tra tài liệu lưu trữ: Cơng tác kiểm tra đƣợc tiến hành nhằm mục đích: 69 - Nắm bắt thực tế tài liệu phơng lƣu trữ, đối chiếu với số liệu ghi sổ sách thống kê; phát tài liệu bị hƣ hỏng mặt vật lý: bị mờ khơng đọc đƣợc, bị ẩm mốc… - Phát sai sót cơng tác quản lý, đánh giá, thống kê…để có biện pháp khắc phục kịp thời * Chế độ kiểm tra: - Kiểm tra định kỳ theo thời kỳ nhƣ 3năm hay năm tiến hành lần - Kiểm tra đột xuất trƣờng hợp: Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá;Tình nghi việc tài liệu bị đánh cắp, kho, tủ bị đục kht hay bị bẻ khóa; Phát tài liệu bị hƣ hỏng điều kiện bảo quản khơng tốt; Sau lần di chuyển tài liệu ngƣời phụ trách tài liệu thay đổi Hoặc vì1 ngun nhân mà tài liệu bị mát, xáo trộn nhiều Chỉnh lí‎tài liệu lƣu trữ: a Khái niệm: Chỉnh lí tài liệu lƣu trữ kết hợp chặt chẽ hợp lí khâu nghiệp vụ cơng tác lƣu trữ nhƣ phân loại , bổ sung, xác định giá trị tài liệu lƣu trữ để tổ chức khoa học phơng lƣu trữ nhằm bảo quản sử dụng chúng tồn diện hiệu b Nội dung cơng tác chỉnh lí tài liệu lưu trữ: Kiểm tra hồ sơ lập hồn thiện hồ sơ chƣa đạt u cầu lƣu trữ Chọn xây dựng phƣơng án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ theo phƣơng án, phƣơng pháp phân loại Đồng thời dự kiến nhân lực thời gian thực Bảo quản tài liệu lƣu trữ: a Khái niệm: Là tồn cơng việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn ngun vẹn, lâu bền an tồn phòng lƣu trữ b Nội dung cơng tác bảo quản tài liệu : - Tạo điều kiện tối ƣu để kéo dài tuổi tho - Bảo đảm giữ gìn tồn vẹn trạng thái lý hố tài liệu - Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học , thực nghiêm túc quy chế xuất nhập tài liệu - Kiểm tra tài liệu thƣờng xun để phát hƣ hỏng c u cầu CSVC phục vụ cơng tác lưu trữ: - địa điểm,thiết kế, kiến trúc nhà kho thơng thống - Có bìa cặp, tủ, giá để tài liệu dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm mốc, trùng, hệ thống thơng gió, hệ thống bảo vệ … Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ: a Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phòng, kho lƣu trữ tồn cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan nhà nƣớc xã hội thơng tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tun truyền giáo dục, văn hóa, qn sự, ngoại giao quyền lợi khác đáng cơng dân b Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: - Tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc - Triển lãm tài liệu lƣu trữ - Cấp phát chứng nhận lƣu trữ, lục trích lục tài liệu lƣu trữ - Viết đăng báo, phát thanh, truyền hình - Cơng bố tài liệu lƣu trữ 70 71 72 [...]... nhằm đảm bảo sự điều hành nhanh chóng từ nàh quản trị văn phòng tới các bộ phận, các cá nhân trong việc thực hiện các chức năng của văn phòng 6 Xây dựng bộ máy văn phòng hiệu quả Một là thành lập các đơn vị chức năng trong văn phòng: đó là xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng với các đơn vị chức năng cụ thể để đảm trách các nhiệm vụ hoặc các nhóm nhiệm vụ của văn phòng nhƣ bộ phận văn thƣ – lƣu trữ; bộ... có trọng điểm công tác văn phòng trong từng thời điểm cụ thể Đồng thời giúp nhà quản trị văn phòng tập trung vào các mục tiêu và chính sách chính của cơ quan và của văn phòng - Các bản hoạch định là căn cứ để nhà quản trị văn phòng kiểm tra giám sát và đánh giá năng lực thực hiện công việc của các đơn vị và từng cá nhân trong văn phòng Giúp cho các đơn vị và các cá nhân hoàn thành công việc đúng theo... II CHỨC NĂNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG: 1 Khái niệm Chức năng tổ chức trong văn phòng là việc xây dựng và thiết kế cơ cấu tổ chức của văn phòng bao gồm các đơn vị, các cá nhân với chức năng, nhiệm vụ khác nhau và cơ chế hoạt động nhằm thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 2 Mục đích của chức năng tổ chức trong văn phòng Xây dựng bộ máy văn phòng gồm các cá nhân có năng lực... năng của thƣ ký‎: - Kỹ năng nghiệp vụ hành chính văn phòng: + soạn thảo văn bản Quản lý văn bản đi-đến, lƣu trữ hồ sơ, hiện đại hoá công tác văn phòng … + Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng + Tiếp khách + Lên lịch công tác + trách nhiệm điện thoại - Các kiến thức tổng quát về mọi mặt: kinh tế, pháp luật, quản trị , Kế toán tài chính, tâm lý xã hội, văn hoá nghệ thuật, ngoại ngữ - Trách... tính chiến lƣợc 2 Khái niệm: Hoạch định trong văn phòng là quá trình lập kế hoạch cho các công việc hành chính văn phòng nhằm quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đó đƣợc hiệu quả * Tác dụng: - Giúp các nhà quản trị văn phòng chủ động trong việc điều hành và tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong mối quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban khác trong cơ quan, doanh nghiệp -... từ nhà quản trị văn phòng tới nhân viên và ngƣợc lại mới đạt hiệu quả cao c Mệnh lệnh khi ban hành phải đảm bảo sự hài hòa và có thể hỗ trợ trong khuôn khổ mục tiêu chung của văn phòng Tất cả các hoạt động của các đơn vị, cá nhân trong văn phòng đều có mối liên hệ và phối hợp chặt chẽ với nhau Chính vì thế khi ban hành các mệnh lệnh quản lý điều hành các công việc thì nhà quản trị văn phòng cần tính... thì sự đổi mới,cải tiến khó có thể thực hiện đƣợc 4 Tiêu chuẩn của nhà Quản trị Hành chính văn phòng: Là một nhà tri thức, có trình độ tổng quát và đƣợc đào tạo chuyên về hoạt động quản trị HC-VP Có sức khỏe; - Có khả năng đảm đƣơng công việc hành chính VP; - Có khả năng giảng dạy, hƣớng dẫn cho nhân viên hành chính văn phòng và toàn thể nhân viên công ty; - Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những... nghiệp vụ vững vàng, có trình độ, có tƣ cách đạo đức để hoàn thành hiệu quả các công việc của văn phòng Thiết kế công việc hợp lý cho từng đơn vị, từng cá nhân trong văn phòng Đáp ứng linh hoạt về cơ cấu tổ chức bộ máy trong điều kiện những thay đổi của thực tiễn 22 3 Nội dung cơ bản của kỹ thuật và kỹ năng hành chính trong điều hành hoạt động văn phòng a.Thiết kế và phân tích công việc trong công sở: -... định là giai đoạn đầu tiên và rất cần thiết trong công tác quản trị văn phòng Nếu không có hoạch định hoặc hoạch định không chính xác sẽ dẫn tới kết quả công việc khó hoàn thành, lãng phí về nhân lực, thời gian, tài chính hay các chi phí khác, từ đó ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động của nhà quản trị văn phòng nói riêng và của bộ máy văn phòng nói chung 3 Phân loại hoạch định a Hoạch định chiến lược (Strategic... nhân sự của văn phòng cũng phải dựa trên những nguyên tắc chung về chính sách nhân sự của toàn cơ quan Tuy nhiên, ở góc độ nào đó thì nhà quản trị văn phòng cũng cần có những chính sách riêng biệt để áp dụng nhằm nâng cao năng lực của nhân viên, tăng cƣờng sự gắn bó giữa các thành viên nhƣ chính sách về động viên, khen thƣởng, học tập hay thậm chí là về kỷ luật… III CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO BỘ MÁY VĂN PHÕNG: ... vị chuyên môn cần thiết Cơ cấu tổ chức Văn phòng: a Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) : - Chánh văn phòng (Trƣởng phòng hành chính) : Chánh VP ngƣời điều hành chung, chịu trách nhiệm toàn công tác... vụ hành (chỉ có phòng hành chính) Hoạt động DN ví nhƣ xe ô tô, chức dịch vụ HCVP bốn bánh xe Phân biệt công việc hành văn phòng công việc quản trị: a Công việc hành văn phòng: Đó công việc hành. .. công văn, soạn thảo VB, giao dịch điện thoại…do nhân viên hành văn phòng thực Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng Mặc dù công việc hành văn phòng chủ yếu nhân viên văn phòng